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INTRODUCCIÓN Hubo una vez, en medio de un gran océano, dos islas muy diferentes entre si, una de ellas era la isla de los Venturinos, un lugar muy bello, en donde abunda el agua, los alimentos, plantas, animales y el terreno es muy fértil, la tierra siempre provee de frutos a sus habitantes, el clima es agradable la mayor parte del año, son tantos sus beneficios que sus habitantes viven tan tranquilos y felices ¡que hasta pueden realizar intercambios con las islas vecinas!

Por otro lado tenemos la isla de los Daruminos, la cual tiene menos bendiciones ya que con un terreno áspero y rocoso, no es posible cultivar alimentos y los habitantes tienen que trabajar arduamente para subsistir, con gran esfuerzo, logran producir algunos artículos para poder comerciar, los Daruminos están acostumbrados a trabajar aún bajo las condiciones más adversas.

Pero en un momento todo puede cambiar y un día sin previo aviso, apareció una tormenta, tan grande como ninguna otra que hubiera aparecido en las islas. Después de días y días de fuertes vientos y lluvia, constante llegó la calma, los Venturinos se dieron cuenta de que el paraíso en que habían vivido y que los había proveído de todo lo necesario no existía mas; sus terrenos habían sido erosionados, sus sembradíos arrancados por el viento. Igual les sucedió a los Daruminos, solo que en su isla desde antes de la gran tormenta ya tenían carencias, así que no fue difícil volver a empezar, con el mismo empeño y disciplina de siempre. Los Daruminos, ahora producen la más amplia variedad de artículos manufacturados y se han convertido en la isla más prospera de la región, los Venturinos tuvieron que reconstruirse pero, por haber tenido una vida demasiado cómoda, se perdieron en la carrera por la reconstrucción. Esta historia nos recuerda al pueblo Japonés, ya que ellos han resurgido después de muchos problemas y se han levantado ante situaciones adversas. El nombre de los personajes descritos en la historia anterior, “Daruminos” proviene de un personaje llamado Daruma. Daruma es un personaje muy querido en Japón, en las casas los niños juegan con un muñeco, hecho de madera. Este muñeco que se llama Daruma-san tiene el rostro cejijunto con una mirada temeraria y penetrante, y los labios firmemente apretados, es muy familiar para los japoneses.

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Con el Daruma se asocia un dicho: "Shichiten Hakki", literalmente traducido como "siete veces se cae pero ocho veces se levanta"; este hecho se atribuye al espíritu que tenía el gran maestro Bodhidharma, quien por su gran espíritu de perseverancia dió testimonio de este refrán. La gracia del juguete Daruma es que se levanta inmediatamente luego de tirarse. Haga lo que haga el niño con él, siempre se para como si no le pasara nada. Es muy venerable el espíritu de levantarse sin falta después de caerse una y otra vez. En esta vida nadie se escapa de infortunio, desgracia y fracaso, pues lo contrario sería algo extraño. Quiéralo o no, por pequeña o grande que sea su desventura, cualquier persona tiene que caerse varias varias veces. En una vida larga tal vez nos caigamos cientos de veces en lugar de siete, por infinidad de cosas que nos hacen preocuparnos o sufrir, tales como la enfermedad, la muerte, la separación, el sufrimiento económico y muchos dolores espirituales. En determinados momentos todos lloramos y nos afligimos. A veces el golpe es tan fuerte, que uno se siente totalmente abatido sin poder levantarse por un tiempo. A veces tiene que pasar días de tristeza y dolor. Pero tarde o temprano la persona supera la tristeza, el sufrimiento o la soledad y otra vez se pone de pie con una sonrisa alegre; he aquí el máximo valor del ser humano. La verdadera vida de una persona no se vive llorando sino aguantando con fuerza los sufrimientos y dolores. Después de la noche llega una luminosa mañana y después del invierno frío llega la apacible primavera. Realmente es dichoso quien puede mostrar la alegría de poder trabajar en vez de mostrar lo atareado que está. El valor de una persona se demuestra cuando se enfrenta a una pena o sufrimiento. En un momento triste superemos la tristeza y en un momento difícil superemos la dificultad, guardando adentro el sufrimiento, sin olvidar una sonrisa para la gente que nos rodea. ¡Ojalá que usted domine el espíritu de Daruma, que siempre se levanta pase lo que pase! EL ORIGEN DE LAS 5S’s La industria japonesa no comenzó tan fuerte como lo es hoy; tenía muy pocas ventajas competitivas. No hay petróleo en el subsuelo, no tienen grandes minas con metales, las vetas de carbón son pobres y poco rentables, casi no hay bosques, el país no podía crecer económicamente lo suficiente como para vestir y alimentar a sus pobladores. Entonces ¿Por qué la industria japonesa es considerada como una amenaza por otros países? Porque hay un recurso que Japón tiene en abundancia: gente que sabe que nada es gratis y que están dispuestos a estudiar duro y trabajar fuerte para ganarse la vida. El analfabetismo en Japón es prácticamente el más bajo en el mundo,

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sus relaciones laborales son las más armoniosas porque sus trabajadores saben la importancia de encontrar mejores formas para hacer su trabajo de una forma más fácil, obtener mayores ganancias y que sus vidas sean más confortables. Al otro lado del océano son más conocidos los esfuerzos de los japoneses para operar con Círculos de Calidad, los cuales se organizan para dar a los trabajadores herramientas analíticas, información administrativa y la autoridad necesaria para hacer mejoras en la forma en que las cosas son hechas. En las mejores compañías, estos Círculos de Calidad son el camino para que se vaya desde los niveles más bajos hasta los mejores estados de resultados, en programas de Control de Calidad Total. Además, están el Kaizen, el Justo a Tiempo y muchas otras técnicas para involucrar a todos en la fabricación de mejores productos. Pero hasta los Círculos de Control de Calidad, que parecen básicos no son el primer paso. El primer escalón debe ser el movimiento de 5 S's con énfasis en un lugar de trabajo limpio y bien organizado. Sin este esfuerzo, es imposible identificar dónde están los problemas. Sin procedimientos bien definidos y consistentemente acatados es imposible saber qué se está haciendo bien o mal. Sin el movimiento de las 5 S's, ninguna de las otras campañas e innovaciones que se hayan implementado para tener mejores condiciones de trabajo y productos superiores, será válida. ¿Qué es el movimiento de las 5 S's? Básicamente, es la decisión de organizar el lugar de trabajo, conservarlo limpio, con condiciones de trabajo estandarizadas y que las personas tengan una actitud disciplinada. Todo esto es necesario para realizar un buen trabajo. El nombre de las 5 S's viene de la primera letra de 5 términos japoneses, que son:

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Se han traducido como: Selección, Orden, Limpieza, Disciplina y Bienestar Personal. Posiblemente encontrará que algunas veces se traduce en forma diferente en otros textos. Como se explicará en este material, las 5 S's son fáciles de entender. Sin embargo son muy difíciles de llevar a la práctica. Se requiere perseverancia, determinación, esfuerzo constante, habilidad para ver qué es importante y poner atención a detalles. Puede que no se vean resultados dramáticos, pero es seguro que habrá cambios en términos de prácticas de trabajo estandarizado menos tiempos muertos y más trabajadores orgullosos de su empresa

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Se verán los efectos reflejados en los más altos niveles de productividad y mejor calidad, pues la gente hará con más cuidado sus actividades. Es importante, sin embargo, que exista un esfuerzo coordinado en toda la compañía de lo contrario no es posible decirle a los trabajadores que implementen 5 S's. La administración también debe hacer su parte. Las 5 S's tienen que ser practicadas tanto en la oficina como en la planta. La administración debe apoyar la campaña al 100%. Cada uno tiene que hacer su parte; no será fácil, pero se tendrá recompensa. En este material, después de explicar la metodología básica de las 5 S's y la razón de por qué cada lugar de trabajo puede beneficiarse con las 5 S's, se discute cada una de las eses en particular. Finalmente se verán las 5 S's en la oficina y el rol de la administración en la implantación. Las 5 S's son para todos, no solo para unos pocos expertos. El Efecto de la Sinergia (Esfuerzo Cooperación) Esto significa que realmente los buenos equipos no tienen ninguna estrella individual. En el fútbol, por ejemplo, si el delantero o defensa son buenos se esforzarán de igual forma en defender la portería como en correr rápidamente para meter un gol. Estas pequeñas cosas harán un equipo ganador. El verdadero equipo es más que la suma de sus jugadores. En un grupo común, uno más uno es igual a dos, pero en los mejores equipos es igual a tres. Sin embargo, tanto en los negocios como en los deportes, es posible que uno más uno sea uno o, inclusive, menos de uno, si los jugadores o trabajadores no unifican criterios y propósitos. Esto es por lo que muchas compañías japonesas, grandes o pequeñas, están trabajando duro para promover la participación total en actividades de calidad, involucrando a cada uno de los miembros de su equipo en el esfuerzo grupal. Pero, como observará, no es una cosa fácil de hacer.

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¿Por qué no se puede lograr el Esfuerzo Concertado? Si se observa a la industria japonesa, se verán letreros exhortando a las personas a trabajar con 5 S's o al menos, a trabajar con las primeras tres (selección, orden y limpieza). Pero que estos letreros sean visibles no significa que todas las compañías obtengan buenos resultados. Las 5 S's parecen tan fáciles de entender que se cree que son fáciles de hacer. Son difíciles de hacer porque parecen muy fáciles y no todos realmente trabajan en ellas. Diseñar una operación y establecer parámetros, por ejemplo, es imposible a menos que realmente se sepa el trabajo intrínseco y se tenga mucha práctica. Así, las 5 S's no se implantarán si no se tiene un conocimiento amplio de la organización, sus productos y sus miembros. Si se pueden Hacer las 5S's, se puede Hacer Todo el Trabajo Aunque la mayoría del trabajo se realiza siguiendo los procedimientos de operación, es imposible para algunos definir si efectivamente se están siguiendo estos procedimientos. La única manera es evaluando la efectividad del resultado y ver si se cumplieron especificaciones. Si este resultado se encuentra entre las tolerancias aceptables, se asume que el trabajo fue hecho acorde a los procedimientos, pero puede ser que los procedimientos de operación y equipo de medición estén obsoletos. A menos que las herramientas de medición e inspección estén en condiciones impecables, no habrá manera de conocer si se han seguido los procedimientos. Los procedimientos más difíciles deben empezar con las 5 S's. Aunque las 5 S's parezcan detalles pequeños, es importante que no se omitan y que todos las practiquen. Si se observan las compañías que no tienen éxito, se verá que tienen cosas en común. Por ejemplo, las relaciones interpersonales son usualmente malas. La gente no se saluda, parecen enojados, hay altos índices de ausentismo, los trabajadores no hacen sugerencias de cómo mejorar las condiciones y procedimientos de trabajo y parecen no interesarse en esto. La línea está llena de retrabajos, el equipo está sucio, las herramientas están perdidas o fuera de su lugar, hay montañas de rechazos y partes defectuosas. El lugar es un desastre. Las 5 s's son el Primer Indicador

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Cuando las 5 S's van mal, significa que hay problemas fundamentales. Significa que se tienen problemas de calidad o de diseño y que estos problemas han penetrado en el entorno personal de los miembros de la organización. Así que el estado de las actividades de las 5 S's son causa y resultado al mismo tiempo. En este sentido, las 5 S's son el indicador para saber qué tan bien van las cosas. Cuando se implementan de forma correcta, todo marcha sin contratiempos. Ocupándose de Poner las Cosas en Orden

Cuando usted observa a la gerencia en acción, notará que pasan mucho de su tiempo regresando y tratando de poner las cosas correctamente, actúan sobre el problema después de que sucedió. Y si se observan las causas de los problemas sobre los cuales actúan, se verá que generalmente son cosas pequeñas. Son la clase de problemas que pueden tomar 30 minutos en prevenir pero 3 días

en solucionar. ¿Por qué sucede esto con tanta frecuencia? Tomemos como ejemplo los incendios. Se dice que una pequeña flama puede incendiar todo un pueblo. Los departamentos de bomberos, cuando se dirigen a la población, hacen hincapié en la prevención y evitando las pequeñas flamas, y no en la rectificación, enseñando a combatir incendios. En este mismo sentido, la corrección de acciones después de los hechos, es como ver el incendio sin considerar la primera chispa. El incendio es, por supuesto, un problema, pero no hubiera sucedido si la chispa no hubiera caído en el lugar equivocado, por negligencia; apuntar hacia el problema no es bueno a menos que se señale la causa. Todos tenemos la inclinación de ver y juzgar por resultados. En vez de esto, necesitamos dirigirnos hacia las causas, observar el proceso, no hacia el producto. Si el proceso es correcto, los resultados se darán por sí solos. Énfasis en lo Básico Hay algunos requisitos que tiene que ser satisfechos, esto es el establecimiento de condiciones básicas. Son pequeñas cosas, como asegurarse de que el aceite que se usa está libre de impurezas y que los pernos y tornillos están bien ajustados. Pequeño, pero básico. Por supuesto, olvidarse de estos detalles no causará defectivo en nuestro producto de inmediato. Pero lo hará en un tiempo. Notará que algunas cosas están mal, por ejemplo, si no se tiene el aceite suficiente en las máquinas o si el aceite está sucio, notará que las piezas y los residuos se pegan, hay fricción entre las partes y calentamiento.

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Notará que el equipo empieza a golpetear y algunas de las uniones fallan porque las tuercas o tornillos no se ajustaron hace mucho tiempo. Por supuesto, observará que termina el turno con un alto nivel de material defectuoso. Y todo comenzó con algo Básico Las personas tienden a olvidar estos detalles porque sus consecuencias no se ven de inmediato. No hay sentido de urgencia. Aunque estas pequeñas cosas pueden fácilmente integrarse a la rutina de trabajo diaria, pueden descuidarse pues resultan demasiado familiares. Pero cuando los problemas surgen, la administración corre frenéticamente por todo el lugar tratando de apagar el incendio. Atacan la causa sin erradicar los síntomas, buscan algo para culpar en lugar de reparar. Si realmente se quiere entrar al centro del problema, se examinará la larga lista de incongruencias en los procedimientos de operación y la evasión de las personas para seguir procedimientos correctos. Se debe trabajar en concientizar a las personas. Deben saber qué hacer y en verdad hacerlo. Se debe enfatizar el control operativo del proceso. Esto suena como cosas pequeñas, pero son básicas. Cuando se observan las formas en que las personas “ahorran tiempo” ignorando lo básico queda claro que las 5 S's pueden ayudarle. Sólo mire a su alrededor. Hay multitud de situaciones donde un poco de tiempo invertido en las 5 S's cada día puede ahorrar mucho tiempo perdido después: equipo que comenzará a producir partes defectuosas, extintores que no han sido revisados o que están mal colocados, cajas de herramientas que se pierden o equipo que está tan sucio que no se puede reparar. Un poco de tiempo para 5 S's puede traer grandes ahorros en términos de calidad, prevención de accidentes y productividad. La Diferencia la Hace el Hombre Hay diferentes especies de animales que están en peligro de extinción, pero la población humana sigue incrementándose y la expectativa de vida se ha vuelto más grande cada vez. Podría decirse que esto se debe a los avances de la medicina pero no es la única razón. Las personas procuran su bienestar, tanto individual como colectivo, y trabajan para hacer su entorno más adecuado para la vida humana. Se preocupan por no contraer enfermedades o tener accidentes, se lavan las manos, se bañan, instalan agua corriente y sistemas de drenaje. La basura se recoge y se lleva a lugares alejados, la leche se pasteuriza y se esteriliza, se tiene cuidado de lo que se come.Todos estos esfuerzos es lo que podemos llamar civilización. En efecto, las 5 S's es lo que separa a la gente de los animales.

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Las personas hacen un esfuerzo por mantener sus casas limpias y sus relaciones interpersonales y laborales en forma cordial. Construyen presas y rompevientos para prevenir la erosión, mantienen las cosas ordenadas y eso hace que sea más fácil saber cuando algo está perdido. Las ciudades con más altos índices de criminalidad e inseguridad no siguen la metodología de las 5 S's. Hay pocas ciudades, que procuran el orden, la limpieza y la disciplina y mantienen bajos índices de incidentes de violencia.

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Shigeo Shingo: Creador de las 5 S's Shigeo Shingo es quizás el menos conocido de los Gurús japoneses de la Calidad. No obstante, su impacto en la industria debido a que sus contribuciones a las técnicas modernas de manufactura ayudaron a las empresas a disminuir sus costos en un 60 y hasta un 80 por ciento. Shingo nació en Saga, Japón en 1909 y se graduó como Ingeniero Mecánico en el Colegio Técnico de Yamanski en 1930. Trabajo como empleado en la fábrica ferroviaria Taipei en Taiwán, aplicando la administración científica. Después en 1945 se dedicó a la consultoría administrativa. Y aplicó en Control Estadístico del Proceso. En 1955 conoció a Taiichi Ohno, trabajando en Toyota Motor Company y juntos desarrollaron “el sistema de producción de Toyota”. Después trabajó en Mitsubishi Heavy Industries en Nagasaki, Shingo fue responsable de reducir el tiempo de ensamble de cascos de súper tanques, de cuatros meses a dos meses. Esto cambió el sistema de construcción de barcos para los astilleros de Japón. En 1968, en la Compañía Saga Ironworks desarrollo el Sistema “SMED” (Cambio Rápido de dados en un minuto), que forma parte del Sistema Justo a Tiempo. Sus principales contribuciones se caracterizan por el gran cambio de dirección que dio a la administración y diseño de los métodos de producción, ya que sus técnicas de manufactura van en sentido opuesto a las tradicionales. Tal es el caso del concepto de “jalar” la producción en vez de “empujarla”, y sus premisas para parar toda la producción cuando aparece un defecto, hasta dar la causa y eliminarla, a lo que se ha dado en llamar “cero control de calidad”, enunciado que desorienta a los que se quedan en el puro título. Muchas personas que estudian sus métodos superficialmente no creen en ellos, piensan que disminuyen la producción; sin embargo, Shingo tiene una de las pruebas más contundentes del beneficio de sus métodos: Toyota, el sinónimo de calidad y competitividad mundial de la industria automotriz. Si buscamos un ejemplo de aplicación exitosa de la administración de la calidad, tendríamos que referirnos al caso de la armadora de autos japonesa Toyota. Ésta es una de las plantas más sorprendentes en mejoramiento de la calidad y su éxito se concede a sus revolucionarios métodos de manufactura y participación de su personal con la cual implementa 40 mejoras por persona por año en los procesos de producción. Estos métodos se conocen como “el sistema de producción de Toyota”, e involucran una serie de innovadores sistemas de administración de la producción, que permitieron a los autos japoneses venderse en Estados Unidos a menos del costo de producción de sus contrapartes americanas (incluido el flete).

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El sistema de producción fue desarrollado principalmente por dos personas: Taichi Ohno, el director de producción de la planta y Shigeo Shingo, asesor en ingeniería industrial, capacitación, métodos y producción. Shingo ha escrito más de 24 libros. Varios se han traducido al inglés y otros idiomas, especialmente su libro sobre el Sistema de Producción de Toyota. Aportaciones de Shingo EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN TOYOTA Y EL JUSTO A TIEMPO El sistema de producción Toyota se constituye por sistemas que interactúan entre sí. En conjunto se les conoce como el Sistema Justo a Tiempo, cuya filosofía es “cero inventarios en proceso”. No es un solo sistema a instalar, sino una serie de sistemas que se van sumando y permiten llegar a tener una capacidad de producción que garantice la entrega justo a tiempo. Según Shingo, perfeccionar este proceso puede requerir varios años. Las ventajas del sistema de “cero inventarios en proceso” son, además, del ahorro financiero: Los defectos de producción se reducen a cero, ya que al presentarse se detiene la producción, hasta eliminar sus causas. Al reducir a cero los defectos, los desperdicios de materias primas por productos rechazados se reducen a cero y los consumos en energéticos y otros materiales consumibles se disminuyen al mínimo. Las fábricas ocupan menos espacio porque no tienen que guardar inventarios en proceso de materiales desviados o defectuosos. El sistema de producción se obliga a trabajar sin defectos, lo que lo hace predecible y, por lo tanto, confiable en cuanto a la entrega justo a tiempo. EL SISTEMA DE “JALAR” VERSUS “EMPUJAR” El concepto de jalar contra empujar se refiere a que uno no debe producir una pieza para la línea siguiente, si ésta no la necesita. Las estaciones de trabajo emplean “Kanbans”, es decir, tarjetas que indican cuándo la siguiente línea requiere que le envíen materia prima, y cuánta. Para esto también utilizan los “Andons”, tableros de luces que mejoran la comunicación a distancia. El sistema Justo a Tiempo constituye un verdadero reto que sólo pueden alcanzar aquellas fábricas que logran resolver todos sus problemas e imprevistos, dominar y prevenir con bastante exactitud todas las eventualidades de su proceso productivo.

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POKA YOKE Otra parte importante del sistema Justo a Tiempo es el concepto Poka Yoke, que quiere decir a prueba de error, también conocido como “cero defectos”. La idea básica es detener el proceso donde ocurra un defecto, definir las causas y prevenir aquellas que son recurrentes. En este proceso no se utiliza el muestreo estadístico. Una parte clave del procedimiento es la inspección de todas las causas de defectos que se presentan durante la producción, para identificar errores antes de que se conviertan en defectos. A diferencia del muestreo estadístico, Shingo utiliza la inspección al 100%. En el proceso productivo, con la ayuda de aparatos especiales, se comprueba, pieza por pieza, que el producto está libre de defectos. Otra parte importante del Poka Yoke es el Sistema de Control Visual; los aparatos de control, información, código de colores, distribución de tableros, están estandarizados y crean un lenguaje visual común para distinguir rápidamente lo normal de lo que no lo es. Esto ayuda a llevar la decisión al pie de la máquina. El objetivo es que el operador que actúe como fuente de una falla tenga la información lo más pronto posible, de manera que pueda tomar decisiones y evitar que el error avance en el proceso. Cuanto más pronto y cerca de su origen se pueda prevenir la falla, costará menos resolverla. Otro concepto de gran importancia es su definición de desperdicio. Para Shingo, el objetivo del control de calidad es evitar el desperdicio, entendiendo éste como cualquier elemento que consume tiempo y recursos, pero que no agrega valor al servicio. El Poka Yoke debe ayudar a identificar el desperdicio fácil y rápidamente. 5 S's ¿Cuáles son? Dos características importantes del sistema de producción Toyota son el orden y la limpieza. No se puede avanzar en la eliminación del desperdicio, si el lugar de trabajo no está debidamente limpio y ordenado. Es posible organizar la estación de trabajo recurriendo a la técnica japonesa de las 5 S's: Seiri: Selección o clasificación Distinguir lo que es necesario de lo que no lo es. Seiton: Orden u organización Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. Seiso: Limpieza Establecer métodos para mantener limpio el lugar de trabajo. Seiketsu: Bienestar personal Mantener la limpieza física y mental en cada empleado.

