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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-14

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA/ CREACIÓN, LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE CAJAS MENORES VERSIÓN: 7

RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CUENTAS POR PAGAR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO - TESORERIA

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COORDINACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA

OFICINA ASESORA JURIDICA INTERNA

DIRECCIÓN DE SOBERANIA

JEFATURA DE GABINETE

DESPACHO DEL MINISTRO

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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 25/07/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

Ajuste del procedimiento en cuanto:

• Cambio de denominación del procedimiento de “Creación, Legalización y Desembolso de Cajas Menores” por “Creación, Legalización y Reembolso de Cajas Menores”.

• Responsabilidad por aplicación conforme la Resolución 4255 de 2010.

• Cambio del contenido del alcance de acuerdo a los flujogramas.

• Inclusión de los Decretos Nos. 3355 de 2009, 4318 de 2006, 2789 de 2004, Resoluciones Nos. 4255 y 5393 de 2010, y Circular Externa 042 de 2010 Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la base legal.

• Inclusión del concepto “Cuentadante” en las definiciones.

• Adición de los documentos asociados “Guía reembolso recursos caja menor” y “Solicitud de reembolso por parte del responsable de la caja menor.”

• Adición de la expresión “y Reembolso” en el registro Resolución de Legalización Gastos de Cajas Menores.

• Reemplazo de la expresión “la clase de gastos que se pueden realizar” por “los ítems de afectación del gasto que se pueden efectuar” en las políticas de operación.

• Eliminación de la expresión “bien sea en el comprobante de pago o” en las políticas de operación.

• Reemplazo de la expresión “comprobante del pago” por “egreso” en las políticas de operación.

• Cambio de posición de la actividad No. 2 a la 7 y reemplazo de la expresión “crea la asignación de” por “constituye cada” en el flujograma Creación de las cajas menores.

• Cambio de la expresión “del Ministro” por “de la Secretaría General” en la actividad No. 9 del flujograma Creación de las cajas menores.

• Cambio de la expresión “oficina de personal” por “Dirección de Talento Humano” en la actividad No. 10 del flujograma Creación de las cajas menores.

• Cambio de la actividad No. 11 “Enviar a la responsable copia del manejo de cada caja menor” por “Comunicar la constitución de cada caja menor al responsable de la misma” en el flujograma Creación de las cajas menores.

• Adición de las actividades Nos. 4, 5, 6, 8, 12 al 18 del flujograma Creación de las cajas menores.

• Reemplazo de la expresión “desembolso” por “reembolso” en la denominación del flujograma Legalización de las cajas menores.

• Ajuste del flujograma “Legalización y reembolso de las cajas menores” de acuerdo al SIIF II.

• Ampliación de las actividades Nos. 1, 2 y 3 del flujograma Legalización definitiva de las cajas menores.

• Reemplazo de la expresión “Firmar la legalización” por “dar visto bueno” en la actividad No. 14 del




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flujograma Legalización definitiva de las cajas menores.

• Cambio de la expresión “por parte de la Secretaria General” por “la legalización definitiva por parte de la Director Administrativo y Financiero” en la actividad No. 15 del flujograma Legalización definitiva de las cajas menores.

• Creación de las actividades Nos. 16 y 17 del flujograma Legalización definitiva de las cajas menores.

3

• Actualización de las Políticas de Operación

• Actualización del desarrollo de las actividades

• Actualización Base Legal

4

• Se elimina del Alcance “con la recepción de la resolución para la vigencia fiscal de la creación de cajas menores por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”

• Se eliminan de la Base Legal los decretos 4318 de 2006, decreto 2789 de 2004, la resolución 4255 de 2010 y la Circular Externa 042 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se incluyen los decretos 2674 de 2012, 1067 y 1068 de 2015.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento en la actividad 1, se incluye la actividad 19 en “creación de cajas menores” y se incluye la actividad 21 en “legalización y reembolso de cajas menores”.

5

• Se incluye dentro del responsable por aplicación a “Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio y a la Dirección de Talento Humano”.

