LOS 7 PRINCIPIOS PRODUCTIVOS.1. CONFIABILIDAD: La mente es mala memorizando pero excelente creando.Elegir un sistema de organizacin confiable que nos garantice todas las actividades diarias a realizar en todo momento y lugar y de fcil entendimiento; por ello este sistema TIENE QUE ESTAR FUERA DE NUESTRA CABEZA, debemos de colocar absolutamente todas nuestras acciones a realizar en cualquier medio para recordarlo pero jams estar en nuestra cabeza.2. ACCION: No podemos hacer cosas e ideas, solo acciones.No debemos planificar ideas generalizadas de lo que pretendemos hacer en el da a da, debemos colocar acciones concretas y especficas que en conjunto de cumplimiento cabal a nuestras ideas que deseamos realizar en un muy corto plazo, para planear bien debemos esforzarnos en identificar las acciones correctas a realizar no las ideas estas solo nos sirven para dar forma a las acciones.3. CONTEXTO: Para poder hacer algo deben de darse las circunstancias adecuadas.Debemos de organizar todas nuestras acciones en funcin de los distintos factores o contextos que posibilitan su ejecucin. De esta manera, en cada momento nos limitaremos a seleccionar solo aquellas acciones que podemos llevar a cabo dadas las circunstancias actuales e ignoraremos el resto, al menos temporalmente, hasta que tambin se den las circunstancias adecuadas para ellas.4. ENTROPIA: Todo orden tiende al desorden, al menos que hagamos algo al respecto..Adems de ordenar todos nuestros documentos compromisos papeles y dems antes de empezar a implementar GTD, debemos de entender que esta accin no es de una sola vez, debemos de mantener nuestro sistema ordenado con toda las tareas que constantemente surgen y descartar las que ya no debemos de realizar por algn motivo, es decir debemos de tener un sistema de organizacin que este siempre actualizado, con lo ltimo de lo ltimo y no contiene basura.5. RELEVANCIA: Hacer muchas cosas no significa necesariamente ser productivos.Este principio nos dice que toda accin que emprendamos debe estar orientada dentro de nuestros propsitos y metas. Llenar nuestras listas de acciones y terminarlas, sin un propsito definido, no es productividad. Es mas no deberamos dejar entrar en nuestro sistema ninguna accin que no est enfocada, directa o indirectamente, a un objetivo a medio o largo plazo en particular.Un verdadero sistema de productividad debe de algn modo asegurarnos de que vamos por el camino correcto, que lo que hacemos tiene sentido, que no estamos subiendo la escalera, pero del edificio equivocado, y debe darnos la oportunidad de cambiar de direccin cuando cambien nuestras metas, porque si hay algo seguro en esta vida es que todo cambia.6. SIMPLICIDAD: Las cosas deben de ser lo ms simples posibles pero no demasiado simples.Las cosas sencillas funcionan generalmente mejor que las complicadas, sin embargo un exceso de simplicidad puede derivar en problemas igual o ms graves que un exceso de complejidad. Por lo tanto no debemos de sucumbir en simplificar en exceso. La productividad personal, la de verdad, requiere de trabajo y dedicacin, no hay atajos. 7. NATURALIDAD: Trabajar de manera natural siempre funciona mejor.Este principio nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Intentar hacer las cosas en contra de la manera en que funcionamos no funciona, o si funciona es a costa de un enorme desgaste mental y seguramente mucho estrs.

LOS 5 HABITOS FUNDAMENTALES PARA SER PRODUCTIVOS.