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Shitsuke: Disciplina Establecimiento de reglas para mantener el orden. IMPORTANCIA DE UN AMBIENTE DE CALIDAD EN EL TRABAJO Los resultados de las empresas mas exitosas del mundo, dependen de la calidad del ambiente en el cual se desarrollan sus actividades. Cuando las organizaciones diseñan sistemas de trabajo piensan en algo sencillo pero aparentemente difícil de conseguir:

• 5 S's . • Seguridad para todos. • Limpieza como algo inseparable de la seguridad. • Preparación para lo peor, o sea, prevención. • Una atmósfera amigable. • Mantenimiento preventivo. • Participación de todos los empleados: • Reportando posibles daños. • En actividades que mejoren el medio ambiente.

Cuando no existe un buen diseño de un sistema de trabajo, reina el desorden, la suciedad, las condiciones físicas son terrenos propicios para accidentes, lentitud, improvisación y mala calidad. Introducción al Control Visual “Ver para creer”, “Ojos que no ven, corazón que no siente”, “De la vista nace el amor”, refranes como estos son propios de nuestra cultura. El género humano se comunica a través de los cinco sentidos, sin embargo, el 80% de las personas, tiende a percibir la información en forma más efectiva a través del sentido de la vista. La forma en que reportamos y presentamos la información afecta a la percepción y a la forma en cómo pensamos a cerca de esto. Y un análisis efectivo depende de un reporte efectivo. Los controles visuales son métodos o dispositivos para obtener la información correcta o el estándar, tan cerca del punto de acción como sea posible. Imagínese conocer en un pasillo de la planta de ensamble cuántos productos salieron hasta el turno anterior, cuántos defectos se encontraron en la estación de inspección, o simplemente, dónde se encuentran los miembros del equipo de trabajo, por medio de un tablero de aviso con el nombre de las personas y una indicación de su posición en la planta. El control visual es una herramienta que comunica información importante en el área de trabajo. Su objetivo es estandarizar y controlar las actividades y conductas del trabajo para prevenir e inclusive llegar a eliminar cualquier anomalía o riesgo.

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La comunicación visual no es nueva. Sin embargo, la necesidad de una revolución en la forma de comunicarse en la organización es apremiante. La forma tradicional memorandums, reportes, informes, teléfonos no son suficientes. Los canales están sobrecargados, por lo tanto la información se distorsiona, el ambiente se vicia y los costos se salen de control. La comunicación en su nueva faceta está emergiendo. Esta necesidad es originada por el deseo de producir más eficientemente y entregar productos al cliente más rápidamente, sin errores en calidad y al precio más competitivo. Esto será difícil de alcanzar sin desarrollar formas de trabajo más efectivas. Efectivamente es vital cubrir las nuevas necesidades de comunicación, pero la solución no vendrá solamente de la tecnología, dado que el problema no es tecnológico. La presencia de computadoras avanzadas en las áreas de trabajo no evitan que el personal deje de analizar los datos que ellas arrojan. El problema hoy en las organizaciones es cómo comunicar efectivamente en rangos cercanos, no a grandes distancias. Lo que necesitamos es un close-up de la información para hacer eficiente la comunicación. Ésta debe ser ordinaria, simple, capaz de facilitar el trabajo diario en un ambiente familiar. La comunicación simple a la que tenemos acceso todos, promueve grandemente la eficiencia requerida por las organizaciones hoy. A veces se piensa que la comunicación visual es la televisión o el cine, métodos audiovisuales o imágenes. No necesariamente, las fotografías y dibujos de este manual son entendidas como visuales, el texto no. Los caracteres de la escritura japonesa de ideogramas son visuales, la escritura con nuestro alfabeto no. En un panel de control de una maquina-herramienta se despliegan luces y secciones móviles, pero el mensaje puede estar transmitido en caracteres de texto, este panel entonces quedará fuera de nuestro concepto de control visual. Un ejemplo opuesto es el departamento de mantenimiento que utiliza fotografías de sus máquinas para archivarlas e indicar las zonas o puntos de reapriete, lubricación o ajustes; esto es control visual. Sin embargo, el factor de intercambiar información mediante dibujos o fotografías no es la marca distintiva del control visual, aunque está comprobado que las imágenes son más efectivas que el texto para transmitir mensajes. La forma en que está organizada y se vuelve accesible la información es como las fábricas pueden entrar a la Administración Visual. Área de trabajo visual: es un lugar en el cual, cualquier persona pueda conocer, en 5 minutos o menos, la situación del área de trabajo y de lo que sucede, aún sin hablar con nadie, sin consultar una computadora o una bitácora.

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Todos necesitamos información para realizar nuestro trabajo más efectivamente. Sin embargo, la información muchas veces permanece oculta o acaparada por algunos cuantos. En el piso de producción y en la oficina, la administración asume erróneamente la ignorancia del personal, divide el trabajo en simples y repetitivas tareas y se controlan los esfuerzos de la gente con autoritarismo y confrontación. La información acaparada es común, toda se encuentra en manos del jefe, los trabajadores se mantienen en la penumbra. La participación y el trabajo en equipo se construyen compartiendo información. Pero la comunicación verbal está sujeta a errores y malas interpretaciones. La información compartida nos ayuda a ser más efectivos en nuestro trabajo. Hay algunos datos básicos que pueden servirnos para ubicar nuestras actividades y enfocarlas hacia el cumplimiento de los objetivos, por ejemplo, tiempo estándar para llevar a cabo las operaciones, espacio utilizado o desperdiciado en el área, niveles de inventario en proceso o inventario no necesario, los resultados obtenidos en términos de productividad, scrap, retrabajos, accidentes, mejoras, variaciones en piezas durante las mediciones, etc. En el control visual se tiende a acumular gran cantidad de datos e información, pero no es bueno generar sin control indicadores. Los datos se usan para mantener a la administración informada de avances, para impulsar las actividades de mejora y para educar a la comunidad de la planta. Las empresas de clase mundial cuentan con un lenguaje común que permite una producción continua, mejorando las actividades que efectivamente agregan valor a los ojos del cliente y disminuyendo los desperdicios. Este lenguaje común consiste en:

• La utilización de herramientas de vanguardia que permiten responder a las demandas del mercado “jalando” producción.

• Limpieza y seguridad en las áreas de trabajo.

• Minimizar inventarios de proceso.

• Tomar decisiones en niveles más cercanos a la acción.

• Desarrollar e implementar una cultura de trabajo en equipo que facilite la reducción de tiempo de proceso y eliminación de desperdicios.

• Contar con estándares y controles de proceso integrados en las estaciones de trabajo, apoyados con dispositivos a prueba de error o “poka yokes”.

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Lo anterior requiere controles visuales, los cuales apoyan completamente campañas de 5 S's. LAS 5S’s CON OTRAS ACTIVIDADES Las 5 S's Hacen la Diferencia Por su naturaleza, el peso de la práctica de los principios gerenciales cae sobre el personal con mando. Si bien es parte del proceso de cambio cultural el dar a conocer los principios gerenciales a todo el personal, es necesario proporcionar al personal sin mando una guía de conducta que le facilite su aporte al cambio cultural. Japón y en particular la industria automotriz, proporcionan una herramienta para el cambio cultural que permite dar al personal sin mando lineamientos concretos, sencillos y a su alcance. Estos lineamientos que hacen la diferencia se conocen como las 5 S's + 5 S's y el control visual. Las 5 s's en la Casa y en el Trabajo LOS MISMOS PROBLEMAS EN LA CASA Y EN EL TRABAJO. Existen muchos hábitos que no practicamos diariamente para hacer que nuestra vida sea más sencilla. Algunos de estos hábitos son: saludar a las personas, lavar nuestras manos antes de comer o cepillar nuestros dientes. Sabemos dónde van nuestros cuchillos, cucharas, y tenedores. Limpiamos la casa. Tenemos delantales, servilletas, toallas, escobas y otros utensilios que nos ayudan a mantener las cosas limpias. Tenemos acumulados una serie de buenos hábitos e innovaciones útiles relacionados con la higiene. Contamos con tuberías en los techos para canalizar el agua de lluvia de tal manera que no salpique a nadie. Tenemos paneles para mantener una buena ventilación de tal manera que el entarimado y las vigas de la casa no se deterioren. Colocamos los cuadros donde no les dé el sol siempre que podemos. Cuando se piensa acerca de esto, nos damos cuenta de que estos hábitos son prácticas de 5S's. Lavar los trastes después de comer y higienizar las cosas tan pronto como se ensucien es fácil. Pero sería una molestia si se deja que la suciedad se junte porque sería difícil de limpiar. LAS 5 S'S SON UNA PREPARACIÓN PARA MANTENER LAS COSAS EN FORMA ÓPTIMA.

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Estos buenos hábitos también se llevan al acabo en los lugares de trabajo. Las 5S´s son lo que en realidad se hace para asegurar que se tendrá la habilidad para realizar el trabajo con una máxima eficiencia. Así como cuando se tiene cuidado con los cubiertos en la casa y con las herramientas en el trabajo así como se guarda la ropa de invierno y se saca la ropa de verano cuando el estado del tiempo es caliente son cosas que se hacen de tal manera que las herramientas siempre se encuentren en forma óptima cuando se necesitan. 5 S’s y la Seguridad La seguridad en el trabajo es la acción más importante en las actividades de producción y para garantizarla hay que realizar acciones tales como:

• Utilizar los equipos de protección acordes al área de trabajo (casco, guantes, lentes, etc.) para evitar accidentes.

• Si existen fugas de aceite, agua o diesel se deben eliminar para evitar incendios

o caídas. Lo anterior significa realizar las 5 “S” para eliminar las condiciones y actos inseguros en nuestro trabajo y como consecuencia crear un ambiente seguro para cumplir con la producción. ¿Por qué suceden los accidentes incluso con la tecnología más sofisticada? Ha habido un gran número de accidentes con algunas de las hazañas más sofisticadas de ingeniería en la historia: los accidentes en una planta nuclear, la explosión de un lanzamiento espacial, choques aéreos y errores en los sistemas de cómputo y telecomunicaciones que fallaron. Aún cuando las causas de los accidentes son analizadas, se encuentra que fueron producto de la interfase de equipo y operarios. La gente cometió un error operacional, las reparaciones no se hicieron apropiadamente, y un error humano es, en muchos casos, buscar un culpable. Incluso si sólo fue el falla de una persona, los resultados pueden ser desastrosos con los sistemas sofisticados de hoy en día. Muchos de los sistemas actuales son quizás muy sofisticados y muy complicados. Ellos son mejores que las personas que los utilizan. Y debido a que mucha gente no siempre tiene la habilidad de entender dicha complejidad, no es de sorprenderse que dependan demasiado de los propios sistemas. Lo mismo sucede en las fábricas y oficinas modernas. Los robots, por ejemplo, pueden ser útiles y productivos si se usan correctamente, pero pueden ser extremadamente destructivos si no se usan adecuadamente. En efecto, cuanto más grande sea la ventaja de contar con sistemas sofisticados y complejos, más grande es el peligro de que el error de un descuido resulte un desastre.

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Muy seguido, olvidamos que las personas no tienen la habilidad de mantener un nivel alto de concentración en tareas muy complejas por largos periodos de tiempo. Por esto es importante que se recuerde que la gente está propensa a tener un accidente y tiende a cometer errores. Una vez que recordemos esto, nuestra manera de ver las cosas cambiará. En el futuro tendremos el incremento de la automatización de las fábricas y de los sistemas complejos, y es importante que aprendamos cómo cooperar con ésta situación, cuando lo hagamos, encontraremos que necesitamos comenzar con las 5S´s. 5 S´s y la Calidad En las áreas de trabajo continuamente existen problemas de calidad que impiden cumplir eficientemente con la producción, por ejemplo:

• En la oficina, cuando se solicita alguna información se emplea demasiado tiempo en proporcionarla o simplemente no se encuentra.

• En los procesos de producción existen equivocaciones de partes, exceso de

stock de materiales, daños a los productos, olvido de material en las partes terminadas, interferencia de los operarios al realizar sus trabajos, materiales colocados en el piso, etc.

Si se realizan continuamente las 5 S's en las áreas de trabajo seleccionando, ordenando y manteniendo limpios los equipos, partes, herramientas, pisos, etc., automáticamente se eliminan estos problemas y como resultado se mejora el nivel de la calidad. La necesidad de eliminar el error humano No importa qué tan sofisticado sea el sistema con el que se está trabajando no importa qué tan avanzada esté la tecnología se tendrá problemas si el panel de control está sucio o el calibrador está cubierto de mugre. En la fábrica, no importa qué tan bien estén las instrucciones de operación, se tendrán problemas si la gente se la pasa tirando cosas, si el lugar de trabajo está lleno de mugre y aceite de la maquinaria, y si la maquinaria se limpió sin marcar fechas desde hace mucho tiempo. No se tendrá la habilidad para mantener la calidad con alguna de estas situaciones, tampoco podrá mantener el equipo por mucho tiempo. No importa qué tan buenas sean las intenciones o el equipo, son las personas las que tienen que poner las intenciones en práctica para operar el equipo Mejora de la calidad de la conducta humana.

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Se tiene que mejorar la calidad de la conducta humana, por ejemplo, si alguien programa mal una computadora o introduce datos erróneos, la computadora no sabrá la diferencia y seguirá las instrucciones exactamente. Es importante que la gente haga las cosas correctas, que se establezca un juicio en todas y cada una de las personas de tal manera de que piense en esto y mentalmente verifiquen cada acción, ya que ésta es la única forma de prevenir errores simples pero desastrosos, tales como introducir un número erróneo, leer mal una figura, ensamblar una parte incorrectamente, olvidar verificar algo, o dejar que algo se vaya mal “solo por esta vez”. Transmisión segura de las instrucciones.

Actualmente, existen más y más supervisores y personas de la administración que se preguntan por qué nadie sigue las instrucciones y hacen lo que ellos suponen debe de hacerse. Aún cuando se investiguen estos casos, se dará cuenta de que seguramente las instrucciones no fueron transmitidas de manera precisa para poder

realizarlas. La gente se vale de las palabras y de una gran variedad de herramientas de comunicación para transmitir su mensaje, pero la realidad es que la comunicación es un arte muy difícil. Había, por ejemplo, el caso de un japonés tratando de comunicar los procedimientos de operación en una fábrica de los Estados Unidos. Los trabajadores solo decían “Sí, entendido”, pero no seguían las instrucciones. Así que el supervisor lo explicó una vez más. Esta vez, obtuvo “Ya veo”, pero los trabajadores continuaban haciendo mal las cosas. Por lo que lo intentó de nuevo. Y esta ocasión, los trabajadores dijeron, “Entiendo”. Sin embargo, no se siguieron los procedimientos. Finalmente, aún después de otra explicación, la respuesta fue “Estoy de acuerdo,” y esta vez los trabajadores siguieron el procedimiento correcto debido a que finalmente entendieron de qué se trataba. Acuerdo activo vs. acuerdo pasivo. Este no es sólo un problema intercultural. Lo mismo sucede en Japón. Es esencial que el instructor, el supervisor, o quien quiera que sea el responsable de transmitir la información vaya más allá de la fase de “Entiendo” y llegue a la etapa de “Estoy de acuerdo”. Muy seguido, cuando la gente no hace lo que se les dice, se debe a que no entendieron por completo lo que se les dijo que hicieran. Pudieron haber entendido los qué´s, pero no entendieron los por qué´s, y entonces se oponen a obedecer. Esto es el por qué de la importancia de llegar al nivel de comprensión “estoy de acuerdo”.

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5 S´s y el TPM Las actividades básicas correspondientes al TPM son:

• Limpieza. • Lubricación. • Reaprietes. • Ajustes. • Detección de fallas.

Limpieza significa eliminar o quitar la suciedad, rebabas, polvo, residuos y otro tipo de materia extraña que se adhiere a las máquinas, matrices, plantillas, herramientas, materia prima, piezas de trabajo, etc. Durante esta actividad los operadores buscan también defectos ocultos en sus equipos y toman medidas para remediarlos. En el caso de máquinas, si las limpiamos frecuentemente, las lubricamos y les damos el ajuste requerido, podemos reducir el tiempo de paro por fallas. En las áreas de trabajo, si mantenemos ordenadas las máquinas que se utilizan, se pueden realizar las actividades con mayor facilidad creando un ambiente agradable y seguro en el desarrollo de éstas. En el caso de la herramienta neumática, si ésta no tiene fugas de aire se puede realizar la operación con mayor rapidez, además se garantiza la vida útil de la misma. Las 5 S's y Otras Actividades Las 5S´s han estado presentes por un buen tiempo, y no hay nada nuevo acerca de ellas. Por lo tanto cuando echamos un vistazo, hay un gran espacio para mejorar. Cuando vemos por qué necesitamos las 5 S's en el trabajo, queda claro inmediatamente que hay demasiadas cosas que hacemos sin pensar. Las 5S´s pueden ayudar en todo lo que hacemos. Las 5 S's son como un espejo que refleja nuestras actitudes y patrones de conducta, aunque en ocasiones lo alejamos de nuestra vista y preferimos no mirar lo que se ve ahí. Muchos de los problemas que encontramos cada día se aclararían si sólo pusiéramos más atención a las 5 S's. Antes de que la gerencia y los supervisores les digan a otras personas que tienen que implementar a las 5 S's, necesitan tener una buena actitud hacia las cosas y ver si ellos mismos realmente entienden el por qué y practican esta metodología.

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Lo anterior es la explicación concreta de que las 5 S's son la base para realizar nuestras actividades en las mejores condiciones; sus beneficios se reflejarán en la calidad de nuestros productos, la seguridad de nuestros operarios y la reducción del mantenimiento de nuestras máquinas, disminución de costos y entrega oportuna. En fin, la 5 S's son una forma de vida para crecer y vivir en las mejores condiciones. Relación de las 5 S's y el Control Visual Para entender mejor la relación de las 5 S's hay que ubicarse en la segunda S: orden. Dentro de la metodología de orden, debemos “darle un nombre a las cosas e identificarlas claramente”. ¡Eso es control visual! Veamos la siguiente figura: La Escala de Control, es decir, los niveles de la administración visual, tienen como base las 5 S's. Las 5 S's establecen las condiciones mínimas para la implementación del control visual.

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Para entender mejor los Niveles de Control Visual, piense en la acción de apagar las luces de un automóvil. Para afirmar que la estación de trabajo donde se apagan las luces tiene control visual, tendríamos que realizar lo siguiente: Nivel 1. Indicar claramente con un letrero el interruptor de las luces. Nivel 2. Incluir instrucciones de apagado en el manual de operación. Nivel 3. Poner instrucciones en el tablero de instrumentos. Nivel 4. Instalar una alarma si la puerta está abierta y las luces encendidas. Nivel 5. Colocar un dispositivo que evite quitar la llave si las luces no se han apagado. Nivel 6. Instalar un interruptor automático para apagar las luces. En el Control Visual se comparte información, se establece cual es útil para las actividades y objetivos de todas las personas relacionadas en una actividad o área, fija medidas de desempeño o estándares necesarios para “identificar” (de nuevo, una palabra relacionada con 5 S's) las anormalidades y que cualquiera pueda encontrarlas y corregirlas.

Hacer obvias las irregularidades (paros)Advertir las irregularidades(alarmas, luces, sonidos, etc).

Fijar y compartir estándares

Cero defectos, detectar y corregir

Implentar estándares

2

1

3

4

5

6

Compartir información

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En un área de trabajo visual, se tienen las siguientes características:

• Todo se encuentra clasificado y ordenado, lo innecesario ha sido eliminado. Esto es precisamente 5 S's.

• Se ha asignado un lugar específico para cada cosa necesaria en el área.

• Todos pueden encontrar lo que necesitan.

• La limpieza es constante y continua. También esto es 5 S's.

• Se tiene un programa de seguimiento para lo anterior, es decir, se forman

hábitos y los miembros del equipo son disciplinados.

• Las reglas son hábitos de trabajo.

• Toda la información necesaria para conocer y controlar las desviaciones o anormalidades, dentro del área, está visible y Accesible.

• El sistema de administración visual es común y forma parte de todas las áreas

de la empresa, igual que 5 S's, debe estar presente en las oficinas, el almacén, la planta, los vestidores, el comedor, las áreas verdes, etc.

Relación entre Lean Thinking o Lean Manufacturing Y 5 S's Lean Manufacturing es una filosofía de operación básica. Provee condiciones adecuadas para mejorar la calidad, flexibilidad y la satisfacción de los empleados, con una reducción de costos tangible. Es una forma de trabajo en la que fue pionera Toyota dentro de su sistema de trabajo desde hace muchos años y, en los 90's, es la preferida por las empresas de clase mundial. Lean Manufacturing y la mejora rápida se relacionan y vuelven fuertes a las compañías porque trabajan hacia la educación, empowerment, construcción de soporte robusto, disciplina y conducción con sentido de urgencia. Los fundamentos de Lean Thinking son: LT significa proveer y fabricar: Justo cuando se necesita, cuando se necesita. Justo en la cantidad requerida. Entregas justo cuando se acordaron. Los costos se reducen a través de la eliminación de desperdicio o de actividades que no agregan valor.

