la auditoría operacional-administrativa y el contador público
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO YADMINISTRACIÓN
UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
LA AUDITORÍA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
METODOLOGÍA APLICACIÓN PRÁCTICA
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
DANIELA ARELLANO ELIZALDE ANAYELI CALLEJA CALVARIO
KARLA GUADALUPE CAUDILLO FLORES GILBERTO CRUZ PIZARRO
YLLEANA ESTRADA GONZÁLEZ ALAN ARIEL PALMA HERRERA
CONDUCTOR DEL SEMINARIO:
C.P. HÉCTOR HERNÁNDEZ MÁRQUEZ C.P. NORMA SANTOS MORENO
C.P. PATRICIA TORRES CARRASCO
MÉXICO D.F. SEPTIEMBRE 2013
Tabla de contenido
Índice de imágenes…………………………………………………………………………..v
Tabla de abreviaturas………………………………………………………………………..vi
Introducción ................................................................................................................. 9
CAPITULO I. LA AUDITORÍA INTERNA, ACTIVIDAD PROFESIONAL
1.1 Antecedentes y evolucion de la auditorìa ............................................................ 12
1.1.1 Desarrollo, objetivo y concepto general de auditoría................................. 13
1.2 The committee of sponsoring organizations of the treadway commission ........... 18
1.3 Ciclos económicos.. ............................................................................................ 24
1.4 El proceso administrativo introducción y concepto .............................................. 27
1.4.1 Elementos del proceso administrativo ....................................................... 28
1.5 Valoración de riesgo ............................................................................................ 31
1.6 Introducción y concepto de calidad ..................................................................... 33
1.7 Fraude ................................................................................................................. 41
1.8 Organizaciones de auditores internos ................................................................. 45
1.8.1 Instituto mexicano de auditores internos ................................................... 45
1.8.2 The institute of internal auditors ................................................................ 46
1.8.3 Federación Latinoamericana de Auditores Internos .................................. 49
CAPITULO II. ADMINISTRACION DEL GRUPO DE AUDITORÍA INTERNA
2.1. La auditoría interna como actividad sustantiva del contador público .................. 52
2.2. El auditor interno en la estructura organizacional de las entidades .................... 52
2.3 El auditor interno como consultor independiente……………………………………57
2.4 La actividad de auditoría interna y su relación con especialistas, personal
directivo, operativo, en los comités y con otros funcionarios ..................................... 57
2.5. Normas de auditoría interna y código de ética profesional ................................. 59
2.6 Jerarquía de la auditoría interna en las entidades ............................................... 65
2.6.1. Recursos humanos .................................................................................. 67
2.6.2. Recursos operativos y administrativos ..................................................... 74
2.7 Auditor interno como consultor independiente .................................................... 76
2.7.1 Recursos humanos, operativos y administrativos .................................... 79
2.8 Comité de auditoría ............................................................................................. 80
2.8.1 Estructura e integración ............................................................................ 84
2.8.2 Participación de cada integrante ............................................................... 85
2.8.3 Funciones y actividades especificas ......................................................... 85
2.8.4 Situacion actual ......................................................................................... 85
CAPÌTULO III. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
3.1 Metodología ......................................................................................................... 91
3.2 Planeación de auditoría interna ........................................................................... 99
3.3 Investigación general ........................................................................................ 101
3.3.1 Organismo ............................................................................................... 102
3.4 Enfoque de la revisión ....................................................................................... 104
3.4.1 Con base en ciclos de transacciones ...................................................... 105
3.4.2 Con base en funciones o actividades ...................................................... 105
3.4.3 Con base en instrucciones específicas ................................................... 107
3.5 Levantamiento de información ......................................................................... 108
3.5.1 Técnicas para el levantamiento de información ...................................... 109
3.5.2 Encuesta ................................................................................................. 110
3.6.3 Entrevista ................................................................................................ 112
3.5.4 Observación de campo ........................................................................... 117
3.5.5 Evidencia documental y verificación........................................................ 118
3.6 Valoración del control interno, narrativos, gráficos, cuestionarios ..................... 118
3.7 Control de hallazgos preliminares-primera fase ................................................ 119
3.8 Verificación de funciones................................................................................... 120
3.8.1 Programa de auditoría. ............................................................................ 122
3.8.2 Cedulas de auditoría ............................................................................... 127
3.9 Evaluación de funciones, procesos o sistemas ................................................. 130
3.10 Definición y control final de hallazgos en funciones, procesos o sistemas ...... 131
CAPÌTULO IV. BUENAS PRÁCTICAS CORPORATIVAS Y EL INFORME DE LA
AUDITORÍA INTERNA
4.1 Buenas prácticas corporativas .......................................................................... 132
4.2 Informe de auditoría .......................................................................................... 142
4.2.1. Características. ...................................................................................... 143
4.2.2 Estructura. ............................................................................................... 145
4.3. Papeles de trabajo. .......................................................................................... 146
4.3.1 Cedulas de observaciones. ..................................................................... 148
4.4 Secuencia de preparación ................................................................................ 149
4.4.1 Reuniones preliminares con auditores .................................................... 149
4.4.2 Reuniones con áreas auditadas .............................................................. 151
4.4.3 Emisión del borrador ............................................................................... 152
4.4.4 Aplicación de cuestionarios de control de calidad ................................... 154
4.4.5 Emisión de crónica final .......................................................................... 156
4.4.6 Distribución ............................................................................................. 156
4.5. El seguimiento a observaciones de auditoría ................................................... 157
4.6 Informes del seguimiento características y estructura ....................................... 163
CASO PRÁCTICO. METODOLIGÌA DE LA COMPAÑÍA GRUPO DAGNYK
Primer contacto con el cliente ................................................................................. 165
Carta presentacion .................................................................................................. 166
Coordinacion y planeacion de la auditoría .............................................................. 168
Investigacion general y levantamiento de informacion ............................................ 170
Elaboracion de programa de auditoría y cedulas de auditora ................................. 171
Procedimiento ......................................................................................................... 171
Tècnicas .................................................................................................................. 172
Observaciones ........................................................................................................ 173
Cronograma de actividades..................................................................................... 174
Conclusiones………………………………………………………………………….……175
Recomendaciones……………..…………………………………………………….……176
Bibliografía……………………………………………………………………………….…181
Anexos ………………………………………………………………………………...…...182
Índice de figuras
Figura 1. Antecedentes de auditora interna…………………………………………...…12
Figura 2. Desarrollo de la auditoría…………………………………………….……..…..13
Figura 3. Auditoría interna………………………………………………………………....14
Figura 4. Modelo COSO………………………………………………………….…….…..21
Figura 5. Se muestra la valuación del riesgo que se efectúa por el auditor………….32
Figura 6. Ciclo de Deming en el cual se destaca el nivel de calidad aceptable……..34
Figura 7. Se muestran los pasos para que se cumpla el procedimiento de calidad...35
Figura 8. Organigrama del consejo de administración………………………………....53
Figura 9. Organigrama de la dirección general……………………………………….....54
Figura 10. Organigrama de auditoría interna dependiendo del área de finanzas……55
Figura 11. Organigrama de auditoría interna dependiendo del área de contraloría...56
Figura 12. Organigrama de auditoría interna dentro del departamento de recursos
humano……………………………………………………………………………………....73
Figura13. Descripción breve de las NIEPAI……………………………………………...77
Figura 14. Estructura del grupo de Auditoría en su rol de consultor independiente...80
Figura 15. Principios del Comité de Auditoría…………………………………………...82
Figura 16. Planeación, monitoreo y reporte……………………………………………...88
Figura 17. Diagrama de Gantt..………………………………………………………….101
Figura 18. Explicación breve de sistema, procedimiento y método………………....109
Figura 19. Uso de interrogantes en la entrevista………………………………………114
Figura 20 Etapas del seguimiento de observaciones de auditoría…………………..161
Figura 21 Descripción de métodos para la evaluación……………………………….163
Tabla de abreviaturas
American Accounting Association (AAA)
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
Auditor Interno (AI)
Código de Mejores Prácticas Corporativas de México (CMPC)
Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)
Congreso Latinoamericano Anual (CLAI)
Consejo Coordinador Empresarial (CCE)
El instituto mexicano de auditores internos (IMAI)
El Instituto Mexicano de Mejores Prácticas Corporativas (IMMPC)
Especialistas de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE)
Estados Unidos de Norteamérica (E.U.A.)
Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI)
Financiar Executive Institute (FEI)
Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM)
Institute of Internal Auditors (IIA)
Institute of Management Accountants (IMA)
Instituto de Auditores Internos de Norteamérica (IIA)
International Federation of Accountants (IFAC)
Norma internacional de auditoría (NIA)
Norma internacional sobre control de calidad (NICC)
Normas Internacionales de Auditoría (NIAS)
Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE)
Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA)
Tecnología Informática (TI)
The committee of sponsoring organizations of the treadway commission (COSO)
AGRADECIMIENTOS
Al Instituto Politécnico Nacional, por lograr desde sus inicios ser una institución de
prestigio y formar profesionales preparados para el desarrollo social y personal,
aportando nuevas ideas y tecnologías a la sociedad siendo una de las más
demandadas por los estudiantes por las carreras profesionales impartidas y sobre
todo por la preparación que en cada una de sus unidades académicas cuenta.
A la Escuela Superior de Comercio y Administración, por ser una unidad académica
con un excelente nivel de preparación para formadores de profesionistas en el área
contable, relaciones comerciales y en la actualidad con negocios internacionales. Ya
que se muestra en el ámbito profesional con una de las más prestigiosas unidades
para la formación de dichas carreras. En la actualidad la competencia profesional se
muestra aún más difícil y por tal motivo la ESCA muestra el camino para sobresalir y
ser únicos e irremplazables por las ideas que se aportan y la preparación con la se
cuenta.
Por último a todos y cada uno de los profesores por haber compartido con los
alumnos sus conocimientos, ya que de no ser por ellos este objetivo no sería posible,
y cada una de sus enseñanzas y experiencias que motivan a salir adelante día a día
ya que son personas sumamente preparadas para ser ejemplos a seguir.
Introducción
En este informe se investigaron los antecedentes y el impacto que tuvo la auditoría
años atrás. Su origen más remoto se presenta con la actividad comercial, donde sus
funciones sólo se limitaban a la vigilancia, supervisión y control de las operaciones
de los negocios, los dueños de estos negocios necesitaban de alguien que estuviera
al pendiente de su funcionamiento.
El concepto general de auditoría, es una actividad independiente dentro de la
organización para revisar y evaluar las operaciones como un servicio a la gerencia,
con el objeto de ayudar a los miembros de la organización en el desempeño efectivo
de sus actividades para ello la auditoría interna les proporciona análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información.
También se analizó la clasificación de auditoría, la diferencia entre auditoría interna y
externa, y sus características; tipos de auditoría, su relación con el control interno, el
concepto general de los ciclos económicos, el proceso administrativo en una entidad,
su concepto y los elementos; la valoración del riesgo, los tipos de riesgo y su
evaluación.
En el capítulo dos se investigó sobre la administración del grupo de auditoría interna,
en la cual se analizarán los siguientes temas, los cuales son primordiales para el
funcionamiento del grupo aplicando una buena organización.
Se indago sobre la auditoría interna como actividad sustantiva del contador público,
la cual es de importancia ya que el contador está involucrado en todas las
actividades de la empresa; el auditor interno en la estructura organizacional de las
entidades, aquí se verá la ubicación del departamento de auditoría interna en una
organización; se analizará el rol del auditor interno como consultor independiente;
también se analizará la relación que tiene el auditor interno con los diferentes
departamentos que integran a la organización.
También, se estudió el concepto de las normas de auditoría interna y el código de
ética profesional, la jerarquía de la auditoría interna en las entidades, sus niveles de
excelencia, los recursos humanos, los recursos operativos y administrativos, el
auditor interno como consultor independiente.
En el capítulo tres se investigó sobre el método y la metodología como concepto
general y como concepto de auditoría interna, los objetivos y la importancia de la
metodología, también se evaluará el primer contacto con el cliente, la contratación
del servicio y los elementos que integran dicha contratación, los tipos de honorarios
que se le pagan al auditor, las cotizaciones y convenios, los componentes del
contrato.
Se consideró el enfoque de la revisión, con base en ciclo de transacciones, en
funciones o actividades e instrucción específica, se enlistan diversos ciclos; se
investigará el levantamiento de la información, las técnicas, la evidencia documental
y verificación, control de hallazgos preliminares, la evaluación de funciones, procesos
o sistemas.
En el capítulo cuatro se realizó una búsqueda sobre buenas prácticas corporativas y
el informe de la auditoría interna, los antecedentes, las funciones, la problemática de
actuación y la relación que tiene con la auditoría interna; también se verá en el
informe de la auditoría, los objetivos, características y estructura; de las fuentes de
información, se analizó el proceso para elaborar los papeles de trabajo, cedulas de
observaciones, normatividad y lineamientos y los estándares establecidos.
También se observó la secuencia de reparación, reuniones preliminares con los
auditores, reuniones con las áreas revisadas, emisión del borrador, aplicación del
cuestionario de control de calidad, la emisión de la crónica final y la distribución;
también se hará hincapié en el seguimiento a observaciones de auditoría, el objetivo,
las fuentes de información, secuencia de seguimiento, cédulas y papeles de trabajo
generadas en el seguimiento.
CAPITULO I. LA AUDITORÍA INTERNA, ACTIVIDAD PROFESIONAL
1.1 Antecedentes y evolución de la auditoría
Brevemente se comentan los antecedentes de la auditoría interna como preámbulo a
su concepto. Su origen más remoto se presenta con la actividad comercial, donde
sus funciones sólo se limitaban a la vigilancia, supervisión y control de las
operaciones de los negocios, los dueños de estos negocios necesitaban de alguien
que estuviera al pendiente de su funcionamiento, con anterioridad era el propio
dueño el que realizaba dicha función de vigilancia y comprobación.
Con la revolución industrial se da un crecimiento en los negocios, ya que sus
operaciones se vuelven más complejas y de mayor volumen, dando paso no sólo a la
revisión de las operaciones sino también a la revisión detallada de los
procedimientos, las políticas de la entidad y la eficiencia del personal, dando como
resultado el paso a la auditoría interna con un carácter más formal.
Esto trae un verdadero impulso de la auditoría y una evolución en Estados Unidos de
Norteamérica(E.U.A.) con nuevos retos para las empresas, ya que éstas exigían
mayores niveles de eficiencia, eficacia y control de sus operaciones, todo esto
derivado del alto desarrollo económico que se presentaba en los E. U. A. y a la
participación ciudadana en el capital de las empresas y; lo más trascendental, se
crea el máximo organismo representativo de la auditoría interna el Instituto de
Auditores Internos de Norteamérica que en inglés es conocido como The Institute of
Internal Auditors (IIA).
La auditoría Interna surge de la necesidad de reforzar las áreas de control interno
dentro de las organizaciones para disminuir y evitar riesgos, así como para proteger
sus activos, evitar y prevenir fraudes, dar cumplimiento a disposiciones legales,
obtener información financiera y administrativa para el logro de la eficiencia
operacional a través de la eficiencia y la eficacia de dichos controles y de todas las
actividades operativas de las entidades de una manera competitiva.
A continuación se presenta un cuadro resumen de los principales antecedentes
Alto desarrollo económico
Participación ciudadana en capital de empresas
Creación del IIA
Figura 1. Antecedentes de auditora interna.
1.1.1 Desarrollo, objetivo y concepto general de auditoría
En el desarrollo de una auditoría se da una visión integral sobre los objetivos de las
organizaciones y sus estrategias financieras. La aplicación de los conocimientos
adquiridos en forma crítica, en su ejercicio profesional en su análisis e interpretación
de los estados financieros. La conducción de grupos y la participación dentro de los
mismos para fundamentar la toma de decisiones. El fundamento en la toma de
decisiones, basándose en el análisis de la información financiera. El desarrollo de
una actitud crítica que le permita aplicar los conocimientos adquiridos para llevar a
cabo las auditorías de estados financieros.
La función de la auditoría interna en todo tipo de organización, ya sea privada o
pública, ha experimentado una notable importancia y expansión; derivada de la
complejidad, innovación y aceleramiento social, económico y tecnológico de las
entidades, ante un mundo globalizado y de internacionalización, lo que obliga a tener
una conciencia clara de las variables de mayor influencia en la organización, así
como de sus fortalezas, debilidades y amenazas.
Nuevos retos de empresas.
Crecimiento de negocios en volumen de complejidad
Actividad Comercial
Origen más Remoto.
Revolución Industrial (Auditoría formal)
Evolución (USA)
VIGILAR
SUPERVISAR
CONTROLAR
Procedimientos Políticas Eficiencia Personal
Mayores niveles de eficiencia
Eficacia Control de operaciones
Figura 2. Desarrollo de la auditoría.
Objetivo: apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus
actividades, para esto la auditoría interna les proporciona análisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesoría e información de las actividades revisadas.
Concepto general de auditoría interna: examen crítico y/o constructivo de los eventos
realizados por una entidad con la finalidad de emitir una opinión sobre la
razonabilidad de estos.
Objetivo: consiste en ayudar a los miembros de la organización en el desempeño
efectivo de sus actividades para ello la auditoría interna les proporciona análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información. Concerniente con las
actividades revisadas. Promoción de un control efectivo a un costo razonable.
Alcance de la auditoría interna: revisión de la veracidad e integridad de la información
financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y
reportar esa información. Revisar los sistemas establecidos para asegurar el
cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, ordenamientos legales y contratos
que puedan tener un impacto significativo en las operaciones y en los reportes, y
determinar si la organización cumple con tales sistemas. Revisar las medidas para
INICIO
REUNION DE
APERTURA
ENTREVISTA DE
AUDITORÍA
REUNION DEL EQUIPO
AUDITOR
REUNION FINAL DEL
EQUIPO AUDITOR
REUNION DE
CLAUSURA
ELABORACION DEL INFORME DE
AUDITORÍA
FIN
salvaguardar activos, y si son adecuadas verificar la existencia de tales activos.
Evaluar la economía y eficiencia con que los recursos están siendo utilizados.
Revisar las operaciones o programas para asegurarse de que los resultados son
consistentes con los objetivos y metas establecidos y si esas operaciones o
programas están siendo llevados a cabo según lo planeado.
Auditoría interna: es aquella que efectúa una persona que depende directamente de
la empresa ya sea contador público o no.
Auditoría externa: es la que se realiza por un contador público como profesional
independiente, pudiendo en consecuencia emitir su opinión en forma totalmente
liberal sin influencias de ninguna naturaleza.
Figura 3. Auditoría interna.
Clasificación: si toma en cuenta la manera en cómo se ejerce la auditoría, esta puede
clasificarse en externa e interna.
CRECIMIENTO DE LA
ACTIVIDAD COMERCIAL
CREACION DE
LA SEC 1934 CREACION DEL
IAA 1941
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Y OPERACIONAL
●Verificación
detallada de los registros contables. ●Protección de
los activos. ●Descubrimiento
y prevención de Fraudes.
●Verificación de
acciones colocadas en inversiones. ●Refuerzo de
controles, confiabilidad de la Información Financiera. ●Mejora los
sistemas contables y de soporte. ●Coadyuvar con
los auditores externos independientes.
●Desarrolla la
profesión de auditor interno. ●Emite
pronunciamientos normativos que regulan su ejercicio. ●Institucionalización
de la Auditoría Interna.
●Auditoría Interna
como parte de la organización. ●Revisión de
políticas y procedimientos. ●Integración de
reportes de la auditoría administrativa, operacional y financiera para completar el ciclo de servicios a la administración.
Auditoría externa: es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, realizado por un contador público
independiente, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, control interno del mismo y
formula sugerencias para su mejoramiento.
El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da
plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la fe
pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información
examinada.
La auditoría externa tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y
autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda la información
producida por los sistemas de la organización. Esta se lleva a cabo cuando se tiene
intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de
acompañar al mismo una opinión independiente que le de autenticidad y permita a
los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones
del auditor.
Auditoría interna: es el examen crítico y sistemático de los controles de una unidad
económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma,
utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de los mismos. Estos informes son de circulación
interna y no tiene trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de
fe pública.
Las auditorías internas son realizadas por el personal de la empresa. Un auditor
interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por contadores públicos profesionales
independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de
los accionistas, los acreedores y el público.
Relación entre auditoría interna y externa: recibir el servicio de auditoría de dos
fuentes, interna y externa, implica que debe existir una interrelación cordial entre
ambas, ya que las dos requieren de los mismos registros y personal de la
organización; existe así la posibilidad de duplicar esfuerzos, con la finalidad de
integrarlos para servir a las metas y objetivos de la organización, por lo cual, se
necesitan conocer los objetivos primarios de cada grupo y la manera de alcanzarlos,
involucrándose cada uno en los objetivos e intereses del otro. El auditor interno debe
cooperar con los auditores externos, proporcionando sus servicios de manera total,
de acuerdo con el plan integral de auditoría coordinado por el comité de auditoría.
Diferencias entre auditoría interna y externa:
Interna:
Emite informe.
Revisa actividades hacia el futuro.
Revisa efectividad administrativa.
Revisa actividades operativas.
Emite sugerencias de mejora.
Vigila y establece controles internos.
Externa:
Emite dictamen.
Revisa resultados.
Revisa como se alcanzaron los resultados.
Opina sobre razonabilidad.
Revisa cumplimiento de control interno.
La auditoría interna abarca los tipos de:
Auditoría administrativa.
Auditoría operacional.
Auditoría financiera.
Auditoría administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el
cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del
proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo también el evaluar la
calidad de la administración en su conjunto.
Auditoría operacional: la auditoría operacional es una actividad que conlleva como
propósito fundamental el préstamo de un mejor servicio a la administración
proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia
de las operaciones de una entidad.
Auditoría financiera: es el examen total o parcial de la información financiera y la
correspondiente operacional y administrativa, así como los medios utilizados para
identificar, medir, clasificar y reportar esa información. Quien cuenta con información
confiable, veraz, oportuna, completa, adquiere un poder. Poder para hacer, para
cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien soportadas decisiones.
1.2 The committee of sponsoring organizations of the treadway commission
El denominado informe COSO sobre control interno, surgió como una respuesta a las
inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e
interpretaciones existentes en torno a la temática referida. Plasma los resultados de
la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la Treadway
Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reportingcreó en
Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (Committee of Sponsoring
Organizations). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes
organizaciones:
American Accounting Association (AAA)
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
Financial Executive Institute (FEI)
Institute of Internal Auditors (IIA)
Institute of Management Accountants (IMA)
Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y
conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de
las organizaciones públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los
niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una
visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores
involucrados.
Definición y objetivos: el control interno es un proceso integrado a los procesos, y no
un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado
por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una
entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro
de objetivos incluidos en las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no
un fin en sí mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos.
Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a
la conducción.
Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las
categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en
común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales
acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el
cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido
como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que
se cumplan los siguientes objetivos principales:
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como
productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraudes o irregularidades.
Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y
estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a
las políticas y objetivos de la misma.
Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a
través de informes oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de
esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que
sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones
ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita
la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad
superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control
interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.
Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión
amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso
constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda
atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.
Componentes: el marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de
cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e
integrados al proceso de gestión:
Ambiente de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión.
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del
comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades,
y la importancia que le asignan al control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que
se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a
neutralizarlos.
Simultáneamente se capta la información relevante y se realizan las comunicaciones
pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las
circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la
evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que puede
también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la información
y la comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente
sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto cualquier
componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
Existe también una relación directa entre los objetivos y los cinco componentes
referenciados, la que se manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las
unidades operativas y cada agente de la organización conforman secuencialmente
un esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese
esquema esa su vez cruzada por los componentes.
Figura 4. Modelo COSO
El control interno y su relación con la auditoría interna. Está representado por el
conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. La estructura del
control interno consta de los siguientes elementos: el ambiente de control, el sistema
contable y los procedimientos de control.
Contables:
Salvaguarda de activos, arqueos, resguardos, pólizas de seguro.
Obtención de información financiera veraz y oportuna para la toma de
decisiones.
Administrativos:
Adherencia a las políticas establecidas por la administración.
Promover la eficiencia operacional, mediante cursos de inducción y circulares.
El trabajo de los auditores internos consiste en investigar y valorar el sistema del
control interno y la eficiencia con que las diversas unidades de la organización
están realizando las funciones que se les han asignado. Su función es la de visitar y
valorizar los problemas y la actuación de cada departamento de la empresa.
Limitaciones del control interno: el control interno puede hacer mucho para proteger
contra el fraude y asegurar la confiabilidad de los datos contables. Sin embargo,
existen limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Existen los
errores en la ejecución del procedimiento de control, como resultado de negligencia,
incomprensión de las instrucciones o de otros factores humanos. La amplitud de los
controles internos está limitada por consideraciones de costo. Un sistema que
busque lo perfecto, costaría más de lo que justificaría la amenaza de pérdida por
fraude. Sin embargo, muchos desfalcos podrían haberse evitado con solo haber
seguido las prácticas más simples del control interno.
Revisión del control interno por los auditores: la investigación del control interno por
los auditores consta de dos fases: el estudio y la evaluación. La fase de estudio
abarca los primeros pasos del proceso de auditoría: primero, los auditores revisan el
control interno y preparan una descripción del sistema en sus papeles de trabajo. A
continuación llevan las pruebas de acatamiento para determinar qué efectividad tiene
el sistema. La evaluación crítica de las debilidades y eficiencias del control interno es
el tercer paso en el proceso de auditoría
El método para obtener la información acerca del control interno consiste en la
revisión de los papeles de trabajo hechos el año anterior. Las auditorías pueden
determinar los deberes y responsabilidades de los empleados basándose en los
cuadros de organización, las descripciones del trabajo, las entrevistas con el
personal etc. El método tradicional de describir un sistema de control interno es la
formulación de un cuestionario estandarizado de control interno.
1.3 Ciclos económicos
El auditor requiere de una serie de ciclos que ayudan a controlar las transacciones
económicas y legales que originan los estados financieros. Se puede observar que el
control interno de las empresas, se obtiene haciendo uso de los ciclos
transaccionales, tales como: ingresos, compras, nomina, tesorería, entre otros con el
fin de obtener información útil mediante el reconocimiento, cálculo, clasificación,
reporte, registro, acumulación y resumen para así lograr un mejoramiento continuo
de las mismas.
Conceptos de ciclos económicos: los ciclos transaccionales permiten a la empresa,
llevar un control de los ingresos, compras, prestación de servicios, movimientos
financieros que maneje, mediante una serie de procesos y operaciones para obtener
información detallada y confiable.
El objetivo de las empresas es unificar los ciclos transaccionales, y que generen un
análisis más analítico sobre el desarrollo en cada una de sus áreas.
Para efectuar una auditoría más analítica y profunda del control interno, se requiere
agrupar en forma ordenada las transacciones y características de cada empresa, es
decir, realizar un ciclo transaccional en el que se originen ventas, compras de bienes
y servicios, entrega y recaudo de dinero, contratación de mano de obra y producción,
entre otros, para obtener un reconocimiento, calculo e informe de todos los procesos
efectuados dentro de la misma.
En la mayoría de los negocios o entes económicos se aplican los siguientes ciclos:
Ciclo de ingresos.
Ciclo de compras.
Ciclo de nómina o personal.
Ciclo de tesorería.
Ciclo de producción.
Ciclo de información financiera.
Nota: los objetivos en los ciclos transaccionales de una empresa, se asemejan entre
sí, en sus cuatro clases:
De autorización.
De procesamiento y clasificación de transacciones.
De verificación y evaluación.
De salvaguarda física.
Siempre teniendo en cuenta la actividad que realice la empresa.
Los ciclos económicos en las entidades; flujo de los ciclos de transacciones:
El ciclo de tesorería provee efectivo a los ciclos de egresos.
Los dos ciclos de egresos compran materias primas y propiedades y pagan la
nómina que se utiliza en el ciclo de conversión.
El ciclo de conversión origina productos y servicios y controla los inventarios
de productos terminados para venderlos.
El ciclo de ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al
ciclo de tesorería para uso interno o inversiones externas.
Todos los ciclos envían información contable al ciclo de información financiera
y ésta se resume en estados financieros.
Ciclo de tesorería: incluye las funciones sobre la estructura y rendimiento del capital,
en las que contiene la planeación y control financiero, relaciones con accionistas,
administración del efectivo, acumulación, cobro y pago de interés, custodia física del
efectivo y los valores, administración y vigilancia de la deuda, operaciones de
inversión y financiamiento y administración de seguros. El fin de este ciclo es
incrementar el efectivo disponible, logrando acelerar al máximo el ingreso de dinero y
disminuir el flujo de los egresos. El tesorero tiene bajo su responsabilidad: control de
flujo de efectivo interno y externo. Administración de portafolios de inversión.
Ciclo de egresos: este ciclo proporciona unas ventajas empresariales, gracias a la
mayor eficiencia y control. Su buen funcionamiento conlleva a mejorar relaciones con
los proveedores y generar mayor productividad en las actividades del negocio; se ha
considerado mostrar sus funciones individualmente para facilitar su estudio, de la
siguiente manera. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas
funciones que se requieren llevar a cabo para. La adquisición de bienes, mercancías
y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores. Clasificar, resumir e informar lo
que se adquiere y se paga. El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
Inventarios.
Activos fijos.
Servicios externos.
Suministros o abastecimientos.
Sus funciones más comunes se basan en la selección de proveedores, solicitudes de
compra, recepción y control de calidad de mercancías con sus respectivos asientos
contables y documentos.
Ciclo de nómina o personal: se relaciona con las erogaciones y transacciones de los
recursos humanos, para llevar a cabo la contratación, utilización y pago de mano de
obra e informar lo que se utilizó y pagó en el funcionamiento de estas. Las funciones
típicas de este ciclo son: selección de personal, contratación, informes de asistencia,
registro, información y control de la nómina, desembolso de efectivo y promoción y
evaluación de personal dentro de los cuales se genera asientos contables y
presentación de documentos relacionados con nómina.
Ciclo de conversión: los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se
convierten, se procesan, se montan o se utilizan en otra forma para obtener como
resultado un producto terminado, mediante el proceso de transformación de la
materia prima, haciendo uso de la mano de obra directa e indirecta y elementos de
costos indirectos. Las funciones de producción son: contabilidad de costos, control
de fabricación, administración de inventarios y contabilidad de inmuebles, maquinaria
y equipo.
Ciclo de ingresos: incluye todas las funciones que se requieren para obtener dinero
mediante la prestación de un producto o servicio, incluyendo los pedidos de los
clientes y el uso de las prestaciones que ofrece cada empresa. Entre las funciones
principales del ciclo se encuentran el otorgamiento de crédito, toma de pedidos,
entrega de mercancías, facturación, cuentas por cobrar, ingreso del efectivo y
determinación del costo de ventas, entre otras.
Ciclo información financiera: comprende la preparación de estados financieros que
resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período
determinado. Sus funciones se basan en la preparación de asientos de diario,
registros en los libros de contabilidad, preparación de informes, mantenimiento de
registros contables con sus respectivos asientos y soportes contables.
1.4 El proceso administrativo introducción y concepto
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en cuatro funciones
específicas de los gerentes: la planeación, la organización, la dirección y el control.
Aunque este marco ha sido sujeto a ciertos criterios, en términos generales sigue
siendo el correcto. La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas
específicamente por la organización.
El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad,
es decir la adecuación de los medios a los fines que se desean alcanzar, se
considera que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin
embargo parece más preciso concebirla como la esencia de la habilidad general para
organizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas
del grupo.
1.4.1 Elementos del proceso administrativo
La planeación se refiere a lo que se va a hacer, cómo, cuándo y quién realizara la
actividad. La planeación cubre la brecha que va desde donde está y hacia dónde se
quiere llegar. Esto hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca
sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera
de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya
planeación, los hechos son abandonados al azar.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de
los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines,
conocimientos y estimaciones razonadas.
La finalidad de la planeación es exactamente: minimizar el riesgo y el
aprovechamiento de las oportunidades. La naturaleza esencial de la planeación
puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales que son:
Contribución a los objetivos y propósitos.
Ventaja de la planeación.
Extensión de la administración.
Eficacia de la planeación.
El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa; puesto
que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección,
liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos específicos,
la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.
Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, es
necesario que estas cuenten con la capacidad para adaptarse al cambio. La
planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos,
presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además
la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.
Importancia: en las organización, la planeación es el proceso de estableces metas y
elegir los medio para alcanzarlas. Si no hay planes los gerentes no pueden saber
cómo organizar su personal ni sus recursos correctamente.
Beneficios: con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización. La planeación es fundamental, ya que esta:
Permite que la empresa esté orientada al futuro.
Facilita la coordinación de decisiones.
Resalta los objetivos organizacionales.
Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la
empresa opere eficientemente.
Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia de esfuerzos efectivos.
Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
Los gastos totales se reducen al mínimo.
Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
Guía el pensamiento administrativo.
Ayuda a contestar la pregunta: que hacer sí.
Se elimina el trabajo a base de supuestos.
Limitaciones de la planeación, dentro de las cuales se pueden mencionar:
La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una
inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio
de resultados más efectivos, económicos y rápidos.
Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere
tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos
suficientes, para considerar posibles cursos de acción y para formular el plan
en sí.
Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal
manera que su costo no llegue a exceder as u verdadera utilidad.
Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
La planeación es costosa.
Propósito de la planeación: reduce la incertidumbre, también aclara la consecuencia
de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La
planeación también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La
coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia.
Además cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias. En
resumen los propósitos son:
Disminuir el riesgo del fracaso.
Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
Asegurar el éxito en el futuro.
Principios de la planeación: se pueden considerar los principios siguientes: precisión
el curso o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que
van a seguir acciones concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinarán serán
necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear
planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad: un curso de acción debe ser flexible a fin de poder realizar en él los
ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada
por factores internos o externos al organismo social que se ocupa; o sea, que todo
plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que
puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan
presentado en las circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la
previsión y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que
todo plan debe estar sujeto. En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán
adaptaciones momentáneas, después de realizar las cuales podrían volver a la
dirección original.
Consistencia: todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes,
para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los
recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad: todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y
el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El
plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación: todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas
que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento.
1.5 Valoración de riesgo
Las eventualidades o contingencias que existen en razón de diversos factores,
relacionados con la estructura, actividades y personas que actúan en la entidad y por
defecto de las cuales el auditor pueda no detectar error o falsedad en la información
que examina o irregularidades en el proceso de las operaciones, lo cual puede
conducir a concluir inadecuadamente.
En otras palabras, riesgo se refiere a condiciones o circunstancias futuras que
tendrán un impacto adverso si se llegan a presentar; un riesgo es un problema
potencial que no se ha presentado aún.
Existen tres tipos de riesgo los cuales son:
Riesgo inherente.
Riesgo de control.
Riesgo de no detección.
Riesgo inherente: es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de
transacción hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales,
individualmente o en su conjunto, por no estar implementados los correspondientes
controles internos.
Riesgo de control: es la posibilidad de que un saldo de una cuenta o una clase de
transacción, haya sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individuales o
en su conjunto, por no haber sido prevenidas o detectadas y corregidas
oportunamente por los sistemas de contabilidad y de control interno.
Riesgo de no detección: es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de
transacción haya sufrido distorsiones que puedan resultar materiales,
individualmente o en su conjunto sin que hayan podido ser detectadas por los
procedimientos sustantivos del auditor.
