manual de adquisiciones y subvenciones de la sg-can

7/24/2019 Manual de Adquisiciones y Subvenciones de La SG-CAN.

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Propuesta de Manual de Adquisiciones y Otorgamientode Subvenciones de la Secretara General de laComunidad Andina.

Noviembre 2!

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"A#$A %& CON"&N'%O

i. Introduccin4

ii. Propsito

...4

iii. LeccionesAprendidas..5

iv. Cundo debesaplicar el

Reglamento..................................................................................5

CAP(")$O P*'M&*OA%+)'S'C',N %& O#*AS- #'&N&S y S&*'C'OS

!. "u# es una

ad$uisicin....................................................................................%&. "u# principios rigen las ad$uisiciones de la

'(CA..................................%&.!. Libre Competencia.

.%

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&.&. )conom*a + e,ciencia..%

&.-. rato igualitario...%

&.4. ransparencia../

&.5. Con,dencialidad../

&.%. Conservacin de documentos0 arc1ivos + unidad dele2pediente.../

&./. 3so obligatorio de los ormatosestndar../

&.. Responsabilidad de

(estin&.6. 7omento de la Participacin 'ubregional

Andina...............................-. 7A') PR)C89RAC3AL...

..-.!. Plani,cacin de las ad$uisiciones. ..

....-.&. )valuacin de las

necesidades.6

-.-. #rminos de Reerencia + )speci,caciones#cnicas.....................6

-.-.!. #rminos deReerencia....!:

-.-.&. )speci,caciones#cnicas..!:

-.4. Investigacin de mercados.......!!

-.4.!. Identi,cacin de potencialescontratistas......!!-.4.&. )stimacin decostos.!--.5. ;eterminacin del procedimiento dead$uisicin........!-

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-.5.!. ipos de procedimientos dead$uisicin...!--.5.!.!. Cundo procede la LicitacinAbierta..............................................!4-.5.!.&. Cundo procede la LicitacinCerrada.............................................!5-.5.!.-. Cundo procede la Ad


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-.!5. )valuacin de 8erta?nica....-:-.!%. @eri,cacin de antecedentes.-:-.!/. Inorme de )valuacin.....-!-.!. 9ulidad delprocedimiento.....-&-.!6. Abandono de laad


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&.4. Principio de 7inalidad +Compromiso.-%&.5. 8tros principios $ue le sonaplicables-/-. 7A') PR)C89RAC3AL. ......-/-.!. Plani,cacin de las subvenciones. ...-/-.&. 'eleccin del procedimiento para el otorgamiento desubvenciones...-/-.&.!. >odalidades deotorgamiento.........................-/-.&.!.!. Cundo procede el Concurso

Abierto.......................................--.&.!.&. Cundo procede el 8torgamiento;irecto...............................--.-. )laboracin de las Instrucciones para la presentacindesolicitudes...-6-.-.!. "u# son los criterios deevaluacin................................................4:

-.4. Autori=acin del Inicio delProcedimiento......4!-.5. Comit# de )valuacin......4&-.5.!. Cuando NO se constitu+e el Comit# de)valuacin...........................................................................................................4&-.%. Publicacin de la Convocatoria Pblica de'ubvencin..4&-./. Recepcin de solicitudes..........4--.. Apertura de solicitudes.......4--.6. Proceso deevaluacin.44

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-.!:. @eri,cacin de antecedentes....45-.!!. Inorme de )valuacin.......45-.!&. 9ulidad del procedimiento...4%-.!-. Abandono de la subvencin......4/4. 7A')C89RAC3AL.4/4.!. "u# es uncontrato................................................................................4/4.&. Cundo se elabora un contrato

...4/4.-. "ui#nes ,rman elcontrato..................................................................44.4. >odi,caciones al contrato.

.44.5. ipos de contratos Condiciones Particulares deContratacinB......4A9)D8

I....5:A9)D8II...55

!. Introduccin.

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Eo+ d*a0 la ma+or parte de las contrataciones adelantadas pororganismos internacionales se encuentran *ntimamenteligadas a actividades de cooperacin para avorecer eldesarrollo0 es por ello $ue e2isten toda una serie deinstituciones + ondos multilaterales + bilaterales0 $uedisponen de instrumentos dedicados a la cooperacininternacional.

;entro de este conte2to0 cada ve= con ma+or recuencia0 la'ecretar*a (eneral de la Comunidad Andina en lo adelante0'(CAB se ve obligada a relacionarse con terceras personas0 +asea0 para contratar bienes + servicios colocndola en eldilema de cmo seleccionar al vendedor ms idneo paracelebrar el contrato $ue resulte en las me


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)l >anual0 tambi#n se propone e2plicar cmo las normascontenidas en el Reglamento permiten reali=ar procedimientose2itosos en los dierentes tipos de contratos $ue se adanual de cilcomprensin + aplicacin0 + constitu+a una 1erramienta tilpara la plani,cacin0 e


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Cooperacin o similar0 + el Acuerdo seGala e2presamenteen una de sus clusulas $ue debes regirte por otroprocedimiento $ue no es el de la '(CAF

bB Cuando te propones contratar uncionarios-FcB Cuando te propones contratar servicios bancarios o

,nancierosFdB Cuando recibes un bien o un servicio a consecuencia de

una donacin40 oFeB Cuando suscribes un convenio con una entidad pblica0

salvo $ue dic1o convenio tenga por obanual0 la ad$uisicin es unproceso $ue comprende todas las actividades necesarias parala compra o al$uiler de bienes0 obras + servicios0 inclu+endo laplani,cacin0 preparacin0 ad


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'e re,ere a asegurar la compra de bienes + servicios de lacalidad0 en la cantidad + en el momento correctos0asegurando precios ra=onables. As* mismo0 se pretende $ueplani,$ues + programes las ad$uisiciones. )ste principio teindica $ue debes minimi=ar los costos totales de gestin delproceso interno en inter#s del presupuesto general de la'(CA.