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Valor es algo por lo el cliente paga, o una actividad que cambia la forma, desempeño o función de un producto o servicio. Cualquier actividad que no agrega valor es un desperdicio que solo agrega costo. ¿Por qué Lean Manufacturing? El mercado nos está forzando a cambiar, el precio de la mayoría de los productos se basan en los precios de mercado. Para prosperar, las compañías deben continuamente bajar sus costos, incrementar calidad, servicio y flexibilidad. Resolviendo estos conflictos (aparentes) se requieren nuevas formas de pensamiento y nuevos métodos de trabajo. LT proporciona nuevos conceptos de trabajo y una mejora rápida que provee el “how to” necesario para desempeñar las actividades en la forma óptima. Manufactura Lean no solo es un fenómeno japonés, hay una transformación mundial en esta dirección. Se cierra un ciclo y se validan los principios de JIT y TPS, los cuales se basan en la evidencia de las implementaciones exitosas que hay en muchas empresas de clase mundial. Cinco principios claves para la Manufactura Lean: 1. Se especifica qué agrega y qué no agrega valor para el cliente, en perspectiva. Esto no solo se ve en función de departamentos, funciones o firmas individuales. 2. Identifique todos los escalones necesarios para designar, ordenar y producir artículos a través de todas las actividades valiosas, desechando totalmente las que no agregan valor. 3. Hacer estas acciones para crear un flujo de valor sin interrupciones, deterioros, esperas o desperdicios. 4. Solamente hacer lo que es “jalado” por el cliente y justo a tiempo. 5. Buscar al perfección por la continua renovación de actividades y eliminación de desperdicio que están encubriendo. En el siguiente diagrama, se apreciará mejor la relación de Lean Thinking con las 5 S's y con el resto de las metodologías con que se alía.

Relaciones de Cliente Proveedor

Reducción del tiempo de ajuste

Lotes pequeñosSistema jalar

Mantenimiento

Calidad

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Relación de las 5 S's y los Principios GEN En las plantas japonesas se emplean los cinco principios que se escriben con la palabra Gen. Estos principios generan una forma de vida y trabajo, en donde cada persona puede reflexionar sobre los pequeños detalles de su trabajo y que si se les presta atención, pueden ser de gran valor para identificar grandes mejoras personales y organizacionales. Los principios del Gen son:

• Genba: Sitio de trabajo, entorno, lugar donde se realiza la acción.

• Genbutsu: Elemento o parte sobre la que se realiza un trabajo. Actividad que se realiza.

• Genjiten: En el momento exacto o actual en el que se realiza un trabajo concreto

o actividad.

• Genri: Ley, principio que rige una cierta acción o fenómeno.

• Gensoku: Regla general de comportamiento de un fenómeno. Estos principios son fundamentales para el trabajo de técnicos de mantenimiento, operarios de producción, ingenieros de proceso y otro personal que deben realizar estudios de situaciones anormales o pérdidas que ocurren en una planta. Son principios que crean una disciplina de actuación, especialmente cuando se deben recoger datos y hechos para el análisis de problemas. SEIRI - SELECCION Selección (seiri) es la acción de clasificar las cosas necesarias e innecesarias para la operación, desechando lo innecesario e identificando lo útil.

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El misterio de la selección Uno de los puntos clave en la clasificación es definir aquello que se debe eliminar. ¿Cómo sabes qué eliminar o no?, ¿Cuáles son los principios que entran en juego?, ¿Cuándo decides implementar la selección?, ¿Cómo sabes cuándo detenerte?.

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El eliminar cosas del camino es solo el primer paso. Comienza por quitarte de encima todo aquello que no necesitas. Deshacerse de las cosas que no necesita tiene que ver con sus propios valores y la administración de tus prioridades. Y si lo hace bien, tendrá que ver con la limpieza de los lugares sucios de aceite y de los lugares donde la mugre ha penetrado tanto que no puede ver si hay cosas que se puedan guardar o no. Priorizar y decidir donde guardar cosas. Prioridad involucra el decidir qué tan importante es una cosa y entonces eliminar cosas no esenciales y al mismo tiempo asegurarse de que las cosas que son esenciales estén a la mano para una eficiencia máxima. Así, la clave para priorizar es la habilidad de tomar decisiones acerca de la frecuencia de uso de cada cosa, (la cual es otra forma de decidir su importancia). Tan importante es tener lejos las cosas que no necesitas, como lo es tener a la mano las cosas que sí necesitas. Tan conveniente es el tener la cualidad de deshacerse de las partes defectuosas o rotas como importante es tener la habilidad de arreglarlas. Una vez que la clasificación se ha hecho, estás en posición de decidir lo que quieras hacer con las cosas que no usas más de una vez al año. ¿Guardarlas o tirarlas? Y si decides guardarlas, ¿cuántas de ellas necesitas guardar? Es seguro asumir que no necesitas algo si lo usas con poca frecuencia. Y cuando haces esta clase de selección, es común encontrar que tienes toneladas de chatarra en las manos, numerosas cosas que no necesitas. Haga la limpieza nuevamente, y encontrará que todavía tiene toneladas de cosas que no necesita. Este es un proceso que nunca termina. Esto es verdad no sólo porque las cosas tienden a acumularse, sino también porque es muy difícil distinguir entre lo que necesita y lo que no necesita, y porque mucha gente tiende a equivocarse en el principio preventivo de guardar cosas “sólo en caso de...” Pero es crucial tomar una decisión. ¿Es necesario? Si no, quítatelo de encima. Si sí, ¿qué tanto se necesita? Quítate de encima el resto. Metodología para la selección Para poder deshacerte de las cosas que no necesitas, se recomienda seguir las siguientes etapas:

1. Prepárese. 2. Defina criterios de selección. 3. Enseñe a las personas a que reconozcan lo que es innecesario. 4. Clasifique las cosas necesarias. 5. Identifique y deseche las cosas innecesarias con tarjetas rojas y deshágase de

ellas de acuerdo a la política de su organización.

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1. Prepárese. Primero que nada, esto es un proceso de preguntas:

• ¿Quién hará qué? • ¿En dónde? • ¿Cuándo? • ¿Cómo? • Y por supuesto, ¿Por qué?

Es especialmente importante cubrir todos los detalles en esta parte, incluyendo cómo será desechada la basura y todas las medidas de seguridad necesarias para evitar accidentes. 2 .Defina criterios de selección (para deshacerse de las cosas innecesarias). Seleccionar y clasificar no es tan sencillo como parece. Es necesario tener criterios de selección y clasificación, los cuales pueden establecerse en términos de categorías en las que el artículo en cuestión pueda estar, por ejemplo:

• Artículos deteriorados. • Artículos poco funcionales o innecesarios. • Artículos obsoletos. • Artículos caducos. • Artículos descompuestos, fraccionados o rotos. • Artículos mohosos. • Artículos peligrosos (tóxicos, contaminantes). • Documentación con más de 5 años.

En base a criterios como estos, se procede a la eliminación de los artículos que no sean útiles o necesarios para el trabajo. Otro criterio toma como punto de partida el tiempo, por ejemplo: La documentación que tenga en nuestros archivos más de 5 años se eliminará, salvo que sea útil para estadísticas, gráficas o para efectos legales, además de tener la precaución de conservar la información de la manera más sintetizada posible o bien en forma de almacenamiento condensado como CD o diskettes. Si existen elementos que no se han utilizado en 2 años o bien que no se utilizarán durante los siguientes tres años, lo más recomendable es deshacerse de ellos. Inclusive, pueden existir artículos de uso en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que sería conveniente deshacerse de ellos.

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Es necesario señalar que las cosas que sean retiradas del entorno laboral tengan determinado un destino final como: alguna institución de servicio social o bien venderlas con lo cual se obtendría cierta remuneración por ellas (por ejemplo: papel, metales, vidrio, muebles, plásticos, libros, etc.). 3. Enseñe a las personas a que reconozcan lo que es innecesario. Este proceso se debe hacer con mucho cuidado y a conciencia, será necesario llevar a cabo la clasificación una y otra vez, agregando cada vez más instrucciones. Es crucial que todos sepan exactamente lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. 4. Clasifique las cosas necesarias Un procedimiento sencillo para clasificar elementos es el siguiente:

FRECUENCIA DE USO DE LAS COSAS

ACCIONES PARA SELECCIONARLAS

Si se usa a cada momento Si se usa todos los días

Si se usa todas las semanas

Ubíquelo en la oficina, sobre la mesa de trabajo o cerca de las máquinas o equipo

Si se usa una vez al mes Ubíquelo cerca del sitio de trabajo (almacén más cercano)

Si se usa cada tres meses Ubíquelo cerca al sitio de trabajo Si se usa sólo esporádicamente Ubíquelo en almacén general

Si no se utiliza. Descártelo 5. Identifique y deseche las cosas innecesarias con tarjetas rojas y deshágase de ellas de acuerdo a la política de su organización. Asegúrese de llevar una bitácora de cada cosa que esté descartada qué es y cuanto. No tiene caso deshacerse de algunas cosas si las va a recolectar nuevamente. Es importante no tener dudas. No piense que tirar las cosas es como un desperdicio. De aquí en adelante tome en cuenta la eficiencia de lo que esté comprando. Ni siquiera considere guardar las cosas temporalmente o “por el tiempo que sea hasta que pueda tomar una decisión.” Una herramienta que nos ayuda a mantenernos libres de aquello que ya no necesitamos es la tarjeta roja. Si tiene algo prestado, regréselo a su propietario. No te preocupes por no tener demasiados objetos a la mano. Sea firme consigo mismo, y acepte su decisión.

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Puntos Importantes para Detectar la Existencia de Cosas Innecesarias. Existe un gran número de lugares donde se encuentran cosas que nadie usa y nadie necesita. Repisas y casilleros. La parte trasera de las repisas y los casilleros parecen contener cosas que nadie usa. Otro lugar donde se encuentran este tipo de cosas es en la parte más alta o más baja de las repisas. Pasillos y esquinas. Así como el polvo, las cosas que no se necesitan parecen encontrarse en las esquinas y en los pasillos, entre éstos y las paredes, y especialmente los pasillos poco usados son lugares convenientes para que las personas pongan cosas y las olviden. Piezas y Trabajo en proceso. Encontrarás cosas que se han caído detrás de la maquinaria, se han rodado debajo de ésta. A veces habrá piezas rotas dentro de la maquinaria. Con frecuencia encontrará que tiene trabajo extra en proceso. Además encontrará que tiene una cantidad considerable de piezas defectuosas. Habrá inventarios abandonados de piezas y materiales que ya no están en uso. Habrá piezas viejas y materiales decadentes cuando no utiliza PEPS (primeras entradas, primeras salidas) como control de inventario. Taladros, Herramientas, guías e instrumentos de medición. Continuamente encontrará que tienes más cosas almacenadas de las que necesita, o aún conservas las piezas rotas debido a que nadie ha pensado en tirarlas. Hay cosas que ya no necesitas, cosas que nunca volverás a necesitar; deshazte de ellas. Partes de Contingencia. En ocasiones, el espacio de almacenaje para las partes de contingencias ha llegado a ser un último refugio para las piezas rotas, sobrantes, y cosas que nadie volverá a necesitar. Pilares y debajo de las escaleras. Debido a que en estos lugares casi no entra la luz, tienden a colectar basura y no se limpian. Límpielos. Maquinaria, Muebles, Estantes, y Carretillas. Encontrará que hay maquinaria extra, cables de extensión, estantes, muebles, y todo lo demás. Habrá cables de extensión de más, tubos, equipo eléctrico, interruptores, y todas esas cosas que algún día pensó que necesitaría para los próximos cinco años y no pudo encontrarlos ni siquiera cuando los necesito. Así que, deshágase de ellos. Pisos, Hoyos y Fracturas. Las cosas se caen al suelo o son colocadas en el piso por toda clase de razones, y permanecen ahí. Hay materiales, trabajo en proceso, piezas defectuosas, reparadas, y casi todo esto está en el suelo. Inclusive las herramientas a veces se caen y nadie las recoge.

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Paredes y Pizarrones de notas. Hay notas que ya perdieron cualquier relevancia y siguen ahí. Inclusive estas y los calendarios se han tornado amarillos con el tiempo. Hay desorden de papeles que ya no tienen significado. Hay toda clase de cosas pegadas en las paredes y en los pizarrones. Esto no es más que basura pegada en las paredes. Exteriores. Mire de cerca los barandales. Mire el exterior de los edificios. Mire las instalaciones del drenaje. Mire a su alrededor y a lo largo del camino. ¿Cuántas cosas hay que no necesita?. Reflexione especial y rigurosamente en todos aquellos lugares que tienen una tapa o una chapa. Deshágase de las cosas que estén rotas. A pesar de que es casi lo mismo que deshacerse de las cosas que no necesita, podría haber cosas que no necesita o no usa, sin embargo, no sólo las puede tomar y tirar. Por eso es importante hacer una inspección de todos los lugares en donde tiene problemas. Inclusive, puede ser una buena idea llevar a cabo un plan por cada piso de la planta y hacer un recorrido colocando tarjetas rojas en todos los lugares en donde existan problemas. Si hay demasiadas “Tarjetas rojas”, el trabajo será largo y difícil. Cubre todo: edificios, techos, ventanas, puertas, pilares, cordones eléctricos, focos, lámparas, interruptores, estantes, repisas, casilleros, maquinaria, placas, depósitos, y todo lo demás. Busque las cosas rotas, maltratadas, desalineadas, compartimentos descuidados, desastre, mugre, y todo aquello que podría estar mal. Cualquier cosa que vea que está mal evidentemente necesita arreglo. Haga una lista de cada cosa. Algunas pueden ser reparadas fácil y rápidamente por usted mismo. Otras cosas serán más difíciles. Decida cual es cual. Habrá cosas que podrá reparar con la gente de la empresa, y otras requerirán de expertos externos. Una vez más, decida cuál es cual. Recuerde siempre:

• Definir un día de selección. • Realizarlo periódicamente. • Cuanto más se reduzca el espacio ocupado, habrá más comodidad, facilidad

para limpiar y ordenar el área y ello redundará positivamente en nuestro bienestar.

• Los artículos de desecho nunca deben dañar nuestro medio ambiente. • No olvide que esta tierra es nuestro lugar de residencia.

Seleccionar las cosas que son útiles de las que no lo son es el principio de nuestra estructura. Uno de los problemas que muchas personas enfrentan por la mañana es el no saber que ropa vestir; en nuestro guardarropa guardamos muchas cosas que no volveremos a usar. Karla es una muchacha que pierde por lo menos veinte minutos probándose blusas que sabe que finalmente no usará o bien tarda demasiado tiempo buscando camisas, faldas de la secundaria, playeras de equipos donde en tiempos

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pasados jugaba, ropa que compró pero que nunca utilizó, Karla puede ser despedida en su empleo por los constantes retardos. En el trabajo esto se puede reflejar en entregas de pendientes que no están a tiempo por no encontrar las cosas, etc. Clasificar quiere decir tener las cosas en su lugar correcto. Esto es, solucionar los problemas desde el origen. Esta es la más alta prioridad de las 5 S's. Comienza con una selección en tu lugar de trabajo. ¿Tienes montones de cosas que no necesita? Deshágase de ellas. Todo esto debe iniciarse desde arriba, debido a que el trabajador está usualmente muy ocupado en la operación y suele hacer las cosas de la forma en que cree que no necesita selección. Debe haber esfuerzos repetidos para deshacerse de las cosas que no son necesarias, debido a que es muy difícil tirar todo al mismo tiempo. Se dice que la gente activa es aquella que no tiene tantas cosas que le impidan moverse. Esta es la importancia de priorizar y ser claro en el criterio de clasificación. Tarjeta Roja La Tarjeta Roja es una herramienta que permite identificar todo aquello que está sobrando en el área de trabajo y que no es necesario para la realización del mismo. El método de la tarjeta es una práctica general continua para la conservación del orden y la limpieza, que puede ser utilizada en cualquier área de la empresa.

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Procedimiento General de Tarjeta Roja 1. Cada área deberá definir entre lo que es necesario y lo que no es. 2. Seleccione los artículos necesarios. Coloque una Tarjeta Roja a todos los artículos innecesarios. 3. Destine un área donde sean almacenados hasta la toma de decisión, de acuerdo a las políticas de la empresa sobre su destino final. 4. Una vez que se encuentren los artículos en el almacén, fijar una fecha limite de permanencia en este lugar. 5. Repita este procedimiento las veces que sea necesario.

MUESTRA DE UNA ETIQUETA ROJA Selección en la Práctica Cada uno de los conceptos anteriormente vistos los puede aplicar a su vida diaria y sobre todo a su trabajo. Al analizar la situación actual en su lugar de trabajo puede mejorar aspectos concretos y su entorno laboral mejorará día con día. Marque con una “X” la situación actual por la que atraviesa su área de trabajo. E= Excelente MB = Muy bueno B= Bueno R= Regular M= Malo

SITUACION ACTUAL E MB B R M

¿Cómo es la clasificación de los elementosde mi área trabajo?(Haga un mapa mental de su sitio de trabajo)

¿Todo lo que tengo en mi área de trabajo, loutilizo comúnmente?

¿Tengo todo lo necesario para trabajar?

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SEITON – ORDEN U ORGANIZACIÓN Es mantener las cosas necesarias en forma ordenada, identificadas y de fácil acceso, es decir, eliminar la búsqueda de las cosas. Después de que se ha deshecho de las cosas que no necesita, la siguiente pregunta es tomar las decisiones de cuánto o qué debe ponerse y en dónde. Esto es orden y quiere decir “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” con eficiencia, calidad y seguridad; esto significa interrogarse sobre el camino óptimo para hacer las cosas a un lado. Existen innumerables ejemplos de selección y orden en la vida diaria. Los estacionamientos son uno de ellos. Todos los carros están estacionados eficientemente de tal manera que cualquiera de ellos puede moverse cuando sea necesario. La manera en que están acomodados los libros en una biblioteca es otro ejemplo. También lo es la planeación sistemática de una distribución de planta, la administración del almacén, la distribución de las herramientas en el lugar de trabajo, e inclusive la manera en que está acomodada la despensa en la repisa de una tienda de abarrotes. No es un concepto difícil de visualizar y apreciar. Simplemente es complicado de hacer. Metodología Se debe diseñar un sistema de orden que todos puedan entender, de otra forma todos los esfuerzos serán en vano. 1. Comience con el análisis. Elimina las cosas innecesarias. 2. Ordene el área en donde vas a colocar las cosas. 3. Defina el lugar de las cosas. 4. Defina la forma de ordenar las cosas. 5. Identifique las cosas. 6. Indique en el piso con líneas y marcas. 1. Comienza con el análisis. Elimina las cosas innecesarias. Esto se debe realizar utilizando el método de selección. 2. Ordene el área en donde vas a colocar las cosas. Redistribuya otra vez el área, los estantes y gavetas definidos en la selección. Si no existen, diseña algo adecuado a los artículos que quiera organizar y arregle los lugares para colocar las cosas. 3. Defina el lugar de las cosas (lugar=dónde=domicilio). ¿Se imagina que pasaría si no existiera el número en las habitaciones de un hotel o de un hospital? ¿O el número de locker en un vestidor?

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Defina el lugar.- Hay cosas que querrá tener cerca, a la mano, y otras que no. Ésta es la clase de estratificación que se necesita. ¿Las cosas que tiene a la mano realmente necesitas tenerlas? Es importante considerar la distribución del lugar y de todo el edificio. Las cosas que son utilizadas con mayor frecuencia podrían estar mejor cerca del área de trabajo. Las cosas pesadas deberán estar en el lugar en donde se puedan mover fácilmente. Para definir si las cosas están en el lugar correcto, responda:

• ¿Las cosas que se usan frecuentemente están cerca? • ¿Las cosas que se usan frecuentemente están a la altura de los • hombros y codos? • ¿Las cosas que se usan rara vez están en otro lugar?

Proceso para ubicar las cosas en el lugar correcto: • Marcar el lugar de las cosas con números o letras; esto es el número o letra

asignado a cada uno de los lugares en el piso o los casilleros de un estante. • Indicar la descripción de las cosas:

Se indicará el nombre o el código de las cosas que se van a colocar en la división del estante o en el piso, por ejemplo: En la habitación de un hospital se indica el nombre del paciente. En el estacionamiento se indica el número de las placas de su coche. 4. Defina la forma de ordenar (forma = cómo) En determinadas áreas de la empresa es posible que ya se lleven a cabo algunos tipos de organización (como ordenar las herramientas, normas de archivo, instrucciones sobre ubicación de materia prima o partes); si no existen, es recomendable proponerlos. Algunos ejemplos son los siguientes:

• Ordenar artículos mediante claves alfanuméricas o numéricas.

• Los lugares en los que se almacenarán los diversos elementos de trabajo serán determinados por la frecuencia con la que sean utilizados ya sea: de uso diario, semanal, mensual, anual, etc.

• Otra modalidad para clasificar los artículos será el tamaño, color, funcionamiento,

información que brindan u otras.

• Que lo pueda localizar cualquiera.

• Que se pueda sacar y devolver.

• Que se puedan detectar faltantes.

• Que se indique su reposición.

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5. Identifique las cosas. Dele un nombre a las cosas y un nombre igual al lugar de las cosas. Algunos artículos no cuentan con un nombre formal; aún así, debe existir una clase de nombre con el que la gente que lo utiliza lo identifique. La falta de este nombre común ocasiona serios problemas en los esfuerzos de un equipo. Por ello, es esencial que todas las cosas tengan un nombre y que todos lo conozcan. Si no se tiene un nombre, no se les puede asignar un espacio, ya que nadie sabrá en donde se encuentran. Es importante que todas las cosas tengan un nombre así como un lugar, estos nombres deben ser simples y fáciles de entender. Los nombres de las cosas y del lugar van juntos así que deben ser los mismos. Cuando en el lugar del almacén está la herramienta y el nombre de la herramienta está en el lugar del almacén, sabrás que estás progresando. Todas las cosas no deben tener sólo su propio nombre, sino además la localización exacta del lugar en donde permanecerán. Esto puede indicarse con números o letras en el piso. Estandariza los nombres.- A veces una cosa tiene dos nombres: su nombre real y por el que todo el mundo le llama. Esto solo confunde a la gente. En tales casos, elige cuál se va usar y haga que se siga. Existen muchas consideraciones de calidad que dependen de las características del producto en particular, pero la más importante es no confundir las cosas con nombres diferentes. La gente es muy susceptible de cometer errores con objetos similares. Se puede ayudar dibujando el contorno de las herramientas en la pared donde están colocadas y se pueden usar diferentes colores para evitar la más ligera confusión. Método para Realizar la Identificación Se deberá indicar enfrente de las cosas el nombre o código respectivo para que todas las personas que no las conocen puedan identificarlos fácilmente, por ejemplo: una persona tiene su credencial de identificación y un coche tiene sus placas. Es necesario para confirmar si el uso de las cosas en su lugar corresponde a la identificación o no. Al mismo tiempo se recomienda usar la clasificación por colores. Indique en el Piso con Líneas y Marcas

• Las líneas que dividen al pasillo. • La línea que indica el lugar de los carritos, los estantes de las partes y dónde se

prohíba colocar las cosas en el piso (áreas de operación, de mantenimiento). • Dibujar en el piso para indicar la posición fija de las cosas pequeñas como botes

para basura, ceniceros, extintor, etc.

