“la transformaciÓn de la gestiÓn privada … · sistemas de información y tecnología de...

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De la Gestin Privada a la Gestin Pblica

Registro de la Propiedad del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito 1-75

LA TRANSFORMACIN DE LA GESTIN PRIVADA A LAGESTIN PBLICA

REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Quito, 30 de Junio de 2012

RESUMEN

El presente documento refleja la situacin del Registro de la Propiedad del Municipio delDistrito Metropolitano de Quito, en la gestin del Dr. Sandro Vallejo Aristizabal y su equipode colaboradores, hasta junio de 2012. Se conocer las funciones de las reas y direccionesque lo conforman con las debilidades y fortalezas que cada uno de ellos presenta; as como,los aspectos ms relevantes de la visin para la Sostenibilidad de largo plazo del SistemaRegistral, con el fin de constituir un instrumento til para el desarrollo y fortalecimiento en elmbito de los bienes inmuebles.

Esta visin presenta los objetivos y estrategias para modernizar y solucionar los problemasque ocasionaron ineficiencia en las polticas orientadas a otorgar mayor certeza jurdicasobre las propiedades, as como limitaciones en las operaciones del mercado inmobiliario;afectando la seguridad de los particulares sobre la situacin legal de los predios,contratacin de crditos hipotecarios y la confianza de los sectores financiero e inmobiliariorespecto al retorno de sus inversiones; todo ello permiti buscar soluciones conherramientas efectivas, que conlleven a reestructurar las funciones administrativas de laInstitucin.

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Dr. Sandro Vallejo AristizabalRegistrador de la Propiedad

Dra. Ivanoba ZigaAsesora Legal Administrativa

Abg. Mara Gabriela DvilaAsesora Interinstitucional

Ing. MBA Roberto NezAsesor de Planificacin e Inversin

Ing. Francisco SarzosaAsesor Informtica

Abg. Agustn VsconezDirector de Control y Asesora Jurdica

Dr. Daniel GarcaDirector Inscripciones

Abg. Jos Luis AucancelaDirector Certificaciones

Sr. Alfredo BuitrnDirector Administrativo Financiero

Dra. Lilin Moreno VsquezResponsable de Comunicacin Social

Lcdo. Santiago SaResponsable Servicios Ciudadanos

Dr. Luis Fernando YnezResponsable Talento Humano

Escribir un informe de divulgacin es tarea delicada yminuciosa, pues pretende buscar un balance justo entre elrigor y la claridad de los argumentos; entre lo atrayente delos ejemplos y su importancia para los temas expuestos; yun nivel de sistematizacin, interpretacin y redaccin quelogre una adecuada comprensin de sus lectores; si esto seha conseguido es gracias al Registrador de la Propiedad yal equipo de directores, asesores, equipo editorial y los 232servidoras y servidores pblicos que participaron directa oindirectamente alimentando este informe, leyendo, opinandoy corrigiendo.

Ing. MBA Roberto Nuez GarcaAsesor de Planificacin e Inversin

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NDICE DE CONTENIDO

1. Antecedentes ..................................................................................................................91.1. Marco jurdico ....................................................................................................... 91.2. Administracin municipal del RPDMQ ................................................................ 101.3. Estrategia de planificacin de la gestin............................................................. 101.4. Modelo de administracin del actual RPDMQ .................................................... 111.5. La factura tica de la gestin privada del Registro de la Propiedad ................... 13

Anlisis de rentabilidad sobre ingresos .......................................................................... 16Lucha contra la corrupcin ............................................................................................. 17

1.6. Informacin estadstica de la ltima dcada ....................................................... 17Certificados ingresados entre 2001 y 2011. ................................................................... 17Inscripciones ingresadas entre los aos 2009 y 2010. ................................................... 17

1.7. Procesos agregadores de valor .......................................................................... 19Tiempo de respuesta actual ........................................................................................... 19

1.8. Procesos de apoyo ............................................................................................. 20Direccin de Gestin Documental y Archivo................................................................... 20Direccin Administrativa Financiera................................................................................ 22

1.8.1.1. rea de Talento Humano............................................................................. 221.8.1.2. rea Administrativa...................................................................................... 251.8.1.3. rea Financiera ........................................................................................... 25

Patrocinio Jurdico .......................................................................................................... 301.9. rea de TICs (Tecnologas de la informacin y comunicacin) .......................... 30

Atencin a la ciudadana en la sede central ................................................................... 34Atencin a la ciudadana por servicio masivo ................................................................. 35

1.10. rea de planificacin e inversin ........................................................................ 382. Incremento de demanda en el sector de la construccin y sector inmobiliario .....39

Metros cuadrados de construccin en las 3 ciudades principales .................................. 412.1. Proyeccin de la demanda futura de los servicios registrales ............................ 42

Crecimiento del sector inmobiliario en el DMQ............................................................... 45El sistema registral del RPDMQ vs las mejores prcticas internacionales ...................... 46

2.2. Visin.................................................................................................................. 472.3. Misin ................................................................................................................. 482.4. Polticas .............................................................................................................. 482.5. Objetivos estratgicos ........................................................................................ 494.6 Desafos de la visin del RPDMQ ................................................................................ 50

4. Plan de modernizacin.................................................................................................524.1. Ventajas de la modernizacin integral ................................................................ 534.2. Etapas del proyecto de modernizacin............................................................... 53

Etapa I: Definir los procesos registrales ......................................................................... 53Etapa II: Analizar el marco jurdico ................................................................................. 54Etapa III: Diagnosticar la organizacin del RPDMQ ....................................................... 54Etapa IV: Informatizar al RPDMQ (eliminando el papel)................................................. 55

4.2.1.1. Fase 1-IV: Digitalizar ................................................................................... 564.2.1.2. Fase 2-IV: Controlar la gestin ....................................................................564.2.1.3. Fase 3-IV: Despachar la documentacin..................................................... 56

Etapa V: Realizar el seguimiento y mantenimiento ........................................................ 574.3. Componentes de la modernizacin .................................................................... 57

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Marco jurdico ................................................................................................................. 57Procesos registrales ....................................................................................................... 58

4.3.1.1. Procesos sustantivos (agregadores de valor).............................................. 584.3.1.2. Procesos de apoyo ...................................................................................... 58

Figura 24: Libro de 1791 Registra a la Iglesia de la Catedral. Un legado histrico ........ 61Figura 25: Libros aejos cargados de historia ............................................................ 62Tecnologas de la informacin ........................................................................................ 64Figura 26: En el futuro se har consultas y pagos on line .............................................. 64Gestin de la calidad ...................................................................................................... 66

4.3.1.3. 6.3.5 Profesionalizacin de la funcin registral............................................ 67Lineamientos para las polticas institucionales ............................................................... 69Gestin y acervo documental ......................................................................................... 69Participacin y vinculacin con otros sectores ............................................................... 71

4.4. Indicadores de desempeo................................................................................. 714.5. Metodologa de implantacin para la modernizacin.......................................... 72

6. Gestin por resultados.................................................................................................746.1. Modelo de gerenciamiento de valor para empresas pblicas ............................. 75

NDICE DE TABLAS

Tabla 1: Aranceles creada mediante Ordenanza 0185.......................................................... 27Tabla 2: Prstamos hipotecarios del Banco del IESS............................................................ 45

NDICE DE FIGURA

Figura 1: El flamante edificio del Registro de la Propiedad en la Murgen y Ulloa ................ 10Figura 2: Estrategia de planificacin de la gestin.................................................................11Figura 3: Los elementos clave de la gestin por resultados en el Registro de la Propiedad .12Figura 4: El anterior y el actual Registro de la Propiedad de Quito .......................................15Figura 5: Reestructuracin del Archivo del Registro de la Propiedad anterior ....................... 21Figura 6: rea de Talento Humano en el levantamiento de perfiles ......................................22Figura 7: Equipo de Certificaciones comprometido con el trabajo .........................................23Figura 8: Nueva infraestructura del RPDMQ. ........................................................................25Figura 9: El RPDMQ desarrolla un sistema informtico de contingencia............................... 31Figura 10: El RPDMQ moderniza el rea de Sistemas .......................................................... 33Figura 11: Data center del RPDMQ. ...................................................................................... 33Figura 12: Atencin a ciudadana se redujo a 20 15 minutos. ............................................. 34Figura 13: Ventanilla atencin Colegio Arquitectos ............................................................... 36Figura 14: Ventanilla atencin Cmara Comercio Quito ........................................................ 36Figura 15: Ventanilla atencin BIESS.................................................................................... 36Figura 16: Planificar para alcanzar los objetivos....................................................................38Figura 17: Plan de Vivienda Ciudad Jardn - Quito................................................................ 39Figura 18: Panormica Quito Distrito Metropolitano visto desde el RPDMQ ......................... 47Figura 19: Desafos de la visin y objetivos estratgicos del RPDMQ ..................................50Figura 20: Principales hitos del RPDMQ para el 2012........................................................... 51Figura 21: El programa de modernizacin del RPDMQ como una entidad de negocio .........52