• Se incluyen en la Base Legal el Decreto 869 de 2016, las Resoluciones 3279 de 2016, 533 de 2015, 620 de 2015, 087 de 2016 y 693 de 2016 y la Ley 1819 de 2016.

• Se elimina de documentos asociados “certificación por monto a legalizar firmado por el responsable de la caja menor, carpeta con documentos soporte para legalizar el gasto, solicitud de reembolso por parte del responsable de la caja menor” y se incluye “guía gestión caja menor del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

• Se incluye dentro de las definiciones “reembolso, compromiso, comprobante de disponibilidad presupuestal, CSF y SSF”.

• Se incluye dentro de los registros “memorando, comprobante de disponibilidad presupuestal, correo electrónico, consecutivo de cajas menores en el SIIF, compromiso presupuestal, consecutivo de cuenta por pagar en el SIIF, consecutivo de obligación presupuestal en el SIIF, obligación presupuestal, orden de pago, memorando de solicitud de reembolso de caja menor, pantallazo de solicitud de reembolso de caja menor en el SIIF, ejecución de caja menor en el SIIF, deducciones de caja menor en el SIIF (si aplica), egreso de caja menor en el SIIF de 4x1000 (si aplica), GF-FO-10 conciliación bancaria, extracto bancario, egreso de caja menor en SIIF, carta de retiro de dinero en banco (si aplica). factura original y/o cuenta de cobro, RUT (si aplica), GF-FO-23 comprobante de entrega de elementos (si aplica), entrada al almacén (si aplica), consecutivo de cuenta por pagar de egresos en el SIIF, consecutivo de legalización de egresos en el SIIF, memorando de solicitud de legalización definitiva de caja menor, consignación bancaria.GF-FO-06 recibo de caja, pantallazo de cierre presupuestal de la caja menor en el SIIF, pantallazo de pago sin egreso en SIIF por valor de reintegro de sobrante de caja, pantallazo de pago sin egreso en SIIF por valor de reintegro de sobrante en bancos, carta de traslado entre cuentas por legalización definitiva de caja menor.

• Se incluye dentro de las políticas de operación “Todos los comprobantes de egreso SIIF deben tener visto bueno del jefe de la dependencia para la cual se constituyó la caja menor”. “El




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cuentadante deberá presentar la legalización de sus gastos sin exceder el monto presupuestal en forma mensual o cuando se haya consumido más del 70% lo que ocurra primero, de alguno o de todos los valores de los rubros presupuestales afectados”, “En caso de no haber generado

gastos en el mes de diciembre de la vigencia solo se anexarán los siguientes documentos: • Memorando de solicitud de legalización definitiva de caja menor.

• Ejecución de caja menor en el SIIF.

• Movimiento de bancos o caja de una caja menor en el SIIF.

• Carta de traslado entre cuentas por legalización definitiva de caja menor.

• Consignación bancaria.

• GF-FO-06 Recibo de caja.

• Pantallazo de pago sin egreso en SIIF, por valor de reintegro de sobrante de caja.

• Pantallazo de pago sin egreso en SIIF, por valor de reintegro de sobrante en bancos.

• Se incluye el numeral 7 “Sistemas de información y otros medios electrónicos”.

• Se actualiza formato en el desarrollo del procedimiento y se incluyen los registros.

6

• Se incluyen dentro de los responsables por aplicación “Dirección Administrativa y Financiera, Coordinación Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia, Oficina Asesora Jurídica Interna, Dirección de Soberanía, Jefatura de Gabinete, Despacho del Ministro”.

• Se incluye en los registros los formatos GF-FO-130 Pago fotocopias y otros gastos judiciales (caja menor No.3) y GF-FO-131 Libro control caja menor de viáticos (pesos-dólares).

• Se incluye en el desarrollo del procedimiento en los registros los formatos, GF-FO-130 Pago fotocopias y otros gastos judiciales (caja menor No.3) y GF-FO-131 Libro control caja menor de viáticos (pesos-dólares).

7

• Se elimina de los responsables por aplicación a la Dirección de Talento Humano y se incluye al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio - Tesorería.