1. LA RECOPILACIN:

No es ms que uno de los principios productivos puesto en accin: LA CONFIABILIDAD. Recopilar no es hacer, ni si quiera pensar qu es lo que hay que hacer, es simplemente colocar recordatorios de las cosas que tenemos que hacer en un lugar de confianza. Debemos sacar de nuestra cabeza todos nuestros compromisos y cosas pendientes tan pronto como seamos consciente de ellos, y colocar recordatorios de ellos en unos pocos lugares fijos que tengamos controlados. El reto de la recopilacin es doble: por un lado desarrollar el hbito de la recopilacin de manera consistente, en todo momento y lugar, y por otro facilitar el posterior anlisis y transformacin de estos recordatorios en acciones reales que podemos llevar a cabo. Necesitamos tener siempre las herramientas adecuadas cuando las necesitemos, principio de contexto, o no podremos recopilar adecuadamente. Debemos mantener el nmero de estas herramientas reducidas al mnimo, principio de simplicidad, o ser muy difcil adquirir el hbito del procesamiento.Instrumentos que nos ayudaran a recopilar todas nuestras tareas: Bandeja de entrada: excelente para recopilar papeles, documentos, facturas, as como otros objetos como cartuchos de impresoras, tarjetas de presentacin, catlogos de ofertas, y cualquier otro objeto que implique la realizacin de una tarea. Se deben tener dos una para el trabajo y otra para la casa. Una libreta: Sirve para desarrollar ideas, hacer mapas mentales, tomar notas en las reuniones y muchas otras cosas. Tambin deben de ser dos una en el trabajo y otra en la casa. El celular: Se puede tomar fotos, grabar notas de voz y anotar rpidamente ideas y pendientes en una lista de tareas, una especie de bandeja de entrada virtual. Se pueden utilizar apps productivas para realizar el mismo desempeo de una bandeja fsica. El correo electrnico: Se deben tener dos una para los asuntos personales y otro para los asuntos de trabajo. Es fundamental saber manejar correctamente nuestro correo electrnico sacando el mximo provecho de las funcionalidades que nos ofrece. El secreto reside en elegir las herramientas adecuadas y utilizarlas con consistencia. ESCENARIOS DE RECOPILACION:1. El TRABAJO: Debemos de contar con: Una bandeja de escritorio: En ella debe ir a parar cualquier papel u objeto que implique trabajo por hacer: Memorandos curriculares, tareas de los alumnos, practicas calificadas, notas de las tareas, puntos por participacin, registros auxiliares, tareas del trabajo, etc. Una libreta de notas y un bolgrafo: Ideal para registrar los acuerdos tomados en las reuniones, indicaciones de los auxiliares o coordinadores, tareas de clases, desarrollar ideas para futuras clases, observaciones de los alumnos, dibujar mapas mentales y anotar rpidamente ideas y tareas que vengan a la mente de repente. Esta libreta debe de ser pequea con hojas desglosables en donde colocar una tarea por hoja y desojarlas para colocarla en la bandeja de escritorio. Un celular: Con el cual tomar fotos y hacer notas de voz.

2. EN LA CALLE: Debemos de contar con: Celular: Se puede crear notas de voz, fotos, tareas o ideas cortas y por supuesto las llamadas telefnicas. Libreta de notas pequea: preferiblemente una de bolsillo, anotar ideas que se ocurran por hacer durante el viaje a casa o en otro momento. Un sobre manila: Es una especie de bandeja de escritorio porttil, es que los papeles tambin pueden llegar estando en la calle, como recibos, facturas y muchas otras cosas.

3. EN LA CASA: Lo ideal es que sea una rplica exacta de lo que tenemos en la oficina. Centralizar todo en un mismo lugar facilitara muchsimo tu organizacin domstica.

