ACCESS 2000

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de informacin organizada sistemticamente. En la terminologa propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.Un registro est formado por el conjunto de informacin en particular.Un dato es la interseccin entre un campo y un registro.Ejemplo:

COLUMNAS

NombreApellidosPoblacinProvinciaTelfonoPas

JuanMartn GmezMadridMadrid(91) 333-22-00EspaaFILAS

PedroMorales DazVillacastnAvila(920) 22-44-55Espaa

AngelaCampo SantosAlcobendasMadrid(91) 654-89-89Espaa

Elementos de AccessTablasLas tablas con el componente bsico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos est principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.ConsultasLas consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener informacin de varias tablas y con la estructura que ms le interese. Adems, las consultas pueden archivarse de forma que la prxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendr que volver a plantearla, ser suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.FormulariosLos formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de stos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicacin o de un sistema de informacin desarrollado con Access.InformesLos informes permiten presentar la informacin con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

Pginas de acceso a datos

Una pgina de acceso a datos es una pgina Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear pginas que se utilizarn para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. Tambin se pueden crear pginas que muestren registros agrupados jerrquicamente, de manera similar a los informes de Access.

MacrosLas macros son un mecanismo de automatizacin de Microsoft Access. Utilizando stas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operacin y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es ms que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automticamente.Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.2.2 CREAR UNA BASE DE DATOS

Gestin de bases de datosOperaciones bsicas que podemos realizar con las bases de datos y su contenido:

Crear una base de datos.Introducir datos en una base de datos.Modificar informacin existente.Eliminar informacin de la base de datos.Buscar un dato en concreto.Clasificar los registros de la base de datos.Copiar el contenido de una base de datos en otra.Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.Realizar clculos basndose en el contenido de una base de datos.Imprimir los datos existentes.Eliminar una base de datos.Asignar nombre a una base de datos.

Acerca de cmo disear una base de datosAntes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos que formarn la base de datos, es importante invertir algn tiempo en disear la base de datos. Un buen diseo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Pasos para disear una base de datos:

Determinar la finalidad de la base de datos.Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.Determinar los campos que se necesitan en las tablas.Identificar los campos con valores exclusivos.Determinar las relaciones entre las tablas.Precisar el diseo.Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access.

Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para disear una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseadas similares a la que va a disear.

Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo fundamentales: Una tabla no debe contener informacin duplicada y la informacin no debe duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la direccin y el nmero de telfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto.Cuando cada tabla contiene hechos slo sobre un asunto, puede mantener la informacin acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin sobre el cliente.

Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin).Incluya toda la informacin que necesite.Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.Puede resultar til ver las relaciones de una base de datos bien diseada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el men Herramientas elija Relaciones.

Precisar el diseo: Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y mdulos que desee.

Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseo de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

2.2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS

Puede crear una base de datos en blanco y, posteriormente, agregar las tablas, formularios, informes y dems objetos que desee; ste es el mtodo ms flexible, pero requiere definir por separado cada elemento de la base de datosHaga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas.

1. En el panel de tareas Nuevo Archivo, bajo Nueva, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos, especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos y, a continuacin, haga clic en Crear.

La ventana Base de datos aparece y podr crear los objetos que desee en la base de datos.

ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes2.2.2. CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en blanco (vaca) en la que insertar sus propios datos:

Crear una tabla en vista de diseoCree una tabla en la vista Diseo, donde puede agregar campos, definir el aspecto o la forma de tratar los datos de un campo, y crear una clave principal.

Vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentesclave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.

hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.

DescripcinEn esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripcin ms amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripcin es til tanto para usted, que es el diseador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar ms tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando as ms informacin al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseo:

Abra la tabla en la vista Diseo.Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que est encima del que quiere insertar el nuevo. A continuacin pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edicin/Insertar fila. Access insertar una fila en blanco y ya podr introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuacin haga clic sobre el selector con el ratn y arrstrelo a su nueva posicin.

La clave principalEl ltimo paso que hay que dar en el diseo de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:

Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.Porque permite definir relaciones entre tablas.

Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera nica.Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:

El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores iguales.La manera ms rpida de acceder a un registro de una tabla es a travs de la clave principal. Haga que los datos de sta sean descriptivos y fciles de recordar.Cuanto ms pequeo sea el tamao del campo ms rpido funcionar la base de datos.

