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. ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIA

Código: SERVAP- Pág. 1 de 47IT-004-JOLA-V01 RiQe a partir de: 12/12/201A

TABLA DE CONTENIDO

Pá:Jg.1. OBJETIVO 22. ALCANCE 23. GLOSARIO 24. ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS 55 REGISTROS 466. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 467. NORMATIVIDAD 46-47

ELABORADO POR:AS08 GEIDY BIVIANAARROYO REYESCARGO:AUXILIAR DE ARCHIVOFECHA: 12/12/2014FIRMA:

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REVISADO POR:S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA

APROBADO POR:CN REYNALDO ANTONIO ESPINOSAHEIDMANNCARGO:AYUDANTE GENERAL CARMAFECHA: 12/12/2014FIRMA: -,J

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INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS

ARMADA NACIONALREPUBLICA DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

Código: SERVAP- Pág. 2 de 47IT-004-JOLA-V01 Riae a partir de: 12/12/2014

1. OBJETIVO

Dar a conocer, a los funcionarios que integran la Armada Nacional, el fundamento teórico-práctico acuerdo a las políticas impartidas por el Archivo General de la Nación como ente rectordel manejo archivístico sobre la organización de los archivos de gestión con el fin de propenderpor el patrimonio documental como fuente de nuestra historia.

2. ALCANCE

Está orientado a facilitar la organización de los Archivos de Gestión orientados a la correctaclasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos por un funcionario de lainstitución en cumplimento de sus funciones legalmente asignadas.

3. GLOSARIO

~ Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valorsustantivo, histórico o cultural.

~ Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a laplaneación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

~ Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, ocomo fuentes de la historia.

~ Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de losarchivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vezfinalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

~ Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación entrámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

~ Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentospara su almacenamiento y preservación.

~ Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual seidentifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

~ Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con elfin de conocer la información que contienen.

~ Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de unainstitución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración yconservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

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INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT-004-JOLA-V01

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

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Autoridad: AYGAR

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~ Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en elanálisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son 'Iosinstrumentos de descripción y de consulta.

~ Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquieretapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas devaloración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/oreproducción.

~ Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablasde retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido susvalores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

~ Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentosgenerados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de unmismo asunto.

~ Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de unexpediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados comoantecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

~ Foliar: Acción de numerar hojas.

~ Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecersecuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación ..

~ Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuyafinalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicoso funcionales.

~ Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación yla descripción de los documentos de una institución.

~ Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística porel cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuenciade los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidadesdocumentales.

~ Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística porel cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependenciasno deben mezclarse con los de otras.

~ Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y conte'nidohomogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones asignadas mediante acto administrativo. Ejemplos: historiaslaborales, contratos, actas e informes, entre otros.






Autoridad: AYGAR

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~ Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadasde forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

~ Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vitalde los documentos.

~ Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, condiagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,describirla y asignarle categoría diplomática.

~ Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma quegarantice su preservación e identificación.Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y loslibros o tomos.

~ Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterizacióndocumental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, ocompleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.



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4. ORGANIZACiÓN DE DOCUMENTOS

La organización de documentos se puede definir como el conjunto de operaciones técnicasorientadas a la correcta clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos por unfuncionario de la institución en cumplimiento de sus funciones legalmente asignadas.

En el proceso de organización de archivo podemos identificar tres grandes subprocesos oprocedimientos estos son: Clasificación, Ordenación y Descripción .

••ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS ~

••1. CLASIFICACION DOCUMENTAL

Clasificación

Ordenación

Descripción

Podemos decir que la Clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a laorganización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en losdocumentos para su utilización administrativa, jurídica y científica. A su vez permite la identificación yel agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo comobase la estructura orgánico-funcional de la institución y los trámites administrativos que adelantanlas dependencias en el ejercicio de sus funciones, como a continuación se relaciona.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES ••

FONDO DOCUMENTAL -.

SECCIONES DOCUMENTALES ~

SUBSECCIONES DOCUMENTALES ••

EJEMPLO:

AGRUPACIONES DOCUMENTALES ~

FONDO DOCUMENTAL •••

SECCIONES DOCUMENTALES ~

SUBSECCIONES DOCUMENTALES ~



ESTRUCTURA ORGANICA

ENTIDAD

DEPENDENCIAS MAYOR JERARQUIA

GRUPOS DE TRABAJO

ESTRUCTURA ORGANICA

ARMADA NACIONAL

JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO

DIRECCION DE PERSONAL

DIVISION DE PERSONAL

CONTROL INFANTERIA DE MARINA

¡Al pe"1 .s;ee;u,q¡'M' •••• ,



Código: SERVAP-IT-004-JOLA- VO1



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La Clasificación Documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen lasSeries que componen cada agrupación documental (Fondo, Sección y Subsección), de acuerdo conla estructura orgánico-funcional de la entidad.

los documentqs teniendo en cuenta la estructura orgánica y lasg•. '\. ' ..;;y' <'0h:~",..~;,

CLASIFICAR

~

IDENTIFICAR

PROCEDENCIA

PROCEDENCIA

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ESTRUCTURA FUNCIONES

Podemos decir que procedencia, o más exactamente procedencia archivística, desde el punto devista teórico, es el lugar exacto, organismo, institución, donde la documentación que constituye unfondo de archivo ha sido creada. Dicho de otro modo la fuente primaria de donde procede un grupode documentos cuya característica común es su origen. Parece pues lógico inferir del razonamientoanterior que procedencia y productor pueden llegar a identificarse.

Con el fin de facilitar al funcionario un conocimiento más amplio de lo que implica la ClasificaciónDocumental, se señalan en este texto los pasos metodológicos para llevar a cabo dichoprocedimiento. Basados en la aplicación de los Principios Archivísticos:

• Principio de procedencia:

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores dedocumentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (seccionesy subsecciones documentales).

Dicho de otra manera los productores de los documentos se pueden categorizar así:

Productores Institucionales: Se refiere a la totalidad de los documentos producidos por laInstitución, (Fuerza Aérea, Armada Nacional, Ejercito Nacional etc.)






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Productores Administrativos: Se refiere a la identificación de las Unidades Administrativas demayor jerarquía hasta las más pequeñas; Direcciones, Comandos, Divisiones, Departamentos ySecciones (Organización de la Institución de acuerdo con el organigrama).

• Principio de orden original:

Por consiguiente este concepto hace alusión al orden en que se deben colocar los tiposdocumentales (documentos) en las carpetas (unidades de conservación), entonces afectadirectamente a la documentación producida en las dependencias, para lo cual se debe respetar lapertinencia de cada documento dentro de cada expediente, evidenciándose en la temática y en elorden cronológico de los expedientes.

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientosadministrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de untrámite.

Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo lasecuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo.

ESTRUCUTRA ORGANICA

Es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar esestablecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar laresponsabilidad de cada administrado o servidor ante solo un supervisor inmediato. Esto permiteubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de laautoridad. El valor de la jerarquía consiste en que reduce la confusión respecto a quien da lasórdenes y quien las obedece. Dicho de otra forma la estructura orgánica define como se dividen,agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

FUNCIONES

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupaCióndocumental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento,en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

Para una buena Clasificación y una óptima Organización de los archivos de gestión, tenga encuenta las siguientes pautas:

• La TRD es la herramienta que guía la conformación de los expedientes físicos y electrónicosde cualquier entidad, por tanto la clasificación debe seguir la estructura de Series, Subseries


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y Tipos documentales que este definida y aprobada por el Comité Técnico de Archivo delMinisterio de Defensa Nacional.

• Los ajustes y modificaciones a la Tabla de Retención Documental de las dependencias, sedeben tramitar mediante comunicación oficial física o electrónica dirigida a la AyudantíaGeneral del Comando de la Armada Nacional para posteriormente ser llevadas al ComitéInstitucional de Desarrollo Administrativo, quien será el encargado de aprobar las Tablas deRetención Documental.

• La información, documentos y archivos de defensa y seguridad nacional deben clasificarseacorde con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, toda vez que sondocumentos e información que representan el patrimonio documental de la Nación. Laclasificación de los productos a través de la Tabla de Retención Documental obedece alcumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 594 de 2000 y la norma NTCGP 1000-2009. Es de aclarar que las normas de acceso, protección y custodia se deben relacionar enel procedimiento de la respectiva Tabla de Retención Documental y el MACI "Manual deContrainteligencia" .

• Los documentos de apoyo, deben agruparse y ordenarse por asuntos acorde con susnecesidades, estos documentos no hacen parte de la Tabla de Retención Documental, lo cualpodrán ser eliminados cundo pierdan su utilidad o vigencia no sin antes levantar acta previa adicha eliminación.

Especificaciones técnicas y requisitos a tener en cuenta para la contratación del servicio deOrganización y Custodia de documentos con personas naturales o jurídicas

Teniendo en cuenta que la Organización Documental, se constituye en dos principios fundamenté?lescomo son el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original, articulados estos, con otrosinstrumentos archivísticos, que permiten a largo plazo, el acceso a la información y su recuperación,se requiere que el Ordenador del Gasto, considere algunos aspectos mínimos que se deben tener encuenta a la hora de contratar servicios de organización de archivos por personas naturales o jurídicasque presten este tipo de servicio considerando el artículo 14 parágrafos 10 y 30 de la Ley 594 de 2000y el Acuerdo 008 de 2014:

./ La persona jurídica deberá acreditar además de la idoneidad, que cuenta en su planta depersonal con profesionales con formación académica en Archivística, de conformidad con loestablecido en la Ley 1150 de 2007, o las que modifiquen o sustituyan

./ Que la persona a contratar "Natural o Jurídica", acredite la experiencia para desarrollar laactividad y/o servicio para el cual ha sido contratada (o) .

