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MANUAL DE COMPRAS
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE EN EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE MATERIALES PARA LA EMPRESA G. WOLTER & LA GUARDIA, C.A.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE EN EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE MATERIALES PARA LA EMPRESA G. WOLTER & LA GUARDIA, C.A.
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PRESENTACION DEL DISEÑO
JUSTIFICACION DEL DISENO
FUNDAMENTACION DEL DISENO
OBJETIVO DEL DISEÑO
I PARTE
SOLICITUDE DE MATERIAL
Objetivo
Alcance
Politicas
Normas
Procedimiento
COMPRA DE MATERIAL
Objetivo
Alcance
Politicas
Normas
Procedimiento
ESTRUCTURA DEL DISEÑO
M-COMP-ES118
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RECEPCION DE MATERIAL
Objetivo
Alcance
Politicas
Normas
Procedimiento
REGISTRO DE LA COMPRA
Objetivo
Alcance
Politicas
Normas
Procedimiento
CANCELACION DE LA COMPRA
Objetivo
Alcance
Politicas
Normas
Procedimiento
ESTRUCTURA DEL DISEÑO
M-COMP-ES119
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ESTRUCTURA DEL DISEÑO
M-COMP-ES
II PARTE
FORMATO PARA REQUISICIÓN DE MATERIAL
FORMATO PARA ORDEN DE MATERIAL
FORMATO PARA CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIAL
FORMATO DE INGRESO DE MATERIAL
NIVELES MINIMO Y MAXIMO DE PRODUCTOS
III PARTE
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE MATERIAL
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MATERIAL
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA COMPRA
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE LA COMPRA
FACTIBILIDAD DEL DISEÑO
Recursos humanos
Recursos tecnologicos
Recursos financiero
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PRESENTACIÓN DEL DISEÑO
M-COMP-PRE
La empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., es una organización
que presenta grandes planes y proyectos de expansión, desarrollo y
progreso, encaminados todos a un propósito, determinado por su misión,
para cumplir con los requerimientos y las exigencias que se definen dentro
del ramo ferretero y cerámico, bajo un esquema de calidad en el servicio
prestado y en los productos que ofrece, exclusividad y prestigio
empresarial.
Debido a la competencia que actualmente se presenta entre las
empresas, las organizaciones se han visto obligadas a darle importancia y
reforzar constantemente las políticas, normas y procedimientos que
permitan el éxito o funcionamiento de las mismas.
Por lo tanto es de vital importancia para las empresas, tomar en
cuenta el control interno como herramienta para el logro de los objetivos
planteados y como conjunto de planes, métodos y procedimientos que
adopta una organización en función de poder analizar sus operaciones y
determinar que se estén ejecutando tal como se planificaron.
Al tratarse este estudio de la empresa G. WOLTER & LA GUARDIA
C.A., se ofrece un sistema de control interno para el departamento de
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M-COMP-PRE
compras, orientado a definir claramente las normas, políticas y
procedimientos por los cuales se deben guiar todos los empleados del
departamento de compras.
La aplicación se debe realizar a corto plazo, y esto se debe al grado
de desviación de criterios escasamente establecidos en la empresa, y
muchas veces de forma improvisada, indicando al personal los medios a
utilizar, permitiendo disminuir los costos operativos y evitar los retrasos
que puedan perjudicar al crecimiento de la empresa.
Se puede decir, entonces, que el diseño que se propone cumplirá
con las funciones de eliminar la duplicidad en las tareas realizadas y los
desperdicios de tiempo, simplificando las tareas y proponiendo el
desarrollo de procesos efectivos para alcanzar las metas trazadas por la
empresa.
El diseño del sistema de control interno para el departamento de
compras de la empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., esta
estructurado en tres partes, desarrolladas de manera coordinada y
adaptado a las necesidades de la organización.
PRESENTACIÓN DEL DISEÑO
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M-COMP-PRE
De este modo, se presenta una primera parte, en la que se detallan las
normas, políticas y procedimientos para las actividades de requisición,
compra y recepción de mercancía. Asimismo las normas, politicas y
procedimientos del registro y cancelación de las compras.
En la segunda parte, se muestran los formatos a utilizar por los
empleados y personas involucradas con el departamento de compras de la
empresa G. WOLTER & LA GUARDIA. Asimismo se muestran los niveles
mínimos y máximos de los productos de mayor rotación en el departamento
de compras.
Como tercera y ultima parte, se presentan los flujogramas de los
procedimientos a seguir para cada una de las actividades a ejecutar en el
departamento de compras.
En sintesis, en el diseño se establecen los objetivos, la estructura de
este en referencia a las políticas, normas y procedimientos, así, como
también la factibilidad humana, técnica y financiera, que va a darle
viabilidad al mismo.
