m administrativo

Antares Colombia Ltda. Cra. 69C No. 7-28 www.antarescolombia.com [email protected] Tel: 414-4010

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INTRODUCCIONINTRODUCCIONINTRODUCCIONINTRODUCCION

Este manual le permitirá de manera rápida, solucionar las dudas con respecto al programa ANTARES Administrativo, ya que esta diseñado de forma gráfica. Si en algún caso este manual no le soluciona su duda, tiene alguna inquietud o sugerencia comuníquese con uno de nuestros asesores a nuestro departamento técnico.

¿Cómo Utilizar este manual?

Este manual esta separado por capítulos, cada tema es un capitulo y esta determinado por un titulo en recuadro. Después de cada titulo, y en negrita y antecedido por flechitas encontrara la ruta a seguir en los botones para llegar a la opción determinada en ese capitulo. Las opciones paso a paso van antecedidas por una estrella. Generalmente el texto va acompañado de la imagen de la pantalla.

Requerimientos del Sistema

ANTARES Contabilidad es un sistema moderno, a la vanguardia de la tecnología y con todas las características de las bases de datos actuales, por este motivo está diseñado en su fase inicial para Windows 95/98/2000/Me, Windows NT. A continuación le presentamos las características mínimas para que ANTARES Contabilidad funcione a la perfección.

Con bases de datos Access 97

� Procesador Pentium � Espacio libre en disco duro de 50MB � Windows 95/98/Milenium, 2000 o 2003 Server, XP � Memoria RAM 128 MB.

Con bases de datos Access XP

� Procesador Pentium III � Espacio libre en disco duro de 100MB � Windows XP- 2000 o 2003 Server � Memoria RAM 256 MB


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Tabla de ContenidoTabla de ContenidoTabla de ContenidoTabla de Contenido

INTRODUCCION ........................................................................................................ 1 ¿Cómo Utilizar este manual?..................................................................................... 1 Requerimientos del Sistema ...................................................................................... 1

TABLA DE CONTENIDO............................................................................................. 2 INSTALACIÓN............................................................................................................ 5 COMO CREAR EL ARCHIVO SYSTEM.MDW............................................................... 7 INGRESAR AL SISTEMA ANTARES ADMINISTRATIVO.............................................................. 9 REFERENCIAR BASES DE DATOS...........................................................................10 CREACIÓN Y ASIGNACIÓN PERMISOS DE USUARIOS.............................................12 CREACION DE TABLAS ............................................................................................14 Grupos y Subgrupos .................................................................................................14 Asignación de Cuentas en el Inventario......................................................................15 Crear Bodegas.........................................................................................................16 Unidades de Medida.................................................................................................16 Tipos de Precio de Venta y de Compra.......................................................................17 Crear Vendedores ....................................................................................................19 Crear Zonas o Ciudades............................................................................................19 Crear Bancos...........................................................................................................20 Crear Conceptos Contables .......................................................................................21

PRODUCTOS.............................................................................................................23 Información General................................................................................................23 Detalle Información.................................................................................................25 Modificar la Información de los Productos.................................................................26 Anular Productos.....................................................................................................26

CREACIÓN DE CLIENTES – PROVEEDORES ...........................................................28 INGRESO SALDOS INICIALES ..................................................................................31 Inventarios..............................................................................................................31 Cuentas por Cobrar – Cuentas por Pagar ...................................................................32

DOCUMENTOS INVENTARIOS..................................................................................34 Definir Fechas.........................................................................................................34 Crear Documentos en Inventarios .............................................................................35 Encabezado del documento ......................................................................................35 Pie del Documento ...................................................................................................39

DOCUMENTOS CUENTAS POR COBRAR O POR PAGAR...........................................41 Encabezado del documento ......................................................................................41


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Detalle del Documento .............................................................................................43 FUNCIONES DE MODIFICACIÓN, ANULACIÓN Y RENUMERACIÓN DE DOCUMENTOS POR INVENTARIOS, CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR......................................................................................................................46 Modificar un Documento ..........................................................................................46 Renumerar un Documento .......................................................................................46 Anular un Documento ..............................................................................................47 Imprimir un Documento...........................................................................................47 Modificar Documentos Impresos ..............................................................................47

AYUDAS Y CONSULTAS EN EL MODULO DE DOCUMENTOS DE INVENTARIOS, CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR. .................................................48 Verificación de Faltantes en Consecutivos .................................................................48 Consultar Último Consecutivo...................................................................................48 Otras Ayudas...........................................................................................................49

CONSULTAS..............................................................................................................50 Consultas en el Módulo Inventarios ...........................................................................50 Consultar el Movimiento de un Producto....................................................................50 Consulta de Movimiento de Productos por Grupo: ..............................................................51 Búsqueda Número de Serie.......................................................................................52 Consulta Movimiento Remisiones .............................................................................53 Consultas en el Módulo de Cuentas por Cobrar o por Pagar .........................................54 Consultar el Estado de Cartera por Fecha .................................................................55 Consultar Historial de pagos .....................................................................................56 Consultar Datos de la Empresa.................................................................................57 Usuarios Conectados................................................................................................58

INFORMES ...............................................................................................................59 PROCESOS ESPECIALES..........................................................................................62 Cotización a Factura ................................................................................................62 Remisión a Factura .................................................................................................63 Actualización de Precios ..........................................................................................65 Actualización de Costos ............................................................................................67 Transformación de Productos...................................................................................69 Exportación de Documentos .....................................................................................72 Importación ............................................................................................................73

OPCIONES AVANZADAS ...........................................................................................75 Bloqueo de Periodos.................................................................................................75 Reclasificación de Nits.............................................................................................75 Reclasificación de Nits.............................................................................................76 Borrado y Traslado de Documentos...........................................................................76 Copiar Bases de Datos..............................................................................................77

CONFIGURACION DE DOCUMENTOS.......................................................................79 Crear Consecutivos ..................................................................................................79 Crear, Consultar o Modificar la Configuración de un Tipo de Documento. ....................80 Crear Tipos de Documento en Inventarios .................................................................80 GENERAL..............................................................................................................80


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Campos del Encabezado Inventarios .........................................................................81 Campos Detalle Inventarios: ....................................................................................82 Campos Cierre F10...................................................................................................83 INVENTARIOS .......................................................................................................84 Naturaleza del Kardex:............................................................................................84 Mostrar Campos en el Detalle: .................................................................................84 Bodegas:.................................................................................................................84 Procesos Especiales: ...............................................................................................85 AFECTACION.........................................................................................................85 FORMATO..............................................................................................................88 Crear Tipos de Documento en Cuentas por Cobrar – Pagar. ........................................93

COMISION DE VENDEDORES ..................................................................................97 Por Venta................................................................................................................97 Por Recaudo............................................................................................................99


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InstalaciónInstalaciónInstalaciónInstalación

Ingrese a MI PC y seleccione la unidad a utilizar en el caso CD-ROM la unidad que esta representada con el símbolo de CD, y si utiliza disquete la unidad 3 ½.

� Presione doble click en la unidad requerida. (unidad de cd) � Seleccione el archivo Setup y presione doble clic. � Aparece una pantalla de Bienvenida, en caso de presentarla

en ingles presione clic en Continue, pero si por el contrario sale en español entonces presione Aceptar.


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� Luego aparece un icono de un computador. Dar doble clic en este para continuar la instalación. El sistema por defecto lo instala en la carpeta Archivos de Programa, si desea instalarlo en la carpeta Antares, seleccione en la línea de ruta la carpeta Antares. (El sistema la crea automáticamente.

� Aparece la barra de Estado de la instalación � Por defecto el sistema crea en el menú de inicio/programas la

carpeta Aplicaciones Antares. Los accesos directos para el escritorio, los puede crear desde esta carpeta.


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Como Crear el Archivo System.mdwComo Crear el Archivo System.mdwComo Crear el Archivo System.mdwComo Crear el Archivo System.mdw

Cuando se ejecuta por primera vez el programa y no esta creado el grupo de trabajo, el sistema emite un mensaje <<No se pudo encontrar el Archivo System.mdw>>.

� Si está usando Windows 95, utilice Mi PC o Explorador de Windows para abrir la subcarpeta System de la carpeta Windows y haga doble clic en Wrkgadm.exe.

� Si está usando Windows NT, ME, o XP utilice MiPC o el Explorador de Windows para abrir la subcarpeta system32 en la carpeta WinNT, y haga clic en Wrkgadm.exe.

�

�

� En el cuadro de diálogo Administrador para trabajo en grupo. Haga clic en Crear y después escriba su nombre y organización.

� En el cuadro de diálogo información del propietario del grupo de trabajo, escriba cualquier combinación de hasta 20 números y letras después haga clic en Aceptar.


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� Precaución Asegúrese de que escribe con exactitud su nombre, organización e ID del grupo de trabajo, incluyendo si las letras son mayúsculas o minúsculas

� Escriba un nuevo nombre para el archivo de información de grupo de trabajo y después haga clic en Aceptar. (De forma predeterminada, el archivo de información de grupo de trabajo es guardando en la carpeta donde instaló el Microsoft Access. Para guardarlo en una ubicación diferente, escriba una nueva ruta de acceso o haga clic en Examinar para especificar la nueva ruta de acceso.)

� Clic en Aceptar � Clic en OK


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Ingresar al Sistema Antares Administrativo

Presione doble clic en el icono Antares Administrativo ubicado en el escritorio de Windows. Al abrir el programa aparecerá un cuadro de dialogo en el cual deberá ingresar el nombre del usuario y contraseña asignados por el administrador del sistema.

Si aun no ha creado usuarios ni asignado permisos ingrese la siguiente clave de acceso al sistema:

Usuario: ANTARES Password: 0706


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Referenciar Bases de Datos:Referenciar Bases de Datos:Referenciar Bases de Datos:Referenciar Bases de Datos:

Cuando se ingresa por primera vez al Programa, este le pide la ubicación de la base de datos. Por defecto siempre esta en el C:\Antares del equipo servidor. Si usted quiere referenciarlas o cambiarlas estando en el programa, presione F9 para llamar la ventana de selección de archivos.

� Aparece un recuadro de selección de archivos, ubique en el menú de caída del campo Buscar la posición de la base de datos (si esta en el computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad C;\Antares; pero si por el contrario se encuentra en una red, seleccione por Mis Sitios de Red el computador donde se encuentra la base de datos, generalemente es el servidor)

� Datos de Contabilidad y presione click en el botón Abrir

� Vuelve aparecer la ventana de búsqueda pero con el titulo de Ubicación de la Base de Datos IFCP, seleccione el archivo Datos IFCP y presione click en el botón Abrir .


