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La Oficina Virtual: Registro Presencial, Electrónico y firma digital

2ª Edición

Versión: 1.0.0 / Revisión: 12.11.2010

La Oficina Virtual: Registro Presencial, Electrónico y firma digital

Manual del curso: La Oficina Virtual: Registro Presencial, Electrónico y firma digital Página 3 de 45

Módulo didáctico 1.- Introducción a la Administración Electrónica. ............................................................................................ 4

1.1 Introducción ..................................................................................................4

1.2. Administración tradicional vs. e-Administración..............................................9

Módulo didáctico 2.- Sistema integrado de gestión municipal (SIGEM) ................................................................................................ 12

2.1. Introducción ...............................................................................................12

2.2. Acceso a la aplicación .................................................................................12

2.3. Creación de un registro nuevo (nuevo asiento).............................................20

2.4. Generación de informes ..............................................................................27

2.5. Cambio de oficina.......................................................................................27

2.6. Anexo de documentos al registro ................................................................28

2.7. Apertura de libros .......................................................................................30

2.8. Cierre de libros............................................................................................35

Módulo didáctico 3.- Ejemplo de Solicitud General Electrónica. ..... 36

3.1 Introducción ................................................................................................36

INDICE


Módulo didáctico 1.- Introducción a la Administración Electrónica.

1.1 Introducción Los retos de la Administración son el servicio y el progreso social y económico, con eficiencia y equilibrio presupuestario. ¿Cuáles son?

Contener y racionalizar el gasto público. Reducción del Fraude. Transparencia presupuestaria. Optimizar los procesos administrativos. Aumento de la productividad. Integración de datos e Interoperabilidad entre administraciones. Seguridad de la información. Mayor número de servicios on-line. Mejora y evolución de los existentes. Simplificación de trámites. Transparencia. Cohesión y bienestar social. Vertebración territorial. Fomento de desarrollo empresarial. Reducir la brecha digital.

Orientación de la e-Administración El Plan Avanza ha pretendido (y logrado en gran medida) una evolución de la Administración hacia la sociedad digital. Pero este camino, no ha sido recorrido a través de una única vía, sino avanzando desde 4 puntos de vista específicos:

Equilibrio Presupuesto

Calidad de Servicio

Eficiencia

Progreso Social y Económico

eADMINISTRACION


… en su relación con los ciudadanos estos retos se logran con la simplificación de la relación y el desarrollo de la e-Administración,… ¿Qué demandan? • Cercanía de las AAPP. • Agilidad administrativa: Simplificación de

trámites. • Facilidad y seguridad en la relación. • Aumento de la participación ciudadana. • Protección y atención a colectivos. • Servicios básicos de calidad:

o Justicia o Sanidad o Empleo o Educación o Seguridad…

Tendencias • Planes de simplificación administrativa • Creación ventanilla única administrativa • Identificación electrónica (e-DNI) • Legislación específica para atención:

o Discapacitados o Violencia de género o Ancianos

• Agencias de Alto Impacto • E-democracia • Receta electrónica, cita previa sanitaria,

reducción lista espera • Intermediación laboral • Desarrollo de la administración

electrónica • Planes de despliegue de infraestructuras

de BA y de alfabetización digital.

Las nuevas tecnologías son el instrumento para la igualdad de los ciudadanos en el acceso a los servicios, eliminando barreras de acceso.

CIUDADANOS

ADMÓN. FUNCIONARIOS

EMPRESAS

OTRAS

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eADMINISTRACION


... en su relación con los funcionarios, modernizando los medios y la profesión,… ¿Qué demandan? • Modernización del puesto de trabajo. • Mejora de la situación laboral:

o Carrera profesional o Movilidad del funcionario o Capacitación

• Agilidad y transparencia en la relación funcionario-organismo.

• Incentivación para la realización de la función pública.

• Simplificación categorías/perfiles.