2.. "rato igualitario0

Ea+ $ue actuar de modo imparcial + debes tratar a todos loscompetidores de la misma manera. Los criterios de seleccin+ evaluacin deben elaborarse de orma ob


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2.5. Conservaci6n de documentos- arc7ivos y unidaddel e8pediente0

odas las actividades + pasos $ue realices para llevar a caboun procedimiento de ad$uisicin debes documentarlo +mantenerlo en arc1ivos0 *sicos o digitales. ;e acuerdo a losprincipios de transparencia + responsabilidad de gestindebes llevar un e2pediente nico $ue contenga todos losdocumentos de la licitacin0 ormato completado de laautori=acin de inicio del procedimiento ,rmado0 inormacinsobre las uentes para la identi,cacin de posiblesproveedores0 t#rminos de reerencia0 especi,cacionest#cnicas0 cartas0 convocatorias0 instrucciones0

correspondencias0 comunicaciones0 memorandos0 correoselectrnicos0 comunicaciones telenicas0 actas0 listas cortas0oertas + solicitudes recibidas0 notas0 recibos de a20 inormes0disposiciones administrativas0 noti,caciones0 aceptacin de laad


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bienes + servicios. 'i tienes algn inter#s personal o comercialno debes participar de ninguna manera en el procedimientode ad$uisicin0 los conJictos de inter#s5 deben revelarseinmediatamente. 9o olvides $ue ests utili=ando ondospblicos por lo $ue debes mantener especial cuidado en lasacciones emprendidas + en los compromisos $ue planeasad$uirir. )s por ello0 $ue debes actuar con integridad en todaslas relaciones de negocios0 tanto uera como dentro de la'(CA en todas las relaciones con los cooperantes0 gobiernos0donantes0 asociados + pblico en general.

2.!. =omento de la Participaci6n Subregional Andina0

Eabr procedimientos de ad$uisicin en los cuales podrs

propiciar la participacin de personas naturales + iembros de la Comunidad Andinamediante el diseGo de criterios de evaluacin basados enorigen o nacionalidad.

odos estos principios se pueden resumir as*

No debes establecer obstculos a la participacin, hayque apuntar a la obtencin de la mxima efcienciaeconmica, brindar transparencia absoluta y reducir ladiscrecionalidad de manera que los contratos seadjudiquen en base a procedimientos claros y

preestablecidos.

-. 7A') PR)C89RAC3AL.

-.!. Plani,cacin de las ad$uisiciones.

La plani,cacin de las ad$uisiciones abarca varios niveles deplaneamiento dependiendo de la estructura de laorgani=acin0 cada nivel se encuentra *ntimamente vinculadoal otro0 + entre todos0 generan la inormacin necesaria deplani,cacin brindando una pro+eccin de las necesidades dead$uisicin de toda la organi=acin.

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Como e


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)l ob


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Los #rminos de Reerencia se inclu+en en el e2pediente + seconvertirn en un ane2o del contrato celebradoposteriormente0 a ra*= de la ad


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-.4. Investigacin de mercados.

)ste proceso proporciona inormacin sobre los productos +sus especi,caciones0 lo $ue contribu+e a determinar elprocedimiento de ad$uisicin $ue vas a emplearF de igualmodo0 en este proceso identi,cas a potenciales vendedoreselegibles0 estimas los costos + te actuali=as con lascondiciones de la oerta e2istentes en el mercado a nivel localo internacional.

-.4.!. Identi,cacin de potenciales contratistas.

'e recomienda para la bs$ueda de potenciales proveedores

o contratistas utilices varias de las 1erramientas $ue semencionan a continuacin

Hase de ;atos Comn de la 'ecretar*a (eneral de laComunidad AndinaF

)2presiones de Inter#s!:0 $ue se utili=a cuando e2istenecesidad de recabar inormacin0 por lo general cuandoel producto o servicio re$uerido no 1a sido ad$uirido conanterioridad por la '(CA0 o estos son novedososF

7uentes internas de inormacin!!0 oF 7uentes e2ternas de inormacin!&.

Base deDatos

om!n de la"#$

%n&itacinsolicitando'xpresionesde %nter(s

)uentesinternas dein*ormacin

)uentesexternas dein*ormacin

+u( es- )s la base dedatos principalde la '(CA.

)s un aviso$ueproporcionainormacin de

carctergeneral acual$uierinteresadosobre losre$uisitos deobras0 bienes +servicios de

'on las listascortasanteriores0contratos

anteriores0 oinormacinobtenida enuna consultacon otroscolegas.

'on las basesde datos deotrasorgani=aciones0

datoscontenidos enrevistascomerciales0reerenciasobtenidas deInternet0catlogos0

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uturasad$uisicionesde la '(CA.

Cmaras deComercio.

+araqu(sir&e-

e oreceinormacinactuali=ada de

contratistas +proveedoresFas* como deproductos0e$uipos0materiales +serviciosorecidos por#stos.

e a+uda aobtenerinormacin

sobrecapacidades +disponibilidadde potencialesoerentes +sobre obras0bienes oservicios $ue#stos proveen.A+udan amanteneractuali=ada la

Hase de ;atos."uienese2preseninter#s podrnserconsideradospara listascortas.

e oreceinormacinpara

identi,carpotencialesproveedores ocontratistas.

e oreceinormacinvaliosa para la

bs$ueda depotencialesproveedores ocontratistas.