LA TRANSFORMACION DE LAS COSAS.Resulta necesario realizar la transformacin de las cosas que tenemos en las bandejas de entrada en algo con sentido, que sea ejecutable. Es lo que David Allen denomina el procesamiento.Cmo se procesa?El procesamiento consiste en coger cada elemento de la bandeja de entrada de forma individual y aplicarle un filtro de 4 preguntas, en este orden: 1. Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?2. Es informacin que debo guardar como referencia?3. Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?4. Puedo delegarlo en alguien?Si la cosa en cuestin pasa las 4 preguntas, es decir; si la respuesta es NO a todas ellas, deberemos hacerlo tan pronto como podamos. Adems ser necesario matizar la naturaleza del trabajo un poco ms mediante otra serie de preguntas:1. Se trata de algo complejo que requiere de varias acciones fsicas?2. Qu necesitare para llevar a cabo esta tarea?3. La puedo hacer en ratos libres o necesitare estar muy concentrado durante un buen rato?4. Es urgente o puedo esperar un tiempo para hacerlo?Este proceso tiene lugar mucho ms rpido de lo que parece, especialmente si se tiene un poco de prctica. Y desde luego, no se puede comparar con el tiempo que se pierde en analizar una y otra vez las listas amorfas de cosas heterogneas que tendramos sin GTD.Cundo hay que procesar?Se debe procesar siempre que se pueda y cuando sea necesario. A efectos prcticos todo depender de nuestra forma de trabajo y del nmero y naturaleza de nuestras bandejas de entrada.Parece lgico pensar que la bandeja de entrada del trabajo se procese completamente al menos una vez al da. Sin embargo, la bandeja de casa puede pasar sin procesar varios das sin que suponga un inconveniente serio. Claro si recopilas muchas cosas del trabajo en la bandeja de casa, quiz deberas procesarla tambin diariamente.

2. EL PROCESAMIENTO 1: Ha llegado la hora de poner en prctica el mtodo y echar un vistazo a cmo se organiza el trabajo en la vida real. Para ello utilizaremos bsicamente dos cosas: listas y un archivo (fsico y/o digital).

LAS REGLAS DEL PROCESAMIENTO:

i. La regla de oro a la hora de procesar las bandejas de entradas es: todo lo que sale ya no entra.ii. En cada sesin de procesamiento debemos dejar la bandeja de entrada vaca. Ya se trate de la bandeja de escritorio, del buzn del correo electrnico o de los mensajes de voz del mvil, no debemos parar hasta procesarlo todo.CMO APLICAR EL FILTRO:Empezaremos la sesin tomando la primera cosa de la bandeja que estamos procesando, y le aplicamos el filtro de preguntas. En el momento que la respuesta a una de las preguntas es positiva, se realiza la accin que corresponda y se pasa a la siguiente cosa de la bandeja hasta dejarla vaca.Veamos a continuacin las preguntas del filtro y qu hacer en cada caso:1. Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?Si algo no implica trabajo por hacer, ni es informacin que nos interese guardar como referencia futura, simplemente lo tiramos a la basura (o lo borramos del ordenador). Debemos perder el miedo a eliminar cosas. Si eliminramos ms a menudo, nuestra vida tendra mucho menos ruido innecesario. 2. Es informacin que debo guardar como referencia?Si has decidido no eliminarlo, entonces piensa si realmente tienes que hacer algo con ello, o simplemente se trata de informacin potencialmente til que quieres conservar. Se debe definir algn criterio de archivo que te sea practico y que no te de pereza utilizar; o nunca archivaras.

3. Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?Si la cosa extrada de la bandeja no es para botar ni archivar y se puede realizar en muy poco tiempo, hazlo inmediatamente. Con este simple gesto no solo evitaras que las cosas se eternicen, sino que te quitaras un gran nmero de tareas en muy poco tiempo, obtendrs una sensacin muy agradable de avance y los dems te vern como alguien extremadamente eficiente.

4. Puedo delegarlo en alguien?Si has llegado hasta aqu es porque tienes algo en mano que realmente debes de hacerlo, pero lo primero que debes de pensar es que si hay alguien que puede hacerlo en tu lugar. Si la respuesta es afirmativa debemos delegarlo inmediatamente (con una llamada telefnica o enviando un correo electrnico, etc.) y aadir un recordatorio en una lista que llamaremos A la espera. Esta lista simplemente contendr las cosas que hemos delegado esperando que alguien ms haga.

Una buena forma de anotar los recordatorios es registrar, para cada cosa delegada, lo que esperamos que se haga, quien lo tiene que hacer y en qu fecha se lo encargamos.

