- llll~lH

Conferencia General 27a reunión, París 1993

. 27 c

27 C/60 29 de julio de 1993 originak II@&

Punto ll.2 del orden del día provisional

INFORME FINANCIERO Y ESTADOS DE CUENTAS COMPROBADOS RELATIVOS AL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO AL 31 DE DICIEMBRE DE 1991

E INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

RESUMEN

En cumplimiento de la cláusula 12.10 del Reglamento Financiero, se transmiten en el presente documento a la Conferencia General el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados, así como el informe del Director General relativo a los fondos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 31 de diciembre de 1991.

Punto que requiere una decisión: parrafo 4.

i’

1. En el presente documento va incorporado el documento 140 EX/21 (Anexo 1) que contiene el informe del Auditor Externo, los estados de cuentas comprobados y el informe del Director General relativos a los fondos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 31 de diciembre de 1991. Dichos informes y estados de cuentas fueron examinados por el Consejo Ejecutivo en su 140” reunión. El Director General presentó al Consejo Ejecutivo, en el documento 140 EX/21 Add. (Anexo II), comentarios escritos sobre el informe del Auditor Externo relativo a los fondos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 31 de diciembre de 1991. El Consejo Ejecutivo aprobó el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados en nombre de la Conferencia General, según autoriza la Resolución 26 CY22.2 (Decisión 140 EX/7.5):

27 C/60 - pág. 2

“El Consejo Ejecutivo,

1.

2.

Habiendo examinado el documento 140 EX/21 y Add.,

Aprueba en nombre de la Conferencia General, en virtud de la autorización que se la ha conferido en la Resolución 26 W22.2, el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 3 1 de diciembre de 1991.”

2. Después del examen del documento 140 EX/21 Add. por el Consejo Ejecutivo, el Director General presenta a continuación sus comentarios actualizados sobre el grado de aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo, haciendo referencia al Resumen de Resultados y Conclusiones (párrs. 34-41) que figura en el Anexo II del documento adjunto:

i!?&L

34

35

36

37

38

39

40

41

3.

Comentarios del Director General

El anlilisis y registro de los datos sobre gastos se han acelerado en los meses recientes, debido en gran parte a los cambios estructurales y de control aplicados a principios de 1992.

Esta recomendación se aplicó en julio de 1992.

No hay que tomar ninguna medida.

Se redactaron nuevos puntos del manual sobre asistencia temporal, que fueron publicados el 5 de marzo de 1993.

La Secretaría seguirá aprovechando la mayor flexibilidad presupuestaria para elevar los índices de ejecución.

Se publicó el manual de formación para el personal de fuera de la Sede.

En el documento 27 C/59 figuran los comentarios del Director General sobre la base de datos de gestión, supervisión y evaluación de los proyectos y su situación actual.

Se sigue prestando gran atención a la estimación y evaluación de los proyectos.

Se invita a la Conferencia General a que acepte dichos informes y estados de cuentas. Se invita además, a la Conferencia General a que autorice al Consejo Ejecutivo a aprobar, en su nombre, el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 31 de diciembre de 1993.

4. La Conferencia General podría aprobar una resolución redactada en los siguientes t&minos:

“La Conferencia General,

Observando que el Consejo Ejecutivo ha aprobado en su nombre, en virtud de la autorización que le confirió la Resolución 26 C/22.2, el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 3 1 de diciembre de 1991,

27 C/60 - pág. 3

Am-ueba dicho informe y los mencionados estados de cuentas;

Autoriza al Consejo Ejecutivo a que apruebe, en su nombre, el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 3 1 de diciembre de 1993.”

27 C/60 Anexo 1

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

ANEXO 1

Consejo Ejecutivo ex

140” reunión

140 EX/21 PARIS, 14 de agosto de 1992 Original: Inglés

Punto 7.5 del orden del día provisional

INFORME FINANCIERO Y ESTADOS DE CUENTAS COMPROBADOS RELATIVOS AL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

AL 31 DE DICIEMBRE DE 1991, E INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

RESUMEN

De conformidad con la Resolución 22.2 aprobada por la Conferencia General en su 26” reunión, en el presente documento se somete al Consejo Ejecutivo el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 31 de diciembre de 1991.

Punto que requiere una decisión: gárrafo 3.

1. En el presente documento se someten al Consejo Ejecutivo el informe del Auditor Externo, los estados de cuentas comprobados y el informe del Director General relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 31 de diciembre de 1991 (documento BOC/l 10 anexo). El Director General dará a conocer al Consejo Ejecutivo sus observaciones sobre el informe del Auditor Externo en un addendum al presente documento.

2. De conformidad con la Resolución 22.2 aprobada por la Conferencia General en su 26” reunión, el Consejo Ejecutivo está autorizado a aprobar, en nombre de la Conferencia General, el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 3 1 de diciembre de 1991.

140 EX/21 - pag. 2

3. El Consejo Ejecutivo podria adoptar una decisión redactada como sigue:

El Consejo Ejecutivo,

1. Habiendo examinado el documento 140 EX/21 y Add.,

2. Aorueba en nombre de la Conferencia General, en virtud de la autorización que se le ha conferido en la Resolución 26 C/22.2, el informe del Auditor Externo y los estados de cuentas comprobados relativos al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo al 3 1 de diciembre de 1991.

BOIC/llO París, Original: InglCs

ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA EDUCACION, LA CIENCIA Jt LA CULTURA

INFORME FINANCIERO Y ESTADOS DE CUENTAS COMPROBAIDOS RELATIVOS AL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

AL 31 DE DICIEMBRE DE 1991, E INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

1.

2.

3.

4.

5.

INDICE

Informe financiero del Director General

Informe del Auditor Externo

Comprobación de cuentas y dictamen del Auditor Externo

Notas a los estados de cuentas - Programa del PNUD

Estados de cuentas:

Estado de cuentas 1

Cuadro 1

- Situacih financiera al 3 1 de diciembre de 1991

- Gastos por fuentes de financiación durante el ejercicio económico bienal que se cek el 31 de diciembre de 1991

Cuadro 2 - Gastos por países durante el ejercicio económico bienal que se cerró el 31 de diciembre de 1991

BOC/llO - pág. 3

INTRODUCCION

1. El Director General presenta a continuación su informe financiero sobre las cuentas de la UNESCO correspondientes al ejercicio económico bienal que se cerró el 31 de diciembre de 1991, relativas a las actividades financiadas por el Programa de las Naciones Unidas para el. Desarrollo.

EJECUCION DE LOS PROYECTOS

2. En el siguiente cuadro se desglosan por tipos de asistencia los gastos de los proyectos financiados por el PNUD, durante el ejercicio económico 1990- 1991, comparhdolos con los de los dos ejercicios bienales anteriores, 1988-1989 y 1986-1987.

SUMAS DESEMBOLSADAS PARA LA EJECUCION DE LOS PROYECTOS - CUADRO 1

Tipo de asistencia 1986- 1987 1988- 1989 -990- 199 1 (en miles de dólares de los Estados Unidos:)

Personal de proyectos 27.070 24.78 1 26.943 Formación 12.355 14.25 1 16.634 Equipo 15.966 15.079 12.793 Subcontratos 4.510 5.707 5.579 varios 2.636 2.786 3.694

Total 62.537 62.604 65.643 =

En comparación con el gasto promedio para los dos bienios anteriores, el gasto del bienio 1990-1991 experimentó un aumento de cinco por ciento. Esta tendencia positiva se observa también en el gradual aumento del gasto en los últimos cinco años:

millones de dólares

1987 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27,4 1988 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30,8 1989 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31,8 1990 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33,l 1991 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32,5

3. En el siguiente cuadro figura la distribución, por tipo de asistencia, de los gastos de los proyectos durante los tres últimos ejercicios económicos, expresados en porcentajes del total de las sumas desembolsadas para la ejecución:

BOC/llO - pág. 4

SUMAS DESEMBOLSADAS PARA LA EJECUCION DE LOS PROYECTOS - CUADRO 2

Tipa dc asistencia 1986- 1987 1988-1989 J990- 1991

Personal de proyectos 43.3 39,6 41,l Formación 19,8 22,8 25,3 Equipo 25,5 24,l 19,5 Subcontratos 72 971 65

Varios 42 474 576

Total -- 100,o 100,o - 100,o -

En este cuadro, la comparación de las cifras del bienio 1986-1987 con las del bienio 1990- 1991 indica una relación casi inversa entre Formación y Equipo. Respecto del gasto total, el equipo disminuyó de 25,5 a 19,5 por ciento, en tanto que la formación aumentó de 19,8 a 25,3 por ciento. Esto corresponde al comportamiento cíclico de ambas clases de gasto durante un ciclo de programación bienal (1987-1991). Como la aprobación de los proyectos se concentra más bien en la primera fase del ciclo y el equipo constituye el principal aporte en las etapas iniciales de los proyectos, el gasto en adquisiciones es muy elevado en los primeros años del ciclo; en cambio, los gastos en formación van aumentando a medida que el proyecto avanza.