La evaluación del riesgo inherente, generalmente, debe estar limitada a programas,
transacciones o cuentas significativas. Las condiciones que podrían indicar la
existencia de un riesgo inherente son:
Naturaleza de los programas de la entidad.
Antecedentes previos de ajustes de auditoría significativos.
Naturaleza de transacciones y cuentas importantes.
La evaluación del riesgo de control es el proceso de evaluar la eficacia de los
sistemas de contabilidad y control interno de la entidad, con el objeto de prevenir,
detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas. El auditor debe evaluar el
riesgo de control en uno de los tres niveles siguientes:
Riesgo bajo.
Riesgo medio.
Riesgo alto.
En la siguiente tabla se muestra la relación inversa entre el riesgo de detección y el
nivel combinado del riesgo inherente y el riesgo de control.
Evaluación del
riesgo inherente
efectuado por el
auditor
Evaluación del riesgo de control efectuada por el auditor
Alto Alto Medio Bajo
Bajo-mínimo Bajo-medio Medio
Medio Bajo-medio Medio Alto-medio
Bajo Medio Alto-medio Alto-máximo
Figura 5. Se muestra la valuación del riesgo que se efectúa por el auditor.
1.6 Introducción y concepto de calidad
La palabra calidad se usa cada vez con más frecuencia en las compañías, ya sea en
los sectores de alimentos, industria o servicios y especialmente en el sector de
Tecnología Informática (TI). En este informe, el término compañía se refiere
independientemente a cualquier compañía, organización o asociación en el sector
público o privado. Del mismo modo, el término cliente se debe interpretar de modo
amplio como beneficiario y el término producto, como la entrega de algo material o
inmaterial, servicio. Detrás del término calidad se ocultan muchos conceptos. Este
informe tiene como meta definir los términos principales y comprender los objetivos y
métodos de la implementación de un procedimiento de calidad.
La calidad se puede definir como la capacidad de lograr objetivos de operación
buscados. La norma ISO 8402-94 define la calidad como: el conjunto de
características de una entidad que le otorgan la capacidad de satisfacer necesidades
expresas e implícitas.
La norma ISO 9000:2000 se define como: la capacidad de un conjunto de
características intrínsecas para satisfacer requisitos.
En la práctica, hay dos tipos de calidad.
Calidad externa: corresponde a la satisfacción de los clientes. El logro de la calidad
externa requiere proporcionar productos o servicios que satisfagan las expectativas
del cliente para establecer lealtad con el cliente y de ese modo mejorar la
participación en el mercado. Los beneficiarios de la calidad externa son los clientes y
los socios externos de una compañía. Por lo tanto, este tipo de procedimientos
requiere escuchar a los clientes y también debe permitir que se consideren las
necesidades implícitas que los clientes no expresan.
Calidad interna: corresponde al mejoramiento de la operación interna de una
compañía. El propósito de la calidad interna es implementar los medios para permitir
la mejor descripción posible de la organización y detectar y limitar los
funcionamientos incorrectos. Los beneficiarios de la calidad interna son la
administración y los empleados de la compañía. La calidad interna pasa
generalmente por una etapa participativa en la que se identifican y formalizan los
procesos internos.
Por consiguiente, el propósito de calidad es proporcionarle al cliente una oferta
apropiada con procesos controlados y al mismo tiempo garantizar que esta mejora
no se traduzca en costos adicionales. Es posible mejorar un gran número de
problemas a un bajo costo. Sin embargo, cuanto más cerca se está de la perfección,
más se elevan los costos.
Lo opuesto a la calidad, un defecto de calidad, también tiene un costo. De hecho,
generalmente es más costoso corregir defectos o errores que hacerlo bien desde el
comienzo. Además, el costo de un defecto de calidad es mayor cuanto más tarde se
detecta. Por ejemplo, rehacer un producto defectuoso costará, al final, más del doble
del precio de producción de lo que hubiese costado el producto inicial si hubiera sido
producido correctamente la primera vez. Además, la diferencia de precio será menor
si el defecto se detecta durante la producción que si lo detecta el cliente,
insatisfacción del cliente, procesamiento del incidente, control del cliente, costos de
envío, etc.
Mejoras continuas: uno de los principios básicos de la calidad es la prevención y las
mejoras continuas. Esto significa que la calidad es un proyecto interminable, cuyo
objetivo es detectar disfunciones tan rápido como sea posible después de que
ocurran. Así, la calidad puede representarse en un ciclo de acciones correctivas y
preventivas llamado ciclo de deming.
Figura 6. Ciclo de deming en el cual se destaca el nivel de calidad aceptable.
Este ciclo, representado en el ciclo de deming, se llama modelo PDCA: se refiere a
las iníciales del inglés de los siguientes cuatro pasos:
Planear (plan): definir los objetivos a alcanzar y planificar cómo implementar
las acciones.
Hacer (do): implementar las acciones correctivas.
Controlar (check): verificar que se logre el conjunto de objetivos.
Actuar (act): según los resultados obtenidos en el paso anterior, tomar
medidas preventivas.
Procedimiento de calidad: mejorar la calidad interna y externa permite que una
compañía trabaje con sus beneficiarios en las mejores condiciones, lo que se traduce
en una relación de confianza y ganancias de naturaleza tanto financiera, aumento de
ganancias, como personal clarificación de roles, necesidades y oferta, motivación del
empleado.
La mejora de la calidad es un proceso que requiere la participación de toda la
compañía y, en la mayoría de los casos, conduce a cambios en los hábitos de trabajo
e incluso en la organización. Por lo tanto, un procedimiento de calidad es un
acercamiento organizativo al progreso continuo en el área de la eliminación de
defectos.
A continuación se muestra una gráfica en la cual se describe el procedimiento
participativo, lo que significa que debe participar toda la compañía, incluyendo el
nivel jerárquico más alto.
Figura 7. Se muestran los pasos para que se cumpla el procedimiento de calidad.
Normalización y certificación: la garantía de calidad es el compromiso de mantener
un determinado nivel de calidad en función de los objetivos buscados. La garantía de
calidad está delineada en un documento de estructura que formaliza las medidas
para garantizar la calidad. La norma 8402-94 la define de la siguiente manera: la
serie de actividades preestablecidas y sistemáticas planteadas en la estructura del
sistema de calidad que se llevan a cabo cuando es necesario probar que una entidad
cumplirá con las expectativas de calidad.
El objetivo de la garantía de calidad es asegurarle al cliente la calidad de un producto
o servicio de la compañía. La estructura se presenta en un manual de garantía de
calidad que sintetiza la política de calidad de la compañía.
La certificación o acreditación es el reconocimiento escrito por parte de un tercero
independiente de que un servicio, producto o sistema cumple con cierto nivel de
calidad. La certificación generalmente se basa en una norma, preferentemente
internacional.
Algunas de las principales certificaciones son:
La familia de normas ISO 9000, ISO 9000, ISO 9001, IS0 9004, ISO 10011.
EFQM Fundación Europea para la gestión de la calidad.
Importancia de la certificación: actualmente, existen más de un millón de
organizaciones certificadas en esta norma alrededor del mundo. Su éxito se justifica
en el establecimiento de una plataforma y lenguaje comunes entre las
organizaciones al hablar de calidad.
Beneficios: la familia de normas de sistemas de gestión de la calidad aporta un
importante número de beneficios, entre otros, los siguientes:
Son aplicables para toda clase de productos incluyendo servicios en todos los
sectores de actividad y para organizaciones de cualquier tamaño.
Cuenta con un lenguaje claro, lo cual facilita su entendimiento y aplicación.
Se reduce significativamente la cantidad de documentación requerida.
Existe una conexión directa del sistema de gestión de la calidad con los
procesos de la organización.
Propicia una evolución natural hacia la mejora de los proceso de la
organización.
Proporciona mayor orientación hacia la mejora continua y hacia la satisfacción
del cliente.
Asegura la identificación y satisfacción de las necesidades y expectativas de
los clientes y partes interesadas.
Impacto de la certificación.
La certificación del sistema de gestión de la calidad de su organización puede tener
un impacto sobre la fidelidad del cliente. La reiteración de negocios y referencia o
recomendaciones de la organización. Los resultados operativos, tales como los
ingresos y la participación en el mercado. La ventaja competitiva mediante
capacidades mejoradas de la organización.
La habilidad para crear valor, tanto para la organización, como para sus proveedores,
median te la optimización de costos y recursos, así como flexibilidad y velocidad de
respuesta ante mercados cambiantes.
Normalización: la normalización es una actividad colectiva encaminada a establecer
soluciones a situaciones repetitivas. En particular, esta actividad consiste en la
elaboración, difusión y aplicación de normas.
La normalización ofrece importantes beneficios, como consecuencia de adaptar los
productos, procesos y servicios a los fines a los que se destinan, proteger la salud y
el medio ambiente, prevenir los obstáculos al comercio y facilitar la cooperación
tecnológica.
Normas: las normas son documentos técnicos con las siguientes características:
Contienen especificaciones técnicas de aplicación voluntaria.
Son elaborados por consenso de las partes interesadas:
Fabricantes.
Administraciones.
Usuarios y consumidores.
Centros de investigación y laboratorios.
Asociaciones y colegios profesionales.
Agentes sociales, etc.
Están basados en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico.
Son aprobados por un organismo nacional/regional/internacional de
normalización reconocido.
Están disponibles al público.
Ventajas de la normalización para los consumidores:
Establece niveles de calidad y seguridad de los productos y servicios.
Informa de las características del producto.
Facilita la comparación entre diferentes ofertas para los fabricantes:
Racionaliza variedades y tipos de productos.
Disminuye el volumen de existencias en almacén y los costes de producción.
Mejora la gestión y el diseño.
Agiliza el tratamiento de los pedidos.
El campo de actividad de las normas es tan amplio como la propia diversidad de
productos o servicios, incluidos sus procesos de elaboración.
Así, se normalizan los materiales, plásticos, acero, papel, etc., los elementos y
productos, tornillos, televisores, herramientas, tuberías, etc., las máquinas y
conjuntos, motores, ascensores, electrodomésticos, etc., métodos de ensayo, temas
generales, medio ambiente, calidad del agua, reglas de seguridad, estadística,
unidades de medida, etc., gestión y aseguramiento de la calidad, gestión
medioambiental, gestión, auditoría, análisis del ciclo de vida, etc., gestión de
prevención de riesgos en el trabajo gestión y auditoría, etc.
Normas en funcionamiento: los documentos normativos pueden ser de diferentes
tipos dependiendo del organismo que los haya elaborado.
En la clasificación tradicional de normas se distingue entre:
Normas nacionales: son elaboradas, sometidas a un período de información
pública y sancionadas por un organismo reconocido legalmente para
desarrollar actividades de normalización en un ámbito nacional.
Normas regionales: son elaboradas en el marco de un organismo de
normalización regional, normalmente de ámbito continental, que agrupa a un
determinado número de Organismos Nacionales de Normalización.
Normas internacionales: tienen características similares a las normas
regionales en cuanto a su elaboración, pero se distinguen de ellas en que su
ámbito es mundial.
La calidad y su relación con la auditoría interna. Gestión de calidad total TQM: el
objetivo perseguido por la gestión de calidad total es lograr un proceso de mejora
continua de la calidad por un mejor conocimiento y control de todo el sistema, diseño
del producto o servicio, proveedores, materiales, distribución, información, etc. de
forma que el producto recibido por los consumidores este constantemente en
correctas condiciones para su uso, cero defectos en calidad, además de mejorar
todos los procesos internos de forma tal de producir bienes sin defectos a la primera,
implicando la eliminación de desperdicios para reducir los costos, mejorar todos los
procesos y procedimientos internos, la atención a clientes y proveedores, los tiempos
de entrega y los servicios post-venta.
La gestión de calidad involucra a todos los sectores, es tan importante producir el
artículo que los consumidores desean, y producirlos sin fallas y al menor coste, como
entregarlos en tiempo y forma, atender correctamente a los clientes, facturar sin
errores, y no producir contaminación. Así como es importante la calidad de los
insumos y para ello se persigue reducir el número de proveedores, llegar a uno por
línea de insumos a los efectos de asegurar la calidad, evitando los costos de
verificación de cantidad y calidad, la entrega justo a tiempo y la cantidad solicitada;
así también es importante la calidad de la mano de obra, una mano de obra sin
suficientes conocimientos o no apta para la tarea implicará costos por falta de
productividad, alta rotación, y costos de capacitación. Esta calidad de la mano de
obra al igual que la calidad de los insumos o materiales incide tanto en la calidad de
los productos, como en los costos y niveles de productividad.
La calidad no es menos importante en áreas tales como créditos y cobranzas. La
calidad de ello es fundamental para la continuidad de la empresa. De poco sirve
producir buenos productos y venderlos si luego hay dificultades en el cobro o estos
son realizados a un alto costo.
Calidad y productividad son dos caras de una misma moneda. Todo lo que
contribuye a realzar la calidad incide positivamente en la productividad de la
empresa. En el momento en que se mejora la calidad, disminuye el costo de la
garantía al cliente, al igual que los gastos de revisión y mantenimiento. Si se empieza
por hacer bien las cosas, los costes de los estudios tecnológicos y de la disposición
de máquinas y herramientas también disminuyen, a la vez que la empresa acrecienta
la confianza y la lealtad de los clientes.
Existen dos factores que tienden a reducir costes con el control de calidad:
La parte de la producción que antes se desechaba es vendible.
La producción puede aumentarse utilizando el mismo equipo.
La mecanización se ocupa de las cosas, mientras la especialización se ocupa de los
recursos humanos. La combinación efectiva de personas y cosas es competencia de
la dirección. Podrían tener instalaciones similares y gente parecida, pero según como
se coordinan estos dos factores, los resultados pueden ser bastante diferentes. Dos
empresas pueden fabricar el mismo tipo de productos, con instalaciones y equipos
prácticamente idénticos y con un número de trabajadores parecido. Según la
empresa, no obstante, los productos acabados pueden ser bastante distintos en lo
referente a calidad, coste y productividad.
1.7 Fraude
El AI respecto del fraude posible o existente, debe:
Poseer los conocimientos y habilidades suficientes que le permitan, reconocer
los indicios / indicadores de fraude existente presente.
Permanecer siempre alerta ante cualquier oportunidad.
Evaluar los indicadores que señalen la posibilidad de un fraude comunicando
a la dirección los casos en que ha concluido:
Que hay suficientes indicios que se ha cometido un fraude.
Que por lo tanto amerita el inicio de una investigación auditoría forense.
Nada impide y es necesario que la auditoría interna:
Incorpore un área con habilidades especiales para asumir con mayor fortaleza
esta responsabilidad frente al fraude.
Colabore para implementar un modelo consistente de administración del
riesgo.
Valide que la organización en sus diversos procesos contemplen esta
amenaza para su identificación con canales o esquemas de respuesta
coordinados.
Cuanto mayor es el riesgo de fraude vulnerabilidad que presenta una organización,
mayor será la necesidad de auditores internos a la altura de las circunstancias.
Concepto de fraude: fraude es un evento de pérdida contenido en el riesgo operativo
que debe ser mitigado y se clasifica en:
Fraude externo: pérdidas derivadas de algún tipo de actuación encaminada a
defraudar, apropiarse de bienes indebidamente o soslayar la legislación por
parte de un tercero.
El auditor interno al realizar su trabajo puede encontrar indicadores o casos de
fraude, quedando delimitada su responsabilidad de detección por cuánto.
El auditor interno debe tener suficientes conocimientos para identificar los
indicadores de fraude, pero no es de esperar que tenga conocimientos
similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal es la
detección e investigación del fraude.
Los procedimientos de auditoría por sí solos, incluso cuando se llevan a cabo
con el debido cuidado profesional, no garantizan que el fraude será detectado.
Áreas del fraude: en empresas las principales áreas en las que se presenta el fraude
son; contabilidad, alta dirección, operaciones, ventas y servicio al cliente; esto,
debido a la ausencia de medidas correctivas o preventivas establecidas en los
procesos de las empresas.
El instituto mexicano de mejores prácticas corporativas señala que en México 77%
de las empresas ha sido objeto de fraude ya que el 90% de las ocasiones se debe a
la oportunidad de realizarlo.
Especialistas de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE)
indican que las principales conductas fraudulentas que se presentan en las empresas
son:
Fraude ocupacional.
Ocultamiento de ingresos.
Ingresos ficticios.
Malversación de activos a través de la retención indebida de ingresos antes de
registro o robo después de registros.
Los fraudes en las empresas se presentan principalmente en:
La facturación.
Alteración de cheques.
Corrupción.
Robo antes de registro.
Reembolso de gastos.
Efectivo a la mano.
Nómina.
Robo y fraude en estados financieros.
Más de 85% de las personas que cometen el fraude, no muestran conductas nocivas
para la organización.
La organización es responsable de:
Identificar riesgos de fraude y mitigar con controles sus efectos.
Asegurar que los controles de fraude sean efectivos.
La responsabilidad del enfoque de administración del riesgo es compartida por
los niveles más altos de la organización.
El fraude y su relación con la auditoría: ambiente de control:
Validar la existencia de políticas y procedimientos antifraude.
Verificar su alineación con el código de ética / conducta y políticas de
contratación.
Complementar y re-pensar las funciones de auditoría interna en el nuevo
contexto.
Incorporar un esquema de aprendizaje que derrame en diseños y
capacitaciones.
Implantar políticas y metodológicas de investigación.
Revisar eventos, alertas y sospechosas de fraude.
Delimitar responsabilidades y comunicar resultados.
Evaluación de riesgos de fraude:
Validar evaluaciones de procesos que contemplen el riesgo de fraude.
Incorporar el riesgo de fraude a las matrices de riesgos y controles existentes.
Converger en la documentación, actualización y certificación de los procesos.
Actividades de control de fraude:
Colaborar en la definición de controles mitigantes de riegos identificados.
Asistir para mejorar controles preventivos y detectivos.
Ayudar a generar planes anti-fraude con rotación de énfasis aprobados por la
dirección.
Incorporar al plan anual de auditoría actividades de control anti-fraude.
Información y comunicación:
Consensuar con recursos humanos programas corporativos de comunicación.
Asistir en la implementación de capacitaciones.
Fomentar el uso de programas de denuncia anónima.
Monitoreo:
Realizar evaluaciones periódicas de controles fraude.
Aprovechar las herramientas de análisis de datos.
Implementar un modelo de monitoreo continuo.
Enfoque efectivo para la administración del fraude dirigido a:
Prevenir, detectar, responder.
Converger exigencias normativas y tendencias, concentrando e integrando
auto evaluaciones y auditorías, al riesgo de fraude.
Crear el área específica de auditoría interna y desarrollo de metodología o
programa de auditoría.
Delimitar las responsabilidades de los integrantes de la EF.
Implementar un proceso continuo dentro de la evaluación del CI.
1.8 Organizaciones de auditores internos
Los comités de auditoría y la administración de las organizaciones, actualmente
requieren que las funciones de los departamentos de auditoría interna mantengan un
amplio conocimiento en evaluación de riesgos, mejora de procesos, controles y
habilidades para dar soluciones a los problemas complejos del negocio.
El auditor interno contemporáneo debe entender y plasmar en su revisión las
necesidades de los accionistas, de la administración y de los grupos de interés,
considerando la cobertura de riesgos relativos a la función estratégica, financiera,
operativa, de información y su cumplimiento.
Las organizaciones que se mencionan a continuación, son de gran importancia para
el auditor, ya que en ellas se apoya en cuestión de normas las cuales debe aplicar
con certeza en el trabajo profesional.
1.8.1 Instituto mexicano de auditores internos
El Instituto Mexicano de Auditores Internos, A.C. (IMAI), es un organismo que agrupa
a los profesionales que ejercen la auditoría interna en la república mexicana. Ha sido
concebido como un foro abierto a la capacitación y a la investigación dentro de las
áreas de auditoría interna y control.
El IMAI se ha propuesto difundir y elevar las técnicas más avanzadas en las áreas
referidas, merced a la insuficiencia de recursos humanos especializados o calificados
en ellas.
Actualmente se conforma por un consejo nacional directivo con sede en la ciudad de
México, y cuatro agrupaciones regionales en las ciudades de Mérida, Yucatán;
Guadalajara, Jalisco; Hermosillo, Sonora y Monterrey, Nuevo León.
Constitución y objetivos, beneficios.
El IMAI se constituyó el 3 de julio de 1984 ante la fe del Notario Público No. 125 de
México, D.F., Lic. Alexandro Alfredo Ramírez, según consta el volumen No. 479,
escritura pública No. 18559 en la que comparecieron los contadores públicos Juan
Manuel Portal Martínez, Fernando Vera Smith, Jesús Alvarado Roberti, Armando
Díaz Flores y Benjamín Antonio Vázquez Olvera, en calidad de fundadores. El IMAI
adopta la forma jurídica de Asociación Civil sin fines de lucro, con duración de 99
años a partir de la fecha de su constitución, con domicilio en México, D.F., y capital
de objeto social sin poderlo tener representado por acciones. Su primer Presidente
fue el C.P. Juan Manuel Portal Martínez, sucediéndole en el siguiente periodo
bianual el C.P. Fernando Vera Smith. Su objeto primordial es la superación
profesional de sus miembros en el mejoramiento de la práctica de la auditoría interna
en la república mexicana.
Se contempla la adopción, por parte de sus miembros, de un cuerpo normativo que
regule las cualidades personales y de trabajo de los auditores internos, que permita
delimitar los requisitos mínimos de calidad y ética en su trabajo.
En su interés por enriquecer las experiencias de sus miembros y ampliar los recursos
para su desarrollo profesional, el IMAI ha obtenido el reconocimiento como miembro
de the institute of international auditors, Inc., con sede en altamonte springs, Florida,
en los EUA.
Permanecer al IMAI debe interesar tanto a auditores internos como a controladores,
contadores y en general a cualquier profesional interesado en esta disciplina o cuyo
campo de actuación o funciones se desarrollen dentro de la auditoría interna.
1.8.2 The institute of internal auditors
La historia de este instituto se remonta al año de 1941, cuando dos auditores:
John B. Thurston y Robert B. Milne de la empresa North American Company,
establecida en la ciudad de Nueva York, reconocieron la necesidad de crear una
organización independiente para los auditores internos. Posteriormente Víctor Z.
Brink, auditor interno público un libro, que llama la atención de Thurston y Milne y lo
invitan a ser parte de la creación del instituto.
Thurston fue elegido como el primer presidente del IIA en la primera junta del 9 de
diciembre de 1941, con la asistencia de 11 miembros. En 1942 se aprobó el
nombramiento de un director de investigación cuya actividad sería atender las
necesidades de los auditores internos.
El auditor interno en 1943 se crea sedes o capítulos en las ciudades de Detroit,
Chicago, Los Ángeles y Filadelfia. En 1944 se creó el primer capítulo fuera de los
Estados unidos, concretamente en la cuidad de Toronto, Canadá. Se crearon 1948
los primeros capítulos fuera de Norteamérica en Londres y Manila. El instituto
mantuvo sus instalaciones en Nueva York hasta el año de 1970; cambio de dirección
al estado de florida, donde se encuentra actualmente.
El IIA será la voz global de la profesión de la auditoría interna: abogando su valor,
promoviendo la mejor práctica, y el abastecimiento de un servicio excepcional a sus
miembros.
Propósitos:
Cultivar, promover y difundir el conocimiento e información relativa a auditoría
interna.
Establecer y mantener altos estándares de integridad, honor, y carácter entre
los auditores internos.
Proporcionar información relacionada con auditoría interna, métodos y
prácticas a todos sus miembros y al público en general.
Publicar artículos relacionados con auditoría interna, así como sus métodos y
prácticas.
Establecer y mantener una biblioteca, sala de juntas y salones sociales para
sus socios.
Promover el intercambio social entre sus miembros.
Realizar cualquier acto legal que apoye cualquiera de los objetivos antes
expuestos.
Definir los mensajes que constituyen la voz global del IIA.
Desarrollar una estrategia global de la defensa.
Desarrollar y poner un plan global de la capacidad en ejecución para asistir a
países en vías de desarrollo/a afiliados en el crecimiento de la práctica de la
revisión interna.
Establecer el IIA como el recurso primario del conocimiento en las mejores
prácticas y las ediciones que afectan la profesión de la intervención interna.
Servir como la fuente preferida de la intervención interna para la tecnología.
Asegurar el valor de la calidad de miembro de IIA.
Misión:
La misión del instituto de auditores internos es proporcionar la dirección
dinámica para la profesión global de la auditoría interna.
Proveer un liderazgo dinámico para la profesión global de Auditoría Interna.
Defender y promover el valor que los profesionales de auditoría interna
agregan a sus organizaciones.
Abogar y promover el valor que los profesionales de la auditoría interna
agregan a sus organizaciones.
Abastecimiento de oportunidades educativas y del desarrollo profesional,
comprensivas; los estándares y la otra dirección profesional de la práctica; y
programas de la certificación.
El investigar y promover al conocimiento de los médicos y de los tenedores
de apuestas referentes a la auditoría interna.
Educar audiencias relevantes en las mejores prácticas en la auditoría interna.
Visión y objetivos generales: el IIA será la voz global de la profesión de auditoría
interna:
Defendiendo su valor, promoviendo las mejores prácticas y proporcionando
servicios excepcionales a sus miembros.
Aceptación de la profesión de auditoría interna.
Incrementar la capacidad de las auditorías internas.
Proveer mejores servicios a sus miembros.
Servicios de IIA: los grupos de discusión intercambian ideas e información por los
colegas y los auditores internos. Las especialidades y las industrias ensamblan a las
secciones especiales de la calidad de miembro para los principales ejecutivos de la
auditoría y auditores que se centran en la autovaloración del control, servicios
financieros, juego, el gobierno, y otros.
Normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna: en el
caso de que los auditores internos no puedan cumplir con ciertas partes de las
normas por impedimentos legales o de regulaciones, deberán cumplir con todas las
demás partes y efectuar la correspondiente declaración.
Los servicios de aseguramiento: comprenden la tarea de evaluación objetiva de las
evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una opinión o
conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. Por lo
general existen tres partes en los servicios de aseguramiento. La persona o grupo
directamente implicado en el proceso, sistema u otro asunto, es decir el dueño del
proceso.
La persona o grupo que realiza la evaluación, es decir el auditor interno, y la persona
o grupo que utiliza la evaluación.
Los servicios de consultoría: son por naturaleza consejos, y son desempeñados, a
pedido de un cliente. Existen dos partes en los servicios de consultoría:
La persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor interno.
La persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del
trabajo. Cuando desempeña servicios de consultoría, el auditor interno debe
mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión.
Principios de auditoría interna profesional: así se llama el volumen que el IAI ha
publicado, en papel y en línea, más actualizaciones insertas en el sitio: profesional
internal auditing standards volume.
1.8.3 Federación Latinoamericana de Auditores Internos
Nace como un foro en el cual los auditores internos pueden discutir sobre los
problemas de la profesión día con día, al intercambiar experiencias se crea una
comunidad importante de profesionistas, los cuales van adquiriendo importancia y
protagonismo en el mundo de los negocios, académico y de otra índole, así como del
sector público como privado.
Este proyecto inicia en Quito y se consolida en Cancún en 1995. La legalización se
concreta al emitirse el acuerdo número 4462 del ministerio de educación y cultura del
Ecuador de fecha 7 de septiembre de 1995.
Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI): es una organización
profesional no lucrativa, autónoma e independiente que tiene como misión pugnar
por la profesionalización de los auditores internos en
América latina para, de manera participativa y homogénea, consolidar una profesión
que cumpla cabalmente con sus responsabilidades ante la sociedad.
Visión de la FLAI: ser la organización líder que agrupe a todos los profesionales de la
actividad de auditoría interna en Latinoamérica, promoviendo las mejores prácticas
que ayuden al mejoramiento de la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno corporativo, manteniendo un alto nivel de excelencia, que permita
ofrecer a sus miembros un servicio de clase mundial.
Objetivos de la FLAI:
Agrupar a las organizaciones profesionales de auditores internos de América
Latina.
Promover y colaborar para lograr que los capítulos u otras agrupaciones
instituto nacional.
Coordinar la colaboración de los países miembros en programas de
capacitación profesional y promover el intercambio de conocimientos y
experiencias técnicas.
Promover y realizar estudios de investigación en materia de auditoría interna y
difundir sus resultados.
Organizar, realizar cursos de capacitación y especialización, así como
seminarios, conferencias y congresos.
Promover y coordinar con el país sede designado, la celebración de un
congreso latinoamericano anual (CLAI)
Promover y editar publicaciones en idioma español y portugués, relativos a
temas de auditoría interna
Operar como órgano de enlace The IIA y ante AIC
Establecer y mantener relaciones con organismos e instituciones que pudieran
aportar beneficios tecnológicos o patrocinios a la FLAI (FELABAN, ISACA)
Principios que rigen en la FLAI
La cooperación e integración latinoamericana.
La igualdad jurídica de los miembros de la Federación.
La consideración de las Normas Legales de cada país miembro.
El acatamiento de las normas para la Práctica Profesional de la Auditoría
Interna y del Código de Ética promulgados por el IIA.
La colaboración con entidades públicas y privadas.
La abstención para intervenir en asuntos de carácter político y/o religioso.
CAPITULO II. ADMINISTRACION DEL GRUPO DE AUDITORÍA
INTERNA
2.1. La auditoría interna como actividad sustantiva del contador público
Sustantiva: que es esencial, fundamental o muy importante.
Auditoría interna: función independiente y objetiva de aseguramiento y de consulta
de evaluación establecida dentro de una organización, para examinar y mejorar las
operaciones de la organización.
Se puede deducir que la auditoría interna es una actividad esencial para el contador
público, ya que está involucrado en todas las actividades de la empresa. Es decir en
los procesos operativos, así como en el papel que ocupa el personal dentro de una
entidad.
2.2. El auditor interno en la estructura organizacional de las entidades
El departamento de auditoría interna debe ser relevante ya que se considera que
debe encontrarse dentro de los primeros niveles de la organización, para que permita
asegurar el cumplimiento de las responsabilidades de auditoría que le son
asignadas.
Ya que si se ubica dentro del tercero o cuarto nivel se puede provocar que no sea
aceptado o respetado por tal motivo puede suceder que la auditoría no se lleve a
cabo.
El director de auditoría es responsable en lo individual y ante la organización. Por lo
tanto debe tener autoridad suficiente para tener independencia en el departamento y
asegurar que la auditoría se realice con una mayor cobertura, que los informes se
realicen de manera adecuada de acuerdo a las normas de auditoría y al código de
ética, para que se adopten acciones necesarias en base en las recomendaciones
que señale el auditor en dicho informe.
Por lo anterior se puede deducir que el departamento de auditoría se debe de
encontrar dentro los más altos niveles, ya que tendrá mayor aceptación y respeto, y
podrá relacionarse con los niveles de toma de decisiones, y será mayor el servicio
que prestará a la organización.
Ubicación del área de auditoría interna dependiendo del consejo de administración.
El presente organigrama muestra la ubicación del departamento de auditoría interna
cuando depende del consejo de administración. Ya que se encuentra en
posibilidades de informar de manera inmediata las observaciones significativas
encontradas en la realización de la auditoría.
Figura 8. Organigrama del consejo de administración.
Ubicación del área de auditoría interna dependiendo de la dirección o gerencia
general.
A continuación se muestra la ubicación del departamento de auditoría interna cuando
se reporta al gerente general, en la mayoría de las ocasiones es más factible ésta
ubicación ya que, como se muestra en el cuadro anterior, reportar al consejo de
administración es más complicado ya que a ellos solo les interesa en la mayoría de
DIRECCIÓN MERCADO
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN GENERAL
COMISARIO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
AUDITOR EXTERNO
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONTRALOR DIRECCIÓN PERSONAL
DIRECCIÓN FINANZAS
DIRECCIÓN PRODUCCIÓN
las veces saber que impacto financiero tiene la empresa, por lo cual el gerente
general se preocupa más por el cumplimiento de objetivos y metas de la misma.
Figura 9. Organigrama de la dirección general.
Ubicación del área de auditoría interna dependiendo de la dirección de finanzas.
En el siguiente cuadro se observa la ubicación del departamento de auditoría interna,
cuando le reporta directamente al área de finanzas los hallazgos encontrados, esto
es debido a que, lo que se desea evitar al realizar la auditoría interna son costos
extraordinarios y saber de qué manera la empresa se ve afectada en el impacto
financiero por éstas situaciones detectadas. Es decir que con el mismo personal con
el que cuenta la empresa se logre mejorar sus procedimientos.
CONTRALOR DIRECCIÓN PERSONAL
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN
DIRECCIÓN DE
MERCADO
AUDITORÍA INTERNA
GERENCIA GENERAL
COMISARIO AUDITOR EXTERNO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
Figura 10. Organigrama de auditoría interna dependiendo del área de finanzas.
Ubicación del área de auditoría interna dependiendo de la contraloría.
Los cuadros siguientes muestran la ubicación del departamento de auditoría interna
cuando le reporta el informe al contralor. Esta relación es muy estrecha, ya que el
contralor se encarga de los procesos y procedimientos aplicados al control interno de
la entidad. Por ello el auditor interno puede informarle directamente al contralor los
hallazgos localizados, ya que ésta es la persona que más conocimiento tiene sobre
las áreas y al él le interesaran las sugerencias que informe al auditor. De esta
manera el contralor podrá llevar de mejor manera y calidad dichos procedimientos.
CONTRALOR DIRECCIÓN PERSONAL
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECCIÓN DE
PRODUCCIÓN
DIRECCIÓN DE
MERCADO
AUDITORÍA INTERNA
GERENCIA GENERAL
COMISARIO AUDITOR EXTERNO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
Figura 11. Organigrama de auditoría interna dependiendo del área de contraloría.
CONTRALOR DIRECCIÓN PERSONAL
DIRECCIÓN DE
FINANZAS
DIRECCIÓN DE
PRODUCCIÓN
DIRECCIÓN DE
MERCADO
AUDITOR INTERNO
GERENCIA GENERAL
COMISARIO AUDITOR EXTERNO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
TESORERÍA
CONTABILIDAD
SUPERVISORES AUDITORES ARCHIVO
AUDITORÍA DE SERVICIOS Y
CALIDAD
AUDITORÍA OPERACIONAL
AUDITORÍA FINANCIERA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
SECRETARIA
DIRECCIÓN/GERENCIA/DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA
CONTRALORÍA
SUPERVISORES AUDITORES ARCHIVO
SUPERVISORES AUDITORES ARCHIVO
SUPERVISORES AUDITORES ARCHIVO
2.3 El auditor interno como consultor independiente
Para que se cumpla con esta actividad se debe mantener un equilibrio entre las
habilidades requeridas para ser un consultor independiente y las requeridas para ser
un auditor interno.
Ya que como auditor interno se cumplen los aspectos de:
Planeación.
Desempeño.
Desarrollo del programa de auditoría e,
Informar los resultados de su trabajo.
Y como consultor independiente cumple con las siguientes habilidades:
De comunicación.
Logra credibilidad.
Y superar la resistencia.
2.4 La actividad de auditoría interna y su relación con especialistas, personal
directivo, operativo, en los comités y con otros funcionarios
Con el consejo de administración: dentro de los temas y asuntos relacionados que
habrá de tratar el director de auditoría con el consejo de administración se
encuentran:
Evaluación periódica de los objetivos, autoridad y responsabilidad del grupo
de auditoría interna, que se encuentran en el manual de organización, para
cumplir los propósitos de dicho grupo y los de la organización.
