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INTRODUCCIÓN AL MS PROJECT

Microsoft Project es un sistema de planificación de proyectos que le facilitará programar, administrar e informar acerca del mismo. INFORMACIÓN A REUNIR ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR Antes de comenzar con la creación de un proyecto, hay que reunir la siguiente información: � Identificar las tareas del proyecto. � Estimar el tiempo de duración de las tareas. � Determinar las relaciones de orden entre las tareas. � Identificar los recursos que se utilizarán para completar el proyecto. � Identificar quién o qué llevará a cabo cada tarea o será responsable de la misma.

INGRESO AL MICROSOFT PROJECT

Se ingresa al software Microsoft Project para Windows si se hace doble clic en el icono Microsoft Project. Seguidamente visualizará la figura 1.

Figura1


Mgter.M Liliana Cerrano

BARRA DE HERRAMIENTAS Una barra de herramientas es un conjunto de botones tales como cuadros de lista que proporcionan métodos abreviados de comandos para trabajar con Microsoft Project. El uso de un botón de la barra de herramientas es normalmente, más rápido que la elección de un comando. La barra de herramientas Estandar y la barra de herramientas Formato son las que aparecen de manera predeterminada. También brinda la posibilidad de poder personalizar la barra de herramientas. Si seleccionamos VER Barra de Herramientas Se visualizara una barra con las vistas más usadas para pasar de forma rápida de un lado a otro.

COMENZAR UNA NUEVA PROGRAMACIÓN

El primer paso para crear un nuevo proyecto consiste en abrir un nuevo archivo y designar la fecha de comienzo o fin del proyecto así como el resto de la información general del mismo. CREAR UN NUEVO PROYECTO Hacer clic en el menú Archivo Hacer clic en Nuevo

GUARDAR UN PROYECTO

Hacer clic en el menú Archivo Hacer clic en Guardar Nuevo

INTRODUCIR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO

En el mismo se podrá ingresar la “fecha de comienzo”, tal como se visualiza en la figura 2. NOTA: Microsoft Project calcula la fecha de fin o la fecha de comienzo. Si se introduce una fecha de comienzo, calculará la de fin. Si no se introduce una fecha de comienzo, MS Project utilizará automáticamente la fecha actual como fecha de comienzo. Si se introduce una fecha de fin, le informará cuándo necesita comenzar el proyecto. Si ingresa



Proyecto Información del proyecto

Figura 2

En la ficha “proyecto” se podrá ingresar datos generales acerca del mismo como ser: Fecha de comienzo o la fecha de fin, calendario utilizado, prioridad (para asignación de recursos),etc..

� Fecha de comienzo: Escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calculará automáticamente la fecha de fin.

� Programar a Partir de : Escoja si va a utilizar la programación desde el inicio o desde el final del proyecto

� Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto

� Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si usted desea iniciar desde otra fecha se debe modificar.



INTRODUCIR PROPIEDADES DEL PROYECTO En el menú Archivo Seleccionar Propiedades, permitirá ingresar:

Figura 3

INTRODUCCIÓN AL DIAGRAMA de GANTT Ver Diagrama de Gantt

Seguidamente visualizaremos en figura 4 una tabla de información de las tareas y un diagrama de barras que muestra la programación del proyecto. Una barra de división separa la tabla de Gantt de la izquierda del diagrama de Gantt de la derecha.



Figura 4

AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL EN EL GANTT

En la barra de herramientas del diagrama de Gantt (lado derecho) al clickear aparece la ventana Escala Temporal (figura 5) que nos permitirá variar la escala y adaptarla al uso que se requiera en cada proyecto.

Figura 5



CALENDARIO LABORAL El calendario laboral se puede seleccionar al comenzar el proyecto en: estándar, de 24 hs y de trabajo nocturno. � Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.

� Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.

� 24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

Si se requiere cambiar habrá que ir a Herramientas Cambiar calendario

Figura 6

Si se desea crear un calendario propio se puede realizar del siguiente modo: Herramientas Opciones Calendario

En el cuadro Nombre escribir el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto. A continuación seleccione la opción Crear nuevo calendario base Clic en Aceptar



COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO Clic en Proyecto Información del Proyecto En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto.

Clic en Aceptar.

INTRODUCCION DE LAS TAREAS

El primer paso para la creación de un proyecto es introducir las tareas. MS Project asignará automáticamente una duración predeterminada de un día (1d.) y las fechas de comienzo y fin del proyecto. Al ir creando la programación del proyecto, podrá agregar, borrar y combinar tareas, conforme a sus necesidades, con facilidad.

Para introducir una tarea. 1. En el campo “nombre de tarea”, escriba un nombre de tarea. 2. Haga clic en el botón entrada o presione la tecla ENTRAR.

Para eliminar una tarea.

1. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desee eliminar. 2. En el menú Edición, elija Eliminar una tarea.(u oprimir Supr)

Insertar una tarea 1. En el menú Insertar 2. Hacer clic en Nueva Tarea ( o bien pulsando la tecla

INSERT)

CAMBIAR LA DURACIÓN PREDETERMINADA

Herramientas Opciones Programación



Figura 7

Aquí se podrá cambiar la duración a semanas, horas minutos.