Tendencias • Modernizar equipamiento de empleado

por nuevas necesidades y obsolescencia. • Aumentar ratio de PCs. • Aumento de los programas de formación,

tanto presencial como on-line. • Interconexión de BBDD de puestos

vacantes entre administraciones. • Portales de relación empleado-organismo. • Nuevas carreras y perfiles profesionales,

simplificación niveles. • Incentivos y gratificaciones por resultados. • Primeras iniciativas de teletrabajo

(empresas públicas y determinados departamentos), aprovechando las ventajas de la ley 6/2000

Los funcionarios son un colectivo muy numeroso necesitado de adecuación a nuevas tecnologías, lo que brinda posibilidades de renovación y evolución del parque informático y de las aplicaciones.

CIUDADANOS


EMPRESAS

OTRAS

AA.PP.

CIUDADANOS


EMPRESAS

OTRAS

AA.PP.

OTRAS

AA.PP.

eADMINISTRACION


... en su relación con las empresas, mejorando y simplificando la relación, los trámites y la contratación,… ¿Qué demandan? • Simplificación de procesos y trámites que

reduzcan los costes operativos de las empresas.

• Mayor transparencia en los procesos de contratación de la Administración Pública.

• Reducción de los plazos de resolución de los procedimientos de contratación con la Administración Pública.

• Facilidad y seguridad en la relación. • Flexibilidad modelo contratación laboral. • Facilitar la implantación de nuevas

empresas. • Gestión centralizada de ayudas y

subvenciones. • Carta de servicios básicos homogénea.

Tendencias • Planes de simplificación administrativa

(MAP). • Convenios para la incorporación de

empresas a la iniciativa de reducción de barreras burocráticas (MAP).

• Ventanilla única empresarial (MAP-proyecto CIRCE).

• Nuevos modelos de contratación (subasta electrónica).

• Plataformas electrónicas de aprovisionamiento.

• Modelos complementarios de homologación de empresas en ámbito territorial.

• Certificación y firma digital (facturación electrónica) en las transacciones.

• Facilitar la implantación de nuevas empresas (suelo, infraestructuras y servicios, impuestos, promoción, clusters empresariales…).

El sector privado está llamado a participar activamente, trasladando desde y hacia el sector público experiencias y tecnologías.


EMPRESAS

OTRAS

AA.PP.

CIUDADANOS


EMPRESAS

OTRAS

AA.PP.

OTRAS

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CIUDADANOS

eADMINISTRACION


... en su relación ínter administrativa, favoreciendo la homogeneización, integración e interoperabilidad. ¿Qué demandan? • Las restricciones presupuestarias obligan a

la búsqueda de la eficiencia en las relaciones “hacer más con menos recursos”

• Carta de servicios básicos homogénea. • Protocolos comunes de actuación. • Mejora de la coordinación en todos los

niveles administrativos. • Interoperabilidad segura orientada a

facilitar servicios al administrado. • Desarrollo del e-Government orientado a

facilitar la gestión entre administraciones.

Tendencias • Legislación específica y desarrollo

normativo (la Admón. no podrá solicitar al administrado documentación que ya obre en su poder).

• Iniciativa del Plan Conecta para facilitar relaciones entre administraciones.

• Gestión del cambio para favorecer la transformación de la cultura “funcionarial” en trabajo colaborativo.

• Iniciativas para homogeneizar y estandarizar procesos comunes en todas las administraciones (receta electrónica, tarjeta sanitaria, sistemas de gestión procesal, intermediación laboral, …).

• Desarrollo de protocolos de gestión en competencias compartidas.

• Integración tecnológica de servicios de los tres niveles administrativos (portales).

• Foros de intercambio de mejores prácticas.

Clara voluntad política de intercambio de información entre AAPP pero falta criterio y liderazgo.


EMPRESAS

OTRAS

AA.PP.

CIUDADANOS


EMPRESAS

OTRAS

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CIUDADANOS

eADMINISTRACION


1.2. Administración tradicional vs. e-Administración Modelo de administración tradicional

Modelo de administración electrónica (V4)

eADMINISTRACION vs. TRADICIONAL


Modelo de administración local electrónica, orientada al ciudadano.