Aprobación del programa de auditoría, el proceso de reclutamiento y el
presupuesto de la operación de la unidad de auditoría interna, ya que estos
son autorizados por un ejecutivo y son llevados al consejo de administración
para su aprobación.
Las limitaciones del alcance del trabajo y actividades de los auditores internos.
Informes y hallazgos de auditoría que por su importancia deben darse a
conocer al consejo de administración. Seguimiento a las decisiones del
consejo, relacionado a las medidas que se adoptarán en base a las informes y
hallazgos reportados.
Resultados de lo realizado entre los auditores internos y los externos.
Reportando a la dirección general: el director o gerente general es el principal
responsable de la organización, ya que el responde ante los accionistas, el consejo
de administración, los deudores y acreedores, el fisco, el personal y por los recursos
que se le han confiado para que los administre. Por ello es necesario que se le
informen los elementos necesarios para el director general pueda hacer frente a
superiores.
Por lo anterior el director de auditoría interna debe hacer llegar la información al
director general. Por medio del auditor interno el director general sabrá hasta qué
punto es veraz y confiable la información administrativa, operacional y financiera que
se le ésta presentando, sabrá hasta qué punto la organización está cumpliendo con
las políticas, criterios y procedimientos instaurados y aprobados por el, así mismo
que tan eficientes son esas políticas, criterios y procedimientos en función de una
operación sana y rentable, y por último sabrá que tan bien están protegidos y
utilizados los recursos que dispone la organización.
Al depender el departamento de auditoría interna del gerente general, asegura el
amplio margen de cobertura de la auditoría; no tiene limitaciones en su alcance de
intervención; cuenta con independencia de criterio y acción; tiene una línea de
comunicación directa en cuanto a decisiones oportunas, sin que nadie intervenga;
conoce, entiende y comprende los métodos y criterios de administración del gerente
general para llegar a su misión; puede interactuar sin que nadie intervenga y asegura
sobre todo los hallazgos y recomendaciones de auditoría.
Reportando a la dirección de finanzas: el director de finanzas tiene la facultad de
administrar los recursos de capital, obviamente dentro de las políticas, lineamientos y
criterios que persigue la entidad. Esa facultad sobresale en el poder, el poder de
dinero. El director de finanzas tiene el poder de decidir cómo obtener esos recursos,
como administrarlos, y cómo erogarlos. Este sencillo hecho le da poder dentro de la
organización.
Debido a este poder de administrar el dinero, le da el poder de contar con
información delicada y muy importante, la cual es necesaria al momento de realizar
la auditoría interna, por lo anterior le da poder de decidir cuándo, dónde, cómo y a
quién auditar.
Reportando a otros funcionarios: al contralor: le corresponde la instauración,
seguimiento, respeto y vigilancia para que el sistema de control interno sea el
necesario y eficaz.
Áreas que integran la estructura organizacional de contraloría: organización y
métodos, se encarga de la elaboración de manuales de organización, sistemas y
procedimientos en los que se incluyan los temas relacionados al control interno para
observar las funciones y actividades que regulan y norman esos manuales.
Contabilidad general: es el mejor y mayor elemento de control interno. Ya que capta,
recopila, registra e informa los resultados de la operación de toda la entidad por
períodos específicos. Muestra la situación financiera a fechas determinadas. Por lo
cual una entidad sin contabilidad es una entidad sin control.
Contabilidad de costos: comprende la captación, compendio, derrama, registro e
informe de los costos de producción. Una buena contabilidad de costos y control de
ellos, que dependen del contralor, informa el costo de fabricación unitario, las
desviaciones o variaciones en los costos estimados o estándar. Por lo tanto identifica
el porqué de esas variaciones o desviaciones, y coinciden en los registros analíticos
con los registros de contabilidad general.
Auditoría interna: con esta función se cierra el ciclo de control que ejerce el contralor.
Se incluye dentro de la contraloría ya que sus funciones consisten en examinar y
evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
2.5. Normas de auditoría interna y código de ética profesional
Ética: es el estudio del juicio moral y de las normas de conducta.
Ética trata de ayudar a decidir cómo se debe de actuar no solo a fin de lograr un
objetivo dado, sino más bien considerando todas las cosas; a fin de asegurar una
realización personal.
En el ámbito de los negocios, es tener en mente qué es lo importante y qué no lo es,
qué sirve al conjunto de las metas de la carrera y no, qué es parte del negocio y qué
está prohibido en el negocio.
Normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna.
Norma: conjunto de reglas que hay que seguir para llevar a cabo una acción. Porque
ha sido establecido u ordenado de ese modo.
Normas sobre atributos.
Trata de los atributos que debe tener el auditor interno para realizar sus funciones,
de informar a la autoridad competente de la entidad sus resultados de manera eficaz
y oportuna. Su estructura es la siguiente:
1000- Propósito, autoridad y responsabilidad. Establece
La actividad del director de auditoría interna dentro de la entidad. Autoriza su acceso a los registros, al personal y a los bienes de la entidad. Define el alcance de la auditoría.
Deriva
1010 Reconocimiento de la
definición de auditoría
interna, el Código de Ética y
las Normasen el estatuto de
auditoría interna.
1100 Independencia y objetividad Significa
Independencia: libertad de desarrollar el trabajo de auditoría interna. Para lo cual es necesario el contacto con la alta dirección o consejo. Objetividad: mente neutral para desempeñar su trabajo de manera honesta y sin comprometer su calidad.
Deriva
1110.- Independencia dentro de la
organización
1111.- Interacción directa con el consejo.
1120.- Objetividad individual.
1130.- Impedimentos a la independencia u
objetividad.
1200 Aptitud y cuidado profesional Significa
El auditor interno debe contar con los conocimientos, y competencias necesarias para cumplir sus responsabilidades. Deben tener cuidado en el ámbito profesional al desarrollar su trabajo y sobre todo debe tener sus conocimientos actualizados.
Deriva
1210.- Aptitud.
1220.- Cuidado profesional.
1230.- Desarrollo profesional continuo.
1300.- Programa de aseguramiento y mejora de calidad.
Significa El director de auditoría interna debe realizar y desarrollar un programa de aseguramiento de mejora de calidad. Este programa se realiza para evaluar el cumplimiento de la auditoría interna y el cumplimiento de las normas, así como el código de ética profesional.
Deriva
1310.- Requisito del programa de
aseguramiento y mejora de la calidad.
1311.- Evaluaciones internas.
1312.- Evaluaciones externas.
1320.-Informe sobre el programa de
aseguramiento y mejora de la calidad.
1322.- Declaración de incumplimiento.
2000.- Administración de la actividad de auditoría interna.
Significa
El auditor interno debe de gestionar la actividad de auditoría interna para añadir valor a la organización. Dentro de estos se encuentra: Cumplir con el propósito y responsabilidad de auditoría interna. Cumplir con la definición y las normas de auditoría interna. Cumplir con el código de ética.
Deriva
2010.- Planificación.
2020.- Comunicación y aprobación.
2030.-Administración de recursos.
2040.- Políticas y procedimientos.
2050.- Coordinación.
2060.- Informe a la alta dirección y al consejo.
2070.- proveedor de servicios externos y
responsabilidad de la organización sobre
auditoría interna.
2100.- Naturaleza del trabajo. Significa La auditoría interna debe contribuir mejora a los procesos, gestión de riegos y control. En un enfoque sistemático y disciplinado. Deriva
2110- Gobierno.
2120.- Evaluar eficacia y contribuir mejora a
procesos de gestión de riesgos.
2130.- Control.
2200.- Planificación del trabajo. Significa
Los auditores internos deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, debe incluir alcance, objetivos, tiempo y asignación de recursos.
Deriva
2201.- Consideraciones sobre planificación.
2210.- Objetivos del trabajo.
2220.- Alcance del trabajo.
2230.- Asignación de recursos para el trabajo.
2240.- Programa de trabajo.
2300.- Desempeño del trabajo. Significa Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y documentar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo de auditoría interna.
Deriva
2310.- Identificación de la información.
2320.- Análisis y evaluación.
2330.- Documentación de la información.
2340.- Supervisión del trabajo.
2400.- Comunicación de resultados. Significa Los auditores internos deben comunicar sus resultados de trabajo.
Deriva
2410.- Criterios para la comunicación.
2420.- Calidad de la comunicación.
2421.- Errores y omisiones.
2430.- Uso de “realizado de conformidad con
las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna”.
2431.- Declaración de incumplimiento
de las normas.
2440.- Difusión de resultados.
2450.- Opiniones globales.
Código de ética profesional del International Federation of Accountants (IFAC) para
auditores internos.
A continuación se enlistan los 4 principios que de acuerdo al (IFAC) deben cumplir
los auditores internos.
Principios:
Integridad: establece confianza, lo que conlleva a confiar en su juicio
profesional.
Objetividad: los auditores internos deben tener un amplio objetivo profesional
al recopilar, evaluar y comunicar la información sobre su actividad. La
evaluación que realizan los auditores internos es sobre las situaciones
relevantes y dan su opinión profesional sin que nadie influya sobre las
opiniones e intereses.
Confidencialidad: los auditores internos no divulgan información que se les
otorga al menos cuenten con autorización para efectos legales o
profesionales.
Competencia: los auditores internos aplican conocimientos, aptitudes y
experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna.
2500.- Seguimiento del progreso. Significa
El director de auditoría interna debe establecer y mantener un sistema para vigilar la disposición de los resultados comunicados a la dirección.
2600.- Comunicación de la aceptación de los riesgos.
Significa Cuando el director de auditoría interna determine que la dirección ha aceptado un nivel de riesgo inaceptable, debe tratar ese asunto con la alta dirección.
Reglas de conducta:
Integridad: los auditores internos desempeñarán su trabajo con honestidad,
diligencia y responsabilidad. Respetarán las leyes y divulgarán lo que
corresponda de acuerdo con la ley y su código de ética profesional. No
participarán en actos indebidos, que vayan en detrimento de la profesión de
auditoría interna y de la organización. Respetarán y contribuirán a los
objetivos legítimos y éticos de la organización.
Objetividad: los auditores internos: no participarán en ninguna actividad o
relación que pudiera perjudicar o que perjudique su evaluación imparcial.
Divulgarán todos los hechos materiales que conozca con el fin de no
distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.
Confidencialidad: los auditores internos serán prudentes en el uso y protección
de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. No utilizarán
información para lucro personal.
Competencia: los auditores internos participarán solo en aquellos servicios
para los cuales tenga suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia.
Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las
normas para la práctica profesional de auditoría interna. Mejorarán
continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de servicios.
2.6 Jerarquía de la auditoría interna en las entidades
Para ubicar la auditoría interna dentro de las organizaciones es necesario conocer su
magnitud.
En organizaciones medianas o pequeñas es común que el departamento de auditoría
interna dependa del director general o dueño, ya que es el que lleva mayor control y
supervisión, por lo cual tiene más acercamiento hacia los auditores internos.
En organizaciones de mayor magnitud el informe de auditoría interna debe dirigirse al
director o gerente general, o directamente al contralor, que es quien depende
directamente del director general. Nunca se debe informar a un nivel inferior.
Un aspecto importante que existe en la relación administración-auditoría interna es la
estructura y dimensión que se le dará al departamento de auditoría interna. El punto
determinante es cuántos auditores lo deben conformar, que niveles jerárquicos lo
integrarán, y con qué infraestructura se le dotará.
A continuación se mencionan algunos factores que se deben considerar para tomar
la decisión del lugar que ocupará el departamento de auditoría interna.
Tamaño de la organización: el tamaño de la organización o entidad, medido en la
magnitud de sus activos, volúmenes de producción y venta, personal con que cuenta,
complejidad y variabilidad de sus operaciones. A mayor amplitud, mayor control
requiere y auditoría interna es esencial de este control. Entre más pequeña sea la
organización, su director o gerente general podrá ejercer la supervisión sobre las
operaciones en conjunto, y disminuye el tamaño del departamento de auditoría
interna.
Relación costo-beneficio: con frecuencia el departamento de auditoría interna
representa un costo para la organización.
Auditoría interna no es un costo, es una inversión, y debe aportar beneficios y
rendimientos. Ya que se debe considerar lo siguiente:
Pérdidas o desperdicios que se tiene por falta de una vigilancia y supervisión
oportuna y adecuada.
Ahorros o beneficios que se obtienen gracias a una oportuna intervención y
recomendación de auditoría interna.
En cuánto colabora auditoría interna en el futuro y bienestar de la
organización.
Recurrencia de errores o actos indebidos: los puntos a considerar para determinar la
necesidad del departamento de auditoría interna, son los siguientes:
Si los errores son administrativos y operativos son frecuentes y relevantes.
La frecuente incidencia de actos indebidos, fraudes, irregularidades e
ineficiencias.
Considerando estos puntos, la organización se encuentra en la necesidad de contar
con el departamento de auditoría interna, para que éste pueda intervenir de una
manera oportuna en el plan preventivo. Es más económico prevenir que corregir.
Confianza en la función de auditoría interna: la evolución y desarrollo que ha tenido
la auditoría interna, la hace acreedora de merecer la confianza de quienes creen y se
apoyan en sus servicios. A mayor confianza, mayor necesidad de ella y mayor apoyo
e infraestructura para dotársele. Ya que el auditor interno debe actuar con honradez,
disciplina, esmero, entusiasmo y profesionalismo, para mantener la confianza que se
tiene con la administración.
Mente abierta al cambio: auditoría interna reporta aciertos y errores que fueron
cometidos con el personal de la organización a cualquier nivel, incluye mandos de
dirección, y habrá de reconocerse y aceptarse. Así mismo recomienda cambios en
estilos y modos de administrar y operar, las recomendaciones serán evaluadas y
aceptadas en lo aplicable con un espíritu de superación y mejora. Por lo cual
auditoría interna, tanto para el que la ejerce como para el que depende de sus
servicios, debe tener criterio y actitud para aceptar cambios.
Se puede deducir que el nivel de excelencia en cuanto al lugar que debe de ocupar
el departamento de auditoría interna, está relacionado a la posición que debe ocupar
dicho departamento, es decir siempre se debe ubicar dentro de los tres primeros
niveles jerárquicos para que tenga autoridad e imposición ante los demás
subordinados de la entidad.
2.6.1. Recursos humanos
Descripción del puesto del director de auditoría interna.
Perfil del puesto: planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditoría a todas las
unidades administrativas que conforman la organización, así como, a las funciones
que dependen de ellas.
Principales obligaciones y responsabilidades:
Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoría
interna.
Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de
auditoría interna.
Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades de auditoría interna.
Disponer la práctica de auditorías y trabajos especiales tendientes a proveer
asistencia a la administración y a la solución de problemas.
Disponer la práctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su
seguimiento y alegatos, en estrecha coordinación con los abogados para el
efecto.
Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que está operando el
sistema de control interno establecido en la organización.
Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoría
interna que incluya reclutamiento, entrenamiento, evaluación de desempeño y
promoción.
Asistir a la administración con reportes de auditoría individuales, y resúmenes
periódicos de hallazgos y observaciones de auditoría.
Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas en auditoría y
determinar la adecuación de sus acciones tomadas para su solución.
Coordinar la planeación de las auditorías y sus hallazgos con el comité de
auditoría.
Ser responsable de la administración del departamento de auditoría interna a
su cargo.
Superior jerárquico: reportará exclusivamente al superior establecido dentro de la
organización, ya sea al director general o al consejo de administración.
Atributos y cualidades: contador público, experiencia indispensable, madurez
profesional y personal, objetivo, imparcial, independencia de criterio y acción, don de
mando, alta capacidad de interacción, honradez.
Descripción del puesto del gerente de auditoría.
Perfil del puesto: disposición para ejecutar auditoría administrativa y de actividades
de la organización que le fueron asignadas a auditar, de acuerdo al programa de
trabajo. Mantener informado al director de auditoría de los avances y problemas
principales que se van presentando.
Principales obligaciones y responsabilidades:
Asistir al director de auditoría en la planeación del trabajo y el desarrollo
de la auditoría interna.
Asistir en la preparación del programa de trabajo.
Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño del plan
general de auditoría que está bajo su responsabilidad.
Proporcionar la asistencia técnica en la resolución de problemas
especiales o complejos, que puedan surgir durante una auditoría.
Proporcionar los reportes finales de auditoría, asegurándose de que se
cumplió con la normatividad y los estándares aplicables, para garantizar la
calidad del trabajo efectuado.
Participar, evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimiento
específico, en los casos de fraudes y alegatos.
Asegurarse de que los trabajos de auditoría se efectúen de acuerdo con la
normatividad y estándares de tiempo asignados para su revisión.
Superior jerárquico: trabaja directamente con el director de auditoría interna, recibe
de él la orientación y el apoyo que sean necesarios.
Atributos y cualidades: contador público, con experiencia en diversos tipos de
auditoría a desarrollar, técnicamente actualizado, madurez personal o profesional,
objetivo, imparcial, con independencia de criterio y acción, no influenciable, don de
mando y alta capacidad de interacción, honradez.
Descripción del puesto del supervisor de auditoría.
Perfil del puesto: supervisar la ejecución de la auditoría a unidades administrativas y
a las actividades de la organización que le fueron asignadas, de conformidad con el
plan o programa general de auditoría, e instrucciones especiales que reciba del
gerente de auditoría que reporta. Es el responsable por mantener independencia
durante el cumplimiento de una asignación de auditoría. Recibirá todo el apoyo
necesario para la solución de problemas importantes que se presenten durante el
desarrollo de una auditoría.
Principales obligaciones y responsabilidades:
Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorías en que concurra.
Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoría.
Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar auditorías
planeadas.
Proporcionar guía y orientación al personal de auditoría en aquellas áreas de
especial importancia, y para el cumplimiento de tiempos establecidos.
Coordinar con los otros supervisores la planeación de auditorías, así como la
asignación de personal.
Proporcionar asistencia técnica para el cumplimiento del plan de auditoría, y la
ejecución del trabajo en campo.
Asegurarse de que la normatividad y los estándares aplicables a la
planeación, trabajo en campo, y reporte de resultados son conocidos por los
auditores subordinados.
Monitorear la conducción de las auditorías para asegurarse de que se cumpla
con los tiempos asignados.
Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones, así como los ajustes
correspondientes en cuanto a tiempos de trabajo.
Participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y evaluación del
personal.
Identificar áreas que requieran especial atención por parte de la
administración, incluyendo patrones de deficiencias y asuntos delicados.
Supervisor jerárquico: trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoría, provee
información tanto a su superior jerárquico como al director de auditoría.
Atributos y cualidades: contador público, técnicamente actualizado, experiencia
previa, madurez profesional y personal, objetivo, imparcial, justo en sus
apreciaciones, independencia de criterio y acción, no influenciable, don de mando y
excelentes relaciones humanas, alta capacidad de dirección, madurez.
Descripción del puesto de los auditores.
Perfil del puesto: llevar a cabo los trabajos de auditoría a las unidades
administrativas y actividades de la organización, y atender instrucciones especiales
de revisión que se le encomienden, trabajar con independencia en la ejecución de
sus asignaciones, las cuales son revisadas por un supervisor para asegurar
consistencia y competencia profesional generales respecto de los propósitos y los
objetivos a perseguir.
Principales obligaciones y responsabilidades:
Planear y conducir auditorías en las unidades administrativas y actividades
de la organización. Ejercer responsabilidad y juicio profesional.
Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos
y prácticas administrativas y de operación.
Determinar la confiabilidad en la contabilidad y otros registros, y la
información de la cual surgen estos.
Evaluar el grado en las prácticas administrativas son conducidas de una
manera eficiente y económica, en que las operaciones están de acuerdo con
las políticas y regulaciones, y el grado en que se van alcanzando los
resultados de los planes y programas.
Asistir al supervisor en la planeación de la auditoría y efectuar cada una de
las etapas que le son establecidas para el ejercicio de una auditoría o
revisión.
Conducir la presentación y cierre de entrevistas con funcionarios o
empleados auditados. Es responsable de informarles respecto de los
hallazgos y observaciones que va encontrando, y las respuestas que se la
han dado.
Revisar los papeles de trabajos preparados por sus subordinados, y preparar
el borrador del informe de auditoría.
Prepara reportes internos, tales como planes y programas de auditoría,
reportes de avance y reporte de hallazgos significativos.
Superior jerárquico: está bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor
de auditoría.
Atributos y cualidades: contador público, técnicamente actualizado, experiencia
indispensable, madurez personal y profesional, objetivo, imparcial, justo en
apreciaciones, independencia de criterio y acción, no influenciable, don de mando y
excelentes relaciones humanas, honradez.
Descripción del puesto del auditor auxiliar.
Perfil del puesto: recibir, por parte del encargado de la auditoría, asignaciones con
instrucciones específicas respecto del propósito de su revisión, y cómo llevar a cabo
el trabajo que se le ha asignado. Recibe orientaciones continuamente y su trabajo es
monitoreado muy de cerca por el encargado y el supervisor de auditoría.
Principales obligaciones y responsabilidades:
Asistir al encargado de la auditoría en la planeación del trabajo y en el
desarrollo del enfoque aplicado a la auditoría.
Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado, con la
dirección del auditor encargado.
Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoría.
Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
Asistir en la selección de procedimientos de auditoría, y en la ejecución del
programa de auditoría.
Preparar papeles de trabajo que den evidencia de la información obtenida, y
de las conclusiones a que se llegó.
Discutir con la administración los resultados del trabajo, que incluye
observaciones, deficiencias encontradas, y acciones correctivas efectuadas.
Superior jerárquico: está bajo la supervisión técnica y administrativa del encargado
de auditoría.
Reclutamiento y selección: transferencia de personal de la misma organización,
interesado y con cualidades para ser integrado al departamento de auditoría interna.
Miembros de despacho de auditoría externa. Recién egresados de universidades,
anuncios en periódico. En la selección participarán los gerentes, supervisores, y
encargados de auditoría.
Atributos y cualidades: contador público o pasante de la carrera, técnicamente
actualizado, experiencia no indispensable, formalidad, sin limitaciones de viajar,
objetivo, imparcial, con independencia de criterio y acción, no influenciable,
excelentes relaciones humanas, honrado.
Recursos humanos dentro de la auditoría interna.
El siguiente recuadro muestra la estructura jerárquica del departamento de auditoría
interna.
Figura 12. Organigrama de auditoría interna dentro del departamento de recursos humano
AUDITOR GENERAL
SECRETARIA
GERENCIA AUDITORÍAS ESPECIALES
GERENCIA AUDITORÍA OPERACIONAL
ADMINISTRATIVA
GERENCIA AUDITORÍA
FINANCIERA
SUPERVISIÓN
AUDITOR AUDITOR AUDITOR
SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN
2.6.2. Recursos operativos y administrativos
Los recursos operativos se refieren a los elementos a considerar en la realización de
la auditoría interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos
que se aplicarán, el enfoque específico y particular de cada tipo de auditoría a
practicar: administrativa, operacional o financiera.
También se consideran la evaluación, el desarrollo y el control de la función de
auditoría interna, como son: control de tiempos de auditoría, la evaluación de
desempeño de los auditores, capacitación y entrenamiento, y el archivo de auditoría
interna.
Programa de trabajo: es un documento de planeación en el cual se incluyen los
trabajos a realizar a las unidades administrativas y actividades sujetas a ser
auditadas. Por lo regular se diseña a un año de calendario, pero puede extenderse a
mediano o largo plazo, esto en base a las necesidades de la administración, cambios
en las políticas y reglamentación, y cambios en los procesos operativos.
En el programa de auditoría a un año se considera:
La definición de prioridades y otras intervenciones que se pueden desahogar
durante el transcurso del año.
Los requerimientos de la administración y otras áreas interesadas.
La atención a auditores externos y auditores de gobierno.
Espacios razonables de tiempo de fuerza de auditoría, que se reservan para
atender emergencias o requerimientos no planeados de origen.
En la preparación del programa, el director de auditoría interna solicitará sugerencias
a la administración y áreas a revisar, lo que incluye a niveles medios, como a la alta
administración. Los gerentes y supervisores de auditoría cuentan con la posibilidad
de presentar propuestas.
En la formulación del programa anual de auditoría es necesario tomar en cuenta:
volumen de incidencias, hallazgos u observaciones detectadas en auditorías
anteriores, así como las acciones para solucionarlos y su seguimiento, en las áreas
auditadas y las no auditadas, y por último las áreas que por naturaleza de sus
actividades u operaciones requieren evaluación y revisión con frecuencia.
Sistema de índices: es asignar índices o claves de identificación a una cédula para
determinar cuál es su ubicación dentro del expediente o archivo de auditoría. Son
anotados con lápiz en rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría.
Ventajas de indización:
Simplifica la localización dentro de los papeles de auditoría, de una cuenta,
rubro u operación sujeta de auditarse.
Simplifica la localización de evidencias que soportan el informe de auditoría.
Simplifica la revisión de la auditoría, ya que es un medio de llevar orden en los
papeles de trabajo.
Ayuda al control de la auditoría, ya que como se le asigna una clave
específica, se elimina el riesgo de duplicar el trabajo de la revisión.
Facilita la secuencia de la auditoría.
Facilita la elaboración del informe.
Dichos índices, pueden ser alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, combinación de
mayúsculas y minúsculas.
Cuestionarios de evaluación de objetivos de control: preguntas que se aplican a las
áreas auditadas, basadas en estándares universales de control.
Control de horas trabajadas y no productivas: elemento de control adecuado que
permite conocer las horas empleadas en auditoría y horas sin asignación.
Evaluación de desempeño del personal: la evaluación del personal de auditoría
interna tiene como objetivo informar a la administración y/o al director general, las
habilidades con las cuáles el personal de auditoría interna se ha venido
desempeñando.
Capacitación y entrenamiento: al personal de auditoría interna tiene como objetivo
prepararlo para atender las necesidades de la organización, es decir para que el
auditor conozca los cambios que ésta tenga en cuanto a sus procedimientos y
permita actualizarse de acuerdo a las necesidades de la organización.
Es sumamente importante la capacitación y el entrenamiento que se le debe dar, ya
que con el tiempo, surgen nuevas disposiciones y reglamentos, nuevos sistemas o
nuevas ideas. Por lo cual debe estar actualizándose y modernizándose. Por lo cual
es necesario que en el programa de auditoría se incluya la capacitación y
entrenamiento del departamento.
Archivo de auditoría interna: conservar la información de la función e intervenciones
en las unidades administrativas. De acuerdo a las actividades y áreas auditadas.
2.7 Auditor interno como consultor independiente
Dentro del concepto de auditoría interna se menciona que funge como una actividad
de consultoría.
Concepto de servicio de consultoría de acuerdo al glosario de términos de las
normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna.
Servicios de consultoría: "Actividades de asesoramiento y servicios relacionados,
proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con los
mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión
de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma
responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo,
el asesoramiento, la facilitación y la formación" (NIAS, 2013).
En este caso la auditoría interna se da mediante un profesional independiente, es
decir ajeno a la empresa, el cual tiene por objeto brindar recomendaciones y/o
consejos los cuales son a petición del cliente, pues la contratación de este servicio
es efectuada directamente con él.
Las personas involucradas son dos: la persona o grupo que ofrece el servicio de
consultoría, y la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir, el cliente
del trabajo.
El auditor interno en su rol de consultor debe considerar lo siguiente:
Mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión.
Mantener una actitud imparcial y neutral en todo trabajo, con el fin de evitar
conflictos de intereses.
Ahora bien el auditor interno como consultor requiere aspectos técnicos para
informar sobre el trabajo de auditoría ya que algunas veces luchan con las
habilidades relacionadas para lograr una comunicación efectiva con los clientes,
lograr credibilidad y superar la resistencia.
Los auditores a menudo descuidan o no están familiarizados con las habilidades a
emplear para interactuar eficazmente con sus clientes y brindar los servicios que los
clientes desean y merecen.
Dicho lo anterior el auditor requiere estándares altos del desempeño y
responsabilidad que les permitan estar preparados para revelar la verdad a la
gerencia más allá de lo que muestren los hechos ya que en algunas veces las
conversaciones confidenciales son más importantes que un informe escrito. Los
auditores internos pueden utilizar los métodos y técnicas pertinentes para investigar y
emitir su opinión respecto al trabajo realizado.
Las normas sobre atributos y desempeño como bien se mencionó anteriormente se
aplican a todos los servicios de auditoría interna, mientras que las normas de
implantación amplían las normas sobre atributos y desempeño, proporcionando los
requisitos aplicables a las actividades de aseguramiento y consultoría.
En la figura 13 se muestra una descripción breve de las normas internacionales para
el ejercicio profesional de la auditoría interna.
Figura13. Descripción breve de las NIEPAI
El propósito de las normas es:
Definir principios básicos que representen el ejercicio de la auditoría interna.
Proporcionar un marco para ejercer y promover un amplio rango de
actividades de auditoría interna.
Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna.
Fomentar la mejora de los procesos y operaciones de la organización.
Las normas son requisitos enfocados a principios, de cumplimiento obligatorio, que
consisten en:
Requisitos básicos para el ejercicio de la auditoría interna y para evaluar la
eficacia de su desempeño, de aplicación internacional a nivel de las personas
y a nivel de las organizaciones.
Interpretaciones que aclaran términos o conceptos dentro de la profesión de
auditoría ya sea interna o externa.
En las normas se emplea el término debe la cual indica un requisito incondicional, y
la palabra debería en los casos en que se espera su cumplimiento y este se aplica
dependiendo al juicio profesional de cada auditor.
En la actualidad no existe un apartado específico respecto a la auditoría interna,
dentro del marco normativo internacional, razón por la cual es necesario y
conveniente seguir el marco jurídico de la auditoría externa; dado que la profesión ha
desarrollado una visión, en la cual además de pertenecer a la organización pueda
asumir un rol de consultor interno, para aportar alternativas sobre cómo mejorar la
calidad, eficiencia y eficacia de la entidad económica.
Es por ello que el auditor interno requiere ciertos requerimientos o reglamentos
legales en su rol de consultoría.
La norma internacional sobre control de calidad (NICC 1) y la norma internacional de
auditoría (NIA 220) son normatividades en las cuales se pueden basar, las firmas de
auditoría interna en su papel como consultores independientes.
Figura x. Descripción breve de las normas NIEPAI
La NICC 1: trata del control de calidad para los despachos o firmas de auditoría que
realizan revisiones de estados financieros y que aportan un grado de seguridad a la
empresa que auditan.
Incluye definiciones del:
Socio del encargo: es la persona encargada de la auditoría en su totalidad ya
que además de organizar y dirigir al equipo del trabajo, es el responsable de
elaborar, autorizar y firmar el informe final, el cual será fruto del trabajo
realizado por la firma en su conjunto.
Revisor de control de calidad del encargo: esta persona podrá pertenecer o no
a la firma de auditoría, es decir puede ser ajena pero no puede formar parte
del equipo de trabajo ya que será quien con su experiencia y autoridad
suficiente, pueda evaluar objetivamente todas aquellas observaciones y
conclusiones que el equipo del encargo haya detectado previamente, esto con
la finalidad de que el socio del encargo pueda formular el informe final.
Equipo del encargo: conformado por socios y empleados de la firma o
personal contratado por un despacho distinto, no podrán formar parte del
equipo del encargo los expertos contratados previamente por la firma propia o
por una firma diferente.
Estas son descripciones, del personal que forma parte del grupo de auditoría, de
aquí se puede decir que la estructura está integrada por un socio del encargo, revisor
del control de calidad del encargo y el equipo del encargo tal y como lo muestra la
figura 14.
Figura 14. Estructura del grupo de Auditoría en su rol de consultor independiente.
2.7.1 Recursos humanos, operativos y administrativos
Los recursos humanos son un elemento del sistema de control de calidad dentro del
grupo de auditoría interna; ya que depende en su gran mayoría de la labor de los
trabajadores o empleados, para darle vida y sentido a una firma de auditoría.
Razón por la cual el código de ética para contadores profesionales , NIA 220 y NICC
1, se establecen normas y lineamientos en base a políticas y procedimientos que
deben considerarse en el control de calidad de las habilidades, perfil y ética
profesional de los miembros del grupo de auditoría.
Como bien lo menciona la NICC 1, el propósito fundamental del despacho de
auditoría es el establecimiento y permanencia de los lineamientos propuestos por el
grupo del encargo, ya que la firma de auditoría tiene como principal objetivo,
establecer una o varias técnicas de control de calidad eficientes, que le permitan a la
empresa auditada o lograr sus objetivos de forma segura y razonable, razón por la
cual la firma tiene que dar a conocer de una forma muy particular que su equipo de
trabajo en su totalidad, es decir: el socio del encargo, el revisor de control de calidad
del encargo y el equipo del encargo forman parte del personal capacitado,
competente y responsable que mediante un estudio previo a la experiencia de cada
uno de los empleados, conocen los principios éticos, legales y reglamentarios que
estén en vigor, ya que lo anterior le permite a la firma tener la capacidad de poder
emitir el informe final en un trabajo de auditoría.
En base a este objetivo se dice que las políticas y procedimientos se deben
establecer sobre las responsabilidades específicas del personal, pues la firma debe
forzosamente establecer sistemas de control de calidad con la finalidad de
proporcionar la confianza de que la firma y su personal cumplen con las normas
profesionales así como con los requisitos legales y de regulación.
2.8 Comité de auditoría
El comité de auditoría surge como una necesidad, a partir de la evolución de los
negocios en el entorno social y en las mismas organizaciones en cuanto a la
administración y crecimiento de recursos humanos, materiales y financieros y la
necesidad de tener o contratar servicios de auditoría interna.
El comité de auditoría es una poderosa herramienta de información que orientan y
apoyan a la toma de decisiones del consejo de administración.
El auditor interno es responsable de coordinar los esfuerzos y las actividades del
comité de auditoría interna a razón de su permanencia dentro de la organización y
contacto diario con la operación ya que tiene mayor posibilidad de detectar
situaciones irregulares.
En la figura 15 se muestran la evolución del llamado comité de auditoría, como bien
se menciona anteriormente el comité surge a partir de una necesidad por parte de las
personas involucradas directas o indirectas, a las cuales les interesa el bienestar y
evolución de su negocio, así mismo se da explica de forma resumida el papel de
auditor interno en sus inicios dentro de la auditoría.
Ya que como bien se sabe la participación del auditor era muy esporádica dado que
el auditor externo era quien realizaba casi todo el trabajo, pero cuando se decide
controlar más a las entidades económicas en cuanto a su control interno, el papel del
auditor empieza a tener mayor importancia al grado de que es él quien supervisa,
dirige, controla, expide y firma el informe final el cual es entregado al socio o dueño
de cada empresa.
La participación del auditor interno comenzó de menos a más, dado que conforme
pasaba el tiempo su equipo de trabajo era mayor y su experiencia aumentaba en
base a las situaciones respecto al trabajo de auditoría.
El equipo del encargo como técnicamente se le conoce, representa una parte
fundamental de la auditoria, dado que ellos tienen el conocimiento y la capacidad
para poder realizar de forma adecuada cualquier trabajo que se relacione con el
control de calidad de cualquier empresa, ya que cada entidad tiene un giro diferente
y por consiguiente sus operaciones son distintas.
De acuerdo a la figura anterior se puede decir que el propósito fundamental de la
FCPA es prevenir y castigar cuando se den y descubran operaciones corruptas de
ejecutivos de empresas norteamericanas con funcionarios políticos de países
extranjeros. El FCPA fue creado para agregar importantes aspectos en materia
contable y de control interno es decir que el control interno cumpla con los objetivos y
en especial prevenga y detecte circunstancias ilegales.