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� Al seleccionar las bases de datos fíjese bien del Titulo de la ventana en el cual se determina el nombre de la base que debe referenciar


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Creación y AsiCreación y AsiCreación y AsiCreación y Asignación Permisos de Usuariosgnación Permisos de Usuariosgnación Permisos de Usuariosgnación Permisos de Usuarios

� Configuración del Sistema � Usuarios

Cuando se instala el programa, el Administrador del sistema debe Crear los usuarios y asignar los permisos correspondientes para el manejo del sistema, dependiendo de los procedimientos de cada usuario dentro del programa.

� Para crear un usuario presione click en el botón Crear del modulo

usuarios y siga los siguientes pasos. � Ingrese el nombre completo del usuario a crear en el campo Nombre

del Usuario, el nombre de identificación en sistema en el campo login y la contraseña o clave de acceso en el campo password.

� Asigne los permisos para el uso del sistema Antares que se encuentran discriminados por grupo de trabajo.


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En la carpeta inventarios se encuentran algunas opciones adicionales ubicadas frente a los botones Creación de Productos y Actualización de Documentos las cuales permiten al usuario realizar o no operaciones especiales al utilizar éstos módulos. Estas opciones son:

CREACION DE PRODUCTOS Y ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS

C PERMITE CREAR PRODUCTOS PERMITE CREAR DOCUMENTOS M PERMITE MODIFICAR PRODUCTOS PERMITE MODIFICAR

DOCUMENTOS A PERMITE ANULAR PRODUCTOS PERMITE ANULAR DOCUMENTOS R PERMITE REALIZAR RECUPERACIÓN PERMITE RENUMERAR

DOCUMENTOS DE MOVIMIENTO I PERMISO PARA IMPRESION

FR PERMISO PARA FACTURAR EN ROJO MR PERMISO PARA FACTURAR EN MORA RE PERMISO PARA SOBREPASAR MINIMOS Y MAXIMOS MC PERMISO PARA MODIFICAR PRECIOS DE COMPRA MV PERMISO PARA MODIFICAR PRECIOS DE VENTA

� En la parte inferior aparece el botón reservado, el cual al ser activado permite al usuario modificar documentos impresos


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CREACION DE TABLASCREACION DE TABLASCREACION DE TABLASCREACION DE TABLAS

Antes de comenzar a trabajar, debe ingresar en las tablas básicas los nombres que serán asignados a los diferentes lugares y elementos que utilizará en el movimiento diario de la empresa, como son: Unidades de Medida, Bodegas, Grupos de Clasificación de productos etc.

Grupos y Subgrupos

� Inventarios � Configuración � Grupos y Subgrupos

Generalmente los productos de una empresa están divididos en grupos y subgrupos permitiendo la organización y clasificación del inventario.

Ejemplo: Grupo: productos de aseo Subgrupo: Limpiadores Producto: Blanqueador x 1000 ml Para crear grupos y subgrupos:

� Presione click en el botón Crear del modulo Grupos, ubique el cursor en el campo Nombre y escriba el nombre del grupo. Ejemplo: Productos de Aseo. El campo ID Grupo es auto numérico.

� Para crear sub-grupos seleccione, la sub-carpeta sub-grupos y ubique el cursor en el primer registro de la tabla subgrupos e ingrese uno a uno el nombre de la sub-división del grupo principal (si las tiene).


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Asignación de Cuentas en el Inventario


Si desea puede asignar un código contable a cada uno de los subgrupos (Opcional).

Para cada grupo se debe asignar las cuentas contables de inventario, costos y ventas que maneja la empresa para control de inventario permanente en el módulo de Contabilidad.

Para asignar la cuenta correspondiente a un determinado grupo, ubique el cursor en el campo Cuenta de inventarios, Costos o Ventas y seleccione el código contable asignado a cada grupo.

Cuando usted ingresa una compra, el sistema carga su valor correspondiente en la cuenta de inventarios, seleccionada para cada grupo, y en el proceso de facturación hace el descargue de la cuenta de inventarios y carga a la cuenta de costos. Si maneja inventario periódico, no asigne cuentas a los grupos y cree un módulo de Contabilidad Antares una nota de contable de inventarios.


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Crear Bodegas

� Inventarios � Configuración � Tablas de Inventarios � Bodegas

El sistema Antares permite crear las bodegas o sucursales utilizadas por la empresa para almacenar y controlar el inventario. Para crear bodegas:

� Presione click en el botón Crear � Escriba el nombre asignado a la bodega, así como su Dirección y

Teléfono. � Despliegue los menús de caída y seleccione el nombre de las personas

encargadas y el Centro de Costos (si lo tiene) al cual corresponde.

Unidades de Medida

� Inventarios � Configuración � Tablas de Inventarios � Unidades de Medida

El programa Antares presenta una lista predeterminada de las principales unidades de medida que son utilizadas para la discriminación del inventario. Para crear nuevas unidades de medida:

� Presione click en el botón Crear.


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� Escriba la abreviatura (Máximo tres caracteres) en el campo

Unidad y el nombre completo de la unidad en el campo Descripción. � Si desea Modificar el nombre de una unidad de medida presione click

en el botón Modificar y realice los cambios correspondientes.

Tipos de Precio de Venta y de Compra

� Inventarios � Configuración � Tipos de Precios de Venta o de Compra

La opción de Creación de precios permiten asignar hasta siete listas de precios de venta o de compra diferentes para un mismo producto, y por cada uno de ellos puede emitir informes, cotizaciones y hacer procesos especiales de actualización de precios. Para crear tipos de precios de Venta o Compra:

� Al ingresar a la tabla de creación de tipos de precio de venta o compra digite en la columna descripción el nombre asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crédito, Contado; mayorista, usuario final, etc.).


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Al entrar al módulo de creación de productos, encontrará en la sub-carpeta de Acumulados, un recuadro con los precios de compra y de venta anteriormente creados y podrá asignar a cada uno de ellos su correspondiente valor.

Para definir el tipo de venta que el sistema mostrará en el momento de crear un documento, asigne a cada cliente en el módulo de Consulta, Modificación y Creación de Clientes el precio de Venta con el cual se le va a cotizar o vender

Para seleccionar el tipo de precio en el momento de ingresar un documento despliegue el campo de tipo de precio ubicado en la parte superior de la pantalla.

Si un cliente no se le asigna un tipo de precio de venta, al momento de crear un documento el sistema no traerá los valores de los productos.


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Crear Vendedores

� Inventarios � Configuración � Tablas de Inventarios � Vendedores

Este módulo permite ingresar los datos de los vendedores y los porcentajes de comisión asignados a cada vendedor.

Para Crear Vendedores: � Presione click en el botón Crear. � Ingrese los datos personales como son Nombre, Cédula, Dirección y

Teléfono. � Indique el porcentaje de comisión por venta o por recaudo si realiza

liquidaciones por montos totales. � Los campos de comisión no deben quedar vacíos, si no maneja

comisiones coloque en el campo 0 (cero). � Presione click en el campo activo si es un vendedor que actualmente

esta trabajando en la empresa; si por el contrario ya no labora en la empresa, o es un administrador o coordinador de un almacén o bodega y no desea que aparezca en los informes de ventas; entonces desactive esta opción.

Crear Zonas o Ciudades

� Inventarios � Configuración � Tablas de Inventarios


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� Zonas o Ciudades

El sistema Antares permite agrupar los clientes por Zonas o Ciudades, permitiendo emitir informes de ventas por cada una de las Zonas.

� Para crear una zona o ciudad: � Presione click en el botón Crear. � Asigne un código en el campo Código Ciudad y un nombre en le campo

Nombre Ciudad con los cuales identificará las Zonas.

Crear Bancos

Este modulo se ingresa el nombre de los bancos y las tarjetas débito y crédito que maneja la empresa, o de los terceros. Para actualizar esta tabla realice el siguiente procedimiento:


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� Presione click en el botón Crear Ubique el cursor en el campo

Nombre Banco y digite el nombre. � En la sección Documento active la casilla Cheque si es un banco o

Tarjeta. � En el campo Cuenta despliegue el menú de caída y seleccione la

cuenta contable asignada a ese Banco, en el módulo contable. � Sí la empresa tiene dos cuentas en le mismo banco, deberá crear dos

bancos distintos para cada una de las cuenta, siempre y cuando se impriman cheques.

Crear Conceptos Contables

� Cuentas por Cobrar o por Pagar � Configuración � Conceptos Contables.

En esta tabla se crean aquellos conceptos contables que NO tienen que ver con las cuentas de cartera (1305... ó 2205...) y que son usados en los módulos de otras cuentas por cobrar o por pagar. Los documentos que utilicen los conceptos contables en los módulos de Cuentas por Cobrar o por Pagar deben tener activado la casilla de opción "tiene conceptos" en el módulo configuración de documentos. Es aconsejable que al manejar cuentas de causación y cuentas de pago, sea creado cada uno de estos conceptos. Ejemplo: si el concepto es Arriendo Oficina, cree un concepto para la causación, débito 5120..., crédito 23...; para el pago genere un concepto de la debitando la cuenta 23... Y acreditando la 1110...


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Para crear los conceptos: � Escriba el nombre del concepto en el campo nombre. � Asigne la afectación contable para el concepto e indique su

naturaleza (Débito ó Crédito)


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ProductosProductosProductosProductos

Los productos son la base fundamental de su inventario, si ya creo grupos, subgrupos, unidades de medida y bodegas, entonces ya puede empezar a crear la base de datos de los productos.

� Creación y Modificación de Productos � Inventarios � Consulta – Modificación – Creación de Productos

Presione click en el botón crear e ingrese la descripción del producto en las carpetas información General y Detalle información del módulo de creación y modificación de productos.

Información General:

Ingrese la información básica del producto y su ubicación en el inventario así:


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� Código: En este campo el sistema le asigna automáticamente un código consecutivo a cada producto, el cual se puede utilizar para llamar el producto en el módulo de actualización de documentos.

� Referencia: Es la codificación que se le asigna al producto, puede ser numérica o alfanumérica.

� Código de Barras: En este campo puede colocar el número del código de barras (si lo maneja). Si posee un lector de código de barras, ubiqué el cursor en el campo y pase la pistola por el código del producto.

� Nombre del Producto: Aquí escriba la descripción completa del producto; como quiere que sea presentada en los documentos impresos e informes. Ejemplo: Blanqueador X 1000ML.

� Inactivo: El campo inactivo nos permite desactivar el producto y evitar que aparezca en loas tablas de consulta, o en los informes. Un producto con movimiento No lo puede anular, pero si puede consultar sus movimientos acumulados que tenga a través del tiempo en que fue manejado.

� Grupo: En este puede asignar el grupo previamente creado al cual pertenece el producto, ubique el cursor en este campo, despliegue el menú de caída y selecciónelo. Ejemplo: Productos de aseo. Si desea crear un grupo adicional, no e s necesario salir de esta pantalla solo ubíquese en el campo grupo con el indicador de escritura, presione doble clic y el sistema le traerá la tabla de grupos.

