Luz Patricia Loaiza CruzDirectora Departamento Administrativo de

Fortalecimiento Institucional

ORIENTACIÓN, ATENCIÓN Y MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

En la recepción de documentos fueron radicados Treinta y Cinco mil Quinientos Once (35.511) , Ciento Cincuenta y Siete (157) peticiones, quejas y sugerencias las cuales fueron direccionados a las dependencias correspondientes para su respectiva respuesta y/o tramite; así mismo se ha realizado los seguimientos a las PQRS, con el fin de que las respuestas se entregaran al cliente en los términos establecidos en la Ley, y como resultado de este seguimiento se tiene que Noventa y Cuatro (94) de estas PQRS, han sido respondidas por los diferentes procesos de forma oportuna a los clientes.

Se realizaron encuestas de medición de Satisfacción del cliente en el primer trimestre de la vigencia 2012, arrojando un resultado de satisfacción de los ciudadanos del 59.17%, y en el segundo trimestre, con un resultado de 64.58%, con respecto a los servicios y tramites prestados por las diferentes dependencias de la administración, logrando un incremento del 5.41%; actualmente esta actividad se encuentra aplicando la tercera encuesta de satisfacción del cliente de la presente vigencia.

ORIENTACIÓN, ATENCIÓN Y MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Se realizaron 41 llamadas de seguimiento a las respuestas que fueron formuladas por cada una de las dependencias en las que se radicaron las PQRS, con el fin de verificar la satisfacción de los clientes con respecto a las respuestas dadas; Igualmente a partir del mes de agosto, se implemento el uso del buzón de sugerencias en el área de orientación y atención al cliente.

ORIENTACIÓN, ATENCIÓN Y MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO

Respecto al Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación, se cumplió en un 100% el proceso de digitalización, organización, restauración, ordenación y foliación de las Historias laborales de acuerdo a la fecha de producción de cada documento.

Se ha digitalizado el 10% de la Nomina de Empleados, correspondiente a los años 2008, 2009 y 2010 y en el momento se ha diligenciado la hoja de control de las historias laborales, en un 40%.

Se ha digitalizado las transferencias de las Comisarias 1ª e Inspección Segunda de los años 2006, 2007 y 2008 y se elaboraron las Tablas de valoración Documental del Departamento Administrativo de Bienes y Suministro, Dirección de Planeación, Sub Dirección de Planeación, Valorización y presupuesto de la Secretaria de Hacienda, Adicional a lo anterior se está realizado acompañamiento a las dependencias que han requerido asesoría, en la Aplicación del Programa de gestión Documental en la Administración central, a través de los Gestores Documentales.

GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO

SISTEMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Expedición de las Resolución No. 610 y 611 del 29 de marzo de 2012 por medio de las cuales se adoptaron el Plan Institucional de Capacitación PIC y el Plan de

Bienestar Social del Municipio de Armenia para la vigencia 2012.

Se realizaron 24 Capacitaciones, beneficiando a 491 personas (Servidores Públicos y contratistas) en temas como Normatividad Básica de

Organización de Archivos, Contratación Estatal, Interventoría Financiera desde el Presupuesto Público, Diplomado en Talento Humano, Taller de

Protocolo Empresarial entre otras, facilitadas por entidades como el SENA y la ESAP.

Diplomado en Talento Humano

SISTEMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Y ASUNTOS JURIDICO

LABORALES

Actualización del Manual de Inducción y reinducción del Municipio de Armenia.

Se han realizado 2 procesos dentro del programa de inducción en la vigencia 2012, con una participación de 88 funcionarios, y 2 procesos de del programa de reinducción con una participación de 301 funcionarios entre contratistas y Servidores Públicos, donde se les presentó la plataforma estratégica de la Alcaldía y de cada uno de los procesos que se realizan en cada dependencia, además de la socialización de los objetivos, funciones y metas establecidas en el Plan de Desarrollo de la Administración Municipal.