GASTOS DE APOYO AL PROGRAMA

4. Con arreglo a lo decidido por el Consejo de Administración del PNUD, el bienio 1990- 1991 fue el último ejercicio financiero respecto del cual el reembolso a los organismos de ejecución por concepto de gastos de apoyo al programa equivalió al 13 por ciento del gasto de cada proyecto. Las disposiciones sustitutivas de reembolso de gastos de apoyo están estructuradas de modo que fortalezcan la nueva política del PNUD destinada a ampliar la participación de los organismos en la formulación del programa y en el análisis sectorial, y a fomentar la responsabilidad nacional en la ejecución de los proyectos. El nuevo sistema de gastos de apoyo consta de tres modalidades diferentes: dos para servicios de apoyo técnico (TSS) y una para servicios administrativos y operacionales (AOS).

SITUACION FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 1989 (Estado de cuentas 1)

5. En este estado de cuentas se indican los movimientos del Fondo de Operaciones destinado a financiar el programa, y el detalle del balance del Fondo al 31 de diciembre de 1991. A petición del PNUD, la cifra correspondiente a los “gastos de los proyectos” se ha desglosado para presentar por separado los “desembolsos” y las “obligaciones pendientes de pago”.

6. El saldo del Fondo de Operaciones representa la diferencia entre el total de los fondos puestos a disposición de la UNESCO durante el ejercicio económico para la ejecución del programa del PNUD (habida cuenta del saldo de apertura el 1” de enero de 1990, de los ingresos varios y de los reintegros al PNUD), por un valor de 71.855.926 dólares, y el total de los gastos, que ascendió a 74.075.109 dólares. A continuación este saldo se desglosa en activo y pasivo y se

BOC/l 10 - pág. 5

comprueba, entre otras cosas, que la UNESCO disponía al cierre del ejercicio económico de’ un total en efectivo de 1.564.770 dólares por cuenta del PNUD. .

ACTIVO Y PASIVO

Efectivo en bancos. en caia v en curso de transferencia - 1.564.770 dólares

7. Las cuentas bancarias con las que se opera desde la Sede de la UNESCO han sido agrupadas según las distintas monedas, a fin de reducir el número total de cuentas necesarias. En el Anexo 2.1 que acompaña la presentación de los estados de cuentas relativos al Programa Ordinario al 31 de diciembre de 1991 figura la lista de esas cuentas bancarias con sus respectivos saldos. En aquella fecha, el efectivo correspondiente al PNUD en dichas cuentas bancarias ascendía a 1.386.629 dólares. Además, se mantienen fondos en cuentas bancarias de anticipos de caja para gastos de ejecución de proyectos sobre el terreno, para que los consultores técnicos principales puedan sufragar sus gastos de ejecución. El saldo total de estas cuentas ascendía a 178.141 dólares al 31 de diciembre de 1991.

8. No se ha modificado el modelo establecido por el PNUD para la presentación de los gastos imputables a la ejecución de los proyectos durante el ejercicio económico. El modelo comprende los dos cuadros siguientes:

a> El Cuadro 1 indica el total de los gastos de los proyectos bajo las siguientes rubricas: “CIP por países”, “CIP regionales”, “CIP interregionales”, “recursos especiales del programa”, “fondo de medidas especiales para los países menos adelantados”, y “contribuciones gubernamentales de contraparte en efectivo”. Estas categorías especifican las fuentes de los fondos a los que se imputaron los gastos. En el mismo cuadro se indica el desglose de los gastos de apoyo al programa durante el ejercicio económico.

b) El Cuadro 2 presenta los gastos globales de los proyectos durante. el ejercicio económico, por países, territorios y regiones, y por fuentes de financiación, distinguiendo entre los desembolsos y las obligaciones pendientes de pago. Las designaciones empleadas en el Cuadro 2 son las que estipula el PNUD para la presentación de los informes financieros y no entrañan la expresión de juicio alguno por parte del Director General de la UNESCO acerca de la condición jurídica de ningún país o territorio, de sus autoridades o de la delimitación de sus fronteras.

9. En las Notas a los estados de cuentas figura un resumen de las principales prácticas contables aplicadas en la preparación de las cuentas del PNUD para 1990-1991, junto con un análisis de partidas específicas del Fondo de Operaciones, cuentas por cobrar y cuentas adeudadas.

BQC/l 10 - pág. 7

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROlL&Q

INFORME DEL AUDITOR EXTERNO SOBRE EL ESTADO DE CUENTAS QUE MUESTRA, AL 3 1 DE DICIEMBRE DE 1991,

LA SITUACION DE LOS CREDITOS ANTICIPADOS A LA ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDAS

PARA LA EDUCACION, LA CIENCIA Y LA CULTURA POR EL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

CONSIDERACIONES GENERALE$

Sm

1. El estado de cuentas y los cuadros correspondientes relativos a la participación de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) en el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) se presentan en la forma prescrita por el PNUD. He combinado su examen con la comprobación de cuentas del Programa Ordinario y de los fondos subsidiarios de la UNESCO.

2. Mis colaboradores realizaron un examen técnico de 10 proyectos en curso y verificaron que las operaciones registradas se ajustaban a las instrucciones de la UNESCO y del PNUD relativas a los procedimientos presupuestarios, la anotación de gastos y la supervisión y evaluación de la ejecución de los proyectos. Se realizaron exámenes específicos de los métodos de anotación y tratamiento de los gastos efectuados en el terreno y comunicados mediante los Comprobantes entre Oficinas (CEO), y de los sueldos y honorarios de los expertos internacionales. TambiCn se informó sobre la evolución reciente de las gestión y el control de los proyectos, comprendida su supervisión y evaluación.

.-

3. Durante los anos 1990-1991, el PNUD asignó respectivamente 47,2 y 44,l millones de dólares a la UNESCO para la ejecución de proyectos. Los fondos efectivamente habilitados ascendieron a 33,l y 32,5 millones de dólares, lo que dio lugar a índices de ejecución de 70 y 74% respectivamente. El 31 de diciembre de 1991, el número total de proyectos en curso era de 339: 13 proyectos en la fase de asistencia preparatoria, 257 proyectos en pleno funcionamiento, y 69 proyectos terminados desde el punto de vista operacional; las cifras incluyen 22 proyectos en los que la UNESCO constituyó un organismo asociado encargado por subcontrato de la ejecución de una parte del proyecto. En 1991 no hubo asignación para 13 proyectos clasificados en pleno funcionamiento cuya ejecución había sido interrumpida o no había comenzado.

4. El 8 de junio de 1990 se firmó con el PNUD un nuevo acuerdo básico normalizado de organismo de ejecución.

ESTADOS DE CUENTAS

Anotación de gastos en el terreno

5. Un análisis de la situación de los fondos del PNUD para los años 1988 a 1991 indica que la mayor parte del gasto de la UNESCO en proyectos del PNUD fue gastado por las oficinas de terreno del PNUD (83% del gasto total en 1991), que informaron cada mes, mediante los Comprobantes entre Oficinas, a la Sede del PNUD y a la UNESCO. Estos documentos

BOC/llO - pág. 8

permitieron a la UNESCO analizar el gasto anotado con fines de imputación final a los correspondientes presupuestos de los proyectos, y conciliar este gasto con los estados mensuales del Fondo de Operaciones suministrado por el PNUD. Durante el mismo periodo, una parte sustancial del gasto comunicado por los CEO (9,5% en promedio) quedó sin analizar a fines del año, debido al permanente atraso de la tramitación.

