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Por Margarita Lugo Hubp

El uso de Internet ha agilizado la produccin, edicin ycomunicacin cientfica de manera extraordinaria. El nmerode documentos en texto completo que estn disponibles enformato electrnico a travs de la red es cada da mayor.

Lo anterior se debe a la demanda de acceso a lainformacin digital, que desde las dos ltimas dcadas del siglopasado se increment debido a los beneficios que ofrece estetipo de contenidos para el desarrollo de la ciencia, la educaciny la cultura, entre otros mbitos de las relaciones humanas.

La incorporacin de los servicios electrnicos deinformacin ha ocasionado que las bibliotecas se reorganiceno se replanteen algunos procesos de trabajo y establezcanotros nuevos, entre los que podemos mencionar comoprioritarios el desarrollo de habilidades y la capacitacin alpersonal para el manejo de estos recursos, as como de losusuarios finales que en la mayora de los casos requierenasesora y entrenamiento.

Desarrollo decoleccionesdigitales:

El reto en lasbibliotecas

universitarias

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Es Subdirectora de ServiciosEspecializados de la Direccin Generalde Bibliotecas de la UniversidadNacional Autnoma de Mxico

Margarita Lugo Hubp

El desarrollo de colecciones digitales ha dado lugar a laincorporacin de nuevos criterios y parmetros para la selecciny adquisicin de recursos y ha evidenciado la necesidad deampliar los conocimientos de los profesionales que laboranen las bibliotecas, al requerir comprender lo esencial acercade la industria de la informacin y en particular de los costosde los recursos electrnicos comerciales y de los esquemas deventa existentes.

Aunado a lo anterior, observamos la problemtica a la quese enfrentan las bibliotecas para resolver dudas e inquietudesrelacionadas con las licencias y los convenios que se establecencon los editores o distribuidores, ya que es frecuente que endichos documentos legales se establezcan no solo las reglasdel juego para acceder y aprovechar adecuadamente losrecursos electrnicos, sino que incluyan algunas condicionantesdesfavorables para las instituciones que suscriben o arriendanlos servicios.

Para desarrollar colecciones digitales algunas universidadesmexicanas han logrado establecer acuerdos de colaboracinal adquirir de manera colectiva tanto bases de datos en lneacomo revistas electrnicas.

REORGANIZACIN DE LA BIBLIOTECA

Uno de los cambios ms significativos al desarrollarcolecciones digitales es el que se refiere a la incorporacin denuevas actividades y las relaciones con las reas ya existentes.En realidad, las funciones que van surgiendo se adicionan alas tareas tradicionales, no hay sustitucin, esto significa que eltrabajo se incrementa.

Algunas bibliotecas o sistemas bibliotecarios en EstadosUnidos y otros pases desarrollados, han creado nuevosdepartamentos a los que se asignan las tareas correspondientes,pero como esto representa incremento de presupuesto, enMxico ha sido difcil de poner en marcha, en particular en lasuniversidades pblicas.

Es comn que las secciones de consulta, informacin ydocumentacin, denominadas en algunas instituciones comoservicios especializados asuman las nuevas tareas, debido aque este tipo de servicios comnmente se sustenta enestructuras organizativas que permiten almacenar y recuperardatos rpidamente, a diferencia de los servicios bibliotecariosque estn orientados a articular el contenido temtico de losdocumentos con base en sistemas de clasificacin1.

Con la introduccin de los catlogos electrnicos semodifican las rutinas de trabajo, sin embargo, la incorporacin

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del documento digital2 genera cambios msradicales en las tcnicas bibliotecarias, tales comolas herramientas de bsqueda y localizacin deinformacin, la organizacin de datos y laprestacin de servicios.

Las bibliotecas universitarias han respondidoms gilmente a los cambios antes mencionadosque las bibliotecas pblicas, al menos en Mxicoy otros pases hispanoamericanos. Algunasunidades de informacin de enseanza superior,han desarrollado estrategias para incrementar suinfraestructura tecnolgica y han redefinido suscompetencias esenciales para postularse comomarcos de gestin de los procesos detransferencia del conocimiento3.

