la gestiÓn de los archivos en los entes residuales del estado nacional

8/2/2019 LA GESTIN DE LOS ARCHIVOS EN LOS ENTES RESIDUALES DEL ESTADO NACIONAL

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INSTITUTO NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

LA GESTIN DE LOS ARCHIVOS EN LOS

ENTES RESIDUALES DEL ESTADO NACIONAL

CMO CONCENTRAR, RESGUARDAR Y TORNAR ACCESIBLE LA DOCUMENTACIN,

LA MEMORIA Y EL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL REMANENTE?

EL CASO DE FERROCARRILES ARGENTINOS (E.L.)

SERIE I. DESARROLLO INSTITUCIONAL Y REFORMA DEL ESTADO

DIRECCIN NACIONAL DE ESTUDIOS Y DOCUMENTACIN

DIRECCIN DE ESTUDIOS E INVESTIGACIN

COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO ENTES RESIDUALES: JOS LUIS TESORO

BUENOS AIRES - 1996-

CONTENIDO

Prlogo .............................................................................................................2

Introduccin .....................................................................................................4

CAPITULO 1.- La cuestin de los archivos de los entes residuales ...........5

1.1.- La problemtica de los archivos de entes residuales

1.2.- El marco jurdico y los alcances de la residualidad

1.3.- La misin de los entes residuales

1.4.- La gestin de los archivos en los entes residuales del Estado Nacional

1.5.- El potencial de aprendizaje organizacional

CAPITULO 2.- El marco de referencia ............................................................8

2.1.- El estado inicial

2.2.- El factor determinante : la preocupacin por los archivos

2.3.- El marco de referencia conceptual


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CAPITULO 3.- El caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) ............................19

Introduccin

3.1.- Perspectiva y marco de referencia

3.2.- Objetivos del programa, la estructura normativa y el relevamiento inicial.

3.3.- El Archivo Intermedio Central

3.4.- El relevamiento y el traslado de archivos

3.5.- La estructura organizativa del programa

3.6.- Los clientes del AIC

CAPITULO 4.- Conclusiones .........................................................................50

Referencias normativas y bibliogrficas ......................................................53

ANEXO.- La estructura conceptual bsica ...................................................55

PROLOGO

Acabo de ser invitado a visitar y conocer el Archivo Intermedio Central del EnteResidual de Ferrocarriles Argentinos. Me han interiorizado en las tareas efec-tuadas en relacin con sus archivos, a partir de la decisin de liquidar la Em-presa.

Al volver a mi Ctedra de la Universidad Nacional de Crdoba, leo los trabajosque los actuales responsables de la organizacin de los fondos documentales

han escrito, sobre todo ste -que estoy prologando- que se integra a los estu-dios realizados sobre la cuestin en el mbito de la Direccin de Estudios eInvestigaciones del Instituto Nacional de la Administracin Pblica.

A este ltimo aporte voy a referirme, pero sin perder de vista todo lo que obser-v en mi visita.

La tarea realizada hasta ahora es una maravilla de ingeniera logstica. El haberrelevado 90 archivos perifricos dispersos por la geografa del pas, transporta-do 35.000 metros lineales de documentacin, lo que equivale a ms de 2.000toneladas de papeles, recorriendo 190.000 km. y tener -en este momento- todoconcentrado y bajo control, con las cajas rotuladas y registradas, en menos de

dos aos de trabajo y con un costo que apenas supera los 100.000 dlares, esrealmente admirable.

Este ensayo, que nos habla de tal experiencia es, entonces, de inters paraotros pases que estn iniciando o tengan en proyecto la privatizacin de losferrocarriles. Dentro de la Argentina, para quienes deban realizar el procesa-miento de fondos documentales de grandes empresas que pasen del patrimo-nio estatal al privado.

Los archiveros profesionales encontramos aqu bibliografa sobre una expe-riencia muy actual de la que no conocemos -ni creo que existan- otros escritos.

He aqu lo que ms vale y se agradece en esta obra, su punto ms fuerte. Poreso, para sucesivas ediciones, pedimos que se ample la informacin sobre laprogramacin, el cronograma y la ejecucin de la inmensa recoleccin y ubica-


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cin en el Archivo Intermedio.

Interesan detalles sobre la actuacin de equipos humanos que enfrentaron de-safos tales como: las relaciones con aquellos que se resistan a entregar loslibros y papeles; el manejo de recursos econmicos, de equipamiento y detransporte; el relevamiento, la provisin de elementos para describir y empacarlos documentos; la espera y recepcin de remesas tan grandes; la solucin deproblemas inesperados en los distintos aspectos del proyecto ...

Quienes llevaron y llevan la responsabilidad de esta ingeniera logstica no sonarchiveros -en el relevamiento, hubo unos pocos archiveros contratados- peroel lector notar cmo se preocuparon de estudiar y asimilar los conocimientosarchivsticos, aportando asientos bibliogrficos de los libros consultados yabundantes citas que muestran cmo fueron estudiados y tenidos en cuenta.

Los archiveros profesionales reconocemos este esfuerzo y a l atribuimos losaciertos en el procesamiento que estn realizando de los fondos documentales.Pienso, no obstante, que las prximas etapas del Programa se beneficiarancon una asesora archivstica.

Tambin para prximas ediciones -o para futuros trabajos- solicitamos dos no-ticias: cmo se redactaron y aplicaron las Tablas de Retencin y Destino Finalpara los documentos caractersticos de un servicio ferroviario y cmo se orga-niz y abri la consulta al Archivo Histrico o permanente que haya recibido lariqusima documentacin decantada en el Archivo Intermedio Central.

Deseo el mayor de los xitos a este ensayo de caractersticas nicas y quedoesperando informacin sucesiva de una experiencia indita que va navegandohacia un puerto no muy prximo todava.

Manuel Vzquez

Crdoba, Octubre de 1996.


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INTRODUCCION

Como resultado de los procesos de reforma, racionalizacin o reorganizacinadministrativa del Estado, generalmente se establece la transferencia o fusinde organismos, objetivos, competencias o funciones que -de acuerdo con de-terminados criterios poltico/tcnicos- aparecen como superpuestos o duplica-dos, as como la supresin de aquellos que se consideran innecesarios.

Como remanente de dichos procesos, quedan en la estructura del Sector P-blico diversos residuos organizacionales, asimilables a los actuales entes resi-duales del Estado Nacional, cuyo destino natural es la propia extincin.

Su misin es la de administrar la fase terminal de lo que fueron los organis-mos originales, para cerrar las cuestiones pendientes, ordenar las remanentesy transferirlas -en lo posible- a los rganos designados para absorberlas, demanera que sean asimilables por el Estado y la Sociedad.

Este ensayo tiene el objetivo de contribuir a conceptualizar la cuestin de losarchivos de los entes residuales, para hacer explcitos, transferibles y utiliza-bles los aprendizajes emergentes de las experiencias ya desarrolladas por elEstado Nacional en dicha cuestin.

En el marco de dicho objetivo, el contenido del ensayo apunta a los siguientespropsitos: a) caracterizar la cuestin de los archivos en los entes residualesdesde una perspectiva organizacional, b) proveer un marco de referencia con-ceptual para el tratamiento de dicha cuestin, c) presentar especficamente elcaso de Ferrocarriles Argentinos (e.l), por ser el de mayor magnitud y compleji-dad dentro del conjunto de los entes residuales, y d) aportar elementos de jui-cio sobre posibles estrategias y cursos de accin dirigidos a aumentar la efica-cia, la eficiencia, la calidad y la confiabilidad de los servicios de los archivos deentes residuales.

Se desea aqu manifestar el reconocimiento a los funcionarios que facilitaron elacceso a datos documentales y factuales relativos a la cuestin de los archivosen los distintos entes residuales, as como a quienes, a travs de sus testimo-nios, enfoques y puntos de vista, contribuyeron al proceso de anlisis.

Las formulaciones y las opiniones vertidas en este ensayo son de exclusivaresponsabilidad del autor. Los eventuales aciertos se deben fundamentalmentea los aportes recibidos, mientras que las falencias quedan a cargo del autor.

Octubre de 1996


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1.1.- LA PROBLEMATICA DE LOS ARCHIVOS DE ENTES RESIDUALES

De acuerdo con el rol desempeado por el Estado en la trayectoria de la socie-dad y con los sucesivos modelos con que histricamente pretendi impulsarseel desarrollo nacional, los archivos de los entes y organismos pblicos constitu-yen un reservorio central de la memoria del pas en mltiples mbitos y secto-res de actividad.

Algunos de los procesos de reforma, racionalizacin y reorganizacin adminis-trativa que tuvieron lugar en el Estado Nacional durante las ltimas dcadasparecen haber prestado escasa atencin a la problemtica de los archivos co-mo un patrimonio pblico con caractersticas peculiares.

Con base en diversos testimonios, puede inferirse que algunas de las conse-cuencias de dicha desatencin habran sido las siguientes:

Se habra extraviado o destrudo documentacin con valor probatorio,provocando la prdida de derechos y cierta indefensin del sector p-blico frente a reclamos.

Se habran desarticulado memorias institucionales, bases de conoci-miento procesal, tcnico y normativo, bases de datos, as como docu-mentos y cartografa con valor inmediato y mediato.

Se habra dispersado, desarticulado o extraviado archivala con valorhistrico, testimonial y cultural, afectando al conocimiento y difusin dela evolucin de ciudades y pueblos, as como de servicios pblicoscentrales.

El proceso de reforma del Estado iniciado en 1989 con la Ley 23.696 condujo ala constitucin de estructuras orgnicas, normativas y procesales relativamentenovedosas para el tratamiento de la cuestin de los archivos de los entes resi-

duales.Este ensayo tiene el propsito de inducir una percepcin del potencial latenteen dicha experiencia, con el fin de aprender de sus aciertos y de sus errores,frente a nuevos procesos de reorganizacin administrativa, por ejemplo el sus-tentado en las facultades y atribuciones delegadas al Poder Ejecutivo Nacionalpor la Ley N 24.629.

Como consecuencia, el foco de anlisis reside en los procesos de concentra-cin, resguardo y accesibilidad de los archivos -cualquiera sea su soporte fsi-co- de entes y organismos suprimidos, transferidos, fusionados o disueltos.