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Figura 22: Un futuro no muy lejano en el RPDMQ.................................................................55Figura 23: Libro de 1780 uno de los ms antiguos en el Archivo del RPDMQ ...................... 60Figura 24: Libro de 1791 Registra a la Iglesia de la Catedral. Un legado histrico................ 61Figura 25: Libros aejos cargados de historia....................................................................62Figura 26: En el futuro se har consultas y pagos on line ..................................................... 64Figura 27: La Comunicacin interna es fundamental en el RPDMQ......................................65Figura 28: Algunos productos comunicacionales generados en 2012 ...................................66Figura 29: En el RPDMQ (Inscripciones) se conjuga juventud y experiencia ........................ 67Figura 30: En el RPDMQ (Sistemas) se conjuga juventud y experiencia .............................. 67Figura 31: Atencin con calidad y calidez en Servicios Ciudadanos .....................................68Figura 32: El modelo de GRP del RPDMQ alineado para generar impactos......................... 72Figura 33: Ejes de accin para lograr los objetivos operativos de corto plazo....................... 72Figura 34: Metodologa de implantacin de la modernizacin del RPDMQ........................... 73Figura 35: Mapa estratgico del Balance ScoreCard en el RPDMQ. ....................................74Figura 36: Modelo financiero de creacin de valor a la comunidad del RPDMQ ................... 75

NDICE DE GRFICOS

Grfico 1: Rentabilidad sobre ingresos del RP entre los aos 2008 al 2012. ........................ 16Grfico 2: Ingresos vs gastos del RP entre los aos 2008 al 2011........................................16Grfico 3: Solicitud de certificados ingresados en la ltima dcada. .....................................17Grfico 4: Solicitud de inscripciones ingresadas entre los aos 2009 y 2010........................ 18Grfico 5: Tiempo promedio de despacho por tipo de trmite. .............................................. 19Grfico 6: Tiempo promedio de despacho para el proceso de certificaciones. ...................... 19Grfico 7: Comparativo de la formacin acadmica del talento humano. .............................. 23Grfico 8: Comparacin entre aranceles del RP privado vs RP municipal. ........................... 28Grfico 9: Ingresos mensuales en la gestin municipal. ........................................................ 29Grfico 10: Demanda de usuarios por servicios. ...................................................................35Grfico 11: Trmites atendidos por servicio masivo. ............................................................. 37Grfico 12: Contribucin de la construccin al PIB del Ecuador en el 2010. ......................... 40Grfico 13: Contribucin de la construccin al PIB del Ecuador en el 2011. ......................... 41Grfico 14: Metros cuadrados de construccin en las 3 principales ciudades. ...................... 41Grfico 15: Trmites que ingresaron por mes desde junio 2011 a junio 2012. ...................... 42Grfico 16: Trmites que ingresaron por semana desde junio 2011 a junio 2012. ................ 44

SIGLAS Y ABREVIATURAS

BPM: Administracin de Procesos de NegociosCOOTAD: Cdigo de Ordenamiento TerritorialDeed registration: Registro por escrituraDINARDAP: Direccin Nacional de Registro de Datos PblicosERP: Planificacin de Recursos EmpresarialesGPR: Gestin Por ResultadosMDMQ: Municipio del Distrito Metropolitano de Quito

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RPDMQ: Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de QuitoTeller: Sistema de recaudacin municipalTitle registration: Registro por ttuloSis-Registro: Sistema de seguimiento de trmitesSISVI: Sistema Integral de Servicios Virtuales

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T ves las cosas como son y preguntas por qu?Yo sueo cosas que nunca fueron y pregunto por qu no?

George Bernard Shaw

Lo verdaderamente inteligente es estar preparado para los cambios y redefinir el futuro.

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PRESENTACIN

El presente documento tiene como propsito resumir los aspectos ms relevantes de lagestin del Dr. Sandro Vallejo y su equipo de colaboradores hasta junio 2012; as como delanlisis realizado para la definicin de la estrategia de sostenibilidad1 de largo plazo delsistema registral del RPDMQ, a fin de constituir un instrumento til para el desarrollo yfortalecimiento del sistema registral de Quito, en el mbito de los bienes inmuebles.

El MDMQ tiene como uno de sus objetivos estratgicos Fortalecer un modelo institucionalque permita contar con indicadores claros y transparentes de rendicin de cuentas queconsoliden la autonoma y eficiencia en la gestin del Municipio en el Distrito; para ello elRPDMQ ha establecido como lneas de accin: incrementar la calidad, eficiencia, eficacia yefectividad de los servicios registrales; utilizar nuevos procedimientos administrativos,sistemas de informacin y tecnologa de vanguardia; reducir costos de gestin y tiempos derespuesta y facilitar el acceso y la oportunidad a los servicios registrales con el propsito deatender oportunamente las necesidades y demandas de la poblacin.

Este proceso de modernizacin tiene como objetivo fundamental del RPDMQ dar certeza yseguridad jurdica a los actos relacionados con la propiedad inmobiliaria, que por disposicinde ley deben inscribirse para producir efectos contra terceros, y cuya actividad esindispensable para fortalecer el rgimen de derecho.

Actualmente, los Registros de la Propiedad del pas presentan diversos problemas: en suconceptualizacin, marco jurdico, procesos de trabajo, sistematizacin, profesionalizacin ydesempeo; que ha ocasionado ineficiencia en las polticas orientadas a otorgar mayorcerteza jurdica sobre los inmuebles, as como limitaciones en las operaciones del mercadoinmobiliario, afectando la seguridad de los particulares sobre la situacin legal de lospredios, contratacin de crditos hipotecarios y la confianza del sector financiero respecto alretorno de sus inversiones.

Para cumplir con la visin, misin y atender los desafos que enfrentar el RPDMQ, seelabor el plan de gestin estratgico para modernizar el RPDMQ en este se establecieronlos objetivos, actividades especficas, estrategias y tcticas de ejecucin para lograr lamodernizacin del RPDMQ, a fin de convertirlo en una institucin eficaz en el cumplimientode su funcin: ofrecer seguridad jurdica mediante la inscripcin y publicidad de los actosque requieren satisfacer tal requisito para surtir efectos contra terceros.

En este sentido, las acciones de modernizacin registral no se limitarn a realizar unaadicin de eficiencia operativa interna, sino, a reconocer que la finalidad de la institucinregistral es otorgar seguridad jurdica sobre la propiedad inmobiliaria y, a partir de sta,promover el progreso econmico con 100% de sus servicios de forma virtual.

1Frente al futuro puede haber 2 opciones: Trazar el futuro o esperar a que llegue Usted decide!

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1. Antecedentes

1.1. Marco jurdico

Considerando que, el marco legal proporciona las bases sobre las cuales las institucionesconstruyen y determinan el alcance y naturaleza de la participacin poltica, merecenespecial anlisis considerar la disposicin constitucional de varios artculos de laConstitucin de la Repblica del ao 2008:

Art. 265.- El sistema pblico de Registro de la Propiedad ser administrado de maneraconcurrente entre el Ejecutivo y las municipalidades.

El artculo 142 del Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma yDescentralizacin:

Art. 142.- Ejercicio de la competencia de Registro de la Propiedad.- La administracin de losRegistros de la Propiedad de cada cantn corresponde a los gobiernos autnomosdescentralizados municipales.

El sistema pblico nacional de Registro de la Propiedad corresponde al gobierno central y suadministracin se ejercer de manera concurrente con los gobiernos autnomosdescentralizados municipales de acuerdo con lo que disponga la ley que organice esteregistro. Los parmetros y tarifas de los servicios se fijarn por parte de los respectivosgobiernos municipales.

Los artculos 17, 19 y 25 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos:

Art. 17.- Folio Real.- Es el sistema de anotacin de actos jurdicos que se llevan de acuerdoal objeto del que trata el registro. La informacin consistir en la descripcin del inmueble omueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datosde la o el titular y el ttulo causal, los gravmenes, interdicciones y sus cancelaciones, y lasconstancias de solicitudes de certificados.

Art. 19.- Registro de la Propiedad.- De conformidad con la Constitucin de la Repblica, elRegistro de la Propiedad ser administrado conjuntamente entre las municipalidades y laFuncin Ejecutiva a travs de la Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos. Por lotanto, el Municipio de cada cantn o Distrito Metropolitano se encargar de la estructuracinadministrativa del registro y su coordinacin con el catastro.

Art. 25.- Informacin fsica y electrnica.- Para efectos de la sistematizacin e interconexindel registro de datos y sin perjuicio de la obligacin de mantener la informacin en soportefsico como determinan las diferentes normas de registro, los distintos registros deberntransferir la informacin a formato digitalizado.

La Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos definir el sistema informtico para elmanejo y administracin de registros y bases de datos, el cual regir en todos los registrosdel pas.

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1.2. Administracin municipal del RPDMQ

Cumpliendo el mandato constitucional que en su artculo 265 sostiene que la competenciaregistral le pertenece al ejecutivo en coordinacin con los municipios, el Registro de laPropiedad de Quito pas sus responsabilidades de lo privado a lo pblico, tal como loestablece el artculo 145 del Cdigo Orgnico de Ordenamiento Territorial yDescentralizacin (COOTAD) y el artculo 19 de la Ley del Sistema Nacional de Registro deDatos Pblicos

- El objetivo? Construir una institucin pblica que brinde a la ciudadana seguridadjurdica sobre todas las transacciones y actos relativos a inmuebles de su jurisdiccin,teniendo como eje un servicio de calidad, calidez y excelencia.

Figura 1: El flamante edificio del Registro de la Propiedad en la Murgen y UlloaFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

Segn las disposiciones transitorias tercera y dcima primera de Ley del Sistema Nacionalde Registro de Datos Pblicos se estableci como plazo lmite para el traspaso del Registrode la Propiedad al Municipio el 30 de junio de 2011.

1.3. Estrategia de planificacin de la gestin

El vertiginoso avance en las tecnologas de la informacin est presente prcticamente entodas las actividades de la sociedad moderna. Hoy en da, es impensable despertar sinInternet, o sin sistemas de informacin en los lugares de trabajo. En este sentido, la mayorade las actividades profesionales, privadas o pblicas requieren la presencia de avancestecnolgicos para traducirse en procesos eficientes, y sobre todo, para darle dinamismo ydesarrollo las actividades emprendidas.

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La figura 1 presenta la estrategia para modernizar los servicios registrales en base a losrequerimientos de la nueva sociedad del conocimiento que se basa en las Tecnologas de laInformacin y Comunicacin (TICs).

Esta estrategia2 de largo plazo se dise para ofrecer a la ciudadana seguridad jurdicamediante la implementacin de un servicio virtual; con este, el 100% de los serviciosregistrales se realizarn va internet en tiempo real, sta se fundamenta en las mejoresprcticas a nivel mundial (Benchmark), y ser implementada mediante la aplicacin del PlanEstratgico que se describe en los siguientes captulos.

Figura 2: Estrategia de planificacin de la gestinFuente: Planificacin del RPDMQ, 2011.

1.4. Modelo de administracin del actual RPDMQ

2 Las grandes ideas son aquellas de las que lo nico que nos sorprende es que no se nos hayan ocurridoantes Noel Claras.

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Gestionar y evaluar las acciones de las organizaciones del Estado con relacin a laspolticas pblicas precisadas para atender las demandas de la sociedad, es una tarea que sefacilita mediante la aplicacin de la Gestin por Resultados (GPR), modelo que propone laadministracin de los recursos pblicos centrada en el cumplimiento de las accionesestratgicas (definidas en la planificacin estratgica), en un perodo de tiempo determinadoy que la actual administracin del RPDMQ se ha empeado en consolidarlo.

Los organismos pblicos utilizan insumos financieros, humanos y materiales - asignados atravs del presupuesto - para la produccin de bienes y servicios (productos) destinados a laconsecucin de objetivos de poltica pblica (resultados).

En la figura 2 podemos visualizar los elementos claves de la Gestin por Resultados (GPR)

Figura 3: Los elementos clave de la gestin por resultados en el Registro de la PropiedadFuente: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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1.5. La factura tica de la gestin privada del Registro de la Propiedad

El actual Registro de la Propiedad dio un paso muy significativo en el traspaso de la gestinprivada a la municipal, una factura tica encaminada a cumplir al mximo las expectativasciudadanas y el dinero en manos pblicas que se transforman en obras para la ciudad.

La gestin privada del Registro de la Propiedad sufra los males endmicos de muchasinstituciones, pero sobre todo una gestin basada en el bien particular en desmedro del biencolectivo:

Personal trabajando con un modelo a destajo, incompatible con el servicio pblico,generando problemas laborales con los funcionarios antiguos.

Rgimen en el cual los recursos econmicos alimentaban el bolsillo de una persona,en lugar de ser invertidos en el talento humano, tecnologa, infraestructura, etc.

Instalaciones inapropiadas que contribuyeron a dar un mal servicio e imagen; laadministracin municipal solo pudo recibir como activos los libros registrales en malestado, porque los inmuebles, muebles, software, computadoras, estanteras,absolutamente todo se encontraba a nombre de terceros que cobraban unarrendamiento por su uso al registrador privado.

Falta de seguridad, control y preservacin de la documentacin registral que garantizala seguridad jurdica.

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Gestin privada (Antes) Gestin municipal (Ahora)

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Figura 4: El anterior y el actual Registro de la Propiedad de QuitoFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

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Anlisis de rentabilidad sobre ingresos

Con el cambio de administracin privada a pblica, la rentabilidad sobre ventas pasa en el2010 del 6,5% a casi 35% entre julio y diciembre de 2011; y para el 2012 se estima en 46%.Lo que significa que el dinero ahora, se traslada en beneficios para la ciudadana a travs dela construccin de obras en la ciudad y no va a manos de una sola familia.

Grfico 1: Rentabilidad sobre ingresos del RP entre los aos 2008 al 2012.Fuente: Servicio de Rentas Internas, SRI.Elaborado por: Planificacin RPDMQ, 2012.

Grfico 2: Ingresos vs gastos del RP entre los aos 2008 al 2011.Fuente: Servicio de Rentas Internas, SRI.Elaborado por: Planificacin RPDMQ, 2012.

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Lucha contra la corrupcin

Si bien es cierto el actual Registro de la Propiedad recibi una institucin en decadencia, enla que se evidenciaban algunas prcticas de corrupcin e ineficiencia, no es menos ciertoque en el espritu del nuevo Registro de la Propiedad ha estado presente la necesidad detransformacin y de lucha frontal contra la corrupcin.

1.6. Informacin estadstica de la ltima dcada

A continuacin se presentan las estadsticas del Registro de la Propiedad con gestinprivada.

Certificados ingresados entre 2001 y 2011.

La siguiente tabla presenta la cantidad de solicitudes de certificados pedidos entre los aos2001 a 2011 con su respectivo porcentaje y que fueron elaborados utilizando la informacinque se encuentra en el sistema registral que actualmente supera el 80%.

Grfico 3: Solicitud de certificados ingresados en la ltima dcada.Fuente: Base de datos del sistema registral 2001 2011.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

Inscripciones ingresadas entre los aos 2009 y 2010.

En el siguiente grfico se presenta la cantidad de solicitudes de inscripciones solicitadasentre los aos 2009 a 2010.

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Grfico 4: Solicitud de inscripciones ingresadas entre los aos 2009 y 2010.Fuente: Base de datos del sistema registral 2009 2010.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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1.7. Procesos agregadores de valor3

Tiempo de respuesta actual

Los procesos agregadores de valor: certificaciones, inscripciones y revisin legal tienen untiempo de respuesta promedio de 7 das laborables hasta junio 2012.

Grfico 5: Tiempo promedio de despacho por tipo de trmite.Fuente: Sistema registral, junio-2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

El proceso de certificaciones inicia con la recepcin de los documentos y termina con laentrega del certificado. La gestin ha permitido reducir el tiempo de respuesta promedio de63a 8 das laborables.

Grfico 6: Tiempo promedio de despacho para el proceso de certificaciones.

3Que hablen mal de uno es espantoso. Pero hay algo peor: que no hablen. Oscar Wilde.

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Fuente: Sistema Qlickview,jul-2011 a jun-2012.Elaborador por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

1.8. Procesos de apoyo

Direccin de Gestin Documental y Archivo

Entre los principales problemas corregidos en la Gestin Documental y almacenamiento dedocumentos en el archivo se inici:

Un proceso interno para mejorar la conservacin e inventario de libros ydocumentos.

La implementacin del sistema de identificacin RFID (Identificacin por RadioFrecuencia),para incrementar la seguridad de folios y libros.

El proceso para la contratacin de la digitalizacin integral de los archivos.

La reduccin de excesos de movilidad en bsqueda de libros, mediante laracionalizacin del proceso.

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Figura 5: Reestructuracin del Archivo del Registro de la Propiedad anteriorFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.Elaboracin: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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Direccin Administrativa Financiera

Est direccin cuenta con 3 reas bsicas:

Talento Humano. Administracin. Financiero.

1.8.1.1. rea de Talento Humano4

La normativa legal regul el proceso de traspaso del personal del Registro de la Propiedadprivado al RPDMQ, con algunas dificultades: incompatibilidades remunerativas y laresponsabilidad respecto al pasivo laboral.