La util izacin de servidores web, lasaplicaciones hipertextuales, los catlogoselectrnicos en lnea y los motores de bsquedason las aplicaciones ms comunes en lasbibliotecas universitarias. Cuando se atiende enellas a comunidades heterogneas, con mltiplesintereses temticos, se torna indispensableplanificar los mecanismos de organizacin de lainformacin que se utilizarn.

Las funciones bsicas del profesional de lainformacin no han cambiado, pero la forma deprestar los servicios debe corresponder a lasnuevas necesidades que plantean los usuarios. Laactualizacin continua de los empleados y laintegracin de todo el personal en los cambiosque se establezcan permitir desarrollar lasactividades correspon-dientes a las innovacionesy definir el desarrollo de nuevos puestos de

trabajo. Un factor importante ser la flexibilidadpara establecer las vas que permitan conducir alas metas. La creatividad y la innovacin sernfactores determinantes en ese aspecto.

La biblioteca digital4 no ofrece los mismosservicios que la tradicional. Al respecto, Tardn5

seala que adems de tramitar los contenidos,debe crear y gestionar mercados dondeproductores (profesores, investigadores) yconsumidores (estudiantes, investigado-res yprofesores) intercambien gilmenteconocimientos. Los mercados a los que se refiereeste autor son virtuales, se manifiestan a travsde la realizacin de paneles de discusin temtica,servicio de publicaciones multimedia en servidoresweb, consulta en lnea, y otros6 Dicho de otramanera, no se trata de hacer lo mismo que antespero en Internet. Se trata de aadir valor alconocimiento y de gestionarlo, definiendo ymanejando escenarios de intercambio parapotenciar su creacin, difusin y uso.

SELECCIN Y ADQUISICIN DERECURSOS DIGITALES

Los recursos electrnicos ofrecen grandesventajas a los lectores, pero plantean un reto encuanto a los criterios que se deben emplear parasu seleccin y sobre todo representan unproblema considerable en nuestro medio porquesu adquisicin, utilizacin y aprovechamiento selogran slo cuando los bibliotecarios consiguenque sus instituciones destinen los recursosfinancieros necesarios.

La seleccin de recursos implicaesencialmente la evaluacin de los mismos. Enlos documentos analgicos, el anlisis del valorde una obra literaria, cientfica o tcnica est

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relacionado con la calidad, trascendencia yvolumen de la informacin y con la autora; en elmedio digital se deben agregar otros criterios:legibilidad, navegacin y representacin de lainformacin, recuperabilidad e interactividad entrelos ms importantes7

Hablar de calidad de la informacin digital,autora y legibilidad sugiere la importancia deevaluar el inters intrnseco en el recurso, el rigorcon el que se ha tratado un tema, la calidad de laedicin, la actualidad y actualizacin de los datos,las indicaciones de responsabilidad respecto a lapropiedad intelectual, la facilidad para leer lainformacin, el diseo del sitio y su funcionalidad.

En la obra impresa nos ocupbamos de revisarlos ndices de contenido y los temticos, al hablarde navegacin estamos tratando de detectar si elrecurso digital tiene un sumario y si es posiblecaptar el total del contenido en el mismo con unmnimo esfuerzo, o detectar si se puede ir con unclic desde cualquier nodo al nodo principal.

La funcionalidad de la recuperacin por mediode operadores booleanos, de cercana yadyacencia, as como la inclusin de guas rpidaspara auxiliar al usuario en las consultas; laintroduccin de los tesauros, los enlaceselectrnicos a otros recursos y dems funcionesque facilitan el acceso adecuado a la informacingeneran la necesidad de establecer nuevosparmetros e indicadores de evaluacin.