CAPITULO 1

LA CUESTION DE LOS ARCHIVOS

DE LOS ENTES RESIDUALES


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1.2.- EL MARCO JURIDICO Y LOS ALCANCES DE LA RESIDUALIDAD

La cuestin de la residualidad de entes del Sector Pblico Nacional tiene susantecedentes ms relevantes y recientes en la Ley 23.696 de Emergencia Ad-ministrativa y Reforma del Estado y sus normas complementarias.

El artculo 1 del Decreto N 2394/92 dispone que todo ente que, como conse-cuencia del proceso de reforma del Estado, deje o haya dejado de cumplir sumisin y funciones o el objeto societario especfico para el cual hubiera sidocreado, deber ser declarado en estado de liquidacin y disolucin.

El artculo 19 de la Ley 24.191 de Presupuesto Nacional, correspondiente alejercicio 1993, establece que los entes comprendidos en el artculo 1 de la Ley23.696, que como consecuencia de su privatizacin y/o reestructuracin dejende desarrollar la actividad o actividades que hacen al objeto societario, sernconsiderados empresas o entidades residuales en proceso de liquidacin. Asi-mismo faculta al Poder Ejecutivo Nacional a reglamentar las atribuciones yobligaciones de las autoridades de dichos entes, as como a modificar la de-pendencia jurisdiccional de los mismos a los efectos de su conduccin, admi-nistracin y liquidacin.

El artculo 41 de la Ley 11.672, Complementaria Permanente de Presupuesto,de acuerdo con el texto ordenado 1995, actualizado a travs del Decreto N988/95 incorpora dicho texto, citando como fuente el artculo 19 de la referidaLey 24.191.

La residualidad constituira, entonces, un estado transitorio entre el momentoen que los entes pierden la misin o el objetivo que les dio origen hasta el mo-mento en que se concreta su efectiva extincin.

1.3.- LA MISION DE LOS ENTES RESIDUALESLa misin de los entes residuales es la de administrar la fase terminal de loque fueron las respectivas entidades pblicas, con los siguientes propsitos: a)disponer las vas de reconversin de los recursos humanos remanentes, a losfines de su reinsercin laboral, b) rescatar, concentrar y transferir a los destinospertinentes los bienes, las bases de conocimiento tcnico-procesal, la archiva-la y las bases de datos, c) liquidar las cuentas y cerrar las cuestiones pen-dientes, y d) ordenar las cuestiones remanentes y transferirlas -en lo posible- alos rganos designados para absorberlas.

Dentro de los referidos propsitos, aqu se har especial referencia a los pro-

cesos tendientes a organizar y disponer el resguardo y la accesibilidad de ladocumentacin con presunto valor probatorio, informativo, cognitivo o histrico.

Cada uno de dichos procesos implica, en general, notables dificultades, dadaspor el estado en que frecuentemente se hallan dichos activos, junto a las iner-cias y resistencias propias de las ansias de supervivencia latentes en toda or-ganizacin.

1.4.- LA GESTION DE LOS ARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES DELESTADO NACIONAL

La coordinacin central de la gestin liquidatoria de los entes residuales est a

cargo de la Subsecretara de Normalizacin Patrimonial, dependiente de la Se-cretaria de Coordinacin Legal, Tcnica y Administrativa del MEyOSP.


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Dicha Subsecretara tiene, como uno de sus objetivos, el de coordinar la apli-cacin de los programas tendientes a la administracin y liquidacin de los bie-nes, derechos y obligaciones remanentes de las empresas o entidades quehayan sido privatizadas, disueltas o que dejen de operar por cualquier causa(Decreto N 1492/94).

Entre los resultados de dicho proceso, puede destacarse -a los fines del pre-sente ensayo- la concentracin y preservacin, por parte de dicha Subsecreta-ra, de los archivos institucionales, administrativos, contables, jurdicos y tcni-cos de gran parte de los entes residuales, en coordinacin con el Archivo Ge-neral de la Nacin.

El Centro de Documentacin e Informacin del MEyOSP ha tenido tambin unrol activo en el rescate y la gestin de archivos y bibliotecas tcnicas de entesresiduales.

1.5.- EL POTENCIAL DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONALCon base en la experiencia acumulada sobre la cuestin de los archivos de losentes residuales, el Estado Nacional puede rescatar, conceptualizar y difundirsus aprendizajes, para que los responsables de futuros procesos de liquidaciny disolucin cuenten con elementos de juicio empricos para:

Disponer de un panorama integrado de la problemtica de los archivos yde las cuestiones crticas por encarar.

Disponer de criterios fundados para rescatar la documentacin con valorprobatorio (a los fines contenciosos) y de control (pistas de auditora),as como aquella con presunto valor histrico, testimonial o cultural.

Disponer de criterios fundados para evaluar el potencial de reciclaje, re-generacin y reutilizacin del patrimonio documental con valor cognitivo einformativo, teniendo acceso a los mejores mtodos, tcnicas, procedi-mientos y sistemas disponibles.

Programar, presupuestar, monitorear y controlar los procesos de concen-tracin, resguardo y explotacin de archivos con adecuados referentes yplanes de contingencia.

Disponer de adecuados criterios, parmetros, indicadores y estndares dedesempeo para el control, la evaluacin y el efectivo autocontrol de la

eficacia, eficiencia, efectividad y calidad de la gestin de archivos.


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De acuerdo con los propsitos del presente ensayo, en este marco de referen-cia se intentar delinear una resea de algunos hechos que fueron configuran-do la experiencia desarrollada -en materia de archivosen los entes residua-les, as como un conjunto de ejes conceptuales para su anlisis y evaluacin.

2.1.- EL ESTADO INICIAL

En todo anlisis vinculado al proceso de reforma del Estado a partir de la Ley23.696, es imprescindible tener en cuenta la diversidad, magnitud y compleji-dad de las cuestiones que debieron resolverse -a ritmos vertiginosos- respectode cada privatizacin de servicios y de cada supresin de atribuciones regula-doras del Estado sobre sectores de actividad econmica.

Fue necesario determinar los alcances, modalidades y caractersticas de lasmedidas de reforma, seleccionar los instrumentos, convocar a los posiblesprestadores, encauzar los procesos de seleccin y puesta en marcha de lasprestaciones privatizadas y generar los mecanismos de regulacin y control delos servicios.

Al contemplar dichos aspectos, resulta relativamente comprensible que lascuestiones atinentes a los entes residuales -y entre ellas las de sus archivos-hayan quedado relegadas, en un principio, a un segundo plano entre las priori-dades oficiales.

Tal como expresara el ex-Interventor de una empresa privatizada: dentro de lavorgine de problemas y cuestiones emergentes de las privatizaciones: Quiniba a priorizar -dentro del equipo motor- la cuestin de los archivos de los en-tes residuales, con su anacrnica imagen de abandono, desorden, papelesvetustos y muebles viejos.

Hoy puede afirmarse que la inclusin prioritaria de dicha cuestin en la agendade la reforma del Estado, estuvo motivada -en gran parte- por una toma deconciencia inducida por los reclamos del Archivo General de la Nacin (AGN),

por las inquietudes y temores manifestados por diversos actores sociales rele-vantes, y por el inters de algunos medios de la opinin pblica.

2.2.- EL FACTOR DETERMINANTE : LA PREOCUPACION POR LOSARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES

Como un ejemplo de las manifestaciones de preocupacin canalizadas por losmedios de la opinin pblica, se presenta seguidamente una sntesis de unaserie de notas publicadas por el diario La Nacin (1).

(1) Se adopta como muestra la serie de notas de Rubn Correa publicadasen La Nacin sobre la problemtica de los archivos de las empresas re-

siduales (ver referencias normativas y documentales).

CAPITULO 2

EL MARCO DE REFERENCIA


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2.2.1.- En dnde se pondrn los archivos de las empresasprivatizadas? (18/7/93)

Qu destino tuvieron los papeles de las empresas que el Estadoprivatiz y de los entes que cerr?. Los investigadores disparan es-tas preguntas por doquier, sospechando las respuestas para las

mismas, pero disimulando sus nimos descorazonados frente a loque consideran prdidas irreparables del patrimonio cultural ....

Ellos saben lo que encierra cada papel, cada foto, cada pelcula quese pierde, pero se encuentran en medio del fuego cruzado entre unaretirada estatal que no tom previsiones en este terreno, las inten-ciones conservacionistas que exhiben los nuevos propietarios de lasempresas y la pura voluntad que, con disimulada impotencia, practi-can los empleados del Archivo General de la Nacin (AGN) ante to-dos y cada uno de los documentos que estn al alcance de sus ojos,sobre todo si corren peligro de extraviarse.

La cuestin de la conservacin de los archivos de las empresas pri-vatizadas y de los entes regulatorios disueltos, es fuente de agudascrticas por parte de los investigadores e intelectuales. En general,se coincide en que -en medio de la privatizacin acelerada- no serepara en la preservacin del patrimonio cultural de las empresas.

2.2.2.- Dnde y cmo estn los archivos de las empresas p-blicas (19/7/93)

Desde 1989 los expertos del Archivo General de la Nacin (AGN)vienen trabajando a destajo para que los interventores y liquidadoresde las empresas privatizadas y de los entes reguladores suprimidosles abran las puertas de todos sus archivos, en los que se cuentanpapeles, fotos, pelculas, cintas de sonido y discos.

En algunos casos, despus de pelear duramente, consiguieron queel propio personal de los entes confeccionara, con su asesoramien-to, los inventarios documentales que hoy les permiten saber lo quedeberan guardar en el AGN cuando ste cuente con un edificio msamplio o con un anexo.

El AGN ya empez a recibir estos documentos, pero hasta ahora noms del 10% del volumen total ingres en el edificio de Leandro N.

Alem 250. Y no parece haber espacio para que ingrese mucho ms.Por ejemplo, en los huecos del tercer piso ubicaron parte de la bi-blioteca y del archivo de la ex-Obras Sanitarias de la Nacin, mien-tras el AGN discute con el administrador de la OSN residual eltraspaso de otros materiales histricos. En los huecos del sptimopiso fueron puestos los documentos de las disueltas Juntas Nacio-nales de Granos y de Carnes. En otros pisos fueron ubicados losenvos de la Lotera Nacional, de Agua y Energa y de la ex-SEGBA(Servicios Elctricos del Gran Buenos Aires).y todos los legajos delas empresas que antecedieron a sta (CADE, CHADE, CompaaTransatlntica y la Italo-Argentina).