Figura 6: rea de Talento Humano en el levantamiento de perfilesFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

4La inspiracin existe, pero tiene que encontrarte trabajando. Pablo Ruiz Picasso.

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Figura 7: Equipo de Certificaciones comprometido con el trabajoFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

En el siguiente grfico se puede visualizar mejoras en el nivel de profesionalizacin deltalento humano con la nueva administracin municipal.

Grfico 7: Comparativo de la formacin acadmica del talento humano.Fuente: Recursos Humanos del RPDMQ.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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Actualmente el levantamiento de perfiles y competencias permitir implementar la nuevaestructura orgnica funcional; a fin de cumplir con la nueva visin del RPDMQ.

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1.8.1.2. rea Administrativa

Entre los principales logros de esta rea se destacan:

Los bienes muebles e inmuebles implementados con la respectiva infraestructuratecnolgica.

Figura 8: Nueva infraestructura del RPDMQ.Fuente: Comunicacin del RPDMQ, 2012.

Seguimiento y control de los TDR (trminos de referencia) y procesos de contratacin.

Elaboracin de los manuales de Administracin de Activos Fijos o de Larga Duraciny Bienes Sujetos de Control y de Administracin de Suministros y Materiales.

Seguimiento y liquidacin de los contratos de mantenimiento y equipamiento.

Elaboracin del Plan de Mantenimiento General.

1.8.1.3. rea Financiera

Entre sus logros estn:

La implementacin de la reduccin de los nuevos aranceles

El incremento para la recaudacin reduciendo los tiempos de atencin.

La elaboracin e implementacin del presupuesto y del respectivo plan anual decontratacin pblica (PAC).

La implementacin de sistemas de control en la tesorera y en los procesos decontratacin pblica.

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Aplicacin de requisitos mnimos de la documentacin de respaldo de lastransacciones financieras.

Revisin peridica de las transacciones financieras, conciliacin de cuentas yrealizacin de ajustes.

Solicitud y emisin oportuna de las certificaciones de disponibilidad presupuestaria.

Seguimiento del POA (Plan Operativo Anual), PAC (Plan Anual de Contratacin) y delos compromisos y ejecucin presupuestaria.

Constatacin fsica de los comprobantes de ingreso con los reportes de recaudacin.

Preparacin diaria de reportes recaudacin con el nmero de trmites por tipo y valor.

Asignacin y control permanente a cada cajero de una caja de comprobantes deingreso con una secuencia numrica nica.

Verificacin diaria del archivo de los comprobantes de ingreso, por cada cajero, enorden secuencial y su integridad.

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La reduccin de aranceles por inscripciones con la nueva gestin municipal muestrasensibilidad con los sectores populares. Las propiedades que tienen un avalo inferior aUSD 40.000, pagan menos; predios que superan los USD 40.000 mantienen los valoresanteriores.

Tabla 1: Aranceles creada mediante Ordenanza 0185Reformatoria a la Ordenanza no. 090Fuente: Comunicacin del RPDMQ, 2012

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Reduccin de aranceles con la gestin municipal

El siguiente grfico visualiza la reduccin de aranceles por inscripciones con la nueva gestin municipal especialmente para laspropiedades que tienen un avalo inferior a USD 40.000.

Grfico 8: Comparacin entre aranceles del RP privado vs RP municipal.Fuente: Ordenanza Municipal.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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Ingresos mensuales en la gestin municipal

Suman USD 12,386,373 desde junio 2011 hasta junio 2012. Representa un promedio mensual de USD 1,107,212, con tendencia alalza.

Grfico 9: Ingresos mensuales en la gestin municipal.Fuente: Sistema Teller, junio-2011 a junio-2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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Patrocinio Jurdico

La gestin del RPDMQ implica un gran nivel de responsabilidad debido a la cantidad dejuicios instaurados en contra de la institucin y que obedecen a su propia gestin,actualmente se enfrenta 13 juicios ordinarios (demandas debidamente contestadas dentrodel trmino legal pertinente), en algunas causas se ha llevado a efecto la Junta deConciliacin. Una demanda en juicio colusorio que practic la Junta de Conciliacin, dosacciones Constitucionales de Proteccin, una accin de Habeas Data, cincuenta demandaso peticiones de inscripcin de escrituras pblicas por los motivos expuestos en cada una deellas.

1.9. rea de TICs (Tecnologas de la informacin y comunicacin)5

5Las empresas obtienen mejores resultados de la tecnologa cuando empiezan enfocndose en los procesos;de otra forma, lo que hacen es una carsima forma de automatizar la ineficienciaBain & CO.

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Figura 9: El RPDMQ desarrolla un sistema informtico de contingenciaFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

El Registro de la Propiedad privado para su funcionamiento utilizaba el sistema transaccionaldenominado SISREG; en la gestin municipal el proveedor del sistema no ha realizadomantenimiento ni soporte tcnico alguno; lo que representa una gran vulnerabilidad alcontinuo servicio a la ciudadana. Este inconveniente no obedece a la falta de gestin delRPDMQ sino, a debilidades estructurales en el traspaso de los programas informticos alnuevo RPDMQ. El proveedor no acept los acuerdos planteados.

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El rea tecnolgica y sus vulnerabilidades:

La tutela administrativa en contra del RPDMQ por parte de la empresa EXILIXI (14 denoviembre de 2011). Este proceso est vigente y no se ha llegado a una resolucindefinitiva.

No se dispone de cdigos fuente, manuales tcnicos y soporte del sistema SISREG.

Se realiz tres parches al SISREG, para integrarlo a los sistemas municipales, lo queimplic la duplicidad de tareas en la operacin del sistema.

Actualmente estn en proceso de desarrollo 2 sistemas nuevos para dar una solucintemporal (contingencia) hasta que empiece la implementacin definitiva del sistema de laDINARDAP.

El sistema propuesto por la DINARDAP contempla el manejo de folio real, lainterconexin con el Sistema de Catastro y servicios virtuales con la ciudadana; queser implementado en base al Convenio marco de cooperacin interinstitucional entrela DINARDAP y el MDMQ, a travs del RPDMQ, firmado el 29 de marzo del 2012.

El RPDMQ est desarrollando un sistema informtico de contingencia, el mismo quetiene mdulos bsicos para poder reemplazar temporalmente al SISREG.

El RPDMQ est modernizando su Data Center que contar con un sistema de monitoreo dealarmas permanentes para garantizar su infraestructura tecnolgica.

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Figura 10: El RPDMQ moderniza el rea de SistemasFuente: Comunicacin del RPDMQ, 2012.

Figura 11: Data center del RPDMQ.Fuente: Sistemas del RPDMQ, 2012.

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Atencin a la ciudadana en la sede central

Al principio de la gestin municipal el tiempo promedio de atencin al iniciar un trmite erade 4 horas 1 hora; lo que gener malestar ciudadano; sin embargo las largas filasdesaparecieron, se acab con el represamiento y con ello tambin acab el malestar de laciudadana. las molestias

En la actualidad el tiempo de atencin a la ciudadana se ha reducido a 20 15 minutos.

Para reducir estos tiempos se ha previsto la implementacin de los siguientes servicios:

Pago y consultas en lnea.

Entrega de certificados por Courier.

Figura 12: Atencin a ciudadana se redujo a 20 15 minutos.Fuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

El siguiente grfico representa el tiempo promedio de atencin por tipo de trmite durantejunio 2012.

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Grfico 10: Demanda de usuarios por servicios.Fuente: Base de datos del Qmatic, junio - 2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

Atencin a la ciudadana por servicio masivo

El llamado Servicio Masivo brinda servicio a entidades u organizaciones quepermanentemente requieren los servicios del RPDMQ. Se firmaron convenios con 100instituciones.

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Figura 13: Ventanilla atencin Colegio ArquitectosFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

Figura 14: Ventanilla atencin Cmara Comercio QuitoFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

Figura 15: Ventanilla atencin BIESSFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012.

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El total de trmites mensuales en Servicio Masivo, corresponde al 12%; de este el 7%corresponde al BIESS y el 5% a las otras 99 instituciones.

*Se contabilizan como parte de las operaciones del BIESS, los trmites realizados por lasempresas: ASISLEG, BAL y CONSULCORP. De las 100 instituciones, solo el 10% de ellastiene un promedio superior a 10 trmites por semana.

Grfico 11: Trmites atendidos por servicio masivo.Fuente: Base de datos de servicio masivo.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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1.10. rea de planificacin e inversin

En el RPDMQ planificacin e inversin han desarrollado metodologas y documentos que yase estn implementando; entre las que estn el plan de modernizacin, Gestin porResultados, Institucionalizacin del RPDMQ (nueva estructura orgnico funcional, BalanceScoreCard, Gestin de riesgos a travs de @Risk de Palisade, Gestin del sistemamunicipal Quito Avanza, Gestin del sistema municipal Quito Verde.