� Subgrupo: Usted puede asignar el subgrupo previamente creado en la tabla de Grupos (si lo tiene), al cual corresponde el producto.

� Variable: Esta opción permite modificar el nombre del producto al momento de ingresarlo a un documento. Ejemplo: la referencia se llama servicio de pintura; pero en el momento de facturar me permite ingresar detalles adicionales como "se le pinto el Automóvil de Placas BAA-802, con pintura acrílica de color azul".

� Ubicación: Este campo es de carácter informativo, en el cual puede indicar la clasificación y nombres de los estantes donde almacena su mercancía.

� Gravado IVA: Con este campo usted puede manejar IVA diferencial por cada referencia. Al activar este campo el sistema coloca al frente un campo llamado %IVA que tenga el producto. Debe asignar a todos los productos su correspondiente porcentaje de IVA; excepto los productos exentos de éste impuesto en los cuales el campo gravado IVA deberá encontrarse desactivado.

� Unidad de Empaque: Este campo es texto y solo es informativo para las listas de precios. Ejemplo: Cajas X24 Unidades.

� Marca: Si quiere tener informes de listas de precios por Marca, seleccione la marca. Para crear las marcas presione doble click con


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el indicador de escritura en este campo, y el sistema le traerá una tabla de creación de marcas.

� Tipo de Ítem: Indique si el producto descarga el inventario o es un servicio.

� Conversión: Esta opción permite realizar conversiones de medidas de cantidades menores a cantidades mayores.

En el campo unidad de medida ingrese la unidad de la cual usted va a hacer los descargues de inventario. En cantidad a convertir indique el valor que corresponde para convertirlo a otra unidad. En U. Conversión la unidad a la cual va usted a hacer la conversión.

Detalle Información:

Ingrese la información detallada del producto como son: mínimos y máximos, precios de venta y compra, comisiones etc. Así:


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� Mínimo: Coloque aquí la cantidad mínima de existencia del producto en el inventario y con esta información puede emitir un informe de productos en mínimo.

� Máximo: Aquí puede colocar la cantidad máxima que puede tener por producto en inventario, permitiendo emitir informes de máximos y evitando hacer compras de productos innecesarios en la empresa.

� % Comisión Venta: Este campo permite asignar comisiones de venta diferenciales por producto.

� Precio de Venta o Compra: El listado que se presenta es el que usted crea en la tabla de tipos de precios de venta o Compra. Usted puede tener hasta siete diferentes tipos de precios de venta o compra; ingrese en cada uno de los campos el valor correspondiente.

� Ingrese en procesos Especiales al módulo de Actualización de Precios – Inventarios y podrá actualizar los tipos de precio de venta o compra para todos los productos, o clasificados por grupo, siguiendo un porcentaje de variación especifico.

Modificar la Información de los Productos

Para realizar cambios en los datos generales de los productos despliegue el menú de caída del campo Buscar Producto y seleccione en orden alfabético el producto a buscar, luego presione click en el botón modificar y haga los cambios correspondientes. Para modificar otros productos repita el proceso.

Anular Productos

Ubíquese en el campo Buscar Producto, despliegue el menú de caída y seleccione el producto Anular, cuando el sistema le presente el producto en pantalla presione click en el botón Anular.

Si el producto tiene movimiento NO LO PODRÁ ANULAR; sin embargo sí desea que este producto no siga saliendo en los informes entonces presione click en el campo inactivo de esté módulo.


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Creación de Clientes Creación de Clientes Creación de Clientes Creación de Clientes –––– Proveedores Proveedores Proveedores Proveedores

� Cuentas por Cobrar / Cuentas por Pagar � Consultar – Modificar- Crear – Clientes / Proveedores

En este modulo se pueden crear los clientes y proveedores, con su información general. Además se puede consultar la información de movimiento de los clientes / proveedores.

� Presione clic en el botón Crear Cliente / Crear proveedor. � Nit: En el campo Nit Ingrese el documento de identificación del cliente / proveedor sin puntos, comas, ni digito de verificación. � DV: Ingrese el digito de verificación del documento de identificación del cliente. � Dirección, teléfono, emal, fax, etc. Son campos texto y puede ingresar la información a su gusto. � Días Crédito: Los días de crédito son los que generan en los documentos la fecha de vencimiento. � Días Comerciales: Este campo es el que hace los bloqueos en cartera. Cuanto los documentos superan la diferencia entre la fecha y los días de crédito, el sistema no permite que se le facture al cliente, esto se parametrizar por usuario. � Vendedor: Seleccione el vendedor al que corresponde el cliente. Para crear los vendedores se hace por el modulo de las tablas. � Autoretenedor: Si desea que en el momento de generar documentos no liquide ninguna retención. � Excluido Iva: Para aquellas entidades a las cuales aunque los productos estén gravados con iva, no se les debe incluir este gravamen. � Retenedor de Iva: Para generar retención de Iva � Retenedor de ICA: Para generar retención de ICA. � Precios de Venta: Seleccione la lista de precios a la cual esta sujeto el cliente con respecto a los productos. El sistema le trae automáticamente el precio en el momento de generar el documento. En caso de querer que este proceso no sea modificado por el usuario, se puede parametrizar por el modulo de usuarios. � Mercadeo: En esta pestaña puede incluir datos generales como observaciones, los diferentes encargados, fechas para manejo de los vendedores.


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El campo Observaciones se trae en el momento de llamar el cliente en el modulo de documentos de inventarios, para que muestra esta información. También se puede imprimir en los documentos.

Información de clientes

Pestana de Mercadeo en Clientes


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Ingreso Saldos InicialesIngreso Saldos InicialesIngreso Saldos InicialesIngreso Saldos Iniciales

Inventarios:

� Inventarios � Actualización de Documentos

En esta opción usted ingresa el inventario inicial en cantidades y costos con el que va iniciar su proceso. Este proceso no pasa al modulo contable.

� Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento Nota de

Inventario Inicial. � Documento: Ingrese el Numero de documento de acuerdo a su

criterio � Fecha: La fecha de corte del inventario � Bodega Destino: Ingrese la bodega en que se almacena el inventario.

En caso de tener varias bodegas se aconseja crear un documento diferente para cada una.

� Código: Ingrese el código del producto, si no lo conoce consuluelo por el Catálogo de Productos, de la parte inferior.

� Entradas: La cantidad con que se inicia el inventario. � U. Med: Ingrese la unidad de medida con la que se hizo el conteo. El

sistema por defecto trae la unidad basica. En caso de tener conversión en ese item para cambiar la unidad de medida utilice la tecla PgUP y PgDn.

� Costo: El costo del producto con respecto a la unidad de medida que ingreso. Recuerde que este costo es la base para seguir generando el costo promedio.

Encabezado documento


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Detalle documento

Cuentas por Cobrar – Cuentas por Pagar

� Cuentas por Cobrar – Cuentas por Pagar � Configuración � Cargue de Saldos Iniciales

En este modulo podrá cargar los saldos iniciales por cada cliente por facturas, sin necesidad de ingresar los productos. Estos documentos no pasan al modulo contable. Para ingresar estos documentos se deben crear primero los clientes y proveedores.

� Cliente: Seleccione en el menú de caída el cliente al que se va a cargar los datos. � TipoDoc: Seleccione el tipo de factura para el cargue. (Factura de Venta o Factura de Compra) � Documento: Ingrese el numero de la factura del cliente o proveedor. � Fecha: La fecha de emisión del documento no importa el periodo. � Vencimiento: La fecha de vencimiento del documento (el sistema no la liquida se debe generar en el formato de fecha del sistema) � Base Impuestos: Ingrese el valor del documento o el saldo que tiene por cobrar o por pagar. � Iva: Ingrese el valor del iva de la factura manualmente (el sistema no lo liquida) � Retenciones: Si usted desea que en el momento de hacer el recibo de caja el sistema le traiga las retenciones de estos documentos. Ingréselas (el sistema no las liquida).


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� Ubíquese nuevamente en un registro nuevo y así ingrese todos los documentos de ese cliente o proveedor, sin importar las fechas de las facturas � Para ingresar la información de otro cliente, solo selecciónelo en el menú Buscar y repita el proceso.


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DOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOS INVENTARIOS INVENTARIOS INVENTARIOS INVENTARIOS

En este módulo se crean y modifican todos los documentos que son indispensables para el manejo de sus inventarios, como:

� Entradas, � Salidas de almacén � Pedidos, � Cotizaciones, � Traslados entre bodegas, etc. � FACTURACIÓN

En el sistema Antares los documentos se diseña y definen de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Definir Fechas:

Para control y organización de la información el sistema crea por cada año los doce meses correspondientes denominados (Periodos) los cuales permitirán un ingreso de la información organizado tanto en mes como año. Al momento de ingresar la fecha en un documento el sistema se encarga de verificar el mes (periodo) al momento de ingresar la fecha en el documento.

Al crear un documento con la fecha de un nuevo año automáticamente el sistema crea los doce periodos correspondientes.

Al ingresar por actualización de documentos, despliegue el menú de caída y seleccione el mes y año a trabajar posteriormente presione click en continuar.


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Crear Documentos en Inventarios:

Los documentos están divididos en tres partes encabezado detalle y pie. Para crear un documento en el módulo de inventarios realice el siguiente procedimiento:

Encabezado del documento: � Despliegue el menú de caída en el campo Tipo de Documento y

seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. Aquí solo aparecerán los documentos a los cuales el usuario tiene permiso.

� Ingrese el número de documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en la configuración del sistema.

� Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el año en que está creado.


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� En el campo fecha, digite solamente el día, el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted seleccionó al ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no coincide con el periodo que seleccionó al ingresar al módulo, el sistema le emite el mensaje "La fecha no coincide con el periodo". El sistema le asignará a las fechas, el año que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá ingresar la fecha.

� Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento. Si el cliente – proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de éste y pregunta si desea o no crearlo al presionar click en Sí el sistema lo traslada al módulo de creación de clientes – proveedores; ingrese la información solicitada en el módulo y presione click en salir para volver al documento en creación. Como mínimo se debe ingresar el NIT, el nombre, la dirección y el teléfono del cliente o del proveedor.

� Ingrese la fecha de vencimiento del documento (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este módulo. Si al crear el cliente – proveedor se ingresó la cantidad de días de crédito automáticamente el programa ingresará la fecha de vencimiento.

� Despliegue el menú de caída en el campo bodega y seleccione la bodega de origen o de destino de los productos. Si en la configuración del tipo de documento seleccionó bodegas de origen o destino predeterminadas, éstas se cargarán automáticamente al crear el documento. Adicionalmente si no le asigna bodegas en la configuración, el sistema no descarga de inventarios.


