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Introducción al trabajo en grupo 1

Introducción al trabajo en grupo

http://www.ii.uam.es/~rcobos/teaching/esp/groupware/

Curso de máster: Sistemas Colaborativos

Departamento de Ingeniería InformáticaEPS, Universidad Autónoma de Madrid



Sumario

CSCW y GroupwareClasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupoDescripción de algunos servicios para el trabajo en grupoAspectos sociales que influyen en el trabajo en grupoAlgunas dificultades en el desarrollo de groupware


Sumario



CSCWCSCW: Computer Supported Cooperative Work Término difícil de definir:

Originalmente definido por Irene Greif y Paul Cashman en 1984 como “una vía para describir cómo la tecnología de los computadores puede ayudar a los usuarios a trabajar conjuntamente en grupos” [Bannonet.al., 1989]Conjunto de tecnologías encaminadas a representar procesos complejosrelacionados con actividades que requieren colaboraciónEstudio de herramientas y técnicas de groupware, así como su impacto psicológico, social y organizativo"CSCW a generic term which combines the understanding of the way people work in groups with the enabling technologies of computer networking, and associated hardware, software, services and techniques” [Wilson 1991]


Groupware

Otras definiciones:Acuñado por primera vez por Peter y Trudy Johnson-Lenz en 1978 de la siguiente manera: “Intentional group processes and procedures to achieve specific purposes plus software toolsdesigned to support and facilitate the group's work" [Johnson-Lenz, et.al., 1981]Sistemas computarizados que ayudan a grupos de gente que se comprometen en una tarea o meta común y que proporcionan una interfaz de ambiente compartido [Ellis et.al., 1993]Colaboración mediante ordenador que incrementa la productividad o funcionalidad de los procesos entre las personas [Coleman, 1995]


Sumario



Taxonomía temporal/espacial de groupware

SINCRONO(mismo tiempo)

ASÍNCRONO(distinto tiempo)

LOCAL(mismo lugar)

REUNIONES CARA A CARA Pantalla compartida para

explicacionesUtilidades con respuesta de la

audienciaEntornos de conversación y

tormentas de ideas (posible aplicación: toma de decisiones)

ADMINISTRACIÓN / MANEJO DE DATOS

Raramente utilizado (ej: trabajo en turnos (en el mismo ordenador)

REMOTO(en lugares

distintos)

REUNIONES REMOTASPizarra electrónica

Charla (chat)Aplicaciones compartidas

Vídeo/tele conferencia

MECANISMOS DE COORDINACIÓN

Transferencia de ficherosCorreo electrónico

Grupos de noticias (news)Foros de debate (posible

aplicación: toma de decisiones)

Flujo de trabajo (workflow)[Johansen, 1988] [Ortega et.al, 2001].


Mapa 3x3 de las opciones groupware

MISMO TIEMPO DISTINTO TIEMPO PREDECIBLE

DISTINTO TIEMPO IMPREDECIBLE

MISMO LUGAR Reuniones cara a cara Trabajo por turnos Habitaciones de

equipo

DISTINTOS LUGARES

PREDECIBLES

Vídeo/tele conferencia Correo electrónico Escritura colaborativa

DISTINTOS LUGARES

IMPREDECIBLES

Seminarios interactivos Grupos de noticias Flujo de trabajo

[Grudin, 1994a]


Taxonomía de groupware según el grado de estructuración de la información

COMUNICACIÓN

COORDINACIÓN

COLABORACIÓN

ESTRUCTURAC. DE LA

INFORMACIÓN

BAJA Correo electrónicotransferencia de ficheros

MEDIA Pizarra electrónica; charlaAplicaciones compartidas

ALTA Discusión electrónica; flujos de trabajo


Groupware restrictivo y groupware permisivo

Los sistemas restrictivos dirigen el trabajo del usuario a través de una serie de pasos de obligado cumplimento, ej: workflowLos sistemas permisivos dan al usuario libertad a la hora de actuar en dicho medio, ej: conferenciaSistemas con ambos aspectos, ej: pizarra compartida


Sumario



Correo electrónico Se adapta a la forma de trabajar de la mayoría de las personasLas notas permiten que la respuesta se realice cuando el receptor decidaDisminuye el número de entrevistas personalesAdmite “brevedad”Elimina problemas de “distancia” entre interlocutoresEs posible determinar la prioridad del mensajeIncorporación de filtrosMecanismos de “búsqueda”Válido como documentación en muchos casosListas de interesados Cada vez mayor “alcance” (teléfonos móviles, webmail, etc.)


