jornada de trabajo sinacoes ciudad bolívar, 12/06/2012
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JORNADA DE TRABAJO JORNADA DE TRABAJO
SINACOESSINACOES
Ciudad Bolívar, 12/06/2012
SINACOESSINACOES
SINACOES, tiene como objetivo fundamental, cubrir las
necesidades educativas para el registro, control,
evaluación de estudios y estadísticas educacionales,
atendiendo los requerimientos de los Planteles Educativos,
Distritos Escolares y Zonas Educativas adscritas al
Ministerio del Poder Popular para la Educación.
NORMATIVAS QUE RIGEN AL NORMATIVAS QUE RIGEN AL SINACOESSINACOES
•Circular N° 01 Sistema Nacional de Control de Estudio (SINACOES) de
fecha 15/09/2008 emitido por el Viceministerio de Participación y Apoyo
Académico.
•Circular N° 0004 Matricula Inicial de fecha 23/06/2009 emitido por la
Dirección General de Registro y Control Académico.
•Circular N° 0005 Modificación de Matricula de fecha 23/06/2009
emitido por la Dirección General de Registro y Control Académico.
NORMATIVAS QUE RIGEN AL NORMATIVAS QUE RIGEN AL SINACOESSINACOES
•Circular N° 000180 Lineamientos sobre la edad para ingresar a primer
grado de Educación Primaria de fecha 17/03/2010 emitido por el
Despacho del Ministro.
NOTA IMPORTANTE
SINACOES TRABAJA EN MAYÚSCULAS, ASI QUE DEBE CONFIGURAR SU
TECLADO UNA VEZ QUE INICIE EL SISTEMA, PARA EVITAR ERRORES.
Definición de TérminosDefinición de Términos
•Matrícula Inicial
•Modificación de matrícula
•Registro Escolar
•Códigos del plantel (DEA – Estadístico – Dependencia)
•Prosecución
•Físico Planillas (Mat. Inicial, Mod. Matricula, entre otras)
FECHAS DE APERTURA Y FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOSCULMINACIÓN DE LOS PROCESOS
•Solicitud de Códigos DEA: finalización o inicio del año escolar
•Matrícula Inicial Regular: desde el inicio de las inscripciones hasta el 30 de septiembre.
•Modificación de Matrícula: 1er lapso Octubre hasta Diciembre
2do lapso Enero hasta Marzo
3er lapso Abril – Mayo
FECHAS DE APERTURA Y FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOSCULMINACIÓN DE LOS PROCESOS
•Matrícula Inicial Adulto: 1er Lapso Septiembre
2do Lapso Marzo
(no posee modificación de matricula).
•Entrega del Físico:
Educ. Regular y Educ. Especial: Los primeros 10 días hábiles después de cerrado el proceso.
Educación de Jóvenes y Adultos: 1er Lapso antes del 30/10
2do Lapso antes del 30/04
FECHAS DE APERTURA Y FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOSCULMINACIÓN DE LOS PROCESOS
Entrega del Físico:
Modificación de Matrícula:
Primer Lapso: entregar los diez primeros días hábiles del mes de enero.
Segundo Lapso: entregar los diez primeros días hábiles del mes de Abril.
Tercer Lapso: entregar los diez primeros días hábiles del mes de Junio.
FECHAS DE APERTURA Y FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOSCULMINACIÓN DE LOS PROCESOS
•Resumen Final Regular: Circular N.06
15 días hábiles después de finalizar la evaluación correspondiente.
•Resumen Final Adulto: Circular N.09
15 días hábiles después de finalizar la evaluación correspondiente.
CÉDULA ó REGISTRO ESCOLARCÉDULA ó REGISTRO ESCOLAR
¿Quién debe ser el Representante del alumno?
La Cédula de la madre siempre debe ser el numero para generar cedula escolar.
¿Necesito generarle cédula escolar a un alumno que tiene cédula de identidad?
¿Puedo hacer notas certificadas a un alumno que no tiene cédula de identidad?
¿Qué hacer cuando un alumno con Registro Escolar obtiene su cédula de Identidad?
¿Puedo cargar un alumno al que le aparezcan los datos personales en blanco?
REGISTRO ESCOLARREGISTRO ESCOLAR¿Cómo elaborar el Registro Escolar?