PRESENTACIÓN DEL DISEÑO
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JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO
M-COMP-JU
El sistema de control interno está dirigido al departamento de compras
de G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., donde la inexistencia de normas,
políticas y procedimientos ha traído como consecuencia una
desorganización y descontrol a nivel operativo y financiero. Por tal razón,
se elaboró un instrumento que permitirá que el personal que labora en el
departamento de compras pueda conocer cuales son las políticas, normas
y procedimientos que deben seguirse para lograr un mejor desempeño de
sus funciones y optimizar las mismas.
Este diseño esta basado en su estructura en objetivos, políticas y
estrategias, que están dirigidas a la toma de decisiones en cuanto a la
delimitación de autoridad y segregación de funciones; lo que conlleva al
logro de las actividades previamente establecidas.
De esta manera el personal adscrito al departamento de compras
tendrán la responsabilidad de cumplir con los parámetros establecidos por
la organización, que les permitirán disminuir la perdida de tiempo en la
toma de decisión y lograr un equilibrio de los costos y gastos de los
materiales.
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FUNDAMENTACION DEL DISEÑO
M-COMP-FU
El control interno en líneas generales comprende una serie de
procedimientos establecidos para vigilar las actividades de una organización;
con el propósito dar el mejor aprovechamiento de los recursos y obtener la
mayor confiabilidad de los estados financieros, permitiendo que las
operaciones de la empresa lleven el proceso de verificación de todos los
datos, en especial de aquellos que garanticen los ingresos de la organización.
Tomando en cuenta las opiniones de los autores estudiados en el marco
teórico, fueron seleccionados los puntos mas relevantes y que dieron un
incalculable aporte para la elaboración del sistema de control interno para el
departamento de compras de la empresa G. Wolter & la Guardia C.A., entre
estos autores se encuentras:
§CEPEDA, G. (1997) Auditoria. México D.F. Editorial Mc. Graw Hill
§TAWFIK, L.; CHAUVEL, A. (1996) Administración de la Producción. México.
•RODRIGUEZ, Z., VALENCIA, J. (1990) Sinopsis de Auditoria. México D.F.
Editorial Trilla.
§GOMEZ, GUILLERMO. (1994) Planeación de la Empresa. Octava Edición.
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OBJETIVOS DEL DISEÑO
M-COMP-OB
OBJETIVO GENERAL
El objetivo del sistema se centra en mejorar las actividades
inherentes al departamento de compras, orientadas a una planificación mas
efectiva y organizada de las compras.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Para dar cumplimiento al objetivo general del sistema se debe:
• Establecer las normas, políticas y procedimientos para los procesos de
requisición, compra y recepción de mercancía.
• Establecer las normas, políticas y procedimientos para el registro y la
cancelación de las compras.
• Elaborar formas y flujogramas de los procesos para el departamento de
compras.
• Definir claramente las funciones y actividades a cumplir por cada uno de
los miembros del departamento de compras.
• Establecer los niveles mínimos y máximos de los productos.
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I PARTE
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PROCESO DE SOLICITUD DE MATERIALES
OBJETIVO
Establecer un procedimiento para la requisición de materiales nacionales e
importados de acuerdo a las necesidades de la empresa, para facilitar el
acceso a la información y un mejor control de los documentos.
ALCANCE
Este procedimiento contempla desde la solicitud por parte de la oficina
principal, sucursales o clientes, aprobación y archivo y control para un
periodo determinado, según sea el caso.
POLITICAS
• Cada quince (15) dias debe efectuarse una revisión del inventario y
determinar las necesidades de material.
• Las requisiciones de materiales provenientes de las sucursales deben
ser firmadas por el Gerente de cada tienda.
• Una vez por semana cada sucursal debe pasar al departamento de
compras las necesidades de material existente.
• Los pedidos de materiales efectuados por las tiendas filiales deben
gestionarse con carácter de urgencia.
M-COMP-SO128
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FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-SO
• Los vendedores no podrán efectuar solicitudes de material al
departamento de compras.
NORMAS
• Toda orden de compra nacional o internacional debe ser archivada en
una carpeta asignada para tal fin por cada analista de compra, en orden
consecutivo y anexando los siguientes documentos: copia impresa de la
requisición efectuada por la oficina principal, sucursales o clientes.
• Toda requisición de compra debe ser autorizada por el director
administrativo.
•Toda orden de compra debe contener todos los datos que describan
claramente el producto solicitado, de acuerdo a lo siguiente: cantidad,
descripción, calidad, medidas o cualquier otro identificador.
• Todas las ordenes de compras para proveedores internacionales deben
ser canalizadas única y exclusivamente por el departamento de compras.
PROCESO DE SOLICITUD DE MATERIALES
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M-COMP-SO
RESPONSABLE
GERENTE DE TIENDA
y/o CLIENTE
JEFE DE COMPRAS
ACTIVIDAD
• Determina la necesidad de material
y efectúa la requisición de material
(M-COMP-FM-01) al departamento de
compras.