ESPECIFICACIÓN DE LA DURACION DE LAS TAREAS Una tarea con una duración cero se llama hito. Pueden utilizar hitos para identificar hechos significativos de la programación, así como para medir el avance del proyecto. ♦ Para introducir una duración

1. Seleccione el campo “Duración” para la primera tarea. 2. Escriba un número para la longitud de la duración. 3. Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR. 4. Repita los pasos del 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.

VINCULACIÓN ENTRE TAREAS

Las dependencias entre las tareas que se pueden presentar son:



fin a comienzo FC fin a fin FF comienzo a comienzo CC comienzo a fin CF

ESPECIFICAR LA DEPENDENCIA ENTRE TAREAS

Si se desea cambiar por otra dependencia hay que hacer doble clic sobre el vínculo. Luego elegir alguna de las dependencias de arriba. La más común es una vez que terminó la tarea predecesora comienza la tarea sucesora.

Vincular tareas Seleccionar las tareas

Edición Vincular

NOTA: se puede crear una relación de fin a comienzo rápidamente mediante el mouse. Sitúe el puntero en la barra de Gantt de la tarea predecesora y arrastre hacia la tarea sucesora. Desvincular Seleccionar las tareas

Edición Desvincular

Vincular Tareas no contiguas

Seleccionar una tarea Accionar la tecla Control Seleccionar la otra tarea. Vincular



EJEMPLO REDINSTAL La REDINSTAL SA. debe instalar una red LAN en una entidad financiera que ha adquirido recientemente un edificio de 10 pisos. Las actividades, duraciones y precedencias son las siguientes:

Actividad Nombre Duración Precedencia

A Determinación ubicación equipos, presup. 52 días

B Adecuación cañerías 14 días A

C Tendido de cableado principal 15 días A

D Cableados exteriores 22 días A

E Plano para el usuario 14 días A

F Tendido cable x cañería 10 días B

G Conexión del server a cada piso 10 días C

H Prueba general cableado principal 12 días C

I Conexión terminales y rotulado 10 días D F G

J Instalación placa red en c/PC 5 días D F G

K Conexión del server 4 días H

L Conexión de cada PC 7 días I K

M Prueba general y conectividad PC-server 2 días I K

N Limpieza gral y acondicionamiento final 5 días E J L M

En la figura 8 se observa el diagrama de Gantt luego de haber ingresado las tareas, sus duraciones y vinculaciones utilizando los comandos que se describieron anteriormente. Ver Diagrama de Gantt



Figura 8

Si se deseara tener más detalle tal como se observa en figura 9 , se podría solicitar: Ver

Más vistas Gantt Detallado

Figura 9



Para observar la red del proyecto: Ver Diagrama de Red Aquí se destacan en color rojo las tareas críticas.

Figura 10

Si se quisiera visualizar la red separando las tareas críticas se puede solicitar desde la barra de herramientas agrupando por CRÍTICAS.

Figura 11



También es posible visualizar la red detallada en figura 12: Ver Más Vistas Diagrama de Red Detallado

Figura 12

Si ampliamos la imagen de una tarea observamos que información proporciona:



ASIGNACIÓN DE RECURSOS Los recursos pueden ser materiales, personal, equipos necesarios, etc., todo aquello que se requiera para completar el proyecto. Se pueden asignar recursos a las tareas y luego usar las herramientas y presentaciones para administrar estos recursos. Microsoft Project almacenará la información de los recursos con cada proyecto. La secuencia de pasos a seguir consiste en: 1 Creación de la lista de recursos

Ver Hoja de recursos Allí se ingresan todos los recursos que se pueden utilizar.

2 Asignación de un recurso a una tarea: Ahora se está en condiciones de ir a asignar los recursos a las diferentes tareas para lo cual hay que volver al diagrama de Gantt. Ver Diagrama de Gantt

Seleccionar la tarea Herramientas Asignar recursos Repetir la asignación con todas las tareas.

3 Analizar el Uso de los Recursos

Ir a la Hoja de Uso de recursos, ver si existieran sobreasignaciones.

Ver

Uso de Recursos

También se puede ver esto gráficamente para lo cual volvemos a la Hoja de recursos, y desde allí vemos el Gráfico de recursos para ver la sobreasignación.

Ver

Gráficos de Recursos



Resolución de conflictos de los recursos Si necesitáramos solucionar conflictos de recursos en los cuales estos estén sobre asignados y nos interesara balancearlos, en este software es posible solucionarlos de modo automático o manual.

Figura 13

NOTA: Si está automática lo redistribuye en el momento que se carga cada tarea por lo que se pierde el ingreso textual del proyecto. MODO AUTOMÁTICO

Herramientas Balancear Recursos Redistribuir Ahora

Cuando redistribuye la programación verifica las relaciones entre predecesoras, las holguras, las fechas, las prioridades y los delimitadores.



MODO MANUAL En el ámbito de redistribución se puede elegir:

� Que sea completo � Que sea desde una fecha hasta otra.

Resolver sobre asignaciones: Orden de redistribución: hace referencia a :

� ESTANDAR: (predeterminado) comprueba las tareas en el orden de las dependencias con las predecesoras, márgenes de holgura, fechas, prioridades y por último delimitaciones.

� identificador: comprueba las tareas según el orden ascendente de su identificador (ID).

� PRIORIDAD ESTANDAR: primero la prioridad y luego comprueba dependencias con las predecesoras, márgenes de demora disponibles (holguras), fechas, prioridades y delimitadores.

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