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� Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son opcionales dependiendo de la configuración y el manejo del documento.

� %Descuento: Utilice este campo si todos los productos poseen el mismo porcentaje de descuento o para que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para todos los productos. Si el cliente posee un porcentaje de descuento predeterminado el sistema automáticamente colocará el porcentaje en este campo.

� Vr Desc: Utilice este campo si desea asignar un valor de descuento al total del documento. Si se usa IVA diferencial este campo no se puede utilizar.

� Vendedor: Despliegue el menú de caída y seleccione el vendedor que generó el documento. Si al crear el cliente se le asignó un vendedor, el programa lo colocará automáticamente en este campo.

� Documento de soporte: Ingrese el número de documento que cruza o soporta al que se está creando. Ejemplo: Si el documento es una Factura de Venta entonces el documento de soporte es el pedido de cliente, el cual debió haber sido creado antes y con el cual permite hacer el cruce respectivo.

� Para traer los datos del documento soporte, presione TAB en el momento que el sistema se ubica para ingresar la primera referencia.

� Dato referencial: Este campo es informativo en el que se ingresa referencia, factura No, orden de compra No, etc. Puede consultar el movimiento de este campo por el módulo de terceros.

� Observaciones: Ingrese las observaciones que complementan la información del Documento.

Detalle del Documento Digite el Código o la Referencia del producto en la columna Código, si no lo conoce presione click en el botón Catálogo de Productos el sistema muestra el listado de todos los productos, indique si desea realizar la búsqueda por referencia o nombre del producto presionando click en el título de la columna (Código o Referencia).


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En el campo en blanco escriba los primeros caracteres del Código o Referencia, o el nombre del producto y automáticamente el sistema ubica el producto. Posteriormente presione doble click o enter sobre la columna codigo y el sistema pasara la identificación del producto al documento. Digite la cantidad, el valor unitario o costo (el sistema actualiza estos datos automáticamente al ingresar o actualizar los productos); El valor total es una fórmula, usted no tiene que ingresar ningún valor en este campo. Para movilizarse entre los campos de esta pantalla utilice Enter o ubique el cursor con el Mouse. En la parte inferior del detalle del documento se muestra el costo promedio, la existencia y el porcentaje de IVA, correspondiente a cada producto, los cuales se actualizan al ingresar el código del producto en el detalle.

Si en la configuración del documento se activaron las opciones las cuales crean columnas adicionales en el detalle ingrese los datos así: Dato adicional: Este campo es útil al momento de ingresar números de serie o referencias adicionales para cada producto. Para


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consultar estas referencias entre al módulo de terceros de Consulta Número de Serie. %Descuento: En este campo se utiliza si en cada uno de los productos se maneja un porcentaje de descuento diferente.

U. Medida: Esta columna aparece al activar en la configuración del tipo de documento la opción de conversión; para seleccionar la unidad de medida del producto utilice las teclas página arriba o abajo. El descargue de inventario siempre se hará por la unidad de medida que aparece en el campo U. Medida de la página Detalle Información de Consultar, modificar y crear productos.

Pie del Documento

Los campos ubicados en el pie del documento son fórmulas que totalizan liquidando automáticamente los valores ingresados en el detalle del documento.

Para finalizar el ingreso presione F10

Si el documento que está creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo hace en el momento de presionar F10. Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el módulo de Configuración de Tipos de Documento, campos de cierre F10.

Forma de pago: Este campo le permite ingresar el tipo de pago, como efectivo, cheque, etc. Esto en caso de manejar documentos de contado. Si queda algún saldo en el documento con respecto al cruce entre el valor ingresado en este recuadro y el total del documento, el sistema lo guarda en el campo Saldo y lo pasa a Cuentas por Cobrar.


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Adicionales: Cuando se manejan talleres de mecánica donde los conceptos son mano de obra, repuestos, latonería, pintura, otros trabajos, al presionar click en este botón le puede asignar el empleado que genera el servicio. El sistema totaliza por cada uno de los conceptos y en la factura se puede imprimir de esta forma discriminada.


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Documentos Cuentas por Cobrar o por Pagar:Documentos Cuentas por Cobrar o por Pagar:Documentos Cuentas por Cobrar o por Pagar:Documentos Cuentas por Cobrar o por Pagar:

En este modulo puede ingresar los documentos que hacen cruce en las carteras como:

� Recibos de Caja � Notas Credito � Comprobantes de Egreso

Adicionalmente puede consultar los documentos que han sido cargados desde el modulo de inventarios, como

� Facturas de Venta � Facturas de Compra � Devoluciones de Clientes

Encabezado del documento

Tipo de Documento: Despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. (recibo de caja, comprobante de egreso) Documento: Ingrese el número del documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en la configuración del sistema. Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el año en que está creado.

Si por el contrario no está creado, el sistema presenta un recuadro en el cual solicita confirmar si desea o no crear el documento.


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Fecha: Digite solamente el día el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted seleccionó al ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no corresponde al periodo que seleccionó al ingresar al módulo, el sistema le emite el mensaje "La fecha no coincide con el Periodo". El sistema le asignará a las fechas, el año y mes que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá ingresar la fecha. Usted puede cambiar este año por la opción Cambiar Periodo de esta misma pantalla. Nombre; Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento y la sucursal (si la tiene). Si el cliente – proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de éste y pregunta si desea o no crearlo, al presionar click en Sí el sistema lo traslada al módulo de creación de clientes – proveedores; ingrese la información solicitada en el módulo y presione click en salir para volver al documento en creación.


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Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son opcionales dependiendo del manejo del documento. Fecha de Vencimiento: (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este módulo. En el caso de los cheques potsfechados aquí puede ingresar la fecha de pago del cheque. Cheque: ingrese el valor del cheque que recibe o que gira. El sistema liquida el campo Efectivo campo como diferencia entre el valor del cheque y el total del documento. Número: del cheque con que fue pagado o se va a pagar el documento, Banco: (previamente creado en la tabla de bancos) En el caso de los recibos de caja si se desea que estos carguen automáticamente al banco donde se va hacer la consignación y no a la caja, entonces en este campo digite el banco en el que se consignan (hay que tener en cuenta que en la tabla bancos se le debe determinar la cuenta en la que debe cargar a la contabilidad). Vendedores: Si el documento maneja vendedores seleccione el vendedor que generó el documento.

Detalle del Documento TD: Si el documento cruza documentos seleccione el tipo de documento con el cual cruzará. Doc. No. el número de documento a cruzar y automáticamente el programa cargará los valores del documento de cruce. Si el valor


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del documento es distinto al valor que carga el sistema modifica los valores que necesite en cada campo.

Cuando usted está ingresando el documento que va a abonar, es importante conocer los documentos que el cliente o el proveedor tienen con saldo pendiente de pago o por pagar sin necesidad de imprimir un estado de cartera. Estos saldos pueden consultarse en el momento en que se está ingresando el documento de abono, solamente presione click en el botón de Documentos con Saldo al encontrarse ubicado en la columna Doc. No. y automáticamente se presentará una tabla con los documentos que a la fecha ese cliente o proveedor tiene pendientes, cada uno con su respectivo valor; seleccione el documento a abonar y presione doble click en la columna Documento para cargar el documento en el detalle.

Si por el contrario el programa no cruza con ningún documento, deberá ingresar manualmente los valores del valor del documento y los impuestos correspondientes a éste en las columnas correspondientes.


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Si un documento ya ha sido abonado el sistema le presenta un recuadro informativo con el fin de evitar cancelar un documento varias veces. Si no existe o el cliente es diferente el sistema le informara.

Para finalizar el ingreso presione F10

En un recibo de caja o Comprobante de Egreso, solo puede abonar documentos de un mismo cliente.


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Funciones de Modificación, AnulaciónFunciones de Modificación, AnulaciónFunciones de Modificación, AnulaciónFunciones de Modificación, Anulación y Renumeración de y Renumeración de y Renumeración de y Renumeración de

Documentos por Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Documentos por Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Documentos por Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Documentos por Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por

Pagar.Pagar.Pagar.Pagar.

Modificar un Documento:

Para modificar un documento cargue el documento en el módulo de actualización, presione click en el botón Modificar ubique el cursor en el campo a modificar, realice los cambios y presione F10 para guardar y dar paso a un nuevo documento.

Renumerar un Documento:

Para renumerar un documento cargue el documento en el módulo de actualización, presione click en el botón Renumerar, posteriormente el sistema le emite en el recuadro, donde en el primer campo Número aparece el número actual del documento en el siguiente campo Número digite el nuevo número y presione Enter en el botón Cambiar. A manera informativa se presenta el tipo de documento. Si el documento tiene consecutivo, el sistema solo dejará asignar el número que sigue en el rango del consecutivo.

El sistema verifica si el número de documento que ingresó existe, si está creado, no le permite hacer el cambio y le presenta un recuadro informativo. Si tiene que cambiar el número de documento y no conoce el número de consecutivo de un determinado tipo de documento, presione click en el botón Consecutivo de Documento.


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Anular un Documento:

Para realizar el proceso llame el documento presione click en el botón Anular, el sistema presenta un recuadro de verificación, para confirmar la acción, presione Sí.

Imprimir un Documento:

Cuando finalice la creación del documento, prepare la impresora, el tipo de papel requerido para ese documento y presione click en el botón imprimir.El programa se entrega con los formatos prediseñados para papelería en blanco. Si hay que diseñar documentos en papelería pre – impresora éstos se harán durante la etapa de adecuación e instalación del sistema.

Recuerde que para modificar, renumerar, anular e imprimir documentos el administrador del sistema debe asignar los permisos respectivos en el menú configuración de usuarios.

Modificar Documentos Impresos:

Por defecto el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos que han sido impresos. Cuando se llama un documento que ha sido impreso, el sistema presenta un recuadro de informativo y los botones de modificación de la parte inferior aparecen desactivados.

Si el usuario tiene activado el campo reservado en la Configuración de Usuarios, actualización de documentos, el sistema le presentará el botón Consulta, ubicado en la parte inferior, presione click sobre este y los botones de modificación se activarán.


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Ayudas y Consultas en el Modulo de Documentos de Inventarios, Ayudas y Consultas en el Modulo de Documentos de Inventarios, Ayudas y Consultas en el Modulo de Documentos de Inventarios, Ayudas y Consultas en el Modulo de Documentos de Inventarios,

Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.

Verificación de Faltantes en Consecutivos

Determina los documentos que hacen falta por crear en un tipo de documento dentro de un rango de consecutivos y presenta los rangos de fechas probables en las cuales se encuentran los faltantes, para conocer esta tabla presione click en el botón Verif. De Consecutivo.

La verificación de Consecutivos solo sirve para los documentos que poseen auto numeración.

Consultar Último Consecutivo:

Esta opción permite consultar el último número creado por tipo de documento. Para consultar esta tabla presione click en el botón Consulta de Documentos.