6. Como la lentitud de la tramitaci6n de los gastos afectaba negativamente la calidad de la contabilidad peri6dica y de la comunicación de los datos proporcionada a los administradores de proyectos y al PNUD, mis colaboradores recomendaron que se revisaran los procedimientos de tratamiento de los CEO, sobre la base de un método de “objeto del gasto” y con la participación de un mayor número de funcionarios administrativos.

7. La administración reconoció el problema y declaró que ya había estudiado la posibilidad de reestructurar la tramitación de los CEO en una unidad centralizada sin menoscabar la función de control del gasto. Un ejercicio experimental realizado con este fin corroboró la viabilidad del nuevo sistema, especialmente si los análisis de CEO se vincularan con los análisis contables de los proyectos y de los anticipos de las oficinas regionales de la UNESCO; de esta manera se contaría con una especialización regional para el análisis y control de todos los gastos efectuados en el terreno. El ejercicio demostró también que el 15% del gasto-CEO requería un seguimiento, consultas e indagaciones, debido a las instrucciones incompletas entregadas a los representantes residentes del PNUD, a la codificación errónea de los gastos, a la ausencia de obligaciones correspondientes y a la falta de fondos para los proyectos.

8. En enero de 1992 se efectuó una reestructuración inicial, y se ha decidido trasladar la función de anAlisis y control de los CEO a una unidad especializada. Se espera que esta unidad tramitará los gastos con mayor rapidez, mediante una mayor formación y una asignación más clara de las responsabilidades, al mismo tiempo que se conserva un control adecuado asegurándose de que los representantes residentes del PNUD reciben las instrucciones adecuadas.

Esnecialistas internacionales

9. Se examinaron los datos contables y de informes relativos a los funcionarios del Cuadro Orgánico de la UNESCO asignados a los proyectos del PNUD. Con arreglo a las instrucciones del PNUD, los costos de especialistas internacionales se desglosan en dos categorías: los costos de Categoría 1, que comprenden los sueldos vinculados al servicio en el lugar de destino, se imputan directamente a los presupuesto de los proyectos sobre la base de los costos reales; los costos de Categoría II, que comprenden los elementos personales del sueldo, se imputan a los presupuestos de los proyectos sobre la base de un importe promedio por mes/persona trabajado.

10. Nuestra verificación de una muestra de los cAlculos de sueldos y pagos indicó que los sueldos básicos, los ajustes por lugar de destino y las contribuciones del empleador a las cajas de pensiones y de seguro médico habían sido correctamente calculados e imputados a la contabilidad de los proyectos.

ll. Los elementos de costos de Categoría II, que comprenden diversas asignaciones, fueron otorgados y pagados de conformidad con el Estatuto y Reglamento del Personal vigente. En cuando a su imputación a los presupuestos de los proyectos en terminos de promedios de mesipersona trabajados, se observó que los contratos de consultores, erróneamente anotados en los presupuestos como especialistas, incluían también las cargas prorrateadas sobre una base

BOC/llO - pág. 9

mensual. Por lo tanto, mis colaboradores recomendaron que se ajustara el programa de control de gastos para evitar que en los renglones del presupuesto correspondientes a los especialistas figuren gastos no relacionados con la plantilla.

12. La administración aceptó esta sugerencia e indicó que procedería en breve a los necesarios ajustes de programacibn.

13. Respecto del cálculo del promedio del costo del mes/persona de trabajo, comunicado al PNUD con fines estadísticos (Informe N” 25), se observó que se habían sobreestimado las cifras obtenidas para el promedio del costo de Categoría II.

14. La administración respondió que había una ligera varianza estadística (menos de 2%), pero aceptó ajustar el método de calculo utilizado.

15. Por regla general, los expertos internacionales reciben contratos de sólo un año, en lugar de contratos que abarquen todo el periodo previsto en el presupuesto de proyecto aprobado. En parte, como consecuencia de esta política, la administración y gestión del personal de proyectos resultaron inusitadamente engorrosos. Por lo tanto, mis colaboradores sugirieron que se revisara esta política para racionalizar la administración del personal.

16. La administración convino en que la política de contratos de un año suponía más trabajo burocrático, pero señal6 que no convenía revisar esta política pues se ajustaba a las instrucciones del PNUD de 1974 destinadas a asegurar la disponibilidad de fondos de proyectos para los contratos de personal. También se indicó que esta política ampliaba la flexibi1ida.d de la gestión del personal, pues permitía tomar en cuenta con mayor rapidez las condiciones de los expertos y de los gobiernos beneficiarios. Finalmente, si los contratos se concedieran por un periodo más largo, las indemnizaciones serían considerablemente más elevadas en caso de cese imprevisto en el servicio.

Consultores internacionales

17. Durante nuestro examen, varios administradores de proyecto señalaron que la UNESCO no ofrecía una remuneración competitiva a los consultores internacionales para proyectos operacionales, pese a un aumento general de 20% en 1990-1991 y que, como consecuencia, la ejecución de los proyectos se postergaba debido a las dificultades de contratación. En la muestra de proyectos examinados observamos un caso en que se adoptó la solución de ofrecer un contrato con honorarios sustancialmente más elevados.

18. Se recomendó por lo tanto que la UNESCO estableciera directrices claras sobre el uso de los contratos de honorarios para la contratación de servicios de personal para. sus proyectos operacionales.

19. La administración respondió que se debería desalentar el recurso de los contratos de honorarios para servicios de consultoría o de expertos, pero declaró que las organizaciones donantes y los gobiernos beneficiarios se interesaban más por la eficacia de la ejecución del proyecto que por las disposiciones contractuales adoptadas.

BOC/llO - pág. 10

GESTION DE LOS PROYECTOS

Control presupuestario

20. El control presupuestario se realiza mediante las asignaciones anuales al presupuesto de proyectos y el sistema informatizado de libro de habilitaciones. Desde el 1” de julio de 1987, la UNESCO aplica la noción de presupuestación bienal de proyectos, destinada a mejorar la ejecución gracias a una mayor flexibilidad entre los segmentos presupuestarios anuales.

21. Nuestro examen mostró que las habilitaciones de fondos basadas en presupuestos de proyectos y revisiones se habían efectuado de manera oportuna y correcta, y que figurdban en el libro de habilitaciones. Se utilizaban apropiadamente las medidas de flexibilidad, es decir, las transferencias de los fondos no gastados y los adelantos de fondos para las aportaciones preliminares.

22. La ejecución de los proyectos no había beneficiado sustancialmente del sistema de presupuestación bienal, ya que los índices de ejecución de 1990-1991 (70% y 74% respectivamente) no excedían los de los periodos anteriores.

Control sectorial

23. La responsabilidad de la ejecución y el control de los proyectos incumbe a los especialistas de los Sectores de la Secretaría de la UNESCO. El reciente impulso a la política de descentralización de la UNESCO ha facilitado la delegación de la responsabilidad de un creciente número de proyectos operacionales al personal de las unidades de la UNESCO sobre el terreno.

24. Para la gestión de los proyectos operacionales estas unidades todavía recurren a los servicios administrativos centrales de la UNESCO, en cuya Sede se realizan las operaciones tales como la contratación de personal internacional, la compra de equipos, la administración de las becas y la preparación de los presupuestos y de la contabilidad.

25. En octubre de 1990, la UNESCO publicó un completo manual de formación para el personal en el terreno que comprende, entre otras cosas, las instrucciones del PNUD y de la UNESCO relativas a la formulación, la evaluación y la aprobación de los documentos de proyectos, así como a la ejecución y la supervisión de los proyectos y su administración financiera.

Sunervisión de los m-ovectos

26. La ejecución general de los proyectos se supervisa mediante informes trimestrales de los estados presupuestarios sobre los proyectos operacionales extrapresupuestarios. Además, cada año se envían al PNUD y a los administradores de proyectos cinco informes sobre ejecución de proyectos. Como los informes financieros están informatizados, estos estados estan permanentemente actualizados, pero su calidad debería mejorar considerablemente una vez revisados los procedimientos de análisis de gastos realizados en el terreno (véanse los párrafos 5-S).