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Puntos a Recordar al Poner Orden Siempre que coloques una cosa en un lugar, debes recordar los siguientes puntos:

• Resalte y coloque letreros. • Reduzca exhibidores y repisas. • Elimine alambres y conductos visibles. • Reduzca el número de herramientas que necesite. • Coloque las herramientas un el lugar en que las pueda tomar de inmediato. • Coloque las herramientas en el orden en que las necesites. • Defina espacio especial y contenedores especiales. • Asegure los instrumentos de medición. • Coloque ayudas visuales. • Identifique en el piso con líneas y marcas.

Resalte y coloque letreros. Al comenzar a ordenar, el primer paso es colocar letreros en los pasillos y marcar claramente el lugar en el que va cada cosa. Por supuesto, lo

primordial es diseñar una distribución de planta (despliegue) que trae consigo un buen trabajo. El solo hecho de dibujar las líneas crea un sentimiento de orden en el lugar de trabajo, y este es un paso muy importante que no se puede negar. Una vez que las líneas están abajo, por supuesto, cada persona debe ser responsable de ver que las cosas estén ordenadas, claras y que nada está fuera de sus límites asignados. Coloca letreros que describan:

• Nombre del artículo. • Número de artículos. • Dónde deben colocarse los artículos.

Reduzca exhibidores y repisas. Mucho espacio es peligroso porque te hace pensar que tiene un lugar para todas las cosas. Reduzca el número de exhibidores y repisas. Una vez que esto se ha hecho, decida lo que absolutamente debe de estar en el exhibidor o en la repisa y deseche todo lo demás. Esto es básico. No conserve más de lo que necesita. Elimine alambres y conductos visibles. Existen muchos lugares que tienen múltiples conexiones regadas como una tela de araña. También hay muchos que tienen cables enterrados en el piso, arrastrándose a lo largo de los pisos, e inclusive colgando de las vigas en un revoltijo que no se entiende. Es imposible decir qué está conectado con qué. Todos esos son problemas potenciales propensos a ruptura, uso, y error, cayendo en accidentes o que se descompongan las máquinas.

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Es importante que las políticas se instituyan para remover estos alambres y conductos desde recogerlos, acomodarlos, etiquetarlos y asegurarse de que todas las líneas sean líneas derechas con ángulos rectos y sujetadas firmemente. Todas las líneas visibles deberán ponerse sobre la superficie y engraparse firmemente en un lugar. Cada línea debe de tener un nombre, color y un número para prevenir errores. Reduzca el número de herramientas que necesitas. Si puedes reducir el número de tamaños de tornillos, esto también reduce el número de llaves que necesites. También puede combinar muchas herramientas en una sola, como la navaja suiza. También es de ayuda tener una herramienta individual así como una llave de impacto con muchas cabezas diferentes. Coloque las herramientas en un lugar donde las pueda tomar de inmediato. El mejor lugar para colocar las cosas es justo donde estará necesitándolas. Por supuesto, esto se traduce a que hay un espacio limitado y tiene que recortar el número de cosas que haya ahí, sin embargo esto también es una muy buena idea. El mejor ejemplo de esto es la forma en que los eléctricos usan los cinturones de herramientas con todo lo que necesitan. El mismo principio se puede aplicar al hacer un espacio suficiente cerca de la maquinaria que mantenga las herramientas para la máquina. Y cuando hagas esto, es una buena idea hacer un espacio para un trapo que pueda usar la gente para limpiar la maquinaria y conservarla limpia. Coloque las herramientas en el orden en el que las necesite. Las líneas de ensamble están puestas de tal forma que permiten que las partes vengan en el orden en el que serán ensambladas. Incluso cuando estás haciendo una revisión, es una buena idea colocar las cosas en el orden en el que las tomo para que no haya equivocaciones. Esto no solo hace más fácil encontrar las cosas, sino que asegura que no le falte algo o que tome algo en el lugar erróneo. Para definir un espacio especial y contenedores especiales es necesario:

• Definir claramente el lugar de los defectos.

• Indicar con color el lugar de los defectos, por ejemplo: contenedores rojos.

• Definir el defecto y colocarlo inmediatamente en el lugar indicado, en caso contrario se puede provocar equivocaciones.

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Debe definir espacios y contenedores especiales para las partes defectuosas y para las cosas que están pendientes de una decisión, es una buena idea codificar con colores estos lugares y contenedores usando un rojo brillante o amarillo brillante y etiquetarlos claramente de tal manera que no exista una confusión. Los contenedores para productos defectuosos deben ser pequeños con el fin de que se llenen rápidamente y llamen la atención. En el caso de materiales peligrosos hay que cumplir con las normas ambientales establecidas e informar al personal del uso correcto y su manejo en caso de riesgos. Asegure los instrumentos de medición. Éstas deben estar seguras. De otra manera son inservibles. Se asume que estos instrumentos son verificados regularmente y ajustados por seguridad, sin embargo, esto debe de estar claramente indicado. Por supuesto, algunas cosas tienen que asegurase más que otras, y esto también debe de estar claramente indicado con el nombre del inspector. No debe haber ninguna excusa para no etiquetar o que la etiqueta se le haya caído. Es importante que no choquen unos con otros, estén sucios, o con cualquier otro daño. Esto es con lo que asegura que se encuentre produciendo con calidad, y si están descompuestos, su proceso entero está fabricando partes defectuosas. Coloque ayudas visuales. Éstas muestran los puntos principales a recordar al poner notas, pósters, o señales. Asegúrese de indicar el tiempo que durarán en ese lugar. Esto se debe hacer no sólo porque es un desperdicio dejarlos por más tiempo, sino que además después de tener alguna relevancia, la gente ya no tiene interés, lo que provoca que tampoco se les ponga atención a los anuncios nuevos. Las notas, pósters y señales deben de colocarse en forma alineada con el fin de que luzcan ordenadas. Los pósters deben ser de tres a cuatro tamaños y se deben colocar firmemente de tal manera de que no vuelen ni se caigan cuando las ventanas estén abiertas o cuando las personas caminan cerca de estos. Al colocar las ayudas visuales hay que medirlas primero para asegurarnos que no van a estar en el camino. Los mensajes de las ayudas visuales deben ser legibles y, si es posible, utilizar un solo tipo de letra (topografía). Exhibición y signos. Con frecuencia estos son una distracción. Las alturas y los lugares deben determinarse cuidadosamente de tal manera que las personas puedan ver de qué tratan éstos. Por ejemplo, la señal del extintor a 3 m de altura como medida estándar.

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Orden en la Práctica Marque con una “X” la forma en que están ordenados u organizados sus elementos de trabajo actualmente. A= Se encuentra a la mano. B= Me levanto para alcanzarlo. C= Lleva varios minutos localizarlo. D= Tardaría días buscando estos elementos. E= No existen en mi lugar, tendría que adquirir otros. F= Ordenado por fecha. G= Ordenado por colores. H= Ordenado alfabéticamente. I= Ningún tipo de orden. SEISO – LIMPIEZA Limpieza Significa Verificación y También Significa Pulcritud La limpieza significa mucho más que solo mantener las cosas limpias. Es mucho más que una filosofía y un compromiso el ser responsable de todas las cosas que usamos y asegurar que se encuentren en buenas condiciones. Nunca debe caer en el pensamiento de que este paso

ARTICULO LOCALIZACIÓN CLASIFICACIÓN

A B C D E F G H I

De uso diario.

De uso semanal.

De uso mensual.

De uso anual.

Elementos no utilizados.

PROPUESTA DE MEJORA

¿Qué va a hacer usted para mejorar susitio de trabajo en relación con el orden?

¿Qué tipo de ordenamiento sugiere para lafácil localización de sus instrumentos de trabajo?

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es solo limpiar y que es cansado trabajar en ello. Más bien, debe visualizar la limpieza como una forma de verificación. Con el incremento de la sofisticación en los productos industriales modernos, el polvo, suciedad, sustancias externas, rebabas y otros problemas, propician ser causa de defectos, paros de línea, accidentes graves y desgaste prematuro de maquinaria y equipo. La limpieza es la respuesta. Debemos ver la limpieza como una manera de eliminar las causas de los problemas uno por uno, y lo debemos hacer con ese espíritu. Seiso implica inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza. Se identifican problemas de escapes, averías, fallos o cualquier tipo de FUGAI (esta palabra japonesa significa defecto o problema existente en el sistema productivo). La limpieza general de las instalaciones de trabajo es responsabilidad de la empresa, pero gran parte del éxito en estos aspectos reposa sobre la actitud de los empleados: si cada quien se ocupa de mantener limpio su puesto de trabajo, la suma del esfuerzo de todos, más el cumplimiento de los deberes del departamento de aseo, lograrán un ambiente higiénico y agradable para laborar. Limpieza también significa pulcritud: Es mantener el área de trabajo limpia todo el tiempo. Metodología Un procedimiento que puede ayudarnos para llevar a la práctica la limpieza es el siguiente:

• Limpie el área de trabajo y su equipo al final de la jornada. • Identifique las causas de suciedad. • Establezca un programa de limpieza.

Limpie su área de trabajo y el equipo al final de su jornada. Limpie pisos, paredes, techos, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que uses durante las operaciones diarias. Pase un trapo sobre las herramientas, instrumentos o aparatos, antes y después de su uso, y verifique su funcionalidad. Cualquier derrame o salpicadura se debe de limpiar inmediatamente. Identifique las causas de suciedad. Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal o alguna condición indeseable, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas para evitar que se repita.

Establezca un programa de limpieza. Integrar la limpieza dentro de las tareas diarias de los trabajadores.

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Defina la frecuencia de limpieza: diaria o en forma periódica, con un cuadro de tareas para cada lugar específico. ADEMÁS DE LOS PASOS ANTERIORES, SE DEBERÁ REALIZAR LO SIGUIENTE:

• El aceite y otros líquidos tienen que ser removidos con bombas. • El hollín, limaduras y similares tendrán que removerse con una escoba y un

recogedor. • Las superficies sucias, lugares con mugre incrustada, y los paneles con aceite

sucio deberán limpiarse con cepillos de alambre y equipo para pulido. Tal vez se necesite usar técnicas de limpieza con alta presión y las ventanas y pisos sucios se tendrán que lavar probablemente varias veces.

• El moho y la corrosión se tendrán que remover cuidadosamente para evitar que se rompan las partes débiles.

• Lavar el aceite penetrado en el piso. • Para evitar el polvo en el piso aplicar cera o pintura. • Limpieza a detalle.

Campaña o Jornada de Limpieza Es muy frecuente que una empresa realice una campaña de orden y limpieza como un primer paso para implantar las 5S's. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc. Esta clase de limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado ya que se trata de un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones Seiso deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el proceso de implantación seguro de las 5 S's. Esta jornada o campaña crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores a Seiso. Preparar el Manual de Limpieza Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Este manual debe incluir además del gráfico de asignación de áreas (lay out), la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como también, la frecuencia y tiempo promedio establecido para esta labor. Las actividades de limpieza deben incluir la inspección antes del además de las que tienen lugar durante el trabajo y las que se hacen al final del turno. Es importante establecer tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario.

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EL MANUAL DE LIMPIEZA DEBE INCLUIR: • Objetivos de la limpieza. • Fotografías de la maquinaria sobre cómo se debe mantener y marcar la zona

donde se encuentre localizado. • Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que se puedan

encontrar durante el proceso de limpieza. • Fotografía del personal que interviene en el cuidado de la sección. • Herramientas de limpieza necesarias y de seguridad. • Diagrama de flujo a seguir.

Puntos a Recordar

• La limpieza se debe realizar desde los techos hasta el sótano. • Cada uno debe evitar producir desperdicios o basura y eliminarlos cuando los

genere. • Se deben de incluir las áreas externas o al

aire libre como: o Patios. o Jardines. o Estacionamientos. o Fachadas. o Escaleras. o Áreas recreativas. o Canchas deportivas. o Áreas verdes. o Zonas de confinamiento de deshechos. o Áreas de descarga de materiales. o Áreas de retrabajo . o Áreas de scrap. o Etc.

• Mantener el área de trabajo siempre limpia. • El trabajo es exhaustivo y todos deberán que ocuparse. • Seguridad. Hay varios puntos que se deben tener en mente por seguridad. • Las personas y/o las cosas se pueden resbalar y caer desde los lugares altos. • Las cosas también pueden caer sobre las personas que están trabajando. • Asegúrate por completo de que todo el equipo y las fuentes de energía estén

apagados al momento de subirse a la maquinaria o meterse debajo de ésta. • Los detergentes son resbalosos y los limpiadores químicos pueden ser tóxicos.

Sé cuidadoso. • Las personas trabajarán con equipos con los que no están familiarizados.

Asegúrese de que sepan lo que están haciendo y de cómo usan el equipo de seguridad.

• Prevención de accidentes. A veces sucede que la maquinaria no trabaja después de que se limpió, investiga que puede estar pasando y actúe con prevención.

• El detergente pudo haber llegado a algún lado y bloqueado algún conducto.

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• El agua pudo haber entrado y la maquinaria quizá comenzó a enmohecerse. • Algo pudo haber sido movido accidentalmente y sacó de alineación el equipo. • Además, las personas que trabajan

limpiando lugares muy altos podrían llenarse de tizne de la cabeza hasta los pies. Por lo tanto, es importante que usen ropa adecuada o especial.

• El tiempo de duración de la limpieza es hasta terminar por completo.

Procedimiento para la Limpieza al Detalle 1. Definición de suciedad, su localización y forma. Lo primero que se debe de hacer es identificar la suciedad. Esto quiere decir, identificar los tipos y localizaciones de la suciedad, qué tan cerca está y cuánta hay, esto es con el fin de que se determine la manera en que se llevará a cabo la limpieza y cómo dar la solución al problema. 2. Investigación de las causas de la suciedad. ¿Esta suciedad es causada de manera normal por el proceso de producción, o es algo que nunca se esperaría que pasara? ¿Se pude prevenir? ¿Sucedió sólo porque alguien fue descuidado? ¿O tal vez hay tanta mugre que la gente simplemente no tiene tiempo para recogerlo todo? 3. Búsqueda de la suciedad de manera científica. ¿Qué es suciedad? ¿Por qué es un problema? ¿Cuáles son los límites tolerables? Estas y otras preguntas tienen que ser consideradas y ser contestadas para dar significado a la inspección de las causas. ¿Esta suciedad particular es causada por un goteo en algún lado, o ya se localizó la fuente, o había impurezas, o fue disipada, o algo se cayó, etc.?, hay muchas causas posibles y por eso es importante clasificar a la suciedad. Necesita enfrentarlo científicamente. ¿Cómo llegó hasta ahí la suciedad? ¿Cómo puede prevenirse? De otra forma tus esfuerzos no tendrán ningún impacto real. 4. Clasificación de la suciedad. Se pueden asignar etiquetas a los diferentes lugares que contienen suciedad. Los lugares en donde se encuentre la suciedad, deben contener factores tales como la condición y la cantidad en la que se encuentra la suciedad, etc. Esta evaluación es muy importante. Además, las etiquetas podrían decir lo que se está haciendo para prevenir la incrustación de la suciedad y los métodos de limpieza que se están utilizando. Una vez que se ha hecho la inspección, podremos reconocer y obtener los diez o más lugares en peores condiciones. Se deben de establecer prioridades. Por supuesto que lo que no cumpla con lo establecido deberá de repararse inmediatamente, sin embargo, también es importante establecer prioridades con los problemas más difíciles. Ahora, comience con los lugares

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prioritarios, los que necesitan más atención y trata de determinar la causa de su condición. 5. Creación de un plan de acción. Existen dos maneras de crear un plan de acción.

• Convivir con las causas. El primer paso es reconocer que la suciedad no es pasajera. Esto quiere decir que hay que eliminar toda la suciedad en la fuente generadora o sólo mantenerla a niveles manejables. Se requiere utilizar todas las herramientas tecnológicas a su favor, puede significar un esfuerzo para arreglar todo lo que esté roto y asegurarse de que las cosas permanezcan arregladas día con día.

• Tener que ver con los lugares difíciles de limpiar. El segundo paso es asumir que el trabajo ocasiona algo de suciedad y que hay que hacer un esfuerzo para desarrollar formas más eficientes de limpieza.

De los dos, este es el acercamiento más familiar. Por ejemplo, esto podría significar el tener que rediseñar los canales de desagüe del aceite y del agua de tal manera de que todo el desperdicio vaya a un lugar para tratamiento y confinamiento; tener que volver a diseñar el equipo de tal manera que sea más fácil de limpiar; diseñar cosas para retirar la suciedad de las máquinas. Una vez que se haya trazado un plan de acción, es importante revisarlo para saber cuánto va a costar su implantación, qué equipo nuevo será necesario y ver si se puede contar con la gente de la planta o se necesita ayuda externa. La tenacidad es la cualidad más importante al tratar con las causas de la suciedad. 6. Mejoramiento para eliminar el origen de la basura y la suciedad. Nos tenemos que deshacer de los recipientes de aceite y rediseñar cubiertas y extensiones. El goteo de aceite es el principal problema en empresas manufactureras. Como resultado de esto, se tienen recipientes para captar el goteo de aceite. Sin embargo, esto simplemente disfraza el problema, es mejor deshacerse de recipientes y esforzarse por tener una fábrica limpia. Al eliminar las cubetas de aceite te verás forzado a examinar el lugar de donde proviene el goteo, qué lo está causando y cómo arreglarlo. Cuando no se pueda detener el goteo, se requerirá instalar mangueras de drenaje en lugar de contener el aceite en una cubeta.

• Fuga de aceite de las máquinas, eliminarlo investigando el origen de la fuga a través de la limpieza de las máquinas.

• Fuga de agua de tanque y tuberías, registrarlos y mejorarlos por orden de importancia.

• Esparcimiento de brisas y polvos: • Eliminar las holguras entre cubiertas.

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• Chequeo del sistema de aspiración. • Instalación del sistema de aspiración.

La limpieza es un marco para lucir nuestro trabajo y que nos motiva a sentirnos a gusto y cómodos. Limpieza en la Práctica

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SEIKETSU – BIENESTAR PERSONAL El bienestar personal es la situación ideal en la que un individuo puede desempeñarse óptimamente en todas sus funciones. Es mantener la “limpieza” mental y física en cada miembro de la organización. Al hablar de bienestar personal en el campo de las 5S's, no abarcamos un procedimiento especial ya que si seiri, seiso y seiton se aplican adecuadamente, el resultado influye directamente en una mejora de la calidad del ambiente laboral. El bienestar de las personas depende del estado físico en que se encuentren y también de su salud mental ya que en ocasiones puede influir en el bajo nivel de desempeño de un individuo, así que las facilidades y servicios que le brinde la empresa

¿CÓMO MEJORAR?

¿Cuáles ser ían las acc iones que tomaría para mejorar susitio de trabajo, en relac ión con la LIMPIEZA?

1

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¿En general, se encuentra limpia su área de trabajo ?

Elementos sobre los que su limpieza depende de usted.

SITUACION ACTUAL SI NO

Elementos sobre los que su limpieza no depende de usted.

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auxiliarán a que su trabajo sea desarrollado de una manera confortable. A una persona enferma, cansada e incluso simplemente con hambre le es difícil desempeñarse al 100% de sus actividades; las condiciones inseguras o de riesgo o la presentación personal inadecuada alteran el rendimiento de un individuo. En otras ocasiones las preocupaciones personales o conflictos en el trabajo impiden la concentración que requiere el trabajo y otros factores personales que provocan “malestar” en los individuos. Las condiciones inseguras de trabajo y sitios de trabajo “malsanos” no contribuyen a la buena salud de quienes laboran en él: si no existe equipo e implementos de seguridad, si hay instalaciones eléctricas peligrosas, máquinas o equipos en mal estado que puedan causar accidentes, ocasiona que los trabajadores no se encuentren concentrados en su labor. Los elementos de trabajo sucios, rotos o mal aseados, propicios para diseminar infecciones, cortaduras, quemaduras, etc. son peligrosos y si a esto se le une el desaseo, malos olores, exceso de ruido, ventilación insuficiente, poca luz, cafeterías, restaurantes y baños desaseados o mal utilizados, en fin, un ambiente insalubre, sería imposible lograr un aprovechamiento de nuestros recursos humanos al 100%. El bienestar es un punto clave para desarrollar las acciones propuestas ya que si los trabajadores se encuentran predispuestos y contaminados mentalmente sería imposible mejorar el ambiente de trabajo y las 5S's no serían un hábito que seguirían por convicción propia sino por imposición.

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Recomendaciones para obtener óptimas condiciones de trabajo, son:

• Guardar un equilibrio entre salud mental y salud corporal.

• Exhortar a los empleados para que proyecten una imagen pulcra con ropa limpia y apropiada, además de cumplir con las normas de seguridad.

• Los pequeños detalles hacen a los grandes hombres y mantener excelentes

condiciones de higiene en servicios comunes para los empleados como cafeterías, restaurantes, refrigerios o comidas nutritivas, utensilios, vestidores, casilleros, áreas para fumar o para descanso, los hace sentir que son tomados en cuenta y por lo tanto oponer menor resistencia al cambio.