./ La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/ociencias de la información o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años entrabajos archivísticos .

./ La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionalescon formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable(como represéntate de la empresa) del desarrollo de los procesos archivísticos para los quese le haya sido contratado .

./ Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediantecertificaciones de prestación efectiva del servicio.


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Por lo anterior se recomienda, que la Jefatura, Dirección, División u oficina contratante, nombre a unfuncionario competente, que supervise dicho trabajo, el cual debe acreditar su conocimiento enmateria archivística, preferiblemente ser técnico o tecnólogo, para el caso de un suboficial que cuentecon dicha especialidad.

Para el servicio de custodia y administración integral de documentos de archivo el contratista deberácumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un Sistema Integrado deconservación conforme lo estipula el Art. 46 de la Ley 594 de 2000 que a la letra dice: Conservaciónde documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistemaintegrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Dichosrequisitos también se encuentras soportados en el Acuerdo 037 de 2002.

Requisitos mínimos y condiciones técnico-ambientales

1. Edificación: Debe estar destinado exclusivamente para la administración, organización yconservación de los documentos de archivo, la seguridad del depósito en gran medida depende de lacalidad de su diseño y construcción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricase hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención.

1.1. Ubicación: En un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas deinundación. En lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro poratentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo lascondiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación.

1.2. Aspectos estructurales

../ La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una cargamínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberáincrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado .

../ Los pisos, muros, techos y puertas, deben estar construidos con material ignífugo de altaresistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión .

../ Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas y tener el tiempo desecado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

1.3.Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos

../ Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de ladocu mentación .

../ Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación delmaterial documental.

../ Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de losacervos documentales .

../ Los depósitos de contar con sistemas de detección y extinción de incendio: Incluyendodetectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que noafecten los documentos no pongan en riesgo la salud del personal

../ Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuaciónautomática de agua en caso de inundación.



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1.4. Distribución de áreas



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,/ Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de lasáreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación ymantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

,/ Las áreas técnicas tendrán relación con los de depósitos, tomando en cuenta el necesarioaislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones deestas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de documentos.

1.5. Capacidad de almacenamiento

,/ El almacenamiento de la documentación deberá establecerse a partir de las característicastecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

1.5.1. Estantería

,/ Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristasque produzcan daños sobre los documentos.

,/ Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables contratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. Cada bandejadeberá soportar un peso mínimo de 100 kg/mt lineal.

,/ Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizarparales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberánanclar los estantes con sistemas de fijación.

,/ La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a ladocumentación.

,/ La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.,/ Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar

deterioros a la documentación.,/ El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos

ni de ningún otro material.,/ Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cms entre los muros y la estantería.,/ El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cms y

un corredor central mínimo de 120 cms.

1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:

,/ El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendosus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso y facilitará su correctamanipulación y adecuada conservación.

,/ El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural,recubrimientos, aislamiento, seguridad y distríbución consignadas en este acuerdo en elapartado referido a estantería. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debegenerar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración dela información en ellos contenida.

2. ORDENACION DOCUMENTAL

Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es el procesomediante el cual se da disposición física a los documentos, en este proceso se determina que


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documento va primero y cuáles van después. Es decir, se unen y se relacionan las unidadesdocumentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según uncriterio predeterminado.

La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de losdocumentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión documental pues el arreglofísico es información contextual y, por último, al disponerse todos los documentos necesarios en elorden que es debido, se facilitan el estudio y los análisis de contenido. Es como tener las piezasnecesarias de un mecanismo correctamente ensamblada o encajadas, para que funcione.

Dentro de la Ordenación podemos utilizar una herramienta que nos describe paso a paso la maneracorrecta de cumplir una tarea o una función. Se denominan Manuales de Procedimientos, ya quelos procesos allí establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre sí, através de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto.

EJEMPLO:

5

Los procesos se caracterizan por tener un principio y un fin, es decir, inician con determinada acción yfinalizan en otra. Es por ello que cada fuerza debe elaborar Manuales de Procedimientos los cualespermitan establecer reglas y mecanismos para normalizar los trámites al interior, que garanticen elcontrol de la administración.

En este proceso, son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o restablecen elorden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del Principio de Orden Original.

EJEMPLO:

SUB-PROCESO:PROCEDIMIENTO:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

Administración de PersonalELABORACION OAP DE VACACIONESADPER-PT -458-JEDHU-V

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ESTRCUTURA ORGANICA FUNCIONAL:

ESTRCUTURA ORGANICA FUNCIONAL:

TIPO DE UNIDAD DOCUMENTAL:TIPO DE SERIE:

CODIGO DE SERIE:CODIGO DE SUBSERIE:TIPOS DOCUMENTALES:

CODIGO DE SERIE:CODIGO DE SUBSERIE:TIPOS DOCUMENTALES:

CLASIFICACION:

ORDENACION:

DESPCRIPCION:

MN D-CGFM-SECAR-CARMA-A YGAR-J EDHU-DIPER-DIAPE-SCVAC

MND-CGFM-SECAR-CARMA-AYGAR-JEDHU-DIPER-DHOVID-SCVAC

EXPEDIENTECOMPLEJA

38 ÓRDENES38.3 Orden Administrativa de Personal*

40 PLANES40.46 Plan de Vacaciones*

Estructura Organizacional - TRD

Principio de ProcedenciaPrincipio de Orden OriginalNumericos-Alfabeticos y/o Mixtos

Inventario Documental




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Para una buena Ordenación y una Óptima organización de los archivos de gestión tenga en cuentalas siguientes pautas:

Depuración y Alistamiento físico de los documentos

Evite archivar documentos que no se consideran de archivo:

• Las notas post-It,• Copias de actos administrativos como leyes, decretos y resoluciones de otras entidades

(siempre y cuando no hagan parte integral de los expedientes),• Circulares informativas,• Hojas en blanco, formatos sin diligenciar,• Comunicaciones informativas que no requieren trámite,• Invitaciones a eventos sociales,• Revistas, Folletos publicitarios,• Duplicidad de documentos,• listados de actualización permanente,• Publicaciones (material bibliográfico y revistas),• Documentos sin firma.

¿Cómo ejecutar adecuadamente la ordenación?






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A continuación se describen la serie de pasos que se deben seguir, con el objeto de optimizar ybrindar la calidad necesaria y requerida al proceso de organización de los documentos:

1. CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

Las SERIES DOCUMENTALES se conforman por un sinnúmero de documentos, los cualesobedecen a procesos normativos de ley o a los procedimientos internos reglamentarios. Las SERIESDOCUMENTALES nacen en las Oficinas y se conservan en los archivos. Físicamente se separan porunidades documentales llamadas expedientes, carpetas, legajos, libros, disquetes, discos compactos,microfilmes, etc.

Dado que la ejecución de las funciones, procesos y procedimientos administrativos o técnicos que secumplen en las oficinas son repetitivos; estos adquieren el carácter seriado, razón por la cual, estasacciones se evidencian en la producción documental.

Por consiguiente, el conjunto de documentos conservados en los archivos, deben reflejar dichasactividades, en el contexto en que se desarrollaron los trámites de las diferentes oficinas o unidadesadministrativas productoras.

Por tal motivo, las series documentales estarán integradas, por los documentos que son el resultadode la actuación administrativa; en razón de la resolución de uno o varios asuntos.

Por ejemplo: la División de Personal tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones.

• 1. ACCIONES CONSTITUCIONALES1.5 Acción de Tutela1.9 Requerimientos de Justicia1.10 Derechos de Petición

• 38. ORDENES38.3 Ordenes Administrativa de Personal

• 40 PLANES40.46 Plan de Vacaciones

A diferencia de la oficina Disciplinaria que tendrá la serie documental Procesos Disciplinarios, ya quepor función deberá realizar las investigaciones disciplinarias a que haya lugar en la Institución.

Por otro lado es necesario definir las clases de series documentales que existen, ya quearchivísticamente hablando son dos tipos, las cuales se pueden describir así:

• Unidades Documentales Simples• Unidades Documentales Complejas

SERIES CON UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES: Son series conformadas por tiposdocumentales iguales en su estructura y similares en el formato de su producción; por lo general secolocan sistemáticamente uno detrás del otro pero ningún documento tiene relación con elanterior ni con el siguiente.


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Proceso: SERVICIOS DE APOYOARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-

004-JOLA-V01Son ejemplos de unidades documentales simples: Resoluciones, Ordenes Administrativas depersonal, Disposiciones, las actas de juntas, etc., o las circulares administrativas o reglamentariasentre otras.