Figura 16: Planificar para alcanzar los objetivosFuente: Planificacin del RPDMQ, 2012.
mailto:@Risk

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2. Incremento de demanda en el sector de la construccin y sector inmobiliario

Figura 17: Plan de Vivienda Ciudad Jardn - QuitoFuente: www.ciudadjardin.com.ec/home.html

El crecimiento de la Construccin est comnmente asociado a la obra pblica, obras devivienda y a otro tipo de obras de construccin, los mismos que se reflejan en el rubro de laFBKF al interior de las cuentas del Gobierno Central.

Durante los ltimos meses de 2008 e inicios de 2009, la actividad de la construccin registrun dbil dinamismo afectado por la cada de las remesas, as como por la restriccin decrditos por parte de las entidades bancarias privadas.

En los siguientes grficos se puede visualizar cmo se incrementa la contribucin del sectorde la construccin al PIB del Ecuador de 0,09% en el 2010 a 0,95% en el 2011, lo querepresenta un incremento con una relacin de 1 a 10.
www.ciudadjardin.com.ec/home.html

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Grfico 12: Contribucin de la construccin al PIB del Ecuador en el 2010.Fuente: Banco Central del Ecuador, 2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

Como se puede verificar al comparar estos 2 grficos, la contribucin de la construccin enel PIB nacional pasa del puesto 9 en el 2010 a ser el primero en el 2011.

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Grfico 13: Contribucin de la construccin al PIB del Ecuador en el 2011.Fuente: Banco Central del Ecuador, 2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

Metros cuadrados de construccin en las 3 ciudades principales

Grfico 14: Metros cuadrados de construccin en las 3 principales ciudades.Fuente: Banco Central del Ecuador, 2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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2.1. Proyeccin de la demanda futura de los servicios registrales

Un anlisis del sector de la construccin en el Ecuador y especficamente sobre la cantidadde trmites de las operaciones diarias del mismo RPDMQ permitirn una planificacin eficazen atencin ciudadana; para ello se considerarn 2 factores fundamentales:

Histrico de trmites del RPDMQ desde el 30 de junio del 2011.La administracin municipal proces 360.565 trmites entre 30 junio 2011 a 30 junio2012.

Evolucin del sector inmobiliario en el DMQ.

Grfico 15: Trmites que ingresaron por mes desde junio 2011 a junio 2012.Fuente: Sistema Qlickview, 2011- 2012.Elaborador por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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En el siguiente grfico se realiza el mismo anlisis pero por semana:

La subida de ingresos de trmites en la primera semana de julio subieron los ingresosdebido a la transicin del Registro Privado al Pblico.

En la 1ra semana de noviembre y 3ra semana de febrero los ingresos de trmitesdescendieron debido a los feriados decretados por el Gobierno Central.

En las semanas de diciembre se registra descenso en los ingresos debido afestividades propias de la ciudad y fin de ao.

En la 1ra y 3ra semana de mayo se tuvieron descensos en los ingresos de trmitesdebido a los feriados decretados por el Gobierno Central.

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Grfico 16: Trmites que ingresaron por semana desde junio 2011 a junio 2012.Fuente: Sistema Qlickview, junio-2012.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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Crecimiento del sector inmobiliario en el DMQ.

El Banco del IESS (BIESS) pas a encabezar la entrega de crditos hipotecarios, superandoas la participacin de los otros bancos y cooperativas privados que compiten con este tipode prstamos.

En el 2011, el BIESS coloc unos $ 767 millones, es decir, el 52,5% de los crditoshipotecarios en el pas, mientras las dems instituciones entregaron un total de $ 694millones, el 47,5%; segn un estudio de la consultora de mercados MarketWatch estaproporcin era inversa hasta el 2010 cuando el sistema financiero tena el 58,5% y el BIESSel 41,5%.

Para el 2012, el BIESS anunci la entrega de $ 900 millones en prstamos hipotecarios, conlo que tendran un saldo de $ 2.165 millones en inversin.

El promedio del crdito hipotecario por persona en el BIESS fue de $35.500 en el 2011, loque significa que para el 2012 se tendrn aproximadamente 28.400 prstamos hipotecarios,de los cuales 10.424 se otorgarn en el DMQ.

Tabla 2: Prstamos hipotecarios del Banco del IESS.Fuente: BIESS, 2012.

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Planificacin estratgica

La planificacin es el corazn de una institucin, una buena planificacin ha de regir yorientar todas las acciones de la institucin, pues se enmarca dentro de posibles escenariosde la realidad futura. Igualmente, soporta la realizacin concreta de las estrategias, losobjetivos y las acciones que ayudan a materializarlos y volver tangible, operativa,mensurable y controlable una visin de largo alcance y su misin institucional. Deber estaralineada con polticas como:

Motor de competitividad (garantizar la seguridad jurdica del trfico inmobiliario).

Referente a nivel nacional: Tanto para los dems Registros de la Propiedad del pas comopara la DINARDAP (Puede constituirse en la entidad que dote al pas de especialistas en lamateria).

Informacin para el desarrollo: Un Registro de la Propiedad eficiente y moderno puedeproporcionar un cmulo de informacin muy importante para la toma de decisiones delMunicipio y del Gobierno Central y para la construccin de polticas pblicas.

El sistema registral del RPDMQ vs las mejores prcticas internacionales

Una muestra del soporte que da la tecnologa a los Registros de la Propiedad es el modeloespaol con la virtualizacin de sus trmites; as como el resguardo en formato digital de lasinscripciones y en s los libros que son fuente de trabajo para las prcticas registrales(instrumento que ser adoptado a corto plazo por el RPDMQ), y como segunda parte lainclusin de mapas catastrales digitales vinculados mediante ndices con la informacinregistral.

Otras tendencias internacionales cuya aplicacin en el RPDMQ pueden constituiroportunidades6 de desarrollo en el corto plazo son entre otros:

Digitalizacin, indexacin, organizacin de libros fsicos e informacin.

Implementacin de un sistema que pueda realizar la trazabilidad del proceso y hacerseguimiento de los trmites que se realicen dentro del proceso.

Virtualizacin de los servicios va internet, para que el ciudadano no tenga lanecesidad de ir a las oficinas del RPDMQ.

Introducir el uso de mapas catastrales digitales.

6El futuro tiene muchos nombres. Para los dbiles es lo inalcanzable. Para los temerosos, lo desconocido.Para los valientes es la oportunidad...Vctor Hugo.

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Implementar mecanismos de recuperacin de costos para cubrir los costos deprocesamiento o recuperar el costo de la inversin.

Entre los temas particularmente importantes que han requerido la atencin del RPDMQ sedestacan:

Los datos registrados en los sistemas de informacin sobre la titularidad eidentificacin del predio deben ser plenamente confiables, desde el punto de vistafsico y lgico. La existencia de planes de recuperacin de desastres y procedimientosde control de acceso constituyen en este sentido temas que requieren principalatencin.

Los formularios, procedimientos y regulaciones relativos a la actividad registral debenser claros y simples con la finalidad de evitar inconvenientes a los usuarios delRPDMQ, reducir costos operativos e incrementar la equidad en el acceso a losservicios.

El sistema debe ser visto como un sistema objetivo, ajeno a procesos polticos, cuyosagentes constituyan parte de la institucionalidad del RPDMQ.

2.2. Visin

Figura 18: Panormica Quito Distrito Metropolitano visto desde el RPDMQFuente: rea de Comunicacin RPDMQ

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El RPDMQ en el 2015 es

El lder nacional y Latinoamericano en la generacin de valor, a travs de la prestacin deservicios registrales para la comunidad y garante de la seguridad jurdica de la propiedadinmobiliaria.

Somos modelo de gestin eficiente, eficaz y socialmente responsable, construido sobre labase del mejor talento humano y la excelencia en el servicio.

2.3. Misin

Somos una institucin pblica responsable de garantizar seguridad jurdica de actosregistrales referentes a la propiedad inmobiliaria y su publicidad.

Buscamos la prestacin de servicios de calidad, oportunos y transparentes, desarrolladospor personas honestas, calificadas y en constante crecimiento.

Contribuyendo al desarrollo econmico y social del DMQ.

2.4. Polticas

Las principales polticas que regulan la gestin de la administracin del RPDMQ son:

nico e integral. Implica considerar un Registro de la Propiedad, que integre tanto elmbito urbano y rural, as como la propiedad pblica y privada.

Eficiente, eficaz, efectivo y fcil de entender y usar. Esto comprendera profundizar lasimplificacin de procedimientos y uso de formularios, optimizar y compartir losrecursos disponibles, sobre la base del desarrollo de un marco legal apropiado.