Para Conservar un Excelente Estado de Salud Debemos de Tener en Cuenta los Siguientes Puntos Clave: ACCIONES PERSONALES Para lograr mantener un equilibrio entre salud mental y corporal debemos seguir estas recomendaciones:

• Cuidar nuestro aseo personal (baño diario, peinado impecable, afeitado, etc.) • Vestir adecuadamente para el centro de trabajo. • Eliminar el consumo de alcohol, del tabaco o de las drogas. • Mantener una alimentación balanceada y en condiciones higiénicas. • Adecuar la ergonomía del equipo de trabajo. • Descansar lo suficiente: dormir, tener pasatiempos, meditar. • Conservar una actitud positiva hacia la vida, ya que esto repercutirá en un óptimo

desempeño laboral. • Guardar el equilibrio entre los problemas personales y de trabajo. • Visitar regularmente al médico como medida preventiva y cuando sea necesario

por motivos de salud. • Tener una vida equilibrada que combine la capacitación, superación personal,

deporte, recreación y todo lo que contribuya a la plenitud del ser. • Utilizar correctamente el equipo de seguridad industrial y cumplir con las normas

que nos llevarán a disminuir cualquier accidente que pudiera ocurrirnos. • Mantener una armonía familiar.

CONDICIONES LABORALES Las condiciones de trabajo son determinantes para que las relaciones entre los empleados sean favorables y para que, en general, propicien un ambiente sano: Otras recomendaciones a seguir son:

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• Cuidar la limpieza en todos los puntos de las instalaciones: cafetería, baños, casilleros, etc.

• La iluminación juega un papel importante no debe ser deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no permita ver claramente, factores de este tipo por lo regular no son tomados cuenta sin embargo afectan directamente en el ánimo del trabajador y repercuten directamente en la productividad de cada empleado.

• El control del ruido excesivo y dañino también es importante y se debe eliminar; en el caso de los lugares en el que sea imposible eliminarlo, debemos proporcionar tapones auditivos o aditamentos que protejan los oídos de los empleados. Esto se reflejará en la disminución de incapacidades por problemas con los oídos.

• Eliminar los olores indeseables, sobre todo los tóxicos, y el humo o el polvo en el ambiente.

• Es necesario mantener la temperatura y la ventilación adecuada para el trabajo que se esta realizando.

• Las vibraciones pueden ocasionar graves problemas de salud que a largo plazo pueden incapacitar permanentemente al trabajador.

• Realizar campañas de vacunación y revisar continuamente la calidad del servicio médico que se les brinda al personal dentro de las instalaciones.

• A cada empleado se le debe entregar un equipo de seguridad y protección

adecuado de acuerdo a la naturaleza de su puesto. Bienestar Personal en la Práctica Marque con una “X” su situación actual en los aspectos que se le detallan. E= Excelente MB = Muy bien B= Bueno R= Regular M= Malo

SITUACION ACTUAL E MB B R M

Su estado físico.

Su estado emocional (actitud frente al trabajo, relacionescon los compañeros, etc.)

¿Brinda la cafetería un buen servicio a los empleados?

¿Se encuentran los baños en condiciones higiénicas?

¿El servicio médico es aceptable en términos de atención,horarios, eficaz?

¿La iluminación es adecuada para la naturaleza del puesto?

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SHITSUKE - DISCIPLINA Convertir las 5s's en Hábitos

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, orden limpieza y bienestar. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia de la disciplina, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen su práctica. Disciplina es el apego a una serie de leyes o reglas que norman la vida de una comunidad, a la organización o a nuestra propia vida; la disciplina

es orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales. Su práctica sostenida desarrolla en la persona disciplinada un comportamiento confiable. El éxito va acompañado de la disciplina, las casualidades son temporales no se puede mantener la buena suerte por siempre. Los fracasos ocurren por falta de disciplina: la impuntualidad, falta de capacitación, desorden, omisión de normas de seguridad e higiene, retraso de reuniones, programaciones que se suelen manejar de manera caprichosa, lugares sucios, etc., son la etiqueta de empresas y personas que no alcanzan el éxito. Es indispensable mantener la disciplina al implantar 5S's no se puede tener calidad un día y al siguiente “no”. La indisciplina no solo afecta nuestro rendimiento sino a todo el entorno, implica falta de respeto por los demás, un desconocimiento de las “motivaciones humanas” y de lo que significa trabajo en equipo, ambiente social y empresarial, además pierde la confiabilidad como persona y como empleado. El camino a la calidad es paralelo a la disciplina y ésta puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos:

• Reflexionar sobre nuestro comportamiento y compararlo con la conducta idónea que se debería tener.

• Llevar a la práctica el concepto de empatía, que es la capacidad de imaginarse a uno mismo en el lugar de otro: que sentimientos experimentaría si otra persona es impuntual conmigo, si tuviera que soportar el desaseo de otro, si tuviera que estar en un ambiente ruidoso o con mucho humo, que pensaría si no pudiera confiar en el comportamiento de quienes me rodean.

• Comenzar a pensar en que es parte de un todo y que sus acciones afectan a cada una de las partes del proceso.

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• Desarrollar la calidad del entorno laboral: enseñar a compartir información y colaborar.

• Ser en términos generales un ser humano integral. La Disciplina como una Manera de Cambiar los Hábitos. En cualquier lugar, así como en el trabajo, las actividades de equipo son actividades cooperativas. Todos deben de trabajar en conjunto, pensando en conjunto, y actuando en conjunto para formar un equipo fuerte. Y mientras el trabajo sea más demandante, más importante es esté, porque el más pequeño error puede significar una falla. Las reglas son estrictas, y cada uno debe ser cuidadoso de hacer lo que le corresponde. Por su naturaleza tendemos a disminuir el ritmo y olvidar las promesas verbales o pasarlas por alto. Al mismo tiempo, tendemos a caer en una rutina sin pensar, olvidando él por qué se hace lo que está haciendo y sólo guiándonos por nuestros movimientos. Por ello es que se necesitan reglas; por ello necesitamos trabajo en equipo; por ello, debemos mantenernos pensando y en actitud alerta. Tendemos a cometer equivocaciones. Por ejemplo, se le dice a alguien que copie un texto de 500 palabras, probablemente cometerá dos o tres fallas. Con sistemas sofisticados existen mayores posibilidades de cometer errores y las consecuencias son también mayores. Cuando los pequeños errores que la gente comete vienen juntos, hay problemas de calidad y problemas de confianza, lo que significa insatisfacción del cliente. Hacer las Cosas Bien de una Manera Rutinaria. La disciplina es la manera en que practica, y practica para que las cosas se hagan bien de una manera natural. Esta es una forma de cambiar las malas costumbres y crear buenos hábitos. Y las 5S's no pueden prosperar sin disciplina. Si desea realizar tu trabajo de una manera eficiente y libre de errores, debe trabajar en esto todos los días. Debes prestar atención a los pequeños detalles, descubriendo los buenos hábitos. Procedimiento para Promover la Disciplina No es difícil obtener el hábito de hacer lo que espera.

• Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si es que desea buenos resultados.

• Comunicación correcta y entrenamiento aseguran la calidad.

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• Que todos tomen parte y todos hagan algo, y entonces trabajar en la implantación, haga sentir responsable a la gente de lo que hace.

• La gente debe conocer sus responsabilidades cada día, y deben actuar en ellos. Esta es la manera en que institucionalizarás las buenas prácticas, y es la manera en que crearás un disciplinado lugar de trabajo.

• Y cuando se cometa un error, corrija en el lugar de trabajo explicando por que no se hace así, es importante que trabajen para solucionar esto y asegurar que los errores se corrijan se dedique tiempo.

• Todos trabajando juntos hacen un equipo y una compañía más fuerte. • Siempre que se haga bien una actividad, de reforzamiento positivo.

Si sigue estos procedimientos, será posible manejar y mantener casi el más sofisticado sistema y mantenerlo funcionando armónicamente. Por qué Falla la Comunicación Tendemos a escuchar lo que esperamos oír, ajustamos los sonidos inconscientemente de tal manera que se apliquen a nuestras percepciones y expectativas. Esto se vuelve más pronunciado cuando el mensaje es vago o confuso. Algunos sugieren que los humanos somos inherentemente comunicativos y que por naturaleza no podemos comunicarnos claramente. Nosotros constantemente nos quejamos de que los colaboradores no hacen lo que se les dice, pero existe otra pregunta ¿por qué hay diferencias entre lo qué se les dice y lo qué ellos piensan que se les dijo? Muchas son las riñas que han comenzado con: “él dijo…” y “Yo no fui”. Muchas son las veces en que una persona sólo escucha la mitad de lo que se le dice y contesta, “Ajá”, y esto se interpreta como un acuerdo mutuo. Con la existencia de estas fragilidades humanas, como puede asegurar que se está comunicando y que todo está entendido? La única manera es hablando las cosas, para asegurar que es una conversación de dos, y para asegurar que lo que se dijo se entendió bien antes de que los errores se cometan. La confirmación es la llave. Necesitas la comunicación inicial y confirmar que fue recibido claramente. Todos deben estar abiertos a lo que otra persona diga y deben aprender a ser un buen oyente. Puede apoyar a la gente con ayudas visuales para ver mejor las cosas; también ayudas auditivas para que escuchen mejor. Todo esto es parte de una mejor comunicación. No es accidental el que muchos manuales tengan dibujos, fotos, diagramas, y otras ayudas visuales, tampoco es accidental que la gente esté incrementando el uso de cassettes de vídeo y otras ayudas que cuenten con sonidos. Listas de Verificación Las listas de inspección son comúnmente usadas para el mantenimiento, pero también pueden contribuir a disminuir problemas.

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Un operador que trabaje con la misma lista todos los días, podrá verificar que ha realizado todos los pasos uno por uno, sin omisión. Aún así, es posible que caiga en el hábito de asumir que todos los demás puntos están bien. Entonces, el truco es diseñar una lista de inspección que incluya toda la información necesaria, de tal manera que la persona tenga que llenarla de la manera correcta. Y esto significa regresar a las reglas 5S's e introducir controles visuales. Todos los puntos que deben ser inspeccionados deben estar listados. Y si el operador está alerta, realmente no necesitará una lista de inspección. La razón por la que hay una lista de inspección es para asegurar que nadie olvide nada. La lista es un recordatorio que dice exactamente qué examinar y qué hacer sin estar adormecido por hacerlo automáticamente. Entrenamiento en el Lugar Para ejercitar el control visual es esencial que los siguientes puntos sean enfatizados a la gente que realiza la inspección actual. ¿Por qué se debe inspeccionar y limpiar el mismo lugar, una y otra vez? ¿Han sido estudiadas a fondo las funciones, estructuras y las causas identificadas? ¿Es fácil de limpiar e inspeccionar? ¿Son las cosas fáciles de ver? ¿Es fácil identificar anormalidades? ¿Existe algo más que se pueda hacer para hacer las cosas más fáciles de ver y entender? ¿Son estas partes funcionales suficientemente claras para que todos puedan entender lo que está pasando? ¿Todos están orgullosos de que las partes funcionales estén siempre limpias? La Importancia del Proceso Creativo ¿QUÉ ES UNA LISTA DE INSPECCIÓN O CHECK LIST? El proceso de crear listas de verificación o check list es muy importante. Una lista de verificación es un documento en donde escribimos los pasos para realizar alguna tarea con el objetivo de no olvidar alguno de ellos durante su ejecución. En un check list también podemos escribir los componentes de algún ensamble o piezas que hay que empacar en un lote para verificar que no estemos olvidando ningún elemento. Los estándares deben estipularse con la completa participación de toda la gente que los estará usando, y las listas de verificación deben ser producidas en el proceso de inspección del equipo. Deben ser prácticas, con estándares detallados y listas de inspección que puedan servir también como instrucciones. Deben ser listas de inspección reales.

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Practicando Hasta Hacer las Cosas sin Fallas Sólo porque la gente diga que entiende algo, no garantiza que realmente lo haga, lo sepa o lo pueda hacer. En el entrenamiento técnico, es esencial que el proceso sea explicado, que se muestre a la gente cómo hacerlo y que se les dé la oportunidad de hacerlo por ellos mismos. Estos son pasos esenciales. A menos que la persona verdaderamente lo intente, no hay manera de saber si realmente puede hacerlo. “Inténtelo” es más que una invitación. Es una orden. Somos propensos a olvidar, debemos practicar cada día. No importa que tan bueno seas, necesitará “mantenerse en práctica”. Todos deben entender completamente qué está involucrado, qué se debe hacer, y cómo hacerlo. Práctica, práctica y más práctica, estableciendo la técnica básica. Responsabilidad Personal En un equipo de trabajo moderno cada trabajador hace una actividad diferente. Los defectos son el resultado de un proceso defectuoso. ¿Está la gente siguiendo los procedimientos de estándar de operación? ¿Está todo de la manera en que debe estar en el lugar de trabajo? Respondiendo estas preguntas es una manera de saber si la gente está cumpliendo con el procedimiento de estándar de operación y si las cosas están como debe ser. Pero la indicación más clara es mirando los resultados del proceso: el producto. Si la gente sigue los estándares de operación de proceso y si las cosas se encuentran como está estipulado, se debe esperar, razonablemente, que el resultado sea bueno. Y siguiendo estos procedimientos usted verificará la responsabilidad personal del trabajador. Comenzando con las Partes Fáciles La disciplina es una manera de interiorizar las reglas. Esto significa que cada persona estará comprometida a realizar bien su trabajo. Implica que la gente reiterará sus responsabilidades a ellos mismos. Y es mejor comenzar con las cosas sencillas. Se debe verbalizar lo que hace y como se hace. Y las prácticas deben comenzar con el hecho de recordar. Algunas empresas cuentan con campañas de “mi responsabilidad” con la completa participación de cada uno. Los gerentes son responsables de los resultados, pero los operadores son responsables del proceso. Cada uno tiene compromisos importantes y cada uno debe estar alerta a sus propias responsabilidades. Todos deben saber sus responsabilidades de memoria. Todos deben estar disponibles para hacer cada cosa de la lista en cualquier momento y hacerlo bien cada momento. Hacerlo de la manera más clara posible, es una buena idea dividir las cosas en calidad, producción, mantenimiento, seguridad, 5S's, y otras categorías.

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Si estás hablando de dirigir por objetivos, campañas de responsabilidad personal, o lo que sea, la disciplina demanda que:

• Las responsabilidades de cada persona sean claramente definidas. • La gente practique en sus responsabilidades. • La gente sea literalmente matemática.

Conclusiones

• La disciplina posee más que sólo una dimensión ética. Esto también significa pensar acerca de los muchos problemas que ocurren de vez en cuando, resolviéndolos para hacerlo mejor la próxima vez, y siguiendo el rigor de hacerlo mejor. Esto es especialmente importante cuando se trata de calidad, seguridad, y consideraciones de contaminación. ¿Está la válvula realmente cerrada? ¿Está encendido el interruptor de seguridad?. La gente algunas veces comete los errores porque olvidan sus disciplinas.

• Es esencial que hagamos lo que podemos para alentar a la gente a trabajar

mejor y de manera más inteligente. Esto significa instrucción, práctica y más práctica. Esto significa internacionalizar lo que se supone que debes hacer y porqué.

• Todavía es muy difícil para la gente hacer la misma cosa propiamente una y otra

vez. Por su propia naturaleza, la gente falla. Cuando asumes que algo es fácil solo porque lo haz hecho miles de veces, es cuando tienes la probabilidad más alta de equivocarte. Por eso es tan importante la práctica, porque practicando refuerzas los buenos hábitos. Por esto mismo es la importancia de ser estrictos en la manera en que se hacen las cosas, aún las pequeñas.

• De muchas maneras, crear un lugar disciplinado de trabajo es la cosa más

importante que puedes aportar para asegurar la calidad del producto. La Disciplina en la Práctica Marqué con una “X” su situación actual en las situaciones que se detallan.

¿CÓMO MEJORAR?

SITUACION ACTUAL SI

¿Tiene usted una actitud disciplinada en lo que se propone hacer?

¿Es puntual?

¿Cumple con sus tareas o planes en el tiempo y condiciones establecidas?

¿Checa las listas de verificación cuando realiza sus actividades?

¿Se hace responsable de los errores que comete?

¿Propone actividades para eliminar las fallas que se han realizado?

¿Es un hábito para usted el cuidado de su ambiente de trabajo?

¿Qué va a hacer usted para mejorar su disciplina en relacióncon el ambiente de trabajo?

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LAS 5S’s DE APOYO Sihkari: Constancia La constancia es la capacidad para perseverar en el logro de objetivos y permanecer firme e inquebrantable hasta el cumplimiento de los mismos. El deseo de realizar las cosas no basta, es necesario combinar la voluntad y valor para comenzarlas, además de persistencia para lograr las metas propuestas. Ser perseverante en una actitud o actividad positiva, desarrolla hábitos benéficos que se proyectan en los resultados de cada persona o de la empresa en general. Ante algún cambio en nuestra vida o entorno laboral podemos mostrar resistencia, sin embargo, al superar esta etapa entramos a otra de emotividad y compromiso inicial y nos mostramos positivos, desafortunadamente con el paso del tiempo se apagan los ánimos y encontramos problemas de productividad, de moral y autoestima baja, lo cual nos hace poco competitivos y la calidad simplemente es un meta inalcanzable. Adquirir el hábito de planear, organizar y controlar permanentemente el trabajo es garantía de obtener el éxito; quienes consideran que los planes y las formas de control son buenos únicamente en papel, fracasan. Las personas que desarrollan hábitos como la limpieza, el orden y la puntualidad y los toman como formas permanentes de vida, cosechan los resultados de esas actitudes; los individuos que piensan que sólo son modas pasajeras, que no creen en el desarrollo personal, que piensan que las normas se cumplen temporalmente y por imposición, solo llevarán al fracaso a la organización a la que pertenecen. La falta de constancia ocasiona:

• Merma de tiempo, esfuerzos y recursos.

• Desconcentración del personal.

• No se llegan a desarrollar la ideas y a concretar los hechos.

• Los resultados no son satisfactorios al 100%.

• Los empleados experimentan sentimientos de descontento e insatisfacción. Un refrán popular nos recuerda que “El que persevera alcanza”. Esto significa que quienes son perseverantes en lograr sus metas y se mantienen firmes, pueden alcanzar favorablemente los objetivos que se proponen y que de otra forma no hubiera sido posible conseguir.

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Persistir, empeñarse, no desistir. Haciendo esto, los resultados podrán observase y repercutirán en un ambiente más agradable y más sano. De esta manera, mejorarán los hábitos de trabajo y de vida, los productos y servicios cumplirán con los estándares de calidad, la imagen de la empresa mejorará, los recursos se optimizarán y la empresa permanecerá en el mercado a un alto nivel competitivo. La constancia es el escalón que permite al esfuerzo alcanzar metas que parecían imposibles. La Constancia en la Práctica En relación con tu constancia y la capacidad que tienes para permanecer en algo de manera firme marca con una “X” si eres o no eres persistente en estas actividades.

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RELACIONADO AL TRABAJO:Eres puntual en citas, entrada de trabajo, etc.

Llevas control sobre tus actividades.Obtienes buenos resultados de desempeño en tu trabajo.Terminas los proyectos que comienzas.

Eres constante en las actividades que realizas. RELACIONADO CON TU VIDA PERSONAL:Mantienes buenas relaciones con los miembros de tu familia.Atiendes los compromisos que te corresponden en el tiempoen que lo debes hacer.

Tratas de escuchar las opiniones de los que te rodean sintratar de imponer tu punto de vista

Intentas que los resultados de una discusión beneficien aambas partes.

¿Qué vas a hacer para mejorar tu constancia en el desarrollo detareas, actividades o tu vida personal?

¿CÓMO MEJORAR?

SITUACION ACTUAL SI NO

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Shitsukoku: Compromiso El compromiso es un deber contraído, un acuerdo en el que tenemos una responsabilidad que cumplir.

Si la disciplina y la constancia van de la mano, sería imposible desligar de ellos el compromiso. Este implica la adhesión firme a los objetivos que se han fijado; es una permanencia que nace de una convicción interna por querer hacer las cosas por creencias propias. La persona comprometida refleja un gran entusiasmo y persistencia en el logro de sus fines.