Razón por la cual muchas empresas se vieron obligadas a reforzar sus áreas de
contraloría y auditoría interna y vieron que el comité de auditoría era un buen
elemento para alcanzar tales propósitos.
A finales de la década de 1980 comienzan a surgir en México los comités de
auditoría principalmente en empresas con mayor impacto en el mercado.
Su primer aparición fue en los años 70
s en Estados Unidos de Norteamérica.
El inicio de todo esto fue a causa del caso Watergate de 1973 a 1976.
Se revelaron que la gran mayoría de las empresas habían hecho pagos ilegales es decir sobornos a personajes políticos de países extranjeros con intereses y beneficios propios.
Las investigaciones determinaron exigir un mejor y mayor control interno en las entidades económicas norteamericanas.
En acción correctiva el congreso norteamericano emitió en el año 1977 el Decretó contra Prácticas Corruptas en el Extranjero ( FCPA).
La implementación y vigilancia le fue encomendada a la SEC ( Securites and Exchange Commission que en español significa Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores).
La participación del auditor interno en esta etapa fue en calidad de ayudar al mejoramiento de efectividad y eficiencia del auditor externo.
Figura 15. Principios del Comité de Auditoría.
Definición: el comité de auditoría debe estar a un nivel de staff dado la importancia
que tiene dentro de una entidad económica para poder asesorar a los directivos en
cualquier circunstancia positiva o negativa que se les pueda presentar.
El comité de auditoría es una unidad de asesoría creada por el consejo de
administración de la empresa para asegurar y apoyar la función de auditoría interna y
externa por parte de todos los integrantes de la organización, de forma que se
puedan lograr los objetivos planteados en la estructura del control interno y se pueda
a su vez vigilar el cumplimiento de la misión y objetivos de la propia organización.
Objetivo: su objetivo primordial es la coordinación de los esfuerzos, dado que el
comité además de ser una directriz centralizada que dicta políticas y lineamientos
para el apoyo y cumplimiento de los objetivos propuestos por la auditoría interna y
externa en su conjunto; se encarga de dirigir y evaluar dichos lineamientos, con la
finalidad de que el control interno en su conjunto, cumpla con la mayoría de los
objetivos propuestos por ambas auditorías.
Importancia y beneficios
El comité de auditoría interna es uno de los elementos principales de una empresa
debido a que:
Ayuda a la organización a lograr la comunicación directa con el consejo de
Administración para evitar interferencias y distorsiones en el proceso
comunicativo.
Identifica, previene y evita conflictos en las áreas u operaciones dentro de la
empresa.
Evita acciones aisladas respecto a un área y otra.
Establece un compromiso interdisciplinario y acciones conjuntas de los
miembros del comité.
Colabora a tener una buena comunicación y relación entre los auditores
internos y externos aprovechando al máximo el trabajo de ambos.
Resguarda y respalda los informes y dictámenes de las auditorías internas y
externas respectivamente.
Da un seguimiento institucional de las recomendaciones de auditoría.
El comité es un elemento fundamental por lo que es recomendable tanto para el
sector privado como público, independientemente del tamaño de la empresa a llevar
a cabo un análisis costo–beneficio ya que probablemente en la mayoría de los casos
se llegaría a la conclusión de que su funcionamiento redundaría en una confianza
incrementada de todas las partes interesadas de la entidad, por lo los dueños y
accionistas deben verlo como una verdadera inversión.
El comité ha adquirido una importancia relevante, ya que su existencia forma parte
de una cadena de control y vigilancia preventiva, la cual reporta múltiples beneficios
a la organización, siendo un verdadero apoyo para ésta.
2.8.1 Estructura e integración
El comité de auditoría está integrado por:
Director de auditoría interna.
Director de auditoría externa.
Director general de la organización.
Directores de las principales áreas operativas como son:
Producción
Compras
Ventas
Finanzas
Contabilidad
Contraloría
Especialistas profesionales requeridos atendiendo a las necesidades
específicas.
El comité funge como un grupo de personas que se reúnen para tratar asuntos que
para todos son de su interés dado que el propósito principal es el de recibir, analizar,
discutir y llegar a acuerdos y conclusiones relacionados con el objetivo para el que
fue creado el comité.
De acuerdo al párrafo anterior, dentro de la creación de un comité se debe
jerarquizar la participación de sus integrantes para evitar conflictos de autoridad, es
decir los participantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico; razón por la
cual surge la necesidad de considerar a un alto grado de madurez profesional y
administrativa para sus integrantes.
El coordinador es el auditor interno el cual tiene la más alta autoridad, dado que
representa un mando funcional y es el responsable directo del funcionamiento del
mismo.
Para que el establecimiento del comité de auditoría sea objetivo debe darse la
filosofía y condiciones de modo que se ejerzan con respeto para su buen
funcionamiento, de no ser así no tiene caso que exista un dicho comité en una
organización.
2.8.2 Participación de cada integrante
Participación de la dirección general y del consejo de administración: el director
general calificara la necesidad de que el director de auditoría en su carácter de
coordinador participe en el consejo de administración.
Él es el vínculo entre el comité y el consejo de administración dado que comunica los
informes y acciones de las auditorías tanto internas como externas, responde a las
responsabilidades encomendadas al director por el consejo de administración como
coadyuvante al logro de las mismas.
El director general propondrá a las áreas o actividades en las que sea de su interés
para que se les aplique mayor énfasis en el trabajo de auditoría, así como para darle
seguimiento a las sugerencias o recomendaciones propuestas por los auditores.
Participación de directores de áreas operativas: el objetivo de la participación de los
directores de área en el comité es eliminar barreras de comunicación, fomentar la
interacción, provocar la cooperación en todas las operaciones. Por lo que se deben
ver todos los intereses en conjunto de la organización, viendo por su área y las
involucradas en su ciclo es decir la que antecede y la consecuente.
El auditor interno es el profesional idóneo para evaluar tales ciclos e identificar
conflictos de comunicación, interacción y la poca o nula visión del grupo. El comité,
conjuntamente con los directores de área, podrá disolver diferencias, aclarar
posturas y dictar acuerdos resolutivos.
Participación del auditor externo: la participación es meramente determinante con la
finalidad de evitar la duplicidad de esfuerzos y buscar ahorros en el pago de los
honorarios, debe existir una buena comunicación entre ambas auditorías y de esta
manera buscar el punto de vista profesional independiente y objetivo de cada una de
ellas.
Participación del director de auditoría interna como coordinador del comité: el auditor
interno en su rol de coordinador del comité deriva de la confianza y responsabilidad
de su esfuerzo profesional producto del buen prestigio e imagen que ha alcanzado
dentro de la organización.
La disponibilidad de ambos papeles del director de auditoría interna y coordinador del
comité son el elemento indicado para las propias características operativas y
administrativas que lo gobiernan. Debe demostrar su dedicación al bienestar total de
la organización, dejando en segundo término los intereses propios y de sus
auditores, para así mantener y respetar el derecho de las prioridades, manteniendo
sus relaciones con todas las partes interesadas, preservando el respeto y la
cooperación.
Participación de especialistas en el comité: la participación de un especialista en
alguna materia se da cuando la complejidad de algunos temas son de carácter fiscal,
legal o de sistemas etcétera, los cuales pueden rebasar los conocimientos y
experiencias de los integrantes del comité, por lo que deben reconocer sus
limitaciones y apoyarse en expertos, ya sea de la propia organización o externos,
buscando siempre la objetividad e independencia.
Es peligroso emitir juicios o resoluciones cuando se desconoce por lo que debe
reconocerse que no se puede saber ni ser experto en todo.
Cuando el experto forme parte de la empresa y el comité decida que será el
colaborador participe en un trabajo formal de auditoría, deberá desligarse por
completo de su labor operativa normal y ponerse a las órdenes de coordinador del
comité, sobre la base de tiempo completo; una vez concluida la tarea asignada el
trabajador se reincorporara a sus labores normales.
Ahora bien si el especialista es ajeno a la organización se deberá definir
concretamente la naturaleza a intervenir y el objetivo que persigue. Es necesario que
esta relación se formalice bajo un contrato de trabajo eventual.
2.8.3 Funciones y actividades específicas
Las funciones específicas del comité de auditoría consisten en:
Implementar políticas de auditoría dictadas por el consejo, vigilando y
reportando su cumplimiento.
Vigilar la correcta secuencia de los ciclos de operación y medidas de control
interno.
Revisar el alcance del programa anual de la auditoría, así como la calidad del
departamento de auditoría Interna.
Recibir y comentar los informes de la auditoría interna, disponer acciones a las
observaciones y hallazgos reportados.
Recomendar la designación de los auditores internos.
Recibir y dar seguimiento a las recomendaciones y sugerencias al control
interno del auditor externo.
Vigilar las buenas relaciones, comunicación y armonía entre ambas auditorías.
Preparar el informe para el consejo sobre resultados relevantes.
Ser el enlace entre auditoría interna y externa con el consejo de
administración siendo el coordinador o director de auditoría interna el puente
de conexión entre ambas.
Revisar que las políticas de la organización se apeguen a las leyes y
regulaciones.
Investigar fraudes, malos manejos y gastos excesivos.
Además de las anteriores funciones específicas se puede mencionar que el
comité de auditoría tiene tres tipos de funciones en general: planeación,
monitoreo y reporte tal y como lo muestra la figura 16.
Figura 16. Planeación, monitoreo y reporte.
Dentro de las actividades del comité de auditoría se mencionan las siguientes:
Una reunión por mes, para que de esta forma se analice y evalúe la
información presentada en cuanto al avance de la revisión efectuada por los
auditores.
Asignar al secretario, siendo este un miembro del comité; el cual se encargara
de convocar las sesiones, la orden del día y elaborar el acta sobre los asuntos
tratados y acuerdos a los que se hayan llegado.
• Diseña de su propio plan administrativo, para que los recursos internos y externos asignados a la función de la Auditoría sean adecuados y se usen efectivamente.
Planeacion
• Supervisa las actividades de la empresa basados en su jurisdicción
Monitoreo
• Informa directamente al consejo de administración, siendo así independiente de los miembros operativos, basándose en un juicio critico y objetivo de los hallazgos encontrados.
Reporte
Permitir la participación de otros miembros de la organización con la finalidad
de tratar asuntos específicos cuya presencia se juzgue adecuada o
necesariamente en cuanto a la resolución que se le dará.
2.8.4 Situación actual
El auditor interno, procede a la revisión de los controles internos implantados, con
objeto de evaluar los distintos objetivos que el concepto de control interno persigue.
La auditoría interna es enfocada a una actividad profesional la cual se encargada de
ejercer la aplicación de los controles internos para darle confiabilidad a las
operaciones que realizan las entidades.
Su importancia ha evolucionado significativamente ya que ha llegado a tener
presencia en casi todas las empresas que cuentan con un departamento de auditoría
interna.
Actualmente el comité de auditoría es la forma más viable para apoyar, reforzar e
impulsar las funciones de control interno.
Su aceptación ha ido evolucionando, gracias a la profesión de la contaduría pública
ya que ha tenido un impacto muy significativo en esta área, dado que la expansión
de los servicios de auditoría interna constituye a la vez nuevas oportunidades a los
profesionales que la ejercen; proporcionando mayores retos a los auditores internos
en cuanto a comprender estas nuevas necesidades y desarrollar la capacidad
indispensable para atenderlas de manera efectiva.
Los comités de auditoría tienen el propósito de crear un ambiente de trabajo
adecuado con la finalidad de dar transparencia en la información de tal forma que
incremente la confianza de todos los usuarios y del público en general.
La creación de un comité es para el bienestar de las grandes organizaciones ya que
su aprovechamiento, adopción y desarrollo han beneficiado de cierta manera al
propio desarrollo de la auditoría como tal, pues gracias al profesionalismo del auditor
se da el crecimiento y la expansión de los comités de auditoría.
La competitividad actual y las expectativas sociales entre una y otra empresa, hacen
necesarios a algunos diseños de control y administración para el desarrollo y
conservación de las organizaciones.
CAPÌTULO III. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL-
ADMINISTRATIVA
3.1 Metodología
La aplicación de la metodología en un trabajo de investigación es importante ya que
gracias a ella se pueden fundamentar la evidencia que se ha obtenido en una
auditoría interna, en el análisis de los procesos la información recabada debe ser
veraz para el trabajo de auditoría.
Al ser la base para un trabajo de auditoría, es de gran importancia ya que al realizar
las entrevistas preliminares es el punto de referencia con el cual se verifica en qué
condiciones se encuentra la compañía y sobre todo, las necesidades del cliente
deben ser cumplidas.
Método: proceso o camino sistemático el cual está establecido para realizar un
trabajo con el fin de alcanzar un objetivo específico.
También se puede definir que es un procedimiento utilizado para realizar una tarea
específica en la clase o módulo. Procedimiento para alcanzar algo que se pone en
función para enseñar o educar.
En la investigación importante que los hechos y los resultados sean más exactos y
confiables. Con esto se planea una metodología o procedimiento ordenado que se
sigue para establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los cuales está
encaminando la investigación.
Científicamente la metodología es un procedimiento con el cual se logra o alcanza de
una manera precisa el objetivo de la investigación. La metodología en la
investigación muestra los métodos y técnicas para realizarla de una manera precisa
para que sea confiable.
Se debe tener en cuenta el tipo de investigación o de estudio que se va a realizar, ya
que cada uno de estos tiene una estrategia diferente para su tratamiento
metodológico. Por ello, se debe indicar el tipo de investigación, si es una
investigación, histórica, descriptivas o experimental. Si es un estudio causal,
exploratorio o productivo.
El objetivo: es el propósito a alcanzar con la investigación, en él se expone de
manera clara y precisa los resultados que desean ser obtenidos.
Generales:
Se formula atendiendo el propósito general de la investigación, es el objetivo
principal del trabajo.
Sus fines se orientan hacia la totalidad de la acción conocida planteada.
Tiene relación con el área que se pretende estudiar y con el título de
investigación.
Identifica, lo que se desea analizar.
Específicos: indican lo que se pretende plasmar en cada una de las fases de la
investigación. Sus logros facilitan el control sistemático de la investigación y que al
ser alcanzado en conjunto permite certificar que el objetivo general ha sido logrado.
Primer contacto con el cliente: el contador público al ser requerido por una entidad
para que emita su opinión acerca de los procesos establecidos para realizar una
operación se debe garantizar un mínimo de calidad en su trabajo, por tal motivo debe
cumplir las normas de auditoría generalmente aceptadas específicamente el principio
de planeación y supervisión.
Objetivo: el auditor adquiere de una adecuada planeación y supervisión de la
auditoría resultados satisfactorios que le permiten respaldar su opinión ante la gran
responsabilidad que asume.
Primer contacto con el cliente en prospecto: es necesario que el contador público se
entreviste las veces que sea necesario con su cliente antes del inicio de la auditoría,
con la finalidad de definir las condiciones básicas del servicio que va a proporcionar.
El auditor debe elaborar previamente una lista de los asuntos que va a tratar con su
cliente, después de tratarlos, debe evaluarlos y comprobara si se requiere o no otra
entrevista, para aclarar los puntos o problemas que hayan surgido como
consecuencia de la entrevista anterior.
Entre los puntos más importantes que el auditor debe fijar con su cliente están:
Definición del tipo de servicio que va a prestar.
Condiciones del servicio (tiempo, honorarios, gastos, etc.).
Las limitaciones del servicio.
Los elementos que va a proporcionar el cliente.
Coordinación del trabajo en la oficina del cliente.
A quién se va a dirigir y entregar el dictamen.
Contratación del servicio: cuando un cliente se muestra interesado en los servicios
del auditor, es necesario que este precise las causas que motivan su requerimiento
de servicio.
De la exposición de motivos que el cliente haga en las primeras entrevistas, el
auditor conocerá el o los problemas de que se trata y quedara en condiciones de
apreciar las siguientes consideraciones:
El cliente conoce o cree conocer el problema.
El cliente desconoce las causas del problema o la forma de atenderlo.
El auditor deberá practicar una investigación previa, por medio de la cual podrá
confirmar lo expuesto por el cliente o distinguir la magnitud del problema o situación
objeto de la consulta.
Esta fase inicial del trabajo del auditor es de vital importancia, ya que por medio de
esta se precisaran las características y alcance del problema, permitiéndole estimar
el tiempo probable para la realización de los trabajos, los elementos tanto humanos
como materiales que necesitara y su costo.
Queda a razón del auditor según el tiempo empleado, la magnitud de los trabajos
previos, de cobrar o no honorarios por estos pasos preliminares y, en caso
afirmativo, lo hará saber a su cliente. Posteriormente, el auditor redactara una carta
por medio de la cual confirmara los acuerdos tomados durante las primeras
entrevistas.
Contratación: aceptados los servicios, el auditor redactara una carta en la que se
especificara detalladamente lo convenido con el cliente, con el fin de evitar errores o
malas interpretaciones que pudieran traer desacuerdos.
En la carta de referencia deberán quedar asentadas las circunstancias a las que se
ajustara el trabajo, que en términos generales serán las siguientes:
Mención de antecedentes de contratación del servicio.
Objetivo de los trabajos a realizar y alcance de los mismos.
Especificaciones sobre el tipo de colaboración y medios que la empresa se
obliga a proporcionar para la ejecución del trabajo.
Mención de la categoría y personal que utilizará.
Tiempo probable para su ejecución.
Honorarios por devengar y forma de pago.
Forma como el cliente cubrirá gastos específicos que el auditor, en el
desempeño de su encargo, se vea precisado a erogar y que no quedaron
incluidos en el renglón de honorarios.
Fecha de inicio de los trabajos .
Periodicidad y tipo de información que debe formularse, en relación al
avance de los trabajos que se efectúen.
Tomando en consideración situaciones específicas y características del trabajo a
desarrollar, se hace necesaria la formulación de un contrato formal, por medio del
cual el cliente y auditor especifican derechos y obligaciones mutuas.
Estipulación de honorarios: la fuente de ingresos para el sustento de un despacho,
proviene de los honorarios del auditor, estos determinaran la existencia del despacho
y su crecimiento. La forma de calcular los honorarios es factor relevante sobre el cual
el auditor deberá meditar y reflexionar hasta lograr su justa valoración, pues una falla
por pequeña que sea redundara en perjuicio grave de sus intereses.
Por otro lado es importante que establezca la forma o tipo de cobrar sus honorarios
porque de no hacerlo incurrirá en errores y deficiencias que verán afectada su
economía.
Los honorarios del auditor pueden ser contratados en tres formas:
Fijos.
Variables.
Con base en iguala.
Fijos: el auditor acepta a cambio de sus servicios una cantidad fija previamente
estipulada con el cliente.
Esta forma de contratar los servicios tiene la ventaja de que ambos contratantes
conocen con precisión el monto de los honorarios, situación que permite al auditor
enterarse de ante mano que el cliente está de acuerdo en hacer el gasto.
Por otro lado presenta una desventaja que radica en la posibilidad de incurrir en
errores en cuanto a la estimación del tiempo probable que se utilizará en los trabajos,
ya que la práctica ha demostrado que resulta difícil predecir la serie de factores que
pueden surgir en la ejecución del trabajo de auditoría, acontecimientos que puede
afectar a una de las dos partes.
El cálculo de los honorarios se lleva a cabo tomando en consideración el tiempo en
que se estima llevar a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar.
Generalmente el importe se determina multiplicando el costo real por tres, un tercio
que corresponde al costo, otro que corresponde a los gastos de oficina y el otro a la
utilidad.
Variables: el auditor conviene en percibir sus honorarios con base en la estimación
de tiempo trabajado, y el número y el perfil del personal empleado.
Esta forma de contratar honorarios es más justa y objetiva para ambas partes, en
razón de que los honorarios por devengar van en relación al trabajo desarrollado,
tiempo empleado y personal utilizado. Por otra parte, no existiendo presión para
elaborar los trabajos en determinado tiempo, el auditor queda en actitud de
desempeñar su cometido con más dedicación y, consecuentemente, con mejores
resultados.
Esta forma de contratación de honorarios presenta una gran desventaja, en vista de
que no es posible conocer, el importe de los trabajos, y puede darse el caso de que
al cliente, a determinado avance de los mismos, se le hagan costosos, se niegue a
pagar, o no disponga de efectivo en el momento de liquidar los honorarios, colocando
al auditor en situación complicada.
El importe de los honorarios se determina de conformidad con el tiempo empleado, y
con el costo del personal que llevo a cabo el trabajo, multiplicando, generalmente, el
importe que resulte por tres, como en el caso de los honorarios fijos.
Con base en iguala: esta forma de contratación consiste en que el auditor acepta el
pago de sus honorarios por momentos determinados, durante el tiempo que dure la
ejecución de su trabajo.
Esta forma de practicar los honorarios aporta varias ventajas, pues permite estimar la
cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es elevada y puede ser
fácilmente racionada por el cliente. Además, el auditor percibe una cantidad fija
periódicamente, que le permitirá hacer una colocación adecuada de este ingreso.
El importe de dichos honorarios se calcula tomando en consideración el tiempo en
que se estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal que lo va a
efectuar, dividiendo el importe total que se determina entre los periodos en que vaya
a ser cubierta la iguala. También puede calcularse en función del personal y del
trabajo que se vaya a llevar a cabo en cada periodo que comprenda la iguala. En la
misma forma que en los casos anteriores, el costo real se multiplica generalmente
por tres.
Cotizaciones y convenios: el trabajo de auditoría puede involucrar diversos objetivos,
con el propósito de emitir una opinión sobre las operaciones de un determinado
proceso administrativo. Para ello, una vez definida la actividad a realizar es
conveniente la firma del contrato o convenio.
Elementos de un contrato: los elementos de un contrato o convenio de auditoría son
los siguientes:
Destinatario: deberá ser dirigido en forma clara y precisa a quien acuerda los
servicios del auditor.
Objetivos del trabajo: es primordial definir con la mayor exactitud posible la tarea a
desarrollar, es así que es preciso definir con claridad la actividad que se va a realizar.
Alcance del trabajo: frente a un examen informe sobre la evaluación de un proceso
será necesario señalar que este será efectuado aplicando las normas de auditoría
que estén vigentes. También cabe mencionar el contenido de las normas que se
refieren al desarrollo del trabajo y las alternativas que podrían presentarse en el
avance de la auditoría y que podrían derivar en restricciones a la opinión o en su
caso, opinión adversa o abstención. De este modo el cliente admitirá
anticipadamente a la conclusión que se llega con el servicio contratado. Si por el
contrario solo se trate de un trabajo de evaluación del control interno será
trascendental detallar en el contrato la metodología del trabajo a desarrollar.
Relevamiento: en esta etapa se toma el conocimiento de los procesos y/o normas
que regulan las actividades de las diferentes secciones que componen la estructura
organizacional de la empresa, se realizara un relevamiento mediante encuestas
verbales con aplicación, cuando se realizaran cuestionarios especialmente
adaptados a las características funcionales de la empresa, y si es el caso lo verificara
mediante la distribución de formularios especiales.
Análisis crítico: el trabajo del auditor consistirá en efectuar una evaluación del plan de
organización y de los métodos y procedimientos que se relacionan principalmente
con el resguardo del patrimonio y confiabilidad de los registros contables. Así mismo
será conveniente indicar que la evaluación se efectuara teniendo en consideración la
dimensión de cada uno de los sectores que componen la estructura organizacional
de la empresa, así como la dimensión de sus operaciones y su importancia relativa
con respecto al conjunto.
Elaboración del programa de auditoría y su efectividad: en base a la información
adquirida y al análisis crítico realizado se preparara un programa sobre las
operaciones y que a través de la revisión selectiva de las operaciones se podrá
concluir acerca de:
La razonabilidad de los resultados obtenidos en la revisión.
El grado de cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Los registros contables.
La obtención de elementos de juicio para la revisión de cuentas o
departamentos.
La posibilidad de la detección de irregularidades.
Informe: se señalara que cantidad y tipo de informe de presentar al contratante por
los servicios. Previamente a la conclusión de las observaciones el informe se
realizara acotaciones sobre los resultados de la auditoría a los responsables
correspondientes. Las conclusiones deben contener:
Normas para mejorar el control interno.
Observaciones referidas al cumplimiento de los procesos
administrativos.
Sugerencias sobre modificaciones de procedimientos y métodos de
trabajo.
Analisis de cuentas y otros elementos que se compromete a entregar el cliente al
auditor: indicar que analisis de cuentas se deberan entragar al auditor para efectuar
la revision.
Fechas de entrega de los estaods financieros y otros elementos a examinar: es
imprescindible determinar la entrega de los documentos necesarios para que el
auditor realice su actividad, por lo cual el cliente se compromete a que entregara
dichos documentos a la brevedad posible para que el auditor realice su trabajo de
manera rapida y efectiva.
Facilidad de acceso al aditor de toda la documentacion y de los registros: se hara
hincapie que el auditor tendra acceso a la documentacion oportuna.
Fecha de iniciacion y terminacion del trabajo: las fechas deberan estar detalladas en
el contrato con el fin de concretar la tarea a realizar.
Equipo tecnico: se mencionara sobre el equipo que participara, esto siempre y
cuando el auditor trabaje con auxiliares, esto evitara inconvenientes con el cliente y
se pondra en conocimiento al personal de la empresa que el auditor se presentara
con su equipo de trabajo.
Honorarios y forma de pago: teniendo en cuenta la responsabilidad derivada de los
servicos a contratar deben ser establecidos los honorarios del auditor. Sera
importante indicar que el presupuesto se prepara considerando un trabajo de
auditoría prediciendo que se contara con la colaboracion de la empresa en el
suministro de toda la informaion necesaria. La forma de pago debera ser
especificamente aclarada.
3.2 Planeación de auditoría interna
Es la función donde se define el desarrollo y la secuencia de las actividades en
caminadas dentro de los programas aprobados y establecidos, así como la
determinación del tiempo requerido para el desarrollo de las etapas a revisar.
La finalidad de la planeación consiste en poder prever las acciones así como evaluar
los posibles riesgos y el aseguramiento de los controles en pro de alcanzar los
objetivos esperados.
El objetivo que se persigue es aportar un enfoque independiente de las
evaluaciones, mejoras y eficacia de su marco de control interno, así como la
preparación de los informes de la auditoría realizada, las actividades centrales en la
planeación son las siguientes.
Característica particular de la empresa: conocer los lineamientos y procesos con el
fin de que la planeación se ajuste a las necesidades de la entidad y así pueda
obtenerse el resultado satisfactorio.
Secuencia del desarrollo: ejecutar el plan de auditoría aprobado, siguiendo
responsablemente el alcance, procedimientos, frecuencia en tiempos y contenido
para dar el informe de los hallazgos encontrados.
Estimación de tiempos: para la determinación de tiempo es necesario considerar los
siguientes factores; el alcance que se le vaya a dar a la revisión de acuerdo a los
resultados que se quieren obtener así como el personal que se tenga disponible, la
magnitud del problema a revisar dentro de la compañía, además de considerar las
experiencias en revisiones anteriores en cuanto a la participación y facilidades que
normalmente brinde el personal de las áreas auditar.
Diagrama de Gantt es una herramienta que permite que el usuario modera la
planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto esta
herramienta la creo Henry L. Gantt en 1917.
En el diagrama cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas
representan los días, semanas o meses dependiendo la duración del proyecto, el
tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo
extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho la
determinación de la fecha de finalización estimada, las actividades se colocan en
cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
.
Figura 17. Diagrama de Gantt.
Determinación del personal que interviene: este punto es de suma importación ya
que es el principal recurso en la determinación del proceso, en este punto el equipo
de auditoría deberá ser multidisciplinario y multicultural así como tener un
potencial un su aprovechamientos de capacidad individual y valores que garanticen
la independencia en su objetividad del revisión
Determinación de técnicas a ejecutar: estas técnicas se ajustaran de acuerdo a las
características particulares de la empresa auditar y a la capacidad de experiencia del
personal para intervenir en la revisión a desarrollar algunas de ellas son:
Auditoría del puesto.
Papeles de trabajo.
Análisis de la operación.
Análisis de capacidad instalada.
Carpetas de trabajo.
Análisis de la demanda.
Análisis de las condiciones de trabajo.
Cuestionarios de auditoría.
Redes de actividades.
Muestreos de pruebas selectivas.
Técnicas de investigación.
Estas técnicas son algunas de las más usuales en las auditorías, el auditor precisara
las características de los medios a utilizar
Finalidad del trabajo: garantizar con integridad y exactitud el informe de los hallazgos
encontrados y las sugerencias de mejoras en los controles internos para prevenir
los riesgos que pudieran repercutir asía compañía, este informe se presenta al
comité de auditoría o la junta de accionistas.
3.3 Investigación general
La auditoría Interna juega un papel fundamental en la gestión de operaciones de una
organización, cuando se implementa efectivamente, la función de la auditoría interna
puede ser un elemento importante para la ayuda de la organización, por lo cual es
necesario que el auditor Interno cuente con los elementos suficientes para tener el
conocimiento de la empresa a la cual realizara la auditoría.
El estudio general que deberá realizar el auditor interno sobre la fisionomía de la
empresa son las características generales de estas como la misión y visión de la
empresa, el mercado en que se desarrolla, cuando fue constituida la empresa, el
marco legal que tiene la empresa, informarnos de los permisos y tramites que de
acuerdo al giro de la empresa debe tener ,así como los procedimientos y los
controles internos que se estén llevando a cabo para el buen funcionamiento de esta,
las áreas o departamentos que están reflejados en los organigramas de la empresa,
también es importante analizar la presencia que tiene en las redes sociales del
internet esto puede ver se reflejado en la rentabilidad adecuada que la empresa
pudiera tener de acuerdo al giro que se dedique.
La realización de este estudio ayudara al auditor interno a conocer el funcionamiento
de la empresa y los posibles riesgos que tienen en el mercado,
Para el auditor interno al tener el conocimiento y las evidencias necesarias del
estudio de la empresa las cuales les serán útiles para realizar los programas de
auditoría que llevará a cabo para la revisión empleada a los ciclos , funciones o
indicaciones específicas de, ya que en este estudio general que se realiza le es de
ayuda para tener un amplia visión de la revisión que se realizara al control interno
de la empresa
3.3.1 Organismo
El auditor interno una vez haber realizado el estudio general a la empresa y haber
conocido el funcionamiento de la misma, podrá ser capaz debe de revisar los
diferentes ciclos, funciones o indicaciones específicas de la empresa de acuerdo a la
necesidad de la revisión.
Para realizar la revisión del organismo: es necesario establecer un plan de auditoría
donde se indica el objetivo, alcance, método aplicar y realizar un informe para dar a
conocer los hallazgos encontrados a las partes interesadas.
Evaluación preliminar: en esta etapa los puntos a revisar son; entrevista inicial,
análisis de los estados financieros y sus indicares de la operación.
Plan de trabajo para el diagnóstico: se considera realizar una evaluación con el
entornó, revisión de informes anteriores, estudios de procesos administrativos,
análisis operacional, estudió de las operaciones actuales, estudio del clima
organizacional.
Ejecución: en este punto se recopila la obtención de evidencias, determinación de
hallazgos, así como la presentación de avances preliminares.
Diagnóstico: recopilación de resultados, cuantificación de las áreas de oportunidad,
presentación del diagnóstico y el informe finales.
Para complementar la recopilación de información es necesario revisar los manuales
de la organización, catálogos de formas, proyectos, fundamentación legal que
conforme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas emitidos por la
empresa.
Concluida la investigación preliminar en la cual se conocieron las características y
condiciones de la empresa a auditar, se procederá a un análisis de la información y
documentación recabada a fin de detectar las áreas que puedan representar un
factor de riesgo para la compañía.
Para la evaluación de los riesgos es necesario realizar un planeación específica la
cual debe de considerar las siguientes etapas.
Determinación de objetivos: en este punto se debe de enfatizar el objetivo de la
compañía, alcance y funciones y el establecimiento de los resultados esperados del
departamento.
Elaboración del programa de auditoría: para este punto se debe definir informe del
diagnóstico preliminar, así como la confirmación de responsabilidades, estudio y
evaluación del control interno, evaluación de riesgos, objetivos y metas,
disposiciones legales, normatividad interna, rendición de cuentas, especificaciones
de las etapas y acciones y tener una red de actividades.
Determinación de resultados: el objetivo de este punto es compartir la información
eficaz y eficiente de acuerdo al marco de garantía de calidad el cual permite que
grupos de interés se encuentre informados de los hallazgos encontrados y de los
riesgos del negocio y los procesos de control además de los puntos débiles en el
marco de su control interno.
3.4 Enfoque de la revisión
Los hechos económicos que ocurren en una entidad pueden clasificarse en dos
grupos:
1.- No involucran cambios en las finanzas como:
Fluctuaciones de precios.
Expansión de monopolio.
Escasez de materia prima.
Nuevas disposiciones tributarias del gobierno federal.
2.- Las que involucran cambios en sus finanzas, como:
Compra de mercancías.
Pago de remuneraciones al personal.
Obtención de créditos bancarios.
Cobro de facturas a los clientes.
Por lo cual, los cambios que tiene una empresa son inmediatos e involucran cambios
en su estructura financiera, y se denominan transacciones.
Es por ello que nacen los ciclos de operación que son constituidos por ciclos de
transacciones, ya que los procedimientos y sistemas producen información accesible
y útil para tomar decisiones.
3.4.1 Con base en ciclos de transacciones
Como ya se detalló en el capítulo I ciclos económicos, el enfoque de revisión se
basará en estudiar cada uno de los departamentos que intervienen en los antes
mencionados.
Ya que como se estudió y se analizó anteriormente estos ciclos se interrelacionan
entre sí, ya que en toda empresa, habrá entrada de recursos monetarios y salidas de
mercancía y/o servicio, por lo cual, se tendrá que planear y programar
adecuadamente dicha revisión, ya que cada ciclo lleva sus funciones y/o actividades.
Lo antes mencionado implica una inversión de tiempo considerable para lograr
abarcar la revisión de todo el ciclo económico solicitado por el cliente.
Estos ciclos son los siguientes:
Financiero o de tesorería.
Egresos.
Producción o transformación.
Ingresos.
Información.
3.4.2 Con base en funciones o actividades
Cualquier revisión de auditoría interna se lleva a cabo de acuerdo a las necesidades
del cliente, es decir, el auditor puede ser contratado para emitir una opinión en todo
un ciclo económico de la empresa, pero en algunas ocasiones al cliente le interesa
más una función en específico de ese ciclo.
Es decir de un ciclo en totalidad solo revisar una función o actividad a continuación
algunos ejemplos:
En ciclo de tesorería al cliente solo le puede interesar revisar el proceso de
algunas de las siguientes funciones; ingresos por ventas, ingresos por cuentas
por cobrar, egresos de cuentas por pagar, y egresos por compras.
El ciclo de egresos o compras, sus funciones o actividades son las siguientes;
crear una orden de compra, aprobar la orden de compra, procesar la orden de
compra, enviar la orden de compra al proveedor, registrar órdenes de compra
pendientes en contabilidad, modificar las órdenes de compra, y por último
recibir la mercancía.
De las antes mencionadas solo puede llevarse a cabo la revisión en una sola
actividad, ya que como se ha mencionado repetidas veces la persona que
revisa no es la misma que autoriza por ello, en ocasiones es necesario revisar
solo una función.