27. A fin de mejorar la administración y el control de los proyectos, la UNESCO elaboró el “Project Management Information System” (PMIS) (Sistema de Información sobre Gestión de

BOC/llO - pág. ll

Proyectos), consistente en una base de datos que proporciona información financiera y descriptiva sobre datos, planificación, ejecución y evaluación de proyectos.

En su informe sobre el ejercicio económico cerrado el 31 de diciembre de 1987, el Auditor Externo comentó que la base de datos PMIS era un instrumento sólo potencialmente útil, pues la información descriptiva que contenía no había sido actualizada periódicamente.

28. Un examen complementario realizado en 1991 mostró que el registro de información actualizada no había mejorado. Por lo tanto, mis colaboradores concluyeron que ‘el PMIS no se había convertido en un instrumento útil de gestión de proyectos.

29. La administración coincidió con estas observaciones y anunció una serie de mejoramientos técnicos e instrucciones destinadas a mejorar la calidad y la actualización de los datos descriptivos de proyectos, así como la utilización por todos los involucrados de la gama completa de información sobre proyectos disponible mediante PMIS.

Revisión, informes v evaluación de urovectos

30. La revisión, los informes y la evaluación de proyectos normal para proyectos de magnitud suficiente (un presupuesto de más de 400.000 dólares) comprenden la producción anual de un “Informe de ejecución y evaluación de proyectos” realizado por el administrador del proyecto, y la reunión tripartita de revisión de la organización donante, el gobierno receptor y el organismo de ejecución. Una vez concluido el proyecto, se presenta un completo informe final..

31. Los proyectos con un presupuesto de 1.000.000 de dólares o más están sujetos a evaluaciones externas intermedia y/o final. Durante el bienio se evaluaron 14 proyectos del PNUD con arreglo a las directrices y los requerimientos del PNUD. La Unidad Central de Evaluación del Programa ha emprendido el análisis de los informes de evaluaci6n de 1990-1991 para proponer medidas practicas destinadas a mejorar el diseño, la ejecución y la evaluación de los proyectos.

32. En el periodo 1990-1991, la UNESCO tropezó con algunos problemas de presentación de los informes de ejecución y evaluación de proyectos y de los informes finales. Los plazos fueron atribuidos a la falta de familiaridad de los administradores nacionales de proyectos con los procedimientos y formularios de informes del PNUD. Se consideró que los informes finales recibidos eran de menor calidad, y que tendían a ser más descriptivos que analíticos

33. Las medidas propuestas para corregir la situación comprendían una formación más rigurosa de los expertos y una formación acelerada en materia de técnicas de supervisión y evaluación. La UNESCO reconoció también la necesidad de evaluaciones sistemáticas a nivel del programa, sujetas a la disponibilidad de fondos suficientes con este fin. Se prevé que la primera evaluación se referirá al impacto de la contribución de la UNESCO al Quinto Ciclo de Programación por País del PNUD.

RESUMEN DE RESULTADOS Y CONCLUSIONES

34. La lenta tramitación de los gastos en el terreno comunicados por los Comprobantes entre Oficinas afectó negativamente la calidad de los informes de datos sobre proyectos. Se iniciaron medidas apropiadas para racionalizar la estructura organizativa y los r-<todos de trabajo.

BOC/llO - pág. 12

35. La UNESCO controla, contabiliza y comunica adecuadamente los costos relativos a los expertos internacionales. Se convino en introducir algunos ajustes menores al sistema de control informatizado del presupuesto y a los informes estadísticos.

36. La política de otorgar contratos de un año a los expertos internacionales dificulta la administración del personal, pero se ajusta a las circunstancias específicas del contexto de los proyectos operacionales.

37. La UNESCO debería establecer un método claro y uniforme para el uso de contratos de honorarios para obtener los servicios de expertos o consultores internacionales.

38. Al parecer, la mayor flexibilidad presupuestaria no se ha traducido en un aumento de la ejecución de los proyectos.

39. El manual de formación para personal en el terreno publicado debe contribuir a mejorar las capacidades de gestión de proyectos en las unidades de terreno de la UNESCO

40. La gestión, supervisión y evaluación de los proyectos debería mejorar mediante un uso más eficiente de la base de datos correspondiente y mediante una información y formación más rigurosa de los administradores nacionales de proyectos.

41. La UNESCO reconoce la necesidad de una evaluación del nivel del programa, sujeta actualmente a la disponibilidad de fondos suficientes.

AGRADECIMIENTO

42. Quiero dejar constancia de mi agradecimiento por la cooperación y asistencia que me han prestado los funcionarios de la Organización.

10 de julio de 1992 Jeroom L.E. Van de Velde Primer Presidente

del Tribunal de Cuentas, Bélgica

Auditor Externo

BOU1 10 - pág. 13

COMPROBACION DE CUENTAS

Las Cuentas que se adjuntan: situación financiera (Estado de Cuentas 1) y Cuadros 1 y 2 quedan

Comprobadas

por el Contralor D. Ruiz de Angulo Contralor Adjunto

DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO

Aproba.das

Federico Mayor Director General

El documento sobre la situación financiera (Estado de Cuentas 1) y los Cuadros subsidiarios que se adjuntan, correspondientes al ejercicio económico que se cerró el 31 de diciembre de 1991, han sido examinados de acuerdo con mis instrucciones. Como consecuencia del examen, considero que el estado de cuentas y los cuadros exponen fielmente la situaci6n financiera al 31 de diciembre de 1991 y los resultados de las operaciones correspondientes al periodo terminado en esa fecha.

Bruselas, 14 de abril de 1992 Jeroom L.E. Van de Velde Primer Prlesidente del Tribunal (de Cuentas,

Bélgica

BOC/llO - pág. 14

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (UNESCO)

Notas a los estados de cuentas

Nota 1: Resumen de las principales prácticas contables

i) Las cuentas correspondientes al programa se presentan de acuerdo con las prácticas contables del PNUD y con arreglo a las normas fijadas por el PNUD. Los gastos se presentan según un metodo de contabilidad en valores devengados y los ingresos conforme a los giros en efectivo para financiar los gastos de proyectos y de apoyo.

ii) Para la contabilidad de los gastos y las obligaciones pendientes según los distintos componentes en las cuentas de los proyectos a fin de año se aplican los criterios siguientes:

Expertos y demás personal de los proyectos

Viajes en comisión de servicio

Subcontratos

Becas

Otras actividades de formación en grupo

Equipo

Varios

Costos relativos al periodo de servicio contractual entre el 1” de enero y el 31 de diciembre del año en curso.

Costo de los viajes que tienen lugar en el año en curso; asf como el costo de los viajes que comienzan antes de que termine el año en curso pero se prolongan hasta el año siguiente.

Pagos que vencen en el año en curso según las condiciones del contrato o los plazos fijados.

El costo de la beca desde la fecha prevista de comienzo de los estudios hasta su terminación o hasta el 31 de diciembre del año en curso, si esa fecha es anterior.

El costo íntegro de toda actividad de formación que tenga lugar en el año en curso. Cuando se trata de reuniones que comienzan-en el año en curso y terminan el año siguiente, su costo íntegro se carga al año en curso.

El costo íntegro de los pedidos de compra y los contratos concertados antes del final del año en curso, mediante un acuerdo contractual fumado o un pedido irrevocable en firme hecho a un abastecedor, independientemente de que la entrega o el pago hayan tenido lugar en el año en curso o estén previstos para dicho ano.

Costo de diversas manifestaciones (por ejemplo, atenciones sociales), bienes o servicios entregados o pedidos en firme con entrega prevista en el año en curso.

BOCI’llO - pág. 15

iii) Las obligaciones pendientes de pago permanecen disponibles durante los 12 meses siguientes al final del año en que fueron contraídas. Transcurrido ese periodo, 1.0s ahorros o gastos en exceso resultantes de la liquidación de las obligaciones del año anterior se acreditan o cargan al proyecto concreto al que habían sido imputados originalmente al fijar la obligación. En los casos en que se sabe que sigue existiendo una obligación de pago, la cantidad necesaria para satisfacerla se retiene en una cuenta sujeta a control presupuestario.

iv) Los compromisos para años futuros no figuran en los estados financieros, pero se controlan por medio de las anotaciones contables específicas de cada proyecto.

v> No se prevé reserva alguna para días de vacaciones anuales acumulados o primas de repatriación, por tratarse de gastos que se cargan al programa al efectuarse el pago.

