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MANUAL Pág. 1 de 14 VERSIÓN: 01CÓDIGO: ATR-GUIA01FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13/07/2007

PROCESO DE TESORERIA

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo del área de tesorería2. Lineamientos Generales Área Tesorería2.1. Diligenciamiento de Formatos2.2. Acceso de personal al área.2.3. Monto máximo de dinero a transportar2.4. Monto máximo dentro y fuera de caja fuerte.2.5. Establecer las pólizas de manejo del personal2.6. Lineamientos para el proceso de pagos2.6.1. Recepción de documentos para pagos2.6.2. Pagos autorizados en efectivo2.6.3. Pagos autorizados cheque y/o transferencia 2.6.4. Horario de pagos2.6.5. Confirmación de pago a proveedores y acreedores2.6.6. Requisitos para pago con cheques, transferencia y efectivo2.7. Requisitos para el proceso de recaudos2.7.1. Recaudos recibidos de cobradores2.7.2. Recaudos por ventanilla2.7.3. Recaudos con consignaciones2.7.4. Elaboración de recibos de Caja. 2.7.5. Manejo cheques posfechados2.7.6. Manejo de cheques devueltos2.7.7. Manejo de títulos valores en garantía3. Funciones4. Cierre de caja diario5. Manejo bonos Sodexho Pass y Big Pass6. Manejo de caja transitoria estaciones.7. Informes de fin de mes8. Procedimientos SAP9. Indicadores10. Caracterización del proceso11. Anexos



1. OBJETIVO DEL ÁREA DE TESORERÍA

Velar por el adecuado manejo y custodia de los recursos financieros de la compañía, dando cumplimiento a las políticas administrativas para los recaudos y pagos oportunos, al igual que dar cumplimiento con el programa de calidad de la Empresa.

2. LINEAMIENTOS GENERALES DEL ÁREA DE TESORERÍA

2.1. Diligenciamiento de formatos

Se debe utilizar los formatos preestablecidos para el área, todo nuevo formato deberá ser avalado por el Gerente Administrativo y la Coordinadora de Calidad.

2.1.1. Formato de Rutina diaria.2.1.2. Cronograma de actividades diario, semana, mensual.2.1.3. Formatos para entrega de dinero.2.1.4. Formato para cierre diario de caja.2.1.5. Planilla de entrega de recibos de caja a los cobradores.2.1.6. Formato de conteo de moneda.2.1.7. Formato para entrega de cheques devueltos a asesores / clientes.2.1.8. Formato para entrega de cheques devueltos a las agencias.2.1.9. Formato de confirmación de recibido de cheques devueltos2.1.10.Formato de envío de bonos.2.1.11.Formato para pago a socios.

2.2. Acceso del personal al área:

Están autorizados para ingresar a las áreas de tesorería: Mensajeros, jefe de área y/o administrador.

2.3. Monto máximo de dinero a transportar

Estos montos se reportan anualmente por el Gerente administrativo2.4. Monto máximo fuera y dentro de caja fuerte Todo dinero recibido en caja deberá ser consignado, procurando mantener en ceros el saldo, pero en caso contrario se establecen los montos máximos a mantener fuera y dentro de caja fuerte.



La tesorera principal deberá verificar que los saldos de las cajas del día anterior sean consignados el día siguiente por lo menos el valor registrado al cierre; será responsabilidad del administrador que este procedimiento se cumpla. Estos montos se reportan anualmente por el Gerente administrativo

2.5. Establecer las pólizas de manejo del personal

Anualmente el Gerente Administrativo evaluará y renovará las pólizas de manejo del personal de tesorería.

2.6. Lineamientos para el proceso de pagos.

2.6.1. Recepción de documentos para pagos

En la recepción de documentos soportes para efectuar los respectivos pagos, según se autoricen, se debe cumplir con:Factura original, con su debido sello de contabilizado, número de documento de contabilización en SAP y firma de autorización de quien corresponda así:

Gastos menores a $2.000.000 (dos millones de pesos) autorizados por el Ordenador del Gasto - Alejandro Yepes.