En el ciclo de producción se encuentran diversos departamentos sujetos a revisión
cabe mencionar que depende de la estructura de cada organización para encontrar
la distribución de los mismos, como ejemplo se consideran los siguientes;
departamento de distribución almacenes materia prima, producción en proceso y/o
artículos terminados, un departamento de recursos humanos personal administrativo
y operativo, un departamento de mantenimiento y por ultimo departamento de control
de calidad.
En este caso se puede observar que al cliente solo le puede interesar la revisión de
una función en específico, un ejemplo concreto sería el departamento de control de
calidad, muchas ocasiones a los directivos o gerentes les interesa cumplir y dar
seguimiento en este departamento, ya que en la actualidad se cuenta con
certificaciones de calidad y por lo tanto es importante mantener las políticas de
calidad al día.
En ciclo de ingresos algunos ejemplo de funciones sujetas a revisión pudieran ser;
toma de pedidos, entrega de mercancía o prestación de un servicio, facturación,
cálculo de comisiones, cobranza, ingresos en efectivo, ajuste a facturas mediante
notas de crédito, entre otras.
En este caso el riesgo de mayor importancia en la cual la mayoría de las empresas
necesitan una revisión periódica, es en los ingresos de efectivo. Por tal motivo se
puede deducir que a mayor riesgo de control mayor necesidad de revisión.
Para finalizar se habla del ciclo de nóminas, las funciones sujetas a revisión pueden
ser, contratación de personal, mano de obra utilizada, el pago de la mano de obra,
provisión de nómina, entre otros.
3.4.3 Con base en instrucciones específicas
Esta revisión como su nombre lo indica es específica, es decir, el auditor es
contratado para emitir una opinión acerca de si una actividad en concreto se está
realizando de forma correcta por la entidad.
Y es específica ya que a pesar de que se encuentre dentro de un ciclo o una función
al cliente solo le interesa saber si esta llevado de manera correcta esa actividad.
Se mencionan algunos ejemplos del porque es una revisión en instrucción específica.
En ciclo de tesorería como ya se mencionó anteriormente, tiene funciones de
ingresos y egresos, una revisión específica de está ciclo puede ser que al cliente,
solo le interesa saber, entre otras, los motivos del porque su empresa tiene tantas
cuentas en clientes pendientes de cobro, le pide al auditor interno que revise las
políticas de otorgamiento de crédito, así como políticas de cobro.
Otro ejemplo pudiera ser, que el cliente solo quiere saber él porque su empresa,
cuenta frecuentemente con faltantes en caja, normalmente estas desviaciones se
encuentran en empresas cuyo giro es la venta de comida o venta de artículos de
belleza, entre otras, en las cuales por la cantidad de ventas al día, los cajeros
pueden ser rolados.
En el ciclo de egresos o compras, alguna función específica que le puede interesar al
cliente ser revisada es; porqué las órdenes de compra se están cancelado
repetidamente, el auditor por dicho motivo antes mencionado, deberá revisar si los
datos ingresados al sistema para realizar la orden de compra son los correctos, ya
que se debe verificar que la descripción del material sea el que realmente se
necesita, que tipo de material es, la cantidad con su respectiva unidad de medida no
es lo mismo kilos o litros, el precio fijado por el proveedor, y la fecha de entrega.
En el ciclo de producción se puede considerar que el enfoque de revisión será el
proceso del registro de artículos terminados, ya que puede haber variaciones en el
momento de salida por no contar con un manejo adecuado o personal no capacitado
para llevar dicho control.
Otro ejemplo puede ser en el almacén de materias primas, que se solicite algún
material o insumo, ejemplo en la industria farmacéutica componentes para elaborar
el paracetamol, no se encuentre disponible en realidad, ya que el registro fue erróneo
al momento de salida, en lugar de darle salida hacia un material, paracetamol, se le
dio salida a otro, diclofenaco, por lo cual en el momento de pedirlo físicamente no se
encuentra el material necesario para llevar a cabo la producción.
Es por ello que es necesario revisar que está pasando con los almacenes ya que
pueden ocasionar problemas significativos hacia la empresa.
Como se mencionó en la revisión en funciones, el mayor riesgo es el control del
efectivo, por lo cual, lo que sería sujeto a revisión por importancia, son las entradas
del dinero en efectivo, ya que normalmente los ingresos en efectivo en caja no son
depositados al momento, es decir, un ejemplo en concreto, en la venta de comida,
las ventas al público en general son inmensas, por lo cual es importante contar con
un registro y control adecuado de los depósitos diarios. Es donde se cuenta con
mayor fuga de efectivo.
En el caso del ciclo de nóminas una revisión importante y relevante, puede ser, en la
eficiencia de los empleados, que quiere decir esto, que al director general o gerente
general le esté causando problemas la productividad de los empleados, por tal
motivo, es necesario analizar si el personal está ubicado dentro del área en el cual su
perfil cumpla para desempeñar ciertas funciones. Razón por la que la instrucción
sujeta a revisión pudiera ser la ubicación del personal en cada una de las áreas o un
área específica.
Como se puede observar, el enfoque de revisión es muy amplio, aquí solo se
mencionan algunos ejemplos muy generales, pero cabe recordar, que depende de la
estructura organizacional de cualquier empresa así como las necesidades de la
misma.
3.5 Levantamiento de información
Es la primera etapa de la auditoría operacional-administrativa, en la cual el auditor
interno debe recabar los componentes base del área o departamentos a revisar; con
la finalidad de analizar y evaluar el comportamiento y desempeño de los siguientes 4
aspectos:
1.- La planeación de auditoría que incluye objetivos y alcance del trabajo.
2.- El estudio general de la entidad se da conocer previamente la estructura de la
empresa.
3.-El análisis de la función a auditar.
4.- El estudio y evaluación del sistema de control interno.
Así mismo sirve para respaldar la aplicación de las pruebas de auditoría efectuadas.
El antecedente a esta etapa es conocer previamente la estructura de la empresa, con
el fin de poder identificar los ciclos de transacción de tal forma que el auditor pueda
ubicar los sistemas, procedimientos y métodos sujetos a examen; razón por la cual
es importante repasar el significado de estos conceptos figura 18.
3.5.1 Técnicas para el levantamiento de información
Para obtener evidencias es necesario que el auditor aplique diversos técnicas y
pruebas que le permitan analizar y comprobar la información a recabar, dicha
información será de gran utilidad ya que además de ser una herramienta de trabajo
será el soporte para emitir el informe en el cual se darán las recomendaciones y/o
Figura 18. Explicación breve de sistema, procedimiento y método.
proponer medidas correctivas respecto a la situación en la que se encuentra el área
o departamentos sujetos a revisión.
El objetivo de esta etapa es recabar toda aquella información que sea de su utilidad
de tal forma que le ayude a formular un juicio acerca de los problemas o situaciones
referentes al departamento o área a auditar.
A continuación se describen las técnicas más comunes, aceptadas y utilizadas por
los auditores internos:
Encuestas:
Cuestionarios.
Entrevistas, estilos y técnicas.
Observación de campo.
Evidencia documental y verificación
3.5.2 Encuesta
El significado de esta palabra se refiere a la averiguación mediante un conjunto de
preguntas tipificadas y dirigidas a una muestra representativa; en el caso de auditoría
se hará al área a examinar, mediante instrumentos previamente diseñados, los
cuales se clasifican en dos tipos: cuestionarios y entrevistas:
La encuesta se realiza siempre en función de un cuestionario o entrevista, siendo
éstos los elementos básicos para obtener la información.
Cuestionarios: es un documento formado por un conjunto de preguntas previamente
redactadas y escritas de forma coherente, misma que son organizadas,
secuenciadas y estructurada; con el fin de que sus respuestas puedan ofrecer toda la
información requerida.
Esta técnica es un instrumento de investigación y un medio útil y eficaz para recoger
información en un tiempo relativamente breve.
Las ventajas que el auditor adquiere al utilizar esta técnica son:
Obtener la información deseada para cada caso en particular.
Permite incluir preguntas de su interés, cuyas respuestas lo capaciten para
elaborar sus conclusiones.
Elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes; ya que el cuestionario
se elabora anticipadamente.
Permite reflexionar sobre la forma de dirigir las preguntas, es decir la finalidad.
Permite ahorro de tiempo en la investigación, puesto que simultáneamente
pueden ser contestados varios de ellos.
Ahora bien la desventaja que presenta; es que la persona que responda dicho
cuestionario conteste varias preguntas escondiendo la verdad o produciendo
notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad de los resultados puede ser
aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente por
personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado,
las respuestas pueden ser poco claras o incompletas.
Los cuestionarios, por el tipo de respuestas, pueden clasificarse en tres tipos:
preguntas con respuestas abiertas, cerradas y de selección.
Respuesta abierta: las preguntas con respuestas abiertas no delimitan las
alternativas de respuesta, dejando así en libertad al interrogado expresar
ampliamente sus apreciaciones.
Este tipo de respuesta proporciona al auditor, en algunos casos, ideas útiles
originadas por la capacidad, inteligencia y experiencia del interrogado; asimismo
estará sujeto a conocer situaciones viciosas o negativas que consecuentemente
sugiera medidas de corrección al respecto.
Esta respuesta es redactada por el propio sujeto y solicita una respuesta libre, por lo
que no siempre proporciona resultados favorables, ya que la mayoría de las veces
las respuestas pueden ser ilegibles, confusas o que no corresponde a las preguntas;
originando pérdida de tiempo al resumir e interpretar.
Respuesta cerrada: es aquel que exige contestaciones breves, específicas y
delimitadas, lo cual obliga al interrogado a contestar afirmativamente o
negativamente.
Al elaborar este tipo de cuestionario se requiere que las preguntas se orienten en tal
forma que las respuestas afirmativas indiquen situaciones correctas o positivas y las
negativas lo incorrecto.
La ventaja respecto a este cuestionario, es que permite evaluar fácilmente los
resultados, además de que requiere un menor esfuerzo por parte de los encuestados
ya que es fácil de responder.
Respuesta de selección: este tipo de respuesta deja al entrevistado la libertad de
escoger entre varias alternativas, por lo que en su elaboración incluye preguntas
cerradas como abiertas.
Las preguntas que se formulen en los cuestionarios deberán llevar la intención para
conseguir el tipo de respuesta requerida por el auditor.
La información obtenida por medio de esta técnica será confiable en la medida en
que se verifique por medio de comprobaciones y evidencias en los documentos que
se manejan, con la aplicación de otras técnicas.
3.6.3 Entrevista
Es una interacción verbal en el caso de la auditoría interna, es el que celebra el
auditor con el propósito de obtener información detallada sobre las características de
un sistema, procedimiento o método por medio de charlas y/o conversaciones con
aquellas personas que de alguna manera tienen relación con la actividad o función
sujeta a su intervención.
Una entrevista es una situación controlada en la que una persona, el entrevistador,
realiza una serie de preguntas a otra persona, el entrevistado.
El uso de esta técnica es de gran utilidad en trabajos de investigación por lo que el
auditor debe tomar en cuenta las siguientes apreciaciones:
Requiere de una preparación anticipada con la finalidad de saber qué clase de
información desea obtener y para ello formular preguntas concretas evitando
interpretaciones equivocas y previniendo así posibles pérdidas de esfuerzo y
tiempo.
Elegir al personal adecuado para conocer la información pretendida y así
mismo notificarles oportunamente que serán entrevistadas (os).
Su presentación debe inspirar confianza, ser sencilla y sin ostentaciones (sin
vanidad).
El desarrollo de su conversación estará a la altura con la importancia y cultura
de la persona con quien trata.
Procurara satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas, agregando así
que recibirá con gusto toda clase de opiniones y sugerencias, pero que se
verá obligado a abstenerse de ellas si no están respaldadas por hechos
ciertos y argumentos válidos.
En la práctica las entrevistas deben efectuarse en primer instancia, con el ejecutivo
de más alta jerarquía a cuyo cargo este el área funcional sujeta a estudio; después
debe celebrarse con los funcionarios y empleados de menor jerarquía ya que serán
necesarias a medida que la investigación requiera más detalles de los
procedimientos y método en vigor.
La entrevista se puede aplicar en dos formas:
Particular: tiene la ventaja del acercamiento y mayor relación con el personal,
lo que conlleva a mejores resultados aunque es de alto costo y tiempo.
General o simultáneo: tiene la ventaja de la economía y de la rapidez, aunque
se tiene la falta de identificación con el personal entrevistado.
Un recurso de trabajo indispensable para el auditor son las siguientes interrogantes
de análisis las cuales se muestran en la figura 19; estas serán utilizadas durante la
ejecución de esta técnica ya que le permitirán al auditor obtener datos muy valiosos
los cuales le serán de mucha ayuda dado que de las entrevistas y los cuestionarios
conseguirá datos confidenciales, que con capacidad e inteligencia resumirá de forma
clara y breve los resultados obtenidos, mismos que serán plasmados en un informe
final.
A continuación se describe cada una de ellas:
Interrogante Descripción
¿Qué?
Utilizada para conocer las actividades y características de los
métodos y procedimientos vigentes en un departamento dentro de
la entidad económica.
¿Para Qué? Facilita el conocimiento del propósito de las actividades que se
realizan en cada uno de los departamentos que conforman a la
empresa.
¿Dónde? Permite conocer el lugar en que se emprenden las actividades en
cualquiera de las áreas funcionales.
¿Cuándo? Permite conocer el orden o el tiempo en que se llevan a cabo las
actividades.
¿Quién? Utilizada para conocer la o las personas que intervienen en cada
una de las funciones dentro del área o departamento.
¿Cómo? Facilita conocer los medios involucrados en la realización, de cada
actividad.
¿Cuánto? Expresa la cantidad de los recursos involucrados en el desarrollo de
los trabajos propios de un sistema.
Las anteriores interrogantes de análisis son de gran utilidad para el auditor interno
dado que sirven como apoyo en cuanto a la obtención de información; cabe
mencionar que existe un interrogante adicional a estas, la cual es por qué dado que
su finalidad refleja la curiosidad del profundo conocimiento de los métodos,
procedimientos y sistemas de toda o parte de la estructura y funcionamiento de la
entidad económica.
La entrevista es la técnica más utilizada por los auditores, dado que es la forma más
productiva de obtener información y depende en gran magnitud de los conocimientos
Figura 19. Uso de interrogantes en la entrevista.
con que cuente la persona entrevistada; sin embargo esta técnica es considerada
con un cierto grado de complejidad, ya que es necesario enfrentarse a diferentes
caracteres y actitudes, dado que ninguna persona es igual a otra.
De lo anterior se destacan cuatro posibles rasgos de personalidad:
Tímido: personas con emociones que afectan el cómo se sienten y se
comportan cuando están con otros; este tipo de personas expresan
sensaciones corporales como: Temblar, ponerse colorado o quedarse sin
habla.
Al poner en práctica la entrevista y encontrarse con este tipo de persona, es
recomendable que el entrevistado sea apoyado por el auditor con preguntas
sencillas y concretas creando así un ambiente de seguridad y confianza de
manera que el entrevistado se acostumbre al auditor.
Dentro de las características de esta personalidad se encuentran a personas
Introvertidas, sumisas, sentimentales, sugestionables, mediocres, nostálgicas,
depresivas, desconfiadas e inseguras.
Embustero: el auditor debe tener cautela y comprobar con mayor cuidado la
información captada, dado este tipo de personalidad se basa en el engaño,
razón por la cual, en el momento que el entrevistador sospeche que este
inflando la información, comprobarla ya sea con su jefe inmediato o con
evidencias que no le permitan respaldar su versión; de esta manera la
persona entrevistada se obliga a revelar los datos que se apeguen a la
sinceridad de lo que dice.
Muestra características como maniático, simulador, mentiroso y farsante.
Manipulador: este tipo de personalidad cuentan con una gran capacidad ya
para explotar los encantos de la gente, si no los tienen se los crean por medio
de la adulación; se expresan muy claro y con una gran sinceridad,
aparentemente; su finalidad es desorientar y evitar el acceso a determinadas
áreas al auditor; razón por la cual el auditor debe controlar su necesidad de
ser alagado por su personalidad o profesionalismo, además de que debe
tener en todo momento el objetivo del por qué le fue encomendada esta
función.
Las características más comunes en estas personas tienden a hacer
egocéntricas, excéntricas, creativas, flexibles, vengativas, líderes y políticas.
Agresivo: personalidad que intimida verbalmente y hiere a los demás.
Se recomienda que la persona entrevistada sea la que establezca el rapport
dado que busca demostrar que es autosuficiente en cualquier situación que se
le presente; motivo por el cual es necesaria que se le satisfaga dejándolo que
inicie su exposición, aunque es necesario que se le oriente y conduzca a los
puntos a tratar en la entrevista.
Muestra características como sarcástico, irónico, cínico, extrovertido,
autoritario, implosivo, inestable, autosuficiente, sociable, seguro.
La tolerancia, paciencia y la observación son el elemento principal para un buen
entrevistador.
Dentro de la técnica de entrevista existen aquellas que se emplean con mayor
frecuencia, ya que el auditor puede emplearlas simultáneamente dependiendo el tipo
de personalidad que se le presente al entrevistar a ciertas personas, que formen
parte de la muestra a auditar; las cuales son:
Rapport: disminuye la ansiedad del entrevistado para que hable con libertad y su
comportamiento sea natural, por lo que el auditor dejar que el entrevistado designe
en primera instancia la relación de tal forma que el ambiente sea cómodo,
cooperativo y compresivo para ambos.
Eco: consiste en que el auditor repita la última palabra o frase del entrevistado, esto
con la finalidad que ahonde el tema y genere una mayor confianza.
Silencio: una vez que el entrevistado ha dicho la última palabra respecto a su
respuesta, el auditor no debe hablar, esto con el propósito de que el entrevistado se
sienta presionado en contestar lo que se pregunte.
Confrontación: esta técnica se da cuando el entrevistado quiere sorprender con
exageraciones sus respuestas, es por ello que el entrevistador debe solicitar
repuestas concretas, pruebas o evidencias que respalde lo dicho.
Preguntas proyectivas: lo que se busca con esta técnica, es que el entrevistado se
sienta con mayor libertad al expresarse, por lo que el auditor deberá proyectar sus
respuestas en tercera persona.
Preguntas situacionales: el entrevistador es decir el auditor interno, solicitara al
entrevistado que se ubique en determinado situación y así mismo de su punto de
vista si la viviese.
Uso de agrado: consiste en que en todo momento el auditor está de acuerdo con las
respuestas que da el entrevistado.
Uso del desagrado: se usa con el objeto de medir la seguridad de lo que diga el
entrevistado, por lo que el auditor comentara el no estar de acuerdo en alguna
contestación.
Presión emocional: se da cuando el auditor presiona de cierta manera al entrevistado
con la finalidad de medir el grado de control emocional con la que cuenta la persona.
Presión de tiempo: se basa en medir la reacción del entrevistado cuando el auditor le
da cierto tiempo para responder.
3.5.4 Observación de campo
Esta técnica consiste en la presencia física del auditor, al visualizar como se realizan
ciertas operaciones o hechos, con el objetivo de hacer las apreciaciones pertinentes
proporcionando de inmediato una idea genérica de como el personal de la entidad se
desenvuelve en cada uno de sus roles, es decir actitudes con otras personas y su
desempeño laboral.
Ejemplos, el auditor observa:
Como se atiende, entrega y cobra la mercancía a un cliente.
Cuando se hace inventario de mercancías.
Como se comporta el personal cuando no está su jefe.
3.5.5 Evidencia documental y verificación
Al desarrollar las entrevistas, el auditor debe obtener copias de toda la
documentación interna que le sea posible papeles como: solicitudes de crédito,
facturas, órdenes de compra y venta, reportes de auxiliares, cotizaciones etc. ya que
deberá estudiar los datos y cifras contenidas, con el objeto de establecer razones y
valuar hechos sobre el departamento que se investiga.
La obtención de dicha documentación debe ser suficiente, competente, relevante y
útil lo cual no será cosa fácil, por lo que el auditor debe solicitar a la gerencia la
facilidad o facultad de recabar en copias la información que estime necesaria y
conveniente de tal forma que soporte las aseveraciones hechas por los entrevistados
de igual forma debe soportar el resultado de sus observaciones.
Cuando el auditor respalde sus observaciones se hará mediante un acta
administrativa, la cual se levantara con la finalidad de dejar una constancia de lo
observado.
La evidencia documental formara parte de los papeles de trabajo del auditor, que
serán respaldo de los hallazgos encontrados para emitir su informe final.
La aplicación de dichas técnicas de levantamiento de información, se deben hacer en
forma simultánea es decir combinando una y otra de acuerdo a las circunstancias y
necesidades en que el auditor requiere para la obtención de información.
3.6 Valoración del control interno, narrativos, gráficos, cuestionarios
El auditor interno deberá ser cauteloso e ingenioso para la elaboración de sus
papeles de trabajo, de tal forma que cubra sus necesidades en cuanto a la
recopilación de información; derivado de lo anterior se presentan las siguientes
formas para el desarrollo y preparación de dicha evidencia.
Descripciones narrativas: se utiliza para hacer referencia a los procedimientos que se
ejecutan en cada departamento de la empresa, ya que interviene la persona
asignada para contar o relatar sucesos verdaderos del cómo se realiza la operación
en forma cronológica, mencionando todos aquellos detalles que intervienen; ya sea
en forma oral o escrita.
Diagramas y graficas: se visualiza el proceso de las operaciones y como fluye a
través de cada uno puestos que intervienen en un determinado departamento,
también sirve para identificar donde se encuentran establecidas las medidas de
control para su ejecución.
Programas y cuestionarios: son de mucha utilidad, ya que al ser elaborados
previamente, permiten considerar todos los aspectos que serán revisados y
evaluados en los departamentos sujetos a revisión.
3.7 Control de hallazgos preliminares-primera fase
En esta primera etapa el auditor irá descubriendo situaciones irregulares,
alteraciones o deficiencias que merecen ser tomadas en consideración para su
estudio y evaluación con el grupo de auditoría, dado que del resultado derivara la
conclusión para emitir el informe de la auditoría.
Es conveniente que el auditor use el término observación, cuando encuentre alguna
cuestión anormal o bien, cuando el auditor comente con los auditados alguna
anomalía que no concuerde con algún método o procedimiento.
El auditor tomara nota de una observación, inclusive en presencia del auditado, con
la finalidad de anotar las causas, consecuencias, opciones de solución y beneficios
esperados; en cada observación se deberá anexar la documentación que la soporte.
En la práctica se reconocen dos tipos de observaciones:
Preventivas: son básicamente recomendaciones que puedan modificar o
fortalecer alguna situación respecto al control interno de la empresa.
Correctivas: operación para solucionar un problema con la finalidad de que no
vuelva a ocurrir; ya que es un incumplimiento con algún requisito establecido
en alguna normatividad.
Las observaciones detectadas por el auditor deben ser registradas en ese mismo
momento, dado que al final de la auditoría tendrá en su poder información valiosa de
su intervención, que le será de mucha utilidad porque solo se encargara de darle
forma y presentación por medio de su resultado de final el cual se le conoce como
informe.
3.8 Verificación de funciones
Como ya se ha mencionado anteriormente la función del auditor consiste en
investigar, valorar el sistema del control interno y la eficiencia de los sistemas de
información estos sistemas proveen datos para la toma de decisiones, controlar y
cumplir con requerimientos externos. Por consiguiente, los auditores internos deben
examinar los sistemas de información y, en lo aplicable, asegurarse que:
Los registros, reportes financieros y de operación contengan información
correcta, confiable, oportuna, completa y útil.
El control interno sobre los registros y reportes son adecuados y efectivos.
El instituto de auditoría interna especifica su norma tercera y que hace referencia al
alcance de la auditoría indicando que sede realizar el examen y evaluación de lo
adecuado y la eficacia del sistema de control interno de la organización la calidad de
la ejecución de las responsabilidades asignadas. La norma indica que la gerencia y
la junta directiva proporcionan la dirección general en cuanto al alcance de
actividades a examinar.
De la norma mencionada anteriormente también indica lo siguiente:
La gerencia es responsable del establecimiento de los sistemas diseñados para
asegurar el cumplimiento con tales requisitos como políticas, planes, procedimientos
y leyes aplicables. Los auditores internos son responsables de determinar si los
sistemas son adecuados y efectivos y si las actividades examinadas cumplen con los
requisitos apropiados.
Concluyendo lo anterior, la gerencia es responsable de fijar normas de operación, de
medir una actividad económica y de administrar el uso eficiente de los recursos, por
lo tanto los auditores internos son responsables de determinar los siguientes puntos:
Se han establecido las normas operativas para medir la economía así como la
eficiencia y se comprenden y satisfacen las normas operativas establecidas.
Las desviaciones de las normas operativas son identificadas, analizadas y
comunicadas a las personas responsables de tomar una acción correctiva.
La gerencia es responsable de establecer objetivos y metas de operaciones o
programas, desarrollados para implantar procedimientos de control, y lograr los
resultados operativos o de programas de trabajo deseados. Los auditores Internos
siempre deben cerciorarse si tales objetivos y metas son compatibles con los
integrantes de la organización y si éstos objetivos se satisfacen adecuadamente.
Se ha podido apreciar la notable relación que existe en la norma anterior entre
gerencia y auditoría interna dentro de una empresa, siendo la gerencia la
responsable del establecimiento de los sistemas diseñados, de fijar normas
operativas y de establecer objetivos y metas, mientras la auditoría Interna es la
encargada de determinar si los sistemas son adecuados, efectivos, y si se cumplen;
además de fijar normas operativas y cerciorarse si los objetivos y metas se
satisfacen.
La responsabilidad que tiene la gerencia de establecer y mantener un sistema de
control interno adecuado y efectivo para salvaguardar los activos, fin que logrará a
través de un adecuado departamento de auditoría Interna.
Una vez que la dirección o gerencia ha establecido los sistemas y procesos así
como la asignación de funciones mediante manuales de procedimientos y funciones
el auditor interno podrá incluir dentro del plan de trabajo de auditoría una
exanimación y evaluación de los mismos.
Para llevar a cabo la verificación de funciones y procesos es necesario que el auditor
interno realice un estudio completo del flujo de actividades o transacciones del área
o departamento a auditar.
El auditor debe conocer a detalle la operación de la entidad desde el origen hasta la
aplicación final del flujo de la operación. Una vez que el auditor encargado de la
verificación de funciones conozca la operación detallada de la entidad podrá verificar
si los sistemas y procedimientos establecidos por la gerencia se aplican de manera
adecuada.
El auditor debe conocer el organigrama vigente, que le servirá para identificar la
aéreas y jerarquías de los funcionarios que integran la organización.
Debe entenderse por verificación la comprobación o examinación de la verdad de
algo, es el proceso que se realiza para revisar si una determinada actividad o
proceso está cumpliendo con los requisitos y normas establecidas por la dirección de
una organización.
Para realizar la verificación de funciones pueden realizarse entrevistas a los
involucrados en el proceso de los ciclos. Otra herramienta será el aplicar
cuestionarios tomando siempre como base los manuales de políticas y
procedimientos establecidos por la gerencia así como observaciones de campo.
La exanimación de funciones y procesos proporciona al auditor Interno información
sobre la correcta segregación de funciones, evidencia base para la evaluación de los
sistemas de control interno, proporciona información para la actualización de
procesos y sistemas así como de los manuales. También proporciona al auditor
elementos sólidos para la planeación de la auditoría.
El auditor debe tomar en cuenta que los procesos y sistemas que han descrito los
ejecutivos y el personal de la empresa, pueden ser planes o propósitos y no hechos
y actividades efectivas.
Lo anterior debido a que en ocasiones para los empleados de las empresas, la
presencia el auditor se considera una amenaza ya que consideran que sus puestos
en la organización peligran por como realizan su trabajo, esto ocasiona que los
empleados mientan en cuanto como llevan a cabo los procesos ocultando desvíos
en el procedimiento por lo tanto el auditor debe tomar en cuenta con qué tipo de
personas está tratando para saber qué tan confiable es la información que le están
proporcionando.
3.8.1 Programa de auditoría
Para entender lo que es el programa de auditoría primero se define que es un
programa de trabajo, este es la secuencia previamente establecida referente a la
realización del trabajo de la auditoría.
Alguno de los puntos principales que debe contener el programa de trabajo son:
Personal que debe realizar el trabajo de auditoría.
Fechas en la que se ejecutara cada fase de la auditoría.
Observaciones del control interno.
Objetivos de la auditoría.
Descripción de las pruebas y su alcance.
Debe entenderse que no existen elementos obligatorios que deban contener un
programa de trabajo y lo anterior solo debe considerarse como una guía y no como
una fórmula para la elaboración de un programa de trabajo.
En el anexo 9 se presenta un ejemplo del programa de trabajo.
Las normas internacionales de auditoría en su apartado de normas de desempeño
establecen lo siguiente:
2200 Planificación del trabajo: los auditores internos deben elaborar y registrar un
plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la
asignación de recursos.
2201 Consideraciones sobre planificación: al planificar el trabajo, los auditores
internos deben considerar:
Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los
cuales la actividad controla su desempeño.
Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y
operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se
mantiene a un nivel aceptable.
La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la
actividad comparados con un cuadro o modelo de control relevante.
Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de
gestión de riesgos y control de la actividad.
2201 A1. Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organización, los
auditores internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los
objetivos, el alcance, las responsabilidades correspondientes y otras expectativas,
incluyendo las restricciones a la distribución de los resultados del trabajo y el acceso
a los registros del mismo.
2201 C1. Los auditores internos deben establecer un entendimiento con los clientes
de trabajos de consultoría, referido a objetivos, alcance, responsabilidades
respectivas, y demás expectativas de los clientes. En el caso de trabajos
significativos, este entendimiento debe estar documentado.
2210 Objetivos del trabajo: deben establecerse objetivos para cada trabajo.
2210 A1. Los auditores internos deben realizar una evaluación preliminar de los
riesgos pertinentes a la actividad bajo revisión. Los objetivos del trabajo deben
reflejar los resultados de esta evaluación.
2210 A2. El auditor interno siempre debe considerar la probabilidad de errores,
irregularidades, incumplimientos y otras exposiciones materiales al desarrollar los
objetivos del trabajo.
Los programas de auditoría serán diseñados y preparados al finalizar la fase de
planeación aprovechando la información, análisis y evaluación que se hace de la
organización; sin embargo, estos podrán ser ajustados en la fase de ejecución en
caso de ser necesario.
Cabe indicar que cualquier cambio en los programas serán discutidos con el
supervisor.
El programa de auditoría es un plan de trabajo con adiciones de elementos de
tiempo, se puede definir como un listado o mapa detallado del trabajo a ejecutar y
los procedimientos que se emplearan en la auditoría, en el cual se define el alcance
y oportunidad de su aplicación, indicando también los papeles de trabajo y cédulas
de auditoría que han de ser preparados.
La elaboración del programa de auditoría depende de la naturaleza del negocio, los
procesos y operaciones de cada encargado de control.
Al preparar los programas de auditoría integral, se deben tener en cuenta que estén
alineados con los objetivos de la auditoría inicialmente establecidos, y si estos
permiten garantizar la suficiencia y obtención de la evidencia.
Para el desarrollo del programa se deben plantear los siguientes puntos:
Periodos a cubrir.
Coordinación.
Prioridades.
Para seleccionar auditorías para el programa anual se deben tomar en cuenta los
siguientes puntos:
Hallazgos de auditorías anteriores.
Requerimientos de la administración.
Requerimientos propios de los auditores.
Aéreas sensibles.
Las normas internacionales de auditoría en su apartado de normas de desempeño
establecen lo siguiente:
2240 Programa de trabajo: los auditores internos deben preparar programas que
cumplan con los objetivos del trabajo. Estos programas de trabajo deben estar
registrados.
2240 A1. Los programas de trabajo deben establecer los procedimientos para
identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la tarea.
El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y
cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente.
2240 C1.Los programas de trabajo de los servicios de consultoría pueden variar en
forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
Conforme a lo anterior el programa de auditoría debe contener como características
y requisitos lo siguiente:
Establecer objetivos, claros y alcanzables.
Debe incluir información relevante que permita efectuar el trabajo en forma
adecuada y realizar evaluaciones.
Establecer tareas detalladas por programa con criterios y fuentes de
información.
Formular las tareas en términos de instrucciones, no deben estar redactados
como pregunta, pues el fin no es obtener una respuesta, sino aplicar un
procedimiento para hacer evaluación y análisis.
Deben elaborarse en base a normas.
Las utilidades y propósitos del programa de auditoría son:
Desarrollar la auditoría y la obtención de buenos resultados.
Sirve como guía de apoyo a los ayudantes en el desarrollo de su trabajo.
Controlar el tiempo real y compararlo con el estimado.
Detectar el trabajo que falta por realizarse.
Permite realizar una estimación de honorarios.
Sirve de base para futuras auditorías.
Documentar los objetivos y los procedimientos de la auditoría.
Proporcionar evidencia sobre el debido cuidado y ejercicio del juicio
profesional en la planeación y ejecución de una auditoría.
Responsabilizar a los miembros del equipo de auditoría por el cumplimiento
eficiente del trabajo a ellos encomendado.
Efectuar una adecuada distribución del trabajo entre los integrantes del equipo
auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos.
Como se menciona anteriormente el programa de auditoría debe señalar los
procedimientos necesarios para el logro de objetivos.
El procedimiento es el conjunto de pasos específicos que se deben realizar de
manera sistemática y razonable. Con el propósito de lograr el objetivo planteado,
recopilar evidencia y soportar hallazgos.
Requisitos de procedimiento de auditoría:
Referencia papeles de trabajo.
Responsables de ejecutar procedimiento.
Tiempo estimado de duración de la evaluación en horas estimadas.
Tiempo real utilizado para ejecutar el procedimiento en horas reales.
Como ejemplo de programas de auditoría se presenta el Anexo 6.
3.8.2. Cédulas de auditoría
Dentro de las funciones del auditor está la de preparar papeles de trabajo que
contienen los detalles relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área
sujeta a examen.
Las cedulas de auditoría son la documentación fehaciente que contienen los datos e
información emitida por el auditor en su examen, así como la descripción de las
pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la
opinión de su informe.
Revelan la evidencia más importante para el soporte del informe de auditoría y
justifica el cumplimiento del auditoría interna.
Debe quedar la evidencia de la supervisión en los papeles de trabajo, quedando
claramente establecidos que los papeles de trabajo son propiedad de la entidad.
Algunos objetivos de los papeles de trabajo son:
Registrar las labores llevadas a cabo en una auditoría.
Determinar que el examen se efectuó de acuerdo con las normas de auditoría
y procedimientos para atestiguar.
Servir como fuente de información para futuros exámenes
Mejorar la calidad de los exámenes.
Facilitar la revisión y supervisión.
Respaldar el informe de auditoría en los procesos judiciales.
Los papeles de trabajo pueden diferenciar se debido a su procedencia ya sean los
preparados por el auditor como puede ser sumarias, cruces, cuestionarios,
cronogramas, los recibidos por la compañía por ejemplo fotocopias facturas, estados
de cuenta, contratos, y los recibidos por parte de terceros como lo son las respuestas
de circularizaciones de bancos, confirmaciones de saldos con proveedores y clientes.
Los papeles de trabajo deben elaborarse y clasificarse de manera sencilla y clara de
manera que sean comprendidos por terceros sin tener que realizar aclaraciones o
explicaciones adicionales.
También dentro de la auditoría interna existen otro tipo de papales de trabajo que se
clasifican en cedulas descriptivas y diagramas de flujo.