.-.

vi) El equipo adquirido para los proyectos figura en la cuenta de gastos corrientes, que comprende los costos de adquisición, transporte y seguros. Para fines de supervis-ión, se llevan inventarios, al costo de compra, no incluidos en la contabilidad: dichos inventarios comprenden todo el equipo clasificado “no fungible”, esto es, piezas que tienen como mínimo un periodo útil de cinco años y cuyo costo unitario sobrepasa los 400 dólares de los Estados Unidos.

Nota 2: Conversión de monedas

Las ,cuentas de la Organización se presentan en dólares estadounidenses. Las cuentas en otras monedas se convierten en dólares estadounidenses en el momento de la tranwcción según los tipos de cambio fijados para los programas de las Naciones Unidas, aplicados por la UNESCO. Al final del año, las cuentas en monedas distintas del dólar de los Estados Unidos se convierten según los tipos de cambio vigentes en ese momento. Las obligaciones pendientes por un valor equivalente o superior a los 2.000 dólares, contraídas en monedas distintas pel d6la.r de los Estados Unidos, se revalúan según los tipos de cambio vigentes en el momento del &-re de las cuentas.

BOU1 10 - pág. 16

Nota 3: Análisis de las princiDales partidas aue firruran en las cuentas por cobrar v las cuentas Dagaderas

i>

1.

Cuentas Dar cobrar dólares

2.

3.

Comprobantes entre oficinas (CEO) y otras sumas cargadas al Fondo de Operaciones en tramitación

Importe adeudado por el Programa Ordinario

Anticipos a las instituciones encargadas de la administración de las becas

4.

5.

6.

7.

8.

Pagos anticipados de gastos relacionados con los proyectos para 1992

Gastos efectuados en calidad de organismo asociado

Anticipos para viajes

Anticipos de sueldos a funcionarios y consultores

varios

ii)

1.

2.

3.

4.

<

Obligaciones pendientes - 1990

Obligaciones pendientes - 1989

Obligaciones pendientes - 1988

Obligaciones pendientes como organismo asociado

CEO y otros gastos no compensados con cargo a la Cuenta del Fondo de Operaciones

Sueldos acumulados

Saldo de las primas de seguros pagadoras

J. OtraS

5.829.794

2.3 14.774

633.983

381.602

317.414

142.650

56.613

6.021

9.682.85 1

1.498.954

345.750

8.098

227.472

538.939

188.775

53.122

17.385

2.878.495

BOCIllO - pág. 17

Nota 4: Princkales oartidas aue Curan en in-resos varios y reajustes de cambios v en uartidas varias reintewadas al PNUD

iii) Ingresos varios v reaiustes de cambios (neto)

Reajustes de cambios

Intereses bancarios

iv) Partidas varias reintegradas al PNUD (neto)

Ahorros por liquidación de obligaciones de años anteriores

Reintegros varios (neto)

dólares

35.235

1.482

36.7 17

315.327

44.977

360.304

BOC/llO Etat 1

ETAT 1

PROGRAhME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT (UNESCO)

Situation des crédits pour l'exercice biennal achevé le 31 décembre 1991

(en dollars des Etats-Unis)

FONDS D'EXPLOITATION

Solde au ler janvier 1990 $ $

(7.120.614)

plus:

Retraits en espèces du PNUD Paiements sur bordereaux interservices (IOV) Paiements/crédits divers (net) Recettes diverses et ajustements de change

40.007.848 54.202.419

(15.630.748)

(net) (Note 4) 36.717 Remboursements divers au PNUD (net) (Note 4) 360.304

78.976.540

71.855.926

Moins : Dépenses en 1990-1991

Au titre des projets :

Décaissements (tableau 1) Engagements non liquidés (tableau 1) Au titre des dépenses d'appui du programme

(tableau 1)

55.054.634 10.588.309

8.432.166 74.075.109

Solde au 31 décembre 1991

Constitué par :

Sommes en banque, en caisse ou en cours de transfert

Comptes à recevoir (Note 3 (i))

(2.219.183) --------- ---------

1.564.770 9.682.851

11.247.621

Moins :

Comptes à régler (Note 3 (ii)) 2.878.495 Engagements non liquidés de 1991 (tableau 1) 10.588.309

13.466.804

Solde au 31 décembre 1991 (2.219.183) --------- ---------

‘.

, .:

/

.’ : . .

* ‘.

I ::

,’ * ‘.’

:

:.

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT m=ca

Dépenses selon l'origine des fonds pour l'exercice biennal achevé le 31 décembre 1991

(en dollars des Etats-Unis)

DEPENSES AU TITRE DU PROGRAMME

Origine des fonds/a

CIP par pays CIP régionaux CIP interrégionaux

Total partiel (tableau 2)

Ressources spéciales du Programme Fonds pour les mesures spéciales en

faveur des pays les moins avancés

Total partiel (tableau 2)

Contributions de contrepartie en espèces des gouvernements

:. TOTAL .., . . ': :. . .< 1;. DEPENSES D'APPUI DU PROGRAMME

BOC/llO Etat 1 - page 2

TABLEALJ 1

TOTAL GENERAL

Décaissements effectués

en 1990-1991 $

44.229.903 9.671.763

183.878

54.085.544

2.205

842.736

844.941

124.149

55.054.634 -----_---_ ----------

Engagements Dépenses non liquidés totales au 31.12.91 1990-1991

$ $

8.907.643 53.137.546 1.631.338 11.303.101

13.639 197.517

10.552.620 64.638.164

6.000 8.205

26.447 869.183

32.447 877.388

3.242 127.391

10.588.309 65.642.943 ---------- ----------

8.432.166

74.075.109 ___-_----- __--------

(Etat 1)

(a) Y compris, le cas échéant, la participation aux frais.

c

PAYS/'

Afghanistan Albanie Algérie Angola Anguilla Bahreïn Bangladesh Bénin Bolivie Brésil Bulgarie Burkina Faso Burundi Tchad Chine Congo Costa Rica Cõte d'lvoire Cuba Rép. pop. dém. de Corée Yémen démocratique République dominicaine Equateur

Egwte El Salvador Guinée équatoriale Gabo:: Ghana Guatemala Guinée Guinée-Bissau Guyana

TAHLEAII 2 _..~.~~_~ ~-

PROGRAMME DES NATIONS IJNIES POUR LE I)EVEI.OPPEMENT (Organisation participante et chargée de l’exécution : IJNESCO)

Chiffres indicatifs de Ressources spéciales planification et participation

Mesures spéciales en faveur du Progranrne des pays les moins avancés

TOTAI.

wi !.roir.--. .._.__ Décaissements Engagements Décaissements

non liquidés

707.714 880.823 290.357 735.958

(200) 16.183

1.486.190 923.848 228.077

1.271 82.678

679.206 1.822.687

823.826 1.581.371

405.979 79.654

254.030 53.302 10.441

640.490 141.774 171.253

1.190.274 601.829 662.080 358.450 650.873

1.968.436 477.434 543.304

31.836

26.371 151.685 53.665

118.136

113.905 119.506 106.242

9.500 4.765

338.931 130.724 117.069 159.150 36.700

180 93.947

38.041 12.243

6.180 169.690

24.178 25.800 96.660

138.408 657.784

41.801 93.930

143.526

2.205 6.000

Engagements Oécaissements Engagements Décaissements Engagements non liquidés non liquidés non liquidés

119.033

267.416

707.714 880.823 290.357 735.958

(200) 16.183

1.605.223 923.848 228.077

1.271 82.678

679.206 25.850 2.090.103

823.826 1.581.371

405.979 79.654

254.030 53.302 10.441

640.490 141.774 173.458

1.190.274 601.829 662.080 358.450 -.-,- --- OSU.UIJ

1.968.436 477.434 543.304

31.836

26.371 151.685 53.G65

118.136

113.905 119.506 106.242

9 500 4.765

338.931 156.574 117.069 159.150 36.700

180 93.947

38.041 12.243 12.180

169.690 24.178 25.800 96.660

i38.4ûô 657.184

41.801 93.930

143.526

_ ~.--- 1. Ordre alphabétique anglais.