Oportuno en brindar informacin y que se mantenga actualizado. Implica desarrollarprocedimientos internos eficientes y mantener a los usuarios informados sobre lasventajas del registro.

Autofinanciado, pero que minimice costos de transaccin y los recupere de manerajusta. Implica la optimizacin de transacciones registradas, desarrollar una estructurade aranceles apropiada, optimizar los costos de recursos compartidos, la explotacinde la informacin almacenada y la reduccin de los costos de transaccin en general.

Accesible a todo usuario. Considera tanto contar con diversas claves de acceso a lainformacin registral (ndices grficos, propietarios, partidas registrales), as comodesarrollar una cobertura geogrfica adecuada mediante el acceso on-line.

Sea percibido como justo e independiente. Implica contar con personal registralcapacitado y un proceso de atencin de reclamos efectivo.

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Seguro y que tenga alta confianza del usuario. Debe considerar el desarrollo de laimagen favorable del pblico, as como la estandarizacin de los procedimientosinternos, incluyendo el hacer extensivo el uso de la base catastral a todas laspropiedades registradas.

Un componente integral de la administracin y de los sistemas de gestin de datospblicos del Ecuador. Debe implicar al menos que los ttulos registrados seencuentren vinculados a una base catastral que pueda a su vez ser empleada comobase para el desarrollo de sistemas de informacin geogrfica y territorial.

Proactivo y que promueva la formalizacin y los beneficios para el usuario. Implicainstitucionalizar las funciones de formalizacin y promocin, tanto de los servicios delRegistro de la Propiedad como de las inversiones futuras sobre la propiedad.

2.5. Objetivos estratgicos

Para cumplir con la visin y misin del RPDMQ se han definido los siguientes objetivosestratgicos:

Incrementar la satisfaccin de la ciudadana mediante la implementacin de unservicio de excelencia.

Incrementar la mejora continua de procesos mediante la sistematizacin yautomatizacin.

Incrementar la rentabilidad social del RPDMQ mediante la optimizacin y uso efectivode los recursos.

Incrementar la habilidad para mejorar y desarrollar el KnowHow mediante latecnologa, el aprendizaje y el crecimiento.

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4.6 Desafos de la visin del RPDMQ

A continuacin se representan los retos involucrados para cumplir con la visin del RPDMQ.

Figura 19: Desafos de la visin y objetivos estratgicos del RPDMQFuente: Planificacin del RPDMQ, 2011.

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La siguiente figura presenta un resumen de los principales hitos que el RPDMQ planificpara el 2012, en el respectivo captulo referente a la planificacin estratgica.

Figura 20: Principales hitos del RPDMQ para el 2012Fuente: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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4. Plan de modernizacin7

Al modernizar el RPDMQ se fortalece la soberana del Estado y se afianzarn los principiosen los que esta institucin funda y motiva su actividad dentro del quehacer pblico.Asimismo, se promueve la inversin, se fomenta la construccin y la adquisicin de vivienday por ende se fortalecen los cimientos para el crecimiento econmico del Estado.

Figura 21: El programa de modernizacin del RPDMQ como una entidad de negocioFuente: Planificacin del RPDMQ, 2011.

7Todo lo que una persona puede imaginar, otras podrn hacerlo realidad. Jules Verne.

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4.1. Ventajas de la modernizacin integral

Esta modernizacin prev la implementacin bajo un enfoque integral y sistmico, con lassiguientes ventajas:

RPDMQ totalmente electrnico.

Digitalizacin y escaneo del acervo documental.

Transformacin de un Registro de la Propiedad hacia la tcnica.

Folio real electrnico.

Asientos con firma digital.

Servicio en lnea para clientes del RPDMQ.

Garanta de seguridad en la informacin.

4.2. Etapas del proyecto de modernizacin

Etapa I: Definir los procesos registrales

Especializar la recepcin de documentacin.

Gestionar de forma avanzada la solicitud de la publicidad.

Agilizar la formalizacin de la presentacin.

Controlar estrictamente los principios registrales.

Definir y firmar digitalmente el proceso de calificacin.

Gestionar automticamente la notificacin de calificacin.

Controlar totalmente la situacin del documento.

Firmar digitalmente con doble responsabilidad los asientos registrales.

Formalizar la entrega al interesado.

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Trazabilidad total de todos los procesos.

Orientar la gestin hacia la NO utilizacin de Papel.

Etapa II: Analizar el marco jurdico

Direccionar el trabajo, del proyecto para la adecuacin del marco jurdico al procesode modernizacin del RPDMQ orientando el trabajo hacia la conformacin de unRPDMQ totalmente electrnico.

Etapa III: Diagnosticar la organizacin del RPDMQ

Diagnosticar los perfiles profesionales.

Elaboracin del mapa de funcionamiento actual y potencial de RPDMQ en cuanto alos niveles de capacitacin y experiencia de los que estn trabajando en laorganizacin.

Identificacin del gap existente entre la oferta y la demanda laboral, ajustes, captacinde nuevos perfiles, descentralizacin / recolocacin de plantilla, capacitacin delpersonal actual y potencial.

Evaluar los roles directivos.

Identificacin del estilo de direccin en la organizacin. Radiografa general del climalaboral presente en la organizacin y el nivel global de predisposicin al cambio.

Algunos factores que se analizan: capacidad de trabajo en equipo, cooperacin entredepartamentos, popularidad de los responsables entre su equipo, o la lealtad delequipo a la organizacin.

Diagnosticar los conocimientos jurdicos y organizacionales.

Anlisis del inters, motivacin para el trabajo, implicacin con la organizacin y lavoluntad de mejora aprendizaje del equipo.

Anlisis del grado de efectividad de la puesta en marcha para el desarrollo de untrabajo impecable en el RPDMQ como conceptos del reglamento jurdico, calidad deservicio y atencin al cliente, de trabajo en equipo y con la normativa de calidad ISO9001.

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Diagnosticar las competencias personales.

Herramienta que despliega su anlisis a travs del desarrollo de pruebaspsicotcnicas diversas. Las aptitudes y actitudes que se evalan a travs de estediagnstico son numricas, administrativas, relacionales, analticas y de interrelacinpersonal.

Etapa IV: Informatizar al RPDMQ (eliminando el papel)8

Figura 22: Un futuro no muy lejano en el RPDMQFuente: www.mery21.wordpress.com/teclado-virtual/

Aplicar integralmente un sistema de informacin adaptable y parametrizable para losSistemas Registrales de todo el pas, as como para la Gestin Integral del RPDMQdonde se desarrolla toda la gestin operativa, tcnico jurdica y econmica.

Caracterizar el sistema integral de informacin del RPDMQ, que deber contar conlas siguientes caractersticas:

Digitalizacin y escaneo del acervo documental. Especializacin en el proceso de transformacin de un Registro de la

Propiedad hacia la tcnica de FOLIO REAL. Registro de la Propiedad totalmente electrnico. Asientos con firma digital. Servicio on-line para los clientes del RPDMQ.

8Lo que conduce y arrastra al mundo no son las mquinas sino las ideas. Vctor Hugo.
www.mery21.wordpress.com/teclado-virtual/

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Escalable y parametrizable. Mejora de la productividad. Garanta de la seguridad en la informacin. Trazabilidad en los procesos. Gestin integral: Productiva, econmica, jurdica. Base tecnolgica innovadora. Ahorro de costos. Base de datos documental. Intuitiva y amigable. Implementacin de modelos tipo. Capacidad de adaptacin a diferentes formas de trabajo. Evita redundancia y duplicidad de trabajo. Volcado de datos desde otros sistemas. Breve perodo de aprendizaje. Seguimiento y mantenimiento de la aplicacin.

4.2.1.1. Fase 1-IV: Digitalizar

Se debern realizar imgenes digitales firmadas en el mismo proceso de generacin paragarantizar que no sean manipuladas, con la generacin automtica de solicitudes deescaneo en funcin de la informacin ingresada en las entradas de un sistema denominadoERP de Gestin integral del Registro de la Propiedad.

La aplicacin deber servir como medio de consulta de toda la informacin digitalizada yclasificada; as como la posibilidad de generacin de solicitudes de escaneo de formamanual.

4.2.1.2. Fase 2-IV: Controlar la gestin

A efecto de contar con un RPDMQ totalmente electrnico se debern digitalizar losdocumentos a partir de su ingreso, lneas de captura, solicitudes de trmite y sus anexos; deigual forma se firmarn digitalmente los acuerdos de calificacin de los registradores, demanera que en un futuro stos puedan ser consultados y generados va web.

4.2.1.3. Fase 3-IV: Despachar la documentacin

Se deber implantar el despacho de documentos con la inscripcin en folio realelectrnico, esto implicar la calificacin completa del documento con obligatoriedaddel uso de firma digital para el acuerdo de calificacin.

