LAS INSTITUCIONES COMO SISTEMA

INTRODUCCIÓN las organizaciones funcionan como sistema, es decir, como conjuntos integrados de actividades que agregan valor y crean riqueza. Además, sirven a la sociedad y satisfacen necesidades diversas mediante la conversión de insumos en resultados, es decir en productos y servicios.la necesidad de mejorar la competitividad de las organizaciones, es un objetivo básico de supervivencia impuesto por la Globalización, ya que hoy todos compiten en forma directa o indirecta en el mercado nacional e internacional.

REFERENCIA CONCEPTUALLa organización es vista como un sistema conformado por subsistemas, departamentos, divisiones, equipos, etc.

De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema y podemos enumerarlas en: Entradas ProcesosSalidas

SISTEMAS

•Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.

ENTRADAS

•El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser un individuo, una maquina, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.

PROCESOS

•Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información.

SALIDAS

1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios . Se puede denominar reloj de trabajo.

3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida

Jerarquía de los sistemas

5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.

6. Sexto nivel, sistema animal.

7. Séptimo nivel, sistema humano.

8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas

9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. estos son los ineludibles y desconocidos.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMASLos sistemas se clasifican de acuerdo con:

• El grado de interacción con otros sistemasa. Abiertosb. Cerrados

•Su composición material y objetiva de sus elementosa. Abstractosb. Concretos.

•Su capacidad de respuestaa. Pasivosb. Activosc. Reactivos

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS• Su movilidad interna

a. Estáticosb. Dinámicosc. Homeostáticosd. Probabilísticos

• La predeterminación se su funcionamientoa. Deterministicosb. Dependientes.

• Su grado de dependenciaa. Independientesb. Interdependientes

• Sistemas naturales• Sistemas artificiales

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS•Sistemas sociales•Sistemas hombre-máquina•Sistemas temporales•Sistemas permanentes•Sistemas estables•Sistemas no estables •Sistemas adaptativos•Sistemas no adaptativos•Sistemas deterministicos•Sistemas probabilísticos•Subsistemas•Supersistemas

CARACTERITICAS DE LOS SISTEMASPropósito u objetivo.- Las unidades u elementos, así como las relaciones, definen un distribución que trata de alcanzar un objetivo. Globalismo.- Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. Significa que el todo es diferente de la suma de sus partes. Homeostasis.- Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente.

CARACTERITICAS DE LOS SISTEMASEntradas: Los sistemas abiertos importan algún tipo de energía del medio externo que lo rodea. Igualmente las organizaciones reciben suministros de, energía de otras instituciones en forma de dinero, recursos humanos, materiales, técnicos, etc.

Procesamiento: Los sistemas abiertos procesan y transforman la energía disponible. Así la organización procesa materias primas y entrena gente para crear un producto o prestar un servicio.

Las salidas: Los sistemas abiertos exportan hacia el medio que los rodea algún tipo de producto. La organización exporta bienes o servicios.

CARACTERITICAS DE LOS SISTEMASCiclos de eventos: El proceso de entrada, procesamiento y salida es de naturaleza cíclica, repetitiva. El producto exportado al medio ambiente proporciona la fuente de energía para que se repita el ciclo de actividades y se obtengan nuevos insumos, los cuales son procesados repitiéndose sucesivamente el ciclo.

ntropía.- Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples. Se entiende por entropía al proceso natural de desorganización, decadencia y muerte, hacia donde tienden todos los sistemas cerrados. Todos los sistemas abiertos para desarrollarse y mantener un estado de equilibrio, deben eliminar el proceso de entropía y así contrarrestar la tendencia de los sistemas hacia la desorganización. .

CARACTERITICAS DE LOS SISTEMASEntrada de información, retroalimentación y proceso de codificación: Las entradas de los sistemas abiertos no están formadas solamente por energías sino también por la información sobre la actuación (retroalimentación), lo cual sirve para corregir deficiencias y errores en el logro de los objetivos del sistema, así como también para regular la cantidad de energía que el sistema requiere para existirEquifinalidad.- Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo. Un sistema abierto puede llegar al mismo punto final partiendo de diferentes condiciones iniciales.

