Por: Joan Manuel Kalmar C

Son cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones y procesos que se genera entorno a la organización, y se puede socializar mediante un conteo físico de unidades existentes en almacenaje, y/o en proceso de producción, y/o de productos terminados, para su posterior valorización, con el fin de determinar los costos o hacer los ajustes necesarios para poderlos determinar.

Existen dos sistemas de inventarios: El inventario periódico:

 En este sistema solo se puede conocer el estado de resultados del negocio al finalizar un período determinado. Maneja la cuenta de compras y no la cuenta de costos de ventas; para conocer el costo de ventas se debe hacer un juego de inventarios así:

INVENTARIO INICIAL DEL PERÍODO

+ COMPRAS DE PERÍODO

= MERCANCIA DISPONIBLE EN EL PERÍODO

- INVENTARIO FINAL DEL PERÍODO (FÍSICO)

= COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA

El inventario permanenteEn este sistema puede conocer el estado de

resultados del negocio en cualquier momento, porque el control del costo de ventas se realiza al tiempo con el control de inventarios, pues al realizar las requisiciones, inmediatamente se está cargando el valor a los costos del negocio. No maneja la cuenta de compras dentro de los libros auxiliares, si no la de inventarios. Se trabajaría así:

INVENTARIO INICIAL+ ENTRADAS DE ALMACEN= MERCANCIA DISPONIBLE- COSTO DE VENTAS= INVENTARIO FINAL

Existen varios tipos de inventario: De Balance: Se realiza una vez al año y es total

pues cubre también a los activos de la compañía. De Auditoria: Se realiza en cualquier momento

y no es total, su objetivo es verificar diferencias entre los kardex y la existencia real.

De período: Se realiza a la terminación de un período determinado con el fin de emitir estados financieros a esa fecha, tienen objetivos específicos, como por ejemplo saber el comportamiento del negocio en un mes crítico, o en uno extraordinario, etc.

El establecimiento debe programar cuando se deben realizar los inventarios, horas de toma de inventarios, papelería para toma de inventario, personal, etc.

Para lograr la credibilidad que requiere el establecimiento, el inventario debe ser realizado por el contralor de alimentos y bebidas o por quien ejerza estas funciones en cada negocio. 

El inventario debe realizarse con un conteo y con un reconteo de manera que si existen diferencias entre los dos, se realice un tercero en busca de la cifra real. Las personas del primer y segundo conteo deben ser diferentes.

La supervisión de la toma del inventario puede ser efectuada por una persona designada por contabilidad para este fin. La valorización del inventario la realiza el departamento de contabilidad.

Principales características que influyen en el manejo y control de inventarios:

VENTAS (La administración moderna se enfrenta al reto de coordinar la distribución y la producción, siguiendo la naturaleza del volumen de bienes o servicios que produzcan obedeciendo la demanda del mercado)

HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LOS INGRESOS. COSTO DIARIO CUP PROYECCION CALENDARIO PROYECCION DE VENTAS ESTABLECER SERVICIOS Y

PRODUCTOS ESTRATEGICOS

PRODUCCIONHasta donde el mercado, la capacidad

financiera de la empresa y el tipo de maquinaria y facilidades de producción lo permitan, debe haber un mínimo de diversificación en los productos, pues a mayor diversificación mayor la oferta, por lo tanto se requiere establecer un Food Cost establecido para producir los servicios y productos.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LA PRODUCCIÓN: Establecer proyecciones calendario Proyectar ventas Establecer un costo diario de ventas Establecer un Food cost Estandarizar procesos y productos Establecer fuentes de suministro Disponer de equipos y maquinaria eficiente. Contar con el recurso humano idóneo.

OTRAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LA PRODUCCIÓN: Clasificar y codificar Inventarios por tipo de

producto o servicio Establecer herramientas de control de

inventarios para la medición de stock▪ CARDEX▪ SOFTWARES DE CONTROL DE INVENTARIOS▪ PROCESOS DE COMPRA Y RECIBO DE MTP▪ LISTAS DE M.T.P▪ REQUISICIONES DIARIA DE M.T.P▪ ESTANDARIZACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS▪ EQUIPOS Y MAQUINARIA▪ OTROS

1. Merece la atención de la gerencia estratégica

2. La dirección debe alarmarse cuando encuentre una gran parte de su capital de trabajo invertido en MTP.

3. Si la compañía esta fuertemente respaldada económicamente un exceso de inventario se resume en costo innecesario y desperdicio administrativo.

4. Si la compañía se encuentra escasa de fondos y en apuros económicos un exceso de inventarios lo pone en riesgo de operar con perdidas.

TAMAÑO DE INVENTARIO: Para la empresa es de vital importancia el

volumen del inventario.POR QUE: Su valor ejerce influencia sobre su

rentabilidad Influencia su fluidez económica Influencia su capital de trabajo. Demuestra el activo circulante en el P y G.

DEFINIR POLITICASDEFINIR OBJETIVOSDEFINIR PLANES Y NORMASESTABLECER SISTEMAS Y

PROCEDIMIENTOSDELEGAR RESPONSABILIDADESESTABLECER COMUNICACIONES

Para fijar metas de un control de inventarios es necesario: Conocer el pronostico de ventas por cada

producto y establecer CUP por cada uno de ellos

Estandarizar productos En base a las premisas anteriores realizar

pronósticos de inventarios siguiendo el FOOD COST o costo de operación.

Establecer un mínimo de costo administrativo

Hacer un análisis de los inventarios mediante el sistema de clasificación ABC.

Establecer porcentajes de costos de operación o MTP (Food Cost).

Codificar proveedores Buenos, efectivos y eficaces.

Establecer políticas de Par Stock. Establecer políticas para fugas, bajas y

rotaciones

La filosofia fundamental del sistema sencillamente dice:“ Muchas veces cuesta más el

control que lo que vale lo controlado”

De ahí parte el principio de separar las partidas segun su valor e importancia en tres clases.

A. Incluye los artículos que por su alto costo de adquisición, por su alto valor en el inventario, por su utilización como material critico o debido a su aportación directa a las utilidades, mer3cen el 100% de estricto control

B. Comprende aquellos artículos que por ser de menor costo, valor e importancia, su control requiere menos esfuerzo y más bajo costo administrativo.

C. Integrada por los artículos de poco costo, poca inversión, poca importancia para ventas y producción, y que solo requieren una simple supervisión sobre el nivel de sus existencias, para satisfacer las necesidades de ventas y producción.

Toma de inventario físico Valorización del inventario Comparación del inventario con los datos

del kardex, etc. Determinar las diferencias e investigarlas Realizar los ajustes para dejar el

inventario real Utilizar la valorización del inventario para

elaborar el P y G. 

INVENTARIO FÍSICOCORRESPONDIENTE A:     No.:    

  FECHA:    

UNIDAD ARTÍCULOSPRIMER CONTEO

SEGUNDO CONTEO

DIFERENCIAS

SALDO AJUSTADO

PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

               

               

               

               

               

               

               

OBSERVACIONES  PRIMER CONTEO SEGUNDO CONTEO VERIFICADO POR:

RESTAURANTETARJETA DE KARDEX

ARTÌCULO   CÒDIGO  

GR.INVENTARIO   NIVEL MÀXIMO  

UNIDAD   NIVEL MÌNIMO  

FECHA DETALLE N° VR. UNITARIO

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

CANT. VALOR CANT. VALOR CANT. VALOR

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

ANALISIS DE CARNICERIACLASE CALIDAD FECHA

No PIEZAS PESO TOTAL KILOS PESO

PROMEDIO KILOS

VALOR UNITARIO COSTO TOTAL COMPRA PROVEEDOR

DETALLE PESO % VALOR TOTALCOSTO PORCINES FACTOR COSTO

KILO TOTAL PESO COST0 No KILO PORCION

       

       

       

       

       

       

         

DETALLE DE LAS PORCIONES PESO CORTE %

      PORCIONES   FACTOR COSTO

PORCION      PESO EN GRAMOS COSTO CANTIDAD  

                   

TOTAL       SOBRANTE EN GRAMOS    

RECETA ESTANDARNOMBRE DE LA PREPARACION EMPANADAS CACHACAS

NUMERO DE LA PREPARACION                                             1,00  NO PORCIONES 10

     

# INGREDIENTES CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA

VALORES UNITARIO TOTALES

  SUB 001 HOGAO 10,00 UND      SUB 002 AJI DE HIERBAS 10,00 UND      SUB 003 EMPANADAS BOGOTANAS 10,00 UND               $                            -              $                            -              $                            -              $                            -              $                            -              $                            -              $                            -              $                            -              $                            -              $                            -   

Costo total de la materia prima    Margen de error o variación 10%  Costo total de la preparación    

Costo por porción    % costo materia prima establecida 35%  

Precio potencial de venta    Precio Real de Venta    

% Real de costo  de Materia Prima    IVA generado al vender cada porcion 16%

PRECIO CARTA   $ 6.000        Peso en Grs  

ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR LISTA DE MERCADO SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA REPORTE DIARIO DE MERCANCIA MEAT TAG REQUISICION DE ALIMENTOS REPORTE DE BAJAS DE MATERIA PRIMA COMANDAS CONTROL DE COMANDAS MEMO DE TRANSFERENCIAS

TIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO

Perecedero

Carnes y Salsamentaria CS Inventario

Pescados y Mariscos PM Inventario

Aves y Caza AC Inventario

Lácteos 1 L1 Directo

Frutas y Verduras FV Directo

No perecedero

Lácteos 2 L2 Inventario

Enlatados y Envasados EE Inventario

Granos G Inventario

Licores LC Inventario

Vinos V Inventario

Cervezas C Inventario

Gaseosas GS Inventario

Cigarrillos CG Inventario

Resolvamos la pregunta:

¿Qué se gana con los resultados finales para lograr el equilibrio entre el control de inventarios, ventas, costos, gastos, depredaciones y utilidad?

Al final de un ejercicio contable que puede durar un mes, un trimestre, un semestre, un año… se debe elaborar un balance general.

Se debe elaborar un informe sobre la rotación de la inversión de capital en cada articulo en el inventario.

Se debe conocer a ciencia cierta los ingresos emitidos durante el periodo a evaluar.

Debemos registrar y conocer los costos y los gastos a los que estuvo sujeta la operación durante el periodo.

Se debe aplicar las formulas de depreciación y conocer sus valores para aplicarlos en el balance.

Estos documentos reflejan los resultados de las gestiones administartivas para controlar la organización.

Son indispensables para que los miembros de la directiva tomen decisiones apegadas a las proyecciones realizadas en los procesos de planeación estratégica de la compañía y a la realidad del mercado.

“Por esta razon nos ocuparemos de uno de tres indicadores de la gestión organizacional”.

P y GBalance General.Rotación del capital invertido

El P Y G es una poderosa herramienta para la toma de decisiones sobre las estrategias que pueden aplicarse al control y gestión organizacional.

Un estado de perdidas y ganancias nos permite deducir a simple vista, si algo anda mal en la operación o si hay un desvío en lo proyectado en el presupuesto según la tipología de costos y gastos.

1. ENCABEZADO

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

OPERACIÓN    Mes del

informe :    Ciudad

CENTRO DE COSTO

      Fecha de elaboración :    

A. VENTAS             

DESCRIPCION UNIDAD PRECIO TOTAL PROYECCION      -        -        -      -      -      -      -      -      -      -      -      -      -      -    -        -        -        -        -        -        -        -        -  

Subtotal     - -  

TOTAL VENTAS   - -

B. INVENTARIOS        

1. INSUMOS        

  ALIMENTOS ASEO Y DES. TOTAL PROYECCION

A) Acumulado     - -

% Costo #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!  

   

B) Consumo por diferencia de inventarios  

Inventario inicial     - -

C.F.C.     - -

Efectivo     -  

traspasos in     -  

Traspasos out     -  

Inventario final     - -

CONSUMO - - - -

  #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 000%

         

DIF CONS-ACUM. (A) - (B) 0 0 0 0

VARIACION DE STOCK - - - -

Días Stock ((I.F/Consumo)*30,5) #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

2. COSTOS Y GASTOS DE PERSONAL

  VALOR PROYECCION

Numero de colaboradores sin SENA    Sueldos    

Horas extras diurnas    

Horas extras Nocturnas    

Compensatorios    

Recargo Nocturno    

Dominicales y festivos    

Prestaciones Sociales    

Seguridad Social y Parafiscales    

Subsidio de Transporte    

Incapacidad    

Exámenes Médicos    

Dotación    

Capacitación    

Pnal. En entrenamiento                                                 

SubTotal     - -  

TOTAL GASTOS DE PERSONAL: - -     % S/VTA #¡DIV/0! #¡DIV/0!

3. GASTOS GENERALES    

Impto.Industria y Comercio -

-

Impto. de Timbre -

-

                              

Subtotal     -

-

 

TOTAL GASTOS GENERALES:   0 0

    % S/VTA #¡DIV/0! #¡DIV/0!

4. DEPRECIACIONES   Valor PROYECCION

Depreciación de activos fijos    

RESUMEN

VENTAS     - -

COSTOS Y GASTOS (1+2+3+4) - -

DIFERENCIA COSTOS DIRECTOS - -

         

RESULTADO OPERACIONAL - -

    % S/VTA #¡DIV/0! #¡DIV/0!

COMPARATIVO

DESCRIPCION REAL PRESUPUESTO

CUMPLIMIENTO

VENTAS   -    

UTILIDAD -   FALSO

OBSERVACIONES

 

Preparado por:  

Aprobado por :  

La depreciacion es un ajuste que se hace a los activos fijos tangibles de planta, para retribuir su costo de adquision como gasto a algunos periodos de su vida.

Este ajuste se genera en un gasto que se acumula, la cual se resta del costo de adquisicion del activo para dar como resultado el costo residual.

A. DEPRECICION DIRECTADEPRECIACION ACELERADA

Para aplicar una correcta depreciación se debe tener en cuenta:

Costo de adquisiciónVida útil

El gasto de depreciación se clasifica en el estado de perdidas y ganancias en el sitio donde se origine.

Es la sumatoria de los gastos periódicos de depreciación. Esta se presenta en el P y G como valor total y correspondiente al valor del mes.

POR EJEMPLOA un equipo comprado en el 2013 se le asigna.COSTO DE ADQUISION $400.000VIDA UTIL 10 AÑOSENTONCES:GASTO ANUAL= $400.000 / 10 = $30.000

En el presupuesto se asigna la partida correspondiente para la depreciación que es la suma de todos los equipos y se divide en el año fiscal.

A cada mes se le asigna el monto corrspondiente

En el P y G solo se aplica el valor total.