• Se incluye en la base legal el Decreto 412 de 2018 y la Resolución 5653 de 2018 y se elimina la Resolución 3279 de 2016.

• Se incluye en los Sistemas de Información y otros medios electrónicos al Sistema Integrado de Gestión – Sistema Maestro, office 365 y el Sistema de Correspondencia Oficial.




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APLICACIÓN:









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CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA

JANNETH RODRIGUEZ Coordinador Grupo Interno de Trabajo

Cuentas por Pagar 13/07/2018

DORIS GOMEZ Primer Secretario 13/07/2018

HAYDEE LANDINEZ Técnico Administrativo 13/07/2018

MONICA PAOLA AREVALO MORALES Técnico Administrativo 13/07/2018

REVISÓ METODOLOGICAMENTE CARGO FECHA

MARIA PEÑA SARMIENTO Asesora 18/07/2018

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ Director Administrativo y Financiero 25/07/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 25/07/2018




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para constituir y administrar las Cajas Menores a fin de sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter urgente. 2. ALCANCE Creación de cajas menores: el procedimiento inicia con el Decreto 2768 de 2012, por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores y finaliza con el envío de la obligación al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio - Tesorería para elaborar la Orden de Pago. Legalización y reembolso de cajas menores: inicia con la recepción de los documentos que soportan la legalización y la solicitud de reembolso de las cajas menores por cada cuentadante y finaliza con el envió de la obligación al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio - Tesorería para elaborar la Orden de Pago. Legalización definitiva de cajas menores: inicia con la recepción de los documentos de la legalización por parte de los responsables de las cajas menores y finaliza con el envío del comprobante de legalización al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio – Tesorería. 3. BASE LEGAL

Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones

Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Decreto 412 de 2018: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1068 de 2015 en el Libro 2 Régimen

reglamentario del sector Hacienda y Crédito Público, parte 8 del Régimen Presupuestal, parte 9 Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y se establecen otras disposiciones.

Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores.

Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.




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APLICACIÓN:









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Decreto 2768 de 2012: Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores. Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación. Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que

conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el decreto 359 de 1995. Decreto 395 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994. Resolución 5653 de 2018: Por la cual se deroga la Resolución 9708 del 05 de diciembre de 2017 y se delegan

algunas funciones. Resolución 087 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a

la Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015.

Resolución 693 de 2016: Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo.

Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones.

Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno.

4. DEFINICIONES

CAJAS MENORES: Son los fondos renovables que proveen con recursos del presupuesto de gastos de las Entidades y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración.

CUENTADANTE: denominación del responsable de la caja menor en el SIIF II.

DESTINACIÓN: El dinero que se entregue para la constitución de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto.

CSF: Con Situación de Fondos.

SSF: Sin Situación de Fondos.




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APLICACIÓN:









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COMPROBANTE DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

COMPROMISO: Son compromisos los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto < nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos.

REEMBOLSO: Devolución de la cantidad de dinero realizada sin exceder el monto del rubro presupuestal en forma mensual o cuando se haya consumido más del 70% de lo que ocurra primer, de alguno o de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Guía Reembolso Recursos Caja Menor del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Guía gestión Caja Menor del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 6. REGISTROS

• Memorando

• Comprobante de disponibilidad presupuestal

• Correo electrónico.

• Consecutivo de cajas menores en el SIIF

• Compromiso presupuestal.

• Consecutivo de cuenta por pagar en el SIIF.

• Consecutivo de obligación presupuestal en el SIIF.

• Obligación presupuestal.

• Orden de pago.

• Memorando de solicitud de reembolso de caja menor.

• Pantallazo de solicitud de reembolso de caja menor en el SIIF.


• Deducciones de caja menor en el SIIF (si aplica).

• Egreso de caja menor en el SIIF de 4x1000 (si aplica).

• GF-FO-10 Conciliación bancaria.




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APLICACIÓN:









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• Extracto bancario.

• Egreso de caja menor en SIIF.

• Carta de retiro de dinero en banco (si aplica).