Modelo de administración electrónica, orientada al funcionario



Veamos ahora un ejemplo de cómo la eAdministración puede simplificar y optimizar un proceso común, “el cambio de domicilio”: Según el modelo actual:

Según el modelo eAdministración:



Módulo didáctico 2.- Sistema integrado de gestión municipal (SIGEM)

2.1. Introducción SIGEM es un sistema de Administración electrónica que comprende la tramitación electrónica, el registro electrónico y el archivo electrónico. Durante este curso, se va a usar sólo el módulo de registro electrónico. 2.2. Acceso a la aplicación Cualquier usuario que acceda a la aplicación, deberá indicar a qué entidad pertenece e introducir sus credenciales para quedar reconocido en el sistema. De este modo, se presentarán en pantalla aquellas opciones para las que este usuario tiene acceso.

Una persona puede pertenecer a varias oficinas, y dentro de la aplicación podrás cambiar entre ellas si lo necesitas.

Recuerda que una entidad es toda administración pública así como su estructura interna. Un ayuntamiento es una entidad, y estará compuesta por presidencia, oficina de registro único, las concejalías, las distintas oficinas, etc.

SIGEM


El listado desplegable contiene las entidades que han sido dadas de alta en el sistema. Esta lista irá creciendo a medida que más entidades se incorporen al sistema. Es momento de introducir las credenciales personales. En el formulario de entrada, debes indicar tu nombre de usuario y tu clave de acceso.

Una vez superada la validación de usuario, accedemos a la pantalla principal de la aplicación. Ésta, se encuentra dividida de forma habitual en varios tramos. Si significado es el siguiente:

La barra de herramientas depende de la sección en la que te encuentres, por lo que cambiará para adaptarse a

los contenidos del “área de trabajo principal”.

Durante la ejecución de los cursos, os facilitaremos un usuario de pruebas y su

correspondiente clave.

SIGEM

SIGEM

ACCESO


En la pantalla principal de la aplicación, veremos en la sección de contenidos propios un árbol de libros de registro (de entrada y de salida) a los que tienes acceso y con los que puedes trabajar. Debes elegir el libro de trabajo para que la aplicación lo abra y empecemos a trabajar.

La barra de herramientas tiene varias opciones que aplican sobre los registros de los libros, por lo que actualmente están deshabilitadas (en su mayoría). Debemos elegir un libro con el que trabajar y las herramientas se activarán. Al elegir un libro, se nos mostrará un formulario de búsqueda con el cual podremos localizar registros y/o crear listados dependiendo de los criterios que le indiquemos.

En la aplicación podrás ver todos los libros para los que tu usuario tenga privilegios (algunos solo podrás consultarlos).

Bueno, vamos a empezar!!

Elige tu libro de trabajo.

SIGEM

LIBRO DE TRABAJO


Fíjate en el color que han adquirido las opciones del menú superior: indica que ahora están disponibles y se pueden utilizar, así que vamos a describir lo que hace cada una de ellas:

botón nos llevará al formulario de creación de nuevos registros. El botón de informes nos lleva a las funcionalidades específicas de generación de informes de entrada y/o salida de los asientos que se han realizado en el libro activo. Permite crear relaciones entre registros de distintas entidades como por ejemplo, dentro de un ayuntamiento, entre dos oficinas distintas. Desde el escritorio web de registro SIGEM se permite distribuir los documentos registrados de forma automática. Esto quiere decir que en el momento de registrar un documento se repartirá de forma automática a cada uno de los usuarios, grupos o departamentos a quienes vaya dirigido. Dicho documento se mostrará en estado pendiente en la ventana que se abre.

Cando el usuario tenga varias oficinas asociadas, esta opción aparecerá disponible, permitiendo al usuario (según sus credenciales) cambiar de una oficina a otra. Permite al usuario abandonar la aplicación. Da acceso a la ayuda online de la aplicación que el usuario podrá consultar en cualquier momento.

Esta opción no se utiliza en un sistema de registro único.

Esta opción no se utiliza en un sistema de registro único.

Más adelante, mostraremos todos estos botones en detalle.