TEORIA DE LOS SISTEMASLa teoría general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da sólo cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.

La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones fundamentales:

a) Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, llevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización.b) La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

TEORIA DE LOS SISTEMASAl estudiar la teoría de sistemas se debe comenzar por las premisas o los supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas. Boulding (1964) intentó una síntesis de los supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas y señala cinco premisas básicas. Dichas premisas se podrían denominar igualmente postulados (P), presuposiciones o juicios de valor.P1. El orden, la regularidad y la carencia de azar son preferibles a la carencia de orden o a la irregularidad (caos) y a la existencia de un estado aleatorio.P2. El carácter ordenado del mundo empírico hace que el mundo sea bueno, interesante y atrayente para el teórico de los sistemas.P3. Hay orden en el ordenamiento del mundo exterior o empírico (orden en segundo grado): una ley de leyes.P4. Para establecer el orden, la cuantificación y la matematización son auxiliares altamente valiosos.P5. La búsqueda de la ley y el orden implica necesariamente la búsqueda de los referentes empíricos de este orden y de esta ley. (p. 25).

METODOLOGIA DE APLICACIÓN DE LA TEORIA DE LOS SISTEMAS

1.Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

2. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.

3. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.

4. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.

METODOLOGIA DE APLICACIÓN DE LA TEORIA DE LOS SISTEMAS

5. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.

6. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.b) Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.c) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

METODOLOGIA DE APLICACIÓN DE LA TEORIA DE LOS SISTEMAS

7. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.a) Global.b) En fases.c) En paralelo.

8. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES LA RESPONSABILIDAD SOCIALFormamos con un pensamiento universal. Mantenemos siempre la mirada en el entorno, conscientes de la problemática social y dispuestos sin ambigüedades para  intervenirla crítica y positivamente.Concebir el servicio o productos de la organización como la posibilidad que tiene la institución para responder a las necesidades del cliente dentro del ámbito de nuestra influencia. EL MEJORAMIENTO CONTINUOSe define como el conjunto de procesos, estrategias y acciones coherentes con el direccionamiento estratégico y los planes de mejoramiento institucionales.“Desde el enfoque de la formación basada en competencias, el énfasis no está en los clientes, ni tampoco en la organizacion, sino en la relación intersistémica de ambos”.El mejoramiento continuo conduce a la excelencia en la formación, sin exclusiones y solo si se da la participación de toda la entidad.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES EL SABER SER, EL SABER CONOCER Y EL SABER HACEREl saber ser que se compone esencialmente de instrumentos afectivo-motivacionales: valores, actitudes y normas. Los valores como orientadores en la construcción de metas e ideales, por lo que constituyen el eje fundamental del proyecto ético de vida; las actitudes orientadas  por los valores y las normas como reglas de conducta esenciales para vivir en sociedad.El saber conocer que hace referencia al dominio cognitivo, al conocimiento de  datos, hechos, relaciones y principios. “En general al dominio de  instrumentos cognitivos para interaccionar con la realidad: nociones, proposiciones, conceptos y categorías”.

El saber hacer que es de tipo práctico y está basado en acciones y operaciones y cuyos instrumentos son los procedimientos y las técnicas. Los procedimientos como un conjunto ordenado de pasos para realizar tareas y actividades y las técnicas como acciones específicas mediante las cuales se llevan a cabo los procedimientos y se alcanzan las metas planeadas.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES CONVIVENCIA

Convivir significa vivir en compañía de otros, participar con el otro. La organización, asume la convivencia como principio de su quehacer diario. Debemos compartir  intereses, inquietudes, problemas, soluciones a dichos problemas, expectativas, usos del espacio, servicios y todo aquello que forma parte de la existencia en sociedad. La convivencia  también implica respeto, comunicación, diálogo, posibilidad de disentir, debatir y buscar participativamente soluciones a  los conflictos presentados.Institucionalmente asumimos la convivencia  como un  aprendizaje social  (aprender a no agredir, a comunicarse, a interactuar, a decidir en grupo, a cuidar el entorno, a valorar el saber cultural y académico).PARTICIPACION