• Factura original y/o cuenta de cobro.

• RUT (si aplica).

• GF-FO-23 Comprobante de entrega de elementos (si aplica).

• Entrada al almacén (si aplica).

• Resolución de comisión de servicio.

• Resolución de legalización y reembolso de caja menor.

• Consecutivo de cuenta por pagar de egresos en el SIIF.

• Consecutivo de legalización de egresos en el SIIF.

• Memorando de solicitud de legalización definitiva de caja menor.



• Pantallazo de cierre presupuestal de la caja menor en el SIIF.



• Resolución de legalización definitiva.


• GF-FO-130 Pago fotocopias y otros gastos judiciales (caja menor No. 3).

• GF-FO-131 Libro control caja menor de viáticos (pesos-dólares). 7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS:

Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

Sistema Integrado de Gestión – Sistema Maestro. Sistema de Correspondencia Oficial. Office 365.

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Las cajas menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y los ítems de afectación del gasto que se pueden efectuar.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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Para la constitución y reembolso de las cajas menores, se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en la relación anexa, y que correspondan a los

autorizados en la resolución de constitución.

Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmamos por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el numero de documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

Que la fecha del egreso corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

Todos los comprobantes de egreso SIIF deben tener visto bueno del jefe de la dependencia para la cual se

constituyó la caja menor.

Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.

Que se haya expedido la resolución de reconocimiento de gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico de Presupuesto.

El cuentadante deberá presentar la legalización de sus gastos sin exceder el monto presupuestal en forma

mensual o cuando se haya consumido más del 70% lo que ocurra primero, de alguno o de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

El cuentadante de la Caja Menor realiza la consignación del valor correspondiente a los recursos no utilizados de la Caja Menor a la cuenta bancaria del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre definitivo y legalización definitiva. El responsable debe adjuntar el extracto bancario del saldo una vez hecha la consignación y este debe ser de $0, esto, cuando se realiza la legalización definitiva y cierre definitivo de la caja menor. En caso de no haber generado gastos en el mes de diciembre de la vigencia solo se anexarán los siguientes documentos:



• Movimiento de bancos o caja de una caja menor en el SIIF.





RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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Los recursos de las deducciones y los recursos del sobrante de caja menor deben llegar a la tesorería que giro los recursos, si los fondos corresponden a recursos nación CSF la tesorería es la Dirección del Tesoro Nacional, si los recursos son nación SSF o Propios CSF la tesorería es la propia entidad.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 CREACIÓN DE CAJAS MENORES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Recibir la solicitud de constitución

de la caja menor.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo de

Cuentas por Pagar.

Memorando.

La solicitud se recibe por parte del jefe de la dependencia donde se va a manejar la caja menor. En el memorando deben estar especificados los rubros y el monto.

3 Asignar la disponibilidad

presupuestal a cada caja menor.

Funcionario Asignado Grupo

Interno de Trabajo

Financiero del Fondo

Rotatorio de presupuesto.

4 Revisar y aprobar la disponibilidad

presupuestal.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

5 Realizar solicitud de CDP a través

del SIIF.


Interno de Trabajo



.

6 Expedir CDP, firmar y entregar al

responsable de elaborar la resolución.


Interno de Trabajo



Comprobante de disponibilidad presupuestal.

7

Elaborar la resolución interna por la cual el ordenador del gasto

constituye cada caja menor, según las necesidades de la entidad.


Cuentas por Pagar.

Resolución de constitución de caja

menor.

Teniendo en cuenta:

• Normas que lo facultan.

• Responsables de las cajas menores.

• Rubros presupuestales.

• Cuantía asignada a cada caja menor por rubro.

• Número de cada caja menor.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

8 Revisar y dar visto bueno a la

resolución.

Coordinador Grupo Interno

de Trabajo de Cuentas por

Pagar, Funcionario Asignado

Grupo Interno de Trabajo


Rotatorio de presupuesto,


de Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio, Director

Administrativo y Financiero.


menor.