Protocolo Empresarial

Se realizaron las siguientes actividades de Bienestar Social: Semana de integración y sensibilización para la conciliación de Hombre y la Mujer, con la participación de mas de 1300 funcionarios; Conmemoración del día de la Secretaría; Eucaristía Día De La Familia Y De La Madre, Entrenamiento de Futbol y baloncesto, torneo de billar, Rumba terapia, Curso de Gastronomía, Vacaciones Recreativas para los hijos de los funcionarios, y creación del comité de apoyo de bienestar social al interior de las diferentes Secretarias y Departamentos Administrativos.

ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL

SEMANA HOMBRE - MUJER CONCILIADOS

VACACIONES RECREATIVAS

Entrenamiento Futbol

Rumba Terapia

Curso de Gastronomía

ACTIVIDADES DEPORTIVAS

Se realizó Jornada Saludable en la cual se hicieron tomas de tensión, tamizaje de masa corporal y oximetrias, con participación de 52 servidores públicos y 96 contratistas.

Se han realizado 9 intervenciones de Clima Laboral, por medio de la ejecución de los talleres de Resolución de Conflictos, Relaciones Humanas, Taller del “YO” y Trabajo en equipo; así mismo se realizó la socialización del Plan de Desarrollo del Municipio de Armenia a los funcionarios de la Administración Municipal.

Socialización Plan de Desarrollo a Funcionarios

ACTIVIDADES DE CLIMA LABORAL

BIENESTAR SOCIAL

Interdependencias de Fútbol Y Baloncesto

Talleres de Navidad, Elaboración de Pasabocas

Halloween De Los Hijos De Los Funcionarios Vacaciones Recreativas

Caminatas Ecológicas Taller De Maquillaje

CLIMA LABORAL

Aplicación de Baterías de Riesgo Psicosocial

Para el periodo comprendido entre octubre y diciembre de 2012, se tiene proyectados la realización de las siguientes actividades:

En lo referente al programa de salud ocupacional, se elaboró el Programa de salud ocupacional, Plan de Emergencias y Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, y se actualizó el Panorama de Factores de Riesgo y Matrices de peligro del Edificio Central y 18 Centros de Trabajo pertenecientes a la Alcaldía de Armenia.  Se realizó capacitación en rutas de evacuación del edificio a 700 funcionarios del nivel central y descentralizado, a la brigada de emergencias, al COPASO programa de pausas activas. 

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

Se realizaron inspecciones y adecuaciones de puestos de trabajo a funcionarios con enfermedades profesionales y comunes, Exámenes de Ingreso a los nuevos funcionarios de planta de la Administración Municipal, Espirometrías a los Agentes de Tránsito, Bomberos y personal de campo de la Secretaria de Desarrollo Económico; Jornada Saludable en la cual se hicieron tomas de tensión, tamizaje de masa corporal y oximetrías, sonometrías (medición de ruido a las inspecciones y comisarias ubicadas en la Plaza Minorista), luxómetros (estudio de iluminación en el Edificio Central de la administración Municipal), Inspecciones de Elementos de Protección Personal.

Desarrollo de la Semana de la Salud, donde participaron Fondos de Pensiones, EPS, ARP y otras empresas de diferentes actividades económicas relacionadas con la salud , igualmente se han ejecutado programas de promoción y prevención en la Administración Municipal y sus sedes donde se ha medido el Riesgo Cardiovascular, Higiene Postural, Examen de Seno, exámenes de antígenos, charlas de buenos hábitos alimenticios, tabaquismo, paradigmas y tabúes en el sexo, técnicas de relajación anti estrés, Rumba Terapia, gimnasia china, etc.

Semana de la Salud

Se realizaron 43 estudios de verificación de requisitos para encargo y nombramiento en provisionalidad, a 31 de diciembre de acuerdo con las vacantes existentes en la planta de empleos se realizaran 12 estudios de verificación aproximadamente.