Adems de realizar el tipo de anlisismencionados, conviene conocer las caractersticasactuales de la industria de la informacin. La mayorparte de la produccin mundial de conocimientocientfico se encuentra monopolizada por algunoseditores de libros, revistas y bases de datosacadmicas. Es comn que las bibliotecas

universitarias en nuestros das demanden algunao algunas suscripciones a este tipo de documentosque son generalmente muy costosos. Loparadjico es que las universidades que tenganque pagar altas sumas de dinero, an cuandoalgunos de sus profesores son o pueden serproductores del conocimiento que tales editorialespublican y comercializan.

Por otra parte cuando inicia la implementacinde servicios electrnicos de informacin surgenalgunas dudas sobre los posibles esquemas deadquisicin. Por ejemplo, es comn plantearse lassiguientes preguntas: Cuntas licencias serequieren para atender adecuadamente a losusuarios finales? Cmo va a funcionar mejor elacceso: por medio de una contrasea o delcontrol que se realiza a travs de la autentificacinde equipos conectados a la Intranet de lainstitucin?

COSTOS

Tanto en el mercado de revista, como en elde libro electrnico y contrario a lo que algunosespecialistas haban previsto, la relacin entre lapublicacin impresa y la digital tiende amantenerse y tal vez se ha incrementado, perono se observa que vaya a desaparecer en unfuturo inmediato. Al menos, en lo que se refiere alos costos, casi todos los editores interesados enel mercado acadmico siguen tomando comobase para las cotizaciones el monto que lasbibliotecas pagan en suscripciones o compras dematerial impreso.

Los conocidos esquemas de acceso al formatodigital con o sin cargo adicional sobre el que secubre por el documento en papel, siguen siendolos predominantes en revistas electrnicas. En elcaso de los libros todava falta experiencia ytrabajo para considerar que existen esquemas de

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costos definidos, aunque los precios actuales destos se estn calculando tambin sobre el delimpreso. An cuando los montos de cargosadicionales estn entre el 5% y el 25% del pagoque las bibliotecas realizan para obtener sumaterial impreso, siguen existiendo algunasdificultades para tratar con universidades grandesque trabajan con sistemas bibliotecarioscomplejos, por ejemplo, que tienen suscripcionesrepetidas a un mismo ttulo. En esos casos varanconsiderablemente las polticas de cada casaeditorial, mostrando tener cada vez mejorespolticas de costos para los consorcios con fuertepresencia en el mercado de Estados Unidos yCanad, y escasa participacin en Amrica Latina.

Las bibliotecas juegan un papel muyimportante en esta etapa de definiciones porqueante la inexistencia de modelos de preciosadecuados, pueden comunicar sus demandas yexpectativas a los editores. Un ejemplo que tieneque ver con los costos de los libros electrnicoses el relacionado con el cuestionamiento que seha hecho a los editores en relacin con el aumentode precio de la suscripcin o el arrendamientoanual de la informacin, debido a que lasactualizaciones no son equivalentes a las de loscontenidos hemerogrficos. Es decir, losbibliotecarios podemos aceptar un pago al aode suscripcin por las bases de datos y las revistaselectrnicas debido a que la informacin anualque se incorpora al acervo est predeterminada,pero no es aceptable pagar una anualidad porun libro electrnico que probablemente va amodificar mnimamente su contenido.

LICENCIAS

En la dcada de los aos 90s, un nmeroconsiderable de editores implementaron lamodalidad de solicitar a las institucionessuscriptoras de revistas, la firma de un formularioo convenio de uso de la informacin electrnica.

Estos documentos eran casi siempre muy brevesy se encontraban incorporados a su sitio web.Algunos de esos editores han adoptado elesquema de convenios de arrendamiento de lainformacin y han incorporado mucho mscondicionantes que afectan el acceso, el uso y elresguardo de la informacin como derecho,ejercicio y responsabilidad de los lectores.

Uno de los aspectos ms confusos se refiere alas cantidades de informacin susceptibles de serobtenidas por los usuarios. En cada formulario oconvenio se establece que se permite la consulta,impresin y descarga de un nmero limitado deartculos. Lgicamente, los bibliotecarios nospreguntamos Qu es limitado o ilimitado? Enalgunos casos se precisa un poco este puntocuando se establece tambin que no se permitela impresin o descarga de un fascculo completo.Cuando hablamos de libros, la informacin setorna todava ms ambigua debido a que losesquemas de acceso estn an muy indefinidos.