+ublicidad-

'e anuncia enel sitio Meb dela '(CA por unlapso m*nimode / dascontinuos.;ependiendode lanecesidadpuedepublicarse enotros sitiosMeb0 radiolocal0 prensa orevistasespeciali=adas.

oda la inormacin $ue obtengas durante este proceso tienes$ue documentarla en el e2pediente0 esto permitir conocerlas ra=ones por las cuales se seleccion un tipo deprocedimiento en lugar de otro.

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Para inormacin adicional sobre Invitacin solicitando)2presiones de Inter#s utili=a el ormato A-.

-.4.&. )stimacin de costos.

Consiste en reali=ar una apro2imacin o prediccin basada eninormacin disponible en un momento dado0 se puedee2presar en unidades monetarias nuevos soles0 dlares0euros0 etc.B0 + en algunos casos podrs emplear otrasunidades de medida0 como las 1oras de traba


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$icitaci6nCerrada

Carta deInvitacin

8bras0 Hienes +'ervicios 5 34,444 1"D

"al&oexcepciones &er

6.7.8.9.

:9,744 1"D

'olicitud dePropuestas

8bras + 'ervicios

Invitacin a

Coti=ar

8bras0 bienes +

serviciosAdudicaci6n%irecta

Carta deInvitacin

8bras0 bienes +servicios

"lo en casosexcepcionales.

Al anali=ar los procedimientos de ad$uisicin debes considerar$ue la Licitacin Cerrada + la Ad


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Contenido ;escripcin de losre$uisitos de maneracualitativa +cuantitativa.

9o se pueden de,nir nicualitativa nicuantitativamente losre$uisitos. Los productosre$ueridos se puedenalcan=ar en una

variedad de maneras.Ea+ libertad para orecersoluciones al problema$ue se pretende resolvercon la contratacin.

Ane8os Instrucciones para lapresentacin de oertas

Instrucciones para lapresentacin de oertas

"ipo de adquisici6n 8bras0 Hienes +'ervicios

8bras + 'ervicios

%ivulgaci6nelectr6nica Boptativo

'iempre $ue segarantice la distribucinigualitaria0 en t#rminosde su contenido +oportunidad de entrega.

'iempre $ue segarantice la distribucinigualitaria0 en t#rminosde su contenido +oportunidad de entrega.

aB Convocatoria Pblica a Licitar )s un anuncio en el $ue sedescriben las especi,caciones estndar donde los re$uisitosse pueden e2presar de manera cualitativa + cuantitativa0 seutili=a para la ad$uisicin de obras0 bienes o servicios0 en estecaso se de,nen los re$uisitos en t#rminos de re$uisitosm*nimos.

bB 'olicitud de Propuestas La 'olicitud de Propuestas seutili=a para la ad$uisicin de obras o servicios0 cuando no sepueden de,nir ni cualitativa ni cuantitativamente en lost#rminos de reerencia0 por e


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Supuesto /0Cuando el precio estimado del contrato esmenor de 3'; /:0:::.

Supuesto 20Cuando la oerta o la disponibilidad de lasobras0 bienes o servicios $ue deseas ad$uirir es limitada0condicin $ue +a 1as determinado luego de lainvestigacin de mercados0 en este supuesto no importael monto de la contratacin.

Supuesto 0 Cuando solicitas e2presiones de inter#s0caso en el cual la ad$uisicin se reali=a mediante elprocedimiento de Licitacin Cerrada0independientemente del valor estimado de lacontratacin.

)n los tres casos anteriores0 los m#todos de solicitud deoertas son la Carta de Invitacin o la 'olicitud de Propuestas0donde slo participarn los oerentes preseleccionadosincluidos en una lista corta.

Adicionalmente0 debes saber $ue cuando el precio estimadodel contrato es igual o menor a 3'; &05::0 el procedimiento

es el siguiente

Inicia un procedimiento de Licitacin Cerrada. 'olicita coti=aciones mediante 'nvitaci6n a CotiDar. No se convoca al Comit# de Contratacin0 +a $ue t

sers el responsable de la evaluacin de las oertas. 'olicita como m*nimo tres -B coti=aciones a dierentes

proveedores o vendedores a ,n de obtener precioscompetitivos.

)l criterio de ad


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solicitar las oertas en el procedimiento de Licitacin Cerrada0para ello debes saber

arta de%n&itacin

"olicitud deropuestas

%n&itacin aoti2imo :/ d*as1biles0 m*nimo:- d*as 1bilescontados apartir del d*asiguiente delrecibo de laInvitacin.

Contenido ;escripcin de losre$uisitos demanera cualitativa+ cuantitativa.

9o se puedende,nir de maneracualitativa +cuantitativa los

re$uisitos. Losproductosre$ueridos sepueden alcan=aren una variedadde maneras. Ea+libertad paraorecer solucionesal problema $uese pretendesolucionar con lacontratacin.

;escripcin delos re$uisitosde maneraclara + precisa0

seGalando lascondiciones +orma de pago0la cantidadre$uerida0 ellapso + lugar deentrega.

Ane8os Instrucciones parala presentacin deoertas.

Instruccionespara lapresentacin deoertas.

'lo lainvitacin.

"ipo deadquisici6n

8bras0 Hienes +'ervicios.

8bras + 'ervicios. 8bras0 Hienes +'ervicios.