Las cedulas descriptivas son papeles de trabajo que contienen narraciones de los
procedimientos en la secuencia en la que estos se llevan a cabo dentro de un
sistema. Estas cedulas son recomendables para sistemas sencillos y que no
presentan una combinación compleja de procedimientos o métodos.
Los diagramas de flujo contienen esquemas secuenciados sobre las características
de un sistema. Estos diagramas facilitan la compresión inmediata de los
procedimientos y métodos en vigor y permiten al lector conocer de manera objetiva e
integral el sistema de transacciones sujeto a examen.
Debido a la responsabilidad e importancia que representan para el auditor y según la
comprobación futura del trabajo de auditoría, la propiedad de estos papeles es
exclusivamente del auditor, debido a que la información que contienen es alta mente
confidencial y nadie puede utilizarlos sin consentimiento de la compañía auditada.
Lo anterior cumple con lo establecido en el código de ética profesional del IMCP que
señala la obligación del cumplimiento del secreto profesional.
Algunas consideraciones en la preparación de los papeles de trabajo son:
Deben ser planeadas mental y materialmente de forma adecuada antes de
proceder con la formulación.
Deben ser autosuficientes para que el lector obtenga conclusiones sin
necesidad de que el auto tenga que explicarlas
Claras y legibles.
Deben prepararse con precisión y profesionalismo.
Los papeles de trabajo son confidenciales por lo tanto solo pueden mostrarse
a terceros con autorización de la dirección de la empresa.
También para poder llamar a algún papel de trabajo cedula de auditoría debe
contener los siguientes elementos.
Debe contener solo información necesaria y suficiente que soporte el informe
del auditor.
Elemento de análisis.
Elemento de comprobación.
Marcas de auditoría.
La excepción a la regla es que alguna autoridad por requerimiento o mandato los
requiera. La custodia de estos papeles se puede organizar en las siguientes
secciones para la parte de archivo permanente:
Historia de la compañía.
Estructura constitutiva.
Actas de asamblea de accionistas.
Actas del Consejo de administración.
Contratos.
Contratos de regalías.
Contratos de arrendamiento.
Contratos colectivos de trabajo.
Contratos financiamiento.
Políticas y procedimientos.
Reglamentos internos.
Manuales de procedimientos
Listados de firmas de autorización.
Información financiera.
Balances y estados financieros
Listados de altas y bajas de activos.
Integraciones de ventas.
Análisis de reservas.
Análisis de capital y utilidades acumuladas.
Situación fiscal.
Listado de obligaciones a los que está sujeta la empresa.
Análisis de reservas de impuestos.
Convenios celebrados ante autoridades fiscales.
Autorizaciones para depreciar a tasas diferentes de las legales.
Programas e informes.
Cuestionarios de control interno.
Programas de auditorías.
Cartas de sugerencias.
Dictámenes e Informes.
3.9 Evaluación de funciones, procesos o sistemas
Es el proceso en el que se compara lo que sucede o se está realizando en la función
o área a auditar, así como la calidad de los resultados obtenidos, contra los objetivos
que se desean obtener. Esto implica que el auditor deba conocer las áreas a evaluar
en cuanto a la realización de procesos operativos así como su base teórica ya que
sin estos conocimientos el auditor no podrá opinar sobre funciones y procesos.
Identificación de objetivos del proceso sujeto a revisión: en el proceso de
comparación, el auditor administrativo identificara primeramente los objetivos teóricos
generales de aquella fase del proceso administrativo aplicables a la unidad
administrativa o función sujeta a auditoría; el auditor operacional identificara los
objetivos de operación de la unidad administrativa o función sujeta a auditoría; y el
auditor financiero los correspondientes a cada rubro o cuenta contable sujeta a
revisión, después los compara en lo aplicable con los correspondientes establecidos
en la unidad administrativa o función a auditar. De tal proceso se deriva el proceso
de evaluación.
Programas de aplicación general y específica: en consecuencia al proceso de
evaluación, y con el propósito de que este lleve una secuencia ordenada, y además
para evitar que se omitan aspectos relevantes, el auditor se auxiliara de programas
de auditoría previamente elaborados.
3.10 Definición y control final de hallazgos en funciones, procesos o sistemas
El auditor administrativo, operacional o financiero, durante el desarrollo de su trabajo,
y en cualesquiera de sus etapas, ira detectando situaciones, irregularidades o
anomalías que merecen ser tomadas en consideración para su análisis y discusión
con el personal de la unidad administrativa o función sujeta a auditoría; del resultado
de ese proceso se deriva su eventual inclusión en el informe de auditoría.
En este punto es determinante la palabra que se utilizara. Si el auditor va a comentar
con los auditados una irregularidad, anomalía, deficiencia, falla, etc., con toda
seguridad que se va a enfrentar a un rechazo, conflicto hacia él y su trabajo. Para
evitar estas situaciones es conveniente emplear el término genérico de observación,
que en filosofía audital es lo mismo que otros calificativos por emplear, pero en su
presentación se recibe con posturas diferentes por parte de los auditores.
El auditor tomara nota de una observación, incluso en presencia del auditado, porque
además deberá discutirla con él. No será la misma reacción por parte del auditado el
comentarle una observación que una falla o deficiencia. Cortesía, tacto y buenas
relaciones ante todo.
El proceso de registro de observaciones infiere en anotarlas, así como sus causas,
consecuencias, opciones de solución y beneficios esperados; de igual manera se
indicara el nombre de la persona con quien se comentó y los comentarios recibidos.
Con el ánimo de estandarizar el proceso de registro de observaciones. El registro de
observaciones registradas y numeradas en forma consecutiva para efectos de
control, habrán de integrarse en una sección específica de los papeles de trabajo; y
se hará referencia a ellas, por su número, el programa de auditoría y en los papeles
de trabajo relativos al área o sección donde fue detectada.
Por último, es conveniente señalar que las observaciones habrán de ser registradas
en el momento mismo que se detectan. Si el auditor sabe dar un correcto uso de este
procedimiento vera, sin lugar a dudas, que al concluir su auditoría tendrá en sus
manos el fondo de su intervención, al que solo tendrá que darle forma y presentación
por medio del informe.
CAPÌTULO IV. BUENAS PRÁCTICAS CORPORATIVAS Y EL
INFORME DE LA AUDITORÍA INTERNA
4.1 Buenas prácticas corporativas
Las sociedades tienen un papel importante en el desarrollo económico y el progreso
social del país; son el motor del crecimiento y tienen la responsabilidad de generar
riqueza, empleo, bienestar social, infraestructura, bienes y servicios.
La permanencia, el desempeño, la eficiencia y la responsabilidad social de las
sociedades son del interés público y privado, por lo tanto, el gobierno corporativo es
una de las prioridades en la agenda nacional.
En una economía global existen una serie de medidas establecidas por los países
que conforman los organismos mundiales; uno de ellos, la Organización para la
Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), del cual México forma parte, la
OCDE emitió en 1999 los principios de la OCDE para el gobierno de las sociedades,
los cuales fueron revisados en el 2004. Estos principios son una crónica para que
cada país emita los propios, adecuándolos a su marco regulatorio y a su cultura
empresarial.
Como una iniciativa del consejo coordinador empresarial (CCE) se creó el comité de
mejores prácticas corporativas, el cual en 1999 emitió el código de mejores prácticas
corporativas en donde se establecen recomendaciones para un mejor gobierno
corporativo de las sociedades en México.
La experiencia en su ejecución durante estos años y las nuevas consideraciones
sobre el tema a nivel internacional, han hecho que el CCE, como responsable de la
emisión, revisión y adecuada difusión del código, haya puesto al día sus
recomendaciones en la primera versión revisada dada a conocer en noviembre del
2006, y ahora en esta segunda versión revisada publicada en abril de 2010.
Se tomaron en cuenta las necesidades y características de las sociedades
mexicanas, su origen, su organización accionaria y la importancia que pueden tener
ciertos grupos de accionistas en su dirección. Se busca ayudarles a ser
institucionales, competitivas e inquebrantables en el tiempo; que puedan acceder a
diversas fuentes de financiamiento en condiciones favorables y ofrezcan seguridad a
los inversionistas nacionales e internacionales.
Los principios del código van enfocados a establecer las mejores prácticas
corporativas que ayuden a mejorar la integración y el funcionamiento del consejo de
administración y sus secciones intermedios de apoyo, las cuales son aplicables a
todo tipo de sociedades públicas y privadas en general, sin distinguir su tamaño, su
actividad o su composición accionaria.
Si bien las recomendaciones son de aplicación deliberada, es deseable que todas las
sociedades las incorporen en su gobierno corporativo; para ello, cada una definirá, el
paso y medida de su implementación. De esta manera, las sociedades de México
serán más competitivas entre sí y con las del resto del mundo tendrán como
herramienta a las mejores prácticas corporativas internacionalmente aceptadas.
Las sociedades que cotizan sus acciones en la bolsa de valores o emiten títulos de
deuda, las instituciones financieras, las sociedades de ahorro para el retiro, etc.,
deberán observar las reglas del gobierno corporativo respectivas, las cuales
establecen una observación estricta.
Antecedentes: el Consejo Coordinador Empresarial (CCE) desde 1999 ha emitido y
actualizado el Código de Mejores Prácticas Corporativas de México (CMPC),
aproximándolo cada vez más no solamente a una excelente instrumento para las
empresas listadas en los mercados financieros nacionales e internacionales, sino
cada vez más, incorporando realidades y requerimientos de las empresas privadas
familiares que son la mayoría en el país.
Existen dos realidades: el contexto de la empresa en México, y el papel que juega
México en la globalización. Es importante conocer que el código incluye dentro de
sus líneas de acción, el espíritu de los seis principios de gobierno corporativo de la
Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).
Función de evaluación y compensación: el comité recomienda que se apoye al
consejo de administración en el cumplimiento de la función de evaluación y
compensación del director general y de los funcionarios de alto nivel de la sociedad.
El comité considera que las propuestas de la dirección general sean llevadas al
consejo de administración para que éste tome las decisiones correspondientes. Es
conveniente que el sistema de evaluación y compensación sea revelado en el
informe anual y su operación se lleve a cabo en forma transparente para incrementar
la confianza de los inversionistas en la administración.
Tomando en cuenta la importancia del papel que desempeña la sociedad en el
desarrollo y bienestar de la comunidad, el comité recomienda que la sociedad emita
su código de ética, manifieste sus principios de responsabilidad social empresarial,
considere a los terceros interesados en sus decisiones y cuente con un mecanismo
para denunciar los actos indebidos y proteger a los informantes.
Con objeto de que los procesos de sucesión de la dirección general y de los
funcionarios de alto nivel sean ordenados, estables y no afecten la marcha y la
permanencia en el tiempo de la sociedad, el comité recomienda que ésta cuente con
un plan formal de sucesión.
Funciones genéricas: las funciones siguientes están orientadas a que la sociedad
cuente con políticas de recursos humanos y prestaciones adecuadas, razonables y
en el mejor interés de la sociedad, que le permitan ser competitiva, estable y
permanente en el tiempo.
Se recomienda que el órgano intermedio cumpla con las siguientes funciones:
Sugerir al consejo de administración juicios para designar o remover al
director general y a los delegados de alto nivel.
Proponer al consejo de administración los juicios para la evaluación y
compensación del director general y de los delegados de alto nivel.
Recomendar al consejo de administración los juicios para determinar los
pagos por separación de la sociedad, del director general y los delegados
de alto nivel.
Recomendar los juicios para la compensación de los funcionarios.
Analizar la propuesta realizada por el director general acerca de la
estructura y juicios para las prestaciones del personal.
Examinar y presentar al consejo de administración para su aprobación, la
declaración para considerar a la sociedad como socialmente responsable,
el código de ética, así como el sistema de información de hechos indebidos
y el amparo a los informantes.
Examinar y exponer al consejo de administración la aprobación del sistema
formal de sucesión del director general y los funcionarios de alto nivel, así
como verificar su cumplimiento.
Aspectos operativos: se debe asistir al consejo de administración en la evaluación de
las políticas para la determinación de las remuneraciones del director general y de
los funcionarios de alto nivel de la sociedad. Es importante que dichas políticas
consideren aspectos tales como las metas previamente fijadas, el desempeño
individual y el desempeño de la misma sociedad. El comité considera que las
políticas de remuneración que implemente el consejo de administración deberán ser
reveladas en el informe anual a los accionistas.
Se recomienda que las políticas para la determinación de las remuneraciones del
director general y los funcionarios de alto nivel sean razonables y consideren
aspectos relacionados con sus funciones, el alcance de sus objetivos y la evaluación
de su desempeño.
Se sugiere que en el informe anual se revelen las políticas utilizadas y los
componentes que integran los paquetes de remuneración del director general y de
los funcionarios de alto nivel de la sociedad.
Para proteger el patrimonio de la sociedad es importante que se apoye al consejo de
administración para evitar desembolsos excesivos al director general y a los
funcionarios de alto nivel, por concepto de compensación integrada e indemnización,
mediante la revisión previa de las condiciones de negociación.
Se recomienda que se apoye al consejo de administración mediante la revisión
previa de las condiciones de contratación del director general y de los funcionarios de
alto nivel, a fin de asegurar que los pagos posibles por su separación de la sociedad
sean prudentes y se apeguen a los lineamientos establecidos por el consejo de
administración.
La estabilidad y constancia de la sociedad en el largo plazo es importante para
preservar la inversión de los accionistas y el beneficio de los terceros interesados,
por lo cual es necesario apoyar al consejo de administración para asegurar que la
sociedad cuenta con un plan formal de sucesión para el director general y los
funcionarios de alto nivel, de manera que este proceso se lleve a cabo en forma
estable, planeada y ordenada.
Se recomienda que se apoye al consejo de administración para asegurar que exista
un plan formal de sucesión para el director general y los funcionarios de alto nivel de
la sociedad con objeto de que el proceso se lleve a cabo en forma estable, planeada
y ordenada.
Problemática de actuación: el riesgo un tema que no puede ser abandonado en las
organizaciones, ya que hoy más que nunca, las empresas toman decisiones las
cuales las llevan por caminos que les permitirán alcanzar logro el de sus objetivos,
sin embargo estos se encuentran llenos de obstáculos, y no por esto la solución es
quedarse quieto sin caminar hacia adelante.
La única forma de ganar y lograr la estabilidad en el mundo de los negocios es
arriesgando, pero no sin antes saber hasta dónde se está dispuesto a arriesgarse y
que mecanismos existen para disminuir sus efectos mediante la concientización de
que los riesgos existen y rodean a las decisiones y acciones que se tomen en
cualquier nivel de una organización, las cuales tendrán efectos y que su impacto
podrá no ser significativo o pude llegar a colapsar la sustentabilidad y estabilidad.
No existe metodología alguna que permita identificar todos los riesgos que puedan
llegar a impactar a una entidad, es importante identificar los más posibles y evitar
que estos puedan ser de importancia y perjudicar a las organizaciones a y todos los
que dependan de ellas.
El Instituto Mexicano de Mejores Prácticas Corporativas (IMMPC) identifica como
parte de las mejores prácticas corporativas, a la administración de riesgos como un
importante apoyo en dirección y operación de las organizaciones, la cual tiene
muchos beneficios que deben de ser conocidos y publicados para que sean de la
práctica común, así como todos aquellos elementos que deben de ser considerados
para su correcta aplicación, tomando como base metodologías existentes y
probadas.
Función de auditoría: el comité recomienda que exista un órgano intermedio que
apoye al consejo de administración en la función de auditoría, asegurándose que
tanto la auditoría interna como la externa se realicen con la mayor imparcialidad e
firmeza posible; procurando que la información financiera que llegue al consejo de
administración, a los accionistas y al público en general, sea emitida y revelada con
compromiso y claridad; a la vez, que sea suficiente, pertinente y refleje
razonablemente la contexto financiera de la sociedad.
También se recomienda que se valide constantemente el control interno y el proceso
de emisión de la información financiera; que se evalúen las operaciones con partes
relacionadas y se identifiquen los posibles conflictos de interés.
El comité considera que el órgano intermedio se encargue de cumplir con las
funciones establecidas en el código y asegure que las propuestas sean llevadas al
consejo de administración para que éste tome las decisiones correspondientes.
Funciones genéricas: es importante que exista coordinación durante todas las etapas
del proceso de auditoría entre el auditor interno, el auditor externo, el comisario y las
demás partes involucradas.
Se sugiere que se cumpla con las siguientes funciones:
Recomendar al consejo de administración los aspirantes para auditores
externos de la sociedad, los escenarios de contratación y el alcance de los
trabajos profesionales y supervisar el cumplimiento de los mismos.
Ser el intermediario entre el consejo de administración y los auditores
externos, así como asegurar la independencia e integridad de estos últimos.
Examinar el programa de trabajo, las cartas de observaciones y los reportes
de auditoría interna y externa e informar al consejo de administración sobre
los resultados.
Reunirse con los auditores internos y externos, sin la presencia de
funcionarios de la sociedad, para conocer sus comentarios y observaciones
en el avance de su trabajo.
Dar su punto de vista al consejo de administración sobre las políticas y
criterios utilizados en la preparación de la información financiera, así como
del proceso para su expresión, asegurando su confiabilidad, calidad y
transparencia.
Contribuir en la definición de los aspectos generales del control interno, de
la auditoría interna y evaluar su efectividad.
Confirmar que se observen los elementos establecidos para el control de
los riesgos a que está sujeta la sociedad.
Clasificar las labores del auditor externo, interno y el comisario.
Favorecer en el establecimiento de las políticas para las operaciones con
partes relacionadas.
Observar y evaluar las operaciones con partes relacionadas para confiar su
conformidad al consejo de administración.
Decidir la negociación de terceros expertos, que emitan su opinión sobre
las operaciones con partes relacionadas o algún otro asunto, que le permita
el apropiado cumplimiento de sus funciones.
Comprobar el cumplimiento del código de ética y del mecanismo de
declaración de hechos indebidos y de resguardo a los informantes.
Apoyar al consejo de administración en el estudio de los planes de
contingencia y de recuperación de la información.
Confrontar que se cuente con los elementos necesarios que permitan
asegurar que la sociedad cumple con las diferentes disposiciones legales
que le son aplicables.
Selección de los auditores: en el proceso de selección se debe tomar en cuenta la
capacidad técnica de los auditores, así como su independencia y experiencia
profesional. En dicho proceso, se deben observar aquellas eventualidades que
pudieran afectar la objetividad del auditor, como pudiera ser el que los ingresos del
despacho dependan de manera significativa de la sociedad o impliquen algún
conflicto de interés.
En caso de que los auditores provean a la sociedad de servicios distintos a la propia
auditoría, es importante que se proteja bajo revisión la naturaleza y la extensión de
dichos servicios, a fin de asegurar que su integridad no se vea afectada por conflictos
de interés.
Se propone recomendar al consejo de administración que, para la auditoría externa
de los estados financieros así como para cualquier otro servicio, se abstenga de
contratar un despacho en el que los honorarios percibidos por todos los servicios que
le preste a la sociedad, simbolicen un porcentaje mayor al 10% de los ingresos
totales de dicho despacho.
El dictamen de auditoría aporta la opinión de un tercero independiente sobre la
razonabilidad de los estados financieros. Si la persona que dictamina se encarga de
esta función por un tiempo prolongado, se puede correr el riesgo de que pierda
objetividad al emitir su opinión; por esta razón, el comité considera importante que la
sociedad cambie periódicamente a la persona encargada de dictaminar los estados
financieros, así como a su grupo de trabajo.
Se recomienda que, al menos cada 5 años, se cambie al socio que dictamine los
estados financieros de la sociedad, así como a su grupo de trabajo, con el fin de
asegurar la objetividad en sus trabajos e informes.
Como se establece en la Ley General de Sociedades Mercantiles, el comisario de
una sociedad es designado por la asamblea de accionistas y está encargado, entre
otros aspectos, de revisar tanto los estados financieros como la aplicación de las
políticas contables. Por otra parte, el auditor externo debe ser designado por el
consejo de administración de la sociedad para opinar sobre los estados financieros.
Aunque algunas de las funciones del comisario y del auditor externo son similares,
quienes los designan lo hacen para diferentes propósitos, por lo que encargarle al
comisario la auditoría externa genera conflictos de interés.
Se recomienda que el comisario sea una persona distinta a aquella que dictamine los
estados financieros de la sociedad.
Se recomienda que la persona designada como comisario de la sociedad, tenga los
conocimientos y experiencia profesional que le permitan cumplir con sus obligaciones
legales. Asimismo, se recomienda que en el informe anual que presenta el consejo
de administración, se revele el perfil del comisario.
Control interno: el control interno constituye el mecanismo por el cual el consejo de
administración se asegura que la sociedad opera en un ambiente general de control
y le da mayor certeza de la efectividad y eficiencia de la gestión.
Se sugiere que se sometan a la aprobación del consejo de administración los
lineamientos generales de control interno y, en su caso, las revisiones al mismo.
Es importante que el consejo de administración tenga información de los procesos
bajo los cuales funciona la sociedad, que sean ordenados y permitan un control
adecuado de las operaciones. Para cumplir con lo anterior, los reportes emitidos por
los auditores internos y externos, servirán de apoyo para verificar la efectividad de
los sistemas de control.
Se sugiere que se apoye al consejo de administración para asegurar la efectividad
del control interno, así como del proceso de emisión de la información financiera.
Se sugiere que los auditores internos y externos evalúen, conforme a su programa
normal de trabajo, la efectividad del control interno así como la calidad y
transparencia del proceso de emisión de la información financiera, y que se
comenten con ellos los resultados señalados en la carta de observaciones.
Partes relacionadas: durante el funcionamiento normal de la sociedad, es común que
se presenten operaciones con partes relacionadas, sociedades del mismo grupo
empresarial, asociadas, accionistas, consejeros, director general y ejecutivos de alto
nivel, las cuales se recomienda que sean analizadas y comparadas con las políticas
establecidas para asegurar su adecuada revelación y transparencia e identificar
aquellas situaciones que pudiesen derivar en un conflicto de interés; asimismo,
evaluar que las condiciones bajo las cuales se realizan son equitativas para la
sociedad y se llevan a cabo tal y como fueron convenidas.
Se sugiere que se apoye al consejo de administración en el establecimiento de
políticas, así como en el análisis del proceso de aprobación y de las condiciones de
contratación, de las operaciones con partes relacionadas.
El comité considera importante que las operaciones con partes relacionadas fuera
del giro habitual de la sociedad, sean presentadas, previamente a su celebración, a
la aprobación del consejo de administración.
Sin embargo, si dichas operaciones llegasen a representar más del diez por ciento
de los activos consolidados de la sociedad, se recomienda obtener la aprobación de
la asamblea de accionistas. De igual manera, recomienda contar con la opinión de
expertos independientes, en los casos que se juzgue conveniente.
Se recomienda apoyar al consejo de administración en el análisis de las propuestas
para realizar operaciones con partes relacionadas fuera del giro habitual de la
sociedad que, en su caso, le presente el director general a su aprobación. Asimismo,
se recomienda que cuando dichas operaciones lleguen a representar más del 10%
de los activos consolidados de la sociedad se presenten a la aprobación de la
asamblea de accionistas.
Revisión del cumplimiento de disposiciones: el comité considera importante que la
sociedad cuente con un mecanismo que le permita al consejo de administración estar
informado sobre el cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.
Para ello, es necesario que periódicamente se emita un informe sobre el nivel de
cumplimiento de las disposiciones y ayude a evitar que exista alguna contingencia
legal para la sociedad. Con este proceso, se reduce la posibilidad de ocurrencia de
eventos que pongan en riesgo a la sociedad o que impliquen costos no previstos y da
a los accionistas certidumbre sobre la situación legal de la sociedad.
Se recomienda que se asegure la existencia de mecanismos que permitan
determinar si la sociedad cumple debidamente con las disposiciones legales que le
son aplicables.
Para estos efectos, es conveniente que, cuando menos una vez al año, se realice
una revisión acerca de la situación legal de la sociedad y se le informe al consejo de
administración.
4.2 Informe de auditoría
A diferencia de la auditoría financiera el resultado en la auditoría operacional
administrativa no es el dar una opinión aun rubro en específico revisado, sino emitir
un informe con todas aquellas observaciones, comentarios, conclusiones y
recomendaciones pertinentes de las aéreas auditadas en una compañía señalando
los hallazgos de riesgo más importantes así como las fortalezas de la compañía.
Este informe contiene varios objetivos altamente importantes; estos objetivos deben
ser cuidadosamente considerados durante el desarrollo de la auditoría y en la
determinación de cómo redactar el documento señalado, se incluyen los siguientes:
El informe sirve para reunir la evidencia obtenida durante la auditoría, con la
presentación de hallazgo y conclusiones; representa final del trabajo de
auditoría.
En él se reportan las principales áreas que requieren mejoras; estos es, el
informe puede ver visto como una herramienta de que se vale la
administración para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecución. El
informe señala que áreas están bien y cuáles ser susceptibles de optimizar.
Ayuda a identificar las causas de las deficiencias,
Las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de
acciones y corregir deficiencias así como mejorar las operaciones. El informe
también tiene propósitos de referencias, tanto para la revisión de otras áreas
de la organización como para dar seguimiento y poder determinar el grado de
acciones correctivas adoptadas.
4.2.1. Características
Los informes de auditoría interna presentan un gran detalle de información acerca
de los aspectos revisados, puede cubrir prácticas operacionales y resultados, o
puede referirse a información de tipo financiero, lo cual es más común cuando se
lleva a cabo una auditoría de los estados financieros. Lo que realmente se debe de
mostrar es la información realmente relevante. Para la preparación se debe incluir los
siguientes puntos.
Exponer todos los métodos a los que se recurrió para llevar a cabo lo auditoría y
cuáles fueron los resultados que se obtuvieron.
Incluir la explicación detallada de los hallazgos de la auditoría o detallar los
resultados de los diferentes esfuerzos de auditoría. En esto no es muy
recomendable, ya que, si se abunda mucho en este tema, el lector del informe puede
perder interés del contenido del éste.
Presentar aspectos realmente importantes con títulos que llamen la atención del
lector y que resuman el contenido los cuales podrían ser, aquellos que tengan un
gran impacto en las políticas, enfoques operacionales, utilización de recursos, etc. La
gran ventaja que tiene esta característica, es que al enfocarse más en los aspectos
importantes, los lectores se interesan más en la lectura de los informes.
Se deben presenta perspectivas respecto a los resultados finales de la auditoría en
términos de confiabilidad, enfoque y profesionalismo. El auditor debe evitar caer en la
tentación de citar factores cuyo soporte y conclusiones no estén totalmente cubiertos,
así como ignorar aquéllos que puedan derivar en distracciones inútiles.
El informe debe señalar el total de importes auditados o registrados en relación al
importe de los errores detectados; de igual manera deben presentarse las eficiencias
obtuvo la parte del área examinada.
El informe de auditoría debe reportar situaciones donde el auditado ha tomado, o a
hacho planes para tomar, acciones para corregir o mejorar la condiciones antes de
que concluya la auditoría. Estas acciones se refieren al esfuerzo aplicado o planeado
para corregir o mejorar las actividades sujetas a auditoría, en algunas organizaciones
se realizan acciones correctivas intermedias estas también deben incluir se dentro
del informe.
Incluir encabezado que describa razonablemente la situación por ejemplo:
procedimientos inadecuados.
Bajo este encabezado se deben describir e interpretar brevemente los principales
hallazgos del auditor interno. Este incluirá las condiciones existentes, estándares
particulares que han sido violados y una opinión de las condiciones insatisfactorias.
En otros casos los hallazgos pueden describir soluciones con un gran potencial de
mejora. Esta sección puede ser breve o se puede extender, dependiendo de la
importancia de los asuntos tratados. El objetivo será incluir solamente información
directa pertinente a la conclusión o recomendación y será tan breve como sea
posible.
La cobertura de los hallazgos proveerá las bases para una conclusión o
recomendación.
Conclusión es usado en un sentido de posición final, hecho importante que no
involucra una recomendación. El tipo más solidó de conclusión se presenta cuando el
administrador responsable de la actividad auditada está de acuerdo en lo que se le
planteó y acepto tomar medidas correctivas o implementar o implementar cierto tipo
de acciones. Este tipo de conclusión sirve para mantener informada a la alta
administración del problema y su solución o la conclusión puede estar limitada al
reconocimiento del problema por parte del administrador auditado.
En otros casos debe haber una recomendación específica planteada por el auditor
interno. Un tipo de recomendación cubrirá lo que el auditor interno crea que debe
hacer el administrador auditado, aun cuando este se encuentre en desacuerdo. El
otro tipo de acción recomendada involucra las acciones que se deben tomar un más
alto nivel de autoridad. En este último caso se puede incorporar la posición de la
administración. Es importante hacer notar que los asuntos que involucran acciones
administrativas pueden ser eliminados de la categoría de recomendación si estos
gerentes están de acuerdo en tomar acciones correctivas; sin embargo, puede ser
necesidad de la alta administración el estar bien informado sobre alguna situación
particular, independientemente de si el problema ha sido atendido en forma
adecuada o no.
4.2.2 Estructura
A continuación se presenta una propuesta sobre la estructura del informe de
auditoría pero no debe tomarse como una formula sino como una guía para la
organización del informe el cual debe ser flexible a las necesidades del departamento
de auditoría interna.
Fecha de informe: beberá de ser fechado, de preferencia al momento de su entrega.
Un aspecto práctico es que la fecha de la aprobación final es dada por el auditor
general o su delegado, para posteriormente pasarlo mecanografía. Bajo adecuados
estándares de eficiencia para su mecanografía, compaginado, reproducción y
empastado no debe de excederse de cinco días para las estas acciones incluyendo
la entrega física del informe.
A quien va dirigido: bajo una buena práctica el informe debe ser dirigido al
funcionario responsable directo de la actividad que estuvo sujeta a revisión, sin
embargo, en algunos casos esa revisión pudo haber sido hecha siguiendo una
instrucción de algún alto directivo de la organización, en cuyo caso el auditor interno
deberá dirigir a este el informe. En otros casos también la naturaleza de la
asignación de auditoría puede requerir algún procedimiento de tipo especial.
Párrafo de introducción: normalmente es deseable usar el párrafo introductorio para
establecer la naturaleza y alcance de la asignación de auditoría, el periodo cubierto u
otro punto de referencia en fecha, el tiempo dedicado al trabajo de campo y el
personal asignado en la auditoría. En algunos casos suele ser necesario poner una o
dos oraciones adicionales que describan los principales puntos referentes al trabajo
de auditoría efectuado, pero cualquier detalle sustancial debe ser evitado en este
apartado.
Párrafo de antecedentes: también es deseable tener un párrafo que describa la
naturaleza general de la actividad operacional cubierta en la revisión. Este es un
antecedente de tipo orientador para el lector del informe y no es intención que sea
completo.
Resumen de aspectos principales: cuando existe un número sustancial de aspectos
importantes tratados en el informe, con frecuencia es deseable una relación de estos.
Ello proporciona al lector un rápido informe acerca de la naturaleza y alcance del
contenido del informe, sin entrar a un a análisis detallado del mismo.
4.3. Papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son aquellos documentos que contienen la información
obtenida por el auditor en su revisión, así como el resultado de sus procedimientos,
pruebas de auditoría; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones en el informe correspondiente.
Objetivos: los papeles de trabajo cumplen los objetivos siguientes:
Registrar de manera ordenada y detallada los procedimientos y
actividades realizadas por el auditor.
Documentar el trabajo realizado para futura consulta y evidencia.
Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de
auditoría.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y
que el trabajo se efectúa de acuerdo con las normas de auditoría y
demás normatividades aplicables.
Características: los papeles de trabajo deberán:
Incluir el programa de trabajo, sus modificaciones; se deberán
relacionarse mediante índices cruzados.
Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cedulas
y resúmenes necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los preparo.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y el
alcance de su trabajo realizado y sustenten los resultados y
recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.
Redactarse con precisión y claridad necesaria para el cumplimiento de
los objetivos de la auditoría.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para
datos, notas y comentarios.
En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos deberán tener los
siguientes requisitos:
Suficiencia: será suficiente la evidencia objetiva y convincente que
baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se
presente en el informe.
Competencia: que sea competente, la evidencia deberá ser válida y
confiable, las pruebas practicadas deberán corresponder a la
naturaleza y características de lo examinado.
Importancia: la información será importante cunado guarde una
relación lógica con el hecho que se desee demostrar.
Pertinencia: la evidencia deberá ser congruente con los resultados,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Propiedad y confidencialidad: los papeles de trabajo serán propiedad del órgano de
control, por contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por su personal.
Su guarda y custodia serán responsabilidad de los auditores y para evitar el riesgo
de que se extravíen o sean utilizados indebidamente por terceras personas.
La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán
proceder los auditores del órgano de control. Por contener información confidencial,
el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto
profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato
competente.
4.3.1 Cedulas de observaciones
Las irregularidades derivadas del análisis realizado se presentaran en las cedulas de
observaciones, las cuales contendrán las causas, efectos, fundamentos que fueron
transgredidos y las recomendaciones, sugeridas por el auditor para promover la
solución al problema detectado.
Las cedulas de auditoría deben contener datos que permitan conocer de manera
clara y precisa que se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, sus elementos
son:
Encabezado: incluye los datos de identificación que deben anotar en la parte
superior de las cedulas, y contienen lo siguiente:
Nombre del área sujeta a revisión.
Nombre del rubro, concepto u operación a revisar.
Nombre especifico del procedimiento.
Tipo de cedula que se elabora.
Iniciales del auditor que elabora la cedula.
Iniciales del auditor que supervisa la cedula.
Cuerpo de la cedula: comprende el resultado de la revisión, indicando otros
aspectos y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los
resultados, la conclusión obtenida en su caso notas complementarias o
aclaratorias, que tienen como objeto ampliar, complementar la información
solo cuando se considera necesario.
Pie de cedula: el alcance de la cedula se anotara la fuente de datos, su
significado de las marcas así como la firma del auditor que elaboro y superviso
el papel de trabajo. De donde provienen los datos de los hechos, firmas de la
persona que elaboro y superviso la cedula, así como las observaciones
anotaciones en la cláusula de la auditoría.
Las cedulas de observaciones son documentos muy importantes ya que en él se
anotaran las irregularidades que se encontraron durante el proceso de auditoría. El
auditor plasmara sus sugerencias para dar solución a los problemas dados.
4.4 Secuencia de preparación
Si los hallazgos no se comunican de manera oportuna y en los medios correctos las
cuatro etapas anteriores serán actividades sin beneficio para la empresa.
La quinta fase conforma los siguientes pasos
Reuniones preliminares con auditores.
Reuniones con áreas auditadas.
Emisión del borrador.
4.4.1 Reuniones preliminares con auditores
Una vez que el auditor interno anotó en sus papeles de trabajo todas las deficiencias
a que su juicio existe en los sistemas, debe efectuar un examen crítico sobre cada
observación y cada sugerencia.
Estas reuniones se llevan a cabo al cierre de la revisión, pero cabe mencionar que se
puede realizar antes de este término si se encuentran desviaciones significativas que
se tengan que investigar de manera inmediata.
Algunos puntos que se deben tomar en cuenta antes de que se emita el informe son
los siguientes:
Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente
o supervisor de auditoría.
El equipo de auditoría debe tener conocimiento de los métodos,
procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa.