Podemos tener la constancia y la disciplina al realizar ciertas actividades, pero sin estar realmente comprometidas con ellas. Tal es el caso de un abogado que estudia la carrera solo porque su familia quería que lo hiciera, o el trabajador que día a día se presenta puntual y cumple con sus obligaciones sin queja alguna, pero “no está motivado”; en ambos casos, los superiores jamás recibirán una propuesta de mejora de ellos porque no están motivados, les falta el entusiasmo y sentir el compromiso. El compromiso es la motivación, el motor de la vida; al implantar el sistema 5S's el entusiasmo se manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los cambios, se avanza con decisión y se proyecta el esfuerzo firme de hacer las cosas con calidad. Para llevar a cabo toda esta revolución en el ambiente laboral quien debe comprometerse primero es la Alta Dirección pues serán ellos quienes tomen decisiones fundamentales, como el otorgamiento de instalaciones y equipos seguros; finalmente serán ellos quienes con una actitud positiva rompan el paradigma del empresario rígido e inflexible para que proyecten una nueva imagen de líderes a quienes sus subordinados no sólo obedecen, sino que respeten y admiren por convicción propia. Ese es el verdadero reto que debe enfrentar la Alta Dirección si quiere adoptar la filosofía japonesa. En Japón los empresarios se distinguen por el respeto que muestran con las personas de nivel jerárquico más bajo, algunos implantan la modalidad de ejercitar a sus subordinados por la mañana antes de comenzar sus labores, y todos, desde el gerente general hasta el personal de intendencia realizan estos ejercicios. Después el Gerente hace un recorrido por toda la planta e incluso algunos trabajadores a los que su puesto les permita hacerlo pueden acercarse y comentar sugerencias, que aunque son canalizados al área que corresponden, son escuchados y tomados en cuenta. La razón por la que en Japón no existen sindicatos es por la buena relación que existe entre patrón y subordinado. La mentalidad del empresario común es obtener utilidades, sin importar el medio, están enterados de que Japón esta superándose gracias a

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diversos sistemas de manufactura y calidad, como 5S's o Poka Yokes, y los copia superficialmente, cuando el verdadero reto se encuentra en la manera de pensar, en invertir un poco más en mejorar la calidad de vida laboral. Después se encuentra pensando ¿cuál será la razón de la alta rotación de personal que tiene su empresa?, ¿por qué los trabajadores no son productivos y a la primera oportunidad buscan perder el tiempo? La razón es sencilla, no tienen ninguna identificación con su empresa, cuando en Japón lo común es que los trabajadores permanezcan laborando de por vida en una organización. Tomar el compromiso esta totalmente en nuestras manos y no podemos delegar la responsabilidad a nadie, tenemos que comenzar por mostrar la humildad y la filosofía de servicio que muestran los japoneses y aceptar los errores que hemos cometido, tomarlos como enseñanza, levantarnos como el Daruma y comenzar otra vez, tirar muros falsos y construir bases sólidas sobre las cuales edificar un verdadero imperio. Los niveles medios tienen un papel muy importante que jugar, ya que son el eslabón que une a los niveles operativos con la Alta Gerencia y en sus manos se encuentra guardar un equilibrio entre ambos. El ejemplo es el mejor educador al aplicar el seguimiento de tareas, capacitación, promoción y motivación. Los actos hablan más que mil palabras y si el desorden, la falta de limpieza y la indisciplina comienzan por la cabeza, no podrán esperarse resultados favorables en los demás niveles de la empresa. El esfuerzo se hace en conjunto, cada integrante de la empresa juega un papel importante, cada eslabón de la cadena es importante por más pequeño que sea, si se rompe la cadena quedará inservible, todos asumirán el compromiso de realizar una mejora continua en el ambiente de trabajo. La empresa se comprometerá a brindar condiciones adecuadas de trabajo, dando oportunidad a los empleados de participar en reuniones realizadas específicamente para ello, demostrando una actitud abierta, transmitiendo confianza y proporcionando reconocimiento al trabajo efectuado y a las innovaciones propuestas. Cuando un empleado en verdad se siente comprometido con su organización, comprenderá la necesidad de los cambios, sintiéndose parte de ellos, participando, ofreciendo sugerencias de innovación y contribuyendo en la mejora del ambiente, de los métodos de trabajo y de los bienes o servicios que la empresa ofrezca a sus clientes. Los proyectos que no se concluyen son la etiqueta de una persona sin compromiso y por lo tanto, poco confiable. El konyo o entereza debe ser un valor que debe inspirar a un trabajador para lograr lo mejor de sí para su propio beneficio y para la sociedad donde trabaja.

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Una sola golondrina no hace el verano. Todo el personal de la empresa debe estar comprometido con las mejora del ambiente laboral. Compromiso en Práctica Dependiendo de la naturaleza de su puesto, conteste si ha logrado asumir el compromiso según sea el caso

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Sheishoo: Coordinación La coordinación es la sincronización y unión de esfuerzos, encaminados hacia el logro de objetivos comunes de manera metódica y ordenada. Al ser el objetivo, mejorar el ambiente de trabajo, se requiere la participación de cada miembro de la empresa. En una orquesta para que las piezas musicales suenen bien, es necesaria una excelente coordinación, basta que un integrante se encuentre fuera de ritmo para que suene mal y todo el esfuerzo sea inútil. Es como si cada uno tocará una melodía diferente, no importa lo bien que la interpreten el resultado final será un desastre. Un equipo deportivo es formado por todos los jugadores y no importa si uno se distingue por sus habilidades, si

SITUACIÓN ACTUAL SI NO

Colabora en mantener un ambiente adecuado de trabajado.

Se le puede catalogar como una persona confiable.

Asume la responsabilidad de comprometerse con su labor diaria.

Acepta los cambios con entusiasmo.

Propone mejoras.

Respeta el criterio e ideología de las personas que lo rodean.

Sabe escuchar y expresar su opinión.

Las palabras “miedo, rotación de personal, despidos, ausencias, faltade ética, tensión, conformismo” son comunes en su área de trabajo.

Las palabras “ambiente agradable, compromiso con el trabajo,ponerse la camiseta, hacer equipo con la empresa, iniciativa por partede los empleados, nivel de rotación y ausentismo bajo, superaciónpersonal” son comunes en su área de trabajo.

¿CÓMO MEJORAR?

¿Qué propone para mejorar su compromiso en relación con el propósito de tenerun ambiente de trabajo que favorezca la calidad para todos y

ser una persona confiable?

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éste no es apoyado por sus compañeros, el resultado será negativo. Para obtener buenos resultados es necesaria la coordinación. Establecer metas compartidas y trabajar en equipo son factores decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo como para lograr la satisfacción del cliente. Cuando una persona infringe las normas, quienes lo rodean sentirán el impulso de imitar su conducta, por ser más cómodo para ellos, si se aceptan productos que no cumplan con los estándares requeridos se podría interpretar como si todo lo que se produce tiene la misma calidad deficiente. Cuando una empresa contamina el medio ambiente, las demás al observar que eso reduce su inversión en manejo de sustancias contaminantes les podría parecer innecesario el control de basura y optar por la misma medida. Una conducta poco adecuada tienta a quienes son propensos a repetir el comportamiento impropio; un sitio limpio trata de conservarse así, sin embargo en un lugar sucio todos tienden a tirar basura. En las reuniones que comienzan a la hora indicada es raro ver retardos, cuando nunca se sabe cuándo comienza ni cuándo termina, las personas llegan tarde. La mejor forma de inculcar buenos hábitos es a través del ejemplo. Por medio de nuestros actos podemos enseñar conductas que sean benéficas a las personas, empresas y por consiguiente a la sociedad. Sería inapropiado tratar de inculcar hábitos de orden y de limpieza siendo nosotros un modelo de desorden y suciedad, “No se puede ser un cura que predica pero no aplica”. Sin embargo existen lugares donde reina la falta de coordinación de todos los miembros de la empresa, no existe compromiso, ni coordinación, existen reglas que nadie cumple, propósitos que se quedan solo plasmados en papel, intenciones que nunca se realizan, tableros que nadie se detiene a leer. El trabajo sinérgico en equipo es además muy ventajoso para las corporaciones, a las cuales les brinda tal vez la mejor posibilidad de fortalecer la eficiencia mediante la movilización de los recursos humanos. Obtener el máximo beneficio del compromiso, la participación, la iniciativa vigorosa, la buena investigación, el apoyo abierto, la eficaz solución del conflicto, la sólida toma de decisiones y el amplio aprovechamiento de la crítica es la esencia del trabajo en equipo. La gente que trabaja unida tiene más posibilidades de dar ideas y soluciones a problemas de trabajo que una persona que trabaja solo. Esas mismas personas, de nuevo trabajando juntas, tienen más posibilidades de lograr implementar esas soluciones que una persona que trata de lograrlo sola. Este enfoque de equipo y coordinación es más efectivo, porque las personas pueden intercambiar ideas y trabajar en ellas según las sugerencias de otros.

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Al trabajar en conjunto la responsabilidad se comparte. Usted podrá lograr más cuando disfrute de la oportunidad de trabajar con otros. También notará que los esfuerzos combinados de los miembros tendrán un mayor impacto en la calidad y el servicio, así como en el proceso de toma de decisiones de la empresa. Un ejemplo de coordinación sería el lanzamiento de un bote que comienza una aventura. Los remeros (o sea, los miembros del equipo) pueden ser casi desconocidos entre sí, desean comenzar, pero al mismo tiempo están ansiosos y preocupados. Se preguntan a sí mismos, ¿Funcionará?, ¿Quién esta al mando?, ¿Qué se supone que debo hacer?. Después de desamarrar, los remeros encontrarán que no están trabajando juntos. No están remando al unísono. Puede que algunos no estén remando del todo, mientras que otros puede que hasta caigan del bote. Hay algo de esfuerzo desperdiciado, lo mismo que ensayos y errores. Para algunos de los remeros, podría parecer que van retrocediendo. Mientras los remeros se acostumbran los unos a los otros y a su meta se dan cuenta de que son capaces de trabajar juntos. Reman juntos y, al hacer esto, logran un verdadero progreso hacia su meta. Ya se está remando al unísono; los remeros están trabajando unidos para evitar rocas y para llegar a su destino. Los remeros están entusiasmados con el viaje, no sólo porque saben que llegarán a su meta, sino porque también saben que lo lograron como equipo. Las personas que saben coordinarse con sus compañeros tienen características especiales que son:

• Propósito. • Proceso. • Comunicación. • Participación. • Compromiso. • Confianza.

Las siguientes recomendaciones son de utilidad para aplicar la coordinación con éxito.

• Comenzar por aplicar las teorías que enseñamos a nuestro personal para poder ser un modelo a seguir.

• Establecer una relación entre los diversos niveles jerárquicos de la organización; desde la alta dirección hasta los niveles de operación.

• Apoyarse en los anteriores conceptos: constancia y compromiso.

• Trabajar en la motivación del equipo.

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La Coordinación en la Práctica De acuerdo a los conceptos anteriormente detallados, marque con una “X” si cumple ciertos puntos importantes en el área de la coordinación para mejorar las condiciones de trabajo.

SITUACION ACTUAL SI NO

Todos cuentan con información relevante para lograr el objetivo.

Están de acuerdo.

Se sienten comprometidos.

Cumplen con las tareas.

Existe una buena sincronización.

Se encuentra frustrado porque no se está progresando tan rápidamente comoesperaba debido a su trabajo o el de otras personas es deficiente.

Molesto porque las ideas son criticadas o ignoradas por los miembros de su equipo.

Se muestra impaciente con los miembros que son lentos o no se esfuerzan.

Se muestra celoso de otros que tal vez tienen responsabilidades mas fáciles y demayor reconocimiento.

Le gusta trabajar por lograr objetivos individuales.

¿CÓMO MEJORAR?

¿Qué se puede hacer para lograr que haya una adecuada coordinación de acciones con

el propósito de tener un ambiente adecuado de trabajo?

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Seido: Estandarización Cuando en una empresa algún producto se encuentra fuera de los requerimientos de calidad se procede a investigar la razón por la que se cometió ese error, sin embargo, no es común el estudio a las personas que sobrepasan de manera favorable sus estándares de productividad, o las razones por las que en ciertos días todos los productos cumplen con las características exigidas. Si nuestro objetivo es mantener los resultados positivos ya sean alta productividad, ambiente laboral, o productos que cumplen con los requerimientos es necesario saber cuáles fueron los factores que dieron pie a esos resultados. Una vez que hemos identificado los factores que propiciaron el éxito, el siguiente paso es implantarlas como condiciones normales para seguir obteniendo resultados positivos. Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a través de normas, procedimientos o reglamentos. Lograr captar la razón por la cual una organización obtuvo buenos resultados y establecer un procedimiento bajo el cual se alcancen los mismos parámetros de calidad. Incluso existe la posibilidad de estandarizar para diversas situaciones determinada actitud que nos llevo a conseguir las metas que nos habíamos fijado. Un ejemplo muy sencillos de esto, son los planes de ejercicio que normalmente adoptamos para mejorar nuestra salud y figura. También podemos mencionar el caso de Juan, un empleado que ha superado los límites de productividad, el supervisor se limito a felicitarlo y a pasar el reporte para que obtuviera su respectivo incentivo monetario. Sin embargo Antonio, el Jefe de Producción al observar que no bajaba su nivel de productividad, lo llamo a una entrevista e investigo que era lo que lo motivaba a trabajar con tanto ahínco. Los resultados no tuvieron que ver con una condición física superior a los otros empleados, ni con una maquinaria con características superiores a las de sus compañeros, lo que lo motivaba a trabajar con entusiasmo era pensar continuamente en su familia. Lo más común hubiera sido pensar que no era algo que pudieran cambiar en los demás trabajadores, pero Antonio fue más allá de una visión común e implemento cursos de motivación orientados al bienestar de la familia que se dieron a todo el personal del área de producción.

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Los resultados fueron sorprendentes el nivel de productividad se incremento y también mejoro la calidad del ambiente laboral. El cambio no es repentino, es un proceso que debe tener la finalidad de mantenerse y obtener los mismos resultados positivos. No es posible implementar seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke, shikari, shitsokoku, y seishoo, si no se realiza la estandarización como parte de un proceso: seleccionar las cosas, ordenarlas, limpiarlas, etc., pero si no tiene una secuencia, cada vez que lo haga será de manera diferente y por lo tanto los resultados serán diferentes. Como Realizar la Estandarización Visual 1. Defina la operación estándar. Desarrollando procedimientos que nos permitan mantener las primeras S's. Defina el punto donde se deberán colocar los apoyos visuales estudiando el lugar de trabajo y determinando hacia donde ve la gente en sus acciones rutinarias. 2. Respete la operación. Siempre hacerlo de la misma manera, cumplir con los estándares y prevenir errores o problemas. Elabore un apoyo visual con el cual sea fácil discernir cuando una anormalidad está presente. 3. Establece claramente que se debe hacer cuando la anormalidad se presente, considerando:

o Procedimientos de emergencia. Remedio inmediato. o Soluciones a largo plazo. Prevención a la recurrencia.

Beneficios Que Se Reciben de la Estandarización

• Disminuya los defectos en la operación • Reduzca los costos por el material defectuoso • Garantice el flujo de producción • Elimine los faltantes • Disminuya los accidentes y actos inseguros

Como complemento a lo anterior es conveniente tener en cuenta las siguientes recomendaciones, con el fin de obtener mejores resultados:

• Es indispensable que todos los empleados, desde la alta dirección hasta los operarios, estén enterados a cerca de la metodología de las 5S's y tengan a su disposición amplia información al respecto.

• Debe existir comunicación entre las diversas áreas de la empresa, para que el interés comunitario, impulse a quienes no estén convencidos.

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La participación de todos los involucrados debe darse desde las primeras etapas, a fin de lograr su compromiso. Estandarización en la Práctica De acuerdo a los conceptos detallados anteriormente marque con una “X” la situación actual en la que se encuentre.

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La 5ª. S, Shukan: Hábitos Hábito lo podemos definir como: modelo de conducta integrado por tres componentes interrelacionados. El conocimiento (ideas), técnicas (comportamientos) y la motivación (actitud). Seguramente en este momento se preguntaran si son indispensables estos tres elementos, la respuesta es un rotundo si, pensemos por un momento cuantas cosas sabemos que son inadecuadas para nosotros y aun teniendo el conocimiento acerca de esto seguimos con nuestros comportamientos equivocados, por ejemplo ¿Cuánta gente crees que sabe que fumar puede provocar enfermedades graves o incluso la muerte?, después de tu respuesta te voy a pedir que pienses en la cantidad de fumadores o suicidas concientes que habitan nuestro mundo. De la misma forma en muchas organizaciones se imparten cursos de capacitación sobre distintos tópicos y este conocimiento no garantiza la aplicación de lo aprendido. Las organizaciones de clase mundial son aquellas que han logrado incorporar hábitos de excelencia en la conducta de sus miembros, así que depende de nosotros, los integrantes de cada una de las organizaciones que implantará 5 S's el éxito y la eficacia

SITUACIÓN ACTUAL SI N

¿Todos tienen la misma información?

¿Existen normas?

¿Hay procedimientos estandarizados?

¿Cuentan con reglamentos?

¿CÓMO MEJORAR?

¿Qué podría hacerse para remediar la escasez o ausencia de información ode normas para mantener buenas condiciones de trabajo?

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de éstas en la medida en que adoptemos esta propuesta de hábitos basados en la visión oriental del trabajo. Paradigmas Al hablar de 5 S's y de los nuevos hábitos que será necesario incorporar a nuestro modo de vida y de trabajo, es ineludible mencionar el tema de los paradigmas. Primero, definamos qué es un paradigma. Es la forma en que un individuo percibe o interpreta el mundo que lo rodea. Un paradigma es una representación mental.Un paradigma es un modelo o una serie de ideas que describen un cierto aspecto del mundo. También pensamos en base a paradigmas. La mente construye modelos o desarrolla ideas en cuanto al mundo que nos rodea y las emplea para dar una cierta lógica o sentido a las cosas. Nuestras decisiones son juicios que nos otorgan nuestros paradigmas. Cuanto más se aproximen nuestros paradigmas a la realidad, tanto más acertadas serán nuestras decisiones. Un paradigma es como un mapa. Un mapa nos muestra en dónde se encuentran ciertas cosas y cómo éstas se relacionan entre sí. Cuando nos mudamos a una ciudad que no nos es familiar, el mapa de esa ciudad nos ayuda a desplazarnos de un lugar a otro. Después de un cierto tiempo nos deshacemos del mapa gráfico y lo reemplazamos con un mapa mental, más complicado y detallado que el de papel. Y cuanto más nos desplazamos, tanto más completos se vuelven nuestros mapas mentales, nuestros paradigmas de la ciudad. Del mismo modo nos formamos paradigmas de las personas, de las compañías, de grupos étnicos, de países, de gobiernos, de partidos políticos, de todas las cosas, de hecho, de nosotros mismos. Las conductas y actitudes improductivas a menudo son indicios de paradigmas erróneos o incompletos. Nos comportamos improductivamente debido a que no vemos con claridad. Los cambios de paradigma pueden ser descritos como "renunciamientos". Esto es pues, el cambio o adopción de nuevos hábitos. Cada individuo es el que conduce su futuro a través de la práctica de hábitos, de ninguna manera podemos ser inconstantes, si su hora de entrada es a las 7:00 a.m. y supongamos que el lunes llega a las 6:30, el martes a las 6:00, el miércoles a las 7:30 y el jueves a las 8:00, tenga por seguro que se le catalogará como una persona impuntual; de la misma manera los productos de una compañía no pueden ser de baja calidad una semana y lo que resta del mes sobrepasar las expectativas del cliente. Podemos citar muchos ejemplos en los que basta equivocarse una vez para romper un hábito cosechado por años, como la lealtad, basta romper en una ocasión la confianza de una persona para no considerarla leal.

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Las personas podemos formar nuevos hábitos y romper otros, no debemos culpar al destino o a la mala suerte, si realmente deseamos un cambio profundo, tenemos que anticiparnos a las circunstancias, hacernos la pregunta ¿qué haría en caso de...?, tenemos la capacidad de escoger la manera en la reaccionaremos ante las cosas que suceden. Por lo general tendemos a querer controlar a las personas que nos rodean, mientras que, al mismo tiempo, resistimos sus intentos de controlarnos a nosotros, sin tener presente que tal vez el único individuo en el mundo al que podemos cambiar es a nosotros mismos y sólo a través de este cambio motivar a los demás a cambiar. El inicio siempre es complicado, demanda mucho esfuerzo, pero recordemos que en un maratón invariablemente recorreremos un primer kilómetro y también existirá un primer paso sin tomar en cuenta todos los anteriores meses de entrenamiento. Otro paso que debemos tomar en cuenta es el fin que perseguimos al implantar 5 S's, ¿sólo porque la competencia lo esta haciendo?, ¿por seguir una tendencia?, o ¿realmente estamos convencidos de que este sistema nos ayudará a mejorar nuestra calidad de vida laboral y en general cualquier ámbito?, definir sus objetivos le auxiliará a no desviarse de ellos. Para tener éxito no solo en la implementación de un sistema, sino en cualquier circunstancia tenemos que ponernos en el lugar de la otra persona y tratar de pensar en su reacción, pensar en el por qué podría resistirse al cambio y adelantarse a esta situación. Si deseamos implantar efectivamente las 5 S's una barrera que será necesario derribar será precisamente los hábitos respecto al orden, selección o limpieza. Hábitos en la Práctica De acuerdo a los conceptos detallados anteriormente marque con una “X” la situación actual en la que se encuentre. (Siguiente página)

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SITUACION ACTUAL SI NO

¿Hace de sus hábitos una forma de vida?

Analiza cada determinado tiempo los paradigmas que sigue y el porquéle parecen apropiados.

Tiende a convertir buenas costumbres en hábitos.

¿Adoptas determinadas actitudes positivas solo por un t iempo?

Cuando le confían un asunto confidencial de la empresa sólo se locuenta a su mejor amigo en la empresa.

Planea anticipadamente sus actividades.

Jerarquiza sus actividades.

Suele realizar lo urgente y dejar lo importante a un lado.

Sabe la diferencia entre escuchar y oír.

Suele ponerse en el lugar de las otras personas antes de hacer unjuicio anticipado.

Suele sumar los esfuerzos de su equipo para llegar a los resultadosesperados.

Toma el suficiente tiempo para meditar sus acciones realizadas.

Acepta sus errores o suele culpar a los demás.

Recurrentemente t iene que realizar acciones para solucionarproblemas.

¿CÓMO MEJORAR?

¿Qué podría hacerse para mantener y tomar como habito de vida la mejorade la calidad de vida laboral?

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SISTEMAS DE CONTROL VISUAL Generalidades Entendiendo el control visual como una herramienta de apoyo indiscutible para las 5 S's, definamos algunos términos relacionados con la Administración visual. Para que la información se presente en el lugar de trabajo en forma fácil y práctica, es necesario utilizar el ANUNCIO VISUAL. El anuncio visual es una herramienta de trabajo que comunica la información necesaria para un área de trabajo. Debemos considerar siempre que el anuncio visual no controla por sí solo la conducta del personal, el uso que le demos y la importancia de la información que se exponga lo harán. El control visual es la herramienta que comunica información importante en el área de trabajo. Algunos ejemplos de controles visuales son:

• Luces rojas. • Tableros de información. • Tableros de control de producción. • Gatillos de kan ban. • Luces de alarma para parar la línea. • Detectores de metal. • Indicadores de presión y temperatura. • Flechas pintadas en tuberías, indicando el flujo. • Letreros que indique claramente el nombre del área de trabajo. • Fotografías del equipo de trabajo. • Etc.

Si combinamos estos dos elementos, los anuncios visuales y los controles visuales, se logrará un SISTEMA DE CONTROL VISUAL, donde los objetivos a alcanzar son:

• Hacer obvias las irregularidades. • Proporcionar información. • Advertir irregularidades. • Fomentar la toma de decisiones entre operarios o cualquier persona involucrada

en un proceso. • Desarrollar la mejora continua de los procesos. • Cero defectos.