%ivulgaci6nelectr6nica

'e debe evitar ladivulgacin de las

'e debe evitar ladivulgacin de las

'iempre $ue segarantice la

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Boptativo listas cortas entrelos competidores0por lo $ue seenviarn los datosde orma individuala cada uno de

ellos.

listas cortas entrelos competidores0por lo $ue seenviarn losdatos de ormaindividual a cada

uno de ellos.

distribucinigualitaria0 ent#rminos de sucontenido +oportunidad deentrega.

aB Carta de Invitacin Como su nombre lo seGala es unainvitacin dirigida a cada uno de los participantespreviamente seleccionados en una lista corta donde sedescriben las especi,caciones estndar de lo $ue se re$uierede manera cualitativa + cuantitativa0 se utili=a para laad$uisicin de obras0 bienes o servicios0 en este caso sede,nen los re$uisitos en t#rminos de re$uisitos m*nimos.

bB 'olicitud de Propuestas La 'olicitud de Propuestas seutili=a para la ad$uisicin de obras o servicios0 cuando no sepueden de,nir ni cualitativa ni cuantitativamente en lost#rminos de reerencia0 por e


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A1ora bien0 si 1as pro+ectado $ue el re$uerimiento puedaaumentar su valor acumulativo a uturo0 por el mismopropsito + con el mismo proveedor0 debes considerar otrosm#todos de solicitud de oertas.

Para inormacin adicional sobre Carta de Invitacin0 'olicitudde Propuestas e Invitacin a Coti=ar utili=a los ormatos A!:0A!! +A!&0 respectivamente.

-.5.!.-. Cundo procede la Ad


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la necesidad sub+acente dentro decual$uier alternativa posible.

Cuando la e2istencia previa de uncontrato implica la ad$uisicin debienes o servicios complementariosde una uente nica de suministro.

)sta e2cepcin se e?lamento.

-.5.!.4. Cundo se entiende raccionada una ad$uisicin

)l raccionamiento ocurre cuando +a conoces de antemano lacantidad de un bien o de un servicio $ue re$uieres0 entoncesdecides reali=ar mltiples compras a un mismo proveedorevadiendo intencionalmente los umbrales monetariosseGalados en el Reglamento0 impidiendo la competencia +per


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producto + al mismo proveedor0 durante seis meses continuoso no de un e


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debern poseer los conocimientos t#cnicos necesarios parapronunciarse sobre la evaluacin de las oertas.

)l 'ecretario del Comit# siempre ser un representante de la3nidad de Compras + Contrataciones + no desempeGa laboresevaluadoras sino de apo+o administrativo.

)n un lapso de tres -B d*as 1biles deber*as tener respuesta atu solicitud.

Para inormacin adicional sobre la Autori=acin de Inicio delProcedimiento utili=a el ormato A4.

-./. Comit# de Contratacin.

A los tres -B d*as 1biles siguientes a la emisin de laAutori=acin del Inicio del Procedimiento!-0 la 3nidad deCompras + Contrataciones ser la responsable de constituirlos Comit#s de Contratacin.

Antes de $ue el Comit# de Contratacin se rena todos susintegrantes estn obligados a suscribir la ;eclaracin Nuradade Imparcialidad + Con,dencialidad utili=ando el ormato A5.

-./.!. Cuando NOse constitu+e el Comit# de Contratacin

'n las licitaciones cerradas cuando el monto de la contratacines menor o i?ual a 1"D 9,744, caso en el cual el rearesponsable de la adquisicin e&aluar como m@nimo tres A6coti


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'e recomienda $ue cada ve= $ue se ad$uiera de maneraregular un determinado bien o servicio0 la lista corta seactualice cada ve= $ue se elabore0 a ,n de considerar nuevospotenciales oerentes para me


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estndar sin la aprobacin previa dada por escrito del 'ervicioNur*dico.

Las Instrucciones para la presentacin de oertas deben incluirtoda la inormacin relevante con respecto al procedimientode ad$uisicin de $ue se trate + las condiciones de lacontratacin0 +a $ue ningn re$uisito adicional podr serincluido despu#s de $ue se d# por concluido el proceso derecepcin de oertas.

Ea+ $ue ser mu+ cuidadoso en la preparacin de lasInstrucciones para la presentacin de oertas indicando losdocumentos necesarios para la elaboracin de una oertacompleta por parte de los potenciales participantes0 es decir0

se debe proporcionar la inormacin detallada para $ue lasoertas recibidas est#n conormes con todos los t#rminos0condiciones + especi,caciones indicados en las Instrucciones.

Las Instrucciones para la presentacin de oertascomprenden

Los #rminos de Reerencia o )speci,caciones #cnicas. Los ormatos para la presentacin de oertas0 inclu+endo

el ormato de garant*as e2igidas0 ormulario deinormacin bsica0 ormato de declaracin


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Para recibir consultas + solicitudes de aclaracin m2imosiete /B d*as continuos + m*nimo tres -B d*as continuoscontados desde la publicacin de las Instrucciones.

Para dar respuesta a las consultas + solicitudes deaclaracin m2imo cinco 5B d*as 1biles.

'e solicitar a los oerentes $ue mantengan la valide= desus oertas m*nimo sesenta %:B d*as continuos +m2imo noventa 6:B d*as continuos.

en presente la importancia de la co1erencia $ue debe e2istirentre los criterios de evaluacin especi,cados en lasinstrucciones para la presentacin de oertas0 + el m#todo deevaluacin $ue utili=ars para seleccionar a un proveedor ocontratistaF por lo tanto0 es crucial incluir los criteriosapropiados para asegurarse $ue el procedimiento dead$uisicin sea e2itoso.

