MANEJO ADECUADO DE DOCUMENTOS

Anteriormente el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacin y la proteccin de papeles; hoy elmanejo de documentos incluye no solo el archivo sino tambin el control, la utilizacin, la creacin y la responsabilidad finalde stos.

El manejo y control de stos, como el sistema adecuado de archivo, debe estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos bsicos y est consciente de la importancia de dicha tarea para con los documentos.

Como indica Jaime Moiss Prez en el libro de Archired, Investigar Es Un Trabajo Artesanal, no se trata de rendirles reverencia a los documentos, es mucho ms que eso; veamos entonces algunas tcnicas y consideraciones a tomar en cuenta para el manejo adecuado de los documentos y para que stos tengan una larga vida:Los dedos de las manos contienen aceites que causan daos fsicos al papel, por lo tanto, mantenga sus manos limpias, lvelas antes y despus de utilizar el documento.Si se tiene que retirar la presilla clip del documento, favor colocarla nuevamente.No moje los dedos para pasar las pginas.Utilice Lpiz y nunca bolgrafo.Maneje el documento por los bordes.No coloque libros u objetos encima del documento.El manejo de documentos es una actividad diaria para la mayora de las personas alrededor del mundo. La acumulacin de grandes cantidades de documentos hace que el manejo de estos sea una actividad muy complicada, lo cual se ve reflejado en la reduccin de la eficiencia de las empresas dificultando el anlisis de la informacin que estos contienen. Como una solucin a este problema de organizacin de archivos, nacen los manejadores de documentos que se encargan de escanear, clasificar documentos y organizarlos segn los criterios que permitan poder acceder a la informacin que poseen de una forma rpida y eficiente.