PAYS/'

Haï ti Hongrie Inde Indonésie Irak Iran Jamai'que Kenya République de Corée Koweït Rép. dém. populaire lao Madagascar Malawi Malaisie Mali Mauritanie Maurice Mexique Mongolie Mar-oc Mozambique Myanmar Namibie Mouvement de libé. nat. Népal Nicaragua Nigéria Pakistan Papouasie-Nouvelle-Guinée Pérou Philippines Pologne Portugal Roumanie Rwanda Arabie saoudite ~~;.i;:eLeone

Sri Lanka Swaziland Rép. arabe syrienne Rép. Unie de Tanzanie

.-~-..-- ___-- --_-. _.---- .-.- ~-------~..- ..--- --- --

Chiffres indicatifs de planification et participation

Ressources spéciales Mesures spéciales en faveur TOlAL du Prograrmne des pays les moins avancés si

-.-- -__ -sLtLfraFs.. fun

Décaissements ____

Engagements Décaissements Engagements Oécaissements Engagements Décaissements ti\

non liquidés Engagements

non liquidés non liquidés non liquidés Id=: 0

1.729.059 71.290

773.727 1.940.787

63.649 497.913

57.096 126.961 556.436

16.434 686.662

1.091.865 1.435.634

2.500 28.440

126.900 199.555

9.248 662.550 223.334 463.057

1.837.163 212.929

9.096.669 771.032

14.546 975.193 532.890 185.736

4.911 (5.473) 30.000 86.276 52.940

582.035 18.947

550.012 634.929 454.620

28.561 514.041

26.473

I --____ -- -

38.839 41.079

154.810 394.338

322.920 3.944

65.787 57.676

49.493 116.276 227.625

10.669 51.984

282.530 18.596 34.342

433.096 39.827

1.384.699 2.152

298.655 333.544

23.616

16.168

75.323

63.961 54.032 34.615

14.644 180.593

269.002

1.729.059 71.290

773.727 1.940.787

63.649 497.913

57.096 126.961 556.436

16.434 686.662

1.091.865 1.435.634

2.500 28.440

126.900 199.555

9.248 662.550 223.334 463.057

1.837.163 212.929

2.096.669 1.040.034

14.546 975.193 532.890 185.736

4.911 (5.473) 30.000 86.276 52.940

582.035 18.947

550.012 634.929 454.620

28.561 514.041

26.473

38.839 w

41.079 154.810

fi

394.338 e

322.920 3.944

65.787 57.676

49.493 116.276 227.625

10.669 51.984

282.530 18.596 34.342

433.096 39.827

1.384.699 2.152

298.655 333.544

23.616

16.168

75.323

63.961 54.032 34.615

14.644 180.593

f

Thai'lande rogo Trinité et Tobago Turquie Iles Turques et Caïques Tuvalu Ouganda Emirats arabes unis Vanuatu Venezuela Viet Nam République arabe du Yémen Yougoslavie Zaïre Zambie Zimbabwe

95.281 1.763.048

136.055 130.986

5.419

125.229 90‘415 84.151

95.281 1.763.048

136.055 130.986

5.419

125.229 90.415 84.151

237.026 2.296

62.215 77.703

62.215 77.703

ll.826 1.874.249

125.621 17.012

6.798 832.075 123.256

12.011 540.042

8.518 1.623

12.011 540.042

8.518 1.623

TOTAL

- _---.-

44.229.903

41.133 10.053

- -_i_-

8.907.643

237.026 2.296

37.369 37.369 ll.826

1.874.249 125.621

17.012 6.798

832.075 123.256

41.133 10.053

-~__L-- .~ -.- -..-. ..- -

2.205 6.000 692.820 25.850 44.924.928 .-..- -- _........ - ..- . ..- ~- -..-.-- .___

8.939.493

PRûJETS~ REb!ONE!UX

Afrique Etats arabes Asie et Pacifique Eul-ope Amérique latine

4.283.421 YE

149.916 597 4.433.337 34.820

443:443 34.820

2.400.864 2.400.864 587.647 162.275 587.647

2.365.011 376.369 2.365.011

637.203 12.645

443.443 162.275 376.369

TOTAL 9.671.763 1.631.338 149.916 597 9.821.679 1.631.935

PRQJE!.S!NTERREdlONAUX 183.878 13.639 183.878 13.639

TOTAL GENERAL 54.085.544 10.552.620 2.205 6.000 842.736 26.447 54.930.485 10.585.067 r========================E=f=P?========~=============================================================================================

Contributions de contrepartie en espèces des gouvernements 124.149 3.242

55.054.634 10.588.309 MW

------- zL==-_____- ========== z::

.

Organización de las Naciones Unidas ANEXO II

27 C/60 Anexo II

para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo ex

140” reunión

140 EX121 Add. PARIS, 23 de septiembre de 1992 original: Ingles

-

5 rovisional

INFORME FINANCIERO Y ESTADOS DE CUENTAS COMPROBADOS RELATIVOS AL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO AL 31 DE DICIEMBRE DE 1991,

E IFNORME DEL AUDITOR EXTERNO

ADDENDUM

RESUMEN -

De conformidad con la práctica establecida, en el presente Addendum se presentan las observaciones escritas del Director General sobre el mencionado informe del Auditor Externo (140 EX/21).

1. En los párrafos 34 a 41 de su informe sobre las cuentas de la UNESCO correspondientes a las operaciones del PNUD en el ejercicio financiero 1990- 11391, el Auditor Externo presenta un resumen de sus resultados y conclusiones. Con objeto de facilitar al Consejo el examen de dicho informe, el Director General expone a continuación sus comentarios sobre cada uno de los párrafos del resumen del Auditor Externo.

140 EX/21 Add. - pág. 2

2. El Director General quisiera citar el dictamen del Auditor Externo, de fecha 14 de abril de 1992, que aparece en el documento 140 EX/21, inmediatamente después de su informe, a saber:

“El documento sobre la situaciónfinanciera y los cuadros subsidiarios que se adjuntan, correspondientes al ejercicio económico que se cerró el 31 de diciembre de 1991, han sido examinados de acuerdo con mis instrucciones. Como consecuencia del examen, considero que el estado de cuentas y los cuadros exponen fielmente la situación financiera al 31 de diciembre de 1991 y los resultados de las operaciones correspondientes al periodo terminado en esa fecha. ”

Cabe observar que en este dictamen el Auditor Externo emitió una opinión técnica sin reservas ni comentarios sobre la fidelidad de los estados de cuentas correspondientes al ejercicio financiero cerrado el 3 1 de diciembre de 1991, que se presentan a la aprobación del Consejo Ejecutivo en el documento 140 EX/21.

A. RECOMENDACIONES DEL AUDITOR EXTERNO

Informe del Auditor Externo Comentarios del Director General I-----._- ____ ____---- --

1. ESTADOS FINANCIEROS

(Párrafos del Resumen de Resultados y Conclusiones: 34-37)

34. La lenta tramitación de los gastos en el terreno comunicados por los Comprobantes entre Oficinas afectó negativamente 12 calidad de los informes de datos sobre proyectos. Se iniciaron medidas apropiadas para racionalizar la estrutura organizativa y los n-krodos de trabajo.

35. La UNESCO controla. contabiliza y comunica adecuadmente los costos relativos a los expertos internacionales. Se convino en introducir algunos ajustes menores al sistema de control informatizado del presupuesto y a los informes estadísticos.

Este problema obedece en parte a que la información transmitida por 1;~ E:kinas fuera de la Sede sobre las autorizaciones presupuestarias y los códigos r-ïnancierai; t”s kcompl~ta. de suerte que no puede tratarse rápidamente. Se debe además a la estructlzra de la Oficina del Contralor, que ha insistido siempre en la división de responsabilidades a fin de intensilicar $1 control interno. Para mejorar esta situación se decidi6crzar una unidad centralizada d: Comprobantes entre Oficians (CEO), que efectúe las verificaciones esenciales antes de sentar rápidamente en los libros los datos transmitidos, Tras quince meses de estudio preliminar y experimentación puede afirmarse que ésta es la mejor medida estructural parn racioanlizar tal labor. Cabe observar además que los gastos no contabilizados que menciona cl Auditor Externo se sufragan en gran medida con obligaciones pendientes que figuran en las cuentas y los estados financieros. Por consiguiente, e! índice general de ejecución de proyectos y los gastos (pagos más obligaciones pendientes) que se comunican a la administración del PNUD y la UNESCO, son apena‘. al‘ecrados por la lentitud .en el tratamiento de los Comprobantes entre Oficinas. Con todo, la Sccretark está decidida a acelerar el asiento de los CEO y la situación ha rnejorado considerablemetne en el último año. P

Para salvaguardar la integridad de los informes sobres gastos en expertos, se corrigió la programación del sistema de control informatizado para que en el renglón presupuestario i “EXPERTOS” no admita los contratos de consultores ni otros datos no imputables a la P nómina de sueldos. TambiCn se efectuarkl dentro de poco los ajustes convenidos para los & informes estadísticos.

