la atención gerencial como la principal limitación en el crecimiento de la empresa
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13/07/2015
La atención gerencial como la principal limitación en el crecimiento de la empresa.
Diariamente la atención gerencial se ve saturada con actividades que no agregan mucho valor
o no ayudan para avanzar como se había planeado. Continuamente los subordinados se
esperan para hablar con el gerente y dudan en tomar decisiones. Por más entrenamiento y
sistemas informáticos que se adquieren no se logran erradicar definitivamente estos
problemas.
Los Directores o dueños de las Pymes sufren continuamente de este tipo de situaciones
además de los problemas comunes de falta de dinero, falta de ventas y problemas internos. Se
dice también que del 100% de tiempo la organización invierte alrededor del 90% en
situaciones internas y sólo el 10% en enfocarse en atender las necesidades de los clientes; por
otro lado las empresas a nivel mundial logran un 70% arreglando situaciones internas y un
30% de atención al cliente y eso es decir mucho.
¿Con todo esto cuales serían los puntos principales de enfoque para poder dirigir la empresa
en forma simple y contundente?
Sincronizar y Sistematizar
Dentro de los elementos centrales del modelo básico de negocios existen dos puntos que son
esenciales para el control de la operación de una empresa, no importando el tamaño. Estos
dos puntos focales son conocidos como los recursos humanos claves y los procesos clave.
Aunque son al menos 8 tácticas que debemos lograr dirigir correctamente, basta con que
sepamos dirigir los talentos de la gente que nos reporta y que funcionen los procesos internos.
Si enfocamos nuestra atención gerencial a estos dos elementos de nuestro modelo de
negocios podremos lograr tener resultados significativos en poco tiempo. El hecho de saber
sincronizar los talentos de la gente en la organización no es un arte, es suficiente con lograr
comunicar con claridad las responsabilidades diarias que deberán entregar cada uno de los
integrantes del equipo; se pueden utilizar mecanismos de control de actividades basado en
colores para determinar cuáles son las actividades prioritarias dependiendo el tiempo que
resta para terminar dicha actividad y de ahí se le da a la organización un sistema simple de
prioridades. (Leer el artículo Urgente o Importante, ¿Que hago primero? Un sistema simple
para organizar las labores diarias para ser más eficiente.) Por otro lado no está de más saber
cuáles son las capacidades, características y funciones de las personas que están a nuestro
cargo. Para esto existen diferentes tipos de exámenes, test de personalidad y formatos para
capturar las funciones de cada una de las personas de la organización. Estas actividades
podrían ser la piedra angular para poder empezar a crear una estructura organizacional básica
y posteriormente empezar a darle orden a los procesos internos, esto se puede hacer en forma
sencilla, en una reunión con los responsables de cada departamento se recomienda hacer un
mapa de proceso para que todos los integrantes tengan claridad con respecto a todas las
actividades relacionadas de cada departamento, esto se puede hacer en un pizarrón con post-
its y que cada post-it represente un proceso, después conectar con flechas en orden
cronológico el avance de los diferentes procesos para tener un mapa claro de los procesos
principales de la organización, posteriormente hacer esto mismo con cada uno de los
departamentos para identificar los procesos internos y de ahí empezar a tomar indicadores de
tiempo y eficiencia.
Conclusión
Para poder tener un control de la organización basta con colocar los mecanismos que logren
sincronizar a las personas o departamentos dentro de la compañía y tener los medios para
lograr optimizar el flujo de información, actividades y comunicación. Los procesos son
importantes y es más importante aún que al menos los integrantes del equipo de trabajo
tengan claro cuáles son los entregables de cada etapa para así poder empezar a tener un
sistema básico de control del proceso.
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Salvador Peña
Leversens
Julio 13, 2015