El auditorio del AGN fue desmontado para permitir el almacena-


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miento de una porcin, todava pequea, del archivo de YPF (Yaci-mientos Petrolferos Fiscales), cuyo incierto paradero alarm durantemeses a los investigadores de la historia del petrleo. Los motivosde esas preocupaciones tal vez subsistan, ya que una parte sustan-cial del patrimonio testimonial de YPF est an en un depsito de

dudosa capacidad de conservacin, en la drsena F del puerto deBuenos Aires. En ese lugar tambin esperan un destino las latas conlas tortas de pelculas que acumul YPF, al igual que una ltima por-cin del archivo fotogrfico.

En la sede central de YPF tambin hay importantes existencias dedocumentos que el personal de la empresa est desglosando deacuerdo con las instrucciones del AGN, mientras su imponente bi-blioteca sobre cuestiones del petrleo y la minera fue retirada deledificio central hace casi una dcada y estara hoy en el laboratoriode ensayos de la compaa en Florencio Varela.

El archivo general de Gas del Estado (memorias y balances, actosdispositivos, estudios tcnicos, proyectos, informacin contable y depersonal) fue igualmente relevado, pero su resguardo seguir bajo laresponsabilidad del ente residual hasta que el AGN tenga capacidadpara guardarlo. La hemeroteca del ente contiene la ms importantecoleccin del pasado medio siglo en materia de revistas especializa-das en gas y petrleo, clasificadas con un fichero analtico de sucontenido.

2.2.3.- Los archivos de ENTel y de Ferrocarriles estn en peli-gro (20/7/93)

Los ejemplos quizs ms dramticos del riesgo que corren los ar-chivos histricos de algunas empresas privatizadas o en trmite deserlo seran los de la ex Empresa Nacional de Telecomunicaciones(ENTel) y de Ferrocarriles Argentinos....

En el caso de ENTel el archivo de la calle Catamarca debi serdesocupado y hoy los documentos se hallan en un enorme galpnde Telefnica de Argentina en Ciudadela. Como el traslado se hizosin la intervencin ni supervisin del AGN, el operativo pudo habertenido visos de catstrofe para los documentos histricos.

Igual o peor parece ser el caso de Ferrocarriles Argentinos, de

acuerdo con los testimonios de los investigadores histricos que fre-cuentan su centro de documentacin y publicaciones. En este caso,el AGN, sencillamente, fue omitido. Parece haberse llamado a unconcurso para seleccionar una consultora en materia de archivosque normalice los criterios de preservacin y a la vez determine loscriterios para centralizar en uno solo los distintos archivos zonalesque tiene la Empresa.(2).

(2) El concurso al que alude la ltima frase fue el convocado por la

Empresa entre los das 23 de mayo y 11 de junio de 1993, mediante avi-

sos en la prensa con los siguientes trminos de referencia: Ferroca-rriles Argentinos emprende una bsqueda para contratar un experto en

organizacin de archivos, cuya misin ser el desarrollo de un proyec-


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De todos modos, en los pasillos de la planta baja del edificio del Fe-rrocarril Belgrano, hasta hace pocas semanas era posible encontrarnumerosas cajas cargadas de documentacin histrica, en aparien-cia listas para ir a la basura, segn la voz que corri entre algunosinvestigadores y biblimanos que se daban recomendaciones entre

ellos para rescatar todo lo que fuera posible.2.2.4.- Los investigadores formulan preguntas difciles de res-ponder (21/7/93)

La indiferencia es, para quienes escriben la historia, el signo distin-tivo de la situacin de los archivos; robo y mutilacin de documentos,falta de personal y atraso en la clasificacin.

El problema no es pequeo, ms an si se tiene en cuenta que -segn los clculos del AGN- la documentacin de diversas caracte-rsticas que acumularon las empresas privatizadas y los entes regu-latorios disueltos equivale a ms del doble del material que ya habaen el AGN para un perodo que abarca desde mediados del siglo XVIal XIX e incluye algunos fragmentos del XX.

El alud de nuevos documentos agudiza, sin duda, los serios pro-blemas de presupuesto y condiciones edilicias que arrastra el AGN,y alimenta genuinas dudas sobre cunto tiempo puede pasar hastaque el grueso del material por incorporar quede abierto a la consul-ta.

En el AGN se encuentra, desde hace unos 30 aos, el archivo delCorreo correspondiente al perodo 1763-1882, al que no se puedeacceder a pesar de que fue entregado en buen orden. Del mismomodo, est pendiente de clasificacin y ordenamiento el que ENCo-Tel entreg junto con aqullos, pero referidos al perodo 1883-1956.La biblioteca especializada del Correo, con su coleccin de 200 aosde memorias y boletines, fue consumida por las llamas hace yabastantes aos.

A las referidas preocupaciones se adicionaban las relativas a otros componen-tes del patrimonio informativo-documental de las ex-empresas pblicas y de losentes reguladores disueltos; entre ellos, las bases de datos de los ex-centrosde cmputos, los respectivos tesorosestadsticos y las bibliotecas y centros dedocumentacin.

2.3.- EL MARCO DE REFERENCIA CONCEPTUAL

2.3.1.- La residualidad y la problemtica de los archivos de las organiza-ciones pblicasto para la conservacin, ordenamiento, compilacin y resguardo de la

documentacin, planos, normas, etc., que estn en poder de los distin-

tos sectores de la empresa, a efectos de crear un archivo fsico uni-

ficado con seguimiento computarizado .... (siguen condiciones de los

postulantes y requisitos para la postulacin). Este concurso, al cual

se habran presentado unos 230 postulantes, result en la seleccinindividual de los integrantes iniciales del Equipo Tcnico de Evalua-

cin de Documentacin y Archivos (ETEDA).


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Aun cuando este ensayo no pretende aportar conceptualizaciones ni propues-tas a los campos disciplinarios de la archivologa, de la archivstica ni de la ar-chivonoma, sino al de la residualidad de organizaciones pblicas, los hallazgosemergentes de las experiencias con archivos en entes residuales pueden re-sultar relevantes para las referidas disciplinas.

La naturaleza de los organismos residuales est vinculada esencialmente a sumisin: la autodisolucin. En anteriores trabajos se ha caracterizado a la resi-dualidadcomo una muerte organizacional(3).

Como consecuencia, la gestin de los archivos de los entes residuales equivalea una autopsia: ver uno por s mismo, con los propios ojos. Representa as unaoportunidad inigualable de inmersin en una realidad que puede abrirse en to-das sus facetas (ahora o nunca) y que -por requerir soluciones terminales-permite: a) visualizar la pluralidad, la diversidad y la peculiaridad de las proble-mticas archivsticas existentes en los distintos entes residuales, b) diagnosti-car, ponderar, diferenciar e inventar soluciones frente a situaciones nicas o

excepcionales, y c) poner a prueba nuevos esquemas metodolgicos y nuevasmodalidades de accin que posteriormente podrn aplicarse en entes activos,as como a un amplio espectro de situaciones emergentes de la reorganizacindel sector pblico: la supresin, la transferencia, la fusin o la integracin deentes u organismos de la administracin central y de la descentralizada.

El marco de referencia que se presenta seguidamente tiene el propsito de de-linear los ejes conceptuales adoptados en este ensayo para enfocar la proble-mtica de los archivos de los entes residuales, as como para el tratamiento delcaso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.).

2.3.2.- Las fuentes del encuadre conceptual

El encuadre conceptual del presente ensayo, as como del Programa ArchivoIntermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) se sustenta fundamental-mente en los siguientes autores y en los respectivos aportes que se especificanen cada caso:

a) HEREDIA HERRERA, Antonia [Archivstica general : teora y prctica(1991)] delinea un panorama amplio de los espacios de coincidencia y dedebate disciplinario atinentes a cuestiones que van desde el mismo con-cepto de archivo, su naturaleza y definicin, el ciclo vital de los documen-tos de archivo, la organizacin documental y sus componentes (la clasifi-cacin, el ordenamiento, el inventario y la catalogacin), la seleccin y el

expurgo de documentos.

b) LODOLINI, Elio [Archivstica: principios y problemas (1984, 1993) yQuestioni di base dellarchivistica (1970)], uno de los mayores exposito-res de la escuela italiana, que en sus obras traza un prolijo anlisis tem-poral y espacial -con una perspectiva rigurosa, tradicional y conservadora-revisando los antecedentes y las posiciones adoptadas por los ms diver-sos pases y autores, respecto de principios y de cuestiones centrales dela disciplina archivstica.

(3) Vase, por ejemplo, Tesoro, Jos Luis:La liquidacin de entes re-siduales del Estado Nacional: el caso de Ferrocarriles Argentinos

(e.l.), pp. 8-9.


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c) SCHELLENBERG, Theodore R. [Tcnicas descriptivas de archivos(1961)], se trata de una de las obras ms difundidas en la regin, de estedestacado tratadista archivstico estadounidense, y un aporte de sumarelevancia en el mbito de la descripcin documental y de la elaboracinde auxiliares descriptivos

d) TANODI, Aurelio [Manual de archivologa hispanoamericana: teora yprincipios (1961)], se trata del trabajo ms difundido -a escala internacio-nal- de nuestro compatriota y maestro, como uno de los autores clsicosde la archivologa de la regin, habiendo sido adoptado como referenteregional por la mayor parte de los autores ms relevantes en la disciplina.

e) VAZQUEZ, Manuel [Manual de seleccin documental (1992)] comouno de los autores nacionales que ms han contribudo al anlisis de laproblemtica de la seleccin, combinando una prolija revisin bibliogrficasobre las cuestiones abordadas, con criterios instrumentales para la se-leccin. Se trata de la obra de mayor pertinencia a los fines del trata-

miento de los archivos de los entes residuales, incluyendo especfica-mente las cuestiones atinentes a la problemtica de las empresas estata-les que se privatizan y de los organismos y dependencias que se cierran(p. 140).

2.3.3.- La estructura conceptual bsica

De acuerdo con el foco de inters y los propsitos de este ensayo, la estructuraconceptual bsica tiene un carcter eminentemente instrumental.

A travs de la misma se pretende proporcionar, al lector no especializado, unesquema semntico elemental para la interpretacin del contenido conceptual yemprico del ensayo.