-.6.!. "u# son los criterios de evaluacin

'on las unidades de medida $ue nos permiten evaluar + conello ad


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Caracter*sticas t#cnicas potencia0 consumo de energ*a0medidas0 color0 capacidad disponible0 e$uipo re$ueridopara emprender la tareaB

Calidad tipo de materiales0 certi,caciones0 t*tulosB

;isponibilidad de servicio t#cnico 1orarios0 cantidad deagentes en el pa*sB Costo de mantenimiento costos del ciclo de vida del

producto0 costo operacionalB iempo de entrega ;istancia0 tiempo de respuestaB

Recuerda0

'l precio no es el !nico criterio de e&aluacin.)


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;e : a !:: !::

)valuacin )conmicaCriterio ! S Precio 4:

Precio Puntos

Precio m*nimo oertado !::'egundo precio m*nimo oertado :

Resto de precios m*nimos oertados &:

Para inormacin adicional sobre las Instrucciones para lapresentacin de oertas utili=a el ormato A.

-.!:. Publicidad de las Instrucciones para la presentacin deoertas.

Antes de divulgar las Instrucciones0 el Comit# de Contratacindebe veri,car la adecuacin de su contenido con laAutori=acin $ue dio inicio al procedimiento de ad$uisicin +los #rminos de Reerencia o )speci,caciones #cnicas.

)n los procedimientos de Licitacin Abierta las Instruccionespara la presentacin de oertas estarn a disposicin de todoslos interesados en el sitio Meb de la '(CA0 tambi#n puedenser anunciados en los sitios Meb de otras organi=aciones0 en

la radio local0 entidades pblicas o privadas0 prensa local orevistas especiali=adas0 para $ue los interesados puedanacceder + consultar la inormacin sobre las condiciones delprocedimiento.

)n los procedimientos de Licitacin Cerrada las Instruccionespara la presentacin de oertas se entregarn nicamente alos oerentes incluidos en las listas cortas + sern distribuidaspor cual$uier medio $ue sea seguro e idneo + de


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'i las Instrucciones para la presentacin de oertas sondivulgadas por cual$uier medio electrnico0 debes procurar$ue e2ista un tratamiento igualitario a todos los competidores+ $ue la inormacin sea recibida por todos al mismo tiempoFno obstante0 en los procedimientos de Licitacin Cerradadebes asegurarte $ue los datos personales de los oerentespreseleccionados incluidos en la lista corta no sea divulgado alos dems competidores.

-.!!. >odi,caciones0 aclaraciones0 correcciones de errores oinormacin adicional en las Instrucciones para lapresentacin de oertas.

Las modi,caciones son posibles siempre + cuando sucedan

antes de $ue ven=a el lapso para la presentacin de oertas0de manera $ue todos los participantes tengan su,cientetiempo para incluir los cambios correspondientes a susoertas.

;icitacin $bierta ;icitacin errada $djudicacin DirectaLas modi,cacionesaclaraciones0 correccionesde errores oinormaciones adicionalesse colocan en el sitio Mebde la '(CA.

Las modi,cacionesaclaraciones0correcciones deerrores oinormacionesadicionales senoti,carn a cada unode los oerentes porigual.

Para ma+orinormacin utili=a elormato A/.

Las modi,cacionesaclaraciones0 correccionesde errores o inormacionesadicionales se noti,carnal nico oerente.

Para ma+or inormacinutili=a el ormato A/.

'i la modi,cacin implica un cambio sustantivo del contenidode las Instrucciones0 esto dar lugar a la nulidad delprocedimiento!4.

-.!&. Recepcin de oertas.

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)l 'ecretario del Comit# de Contratacin ordenarcronolgicamente las oertas recibidas0 las revisar0custodiar + registrar conorme al ormato A!4.

Las oertas rec1a=adas en esta etapa de recepcin no sernabiertas.

Las modi,caciones reali=adas por los oerentes a sus oertasdespu#s de vencido el lapso para la presentacin de oertassern rec1a=adas.

-.!-. Apertura de oertas.

Para la apertura de las oertas deben estar reunidos todos los

miembros del Comit# de Contratacin a ,n de veri,car $uetodas las ormalidades indicadas en las Instrucciones para lapresentacin de oertas sean cumplidas0 esto se re,ere a

"ue los oerentes sean elegibles0 es decir0 $ue no est#nimpedidos de participar0 revisa el art*culo !: delReglamento para ma+or inormacin.

"ue los oerentes no est#n incluidos en el 'istema deAlerta.

"ue la oerta sea presentada de orma correcta0 pore


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La ausencia u omisin de la ,rma del representante legalen el documento contentivo de la oerta0 se asumir $uees un error involuntario cuando el representante legalaparece ,rmando otro documento ad


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t#cnicas sonconsideradassatisactorias.Cuando losre$uisitos soncomple


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DT punta


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acuerdo a locontemplado en lasInstrucciones parala presentacin deoertas.

preestablecida.

EC6mo se

declaraF

;isposicin

Administrativa

;isposicin

Administrativa

;isposicin

Administrativa&:ectos 'e puede iniciar un

nuevoprocedimiento0siempre + cuandosea ms idneo$ue el anterior.

'e entiende comosi no se 1ubierareali=ado ningunaactuacin0 elprocedimiento de$ue se tratedesaparece delmundo


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'i bien es cierto $ue antes de la ad


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)s el instrumento


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La persona natural $ue resulte ad


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bienes oservicios porun valor igualo inerior a3'; &05:: ocuando el

traba


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para corregirerroresmateriales.

estnacompaGadosde unaumento en elprecio delcontrato

prrrogasB.

alcance delcontratoprrrogasB.