• Efectúa un consolidado de productos a
requerir.
• Identifica al proveedor del producto, es
decir, si es nacional o internacional.
• Revisa las especificaciones del material
solicitado, cantidades, medidas o
dimensiones y en algunos casos el lugar
donde se recibirá el material.
• Procede hacer contacto con el proveedor
para verificar existencia del producto,
descuentos de promoción, descuentos pronto
pago, acordar precios en caso de no existir
convenios y tiempo de entrega de la
mercancía.
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES
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M-COMP-SO
RESPONSABLE
JEFE DE COMPRAS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE COMPRA
ACTIVIDAD
• Genera la respectiva orden de compra
(M-COM-FM-02) para cada proveedor.
• Autoriza a realizar la compra del material y
firma en señal de aprobación. En el caso de
las compras Internacionales verifica las
especificaciones del producto y contacta al
proveedor.
• Transmite via fax o email al proveedor la
orden de compra (M-COM-FM-02).
• Confirma recepción de la orden de compra
(M-COM-FM-02) por parte del proveedor.
• Verifica soporte de la orden de compra.
• Archiva en su respectiva carpeta la orden
de compras (M-COM-FM-02) impresa con sus
respectivos soportes.
• Cuando se efectúan ordenes de compras a
proveedores internacionales, previamente se
establece la forma de pago y tipo de
embarque (FOB, CIF ).
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES
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PROCESO PARA LA COMPRA DE MATERIALES
M-COMP-CO
OBJETIVO
Establecer un procedimiento para la adquisición de materiales nacionales e
importados, para asegurar las mejores condiciones de negociación,
entregas a tiempo, calidad y exclusividad en los productos.
ALCANCE
Este proceso contempla desde la colocación de orden de compras hasta la
llegada del material, ya sea en almacén o en el lugar indicado por el
departamento de compras.
POLITICAS
• No debe enviarse mercancía a ninguna sucursal sin antes haberse
calculado el costo, margen de utilidad en venta y sin haber sido codificado
el producto en el sistema.
• Todos los traslados de mercancía desde las empresas nacionales
ubicadas en Maracaibo, serán efectuados en vehículos de G. Wolter & la
Guardia C.A.
• Las ordenes de compra serán archivadas por espacio de un (1) año , y
posteriormente pasarán a un archivo inactivo por espacio de dos (2) años.
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M-COMP-CO
NORMAS
• Las compras de materiales, sin excepción, deben ser canalizadas por el
departamento de compras.
• Solo el departamento de compras puede anular ordenes de compra
cuando asi lo amerite el caso.
• No se debe adquirir material si antes no se tienen por escrito las
condiciones de negociación y lista de precios por parte de los proveedores.
• Las negociaciones con proveedores internacionales solo deben ser
efectuadas por el director administrativo.
• Antes de ingresar a un proveedor en el sistema debe efectuarse
previamente una evaluación de tipo financiera, administrativas y técnica.
PROCESO PARA LA COMPRA DE MATERIALES
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RESPONSABLE
ASISTENTE DE COMPRA
JEFE DE COMPRAS
ASISTENTE DE COMPRA
ACTIVIDAD
• Cumplido el tiempo acordado por cada uno de
los proveedores para la entrega de la mercancía
y en caso de no haberse recibido la notificación
de despacho, se procede a establecer contacto
via telefónica o email con dicho distribuidor para
precisar la fecha en la cual G. Wolter & la
Guardia C.A., podrá disponer de la mercancía.
• Cuando el proveedor no este ubicado en
Maracaibo y no preste servicio de flete, se
procede a ubicar la empresa transportista mas
idónea para realizar la logística de transporte.
• Envía al jefe de compras notificación de la
empresa seleccionada para efectuar el traslado
de la mercancía.
• Revisa y autoriza el traslado de la mercancía.
• Efectúa notificación al proveedor indicando los
datos del vehículo y el conductor que retira la
mercancía consignada a nombre de G. Wolter &
la Guardia C.A.
PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIALES
M-COMP-CO134
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RESPONSABLE
ASISTENTE DE COMPRAS
ACTIVIDAD
• Remite via fax a la empresa que realiza el
traslado de la mercancía, carta de
autorización e información del destino de la
mercancía, para que el conductor la presente
al momento de cargar y entregar el material.
• Procede a la apertura del código del
producto, registra en sistema e ingresa
detalladamente el material por primera vez en
el stock de almacén, si el producto ya existe
se actualizan los campos necesarios.
• En caso de no corresponder a un pedido
con despacho directo hacia algún cliente, se
envía al jefe de deposito copia de la orden de
compra (M-COM-FM-02) para que esté en
conocimiento del material a recibir y tome las
acciones necesarias al momento de la llegada
de la mercancía.