Respecto de los conceptos provenientes de la disciplina archivstica, slo seincluyen aquellos que resultan claves para la comprensin del trabajo, sin pre-tender exhaustividad en sus acepciones ni, menos aun, la presentacin de lasdistintas posiciones doctrinarias atinentes a los mismos. Dicho espacio analticoest satisfactoriamente cubierto por la bibliografa de base citada en el puntoanterior.

La siguiente presentacin se sustenta en los tres ejes conceptuales que defi-nen el foco de inters del ensayo respecto de los archivos de los entes resi-duales: a) documento, b) archivo, y c) movimiento de archivos.

En el ANEXO 1 se presenta sinpticamente una estructura conceptual amplia-da, recomendndose revisar la misma para una mejor comprensin del conte-nido de este ensayo.

2.3.4.- Desarrollo de la estructura conceptual bsica

a) Los documentos y los documentos de archivo

Se denomina documento a todo registro durable de informacin, cualquierasea el soporte fsico en el cual se sustenta.

De acuerdo con la forma de la informacin registrada en el soporte fsico, losdocumentos pueden ser textuales (texto escrito o manuscrito), grficos (mapas,

planos, dibujos), imgenes (fotografas, diapositivas), o audiovisuales (pelcu-las, videos, sistemas multimedios).


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El soporte fsico ms clsico y difundido de los documentos es el papel, yasea en forma de formularios, de notas, de libros o de fotografas. Debido a laprevalencia de los documentos en papel en los archivos comunes, frecuente-mente la literatura alude a los papelespara referirse a los documentos.

De acuerdo con el avance de las tecnologas de registro de informacin, losarchivos manifiestan una creciente afluencia de los an denominados soportesfsicos no convencionales, entre los cuales se destacan actualmente la pelcula(cinematografa, diapositivas, negativos fotogrficos), los medios magnticos(discos, disquetes, casetes), y los medios de placa sensible [cd-rom, worm(write once read many), disco ptico no regrabable)].

Dentro del universo de documentos, se denominan documentos de archivo aaquellos resultantes de una actividad administrativa, que tienen por objeto im-partir una orden (finalidad dispositiva) o dejar constancia de un hecho con finesprobatorios, testimoniales o informativos. Una vez que culmina su utilidad in-mediata, los mismos pueden adquirir valor cultural o histrico.

El ciclo vital de los documentos se compone de sucesivas fases, que determi-nan el tratamiento de los mismos en los archivos.

La primera es la denominada gestacin o tramitacin, correspondiente alperodo durante el cual se tramita la generacin del documento, que concluyeen el momento en que el documento es puesto en vigencia.

La fase de vigencia corresponde al perodo durante el cual el documento tienefuerza para disponer, obligar, testimoniar o informar. Como principio general,ningn documento puede ser eliminado durante su vigencia.

Una vez concluda la vigencia de un documento, sigue un perodo o plazo de

guarda precaucional, durante el cual el documento es conservado para res-ponder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas o legalesemergentes de su perodo de vigencia, o bien para servir de sustento o antece-dente a otros documentos. El perodo de guarda concluye con la desafectacinresultante de la prescripcin legal o con la culminacin del perodo indicadopara la guarda.

Una vez cumplido el plazo de guarda, la mayor parte de los documentos que-darn desafectados, con el fin de depurar los archivos. Slo algunos docu-mentos que presenten valores histricos, testimoniales o culturales pasarn ala fase siguiente que es la guarda permanente.

El proceso tcnico dirigido a establecer los plazos de guarda y el destino poste-rior de los documentos de archivo, se denomina seleccin.

El trmino seleccin designa tambin la rama de la Archivologa que estudialos criterios de valor de los documentos y las tcnicas del anlisis dirigido adecidir entre la transferencia y la destruccin de documentos.

La seleccin facilita la circulacin de los documentos en funcin de su ciclo vi-tal, permitiendo el descongestionamiento de los archivos, con el consecuenteaumento en la agilidad de la bsqueda y recuperacin de documentos, la dis-minucin del espacio fsico requerido, y la mayor racionalidad y calidad en lautilizacin de los espacios disponibles para el archivo.

Desde el punto de vista historiogrfico, jurdico y archivstico la seleccin re-


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quiere suma cautela, por cuanto no es posible establecer con certeza cundoun documento no ser necesario nunca ms.

Todos quienes estn vinculados con la disciplina archivstica conocen algunasde las irreparables prdidas provocadas por selecciones efectuadas en el pa-sado, aun cuando -en su momento- fueran cautelosas.

Como consecuencia, existe una alta probabilidad de que las decisiones sobreseleccin de documentos, adoptadas con motivaciones y criterios hoy vlidos,sean cuestionadas y reprochadas en el futuro.

En el plano prctico, la seleccin resulta imprescindible frente a la imposibilidadmaterial y tcnica de conservar integramente los documentos de archivo, lo quetampoco resulta conveniente para la prestacin del servicio.

Al respecto, expresa grficamente Vzquez (4) que la seleccin documental noes una mutilacin, sino la curacin de un obeso.

La seleccin de documentos incluye siempre un componente de evaluacin,que consiste en la apreciacin de los valores de los mismos desde dos pers-pectivas determinadas por el ciclo vital. Por un lado, los valores inmediatos oprimarios, basados en el inters institucional administrativo, legal, contable otcnico de los documentos. Por el otro, los valores mediatos o secundarios,sustentados en el inters histrico, testimonial o cultural de los documentos.

El valor inmediato es inherente al documento mientras el mismo sustente de-rechos y obligaciones o sirva de fundamento a determinadas situaciones o he-chos. Es paralelo a la vigencia administrativa y va perdindose con el transcur-so del tiempo.

En la apreciacin de los valores inmediatos se ponderan los intereses emer-gentes de las perspectivas institucional, administrativa, legal, contable y tcnicacon relacin a los documentos en gestacin, en vigencia y en plazo de guarda.

Para el establecimiento de los plazos de guarda, en el marco de la legislacinvigente, se tienen en cuenta las normas archivsticas nacionales y locales, lasespecficas de cada ente y las propuestas de las respectivas comisiones deevaluacin.

En la apreciacin de los valores mediatos de los documentos se pondera laposible relevancia histrica, testimonial, cultural y el eventual inters para lainvestigacin retrospectiva. Determina la decisin sobre el destino final de losdocumentos; ya sea la guarda permanente o la desafectacin.

En el siguiente esquema se sintetizan las caractersticas de ambos tipos devalores:

Atributos del documento Valores inmediatos o primarios Valores mediatos o secundarios

Interesa a: la institucin productora y a laoficina iniciadora.

la investigacin y al estudiohistrico.

Presenta aspectos: de inters institucional, administra-tivo, legal, contable, tcnico

de inters histrico, testimonialo cultural

Fases del ciclo de vida: durante el trmite de gestacin, lavigencia y el plazo de guarda.

una vez agotado el valor inme-diato.

(4) Manual de seleccin documental, p. 3.


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Se evala para: asignar un plazo de guarda. decidir entre la guarda perma-nente o la desafectacin

Se conserva durante: el plazo de guarda. a perpetuidad.

De acuerdo con los volmenes de documentacin que habitualmente contienenlos archivos, la evaluacin se realiza -en general- sobre lotes o series de do-cumentos, ms que sobre documentos individuales.

b) Los archivos

Se denomina archivo a una institucin o al sector de una institucin que res-guarda y procesa documentos para ponerlos al servicio de los usuarios oclientes.

El alcance de dicha acepcin vara notablemente entre los distintos autores,desde aquellos que adoptan una perspectiva amplia que incluye los archivos degestin, hasta aquellos que la restringen a los archivos histricos.

De acuerdo con una visin ampliamente aceptada, un archivoconstituye unacombinacin de tres elementos esenciales: documentos, organizacin, y servi-cio.

Seguidamente se resean las caractersticas de cada uno de dichos elemen-tos:

Un archivo es un conjunto, un complejo, una totalidad de documentos produci-dos en el curso y como consecuencia del desarrollo de la actividad administra-tiva de una institucin o de un conjunto de instituciones productoras.

Como consecuencia, un documento de archivo es siempre un eslabn de una ovarias cadenas. Est vinculado con los documentosanteriores, simultneos yposteriores, formando parte de un entramado documental.

Los documentos de un archivo estn ligados por relaciones originarias, necesa-rias y determinadas. Es precisamente ese conjunto de relaciones lo que ca-racteriza al archivo y lo especifica de manera determinante. Una coleccin, unflorilegio o un conjunto artificial de documentos no constituyen un archivo.

La organizacin de un archivo debe reflejar, necesariamente, las relacionesque vinculan a los documentos que resguarda.

Pero, por encima de los documentos y sus relaciones, un archivo tiene la mi-

sin primordial de proveer un servicio de recuperacin de documentos a deter-minados usuarios (clientelas) actuales o potenciales.

La ptica de este ensayo focaliza justamente en la perspectiva de los clientesde los archivos de los entes residuales, dado que la satisfaccin de las deman-das, necesidades y expectativas de stos constituye la razn de ser de dichosarchivos.

De acuerdo a la fase del ciclo vital de los documentos que contienen, los archi-vos pueden clasificarse en cuatro tipos: a) archivos de gestin o corrientes, b)archivos centrales, c) archivos intermedios, y d) archivos histricos.

Los archivos de gestin o corrientes contienen documentos vigentesy acti-vos. En el caso de los entes residuales, se trata -en general- de los documen-tos de los entes originales que an tienen fuerza para sustentar derechos y


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obligaciones; por ejemplo, fichas sumarias de legajos y recibos de haberes depersonal, documentacin probatoria de crditos, planos de instalaciones con-cesionadas.

Los archivos centrales contienen documentos vigentes o en plazo de guarda,provenientes de diversas unidades de una institucin productora. Un archivocentral del sector ferroviario, por ejemplo, concentrar todos los documentos dearchivo de las ex-Lneas ferroviarias que anteriormente se hallaban en localiza-ciones dispersas por toda la geografa del pas.

Los archivos intermedios contienen documentos semiactivos y pasivos dediversas instituciones productoras, hasta que se cumplan sus plazos de guar-da. Una vez concluidos dichos plazos, la comisin evaluadora determinar sudesafectacin o su transferencia al archivo histrico para su guarda perma-nente.