A continuación se define la metodología que se debe seguir en la ordenación de las unidadesdocumentales simples:

• Agrupar cada carpeta de acuerdo con su contenido en la serie documental debida.• Aplicación del sistema de ordenación acordado de acuerdo con las características de la serie

documental. (Numéricos, Alfabéticos y Mixtos.)• Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación

(Cajas y Carpetas).• Foliación de los documentos en cada unidad de conservación.• Identificación de cada una de las unidades de conservación

EJEMPLO:

Resoluc-ión04N999

R'é'SOI uc:t6n-01[19951

ordenación con.secJLltii'va numéricaFC'UACION: INDEPENDIENTEPo,r-Unidad .de- C:o-nse'f!"V.acioo

SERIES CON UNIDADES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Son series conformadas porexpedientes que conservan varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados yreunidos en razón de un mismo asunto o trámite.

Cada expediente es diferente el uno del otro y por lo general se almacenan en carpetas diferentes;pero existen casos donde los expedientes son de gran volumen y es necesario dividirlos en dos omás carpetas.

A continuación se define la metodología que se debe seguir en la ordenación de las unidadesdocumentales complejas:

1. Análisis de los tipos documentales para comprobar que efectivamente pertenece al trámite yasea este administrativo o técnico.

2. Verificar que cada expediente cumpla el orden original como se dio el trámite.3. Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.4. Aplicación del sistema de ordenación de la serie.5. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con

el sistema de ordenación seleccionado.6. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.7. Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los expedientes.8. Identificación de las diferentes unidades de conservación.


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9. Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las historias laborales, lashistorias clínicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos, etc.

EJEMPLO:

FaDo

Orden 'OriginalFoliacion: CONSECUTIVA

Para las Unidades Documentales Complejas su organización se debe hacer cronológicamente deacuerdo a las fechas extremas (día, mes, año) en primer lugar al abrir el expediente la fecha será laque dio inicio al trámite y que debe corresponder a la más antigua y la fecha del último documento, esdecir será con la que se concluye el trámite administrativo.

Vale recordad que dentro de esta función NO se tendrán en cuenta las fechas de aquellosdocumentos anexos o soportes, que van unidos a los documentos principales; estos generalmentesirven como antecedentes o testimonios (como las prueba, las notificaciones, normas, etc.)

Nota: "Para el proceso de organización de los documentos esta se debe realizar teniendo en cuenta las Tablas deRetención Documental que fueron aprobadas para la Armada Nacional por el Archivo General de la Nación, medianteAcuerdo 013 del 28 de diciembre de 2004. Es de recordar que se deben tener en cuenta las modificaciones y/oactualizaciones que se le han realizado a la fecha al listado general de Series y Subseries por parte del Ministerio deDefensa.

En razón de lo expuesto anteriormente, se recomienda no abrir unidades de conservación bajo elnombre de Correspondencia Recibida, ya que toda comunicación que se haya recibido encumplimiento o desarrollo de una función debe ir relacionada con alguna Serie Documental la cualintegrara o formara parte de un expediente.

Aspectos para tener en cuenta.






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• Cuando se requiera agrupar documentos mediante el uso de ganchos de cosedora, se debeutilizar un papel aislante blanco que proteja los documentos de la oxidación.

• Evite archivar documentos en papel de fax (químico o térmico), la información registrada sepierde a los pocos meses. Tome una fotocopia legible del documento y archívelo en lacarpeta o expediente que corresponda.

• Las carpetas deben contener entre 200 y 210 folios (hojas).• Las cajas X200 soportan un máximo de 1200 folios (hojas).• No se deben subrayar o resaltar los documentos. La tinta de los resaltadores ocasiona

manchas y deterioro irreversible en los documentos.• Las unidades de almacenamiento son carpetas tamaño oficio, gancho legajador plástico y

cajas para archivo (X100, X200, X300).• Los depósitos y mobiliario destinado para el archivo, no se debe compartir con el

almacenamiento de otro tipo de materiales.• Antes de iniciar la apertura de las carpetas o expedientes reúna los elementos e insumos

necesarios para archivar los documentos.

2. APERTURA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

Podemos decir que el expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismoasunto o materia. Producido, a medida que se desarrollan los trámites. Los expedientes se formanmediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso delos trámites y están unidos por la relación causa-efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdocon esa secuencia, es decir, respetando el orden original.

En concordancia con el Acuerdo No. 002 del 14 de Marzo de 2014, expedido por el Archivo Generalde la Nación donde "establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, controly consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones". Se hace necesario darestricto cumplimiento al Artículo 12 del mismo acuerdo, más exactamente el PARAGRAFO, que a laletra dice: La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa detrámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente en la cual se consigne lainformación básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuandose realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja decontrol al principio de los mismos. (Ver Formato Hoja de Control)

Vale recabar que las Transferencias Documentales (Primarias y Secundarias) se deben realizarmediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental, lo cual quiere decir que losexpedientes solo podrán ser transferidos una vez, se hayan cerrado y hayan cumplido su tiempo depermanencia en el Archivo de Gestión.

Con lo anteriormente mencionado y dada la importancia de conformar expedientes que documentenla trazabilidad, la intervención y el desarrollo de la función; se requiere que dicho tratamiento evalúefactores de riesgo que afecten la integridad del expediente, como son la Pérdida total o parcial delmismo.


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El acuerdo No. 007 del 15 de Octubre de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación, dondeestablece los lineamientos para la reconstrucción de expedientes, nos ofrece una serie de actividadesque se deben tener en cuenta al momento de enmendar dicha falta.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION

1. De forma inmediata, se informara a la entidad propietaria de la información sobre la pérdida oextravío del o de los expediente (s), dejando constancia tanto del funcionario, como del Jefeinmediato que tenga a su cargo el expediente.

2. Presentar la correspondiente denuncia, ante la oficina o entidad competente, acuerdo al tipode información que se haya extraviado.

3. Realizar un diagnóstico integral de los mismos, con el fin de determinar cuáles son losexpedientes que deben ser intervenidos y posteriormente reconstruidos.

4. Una vez identificados los expedientes a intervenir, se elaborara el Acto Administrativo, deapertura de la investigación por perdida del expediente. La cual debe incluir la declaración depérdida del mismo y la relación de la información que se debe reconstruir.

5. Los Secretarios Generales de la entidad o quien haga sus veces, en este caso los Ayudantes,deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción del o de. losexpedientes, donde se agoten todas las acciones que correspondan. .

La conformación de los documentos (expedientes) de un archivo, (gestión) debe basarse en la Tablade Retención Documental de la oficina que origina o produce los documentos, entiéndase undocumento de archivo, como un registro de información producida o recibida por una entidad públicao privada en razón de sus actividades o funciones.

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE LA HOJA DE CONTROL PARA EXPEDIENTES

Hoja de Control: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyoobjetivo es registrar de manera clara, breve, precisa y concisa la información de cada tipo documentalque conforma el expediente. Con el fin de contar con una bitácora del mismo. (Ver Formato Hoja deControl)

Con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado mediante Acuerdo 002 de fecha 14 de Marzo de 2014del Archivo General de la Nación Art, 12 que a la letra dice:

ARTíCULO 12. Organización de documentos al Interior de los expedientes y unidadesdocumentales simples. Los documentos que conforman un expediente se deben organizarsiguiendo /a secuencia de /a actualización o tramite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fueraposible, se organizara en el orden en que se incorporan al expediente.

En el caso de Unidades Documentales Simples que presenten una secuencia numérica o cronológicaen su producción, se organizaran siguiendo dicha secuencia.

PARAGRAFO. La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapade trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente en la cual se consigne lainformación básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuandose realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de




control al principio de los mismos.



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Nota: L~hojade control n? rempla~~Aelinventario ~,ocul'lJ~nt~l,este se debe re~~ar por carpeta Xes un requisito para.:;0P'~~err~ah4arlaJr.a¡¡)~f~r*fncla.p . .... ". ~\.":18' ..t~;:L.X ..0>

PARTES DE LA HOJA DE CONTROL

1. Oficina Productora: Se registra el nombre completo de la dependencia encargada de producir elexpediente (Jefatura, Dirección, ylo División) etc.

2. Nombre de la Serie: Se registra el código y nombre completo de la Serie documental acuerdo a laTabla de Retención Documental que le corresponda al expediente.

3. Nombre de la Subserie: Se registra el código y nombre completo de la Subserie que correspondaa la serie anteriormente mencionada acuerdo a la Tabla de Retención Documental de la dependenciaproductora del expediente.

EJEMPLO:

OFICINA PRODUCTORA DIVISION HOJAS DE VIDANOMBRE DE LA SERIE 27 HISTORIASNOMBRE DE LA SUBSERIE 27.3 Historias Laborales

4. Fecha: Se registra de manera clara la fecha en el que se ingresa el documento al expediente, así:DO I MM IAA

5. Tipo Documental: Se registra a manera de resumen el asunto del que trata el documento.

6. Folios: Se registra en número el total de folios que contiene el tipo documental.

EJEMPLO:

Ft:CHA TIPO DOCUMENTAL FOLIOS


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004-JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/20147. Fecha de Elaboración: Se registra la fecha en la que se elabora la Hoja de Control, como parte dela apertura del expediente.

8. Fecha de Cierre: Se registra la fecha de cierre del expediente, esta debe coincidir con la fecha delúltimo documento que se ingresó al expediente, dando por terminado el trámite del mismo.