5. Posponer la tarea.Si la cosa que sacas de la bandeja supera todos los filtros, es decir; respondiste NO a todas las preguntas, tienes entre manos algo que debes de hacer tu, y que debes hacer lo antes posible, en cuanto tengas oportunidad.

EL PROCEDIMIENTO 2. En esta segunda parte dedicada al procesamiento vamos a ver cmo manejar las cosas que posponemos. Para posponer eficazmente algo, debemos de hacer un anlisis rpido y responder mentalmente una serie de preguntas:1. Es una tarea compleja?El criterio para responder esta pregunta es muy simple: si la tarea requiere una sola accin fsica para concluirla, entonces ser sencilla; si requiere varias acciones fsicas, entonces ser compleja. Como vemos, no nos referimos aqu a la dificultad de su ejecucin, sino en el nmero de pasos que debemos hacer para dar la tarea como terminada. Las tareas que aqu llamamos simple, David Allen las denomina prximas acciones, y las complejas l las llama proyectos.

Si se trata de una tarea compleja, un proyecto, lo nico que tenemos que hacer por el momento es aadir un recordatorio en una lista de proyectos. Esta lista la utilizaremos para dar seguimiento y repasar de un vistazo los frentes que tenemos abiertos en momento dado. Es muy importante hacer hincapi en ello; no se trata de una lista de tareas ni de acciones, es simplemente un recordatorio de los resultados a corto o medio plazo que queremos conseguir: organizar las vacaciones, entregar el presupuesto de ventas, hacer el cambio de oficina, etc.

Como resulta obvio, cada proyecto de esta lista generara unas pocas (o muchas) prximas acciones.

Si es una prxima accin, Qu necesito para llevarla a cabo?No todas las acciones se pueden llevar a cabo en el mismo lugar, o con los mismos elementos. As debemos de clasificar las acciones segn el contexto en que debemos realizarlas. Generalmente tendremos al menos 3 contextos: casa, trabajo y calle. Para cada contexto tendremos una lista distinta.

Ser capaces de filtrar las acciones de un solo contexto es fundamental para ocultar todas las acciones que no podemos llevar a cabo en ese momento y centrarnos exclusivamente en lo que si podemos hacer. Ello facilitara enormemente la toma de decisiones cuando estamos en modo trabajo.

Qu otros criterios condicionan la prxima accin?Casi siempre clasificar las acciones por su contexto es ms que suficiente para tener un adecuado control del trabajo, Pero a veces conocer otros factores nos puede ayudar a mejorar nuestra eficiencia considerablemente. Me estoy refiriendo a cosas como el tiempo estimado que tendremos que dedicar, o el nivel de energa que ser necesario aplicar.

Como vemos, PROCESAR se reduce a 4 cosas:

eliminar lo que no sirve. Archivar lo que queremos guardar. Hacer rpidamente algo. O aadir una entrada en una lista: ya sea de cosas delegadas, de proyectos o de prximas acciones.Las listas de cosas delegadas y de proyectos son simples listas para dar seguimiento; las listas de prximas acciones son el trabjo que realmente tenemos que llevar a cabo lo antes posible.

LA ORGANIZACIN DEL MATERIAL:Una vez hemos decidido que la cosa recopilada tiene significado productivo, es decir, que debemos hacer algo al respecto, tenemos tres oprciones: archivarlo, aadir una proxima accin o crear un nuevo proyecto. Lo que hagamos despues con la cosa procesada dependera de su naturaleza.ARCHIVAR MATERIALHay solo dos cosas que debemos archivar:1. El material de referencia con el que no tenemos nada que hacer en este momento, pero si queremos conservar por si lo necesitamos en el futuro.2. El material de apoyo necesario para realizar una prxima accin, o ejecutar un proyecto en curso.Material de referencia: La cosa procesada debe ser guradada en un archivo permanente, ya sea en un cajon, en un folder anillado, en la PC o el correo electrnico. Todo dependera de su naturaleza o de nuestra forma de trabajo y preferencias.Material de apoyo: Debemos conservar este material a mano, al menos temporalmente, hasta haber terminado la accin o el proyecto. Para organizar el material de apoyo es buena idea disponer de una bandeja en curso. En ella dispondremos de una carpeta manila para cada proyecto, y una carpeta adicional de distinto color, para todo el material de apoyo de las proximas acciones que no esten asociadas a un proyecto. De esta forma siempre tendremos a mano un lugar donde archivar temporalmente cualquier material importante relacionado con los frentes que tengamos abiertos.En nuestro correo electronico debemos tambien tener una version digital del archivo permanente y de la bandeja en curso, exactamente igual que sus contrapartes del mundo real.Una vez completada una prxima accin o un proyecto, podremos conservar el material de apoyo como material de referencia, moviendolo al archivo permanente, o deshacernos de l si es que ya no tiene valor futuro.