Workflow Representación de procesos (tareas compuestas que llevan a cabo un equipo de personas) Emulación de los procesos en base a información suministrada por las personas que los llevan a cabo


Workflow (características)

Facilita la realización de actividades de Gestión y Administración:

Automatización de la asignación de trabajo a los usuariosAutomatización del flujo de información entre los usuariosAutomatización del control de plazos y prioridades de actividades pendientesAutomatización de las actividades en sí


Conferencias

Electronic Electronic meetings, multieditores o editores cooperativos, etc.Dos posibilidades:

Tiempo real: Chats Videoconferencia Actualizaciones inmediatas (gestión de colisiones)

En diferido:Grupos de noticias (Newsgroups)


Planificación

Scheduling and Calendaring

Aplicaciones con vocación de Groupware.

En un entorno integrado debe ser posible:la planificación electrónica de reuniones

el acceso a las agendas de los miembros de un grupo (para establecer o anular actividades

el establecimiento de listas de tareas que puede compartir un equipo


Sumario



Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo

Físicos como socialesMotivación en la participación de la actividad conjuntaTipo de actividad conjunta

En la actividad de toma de decisiones los participantes suelen estar bastante motivados a colaborar [Inaba et.al., 1997]

Proximidad entre los miembros del grupo:Proximidad intelectualIntereses, preferencias, …Proximidad física: beneficia la comunicación y minimiza los problemas de interacción [Kraut et.al., 1990]


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Algunas dificultades en el desarrollo de groupware

Sistemas de archivos distribuidosAunque mantienen consistencia, normalmente no pueden ser accedidos simultáneamente por varios usuarios.

Interfaces de usuariosNo están diseñadas para reflejar las acciones de otros usuarios (p.e. Cancelación de una opción de menú)

ComunicacionesNecesidad de comunicación punto-a-muchos y mucho-a-muchos (RPC, TCP/IP, SMTP son punto-a-punto).Especialmente importante en aplicaciones síncronas

Plataformas distribuidasDiseñadas para “enmascarar” las acciones de otros usuarios (CORBA SOM y ORBIX, DCOM).


Aspectos de diseño

ComunicaciónNo hay suficiente integración entre las herramientas groupware y las tradicionales

Colaboración:Son necesarios entornos compartidos que ofrezcan contexto grupal, siendo éste actualizado de forma no intrusiva

Coordinación:Aunque las herramientas ofrecen acceso compartido a los recursos del grupo, se ofrecen a los usuarios perspectivas individuales


Grupos cerrados vs. abiertosQue los grupos sean cerrados o abiertos depende de la razón de existir de los grupos. Cerrados: sólo los del grupo pueden enviar mensajes al grupo (procesamiento paralelo generalmente)Abiertos: también pueden enviar mensajes los extraños al grupo (grupo de servidores replicados: los clientes son externos)


Grupos de compañeros vs. jerárquicos

Indica la estructura interna del grupo.Compañeros:

todos los procesos son igualeslas decisiones son colectivasventaja: alta tolerancia al fallo de un procesoinconveniente: la toma de decisiones es compleja (más mensajes, más lenta)

Jerárquicos:p.e., un proceso coordinador y un conjunto de trabajadorestodos los msg, se dirigen al coordinador, que los distribuyeinconveniente: pérdida del coordinadorventaja: eficiencia (ej. Ajedrez)


Pertenencia al grupoCómo dar de alta/baja a un miembro del grupoServidor de grupos que gestiona todas las solicitudes:

Ventaja: directo, eficiente, fácil de implantarInconveniente: un único punto de fallo

Gestión distribuida de la pertenencia, con alta y/o baja mediante mensajes a todos los miembros:

Ventaja: no existe riesgo de parar por caída del coordinadorProblema: ¿qué hacer si un miembro falla y, por tanto sale del grupo?Problema sincronización: ¿cómo garantizar que un nuevo miembro recibe todos los msj desde su entrada? ¿cuándo ha entrado?


Aspectos relacionadosPresencia y consciencia (Awareness)

Consistencia

Incorporación de nuevos usuarios


Presencia y Consciencia

Para poder cooperar, los usuarios tienen que ser conscientes de la presencia y acciones de otros usuarios:

feedback (de sus acciones) y feedthrough (de las de los otros)

Esta necesidad varía en cada aplicación, y es necesario determinar:

¿Cuánto feedthrough es necesario?¿Hasta qué punto puede un usuario controlar su propia “presencia”? ¿cuáles de sus acciones serán visibles y cuándo?¿Hasta qué punto puede controlar su grado de “consciencia” sobre las acciones de otros usuarios?