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Se deber automatizar la conversin a Folio Real Electrnico para formalizar confirma digital la informacin electrnica que figura en las imgenes digitalizadas de unfolio real.

Todas las inscripciones, sin excepcin, debern ser firmadas electrnicamente, lo quegarantizar su integralidad y autenticidad.

Se contar con un Mdulo para Servicios Inmediatos, que permitir ofrecer alciudadano servicios adicionales en el mismo momento al actual Folio Inmediato.

Etapa V: Realizar el seguimiento y mantenimiento

Mejorar continuamente.

Evaluar la evolucin del sistema para su adaptacin a las nuevas exigencias tcnicasy jurdicas.

Realizar auditoras al sistema para el control de la calidad de la informacin eintegralidad de los procesos.

Implementar los recursos on-line para la resolucin de incidencias.

4.3. Componentes de la modernizacin

El Programa de Modernizacin del RPDMQ se estructur a partir de ocho componentesbsicos que sern integrados en las etapas y fases descritas anteriormente, cuyasestrategias y actividades se sealan de manera enunciativa, a continuacin:

Marco jurdico

Este componente considera la revisin de los ordenamientos jurdicos en los que se sustentala organizacin y el funcionamiento del Registro de la Propiedad en el Estado, con elpropsito de identificar aquellos que deben expedirse, adicionarse o reformarse para quegaranticen la seguridad jurdica de los actos que se inscriban en la institucin registral, ascomo dar sustento legal a las acciones de modernizacin que se lleven a cabo.

En este contexto, el propsito de este ordenamiento jurdico fue crear un organismo pblicodescentralizado con personalidad jurdica y patrimonio propios, responsable de la funcinregistral en el Distrito Metropolitano de Quito.

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Procesos registrales

El objetivo de este apartado es establecer las bases generales mediante las cuales elRPDMQ deber llevar a cabo la reingeniera de sus procesos, a fin de ofrecer trmites yservicios sencillos, giles y transparentes, que atiendan satisfactoriamente las exigencias decalidad de los usuarios.

El rediseo de los procesos se orientar a la generacin de valor para los usuarios y estarvinculado estrechamente y principalmente al uso de tecnologas de la informacin y alestablecimiento de indicadores de desempeo.

Los procesos registrales se pueden agrupar en procesos sustantivos y procesos de soporte.En los primeros, se encuentran las actividades registrales que dan razn de ser al RPDMQ;en tanto que en los segundos, se inscriben actividades que apoyan a los primeros a cumplircon los objetivos y metas de la institucin registral.

4.3.1.1. Procesos sustantivos (agregadores de valor)

Los procesos agregadores de valor son:

Inscripcin.

Conservacin del Acervo.

Certificacin.

Consulta.

4.3.1.2. Procesos de apoyo

Los procesos de apoyo son:

Administrativos.

De Tecnologas.

De Calidad.

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De Apoyo Jurdico.

De Apoyo Comunicacional

Las caractersticas que deben contener los procesos registrales sustantivos entre otras son:

Proceso de inscripcin

En este proceso se revisarn y analizarn los documentos presentados para su registro; esdecir, todos los actos destinados a producir efectos contra terceros y que son susceptiblesde inscripcin.

Al respecto, se dar mayor nfasis a las tareas de calificacin registral, lo cual requerirreglas claras para realizar el estudio de los documentos y de los antecedentes registralespreexistentes, con el fin de determinar la procedencia de la inscripcin solicitada.

Proceso de conservacin del acervo

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Figura 23: Libro de 1780 uno de los ms antiguos en el Archivo del RPDMQFuente: rea de Comunicacin RPDMQ

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Figura 24: Libro de 1791 Registra a la Iglesia de la Catedral. Un legado histricoFuente: rea Comunicacin RPDMQ

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Figura 25: Libros aejos cargados de historiaFuente: rea Comunicacin RPDMQ

Este proceso tendr como propsito que el RPDMQ conserve y asegure el adecuadoresguardo y preservacin de sus libros y legajos, as como de la informacin que contienen.Como parte del proceso de conservacin y migracin del acervo documental a medioselectrnicos, se llevarn a cabo las siguientes acciones:

Digitalizacin de imgenes de documentos.

Captura de libros y legajos en la base de datos registral.

Generacin de ndices de acceso a libros y legajos, y su relacin con la base de datosregistral.

Verificacin del tracto registral.

Integracin del folio para cada inmueble.

Encuadernacin de libros.

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Proceso de certificacin

Se redisear este proceso, a efecto de garantizar la expedicin eficiente y oportuna de lasconstancias y certificaciones de los asientos y anotaciones existentes en el RPDMQ,atendiendo de manera prioritaria las siguientes acciones:

Recepcin de solicitud de certificacin.

Presentacin de solicitudes de certificacin va electrnica.

Presentacin de solicitudes de certificacin en ventanilla.

Emisin de la certificacin.

Proceso de consulta

Permite dar cumplimiento al principio de publicidad, para ello se realizar un rediseo delproceso considerando:

Solicitud de informacin a travs de medios electrnicos.

Solicitudes de informacin de grandes usuarios, a travs del Portal Electrnico delRPDMQ.

Consultas variadas a travs del Portal Electrnico del RPDMQ.

Consultas electrnicas a travs de folio, inmueble, asiento registral, entre otros.

Presentacin de informacin en imgenes digitalizadas.

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Tecnologas de la informacin

Figura 26: En el futuro se har consultas y pagos on lineFuente: tecinfoycomunicacion.blogspot.co

Los sistemas de informacin que se implanten en la institucin registral permitirn lacaptacin, desarrollo, recuperacin, almacenamiento y explotacin de informacin de losprocesos considerados en el RPDMQ. La implantacin de nuevas tecnologas se realizartomando en consideracin el rediseo de los procesos registrales y lo dispuesto por el marcojurdico registral.

Se busca que, las principales premisas que debern considerar las tecnologas de lainformacin para asegurar el eficiente desempeo de los procesos registrales sean:

Garantistas del cumplimiento de los principios registrales.

De vanguardia y que den soporte al desarrollo de los procesos registrales.

Integrales y con mecanismos de control, y seguridad en las aplicaciones informticas.

Capaces de administrar grandes volmenes de informacin con un alto grado deconfiabilidad, seguridad, oportunidad e integridad.

Viables para la operacin del RPDMQ y con infraestructura informtica suficiente.

Orientadas a la satisfaccin de las necesidades y demandas de los usuarios de lostrmites y servicios registrales.

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Que operen bajo el folio real electrnico, como nico mecanismo de identificacin delas inmuebles.

Que consideren el uso de imgenes digitalizadas y su vinculacin con la base dedatos del RPDMQ.

Sustentadas en las determinaciones del marco jurdico registral.

Con informacin concentrada en una sola base de datos, de manera homognea,accesible y estandarizada.

Aplicacin exitosa en otros Registros de la Propiedad.

Con mecanismos para dar soporte y mantenimiento a la infraestructura informtica.

Continuidad en la prestacin del servicio ante casos de desastre o contingencia.

Flexibles y escalables.

Se adquirir equipo de cmputo, servidores, sistemas de almacenamiento de informacin,scanners, licencias, redes locales de comunicacin y equipo informtico adicional quepermita una operacin exitosa.

Comunicacin Social

Figura 27: La Comunicacin interna es fundamental en el RPDMQFuente: rea Comunicacin RPDMQ

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Figura 28: Algunos productos comunicacionales generados en 2012Fuente: rea Comunicacin RPDMQ

Al principio, durante el perodo de transicin se consider a la comunicacin, ms que comoun rea, como una persona que logre un efecto conciliador en el manejo meditico, o tansolo un boletinero de prensa. La falta de inters a priori por parte de la institucin paraestablecer una comunicacin directa y personalizada con sus empleados, falencia de mediosde comunicacin no integrados a un programa global de comunicacin de la institucin y queno respondan a un plan estratgico de comunicacin, debilitaron an ms la importanciaque se deba dar a la comunicacin institucional.

Pasada la crisis de julio septiembre se entendi a la comunicacin institucional como unfactor que coadyuva al cambio y a la mejora institucional a travs de la creacin deestrategias de comunicacin. El plan estratgico de comunicacin del RPDMQ se enfoca enun poder y deber para lograr la consonancia, la coherencia y la congruencia entre lacomunicacin intrainstitucional (interna) interinstitucional (a nivel de instituciones en relacindirecta o indirecta con el Registro) as como el marketing de la comunicacin. En conjuntolas tres forman la comunicacin organizacional del RPDMQ

Gestin de la calidad

Los sistemas de gestin de la calidad son mecanismos que tienen como propsito asegurarque los procesos de trabajo sean homogneos y alineados a objetivos, que los trmites yservicios se ofrezcan bajo estndares de calidad y que cumplan con los requerimientos delos usuarios; a la vez que se promuevan de manera permanente acciones de mejora. Bajoestas premisas, la modernizacin del RPDMQ considerar dentro de sus procesos, laimplementacin de sistemas de gestin de la calidad, con el propsito de contribuir a laconfiguracin de una institucin pblica que ofrezca productos y servicios registraleseficientes y eficaces, para garantizar la seguridad jurdica de los actos inscribibles.