CREAR PORYECTOS:Crear un proyecto consta de tres pasos:1. Aadir un recordatorio en la lista de proyectos, en forma de frase breve que describa el resultado que queremos obtener. 2. Si es necesario abrir su carpeta correspondiente en la bandeja en curso, donde poder guardar el material de apoyo.3. Registrar la prxima accin, si se trata de un proyecto ms o menos complejo, la proxima accin ser definir el proyecto.

DEFINIR UN PROYECTO: A veces sera suficiente con hacer una sencilla lluvia de ideas y enumerar las prximas acciones en un papel. Otras veces tendremos que hacer una definicin ms formal, utilizando la planificacion natural de proyectos de David Allen, o metodologias ms complejas como PMI.

Como vemos, crear un proyecto no significa atar todos los cabos desde un principio, sino dejar nuestro sistema listo para empezar a trabajar en l cuando llegue el momento.

AADIR PROXIMAS ACCIONES: Tenemos que aadir un recordatorio en una de las listas contextuales, o en el calendario si tiene fecha y/u hora exacta en que debe llevarse a cabo. Si hay material de apoyo tambin habr que guardarlo en una bandeja en curso ya sea fsica o virtual. Y por supuesto, tendremos que definir exactamente cul es la accin fsica que tenemos que llevar a cabo. Opcionalmente, con objeto de facilitar la decisin de que hacer en cada momento, podemos etiquetar la accin en funcin del tiempo que necesitaremos para completarla, el nivel de energa mental que requiere. As, cuanto ms desmenuzado este el trabajo, ms fcil ser luego saber qu, cundo y cmo hacer las cosas.

EJECUTAR: LA HORA DE LA VERDAD.Antes de empezar lo primero que debemos tener son clasificadas nuestras prximas acciones en las listas contextuales.LAS 3 PREGUNTAS: La primera pregunta que debes hacerte para elegir la siguiente accin es:En qu contexto estoy, y que puedo hacer con las herramientas y recursos que tengo a la mano?Responder esta pregunta significa simplemente en elegir una de las listas contextuales: Trabajo, casa, calle, PC, telfono, etc. Dependiendo del contexto, es posible que despus de responder esta pregunta todava tengas muchas posibilidades entre las que elegir. En este caso tienes dos opciones: tomar la primera accin de la lista y ponerte en ella o utilizar otros criterios que te ayuden a reducir an ms la lista. El segundo criterio ms importante, despus del contexto, es el tiempo disponible. No tiene sentido ponerte a hacer una investigacin complicada si dentro de 5 minutos tienes una reunin.

Cunto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin interrupciones?Podemos clasificar las acciones dentro de un contexto etiquetndolas con menos de 10 minutos media hora o ms de una hora