Las principales funciones de un archivo intermedio son: a) favorecer el accesoa los documentos, a travs de una adecuada organizacin, y b) proceder a laevaluacin y seleccin de los documentos, a travs del equipo de tcnicos y dela comisin evaluadora de documentacin..

En el archivo intermedio, va decreciendo sucesivamente el valor inmediato oprimario de los documentos, desarrollndose -en el caso de documentos conpotencial inters histrico, testimonial o cultural- los valores mediatos o secun-darios.

En un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio desempea un rolanlogo al del corazn en un organismo vivo, haciendo circular los documen-tos a travs de la evaluacin y la seleccin.

En un archivo intermedio, la comisin evaluadora de documentacin tiene a sucargo la evaluacin de cada lote de documentos, con el propsito de detectar elvalor mediato, una vez vencido el plazo de guarda establecido en funcin delvalor inmediato.

Los archivos histricos contienen documentos que, debido a su valor histri-co, testimonial o cultural, son destinados a guarda permanente.

Uno de los problemas fundamentales de la archivstica es la cuestin de la or-ganizacin de los archivos, que incluye como procesos a la clasificacin y alordenamiento.

Clasificar es separar o dividir -con base en determinados criterios- un conjuntode documentos de un archivo, estableciendo clases, grupos o series. Cadagrupo o clase ser nico y distinto de los dems, con sus caractersticas pro-pias, pero formando parte de una estructura nica.

La estructura de clasificacin de un fondo suele presentarse en un cuadro quela vincula con los componentes orgnicos y con las actividades de la institucinproductora de donde procede.

El ordenamiento es el alineamiento de los documentos dentro de cada sub-conjunto resultante de la clasificacin.

Ordenar es vincular en secuencia todos los documentos de cada grupo, con

base en determinados criterios.

Los criterios tradicionales de ordenamiento en los archivos son: a) cronolgico,


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b) alfabtico, c) geogrfico, d) por materias (por principio de pertenencia).

De acuerdo con un inters archivstico e historiogrfico, el archivo debe reflejara la institucin productora tal como era efectivamente, y no como hubiera debi-do ser si se hubieran aplicado rigurosamente determinadas normas de clasifi-cacin y de ordenamiento.

Es por ello que frecuentemente se considera una imprecisin, si no un error,hablar de organizacin de los archivos, afirmando que el trmino ms correctoa usar es el de reconstitucin de la organizacin originaria.

La aplicacin de este mtodo no siempre resulta factible. Algunas veces la cla-sificacin o el ordenamiento originario de los documentos han sido tan altera-dos por sucesivos retoques, que ya no es posible reconstituirlos.

Por otra parte, la aplicacin de la referida concepcin archivstica-historiogrfica presenta ciertos problemas prcticamente insolubles en los ar-chivos centrales e intermedios que concentran documentos provenientes de

diversos (quizs de centenas o miles de) localizaciones de documentos quepueden haber sufrido -cada una de ellas- sucesivas mutaciones, alteraciones,mutilaciones y transformaciones durante su vida activa.

Considrese, por ejemplo, el caso de los fondos documentales provenientes deunas 4.000 estaciones ferroviarias que operaron histricamente en la Argenti-na, cada una con sus propios estilos, peculiaridades y circunstancias en lo ati-nente a la organizacin de los archivos de estacin.

Lo mismo puede ocurrir con los documentos que pasaron por diversas depen-dencias y que fueron dispuestos -sucesivamente- de manera diversa, con baseen las competencias, las necesidades administrativas, el modo de funcionar,

los estilos y las preferencias de cada una de ellas.Como los archivos centrales e intermedios deben responder a demandas dedocumentacin con propsitos probatorios o testimoniales -generalmente entrminos perentorios- no resultara razonable supeditar la respuesta, a talesdemandas, a los azares de bsquedas inciertas en mltiples fondos estancoscon mtodos de organizacin heterogneos y hasta caticos, determinados porlas respectivas peculiaridades.

Tal como se seala en este ensayo, la razn de ser de los archivos centrales eintermedios de los entes residuales es el servicio a los usuarios. Si la organiza-cin originaria de los archivos fuente representa un obstculo insalvable para

una efectiva prestacin del servicio a los usuarios, es imprescindible proceder auna reorganizacin en trminos del servicio, dejando constancia referencial dela fuente y de la organizacin originaria.

c.- Los movimientos de documentacin de archivo

Dado que este ensayo se refiere fundamentalmente a la concentracin de ar-chivos de distintas localizaciones de las ex-empresas pblicas y organismosreguladores en los archivos centrales e intermedios de los entes residuales, lacuestin de los movimientos de archivos tiene una relevancia central.

Entre los movimientos de la documentacin de archivo, se distinguen: a) los

movimientos internos, por los que los documentos son reubicados dentro deuna misma localizacin, b) los traslados, por los que los documentos son


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transportados desde una localizacin hacia otra sin que la institucin producto-ra o poseedora pierda sus atribuciones sobre ellos, y c) las transferencias,que consisten en el traspaso de la custodia de los documentos a una entidadarchivstica distinta de la institucin productora o poseedora.

En un proyecto de concentracin de archivos, se denomina archivo perifricoa todo archivo que no es el central del proyecto. En ese caso, los archivos pe-rifricos son aquellos de las localizaciones de origen, siendo la localizacin dedestino el archivo central del proyecto de concentracin.

El primer paso en todo proyecto de movimiento de archivos es el relevamien-to, que es la accin de reconocer documentacin existente en las localizacio-nes de origen. Incluye la observacin, la apreciacin y el registro cuantitativo ycualitativo de la documentacin.

El segundo paso es el acondicionamiento, que incluye las tareas necesariaspara efectuar movimientos de documentacin en una localizacin de origenpara su traslado o transferencia. Incluye la clasificacin, el embalaje, la confec-cin de rtulos, la confeccin de listados de contenido y de los remitos o guasde movimiento hacia la localizacin de destino.

El tercer paso es el transporte, la accin fsica, ejecutada con medios mecni-cos de locomocin, necesaria para efectuar traslados o transferencias de do-cumentos.

En los archivos de origen, la custodia de la documentacin se halla a cargo dela unidad productora, emisora o de origen. Tras la ejecucin de los movimien-tos, la custodia se traslada a un archivo central o un archivo intermedio del en-te, o bien a un archivo histrico.

Una vez arribados los documentos a la localizacin de destino, se procede a suclasificacin y ordenamiento de acuerdo con los criterios del archivo de des-tino, registrando su ingreso y los datos para su identificacin. Tambin es con-veniente registrar los datos que permitan, eventualmente, reorganizarlos enfuncin de los criterios del archivo de origen. Posteriormente, se ingresan losregistrosa la base de datos, se ubican los documentosen la localizacin dedestino y se les asigna la correspondiente ubicacin archivstica.

Nota: El contenido de este captulo y el del Anexo La estructura conceptualbsica se basa en la presentacin realizada por el Programa Archivo Interme-dio Central de F.A. (e.l.) en el 1er. Congreso de Archivologa del Mercosur, Pa-ran, Entre Ros, 1996 Ago. 26-28; siendo sus autores: J.L. TESORO (Coordi-nador General), Juan Carlos JONES TAMAYO (Coordinador Operativo AIC),

Silvia FIGOLI (Tcnica Archivista) y Sergio GALLARDO (Tcnico Logstico).

CAPITULO 3EL CASO DE FERROCARRILES ARGENTINOS (e.l.)


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Introduccin

La Ley 23.696 determin, en 1989, el cese de la explotacin ferroviaria porparte de la empresa Ferrocarriles Argentinos, y la transferencia por concesin

de la totalidad de los servicios ferroviarios nacionales.Frente a las perspectivas de disolucin del ente residual resultante, en agostode 1993 Ferrocarriles Argentinos seleccion a un conjunto de profesionalesexternos para desarrollar un programa dirigido al relevamiento, la concentra-cin, el resguardo, la integracin, la sistematizacin y la accesibilidad de la ar-chivala empresaria.

La puesta en marcha de dicho programa por parte de la anterior Intervencin, yel fortalecimiento del mismo por parte de la actual gestin liquidatoria, constitu-ye un elocuente indicador de la preocupacin de dichas autoridades del Entepor la preservacin de la archivala, frente a la vulnerabilidad emergente del

proceso disolutivo.Este captulo tiene por objetivo presentar una resea de los antecedentes, lascaractersticas, los productos y los resultados del programa, as como sintetizaralgunos aprendizajes emergentes del mismo, para contribuir al desarrollo deiniciativas anlogas por parte de otros entes residuales del Estado Nacional, delos Estados Provinciales y de otros pases de la regin (5).

3.1.- PERSPECTIVA Y MARCO DE REFERENCIA

El sector ferroviario, que desempe un rol protagnico en el desarrollo eco-nmico, social y territorial de la Argentina, creci -durante casi un siglo- a tra-vs de mltiples iniciativas de empresarios nacionales, de empresas de capitalingls o francs, del Estado Nacional y de algunos Estados Provinciales. En elhistorial de los ferrocarriles en el pas pueden hallarse ms de cuarenta empre-sas originarias (6).

(5) Los autores dejan constancia de su reconocimiento al ex-Interventor

en F.A. Dr. Ignacio Luduea, quien en julio de 1993 dispuso el llamado

a concurso pblico para la seleccin de los integrantes del programa,

as como a quienes ejercieron inicialmente la responsabilidad empresa-

ria por su ejecucin, el ex-Gerente de Auditora, Cdor. Hctor Barbie-

ri y el ex-Subgerente de dicha Area, Dn. Rolando Bujn. Asimismo de-

sean expresar su agradecimiento al Dr. Matas Lucas Ordez, en su ca-

rcter de Interventor en F.A. y luego de Liquidador en F.A. (e.l.), aDn. Osvaldo Anbal Ghio, como Gerente del Area Administracin, y al

Coordinador de la misma Dn. Roberto Omar Passaglia. Como integrantes

de la gestin empresaria iniciada en octubre de 1993, ellos supieron

valorar -desde los respectivos roles- la trascendencia de la problem-

tica de los archivos, y adoptar las decisiones claves para la consti-

tucin del Archivo Intermedio Central. Desean destacar tambin la efi-

caz supervisin y el permanente apoyo recibido del Archivo General de

la Nacin, a travs de su Interventor, el Emb. Dn. Miguel Unamuno y de

su asesora la Prof. Elizabeth Cipolleta. El agradecimiento se extiende

a quienes participaron en las sucesivas fases del programa, y a cada

uno de los funcionarios y agentes de la Empresa, que contribuyeron -en

el mbito de sus competencias- al cumplimiento de los objetivos esta-

blecidos.(6) Para mayor informacin sobre la genealoga ferroviaria en la Argen-tina, vase el artculo de Juan Pablo MARTINEZ citado en el anexo bi-


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Al momento de la nacionalizacin integral de los servicios, en 1948, funciona-ban en el pas unas veinte unidades operativas independientes. En dicho ao,por Decreto N 32.574 del 21/10/48, se reagruparon las lneas privadas y esta-tales en siete Ferrocarriles Nacionales [Gral. Jos de San Martn (ex Ferroca-rril de Buenos Aires al Pacfico), General Manuel Belgrano (ex Ferrocarriles del

Estado), Gral. Julio A. Roca (ex Ferrocarril Sud), Gral. Bartolom Mitre (ex Fe-rrocarril Central Argentino), Domingo Faustino Sarmiento (ex Ferrocarril Oeste)y Gral. Justo Jos de Urquiza (ex Ferrocarril de Entre Ros y el Nordeste Ar-gentino)], y se constituy el Ferrocarril Nacional Patagnico con base en losdispersos ramales tendidos en dicha regin.