LIBRO DE TRABAJO


Como puedes observar, son muchos los campos con los que crear búsquedas específicas. Por supuesto, puedes combinar varios campos de búsqueda para acotar los resultados. Si los dejas en blanco, la aplicación los omitirá y no los tomará en consideración. Algunos campos que tienen una ayuda especial del sistema para rellenarlos, como por ejemplo un calendario para las fechas o un formulario de búsqueda de unidades para el origen o el destino. Vamos a ver un poco más en detalle qué podemos hacer con este formulario de filtros de búsqueda…

Dentro de las listas desplegables de criterios podemos encontrar varias opciones unitarias y unas pocas múltiples:

- Los criterios múltiples son “Y”, “O” y “Entre”, que admiten varios valores contra los que comparar el campo siempre separados por el carácter “;”.

- El resto de criterios son unitarios, como “Igual a”, que compara un campo con un valor único.

Algunos ejemplos podrían ser:

- Fecha de registro�“Igual a”�15-02-2010 /y además/ Oficina de registro�“Distinto de”�003

El resultado de esta búsqueda será un listado (aunque sea un listado de 1 solo registro) donde se mostrarán los registros de un día concreto, el 15 de febrero de 2010, pero de todos los que aparezcan, sólo se visualizarán aquellos que no hayan sido registrados en la oficina 003 (Oficina Reg. gen. Hospital Viejo)

BUSQUEDA DE REGISTROS



- Origen � “O” � A13 ; A08 /y además/ Destino � “Igual a” � A03 El resultado será un listado histórico (mostrará todos los registros sin consideración de fechas) de todos los registros que han sido remitidos desde la Comunidad Autónoma de Madrid “O” desde la Comunidad de Castilla y León hacia el Principado de Asturias.

Los botones de y se explican por sí solos: reiniciar el formulario y buscar por el criterio único de cual es el último registro introducido en el sistema. El resultado de la ejecución de una búsqueda puede no dar resultados (ningún registro en el sistema cumple los criterios indicados), pero lo normal será obtener una pantalla como la siguiente:

Cuando termines de rellenar los filtros, no olvides pulsar el botón de aceptar!

“Entre” X;Y, indica los límites superior e inferior de una búsqueda.

Ten cuidado con “O/Y”, ya que “O” A;B indica A o B.



El listado de resultados se encuentra paginado. Fíjate bien en la barra de navegación de listados para moverte por las páginas, ver resultados a partir de un determinado registro, etc.

Si deseas editar el registro (siempre que las restricciones de la aplicación lo permitan), deberás

pulsar el botón .

El botón nos enviará a la impresora un certificado de recepción de documentos anexados a los registros seleccionados.

El botón , una vez seleccionados los registros en el listado de resultados, creará los registros nuevos correspondientes, con la copia exacta de los valores en los distintos campos del registro con la salvedad del identificador único del registro (ver más adelante). Podemos seleccionar un registro del listado de resultados para consultarlo en detalle:

En la parte izquierda de la pantalla, puedes elegir qué elementos del registro deseas consultar.

LISTADO DE REGISTROS

LISTADO DE REGISTROS

Fíjate bien en la sección superior del listado, donde podemos encontrar el control de paginación del listado.



En la parte superior del registro, aún puedes ver la barra de navegación del listado, que te permitirá visualizar cada registro del listado uno a uno.

El botón permite añadir el sello digital al registro. Este sello se aplicará tanto el registro como a su documentación asociada y permitirá entregar el justificante de registro sellado al ciudadano. En cuanto sellemos el registro, se terminó el asiento.


2.3. Creación de un registro nuevo (nuevo asiento) La creación de registros es uno de los objetivos principales de este curso, por eso vamos a dedicarle un poco de tiempo y detalle. El botón de creación de registros nuevos se encontrará disponible cuando seleccionemos un libro de trabajo, y seguirá visible cuando realicemos una búsqueda y nos encontremos en el listado de resultados.

Como puedes observar, hay varios campos que no son editables. Estos campos se rellenan de forma automática por parte del sistema con la información del usuario o del libro activo, o a medida que rellenamos otros campos. Llamaremos a los campos no editables “campos informados”. Algunos campos tienen una ayuda especial del sistema para rellenarlos, como por ejemplo un calendario para las fechas o un formulario de búsqueda de unidades para el origen o el destino.

CREACIÓN DE REGISTROS


Vamos a ver en detalle los campos del registro. Algunos son muy obvios, pero otros requieren algo más de explicación:

Número único de registro dentro del sistema. Es la clave maestra de un registro, con la cual puede ser encontrado, usado y enlazado con otros registros, su expediente, etc…

Identificación del funcionario que está trabajando con el registro.