Se elaboraron y proyectaron entre otros los Siguientes Decretos para la firma de la Alcaldesa, 1) “por medio del cual se Incrementan las asignaciones Civiles de los Empleados Públicos de la Administración Central del Municipio”, 2) “Por medio del cual se reconoce y Ordena el Pago de la Prima de Servicios y la Bonificación por Servicios Prestados a los Empleados Públicos de la Administración Central del Municipio de Armenia.”, 3) “Por medio del cual se creó el cargo de Profesional Universitario Grado 07, asignado a la Oficina de Control Disciplinario”, 4)"Por medio del cual se creó el cargo de Profesional Administrativo código 219 grado 08”, 5) "Por medio del cual se creó el cargo de subdirector de Departamento Administrativo, código 076, grado 04”,

Igualmente se tramito ante la Comisión Nacional de Servicio Civil (CNSC), la autorización definitiva para proveer mediante lista de elegibles cinco (5) empleos vacantes de la Planta Central de la Administración Municipal.

ASUNTOS JURIDICO LABORALES

NOMINA

La liquidación de nómina de funcionarios de planta, jubilados y supernumerarios con corte a 15 de septiembre de 2012, ascendió a un valor total de $9.348.153.196, liquidaciones de seguridad social (valor correspondientes a lo pagado por el municipio) por $1,187,626,123, Liquidación de Parafiscales por $ 430.721.360, y Liquidaciones de Prestaciones Sociales definitivas a 62 funcionarios por $257.979.764, liquidación de Cesantías al régimen retroactivo a 17 funcionarios por $143.719.553 y aportes al fondo nacional del Ahorro de 59 funcionarios por valor de $80.508.447; igualmente se autorizó el retiro parcial de cesantías de los fondos privados a 45 funcionarios por valor de $154,751,475; De igual forma, se han realizado las liquidaciones por conciliaciones judiciales, prejudiciales y sentencias por concepto de prestaciones sociales (Decreto 1042 de 1978), que fueron solicitadas por el Departamento Administrativo Jurídico.

Actualmente se encuentran vigentes 282 procesos en tramite, 91 procesos corresponden a los aperturados durante el año 2012 y los 191 restantes corresponden a los iniciados durante las vigencias 2006 a 2011.

En lo trascurrido del año se han recibido 803 solicitudes, dando trámite al 100% de las mismas, de las cuales 132 corresponden a quejas, aclarando que 87 de ellas generaron el trámite formal de Indagaciones Preliminares y 4 Investigaciones Disciplinarias, 35 quejas fueron remitidas por competencia a diferentes entes o entidades, 6 generaron la proyección de autos inhibitorios y las demás peticiones, y/o remisiones, fueron incorporadas tanto a los nuevos procesos como a los expedientes que ya se venían adelantando.

 

Ahora bien, de los 91 procesos aperturados en lo transcurrido del año 2012, se encuentran en etapa de indagación Preliminar 82, hay 4 archivados y 5 en Investigación Disciplinaria.

Cabe igualmente aclarar, que a 31 de diciembre de 2011, la oficina tramitaba 213 procesos disciplinarios, de los cuales a la fecha sólo continúan vigentes 190, habiéndose terminado 23 procesos.

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

FONDO TERRITORIAL DE PENSIONES

Hasta el mes de septiembre 2012, se han cancelado cuotas partes por valor de $ 73.777.151, y se está a la espera de realizar acuerdos de pago con cruce de cuentas con el Municipio de Pereira, CAJANAL, FONPRECON y Gobernación de Quindío.

De acuerdo a datos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con corte a septiembre de 2012, el pasivo pensional de la Administración asciende a $140.816.348.474, del cual se tienen aportes por $82.166.058.598, para un cubrimiento del mismo del 58.35%.

Se obtuvo recuperación de cartera por cobro Coactivo y persuasivo de $ 187.417.826,23.

La relación del Fondo Cuenta, que se encuentra en el Banco Colpatria, arroja un valor total con corte a 17 de septiembre de 2012 de $ $3.105.883.208.

Gracias