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Otras Ayudas Aquí les mostraremos algunas cositas particulares para que en el momento de ingresar la información, sea más fácil y eficaz.

� ANTARES® le permite pasar de un periodo a otro o de un año a otro sin necesidad de salir del módulo de Actualización de Documentos. Solo presione click en el botón, Otro Periodo el sistema emite el recuadro de Año y Periodo, despliegue los menús de caída y haga los cambios respectivos, para confirmar presione Continuar.

� Dependiendo de la forma como se configura el tipo de documento en el módulo Configuración de Inventarios, cuando se llama el documento, el sistema lo dibuja en la pantalla.

� Lo anterior para tener en cuenta que el pantallazo de actualización no será siempre igual, ya que de acuerdo al tipo de documento agregará o quitará campos en el encabezado y/o agregará o quitará campos en el detalle del documento EJ: Cuando llame una entrada el sistema escribirá en el campo del Nombre proveedor; si por el contrario es una factura en el campo Nombre, escribirá cliente; de la misma forma será la información que se interactúa con cada uno de los tipos de documentos, si es una entrada presentará costos, orden de compra, y la tabla de proveedores, si es una salida presentará precios de venta y la tabla de clientes.

Duplicar Registro Anterior: En el detalle del documento si desea

repetir el registro anterior Presione la tecla F2. Si el documento es bastante extenso, en el recuadro de ingreso de productos, posee las barras de desplazamiento vertical y horizontal.


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CONSULTASCONSULTASCONSULTASCONSULTAS

Consultas en el Módulo Inventarios:

Consultar el Movimiento de un Producto:

� Inventarios � Consulta y Modificación de Productos

Esta opción permite consultar el movimiento de un producto por cada uno de los periodos del año.

� Despliegue el menú de caída de campo Buscar Producto y seleccione el producto que desea consultar.

� En la parte superior aparece una carpeta denominada

Movimiento Acumulado, presione click y el sistema le mostrará el movimiento de su producto por los doce meses del Año indicado en el campo Año.

� Puede consultar el movimiento acumulado del producto por otro

año o por una bodega específica desplegando el menú de caída de éstos campos y seleccionando la opción a consultar.

Presione click en los botones ubicados al frente de cada uno de los periodos y en forma de cascada el programa presentará la pantalla


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en la cual se encuentran los auxiliares de los documentos que afectaron el producto y el documento origen del movimiento.

Si desea ingresar a uno de los documentos solo necesita darle clic en el botón que aparece frente a cada uno.

Sin regresar a la pantalla anterior presione click en el botón Salir.

Consulta de Movimiento de Productos por Grupo:


Despliegue el menú de caída en el campo buscar grupo,


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Presione clic en la pestaña productos. Aquí podrá consultar los productos que corresponden al grupo seleccionado e indicará su existencia, última fecha de entrada, última fecha de salida, su costo y si es un producto activo o inactivo.

Búsqueda Número de Serie:

� Inventarios � Información de Terceros � Buscar Número de Serie

En el campo Placa No. Ingrese el número de serie o información adicional que desea buscar. Automáticamente el programa mostrará el listado de los documentos que poseen esa serie o texto y la bodega en la cual se generó el documento. Recuerde este numero de serie se genera en el momento de ingresar documentos que tengan en el detalle el campo Dato Adicional.


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Para ir al documento de origen en el cual se encuentra el número de serie presione click en el botón ubicado frente a cada uno de los registros.

Consulta Movimiento Remisiones:

� Inventarios � Consultar – Modificar – Crear productos

Cuando usted genera el proceso de remisión a factura, el sistema le genera unos acumulados diferentes a los del inventario general, con el fin de tener un perfecto control entre lo remisionado y lo facturado. En la parte inferior de la pantalla general de consulta aparece un acumulado de remisiones por entradas (remisionado), por salidas (facturado) y un final que es la cantidad que falta por facturar, al frente aparece el campo físico que es la diferencia entre la existencia del inventario general y la existencia de remisiones.


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Para consultar los movimientos acumulados seleccione la sub-carpeta remisiones y le presentará de forma acumulado el total de remisionado o facturado. En el módulo de Acumulados en los totales no le aparece la cantidad remisionada acumulada. Si ingresa en el auxiliar el sistema le muestra las cantidades en la columna de Cant. Pedida.

Consultas en el Módulo de Cuentas por Cobrar o por Pagar:

� Consultar el Movimiento de un Cliente – Proveedor � Cuentas por Cobrar – Pagar � Consultar – Modificar – Crear Clientes – Proveedores

En la carpeta de Acumulados despliegue el menú de caída y seleccione el cliente a consultar a continuación presione click en la carpeta acumulados.

Presione click en los botones ubicados al frente de cada uno de los periodos y en forma de cascada el programa presentará la pantalla en la cual se encuentran los auxiliares de los documentos que afectaron el cliente o proveedor y el documento origen del movimiento.


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Si desea conocer la información del documento que esta consultando, presione clic en el boton que aparece frente a cada documento. Si desea regresar a la pantalla anterior presione click en el botón Salir.

Consultar el Estado de Cartera por Fecha:

� Cuentas por Cobrar – Pagar � Consultar – Modificar – Crear Clientes – Proveedores

Por esta opción puede consultar el estado de cartera de un cliente o proveedor a la fecha o en periodos anteriores.

Seleccione cliente o proveedor a consultar, presione click en la carpeta Estado de Cartera por Fecha,


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seleccione el año y el mes a consultar y el sistema le presentará en pantalla la información de la cartera del cliente.

Consultar Historial de pagos:

� Cuentas por Cobrar � Consultar Historial de Pagos

Por esta opción puede consultar cada uno de los abonos realizados al documento solicitado. Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo de documento y digite el número a buscar. Automáticamente aparecerán los documentos y las fechas en las cuales se abonó o canceló ese documento.


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Si desea consultar el documento con el que se hizo el abono, presione clic en el botón que aparece frente a cada uno de los documentos.

Consultar Datos de la Empresa:

� Configuración del sistema � Modificar Datos de la Empresa

Por esta opción puede consultar los datos de la empresa (Nombre, Dirección, Teléfonos) y cambiarlos si es necesario, los únicos campos que el sistema no permite cambiar es el nombre de la empresa y el número de serie.


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Si desea que los informes que genera el sistema sean impresos en letra de calidad seleccione impresión en Láser – Inyección.

Usuarios Conectados:

Esta opción le permite conocer que usuarios se encuentran utilizando el sistema en ese momento.


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INFORMESINFORMESINFORMESINFORMES

El sistema Antares® posee un grupo de informes diseñados de acuerdo con las necesidades de cualquier empresa, los cuales presentan un resumen de la información de inventarios y cartera permitiendo el control de los movimientos, para desarrollar estrategias que finalmente son decisivas para la toma de decisiones en la empresa.

Listado de informes:

Los informes de inventarios están divididos en cuatro categorías: Productos, Movimiento, Ventas y vendedores, Informes Especiales.

Consultar un Informe: Seleccione el informe que desea imprimir y presione click en el botón Ejecutar para definir los rangos de impresión.


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Definir Rangos de Impresión: Después de presionar click en el botón Ejecutar seleccione los rangos o las fechas con las cuales desea filtrar la información.

¿Cómo usar los iconos de la barra de herramientas de los de la pantalla de Selección de Rangos?

El Borrador. Si ya ha seleccionado los rangos de impresión y desea borrarlos presione click en este botón.

La lupa sobre el papel (Vista Preliminar): Permite ver los documentos por pantalla antes de ser impresos.

La Impresora: Este icono le permite enviar la impresión sin utilizar la vista previa del informe. El sistema por defecto lo enviará


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a la impresora que usted tenga definida en Windows® como predeterminada.

La puerta: Con este icono puede salir al menú principal. Como usar los iconos que aparecen en la vista previa de los informes?

Cerrar: Cierra la vista previa del informe.

Zoom: Permite ver más o menos cerca.

Enviar a Excel: Envía la información presentada en pantalla a una tabla de Excel para editarla.

Configurar Página: Permite configurar las márgenes y el tamaño de la hoja de impresión.


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PROCESOS ESPECIAPROCESOS ESPECIAPROCESOS ESPECIAPROCESOS ESPECIALESLESLESLES

El sistema Antares Administrativo posee una serie de procesos especiales que como su nombre lo dice permiten generar procesos, que en determinado momento agilizan el proceso administrativo.

Cotización a Factura:

� Inventarios � Procesos Especiales � Cotización a factura

Este proceso le permite convertir una cotización en factura tantas veces como lo necesite, cuando usted ingresa a la cotización el sistema no descarga del inventario, al generar el proceso, se crea la factura automáticamente y descarga del inventario. El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso: El tipo de documento Cotización debe tener como naturaleza cotización y mostrar precio de venta. (Inventarios, Configuración, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotización y presionar click en la sub-carpeta inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar cotización). El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida.(Inventarios, Configuración, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub-carpeta inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar

Salida) Las facturas deben tener consecutivo, (Inventarios, Configuración, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub-carpeta general, reactivar el botón Auto numerar y seleccionar en el menú de caída el tipo de consecutivo.

Las facturas deben tener líneas de control.

Para generar este proceso siga los siguientes pasos:


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Crear la cotización por el módulo de actualización de documentos. Ingresar al módulo de procesos especiales e ingresar el número de la cotización. El sistema presenta todos los datos de la cotización, si tiene diferentes tipos de factura, seleccionar el tipo de factura al cual va generar el proceso, se le presentará en pantalla el número de la siguiente factura.

� Presione click en el botón proceder, el sistema emite un recuadro de verificación, al oprimir Sí aparece una barra de estado. � Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuación, debe ingresar por el módulo de actualización de documentos, llamar las facturas, modificar y F10.

Remisión a Factura:

� Inventarios � Procesos Especiales � Remisión a Factura


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Este proceso le permite convertir una o varias remisiones en factura, cuando usted ingresa la remisión el sistema hace los descargues en los campos del módulo de remisiones y resta del total del físico, y al generar la factura descarga de los campos de inventarios. Igualmente al hacer la remisión no afecta en el módulo contable las cuentas de costos sino en el momento de generar la factura. El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso: El tipo de documento Remisión debe tener como naturaleza Remisión y mostrar precio de venta. (Inventarios, Configuración, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento remisión y presionar click en la subcarpeta inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar remisión). El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida. (Inventarios, Configuración, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub – carpeta inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar

Salida). Las facturas deben tener consecutivo. (Inventarios, Configuración, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura, presionar click en la sub – carpeta general, reactivar el botón, Auto numerar y seleccionar en el menú de caída el tipo de consecutivo). Las facturas deben tener líneas de control.