Problemas de “inconsistencia”Aspecto común en otros entornos (bases de datos), pero que puede ser conveniente tratar de forma distinta:

Las colisiones pueden ser intencionadas: dos usuarios desean modificar la misma parte de un documento. A veces conveniente permitir “colisiones”, p.e. en dibujos sobre pizarra compartida prevenir colisiones ralentiza el sistema. Que los usuarios sean “conscientes” de las acciones de otros usuarios puede evitar colisiones: protocolos de comportamiento social (p.e. no es “correcto” escribir/dibujar sobre lo que otro está escribiendo)


Tratamiento de colisiones

En muchos casos no se trata de prevenir colisiones, sino de:

Ser capaces de detectar las inconsistenciasProporcionar soporte en estos casosRe-establecer la consistencia interactivamente (con los usuarios involucrados)

En casos en que lo mejor sea prevenir las colisiones, en lugar de prohibir ciertas acciones, puede ser más conveniente posponerlas.


Nuevos usuarios

¿Cómo proporcionarles toda la información necesaria sin perturbar a los demás?

Si existe única copia de la aplicación (o archivo) que se carga en cada puesto, basta con que el nuevo usuario la ejecute (copie)En otros casos la solución puede ser compleja: creación de archivos especiales capaces de reconstruir la historia hasta el momento, etc.


Referencias[Bannon et.al., 1989]

Bannon, L. & Schmidt, K. (1989) CSCW: Four Characters in Search of aContext. In Proc. First European Conf. on CSCW, Gatwick, UK, Sept. 1989.(Reprinted in J. Bowers & S. Benford (Eds.) Studies in Computer SupportedCooperative Work: Theory, Practice and Design. pp. 3-16. (Amsterdam:North-Holland).

[Ellis et.al., 1993]ELLIS, C., GIBBS, S. y REIN, G. Groupware: Some Issues andExperiences. En: Readings in Groupware and Computer-SupportedCooperative Work. BAECKER, R., San Mateo CA: Morgan Kauffmann,1993: pp. 9-28.

[Inaba et.al., 1997]INABA, Akiko, OKAMOTO, Toshio. Negotiation Process Model for Intelligent Discussion Coordinating System on CSCL Environment. En: Artificial Intelligence in Education. BOULAY, B. Du, MIZOGUCHI, R. (eds). IOS Press, 1997: pp 175-182.


Referencias[Wilson 1991]

Wilson, P. (1991). Computer supported cooperative work : an introduction.Oxford, England Norwell, MA, Intellect ; Sold and distributed in the U.S.A. andCanada by Kluwer Academic Publishers.

[Coleman, 1995]COLEMAN, David, KHANNA, Raman (eds). Groupware: Technology and Applications. Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 1995.

[Johnson-Lenz, et.al., 1981]Johnson-Lenz, Peter and Trudy Johnson-Lenz. 1981. Consider the Groupware: Design and Group Process Impacts on Communication in the Electronic Medium. In Hiltz, S. and Kerr, E. (eds.). Studies of Computer-Mediated Communications Systems: A Synthesis of the Findings, Computerized Conferencing and Communications Center, New Jersey Institute of Technology, Newark, New Jersey.

[Kraut et.al., 1990]KRAUT, Robert E., EGIDO, Carmen, GALEGHER, Jolene. Patterns of Contact and Communication in Scientific Research Collaboration. En: Intellectual teamwork: Social and Technological Foundations of Cooperative Work. GALEGHER, J. KRAUT, R.E., EGIDO, C (eds). Lawrence Erbaum Associates, Hillsdale, NJ, USA, 1990: pp 149-171.


Referencias[Johansen, 1988]

JOHANSEN, R. Groupware: Computer Support for Business Teams. NewYork: The Free Press, 1988.

[Ortega et.al, 2001]ORTEGA, Manuel, BRAVO, José. Trabajo Cooperativo con Ordenador. En:La interacción persona-ordenador (Libro electrónico de la AsociaciónInteracción Persona Ordenador, AIPO), Lorés, Jesús (ed), Lleida, 2001.

[Grudin 1994a]GRUDIN, Jonathan. CSCW: History and Focus. IEEE Computer, 27 (5).Mayo, 1994: pp. 19-26.

[Grudin 1994b]Grudin, Jonathan. Groupware and Social Dynamics: Eight Challenges forDevelopers. Communications of the ACM, 1 (37). Enero 1994: pp. 92-105.http://www.ics.uci.edu/~grudin/Papers/CACM94/cacm94.html

http://www.ics.uci.edu/~grudin/Papers/CACM94/cacm94.html


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CREACIÓN DE GRUPO DE TRABAJO

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