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DISEÑO Y FORMULACIÓN DE POLÍTICA DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN (CTeI)

CODIGO M101PR03 Versión 01

Este procedimiento rige a partir de su liberación en

GINA Página 1 de 18

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

00 2015-06-

11 Todos Se crea el documento

01

Los cambios rigen a

partir de su

liberación en GINA

1

2

6

7

Se modifica el objetivo del procedimiento, creando el Anexo 1. Se eliminan los documentos de referencia para su relación y control en GINA. Se incluye flujograma. Se identifican puntos de control. Se aclaran los criterios de verificación y validación. Se incluye la redacción del instrumento jurídico. Se crea el anexo técnico 1.

1. OBJETIVO:

Este procedimiento define las actividades necesarias para el diseño y formulación de política de Estado en Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI), mediante la elaboración de documentos de política liderados por COLCIENCIAS. Para los casos donde Colciencias sea acompañante, se ha definido en Anexo número 1.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación de la necesidad de formular un documento de política y finaliza con la socialización del documento aprobado.

3. DISPOSICIONES GENERALES

El procedimiento define la forma como deberá abordarse y organizarse, al interior de COLCIENCIAS, la elaboración de documentos de política pública de CTeI. Se espera que los ejercicios de diseño y formulación de dichos documentos, propicien espacios para el análisis, la reflexión, la concertación, la articulación de actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTeI) y que definan un marco de acción alrededor de los objetivos nacionales de CTeI, generando así un ambiente favorable, estable y que promueva el desarrollo científico y tecnológico del país (Dapp, 2013)1

Las políticas de ciencia, tecnología e innovación, determinan y direccionan las formas de intervención del Estado para promover la creación y difusión de conocimiento, así como su aplicación práctica en productos, procesos y servicios. Desde finales de la década de los años 50, cuando la política de CTI se tornó un área de política explícita, su orientación ha cambiado de acuerdo con las mayores preocupaciones de gobiernos y sociedades, así como de marcos teóricos que le dan fundamento. 1 Tomado de la consultoría Dopp (2013) Formulación de la Estrategia del Plan Institucional de Capacitación para el Desarrollo de las Competencias Laborales de los empleados de Colciencias







Para efectos de su definición, es posible diferenciar entre los “tipos ideales” de política científica, política tecnológica y política de innovación, sin embargo, en la práctica, sus enfoques, sus instrumentos y los actores que participan de su formulación, están en estrecha interacción. Según Metcalfe (2003), la política de ciencia tiene como objetivo la gestión y financiamiento de la acumulación de conocimiento a través de la creación y el apoyo a organizaciones adecuadas como laboratorios, centros de investigación y universidades. Por su parte las políticas de tecnología tienen que ver con el manejo, acumulación y aplicación del conocimiento práctico necesario para actividades productivas particulares, incluyendo la transferencia de tecnología internacional y la transferencia de conocimiento en la creación de riqueza. Finalmente, puede considerarse las políticas de innovación como aquellas que promueven la transferencia de ciencia y el conocimiento tecnológico a una aplicación, usando para ello recursos complementarios.2 La política de innovación presta atención especial a la dimensión institucional y organizacional del sistema de innovación, incluyendo la construcción de competencias y el desempeño organizacional3. Durante la etapa de formulación de la política deben considerarse instrumentos de planificación y coordinación del gobierno para llevar a cabo el proceso de diseño en un sentido más amplio. La Figura 1 presenta instrumentos de planificación para la formulación de políticas que parten de la visión de país y estrategias nacionales alrededor de temáticas, identificando en este punto tendencias, escenarios y metas. Posteriormente, como parte del proceso de planeación y consolidación de las políticas, se diseña el Plan Nacional de Desarrollo, que involucra la planeación presupuestal e institucional en un período comprendido entre cuatro y cinco años. Posteriormente, se consolidan los procesos de ejecución a través de convenios de desempeño, contratación e instrumentos de ejecución presupuestal, y finalmente se termina el ciclo de la política con el proceso de evaluación usando para ello sistemas de monitoreo, seguimiento y evaluación4. En relación con el proceso de formulación de políticas en Ciencia, Tecnología e Innovación, la Ley 1286 de 2009 asigna a COLCIENCIAS, como entidad rectora del sector de CTeI, las siguientes funciones (Ley 1286 de 2009. Art. 7): - Formular e impulsar las políticas de corto, mediano y largo plazo del Estado en