M-COMP-CO
PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIALES
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RESPONSABLE
ASISTENTE DE COMPRAS
ACTIVIDAD
• Cuando se trata de pedidos directos, se le
envía notificación al cliente donde se indique
la fecha estimada de recepción de su
mercancía y se le informa que debe firmar,
sellar y devolver al departamento de compras
dicha notificación, cuando ya se haya recibido
el material.
M-COMP-CO
PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIALES
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
M-COMP-RE
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la recepción de materiales, con la finalidad
de garantizar que los materiales recibidos cumplan con los requerimientos
establecidos por la empresa.
ALCANCE
Comprende desde la llegada de la mercancía hasta la entrega de
documentos con su respectivo reporte recepción al departamento de
compras.
POLITICAS
• El encargado del deposito debe enviar diariamente al departamento de
compras el reporte de relación de la mercancía recibida con su respectiva
documentación.
• Cualquier avería o rotura de mercancía ocasionada por negligencia de
alguno de los trabajadores del deposito le será descontado el costo de la
mercancía a dicho trabajador.
• Cuando se trata de material recibido como muestras para la exhibición, el
encargado de deposito recibe, chequea y notifica al departamento de
compras la llegada del mismo.
• Las muestras recibidas no permanecerán mas de dos dias en el deposito
de materiales.
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FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-RE
NORMAS
• Toda mercancía a nombre de G. Wolter & la Guardia C.A., será recibida
en el galpón 99, designado como deposito principal siempre que no
corresponda a despachos directos a clientes.
• La recepción de la mercancía se efectuará en el area de deposito
destinada para tal fin de acuerdo al horario establecido y previamente
notificado a los proveedores.
• Es responsabilidad del jefe de deposito verificar la recepción de los
materiales de acuerdo a la orden de compra.
• Los materiales que no correspondan con las especificaciones indicadas
deben ser devueltos a los proveedores y notificar al departamento de
compras.
• El jefe de deposito debe realizar la recepción de materiales con los
soportes o documentación necesaria del proveedor, tales como: nota de
entrega y guía de despacho.
PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES
M-COMP-RE
ACTIVIDAD
• Una vez que la empresa encargada del
traslado de la mercancía retira el material
desde la planta del proveedor, entrega la
mercancía en el deposito principal de G.
Wolter & la Guardia C.A. Se recibe entonces
el material y se procede a verificar
físicamente que el mismo cumple con las
características cualitativas y cuantitativas
requeridas por la empresa.
• Verificar los documentos enviados por el
proveedor (nota de entrega, guía de despacho
o cualquier otro documento necesario) y coteja
que los datos concuerden con la información
de la orden de compra.
• Recibe del transportista la copia de la factura
del flete.
• Elabora planilla de control de recepción de
mercancía (M-COM-FM-03) donde se
registran las cantidades recibidas y todas las
observaciones relacionadas con la compra.
RESPONSABLE
JEFE DE DEPOSITO
JEFE DE DEPOSITO
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FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-RE
ACTIVIDAD
• Cuando se recibe mercancía defectuosa o
cuando exista inconformidad con algún
material (devoluciones o roturas) se realizan
las observaciones pertinentes en la nota de
entrega del proveedor y en la planilla de
control de recepción (M-COM-FM-03) de G.
Wolter & la Guardia C.A.
• Envía al departamento de compras toda
documentación recibida conjuntamente con la
planilla de control recepción de material.
• Recibe, verifica y organiza la
documentación de la compra: factura, nota de
entrega, guia de despacho, factura de flete,
control de recepción de materiales
(M-COM-FM-03) con sus respectivos
soportes y los envía al jefe de compras.
• Efectúa análisis de la compra, para
determinar el costo real del producto.
RESPONSABLE
JEFE DE DEPOSITO
ASISTENTE DE COMPRA
JEFE DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES
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ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-RE
ACTIVIDAD
• Devuelve documentación al asistente de
compras para que los archive en la carpeta de
compras pendientes por procesar y envía al
director administrativo análisis de la compra.
• Revisa análisis y establece márgenes de
utilidad por producto.
• Envía al asistente el análisis de la compra, ya
con el costo de venta real y sus respectivos
porcentajes de utilidad en venta al mayor y al
detal que tendrá dicho producto.
RESPONSABLE
JEFE DE COMPRAS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES
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ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
REGISTRO DE LA COMPRA
M-COMP-CO
OBJETIVO
Establecer un procedimiento para el registro de las compras nacionales e
importadas, para asegurar un control interno mas eficiente en relación a las
transacciones procesadas en el departamento de compras.
ALCANCE
Este procedimiento contempla la entrada de la existencia en el inventario y
la creación de la respectiva cuenta por pagar.
POLITICAS
• Las compras ya procesadas que no hayan sido verificadas y firmada por
el jefe de compras, no pueden ser pasadas al departamento de
contabilidad.
• Las compras deben registrarse en el mismo mes que se generan.
