LAS ETAPAS DE PROCESOS DE REINGENIERÍA

Es importante abordar paso a paso (etapas) desde una metodología completa que supone que las etapas uno y dos (preparación e identificación) tiene como campo de acción los procesos claves de una compañía.

Las etapas tres, cuatro y cinco (visión, solución y transmisión) se repiten para cada proceso o grupo de procesos seleccionados para darles reingeniería. Ahora de forma muy pautada hablaremos sobre cada una de las etapas de los procesos de reingeniería y las tareas que se deben cumplir en cada una de estas etapas.

ETAPA UNO: PREPARACIÓN

En un proyecto real de reingeniería, la administración casi siempre tendrá alguna idea de las metas no financieras.

Entre ellas se incluyen idea sobre servicio a clientes, rapidez y precisión de la ejecución, calidad, facultar a los empleados, mayor disponibilidad de información, aplanamiento de organización, descentralización etc. Así podremos ver mejor como las metas no financieras entran en la visión. A continuación se trataran algunas de las tareas más importantes en la preparación, como lo son:

CAPACITAR AL EQUIPO

Esta tarea capacitar al equipo para acometer su misión. Incluir definir las expectativas de la administración, desarrollar trabajo de equipo, aprender el método, escoger las herramientas manuales o automáticas que se va a usar en el proceso de reingeniería.

PLANIFICAR EL CAMBIO

La última tarea del equipo de reingeniería en la etapa de preparación es desarrollar el plan global para el resto del proyecto.

Esta tarea desarrolla igualmente el plan y la programación del proyecto y defiende los métodos de administración de este si todavía no se han especificado.

ETAPA 2: IDENTIFICACIÓN

El propósito de esta etapa es desarrollar y comprender el modelo del negocio con procesos orientados al cliente. En ella se producen definiciones de clientes, procesos, rendimiento y éxito.

En otras palabras, estas etapas de identificación y preparación capacitan a una compañía para los procesos y luego las etapas de visión, solución y transformación. Tares a tratar en esta etapa:

MOLDEAR CLIENTES: En esta tarea se identifican los clientes externos, se defienden sus necesidades y deseos y se identifican las diversas interacciones entre la organización y los clientes

DEFINIR ENTIDADES

Es la tarea de definir las entidades o "cosas" conque negocian las organizaciones.

MODELAR PROCESOS

Esta tarea define cada proceso e identificar su serie de cambios de estado.

IDENTIFICAR ACTIVIDADES

Esta tarea identifica las principales actividades necesarias para efectuar cada cambio de estado.

EXTENDER MODELO DE PROCESO

En este punto de los estados de proceso han cumplido su propósito.

CORRELACIONAR ORGANIZACIÓN

Esta tarea define las organizaciones que toman parte de cada una de las actividades principales y el tipo de participación.

CORRELACIONAR RECURSOS

En esta tarea se calcula el número de empleados y los gastos en cada actividad y cada proceso.

ETAPA 3: VISIÓN

El propósito de esta etapa es desarrollar una emisión del proceso, capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. Se identifican en la etapa de visión los elementos existentes del proceso, tales como organizaciones, sistemas, flujo de información y problemas y cuestiones corrientes.

La "visión", que es la meta y el producto de la capa de visión, es más que una idea y menos que un diseño. Es un planteamiento del propósito de rediseñar el proceso. Tareas:

ENTENDER LA ESTRUCTURA DEL PROCESO

La estructura de proceso se define en función de actividades, pasos, insumos, productos y estímulos.

IDENTIFICAR ACTIVIDADES DE VALOR AGREGADO

En esta tarea se evalúa el impacto de cada actividad del proceso sobre las medidas de rendimiento externo para identificar actividades que agregan valor, las que no lo agregan y las que son puramente de control interno.

REFERENCIAR (BENCHMARK) EL RENDIMIENTO

En esta tarea se comparan el rendimiento de los procesos en la empresa y la manera cómo se lleva a cabo con los de organizaciones semejantes, a fin de obtener ideas para mejorar

DETERMINAR LOS IMPULSOS DEL RENDIMIENTO

Esta tarea define los factores que determinan el rendimiento de los procesos identificados:

Fuentes del problema y errores.

Capacitadores e inhibidores del rendimiento del proceso.

Disfunciones e incongruencias.

Fragmentación de actividades u oficios.

Lagunas de información o demoras.

CALCULAR OPORTUNIDADES

La falta de datos cuantitativos en realidad no ofrece dificultades en esta etapa porque el único propósito de esta evaluación es decidir en forma preliminar que oportunidades de mejora se han de incorporar en la visión del proceso.