Para inormacin adicional sobre tipos de contratoCondiciones Particulares de ContratacinB utili=a el ormatoA&!.

CAP(")$O S&G)N%OS)#&NC'ON&S

!. "u# es una subvencinA los eectos de este >anual0 una subvencin es cual$uierrecurso o ondo0 en dinero o en especie0 no reembolsable0otorgado por la '(CA con el ob


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2.. Principio de isibilidad/


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estrategias + acciones concretas de intervencin de acuerdo alo $ue se decida para cada eanual0 puede acilitar las labores de plani,cacinpara el otorgamiento de subvenciones.

-.&. 'eleccin del procedimiento para el otorgamiento desubvenciones.

Para determinar la modalidad de otorgamiento desubvenciones debes tomar en cuenta la naturale=a0 elcarcter t#cnico + los obodalidades de otorgamiento.

/ipos demodalidades

"upuestos ublicidad aracter@sticas

ConcursoAbierto

!. Cuando elinteresadocumple con todoslos re$uisitosespec*,cos

seGalados en laInstruccionespara lapresentacin desolicitudes.

ConvocatoriaPblica de'ubvencin.

!. 'on la reglageneral.&. Re$uieren laelaboracin deInstrucciones para

la presentacin desolicitudes.-. Re$uieren de laconormacin deun Comit# de)valuacin.4. 'e otorgan sloa a$uellos $ue1an presentado lacorrespondiente'olicitudcumpliendo conlos re$uisitosespec*,cosseGalados en lasInstrucciones.5. 'uotorgamiento sedeclara mediante;isposicin

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Administrativa.Otorgamiento

%irecto!. )mergencias.&. Catstroes9aturales.-. 'ituaciones deRiesgo 'ocial.

9o re$uiere lapublicacin deconvocatoria.

!. )s e2cepcional0por lo $ue sedebe


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Pero siempre considera $ue se pueden conormar Comit#s AdO1oc para supervisar el uso de la subvencin.

-.-. )laboracin de las Instrucciones para la presentacin desolicitudes.

'on las bases o condiciones $ue regulan los procedimientosde Concurso Abierto se denominan KInstrucciones para lapresentacin de solicitudes0 las cuales contienen toda lainormacin relevante $ue permitir a los potencialessolicitantes conocer los re$uisitos de participacin0condiciones de otorgamiento + criterios de evaluacin para laadecuada presentacin de las solicitudes de subvencin.

Ea+ $ue ser mu+ cuidadoso en la preparacin de lasInstrucciones para la presentacin de solicitudes indicando losdocumentos necesarios para la elaboracin de las solicitudescompletas por parte de los potenciales solicitantes0 es decir0se debe proporcionar la inormacin detallada para $ue lassolicitudes recibidas est#n conormes con todos los t#rminos0condiciones + especi,caciones indicados en las Instrucciones.

Las Instrucciones para la presentacin de solicitudescomprenden

)l ormato para la presentacin de solicitudes0inclu+endo el ormato de garant*as cuando corresponda0ormulario de inormacin bsica0 ormato de declaracin


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'on las unidades de medida $ue nos permiten evaluar laidoneidad de las solicitudes de subvencin + con ellodeterminar la conveniencia del ,nanciamiento.

)stos criterios se establecen considerando la naturale=a de lasacciones0 actividades0 pro+ectos o programas $ue sernsubvencionados0 el riesgo $ue implica la implementacin deesas iniciativas0 la capacidad t#cnica + ,nanciera de lossolicitantes0 sus socios&:+ cual$uier otro antecedente $ue searelevante para el otorgamiento de la subvencin.

As* mismo0 los criterios de evaluacin se basan en la situacin


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Recuerda $ue0

;a in*ormacin adicional o complementaria elaborada aconsecuencia de las consultas, pre?untas o solicitudes de

aclaracin se comunicarn a todos los solicitantes a tra&(s delsitio Eeb de la "#$

Para presentacin de solicitudes m*nimo treinta -:B d*ascontinuos0 contado desde el d*a siguiente a la ec1a depublicacin de la Convocatoria Pblica de 'ubvencin.Para garanti=ar la calidad de las solicitudes recibidas serecomienda considerar en la Convocatoria un lapsora=onable para su presentacin.

)n las Instrucciones debe seGalarse $ue todos losbene,ciarios tienen la obligacin de seguir las pol*ticas +procedimientos de la '(CA para la ad$uisicin de obras0bienes o servicios0 es decir0 les sern aplicables las normascontenidas en el Reglamento&!.

Para inormacin adicional sobre Instrucciones para lapresentacin de solicitudes utili=a el ormato H!.

-.4. Autori=acin del Inicio del Procedimiento.

"uien elabora la Autori=acin del Inicio del Procedimiento esel responsable de seleccionar el procedimiento para elotorgamiento de la subvencin + cuando corresponda elaboralas Instrucciones para la presentacin de solicitudes.

La Autori=acin del Inicio del Procedimiento contiene laveri,cacin de la previsin presupuestaria + la indicacin del

procedimiento a seguir.Cuando la modalidad de otorgamiento de subvenciones sea el8torgamiento ;irecto0 la debes


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desembolsos + los mecanismos de control $ue regularn eluso del ,nanciamiento.

A$u* debes postular a las personas $ue desempeGarnunciones evaluadoras en el seno del Comit# de )valuacin.)ste Comit# estar integrado al menos por cinco 5B miembrospueden ser ms pero siempre en nmeros imparesB $uienesdebern poseer los conocimientos t#cnicos necesarios parapronunciarse sobre la evaluacin de las solicitudes.