Un objetivo permanente del Estado Nacional, para responder a las expectativasde la nacionalizacin, fue el de lograr el reordenamiento, la racionalizacin y elfortalecimiento de la red ferroviaria estatal, as como de adquirir una capacidadde planeamiento, coordinacin y control relativamente integrados sobre las di-versas Lneas.

La ltima manifestacin institucional de dichos intentos fue la Ley N 18.360 del17/9/69, que cre la empresa Ferrocarriles Argentinos como persona jurdicade derecho privado, que mantena sus relaciones con el Poder Ejecutivo Na-cional por intermedio de la Secretara de Transporte.

La problemtica ferroviaria, agudizada durante las ltimas dcadas, impuso -hacia 1989- la necesidad de una reestructuracin del sector, que determin latransferencia en concesin de la totalidad de los servicios ferroviarios en elmarco de la Ley 23.696 (de Emergencia Administrativa y Reforma del Estado).

El foco de inters en la descripcin de la experiencia de constitucin del Archi-vo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), que determina el alcan-

ce y la perspectiva conceptual de este captulo, se sustenta en tres factoresclaves:

a) La naturaleza residual del ente

Con la culminacin del proceso de reestructuracin del sector ferroviario,tras la transferencia de la totalidad de los servicios ferroviarios a conce-sionarios privados y provinciales, F.A. dej de cumplir el objeto que le fue-ra asignado al momento de su creacin.

Como consecuencia, F.A. (e.l.) es un ente residual cuya misin se limita aconcretar la disolucin de la organizacin y la correspondiente liquidacin.

b) La dispersin de la archivala sectorialUna de las caractersticas de la trayectoria del sector ferroviario en el pa-s, estuvo dada por la coexistencia de iniciativas y empresas en gran parteinconexas. Despus de la nacionalizacin (1948), las Lneas continuaronactuando como empresas federadas a travs del Organismo Central,manteniendo sus propias idiosincrasias y estilos administrativo-organizacionales. Slo durante el proceso de liquidacin pudo lograrseuna perspectiva relativamente integrada de las respectivas archivalas.

c) La responsabilidad por la archivala ferroviaria

La responsabilidad por la archivala sectorial corresponde a la Liquidacinbliogrfico.


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de Ferrocarriles Argentinos (e.l.). Ello implica las siguientes prioridades: a)preservar la integridad documental, previniendo, evitando y corrigiendo losposibles factores de dispersin, b) concentrar y hacer recuperable la do-cumentacin con valor inmediato durante sus plazos de guarda, c) res-ponder oportunamente a los requerimientos de documentacin por parte

de los distintos usuarios, y d) garantizar la calidad de los procesos de se-leccin de la documentacin por su valor mediato,

La conjuncin de los referidos factores determin la constitucin del ProgramaArchivo Intermedio Central, como instrumento articulador de las actividadesque la Empresa vena realizando para la preservacin, concentracin e integra-cin de sus archivos.

Para una mejor comprensin de las caractersticas del programa, parece opor-tuno plantear algunas apreciaciones sobre los determinantes histricos de lasituacin hallada en materia de archivos.

El estado de los archivos de la empresa reflejaba retrospectivamentelas fluctuantes coyunturas -entre la incursin, el apogeo, la declinaciny el ocaso- del sistema ferroviario argentino desde su iniciacin en1857.

Los archivos de las Lneas exhiban caractersticas peculiares deter-minadas por sus propios orgenes, concepciones y diseos organizati-vos, sistemas, mtodos y procedimientos, hallndose una notable di-versidad de criterios de clasificacin, ordenamiento y conservacin dela documentacin administrativa y tcnica.

Los archivos del Organismo Central manifestaban mltiples indiciosde una histrica dificultad para uniformar los "babeles" administrativosemergentes de las propias idiosincrasias de las empresas federadas(las Lneas).

Haba antecedentes de diversas reestructuraciones que haban impli-cado extravos masivos de documentacin. Sumado ello a los sucesi-vos ciclos de racionalizacin de personal -que se venan realizandodesde haca varias dcadas- se estaba frente a una situacin crtica enlo atinente a la capacidad y calidad de la preservacin documentaria.

Los archivos de la Empresa se hallaban dispersos y estancos; en mu-chos casos desorganizados, desordenados y con graves mutilaciones.

De acuerdo con los testimonios disponibles, desde los ltimos aos de la dca-da de 1960, la gestin de archivos en la Empresa vena experimentando signi-ficativos deterioros, debido a sucesivas mutaciones organizativas y al crecientedebilitamiento de la capacidad administrativa.

Por ejemplo, seala MARTINEZ (pp. 54-55) que a partir de 1961 comien-za el ciclo de decadencia y crisis permanente de los ferrocarriles, matiza-do por perodos de aparente recuperacin y posteriores recadas, cadauna ms grave que la anterior. Los gobiernos de turno intentan su rees-tructuracin y racionalizacin.... En cada oportunidad las medidas se re-virtieron antes de que pudieran mostrar algn resultado positivo..... Co-menz tambin un ciclo nefasto de mudanzas administrativas; unificndo-


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se dependencias totalmente desvinculadas y dando lugar al traslado demobiliarios y archivos.

De acuerdo con el referido autor, se produjo as la prdida invalorable deobjetos y documentacin, cuyo valor nunca lleg a ser justipreciado, aun-que es justo reconocer que funcionarios con muchos aos de servicio

procuraron salvar lo que juzgaban ms valioso. Tambin reconoce elmismo autor que la creacin de la Gerencia de Lnea Metropolitana (en1980) y su ulterior disolucin dieron lugar a un nuevo ciclo de mudanzas yprdidas de documentacin.

A los citados factores se habra adicionado -a partir de la Ley 23.696- unadrstica racionalizacin de personal vinculada con la reestructuracin empresa-ria: una planta del orden de los 100.000 agentes a mediados de 1990 quedreducida a 5.000 agentes a mediados de 1993.

Resulta plausible visualizar aqu una concurrencia de factores que pudo haberafectado notoriamente la posibilidad de mantener el control sobre los archivosadministrativos y tcnicos: los vaivenes organizativos habran alterado y provo-cado la mutilacin o prdida de archivos existentes, mientras que la racionali-zacin de la planta de personal habra cortado cadenas de produccin, orde-namiento, registro y almacenamiento de documentacin.

Como resultado de las circunstancias sealadas, al asumir la nueva Interven-cin en la Empresa, en octubre de 1993, la administracin de archivos exhibanotorios vacos y deficiencias.

La anterior gestin haba iniciado y finalizado recientemente un relevamiento delos archivos existentes en la Capital Federal y en el Conurbano Bonaerense.Con base en los resultados de dicho relevamiento, se estimaba que la proble-mtica archivstica de Ferrocarriles Argentinos estaba dada por unos 60.000metros lineales de documentacin institucional, de gestin, administrativa,contable, tcnica y jurdica, as como de diversos reservorios de material conpresumible valor histrico-testimonial, que se hallaban dispersos en archivosperifricos, con alta vulnerabilidad y con grados de controlabilidad inevitable-mente limitados.

Exista una genuina preocupacin, por parte de diversos actores, por la preser-vacin y el destino de los archivos de la empresa, dado su volumen cuantitati-vo, su complejidad cualitativa, su dispersin espacial y sus valores inmediatos ymediatos.

Las amenazas asociadas al estado de los archivos provenan esencialmente delos siguientes factores:

Riesgo de prdida de la memoria institucional

Riesgo de indefensin jurdica frente a reclamos

Riesgo de extravo de soportes contables esenciales

Riesgo de extravo de soportes de infraestructura y mecnica ferrovia-ria

Riesgo de extravo de documentos con valor histrico, testimonial ocultural.


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El referido estado de cosas motivaba una manifiesta inquietud, en distintossectores de la sociedad, con relacin al acceso y la recuperabilidad de la do-cumentacin ferroviaria. Mientras la prensa daba cuenta de las amenazas la-tentes (7), diversos archivos provinciales y municipales solicitaban -con genuinapreocupacin frente a una eventual dispersin o extravo de la archivala con

relevancia local- la donacin de documentacin histrica y testimonial existenteen los archivos de la Empresa ubicados en sus respectivos mbitos territoria-les.

A travs de los sucesivos resultados del programa, dichas jurisdicciones fueronapreciando las ventajas de preservar la integridad de la archivala, para que losdiversos interesados pudieran hallar -en un mismo lugar- toda la documenta-cin relativa a la trayectoria del sector ferroviario.

A las referidas preocupaciones se adicionaban otras relativas a: a) los datos delex centro de cmputos de la Empresa, con sus bases de datos y tesoroses-tadsticos vinculados a la actividad ferroviaria, b) las colecciones de la bibliote-

ca y del centro de documentacin ferroviaria a cargo de la Empresa, c) losacervos fotogrficos e iconogrficos (planos tcnicos) y d) la cartografa ferro-viaria, las planimetras, altimetras, cartas de estructura de va y de obras dearte, como respaldo testimonial de la infraestructura fsica concesionada.