El Registro Escolar esta conformado por once (11) dígitos distribuidos de la siguiente manera:
•Los últimos 8 dígitos son la cédula de la madre:
V.- XXX14289354
V.- XXX09469513
V.- XXX00752520
•Los dos siguientes dígitos son los dos últimos números del año de nacimiento del alumno:
V.- X0614289354
V.- x0609469513
8 dígitos
REGISTRO ESCOLARREGISTRO ESCOLAR
•El 1er dígito está representado por el parto de la madre;
Si es un parto sencillo debe ser así:
V.- 10614289354
Si son Morochos debe ser así:
V.- 10614289354
V.- 20614289354
Si son trillizos debe ser así: V.- 10614289354V.- 20614289354V.- 30614289354
REGISTRO ESCOLARREGISTRO ESCOLAR•Si la madre tiene 3 hijos sus registros deben ser así:
V.- 10614289354
V.- 10214289354
V.- 19814289354
Puede darse el caso de que la madre tenga 2 hijos nacidos el mismo
año y que sean por parto sencillo, el registro deben generarse como si
fueran morochos:
V.- 10614289354
V.- 20614289354
REGISTRO ESCOLARREGISTRO ESCOLAR•La Madre no tiene Cédula:
Se le coloca la cédula del Director o docente, siempre y
cuando no interfiera con registros de alguno de sus hijos.
•El alumno solo tiene pasaporte, o la madre:
Se elabora el registro con el número del pasaporte, es decir,
se toman los últimos 8 dígitos del número de pasaporte como si
fuesen la cédula de identidad del representante, y se arma el
registro escolar.
MODIFICACIÓN DEL REGISTRO MODIFICACIÓN DEL REGISTRO ESCOLAR POR LA CÉD. IDENTIDADESCOLAR POR LA CÉD. IDENTIDAD
Una vez que el alumno adquiera su cédula de identidad, el
plantel está en la obligación de hacerle cambio de registro, sin
esperar a que comience un nuevo periodo escolar.
A INICIO DE UN PERIODO ESCOLAR SE DEBE VERIFICAR A LOS
ALUMNOS NUEVOS QUE TENGAN CÉDULA DE IDENTIDAD, A FIN
DE DETERMINAR SI FUERON CARGADOS EN SINACOES CON
REGISTRO ESCOLAR.
Muchos planteles no hacen prosecución a las cédulas escolares.
QUE DEBO HACER PARA CAMBIAR LOS QUE DEBO HACER PARA CAMBIAR LOS DATOS DE IDENTIFICACION DEL DATOS DE IDENTIFICACION DEL
ALUMNOALUMNO
Debo enviar a la oficina de SINACOES, (por correo o en físico)
el informe detallado con el registro escolar y la cédula de
identidad de cada alumno, asi como codigo DEA y correo del
plantel.
Los datos académicos y cédulas sólo pueden ser modificados
por zona (debe indicar el error presente y la corrección
pertinente).Las correcciones de nombres, fechas de nacimiento
y sexo pueden ser modificados por el plantel.
LA CÉDULA DEL ALUMNO APARECE CON LA CÉDULA DEL ALUMNO APARECE CON OTRO NOMBRE Y EN OTRO PLANTELOTRO NOMBRE Y EN OTRO PLANTEL
•No se debe cambiar los datos personales al registro.
•Debe proceder a cargar al alumno con el registro escolar para
que no quede fuera de la matricula.
•Debe enviar el informe a SINACOES, con todos los datos a
modificar, ya no se necesita la constancia del SAIME. Puede
verificarlo por la página del CNE: http://www.cne.gov.ve
IMPRESIÓN DEL REGISTRO IMPRESIÓN DEL REGISTRO ESCOLARESCOLAR
•Para la impresión del registro escolar, se debe consultar la
matrícula inicial, se presiona en la cédula del alumno y se abre
una nueva ventana que muestra el comprobante del registro
escolar.
•Este puede ser utilizado como especie de carnet.
•La repitencia de alumnos ocurre cuando se le oprime el botón
de guardar varias veces, este puede ser corregido por el módulo
de modificar – Eliminar alumnos repetidos de una sección.
EDUCACIÓN INICIALEDUCACIÓN INICIAL
•Se debe respetar las edades para el ingreso a Educación Inicial:
Maternal : 2 años cumplidos hasta el 31/12
Preescolar: 3 años cumplidos hasta el 31/12
1er grado: 6 años cumplidos hasta el 31/12
•No podrá promover ningún niño a primer grado que cumpla en
enero o los meses siguientes.
EDUCACIÓN INICIALEDUCACIÓN INICIAL
•Los niños menores de 2 años hasta el 31 de diciembre no se
cargan en Sinacoes ya que pertenecen a guardería, con
excepción de los alumnos de las A.N.C. (Atención Educativa No
Convencional).