Completo o incompleto. Un registro puede encontrarse en estado incompleto por varias razones.

Independientemente de la causa, disponemos del campo comentarios para documentar por qué un registro ha quedado incompleto, como se puede y debe completar, etc… Esto es vital para facilitar que el registro se complete posteriormente a su creación.

Fecha y hora en la que se crea el registro.

Por ley este campo no puede editarse, aunque permitimos excepciones en algunos supuestos.

Vamos a ver un ejemplo de excepción: Nos encontramos en un ayuntamiento pequeño, que siempre esta abierto, pero que sólo tiene servicio de registro los martes y los viernes. Los documentos son recepcionados un miércoles y se anota manualmente fecha y hora. El viernes inmediatamente siguiente se producirá el registro en el sistema indicando la fecha de entrada real (la del miércoles).

Fecha en la que se ha producido el trabajo sobre el registro. Su objetivo es de mera auditoria interna de la administración.

Identificador de la oficina donde se ha dado de alta el registro.

Indica la procedencia de la solicitud de registro. Puede tratarse de un usuario (cuando el registro y la documentación se han recibido por vía electrónica – portal del ciudadano) o una oficina. Si el registro se ha recibido de forma electrónica (desde el portal del ciudadano) indicará como origen la oficina de registro electrónico (999).

En este campo se especifica la oficina o el responsable de recepcionar el registro para procesarlo.

Indica la procedencia de la solicitud de registro, al igual que el campo origen, pero en este caso mediante texto descriptivo (no solo un código numérico). Incorpora los datos del ciudadano (DNI + nombre y apellidos) cuando el registro se ha recibido de forma electrónica.

Asuntos comunes sobre los que trata el registro.

Este campo podrá mostrar elementos distintos a lo largo del tiempo, pues pueden darse de alta nuevos tipos (habitualmente valores introducidos en el campo resumen que se han repetido con cierta frecuencia).

Objetivo del registro. Este campo es libre, por lo que puede introducirse el mismo concepto varias veces (y lo que es peor, de forma distinta). Su tendencia será convertirse en un “tipo de asunto” homogéneo.



Expediente con el cual este registro esta relacionado. Ejemplos claros son expedientes sancionadores de multas o de hacienda.

, y Cuando un registro es introducido en el sistema a través de una entidad colaboradora de aquella que abrirá (y/o gestionará) el expediente, debe almacenar la fecha, hora y número real de su captura.

Pongamos un ejemplo: Se ha publicitado una oferta pública de empleo para el acceso al cuerpo de bomberos de la Diputación, y las instancias de derecho a examen por turno libre se aceptan en la propia Diputación y en los Ayuntamientos A y B hasta la fecha X. Es la Diputación quien centralizará toda la gestión del proceso. Un aspirante que presente su solicitud en el Ayuntamiento A en la fecha X debe tener las mismas garantías que otro aspirante que presente la suya en la Diputación. Cuando el Ayuntamiento A remita la solicitud a la Diputación, ésta llegará en la fecha Y (posterior a X), pero gracias al Tipo, Número y Fecha de Registro Original, no será considerada fuera de plazo.

Esto sucederá a menudo debido a los habituales convenios entre administraciones públicas y/o con entidades colaboradoras como cajas de ahorros.

y : Cuando una entidad remite de forma física documentos o registros a otra entidad, deberá introducir en el sistema el tipo de transporte (por ejemplo correo certificado) y la codificación del transporte para garantizar la trazabilidad del envío.

En la sección izquierda podemos ver la estructura del asiento. En la imagen mostrada anteriormente se ve que la opción seleccionada dentro de la estructura izquierda es registro. Si seleccionamos la sección de comentarios, tendremos a nuestra disposición una serie campos para introducir texto libre;

La sección de “Anexos” la tratamos un poco más en detalle en un apartado específico de este manual.



Una vez marcado el registro, ya podemos rellenar el resto de campos sin prisas, que el tiempo…

¡ya no corre en contra!