El director de auditoría así como los supervisores de la auditoría deben estar
convencidos de la autenticidad de cada observación incluida en los papeles de
trabajo. El auditor debe estar consciente que se enfrentará a una resistencia al
cambio por lo tanto debe de estar seguro de que todas y cada una de las
observaciones realizadas tiene su convencimiento absoluto.
El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo a su
importancia, es decir de mayor a menor importancia, ya que se debe tomar en
cuenta los impactos que estas desviaciones provocaron cuando se suscitó el
problema. Por lo cual será más factible hacer mención de lo que se debe
modificar para que no vuelva a ocurrir.
Los papeles de trabajo deben de incluir las descripciones de los problemas,
así como las sugerencias que serán útiles, claras y objetivas para corregirlos.
El auditor y los ayudantes, deben discutir, analizar y evaluar cada una de las
sugerencias para corregir los problemas detectados.
El auditor debe estar convencido de que las sugerencias de la auditoría están
bien estructuradas y serán útiles.
En los papeles de trabajo las sugerencias deben ser:
Factibles: aplicables a la práctica y no sólo que quede en manuales que
nunca se han puesto en operación.
Accesibles: al alcance de la empresa desde el punto de vista de su
capacidad económica. Es decir que con el personal que se cuente se
lleguen a corregir las desviaciones y la empresa no tenga que recurrir a
gastos extraordinarios para modificar su control interno.
Objetivas: congruentes a la estructura de la entidad que se va a
implantar y a las áreas que se relacionan con ésta.
Cuando se toman en cuenta las recomendaciones anteriores el auditor interno se
encuentra en la posibilidad de preparar su informe.
El objetivo de realizar estas reuniones es el seleccionar la información relevante que
se deba presentar, para evitar:
Eliminar información que no sea relevante.
Combinarla la información para tener un criterio más amplio.
Duplicar las observaciones.
Cambiar o corregir información si no se tuvo la investigación necesaria que
logre contradecir lo ya observado.
Es por ello que el auditor debe tener la certeza de sus observaciones y tenerlas bien
soportadas.
4.4.2 Reuniones con áreas auditadas
Una vez que los papeles de trabajo han sido revisados y autorizados por el director
de auditoría interna, se tiene la seguridad de que las observaciones son definitivas.
Por lo anterior se procede a convocar una junta con los gerentes o directores de las
áreas involucradas para que el auditor informe sus recomendaciones y sugerencias,
y así llegar a conclusiones de manera conjunta que sean necesarias para su
implementación en la entidad.
Para que la junta se lleve a cabo es indispensable tener los papeles de trabajo, así
como las cédulas que contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la
auditoría de control interno.
Los 11 aspectos a considerar en el momento de la reunión que debe ser precedida
por el director de auditoría interna son:
1.- Explicar brevemente el objetivo de auditoría de cada una de las áreas revisadas.
2.- Hacer mención de que la auditoría interna tiene como propósito informar las fallas
detectadas para que se tomen en cuenta en beneficio de la entidad y no es para
culpar o señalar al personal.
3.- Agradecer brevemente la colaboración del personal de cada una de las áreas
auditadas.
4.- Comenzar la reunión dando lectura a las observaciones y/o sugerencias de
acuerdo a las cédulas de auditoría.
5.- El auditor debe mostrar la disposición para presentar las pruebas necesarias que
se basan en la determinación de sus observaciones.
6.- El auditor debe resaltar que sus sugerencias solo son propuestas.
7.- El auditor debe convencer con sus sugerencias.
8.- Tomar nota de las respuestas de los ejecutivos, ya que dichas respuestas
formarán parte del reporte de auditoría.
9.- El auditor debe mostrar sus apreciaciones en concreto o no vagamente.
10.- El auditor debe enfrentar con profesionalismo sus apreciaciones y no dejarse
intimidar y modificar sus observaciones y sugerencias.
11.- El auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para llevar a cabo su
evaluación.
Una vez que los ejecutivos han aprobado las observaciones o sugerencias
mencionadas en la reunión, debe poner en práctica los siguientes tres puntos.
1.- El auditor debe lograr que los ejecutivos establezcan y se comprometan a
respetar plazos y fechas en las que las recomendaciones aceptadas se llevan a
cabo.
2.- El auditor debe tomar nota en los papeles de trabajo de las fechas establecidas y
aceptadas, para que posteriormente se realice de manera oportuna un programa
para verificar la implementación de las sugerencias.
3.- Cuando en las sugerencias se requiera de que intervengan especialistas internos
o externos, los ejecutivos deben establecer fechas tentativas para obtener la
autorización de los funcionarios en quienes recaiga la responsabilidad.
Estas fechas son la garantía de que el trabajo realizado por las dos partes, ejecutivos
y auditores, se toman en cuenta y no se dejan a la deriva.
4.4.3 Emisión del borrador
Una vez que se comentaron con el responsable de la administración las
observaciones y sugerencias y que el auditor tiene recopilados en sus papeles de
trabajo las respuestas que los ejecutivos han dado, se procede a la realización del
borrador del informe de auditoría.
Este borrador debe ser redactado por el director de auditoría interna, con base en
sus papeles de trabajo, que incluyen los problemas, recomendaciones y sugerencias
para corregirlos, y los comentarios de los ejecutivos de la auditoría. Po lo cual se
debe ejercer control sobre la calidad de su contenido.
Para determinar los atributos que deben reunir el informe de auditoría, es necesario
analizar cada una de las partes que lo integran.
Carátula: constituye el encabezado del informe y debe contener por lo menos lo
siguiente:
Denominación o razón social de la entidad sin abreviaturas.
Ciclo de transacciones en el cual se encuentran los sistemas auditados.
Mención de dichos sistemas.
Especificar que es un informe de auditoría con recomendaciones.
La fecha a la que se refieren las observaciones y sugerencias.
Dicha carátula debe ser breve, objetiva y satisfacer los requerimientos de los
auditores internos.
Dictamen: también denominado diagnóstico y es la parte esencial del informe, ya que
por su contenido capara l atención del lector. Los elementos que lo integran son los
siguientes:
Destinatario: es la persona a quien se dirige el informe de auditoría.
Si es externo, el informe debe dirigirse al funcionario que contrato sus
servicios. Si forma parte del departamento de auditoría interna, el informe
debe dirigirse al principal funcionario a cargo del área en que se realizó la
auditoría.
Párrafo de alcance: es la descripción breve y sencilla del trabajo llevado a cabo por
el auditor, dentro de su objetivo informa a los lectores tres factores esenciales:
Que sistemas fueron examinados: identifica que departamento o
departamentos fueron auditados. Mencionando a que ciclo de
transacciones pertenece los métodos y procedimientos examinados.
En qué período o fecha: especificar el período en el que se aplicaron los
procedimientos de auditoría, ya que establece claramente en qué momento
se localizaron los hallazgos.
Con qué propósito: informa a los lectores de beneficios específicos que
derivarán para la empresa como resultado de la auditoría. Como el
mejoramiento de sistemas, incrementar la eficiencia y eficacia en el
desarrollo de las actividades.
Párrafo intermedio: es el resumen de los principales problemas localizados por el
auditor. Sólo puede redactarse en forma profesional si se conocen a fondo los
problemas detectados durante la auditoría. En términos generales es un resumen de
situaciones trascendentales que deben corregirse en el control interno.
Párrafo de opinión: es el diagnóstico derivado de la auditoría interna e incluye el
punto de vista claro y preciso del auditor. Es la consecuencia de las apreciaciones
descritas en el párrafo intermedio. Por lo tanto los dos párrafos deben ser
congruentes.
Firma: es una de las partes fundamentales del informe ya que identifica la
responsabilidad en relación con las observaciones, las sugerencias y el diagnóstico
sobre los sistemas auditados.
Fecha: incluye lugar, mes, día y año. Marca el límite de responsabilidad del auditor
en relación con hechos posteriores que ocurran al terminar la auditoría.
Por lo general, la fecha es aquella en la que se lleva a cabo la reunión con los
directores y gerentes para discutir las observaciones y sugerencias.
Cuando es necesario que el auditor realice verificaciones adicionales, la fecha del
informe será cuando hayan concluido los trabajos correspondientes.
Texto con observaciones, sugerencias y respuestas: dicho texto debe ser congruente
y coherente con el párrafo intermedio y el de opinión, debe incluir las respuestas que
dieron las gerencias y direcciones auditadas.
Las observaciones y sugerencias son el contenido principal del informe de auditoría;
su redacción debe ser accesible y en lenguaje sencillo, para que su lectura sea fácil y
amena.
4.4.4 Aplicación de cuestionarios de control de calidad
Una vez elaborado el borrador de informe de auditoría, es necesario que se apliquen
cuestionarios de control de calidad.
Los cuestionarios de control de calidad integran preguntas que garantizan la emisión
del informe de auditoría, deben ser respondidos por el director de auditoría interna o
en su caso al responsable de firmar el informe.
Estos cuestionarios constituyen el esfuerzo final para detectar omisiones en las que
se haya incurrido durante los primeros cuatro pasos de la auditoría, para que sean
útiles es necesario que sus respuestas sean objetivas y sinceras en cada una de las
preguntas que los integran.
Los cuestionarios de control de calidad permiten que el auditor lleve a cabo una
supervisión final sobre el cumplimiento de puntos esenciales que deben ser
concluidos antes que se emita el informe; estos puntos son:
El borrador del informe debe incluir las observaciones y sugerencias relativas
a todos los problemas relacionados a las áreas auditadas, ya que un informe
de auditoría no solo debe basarse específicamente en lo contable o
financiero.
El auditor debe tener la seguridad que se determinaron las causas de todos
los problemas detectados.
El auditor debe de estar convencido de que los problemas detectados se
midieron en nivel de importancia, y que se trató de cuantificar los problemas
en unidades monetarias dentro del borrador.
El auditor debe estar seguro que se consideraron los problemas adicionales,
ya sea en el presente y en el futuro, encontrados por la falta de solución hacia
algún problema significativo y que se debe considerar en el borrador del
informe de auditoría.
El auditor debe de estar seguro que se identificaron todos los riesgos a que se
expone la empresa y de haberlos incluido dentro del borrador del informe de
auditoría.
Los cuestionarios de control de calidad deben incluir preguntas para corroborar os
puntos antes mencionados. Además las preguntas deben ser contestadas con
honestidad y sencillez. Cabe mencionar que el auditor debe complementar las
respuestas con comentarios adicionales que ayuden a complementarlas, y no solo
responder un sí o un no.
Los cuestionarios de control de calidad deben ser fechados y firmados por el director
de auditoría interna, así como del gerente, director o socio que autoriza las
respuestas.
4.4.5 Emisión de crónica final
Esta emisión solo se debe llevar a cabo si el cuestionario de control de calidad ha
sido aprobado por el gerente, el director o la persona responsable del análisis del
flujo de transacciones.
Para su emisión es necesario contemplar los siguientes pasos:
Mecanografía del borrador: el borrador es susceptible de cambios para
mejorar su contenido, por lo tanto, el informe una vez mecanografiado se
convierte en el representante del departamento de auditoría interna o del
despacho de contadores públicos. Por lo cual la mecanografía debe ser clara,
de calidad y debe estar de acuerdo a las técnicas y usos modernos para
garantizar su presentación.
Confronta: forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayoría de
las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes.
La finalidad de la confronta es comparar la mecanografía del informe con el borrador.
Su revisión es sencilla, un auditor lee en voz alta el contenido del informe
mecanografiado mientras otro compara la lectura con el contenido del borrador.
Ambos deben coincidir en todos los detalles.
4.4.6 Distribución
La distribución del informe se debe realizar una vez que se mecanografió el mismo y
se realizó la confronta.
El informe se envía a los directores y gerentes que participaron en la reunión en la
cual se discutieron las observaciones y sugerencias; enviar una copia al director
general y, en su caso, al consejo de administración y/o a la asamblea a de
accionistas.
En algunas ocasiones es necesario enviar una copia a los jefes de departamento, en
los cuales se hayan realizados los trabajos de auditoría y se encuentre
observaciones, con la finalidad de que estas personas responsables, consideren las
sugerencias para que mejoren el desarrollo y desempeño de su trabajo.
Es necesario que se encuaderne el informe, con la finalidad que se evite el desorden
y se pierda la secuencia de la información contenida.
Una vez que el informe ha sido entregado y distribuido en la forma que cada persona
necesita, se concluye el proceso de actividades profesionales de auditoría interna,
sin embargo, es necesario considerar los trabajos de seguimiento para verificar que
se estén cumpliendo con las recomendaciones y sugerencias que mejoraran el
proceso de la entidad.
4.5. El seguimiento a observaciones de auditoría
Una vez que el auditor haya terminado la metodología de su revisión y entregado el
informe correspondiente el cual contiene todos aquellos observaciones y/o hallazgos,
se dice que la auditoría no culmina con la entrega del informe; sino más bien nace un
nuevo proceso, dado que las recomendaciones que sugirió el auditor a la empresa
sean puestas a la práctica, ya que este también es un punto muy interesante y que
obviamente le da prestigio en el ámbito profesional.
En la actualidad el trabajo de auditoría, no se basa en encontrar las deficiencias del
control interno de una empresa; el objetivo del equipo de auditoría además de
encontrar los focos rojos, como bien se ha mencionado anteriormente es de dar una
o las sugerencias que sean necesarias para poder fortalecer o en su caso corregir
algunas cuestiones que por alguna circunstancia no se esté llevando de una manera
eficiente. Razón por la cual es de suma importancia que una vez que los auditores
presenten ante la dirección el informe final se prosiga a poner en práctica.
Ahora bien cabe mencionar que las observaciones pueden clasificarse, como bien se
comentó anteriormente en:
Observaciones correctivas: sugerencias que el auditor considera con un
impacto significativo en cuanto a los cambios o modificaciones del proceso de
control interno que el equipo de auditoría haya encontrado; es decir formaran
parte de proyectos que requieran de un análisis detallado y una tarea
específica de diseño.
Observaciones preventivas: recomendaciones con cambios con un impacto
poco significativo en cuanto a los procesos en los que el auditor haya
detectado alguna deficiencia; lo cual quiere decir que no requieren un análisis
y diseño especial, que solo pueden solicitar una decisión y que la empresa
debe tomar de forma instantánea.
De lo anterior se puede decir que en la actualidad el auditor en esta nueva etapa
conocida como el seguimiento de observaciones, su función es primordial ya que él
es el encargado de supervisar y evaluar todos aquellos aspectos que sugirió y que
estos a su vez se estén llevando a la práctica; sin duda es aconsejable que el auditor
tenga en mente que en esta fase su objetivo es verificar y evaluar el cumplimento
de su trabajo; es decir que las sugerencias que dio, se tomen en cuenta y que estas
a su vez se ponga a la práctica; esto con la finalidad de que los dueños vean
realmente un cambio favorable y que aunque los directivos de la empresa quisieran
que el auditor se involucrara directamente en la solución de problemas, debe auto
considerarse solo como una parte importante, dado que no puede ser juez y
participe.
Las sugerencias propuestas por el auditor pueden abarcar desde el reacomodo total
de actividades de la empresa, hasta una simple modificación de uno o varios
elementos que interviene en dichas funciones.
Ahora bien se cita la siguiente definición:
“El seguimiento se define como un proceso por el que los auditores internos
determinan la propiedad, efectividad y oportunidad de las acciones tomadas por la
administración sobre observaciones de auditoría reportadas. Dichas observaciones
incluyen también observaciones importantes de auditores externos y otros.”
(Santillana, 1996)
De acuerdo con la anterior definición se puede decir que la fase de seguimiento
consiste en que los auditores internos deberán hacer un seguimiento sobre las
observaciones preventivas y correctivas que requieran de alguna acción, esto con el
propósito de tener una certeza en cuanto a la solución oportuna y adecuada de los
hallazgos encontrados por el auditor.
El seguimiento de observaciones puede empezar desde el momento en que se da
por terminado la auditoría y obviamente se entregue el informe o iniciarla después de
un tiempo estimado, con la finalidad de que las recomendaciones puedan cumplirse.
El auditor al llevar a cabo el seguimiento de dichas sugerencias debe considerar los
siguientes aspectos:
La responsabilidad de que el auditor debe llevar a cabo el seguimiento de
observaciones, debe estar plasmado por escrito en el programa de auditoría.
Cuando los hallazgos se hayan reportado con mucha importancia y requieran
de una acción inmediata esta será monitoreada por el auditor hasta que
hayan sido corregidos.
Las funciones de seguimiento deben estar incluidas en el plan de trabajo del
grupo de auditoría y el director de auditoría es el responsable de
programarlas.
Si, la situación lo amerita el auditor deberá diseñar programas específicos de
seguimiento con el propósito de que se tomen en cuenta todos y cada uno de
los procesos.
Se entregara a la dirección un informe de seguimiento el cual contendrá las
recomendaciones sobre los hallazgos atendidos o solucionados.
El auditor debe tener presente que su responsabilidad es evaluar las acciones
correctivas que los directivos de la empresa aprueban, respecto a las
observaciones de auditoría reportadas.
El tiempo y duración del seguimiento debe ser estipulado por el director de
auditoría.
Los factores que el auditor interno debe considerar para la elaboración de
programas de seguimientos adecuados son: Importancia de las observaciones
encontradas, esfuerzo y costo para su corrección, impactos negativos que
puedan incurrir al no aprobar la acción correctiva, dificultad de la acción
correctiva y el tiempo comprendido
Objetivo: el propósito principal de la fase de seguimiento es aplicar todos los
aspectos específicos que aseguren que las recomendaciones sugeridas en el
informe se atiendan de una manera adecuada y oportuna, con la finalidad de
favorecer al control interno de la empresa, dado que la responsabilidad profesional
del auditor no termina en entregar el informe, sino en determinar las ineficiencias y
proponer soluciones con su participación en la empresa. El objetivo se resume en
hechos reales y objetivos.
Secuencia del proceso de seguimiento:
Seguimiento de las recomendaciones
Elaboración del plan de trabajo
Programas de Ejecución, presupuestos
y equipo de trabajo.
Procesos de simulación.
Métodos de implantación
Método instantáneo
Método de proyectó piloto
Método de implantación en paralelo.
Método de implantación parcial o por
aproximaciones sucesivas
Factores incidentes en la implantación.
Informes avances y seguimiento
Ajustes y correcciones.
Medición y registro
Revisión periódica.
1. Diseño 2. Implantación 3. Evaluación
FASE ETAPA PROCEDIMIENTO
Figura 20 Etapas del seguimiento de observaciones de auditoría.
A continuación se da una breve explicación de cada una de las etapas y
procedimientos de esta fase.
Diseño: en esta primer etapa se consideran los siguentes aspectos:
Establecer el orden secuencial de las actividades o funciones que se
llevaran a cabo para el seguimiento correspondiente de las acciones
correctivas y/o preventivas segun sea el caso.
Considerar el tiempo y las fechas en que habra de iniciars y terminar
cada una de las actividades del programa.
Implantación: es la segunda etapa de la fase del seguimiento en la cual como
bien se menciona en el cuadro anterior, hay varias formas para llevar a la
practica las recomendaciones que respondan a los hallazgos que fueron
encontrados por el grupo de auditoría.
En esta etapa el auditor debe consider los siguentes puntos:
En esta primer etapa tambien se dara a conocer ante los directivos el
personal, instalaciones,mobiliario y equipo, manuales e instructivos de
trabajo; es decir hallegarse de todos aquellos recursos que seran
necesarios para el buen desempeño de las recomendaciones que seran
establecidas.
Comtemplar los obstaculos y resistencias al cambio del personal afectado
por los nuevos sistemas y procedimientos de trabajo.
Determinar el metodo de implantacion dependiendo a las necesidades de
la empresa.
En la figura 21 se muestra los métodos mas utilizados, los cuales se ponen a puebra
dependiendo la valoracion por parte del auditor, para cada empresa, pues el decide
que metodo sera utilizado para dar seguimiento a las sugerencias propuestas por el
equipo de auditoria, esto con la finalidad de obtener resultados favorables que
beneficien a la entidad economica en cuanto a su control interno.
• Cuando las recomendaciones son sencillas es decir que no requieran de un gran numero de operaciones
Método Instantáneo.
• Consiste en hacer un ensayo de las recomendaciones en una area de las empresa, con el proposito de medir su eficacia.
Método del Proyecto Piloto.
• Consiste en la operacion simultanea, y por un periodo determinado, este método debera prolongarse unicamente hasta el momento en que exista la certeza de que funcionara sin fallas sustituyendo l sistema anterior.
Método de Implantacion en paralelo.
• Consiste en seleccionar una o varias areas de la empresa mismas a las que se les pondra a practica las recomendaciones sugeridas, esto con la finalidad de no causar grandes alteraciones en la operacion .
Método de Implantacion Parcial
Una vez que se hayan desarrollado las etapas anteriores, se procede a poner en
practica las recomendaciones o sugerencias aplicando el método de implantacion
que se haya seleccionado.
Es recomendable que al inicio de la ejecucion del programa de implantacion se
elaboren circulares con la finalidad de que se den a conocer los cambios al personal
involucrado, asi como tambien informar y orientar a quienes se vean involucrados en
el cambio.
La funcion del auditor en esta etapa es esencial ya que debe de estar presente en el
lugar en donde se realizan las modificaciones durante todo el tiempo que se requiera.
Evaluación: es la etapa final de esta fase ya que aqui se procede a que el
auditor o el equipo de auditoría mantenga una contstante información, para
comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y sugerir las acciones
correctivas si es que asi lo amerita, respecto a la aplicacion de las
recomendaciones o nuevo sistema administrativo.
Figura 21 Descripción de métodos para la evaluación.
La experiencia fundamenta el echo de que la revisión periodica de las sugerencias
implantadas, permiten evitar el desvio de algun procedimiento que afecta
directamente a la eficiencia del seguimiento de observaciones.
4.6 Informes del seguimiento características y estructura
El proceso de auditoría contempla en forma cronológica y secuencial las etapas de
planificación, programación, ejecución, informe y seguimiento. Un adecuado control
en el desarrollo de cada una de esas etapas, permitirá al auditor obtener un informe
de auditoría con niveles de calidad adecuados. Por lo tanto el auditor debe
asegurarse que se han tomado todas las medidas necesarias para tratar los riesgos
informados como materiales o inmateriales, ya que sólo mediante la adecuada
implementación de los compromisos tomados por la administración, se logrará un
impacto positivo mediante la agregación de valor a los procesos en la organización.
Para lograr dicho impacto, se debe asegurar la adecuación, eficacia y oportunidad de
las medidas específicas adoptadas, asegurándose que se corrigen las observaciones
y se logren los resultados deseados en la forma y en los tiempos previstos.
Las diferentes normas de auditoría referidas al seguimiento, señalan que el jefe de
auditoría debe monitorear el avance de los resultados y discutir con el jefe de servicio
cuando éste ha admitido un nivel de riesgo que es inmaterial para la organización, al
no adoptar las medidas correctivas o preventivas de los hechos informados por la
auditoría. Sin perjuicio de esta acción, será necesario que el auditor deje constancia
escrita de dicha situación.
A continuación, se mencionan algunas variables de carácter estratégico que
constituyen la base para realizar un adecuado seguimiento:
Recursos humanos y financieros suficientes.
El nivel de calidad en la preparación del programa de auditoría.
El nivel de calidad en la ejecución del trabajo de auditoría, obtención de
evidencia y análisis de los resultados de la auditoría.
El nivel de calidad y la oportunidad de los análisis de los hallazgos
encontrados y recomendaciones contenidas en los informes de auditoría.
El nivel de calidad y la oportunidad de la respuesta de las unidades operativas
a las observaciones y recomendaciones propuestas referentes a las
observaciones encontradas por la auditoría interna.
Una base de datos para controlar los plazos y avances de las medidas
implicadas por los ejecutivos responsables de las unidades organizacionales.
Las formalidades consideradas en el flujo de información, hacia el Jefe de
Servicio y hacia los procesos operativos y desde éstos, al trabajo de
auditoría.
El nivel de retroalimentación que ha recibido por parte de la unidad auditada
antes de entregar el informe de auditoría al jefe de servicio.
Como se mencionó en el capítulo III, en términos prácticos se requiere en una primera
parte, realizar algunos análisis, diseño y aplicación de procedimientos que permitan
fundamentar, los procesos críticos para la organización y, luego determinar las
recomendaciones específicas sobre las cuales se realizará el seguimiento de
auditoría para un periodo determinado.
CASO PRÁCTICO. METODOLOGÍA DE LA COMPAÑÍA GRUPO
DAGNYK: MARCA TERO
Primer contacto con el cliente
Se contactó al Grupo DAGNIK, con el objeto de realizar una auditoría operacional-
administrativa para verificar si se están llevando correctamente las funciones del
departamento de compras, para que al final se emita un informe y en su caso se
darán recomendaciones para mejorar dicho proceso.
Grupo DAGNIK se funda en 1997 con el objeto de distribuir y comercializar artículos
de marcas extranjeras en México.
Grupo DAGNIK tiene como director general al Lic. Jaime Arteaga, el cual solicito los
servicios de auditoría operacional-administrativa con la finalidad de verificar que en el
departamento de compras se están realizando sus operaciones conforme a políticas
y procedimientos establecidos por la compañía (ver anexo 1), con el fin de que la
firma de auditoría proponga recomendaciones para mejorar dicho proceso.
Carta de presentación
México D.F. 26 de abril de 2013
Lic. Jaime Arteaga
Director General
Grupo DAGNIK
Av. EverLife #11
Col. Los Mortales, Delegación Magdalena Contreras
PRESENTE
Estimado licenciado, de acuerdo con la plática llevada con la encargada del área de
contraloría, se presenta la siguiente propuesta de cotización por el periodo 03-31 de
mayo de 2013 (la revisión se realizara los días viernes) con el objetivo de emitir un
informe sobre la función del departamento de compras.
El trabajo consistirá en evaluar los procedimientos y los elementos que intervienen
con la función del departamento de compras, tomando en cuenta el manual de
procedimientos de dicho departamento, realizando observaciones las cuales se
plasmaran en un informe, tomando en cuenta que estas pueden ser para mejorar el
proceso de compras en la entidad.
Control interno
Se evaluará y analizará el control interno, para determinar el alcance de los
procedimientos de auditoría que serán aplicados. Este análisis será detallado, lo cual
permitirá emitir una opinión sobre la efectividad del proceso a revisar.
Los papeles de trabajo elaborados en relación al trabajo realizado son propiedad de
la firma NOVA y asociados S.C., estos papeles comprenden información confidencial
la cual es de gran importancia tener en custodia hasta que se solicite por alguna
autoridad. Dichos papeles serán denominados como uso confidencial, en caso de
que se requiera alguna revisión se proporcionara copia.
Trabajo a realizar
El trabajo se realizará en cinco etapas las cuales son: 26 de abril 2013 primer
contacto con el cliente (ver anexo 2), 3 de mayo 2013 solicitud de programas y
papeles de trabajo, 10 y 17 de mayo 2013 revisión de la documentación requerida,
24 de mayo de 2013 entrevista con el personal de las áreas y el 31 de mayo 2013
reunión para la presentación del informe.
Informe a presentar
Como resultado del trabajo llevado a cabo, se entregaran los siguientes informes:
Informe dirigido a la dirección, con las sugerencias al departamento y a la
conclusión que se llegó por parte de la firma sobre el análisis a las funciones
del departamento de compras.
Informe de seguimiento, en el cual se tomaran medidas preventivas y
correctivas sobre las observaciones encontradas durante el análisis.
La responsabilidad principal de la firma es emitir una opinión profesional, si la opinión
tuviera limitaciones, estas se explicaran en dicho informe.
Los informes no serán distribuidos hasta que se aprueben por el consejo de
administración, siendo la firma el responsable de tenerlos hasta que sean aprobados.
Honorarios
La propuesta para la auditoría operacional-administrativa de acuerdo con la
estimación de tiempos, el monto ascienden a la cantidad de $ 600,000.00
(seiscientos cincuenta mil pesos 00/100 M.N.) la facturación de los honorarios es en
3 parcialidades de $ 200,000.00 (doscientos mil pesos 00/100 M.N.) más Impuesto al
Valor Agregado (IVA) los cuales serán liquidados de la siguiente manera:
La primera parcialidad en el momento de aceptar la propuesta de servicios
profesionales.
La segunda parcialidad el 17 de mayo de 2013.
La tercera parcialidad a la entrega del informe de seguimiento.
Coordinación y planeación de la auditoría
Se asignara un grupo de profesionales con capacidad y experiencia para ejecutar el
trabajo de auditoría, para cumplir satisfactoriamente con el objetivo y con las
necesidades del cliente.
Integración:
CP Gilberto Cruz Director de Auditoría
CP Ylleana Estrada Supervisor
CP Alan Padilla Gerente
CP Daniela Arellano Auditor Jr
CP Karla Caudillo Auditor
CP Anayeli Calleja Auditor
Se agradece servir a la compañía. Favor de confirmar su consentimiento de los
puntos que se especifican en esta carta firmando copia de la carta y devolviéndola a
uno de los auditores de la firma NOVA y asociados S.C.
Atentamente
NOVA y asociados S.C.
-----------------------------------------
CP Gilberto Cruz
Acepto las condiciones de esta carta como acuerdo de voluntades entre Grupo
DAGNIK y la firma NOVA y asociados S.C. conforme con la realización de la
auditoría operacional-administrativa.
------------------------------------------------
Lic. Jaime Arteaga Director General
Investigación general y levantamiento de información
Dentro de esta etapa la compañía proporcionó documentación e información para
comprender el tipo de operaciones realizadas por la Marca Tero.
Según acta constitutiva proporcionada por la compañía la marca TERO está
constituida bajo la razón social Italiana Fashion como sociedad anónima de capital
variable (Anexo 3).
Las actividades y objetos principales de la sociedad son:
La comercialización, compra, venta, importación, exportación, comisión,
consignación, representación, arrendamiento, fabricación, corte , confección , diseño,
maquila reparación, distribución, impresión por cualquier medio y el comercio en
general, por cuenta propia y por terceros, de toda clase de prendas de vestir, textiles,
fibras naturales, sintéticas y mezclas de estas en sus materias primas, así como
accesorios y artículos para confección, bonetería así como la maquinaria y equipo
necesarios para ello y todo lo relacionado con estos ramos.
La duración de la sociedad es indefinida, la sociedad podrá establecer oficinas,
agencias, sucursales en cualquier parte de los estados unidos mexicanos y el
extranjero.
La marca TERO tiene en la actualidad 3 sucursales (TERO Antara, TERO Masaryk y
Tero Angelopolis), 2 ubicadas en puntos estratégicos del Distrito Federal y una en el
estado de Puebla.
La sucursal con más ingresos es TERO Antara con ingresos mensuales hasta por
$1,500,000.00 pesos M.N.
La compañía proporcionó el organigrama general de Grupo DAGNIK en el que se
observa un sistema organizacional de mando indicando la jerarquía de cada área así
como organigrama del área de compras (Anexo 4).
La compañía proporcionó el equipo de auditoría el manual de políticas y
procedimientos en el cual se detallan las actividades del departamento de compras
así como el flujo grama (Anexo 5).
Personal de departamento de auditoría elaboró un cuestionario el cual se aplicó
mediante entrevista al coordinador de área de compras con los siguientes
cuestionamientos que proporcionara al equipo de auditoría información para realizar
pruebas de verificación (Anexo 6).
Elaboración del programa de auditoría y cedulas de auditoría
Con la información proporcionada se procedió a la elaboración del programa de
auditoría en base a posibles riesgos tomando como base las instrucciones del cliente
y los manuales de políticas y procedimientos elaborados por la dirección de la
compañía. (Anexo 7).
Procedimiento
Para la ejecución de la revisión se aplicaron los procedimientos y técnicas siguientes:
1. Revisión de funciones: obtención de la información y documentación
necesarias para su análisis.
Se evaluó la descripción de puesto de los usuarios y se realizaron
pruebas de actividades.
Se preguntó al titular encargado, si brindan capacitación constante para
realizar la operación diaria.
Se analizó si existen indicadores de desempeño y si estos son
revisados periódicamente.
2. Revisión a los procesos de requisición que garanticen la integridad, exactitud y
validez de los bienes adquiridos (compras), así como el proceso de entrada y
salida del almacén de los mismos.
Examen de las cuentas de gastos donde se incluyen las órdenes de
compra, gastos derivados por la importación, pedimentos, guías aéreas
y tickets de entrada al almacén de la mercancía.
Registro de datos: elaboración de cédulas y papeles de trabajo, en los
que se asientan los datos referentes al análisis, comprobación y
conclusión sobre las operaciones examinadas.
Análisis de la información: se desagregarán los elementos del universo
para ser examinados en su detalle
Evaluación de los resultados: considerando todos los elementos de
juicio suficientes para emitir una opinión derivada de los resultados de
los procedimientos que anteceden, en su caso se plasmará en el
informe final.
Técnicas
Estudio general: apreciación sobre las características generales del área y del rubro
a revisar, así como de las partes importantes que lo constituyen.
Análisis: clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que
forman el rubro a revisar como es el caso de la administración general de aduanas.
Revisión de documentación fuente: examen de los documentos que dan origen a la
requisición, compra de importación y salvaguarda de los mismos (Capítulo 3 entrada
de mercancías, regímenes aduaneros, de acuerdo a los lineamientos artículos 90 y
91 de la Ley Aduanera)
Observaciones
1.- Durante la revisión física de gastos del agente aduanal se detectó que el importe
de la factura no era el mismo con el importe reportado en el pedido por lo que se
presume que no se realizó la rectificación del pedido por el importe real de la
importación, incurriendo en una omisión de gastos.
2.- No se localizó la justificación fundada y motivada del porque en el proceso de
traslado y distribución de la mercancía, no se entrega la cantidad solicitada y siempre
se encuentran faltantes en el almacén al momento de la entrega.
3.- Se ha localizado que en el sistema ERP intelisis existen registros de pedimentos
de importación incorrectos.
4.- De la revisión de la requisiciones de compra se detectó que carecen de datos
como nombre y firma de quien autoriza además de que no se cuenta con un
documento físico ya que el procedimiento se lleva acabo electrónicamente mediante
el sistema intelisis, asimismo es importante mencionar que al verificar los perfiles de
usuarios del sistema intelisis se corroboro que no existen limitaciones para el acceso
a realizar ajustes al costo teniendo todos los usuarios del departamento incluyendo
auxiliares habilitado el acceso al proceso antes mencionado.
5.- Durante la revisión se observó que el departamento de compras de importación
realiza la actividad de compensación del anticipo del agente aduanal, de acuerdo al
proceso el responsable de administrar la actividad es el departamento de
contabilidad ya que ellos son quienes realizan los pagos (cuentas por pagar).
Cronograma de actividades
También se elaboró el siguiente cronograma distribuyendo los tiempos del alcance de auditoría.