ciencia, tecnología e innovación, para la formación de capacidades humanas y de infraestructura, la inserción y cooperación internacional y la apropiación social de la ciencia, la tecnología y la innovación para consolidar una sociedad basada en el conocimiento, la innovación y la competitividad.

2 Metcalfe, S. (2003) "Science, Technology and Innovation Policy". En Wignaraja, G. Competitiveness Strategy in Developing Countries: A Manual for Policy Analysis. (London: Ed. Routledge). 3 Lundvall, Bengt-Ake & Borrás, Susana (2006). Science, Technology and Innovation Policy. En: Fagerberg, J.; Mowery, D.; Nelson, R (Eds) The Oxford Handbook of Innovation.

UK. Oxford University Press.

4 CEPAL (2014). Planificación para el desarrollo en América Latina y el Caribe: regreso al futuro. CEPAL







Figura 1: Instrumentos de planificación

Tomado de CEPAL (2014). Planificación para el desarrollo en América Latina y el Caribe: regreso al futuro - Adoptar, de acuerdo con la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, políticas

nacionales para el desarrollo científico y tecnológico y para la innovación que se conviertan en ejes fundamentales del desarrollo nacional.

- Diseñar y presentar ante las instancias del Gobierno Nacional los planes y programas del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS- y el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

- Coordinar la Política Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación con las políticas nacionales, regionales y sectoriales del Estado, en financiamiento, educación, cultura, desarrollo económico, competitividad, emprendimiento, medio ambiente, seguridad social, salud, agricultura, minas y energía, infraestructura, defensa nacional, ordenamiento territorial, información, comunicaciones, política exterior y cooperación internacional y las demás que sean pertinentes

- Diseñar, articular y estimular políticas e instrumentos para la inversión privada, doméstica o internacional, en ciencia, tecnología e innovación.

Tomando como base el proceso de formulación y los instrumentos para consolidarlo, se identifican como productos del mismo, documentos de política que deben ser la base para la toma de decisiones en diferentes ámbitos así como referencias para la formulación de planes y estrategias nacionales de corto, mediano y largo plazo en materia de CTeI. Estos documentos de política deben ser adoptados por los actores que participan en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación como lineamientos del Sistema. En este sentido, los documentos de política se revisan y discuten internamente en las instancias de dirección definidas, tales como Dirección General, Subdirección, Comité de Dirección, Comité de Subdirección, Secretaría General, Comités técnicos así como con entidades del orden nacional y con actores del SNCTeI. La definición de la instancia correspondiente depende de la naturaleza del documento de política, su complejidad y su carácter disciplinario o multidisciplinario. La elaboración de un documento liderado por COLCIENCIAS o la participación de la entidad en la elaboración de un documento liderado por otra entidad puede surgir de una propuesta de: i) las direcciones técnicas de la entidad, la Oficina Asesora de Planeación (OAP), por solicitud externa o interna, por iniciativa propia o por disposición







normativa, o, ii) la Alta Dirección (Oficinas del Director-Subdirector de la Entidad). En el caso i), la iniciativa debe contar con el aval de la Subdirección General, revisión del instrumento jurídico de la Secretaría General y la verificación de la OAP en lo correspondiente a su coherencia con la planeación estratégica. La participación de la Entidad en la construcción de documentos de política liderados por otras entidades contempla el carácter transversal de la CTeI en la formulación, diseño y ejecución de la política pública.

Como actividad transversal durante el proceso de construcción de los diferentes documentos de política, se dispondrá de espacios abiertos para la reflexión y retroalimentación de las diferentes instancias asesoras del SNCTeI, tales como el Consejo Asesor, los Consejos de los Programas Nacionales de CTeI y los Consejos Departamentales de CTeI, entre otros.

3.1 Funciones y/o Actividades del Funcionario o colaborador que coordina la

elaboración del documento de política El coordinador del proceso de elaboración del documento debe cumplir con las siguientes funciones y/o actividades: i) identificar y coordinar el equipo de trabajo que participará en la construcción del documento; ii) preparar la ficha técnica de la propuesta del documento de política; iii) velar por la consolidación y presentación del documento final de la política acorde a la estructura definida en el Anexo; iv) liderar la totalidad de las actividades de este proceso dentro de los tiempos establecidos; v) moderar y orientar las discusiones al interior del equipo y con los demás actores involucrados en el tema; vi) velar por el levantamiento de registro de todas las actividades realizadas por el equipo de trabajo y por el seguimiento del procedimiento descrito en el presente documento; vii) ordenar y almacenar para COLCIENCIAS, los registros de todo el proceso, desde su inicio (primera actividad), incluyendo reuniones (comunicaciones, actas) y documentos y otros productos asociados del proceso. Cuando se trate de la construcción de un documento en conjunto con otras entidades, el colaborador líder del equipo de COLCIENCIAS debe: i) informar a la Subdirección General y a las direcciones técnicas correspondiente de su participación en la elaboración del documento de política inter-institucional liderado por una entidad diferente a COLCIENCIAS y comunicar los avances; ii) participar en la discusión y velar por los intereses y responsabilidades institucionales de COLCIENCIAS en la política a elaborar, iii) revisar, comentar y ajustar el documento de acuerdo con la visión de COLCIENCIAS los documentos interinstitucionales y comunicar cambios a la instancia correspondiente. Por último, el líder correspondiente debe iv) presentar y remitir a la Subdirección General de COLCIENCIAS la versión final del documento para su aprobación e informar los compromisos de la entidad para el cumplimiento de la política. 3.2 Funciones y/o actividades del equipo de trabajo

Este grupo, integrado por funcionarios y contratistas de COLCIENCIAS y las demás entidades implicadas, tiene las siguientes funciones: i) Levantar, procesar y analizar la información requerida para la elaboración del documento; ii) Establecer un comité de redacción entre las dependencias internas de COLCIENCIAS o de las entidades







participantes en la elaboración del documento de política, iii) Definir la metodología más adecuada para diseñar la política, iv) Redactar el documento; v) Definir, organizar y convocar las reuniones de discusión y negociación con los involucrados y participar en ellas; vi) Elaborar las propuestas dirigidas a motivar la discusión de los involucrados en las reuniones que se programen; vii) Levantar los registros de las actividades realizadas.

3.3 Liderazgo externo en la elaboración de un documento de política

En general, en todo documento de política existe una entidad que se destaca dentro del grupo participantes en su elaboración por asumir la responsabilidad de liderar ese proceso. En ciertos casos puede ser COLCIENCIAS la entidad llamada a ejercer este papel, lo que constituye el caso A presentado en el descriptivo de este procedimiento. De ser así, la dependencia interna encargada de liderar los procesos de construcción de políticas, además de coordinar la participación de las Direcciones Técnicas interesadas (liderazgo interno, ver definición), tiene la responsabilidad de participar del proceso junto con las demás instituciones y actores del sistema implicadas. Cuando el liderazgo externo está a cargo de una entidad distinta de COLCIENCIAS, se está ante el caso B igualmente presentado en el descriptivo del procedimiento.

3.4 Funciones de la Subdirección General Son funciones de la Subdirección:

- Hacer seguimiento a los avances en la elaboración de los distintos documentos, liderados por COLCIENCIAS o por otras entidades, a través de un tablero de control.