Veamos ahora la barra de herramientas para la creación de un registro:

Cuando se registra un asiento nuevo, se crea la marca de tiempo para el mismo. Esta marca tendrá la fecha y la hora exacta de registro, el registrador, la oficina de registro y el identificador único de registro.

Cuando el registro esté almacenado adecuadamente en el sistema se activará esta opción que nos permitirá enviarlo a la impresora.

Al igual que en un proceso de registro manual, una vez creado el asiento en el libro de registros, se debe sellar tanto el registro como su documentación asociada y entregar el debido justificante de registro sellado al ciudadano. Con este botón, se imprimirá este sello sobre el registro para entregarlo al ciudadano.

El proceso de compulsa permite garantizar la veracidad de los documentos anexados al registro. Garantiza que los documentos almacenados en el sistema (o aportados por el usuario como copias) han sido validados por el funcionario y garantizan su veracidad.

Recuerda que según la ley vigente, se almacenará en el sistema copia del original, la firma de compulsa y el documento compulsado

(los 3 elementos).

La firma electrónica se creará con el certificado digital del funcionario.



Estos subprogramas no son siempre seguros, pues dan acceso a una aplicación remota a comunicarse

con tu ordenador.

¿Imaginas que podría hacer un pirata si te descuidas?

Cuando se desean anexar documentos reales a un apunte/registro, deben escanearse. Estos documentos, quedarán unidos al registro para su posterior revisión.

Para poder escanear los documentos, es necesario configurar el sistema adecuadamente, pero primero tenemos que comprender el funcionamiento de este mecanismo: La aplicación que estas usando no se encuentra en tu ordenador, sino en un servidor remoto. Afortunadamente, disponemos de mecanismos que permiten que tu ordenador pueda utilizar sus recursos (en este caso el escáner) para enviar cosas al servidor (lo que queremos, los documentos escaneados). Bien, ¿y como se hace esto? Instalando un pequeño subprograma en tu ordenador que permitirá que tu navegador web (con el que accedes a la aplicación Sigem) utilice los recursos hardware. Este subprograma se llama “control ActiveX”. Las leyes internacionales de seguridad en Internet obligan a cualquier fabricante de software a anunciar al usuario que va a descargar e instalar una subaplicación e indicar explícitamente cuál es. Pero por si acaso esto fallase, el propio navegador web lanzará una alerta de seguridad. En nuestro caso obtendremos una primera alerta indicando que se va a instalar un ActiveX y un mensaje indicando la subaplicación que deberemos aceptar.

CONFIGURACIÓN DEL ESCANER


Los documentos deben sellarse digitalmente para garantizar su originalidad y no manipulación. Al igual que los títulos oficiales cuando son requeridos por un organismo oficial, deben ser compulsados.

Nosotros lo haremos mediante la impresión de una huella digital con un certificado homologado que se encuentra en nuestro ordenador. Al igual que en el caso del escáner, necesitamos acceder desde el navegador web al disco duro, por lo que necesitamos de nuevo un “control ActiveX”. Verifica el nombre del producto.

El “Fabricante” debe indicar el nombre de la empresa que proporciona el ActiveX. Esto indica que el software

esta firmado digitalmente como garantía.

CONFIGURACIÓN DEL ESCANER


La configuración de registros habilita una opción interesante, la creación de registros copiando información de otro existente. A menudo, necesitamos introducir en el sistema registros iguales donde los cambios son mínimos, por ejemplo, la persona y sus datos personales, pero

manteniendo el resto de información intacta (como el registro de solicitudes de acceso a examen de opositores). En la pantalla de configuración de los registros, indicaremos cuales son los campos que hay que copiar al registro nuevo (clonado):

Cuando listamos los registros existentes, “solo si hemos configurado la copia de registros”, aparecerá

un botón “Nuevo” para ejecutar la clonación.