3.2.- LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA, LA ESTRUCTURA NORMATIVA YEL RELEVAMIENTO INICIAL

3.2.1.- Los objetivos del programa

Los objetivos del Programa Archivo Intermedio Central (AIC) fueron los si-

guientes:a) Constituir un Archivo Intermedio Central para concentrar, ordenar, inte-grar, resguardar, sistematizar y recuperar -de acuerdo con las necesida-des manifiestas y previsibles de los clientes internos y externos- la docu-mentacin de Ferrocarriles Argentinos -en su carcter de ente residual-durante su vigencia y plazo de guarda, en funcin de su valor inmediato, y

b) Contribuir al rescate, la concentracin, el resguardo y la difusin de ladocumentacin con valor histrico, testimonial o cultural, a cargo del Ar-chivo Histrico Ferroviario integrado al Programa Centro Histrico-CulturalFerroviario.

3.2.2.- La estructura normativa aplicable

La Ley N 15.930 y los Decretos N 232/79 y 1571/81 establecen el rgimennacional en materia de archivos.

Las Resoluciones FA. D. N 140 del 21 de mayo de 1959 y FA. I. N 884 del 4de enero de 1961, fijan los plazos de guarda para las distintas categoras deseries documentales en el mbito de la Empresa.

El Programa AIC cuenta con la supervisin del Archivo General de la Nacin

(7) Vase, por ejemplo, la serie de notas de Rubn Correa publicadas en

La Nacin sobre la problemtica de los archivos de las empresas resi-duales, una de ellas referida especialmente al caso de Ferrocarriles

Argentinos, sintetizada en la Seccin 2.2. de este ensayo.


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como autoridad tcnica nacional en materia de archivos, en los trminos de laLey N. 15.930 y del Programa de Preservacin del Material Documental de losOrganismos Privatizados.

3.2.3.- El relevamiento inicial

El relevamiento inicial de los archivos de la Empresa en la Capital Federal y enel Conurbano Bonaerense, que constituy la base fctica del programa, se de-sarroll entre agosto y octubre de 1993 (8).

El equipo del proyecto convino un programa de relevamiento y el diseo de unformulario de registro de los datos correspondientes a cada serie documental,para su ingreso directo a computador.

Dicho relevamiento se desarroll en dos fases: a) fase deductiva, y b) fase in-ductiva.

Durante la fase deductiva (o derivativa, o descendente) se procedi a un rele-vamiento desde lo general (la gerencia, el departamento) hacia lo particular (los

sectores, las series y los tipos documentales).

Se elabor una nmina detallada de las gerencias y departamentos deposita-rios de documentacin, se visitaron los respectivos fondos y se inventari ladocumentacin existente en ellos mediante entrevistas a los funcionarios perti-nentes y el relevamiento de los fondos, registrando las caractersticas de lasseries, su volumen, sus plazos de guarda y las peculiaridades del resguardo.

Los profesionales del proyecto registraron todos los fondos informados por lossectores y proporcionaron sugerencias para prevenir riesgos y paliar daospreexistentes en los mismos.

Durante la fase inductiva (o inferencial, o ascendente) se relevaron los depsi-tos generales de documentacin de la Empresa, avanzando sucesivamentedesde lo particular (los tipos y series documentales que no haban sido infor-mados por los responsables entrevistados) a lo general (la gerencia o el de-partamento a los que presuntamente correspondan).

En dichos depsitos se hallaron diversas situaciones relativamente anmalas,que fueron tratadas con criterios orientados a preservar la integridad docu-mental.

3.2.4.- El procesamiento de datos

El sistema de procesamiento de datos del relevamiento fue desarrollado bajo lafilosofa de bases de datos relacionales, y su programacin se realiz en am-biente tipo Xbase, con el sistema de administracin de base de datos Fox Pro.

El volumen de la documentacin relevada en la Capital Federal y el ConurbanoBonaerense ascendi a un total de 32.754 (treinta y dos mil setecientos cin-cuenta y cuatro) metros lineales.

La localizacin que concentraba el mayor volumen de documentacin era eledificio de la Avda. de los Inmigrantes 1950, con 14.685 metros lineales, segui-(8) Una descripcin detallada del relevamiento inicial se presenta en:

Ferrocarriles Argentinos. Equipo Tcnico para la Evaluacin de Docu-

mentacin y Archivos (ETEDA): Diagnstico de requerimientos del ar-chivo centralizado e integrado de Ferrocarriles Argentinos, (Informe

ETEDA N 6), Oct. 1993.


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da por el edificio de Hornos 11, con 5.013 metros lineales, el Organismo Cen-tral con 4.742 metros lineales, el edificio de Palermo (Avda. Santa Fe 4636) con3.655 metros lineales, y el archivo de Remedios de Escalada (Partido deLans) con 1.637 metros lineales.

A travs del relevamiento inicial se identificaron un total de 923 series docu-mentales. Las series que exhiban mayor volumen eran las de legajos de per-sonal, recibos de sueldos, actuaciones por compra de bienes, as como planosde instalaciones ferroviarias.

3.2.5.- Los riesgos implicados y su ponderacin

Tal como se seal en la seccin 3.1., el entorno empresario en el cual se de-sarroll el relevamiento inicial -y la totalidad del programa- estuvo determinadopor la residualidad, caracterizada como un estado transitorio destinado a con-cretar la disolucin de la organizacin.

Dicho estado implic una peculiar movilidad, a travs de la paulatina supresin

de dependencias, de la sucesiva reduccin de personal y de la progresiva de-socupacin y liberacin de inmuebles.

Algunas de las situaciones tpicas en dicha coyuntura fueron las siguientes:

a) Mudanzas de oficinas, archivos y documentacin

b) Archivos desguazados o mutilados

c) Archivos carentes de personal

d) Archivos cerrados e inaccesibles

Frente al panorama y a las perspectivas emergentes de las referidas situacio-

nes, desde el inicio del programa se reconoci la prioridad de minimizar losriesgos de prdida de documentacin con valor administrativo, contable, legal otcnico; o bien con presunto inters histrico, testimonial o cultural.

La evaluacin del riesgo de prdidase desarroll en dos instancias: a) ponde-racin del riesgo general, y b) ponderacin del riesgo especfico para cadacomponente de la archivala empresaria.

En cuanto al riesgo general, se apreci que, dado el estado en que se hallabauna parte significativa de los archivos de la Empresa, el proceso disolutivo de laorganizacin implicaba una amenaza de prdida o de "caotizacin documentalcon alcances masivos.

En la ponderacin del riesgo especfico, para cada componente de la archivalaempresaria, se contemplaron dos dimensiones para cada serie-tipo documen-tal: a) la significacin cuantitativa, asociada al volumen relativo, y b) la relevan-cia cualitativaen funcin del valor inmediato (eventuales requerimientos o re-clamos) y del valor mediato (posible inters histrico, testimonial o cultural).

Se presentaron as diferentes entornos de riesgo de prdidapara los distintoscomponentes de la archivala empresaria, que se caracterizan sinpticamenteen la Figura 1, aplicndose los criterios de relevamiento que se indican en cadacaso, as como los criterios de registro dirigidos a facilitar la posterior evalua-cin por parte de la comisin evaluadora.

Figura 1.- Caracterizacin sinptica de los entornos de riesgo y delos criterios de relevamiento


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Entornos de riesgo y

criterios de relevamiento

Relevancia cualitativa

Alta Baja

Alta Entorno A

Facilitar

resguardomasivo

Entorno B

Facilitar

desafectacinmasiva

Significacin

cuantitativa Baja

Entorno C

Facilitarresguardo

especfico

Entorno D

Facilitardesafectacinespecfica

El entorno A se caracteriz por la conjuncin de alta significacincuantitativa y alta relevancia cualitativa (por ejemplo: recibos origi-nales de sueldos, legajos y fichas kardex de personal, ejemplaresoriginales de escrituras, contratos, estatutos y actas vigentes, planosoriginales de instalaciones ferroviarias). En estos casos, se procedi

a un registro minucioso de las series, junto con el responsable delfondo, indicndose los factores determinantes del presunto valor in-mediato o mediato y adoptndose las medidas conducentes a ga-rantizar el pleno control de la documentacin hasta su concentra-cin.

El entorno B se caracteriz por la conjuncin de alta significacincuantitativa y baja relevancia cualitativa (por ejemplo: copias de reci-bos de sueldos, legajos de personal multiplicados en distintos secto-res, estadsticas con bajo nivel de agregacin, copias duplicadas decorrespondencia, comprobantes contables vencidos, estudios demercado desactualizados, colecciones del Boletn Oficial, coleccio-nes sectoriales de resoluciones y boletines de FA). En estos casos,se procedi a un registro general de las series, indicndose los fac-tores determinantes del bajo valor presunto.

El entorno C se caracteriz por la conjuncin de baja significacincuantitativa y alta relevancia cualitativa (por ejemplo: contratos vi-gentes, albumes tcnicos de locomotoras, coches y vagones, albu-mes de contratos con inters histrico, piezas documentales de inte-rs para la investigacin retrospectiva). En estos casos, se procedia un registro especfico de las series y, en algunos casos, de los do-cumentos individuales, indicndose los factores determinantes del

presunto valor inmediato o mediato y adoptndose las medidas con-ducentes a garantizar el pleno control de la documentacin hasta su


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concentracin.

El entorno D se caracteriz por la conjuncin de baja significacincuantitativa y baja relevancia cualitativa (por ejemplo: libros de re-mitos de documentacin entre sectores, planillas de control diario deasistencia de personal). En estos casos, se procedi a un registrogeneral de las series, indicndose los factores determinantes delbajo valor presunto.

La evaluacin de los distintos entornos de riesgo de prdida documental contri-buy al establecimiento del nivel de detalle que deba contemplarse, en cadacaso, para mantener un equilibrio satisfactorio entre la exhaustividad, la efica-cia y la eficiencia del relevamiento.

En general, el detalle de relevamiento fue mayor cuanto mayor fue la pondera-cin de la relevancia cualitativa de la documentacin.

Cabe sealar que la responsabilidad manifiesta en la mayora de los sectores

de la Empresa hizo presumir que, en general, exista inters por preservar ladocumentacin ms valiosa.

Como consecuencia, poda suponerse que la sucesiva y forzada compacta-cindocumental habra desencadenado -como efecto relativamente funcional-un proceso de "seleccin natural" de la documentacin de mayor valor pre-sunto.