VISUALIZAR EL IDEAL (EXTERNO)

VISUALIZAR EL IDEAL (INTERNO)

INTEGRAR EDICIONES

DEFINIR SUBDIVISIONES

ETAPA 4: SOLUCIÓN: DISEÑO TÉCNICO

El propósito de ésta etapa es producir un diseño del proceso capaz de realizar la visión. La etapa contesta la pregunta "¿cómo?" El desarrollo de la solución tiene dos componentes: diseño técnico y diseño social.

MODELAR RELACIONES DE ENTIDADES

Esta tarea identifica las relaciones entre entidades. Identifica también la dirección y la cardinalidad de dichas relaciones, es decir, si la relación es de uno a uno, de unos muchos, o de muchos a muchos, y cuál entidad es "dueña" de otra entidad.

REEXAMINAR CONEXIONES DE LOS PROCESOS

Esta tarea considera si el movimiento de pasos entre entidades, de actividades entre procesos, o la redistribución de la responsabilidad de los pasos pueden mejorar el rendimiento.

INSTRUMENTAR E INFORMAR: Esta tarea identifica la información necesaria para medir y manejar el rendimiento del proceso, define puntos donde la información se puede almacenar y agregar procesos, según se necesite, para captar, reunir y diseminar la información necesaria.

CONSOLIDAR INTERFACES E INFORMACIÓN:

Esta tarea define los cambios de proceso necesarios para reducir o simplificar interfaces, tanto internas como externas.

REUBICAN Y REPROGRAMAR CONTROLES

Esta tarea busca reducir el número de actividades que no agregan valor en el proceso, simplificando la estructura de control de éste.

ETAPA 5: TRANSFORMACIÓN

El propósito de ésta etapa de realizar la visión del proceso implementando el diseño producido el etapa 4. Las preguntas claves que contesta ésta etapa son:

¿Cuándo debemos empezar a controlar el progreso?

¿Cómo sabemos si vamos por buen camino?

¿Qué mecanismos debemos desarrollar para resolver problemas imprevistos?

¿Cómo podemos asegurarnos de que el periodo de transición no haya tropiezos?

¿Cómo seguimos creando impulso para cambio continuo?

¿Qué técnicas debemos utilizar para reajustar la organización?

Entre los participantes en la etapa de transformación se incluyen el equipo de reingeniería y las organizaciones de apoyo, tales como servicios de información, recursos humanos, administración de oficinas, instalaciones, ingeniería industrial, interesados en el proceso, el dueño del proceso, del patrocinador y otros miembros de la alta administración.

En algunos proyectos de reingeniería el equipo del proyecto actúa como comité directivo, y la principal responsabilidad de la implementación recae sobre las organizaciones zonales en otros proyectos, el equipo de reingeniería actúa como contratista general, y hacer por sí mismo las cosas que puede hacer y subcontrata las que no puede hacer con las organizaciones funcionales poco abastecedoras externas.

COMPLETAR EL DISEÑO DEL SISTEMA

En esta tarea lo mismo que en la subsiguientes, la metodología rápida se vale de la nomenclatura de ingeniería informática.

EJECUTAR DISEÑO TÉRMICO

Esta tarea tiene que ver con el diseño "interno" del sistema nuevo o revisado que apoyar proceso rediseñado. Para paquetes, esta tarea de la realizaba el vendedor.

DESARROLLAR PLANES DE PRUEBA Y DE INTRODUCCIÓN

Esta tarea determina los métodos que se van a emplear para validar el sistema; es decir, determina como verificar la corrección y la calidad de las entregas del proyecto.

EVALUAR AL PERSONAL

Esta tarea evalúa al personal actual en función de sus destrezas, conocimientos, orientación, el grado de conformidad con el cambio y su actitud. La evaluación de actitud es muy importante

CONSTRUIR SISTEMA

Esta tarea produce una versión del nuevo proceso lista para operaciones.

HACER PRUEBA PILOTO DEL NUEVO PROCESO

Esta tarea pone en operación el nuevo proceso en una área limitada a fin de identificar mejoras o correcciones necesarias, sin correr el riesgo de una implantación total.

REFINAMIENTO Y TRANSICIÓN

Esta tarea corrige las fallas que se descubran en la operación piloto e implantando proceso de una forma controlada.

CONCLUSIÓN

Como hemos definido en el transcurso de la materia, la reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Se hace necesario estudiar todos los aspectos relacionados a ella. En este trabajo abordamos, analizamos y estudiamos todos los temas relacionado a las etapas que se deben llevar a cabo en los procesos de reingeniería, dicha temática tuvo como punto de partida darle respuesta a una pregunta que tiene mucha cabida en este caso ¿Cómo se desarrolla un proceso de reingeniería?. Estas etapas giran alrededor de esta pregunta ya que aunadas unas a las otras nos brindan los medios suficientes para lograr los cambios radicales propuestos con la aplicación de las etapas de un proceso de reingeniería y de esta manera llegar a su fin último el Cambio.