Los Sistemas de Administración o Control Visual Proporcionan información. ¿Qué tipo? Toda la información necesaria para un efectivo control de operaciones, almacenaje, equipo, calidad y seguridad; cualquier información acerca de la situación actual, objetivos, mejoras y estándares actuales.

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Advierten irregularidades. ¿Cómo se advierten? Deben ser fácilmente visibles, de manera que cualquier desviación o anormalidad sea detectada. Hacen obvias las anormalidades. ¿Para qué? Debido a que toda la información y los estándares son fácilmente visibles, las anormalidades pueden ser rápidamente detectadas y corregidas. Fomentan la toma de decisiones entre operarios o cualquier persona involucrada en el proceso. ¿Por qué? Es necesario desarrollar la habilidad de cada persona en la toma de decisiones para ejecutar acciones correctivas y preventivas adecuadas. Desarrollan la mejora continua de los procesos. ¿Es posible? Toda actividad que se emprenda, en la forma de hacerse, siempre puede realizarse con un esfuerzo continuo hacia la perfección. Buscan “Cero defectos”. ¿Cómo lograrlo? Para alcanzar cero defectos se establecen condiciones adecuadas de prevención y control. En una estación de trabajo visual (estación de trabajo bajo la Administración Visual), cualquier individuo puede conocer el qué, el por qué, el cómo, el cuándo y el quién en meno de cinco minutos. Las anormalidades y los desperdicios deben ser identificados por cualquier persona inmediatamente, los procedimientos de trabajo son entendidos fácilmente y son visualmente claros, hay lugar para cada cosa y cada cosa está en su lugar (…. ¿a caso le suena familiar? ¿Es eso orden?). ¿Es bueno tener control visual en nuestras áreas de trabajo? Algunos de los beneficios que obtenemos de la administración visual son:

• Nuestro lugar de trabajo está limpio.

• Evitamos el cansancio buscando cosas.

• Eliminamos tiempo innecesario de manejo de materiales.

• Evitamos la compra de artículos innecesarios.

• Prevenimos la aparición de defectos e irregularidades.

• Facilitamos la inspección del equipo, logrando mantenimiento preventivo eficaz. • Disminuimos los tiempos muertos y aumentamos los de operación. • Podemos disponer de mayor espacio.

• Las diferentes áreas se encuentran identificadas y funcionales.

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• Podemos detectar irregularidades o defectos con solo un vistazo al área.

• Disminuimos accidentes de trabajo.

• Eliminamos daños a los equipos.

• Aprendemos a trabajar en equipo, creando un ambiente agradable.

• Somos capaces de evaluar y tomar decisiones en forma inmediata en el área

de trabajo.

• Los trabajadores se sienten orgullosos y dueños de su área, identificándose plenamente con ella.

• Logramos la satisfacción y confianza de nuestros clientes.

Como podrá observar, estos beneficios se mencionaron a lo largo de la explicación de cada metodología de las 5 S's. Despliegue del Control Visual Paralelamente a 5 S's o, más bien, como parte de la implantación de 5 S's, el control visual debe seguir una secuencia de actividades para lograr que todos en la organización lo practiquen y lo entiendan. Identificación del lugar de trabajo a organizar. En este primer paso, debe tenerse claro en qué área de trabajo se introducirá el control visual, las funciones de esta área, cuántas personas van a participar y con qué objetivo se introduce el sistema, no perdiendo de vista que será, básicamente, para reforzar el orden, la selección y la limpieza. También debemos identificar la categoría de control deseada para la estación de trabajo y definir específicamente qué queremos que sea controlado visualmente. Implementar las 5 S's. Aunque para este tema, se necesita todo un capítulo, es necesario contar con procedimientos definidos de 5 S's (selección, orden, limpieza) y validar su efectividad. Esto lo haremos con la auditoria, que más adelante se detalla. Identificación de situaciones a controlar. En este paso se lleva a cabo un detallado análisis, cuyos resultados proporcionarán información necesaria para saber, con seguridad, la clase de “identificaciones” o controles visuales, a qué nivel y en dónde se requieren. Desarrollo del Plan de trabajo.

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Crear un plan o un gantt de actividades que contenga lo que se realizará, el tiempo en que ha de suceder y los responsables que las llevarán a cabo. Es indispensable que el personal involucrado participe en la elaboración de este plan. Implementación. Llevar a cabo lo planeado, todas las actividades deberán de supervisarse y controlarse por un grupo líder, un comité o un responsable que realice seguimiento de cómo se está llevando a cabo. Mediciones Visuales Las Mediciones Visuales son la información de indicadores (de proceso, producción, defectivo, rechazos, ventas o cualquier dato que se refiera a alguna medición del desempeño), presentada en forma accesible en el área de trabajo. “Ver para creer”, si no parece que se progresa se puede verificar, si hay mejoras radicales, se pueden validar. En este punto debemos cuidar que se incluyan solamente mediciones que el equipo de trabajo realmente necesite conocer. ¿Un equipo autodirigido del área de ensamble requiere saber las fluctuaciones en la calidad de alguna materia prima? Es más conveniente que este equipo se entere de cuánto es la meta de producción para el turno. Los datos obtenidos de mediciones deben usarse apropiadamente. Se utilizan para mantener informada a la administración de los avances que hay en ciertas áreas, para impulsar las actividades de mejora o para educar a la comunidad. Para implantar efectivamente las mediciones visuales, es necesario involucrar a los usuarios de las mediciones, proporcione información sobre resultados a la gente que puede actuar sobre ellos, presente los resultados de forma apropiada de acuerdo al público al que va dirigido, visualmente relacione los resultados con la iniciativa de mejoras específicas. EL PAPEL DE LAS MEDICIONES VISUALES

• Permiten que los datos sean fáciles de entender e interpretar para los equipos de trabajo.

• Clarifican conceptos e imágenes que pueden no ser muy obvios.

• Ayudan a enfocar las actividades de mejora. Características de las Nuevas Mediciones de Desempeño

• Directamente relacionadas a la estrategia. • En primera instancia no buscan mediciones financieras. • Pueden variar de un lugar a otro. • Cambian a lo largo del tiempo.

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• Son simples y fáciles de usar. • Proporcionan una rápida retroalimentación. • Fomentan la mejora.

Debemos definir lo siguiente: • ¿Qué necesita ser medido? • Objetivos de la planta. • Objetivos de proceso. • ¿Quién será el publico / usuario? • ¿Cómo llevar seguimiento de los detalles? • ¿Cómo desplegar la información? • ¿Dónde desplegar la información?

Anuncio Visual Es un método para comunicar visualmente información importante acerca de:

• Ambiente de Trabajo. • Seguridad. • Operaciones. • Almacenamiento. • Calidad. • Equipo.

¿POR QUÉ UTILIZAR ANUNCIOS VISUALES? En primer lugar, hay que implementar indicadores de localización para promover el éxito de las 5 S´s y luego compartir información necesaria para mejorar el desempeño en todas las demás categorías. Es necesario hacer todos los estándares visibles de manera que los problemas puedan ser fácil e inmediatamente reconocidos. También para compartir información necesaria para mantener adherencia a todos los procedimientos y estándares. TIPOS DE ANUNCIOS VISUALES Los tipos de anuncios visuales pueden ser de:

• Indicadores de localización y letreros. • Hojas de verificación. • Hojas de trabajo y gráficas. • Tableros de señales. • Marquesinas y tableros de Status. • Tableros informativos y exhibidores de productos. • Alertas, alarmas, otros.

Codificación de Colores Se usa para señalar claramente las piezas, herramientas, conexiones, tipos de lubricantes y sitio donde se aplican. Por ejemplo, el recipiente donde se coloque la

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grasa de color azul puede servir para aplicar un tipo especial de aceite en un punto del equipo marcado con color azul. Guardas Transparentes Es posible que en equipos de producción se puedan modificar para introducir protecciones de plástico de alto impacto transparentes, con el propósito de facilitar la observación de los mecanismos internos de los equipos. Este tipo de guardas permiten mantener el control de la limpieza y adquirir mayor conocimiento sobre el funcionamiento del equipo. No a todas las máquinas se les puede implantar este tipo de guardas, ya sea por la contaminación del proceso, restricciones de seguridad o especificaciones técnicas de los equipos. Junto a estas guardas transparentes se pueden introducir mejoras al equipo como parte de la aplicación del Seiton, ya que se debe buscar la mejora en la facilidad del acceso del trabajador a los lugares más difíciles para realizar la limpieza a profundidad de un equipo. Identificar los Contornos Se usan dibujos o plantillas de contornos para indicar la colocación de herramientas, partes de una máquina, elementos de aseo y limpieza, bolígrafos, grapadora, calculadora y otros elementos de oficina. En cajones de armarios se puede construir plantillas en espuma con la horma de los elementos que se guardan. Al observar y encontrar en la plantilla un lugar vacío, se podrá rápidamente saber cual es el elemento que hace falta.

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Indicadores de Localización Los indicadores de localización son utilizados para indicar qué está localizado, dónde y cuántos se supone que estén ahí. Estos son de los primeros tipos de desplegados que deben de ser implementados. RECOMENDACIONES PARA LOS INDICADORES DE LOCALIZACIÓN Como Implementar Indicadores de Localización Las recomendaciones a seguir para la implementación de indicadores de localización son:

• Encuentre los lugares apropiados para todos los artículos que son necesarios.

• Establezca la ubicación para los artículos necesarios según el tipo y la

cantidad requerida.

• Haga y coloque los indicadores Establezca las formas para reconocer de un solo vistazo, cuando los artículos están fuera de su lugar.

Construyendo Estaciones de Trabajo Visuales

USOS

Son para indicar localizaciones

Son para establecer límites

Son para indicar peligro

INDICADOR A UTILIZAR

Tableros de señales de direcciones.

Líneas amarillas de límites

Líneas blancas de ubicación

Letreros

Líneas rojas de altura

Tamaños estándar de contenedores.

Señales rojas de peligros

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Un lugar de trabajo visual.

Indicadores de desempeño

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Las hojas de instrucciones están siempre disponibles en la estación de trabajo

La hoja de chequeo, referencia para localizar dónde realizar las inspecciones.

Control de Inventario descentralizado en el área de ensamble.

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La curva de conteo de materiales no disponibles mide la efectividad del servicio prestado. El trabajador del almacén registra la cantidad de piezas que no se surtirán en el tiempo requerido durante el mes. Esta curva se expone en el almacén. Cuando el supervisor toque el tema del faltante de piezas, conocerán cuándo el problema es más pronunciado y las partes interesadas lo verán también. Así, la decisión que se tome será en consenso con todas las partes.

El pizarrón del equipo suma los defectos observados durante la inspección del trabajo de ensamble.

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Simultáneamente se muestran las definiciones de estándares y la documentación de anomalías, como se observa en la figura. Esta es una de las herramientas

básicas para la inspección visual.

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Un pizarrón registrando problemas. Cuando un problema serio no puede resolverse a tiempo, un miembro del equipo hace la anotación. Entonces, todos incluso otros equipos, el departamento de mantenimiento, los supervisores, los gerentes, etc. están enterados de que el equipo está enfrentando un problema

crítico que requerirá especial atención y asistencia de cada uno de ellos.

Los indicadores que se muestran son: mantenimiento del ambiente de trabajo

(cuidado del piso, seguridad), calidad, disponibilidad de máquinas (medida por la habilidad de responder a las tarjetas de kan ban), tiempo requerido para el cambio

de herramienta y para conseguir algún objetivo de producción.

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Indicadores visuales en la entrada de la planta.

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PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACION DE 5S’S Pasos Para la Implantación de las 5 S's

Planeación básica

Certificación del Equipo Multiplicador

Definición de estándares

Promoción

Implementación

Evaluación o auditorías de 5 S’s

Sensibilización

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ACTIVIDADES EN CADA ETAPA 1. Planeación Básica Definir el Equipo Líder de 5 S's, integrado por personal operativo y gerencial. Formular el Plan de Trabajo que contemple las actividades generales y factibles de realizar para implementar 5 S's. Este plan debe contemplar:

• ¿Qué se hará? • ¿Quién lo hará? • ¿Para qué fecha? • ¿Cómo y dónde se hará? • ¿Cuánto costará? • ¿Cuánto se ahorrará? • Etc.

Todas las actividades incluidas en el Plan deberán ser observables y medibles, de tal forma que sea fácil su evaluación de cumplimiento. Dentro de la planeación se deben contemplar etapas o pasos (steps) de implementación, determinando en cada etapa un nivel de exigencia cada vez mayor en los estándares de evaluación. El alcance de este Plan puede ser de 1 a 2 años, dependiendo del compromiso de la gerencia y de los recursos asignados. Este plan debe ser constantemente revisado en cumplimiento de tiempo como en acciones. El plan debe ser difundido a todos los niveles, para lograr mayor compromiso. Se recomienda invitar a observadores que sean testigos de los éxitos y del trabajo realizado en las diferentes áreas. 2. Certificación del Equipo Multiplicador Se entrena y certifica a un equipo multiplicador que llevará la metodología de 5 S's a todos los miembros de la organización. Se formará al grupo como instructores en 5 S's, dándoles las habilidades para diseñar e impartir sesiones de capacitación en 5 S's. 3. Definición de Estándares Son obviamente necesarios para determinar cómo se encuentran las áreas de trabajo con respecto a la implantación de 5 S's. Los estándares tendrán que ser definidos por el Equipo Líder de Proyecto. Estos estándares son propios de cada empresa y determinan el nivel de cumplimiento de cada “S” en particular.

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Los estándares deben ser conocidos por todos los miembros de la organización y fáciles de aplicar. La escala de evaluación de estos estándares debe ser clara y no permitir ambigüedades en la evaluación (por ejemplo, calificación 0 ó 1, pasa o no pasa, conforme o no conforme, etc.). 4. Sensibilización Capacitar a todos los empleados desde la gerencia hasta el personal operativo, para lograr despertar conciencia sobre la necesidad del cambio y que todos los empleados se sientan comprometidos con él. En el desarrollo de esta actividad se comunica el deseo de efectuar un cambio para lograr la calidad del ambiente de trabajo mediante la aplicación de 5 S's. La sensibilización es un aspecto muy importen porque es una etapa en la que se marcan nuevos paradigmas y se eliminan otros. PARADIGMAS QUE IMPOSIBILITAN LA IMPLANTACIÓN DE LAS 5 S's En una empresa han existido y existirán paradigmas que imposibilitan el pleno desarrollo de las 5 S's. La estrategia de las 5 S's requiere un compromiso de la dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de los jefes de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con su mirada atenta permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear una cultura de orden, disciplina y progreso personal. Paradigmas de la Dirección A continuación presentamos los paradigmas que la Alta Dirección deberá evitar, para implementar eficazmente las 5 S's + 5 y el control visual en su genba. a) “Es necesario mantener los equipos sin parar”. La dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se fabrican, no acepta fácilmente que en un puesto de trabajo es más productivo cuando se mantiene impecable, seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecian los beneficios de esta al ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo, lubricación en exceso y fuentes de contaminación. b) “Los trabajadores no cuidan el sitio, ¿para qué perder el tiempo?”. La dirección considera que el aseo y limpieza es un problema exclusivo de los niveles operativos. Si los colaboradores no poseen los recursos o no se establecen metas para mejorar los

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métodos, será difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que los trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados directamente por la falta de las 5 S's. c) “Hay numerosos pedidos urgentes para perder el tiempo limpiando”. Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces presionan tanto que es necesario que otras actividades esperen, sin embargo, las actividades de las 5 S's se deben ver como una inversión para lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales requeridos para el momento. d) “Creo que el orden es el adecuado, no tardemos tanto tiempo”. Algunas personas consideran que sólo los aspectos visibles y de estética de los equipos son suficientes. Las 5 S's deben servir para lograr identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la máquina lo que permite identificar averías o problemas que se pueden transformar en graves fallas para el equipo. La limpieza se debe considerar como una primera etapa en la inspección de mantenimiento preventivo en la planta. e) “¡Contrate un trabajador inexperto para que realice la limpieza ya que sale más barato!”. El trabajador que no sabe operar un equipo y que es contratado únicamente para realizar la limpieza, impide que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado por la compañía y se pierda. El contacto cotidiano con la maquinaria ayuda a prevenir problemas, mejorar la información hacia los técnicos expertos de mantenimiento pesado y aumenta el conocimiento del operario sobre el comportamiento de los procesos Paradigmas de los Operarios A continuación presentamos los paradigmas que los operarios deberán evitar, para implementar eficazmente las 5 S's + 5 y el control visual en su genba. a) “Me pagan para trabajar, no para limpiar”. A veces, el personal acepta la suciedad como condición inevitable de su estación de trabajo. El trabajador no se da cuenta del efecto negativo que un puesto de trabajo sucio tiene sobre su propia seguridad, la calidad de su trabajo y la productividad de la empresa. b) “Llevo 10 años aquí, ¿por qué debo limpiar ahora?”. El trabajador considera que es veterano y no debe limpiar, que esta es una tarea para personas con menor experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y contaminación. Los trabajadores de producción asumen a veces que su trabajo es hacer cosas, no organizarlas y limpiarlas. Sin embargo, es una actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la calidad, productividad y seguridad.

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c) “Necesitamos más espacio para guardar todo lo que tenemos”. Esto sucede cuando al explicar las 5 S's a los trabajadores, su primera reacción ante la necesidad de mejorar el orden es la de pedir más espacio para guardar los elementos que tienen. El frecuente comentario es “Jefe, necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto”. d) “No veo la necesidad de aplicar las 5 S's”. Puede ser muy difícil implantar las 5 S's en empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de las fábricas de productos personales o farmacia. Sin embargo, no todo tiene que ver con la eliminación de polvo o contaminación. Las 5 S's ayudan a mejorar el control visual de los equipos, modificar guardas que no dejan ver los mecanismos internos por guardas plásticas de seguridad que permitan la observación del funcionamiento de los equipos, o la aplicación de las 5 S's en el cuidado de nuestras mesas de trabajo escritorios. Es posible que al realizar la clasificación y el orden de los elementos considerados, sobre espacio en los actuales armarios y la mayoría de los elementos sean innecesarios. Para ello es conveniente analizar las ventajas y posibles obstáculos junto con la gente, presentar argumentos y ejemplos en pro del cambio, escuchar y aceptar sugerencias. En este punto se sugiere lo siguiente:

• El supervisor o encargado de los grupos debe ser quien dirija el proceso y promover con el ejemplo.

• Realizar discusiones con la participación de todos los empleados sobre el tema de por qué es necesario implementar 5 S's.

• Recordar que nuestro sitio de trabajo es nuestro segundo hogar, ya que pasamos gran parte de nuestro tiempo ahí.

• Insistir que para generar productos de calidad debe haber un buen ambiente de trabajo, lugares limpios, ordenados y seguros.

Esto se realizará con el Equipo Multiplicador en 5 s's. 5. Promoción Preparar una intensa y constante campaña de difusión de 5 S's para incentivar el cumplimiento de las actividades expuestas en el Plan de Trabajo. Las actividades que se incluirán en la promoción pueden ser:

• Concurso de slogan de 5 S's, Plan de incentivos o premios, asignación de evaluadores, elaboración de carteles de 5 S's, etc.

6. Implementación Definir procedimientos de aplicación de 5 S's, con el objeto de hacer explícitas las actividades necesarias para cumplir con la metodología de cada “S”.

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Dentro de la implantación se sugiere tomar fotografías o filmar videos de suciedad, desperdicios, desorden, etc. para mantenerlos como evidencia o registro del mejoramiento. Es conveniente tener reuniones de seguimiento para analizar los factores que intervienen en el cumplimiento o no cumplimiento de las 5 S's y generar las acciones de mejora. Es recomendable iniciar el proceso 5 S's seleccionando un área piloto. Esto debido a que es necesario desarrollar métodos de trabajo, controles visuales estándares y otras ayudas administrativas, las cuales se deben probar. La aplicación inicial de las 5 S's en el área piloto debe servir para “aprender” y posteriormente replicar la experiencia “despliegue de conocimiento” a otras áreas de la empresa. Recordemos que las organizaciones “aprenden” y es necesario desarrollar un proceso cuidadoso de adquisición y transferencia de conocimiento. Aspectos a tener en cuenta para seleccionar el área piloto:

• Permita mostrar cambios importantes que motiven a otros a repetir la experiencia.

• Intente que el área tenga problemas de mantenimiento, seguridad o calidad de producto.

• Que sea relativamente fácil de lograr una mejora. En esta etapa es preferible aprender a aplicar las primeras “S” en un sitio simple y de alto impacto. El conocimiento adquirido servirá para desarrollar experiencias más complejas.

• Es importante seleccionar el área donde contemos con el mejor respaldo del talento humano. Es posible que exista un área clave para la organización, pero no necesariamente ahí podamos encontrar el respaldo y conciencia de los trabajadores y encargados.

• El líder del área se debe tener en cuenta, ya que si sabemos que en experiencias o proyectos pasados hemos encontrado todo su apoyo, con seguridad las 5S's se implantarán con éxito.

7. Evaluación o Auditorías de 5 s's Desde el principio es necesario diagnosticar o evaluar (de acuerdo a los estándares definidos) qué tan cerca o lejos estamos del objetivo, es decir, en cuál step nos encontramos (step 1, step 2, etc.). Es importante hacer el seguimiento de las áreas sobre las cuales se ha actuado y verificar los resultados obtenidos. La implantación de 5 S's no estará completa si no existe una evaluación basada en una calificación final en cada área, que mida el grado de cumplimiento de los estándares de 5 S's (excelente, satisfactorio e insatisfactorio).