Otro de los elementos clave para determinarel valor de un recurso electrnico es asegurarque la licencia no impida el servicio de prstamointerbibliotecario. Tampoco tenemos respuestasclaras al respecto. Algunos editores hanestablecido la posibilidad de prstamo sinrestricciones si el artculo se enva impreso, otros,en cambio, lo aceptan explcitamente en susconvenios y licencias, siempre y cuando lainformacin sea enviada nicamente ainstituciones acadmicas.

Sin embargo, el problema de las institucionesal signar licencias se refiere al compromiso queadquieren en relacin con el buen uso de lainformacin, ya que algunos sitios de editoresestn poco protegidos contra hackers. Asimismo,algunas universidades tienen fallas en la seguridadde sus servidores, el riesgo posible radica nonicamente en el mal uso que hagan los usuarios,va tambin en relacin con los ataques de piratasexternos.

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1 Lafuente Lpez, Ramiro. (1999) Biblioteca digital y ordendocumental. Mxico : UNAM, CUIB, p. 40

2 Se entiende por informacin digital aquella que est codificadaen el formato que puede interpretar una computadora. Se agrega eltrmino en lnea cuando es posible acceder a ella desde terminaleso computadoras remotas, a travs de redes de rea local, amplia ode ambos. Vase Codina, Lluis (2001). Las propiedades de lainformacin digital. En: El profesional de la informacin 10(12) p.18-25.

3 Tardn, Eugenio (2000). La biblioteca universitaria: un modelode gestin. En: El profesional de la informacin, 9(6) p. 18-24.

4 Georgina Araceli Torres Vargas, en su libro: La biblioteca virtualqu es y qu promete? (Mxico: UNAM, CUIB, 2000) define a labiblioteca digital como una coleccin digitalizada o en proceso dedigitalizacin que utiliza las computadoras para el almacenamientoy la comunicacin a travs de red, que emulan, reproducen yextienden los servicios que proporciona la biblioteca tradicional.

5Tardn, Eugenio (2000) Op Cit., p.23-25

6 Codina. Lluis (2000) Evaluacin de recursos digitales en lnea:conceptos, indicadores y mtodos. En: Rev. Esp. De Doc. Cient., 25(1) p. 9-44.

CONCLUSIN Y RECOMENDACIONES

Amrica Latina es consumidor de recursosde informacin digital, pero su participacin comoproductor en la industria de la informacin esmuy escasa. La demanda creciente de acceso alas principales fuentes de informacin cientficainternacional pone a Mxico en gran desventajacon Estados Unidos y Canad, no nicamentepor la alta produccin editorial de stos ltimos,sino adems por la situacin del peso frente aldlar.

Pese a lo antes mencionado, las bibliotecasde universidades mexicanas realizan grandesesfuerzos por desarrollar sus colecciones, entreellas las digitales, en concordancia con losnumerosos planes y programas de estudio y losmiles de proyectos de investigacin que se llevana cabo en ellas.

Cuando se cuenta con recursos econmicospara adquirir este tipo de productos deinformacin, surgen nuevas necesidadesrelacionadas fundamental-mente con lacapacitacin y el adiestramiento tanto delpersonal como de los lectores.

En particular, se requiere que el personalbibliotecario profesional se familiarice con laspolticas y tendencias del mercado para realizarnegociaciones adecuadas con editores yproveedores.

Asimismo, debemos sealar la importancia quetiene el aspecto legal en el manejo de lainformacin electrnica. Al respecto, convienesubrayar la pertinencia de respetar el equilibrioentre los derechos de propiedad intelectual y lademanda de informacin que cada vez con mayorfrecuencia y volumen requieren las institucioneseducativas y en particular sus comunidadesacadmicas. !

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