9. Firmas: La datación permite llevar un control sobre quien delega, y sobre el funcionarioresponsable de la organización del expediente.

EJEMPLOS:

Fecha de Elaboración: 15/01/2013

Fecha de Cierre: 20/12/2013

Firma:------------------Grado-Nombre y Apellidos (Funcionario Responsable del Manejo del Expediente)

Firma: _Grado-Nombre y Apellidos (Jefe de la Dependencia)

Recomendaciones:

1. Este formato no podrá ser modificado, cada uno de sus campos tendrán que serdiligenciados, como se indica en el instructivo.

2. Una vez abierto el expediente, el funcionario delegado y/o responsable de dicho trámitedebe incorporar la hoja de control al expediente para su diligenciamiento.

3. El funcionario responsable del proceso o a quien el jefe designe, debe conformar el o losexpedientes dentro de una carpeta y rotularlo acuerdo a la Serie y/o Subserie que lecorresponda por Tabla de Retención Documental.

4. Los expedientes que por su contenido sean o registren algún grado de clasificación, tendránque ser custodiados por un Suboficial que será asignado por el Jefe de la oficina odependencia productora del expediente.

5. El funcionario responsable del expediente, debe clasificar y ordenar todos los tiposdocumentales pertenecientes a un mismo trámite, respetando el principio de procedencia yorden original con el fin que estos puedan reflejar el cumplimiento de los procesosestablecidos en los manuales de procedimientos.

6. Se debe llevar el expediente en orden riguroso de presentación, para asegurar el ordencronológico de los documentos permanentemente con el fin de garantizar su utilización yconsulta.

7. No se deben incorporar documentos que alteren el orden del expediente, esto puedeinterrumpir el trámite y afectar el curso del mismo.


IL


Código: SERVAP-IT- R' rt' d . 12/12/2014 Página 22 de 47004-JOLA-V01 Ige a pa Ir el:

8. En caso de que el expediente sea mayor a los 5 cm de grosor o contenga más de 200 folios,se deberá dividir en tantas carpetas como ~ea necesario, utilizando para cada carpeta unrotulo que describa la continuidad del expediente.

9. La firma del responsable de la elaboración, clasificación y ordenación del expediente debecoincidir con el del funcionario delegado po~el jefe de la Dependencia para su respectivotrámite.

El formato termina con el espacio destinado paral la impresión del eslogan de calidad, el lemainstitucional, la línea anticorrupción, la dirección, tel$fono, fax, ciudad, país de la dependencia queexpide el documento y correo electrónico de la depenpencia o funcionario que produce el documento,y que son menciones obligatorias según las disposiciones legales vigentes. Las letras del pie depágina deben ser en Arial 6, la información se debe r~lacionar como se indica a continuación:

./ En la primera línea se ubica el Lema Institucional,

./ En la segunda línea se ubica la línea anticorrupción

./ En la tercera línea se ubica la dirección, teléfono,:ciudad y país que expide el documento .

./ En la cuarta línea se ubica el sitio web y correo electrónico de la dependencia o funcionario queproduce el documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo, ocupa los últimos tres (3) centímetros i del documento. Los logos de Calidad soncomplementarios y deben ubicarse en el pie de página, parte inferior derecha con unas medidas de1.30 cm. x 4 cm. Y el código del documento debe ubi~arse de forma centrada encima de los logos decalidad.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y APiLlCACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL

1. Es importante que la Jefatura, Dirección y/o División, donde se realizara el levantamiento y/oactualización de la Tabla de Retención Documental, se encuentre legalmente constituida yque cuente con unas funciones propias de la dependencia y que estén legalmenteasignadas.

2. Una vez se halla recopilada dicha informaci(m, se debe contar con la disposición de cadauno de los funcionarios que laboran en la Dependencia y que originen documentos acuerdo alas funciones que tengan legalmente asignadas.

3. Se debe aplicar la Encuesta de Estudio de' Unidad Documental a los productores de losdocumentos con el fin de identificar una a una las Unidades Documentales que producen y/otramitan acuerdo a los manuales de procedimientos y manuales funciones propios de laDependencia. ;

4. Una vez aplicada la encuesta se valora la infbrmación recopilada, y en compañía del Jefe deArchivo de la Dependencia y el Grupo Ase~or de Archivo del Comando de la Armada, selevanta la Tabla de Retención Documental, Ila codificación e identificación de las Series ySubseries se harán tomando como referente el ultimo Listado General de Series y Subseries.

5. Cuando las Tablas de Retención Docume~tal hayan sido levantadas, estas, deben serenviadas al Grupo Asesor de Archivo del 90mando de la Armada con el fin de valorarlas

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nuevamente para que puedan ser llevadas ante el Comité Interno de la Armada para surespectiva aprobación.

6. Una vez culminado este procedimiento por parte del Comité, se enviara una original a laDependencia, con el fin que la documentación (archivo de Gestión) sea organizada yclasificada de acuerdo a la Tabla de Retención Documental que se haya levantado para talfin.

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE LA ENCUESTA DE ESTUDIO DE UNIDADDOCUMENTAL

El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productorade documentos. Este instrumento comprende dos partes:

./ La primera identifica la oficina y

./ La segunda cada Unidad Documental producida por la oficina.

l. NOMBRE DE LA OFICINA

Se debe registrar el nombre de la oficina que conserva la documentación tramitada en ejercicio desus funciones.

Ejemplo:

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Acuerdo al organigrama, se debe registrar elnombre de la Jefatura y/o Dirección "Cuando aplique" de la oficina que está siendo objeto deestudio.

2. Fecha de última de asignación de funciones: Debe registrarse el Acto Administrativo y lafecha mediante el cual le fueron asignadas las funciones a la oficina en mención.

3. Acto Administrativo: Debe registrase el documento (Acto Administrativo) mediante el eualfue creada la oficina.

4. Funciones: Teniendo en cuenta los Manuales de Funciones, se registraran una a una el totalde funciones que se identificaron en el desarrollo de cada una de las Encuestas de Estudiode Unidad Documental que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.

5. Unidades Documentales que tramita: Se registraran una a una las Unidades Documéntales(Simples y/o Complejas) que se tramitan en la oficina. Las cuales son el resultado de unafunción específica, legalmente asignada.

6. Sistemas de Organización que utiliza en los archivos de gestión: En la mayoría de loscasos aplica a una Clasificación Orgánico-Funcional y una ordenación Cronológica, y parael caso de las Historias Laborales alfanumérica.






11 UNIDAD DOCUMENTAL

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1. Oficina Productora: Debe registrase el nombre de la Unidad Administrativa (Jefatura,Dirección y/o División) que origina el docume~to (Unidad Documental).

2. Nombre de la Unidad Documental: Se registra el nombre que se le asigna al documentoproducido por un funcionario en cumplimiento de una función, legamente asignada. Estapuede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja cuando laconstituyen varios tipos documentales, formado un expediente.

3. Función de la Oficina que genera el documento: Se debe registrar la función específica dela Unidad Administrativa (Jefatura, Dirección y/o División) que tiene legalmente asignado elfuncionario competente para originar o producir dicha Unidad Documental.

4. Caracteres Externos: Hace referencia a, las distintas propiedades que conforman laapariencia y estructura física del DOCUMENtp como son: El soporte y Formato.

I

4.1 Soporte: Identifica la materia donde se registra la información (Papel, Cinta magnética, Digitalentre otros.

4.2 Formato: Nos permite identificar la conformación de la Unidad Documental, que está si~ndoobjeto de análisis, debe registrase si se trata de un Expediente, un libro o de un documentosimple.

4.3 Sistema de Ordenación: Se debe registrar el tipo de ordenación que utiliza la UnidadAdministrativa (Jefatura, Dirección y/o División) para la organización del documento odocumentos que están siendo objeto de análisis, en este caso pueden ser: Cronológicos,Alfanuméricos, Onomásticos, Temáticos entre otros, etc.

4.4 Estado de Conservación: Debe señalarse ~I estado en el que se encuentra la UnidadDocumental, puede ser BUENA, MALA o REGULAR.

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5. Normas generales e institucionales que regulan: Debe registrarse la legislación y lanormatividad existente, tanto interna (Institucional) como externa (A la que aplique) para laProducción, el trámite y la conservación de la unidad documental que está siendo objeto deanálisis. Así mismo debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutinainstitucional.

6. Tramite: Hace referencia al recorrido que surte el documento (Unidad Documental), una vezoriginado, permitiendo identificar aspectos de la producción, como: Cuantos originales,cantidad y/o número de copias que se producen para la culminación del trámite.

7. Así mismo se debe identificar, si la Unidad D~cumental que está siendo objeto de análisis seencuentra registrada o condensada en otrÓ Unidad Documental (Serie Simple y/o SerieCompleja). IEJEMPLO:

Un concepto jurídico (Serie Simple) puede ser un tipo documental que forma parte de unexpediente, Investigación Disciplinaria, (Serie Compleja). Esto NO es duplicidad documental.



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8. Tipos Documentales que conforman esta unidad documental: Se debe registrar los tiposdocumentales mínimos que conforman o dieron origen al expediente, en la mayoría de loscasos se encuentran establecidos en los Manuales de Procedimientos para el trámite de unproceso determinado.

EJEMPLO:

La Historia laboral, es una Unidad Documental Compleja; conformada por distintos tiposdocumentales, (Hoja de vida, certificados de estudio, fotocopias de los documentos) entreotros, todos en relación a un mismo asunto.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Debe registrarse el nombre de las oficinasque participan o tienen relación con el trámite del documento (Unidad Documental) que estásiendo objeto de análisis.

10. Con que periodicidad se produce este documento (Unidad Documental): Se debe marcar conx, una de las cuatro opciones; Diario, Semanal, Mensual y Otras, esto nos permite detallar elvolumen documental que se produce en una Unidad Admirativa (oficina).

11. Por cuánto tiempo conservan este documento en el archivo de gestión y quien lo establece.Debe registrase el tiempo de retención que está establecido para la conservación de losdocumentos en el Archivo Gestión, este tiempo debe coincidir con lo estipulado en la Tablade Retención Documental de la oficina.

12. En el Archivo de Gestión, este documento lo consultan: Debe identificarse los usuarios tantointernos y externos y los fines de consulta a la Unidad Documental.

13. Este documento ha sido objeto de transferencias del Archivo de Gestión a otros Archivos:Debe registrase los traslados tanto internos como externos, que se le han realizado aldocumento de la oficina productora.

14. En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento: Se debe registrar laperiodicidad con la que se sigue consultando este documento, por parte de la oficinaproductora, estando ya en el Archivo Central.

15. Que problemas generales a observado para la producción, tramite y conservación de losdocumentos: Se debe registrar todas las novedades o anomalías que afecten la producción,tramite y conservación de la Unidad Documental, que está siendo objeto de análisis, comocopias innecesarias, falta de materiales para una buena conservación, etc.

16. Observaciones: Se anotaran todas aquellas que el encuestador considere pertinentes y queno fueron contemplados en las preguntas anteriores.

17. Funcionarios Entrevistados: Se debe registrar el nombre, y cargo del funcionario que producey participa en el trámite del documento que fue objeto de análisis para el desarrollo de laEncuesta de Estudio de Unidad Documental. Misma forma quedara registrado el nombre delfuncionario que realizo la encuesta y el nombre del funcionario responsable del proceso.

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACI6N DE ARCHIVOS


Código: SERVAP-IT-004-J O LA-VO1



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Estructura e interpretación de la Tabla de Retención Documental

El formato de la Tabla de Retención Documental, que se adopta para la Armada Nacional es el queestá regulado por el Archivo General de la Nación y la Unidad de Gestión General del Ministerio deDefensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional.

Se puede decir que el formato Tabla de Retención Documental, está conformado por: UnEncabezado, un Encolumnado y una Datación. Campos que deberán ser diligenciados demanera horizontal y registrando la información que se requiere para poder adoptar la Tabla deRetención Documental al interior de una oficina.

1. El encabezado: Es el que recoge la información de identificación de la entidad y de la oficinaproductora, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de las hojas. Secompone de los siguientes elementos:

• Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad.

Ejemplo: ARMADA NACIONAL

• Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Debe colocarse elnombre de la Jefatura a la que pertenece la oficina productora.

Ejemplo: AYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

• Oficina productora: Debe colocar el nombre de la unidad administrativa que conserva ladocumentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Ejemplo: OFICINA DE GESTION DOCUMENTAL

• Hoja: _ / _' Hace referencia al número individual y total de hojas utilizadas para la elaboraciónde las Tablas de Retención Documental de la entidad.

Ejemplo: Hoja 1 de 2

• Línea de mando (sigla): Hace referencia a la identificación alfabética, acuerdo a laestructura organizacional de la Jefatura, Dirección, División y/o Sección que produce eldocumento.

Ejemplo: MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-GEDOC

2. El Encolumnado: Es la definición en forma columnar de los datos que servirán de guía parala organización, conservación, clasificación y descripción de los documentos originados por laoficina productora. Se compone de los siguientes elementos:

• CODIGOS: Sistema convencional que permite identificar mediante sigla, la Dependencia queproduce los documentos, a su vez identifica cada una de las Series y SubseriesDocumentales propias de la Jefatura y/o Dirección, acuerdo al código establecido por el(listado General de series y subseries).



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Ejemplo:

DEPENDENCIA: GEDOCSERIE: 29SUBSERIE: 29.21



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• DESCRIPCION DOCUMENTAL: No es otra, que la descripción de la Serie, Subserie y tiposdocumentales que la conforman.

Ejemplo:

SERIE DOCUMENTAL (S): INFORMESSubserie Documental (Sd): Informes de Inspección o RevistaTipo Documental: *Circular Inspección de Archivos

*Cronograma Inspección Archivo CARMA*Señal solicitud nombramiento funcionario inspección*Señal designación funcionario inspección*Formato Informe Revista de Archivo

• RETENCiÓN: Establece el tiempo de permanencia de los documentos, durante su ciclo vital;en el Archivo de Gestión y Central.

Gestión: Es donde se reúne aquella documentación que todavía se encuentra en trámite yque cuyo uso y consulta es continuo por las propias oficinas y los particulares en general.

Ejemplo:

Gestión: 2

Central: Es la Unidad Administrativa que coordina, controla y custodia los documentos queson transferidos por haber cumplido su tiempo de permanencia en los Archivo de Gestión.

Ejemplo:

Central: 5

• SOPERTE: Debe anotarse la materia donde se registra la información.

Ejemplo:

P: P (Papel)EL I DI: EL (Electrónico) I DI (Digital)

• Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del Ciclovital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoracióndocumental, con miras a:






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Eliminación: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención ode valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios ysecundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD

• Valoración avalada por el Comité de Archivo .

• Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

Selección: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documentaly realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos decarácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también "depuración" y"expurgo".

Conservación total: La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valorpermanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenidoinforman sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidadproductora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, sonpatrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para lainvestigación, la ciencia y la cultura.

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenesen película.

Digitalización: Es el proceso de convertir información analógica en formato digital.

Ejemplo:

M/D: M (Microfilmar)O {Dlgitaliz.aciónl

• Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidadde muestreo, microfilmación y eliminación.

3. La Datación: Indica la fecha de levantamiento de la información, la identificación delresponsable de la elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención Documental. Estosaspectos se determinan con el nombre, cargo y firma de quien ejecuta dicha labor.

Nota: La información registrad~,en el Formato Tabla de R~ti3ncjón Documental, se realizara,horizontalmente."~;;<~;, "j , ,,\;', " ",:; .



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FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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¿CUÁNDO SE PUEDE MODIFICAR O CAMBIAR UNA TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL?

Vale recordar que una Tabla de Retención Documental, es susceptible a cambios. Estos pueden sercuando:

,/ Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;,/ Cuando existan cambios en las funciones;,/ Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación;,/ Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del pars,,/ Cuando se transformen tipos documentales frsicos en electrónicos;,/ Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;,/ Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y

procedimientos que afecten la producción de documentos.

Teniendo en cuenta que la Tabla de Retención Documental, es un instrumento que nos permiteidentificar las series y subseries de una Dependencia, se recomienda que la organización de losdocumentos se desarrolle de manera integral con los procesos de Clasificación, Ordenación yDescripción. De igual forma deberán implementar las políticas y directrices que se den al interior deeste instructivo con el fin apoyar la gestión administrativa.

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Dichas políticas serán tenidas en cuenta, misma forma los cambios que efectué el Archivo General dela Nación, como ente rector de la política archivística, los cuales interactúen o difieran con sudesarrollo, como es la derogación del Acuerdo 039 "Por el cual se regula el procedimiento para laelaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de laLey 594 de 2000, mediante Decreto 2578 del 13 de Diciembre de 2012, más exactamente Articulo 9,PARAGRAFO, que a la letra dice: El archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podráevaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones yDistritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadasque cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas porel Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad.

Misma forma, dar aplicación al Acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, "Por elcual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimientopara la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas deRetención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Es de estricto cumplimento que todas las entidades del estado creen, conformen, clasifiquen,ordenen, conserven, describan y faciliten el acceso y consulta de sus archivos teniendo en cuenta losprincipios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y lanormatividad archivística

3. APLlACION DEL SISTEMA DE ORDENACION

Un Sistema de Ordenación, se puede entender como un Sistema de Clasificación que nospermite ordenar los documentos a partir de Series Documentales, sin embargo, es importanteadvertir que el sistema de ordenación puede variar de acuerdo a las características esenciales decada serie.

Los sistemas de ordenación según su clasificación son:

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GEOGRAFlcos:T

.'.,MIJ9'OS ====>I TEMATICOS II ALFAl'U!MEmCO I

SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO

,/ Simple u Ordinal

Este sistema de ordenación - quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos enforma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.



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./ Cronológico



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Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial deacuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugarel año, seguido del mes y al final el día.

SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO

./ Onomástico

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientesque permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, lasHistorias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos .

./ Toponímico ( o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugareso Este tipo de ordenaciónpuede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad el barrio, etc. Siempre teniendoen cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas .

./ Temático

Se ordenan las series y Subseries documentales por el asunto o tema de su contenido

SISTEMA DE ORDENACION MIXTOS

./ Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En estesistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Porejemplo los Contratos de Prestación de Servicios, cuya ordenación se basa en el año de celebracióndel contrato y el nombre del contratista.

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética porel nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que vercon expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades queprestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y ExpedientesAcadémicos de Alumnos .

./ Ordinal Cronológico

Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales sonnuméricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales secontrolan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico.

Nota: El. sistema d~ ordenación que se adoptepebepro orcionar seguridad y oportunidad enlaloqalización de lainfQgnaci~,dll~. '!B1;lebe~acer$~deP~ndieldo~~$ . °caty ely:ólumelldel~ .~.

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ARMADA NACIONALRE PUBLICA DE COLOMBIA




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4. FOLlACION DE EXPEDIENTES

Entiéndase como una acción o actividad que se realiza dentro del proceso de organización, tiene dosfinalidades, la primera controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo,etc.) y la segunda controlar la cantidad, entendida ~sta última como respeto al principio de ordenoriginal y la conservación de la integridad de la unidad: documental o unidad archivistica.

La documentación que va ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada, el numero 1 (uno)corresponde al primer folio del documentos que dio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde ala fecha más antigua.

Para dicho procedimiento se recomienda tener en cuenta:

• Utilizar lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.• Numerar de manera consecutiva, es decir sin omitir ni repetir números.• Si existe información por las dos caras, se debe foliar así: 1RN (R= Recto V=Vuelto)• Cuando existe información por una sola cara, se debe foliar así: 1 (solo el número)• La foliación debe hacerse solo en la cara rect~ del documento, en el ángulo superior derecho

y fuera de cualquier información del documento.• Si existen otras foliaciones, éstas deberán borrarse o en su defecto anularse mediante una

línea oblicua.• Cuando la orientación del documento es horizontal, deberá foliarse en el ángulo superior

derecho con respecto a la dirección de la información que contiene.

EJEMPLO:

:Nota: Cuando exista una fotiación¡:{ntetibr:, esta deberá anularse con una línea oblicua,evitanqo tachones.'~~,'..'. ~%:~'<t~~:\ o;; -zt_. :"\~( ':<D:;:'" Ji',o'_ .,~~ ',:'::~~q.

• En el caso de las series simples la ¡foliación se debe hacer de forma independientepor carpeta es decir de 1(uno) a 2QO(doscientos) folios. Para el caso de las seriescomplejas (Contratos, historias, ¡ investigaciones disciplinarias, procesosjurídicos) etc., la foliación será de forma continua; de manera tal que si lainformación se encuentra repartida en más de una unidad de conservación (carpeta)la primera carpeta iría de 1 a 200 (do~cientos) folios, y la siguiente iniciaría en 201.

• El documento debe foliarse de acuerdo a la orientación de la información.



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EJEMPLO:



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Eliminación de material metálico

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente, se efectúa una vez elaborado elinventario documental. Esto con el propósito de evitar la mezcla indiscriminada de documentos quepuedan afectar la foliación y descripción correspondiente.

Identificación del material afectado por biodeterioro

Cuando se detecte material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/oinsectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con unamarquilla de color rojo en un lugar visible.

Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado defuentes de alta humedad y temperatura.






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Ordenación de los expedientes en cajas

• La ordenación se hará cronológicamente, la fecha más antigua será la que se observe al abrirla carpeta y la última será la más reciente.

• La ordenación de las carpetas al interior de las cajas se hará de acuerdo a Tabla deRetención Documental, Serie y Subserie y de menor a mayor de acuerdo al códigotransferente.

Ejemplo:

1. ACCIONES CONSTITUCIONALES1.9 Requerimientos de Justicia2 ACTAS2.21 Actas de Entrega29 INFORMES29.21 Informe de Inspección

• Procurar porque un expediente no quede dividido en dos cajas. En el caso que estoocurriese, se debe señalizar en el inventario documental.

• La numeración de las cajas será correlativa y se hará conforme al rotulo que esté aprobadopara dicho diligenciamiento por parte del Ministerio de Defensa Nacional.

• Se debe evitar hacer cualquier otro tipo de anotación en las cajas.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentación de gran formato sepueden unir varias piezas de cartón o cartulina, usando cintas o telas como bisagras. Eladhesivo de las cintas o telas (con alto contenido de algodón o lino), debe cumplir con lasespecificaciones señaladas en el numeral 4.9.1 de la Norma Técnica Colombiana- NTC5397 del 22 de diciembre de 2005.

• Se debe consignar la identificación del contenido de la carpeta en un lugar visible.

• No se deben utilizar A-Z o carpetas que requieran la perforación de los documentos y elcontacto con el material metálico de los ganchos. Además, la alta capacidad dealmacenamiento que caracteriza este tipo de unidades, dificulta el manejo de los documentosy crea deformaciones en ellos.

• En cuanto a unidades de conservación se recomienda el uso de "Carpetas con solapaslaterales" y de "Carpetas plegadas por la mitad".Norma Técnica Co/ombiana- NTC 5397 del22 de diciembre de 2005.

• Para el almacenamiento de documentos eh soporte papel se debe utilizar unidades dealmacenamiento que garanticen su protección en el tiempo.

• Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben serelaboradas en cartón desacidificado (libre de ácido) o neutro; para documentos deconservación temporal se podrá utilizar materiales que permitan la adecuada protección delos documentos durante el tiempo establecido para su conservación.



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Rotulación de Identificación para la Organización de los Archivos

Rotulo de Carpeta Celuguia:

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Caja No.__COMANDO GENERALARMADA NACIONALAYUDANTíA GENERAL COMANDO ARMADA

MDN-CGFM-CARMA-A YGAR

SERIE: 42 PROTOCOLOOFICIALSubserie:

Carpeta No. de__

Cantidad de Folios: al _

Fechas Extremas: al _

Medidas: 7 cm de largo x 11 cm de ancho

En cuanto al Acta de apertura y folio de revisión a que hace alusión la Resolución Ministerial NO.074de 1919 queda DEROGADA, atendiendo lo dispuesto en la Resolución 8614 de 2012 del Ministeriode Defensa Nacional.

Así que para la apertura y cierre de un libro foliado se escribirá en el primer folio el destino y fecha dela apertura (día, mes, año) y en su último folio útil (es decir, si el libro es de 200 folios, el folio No.200), se escribe la palabra "CIERRE" y se debe trazar una línea diagonal con tinta negra de unextremo al otro.

Igualmente, si el libro no es diligenciado en su totalidad se colocara la misma palabra de "CIERRE" enel último folio diligenciado.

Tenga en cuenta que debe llenarse con claridad, en orden cronológico, sin dejar espacios en blancoentre renglones, en lo posible sin enmendaduras. Está absolutamente prohibido arrancar hojas oalterar la encuadernación o foliatura de los libros. Para lo cual y en caso de correcciones se escribela palabra "ANULADO" trazando una línea con tinta negra de un extremo al otro.

Los libros se pueden constituir en un medio probatorio, sirven de prueba fehaciente para acreditarcomo ciertos los actos o hechos que se consignan en ellos.



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Rotulo de Caja:



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•• MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENER"'L FUERZ"'S MILITARESARMADANAClONALAYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

Línea de Mando: MDN-CGFM-CARMA-AYGARSección; Avudantia General Comando ArmadaSubsecció~: Control Plazos

Código Código de 5ubserie Y Nombrede Serie

No. de Carpetas

1'10de Consecutivo.. t.-\('~"" ".:('2-' " ; ;,l\,('\, ':,:

~lo. de Caja:

f echas Extremas: ; ¡).:,,'~: .AI.N\ al .


Rotulo para Mobiliario de Archivo:

•• MlNISTERIOOEDEENSi.tiACIOflAL ROTULO PARA MOBIUARlO DE ARCHIVOCOMANDO GENERALA~MADAw.cJONI<LA'r'UD.iO.,NTlA GENfR!l.L C01<lANDO ARMAD_A;

Oficina Productora:C.>€klC ¥ lH}-mbt:

Código SerielSuiJserie: Nombre del. Serie I Subserie:



lARMADA NACIONAL

REPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-

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3. DESCRIPCION DOCUMENTAL:

Los instrumentos de descripción en un Archivo de Gestión tienen como objetivo facilitar, de laforma más eficaz, la recuperación de la información contenida en la documentaciónadministrativa que en ellos se custodia. Para el Archivo Central de la institución se convierte enherramienta, puesto que puede ser utilizado como un instrumento de descripción auxiliar a la relaciónde entrega de la documentación transferida (el Inventario Documental, o la copia en CD-Rom)hace más rápida la búsqueda de expedientes.

Los Inventarios Documentales consisten en una descripción global y sistemática de las SeriesDocumentales, si bien pueden ser Esquemático (General) o Analítico (Individual). Este último seconvierte en un instrumento más detallado, el cual le permite al usuario conocer las series másrelevantes, su volumen y el alcance cronológico.

En todos los países existe acuerdo en cuanto, a que entre un instrumento tan genérico como es laguia y otro tan exhaustivo como el catalogo debe haber un instrumento intermedio que ofrezca laposibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar unacantidad de información satisfactoria para los usuarios.

Con lo anteriormente expuesto, para la Armada Nacional se hace necesario tener en cuenta laimplementación y aplicación del Inventario Documental Analítico, ya que este nos ofrece un análisismás detallado del contenido de los documentos de archivo y nos garantiza la consulta de manerasatisfactoria para los usuarios.

Esta aplicación se debe hacer en concordancia con las normas aplicables como son:

• La ISAD (G) Norma Internacional de Descripción Archivística.• La NTC 4095 sobre descripción archivística.• ACUERDO No. 042 del Archivo General de la Nación, Por el cual se establecen los criterios

para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas quecumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan losartículo 21, 22, 23 Y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• ACUERDO No. 038, Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos594 de 2000.

Todo formato de inventario se compone de tres sectores básicos:

.:. ENCABEZAMIENTO

.:. COLUMNADO

.:. DAT ACION

.:. El encabezamiento: es el que recoge la información de identificación de la entidad y de laoficina productora, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de lashojas. Se compone de los siguientes elementos.



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1. FONDO



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Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir, serefiere al nombre de la Institución; Armada Nacional.

2. SUBFONDO

Hace referencia a la unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficinaproductora de los documentos, Jefatura de Desarrollo Humano.

3. SECCION

Hacer referencia a la unidad administrativa de la cual depende la oficina productora de losdocumentos en este caso las Direcciones cuando aplique; Dirección de Personal.

4. SUBSECCIONHacer referencia a la dependencia donde se están organizando los documentos; División Hojas deVida.

Nota: Pueden existir oficinas que de acuerdo a su estruQtura?rganizacional Ileg~~n hasta Sl,Ibsec<;ión1, en este caso¡,9RJica 10$ co~~rt¡)~~~,E;jempl().~ontr()lqJ,]f1~l'(.~;;~,i~~:!:;P\>;};;..' \~!'.";;, ..i ..:....:t ..í,.;::.,;,5.0BEJTO

Hace referencia al objeto por el cual se realiza el Inventario Documental, este puede ser por:

• Transferencia Primarias (TP)• Transferencia Secundaria (TS)• Traslado (T)• Retiro (R)

6. NUMERO DE HOJAS

Hace referencia al consecutivo y correlativo de cada una de las hojas que conforman el InventarioDocumental.

7. REGISTRO DE ENTRADA

Hace referencia al año, mes, día y numero de transferencia (NT), dicha información será competenciadel Archivo Central, NO de la oficina que realiza la transferencia.

Nota: La,parte de Registro deTral1$ferel;l~~mental .

\__ '_-: .",_~ ",' ~-;'.:.:~~;'o',:-~>:,-ik't::t\/<--k<_'--_" : \"

I

.:. El Encolumnado: Es la definíción en forma columnar de los datos que compondrán cadaasiento o registro de información. '






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1. NUMERO DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cadauno de los asientos descritos (documentos) que generalmente corresponde a una unidad documental.

2. CODIGO: Sistema convencional que identifica cada una de las Series y Subseries documentales.(Listado General de series aprobado).

3. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES: Debe anotarse el nombreasignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanados deun mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicos

4. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.

5. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad dealmacenamiento.

6. NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad deconservación descrita.

7. SOPORTE: Se anotara los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes,(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD)

8. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo oningún nivel de consulta.

9. NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnasanteriores .

•:. La Datación: Indica la fecha de levantamiento de la información, la identificación delresponsable de la elaboración del inventario. Estos aspectos se determinan con el nombre,cargo y firma de quien ejecuta dicha labor. .

Según la Norma Internacional de Descripción Archivistica nos habla del Inventario como uninstrumento de descripción y nos señala otros como herramienta:

GUIAS: Sirven para orientar al usuario sobre el conocimiento general del contenido de un archivo ode un conjunto de archivos.

INVENTARIOS: Consiste en una descripción global y sistemático de las series documentales, si bienpuede ser Esquemático (General)o Analitico (Individual).

CATALOGOS: Su finalidad es describir piezas documentales, seleccionadas por su topología o porsu temática.

CLASES DE INVENTARIOS

.:. Analítico o Individual

.:. Esquemático o General






Autoridad: AYGAR

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Analítico o Individual: Es el que describe una pieza documental en cada asiento, ya sea medianteun resumen del contenido o un extracto del mismo .

•• MtNlSTERtO DE DEFENSA. NI'iClONAL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL~~::i¡';¡~~:~FUERZAS MJUTJIlRES

I!NTIDAO PRODUCTOR'" : ARMADA ffAc.oAALUHtDAD AOMlmSTAATJVA ~AYUDA.NrtA GEIIf:JlAL. COMAMDO ARMADAOFleIH'" PROOUCTORA ,APCH1VO cenTRAl. CO"'~"DQ "'RMA{)A KOJA $lo. __ DE-

l.IlfE ••••Of.: nANOO:

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7 .JAGCA'I.'O S:,fl~~ 171~~ "'''!1I 1>'''"''U'''''O con!''''la No 775 2014-01-17 ZO"M~O'.17 PAPEl- ~-, .lAGCA,.,f)

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Esquemático o General: Es el que describe una serie documental completa. Se hace el inventariopor series y no por tipos documentales.

_MINISTERIO DE DEFENSA NAO"ONAL

COMANDO GENER.o\L FUERZ~ MILITARES< '&RMAO,f,. NACIONAL

~ ENTIDAD PfWDUCTORA : ARMAnA JlAC10HALl' tlmoAOAOtAUflS1"RATlVA :COMAHOO FUERZA NAVAL DEL PAOfICO;, OACfNA PRODUCTORA : OEPART AMan"O DE PERSONAL BIf'

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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Dadas sus características como instrumento de cOntrol que "describe las unidades de un fondosiguiendo la organización de las series" el inventario es la herramienta adecuada para adelantar elproceso de valoración; así las cosas, es preciso destacar algunos aspectos relevantes de la



Código: SERVAP-IT- .. Página 41 de 47004-JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014

información que aporta el inventario para el conocimiento de la producción documental de cada unade las dependencias de la entidad, en una época determinada.

De manera específica el inventario:

• Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de lasdependencias.

• Permite controlar la producción documental específica por dependencias.• Determina las fechas reales de cada asunto o serie.• Registra la frecuencia de consulta que indicará el carácter semiactivo o inactivo de cada

asunto o serie.• Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.• Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto.• Señala el volumen para cada serie documental.• Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto.

El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de lasdependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vidainstitucional. (Ver Formato Único de Inventario documental).

Nota: El Inventario Documental se debe realizar tanto a los documentos de Gestión como a los de Apoyo. Tomando comoreferencia el Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.j'r'A .' ........• ... './T • "j' '. >....... .

ORGANIZACiÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO

Uno de los mecanismos más empleados para ejecutar procedimientos administrativos, es elExpediente. Se puede decir que el expediente es un documento completo que reúne la suma detodos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es unconjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de unaactividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructurasuficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.

En este orden de ideas la organización de un documento electrónico, debe permitir el uso de carpetasque puedan organizarse en categorías de series y subseries tal como se organizan en losdocumentos tipo papel. Los documentos electrónicos, como los documentos tipo papel se clasificande acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD), las cuales deben estar elaboradas ypreviamente aprobadas, teniendo en cuenta la estructura organizacional, manuales deprocedimientos y manuales de funciones propios de la entidad.

Esta organización constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar lagestión de los documentos de archivo en la entidad. Esta recomendación, también es aplicable en elentorno analógico, se revela como absolutamente indispensable en el entorno digital.

Nota: Un. expediente el~ctrónico es un cas() particular de un Trámite Electrón,ico,úcaracte" .... . " eas néces~ría$:t>ar'.... . '. n'lfstivá.legil'víg.entel atent tma gran eán _ entre amb<J$.

. -,','- s - - '. :: '~< . , ,,'

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS,


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Autoridad: AYGAR

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Características principales de un expediente electrónico

• Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos (seanoficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugaresdistantes; el trámite se vuelve más rápido y 'económico, y la gestión más eficiente. Evita elextravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda yrecuperación de los expedientes deja de ser un problema.

• Descentralización. El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desdedistintas ubicaciones geográficas, sin estar IirTilitadospor restricciones horarias (de atención alpúblico, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir dela presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acercael trámite al usuario.

,• Validez legal. El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza

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los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmadaelectrónicamente, reviste el mismo valor lega1ly documental que en el soporte papel.

Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso,conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información esactualizada cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo estar a disposicióndel interesado las 24 horas del día, a través de Internet.

• Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los expedientes 100% electrónicospueden ser ínter operados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiegode papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío dedocumentos durante su transferencia.

• Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con documentos electrónicoscapaces de circular entre personas, pudiiendo ser modificados según protocolos deautorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar deluso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías decalidad y validez, ni opciones en la diversidad' de trámites disponibles.

• Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede ser localizadorápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan seralmacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que losdocumentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio únicoorganizado y centralizado, que pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y quecuente con un mecanismo de respaldo que asegure su contingencia.