9o olvides $ue0

'n cada omit( debe estar representada el rea t(cnica delmbito de la acti&idad o accin a sub&encionar, y cuandocorresponda, habr una representacin proporcional de lasre?iones o pa@ses miembros donde se implementar lasub&encin.

)l 'ecretario del Comit# siempre ser un representante de la3nidad de Compras + Contrataciones + no desempeGa laboresevaluadoras sino de apo+o administrativo.

)n un lapso de tres -B d*as 1biles deber*as tener respuesta atu solicitud.

Para inormacin adicional sobre la Autori=acin de Inicio delProcedimiento utili=a el ormato H&.

-.5. Comit# de )valuacin.

A los tres -B d*as 1biles siguientes a la emisin de laAutori=acin del Inicio del Procedimiento&&0 la 3nidad deCompras + Contrataciones ser la responsable de constituirlos Comit#s de )valuacin utili=ando el ormato H-.

Antes de $ue el Comit# de )valuacin se rena todos susintegrantes estn obligados a suscribir la ;eclaracin Nuradade Imparcialidad + Con,dencialidad utili=ando el ormato H4.

-.5.!. Cuando NOse constitu+e el Comit# de )valuacin

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)n los procedimientos de 8torgamiento ;irecto0 pero sepodrn crear Comit#s AdO1oc para la supervisin de uso de lasubvencin.

-.%. Publicacin de la Convocatoria Pblica de 'ubvencin.

)s un anuncio en el $ue se indica el ob


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Para la apertura de las solicitudes debern estar reunidostodos los miembros del Comit# de )valuacin.

La apertura de las solicitudes tendr lugar dentro de los tres-B d*as 1biles siguientes de la ec1a l*mite establecida parasu recepcin.

)n esta etapa preliminar se e2clu+en las solicitudes $ue noest#n conormes con los criterios ormales de evaluacinestablecidos en las Instrucciones para la presentacin desolicitudes.

Para inormacin adicional sobre apertura de solicitudesconsulta el ormato H.

-.6. Proceso de evaluacin.

La evaluacin de cada una de las solicitudes o pro+ectos es unproceso individual + espec*,co0 ra=n por la $ue los tiemposde evaluacin pueden variar entre una iniciativa a otra.

Para la evaluacin se 1ar uso de una 1erramienta conocidacomo KAnlisis de Riesgo del Hene,ciario0 $ue tiene como

ob


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'eccin IIIIdenti,cacin de riesgos de implementacin +sectoriales de la accin0 actividad0 pro+ecto o programa+ si contempla medidas de mitigacin a ser reali=adasdurante su e


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)l Inorme de )valuacin contiene las recomendaciones delComit# de )valuacin0 las cuales pueden ser

Procedimientodesierto

Nulidad delProcedimiento

Otorgamiento

Supuestos !. Cuando ningunasolicitud 1a+a sidopresentada.&. Cuando todas lassolicitudes resultenrec1a=adas o lossolicitantes seandescali,cados deacuerdo a locontemplado en lasInstrucciones parala presentacin de

solicitudes.

!. Cuando se 1a+aneectuado cambiossustantivos a lasInstrucciones parala presentacin desolicitudesF +a seapor modi,cacioneso cambioseectuadosdespu#s de sudivulgacin.

!. Luego de laevaluacin +veri,cacin deantecedentes0 sedeterminan lassolicitudes $uesernsubvencionadas.

EC6mo sedeclaraF

;isposicinAdministrativa



&:ectos 'e puede iniciar unnuevoprocedimiento.

'e entiende comosi no se 1ubierareali=ado ningunaactuacin0 todo elprocedimiento esnulo. 'e puededeterminar laposibilidad deiniciar un nuevo

procedimiento.

La suscripcin deun contrato. Losondos otorgadosno sernnecesariamenteiguales a losmontos solicitados0lo cual dependerde la

consideracin +aprobacin porparte del Comit#de )valuacin +del anlisis de lasolicitud. La3nidad deCompras +Contrataciones esresponsable depublicar en el sitioMeb de la '(CA

una brevedescripcin de lassubvencionesotorgadas.

Para inormacin adicional sobre el Inorme de )valuacin + la;isposicin Administrativa utili=a los ormatos H +H!5.

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)l Inorme de )valuacin se remite


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Abandono de la subvenci6nSupuestos !. "ue los solicitantes seleccionados se nieguen a ,rmar el

contrato.&. "ue los solicitantes seleccionados modi,$uensustancialmente los t#rminos + condiciones de sussolicitudes.

EC6mo sedeclaraF

;isposicin Administrativa

&:ectos 'e declara la anulacin de la ;isposicin Administrativa$ue acord el otorgamiento de la subvencin.

4. 7A') C89RAC3AL.

4.!. "u# es un contrato

)s el instrumento


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4.-. "ui#nes ,rman el contrato

Por la '(CA le corresponde al 'ecretario (eneral o a lapersona $ue #ste designe o delegue.

)n el caso del bene,ciario el contrato se ,rma as*

La persona natural $ue resulte bene,ciada con la subvencin0con la presentacin de su documento de identidad.

Las personas odi,caciones al contrato.

Los contratos podrn ser modi,cados slo cuando lasCondiciones Particulares de Contratacin as* lo estable=cane2presamente0 en todo caso0 cual$uier modi,cacin o adicinal contrato debe responder a motivos


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La '(CA0 individualmente ocon


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AN&O '

/area >esponsabl e

;apso )ormato bser&aciones

hecFAG

)valuacin dela necesidad.