2.4. Generación de informes Los informes son otro de los elementos clave del curso. Agilizan el control de los registros/asientos y permiten su difusión y comunicación de forma rápida. Pueden imprimirse para ser remitidos a una audiencia distinta, que quizás no utilice la aplicación pero sí los datos que contiene. También son un excelente mecanismo para que un funcionario obtenga un detalle rápido de su trabajo. El botón de generación de informes se encontrará disponible cuando seleccionemos un libro de trabajo, y seguirá visible cuando realicemos una búsqueda y nos encontremos en el listado de resultados. Al pulsar sobre él, obtendremos una pantalla que reconoceremos rápidamente:

En la sección izquierda, podemos encontrar tres opciones muy descriptivas. Se puede buscar los registros/asientos a imprimir solo en el libro actual, en todos los abiertos y compatibles (del mismo tipo) o en cualquier libro, abierto o no, y compatible. 2.5. Cambio de oficina Cuando el usuario solicite realizar un cambio de oficina lo hará pulsando este botón. El sistema reconocerá el perfil del usuario, y en base a su información asociada, mostrará un cuadro con las oficinas con las que puede trabajar.

CREACIÓN DE INFORMES

CREACIÓN DE INFORMES


2.6. Anexo de documentos al registro Esta es una de las secciones más importantes de un proceso de registro, adjuntar documentación al mismo. A menudo, esta documentación se encuentra en soporte papel, por lo que deberemos escanearla para digitalizarla e introducirla en el sistema. Disponemos de varias opciones para el anexado de documentos:

- Añadir documento: crea una categoría o grupo de documentación donde anexar de forma organizada los contenidos. Un ejemplo podría ser solicitud y licencias.

- Añadir página: permite anexar un documento digital que se encuentra físicamente en

el disco duro del ordenador o en algún dispositivo removible como un cdrom o una unidad usb. Definitivamente, ya digitalizado.

- Escanear página: permite escanear una página y guardar directamente el resultado

como anexo al registro (o al documento ya adjuntado).

- Cambiar nombre: permite renombrar un documento adjuntado a un registro.

ANEXAR DOCUMENTACIÓN

Principales restricciones: - El nombre de los anexos no debe exceder en ningún caso los 30

caracteres, por lo que buscaremos reglas nemotécnicas para utilizar.

- No hay límite en cuanto al número de anexos - Debemos observar la estructura de anexos:

o El registro tiene grupos de documentos anexos o Un grupo de anexos debe contener ficheros completos. o Las páginas deben pertenecer a algún documento. Una

página sola se convertirá en un documento de 1 página.


El resultado de la anexión de elementos al registro podría quedar de la siguiente forma:

ANEXAR DOCUMENTACIÓN


2.7. Apertura de libros La apertura de libros es un proceso especial que debe ser ejecutado por un usuario con privilegios de administración del sistema. Por defecto, será Informática quien cree los libros a petición (justificada) de una entidad. Sin embargo, se puede llegar a disponer de un usuario con estos privilegios de forma local dentro de la entidad, caso que deberá ser estudiado de forma específica (y nunca generalizar). Para realizar la apertura de libros, deberemos acceder desde el panel de servicios del portal:

Como en el manejo de los libros, tendrás que proporcionar tu usuario y contraseña y acceder a tu entidad/oficina de trabajo. Entonces, podrás observar las opciones generales:

APERTURA DE LIBROS


La numeración por oficina permite que en el libro de registros, cada uno de ellos comience su numeración por un código identificativo.

Ahora, vamos a seleccionar la pestaña de libros para visualizar los existentes, su estado, etc. Aunque desde este panel podemos modificar las características de los libros, nuestro objetivo ahora es conocer “como se crea/abre uno nuevo”.

Ahora, elegiremos la opción de “nuevo libro” ( ), que podrá ser de entrada o de salida. Tenemos que hacer hincapié en el formato de numeración que tendrán sus asientos, ya que estos pueden ser centralizados o específicos por oficina. En nuestro caso, optamos por una numeración centralizada, por el concepto de registro único.

APERTURA DE LIBROS


¿Recuerdas el último número de asiento del libro anterior? Pues súmale 1 y digítalo aquí!!

En el caso de que el nuevo libro continúe a uno anterior, podremos hacer que la numeración de registros comience por el inmediato posterior al último utilizado en el antiguo libro. Esto podemos hacerlo desde el listado de libros eligiendo la opción “configurar numeración”

( ).

Fíjate bien en la pantalla, debes rellenar la parte superior o la inferior según el tipo de numeración escogido para el libro. En el registro único, vamos a rellenar el año y la numeración central.