• El jefe de compras debe chequear diariamente las compras procesadas
en el modulo de compras y verificar que se creo el compromiso de pago en
el modulo de cuentas por pagar.
• Las compras se registrarón después de haberse recibido la mercancía en
el almacén.
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FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
REGISTRO DE LA COMPRA
M-COMP-CO
NORMAS
• Al momento de registrase una compra se debe chequear que la nota de
entrega y/o factura contiene el sello de recibido y la firma del encargado del
almacén, con sus respectiva soportes.
• Las compras deben ser registradas haciendo la separación del monto
correspondiente al I.V.A y la base imponible.
• En caso de que la orden de compras (M-COM-FM-02) contemple varios
renglones y algunos de ellos presenten diferencia con lo requerido, se
procede a devolver únicamente ese renglón, solicitando al proveedor que
emita nota de crédito y se coloca la observación en la documentación.
Registrandose la compras por las cantidades reales recibidas.
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TITULO:
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ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-CO
ACTIVIDAD
• Verifica que todos los datos
correspondientes a la compra y al proveedor
estan correctos.
• Chequea el tiempo de credito otorgado por
el proveedor para la cancelacion de la
mercancia.
• Registra la compra en el sistema, a traves
del modulo de compras.
• Verifica el monto correspondiente a la base
imponible y el monto del Impuesto al Valor
Agregado (I.V.A).
• Rectifica los descuentos otorgados por el
proveedor en cada producto.
• Imprime la planilla que emite el sistema
donde se proceso la compra.
• Revisa y firma el señal de conforme y
coloca sello de procesada.
RESPONSABLE
ASISTENTE DE COMPRA
JEFE DE COMPRA
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA COMPRA
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TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-CO
ACTIVIDAD
• Envía al departamento de contabilidad el
formato de “compra procesada” con sus
respectivos soportes y deja copia para el
archivo del proveedor la cual debe entregar al
asistente de compra para que la archive.
• Cuando se trata de compras de materiales
pertenecientes al stock de G. Wolter & la
Guardia C.A., o muestras para exhibición, se
elabora y envía planilla de Ingreso de
Material (M-COM-FM-04) a las respectivas
sucursales, notificando llegada de la
mercancía la cual puede ser solicitada al
deposito principal y exhibir para la venta.
• Cuando la mercancía es enviada
directamente al cliente se genera la factura
de crédito y se envía al departamento de
administración con sus respectivos soportes
para que realice la gestión de cobranza.
RESPONSABLE
JEFE DE COMPRA
ASISTENTE DE COMPRA
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA COMPRA
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TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-CO
OBJETIVO
Establecer un procedimiento para la cancelación de las compras nacionales
e importadas y asegurar un control interno mas eficiente en relación a los
desembolsos efectuados por el departamento de compras.
ALCANCE
Comprende desde que se procesa la compra hasta se efectúa el pago al
proveedor.
POLITICAS
• Semanalmente el Jefe de compras debe elaborar un análisis de
vencimiento de las facturas de proveedores, con la finalidad de cumplir con
los compromisos adquiridos.
• Los pagos a proveedores se efectuaran los dias Jueves de cada semana.
• Diariamente se deben consultaran via Internet los saldos de las cuentas
bancarias, para verificar la disponibilidad y cotejar contra libro de banco.
• El pago a los proveedores internacionales se hará tomando como
referencia el cambio del dólar del dia que se efectúa la cancelación.
CANCELACIÓN DE LA COMPRA
146
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
M-COMP-CO
CANCELACIÓN DE LA COMPRA
NORMAS
• El departamento de compras envía notificación al departamento de
contabilidad, de las facturas vencidas y por vencerse que pueden ser
canceladas para que sea elaborado el cheque, esto en el caso de los
proveedores nacionales, cuando se trate de proveedores internacionales se
efectuara la transferencia en moneda extrajera.
• El Jefe de compras se encargara de notificar al proveedor la cancelación
de la factura pendiente de pago o informar la emisión del cheque para que sea
retirado.
• Esta actividad debe ser supervisada por el Director Administrativo de la
empresa G. Wolter & la Guardia C.A, quien es la persona encargada de
autorizar los pagos, firmar los cheques y las transferencias bancarias.
147
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE LA COMPRA
M-COMP-CO
ACTIVIDAD
• Efectúa análisis de vencimiento de las
facturas vencidas y por vencerse, utilizando
como herramienta de apoyo las hojas de
cálculos.
• Chequea a través de Internet la
disponibilidad bancaria Vs. Desembolso a
efectuarse por concepto de cancelación de
mercancía.
• Evalúa por prioridades y elabora el reporte
de las facturas que pueden ser canceladas y
remite al departamento de contabilidad para
que gestione la cancelación.
• Si se trata de proveedores nacionales se
elaboran los cheques respectivos y en el
caso de los proveedores internacionales se
emite carta dirigida al banco para que efectúe
transferencia en moneda extrajera.