•Los alumnos pertenecientes a las A.N.C. deben ser cargados en
el plantel donde se encuentran articuladas las docentes, como
una sección “NC”. Por Ejemplo: si se posee 3 comunidades
articuladas todos deben ser cargados por esa única sección.
EDUCACIÓN PRIMARIAEDUCACIÓN PRIMARIA
Un alumno no necesita haber cursado Educación Inicial para
poder ingresar a Educación Primaria.
Promociones Extraordinarias:
•Deben realizarse en el primer lapso del año escolar.
•Las promociones extraordinarias se realizan hasta el 5to grado,
un alumno de 6to grado no puede ser promovido al grado
superior.
EDUCACIÓN PRIMARIAEDUCACIÓN PRIMARIA
•La misma debe ser solicitada de manera escrita por el
representante o docente al director de la institución.
•El director pauta la fecha para la elaboración de la prueba de
los alumnos que opten para esta evaluación, así como debe
notificar al representante, al supervisor y al docente para que
estén presente el día que se realice dicha evaluación.
•La prueba debe ser aprobada con literal “A” para que la
promoción tenga consecuencia.
Promociones Extraordinarias:
EDUCACIÓN PRIMARIAEDUCACIÓN PRIMARIA
•Se debe levantar el acta en 2 originales con la información
pertinente al caso por cada alumno, la cual debe ser firmada por
todos los presentes.
•Antes del 15 de diciembre, el acta original y todos los soportes
en copia, incluyendo la prueba, deben ser remitidos a la
Coordinación de SINACOES para efectuar la promoción.
Pruebas de Ubicación: Cuando el alumno no ha sido escolarizado
y tiene edad promedio.
Promociones Extraordinarias:
EDUCACIÓN MEDIA, GENERAL Y EDUCACIÓN MEDIA, GENERAL Y TÉCNICATÉCNICA
•Los alumnos que estudien menciones técnicas no pueden
solicitar cambio durante un periodo escolar para un plantel que
administre la mención de ciencias y viceversa. Esto debe
solicitarse una vez culminado el año escolar o al inicio del
mismo, como equivalencia o transferencia por la zona
educativa.
•El alumno que este activo en Educación de Adultos, no puede
volver a la modalidad de Educación Regular.
EDUCACIÓN MEDIA, GENERAL Y EDUCACIÓN MEDIA, GENERAL Y TÉCNICATÉCNICA
EPÓNIMO AÑO ESCOLAR 2011 2012
Año 2012:“15 de Diciembre de 1812.
Bicentenario del Manifiesto de
Cartagena”
Gaceta Oficial N˚ 39940 de 08/06/12
EDUCACION DE JÓVENES Y EDUCACION DE JÓVENES Y ADULTOSADULTOS
•En el espacio correspondiente a cada asignatura se escribirá
una letra y dos dígitos: (Circular N° 07 del 02/07/2003)
I: inscribió la asignatura
R: no tiene derecho a cursar la asignatura por prelación.
N: tiene la asignatura aprobada y no es prelación de otra dentro del mismo plan.
•Si tiene equivalencia o transferencia se debe colocar en los
renglones correspondientes.
EDUCACIÓN ESPECIALEDUCACIÓN ESPECIAL
•Los alumnos que pertenezcan a la matricula flotante de un
plantel de Educación Especial no serán cargados en Sinacoes,
solo la matricula fija.
•Serán cargados en los grados de acuerdo a sus edades, ya que
el sistema no maneja la modalidad de Educación Especial como
esta estipulado este régimen.
MATRICULA INICIALMATRICULA INICIAL
•Se cargan por el módulo de prosecución (hasta el 30/09) y
nuevos ingresos respectivamente.
•Deben indicar todos los nombres y apellidos sin guiones,
apostrofes ni acentos, es decir, ningún carácter especial.
•Debe indicar si es venezolano, extranjero o posee carnet
diplomático.
•Verifique que su registro escolar contenga 11 dígitos y que
coincida con el año de nacimiento.
MATRICULA INICIALMATRICULA INICIAL
•En la casilla de observaciones solo debe aparecer materias
pendientes, un nombre que exceda los caracteres en su renglón,
datos de promociones extraordinarias o convenios de
legalización de documentos.
• si el alumno posee un error no debe ser reflejado en esta
casilla, por el contrario debe enviar informe a SINACOES, ya que
no podrá entregar su matricula hasta que no solvente el error.
•Recuerde mantener el orden de las secciones.
CONSULTA E IMPRESIÓN DE CONSULTA E IMPRESIÓN DE MATRICULA INICIALMATRICULA INICIAL
•Para verificar si fue cargado debe ir al modulo de consulta;
puede visualizar el alumno por separado o por la planilla del
grado, esto evitará que el alumno se cargue varias veces.