Etimológicamente la palabra participar  proviene del latín participare,  “tomar parte”. El principio participación es transversal en todos los procesos, concibiendo que participar   es aprender a escuchar las razones de los demás, saber ceder y flexibilizar las posturas, y sobre todo, tener presente que es importante compartir proyectos y avanzar hacia la consecución de objetivos compartidos.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES DISPOSICION AL CAMBIO. El momento actual, indudablemente es una época de grandes transformaciones en diversos aspectos y niveles de la sociedad. El conocimiento se convirtió en factor productivo por excelencia. De tal manera que estamos enfrentados a asumir los retos, y están en la obligación de  implementar estrategias que se puedan adaptar a los tiempos actuales y cuyo fundamento  sea el cambio como única constante real.APLICACIÓN: ENFOQUESLa aplicación de los conceptos de los enfoques de sistemas a las organizaciones sociales llevo a crear modelos que facilitan el estudio de la admón. La quinta disciplina de Meter Senge es el libro de vanguardia, vital para entender a la empresa como sistema.Estos autores conciben la organización como un sistema abierto que intercambia información, energía y materiales con el medio o suprasistema.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES MODELO DE KAST Y ROSENZWEIG.Los factores que influyen en la organización son:• culturales. Ideales, valores y normas prevalecientes en la sociedad.• tecnológicos. Grado y perspectivas del avance científico y tecnológico.• educativos. Niveles de escolaridad y preparación para el trabajo productivo.• políticos. Sistema político y situación política general.• legales. Legislación que afecta la interacción de las organizaciones.• recursos naturales. Disponibilidad y condiciones climáticas, orografiítas, hidrográficas, etc.• demográficos. Edad, sexo, número y distribución de recursos humanos.• sociológicos. Estratificación y movilidad sociales.• económicos. Estado de la economía y acción de los agentes económicos.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES MODELO DE PETER SENGE Y LA EMPRESA INTELIGENTE.representa una herramienta de cuatro pasos: Fijación de estándares de calidad. Hacer de conformidad los estándares. Analizar cuando exceda el mínimo aceptable y el máximo. Hacer planes de corrección y llevarlos acabo

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES INVESTIGACION DE OPERACIONES.

Las principales aplicaciones de la investigación de operaciones las podemos resumir en: programación lineal, teoría de colas y teoría de probabilidades.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES PROGRAMACIÓN LINEAL.

Incluye todas las técnicas de investigación de operaciones que permiten optimizar los recursos en operaciones de opciones múltiples. Otra aplicación de esta es el método del camino critico, permite encontrar el tiempo critico o el mínimo para realizar una tarea, esta relacionado con técnica y evaluación de revisión de programas.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES En forma general consiste en lo siguiente: Definir el objetivo del camino crítico. Inventariar los recursos posibles a utilizar. Efectuar una relación de operaciones. Establecer una secuencia y dependencia de un evento con otro. Definir tiempos promedios probables. Preparar una cedula de datos de los aparatos. Diseñar una red correlacionando los eventos con los tiempos y uniéndolos con flechas para indicar su dependencia. Localizar la ruta critica en la red. Localizar holguras. Establecer un sistema para el control.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES DE LOS SISTEMAS

Y PROCESOS INSTITUCIONALES TEORÍA DE COLASHerramienta valiosa para la toma de decisiones que requieren un balance optimo entre el costo del servicio y el costo por perdidas de espera. Esta puede detectar las perdidas de pedidos o deserciones. Las colas o líneas de espera en todos los servicios ayudan a aumentar la calidad del servicio al cliente.TEORÍA DE PROBABILIDADES.Aunque mas adelante veremos la teoría de la toma de decisiones en detalle, para comprender la teoría de la probabilidad es menester adelantar su concepto. Se ha definido la toma de decisiones como el proceso de “selección de una alternativa en un conjunto de más de dos de éstas”. Las más comunes son las más utilizadas en los seguros, finanzas, controles de calidad, otorgamiento de crédito y auditoria administrativa.

GRACIAS