9 Enviar resolución al despacho de

la Secretaria General para su respectiva firma.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por

Pagar.


menor.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

10 Enviar a la Dirección de Talento

Humano para su respectiva numeración.


Cuentas por Pagar.


menor.

11 Comunicar la constitución de cada

caja menor al responsable de la misma.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de

Cuentas por Pagar.

Memorando. Correo electrónico.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

12 Crear el cuentadante como un tercero

en el SIIF.


Interno de Trabajo Financiero

del Fondo Rotatorio de

presupuesto.

13 Crear la caja menor de acuerdo al

CDP de la resolución de constitución en el SIIF.




presupuesto.

Consecutivo de cajas menores en el SIIF.

14 Expedir compromiso de caja menor a

través del SIIF.




presupuesto.

Compromiso presupuestal.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


15 Radicar y aprobar cuenta por pagar en

el SIIF.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas

por Pagar.

Consecutivo de cuenta por pagar en el SIIF.

16 Elaborar la obligación en el SIIF.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas

por Pagar.

Consecutivo de obligación

presupuestal en el SIIF.

17 Revisar, dar visto bueno y firmar la

obligación presupuestal por cada caja menor.

Coordinador Grupo Interno de

Trabajo de Cuentas por Pagar,

Funcionario Asignado Grupo Interno

de Trabajo Financiero del Fondo

Rotatorio de presupuesto,


Trabajo Financiero del Fondo

Rotatorio, Director Administrativo y

Financiero.

Obligación

presupuestal.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


18 Radicar la obligación a Tesorería para

elaborar la orden de pago. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar.

Obligación

presupuestal.

19 Pagar las obligaciones mediante

transferencia a la cuenta de cada caja menor.

Funcionario asignado Grupo



Tesorería.

Orden de pago.

20 Finalizar el proceso.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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9.2 LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE CAJAS MENORES


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Inicio del proceso

2

Recibir documentos soporte de la legalización y solicitud de

reembolso de las cajas menores por cada cuentadante.


Cuentas por Pagar.

• Memorando de solicitud de reembolso de caja menor.

• Pantallazo de solicitud de reembolso de caja menor en el SIIF.








• Factura original y/o cuenta




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

de cobro.




• GF-FO-130 Pago fotocopias y otros gastos judiciales (caja menor asignada a Jurídica Interna).

• GF-FO-131 Libro control caja menor de viáticos (pesos-dólares).

• Resolución de comisión de servicio u Orden Administrativa.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

3 Revisar la concordancia de los

documentos con lo reportado por el cuentadante.


Cuentas por Pagar.

3.1 ¿Están acorde los

documentos?

SI

Remítase a la actividad 6.

NO Remítase a la actividad 4.

4 Informar al cuentadante las

inconsistencias para que se realice la respectiva corrección.


Cuentas por Pagar.

Correo electrónico.

5 Recibir del cuentadante la

respectiva corrección.


Cuentas por Pagar.

.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

6 Expedir el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal.


Interno de Trabajo



Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

7 Elaborar la resolución de legalización y reembolso.


Cuentas por Pagar.

Resolución de legalización y reembolso de caja menor.

8 Revisar y dar visto bueno a la

resolución.


de Trabajo de Cuentas por

Pagar, Funcionario asignado



Rotatorio de Presupuesto,


de Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio.





RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

9 Firma por parte del Director Administrativo y Financiero.

Director Administrativo y Financiero.


10 Radicar la resolución a la

Dirección de Talento Humano para su numeración.


Cuentas por Pagar.


11 Elaborar cuenta por pagar y

legalización de egresos de caja menor en el SIIF.


Cuentas por Pagar.

Consecutivo de cuenta por pagar de egresos en el SIIF.

Consecutivo de legalización de egresos en el SIIF.

12 Expedir el compromiso. Funcionario Asignado de Presupuesto del Fondo

Rotatorio.

Compromiso presupuestal.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

13 Radicar y aprobar la cuenta por pagar por valor de la solicitud de

reembolso en el SIIF.


Cuentas por Pagar.

Cuenta por pagar en el SIIF.