Establecer o cambiar la clave principal:

Abra una tabla en la vista Diseo.Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de filas de cada campo.Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad Tamao del campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualizacin de una tabla en la vista Diseo, la seleccin del campo situado en la parte superior de la ventana y la seleccin de la propiedad deseada en la parte inferior de la ventana.

Las propiedades disponibles para cada campo estn determinadas por el tipo de datos seleccionado para el campo.

Cambiar el tamao del campo para campos de Texto y Numricos: Es posible controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numricos que pueden introducirse en un campo Numrico.

En la vista Diseo de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamao del campo desee establecer.En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamao del campo.Para un campo de Texto, escriba el nmero mximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numrico, haga clic en la flecha y seleccione el tamao del campo que desee.

Tamao del campo en campos de tipo NumricoValorDescripcinP. decimalTamao

ByteAlmacena nmeros entre 0 y 255 (no admite fracciones).Ninguna1 byte

Entero32.768 y 32.767 (no admite fracciones).Ninguna2 bytes

Entero largo2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).Ninguna4 bytes

SimpleDe 3,4 x 1038 a 3,4 x 103874 bytes

DobleDe 1,79 x 10308 a 1,79 x 10308158 bytes

Id. de rplicaIdentificador global nico (GUID)N/D16 bytes

DecimalAlmacena nmeros entre -1038 y -1 y 1038 -1(.ADP)Almacena nmeros entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)2812 bytes

FormatoPuede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato.Formatos predefinidosLa tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos Fecha/Hora.

ValorDescripcin

Fecha general(Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha largaIgual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.Ejemplo: Sbado, 3 de Abril de 1993.

Fecha medianaEjemplo: 3-Abr-93.

Fecha cortaIgual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo

Formatos personalizadosPuede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes.SmboloDescripcin

: (dos puntos)Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.

/Separador de fecha.

cIgual que el formato predefinido Fecha general.

dDa del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).

ddDa del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).

dddTres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)

ddddNombre completo del da de la semana (Lunes a Dom).

dddddIgual que el formato predefinido Hora corta.

ddddddIgual que el formato predefinido Fecha larga.

sDa de la semana (1 a 7).

ssSemana del ao (1 a 53).

mMes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).

mmMes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).

mmmTres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmmNombre completo del mes (Enero a Diciembre).

tFecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4).

aNmero de da del ao (1 a 366).

aaDos ltimos dgitos del ao (01 a 99).

aaaaAo completo (0100 a 9999).

hHora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).

hhHora en dos dgitos (00 a 23).

nMinuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).

nnMinuto en dos dgitos (00 a 59).

sSegundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).

ssSegundo en dos dgitos (00 a 59).

tttttIgual que el formato predefinido Hora larga.

AM/PMReloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado.

am/pmReloj de doce horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.

A/PReloj de doce horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado.

a/pReloj de doce horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado.

AMPMReloj de doce horas con el designador de maana/tarde apropiado establecido en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.

ValorDescripcin

Nmero general(Predeterminado) Muestra el nmero tal como se introduce.

MonedaUtiliza el separador de miles; muestra los nmeros negativos entre parntesis; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

FijoMuestra al menos un dgito; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

EstndarUtiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

PorcentajeMultiplica el valor por 100 y anexa un signo de porcentaje; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

CientficoUtiliza la notacin cientfica estndar.

Euro ()Aade el smbolo Euro

Mscara de entradaPuede utilizar la propiedad MscaraDeEntradapara facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

CarcterDescripcin

0Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [] no permitidos).

9Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

#Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos).

LLetra (A a Z, entrada obligatoria).

?Letra (A a Z, entrada opcional).

ALetra o dgito (entrada obligatoria).

aLetra o dgito (entrada opcional).

&Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

CCualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - /Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carcter depende del valor del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows).

Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

!Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.

\Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

TtuloPuede usar la propiedad Ttulo para proporcionar informacin til al usuario mediante de ttulos sobre los objetos en distintas vistas:

Los ttulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta.Los ttulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de ttulo en la vista formulario.Los ttulos de informes especifican el ttulo del informe en la Vista preliminar.

Valor predeterminadoPuede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce automticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.Regla de validacin y texto de validacinPuede utilizar la propiedad Regla de validacin con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validacin, puede utilizar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que se mostrar al usuario.

Ejemplos de reglas de validacin para campos:Valor de Regla de validacinValor de Texto de validacin

0Introduzca un valor distinto de cero.

0 O >100El valor debe ser 0 o mayor que 100.

Como "K???"El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.

=#1/1/97# Y