APERTURA DE LIBROS


A continuación, hay que indicar cuales son los usuarios que tienen acceso al nuevo libro y de qué forma. De otro modo el libro no estará accesible para nadie que no tenga privilegios de administración.

Pulsemos sobre el botón de edición de propiedades ( ):

Pulsemos sobre el botón de asociación de oficinas y usuarios ( ):

APERTURA DE LIBROS


Selecciona las oficinas y pulsa “Asociar” y finalmente “Guardar”

¡¡¡OJO!!! No se deben asociar permisos directos sobre los libros, ya que afectarían automáticamente a todos los usuarios cuyas oficinas tengan

acceso al libro.

Los privilegios se establecen “usuario a usuario” con

APERTURA DE LIBROS


Ya tenemos nuestro nuevo libro abierto para trabajar!

Para cada usuario indicaremos si otorgamos permisos de “Consulta”, “Creación” y/o “Modificación” de registros.

2.8. Cierre de libros El proceso de cierre de libros es mucho más simple. Al acceder al listado de libros, basta que

pulses el botón cerrar ( ) para hacerlo. Por supuesto, te pedirá confirmación.

Fíjate en el candado que indica que el libro está cerrado.


Es hora de empezar!!

Módulo didáctico 3.- Ejemplo de Solicitud General Electrónica.

3.1 Introducción Vamos a ver un ejemplo de una solicitud general remitida por un ciudadano, a través de la plataforma Web del Portal del Ciudadano. Esto es lo que va a suceder:

- El ciudadano se autentificará en el sistema por medio de su certificado digital (emitido por CERES-FNMT por ejemplo).

- Dentro del Portal del Ciudadano accederá a la sección de servicios de la administración electrónica.

- En este listado, elegirá el servicio de “Solicitud General” e iniciará el proceso. Ha de rellenar un formulario en el que expone su solicitud y adjuntar cualesquiera documentos que se estimen oportunos (bien por cumplimiento de una ley, ordenanza, etc. O que corroboren y den veracidad a su demanda).

- A continuación, el ciudadano firmará sus documentos y solicitud con su certificado digital.

- Si todo es correcto, el ciudadano dispondrá de un botón que, al pulsarlo, solicitará al sistema que envíe electrónicamente su solicitud a la administración (su ayuntamiento o la diputación).

- El sistema acusará recibo que el ciudadano deberá conservar como garantía de envío satisfactorio de su solicitud.

- Posteriormente, obtendrá un resumen del servicio solicitado de acuerdo a la normativa legal vigente.

3.2 Ejemplo Vamos a desarrollar el ejemplo de la introducción: lo podemos ver mediante las pantallas que recorrerá el usuario y que finalmente podrá acceder el funcionario (utilizando el Portal del Ciudadano y SIGEM respectivamente).

EJEMPLO DE SOLICITUD ELECTRÓNICA GENERAL


Pantalla de acceso a la aplicación (requiere Certificado Digital válido):

Una vez dentro de la aplicación, obtendrá el catálogo de servicios disponibles:



Elegirá la solicitud de servicio general:

Y procedemos a su inicio, desde el lado del ciudadano claro:



Rellenará el formulario exponiendo su solicitud:



Rellenado el formulario, hará clic en siguiente para acceder al siguiente paso:

Es el momento de anexar los documentos del usuario. Uno por uno, debe introducirlos todos:



El ciudadano procede a firmar la documentación con su Certificado Digital:

Ahora el ciudadano envía su solicitud a su Administración:

Este es el primer momento en que la Administración es consciente de que el usuario ha realizado una solicitud, y podrá revisarla a través de SIGEM. Esta solicitud aparecerá convenientemente indicada como “procedente electrónicamente del ciudadano (oficina 999 – Registro electrónico)”.



Por supuesto, ofrecemos al usuario una verificación de proceso terminado con éxito.

Y finalmente, podrá revisar el detalle de su solicitud:



Ha sido fácil, no?

En el lado de la Administración, el funcionario podrá listar los registros nuevos y localizar el nuevo registro de solicitud general electrónica del ciudadano.

Y ver el detalle de la solicitud y documentación aportada.


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