Estoy en condiciones de hacer trabajo de alta calidad o mejor me dedico a tareas sencillas?Podemos determinar el nivel de energa necesario de cada prxima accin sobre la marcha, pero es mejor si etiquetamos las acciones a priori con una marca de alto medio o bajo. De esta manera ser ms fcil y rpido filtrar nuestras listas.LO IMPORTANTE Y LO URGENTE.Para elegir nuestra prxima accin utilizamos varios criterios: contexto, tiempo disponible, nivel de energa. En general, esta mecnica funciona bastante bien para la mayora de las tareas que tenemos que hacer. El problema surge a la hora de integrar las cosas urgentes, dar prioridad a las cosas importantes y manejar las interrupciones.Las tareas urgentes: Hay dos tipos de tareas urgentes: Las que surgen de repente en nuestro trabajo diario; generalmente porque hemos procrastinado mas de la cuenta y ahora vienen las prisas. Las que nos llegan de repente, sin aviso previo.Las que surgen por procrastinar, debemos en la medida de lo posible tratar de renegociar la fecha de entrega del trabajo, en caso contrario deberemos trabajar horas extras para cumplirlos.Las que nos llegan de repentes tambin deberamos tratar de renegociarlas, siempre dejar en claro que hacer las cosas urgentes tienen un precio, quizs incumplir con otros compromisos. Si los proyectos afectados son importantes, ser mucho ms fcil llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.

Las tareas importantes: Que quede claro: importante no es lo mismo que urgente. Dado que las cosas importantes no suelen ser urgentes, normalmente se quedan siempre para despus hasta que se convierten en urgentes! (el primer tipo de urgencia que vimos anteriormente). O peor aun nunca llegan a hacerse urgentes, suele pasar con nuestros proyectos personales, y se quedan sin hacer durante meses, aos o toda la vida. Debemos tratar las cosas importantes creando todos los das una lista de tareas ms importantes (TMI), con 3 5 tareas que estn relacionadas con los asuntos que realmente nos importan. Estas tareas suelen estar relacionadas con los asuntos profesionales, pero no demos olvidar incluir tambin los proyectos personales. Si adquirimos el hbito de empezar nuestro da por las tareas de esta lista, es seguro que evitaremos urgencias innecesarias. No solo evitaras urgencias, sino que al mismo tiempo conseguirs resultados notables, ya que avanzaras en proyectos que marcan la diferencia.LAS INTERRUPCIONES: Por mucho que nos esforcemos, las interrupciones forman parte del trabajo y no se pueden evitar. Lo que si podemos hacer es aprender a gestionarlas adecuadamente para que nuestra productividad no se vea afectada. La respuesta adecuada ante una interrupcin es dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que estbamos haciendo antes de la interrupcin.

LA GESTION DE PROYECTOSPara poder hacer una buena gestin de proyectos es necesario entender que no todos los proyectos son iguales, ni necesitan de la misma estrategia para ser gestionados eficazmente. A grandes rasgos, los proyectos se dividen en 2 grupos: los proyectos auto gestionados y los proyectos formales.Proyecto auto gestionado: Son proyectos que por su naturaleza las acciones que requerimos para terminarlos se dan de manera inmediata, como por ejemplo el proyecto hacer que la impresora imprima de nuevo primero debemos comprar el cartucho de la impresora, luego cambiarlo y por ltimo quiz reciclar el cartucho. Nos damos cuenta que establecida una accin la siguiente surge de manera inmediata.Proyectos formales: Los proyectos formales son una bestia completamente diferente. En proporcin, constituyen una gran minora de los proyectos, pero suelen ser los que tienen mayor impacto en la consecucin de nuestros objetivos a medio y largo plazo. La diferencia con los proyectos auto gestionables es que sus siguientes acciones no resultan obvias a primera vista. Y esa es la clave. Lo nico que sabemos antes de iniciar un proyecto formal es que: Primero tenemos que aclarar su propsito. Definir los objetivos que queremos alcanzar. Acotar las restricciones (econmicas, temporales o del tipo que sea). Generar todas las ideas que podamos. Organizar dichas ideas de algn modo til. Definir las siguientes acciones. En una palabra tenemos que planificar el proyecto. Una vez tenemos esto claro, resulta muy sencillo empezar a gestionar un proyecto formal: En primer lugar aadimos un recordatorio a la lista de proyectos. Despus una accin, que invariablemente, siempre ser la misma: planificar el proyecto.Como podemos ver, una vez planificado, la gestin de un proyecto formal es casi idntica a la de un proyecto auto gestionado, salvo que las siguientes acciones no surgirn de forma automtica de la propia naturaleza del proyecto, sino a partir del plan escrito que realicemos.