Para generar este proceso siga los siguientes pasos:

� Crear la remisión por el módulo de actualización de documentos. Ingresar al módulo de procesos especiales y seleccionar el

cliente. � Si desea que el proceso se haga por sucursal, en el recuadro discriminar sucursal seleccionar Sí, si por el contrario desea que todas las sucursales se facturen en un solo documento, seleccione No. En el recuadro de remisiones el sistema presenta los números de remisión, seleccione en el indicativo Sí en cada una.


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� El sistema presenta los datos de remisión en pantalla en el recuadro de productos a facturar

� Presione click en el botón proceder, el sistema emite un recuadro de verificación, si oprime Sí aparece una barra de estado. � Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuación, debe ingresar por el módulo de actualización de documentos, llamar las facturas, modificar y F10.

Para consultar el movimiento acumulado de los productos remisionados utilice el módulo de Consulta – Modificación y creación de Productos. Es muy importante tener en cuenta que después de correr el proceso de remisión a factura no puede modificar, anular o renumerar las facturas o las remisiones que intervinieron en el proceso. Cerciórese de corregir las remisiones antes de generar el proceso..

Actualización de Precios:

� Inventarios � Procesos Especiales � Actualización de Precios

Este proceso le permite actualizar sus listas de precios por un proceso general y no tener que cambiar uno a uno los productos. Este proceso lo puede generar por cada una de las listas, clasificándolo por grupos y sub – grupos. Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar:

� Sobre el precio de venta Actual: Toma el precio que tiene y lo multiplica por el porcentaje de variación que se le dé. � Sobre el Costo Promedio: Toma el Costo promedio generado por el sistema y lo multiplica por el porcentaje de variación.


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� Utilidad Real sobre el Costo Promedio: Toma el costo promedio generado por el sistema y genera el valor real en utilidad basado en la variación que se le da. � Utilidad sobre la lista de precios: Toma el valor del campo Precio Lista y lo multiplica por el porcentaje de variación. � Variación Absoluta sobre la lista de precios: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se ingrese en el campo variación. � Precio Único para Todos: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.

� Seleccione el tipo de redondeo a efectuar, en el recuadro de Ajustar Precios.

� Ubíquese con el Mouse en el campo variación y escriba el porcentaje o valor correspondiente.


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� Si desea hacerlo por grupo o sub – grupo, seleccione en los menús de caída según corresponda. Si por el contrario desea hacerlo para todos los productos sin clasificar por grupo o sub – grupo deje estos campos en blanco.

�

� Presione click en el botón Proceder. � El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual.

Si los valores están de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualización de precios, presione click en el botón Aceptar.

Actualización de Costos:

� Inventarios � Procesos Especiales � Actualización de Costos

Este proceso le permite actualizar sus listas de costos por un proceso general y no tener que cambiar uno a uno los productos. Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar:


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� Sobre el costo de Lista Actual: Toma el precio que tiene actualmente y lo multiplica por el porcentaje de variación que se le dé. � Variación Absoluta: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se ingrese en el campo variación. � Único Valor: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.

Seleccione el tipo de redondeo a efectuar, en el recuadro de Ajustar Precios.

Ubíquese con el Mouse en el campo variación y escriba el porcentaje o valor correspondiente. Si desea hacerlo por grupo o sub – grupo, seleccione en los menús de caída según corresponda. Si por el contrario desea hacerlo para todos los productos sin clasificar por grupo o sub – grupo deje estos campos en blanco.

Presione click en el botón Proceder.


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El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual.

Si los valores están de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualización de precios, presione click en el botón Aceptar.

Transformación de Productos:

� Inventarios � Procesos Especiales � Transformación de Productos

Este proceso le permite generar Kits o combos de productos. También sirve para un proceso de producción, solo incluyendo materia prima y producto terminado. No controla ni mano de obra o costos de maquinaria. Ejemplo: Producto Final Ancheta Productos que la conforman: 1 Caja de galletas 1 lata de sardinas 1 botella de vino 1 taco de galletas ducales 1 frasco de mermelada Fruco 1 frasco de salsa de tomate Fruco 1 frasco de mayonesa Fruco 1 lata de maní


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Al generar el proceso el sistema descarga cada uno de los productos que la conforman multiplicados por la cantidad que se produjo y carga la misma cantidad al producto final. Estas son las condiciones que requiere el sistema para poder generar el proceso:

� Crear los productos que conforman el Kit y asignarles Costos.

� Crear el producto final y en la sub – carpeta de Detalle Información activar el indicativo de componentes, aparece un botón, presionar click e ingresar los productos que conforman el Kit con la cantidad que se requiere para hacer uno. � Crear un tipo de documento que tenga como naturaleza en Kardex Ambas.

� Este tipo de documento debe tener en bodegas Ambas.

� También debe tener en procesos especiales, activado el indicativo de Transformación.

� El tipo de documento que se creó debe tener consecutivo.

� El tipo de documento en Afectación debe tener Ninguno en el campo producto.


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Para generar el proceso siga los siguientes pasos: Al ingresar seleccione el producto final que va a convertir. Aquí solo le aparecen los productos que tengan componentes en actualización – modificación y creación de productos. En el recuadro del centro le aparecen los componentes del producto final.

Seleccione en tipo de documento, el que se parametrizó para este concepto. Ingrese en el campo cantidad, la cantidad de productos finales que va a elaborar. En la parte inferior se presenta un botón de ver estado componentes. Presione click en el botón exportar. Luego el sistema presenta un recuadro de confirmación si selecciona Sí se le presentará la pantalla de ubicación de los archivos a exportar.


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Exportación de Documentos

� Inventarios – Cuentas por Cobrar – Cuentas por Pagar � Procesos Especiales � Exportación de documentos

Es requisito para exportar documentos que los tipos de documento esten parametrizados como exportables.

� Al ingresar el sistema le presenta la pantalla con tres opciones de exportación, seleccione la deseada:

� Luego ubíquese en el campo Fecha y con las teclas PgUp y PgDn seleccione la fecha a exportar. El sistema presentara los documentos a exportar.

� Seleccione con click presione Aceptar. � Se presenta la pantalla de ubicación de archivos seleccione donde desea guardar el archivo.


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� El archivo es presentado de la siguiente forma � Dia: Inventarios 20050120.Ant � Mes: Inventarios Feb-2005.Ant � Semana: Inventarios Semana 9 de 2005.Ant � Cambia el Inventarios por Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, dependiendo de donde se haga la exportación.

Importación:

� Inventarios – Cuentas por Cobrar – Cuentas por Pagar � Procesos Especiales � Importación de Documentos

La importación se genera de los archivos generados en la exportación de datos del modulo de exportación de documentos.

� Cuando ingresa por esta opción el sistema le trae la pantalla de búsqueda de archivos, para ubicar la posición del archivo a importar. � En la parte izquierda aparecen las fechas de los archivos, seleccione el que desea importar, y en la parte derecha aparecerá el detallado de los datos a importar.


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� En la parte derecha aparece el contenido del archivo clasificado por documentos. � Presione click en el botón Importar.

Si no encuentra los archivos y desea cambiar de carpeta presione click en el botón Cambiar Carpeta.


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Opciones Avanzadas:Opciones Avanzadas:Opciones Avanzadas:Opciones Avanzadas:

� Inventarios � Configuración � Opciones Avanzadas

� Bloqueo de Periodos � Reclasificación de Nits � Borrado – Traslado Documentos

Este módulo le permite generar tres procesos diferentes:

Bloqueo de Periodos:

Este proceso no es obligatorio por el sistema, solo se debe hacer por seguridad en la información. Cuando se bloquea un periodo el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos, sin embargo se pueden consultar e imprimir informes. Al ingresar seleccione el año en el menú de caída del campo Año y active el mes que desea bloquear. El sistema permite que el usuario que bloqueó los periodos pueda desbloquearlos nuevamente. Los procesos de recuperación en Inventarios no se pueden hacer si existen periodos bloqueados.


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Reclasificación de Nits:

Este proceso permite pasar el movimiento de un Nit a otro. Recuerde que el sistema no le permite anular Nits que tengan movimiento. Cree el Nit al cual va a pasar el movimiento. En el proceso seleccione el Nit anterior en el campo del Nit/CC, y en el campo AlNit/C.C, el Nit que quiere dejar como definitivo.

En el recuadro Opción seleccione por si es por periodo o total. Si desea confirmar si el proceso está bien, revise los documentos presionando click en el botón Lista Docs. Para generar el proceso, presione click en el botón Trasladar.

Borrado y Traslado de Documentos:

Este proceso le permite trasladar o borrar documentos entre periodos. Seleccione el tipo de documento a trasladar. Ingrese el rango del No. de documentos. Seleccione si el traslado o borrado en el recuadro de Tipo de Operación.


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En caso que sea traslado en el campo Al Mes ingrese el mes en que va a trasladar los documentos, en formato mes y año

.

Copiar Bases de Datos:

� Inventarios � Configuración del Sistema � Copiar bases de datos.

Este proceso le permite generar los archivos comprimidos de las bases de datos en formato zip. Por lo anterior para realizar el proceso se requiere tener instalado en el computador el Winzip versión 8.0 Completo. Seleccione la base de datos que desea copiar: Datos contabilidad, Datos IFCP o ambos en el recuadro Archivos.


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El sistema trae por defecto las bases de datos que en ese momento estén referenciadas, si desea cambiarlas, presione click en la carpeta Abrir que aparece a la derecha de la ubicación de la base de datos. Para generar el proceso presione click en el botón de la carpeta que aparece comprimida.


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CONFIGURACIONCONFIGURACIONCONFIGURACIONCONFIGURACION DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

� Inventarios - Cuentas por Cobrar o por Pagar � Configuración � Tipos de Documento

En esta sección puede crear, diseñar y configurar los tipos de documentos que utiliza la empresa para el correcto funcionamiento del modulo de actualización de documentos.

Crear Consecutivos

� Configuración del Sistema � Consecutivos

Esta opción permite crear un consecutivo distinto para cada uno de los tipos de documento que utilice la empresa. Para crear consecutivos:

� Ingrese el nombre del documento al cual corresponderá el consecutivo. � Indique la cantidad de caracteres que tiene el consecutivo. Por ejemplo: 00005 equivale a 5 caracteres entonces digite 5 en este campo. Si desea puede adicionarle un prefijo al consecutivo. Por ejemplo: si el prefijo es FV el número del documento aparecerá como FV00005. � Escriba el número desde el cual se empezará a numerar el documento en el campo consecutivo, no necesita colocar ceros a la izquierda. � Los consecutivos se pueden compartir entre módulos. Por ejemplo: Notas Crédito en inventarios y en cartera. Cuando usted hace una nota Crédito en inventarios automáticamente actualiza el consecutivo en cartera.


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Crear, Consultar o Modificar la Configuración de un Tipo de Documento.