Sin embargo, el hecho de que esa supuesta "seleccin natural"no hubiera es-tado sujeta a criterios uniformes ni relativamente sistemticos, implicaba nota-bles riesgos sobre la integridad de la archivala.

3.2.6.- Las prioridades emergentes del relevamiento

Con base en los datos provenientes del relevamiento de los archivos en la Ca-pital Federal, se desarrollaron sucesivos planes para el relevamiento de locali-zaciones del Interior, as como para la concentracin e integracin de la archi-vala empresaria.

Debido a las limitaciones en los recursos del programa, no resultaba factibleproceder simultneamente a la concentracin y a la organizacin rigurosa de ladocumentacin en el Archivo Intermedio Central.

Como consecuencia, se adopt como prioridad el relevamiento, el traslado y laconcentracin de la documentacin, comenzando por la existente en las locali-

zaciones ms remotas y vulnerables, avanzando centrpetamente hacia lasms cercanas y resguardadas.

Ello implic subordinar temporariamente los procesos de organizacin y orde-namiento de la documentacin concentrada. Debido a ello, los procesos debsqueda y recuperacin de documentacin mantienen an caractersticas re-lativamente artesanales.

A medida que se fue avanzando en la concentracin de la archivalaempresaria, y disponiendo de un control bsico sobre la misma, se fuerondesarrollando sucesivamente las tareas de organizacin (clasificacin yordenamiento), as como la formalizacin, sistematizacin y automatizacin de

los procedimientos de bsqueda y recuperacin.


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3.3.- EL ARCHIVO INTERMEDIO CENTRAL

3.3.1.- Naturaleza del Archivo Intermedio Central

En el mbito de un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio tiene lafuncin de apreciar el valor primario de los documentos, constituyndose en

sede de la comisin evaluadora. Rene los documentos que tienen largo plazode guarda y un uso relativamente escaso, mientras aguardan el destino final.

De acuerdo con Vzquez (9) el archivo intermedio es el corazn del sistemaintegrado de archivos; el que hace circular los documentos. Sin l, el sistemade archivos no puede existir.

El Archivo Intermedio Central (AIC) constituye un instrumento para los siguien-tes propsitos (Res. F.A. I. 1150/94): a) concentrar, integrar y preservar la do-cumentacin administrativa de uso semiactivo y pasivo de la Empresa, b) pro-veer la recuperacin eficiente y oportuna de dicha documentacin durante susplazos de guarda, de acuerdo a las necesidades de los clientes, y c) resguardar

aquella documentacin administrativa que, por su presunto valor histrico, tes-timonial y/o cultural, sea susceptible de posterior ingreso al Archivo HistricoFerroviario.

En el caso del AIC de FA (e.l.), una vez que concluyan los plazos de guarda dela mayor parte de la documentacin, aquella que haya sido o que resulte selec-cionada por su valor histrico-testimonial o cultural pasar al Centro HistricoCultural Ferroviario, mientras que la restante quedar desafectada.

En ese momento, cumplida ya la misin del AIC, se proceder a su disolucin yextincin.

Son varios los autores que destacan la significacin de la localizacin de losarchivos intermedios y centrales. Por ejemplo, Lodolini (10) seala con relacinal archivo intermedio:

La utilidad de este instituto es evidente. Dotado de grandes espacios para recibir y ad-ministrar los documentos, situado generalmente en la extrema periferia de las capitales ode las grandes ciudades, y alguna vez en campo abierto, pudiendo utilizar terreno demenor coste, estructuras edilicias ya existentes y abandonadas, o construcciones de tipomuy simple, de cobertizo, cuesta bastante menos que un archivo normal o que la regis-trature de depsito anexa a cada una de las oficinas en su misma sede, en el centro ur-bano.

3.3.2.- Los clientes del AICLos clientes (11) del AIC -los usuarios actuales y potenciales de la archivalaempresaria- pueden clasificarse, en trminos institucionales, en las siguientescategoras:

(9) Manual de seleccin documental, p. 42.

(10) Archivstica : principios y problemas, p. 50.

(11) El trmino cliente -como contrapuesto al de usuario- ha pade-

cido un desgaste en el sector pblico como resultado de la tendencia

burocrtica a cambiar las denominaciones (de acuerdo con las modas)

sin transformar el contenido de los servicios. El uso del trmino

cliente en el mbito del AIC tiene el sentido de alguien a quien de-be servirse oportunamente en la cobertura de sus necesidades de docu-

mentacin e informacin.


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a) Clientes internos (sectores del ente residual)

Recursos Humanos

Contabilidad

Finanzas

Tcnica-Comercial

Bienes Muebles

Inmuebles y Explotaciones Colaterales

Asuntos Contenciosos

Relaciones Institucionales

Interior y Seguridad

b) Clientes externos

Letrados y peritos

Organismos de previsin y seguridad social (ANSeS)

Prestadores ferroviarios (concesionarios, FGBSA, UEPFP)

Organismos de contralor (SIGEN, Auditora General de la Nacin)

Jueces del Poder Judicial

Archivo General de la Nacin

Investigadores

Interesados diversos

Las caractersticas de los principales clientes internos y externos, as como elperfil de sus demandas, necesidades y expectativas, se tratan en la seccin3.6.

3.3.3.- El ciclo evolutivo del AIC

En el ciclo evolutivo del AIC pueden distinguirse las siguientes etapas:

a. Creacin y asentamiento fsico (Nov. 1994- Ago. 1995)

Esta etapa se caracteriz por los siguientes hitos: a) la formalizacin ins-titucional del Programa AIC (por Resolucin FA l. N 1150/94), b) la asig-nacin de la sede fsica (por Resolucin FA I. N 1160/94), y c) las tareasbsicas de limpieza y refaccin del predio y del edificio.

La misma culmin con la implantacin de una estructura operativa local enel AIC.


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Durante su desarrollo, la atencin se concentr en la adecuacin ediliciainicial y en la realizacin de ciertos traslados crticos de documentacin,especialmente de localizaciones vulnerables o con inminentes perspecti-vas de desalojo.

Los requerimientos de documentacin por parte de los usuarios se canali-zaron fundamentalmente a travs de los sectores pertinentes del ente re-sidual.

b. Constitucin (Set. 1995-Dic. 1996)

Las prioridades centrales durante esta etapa estuvieron dadas por: a) elaprestamiento de las instalaciones para la recepcin y el ordenamientopreliminar de la documentacin, b) el traslado y la concentracinsistemtica de la documentacin de los archivos perifricos, y c) laoportuna respuesta a los requerimientos, con recursos propios.

Sus principales hitos fueron los siguientes: a) La implantacin de una es-tructura operativa local en el AIC (por Resolucin L. 33/95), b) los trasla-dos masivos de documentacin desde los archivos perifricos del interiory desde los grandes repositorios existentes en las cabeceras de las ex-Lneas, y c) la respuesta oportuna a la mayor parte de los requerimientosque se le formularon, relativos a documentacin de recursos humanos,tcnica, contable y jurdica.

Culminar cuando concluya la concentracin de la totalidad de la docu-mentacin prevista; hacia Diciembre de 1996.

Durante esta etapa se inici la atencin de requerimientos a travs de losrecursos asignados al AIC, con una modalidad relativamente artesanal,desarrollndose las estrategias y los procesos de bsqueda prctica-mente a la medida de cada requerimiento (en las estanteras, en las ca-jas pertinentes, en el sector de remanentes sin clasificar, etc.).

Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a)la gestin de proyectos de refaccin edilicia, b) la obtencin, recuperaciny reciclaje de recursos materiales, c) la programacin y coordinacin derelevamientos, traslados y ordenamiento provisorio de documentacin, d)la implantacin de normas, sistemas y procedimientos de transicin, e) laatencin de requerimientos de documentacin mediante bsqueda y re-

cuperacin de tipo artesanal.

c. Integracin (Ene. 1997-Oct. 1997)

La etapa de integracin del AIC se caracterizar por los siguientes hitos:

a) La concentracin de los archivos activos y semiactivos que an per-manecen en el organismo central de FA (e.l.), as como de los prove-nientes de FE.ME.SA.

b) La implantacin de un sistema de organizacin archivstica propioque, preservando las referencias originales de clasificacin yordenamiento en los archivos fuente -para su eventual reconstitucinen el futuro por parte del Archivo Histrico Ferroviario- supere las


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limitaciones emergentes de la aglomeracin de las heterogneaslgicas organizativas provenientes de las localizaciones de origen.

c) La implantacin de normas, sistemas y procedimientos deadministracin y de control interno para el funcionamiento del AIC. Losesquemas transitorios desarrollados durante la etapa de constitucin,debern transformarse, estructurarse, sistematizarse y validarse paraque se constituyan en la sustentacin procesal de la gestin enrgimen del AIC.

d) El diseo, desarrollo e implantacin de sistemas informticoscentrales y complementarios para una efectiva explotacin del AIC,superando la actual fragmentacin de sistemas de registro y debsqueda de documentacin.

e) La formalizacin, sistematizacin y estandarizacin de los procesosde bsqueda y recuperacin documental, que permita superar lasactuales modalidades artesanales en la atencin de requerimientos.

f) La programacin y rutinizacin de los procesos y de las tareas delAIC, para su operacin en rgimen, con base en planes, normas yprocedimientos validados por las reas pertinentes de FA (e.l.).

g) La seleccin rigurosa de la documentacin por preservar, deacuerdo con criterios de obligatoriedad (plazos de guarda establecidos)y conveniencia (a los fines probatorios y de control), as como de ladocumentacin por transferir por su valor histrico o testimonial-cultural, coordinando criterios con el Archivo General de la Nacin.

h) La realizacin de tareas de expurgo de documentacin superflua,

que contribuyan a simplificar la posterior operatoria en rgimen y liberarespacios para la ubicacin de archivos de otros entes residuales.

i) El diseo, la programacin y la realizacin de sucesivas pruebaspiloto para evaluar la factibilidad de integrar las series ms pertinentesdel AIC al sistema de gestin documental con procesamiento deimgenes, que ha implantado la Secretara de Hacienda con lacoordinacin de la Direccin de Auditora de Sistemas de la ContaduraGeneral de la Nacin.

Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a)la organizacin archivstica, b) la el

la gestiÓn de los archivos en los entes residuales del estado nacional

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