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GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PROCESO/
SUBPROCESO
Nombre del Documento
COMPRAS Y CONTRATACIONES
Identificación
Versión
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras dehasta Q25,000.00) No. de Folios
Nombre
Puesto queocupa
Firma
ELABORADO POR;
Lic. Herwin Alberto ReyesRamírez
Jefe de Unidad de ComprasDirectas y Fondos
Rotativos
rwin ieyes Ramírez.yfontofioiativos
Financiera
Fecha de Aprobación
REVISADO POR:
Lic. José Kristlan
Adalberto DelgadoRodríguezJefe del
Departamento deCompras y
Contrataciones
Interinj
Licda. Corina Maribel
Chávez Díaz
ríguei
SubgerenteAdmínistn
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Este documento es una COPIA controlada, stn embargo la reproducción total o parcial del mismo se considera una COPIA NO CONTROLADA
PR-GAF/DCYC-AL-04
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14/11/2018
APROBADO POR:
Lic. Cristian Esdalín
Axpuac Alvarado
ente
dministrativo
Financíelo Interino
Alvarador. Cristian E. AxfGereñteÁdi^í^^ financiero
GERENCIA AOMtNl(s( ATIVA FINANCIERA f"
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras hasta por Q25,000.00)
PR-GAF/DCYC-AL-04
Versión
Fecha de Aprobación14/11/2018
Objetivo
Definir el procedimiento de Compras de Baja Cuantía que sean requeridas a la Gerencia Administrativa Financiera y/oGerencias Regionales, y proporcionar las normas técnicas para la ejecución presupuestaria por medio de Compras yContrataciones de Baja Cuantía, cuando la adquisición sea por un monto de hasta VEINTICINCO MIL QUETZALES(025,000.00), que realicen las distintas Unidades Administrativas.
Alcance
Este procedimiento de Compra de Baja Cuantía aplica para todos los órganos y dependencias de la Superintendencia deAdministración Tributaria que necesiten suministros, bienes, obras y/o servicios, que sean por un monto de hastaVEINTICINCO MIL QUETZALES (Q.25,000.00).
Las Compras de Baja Cuantía se realizarán bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativasuperior de la dependencia interesada, tomando en cuenta el precio, especificaciones técnicas, calidad, plazo de entrega.Este procedimiento inicia cuando el encargado de solicitar la compra verifica en el catálogo de insumes si existe el códigoy finaliza cuando se elabora Orden de Compras en SIGES y se traslada a la Unidad de Sistemas de GestiónPresupuestaria o para elaboración de FR03 Documento de Rendición de Fondo Rotativo en SICOIN.
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PR-GAF/DCYC-AL-04
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00) Versión I
Fecha de Aprobación14/11/2018
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Persona! y otros Autores Involucrados
Auxiliar / Técnico / Profesional (Encargado de solicitar la compra) o Responsable designado por laGerencia Regional
Autoridad Administrativa Superior y/o Responsable designado por la máxima autoridad
Encargado de Mesa o Recepción o Responsable designado por la Gerencias Regionales
Auxiliar / Técnico / Asistente / Profesional de Compras y Contrataciones o Responsable designado
por la Gerencia Regional
Jefe de la Unidad de Compras y Fondos Rotativos / Supervisor o Jefe Responsable designado porla Gerencia Regional
Jefe del Departamento de Compras y Contrataciones / Supervisor o Jefe Responsable designadopor la Gerencia Regional
Auxiliar / Técnico / Profesional (Encargado de Almacén) o Responsable designado por la
Gerencia Regional
Auxiliar / Técnico / Profesional (Encargado de Inventarios) o Responsable designado por laGerencia Regional
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Est^ocumento es una COPIA controlada, stn embargo la reproducción total o parcial del mismo se considera una COPIA NO CONTROl|ADA
GERENCIA ADMINI^. ,ATIVA FINANCIERA ^
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00)
PR-GAF/DCYC-AL-04
Versión I
Fecha de Aprobación14/11/2018
Marco Legal y Documentos Relacionados
1. Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado. Articulo
43, literal a) Compras de Baja Cuantía.
2. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, en lo que
corresponda.
3. Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo que
corresponda.
4. Resolución número 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de
Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, en lo que corresponda.