En este módulo se crean, modifican y configuran los diferentes tipos de documento que utiliza la empresa. Para crear o configurar un tipo de documento entre al modulo de inventarios, cuentas por cobrar o cuentas por pagar dependiendo del documento y siga los siguientes pasos.

Crear Tipos de Documento en Inventarios

El módulo de creación y modificación de tipos de documentos en inventarios se subdivide en las siguientes partes: general, inventarios, afectación, formatos. Todos los cambios que se realicen en esté módulo se verán reflejados a la hora de trabajar en el módulo de Actualización de Documentos, y de su adecuada parametrización depende de la correcta información que emitan los documentos elaborados. Crear Para crear un tipo de documento presione click en el botón Crear e ingrese los siguientes datos. Si desea modificar las características de algún tipo de documento seleccione en el menú de caída del campo Buscar, el documento a modificar

GENERAL:

Inicialmente encontramos la descripción general del documento y los campos que la conforman:


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Tipo de Documento: El sistema asigna un número a cada documento creado. Este número es sólo para control interno del programa. Descripción: En este campo se ingresa el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Factura de Venta. Abreviatura: Digite tres letras que puedan ser relacionadas fácilmente con el tipo de documento que se esta creando por ejemplo para Entrada de Almacén digite EAL. AutoNumerar: Este campo permite el manejo de consecutivos en los documentos. Active éste campo y despliegue el menú de caída seleccionando el nombre del consecutivo. Si dos tipos de documentos diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos. Exportable: Activar este campo permite que el documento exportado por el módulo de procesos especiales. Dentro de esta misma sección se subdivide, dependiendo de la presentación de los campos en el formato de ingreso de información del usuario:

Campos del Encabezado Inventarios

Doc. De Soporte: Despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento con el cual desea hacer cruce de información. Por ejemplo: Una compra puede tener como soporte una orden de compra que la antecede y que debió haber sido previamente ingresada al sistema. Al ingresar el número de documento de soporte, el sistema automáticamente traerá las referencias al documento sin necesidad de digitarlas de nuevo o de buscar el documento físico ahorrando tiempo en los procesos.


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Doc de Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el número del documento del cliente o proveedor por el cual se generó la operación. Por ejemplo: en este campo podemos ingresar el número de la factura que emitió su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Este campo le permite consultar por el módulo de terceros si un dato ha sido ingresado en varios documentos. Fecha de Vencimiento: Al activar esta sección, se crea un campo en el modulo de actualización del documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento es liquidada automáticamente por el sistema con el campo días crédito del cliente. Maneja Vendedores: Al activar esta sección, se crea un campo en el modulo de actualización del documento permitiendo ingresar el nombre del vendedor con el fin de liquidar comisiones o llevar un control de ventas por vendedor. Adicionalmente cuando se activa éste campo aparecen unos botones de selección en los cuales se debe indicar si la comisión suma, resta o es neutra para el documento, ene este mismo modulo en inventarios procesos especiales. Observaciones: Al activar esta sección, se crea un campo en el cual permite ingresar detalles o mensajes adicionales en el documento con el fin de complementar su información. El tamaño de éste campo depende del espacio suministrado en el formato de impresión. Maneja Ot´s: Este proceso le permite crear un campo donde ingrese el número de la orden de trabajo, para aquellas empresas que elaboran mantenimientos y se quiere llevar un control de los costos de la s mismas. A todos los documentos que intervienen en el proceso se les activa esta opción y luego se puede consultar el acumulado en el modulo de terceros, ordenes de trabajo.

Campos Detalle Inventarios:

Dato Adicional: Esta Opción crea una columna adicional en el detalle del modulo de actualización de documentos en el cual se


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pueden ingresar datos específicos sobre cada una de las referencias o productos, por ejemplo: Números de serie, Especificaciones técnicas, etc. Si usted desea consultar el movimiento detallado de éste dato adicional lo puede hacer por el Módulo de Terceros – Buscar Numero de serie. Canastillas: Al activar este campo, se crea en el detalle del documento una columna para llevar el control de la ubicación de canastillas o cajas en que la empresa empaca el producto y entrega a los clientes. Esta opción solo se utiliza cuando el empaque del producto debe retornar a la empresa. Ejemplo: Canastillas Plásticas. Para crear los tipos de canastillas entre por configuración del sistema en el módulo de canastillas. Descuento por Producto: Esta opción crea una columna adicional en el detalle del modulo de actualización de documentos en el cual se puede ingresar descuentos diferenciales por cada una de las referencias o productos.

Campos Cierre F10

Forma de Pago: Esta opción crea un recuadro adicional al elaborar un documento en el cual se podrá discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crédito y así llevar un control de comisiones por pago con tarjeta o control de tipo de pago. Este recuadro aparece al digitar F-10 en el documento. Campos Adicionales: Estos campos adicionales se utilizan únicamente en los talleres de mecánica y permiten totalizar por tipo de mano de obra. (Electricidad, Pintura, Repuestos), y a la vez asignar el mecánico que efectuó la tarea para poder liquidar a destajo la mano de obra.


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INVENTARIOS

En esta sub-carpeta se definen todos los procedimientos para el manejo de inventario y sus correspondientes procesos especiales, aquí también se subdivide dependiendo del proceso que se tiene que hacer:

Naturaleza del Kardex:

Seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento para poder afectar inventarios. Ejemplo: si el documento es una entrada a Almacén; entonces será de naturaleza Entradas.

Mostrar Campos en el Detalle:

Seleccione el tipo de valor del producto que se manejará en el documento. Por ejemplo: si el documento es una factura de venta; entonces deberá mostrar el costo de éste. Si desea que muestre el costo y precio de venta seleccione ambas pero el documento no liquidará impuestos.

Bodegas:

Seleccione el tipo de bodegas de origen (salidas) o destino (Entradas) que usara el documento para descargar el inventario. Si desea predeterminar las bodegas serás afectadas por defecto en el documento entonces e el campo Origen despliegue el menú de caída y seleccione la(s) bodega(s).

Así solo tenga una bodega es indispensable que se le asigne a los tipos de documento que manejen inventarios.


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Procesos Especiales:

En esta sección se parametrizan los documentos para elaborar procesos especiales en el manejo de inventarios:

Transformación: Cuando se le asigna a un documento, este será el documento soporte donde se generará el traslado de referencias para producir productos en el proceso de transformación de artículos del módulo de procesos especiales

Conversión: En la captura del documento permite modificar la unidad de medida en el cual fue vendido el producto. Ejemplo: se pueden vender naranjas por unidad o por docena. El sistema siempre descargará del inventario por la unidad que aparece en el campo unidad de medida en el módulo de creación de productos. La Comisión: Si en la sub-carpeta General activo el campo vendedores, este campo se activara. Con este podrá realizar el proceso de liquidación de comisiones, teniendo en cuenta que en algunos documentos el proceso de la liquidación debe sumar o restar dependiendo de la naturaleza. Ejemplo: las facturas de venta deben sumar a la comisión del vendedor, las notas crédito deben restar y las cotizaciones son neutras.

AFECTACION:

Esta sección le permite definir los procesos de los documentos para el paso a otros módulos como la contabilidad y cuentas por cobrar o pagar.


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Clientes – Proveedores:

Afecta: Indique si el documento afecta a Clientes en Cuentas por Cobrar o Proveedores en Cuentas por Pagar según sean las características del documento. Tipos de Documento: seleccione el tipo de documento el cual se cargará en el módulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar. Si desea que en el documento tenga el nombre del cliente o proveedor pero que los valores no pasen a Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar entonces no le asigne ningún tipo de documento Si afecta proveedores deberá indicar si desea que los documentos presente los valores con el precio de lista o el costo promedio del producto. Contabilidad:

Tipo Doc: Despliegue el menú de caída e ingrese el nombre del documento vinculado en el módulo de contabilidad. Por ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado; Entonces seleccione Factura de Venta en el módulo de Contabilidad. Si no selecciona ningún tipo de documento, los documentos en el módulo de Administrativo NO se vincularán en el módulo de Contabilidad.


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Maneja C. Costo: Si activa este campo el sistema traerá la lista de centros de costos creados en el Módulo de Contabilidad. C.Costo: Seleccione en este campo el Centro de Costo que se quiere manejar en Contabilidad (Opcional). Causación: Al activar éste campo, el sistema carga todas las cuentas de causación tanto en Contabilidad como en Cuentas por Cobrar o Por Pagar. Si maneja sus documentos por causación el sistema hará todos los descuentos de retenciones y enviará a cuentas por Cobrar o por Pagar únicamente los valores netos. Para que este proceso se realice debe tener activado el campo "Liquida Impuestos". La liquidación de retenciones depende de la parametrización de las cuentas en el botón de Cuentas Afectar y de la información que tiene el cliente en la página de información general en el módulo de Cuentas por Cobrar. Liq. Impuestos: Al activar éste campo el sistema permite que el IVA y las retenciones sean liquidados en el documento de captura. Si desea que el sistema genere las retenciones en un documento, pero que no los cause, entonces desactive el campo causación, en la sección de Cuentas a Afectar determine las Cuentas con sus bases y porcentajes. Botón Cuentas a Afectar:

Esta opción permite seleccionar las cuentas que afectará el documento en contabilidad. Por defecto el sistema traerá los conceptos utilizados para la contabilización de los documentos, frente a ellos se encuentra un recuadro en el cual debe seleccionarse el código de cuenta a la cual afectará ese concepto, si las cuentas necesitan alguna base o porcentaje (por ejemplo en las retenciones) ingrese los respectivos valores así como la naturaleza de la cuenta (Crédito o Débito). Si no existe la cuenta debe crearla directamente por el módulo de contabilidad.


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FORMATO:

Formato Preimpreso: Al seleccionar esta opción se le indica al sistema que el documento tiene un formato preimpreso especial el cual es diseñado presionando click en el botón Formato.

Líneas de Control: Esta opción permite limitar la cantidad de registros (Filas) en la sección de detalle del documento según el tamaño del formato de impresión del documento. Ejemplo: si el tamaño del formato de impresión de una factura permite ingresar solamente 10 referencias en la sección de detalle; entonces digite el numero 10 en éste campo. Si este campo esta en cero, al ingresar un documento no controlara la cantidad de ítems y en el momento de imprimirlo, hará un salto de pagina dependiendo del alto del detalle en el diseño.

# De Impresiones: Ingrese el número de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja documentos con papel carbón y solo desea una copia escriba 1 en este campo. En el momento de mandar a imprimir un documento desde el módulo de Actualización el sistema emite un recuadro de número de copias, si desea cambiar la cantidad de copias. Botón Formato:

Esta opción nos permite diseñar los formatos de impresión de los distintos tipos de documento.