RESPONSABLE
JEFE DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
148
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE LA COMPRA
M-COMP-CO
ACTIVIDAD
• Verifica, autoriza y firma el pago a los
proveedores.
• Notifica al departamento de compras los
cheques y trasferencias efectuadas.
• Verifica que el monto de la cancelación
corresponde al monto de la factura.
•Notifica a telefónicamente o via email a los
proveedores la emisión del pago de sus
facturas.
RESPONSABLE
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
JEFE DE COMPRAS
149
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
II PARTE
150
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FORMATO PARA REQUISICIÓN DE MATERIAL
G. WOLTER & LA GUARDIA C.A.Km. 7 Carretera Vía el Moján, Zona Industrial norte Galpón 99 Diagonal a Concretos Moldeados, Maracaibo Edo-Zulia.Telf: 0261- 7573810, 7490006
REQUISICION DE MATERIALCliente(s):
Dirección:
Fecha : / / Fecha de Entrega: / / Vendedor:
TOTAL Bs.
NOTA: No aceptamos reclamos después de entregada la mercancía.Cobramos intereses a la taza Bancaria Vigente.
Firma del Cliente Y Sello.
No. 0000
CANT. PRODUCTO P.UNIT. TOTAL
M-COMP-FM-01151
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
REQUISICIÓN DE MATERIAL
Se debe elaborar un original y un duplicado, la cual referirá los siguientes ítems:
� Original : Requisición de Material Unidad Solicitante.
� Duplicado : Departamento de Compra.
Cliente (s): Debe ser llenado con el nombre del cliente ya sea persona natural o jur ídica.
Dirección: Este renglón contendrá la ubicación exacta del solicitante.
Nro.: Contiene el numero de la requisición.
Fecha: Deben ingresar el periodo correspondiente al día, mes y año en que se llena el formulario.
Fecha de Entrega: Indica la posible fecha en que será entregado el material requerido.
Vendedor: Nombre de la persona encarga de haber realizado la operación.
Cant: Numero exacto del material solicitado.
Producto: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detallesque posee la mercancía (especificaciones del producto).
P. Unit: Precio unitario del (los) articulo(s) pedido (s).
Total: Sub total en Bolívares del monto general de la requisición.
Total Bs.: Lugar donde se registra la cantidad absoluta del importe generado por el monto de la requisición.
Firma y Sello del Cliente (s): Lugar donde queda plasmado la aceptación y conformidad, por parte del cliente en relación con la solicitud requerida .
FORMATO PARA REQUISICIÓN DE MATERIAL
M-COMP-FM-01152
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
G. WOLTER & LA GUARDIA C.A.Km. 7 Carretera Vía el Moján, Zona Industrial norte Galpón 99 Diagonal a Concretos Moldeados, Maracaibo Edo-Zulia.Telf: 0261- 7573810, 7490006
ORDEN DE COMPRA
Proveedor: RIF: NIT: Fecha: / /
Dirección:
Telf:
Cantidad Descripción Costo
TOTAL NETO
Observaciones:
Elaborado Por: Firma / Sello:
Aprobado Por:
Total
No. 0000
FORMATO PARA ORDEN DE COMPRA
M-COMP-FM-02153
MANUAL DE COMPRAS
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
ORDEN DE COMPRASe deben elaborar un original y dos (2) duplicado, en los cual mencionaran los siguientes ítems:
� Original : Orden de Compra Unidad Proveedor.� Duplicado : Departamento de Compra.� 2 Duplicado : Departamento de Almacén.
Proveedor: Contiene la identidad del sujeto que suministrara el material solicitado ya sea persona natural o jur ídica.Dirección: Este renglón contendrá la ubicación exacta del proveedor.Orden de Compra Nro.: Contiene el numero de la orden de compra.Fecha: Deben ingresar el periodo correspondiente al día, mes y año en que se realiza la solicitud .Telf: Indica el numero telefónico del proveedor que suministrara el material requerido.Cant: Numero exacto del material requerido (metros, piezas, cajas, paletas).Descripción: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detallesque posee la mercancía (especificaciones del producto).Costo: Precio unitario del (los) articulo(s) pedido(s).Total: Sub total del monto general de la orden.Total Neto: Lugar donde se registra la cantidad absoluta del importe generado por el monto de la orden.Observaciones: Contiene información adicional que no ha sido señalada en la orden de compra.Elaborado Por: Contendrá el nombre de la persona encarga de realizar la operación.Firma y Sello del Cliente (s): Lugar donde queda plasmada la aceptación y conformidad, por parte del cliente en relación con la solicitud requerida .Aprobado Por: Nombre de la persona encarga de haber realizado la aprobación de dicha solicitud.