Zrea t#cnica$ue re$uiereo solicita laobra0 el bieno el servicio.

;e,nicin denecesidadesimplicadescribir losre$uisitos$ue debecumplir la

obra0 bien oservicio $uese va aad$uirir.

Preparacinde los

#rminos deReerencia o)speci,caciones #cnicas.

Zrea t#cnica$ue re$uierela obra0 elbien o elservicio.

A/A2

#rminos deReerenciaContratacinde serviciosincluidos losdeConsultor*a.)speci,cacio

nes #cnicasAd$uisicinde obras +bienes.

Investigacinde mercados.

Zrea t#cnica$ue re$uierela obra0 elbien o elservicio0 conapo+o de la

3nidad deCompras +Contrataciones.

A Hase de;atosComn de la'(CA0)2presionesde Inter#s0

7uentesinternas +e2ternas deinormacin.

)stimacinde costos.

Zrea t#cnica$ue re$uierela obra0 elbien o el

)valuacincuantitativade los costosprobables de

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servicio0 conapo+o de la3nidad deCompras +Contrataciones.

los recursosnecesariosparacompletarunaactividad.

;eterminacin delprocedimiento dead$uisicin.

Zrea t#cnica$ue re$uierela obra0 elbien o elservicio.

A3 ipos deprocedimientos LicitacinAbierta0LicitacinCerrada +Ad


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Procedimiento.

m*nimo tres-Bcoti=acionesLicitacinCerradaOInvitacin a

Coti=arB.

'uscripcinde la;eclaracin

Nurada deImparcialidaduCon,dencialidad.

'ecretariodel Comit#3nidad deCompras +ContratacionesB

Antes decual$uierreunin delComit#.

A5 odos losintegrantesdel Comit#estnobligados a,rmarla.

)laboracinde la ListaCorta.

Comit# deContratacin.

Antes deelaborar lasInstrucciones para lapresentacin deoertas.

A9 'olamenteenprocedimientos deLicitacinCerrada0basado en elestudio deinvestigacindemercados.

Preparacinde lasInstruccionespara lapresentacinde oertas.

Comit# deContratacin.

Plan deAd$uisiciones.

Aesponsabl e

;apso )ormato bser&aciones

hecFAG

;eterminacin de lamodalidadpara elotorgamientode lasubvencin.

Zrea t#cnicaencargadadelprocedimiento.

#2 ipos deprocedimientos ConcursoAbierto +8torgamiento;irecto.

@eri,cacindedisponibilidadpresupuestaria.


#2 ;e acuerdo alo $ue decidapara cadae*nimo cinco

5B miembrosevaluadores.Representacin del reat#cnica delmbito de laactividad oaccin asubvencionar0+ cuandocorresponda01abr

representacin proporcionalde lasregiones opa*sesmiembrosdonde seimplementarla

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subvencin.)laboracinde laAutori=acinde Inicio delProcedimient

o.


#2 8torgamiento;irecto

Nusti,car losmotivos de ladecisin0

identi,carbene,ciariosB0 monto de lasubvencin0cronogramadedesembolsos+ mecanismosde control.

7irma de laAutori=acinde Inicio delProcedimiento.

7uncionariocompetente.

- d*as1bilessiguientes asurecepcin.

#2 'i no seautori=atermina elprocedimiento + se arc1ivael e2pediente.

Constitucindel Comit# de)valuacin.

3nidad deCompras +Contrataciones.

- d*as1bilessiguientes ala ec1a deemisin delaAutori=acinde Inicio delProcedimiento.

# )l8torgamiento;irecto nore$uiereconstituirComit# de)valuacin0en este caso0se podrncrear Comit#sAdO1oc parasupervisar eluso de lasubvencin.

'uscripcinde la;eclaracin

Nurada deImparcialidaduCon,dencialidad.

'ecretariodel Comit#de)valuacin3nidad deCompras +ContratacionesB

Antes decual$uierreunin delComit#.

#3 odos losintegrantesdel Comit#estnobligados a,rmarla.

Publicacinde lasInstruccionespara lapresentacinde

'ecretariodel Comit#de)valuacin3nidad deCompras +

#4 ConcursoAbiertoConvocatoriaPblica de'ubvencin.8torgamiento

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solicitudes. ContratacionesB.

;irecto 9o sere$uiere lapublicacindeconvocatoria.

'esin

Inormativa.

Comit# de

)valuacin.

;espu#s de

publicada laConvocatoria Pblica de'ubvencin.

'e podr

indicar en laConvocatoriala ec1a + ellugar dondese llevarn acabo.

Recepcin deconsultas0preguntas osolicitudes deaclaracin.

Comit# de)valuacin.

>2. !5d*ascontinuosantes de$ue ,naliceel lapso deentrega desolicitudes.

Respuesta alas consultaso solicitudesde aclaracin.

Comit# de)valuacin.

>2. / d*ascontinuosantes de$ue ,naliceel lapso deentrega desolicitudes.

#5 Lainormacinadicional ocomplementaria secomunicar atodos lossolicitantes atrav#s delsitio Meb dela 'ecretar*a(eneral de laComunidadAndina

Recepcin desolicitudes.

'ecretarioComit# de)valuacin.

'egn loestipuladoen lasInstrucciones.

#9 (uardar lassolicitudes enlugar seguro1asta suapertura.

Apertura desolicitudes.

Comit# de)valuacin.

- d*as1bilessiguientesde la ec1al*mite parasurecepcin.

#

manual de adquisiciones y subvenciones de la sg-can

Documents