Nombre de la Empresa Grupo DAGNIK
Integrantes de Auditoria GCM,IE, APH, ND,KMB,DE
Fecha ABR.2013
Horas a Cubrir 180 hras
Ciclo Auditar Compras de Importacion
ActividadesL Ma Mi J V S D L Ma Mi J V S D L Ma Mi J V S D L Ma Mi J V S D L Ma Mi J V S D
13-may 14-may 15-may 16-may 17-may 18-may 19-may 20-may 21-may 22-may 23-may 24-may 25-may 26-may 27-may 28-may 29-may 30-may 31-may 01-jun 02-jun 03-jun 04-jun 05-jun 06-jun 07-jun 08-jun 09-jun 10-jun 11-jun 12-jun 13-jun 14-jun 15-jun 16-jun
Revision de usurarios del Departamento de
Costos
Determinacion del Costo estandar e
inventarios
Solicitud de pedidos de compras
Revision del Maestro de Proveedores
Revision de Precios de Ordnes de Compra vs
Costo Inv
Informe de hallazgoz previos
Revision de Perfiles de usuarios
Revision Autorizaciones en ordenes de
compras
Revision de Recepcion de Materiales
Cuentas por pagar
Pagos realizados
Informe Final
FECHAS DE REVISION DE AUDITORIA
Conclusiones
La auditoría interna es la actividad la cual ayuda a tener una vigilancia, supervisión y
control de las actividades de la organización, por lo que ayudara a mejorar los
resultados los cuales son el reflejo del establecimiento, evaluación y seguimiento de
controles para cumplir los objetivos de la compañía.
Para cumplir con el buen desempeño de las diversas áreas que integran la compañía
es necesario que el a auditor interno tenga el conocimiento de puntos específicos los
cuales son, cómo se conforma la empresa que se va auditar, el mercado donde se
está desarrollando, los factores económicos expuesta para las industrias, saber qué
tipo de control interno se está llevando a cabo, los ciclos económicos que la
componen, las principales áreas de riesgos de la empresa, de tal manera que se
establezcan o reforzar controles para mitigar posibles riesgo y así evitar algún
Fraude dentro de la compañía.
Al término de este informe el lector es capaz de tener una base para comprender la
metodología respecto a la auditoría interna, que son los pasos para realizar la
aplicación de las técnicas de la auditoría interna desde la planeación de la auditoría,
tener el contacto con el cliente, información respecto al giro de la empresa, los
principales mercados , el tipo de control interno, las técnicas de cuestionarios,
entrevistas y revisiones que se llevarán a cabo, así como saber qué tipos de
honorarios pudiera otorgarse por sus prestación del servicio por la auditoría interna,
para las revisiones se deberán de realizar con independencia de criterio, ética, por
parte del auditor interno para que la final de la revisión pueda plasmar con
objetividad el informe el cual deberá de ser entregado a los que estén contratando
su servicio o a los directivos que tengan el poder de ejercer y compréndela las
observaciones y recomendaciones que se plasme en el informe.
En el caso práctico para el Grupo DAGNIK se empleó la metodología descrita en el
cuerpo del trabajo la cual dio un resultado satisfactorio con observaciones en los
procesos de compras de importación inventaríales, el auditor interno realizo el
estudio de la empresa y se allego de información del giro así como el mercados
donde se desarrolla, sostuvo el primer contacto con el cliente donde se trataron los
principales puntos dentro de la revisión prevista para la auditoría interna, el auditor
interno realizo la revisión al control interno del proceso de compras productivas,
donde aplico las técnicas que se mencionan en la metodología como, cuestionarios,
entrevistas, solicitud de documentos, aplicaciones de pagos, anticipos, cuentas de
gastos de agente aduanal , órdenes de compra , cotejo de información entre factura y
pedimentos y revisión de ingreso de la mercancía. Derivado del trabajo de auditoría
se encontraron puntos de mejoras en las áreas involucradas en el procesos de la
compras inventaríales donde se realiza el requerimiento y aplicación de anticipos a
proveedores y agentes aduanales esto es para delimitar la responsabilidad en el
proceso ya si tener un mejor beneficio la empresa, el auditor interno encontró el
siguiente hallazgo, al cotejar el pedimento con la factura el auditor interno detecto
que el número de piezas no coincidía entre la factura y pedimento teniendo un punto
relevante en la operación así como tampoco coincidía el Importe de la factura con el
Importe del pedido donde se verifico que carecía de nombre y firma de autorización.
Los hallazgos relevantes se verificaron con el Contador del grupo DAGNIK los
cuales quedaron plasmado en el informe final de que se le entrego a la empresa,
considerando las implicaciones o repercusiones que puede generar a la empresa.
Después de haber realizado el caso práctico se confirma la importancia que tiene la
auditoría interna que implica la investigación mediante información en general de la
entidad, área o procedimiento para la detección de hallazgos, donde el resultado
arrojado tiene por objetivo el mejoramiento o implementación del control para evitar
contingencias o problemas generados en un área que repercute a la empresa,
considerando que no solo se trata de detección y de seguimiento para que los
controles y procedimientos cumplan con el objetivo para los cuales se crearon.
Recomendaciones con base en el enfoque de la revisión
De acuerdo a los temas investigados del programa del seminario de la auditoría
operacional-administrativa y el contador público, expuestos en esta tesina donde se
ha desarrollado los conceptos teóricos estudiados basándose desde el origen de la
necesidad de tener un mejor control interno por los empresarios , la auditoría interna
es el método de estudio, investigación y comprobación del buen manejo y
desarrollo de las operaciones de la entidad con la finalidad de tener procesos
eficientes y eficaces para la obtención de beneficios hacía la empresa, dentro de la
investigación expuesta en esta tesina se lleva al lector a comprender la auditoría
interna de manera lógica así como el conocer los conceptos básicos de la
metodología y técnicas para aplicables a la auditoría interna con el fin de garantizar
una correcta investigación y plasmarla en el informe final de las observaciones y
recomendaciones.
Derivado de esta investigación se le recomienda al lector tener diferentes fuentes
para tener un criterio amplio de los diferentes conceptos que se le plasma en esta
tesina, ya que la auditoría interna es un área que está teniendo un auge importante
en los últimos años derivada de la creciente necesidad de las compañías parea
tener un crecimiento en los mercados internacionales, para la ayuda de la auditoría
interna se está usando herramientas como los desarrollos tecnológicos como
programas en donde se permite llevar un adecuada planeación de la misma para
revisar que las operaciones de acuerdo al control interno establecido y cuenten con
los soportes , autorizaciones y los tiempos correspondientes, para tener un buen
rendimiento en las entidades y contar con amplia coberturas en los mercados que se
desenvuelvan y coticen las empresa para obtener una estabilidad y ganancias en los
mercados.
De acuerdo a la investigación que se realizó; con la finalidad de obtener el comienzo
y la metodología a seguir para la realización de la auditoría interna a continuación se
presenta los hallazgos y recomendaciones en la práctica presentada por el grupo
DAGNIK S.A de C.V en base a la necesidad que se solicita, por lo cual se aplica una
auditoría en base a las funciones del proceso de compras inventaríales dentro de la
revisión realizada en el periodo comprendido del 03 de mayo del 2013 al 31 de mayo
del 2013.
Se revisaron los controles internos del proceso de compras inventaríales así como
las políticas establecidas las cuales no se encontraban actualizadas ya que se
tenían marcas las cuales se encontraban en un estatus de inactivos, se sugiere a la
compañía que se los manuales de operación se actualicen como mínimo una vez al
año para tener un adecuado control de las marcas así como de los procesos que se
establecen de acuerdo a la necesidad de la compañía.
Se encontró en la cuenta de gasto del agente aduanal el pedimento número
20013047186 de importación que ampara la mercancía del grupo DAGNIK en donde
no se reflejaba con el total de impuesto de importación, se sugiere a la compañía
realizar rectificaciones en las operaciones de importación esto es para no caer en un
mal manejo en los impuesto y tener multas por las omisiones de impuesto de general
de importaciones, derecho de trámite aduanero e impuesto valor agregado de
importación
En el uso de anticipo se encontraron que no había una persona responsable de la
administración del proceso ya que se compartía entre las diferentes áreas
ocasionando una deficiente administración, por lo cual se sugiere que en el proceso
de autorización y comprobación de anticipos se refleje un responsable esto es para
llevar un correcto flujo en la comprobación y compensación del anticipo otorgado al
proveedor y así evitar duplicidad en los pagos.
Se encontraron órdenes de compra sin las firmas de autorización y liberación para
la compra, se le sugiere la realización de un cuadro de firmas donde contenga los
montos máximos que pueda autorizar por jerarquía de acuerdo a los organigramas
de la empresa.
Derivado de los traslados y de la alta incidencia de los faltantes en las entradas
almacén por pérdidas de productos que se encontraron al cotejar la factura que
cobra el proveedor con la recepción, se sugiere tener un adecuado control del
traslado del producto así como tener candados digitales para evitar las violaciones
en los transcursos de las rutas.
Como bien se sabe, la auditoría interna es la revisión del control interno de cualquier
entidad, se recomienda que en cuanto al enfoque de la revisión se tengan más bases
teóricas, la finalidad es que las personas que inician con la prestación de este
servicio profesional no les sea complicado identificar qué es lo que se va a realizar,
es decir, la revisión de todo un ciclo, de un departamento o una función, es cierto que
la realización de la auditoría interna es un noventa y cinco por ciento de práctica y
con base a la necesidades del cliente, pero si es necesario que se cuente con el
conocimiento teórico, ya que de otra manera es complicado saber lo que se quiere
realizar; pues la auditoría interna tiene un mayor grado de complejidad comparado
con la auditoría externa, dado que en esta última se enfoca más a lo financiero y el
control interno se involucra en su totalidad a la operación de una empresa en
específico.
La metodología del control interno depende siempre del criterio del director de
auditoría y su equipo de trabajo, es decir de la firma o despacho que se le haya
contratado para realizar la revisión y evaluación de los procesos y funciones de la
empresa, como bien se menciona este criterio varía según la experiencia de los
auditores y muchas veces los profesionales que apenas inician en este giro no
cuenta con las bases suficientes para poder desarrollar técnicas que les faciliten el
desarrollo de su trabajo, razón por la cual se recomienda un manual en el cual se
indique de forma estándar una metodología a seguir, la cual pueda adaptarse aun
cuando los giros de las empresas sean diferentes, puesto que solo se aplicarían los
puntos que la empresa requiera.
En el caso de la empresa DAGNIK, S.A. DE C.V. se puede identificar que la revisión
llevada a cabo con base en funciones, se llevó de la mejor manera posible, ya que
era lo que el cliente necesitaba, analizar si su personal estaba llevando a cabo sus
tareas correctamente, en forma y tiempo, así como si estaban cumpliendo con
políticas establecidas por la empresa para registro del costo de las compras de
importación. Lo que se recomienda es actualizar su manual de procedimientos, ya
que como se observó, hay marcas de ropa que la empresa ya no maneja y más sin
embargo en el manual se menciona como debería de ser su registro. Así como la
versión que se utiliza es de años anteriores.
Bibliografía
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=53
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México: Thomson.
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http://www.nodo50.org/sindpitagoras/Likert.htm
Slideshare. (2013). Recuperado el 28 de 05 de 2013, de
http://www.slideshare.net/neltonmerida/osc-unidad-2-sistemas-y-procedimientos
ANEXOS
Anexo 2. Entrevista con el cliente
Alcance de la Auditoria
Revisión de la adecuada y la efectividad de los
procesos de las compras inventariables que se tiene
en la entidad con el fin del buen funcionamiento
así como la adecuada aplicación de los objetivos y
planes específicos de a cuerdo a los controles
internos establecidos por la entidad
4
Ciclo de Compras
SEGREGACIO
N DE
FUNCIONES
1.-Separacion de
funciones
2.-Configuracion
del sistema
3.-
Procedimientos
de contratación
4.-Servicios
exteriores de
proveedores
GESTION
DE
PROVEEDOR
ES
1 Cotización de
proveedores
.2.-Archivo de
maestro de
proveedores
3.-
Actualizacion
de datos
3.- Contratos
de
proveedores
REQUISICION
Y SOLICITUD
DEL PEDIDO
1.-Solicitud de
la orden de
compra
2.-Colocacion
dela orden
compra-
exactitud e
integridad
3.- Ofertas
competitivas
4.-Aprobacion
de la solicitud
5.-
Seguimiento
de pedidos
6.-Control de
precio de
compra
RECEPCION Y
RETORNO DE
PRODUCTO
1.- Entrada de
la mercancía
2.- Cotejar
documentación
3.-Prodcutos
de retrocesos
después de la
recepción de
factura
3.-Registros
contables por
ingresos o
rechazos
RECEPCION
DE
FACTURA
1.-Precios de
facturas vs
orden de
compra
2.-Limites de
tolerancia
3.-Registros de
facturas en
periodo
PAGO
DE
FACTURAS
2.-Exactitud e
integridad del
registro contable
3.-Prevencion del
desembolso por
duplicidad
4.- Autorización
para el pago
5.-Realizacion y
contabilización
del pago
Esta figura representa el Alcance de la revisión al ciclo de compras
Tiempos
1.-Primer Contacto con el Cliente
2. Solicitud de Programas y papeles de trabajo
3.-Revison de la Documentación Requerida
4.Entrevista con el Personal de las áreas
5. Reunión para la presentación del informe.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. .
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 3 Acta constitutiva Italiana Fashion S. A. de C. V.
Anexo 4 Organigrama General Grupo DAGNIK
Presidencia Corporativa
Viceprsidencia de operaciones
Direccion Recursos Humanos
Direcion Operaciones
Subdirccion IT Subdireccion de
Marca Subdireccion
Comercial Subdireccion
Logistica
DIreccion Juridico Direccion Politicas y procedimientos
Vicepresidencia de finanzas
Direccion de finanzas
Contraloria
Vicepresidencia de construccion y
desarrollo inmobiliario
Direccion de construccion
Vicepresidencia Nuevos proyectos
Anexo 4. Organigrama departamento de Compras
Contraloria
Fiscal Consolidacion e informacion
financiera
Planeacion Financiera
Costos
Coordinador de Costos
Sr.
Jr.
Sr.
Jr.
Auxiliar.
Sr.
Tesoreria
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
203
Flujo grama departamento de compras.
204
ANEXO 6. Entrevistas
Nombre: ITALIANA FASHION SA DE CV
Departamento: Compras
Puesto: Coordinador Costos
Tiempo en el puesto: 14 años
Nombre de Jefe Inmediato: Contralor
PREGUNTAS
RESPUESTA
CERRADA
COMENTARIOS
OBSERVACIONES
SI NO
En general, podría describir las
actividades del departamento a
su cargo para la marca TERO.
SI
1.- Principalmente
la determinación
del valor de compra
de la mercancía.
Elaboración de
reportes y análisis
del costo el
contador de la
marca.
2.- Aplicación de
anticipos de
agentes aduanales.
3.- Aclaraciones y
correcciones a los
costos por
desviaciones en la
mercancía recibida
y por cambios en
2. Esta función
bebería ser
realizada por el
departamento de
cuentas por pagar.
205
los contratos y
acuerdos.
¿Existe un manual de
procedimientos?
SI Si existe un manual
de procedimientos
pero no está
actualizado.
¿Se determina el costo Unitario? SI Se utiliza costo
promedio
¿Hay una persona encargada de
la autorización de compras de
acuerdo al monto?
NO Al no tener una
política establecida
para que se
autoricen los
montos, se corre el
riesgo de que se
estén haciendo
compras
innecesarias.
¿Se cuenta con rangos de
compras y personas que
autorizan según el monto?
NO
¿Cuándo el monto establecido
de compras exceda, la
aprobación es por el contralor o
director de finanzas?
NO
¿Existe una persona encargada
de solicitar las cotizaciones en
cada compra?
NO No en el
departamento de
costos, pero si en
el área de
206
Comercial.
¿Cada orden de compra cuenta
por lo menos con tres
cotizaciones o proformas para su
autorización?
NO
¿Hay una persona encargada de
evaluar las cotizaciones para
determinar el proveedor
asignado para la compra?
NO
Cuando la mercancía comprada
es recibida en el almacén, ¿se
realiza un examen a las
características y
especificaciones del producto
descrito en la factura?
SI
¿El encargado de almacén firma
de recibido en cada factura de
compra?
SI
¿Las órdenes de compra están
foliadas?
SI
¿Existe un archivo en cual se
concentran los datos de
proveedores autorizados para
realizar compras según la
necesidad de la empresa en
cada temporada?
NO
¿Cada empleado del área
conoce sus funciones y
responsabilidades específicas al
SI Realizar entrevistas
a empleados del
área
207
ejecutar su trabajo en el área?
¿Una vez que la mercancía
ingresa al almacén, esta es
registrada en el sistema intelisis
en el módulo de compras?
SI
Primero realizan el
registro para que
la mercancía
comprada sea
visible en sistema
para las personas
que reciben la
mercancía en el
almacén y esta
pueda verificar lo
que se está
ingresando.
Se detecta que
existen diferencias
en la mercancía
que se recibe y lo
que indica la
factura, las
diferencias
encontradas se
ajustan al
embarque bodega
y estas no deben
rebasar el 2% de la
compra. ( se
sugiere verificar
físicamente)
¿El contador de costos se allega
de todo los comprobantes de
SI Verificar
208
pedimento por medio de un
correo electrónico al coordinador
de tráfico?
¿Cuándo el coordinador de
tráfico entrega la documentación
la entrega completa?
NO Verificar
procedimiento para
detectar la
documentación
faltante y motivos
que normalmente
son facturas de
fletes, el cual se
estima en el costo.
¿Una vez que el departamento
de costos tiene la
documentación necesaria en
cuanto a compras de
importación, él se encarga de
registrar los gastos de
importación es decir:
DTA
IGI
MT
Previo
Gastos complementarios
(Estimados)
Comisiones sobre compras
Fletes internacionales(
estimados)
Honorarios de Agencia Aduanal
SI
Verificar
¿Para valuar la compra se utiliza SI Realizar las
209
el tipo de cambio del pedimento? comprobaciones
respectivas.
Cuando exista alguna diferencia
en cuanto a los gastos
estimados de importación y los
gastos reales, ¿el contador de
costos registra mediante un
pago extemporáneo las
erogaciones faltantes?
SI
Cuando existan contablemente
diferencias de gastos pagados
en exceso por la compra de
importaciones ¿se pide la
devolución al agente aduanal?
NO El saldo a favor se
aplica
posteriormente
contra nuevos
adeudos
¿Se hace una revisión y
comparación mensual de las
compras efectuadas, cruzando
información de las áreas
involucradas? (Almacén y
cuentas por pagar)
SI
¿Hay una persona encargada de
controlar los registros que se
llevan en el sistema electrónico y
contabilidad?
SI
¿Todas las facturas de compra
están a nombre de Imperio
Italiano SA de CV?
SI
¿Hay separación de funciones
entre la persona que compra y la
SI
210
que realiza el pago?
¿Con que movimiento en el
sistema Intelisis se realizan los
ajustes a los costos?
SI Mediante los
siguientes
movimientos
Pólizas diario
Entradas varias
Salidas varias
¿Qué tipo de usuarios están
autorizados para realizar ajustes
al costo?
SI Usuarios con perfil
Contadores Sr y Jr.
Verificar accesos a
los usuarios
¿La confirmación de autorización
para correcciones a los costos
se realiza mediante correo
electrónico?
NO
¿Qué usuarios están autorizados
en el sistema intelisis para
realizar el movimiento embarque
bodega?
SI Usuarios con perfil
Contadores Sr y Jr.
Verificar accesos a
los usuarios
211
Anexo 7. Observaciones
ITALIANA FASHION , S.A. D E C.V.
AUDITORÍA INTERNA
Número y nombre
de Sucursal:
001 TERO Fecha de revisión: MAYO 2013
Gerente a cargo: GILBERTO CRUZ Periodo de revisión: 1°
Trimestre (ENERO
– MARZO 2013)
Subdirector Zonal: ALAN PALMA Tipo de revisión: Auditoría
Completa
Proceso a revisar: DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
Preparó:
YEG
Revisó: ACC
1. Revisión de Funciones
1.-Tener la descripción
de Puesto, actualizadas
y el acceso
correspondientes, (
Revisar Anualmente)
2.-Revisión de
Separación de
Funciones (evitar que el
puesto tenga accesos
para realizar funciones
contradictorias operador
y autorizador)
Trimestralmente.
3.-Evaluación de Nuevas
Transacciones al
personalizadas y
1.- Se revisó la
mitigación del puesto
que se encuentre
autorizada.
2.- Se evaluó la
descripción del puesto
a los usuarios y
pruebas de actividades
3.- Se realizaron
pruebas de evaluación
de las transacciones.
4.- Se investigó si los
objetivos actuales se
conectan en cascada a
las funciones y
funcionamientos dentro
1. Su proceso se está
llevando
adecuadamente en
cuanto a revisión de
funciones con forme a
control interno,
2. Se realizó entrevista al
encargado del área de
costos en cuanto a las
actividades del
departamento y se
detectó que realizan
una función del
departamento de
cuentas por pagar la
aplicación de anticipos
es una actividad que no
212
desarrolladas utilizando
Informes.
4.-Se tienen indicadores
de desempeño y son
revisados
periódicamente.
del departamento.
5.-Hay capacitación y
actualización para
realizar la operación
día a día.
debería realizar el área
de costos -
3. Se detectó pequeñas
desviaciones en cuanto
al registro en un
pedimento en el
proceso de registro
embarque bodega en
sistema intelisis. Se
amplió la muestra a 3
meses en compras y no
se detectaron pequeñas
desviaciones en el
registro por lo que se
determinó que existe un
alto riesgo ya que se
están reportando cifras
no confiables.
4. Si se cuenta con
indicadores de empeño
el cual consiste en
establecer a principios
de año objetivos a cada
integrante del
departamento y se
evalúa la manera de
cómo se están
cumpliendo con los
objetivos. los objetivos
son Técnicos y
Humanos de desarrollo
personal
2. 1.- Revisar los procesos
en la requisición que
garanticen la integridad,
1.- Se revisó la solicitud
de la compra en donde
se detalla la
1 y 2.- El proceso de requisición
se lleva acabo adecuadamente,
conforme a manual de políticas
213
exactitud y validez de
los productos.
2.- Revisar que la
requisición cumpla con
los datos necesarios
para seguir el proceso de
aprobación.
3.- Revisar que la
solicitud de compra sea
imparcial con respecto al
proveedor y contenga el
detalle, información
técnica para cualquier
requerimiento.
4.- Revisar las
autorizaciones respecto
a la aprobación de la
requisición y que esta se
ha atendida en su
totalidad.
descripción del bien, el
importe en piezas y el
número de código
utilizado
2.- Se revisó la
planeación para la
compra del producto
y procedimientos pero se
detectó que las autorizaciones
se realizan electrónicamente
mediante ERP Intelisis y no
existe un documento físico que
contenga las firmas y nombres
de quien autoriza los pedidos.
3. La selección del proveedor es
correcta ella que solo se cuenta
con el proveedor de la marca
Matriz.
4. Las autorizaciones se
realizan electrónicamente
mediante ERP Intelisis no existe
un documento físico que
contenga los nombres y firmas
de quien autoriza
3 1.- Revisar que el
proveedor este en regla
antes las autoridades.
2.- Revisar que el cuadro
de comparación de los
servicios que
proporcione el
proveedor.
3.- Revisar al proveedor
seleccionado para la
compra.
1.- Se revisa
documentación del
proveedor.
2.- Se revisó el
historial crediticio del
proveedor.
3.- Se realizó una
evaluación del
desempeño del
proveedor.
4.- Se verifico que se
encuentren autorizados
y revisados los
1.- Aquí se llevó acabo la
muestra de los proveedores y
están de acuerdo a las políticas
de la empresa y sus
documentación esta soportada
la compra se realiza al
proveedor de la marca Matriz
2. (Sin hallazgo)
3. (Sin hallazgo)
214
contratos por el
departamento Jurídico
de la compañía.
4
1.-Revisar los
procedimientos que se
llevan a cabo para la
gestión de datos en el
Maestro de Proveedores
y que se encuentren
alineados a los
procedimientos.
2.-Revisar los grupos de
cuentas en el maestro
de Proveedores.
1.- Si son Aprobados
por la dirección.
2.- Si hay Formatos
autorizados para
crear, modificar y
borrar datos en el
Maestro de
proveedores.
3.- Se revisó en la
carga de datos en el
Maestro de
Proveedores.
4- Se realizaron los
Términos de Pago y
cuentas Bancarias de
proveedores estén
correctas.
Sin hallazgos
5 1.- Revisar los precios
actuales de la casa Matriz
1.- Se revisaron los
reportes de precios de
Transferencia de los
proveedores
principales y las
autorizaciones.
1.- Aquí se encuentra algunos
hallazgos sobre los costos que
manejan los proveedores.
Aquí se recomienda tener un
costo promedio ya que los
cambios en la moneda
extranjera pueden causar
variaciones importantes en el
costo de la mercancía.
6 1.- Comprobar que exista
contratos a la fecha y se
revisen con regularidad
con el proveedor.
2.- Verificar que las
1.- Se verifica el
Procedimiento y el
diagrama de flujo de
aprobación para la
realización de la orden
1.- En este punto se lleva un
adecuado control en el proceso
de la orden de compra.
No se encuentra nada relevante.
215
funciones y
responsabilidades se
describan en el contrato.
3.-Revisar que las
órdenes de compra se
muestre referenciada o
cruzadas con la
requisición.
4.- Revisar que se
cubran las gestiones de
órdenes de compra para
verificar el cumplimiento
con las políticas y
directrices establecidas.
5.- Revisar las
Desviaciones, asegurar
que estas estén
aprobadas por los
departamentos
correspondientes.
6.- Revisar que las
Órdenes de Compra
(nuevas y modificadas)
los límites de aprobación
estén en línea de
acuerdo al proceso.
de compra.
2.- Se verifica la
evidencia de que los
procesos fueron
comunicados y
autorizados, (ejemplo
firma electrónica y
mails).
4.- Evidencia de que la
documentación se
encuentre archivada de
acuerdo a las normas
locales.
5.- Se revisaron las
órdenes de compra que
contengan los datos
siguientes: proveedor,
dirección de proveedor,
descripción del
producto, numero
consecutivo del Orden
de compra, unidad de
medida precio unitario
y total del importe.
6.- Se deja evidencia
que las órdenes de
compra se ajustan a los
términos y condiciones
establecidas por la
empresa.
7.- Se comprueba
evidencia de
cancelaciones o
modificaciones en las
órdenes de compra.
216
8.- Evidencia en los
cambios de precios
realizados en las
Órdenes de compra.
7 1.- Revisar la correcta
recepción del Bien, así
como asegurar que la
orden de compra se
encuentre cerrada.
2.- Revisar si hay
desviaciones con
respecto a las entradas
de mercancía y que
cumplan con los límites
de tolerancia
establecidos.
3.- Asegurarse que los
ingresos al almacén
cumplan con los
requisitos de control y
que la documentación
sea correcta y se
almacene de forma
segura.
4.- Revisar el proceso de
rechazo de compra y
verificar que las
aprobaciones sean las
correctas.
1.- Se revisó el proceso
de Ingreso al almacén
(Procedimientos).
2.-Se revisó el ticket de
entrada al almacén que
contenga: Numero de
Orden de compra,
Número de folio del
ingreso, descripción del
producto, numero de
producto, que la
unidad de medida se
igual que la orden de
compra y las piezas
ingresadas.
3.- Se deja evidencias
de seguimientos de
órdenes de compra
pendientes que todavía
tienen entradas al
almacén ( Ordenes
con ingresos en
Parcialidades)
4.- Se revisaron las
Devoluciones a
Proveedores.
1.- En este proceso la
mercancía no se está
entregando las cantidades
solicitadas.
Observación. Al entrar a su
almacén no se ingresan las
prendas solicitadas y se pide
documentación para aclarar el
porqué de este faltante de
piezas.
8 1.- Revisar los
procedimientos donde
garanticen el control de
las facturas.
1.- Se revisó las
cuentas de Gastos
donde se incluyen las
órdenes de compra,
1.- En este proceso se encentra
varias deficiencias ya que no se
está llevando un adecuado
control en la incorporación de
217
2.- Revisar el
procedimiento de transito
de las facturas aun no
recibidas.
3.- Revisar el
procedimiento que
rodea la aprobación y
tramitación de facturas
sin orden de compra así
como un listado de las
mismas.
4.- Revisar que los
límites de tolerancia se
documenten o se
reflejen en el sistema de
la compañía.
5.- Revisar si hay
anticipos realizado para
la comprobación de
Impuestos de
Importación con en el
Agente Aduanal.
6.- Revisar el proceso de
partidas antiguas.
7.- Revisar el proceso de
rechazos al proveedor
así como la metodología
que se sigue.
gastos derivados por la
importación,
pedimentos, guías
áreas, ticket de entra al
almacén del bien.
2.- Se cotejar la
documentación de
Orden de compra
Factura, ticket de
entrada Factura y
Pedimento de
Importación vs Factura.
3.- Se revisó las Notas
de Créditos por
posibles devoluciones
o diferencia en precio
piezas.
4.- Se dan
seguimientos de
tránsito y de partidas
atrasadas.
las facturas contra los gastos y
los gastos de importación
2.- Las notas de crédito con los
proveedores por la devolución
de mercancía se le da
seguimiento en partidas
atrasadas y no se genera en el
momento.
9
1.- Evidencias de los
pagos realizados de
acuerdo a los límites de
crédito establecidos.
2.- Evidencias de los
pagaos rechazados.
1.-Se revisaron las
cuentas de
proveedores donde se
identifica la correcta
aplicación del pago.
2.- Se revisaron
218
3.-Procedimientos de
Autorizaciones para
Pago a los proveedores.
4.-Revisión de los
anticipos y
compensación de las
cuentas por pagar.
conciliaciones
mensuales de pagos
contra las cuentas por
pagar.
3.- Se verifica la
aprobación para el
pago a proveedores.
10 1. Departamento costo
de producto de
importación.
1.- se revisaron los
formatos del costo
unitario.
2.- Determinación de
costos aditivos
(Aranceles de
importación y gastos
por la compra)
3.- El tipo de cambio se
determina en forma
anual. Hay un
calendario para la
redacción.
4.- Se identifica que los
costos son valuados.
5.- Determinación de
tipos de cambios
1.- Los reportes de costo
unitario son revisados por el
área contable.
2.- Se determina el costo con
los contratos establecidos
anualmente con la casa matriz
por los aranceles de
importación, se basan de
acuerdo a los tratados
internacionales.
3.- Se prorratean los gastos
totales de la compañía a los
productos.
4.- En este punto se determinó
que lo correcto sería prorratear
los gastos por la compra por
estilo y no por el total de
productos de la compañía.
5.- El tipo de cambio lo
determina planeación financiera
de acuerdo a la inflación del
año. A consecuencia se
generan variaciones de compra
por moneda extranjera.
219
Anexo 8. Ejemplos de control interno
Figura .Ejemplo Programa de trabajo Juan Ramón Santillana 2002
EMPRESA Z S.A. DE C. V.
PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR
Periodo _____________________________ Prep.
Fecha
Rev
Fecha
A. A. A. B. SUP. SOCIO
La persona que custodia la documentacion
de cobranzas y la propia cobranza no tien
acceso a los registros
Debe Realizarlo
1
La persona encargada de los registros no
tiene acceso a los fondos ni al efectivo
Operación Caso No.
OBSERVACIONES AL CONTROL INTERNO
Las tarjetas auxiliares se concilian
mensualmente con el mayor 3
2
Trimestralmente se preparan relaciones por
antigüedad de saldos y con base en esta se
hace esfuerzo de cobranza de las cuentas a
trasadas
Ls devoluciones y descuentos son
autorizadas por la gerencia
4
5
220
Anexo 8, Ejemplo de control interno
Figura .Ejemplo Programa de trabajo Juan Ramón Santillana 2002
EMPRESA Z S.A. DE C. V.
PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR
Periodo _____________________________ Prep.
Fecha
Rev
Fecha
A. A. A. B. SUP. SOCIO
Se consideran razonables las cuentas
incobrables 4
Si algunas cuentas por cobrar han sido
dadas en garantia y si estos hechos
aparecen consignados en los estados
financieros
5
Caso No. Operación
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
1 Si las cuentas por cobrar representan
adeudos legitimos.
2Si estan clasificados correctamente en los
estados financieros.
3Si se han estblecido reservas para incurrir
perdidas en cuentas incobrables
Ejecuitado por
221
Anexo 8, Ejemplo de control interno
Figura .Ejemplo Programa de trabajo Juan Ramón Santillana 2002
EMPRESA Z S.A. DE C. V.
PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR
Periodo _____________________________ Prep.
Fecha
Rev
Fecha
A. A. A. B. SUP. SOCIO
b) Cotejar nombres contra auxiliares
c) Enviar solicitud y anotar fechas
Ejecutado por
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1
Circular las cuentas mayores de $ 6,000.00
a) Pedir a la Compañía que prepare las
solicitudes
Obtener analisis de clientes y documentos
por cobrar al 31 de diciembre 2013.
a) Sumar y cotejar contra mayor. b)
Verificar por pruebas saldos contra auxiliares
mayores a $ 5,000.00
Caso No. Operación
222
Anexo 9. Programas de auditoría
Figura 1 Programa de Auditoría Juan Ramón Santillana 2002
Procedimientos Peliminares
1. Objetivo de la auditoría
2. Estudio general: Se debe obtener y evaluar:
Datos generales
Datos comerciales
Organización
3. Análisis: Se debe analizar y evaluar:
Estructura organizacional
Actividades principales
5. Procedimientos de operación
6. Formas de papelería
7. Archivos
8. Sistema de información
Modelo de programas de auditoría operacional
Precisar claramente el objetivo que se
persigue en esta auditoría
4. Elaborar y evaluar cuadro de distribución
costo-cargas de trabajo
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍAHECHO
POR
REVISADO
POR
TIEMPO
ESTIMAD
TIEMPO
REALOBSERVACIONES
223
Figura 2 Programa de Auditoría Juan Ramón Santillana 2002
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍAHECHO
POR
REVISADO
POR
TIEMPO
ESTIMAD
O
TIEMPO
REALOBSERVACIONES
COMPRAS
Evaluar procedimientos seguidos al dar por
concluida una compra
Investigar compras efectuadas por otros
conductos al grupo formal de compras
Evaluar procedimientos de pago de
adquisiciones
Verificar que la función de compras sea
independiente
Evaluar procedimientos para determinar
necesidades de compras
Evaluar procedimientos de autorización de
compras
Verificar la existencia de catálogo de
proveedores actualizado
Evaluar los procedimientos para efectuar las
compras
Evaluar procedimeintos aplicados del
seguimiento a las compras realizadas
224
Figura 3 Programa de Auditoría Juan Ramón Santillana 2002
Procedimientos Peliminares
1. Objetivo de la auditoría
2. Estudio general: Se debe obtener y evaluar:
Datos generales
Datos comerciales
Organización
3. Análisis: Se debe analizar y evaluar:
Estructura organizacional
Actividades principales
5. Procedimientos de operación
6. Formas de papelería
7. Archivos
8. Sistema de información
Modelo de programas de auditoría administrativa
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍAHECHO
POR
REVISADO
POR
TIEMPO
ESTIMAD
TIEMPO
REALOBSERVACIONES
Precisar claramente el objetivo que se
persigue en esta auditoría
4. Elaborar y evaluar cuadro de distribución
costo-cargas de trabajo
225
Figura 4 Programa de Auditoría Juan Ramón Santillana 2002
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍAHECHO
POR
REVISADO
POR
TIEMPO
ESTIMAD
O
TIEMPO
REALOBSERVACIONES
Evaluar la ocngruencia entre la palneación y
la organización
Investigar el grado de respeto y adaptación a
lo contemplado en el manual de organización
Investigar y evaluar si el personal conoce y
comprende la importancia de su participación
Evaluar la estructura organizacional formal
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Evaluar la calidad de decisión en el
establecimiento de unidades administrativas
AUTORIDAD
Investigar si el personal auditado entiende
claramente los tipos de autoridad lineal, staff y
funcional
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL