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La conservación y preservación de la documentación digital en las
bibliotecas especializadas de la Generalidad de Cataluña
Mid-Term Conference in Barcelona
April 22-23, 2010
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Impulsar el debate sobre la necesidad de conservación y preservación de la documentación electrónica generada por la administración pública catalana.
Presentar el estado de la cuestión (2008-2009).
Aportar ideas y sugerencias al debate.
Objetivos de la comunicación
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2006: Creación de los grupos de trabajo de las Bibliotecas Especializadas de la Generalidad de Cataluña (BEG).
Antecedentes
2008: Creación del grupo de trabajo e-información.
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Objetivos grupo e-información
Estudiar el estado de la cuestión de la conservación y preservación de la documentación digital generada por la Generalidad de Cataluña.
Establecer contacto con organismos de la administración pública catalana responsables de la edición a nivel general.
Difundir el resultado del estudio: Instituciones interesadas Responsables del sistema bibliotecario de Cataluña
Proponer acciones conjuntas de conservación y preservación en las BEG.
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Actuaciones grupo e-información
Establecimiento de contacto con los responsables de publicaciones y mantenimiento de contenidos web de cada institución.
Redacción de un cuestionario sobre las políticas y/o prácticas en la conservación y preservación de la documentación digital.
Envio de los cuestionarios a 47 destinatarios de 36 organismos.
Análisis de los resultados.
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Actuaciones grupo e-información
Establecimiento de contacto con responsables de:
La Entidad Autónoma del Diario Oficial y de Publicaciones
El Consejo Editorial
Establecimiento de contacto con dos departamentos de la Generalidad activos en el diseño de repositorios propios:
Departamento de Salud
Departamento de Cultura y Medios de Comunicación
Paralelamente a las acciones antes mencionadas se realizó:
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El cuestionario
La tipología de documentos electrónicos generados por cada organismo.
Los medios de difusión.
La aplicación o no de alguna política de conservación y su tipología para cada tipo de documentación.
Acuerdo o desacuerdo en el establecimiento de políticas comunes.
Acuerdo o desacuerdo en la necesidad de crear un repositorio institucional común.
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Los destinatarios
Responsables del mantenimiento del web o de publicaciones de:
10 departamentos
4 secretarías generales
3 direcciones generales
10 organismos menores
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Tipología de documentación editada
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Boletines 26% Memorias 16% Informes 14% Monografías13% Actas de congresos11% Revistas 10% Anuarios 7% Otra documentación 3%
26%
16%
14%13%
11%
10%
7% 3%
BoletinesMemoriasInformesMonografíasActas de congresosRevistas AnuariosOtra documentación
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Tipología de soporte para su difusión
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Web 63% Intranet 17% Correo electrónico 14% Red local 6%
63%17%
14%
6%
Web
Intranet
Correo electrónico
Red local
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Tipología de soporte para su conservación
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Web 36% Local (PC o red local) 32% Papel 32%
36%
32%
32%
Web
Local (PC o red local)
Papel
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Qué organismos difunden más su documentación
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Departamentos 48% Organismos 27% Direcciones generales 13% Secretarías generales 12%
48%
27%
13%
12%
Departamentos
Organismos
Direcciones generales
Secretarías generales
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Cuántos declaran disponer de una política de conservación de su documentación
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Si 68% No 24% No contestan 8%
68%
24%
8%
SiNoNo contestan
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Durante cuánto tiempo la conservan
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Ilimitado o indefinido 41% En función del material 40% Sin definir 19%
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41%
40%
19%
Ilimitado o indefinido
En función del material
Sin definir
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Son favorables a la adopción de una política común de conservación de la documentación que generan
Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos
Si 96% No contesta 4%
96%
4%
Si No contesta
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Análisis de los resultados – Resultados cualitativos
Alto grado de concienciación respecto al problema de la conservación y preservación de la documentación digital.
Falta de directrices establecidas y de procedimientos comunes.
Gran diversidad de situaciones y hábitos de conservación de la documentación digital producida por cada organismo.
Existencia de iniciativas y actuaciones privadas por parte de cada entidad según sus propios criterios.
Detección de la necesidad de establecer una política de gestión documental integrada compartida por todos los departamentos y organismos de la Generalidad de Cataluña.
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Perspectivas de futuro (2009-2010)
Mejora y modernización del Sistema Bibliotecario de Cataluña (Acuerdo de Gobierno 2008-2012).
Fomento de la agrupación de las bibliotecas de Cataluña en redes y favorecimiento del trabajo cooperativo entre ellas.
Impulso de las actividades de la Subdirección General de Bibliotecas específicamente relacionadas con la coordinación de todas las bibliotecas especializadas de Cataluña.
Creación de nuevos grupos de trabajo.
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Sugerencias de posibles actuaciones de futuro
Constitución de un equipo de trabajo multidisciplinar dedicado a esta tarea.
Selección de documentos, de objetos digitales y de formatos.
Digitalización de documentos en soporte papel.
Establecimiento de directrices comunes.
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Sugerencias de posibles actuaciones de futuro
Difusión y visibilidad de la documentación electrónica.
Compromiso institucional a diferentes niveles.
Establecimiento de un marco legal común para la gestión de los derechos de autor – Creative Common.
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Ejemplos de repositorios institucionales
RIA: Repositorio Institucional de Asturias
Repositorio de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC)
Repositorio de la Universidad Pompeu Fabra (UPF)
Repositorio departamental del Departamento de Cultura y Medios de Comunicación de la Generalidad de Cataluña
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Conclusiones
Voluntad de implicación del colectivo de profesionales.
Necesidad de disponer de directrices y herramientas de trabajo comunes.
Liderazgo del Departamento de Cultura y Medios de Comunicación en la creación de un repositorio institucional.
Preservación, conservación y difusión de toda la documentación generada por todos los departamentos y organismos de la Generalidad de Cataluña.
Garantía de conservación de la documentación independientemente de los cambios de adscripción jerárquica de las organizaciones.
Garantía de preservación de la memoria histórica corporativa.
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Muchas gracias por su atención
Manel Català Viudez. Centro de Promoción de la Cultura Popular y Tradicional Catalana
Elena Heidepriem Olazábal. Secretaría de Política Lingüística [email protected]
Gemma Serra Mina. Departamento de Política Territorial y Obras Públicas
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Bibliotecas y Centros de Documentación Especializados de
la Generalidad de Cataluña