manejo de herramientas ofimÁticas

INTRODUCCIÓN A LA HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS:MICROSOFT PROJECT

CÉSAR RAMÓN CANABAL MORENOIngeniero civilEspecialista en Gerencia de Proyectos de construcción.

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA – CREADESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS:MICROSOFT PROJECT


AGENDA

Introducción a los proyectos y al diseño de diagramas de Red

Introducción a la automatización de proyectos utilizando la herramienta Microsoft Project

Administración de recursos en los proyectos automatizados Administración de los costos en los proyectos automatizados y

generación de Informes.

Proyecto Final

INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Y AL DISEÑO DE DIAGRAMAS DE RED

¿Qué es un Proyecto? • Es todo conjunto de tareas interrelacionadas que deben

ejecutarse para alcanzar un objetivo preestablecido. • Esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio.


INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Y AL DISEÑO DEDIAGRAMAS DE RED

TAREAS: Actividades a realizar para cumplir el objetivo. Estas actividades consumen unos recursos y tiempos.

HOLGURAS: Es el tiempo máximo que puede retrazarse la ejecución de una tarea sin que esta retrace la ejecución del proyecto.

RECURSOS: Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.

TIEMPOS: En los proyectos se relaciona con la duración necesaria para poder completar las actividades de un proyecto

TAREAS CRÍTICAS: Son todas aquellas tareas que deben realizarse en el tiempo estipulado, de lo contrario el proyecto en su totalidad se retrazara.


¿QUE ES RUTA CRÍTICA?

En un proyecto tu generas una especie de camino a seguir, dicho camino tendrá rutas cortas y rutas largas, la ruta mas larga es conocida como ruta critica, no es precisamente por lo largo sino por que lo que se planeo y se encuentra en ese camino, debe realizarse en los tiempos estipulados, de lo contrario retrasaría el proyecto. El curso que comenzaremos lo trabajaras con el método CPM, es decir Método de la ruta Crítica.


Fases de Un Proyecto:

Formulación: Es donde se expresa el alcance, el origen en términos claros y precisos.

Planeación: Donde se realiza el plan del proyecto, las actividades y donde se estructura la descomposición del trabajo.

Ejecución: Desarrollar lo planeado de la manera más estricta. Se puede ver el avance del proyecto.

Control: Regular los procesos en ejecución, administrar lo planeado. Donde se realizan las correcciones o actualizaciones del Plan.

Retroalimentación: Resultados finales, donde queda el conocimiento adquirido en el logro de los objetivos. Sirve como insumo en un nuevo proyecto.


P

H

V

A

Triangulo del Proyecto: El tiempo, es por lo tanto la delimitación más conocida.

Todo proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienen una fecha límite para la que el proyecto deberá estar concluido.

El costo, no solo es económico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un ordenador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costos, al final y en definitiva se traducen en presupuesto económico. Para todos los proyectos, el costo supone una delimitación restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarán sujetos a un presupuesto.

El ámbito del proyecto, también llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el ámbito del producto (ámbito de proyecto frente a ámbito de producto) que es el conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado. Los documentos (en forma de manuales) que esquematizan esta información sobre el producto, se denominan especificaciones del producto. El ámbito viene definido por las tareas a realizar.


MODELOS PERT-CPM:

PERT (Program Evaluation and Review Technique):

es un método estadístico, este método utiliza una formula estadística, la cual te permite calcular la duración de una tarea o actividad.Está orientada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos de I+D en los que el tiempo de duración de las actividades es una incertidumbre. Dado que las estimaciones de duración comportan incertidumbre se estudian las distribuciones de probabilidad de las duraciones. Con un diagrama PERT se obtiene un conocimiento preciso de la secuencia necesaria, o planificada para la ejecución de cada actividad y utilización de diagramas de red.Se trata de un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca consideración hacia al coste. Se suponen tres duraciones para cada suceso, la optimista a, la pesimista b y la normal m; suponiendo una distribución beta, la duración más probable:


Duración más corta (a). Duración más larga (b) .Duración más probable (m) (el mismo que en CPM) .Duración esperada: Te = (a + 4m + b) / 6

MODELOS PERT-CPM:

MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO CPM:

El método CPM (Método de la Ruta Critica) este es un método que utiliza la información generada por la experiencia, claro que este método también tiene en cuenta los tiempos finales de las actividades, en conclusión se dice que el método CPM y el PERT son casi lo mismo por lo que vimos con relación a la formula y a la experiencia.

El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios. Es necesario conocer la duración de las actividades.


Diseño de Diagramas de Red:


1. Una actividad debe partir del evento o nudo donde se unen todas las tareas o actividades que la preceden. En la figura la actividad 3 esta precedida por la ejecución de la actividad 1 y 2.

2. Dos o mas actividades no pueden comenzar en el mismo evento o nudo y terminar en un evento o nudo común, cuando esto sucede se coloca una actividad o tarea virtual, esta es solo una ayuda para la realización del diagrama de red.



3. De un evento o nudo pueden salir o llegar varias tareas o actividades.

4. En la construcción de un diagrama de red no se permite los circuitos cerrados o grupos de actividades en círculo.



Ejemplo de un Diagrama de Red.

INTRODUCCIÓN A LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECTADMINISTRACIÓN DE TAREAS


Microsoft Project:

Microsoft Project es un programa o software para la Gestión de Proyectos. Es una herramienta de Administración de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.



Cómo programa Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la siguiente fórmula:

Duración = trabajo / esfuerzo de recurso

Donde:Duración: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo: de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.



Por ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

Gestión y Programación de Recursos:


Los Recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Si no asigna recursos a las tareas, será más difícil controlar la terminación de las mismas y habrá menos flexibilidad en la planificación.Los Recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos:

Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.

Costos: Hacen referencia al importe que será necesario para pagar a esos recursos.



Tipos de Recursos:

Project trabaja con dos tipos de recursos:

Recursos de Trabajo Recursos Materiales

Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto.



Los Recursos Materiales son los artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. En un proyecto de construcción por ejemplo, se consideran como recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc. Aunque Project no es un sistema completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo de los recursos materiales.

Estimación de Costos en un proyecto:


La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.

MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa están disponibles.

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