FORMATO PARA ORDEN DE COMPRA
M-COMP-FM-02154
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
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FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FORMATO PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE MATERIAL
M-COMP-FM-03155
MANUAL DE COMPRAS
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10-12-2001
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FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALSe deben elaborar un original y un duplicado, la cual hará mención de los ítems siguientes:
� Original : Control de Recepción Unidad Almacén.� Duplicado: Departamento de Compra.
Proveedor: Identificación de del sujeto que suministrara el material recibido ya sea persona natural o jurídica.Fecha: Correspondiente al día, mes y año en que se elabora la planilla .No. de Fact.: Numero de la factura asignada a la orden de compra solicitada.No. de Orden Emitida: Numero del documento con el cual relacionara el control de recepción de material de la orden de compra solicitada.Descripción: Especificaciones del producto.Código: Numero asignado por el departamento de compra para identificar del material solicitado.Calidad: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detalles que posee la mercancía (especificaciones del producto).Medida: Tamaño dimensiones del material recibido.Piezas Caja: Indicación de las piezas que contiene las cajas de cualquier producto.Metro Caja: Se indica los metros que contiene una caja. Caja Pale: Se describe la cantidad de caja que contiene una paleta o estiba.Caja: Numero de caja recibida.Pieza: Numero de piezas de mercancía recibida.Total : Monto total de la mercancía .Observaciones: Contiene información que no ha sido señalada en la recepción del material.Recibido Por: Contendrá el nombre de la persona responsable de la recepción de la mercancía .Entregado a : Contendrá el nombre de la persona que recibe la planilla en el departamento de compras.
FORMATO PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE MATERIAL
M-COMP-FM-03156
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
G. WOLTER & LA GUARDIA C.A.Km. 7 Carretera Vía el Moján, Zona Industrial norte Galpón 99 Diagonal a Concretos Moldeados, Maracaibo Edo-Zulia.Telf: 0261- 7573810, 7490006
FECHA:
Pieza Metros Caja Total %Codigo Medida Caja Caja Pale Cajas Piezas Recibido Costo Utilidad
OBSERVACIONES:
Elaborado por:
INGRESO DE MATERIAL
CantidadDescripción de Material
M-COMP-FM-04
FORMATO DE INGRESO DE MATERIAL EN ALMACÉN
157
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
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10-12-2001
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PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
INGRESO DE MATERIAL EN ALMACÉN
Se deben elaborar un original y tres (3) duplicado, el cual se mencionan lo siguiente:
� Original : Departamento de compra.� 3 Duplicado : Sucursales de Wolter & la Guardia
Fecha: Deben ingresa el periodo correspondiente al día, mes y año en que se elabora la planilla.Descripción: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detallesque posee la mercancía (especificaciones del producto).Código: Numero asignado por el departamento de compra para identificar del material solicitado.Medida: Tamaño dimensiones del material recibido.Piezas Caja: Indicación de las piezas que contiene las cajas de cualquier producto.Metro Caja: Se indica los metros que contiene una caja. Caja Pale: Se describe la cantidad de caja que contiene una paleta o estiba.Caja: Numero de caja recibida.Pieza: Numero de piezas de mercancía recibida.Total Recibido : Monto total de la mercancía ..Costo : Costo de venta de la mercancía recibida .% de Utilidad : Se refiere a la utilidad esperada por la venta de la mercancíarecibida.Observaciones: Contiene información que no ha sido señalada en el ingreso del material.Elaborado Por: Contendrá el nombre de la persona encarga de realizado la recepción.
FORMATO DE INGRESO DE MATERIAL EN ALMACÉN
M-COMP-FM-04158
MANUAL DE COMPRAS
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
NIVELES MINIMO Y MAXIMO DE PRODUCTOS
M-COMP-NMM159
MANUAL DE COMPRAS
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
III PARTE
160
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
III PARTE
160
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
SUCURSAL Y/O
CLIENTE
JEFE DE COMPRAS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE COMPRAS
Determina falta de material
Consolida materiales a
requerir
Proveedor nacional
No
Revisa especificaciones
del material
Hace contacto con proveedor
Autorización de compra
Transmite orden de compra al
proveedor
Genera orden de compra
Verificación recepción orden de compra con
proveedor
Revisión de soportes
Archiva orden de compra
FIN
SI
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE MATERIAL
M-COMP-F1161
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10-12-2001
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ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
ASISTENTE
DE COMPRA
JEFE DE
COMPRAS
Realiza llamada a proveedor
Aprueba traslado de mercancía
Proveedor Presta servicio
de flete
No
Ubica flete
Emite autoriza -ción para flete
Si
Notifica vehículo que retirara la
mercancía
Notificación de traslado
PROVEEDOR
Recibe notificación del
vehículo que retirara la mercancía
JEFE DE
DEPOSITO
EMPRESA DE
TRANSPORTE
Recibe carta de autorización para retirar la
mercancía
Recibe orden de compra
Envía copia de la orden de compra
Crea código
Despacho directo a cliente
Si1
No
FIN
Archiva orden de compra
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL
M-COMP-F2162
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
ASISTENTE DE COMPRA
Recibe notificación de la fecha estimada de
recepción de mercancía
CLIENTES
FIN
Notifica
fecha
estimada de
envío de mercancía
1
Archiva documento en
espera de recepción de la mercancía
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL
M-COMP-F2.1163
MANUAL DE COMPRAS
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10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
ASISTENTE
DE COMPRAPROVEEDOR TRANSPORTISTAS
JEFE DE
DEPOSITO
JEFE DE
COMPRA
DIRECTOR ADMINISTRAT.