14 Registrar e imprimir la obligación. Funcionario Asignado del

Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar.

Obligación presupuestal.

15 Revisar y dar visto bueno a la obligación por cada una de las

cajas menores.




Interno de Trabajo del Fondo

Rotatorio de Contabilidad,


Trabajo Financiero del Fondo

Rotatorio.





RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

16 Revisar y firmar la obligación de

caja menor. Director Administrativo y

Financiero


17 Enviar la obligación a Tesorería para elaborar la orden de pago.

Funcionario Asignado Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar.


18 Pagar las obligaciones mediante transferencia a la cuenta de cada

caja menor.


Interno de Trabajo del Fondo

Rotatorio de Tesorería.

Orden de pago.





RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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9.3 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJAS MENORES


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Inicio del proceso




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

2

Recibir la legalización de los responsables de las cajas

menores y revisar los documentos y el extracto bancario del saldo de la cuenta bancaria, reportado por el responsable de la caja menor.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de

Cuentas por Pagar.





• Pantallazo de cierre presupuestal de la caja menor en el SIIF.




• Movimiento de bancos o caja

Aplica para el cierre de vigencia y/o cuando se decide no continuar con una caja menor. El extracto bancario debe concordar con la consignación de los recursos en la cuenta del Fondo Rotatorio y este saldo debe ser $0. El formato GF-FO-06 debe diligenciarse con valor de reintegro de sobrante de caja y de bancos.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

de una caja menor.







• Factura original y/o cuenta de cobro.




• GF-FO-130 Pago fotocopias




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

y otros gastos judiciales (caja menor asignada a Jurídica Interna).

• GF-FO-131 Libro control caja menor de viáticos (pesos-dólares).

• Resolución de comisión de servicio u Orden Administrativa.

2.1 ¿Están completos

los soportes?

SI

Remítase a la actividad 4.

NO Remítase a la actividad 3.

3

Informar al responsable de la caja menor las inconsistencias para

que se realice la respectiva corrección.


Cuentas por Pagar.

Correo electrónico.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

4 Elaborar la resolución de la

legalización definitiva de la caja menor.


Cuentas por Pagar. Resolución de legalización definitiva.

5 Revisar, dar visto bueno a la

resolución.






Presupuesto, Coordinador


Financiero del Fondo Rotatorio.

Resolución de legalización definitiva.

6 Firma del Director Administrativo y

Financiero. Director Administrativo y

Financiero





RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

7 Enviar la resolución a la Dirección

de Talento Humano para su numeración.


Cuentas por Pagar.


8 Elaborar la cuenta por pagar y la legalización definitiva en el SIIF.


Cuentas por Pagar.

Consecutivo de cuenta por pagar en el SIIF.

Consecutivo de legalización en el SIIF.

9 Enviar a Tesorería la legalización definitiva de caja menor con sus

respectivos soportes.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por

Pagar. Correo electrónico.

Se informa a través de correo electrónico el consecutivo de la legalización definitiva y se entregan físicamente los documentos.





RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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10. PUNTOS DE CONTROL LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE CAJAS MENORES

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

MÉTODO DE CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.2

Que los valores

de la

legalización no

concuerden con

los documentos

soporte

Revisar cada vez que

se efectué una

solicitud de

legalización y

reembolso de caja

menor.

Cada vez que se

legalice la caja menor

Responsable de Caja

Menor

Comprobante

de Obligación

Presupuestal.

Correo

electrónico.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas

por Pagar.

LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJAS MENORES

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DE CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.3

Que los valores de

la legalización no

concuerden con los

documentos

soporte

Revisar cada vez

que se efectué una

solicitud de

legalización y

reembolso de caja

menor.

Revisar al cierre de la

vigencia o al cerrar

definitivamente una

caja menor.

Responsable de Caja

Menor

Correo

electrónico.

Registro de

cuenta por

pagar y

legalización

definitiva en

SIIF.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas

por Pagar.

11. ANEXOS

No aplica.




RESPONSABILIDAD POR

APLICACIÓN:









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