Legislacin colombiana sobre documentos electrnicos

Legislacin colombiana sobre documentos electrnicosSeguridad de la informacin

Archivo personal digital

Oficina sin papel

Por qu es tan importante el uso del papel en nuestra vida diaria?

El papel es muy importante en distintos procesos de nuestra vida, desde la Escuela con la utilizacin de Cuadernos y Carpetas que nos permiten estudiar y formarnos, hasta la gran variedad de Libros y Revistas que nos ayudan a nutrir culturalmente, adems de que, pese a que la era digital busca suplantar ello, los distintos Procesos Burocrticos que realizamos a cotidiano emplean el Papel como sustento principal, contando con Firmas Manuscritas como forma de identificar a las partes implicadas (algo que realizamos a menudo)

Por qu es importante eliminar el uso del papel?

Cuenta con un archivo personal digital? o Si su respuesta es satisfactoria (Si) responda: Cmo lo administra? o Si su respuesta es negativa (No) responda: Cmo lo puede implementar?

http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/98180/course/section/23301/infoAPD.pdf Indique dos (2) ventajas para una empresa con la implementacin de la oficina sin papeles.

Entre las ventajas, podemos mencionar:

Reduccin del uso de papel, tanto en su procura como almacenamiento y posterior desecho, as como los costos financieros, incluyendo impuestos verdes que se deban asumir de estos excesos en consumo energtico.

Reduccin de costos de consumibles como los toner, tintas, fotocopias, fax, etc.

Reduccin de gastos generados por el mantenimiento de documentos en papel.

Ampliacin de los espacios de la organizacin, ya que no es necesario tener archivos rodantes, muebles de archivo o depsitos destinados a resguardar el papel.

Reduccin de productos de desecho principalmente los consumibles.

Uso ms efectivo del tiempo del empleado.

A pesar de que, hoy en da, los documentos siguen siendo el principal vehculo de comunicacin en la mayora de las organizaciones, estos papeles poco a poco van desapareciendo de las oficinas, en favor de la digitalizacin de los documentos.

Las empresas innovadoras que optan por la digitalizacin de sus documentos mediante la implantacin de un adecuado software de gestin documental obtienen a cambio grandes beneficios, tales como: ms espacio fsico libre, rapidez en las bsquedas de documentos, organizacin de la documentacin de forma jerarquizada, seguridad en el acceso a la documentacin para su archivado, manipulacin y recuperacin, calidad en la gestin, e incluso beneficios en la disminucin de costes de papel y almacenamiento, incremento de productividad y respeto al medio ambiente.

En este sentido, es evidente que estamos inmersos en un momento de cambio, y como tal, llevar cierto tiempo instaurar la oficina sin papel.

Innovacin en la gestin documental

Julio A. Olivares.