5. Manual de Clasificaciones Presupuestarias Para el Sector Público de Guatemala.
6. Acuerdo de Directorio de la SAT, que aprueba el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de
Administración Tributaria para cada Ejercicio Fiscal.
7. Acuerdo de Directorio 007-2007, Reglamento Interno de la Superintendencia de Administración Tributaria.
Articulo 42.
8. Resolución 467-2007, Figuras Organizativas de Segundo y Tercer Nivel de las Dependencias de la
Superintendencia de Administración Tributaria. Articulo 43.
9. Demás leyes, acuerdos, resoluciones y normativas aplicables vigentes, cuando corresponda.
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Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00)
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Versión
Fecha de Aprobación14/11/2018
Normas Internas
1. La Dependencia Administrativa que solicita la adquisición de bienes, servicios y suministros, previo a llenar laOrden de Pedido para Compra -ORO- y realiza la Pre-orden de Compra, debe analizaren el Catálogo de Insumesdel Ministerio de Finanzas Públicas si existe un Código de Insumo -CDI- que corresponda a las necesidades de laDependencia Administrativa (El -CDI- debe de figurar en la -OPC- y viceversa si corresponde), así mismo se debecolocar la justificación del gasto. De lo contrario se rechazará la Orden de Pedido para Compra -OPC- a laDependencia Administrativa solicitante, para que complete la información necesaria.
2. La Orden de Pedido para Compra y su Pre-Orden de Compra, para la adquisición de bienes, servicios ysuministros, consigna la Autorización de la Autoridad Correspondiente (Autoridad Superior de la Dependencia,Intendente, Gerente, Subgerente o quien los sustituya formalmente, en caso de ausencia o por medio denombramiento, o en quien se haya delegado esa función).
3. La Orden de Pedido para Compra ingresada en la Gerencia Administrativa Financiera para bienes, suministros omateriales, debe llevar e! sello de "NO FIAY EXISTENCIA EN ALMACÉN", (excepto las Órdenes de Pedido paracompra emitidas por las Unidades de Almacén que sirven para abastecer las mismas); de los bienes o productosque se están requiriendo que sean objeto de ingreso, el sello deberá ser estampado por la Unidad de Almacén.
4. Quedan exceptuadas de la presentación de la Orden de Pedido para Compra y Pre-orden de Compra, lascontrataciones que se hagan con cargo directo a los Fondos Rotativos y Cajas Chicas (si existiere), cuw^valor noexceda de Q 2,000.00 siempre y cuando el funcionario que autoriza la compra o la contratación razptú la facturajustificando la necesidad de la misma,
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GERENCIA ADMINIS • KATIVA FINANCIERA
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00)
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PR-GAF/DCYC-AL-04
Versión I
Fecha de Aprobación14/11/2018
Narrativa
No. Actividad Responsable
1.Verifica en el catalogó de SIGES sí existe el código de insumo del bien, suministro oservicio (cuando corresponda).
Auxiliar/Técnico/Profesional
(Encargado de solicitar lacompra)
1.1Si procede y existe el código de insumo deberá verificar si se apegue a las necesidadesrequeridas para la adquisición del bien, suministro o servicio (cuando corresponda).Continúa con el paso 2.
Auxiliar/Técnico/Profesional
(Encargado de solicitar lacompra)
1.2Si procede el código de insumo y no se apega a lo requerido o no existe debe degestionar la creación del código de insumo en el Sistema SIGES por medio de un ticket.
Auxiliar/Técnico/Profesional
(Encargado de solicitar lacompra)
2.Registra y gestiona la Orden de Pedido para Compra -OPC- y la Pre-orden de Compra(cuando corresponda) y traslada para su aprobación.
Auxiliar/Técnico/Profesional
(Encargado de solicitar lacompra)
3.Recibe y verifica la información solicitada en -OPC- y Pre-orden de compra (CuandoCorresponda).
Autoridad Administrativa
Superior y/o ResponsableNombrado por la Máxima
Autoridad
3.1 Si está bien la información aprueba y trasladan la documentación. Continúa con paso 4.
Autoridad Administrativa
Superior y/o ResponsableNombrado por I^JVIáxima
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documento es una COPIA controlada, sin embargo la reproducción total o parcial del mismo se considera una COPIA NO CONTROLADA
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Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta Q25,000.00)
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Versión
Fecha de Aprobación14/11/2018
No. Actividad Responsable
3.2 Si la información consignada es incompleta o tiene error. Regresa al paso 2.
Autoridad Administrativa
Superior y/o ResponsableNombrado por la Máxima
Autoridad
4.