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El submódulo de creación de formatos esta dividido en tres partes: Encabezado, Detalle y Pie de Página, las cuales corresponden a las tres partes principales de cualquier documento.

Alto: Ingrese la altura en centímetros de cada una de las secciones del formato. Para el encabezado vertical tome la medida que hay desde el borde superior del papel hasta donde empieza la primera referencia, para el detalle la medida Vertical desde donde empieza la primera referencia, para el detalle la medida vertical desde donde empieza la primera referencia hasta donde va a empezar el primer dato que va en el pie. (Ejemplo: Monto en letras), y para el pie tome la medida desde el ultimo dato anterior hasta donde finaliza la hoja. La sumatoria de estos tres debe dar el total del tamaño del formato, en el campo alto página. Para que el formato haga salto de pagina en éste campo debe aparecer exactamente el alto del papel.

Inyección /Láser: Active esta opción si la impresora predeterminada es de inyección o por el contrario desactive si la impresoras de matriz de punto. Si desea que el formato haga salto de página esta opción debe estar desactivada.

Discriminar por Grupo: Al activar esta opción el sistema imprime el documento discriminando los productos por grupo. Este recuadro se encuentra en la sub-carpeta detalle

Orden de Impresión: Indique si desea que el nombre de los productos sean impresos en el documento según el orden de entrada o sean organizados alfabéticamente en el documento.


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Línea Exterior: Al activar esta opción se crea un recuadro alrededor de toda la sección Detalle del Documento No Campo: Despliegue el menú de caída y seleccione el campo que desee sea impreso en el documento. Por ejemplo: si desea imprimir el número del documento; Entonces seleccione Documento No.

Si desea escribir títulos o textos que no se encuentran en la lista de campos entonces seleccione los campos denominados textos adicionales y en el campo formato escriba el texto que desea adicionar.

Desde Arriba: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde la parte superior del papel hasta donde comienza campo.

Desde Izquierda: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde extremo izquierdo de la hoja hasta donde comienza el campo.

Tamaño: Indique el tamaño del campo dependiendo de su contenido.


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Cond: Active esta opción si desea que la letra en el campo sea impresa en forma condensada. Esta opción solo funciona si esta activada la opción de Inyección Láser.

N: Active esa opción si desea que la letra en el campo sea impresa negrilla.

Cuadro: Active esta opción si desea que el campo sea encerrado en un recuadro. Justificación: Especifique la dirección del texto en el campo. Por ejemplo cuando el campo contiene valores se elige justificación derecha.

Formato: en este campo debe ingresar los formatos en los cuales desea sean impresos los campos de texto, fechas y numéricos según la siguiente tabla

FORMATO DESCRIPCION #.##0 2,500 Escribe en los campos que no

tienen valor 0 #,### 2,500 si algún campo esta en cero lo

deja en blanco &*= Repite el signo =, tantas veces como el

ancho del campo > El Texto en mayúsculas fijas < El texto en minúsculas yyyy mm dd

2006 07 17

yy mm dd 06 07 17 yyyy mmm dd

2006 Jul 17


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yyyy mmmm dd

2006 Julio 17

mmmm dd “de” yyyy

Julio 17 de 2006 merlín tecnology

Lugares Dec: Este campo permite imprimir los valores con la cantidad de decimales deseada Botón Formato Alterno:

Esta opción es útil cuando se desea diseñar dos tipos distintos de formatos de impresión para un mismo tipo de documento, y su diseño es igual al formato principal. (ver pag 88 al 92). Botón Usuarios: Esta opción permite crear permisos a un usuario determinado por tipo de documento. Cuando se le activa a un usuario los permisos para un documento en la actualización de documentos solo le aparecerán documentos que posean permiso.


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Al presionar click en el botón de usuarios aparece un submódulo en el cual se encuentran los usuarios creados en el sistema; si desea habilitar un usuario para acceder a ese tipo de documento, selecciónelo y presione click en la fecha dirigida hacia la izquierda.

Crear Tipos de Documento en Cuentas por Cobrar – Pagar. Este módulo posee la misma estructura que su similar en el módulo de inventarios y esta compuesto por los siguientes campos.

Descripción: En este campo se debe ingresar el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Recibo de Caja. Abreviatura: Seleccione tres dígitos que pueda ser relacionados fácilmente con el tipo de documento que se esta creando por ejemplo para Recibo de Caja RBC. Impresiones: Ingrese el número de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja documentos con papel carbón y solo desea una copia escriba 1 en este campo. AutoNumerar: Este campo permite el manejo de consecutivos en los documentos. Al activar éste campo el sistema le mostrará el campo Consecutivo en el cual aparecen los consecutivos previamente


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creados en el módulo de configuración del sistema. Despliegue el menú de caída y seleccione el nombre del consecutivo. Si dos tipos de documentos diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos. Doc. De Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el número del documento del cliente o proveedor por el cual se generó la operación. Por ejemplo: En este campo podremos ingresar el número de la factura que emitió su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Cruza Documentos: Al activar esta opción se activa el botón Tipo Docs; en el cual se pueden seleccionar los tipos de documento con los cuales puede cruzar el documento en creación y así poder descargarlos automáticamente en el módulo de actualización. Por ejemplo: si el documento es un recibo de caja en cuentas por cobrar entonces podemos cruzarlo con una factura de venta Tiene Conceptos: Por esta opción se ingresan los documentos que no tienen que ver en contabilidad con las cuentas de clientes o proveedores (1305... – 2205). Si no que diferentes. Cuando se activa éste botón el sistema no muestra el tipo de documento por la opción de actualización; si no por la opción de otras cuentas por cobrar o pagar. Para que sea efectivo este proceso debe crear por el módulo de configuración – Cuentas por Pagar o por Cobrar los Conceptos Contables. Vendedores: Al activar esta sección, se crea un campo en el módulo de actualización del documento donde aparece la lista de los vendedores previamente creados, con le fin de liquidar comisiones o llevar un control de recaudos por vendedor. También aparece campo de si la comisión suma, resta o es neutra. Para emitir en el informe de comisiones si el documento debe sumar o restar o ser neutro en las comisiones. Fecha de Vencimiento: Al activar esta sección, se crea un campo en el módulo de actualización del documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento de éste con el fin de llevar controles por límites de fecha. Forma de Pago: Esta opción crea un recuadro adicional en el cual se podrá discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.


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Tipo Doc Contabilidad: Despliegue el menú de caída e ingrese el nombre del documento vinculado en el módulo de contabilidad. Por ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado; entonces seleccione Factura de Venta en el módulo de contabilidad. Si no selecciona ningún tipo de documento, los documentos en el módulo Administrativo, NO se vincularán en el módulo de Contabilidad. Naturaleza: seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento (Crédito, Débito o ninguna). Que si tiene u solo tipo de documento para cartera y para otros conceptos en el sistema debe crear dos, una con conceptos y otra sin conceptos, así mismo puede compartir su consecutivo. Botón Tipos de Docs.:

Si usted esta creando un tipo de documento, que cruza documentos (Ej.: recibo de caja), le aparece en la parte inferior del botón de Tipos Docs, este le permite asignarle los tipos de documentos que pueden ser abonados por este. Al ingresar, despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento. Ejemplo: si esta elaborando un recibo de caja los tipos de documento que se pueden abonar son factura de venta y notas débito.


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Si no le asigna tipo de documento a los documentos de cruce, estos NO abonaran en el proceso de cruce de cartera. Formato de Cheques: En el módulo de Cuentas por Pagar aparece este campo si lo activa el botón de formato cambiara por Bancos, seleccione el banco e ingrese el código de la cuenta contable y diseñe un formato independiente por cada banco.

Botón Formato: El proceso de diseño de formatos es igual al de inventarios, tiene los mismos campos y se diseña de la misma forma. Solamente tiene una sección mas que es la imputación contable, para el diseño de esta no ingrese datos en el campo desde arriba, se requiere para imprimir esta sección que se tenga cuentas en el botón de cuentas afectar. . (ver pag del 88 al 92).


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COMISION DE VENDEDORESCOMISION DE VENDEDORESCOMISION DE VENDEDORESCOMISION DE VENDEDORES

En el proceso de liquidación de comisiones existen dos tipos: por Venta y por recaudo:

Por Venta:

Para las comisiones de venta existen tres tipos de liquidación:

Por Vendedor:


Cuando se le asigna un porcentaje al total de lo vendido por determinado vendedor. Para asignar esta comisión ingrese y en el campo Comisión x Venta, ingrese el porcentaje a cada uno de los vendedores.

Por Grupo:

� Inventarios � Configuración � Grupos – Subgrupos


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Si quiere liquidar comisiones por línea de venta o por tipo de producto, seleccione el grupo para esta opción. Ejemplo: Blanqueadores el 3%, productos de aseo 2% y papeles 3%. Despliegue en el menú de caída el grupo y en el campo % comisión Venta, ingrese el porcentaje que le corresponde a ese grupo.

Por Producto:

� Inventarios � Consultar – Modificar – Crear Productos � Detalle Información

Cuando su actividad requiera de liquidar sus comisiones diferentes por cada uno de los productos. Ejemplo: Blanqueador Clorox x 200ml el 4%, Blanqueador Ajax por 300ml el 3%. En la sub – carpeta de detalle de información general del producto, ingrese en el campo % comisión venta, en el porcentaje por cada producto.


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Para que estas comisiones sean liquidadas se debe definir en los tipos de documento el vendedor y si la comisión suma, resta o es neutra. Para generar el informe ingrese por inventarios, informes, seleccione en el menú de caída Ventas – Vendedores y emita el informe No. 3 Listado de comisiones.

Por Recaudo:

Por Vendedor:


Cuando se paga una comisión total por el recaudo de la cartera, realiza por vendedor, sin discriminar por fechas de vencimiento de las facturas. Ingrese en el campo % comisión por recaudo el porcentaje correspondiente, por cada vendedor.

Por Fechas de Vencimiento:

� Cuentas por Cobrar


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� Configuración � Porcentajes de Comisión por Rangos de Pago

Cuando el vendedor gana por la fecha de recaudo, el sistema liquida ésta comisión por la fecha de vencimiento de la factura con la fecha de recaudo del dinero. Para ingresar los niveles en configuración de cuentas por cobrar aparecen porcentajes de comisión por rango de pago, ingrese en días el rango de pago y en el campo porcentaje coloque la comisión.

Recuerde que para el sistema liquide las comisiones el tipo de documento debe tener vendedor y si la comisión suma resta o es neutra. Para emitir el informe de comisiones por recaudo total, ingrese por Cuentas por Cobrar, informes y seleccione el informe 07, listado de Comisiones por Recaudo. Para emitir el informe de comisiones por recaudo por fecha, ingrese por cuentas por cobrar, informes y seleccione el informe 08, listado de Comisiones Recaudo/Fecha.

m administrativo

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