•Para la impresión debe configurar la página en oficio y verificar
la cantidad de alumnos por grado, ya que puede generar más de
una hoja.
•Recuerde que la cantidad máxima por sección es de 38
alumnos.
MODIFICACIÓN DE MATRICULA MODIFICACIÓN DE MATRICULA
Las modificaciones en el sistema deben ser en la fecha en la
que el alumno ingresa o egresa del plantel y no en la que el
usuario hace el procedimiento por el sistema.
Junio, julio y agosto no son meses activos para la modificación
de matricula.
MODIFICACIÓN DE MATRICULA MODIFICACIÓN DE MATRICULA
Egresos por Modificación de Matricula: cuando el alumno por
cambio de domicilio u otro factor solicite retirarse de la
institución, el director esta en la obligación de emitirle su
boleta o constancia de retiro y egresarlo del sistema.
Por ningún motivo un estudiante puede ser retirado de la
institución sin la solicitud formal por parte del representante. Si
esta inasistente se egresa el 31/05 con acta y dos testigos.
MODIFICACIÓN DE MATRICULA MODIFICACIÓN DE MATRICULA
Ingresos por Modificación de Matricula: Cuando un alumno no
posee ingreso por matricula inicial durante el periodo escolar
en curso y solicita inscripción a partir del mes de octubre, éste
debe solicitar una autorización de inscripción por el Distrito
Escolar. Para realizar este proceso el plantel debe llenar el
formato con todos los datos y sellarlo, y luego la pestaña debe
regresar al plantel sellada por el distrito escolar.
MODIFICACIÓN DE MATRICULA MODIFICACIÓN DE MATRICULA
Ingresos por Modificación de Matricula: Cuando un alumno
posee ingreso por matricula inicial en otro plantel y solicita
inscripción en su plantel, usted debe solicitarle la boleta de
retiro DEL PERIODO ESCOLAR EN CURSO, No debe solicitarle el
egreso por Sinacoes, si aun no ha sido retirado del sistema, el
plantel puede solicitar por medio de un escrito y la copia de la
boleta de retiro a la coordinación de Sinacoes el egreso, este se
hará de manera no formal.
MODIFICACIÓN DE MATRICULA MODIFICACIÓN DE MATRICULA
•Los planteles no deben enviar a los representantes a la Zona
Educativa para hacer procesos administrativos que les
corresponden a los directivos, tales como:
Cambios de registros escolares por cédula de identidad
Cambios de Sección
Egresos de otros planteles con sus boletas.
•Deben informarlos oportunamente de los requisitos para los
convenios y autorizaciones de inscripción. Los alumnos
extranjeros que cursan 1er grado no necesitan el convenio.
MODULO DE TITULOS MODULO DE TITULOS
•Los nombres de los funcionarios deben colocarse un solo
nombre y un solo apellido.
•Deben estar pendientes de colocar las entidades federales.
•Deben revisar detalladamente las hojas de registro antes de
imprimir y de iniciar la liquidación de títulos.
MODULO DE PLANTELESMODULO DE PLANTELES
•Cambio de Director: copia del credencial y la cédula de
Identidad; debe colocar el Código DEA en la parte superior.
•Corrección de algún dato del plantel: oficio explicativo con
soportes. Ejemplo: asignación de código de dependencia,
cambio de nomenclatura o epónimo, cambio de dirección,
teléfono o correo electrónico, prosecución de años de estudios,
graduación de un NER, entre otros.
MODULO DE PLANTELESMODULO DE PLANTELES
•Solicitud de plantel nuevo: Acta de designación de Epónimo,
Acta del Jefe de Municipio, solicitud de código DEA, Solicitud de
Clave de Sinacoes, copia del credencial, copia de la cédula.
•Cambio de Usuario: solicitud de clave y oficio donde solicita
eliminar la clave del director anterior.
•Cuando un plantel es cerrado o desactivado, deben
comunicarlo a la Coordinación de Estadísticas, Div. Académica,
Div. de Personal, DRCEE – SINACOES.
TELÉFONOS Y CORREOS TELÉFONOS Y CORREOS ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS
Lic. Merydexis Aguilera
Coordinadora Regional de SINACOES Bolívar del MPPE.
Telf.: 0412-9873031
E-mail: [email protected]
Lic. Carlos Marcano
Jefe de la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios del Estado Bolívar del MPPE.
Telf.: 0285-2054060
E-mail: [email protected]
Página Web: www.drceebolivar.com.ve