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Dependiendo de los resultados obtenidos en la evaluación del área se generarán compromisos y acciones correctivas o de contención para alcanzar una calificación satisfactoria y pensar en pasar al siguiente step. El Rol de los Evaluadores en la Implementación Es muy importante que las evaluaciones se conduzcan estrictamente. Todos han trabajado duro preparándose, y esto nunca haría a los Evaluadores tomar una actitud sin preocupaciones o descuidada hacia estas evaluaciones. El Evaluador que aprueba a cada integrante porque quiere pedir favores adulando o quien no esta seguro de si mismo, es peor que inservible porque puede afectar irremediablemente el proceso. Las evaluaciones necesitan hacerse cuidadosa y estrictamente de acuerdo a lo establecido, cuidando cada detalle y sin olvidar nada. El Evaluador siempre señalara amablemente éxitos y áreas de oportunidad enterarse anticipadamente de los problemas es el primer paso hacia el camino de la mejora continua. El Evaluador tiene que ser muy explícito acerca de los problemas que queden. Por ello se requiere un conocimiento extenso en el proceso de evaluación mucho más que las personas evaluadas. La actividad de valorar es mas difícil que la del que se somete a una evaluación ya que el primero tiene un gran compromiso con la empresa al evaluar con alto sentido de integridad mientras el segundo tendrá un sentimiento de logro. Cómo Debe Ser Un Evaluador

• NEUTRAL. • ENTUSIASTA. • MUY OBSERVADOR. • MOTIVADOR. • EMPÁTICO. • ANALÍTICO. • PROACTIVO. • ORIENTADOR . • COMPROMETIDO.

Cómo No Debe Ser Un Evaluador

• PARCIAL. • CRÍTICO. • SARCÁSTICO. • TENDENCIOSO. • APÁTICO. • AUTÓCRATA.

Barreras más Comunes en la Implantación de las 5 S´s

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Es común encontrar gente que únicamente cree en lo posible cuando ya es una realidad. Es comprensible el escepticismo que los hermanos Wright despertaron cuando anunciaron por primera vez su intención de volar. Pero ¿Qué sucedió después de que lo hicieron? En realidad, durante cinco años después de que Wilbur y Orville efectuaron con éxito su primer vuelo, los periódicos y el público se obstinaron en decir que era imposible volar. Hace un siglo las cualidades mas importantes para el éxito eran la resistencia, la perseverancia y una firme voluntad para el trabajo arduo, después de los cincuenta esa carrera se convirtió en una competencia de velocidad, posteriormente la vida comenzó a cambiar con mayor rapidez, y la velocidad, para reaccionar adquirió gran importancia. En la actualidad gerenciar es algo así como participar en un decatlón, es decir se requiere velocidad y resistencia así como múltiples habilidades, especialmente una fuente inagotable de energía. El desafío hoy en las empresas, es establecer una cultura de calidad, las 5S's es un paso muy importante hacia ella, ya que su aplicación cotidiana significa una forma de vida que debe promoverse de una manera persistente y exhaustiva, para ello se tienen los siguientes: Retos 1.- Asegurar que la Alta Dirección sea el líder y que cada quien tome parte en todas las actividades de 5S's. Las actitudes directivas son cruciales. Si la alta administración no toma en serio las actividades de 5S's y sobre todo no modela con el ejemplo, nadie lo hará. Pero en cambio si existe convicción total de los altos ejecutivos de ser los primeros y mejores promotores con una determinación triunfadora, esta actitud removerá a las de otras personas y así en toda la organización, lo cual será lo mejor para esta. La administración despliega el tono y, en gran parte, determina el éxito o el fracaso de la compañía. 2.- La gente inevitablemente se cansará y se ensuciará cuando limpien el lugar de trabajo o cuando hagan mejoras al equipo, o cuando deben mostrar buenas costumbres o cumplir estrictamente con la disciplina . Este es un trabajo difícil. Es por esto importante dividir el trabajo en pasos (STEPS) manejables de tal manera de tener a cada etapa construida encima de las anteriores, tal como en un proceso de línea continua de ensamble en que cada parte se suma a la otra sin eliminar ninguna hasta obtener el producto terminado. 3.- Este es un viaje sin retorno, no puede haber marcha atrás, el éxito tiene que ser consolidado y los logros tienen que ser reconocidos en cada etapa. Así mismo, la gente debe adquirir el compromiso de mantener el éxito y para ello se requiere de un esfuerzo adicional. Una limpieza casera no es suficiente. Cada lugar de trabajo debe

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permanecer ordenado y limpio cada día de la semana, cada semana del mes y todos los meses de cada año. 4.- Los resultados positivos son la mejor motivación para seguir alcanzando mayores logros por ello es vital difundir los resultados y hacer reconocimientos a las mejores áreas de empresa y no a los individuos ya que este es un trabajo en equipo. Es muy peligroso caer en los reconocimientos económicos esto es una “motivación” superficial y que puede convertirse en un saco roto para el personal. 5.- Es necesario incorporar las 5S's al proceso de inducción del personal de nuevo ingreso en todos los niveles ya que conocer las reglas del juego es básico para dar continuidad a lo logrado. Herramientas para la Implantación. CAPACITACIÓN: Esta debe ser en todos los niveles y para todos los miembros de la empresa. Evaluando el conocimiento proporcionado en 5S's. Desarrollando posteriormente una educación hacia la mejora continua (KAIZEN). PROMOCIÓN DE LA CREATIVIDAD: Motivar la realización de eslóganes, carteles, logotipos, periódicos murales, murales, graffitis y todas aquellas actividades que el personal desarrolle en apoyo de las 5S's y su identificación por parte del elemento más importante de la empresa, la gente. FOTOGRAFÍAS: Las fotografías de antes y después son una excelente manera de conservar la evidencia de la mejora realizada, además de ser un motivador estupendo para sostener lo mejorado por parte del personal, estas se pueden colocar en tableros en cada área además de mantener un álbum histórico. VIDEOGRABACIONES: Es el mismo efecto que las fotografías sin embargo se puede además presentar en eventos de reconocimiento o de aniversario , inducción de personal, etc. Al realizar los recorridos de evaluación se colocan pequeñas tarjetas de 7 cm de ancho por 11cm de alto en las cuales se señala la desviación, el departamento responsable de corregirlas, la fecha de recorrido, nombre y firma del Evaluador. MAPEO DE DESVIACIONES: En un Lay-out de la Empresa se señala todas las desviaciones observadas por los evaluadores (tarjeta de evidencia) y en una reunión periódica se establecen las fechas compromiso de solución ante el director de planta. ESTADÍSTICAS: En el tablero de información de cada departamento se establecen gráficas de control que permitan a los miembros observar y analizar los avances en 5S's para mejorar sus resultados, de la misma manera a nivel establecimiento en el tablero de información general se pueden observar los resultados de todos los departamentos y estimular el sentido de competencia.

Descubriendo Nuevos Problemas

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Al desarrollar un proceso de entrenamiento y desarrollando las mejoras con las 5S's el personal desarrolla una habilidad de análisis e investigación en corto tiempo, esta habilidad debe estar apoyada por un programa de entrenamiento para la realización de KAIZENES. PLÁTICA DE INICIO TURNO: Cada día al iniciar el turno el supervisor de cada área puede platicar con sus colaboradores y brevemente comentar los resultados del día anterior, lo mas sobresaliente en la empresa así como de las actividades de 5 S's. “CINCO ESES”: Esta expresión puede ser utilizada al finalizar una junta, al termino de la jornada, al finalizar un trabajo de mantenimiento en una área, en el comedor, etc. significa dejar el lugar limpio y ordenado para que quien o quienes lo vayan a utilizar lo encuentren en buenas condiciones. Aprovechando las 5s's en la Oficina El trabajo de la oficina es un trabajo de administración, y es por eso que es importante que este se lleve a cabo funcional y efectivamente tal como trabaja en una fábrica. El departamento de contabilidad, por ejemplo, tiene que hacer los reportes mensuales de manera clara y segura. Ellos deben de obtener los números rápidamente y de una forma que dé a la administración una imagen clara de hacia dónde se dirige la compañía. De acuerdo a lo anterior, la oficina necesita a las 5 S´s para eliminar la ineficiencia, para prevenir errores, y para que las cosas se hagan bien. Lo que se tiene que hacer para incrementar la eficiencia y para facilitar el trabajo de tal manera que cualquier persona pueda hacerlo y que todos puedan entender lo que se está haciendo es:

• Debemos entender que la oficina es básicamente lo mismo que la fábrica. Ambos obtienen materias primas y generan un producto, la única diferencia es que la fábrica tiene que ver con productos y la oficina tiene que ver con información.

• Así como también debe de ser obvio que los principios de las 5 S's se puedan aplicar tanto a una fábrica como a una oficina.

El Trabajo de Oficina Lo que complica el trabajo de la oficina es que existen grandes diferencias individuales, que son más difíciles de estandarizar. Además, mucho de este trabajo es hecho manualmente. A menudo no existen estándares mínimos de procedimientos de operación, las condiciones de trabajo varían ampliamente, y no es un proceso mecanizado. No existen estándares escritos. No existe trabajo a prueba de tontos.

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Pero sobre todo el trabajo de oficina todavía se encuentra en un estado muy primitivo en comparación con las 5 S's. Aún así, en la oficina se produce información y deben existir algunos requerimientos como quién se supone que debe producir qué información y para cuándo, pero la supervisión es poca en el proceso para asegurar que todo está trabajando armónicamente y que no se cometan errores. Y como resultado, existe frecuentemente poca conciencia de la necesidad de las 5 S's. Principales Actividades de 5 S's en la Oficina Reducir el número de cajones de archivo, formas y herramientas de oficina, eliminar todo lo innecesario y encontrar mejores maneras de almacenar las cosas. Sacar toda la papelería, archivos, herramientas y todo lo parecido para encontrar mejores alternativas para almacenar las cosas. Las personas deben estar listas para:

• Obtener lo que se necesita en 30 segundos. • Empezar con una campaña de “uno es mejor” para hacer que las personas

escriban documentos no mayores a una página; mantener las cosas en un solo lugar; tener solo una forma para las cosas, y eliminar la idea de que cada uno debe tener su propia copia de todo.

• Pasar del trabajo individual a trabajo en equipo. Soporte de personas multifuncionales, para eliminar la búsqueda en el trabajo.

• Hacer gráficas de planeación mostrando cuál es el plan, cómo se supone que se va a implementar, y qué tanto progreso se ha logrado. Dividiendo el progreso en pasos separados.

• Debe ser posible estandarizar y de ahí crear manuales detallando como se van a mejorar las actividades. Debe existir también un espacio para evaluar lo que está pasando, esto ayudará a identificar los lugares problemáticos.

• Mejorar herramientas, equipo y muebles de oficina. Pocas herramientas y libreros que las personas usan en la oficina fueron diseñados específicamente para ella. Muchas veces se llega a la conclusión de que la mejor manera de implementar algo es eliminarla. Utilice su imaginación y puntería para resultados tangibles. (Ver figura)

Perfilar el calendario en un diagrama de flujo hace q u e l a s p e r s o n a s realizando un t rabajo sepan cuando las cosas se deben hacer en su debido tiempo

El individuo sabe que cosas están en su debido tiempo

Cada uno puede decir, con e c h a r u n a m i r a d a ,

Apúrense y tengan listas las cosas

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Tres Pasos para una Oficina Eficiente 1. Trabajar en una oficina limpia y ordenada. La oficina es visitada por nuestros clientes y lo que ven forma su primera impresión. Esto define el tono de la compañía y es una razón importante que se realice un esfuerzo total para asegurar que las oficinas estén limpias y ordenadas. 2. Esto significa que no haya mugre o basura en el techo, el piso, paredes, escritorios, los archiveros, o en cualquier otro lugar y que todo se encuentre limpio y ordenado. 3. Los beneficios son que todos sabrán donde están las cosas. La información será accesible. Y una oficina limpia refuerza que se debe finalizar cada tarea que vaya apareciendo en vez de ponerla sobre una montaña de “atenderlo después”. La Campaña “One Is Best” (un Elemento Es lo Mejor) Significa facilidad en el flujo y manejo de la información. Básicamente, es una manera de evitar redundancia y esto elimina los triviales y refuerza los vitales. Existen muchos tipos de “UNOS” involucrados aquí. Algunos de los más conocidos son:

• Una localización (mantener el archivo en un sólo lugar). • Un día de proceso, un día de actividad, un día de reuniones para negociar. • Un archivo de proyectos (consolidación de archivos). • Reuniones de una hora (limitar las conferencias a una hora). • Memos de una página. • Llamadas telefónicas de un minuto. • Una herramienta de trabajo (limitar a las personas a usar como máximo una

herramienta a la vez). • Una máquina, un archivo. • Una copia de cada documento (mantener sólo el original de cada

documento y no reproducir muchas copias de ellos). Un día de proceso, significa realizar el trabajo de cada día ese día. Es una regla básica que no se debe ignorar, porque el trabajo que no realice en ese día, tiene una manera impresionante de amontonarse, toma más y más tiempo el intentar recordar qué está relacionado con qué, y crecen los archivos con información caduca.

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Todo lo podemos aplicar a nuestra vida diaria, por ejemplo, puede recoger su correo cuando se dirige a su oficina y lo puede dividir en “debo atender” y “tirar”. De esta manera, puede leer el correo esencial y clasificar su correspondencia a la primera hora de la mañana. Esto es, realizar sus actividades 5 S's (seleccionando su correspondencia) mientras va caminando, y no necesitará dedicar mas tiempo para ello. Archivando Tal vez las necesidades más urgentes en las actividades 5 S's en la oficina son depurar

los papeles de trabajo, organizar y limpiar. Descubrir la manera en que todos sean capaces de encontrar algo en 30 segundos. Significa cambiar las carpetas de acuerdo a la información y mostrarla claramente en el lomo, con

Memos de una página Reuniones de una hora

Una localización de archivos Un día de proceso

Limitar todos los reportes, memos, ytodo lo que se le parezca a una página(tamaño carta). Esto eliminara supapelería dramáticamente. Mejore la calidad de su escritura. Escriba desde la perspectiva del lector Escriba reportes que tengan valor comercial. Limitada a la Distribución.

Limitar las conferencias a una hora.Esto acortará la cantidad de tiempogastado en reuniones. Planee los procedimientos antes de la reunión. Reduzca la cantidad de tiempo perdido. Sostenga significativas reuniones. Revise concienzudamente cada reunión si es realmente necesario. Limitada a la participación

Centralice el almacenamiento dearchivos en una sola locación. Estoacortará el número de archivos que Ud.piensa que necesita. Haga sus archivos inmediatamente accesibles. Limitada a la distribución.

Instituya el mismo día el proceso. Estoreducirá dramáticamente la cantidadde trabajo. Reduzca el tiempo de procesamiento. Reduzca el numero de secciones que tienen que ver y el número de personas que están asignadas. Elimine documentación.

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codificaciones de color para una identificación más rápida. Una vez de que esto se tenga, reconozca a los principales usuarios e informe en donde se van a archivar las carpetas y así se eliminará la tentación de que todos deseen su propia copia de todo. Eliminar las cosas que no se necesiten más, y continuar haciendo esto en una forma regular. Limpiar, depurar y organizar el archivo dependerá de categorías y sistematización. Las carpetas deben estar en forma vertical en lugar de guardadas sobre sus lados. Así no se tendrá que remover cinco carpetas para obtener la que necesitas. Estas deben estar numeradas consecutivamente en el lomo y en orden. Se recomienda utilizar fólder delgado, porque hace que las cosas sean más fáciles de encontrar. Estos principios también aplican para los discos de la computadora. Se debe tener cuidado de los discos - no sólo mantenerlos sin golpes o abolladuras - sino de estandarizar programas y formatos para ayudar a cada persona a entender donde están las cosas. Escritorios Las personas tienen muchas cosas revueltas en sus escritorios; tienen muchos lapiceros, gomas, colores, etcétera, y aún así tiene problemas para encontrar uno cuando lo necesitan. Es importante limitar a la gente a tener sólo una herramienta:

• un lápiz • una pluma negra, • una pluma roja, etc.

Una forma de hacerlo es utilizar contenedores que tengan lugar para un solo artículo de cada uno. También existen muchas cosas como perforadoras, engrapadoras, engargoladoras, guillotinas y similares que se utilizan frecuentemente y que no necesitan estar en los escritorios de cada persona. Archiveros 1. Clasificar los archivos y objetos necesarios, desechando los innecesarios.

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2. Identificar la información con etiquetas autoadheribles. 3. Reparar y limpiar perfectamente el interior y exterior del archivero.

Eti queta autoaderible

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4. Colocar un letrero de identificación en cada cajón y un listado de las cosas o información que contiene; ubicarlo en la parte exterior de cada cajón. 5. El contenido del archivero, debe ser información u objetos relacionados al área o departamento que corresponda, no deberá contener documentos u objetos personales.

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Estantes o Libreros 1. Clasificar la información contenida en los recopiladores. 2. Identificar el recopilador colocando una etiqueta en el lomo del mismo. 3. Reparar y limpiar perfectamente el estante. 4. Ordenar los recopiladores dentro del estante.

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5. Pintar o colocar una franja de color, en forma diagonal sobre el recopilador para identificar fácilmente el lugar o la ausencia de alguno. 6. Si la cantidad de ejemplares recopilados es mayor de 10, utilizar dos franjas de diferente color. Elaborar una lista para identificar lo que contiene y colocarla en uno de los lados. Ejemplo: Política de 5 S´s en la Oficina

• Sillas en su lugar u ocupadas por la persona.

• Escritorios con un mínimo de papeles encima. (usar papeleras)

• Los papeles en mamparas que sean actuales, limpios y en orden.

• Interior en cajoneras y gavetas organizados.

• Uniformidad en carpetas de libreros de preferencia blancas, sino que cada entrepaño sea uniforme en el color de sus carpetas.

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• Carpetas sobre escritorios organizadas verticalmente

• Mantener gavetas y cajoneras cerradas

• No cajas de archivo arriba o debajo de escritorios

• Cuidar que si tienen cuadros estén bien alineados

• Cuidar que las paredes se encuentren limpios sin marcas de zapatos, en caso de

que ya existan solicitar que se limpien.

• Las mesas del centro no deben tener papeles si no están siendo ocupadas.

• Cuidar que al servirse el café este no escurra en la mesa, además cuidar que el azúcar tampoco quede esparcida.

• Portafolios cerrados y ubicados en un lugar discreto.

• No comer en oficinas (no botes, envases de refrescos vacíos).

• No cajas de refacciones / herramientas.

• Cero defectos arriba de las gavetas y libreros solo adornos de acuerdo al

tamaño del librero o gavetas que no interfieran en el manejo de papeles, carpetas o libros.

• Que se encuentre en general la oficina limpia sin manchas, mugre o suciedad

Cestos de papeles sin rebozar.

• Iluminación adecuada por zonas (cada quien es responsable de su área). En caso de necesitar recursos para cumplir con estos puntos les agradecería me lo hagan saber. Equipo de Cómputo

• Que las hojas de scrap que se encuentran junto a la impresora compartida se encuentren dentro de la papelera y en orden.

• Estar al pendiente de sus impresiones para que las recojan. • Al ocupar cualquier computadora, scanear antes por medio del antivirus, los

discos.

• La cafetera deberá estar conectada a corriente normal (corriente no regulada) por seguridad del equipo de computo.

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• Apagar el equipo de cómputo en horas que no se usa.

AUDITORIA DE 5S’S La forma de monitorear que las 5 S's estén funcionando, es a través de auditorias 5S's que deben aplicar periódicamente. Hay que comunicar inmediatamente, de manera sencilla y directa, los resultados de la auditoria, esto se puede hacer a través de la gráfica de radar, la cual nos indica cualquier falla en una de las 5 S's como afectará a las otras. El equipo multiplicador en caso de existir estará encargado de establecer las políticas y los métodos para que el seguimiento sea eficaz. Proceso de las 5 S's: Audita y Mejora Ronda de Evaluación

LOCALIZACIÓN DEL EQUIPO, PASILLOS Y TODO LO QUE SE EN CUENTRAEN EL ÁREA

EVALUE EL CUMPLIMIENTO DE LAS 5 S's POR MEDIO DELFORMATO DE AUDITORÍA

EL AUDITOR SEÑALA EN EL PLAN O O FÍSICAMEN TE EN EL AREA CON LAS AREAS DE OPORTUNIDAD IDENTIFICADAS

EN LA AUDITORÍA 5 S'sTARJETAS AMARILLAS

CON EL PERSONAL AUDITADO ESCRIBIRÁ SUS IDEAS PARA MEJORAR SU ÁREA DE TRABAJO, Y PODRÁ RETIRAR LAS TARJETAS AMARILLAS

TARJETAS AZULES

LAS IDEAS SERÁN REVISADAS Y EVALUADAS POR LOS RESPON SABLES DE CADA ÁREA

IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS

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Esta es una forma sencilla, rápida y general de conocer la situación de un sitio de trabajo, en un momento dado. Se denomina ronda porque puede realizarse mediante una rápida observación o “vuelta” por un sitio de trabajo. De esta observación puede pasarse a un análisis más profundo de aquellas áreas o aspectos en los cuales se haya podido percibir mayor urgencia o gravedad. Un formato para realizar una ronda puede ser el siguiente. Evaluación de 5S’s

RONDA DE EVALUACIÓNFecha ______________

Área de trabajo ______________

Evaluador ______________

Buena MalaNum. Cuestión

1 Orden y limpieza sobre las mesas o cualquier repisa

2 Orden y limpieza bajo las mesas y escritorios

3 Efectos personales que se observen

Basura, mugre cualquier otro tipo de desperdicio que se observe sobre mesas de trabajo, escritorios o bajo ellos.

5 Orden de la papelería en oficinas y áreas de trabajo

6 Limpieza del equipo y de la maquinaría en oficina y taller

7 Legibilidad de la información sobre tableros y paredes

8 Posibilidad de transitar en pasillos y corredores

Pulcritud, después de su uso, en mesa, silla, cenicero, herramientas, etc.

10 Impresión general a simple vista.

Condición

9

4

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Insatisfactorio: 0-59 Satisfactorio: 60-89 Excelente: 90-100 Fecha: Nombre y Firmas Nombres y Firmas Área Evaluada: Área Evaluada: Plan Maestro de Mejoramiento PRÁCTICA Y AUDITORIA DE 5´S

Nombre del áreaIdeas de mejora

(Tarjetas azules)

Áreas de oportun idad identificadas

(Tarjetas am arillas)1

2345

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