Gastos menores a $3.000.000 (tres millones de pesos) autorizados por el Gerente Administrativo - Deiby Rojas.

Gastos superiores a $3.000.000 (tres millones de pesos) autorizados por el Gerente General Carlos Pinto de Sampaio.

En cuanto a los anticipos deben ser solicitados al departamento de tesorería con mínimo 1 día de anterioridad, por medio de correo electrónico a la persona encargada del pago, en el cual debe especificar número de anticipo, valor, nombre del proveedor, concepto, código acreedor y detalle de cuenta bancaria. De igual forma es indispensable para la cancelación de saldos de anticipos que la factura esté debidamente compensada y que esta a su vez al llegar a la tesorería tenga claramente el valor del saldo a cancelar.



Para el pago a proveedores y acreedores nuevos debe traer anexo a la factura o cuenta de cobro el formato de autorización para pago por transferencia, este debe traer la firma y/o sello de la empresa proveedora o acreedora.En el momento de la contabilización tanto para el departamento de compras como de contabilidad debe ser diligenciado claramente la fecha de vencimiento de las factura.

Las facturas que no cumplan con los requisitos antes mencionados serán devueltas al departamento que corresponda (contabilidad, suministros o compras).

Los pagos de la tesorería central se efectuarán solo el día viernes y se cancelaran las facturas recibidas en el departamento hasta el día miércoles a las 5:00 p.m.

2.6.2. Pagos autorizados por caja en efectivo:Servicios públicos (principal y agencia)Impuestos municipales (principal y agencias)Reembolsos de las cajas menores, fletes inmediatos y cargues y descargues (Principal y agencias)Gastos de socios (principal, eventualmente agencias con autorización)Anticipos con autorización de la tesorería principal

2.6.3. Pagos autorizados en cheques y/o Transferencias

Todos los pagos que no se relacionaron anteriormente son efectuados por cheque o transferencia, procurando utilizar principalmente el sistema de pago por transferencia.

2.6.4. Horario de pagos

Los pagos de la tesorería central se efectuarán solo el día viernes lo que correspondiente a facturas recibidas en el departamento hasta el día miércoles a las 5:00 p.m.En caso de presentarse algún pago por ventanilla en efectivo este se realizara los días viernes de 2:00 p.m. a 4:30 p.m.

2.6.5. Confirmación de pago a proveedores y acreedores



Se efectuará la confirmación de pagos a proveedores y acreedores directamente con la recepcionista de sede principal y el horario de atención será; de lunes a viernes de 8:30 a 10:30 a.m., la cual brindara la información oportuna de los pagos realizados.

2.6.6. Requisitos para pagos con cheques, transferencia y efectivo.

Todo pago debe tener su respectivo soporte en original, factura, o si es anticipo copia del correo electrónico y copia de la solicitud de anticipo en sap por la persona que autoriza.

Los comprobantes de egreso deben ser firmados por la persona quien los prepara, igualmente por la persona quien aprueba el pago. Para el caso de Ibagué, la persona que aprueba es el gerente administrativo o gerente financiero y para el caso de las agencias, el administrador. Se debe archivar en orden numérico ascendente todos los comprobantes de egreso.

2.7. Requisitos para el proceso de recaudos.

No se aceptan cambios de cheques por efectivo, excepto cuando sean autorizados por el Gerente Financiero, Gerente Administrativo o Gerente General.

Se presentan tres tipos de recaudos:

2.7.1. Recaudos recibidos de cobradores

Al momento de recibir recaudos de los cobradores se deben hacer mediante el soporte de recibos de caja provisional (original para el cliente, copia azul para tesorería y copia rosada para vendedor) los cuales deben estar en diligenciados en su totalidad sin enmendaduras ni tachones, en caso contrario se debe hacer anular el original y las dos copias, procediendo a realizar un nuevo recibo. Los cobradores deben llevar sus recaudos consignados el mismo día o en su defecto al día siguiente, solo en caso de imprevistos que no hayan podido realizar la consignación se recibirá el efectivo o cheques según el caso.

Para los recaudos de cheque posfechados, se debe elaborar el recibo de caja provisional en el cual solo se relacionan estos títulos valores, es decir no se reciben cheques posfechados en el miso recibo con cheques al día ni efectivo, esto con el propósito de tener un control mas riguroso sobre estos títulos valores.



El talonario de recibos de caja provisional con las copias rosadas lo debe conservar el cobrador como soporte del recaudo de cartera. Las tesoreras deben revisar y dar el visto bueno en la copia rosada de los recibos de caja provisional, dando fe que recibieron estos dineros y además revisar que el talonario contenga el total de sus recibos, confirmando que los recibos que aún no han sido diligenciados conserven el recibo original y dos copias (azul y rosada).

Las copias de recibos de caja provisional recibidas en tesorería (azules) se deben anexar al recibo de caja impreso en sap como soporte del mismo el cual debe ir firmado por la tesorera.

2.7.2. Recaudos por ventanilla

Cuando se efectúen recaudos de clientes por ventanilla, es indispensable que al cliente le sea entregado el recibo de caja emitido por sap, firmado por la tesorera y con sello de la empresa.



En caso de no tener sistema para emitir el recibo, se bebe diligenciar un recibo de caja provisional y se debe entregar al cliente el original y una vez solucionados los problemas técnicos se debe generar el recibo de caja en Sap. Este procedimiento deberá contar con el aval del administrador de la agencia o gerente administrativo.

2.7.3. Recaudos con consignaciones:

Para el descargue de cartera con consignaciones o transferencias efectuadas por cliente y cobradores es obligación que sean previamente confirmadas por la Analista Financiera si corresponden al periodo de mes vigente y en caso de periodos anteriores por Contabilidad –conciliaciones bancarias.

Para la Tesorería Principal la confirmación de consignaciones se hará con el documento físico y este será el soporte. Para el caso de las agencias debe realizarse por correo electrónico y anexarlo al recibo generado como soporte del mismo.

2.7.4. Elaboración de recibos de caja

Todo recaudo recibido en el día será ingresado al sistema el mismo día a través del recibo de caja de SAP, con su respectivo soporte en caso de ser recibido por el asesor comercial.

Este documento se imprime por la opción ZFI_RECAJA y se anexa el recibo de caja provisional si lo hay.

DESCUENTOS

Cuando se incluyan valores con descuentos, estos deben traer firma de autorización del Gerente Financiero solo por pronto pago y los demás descuentos autorizados por el Gerente Administrativo.



2.7.5. Manejo cheques posfechados

Todo cheque recibido como posfechado debe ser contabilizado diariamente a las respectivas cuentas de orden, elaborando el registro correspondiente por la opción F-02.

Se debe tener en cuenta que en la casilla de registro deberá colocarse la fecha en que se debe consignar el cheque para permitir su seguimiento por el sistema (ejemplo: 20.06.2007)

01 código del cliente cuenta libro mayor 9105050100 (cheques posfechados)11 código del cliente cuenta libro mayor 9405050100 (cheques posfechados)

Una vez contabilizado se debe guardar en caja fuerte hasta el momento que se deba efectuar su consignación: Para el seguimiento a la consignación oportuna de estos cheques se debe utilizar la ayuda del sistema SAP y/o consulta física diaria.



Los cheques posfechados deben ser guardados en la caja fuerte, controlando oportunamente su consignación.

En caso de solicitud por parte del cliente o vendedor de correr la fecha de consignación del cheque, este se realizará con autorización del Gerente Financiero quien enviará el correo respectivo.

2.7.6. Manejo de Cheques Devueltos

Los cheques devueltos se deben recoger diariamente del banco, se registra en el sistema al rubro de cuenta respectiva de acuerdo a la línea de negocio, en el texto se debe detallar; cheque devuelto número, causal de devolución y nombre del cliente. Una vez contabilizado se debe informar al asesor o a quien corresponda para el cobro inmediato en efectivo. Los cheques devueltos permanecerán en caja fuerte hasta el momento del recaudo del mismo o la entrega al Gerente Financiero para su respectivo tratamiento.

CASAMOTOR S.A. cobrará el 4% del valor del importe del cheque devuelto, el cual deberá ser reportado al contador para su respectiva causación; lo anterior teniendo en cuenta lo establecido en el articulo 731 del Código de Comercio donde estipula que “si el cheque es no pagado por culpa del Librador (Cliente) tendrá que pagar al Tenedor (CASAMOTOR) el 20% del importe del cheque”.

En caso de que los cheques devueltos corresponda a las agencias se debe informar inmediatamente por correo electrónico a la tesorera con copia al administrador, posteriormente se elabora un memorando interno denominado FORMATO ENTREGA CHEQUES DEVUELTOS A LAS AGENCIAS donde se detalla: número de cheque, banco, valor, causal, nombre del cliente y documento de contabilización. Este memorando junto con el cheque devuelto será enviado, con autorización del Gerente Financiero, por correo interno al administrador de la agencia el cual confirmará su recibido mediante el FORMATO DE CONFIRMACION DE RECIBIDO DE CHEQUES DEVUELTOS por correo electrónico a la tesorera principal, quien a su vez imprimirá esta confirmación y anexará al memorando enviado.

Todos los cheques devueltos recibidos en la agencia principal, sean de esta o de otras agencias, deberán ser registrados inmediatamente en el sistema SAP y posteriormente seguir su procedimiento.



Se hará entrega del cheque devuelto al asesor comercial, con autorización del Gerente Financiero, para el respectivo cobro, esta entrega se hará mediante memorando interno denominado FORMATO DE ENTREGA DE CHEQUES DEVUELTOS A ASESORES / CLIENTES con firma de recibido del mismo anexando fotocopia del cheque devuelto, el cual reemplazará formalmente el cheque devuelto.

3. FUNCIONES

4. CIERRE DIARIO CAJA

Los arqueos de caja se deben realizar todos los días a las 5:00 PM, utilizando el formato estándar, el cierre de caja debe quedar con diferencia físico con sistema en ceros, todo faltante tendrá que cubrirlo la persona responsable, y en caso de sobrante se llevará como sobrante de caja.

Se inicia diligenciando el conteo físico del dinero y registrando los cheques que queden en caja. Una vez registrado el físico se compara con el saldo en el sistema, que lo encontramos por la opción fbl3n partidas abiertas, este saldo debe coincidir con el físico en caso de presentar diferencia se debe ajustar como faltante o sobrante.

Los faltantes se registran por la opción f-02 detallando en texto “faltante de caja (nombre de la agencia) y fecha”. La contabilización será:

01 Cargue cartera tesorera, divergente préstamo empleados $xxxxx50 Salida de la caja que corresponda $xxxxx

Los sobrantes al igual se registran por la opción f-02 registrando en texto “sobrante de caja (nombre de la Agencia) y fecha”. Se contabiliza:

40 Ingreso a la caja que corresponda $xxxxx50 Sobrantes de Caja General cuenta número 4295050100 $xxxxx

Los informes diarios de cierre de caja deberán ser revisados diariamente por el administrador de cada agencia y en la agencia principal por el Gerente Administrativo o a quien delegue para este fin, verificando la consistencia de la información, soportes y la veracidad de los movimientos de caja.



Diariamente las tesorerías de las agencias deberán enviar a más tardar a las 8 AM del día siguiente el cierre de caja diario a la tesorería principal.

En caso de recibir dineros fuera del horario establecido, este se recibirá con el procedimiento manual con aprobación del administrador, guardándolo en caja fuerte para su custodia y procediendo al día siguiente a registrarlo en el sistema Sap para la actualización de la información.

5. MANEJO BONOS SODEXHO PASS Y BIG PASS

Cuando las agencias reciban bonos Sodexho Pass y Big Pass, como medio de pago, deberán realizar el descargue respectivo de cartera e ingresarlo a caja, mediante un recibo de caja, estos permanecerán en el arqueo de caja hasta el momento que sean enviados a caja principal.