Recibe, revisa y verifica, la Orden de Pedido para Compra -ORO- de la UnidadAdministrativa Solicitante, la Pre-orden de Compra en el Sistema SIGES y el Código deInsumo.
Encargado de Mesa oRecepción
4,1Si la información de la OPC, la Pre-orden de Compra y el Código de Insumo está bien,consolida la Información. Continúa con paso 5.
Encargado de Mesa oRecepción
4.2 Si la información de la Pre-orden de compra tiene error. Regresa al paso 2.Encargado de Mesa o
Recepción
5.
Consolida la Pre-orden de Compra y verifica el Código de insumo y -OPC- traslada ladocumentación al Jefe de Unidad de Compras Directas y Fondos Rotativos / Supervisor0 Jefe designado por la Gerencia Regional.
Encargado de Mesa oRecepción
6.Recibe y margina los expedientes al Auxiliar / Técnico / Asistente / Profesional deCompras y Contrataciones.
Jefe de Unidad de ComprasDirectas y Fondos Rotativos
7.Recibe y revisa Código de Insumo, -OPC-, términos de referencia o especificacionestécnicas.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
8. Verifica si lo requerido se encuentra en Contrato Abierto Vigente.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional dejCórrlpras yContr^tácione^
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Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00)
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Versión I
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No. Actividad Responsable
8.1SI lo requerido está en Contrato Abierto vigente se realiza dicho procedimiento, si elproducto no está, continua con el procedimiento establecido.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
9.
Solicita cotizaciones a los proveedores por medio de papel, la cual podrán ser remitidapor diferentes medios de comunicación (correo electrónico, papel, fax, etc.) según lasespecificaciones técnicas o términos de referencia, para la adquisición del bien,suministro o servicio.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
10.
Procede a realizar el análisis de la o las ofertas recibidas, verificando que cumpla contodas y cada una de las especificaciones generales y técnicas o términos de referenciaen por lo menos una (1) cotización, tomando en cuenta la calidad, tiempo de entrega,precio ofertado, la cual firma y sella y posteriormente traslada para su revisión yaprobación.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
11.Recibe -OPC- y oferta (s) simple (s) para su análisis firma y sella de que es conformecon lo actuado y regresa la documentación.
Jefe de Unidad de ComprasDirectas y Fondos Rotativos
12. Recibe y notifica a la Unidad Solicitante y al proveedor adjudicado.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
12.1 Cuando proceda según el monto establecido en la norma vigente se elabora Acta.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrgtacíor)es
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No. Actividad Responsable
12.2
Si se adquirió un Servicio se requiere Carta de Entera Satisfacción; si se adquirió unsuministro o bienes, se envía copia del expediente a la Unidad de Almacén para elingreso correspondiente. Continúa con paso 13.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
13. Revisa y recibe el suministro o bien.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
14. Emite ingreso al Almacén y traslada a la Unidad de Inventarios si es un Activo Fijo.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Almacén
15. Realiza el registro en el Sistema de Activos Fijos (SAFI) y emite el ingreso a Inventarios.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Inventarios
16. Recibe y escanea expediente completo.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
17. Publica en el Sistema GUATECOMPRAS la documentación de legitimo abono.Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
18.Ordena expediente y traslada para el pago respectivo al Sistema SIGES o al encargadodel Fondo Rotativo cuando proceda.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones _
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No. Actividad Responsable
19.Ordena expediente y traslada para el pago por medio del Sistema SIGES o traslada alencargado del Fondo Rotativo cuando proceda.
Auxiliar/Técnico/Asistente/
Profesional de Compras yContrataciones
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Registros
Nombre del Registro Tipo de Registros (papel / electrónico)
Orden de Pedido para Compra Papel / electrónico
Pre-orden de Compra Electrónico
Ofertas Original Papel / electrónico
Ingreso a Almacén Forma 1-H, ingreso a InventarioSAFI y SICOIN / Carta Entera Satisfacción
Papel / Electrónico
Factura originalPapel / electrónico
Ingreso de Inventarios en SAFI Papel
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