4 6 w

c

Informe del Auditor Externo

36. La política de otorgar contratos de un año a los expertos internacionales dificulta la administración del personal, pero se ajusta a las circunstancias específicas del contexto de los proyectos operacionales.

37. La UNESCO debetia establecer un método claro y uniforme para el uso de contratos de honorarios para obtener los servicios de expertos o consultores internacionales.

Comentarios del Director General 0 m 8

La contratación de expertos internacionales por un periodo fijo de un año como máximo es una práctica corriente en el sistema común de las Naciones Unidas. Esto permite una gran flexibilidad y reduce el riesgo de pagar indemnizaciones más cuantiosas de fin de contrato a

> CL a

personal cuyos servicios están sujetos a un examen tripartito. & cmw P

La Circular Administrativa No 1722 del 8 de noviembre de 1990 contiene directrices sobre el régimen de contratos, estipulando que “los contratos de consultores y de honorarios no son intercambiables pues se utilizan para diferentes tipos de actividad”. Un consultor es un especialista de alto nivel que se contrata generalmente por semana o por mes. El contrato de honorarios se utiliza para la ejecución de un trabajo específico por una remuneración fija. Como regla general, los contratos de honorarios para proyectos operacionales deberían limitarse a subcontratos (Renglón presupuestario 21) con firmas consultoras que tomen sus propias disposiciones en relación con viajes y seguros, o sea, no deberían suscribirse con personas privadas. El Director General Adjunto de Gestión ha pedido a IOM que efectúe rápidamente un estudio sobre el sistema actual, a fin de proponer, en estrecha colaboración con PER, BB, BGC y DIT, el establecimiento de un sistema mejorado de información para la administración y supervisión de la contratación de supernumerarios, miembros temporales del personal, consultores y personas con quienes se ha suscrito un contrato de honorarios.

.

i

--_--.

Informe del Auditor Externo - Comentarios del Director General -I----.._I

2. GESTION DE PROYECTOS

(Párrafos del Resumen de Resultados y Conclu!iones: 38-41)

38. Al parecer, la mayor flexibilidad presupuestaria no se ha traducido $211 un aumento de la ejecuci6n de los proyei.‘os.

39. El manual de formaci6n para personal en el terreno publicado debe contribuir a mejorar las capacidades de gestión de proyectos en las unidades de terreno de la UNESCO.

Cabe anotar que el Auditor califica su afirmación con el término “al parecer”. TambiCn la Secretaría considera que es difícil cuantificar en términos porcentuales una relación de causalidad directa entre una mayor flexibilidad y un índice más elevado de ejecución de proyectos. Como la regla de flexibilidad permite que en un Tjercicio presupuestario bieual se arrastren al segundo año las partidas no gastadas en el primero, sus repercusiones tienen un doble carácter: 1) se reduce el trabajo administrativo; y 2) se facilitan una previsión y un desglose más realistas de los componentes del proyecto. A este respecto cabe señalar el aumento del índice absoluto de ejecución de proyectos del PNUD desde 1987.

La Secretaría esta de acuerdo con este juicio y conviene plenamente en que la mejora de la capacidad de gestión requiere un compromiso real y prioritario de formación y apoyo del personal que trabaja fuera de la Sede, para realizar todo el potencial de la descentralizaci6n.

P 0 m x

Informe del Auditor Externo Comentarios del Director General

40. La gestión, supervisión y evaluación ‘de los proyectos debería mejorar mediante un uso más eficiente de la base de datos correspondiente y mediante una información y formación mas rigurosa de los administradores nacionales de proyectos.

Ademas de aplicar mejoras técnicas al Sistema de Información sobre Gestión de Proyectos (PMIS), como se prevé en el Plan de Desarrollo de los Recursos de Información, la Secretaría ha previsto actualizar sistemática y prioritariamente el Sistema PMIS en relación con el volumen de datos y con la calidad de los datos descriptivos sobre proyectos. Se vigilara de cerca esa actualización, evaluándose periódicamente su marcha, para lograr que esa base de datos sea lo que se propuso que fuera: un instrumento viable y generalizado de gestión de proyectos, intercomunicado con todas las principales oficinas fuera de la Sede. En relación con la información y formación de los administradores nacionales de proyectos, habría problemas de financiación si el Auditor Externo considera que los costos podrían financiarse con cargo al Presupuesto Ordinario o a los gastos de apoyo a los AOS. Sin embargo, la Secretaria examinara junto con el PNUD si esos costos pueden sufragarse directamente con cargo al presupuesto de los proyectos del PNUD.

41. La UNESCO reconoce la necesidad de una evaluación del nivel del programa, sujeta actualmente a la disponibilidad de fondos suficientes.

9

? Se está prestando especial atención a la necesidad de intensificar las actividades de evaluación a nivel de programa. Se ha procurado obtener financiación complementaria (duplicando la modesta cuantía prevista en la Decisión 137 EX/7.1) para facilitar una mejora considerable de las actividades de evaluación. El nuevo sistema de gastos de apoyo del PNUD aplicado a la UNESCO prevé ademas servicios técnicos (TSSIL), por ejemplo, apreciación y evaluación de proyectos, reembolsados directamente con cargo al presupuesto del proyecto.

STATEMENT 1

C

-

Operating Fund

UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME

(UNESCO)

Status of Funds for the tuo-year period ended 31 Oecember 1991

(Expressed in US dollars)

Balance at 1 January 1990

us s us s

( 7,120,614)

Add:

Cash drauings from UNDP 40,007,848

IOVS 54,202,619

Other charges/credits (net) Cl5,630,748)

Miscellaneous income and exchange adjustments (HoFe 4) 36,717

Miscellaneous items refunded to UNDP (Note 4) 360,304

78,976,,540

Less:

Expenditure during 1990/1991

For projects

Disbursements (Schedule 1)

Unliquidated obligations (Schedule 1)

For programne support costs (Schedule 1)

Balance at 31 December 1991

Represented by:

Cash at banks, on hand and in transit

Accounts receivable (Note 3 (i) )

71,855,,926

55,054,634

10,588,309

&,432,76&

74,075,.IQ9

-- ( 2,219,183)

======z:===

1,564,770

9,682,851

11,247,621

Less:

Accounts payable (Note 3 (ii) 1

1991 Unliquidated oblígations (Schedble 11

2,878,495

10,588,309

13,466,804

Balance at 31 December 1991 ( 2,219,183)

=====z==i==

SCHEDULE 1

UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME UNESCO

Expenditure by Source of Funds for the tuo-year financia1 period ended 31 December 1991

(Expressed in US dollars)

PROGRAMME EXPENDITURE

Disbursements 1990/1991

Unliquidated Total Obligations as at Expenditure 31 December $991 1990/1991

--

Source of Funds a/

Country IPF 44,229,303 8,907,643 53,137,546 Regional IPF 9,671,763 1,631,338 11,303,101 Interregional IPF 183,878 13,639 197,517

Sub-total (Schedule 2) 54,085,544 10,552,620 64,638,164

Special Prograamw Resources 2,205 6,000 8,205 Special Measures Fund for LDC 842,736 26,447 869,183