Entrega de
mercancía
Despacho directo a cliente
Carga la mercancía
No
FIN
Recibe material
Esta conforme
Verifica físicamente
Verifica documento
Recibe verifica y organiza
documentos
Efectúa análisis de la compra
Recibe análisis de la compras
Si
Si
No
Envía documentos
Envía documentos de la compra
Archiva en carpeta
pendiente por
procesar
Establece márgenes de utilidad
Devolución de
mercancía
Elabora control de recepción de
mercancía
1
Envía análisis con los %de
utilidad
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MATERIAL
M-COMP-F3164
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
CLIENTES ASISTENTE DE COMPRA
JEFE DE
DEPOSITO
Recibe verificación de
mercancía
FIN
Recibe, verifica y organiza
documentos
Efectúa
análisis de
compra
Recibe análisis de compras
Envía
documentos de
compra
Establece márgenes de utilidad
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Devuelve firmada
notificación de recepción de
mercancía
1
Archiva en carpeta
pendiente por
procesar
Envía análisis con los %de
utilidad
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MATERIAL
M-COMP-F3.1165
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
JEFE DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SUCURSALES
Verifica datos Revisa y firma
registro de la compra
Verifica monto dela base
imponible e IVA
Recibe planilla y Soportes de la
compra
Reciben planilla ingreso de
material
Registra compra en el sistema
Evalúa plazo de crédito de la
compra
ASISTENTE DE COMPRAS
Rectifica descuento del
proveedor
Imprime/planilla de compra
Archiva copia
Elabora factura de crédito al
cliente
ADMINISTRACION
Mercancía para stock
Elabora planilla de ingreso de
material
No
Si
Recibe factura para gestionar la cobranza
FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA COMPRA
M-COMP-F4166
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE LA COMPRA
M-COMP-F5
DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROVEEDOR
Efectúa análisis de vencimiento
Verifica, autoriza y firma
Cheque disponibilidad
Bancaria
JEFE DE COMPRAS
Elabora Reporte de Facturas a
Pagar
Proveedor es
Nacional
Elabora Cheque
Si
FIN
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Verifica Pago
Recibe Planifica de Facturas por
cancelar
Notifica Emisión de cheques y transferencias
No Elabora carta para efectuar Transferencia
Bancaria
Recibe notificación
Informa la Cancelación de
Factura
167
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
La aplicación del diseño de un sistema de control interno para el
departamento de compras de la empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., es
factible; solo se necesita la aprobación por parte del director administrativo y la
disposición de los empleados del departamento para adaptar el nuevo sistema.
Los recursos y costos necesarios para implementar el diseño son completamente
accesibles, puesto que lo que se pretende es que el personal trabaje bajo el
sistema y se adapte al mismo.
Recursos humanos.
La empresa cuenta con disponibilidad de personal que pueda encargarse
de llevar a cabo la gestión de compras, sin embargo, es necesario brindar una
inducción a los integrantes del departamento de compras, en la cual se indique
cuales son los cambios que se llevaran a cabo durante la implantación y uso del
sistema de control interno para las compras de materiales.
El personal actual del departamento de compras será el encargado de
llevar a cabo todas las gestiones necesarias para que la implantación del sistema
sea efectiva.
M-COMP-AD
FACTIBILIDAD DEL DISEÑO
168
MANUAL DE COMPRAS
CODIGO
REV. 0Fecha:
10-12-2001
TITULO:
PAG.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
Recursos tecnológicos.
Aunque el sistema de control interno es nuevo para la empresa, ésta
cuenta con los recursos necesarios para su implementaron; tales como:
computadores, teléfonos, fax, correo electrónico, maquinas sumadores, entre
otros.
Recurso financiero.
La empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., es una organización con
un capital social de 100.000.000,oo Bs., por lo tanto para la implantación del
sistema de control interno se hacia necesario disponer de una inversión
aproximada a los 3.500.000,oo Bs., entre el equipo de computación,
adiestramiento del personal y asesorías profesionales, sin embargo, la
empresa ya contaba de antemano con los recursos indicados, por lo tanto no
fue necesario efectuar ningún desembolso, en pocas palabras existía la
factibilidad económica para su implantación.
FACTIBILIDAD DEL DISEÑO
M-COMP-FT169