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Los procesos, una vez rediseados, debern demostrar madurez en su desempeo y en elcumplimiento de objetivos, lo cual constituir el punto de partida para su certificacin bajoestndares internacionales de calidad.

4.3.1.3. 6.3.5 Profesionalizacin de la funcin registral

Figura 29: En el RPDMQ (Inscripciones) se conjuga juventud y experienciaFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012

Figura 30: En el RPDMQ (Sistemas) se conjuga juventud y experienciaFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012

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Figura 31: Atencin con calidad y calidez en Servicios CiudadanosFuente: rea de Comunicacin del RPDMQ, 2012

La modernizacin del RPDMQ requiere contar con personal altamente calificado, queotorgue servicios de calidad, apegue sus actos a la legalidad y cumpla de manera estrictalos principios registrales.

Bajo estas consideraciones, se establecern normas, polticas institucionales y mejoresprcticas para la profesionalizacin de los servidores pblicos de la institucin registral, deacuerdo con la propia exigencia del servicio. Los esquemas de formacin y capacitacinsern permanentes, actualizados y alineados a los requerimientos de los usuarios.

Al respecto, se establecer un sistema de profesionalizacin de la funcin registral queconsidere, entre otros rubros, los siguientes:

a) Planeacin de Recursos Humanos.

Los perfiles de puestos y las competencias requeridas se enfocarn, en primer lugar, a lospuestos sustantivos, cuyos requerimientos acadmicos sern la formacin jurdica y laespecialidad en los principios registrales, as como la experiencia a travs de la prcticaregistral.

b) Ingreso al Servicio Registral.

El ingreso al RPDMQ se sujetar a las normas generales de contratacin de personal delMunicipio del DMQ, tomando en consideracin su formacin profesional, experiencia yprctica registral.

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Para tal efecto, se establecern requisitos particulares en los procesos de reclutamiento yseleccin del personal, a efecto de que se incorporen las personas que demuestren mayorcapacidad para el servicio pblico y conocimiento en materia registral.

Adems se considerar la capacitacin, formacin y actualizacin, Rutas de ascenso yconcursos, evaluacin del desempeo.

Lineamientos para las polticas institucionales

Como parte de las estrategias para la modernizacin del RPDMQ, es preciso establecerpolticas institucionales que permitan avanzar eficientemente en el proceso demodernizacin, as como promover que la operacin del RPDMQ cumpla con los objetivosque tiene encomendados.

Al respecto, las polticas institucionales se orientarn a los siguientes rubros:

Transformar el RPDMQ en un organismo pblico descentralizado, con personalidadjurdica y patrimonio propios.

Otorgarle capacidad legal y operativa a la institucin registral para obtener losrecursos financieros que permitan dar operatividad a las funciones del RPDMQ, ascomo viabilidad econmica a las acciones de modernizacin.

Prevenir y combatir prcticas indebidas en la prestacin de los trmites y serviciosregistrales.

Desarrollar una campaa de cultura registral que permita informar a los ciudadanossobre las ventajas de inscribir los actos relacionados con sus predios en el RPDMQ.

Gestin y acervo documental

Uno de los elementos fundamentales para garantizar la seguridad jurdica de la propiedadinmobiliaria es la conservacin y el manejo adecuado de los acervos documentales. ElRPDMQ es uno de los ms grandes del pas, son aproximadamente 400.000 viviendas queconstan en la entidad, cuyo volumen de registros provoca un enorme movimiento.

Para atender la problemtica que genera este volumen de documentos, se modernizar elacervo documental del RPDMQ, tomando en consideracin:

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Digitalizacin de los libros y realizar la captura masiva de las inscripciones hacia unabase de datos electrnica, as como armar el tracto sucesivo de las inscripciones.

Incluir en el proceso de digitalizacin slo los volmenes de propiedad de cada oficinaregistral, excluyendo los apndices.

Detener el crecimiento de los apndices, al incluir la digitalizacin de las escrituras enel proceso de inscripcin.

Generar un folio real electrnico como nico identificador de los inmuebles.

Restaurar, en la medida de lo posible, los libros deteriorados, as como realizar unprograma para su encuadernacin.

En la estrategia para modernizar el acervo documental del RPDMQ, se considerarn lossiguientes aspectos:

Realizar la migracin del acervo documental hacia una base de datos electrnica porOficina Registral.

El procedimiento de digitalizacin, captura y migracin de datos se realizar al mismotiempo que la liberacin del sistema automatizado en cada una de las oficinasregistrales.

Capturar las inscripciones en el sistema informtico basndose en el folio real.

Iniciar con los actos vigentes de cada inmueble y posteriormente dar de alta elhistrico.

Digitalizar escrituras, a fin de detener el crecimiento del acervo documental deapndices y legajos.

Replicar el proceso de digitalizacin en las oficinas registrales.

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Participacin y vinculacin con otros sectores

El proceso de modernizacin del RPDMQ es un ejercicio que involucrar las opiniones ysugerencias de los diferentes actores vinculados con la funcin registral; por ello, se llevarna cabo reuniones de consulta y opinin respecto de la planeacin, ejecucin y evaluacin delas acciones de modernizacin del RPDMQ, participarn notarios, desarrolladores devivienda, representantes del sector financiero, instancias gubernamentales promotoras devivienda y especialistas en materia registral, se establecern mecanismos permanentes decomunicacin con otras entidades gubernamentales u organizaciones sociales afines, con elpropsito de intercambiar experiencias exitosas en la modernizacin de la funcin registral,se promover la vinculacin del RPDMQ con otras instancias pblicas vinculadas con estamateria, como el catastro, desarrollo urbano y medio ambiente, con el propsito deintercambiar informacin referida a un inmueble y generar polticas integrales orientadas aofrecer mayor seguridad jurdica a los actos inscritos en la institucin registral.

4.4. Indicadores de desempeo

Como parte de las actividades de control y evaluacin del programa de modernizacin delRPDMQ, se establecern indicadores de desempeo. La medicin del desempeo sebasar en estndares establecidos en el Modelo Integral del RPDMQ, en los requerimientosde modernizacin de los procesos registrales y en las necesidades y demandas de losusuarios.

El sistema informtico que se aplique en la operacin del RPDMQ permitir llevar a cabo laestadstica sobre las gestiones que realicen los usuarios, a efecto de detectar y corregiroportunamente las desviaciones o inconsistencias en la prestacin de los trmites y servicios;estos indicadores de cada una de las unidades operativas estarn alineados a los objetivosoperacionales de sus respectivas direcciones, y debern contribuir al logro de los objetivosestratgicos del RPDMQ y a su vez al logro de los objetivos municipales.

La implementacin se la realizar con un sistema de semforos para el seguimiento yevaluacin en el cumplimiento de los diferentes indicadores.

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Figura 32: El modelo de GRP del RPDMQ alineado para generar impactosFuente: Planificacin del RPDMQ, 2012.

4.5. Metodologa de implantacin para la modernizacin

El programa de modernizacin del RPDMQ se basa en 3 ejes principales de actuacin paralograr los objetivos operativos planteados como lo vemos en la siguiente figura:

Figura 33: Ejes de accin para lograr los objetivos operativos de corto plazoFuente: Planificacin del RPDMQ, 2012.

Este programa se implementar tomando en cuenta la siguiente metodologa:

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Figura 34: Metodologa de implantacin de la modernizacin del RPDMQFuente: Planificacin del RPDMQ, 2012.

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6. Gestin por resultados

La Gestin por Resultados (GPR) es una estrategia de gestin9 que orienta la accin de losactores pblicos del desarrollo para generar el mayor valor pblico posible, a travs del usode instrumentos de gestin que, en forma colectiva, coordinada y complementaria debenimplementar las instituciones pblicas para generar los cambios sociales con equidad y enforma sostenible en beneficio de la poblacin de un pas.

Para cumplir la visin, misin y objetivos estratgicos se implement un Balance ScoreCardque fija cuatro perspectivas: Del cliente, interna o de procesos de negocio y de innovacin ymejora, para alcanzar objetivos institucionales que van ms all del meramente financiero,sino como una organizacin que piensa hoy con respecto al futuro.

Figura 35: Mapa estratgico del Balance ScoreCard en el RPDMQ.Elaborado por: Planificacin del RPDMQ, 2012.

9 El trabajo del pensamiento se parece a la perforacin de un pozo: el agua es turbia

“la transformaciÓn de la gestiÓn privada … · sistemas de información y tecnología de...

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