DIVIDE Y VENCERAS:Algunas veces nos topamos con proyectos tan complejos que no resultan fciles de gestionar ni siquiera con GTD. En general, esto es debido a que estamos tratando de morder ms de lo que podemos. Cuando esto sucede, merece la pena analizar si lo que estamos tratando de gestionar como proyecto no se trata en realidad de algo de naturaleza superior, como una meta a largo plazo.Si nos encontramos ante un proyecto que parce dividirse en varios subproyectos, debemos de mover el recordatorio de proyecto a una lista de objetivos a medio y largo plazo. Convirtindolo ahora en objetivo, no en un proyecto, y crear un proyecto ms pequeo para cada subobjetivo.PLANIFICACION NORMAL VS PLANIFICACION NATURAL:Como ya hemos visto la primera siguiente accin de cualquier proyecto formal es planificar el proyecto. Ahora bien, existen dos formas de realizar esta tarea: de la manera que generalmente lo hacemos, desordenada y bastante antinatural, o de la manera en que nuestro cerebro analiza y gestiona inconscientemente cualquier actividad, de forma natural.

Parece ilgico, pero la manera normal en que solemos planificar generalmente es la mas antinatural. Cuando intentamos planificar de manera consciente caemos en formas de enfoque artificiales y poco efectivas. Normalmente queremos empezar la casa por el tejado, nos emocionamos con las primeras ideas que tenemos y vamos atacando las cosas segn se nos ocurren. Tarde o temprano la situacin empieza a complicarse. Se nos olvidan elementos importantes, no podemos cumplir los plazos, estamos fuera de presupuesto hasta que sobreviene la crisis.

Curiosamente, al final, despus de un montn de estrs, terminamos llegando al modelo de planificacin natural, pero por el camino equivocado Por qu no aplicarlo desde el principio?

LOS 5 PASOS DE LA PLANIFICACION NATURAL:

Planificar de manera natural no es otra cosa que enfocar los proyectos de la manera en que nuestro cerebro enfoca normalmente cualquier problema inconscientemente. Para ello, debemos realizar las siguientes 5 preguntas:

1. Determinar el propsito (porqu): Parece una obviedad, pero raramente iniciamos un proyecto sabiendo exactamente porque lo hacemos, es decir; teniendo meridianamente la razn u objetivo ltimo por lo que decidimos llevarlo a cabo.Muchas de las decisiones que debemos tomar a lo largo de los proyectos tienen que ver con el propsito. O como se dice, si quieres matar hormigas, no es necesario que utilices una pistola, usa insecticida.

2. Aclarar la visin (qu): Adems del porqu, es necesario saber qu es lo que se espera conseguir al terminar el proyecto. Si no sabemos cmo es el resultado final, nunca sabremos cundo, o si hemos terminado el proyecto exitosamente.

3. Generar ideas (cmo): Una vez claros porqu y qu, es hora de encontrar el cmo. Para ello debemos de generar todas las ideas que podamos, por ejemplo mediante mapas mentales. La captura por escrito es muy importante para poder mantener el enfoque el tiempo suficiente como para generar todas las ideas que sea posible. En esta etapa no importa si las ideas son descabelladas, difciles de llevar a la practica o parecen obvias, todo vale. Lo importante es tener mucho material con el que elaborar el plan.

4. Organizar las ideas: Una vez empezamos a generar ideas, aparecern relaciones de manera natural: esto debo hacerlo antes que aquello, fulanito puede encargarse de eso, para hacer eso primero me tengo que encargar de eso otro, etc.Es el momento de revisar y filtrar las ideas, organizar las actividades o subobjetivos en fases, asignarles prioridades, y decidir que recursos sern necesarios para hacer cada cosa.