• Heterogeneidad documental. Los usuariosly funcionarios pueden incorporar al expedientediferentes tipos de documentos, tales como ~ocumentos de procesadores de texto, planillasde cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFS, fotos e imágenes, faxes, etc. Todosellos podrán ser firmados electrónicamente, ~e forma de garantizar su validez. El expedientefunciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes para elpronunciamiento administrativo. Una soluciÓn de primer nivel de expedientes electrónicoscomo INTEGRADOC, permitirá a los propiqs funcionarios definir los tipos de expedientesdisponibles y los datos asociados a los mismc¡>s.

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Autoridad: AYGAR

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• Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, yobtener cada vez copias fieles del original. En el caso del expediente que se inicia a través deformularios o cartas en formato papel las copias que de ellos se generen deberán atravesarun nuevo proceso administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos yengorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el flujodocumental no son necesarias.

• Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel.No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién ycuándo sucedió. No es necesaria su impresión en papel a modo de respaldo, sino que seenmarca en las políticas de respaldo de bases de datos disponibles en la organización. Noexiste deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónicadescritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno enpapel.

• Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica enprocura de que: » Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien diceser (concepto de "no repudio") » Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega asu destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. » Encaso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecteautomáticamente.

Al igual que cualquier otro tipo de documento de archivo, los documentos electrónicos también debenser objeto de descripción y tratamiento archivístico, con la única particularidad de requerir metadatosespecíficos, y su descripción debe estar relacionada con los instrumentos descriptivos disponiblespara la documentación cuyo soporte siga siendo el papel.

Por lo anterior, se requiere que aquellas oficinas que contraten el servicIo de Microfilmación oDigitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:

,/ Disponibilidad de instalaciones, equipos y software adecuados para llevar a cabo losprocesos mencionados.

,/ El personal especializado, debidamente certificado o con formación en dichas áreas y conexperiencia mínima de cinco años.

,/ La aplicación de las normas técnicas NTC 3723 y 4080 o las que las adicionen, modifiquen osustituyan.

,/ La aplicación de las normas ISO 446, 3273, 4087, 6196, 6199, 6428, 9848, 10196 o las quemodifiquen, las que se expidan, adicionen o sustituyan. Normas que se verificaran en loscorrespondientes procesos de contratación, según el objeto contractual.

,/ Crear una base de datos con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticasnacionales e internacionales como la NTC4095 - ISAD(G), ISAAR (CFP),

,/ ISDF, EAD y demás normas adoptables por el AGN para la descripción de archivos,incluyendo la descripción técnica de los medios de almacenamiento.

,/ Actuar en concordancia con lo establecido en el Plan de Preservación a Largo Plazoestablecido al interior de la Entidad contratante.

Con el fin de dar cumplimiento, no solo, a la política archivística emitida por el Archivo General de laNación, como ente rector; sino a las políticas internas emitidas por la Armada Nacional, se requiereque dicho proceso sea revisado periódicamente, evaluación que podrá ser realizada con la aplicacióndel formato lista de chequeo revista de archivo, el cual se convertirá en una herramienta que servirá

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Autoridad: AYGARProceso: SERVICIOS DE APOYO

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INSTRUCTIVO PA~A LA ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS

ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT- .'004-JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014

para contrarrestar futuros hallazgos o novedades que puedan poner en riesgo la misión, visión o elcumplimiento de un servicio al interior de la Armada,. (Ver Formato lista de chequeo revista dearchivo).

Por todo lo anterior y teniendo en cuenta que la finalidad de organizar los documentos al interior de lainstitución, no es otro, que el de poder disponer de I~ información con el fin de brindarle al usuariotanto interno como externo un servicio de acceso a la misma, sin importar el soporte en el que este seencuentre, para ello se requiere, no solo contar con archivos bien organizados, sino coninfraestructuras que ayuden en la conservación y preservación de la información a lo largo del tiempo.

En la gráfica, que se relaciona a continuación, se observa un ejemplo del desorden de documentoselectrónicos que es posible encontrar en equipos de cómputo; es por ello que resulta difícil recuperaralgún documento que se ha guardado a criterio propio y en muchas ocasiones no se conoce elnombre que se le dio inicialmente al archivo ni en q~e carpeta se guardó; en muchos casos nuncaaparecen los documentos.

D Documentos Dos

D Memorandos

t=:tJ Documentos Uno

E!J Nueva carpeta

T~bl~ de Retención Documental¡:)o";:'.Jrne-r"ltD de r'<"lkt"os,:)f!: \>vo!'"d~ <;: V't:~

Entrega manual organización dearchivos;

Entendiendo el documento electrónico de archivo como un registro de información generada, recibida,almacenada, comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclovital, se requiere:

,/ Que la Clasificación de Documentos Electrónicos en los diferentes sistemas informáticospermita manejar subdirectorios o carpetas, que corresponden a su vez a categorías quepueden ser prefijadas antes de guardar los documentos en el disco duro del PC. Estascategorías se pueden asimilar a las series documentales asignadas a cada área. Paraclasificar los documentos en formato papel y/o electrónico se elabora la Tabla de RetenciónDocumental. Siendo una herramienta que permite codificar e identificar cada una de lasseries, subseries y tipologías documentales, en el Archivo de Gestión.

Serie

Ia 0,: se,CRETARIAGENER1'l""o l. ACCIONES

1.1 A((~)n de'Tutela

d3 D 2. ACTAS JEHD 4. ACTOS ADM! ,STAATlVOS

tiJ o 12. CONCEPTOS ICll 1'l,DERECHOS OE PETICIóN

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Autoridad: AYGAR

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./ Que la Ordenación de Documentos Electrónicos permita establecer la secuencia de losdocumentos, es decir cuál es primero y cual después, de acuerdo con las formas naturalescronológicas y/o numéricas. Esta facilidad permite que un directorio de una Serie y/o Subseriepueda tener tantos subdirectorios como se requiera.

¡;¡ ~ 2, ACTAS

liJ ~ 2, 1 Actas Asambleas de Accionistas

~ Actas Comité 2002Actas Comité 2003Actas Comité 2004

Actas Comité 2005

Almacenamiento

OrdenaciónCronológica:

Ubicación de losdocumentoselectrónicos en eltiempo con relación aeste los documentos

A pesar de que el disco duro del PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable alprincipio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamenterelacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos enDirectorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentalesasignadas a cada una de las dependencias.

Si utiliza como nuevo medio de almacenamiento estos medios, se deberán identificar con datos quefaciliten su organización y clasificación, lo cual permitirá sin duda la búsqueda de la información conuna menor pérdida de tiempo y esfuerzo. '

Para realizar la organización de archivos magnéticos y/u ópticos, se requiere que los rótulos de, losmedios tenga la siguiente información:

Fechas Extremas: al _

MDN-CGFM-CARMA-AYGAR

SERIE: 38 ORDENESSubsene: 38.3 Ordenes Administrativas de Personal

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERALARMADA NACIONALAYUDANTíA GENERAL COMANDO ARMADA

Rotulo para identificación:





5. REGISTRO



Autoridad: AYGAR

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./ GEDOC-FT-018-AYGAR (FORMATO HOJA DE CONTROL)

./ GEDOC-FT-022-AYGAR (FORMATO LISTA DE CHEQUEO REVISTA DE ARCHIVO)

./ GEDOC-FT-023-AYGAR (FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL)

./ GEDOC-FT-024-AYGAR (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL)

./ GEDOC-FT-027-AYGAR (FORMATO ENCUESTA UNIDAD DOCUMETAL)

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

./ PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTIONGENERAL, COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlCIA NACIONAL.

7. NORMATIVIDAD

./ CONSTITUCION POLlTICA

ARTICULaS 8,15,20,23,27,63,70,71, 72,}4, 94, 95,112,112,313,212 .

./ LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otrasdisposiciones" .

./ DECRETO 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000,parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones enmateria de Gestión Documental para todas las entidades del Estado" .

./ RESOLUCION No. 8614 de 2012 "Por la cual se adopta el programa de Gestión DocumentalPGD. " Hacia un Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo" - SGDEA, parael Sector Defensa .

./ ACUERDO No. 042 de 2002 "Por el cual ser establecen los criterios para la organización delos archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funcionespúblicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 Y26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"

./ ACUERDO No. 038 de 2002 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General deArchivos 594 de 2000."

./ ACUERDO No. 005 de 2013 "Por el cual se establecen los criterios básicos para laclasificación, ordenación y descripción de 10$ archivos en las entidades públicas y privadasque cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones .

./ ACUERDO No. 002 de 2014 "Por medio dJI cual se establecen los criterios básicos paracreación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y sedictan otras disposiciones." I

./ ACUERDO No. 003 de 2013. "Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de2012, se adopta y se reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General dela Nación y se dictan otras disposiciones."



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,¡' ACUERDO No. 004 de 2013. "Por el cual se reglamenta los Decretos 2578 y 2609 de 2012 yse modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación eimplementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de ValoraciónDocumental.

v ACUERDO No. 008 de 2014 "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y losrequisitos para la organización de los servicios de depósito, custodia, organización,reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la funciónarchivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 Y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de2000.

,¡' CIRCULAR EXTERNA No. 003 del Archivo General de la Nación, la cual trata sobre las"DIRECTRICES PARA LA ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL"

,¡' NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA "ISAD(G)"

,¡' NORMA TECNICA PARA LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA "NTC 4095" del 18 deSeptiembre de 2013.

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