la comunicación
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LA COMUNICACIÓN
La comunicación, como fenómeno y sistema es, quizás, un aspecto muy poco atendido por la dirección, limitándose a entender los canales de comunicación como simple vía para la administración social de la empresa. Pero la comunicación une a las personas dentro de un sistema; en las organizaciones fija el índice de valoración que ayuda a determinar el grado de autoridad y su nivel de obediencia.
Todo sistema de comunicación se enfrenta con dificultades que pueden considerarse barreras, en términos de organización.Dichos obstáculos se orientan igual que la comunicación empresarial: Barrera defensiva: impide la comunicación de
abajo hacia arriba por diferencias sociales, temor o miedo al sabotaje.
Barrera egoísta: usada por el individuo para no comunicar datos interesantes y asi contar con puntos a su favor y triunfar (aparentemente) sobre los demás.
Barrera de indiferencia: reflejada en el desinterés o ignorancia del superior cuando trata de orientar a su personal hacia el cumplimiento de sus funciones
La comunicación es el elemento dinámico de toda organización (entendida como sistema) bien definida.La comunicación toma un valor característico cuando se habla en función de la organización, considerada esta no como un todo, consecuencia de una suma o aglomeración de elementos, sino como un sistema en el que el ordenamiento de dichos elementos determina su perfil racional y sus necesidades de interrelación.
LA ORGANIZACIÓN
Sistema de relaciones entre personas condicionado por: momento de contacto entre los individuos, su orden de aparición, secuencia, tiempos y niveles de procedencia. Esto origina el punto siguiente.INTERACCIONESEstas pueden ser: a) Jerárquicas: Superior - Subordinado - Superior. b) Asesoramiento: Especialista - Línea -
Especialista y viceversa. c) Lineales: Compañero - Compañero - Al mismo
nivel. d) Personales: Trabajador - Trabajador -
Diferentes niveles.
La necesidad de comunicación se manifiesta en la serie de relaciones anotadas, las que constituyen la esencia dinámica de la organización y la definen como tal haciéndola operativa, permitiéndole alcanzar los objetivos. A este nivel de organización de grupos como sistemas abiertos, en contra posición a los sistemas físicos y cerrados, la comunicación estrecha aún más los diversos elementos mediante la transmisión de información, relacionando los diversos conjuntos del sistema.
MODELOS
MODELO CIBERNETICO
El elemento principal del modelo cibernético es la comunicación de retroalimentación o servomecanismo. Este responde con una acción a una incidencia de información e incluye el resultado de su propia acción en la nueva información generada, lo que permite rectificar el comportamiento siguiente.
El proceso de retroalimentación comprende tres niveles de comunicación:1.- Determinación de los desfases respecto a los objetivos del grupo observando resultados.
2.-Reordenamiento de las acciones y comportamiento del grupo en función del ajuste necesario de acuerdo a los objetivos, alternando elementos y situaciones, evaluando sus efectos y reorganizando internamente al grupo.
3 .- Conocimiento y evaluación de los mensajes secundarios, producto del cambio de los mensajes iniciales, inciden en la reestructuración de estos últimos.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
Para ser transmitido un mensaje, se requiere de un sistema de comunicación que permita que la información sea transferida, a través del espacio y el tiempo, desde un punto llamado fuente hasta otro punto de destino, mediante un cable como en el caso de un teléfono o por ondas como en el caso de las radios.
La comunicación implica al menos dos individuos, el que emite el mensaje y el que lo recibe.
El sistema puede definirse como el conjunto de elementos o componentes debidamente interrelacionados para la consecución del objetivo final. En síntesis la comunicación como sistema es la interacción de dos o más personas comunicándose.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
MENSAJE MENSAJE
RECEPTOR CANAL EMISOR
Un sistema de comunicación consta de tres componentes esenciales: transmisor, canal de transmisión y el receptor.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
El propósito del sistema comunicativo es
mantener y estrechar o disolver la interrelación, el intercambio de información, y la persuasión entre dos personas.
CANALES
MEDIOS
FUENTE MENSAJE RECEPCION RECEPTOR
RETROALMENTACIÓN
RECHAZA
ACEPTA
SISTEMA DE COMUNICACIÓN Fuente: Es el lugar de donde emana la información, los
datos, el contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje primario.
Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder enviarlo de manera entendible siempre que se maneje el mismo código entre el emisor y el receptor. La comunicación no se limita al habla o a la escritura: es un complejo proceso interminable de interacción mutua.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN Código: Es el conjunto de reglas propias de cada
sistema de signos y símbolos de un lenguaje que el emisor utilizará para transmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria y socialmente convenida ya que debe estar codificado de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo.
Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado) el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea transmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información debidamente codificada.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
Canal: Es por donde se transmite la información, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje.
Por su dimensión puede considerarse múltiple (abarca un sistema o subsistema) o unitario (simplemente emisor receptor) .
Por su condición o grado de distorsión que presenta este puede ser iterativo (transmite el mensaje sin mayor variación) o modificativo (cuando la interpretación y complementación originan un mensaje diferente al original).
Por su apertura puede considerarse abierto (cuando se introduce nueva información) o cerrado (sin modificación sustancial)
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
Interferencia, barrera o ruido: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, etc.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización) al
que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe, lo almacena, e incluso da una respuesta, intercambiando los roles.
Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta) sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Si no hay realimentación, entonces sólo hay información más no comunicación.
CIRCULO DE INFLUENCIA
Estos requieren de un tipo de comunicación específico, según las cir cunstancias. La estrategia de la comunicación obliga a determinar cuando se deben emplear tales tipos de comunicación, buscando siempre la eficacia y productividad del mensaje.
Pertenecen a esta categoría todo aquello que si puede ser impactado directamente por esfuerzos nuestros. Ampliar este círculo nos hace más virtuosos y permite que nuestro rango de influencia crezca y se aproxime al círculo de preocupación.En esta zona se encuentran cosas como: Nuestros resultados laborales. La educación de nuestros hijos. La organización de un evento de nuestro centro de
estudios. A su vez debemos usar el concepto de círculo de
preocupación.
CIRCULO DE PREOCUPACIÓNTodo aquello que pertenece a este grupo no puede ser cambiado por nosotros, es así que mientras más prestamos atención a lo que se encuentra en esta categoría más reactivos nos volvemos, reduciendo nuestro círculo de influencia y siendo cada vez menos efectivos.Es típico ubicar en esta zona a aspectos como: Los defectos de otras personas (¡Es muy lento
para hacer las tareas!) Los problemas del entorno (¡Acaban de subir los
impuestos, que desastre!) Condiciones meteorológicas (¡Si llueve mañana
no podremos hacer el evento!)
COMUNICACIÓN ESTRATEGICA
El término estrategia aparece en situaciones donde dos o más actores, fuerzas o sistemas pugnan por lograr objetivos similares.se entiende que estrategia es una forma de coordinar integralmente los recursos existentes para lograr una posición de ventaja sobre el contrario. Hay dos rasgos constantes que toda planificación estratégica debe tener en cuenta:
Anticipación: Se trata de nuestra reacción presente al futuro, en términos de que nos ocurriría si hiciésemos o no ciertas cosas. El pensamiento estratégico consta de líneas de acción que prevén futuros escenarios como consecuencias de nuestras decisiones. Es una cualidad intrínseca a los seres humanos indispensable para la adaptación y la supervivencia.
Decisión: Todo pensamiento estratégico se compone de una sucesión de decisiones, pero no toda decisión es estratégica. Para que lo sea es necesario que cuando en el cálculo que el agente hace de su éxito intervenga la expectativa de al menos otro agente que también actúa con vistas a la realización de sus propios propósitos.
Llamamos comunicación estratégica a la coordinación de todos los recursos comunicacionales externos e internos de la empresa (publicidad, marketing, higiene, atención al cliente, posventa, etc.) para diferenciarnos de la competencia y lograr un lugar en la mente de los públicos que nos interesa.
LOS PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN
ESTOS PROBLEMAS SE REDUCEN A:
Falta de objetivos de comunicación Mensaje mal expresado Canal de comunicación inadecuado Falta de adaptación al contexto y al
recepto Estereotipos y actividades previas
causantes de la falta de objetividad Falta de retroalimentación
LA FALTA DE OBJETIVOS Y PLANTEAMIENTO
Surge de necesidades que necesitan ser satisfechas de modo primario o secundario por la comunicación
Al ser necesidad primaria el interés es proyectar solo el contenido exterior
EXTERIOR
Mensaje posterior
Cuando se trata de necesidad secundaria debe actuar de forma reflexiva para lograr un fin
El problema es porque solo se comunica de forma primaria
EXTERIOR MENSAJE POSTERIOR
EXTERIOR + MENSAJE POSTERIOR
MENSAJE MAL EXPRESADO
Depende de la naturaleza, formación y experiencia del emisor.
Si la capacidad de comunicación es baja debe desarrollar técnicas de expresión en los planes de comunicación
La pobreza del mensaje es por problemas de presentación
CANAL DE COMUNICACIÓN INADECUADO
El empleo de un canal de baja imagen, con ruido o de contexto poco favorable perjudica el mensaje, debe pensarse en el momento, lugar y circunstancias en que llegara al receptor
INDIVIDUALISMO T-R
Emisor se preocupa por si mismo y no por la comunicación lo que tiende a la identificación del receptor con el emisor el lugar de el emisor con el receptor (convencimiento )
INDIVIDUALISMO T-R
Receptor no esta preparado para recibir la información debido a sus esquemas mentales y a la poca predisposición para escuchar e intentar entenderlo
PRESENTACIÓN
Es muy importante para despertar el interés de la gente en el primer impacto y mostrar la mayor parte del contenido en poco tiempo
FALTA DE RETROALIMENTACIÓN
Se debe a un poco interés y tiempo disponible y al mayor grado de control que requiere la comunicación
Se debe prestar mas atención al mensaje emitido y su llegada al receptor
En las minas de carbón alemanas de un total de 327 accidentes el 8% de estos se deben a comunicaciones defectuosas
Comunicación
Problemas
Falta de planteamient
osMedios Individualis
mo de T-RPresentaci
ón
Falta retroalimentación
Expresión
Ausencia de necesidades
Selección
Egocentrismo
Inadecuada
Mala imagen
Atención a la llegada del receptor