Sub-total (Schedule 2) 844,941 32,447 877,388

Governmnt Cash counterpart contribution 124,149 3,242 12'7,391

TOTAL 55,054,634 10,588,309 65642,943 =============================I=============

PROGRAME SUPPORT COSTS 8,43;!, 166

--

GRAND TOTAL 74,075,109 '===z::=====

STATEIENT 1

a/ Including cost-sharing, where applicable

'XJNTRY _ - - - _ _ -

AFGHANISTAN ALBANIA ALGERIA ANGOLA ANPUILLA

EAHRAIN BANGLADESH BENIN BOLIVIA BRAZIL BULGARIA BURUNDI BURKINA FAS0

CHAD CHINA CONGO COSTA RICA COTE D'IVOIRE CUBA

DEH.REP.OF KOREA DEMOCRATIC YEMEN DOMINICAN REPUBLIC

ECUADOR EGYPT EL SALVADOR EPUATORIAL GUINEA

GAEON GHANA GUATEMALA GUINEA GUINEA BISSAU GUYANA

HAITI HUNCARY

UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAHME (Participating and Executing Agency: UNESCO)

Expenditure by Country for the tuo-year financial period ended 31 Decenber 1991 (Expressed in US dollars)

INDICATIVE PIANNING FIGURES AND

COST SHARING Unliquidated

Gisbursements Obligations _-~---_----__----_--______________L

s S

707,714 26,371 880,823 151,685 290,357 53,665 735,958 118,136

( 200)

16,183 1,486,190 113,905

923,848 119,506 228,077 106,242

1,271 9,500 82,678 4,765

1,822,687 130,724 679,206 338,931

823,826 117,069 1,581,371 159,150

405,979 36,700 79,654 180

254,030 93,947 53,302

10,441 640,490 38,041 141,774 12,243

171,253 6,180 1,190,274 169,690

601,829 24,178 662,080 25,800

358,450 96,660 650,873 138,408

1,968,436 657,784 477,434 41,801 543,304 93,930

31,836 143,526

1,729,059 38,839 71,290 41,079

SPECIAL MEASURES FUND SPECIAL PROGRAMME FOR LEAST DEVELOPED

RESWRCES COUNTRIES TOTAL Unliquidated Unliquidated Unliquidated

Disbursements Obligations Disbursements Obligations Disbursements Obligations ._.__.-__________-._---.---.-------------."--------~-~----------------------------------------------

$ 6 s S ‘5 S

707,714 880,823 290,357 735,950

( 200)

16,183 119,033 1,605,223

923,848 228,077

1.271 82;678

267,416 zs,a50 2,090,103 679,206

26,371 151,685

53,665 118,136

113,905 119,506 106,242

9,500 4,765

156,574 338,931

823,826 117,069 1,581,371 159,150

405,979 36,700 79,654 180

254.030 93,947 53;302

2,205 6,000

10,441 640,490 141,774

173.458 1,190;274

601.829 66Zv080 ,

358,450 650,873

1,968,436 477,434 543,304

31,836

12,180 169,690

24,178 25 8ûû ,

96,660 138,408 657,784

41,801 93,930

143,526

1,729;059 38,839 71,290 41,079

38,041 12,243

INDIA INDONESIA IRAN IRAQ

-------------------------------------------------------------------~ INDICATIVE PLANNING

F I CURES AND SPECIAL PROGRAHHE COST SHARING RESOURCES

Disbursements Unliquidated Dbligations

Unliquidated Disbursemerrts Obligations

--------------------------------------------------------------------

s L í s

773,727 154,810 1,940,787 394,330

497,913 322,920 63,649

SPECIAL MEASURES FUND FOR LEAS1 DEVELOPED

CWNTRIES TOTAL Unliquidated

Disbursments Obligations Disbursements ----________----_-_-----------------------------.

s $ s

773,727 1,940,787

497,913 63,649

JAMAICA 57,096

KENYA KOREA, REPUBLIC OF KUUAIT

57,096 3,944

126,961 65,787 556,436 57,676

16,434

126,961 556,436

16,434

LA0 OEM. REP. 686,662 49,493 686,662

MADAGASCAR HALAWI HALAYSIA HALI HAURITANIA HAURIIIUS HEXICO MONGOL IA MOROCCO MOZAMBIQUE HYANHAR

1,091,865 116,276 1,435,634 227,625

2,500 28,440

126,900 10,669 199,555 51,984

9.248 662;550 282,530 223,334 18,596 463,057 34,342

1,837,163 433,096

1,091,865 1.435‘634

2,500 28,440

126,900 199,555

9,240 662,550 223,334 463,057

1,837,163

NAHIBIA 212,929 39,827 212,929

NATIONAL L18. HOV. 2,096,669 NEPAL 771,032 NICARAGUA 14,546 NIGERIA 975,193

1,384,6W 2,152 269,002

298,655

2,096,669 1,040,034

14,546 97!i,193

PAKISTAN 532,890 PAPUA NEU GUINEA 185,736 PERU 4,911 PHILIPPINES ( 5,473) POLANII 30,000 PORTUGAL 86,276

333,544 23,616

16,168

532,890 105,736

4,911 ( 5,473)

30,000 86,276

ROMANIA 52,940 RUANDA 582,035 75,323

52,940 582,035

SAUDI ARABIA 18,947 SIERRA LEONE 550,012 63,961

18,947

SOMAL IA 634,929 54,032 550,012

SRI LANKA 454,620 34,615 634,929 454,620

----

Untiquidated Obligations

--_--e-b_________

s

154,810 394,330 322,920

3,944

65,707 57,676

49,493

116,276 227,625

10,669 51,904

282,530 18,596 34,342

433,096

39,827

1,384,699 2,152

298,655

333,544 23,616

16,168

75,323

63,961 54,032 34,615

. . .

)

________________________________________--------------------------------------------------- _ _ _ _ _ - _ _ _ SPECIAL MEASURES FUND

SPECIAL PROGRAME FOR LEAS1 DEVELOPED RESOURCES CWNTRIES TOTAL

Unliquidated Unliquidated Unliquidated Distnwsements Obligations Disbursements Obligations Disbursements Obliyations

____________________-------------------------.-----.-------------.-------------------~~-------------

____________________---------------- INDICATIVE PLANNING

FIGURES AND COST SHARING

Unliquideted Disbursments Obligetions ____________________----------------

s s

SUAZILAND 28,561 SVRIAN ARA6 REP. 514,041 14,644

TANZANIA, UNITED REP. 26,473 180,593 IHAILAND 95,281 TOGO 1,763,040 125,229 TRINIDAD AND TOBAGO 136,055 90,415 TURKEY 130,986 84,151 TLJRKS AND LAICOS ISLAND 5.419 TUVALU

v

62,215

---_

_-__ S á n s s

28,561 514,041

26,473 95,281

1,763,048 136,055 130,986

5,419

s

14,644

180,593

125,229 90,415 84,151

IJGANDA 237,026 77,703 237,026 UNITED ARAB EMIRATES 2,296 2,296

VANUAIU VENEZUELA VIEINAH

37,369 . 11,826

l,a74.249

125,621 17,012

6,798 832,075 123,256

12,011 540,042

8,518 1,623

41,133 10,053

37,369 11,826

1,874,249

YEJ4EN ARAB REPUBLIC YUGOSLAVIA

125,621 8,518 17,012 1,623

ZAIRE ZAMBIA ZIHgAgtJE

6,790 832,075 123,256

________________________________________------------------~----.

6,000 692,820 25,850 44‘924,920

______--________________________________-----------------------.

62,215

77,703

12,011 540,042

41,133 10,053

__-________-__ ._

Total 44,229,903 8,907,643 2,205 0.939,493

.‘_____ __ ___-__ ._. REGION -_----

AFRICA ARAB STATES ASIA AND THE PACIFIC EUROPE LATIN AHERICA

4,283,421 636,606 149,916 597 4,433,337 34,820 12,645 34,820

2,400,864 443,443 2,400,864 507,647 162,275 587,647

2,365,Oll 376,369 2,365,Oll ____________________-~--------------------~----~------ ___________I____-_______________________----------------------~.

637.203 12;645

443,443 162,275 376,369

. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ._.

Total 9,671,763 1,631,338 149,916 597 9,821,679

INTERREGIONAL ____e---ee---

103.870 13,639 183,876

1,631,935

_ - - _ - - - _ _ _ _ - -

13,639

GRAND TOIAL 54,085,544 10,552,620 2,205 6,000 842,736 26,447 54,930,485 10,585,067

==s==== =====r===-------------- --------------========:=EEI==;:ET:==-Z--=============================================================================== &vernment Cash Counterprt Contributions 124,149 3.242 _-___-_ -----

55.054.634 10.588.309 =========z