- Establecer la alineación estratégica de las temáticas de política de acuerdo a la visión, misión y Plan Estratégico de COLCIENCIAS

- Coordinar metodológicamente la elaboración de los documentos de política liderados por COLCIENCIAS

- Liderar las negociaciones y acuerdos con otras entidades para la definición de compromisos y presupuestos vinculados al documento de política elaborado

- Realizar seguimiento al proceso de construcción de los documentos de política liderados por una entidad diferente a COLCIENCIAS

- Realizar seguimiento a los compromisos obtenidos por la entidad para el desarrollo de la política de CTeI

- Informar el estado de seguimiento a los documentos y compromisos de política al Comité de Dirección de la entidad

3.5 OAP Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación

- Apoyar la gestión de información necesaria para la elaboración de la política de

CTeI - Apoyar la revisión de los compromisos establecidos en la política teniendo en

cuenta las metas del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Institucional y recursos de inversión de la entidad







3.6 Secretaría General Son funciones de la Secretaría General

- Brindar orientación para la elección del Instrumento Jurídico más adecuado para garantizar la adopción de la política de CTeI

- Apoyar el trámite y expedición de dicho instrumento

4. DEFINICIONES Componente de ciencia y tecnología (CyT) del PND: corresponde a la definición de los objetivos y estrategias de CTeI en el Plan Nacional de Desarrollo que servirán como ejes orientadores a las acciones de todos los actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación para el respectivo periodo gubernamental.

Documento de política: es la definición de principios, objetivos, estrategias, acciones, instrumentos, metas y mecanismos de seguimiento y evaluación con el propósito de orientar el comportamiento de los actores -individuos, colectivos e instituciones- involucrados en un marco institucional determinado, para alcanzar una situación deseada.

Documentos CONPES: son documentos de política pública que establecen lineamientos generales, programas y proyectos, orientados a la solución de problemáticas identificadas por uno o varios sectores administrativos y aprobados por el Consejo Nacional de Política Económica y Social –CONPES. El proceso de formulación es coordinado por el DNP, como Secretaría Ejecutiva del CONPES, en compañía de la entidad líder del sector correspondiente.

Acto Administrativo: toda manifestación unilateral de voluntad de quienes ejercen funciones administrativas, tendientes a la producción de efectos jurídicos. Resolución: es un Acto Administrativo de carácter general o particular firmado por quien tiene la facultad para hacerlo en COLCIENCIAS y que genera efectos jurídicos. Circular: es un acto administrativo, todo lo que se trate de conductas y abstenciones capaces de producir efectos jurídicos y en cuya realización influyen de modo directo o inmediato la voluntad o la inteligencia y si además, han sido publicadas. Comunicación Interna: es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador, al empleado, a los miembros internos de las organizaciones, con capacidad de producir efectos jurídicos. Diario Oficial: es la publicación institucional de la Imprenta Nacional. En este diario se deben publicar los actos administrativos que disponga la ley. Actores involucrados: en el contexto de la elaboración de documentos de política, hace referencia a los actores que se ven afectados directa o indirectamente por el problema que se resuelve mediante la política o por la implementación de sus acciones y/o instrumentos. Dependiendo de su rol en el Sistema Nacional de CTeI y de su capacidad para influenciar la ejecución y resultados de la política deberán ser integrados al proceso de formulación.







Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación: es el documento que establece los objetivos y programas que en el mediano plazo permitirán la integración de esfuerzos de los diversos sectores y actores para impulsar las actividades de CTI en el país, así como las áreas de conocimiento estratégicas para el desarrollo nacional.

Plan Nacional de Desarrollo: el Plan Nacional de Desarrollo se define como el pacto social que se establece entre la comunidad y el Estado para planificar el desarrollo, que a su vez contiene: i) los objetivos nacionales y sectoriales de la acción estatal a mediano y largo plazo según resulte del diagnóstico general de la economía y de sus principales sectores y grupos sociales; ii) las metas nacionales y sectoriales de la acción estatal a mediano y largo plazo y los procedimientos y mecanismos generales para lograrlos; iii) las estrategias y políticas en materia económica, social y ambiental que guiarán la acción del Gobierno para alcanzar los objetivos y metas que se hayan definido; y, iv) el señalamiento de las formas, medios e instrumentos de vinculación y armonización de la planeación nacional con la planeación sectorial, regional, departamental, municipal, distrital y de las entidades territoriales indígenas así como de aquellas otras entidades territoriales que se constituyan en aplicación de las normas constitucionales vigentes.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados (Normas legales y documentos externos controlados)

Consultar en GINA los documentos asociados al procedimiento: Documentos/Consultar/Explorar documento/documentos asociados.







6. FLUJOGRAMA: DESARROLLAR DOCUMENTOS DE POLÍTICA BAJO LIDERAZGO DE COLCIENCIAS







7. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLAR DOCUMENTOS DE POLÍTICA BAJO LIDERAZGO DE COLCIENCIAS

(CASO A)

No Responsa

ble Registro

D Descripción de la tarea. Cx Punto de Control.

Tiempos

1

Jefe/Director de Área

Subdirección General

N.A. D

IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE FORMULAR UN DOCUMENTO DE POLÍTICA. Inicia cuando las áreas técnicas, la Subdirección General o la Alta Dirección, por iniciativa propia, solicitud externa o interna, identifican la necesidad de elaborar un nuevo documento de política que deberá ser liderado por COLCIENCIAS.

Permanente

2 Jefe/Director de Área

Ficha Técnica

documentos de política (borrador)

D

C1

ELABORAR LA FICHA TECNICA PARA PROPUESTA DE DOCUMENTO DE POLITICA Elabora la ficha técnica del documento, la cual contiene:

1. Problema Central 2. Objetivo General y específicos 3. Política actual (Si aplica). 4. En caso de existir una política

del tema, justificación de su actualización o modificación.

5. Referencias internacionales de políticas similares (Dos)

6. Instrumento jurídico propuesto para adoptar la política: CONPES, Decreto, Ley, Resolución, Circular

7. Población objetivo 8. Responsables 9. Tiempos estimados 10. Entidades involucradas 11. Relación con otros documentos

de política (ejemplo: documentos Conpes)

Revisa que la ficha técnica contenga los elementos de entrada para el diseño de la política. Envía el documento a la Subdirección para verificación.

De 2 a 5 días







DESARROLLAR DOCUMENTOS DE POLÍTICA BAJO LIDERAZGO DE COLCIENCIAS (CASO A)

No Responsa

ble Registro


Tiempos

3 Comité de Subdirecci

ón

Ficha Técnica

documentos de política

Tablero de

Control Documentos de Política

D

C2

REVISA LA PERTINENCIA TÉCNICA Y ESTRATÉGICA DE LA POLÍTICA Revisa el contenido de la Ficha Técnica Propuesta de Documento de Política, verificando la necesidad identificada y su coherencia estratégica. ¿Es un documento de política? Sí: Da su visto bueno a la ficha técnica e ingresa la iniciativa en el Tablero de Control, el cual será actualizado permanentemente durante el ciclo de diseño y formulación del documento de política. Continúa el procedimiento actividad 4. No: Solicita ajustes correspondientes o termina el procedimiento, dependiendo los resultados de la revisión. Nota: En este punto, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, revisa que el documento de política a formular este articulado con la Planeación Estratégica de la Entidad y que no entre en conflicto con otros documentos de política existentes Con el apoyo de la Secretaría General, revisa la pertinencia del instrumento jurídico adecuado para la adopción de la política

De 3 a 8 días

4

Subdirección General (Unidad de Política) y Jefe/Director de Área

Documento Metodología de trabajo

Correo

electrónico

D

ESTABLECER LA METODOLOGÍA DE TRABAJO Identifica las entidades externas y áreas internas que deberán sumarse a la discusión-formulación del documento de política, a partir de un análisis de actores involucrados. Ejemplos de actores y entidades incluyen: representantes de Ministerios, Departamentos Administrativos, Academia, Gremios,

De 15 a 30 días








No Responsa

ble Registro


Tiempos

Entidades Territoriales, Sociedad Civil, entre otros. En esta actividad debe definirse la forma como será analizado el problema y el proceso para la definición de las estrategias y acciones de la política. En otras palabras, deberá definirse un método de trabajo que garantice el desarrollo adecuado de las diferentes secciones que componen el documento de política. Para efectos de articulación de las diferentes instancias involucradas, debe establecerse un plan de trabajo que considere los tiempos estimados para la elaboración del documento y que estipule las diferentes etapas y actividades que deben surtirse dentro del proceso. Nota 1: Cuando se trate de un documento CONPES, deberá utilizarse la “Guía metodológica para la elaboración de documentos CONPES”, de DNP. Nota 2: En caso de ser requerido, la Oficina Asesora de Planeación brindará apoyo en el suministro de la información necesaria durante el proceso de elaboración del documento, siempre que sea de su competencia. Nota 3: La Unidad de Diseño y Evaluación de Políticas, podrá orientar la definición de la metodología de trabajo, incluyendo estrategias y métodos para el levantamiento y análisis de información, así como el alcance que deberá tener cada una de las secciones del documento. Nota 4: La Secretaría General brindará








No Responsa

ble Registro


Tiempos

acompañamiento y orientación para el cumplimiento de los procedimientos normativos y jurídicos necesarios de acuerdo con el instrumento que haya definido para la oficialización y divulgación de la política.

5 Subdirección General

Acta de Reunión, Lista de

asistencia (Ver GINA) o

correo electrónico

D

C3

REVISAR METODOLOGÍA DE TRABAJO Considera las actividades planteadas, fechas y responsables, definiendo para cada una la instancia de revisión pertinente (reunión con la Dirección, Comité de Subdirección o escalar al Comité de Dirección, si es requerido). ¿Se aprueba la propuesta de metodología de trabajo? Si: Continua con la actividad 6. No: Solicita ajustes y regresa actividad 4.

De 3 a 15 días

6


y Funcionari

o o colaborador líder del

documento



correo electrónico

D

EJECUTAR METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO De acuerdo con la metodología establecida y con el apoyo de la Unidad de Diseño y Evaluación de Política de la Subdirección General, desarrolla la metodología y plan de trabajo, comenzando por la convocatoria a las entidades externas que deben sumarse a la discusión-formulación del documento de política, a quienes se presenta la ficha técnica del documento, detallando el papel y tipo de intervención de cada uno. Adelanta la construcción del documento de política según la metodología establecida, sometiéndolo a las discusiones pertinentes ante las partes interesadas, internas y externas. Recoge los comentarios y observaciones sobre el documento, realizando los ajustes requeridos y ejerciendo los controles sobre dichos

Según plan de trabajo








No Responsa

ble Registro


Tiempos

cambios. Nota 1: La estructura de un documento de política cuya adopción no se prevea mediante un documento CONPES, deberá incluir las siguientes secciones: i) portada ii) resumen; iii) tabla de contenido, iv) tabla de siglas; v) introducción; v) antecedentes; vi) marco de política, vii) justificación viii) marco teórico, ix) diagnóstico; x) objetivos y alcance de la política; xi) definición de lineamientos de política; xii) mecanismos de seguimiento y evaluación; xiii) glosario; xiv) referencias bibliográficas, y xv) anexos en caso de ser necesarios (Ver en Anexo la guía para la elaboración de este documento). Nota 2: La Subdirección General directamente, o a través de su Unidad de Diseño y Evaluación de Políticas, hará el seguimiento a los avances en la elaboración del documento.

7


y Funcionari


documento



correo electrónico

D

C4

VALIDAR DOCUMENTO DE POLÍTICA PRELIMINAR CON ACTORES DEL SISTEMA De acuerdo con la metodología definida en el plan de trabajo para la elaboración de la política, se valida el documento preliminar con los actores pertinentes, estratégicos y objeto de la política. Revisa si el documento requiere ajustes. ¿El documento requiere ajustes? Sí: Solicita los ajustes del caso y regresa actividad 6. No: Valida el documento preliminar de política, dejando evidencia en el actas de reunión y/o ayudas de memoria, correo electrónica, lista de asistencia.

De acuerdo con la

metodología y plan

de trabajo del

documento de

política








No Responsa

ble Registro


Tiempos

8 Comité de Subdirecci

ón

Acta de Reunión

(Ver GINA)

D

C5

VERIFICAR EL DOCUMENTO DE POLÍTICA PRELIMINAR De acuerdo con el avance del plan de trabajo, verifica técnicamente la versión preliminar del documento de política de acuerdo con el alcance y estructura esperados del documento. Revisa si el documento requiere ajustes. ¿Requiere ajustes? Sí: Solicita los ajustes del caso y regresa actividad 6. No: Avala técnicamente el documento de política, dejando evidencia en el Acta del Comité y continua actividad 8. Nota: El Subdirector General pueden decidir la pertinencia de escalar la revisión estratégica del documento borrador al Comité de Subdirección o Comité de Dirección General.

De 3 a 15 días

9 Secretaría General

Ver procedimient

o D

REDACCIÓN INSTRUMENTO JURÍDICO En caso de requerir la generación de un acto administrativo, la Secretaría General de Colciencias verifica el aval técnico dado en el Comité de Subdirección y realiza las actividades 6 a la 10 previstas en el procedimiento Elaboración de Actos Administrativos (Ver GINA). Nota: En caso de que el documento de política genere un Conpes, Decreto o Ley, la Entidad gestiona la emisión de este tipo de documentos ante la instancia externa competente.

Ver procedimi

ento

10


y Funcionari


Página web, correo

electrónico o publicación

D

CIRCULAR LA VERSIÓN FINAL DE DOCUMENTO Circulan el documento a todas las partes interesadas, identificando los medios adecuados de divulgación. De ser necesario, solicita apoyo del Equipo de Comunicaciones, de

10 días








No Responsa

ble Registro


Tiempos

documento acuerdo con lo establecido en el Proceso Gestión de Comunicaciones (ver GINA). Solicita apoyo de la Secretaría General, de ser requerida la publicación del documento en el Diario Oficial y/o en la página Web de la entidad.

11


y Funcionari


documento

Documento de Política Publicado

D

DISPONER, ALMACENAR Y CONTROLAR EL DOCUMENTO FINAL De acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivo y en el Proceso de Gestión Documental (Ver GINA), dispone, almacena y controla la versión final física o magnética del documento de política. Entrega al Centro de Documentación digital CENDOC para publicación en su sitio web.

3 días







Anexo 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE POLÍTICA LIDERADO POR OTRA

ENTIDAD (CASO B)

No

Responsable

Registro D Descripción de la tarea.

Cx Punto de Control.

Tiempos

1

Dirección General, Subdirección o Áreas Técnicas

Correo/ Oficio

D

IDENTIFICAR PARTICIPACIÓN La Dirección General, Subdirección General o las áreas técnicas reciben la invitación de alguna entidad externa u otros actores, solicitando la participación de COLCIENCIAS en el desarrollo de un Documento de Política.

Permanente


Acta de reunión o Lista de

asistencia (ver GINA) o correo

electrónico

D

VERIFICAR LA PARTICIPACIÓN DE COLCIENCIAS En caso de ser recibida por el área técnica, ésta informa a la Subdirección General sobre la solicitud de participación de COLCIENCIAS en la elaboración de un documento de política. La Subdirección verifica la pertinencia de que COLCIENCIAS participe en la construcción del documento de política, adopta una posición sobre la intervención de la Entidad y designan la dependencia que debe ejercer el liderazgo interno de la participación en la elaboración del documento. ¿Se aprueba la participación? Si: Continua con la actividad 3 No: Finaliza el proceso.

1 día


Correo electrónico

D

RECIBIR PLAN DE TRABAJO Y DESIGNAR COORDINADOR LIDER La Subdirección General junto con el área técnica, reciben de la Entidad líder el plan de trabajo para el desarrollo de documento de política y, en consecuencia, designa el funcionario o colaborador encargado de coordinar el desarrollo de las actividades identificadas en el Plan de Trabajo.

5 días







No

Responsable



Tiempos

4 Coordinador líder

N.A D

ASISTIR A REUNIONES DE ESTRUCTURACIÓN DE DOCUMENTO Una vez identificado el plan de trabajo, el coordinador asiste a reuniones programadas por la entidad líder, para la construcción y concertación del Documento de Política.

Según programació

n




electrónico

D

C1

VERIFICAR DOCUMENTO BORRADOR Revisa el documento, verificando la coherencia de los compromisos adquiridos por COLCIENCIAS con respecto a sus objetivos y metas estratégicas. Solicita ajustes en caso de ser requerido.

De 5 a 15 días

6 Coordinador líder



electrónico

D

CONCERTAR DOCUMENTO DE POLÍTICA CON ENTIDAD LÍDER Cuando exista un acuerdo pleno entre las entidades involucradas y la entidad líder convoque a reuniones de concertación, participa en la formalización de tal acuerdo. Si se requiere, coordina la participación del Director Técnico, Subdirección o Dirección General en dichas reuniones.

30 días

7 Dependencia designada

Correo/Oficio

D

APOYAR LA APROBACIÓN DEL DOCUMENTO DE POLÍTICA Una vez la entidad líder haya realizado toda la formalización del documento, ésta lo presentará ante la instancia requerida para su aprobación. En tal momento COLCIENCIAS apoyará en lo pertinente para la aprobación del Documento de Política y estará al tanto del estado final del documento. ¿El documento es aprobado? SI: Continua con la actividad 10. NO: Informa a la Subdirección General y finaliza el procedimiento.

20 días

8 Dependencia designada

Publicación de

Documento de Política

D

APOYAR LA SOCIALIZACIÓN DEL DOCUMENTO APROBADO La dependencia líder desde COLCIENCIAS, apoya la circulación

40 días







No

Responsable



Tiempos

del documento a todas las partes interesadas, y con la utilización de los medios adecuados para su difusión. Si es requerido, solicita apoyo de la Oficina de Comunicaciones.

8. PUNTOS DE CONTROL

Punto de Control Responsable Registro/Evidencia C1: Verificar que la política que se quiere diseñar no entre en conflicto con otros documentos de política existentes


Ficha Técnica documentos de

política

Tablero de Control Documentos de

Política C2: Revisión de la metodología de Trabajo por parte de la Subdirección General. Subdirección

General

Acta de Reunión, Lista de asistencia

(Ver GINA) o correo electrónico

C3: Documento de política revisado por el Comité de Subdirección.

Comité de Subdirección

Acta de Reunión (Ver GINA)

C4: Verificación y aprobación por parte del Comité de Dirección.

Comité de Dirección

Acta de Reunión (Ver GINA)

C5: Verificación de los compromisos que adquiere la Entidad frente a la política en construcción.


Acta de reunión o Lista de asistencia (ver GINA) o correo

electrónico

Elaboró Revisó Aprobado por

Nombre: Laura López Gloria Pereira

Nombre: María Isabel Vélez Alejandro Olaya

Nombre: Alejandro Olaya

Cargo: Contratista Subdirección General Contratista OAP

Cargo: Contratista Subdirección Subdirector General

Cargo: Subdirector General

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