Semanalmente los bonos se deben enviar por correo con el FORMATO DE ENVIO DE BONOS a la tesorería principal, detallando: tipo de bono, valor unitario, cantidad, total, fecha de registro en sap y documentos de contabilización.

Por la opción f-02 se debe dar salida de la caja e ingresarlo a la cuenta fondo bonos Sodexho, en texto se debe detallar tipo de bono (Sodexho ó Big pass) y fecha en la que fue recibido.

40 cuenta 1125050300 Fondo bonos Sodexho $xxxx 50 cuenta 11050501 caja que corresponda $xxxx

Una vez recibos la tesorera principal debe verificar que estos bonos si corresponden a los registrados en el sistema y le enviará al administrador el recibido de los bonos por correo electrónico, adicional responderá por la custodia de esos bonos.

Posteriormente se deben diligenciar los formatos de reembolso de bonos enviados por Sodexho y Big Pass y se deberán enviar a las empresas respectiva por correo físico junto con carta remisoria y estar atenta a la consignación de los mismos.

Después de ser enviados se debe realizar la siguiente contabilización la cual certificará que se encuentran pendientes de desembolso:

40 cuenta 1105050300 Caja bonos Sodexho $xxxx



50 cuenta 1125050300 Fondo bonos Sodexho $xxxx

Cuando la entidad realice el desembolso del dinero a la cuenta y sea confirmada por la persona encargada, la Tesorera Principal deberá compensar por la opción f-03 la salida de la cuenta de la caja bonos Sodexho y el ingreso a la cuenta de banco quedando en la cuenta de caja bonos únicamente el valor pendiente de los bonos enviados que no han sido reembolsados:

40 cuenta 1110050401 Bancolombia Ingresos $xxxx50 cuente 1105050300 Caja bonos Sodexho $xxxx

6. MANEJO DE CAJA TRANSITORIA ESTACIONES

Es muy importante saber que ninguna tesorería puede hacer registros afectando las cajas de otra agencia, es por eso que para los traslados que realicen las estaciones de servicio a caja principal tales como efectivo y cheques se deben realizar por la opción f-02 utilizando como puente la caja transitoria la cual al final del día debe permanecer en cero:Registro de quien envía:

40 cuenta 1105050200 Caja transitoria estaciones $xxxx50 cuenta 11050501 caja de la estación $xxxx

En el texto se debe especificar de que caja fue el traslado, si el traslado fue en efectivo o en cheques, datos del cheque y fecha a que corresponde el traslado (día vencido).

Registro de quien recibe:

40 cuenta 11050501 Caja principal $xxxx50 cuenta 1105050200 Caja transitoria estaciones $xxxx

En el texto se debe especificar de que caja fue el traslado, si el traslado fue en efectivo o en cheques, datos del cheque y fecha a que corresponde el traslado (día vencido).

Es deber de los administradores verificar que las cajas transitorias al final del cierre de caja estén en ceros.



7. INFORMES FIN DE MES

Los administradores de agencias enviarán el primer día hábil de cada mes, al contador general de la empresa, los siguientes informes de fin de mes en los formatos establecidos:

7.1 Arqueo de Caja 7.2 Arqueo de Caja Menor7.3 Arqueo de Cheques Devueltos7.4 Arqueo de Cheques Posfechados7.5 Arqueo de Cheques en Garantía7.6 Informe Gastos de Socios (Tesorería Principal)

8. PROCEDIMIENTO SAP (VER ANEXO)

9. INDICADORES MENSUALES

9.1. Cumplimiento de elaboración de cierres de caja

Número cierres efectuados a tiempo Número total cierres programados

9.2. Cumplimiento de auditorias

Número de auditorias realizadas en el mesNúmero de auditorias programadas

9.3. Número de transacciones anuladas y devueltos en el mes

9.4. Informes de auditoria

9.5. Número de inconsistencias encontradas en el mes

10.CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

11.ANEXOS

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