introducción a los sistemas josé luis dominikow. definición veamos…. que es un sistema?

Introducción a los Sistemas

José Luis Dominikow


definición

Veamos….

que es un sistema?


según la real academia española…

“Sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo.”


características de un sistema

La finalidad de un sistema es su razón de existir...

un sistema legislativoPara estudiar los problemas de los

ciudadanos y aprobar las leyes que los resuelvan.

sistema de encendido de un autoQuemar combustible para generar energía

que utilizan los demás sistemas de un auto.


qué es un subsistema ?

En general se puede señalar que cada una de las partes que encierra un sistema puede ser considerado como subsistema, así los subsistemas son sistemas más pequeños dentro de sistemas mayores, o en su defecto de un Supersistema.


cuales son los elementos ?

Los componentes del sistema.Las relaciones entre ellos, que determinan la

estructura del sistema.El objetivo del sistema.El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro

del cual está ubicado.Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el

sistema y lo que constituye el entorno.


gráficamente…

Entrada Salida

Realimentación

Límites o contorno

Entorno

Sistema

En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentación).

Gráficamente



ejemplos

Sistema nervioso:CerebroMedula espinalNerviosCélulas sensoriales

Todos estos componentes interaccionan para que podamos recibir sensaciones (frío, calor, etc.)


ejemplos

Sistema económicoBienesServiciosIntercambio

Obtención de un beneficio


ejemplos

Sistema OrganizaciónManufacturaVentasInvestigaciónDespachoContabilidad

Creación de utilidades para empleados y accionistas.


clasificación

Sistemas cerradosNo interactúan con el medioambiente y existen solo como concepto.

Sistemas abiertosPara alcanzar su objetivo interaccionan con el medioambiente, que esta formado por todos los objetos que están fuera del sistema.


Teoría General de Sistemas

Análisis de sistemas ( VON BERTALANFFY )

1. Definición del problema2. Comprensión y definición del sistema

Descomposición jerárquica en subsistemas3. Elaboración de alternativas4. Elección de una de las alternativas definidas en el

paso anterior5. Puesta en práctica de la solución elegida6. Evaluación del impacto de los cambios introducidos en

el sistema


sistema de Información (SI)

“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones)

para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.”


sistema de Información (SI)

Otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar información de calidad:

“El objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.”


veamos un ejemplo…

Procesos

Validación de entradas Cálculo de valor de stock Control de cajeras Cálculos estadísticos Impresión de informes Impresión de pagos Estudios de márketing Emisión de pedidos Informes varios

Datos de cajas

Datos de almacén

Ventas de perecederos

Caducidad

Fecha

Pedidos

Órdenes de almacén

Pagos

Datos para contabilidad

Estadística

Mejoras en la eficacia


eficacia y eficiencia

La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos.

La eficienciaen cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible.



¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz?

¿Y ser eficaz sin ser eficiente?

La respuesta es

SI



McDonalds ejemplificó durante la primera mitad del 2001, un caso de eficacia –ineficiencia.

La companía, en 2001 abrió su primer “McCafe” en la ciudad de Chicago, es socio de la companía “Food.com” y con utilidades reportadas a nivel mundial de $16.4 billones de dólares en el segundo cuarto de operaciones del año 2001, todo esto nos habla de su eficacia.

Sin embargo, un sondeo efectuado entre sus consumidores en los Estados Unidos reflejó que el servicio proporcionado por la compañía tiene grandes deficiencias.

Los consumidores mencionaron lo siguiente: empleados malhumorados, los juguetes que acompañan a los paquetes “Happy Meals” frecuentemente agotados, restaurantes sucios, errores en el despacho de órdenes y lentitud en el servicio; esto como muestra de su ineficiencia.

Se demuestra pues, que no basta alcanzar el objetivo de obtención de utilidades si a cambio se está sacrificando la imagen, prestigio y lealtad de los consumidores, que actualmente no suelen tolerar ser ignorados por mucho tiempo.



Aunque el contenido de la película fue pobre, “The Blair Witch Project” fue todo un hit de mercadotecnia.

La cinta alcanzó niveles insospechados de popularidad y ventas cuyo efecto en uno y otro aspecto

Contando con solo tres actores principales y filmada con una video cámara High-8 comprada en Circuit City por $500 dolares, ilmada casi en su totalidad en blanco y negro y sin música de fondo,los costos totales de la cinta fueron por debajo de los $35,000 dólares y gano mas de 50 millones.

El éxito de la película se apoyó principalmente en la promoción y publicidad que de ella hicieron los directores Daniel Myrick and Eduardo Sánchez a través de la internet y con el apoyo de la compañía “Artisan”, que compró la película para su proyección en cines.

Se lanzó el web site de la película que se encargó de sugestionar y convencer a muchas personas de que la historia era verdadera.

La eficacia y la eficiencia se ejemplifican en este caso.



Aunque los anteriores ejemplos ilustran la posibilidad de trabajar eficaz o eficientemente, prescindiendo de una u otra habilidad, lo ideal es ser eficiente y eficaz para poder ser productivos:

Eficiencia +

Eficacia =

Productividad


En síntesis...

para matar un mosquito puedo utilizar

ser eficaz con ambas pero con la segunda sería eficiente....


dato e información

Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc.

La información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos.

Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener la información.


dato e información

13336060054-11-13336060

1212200912-12-2009


(SIA) sistema de información automatizado

Un SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores.

El SI existe siempre, esté mecanizado o no.

La aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA).


ejemplos de sistemas de información

Sistemas ERP (Enterprise-resource planning)Sistemas de flujo de trabajo (Workflow management

systems)Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware systems)Sistemas de comercio electrónico (E-commerce systems)Sistemas EDI (Electronic Data Interchange)


Organización, SI y SIA

SIA

SI

Negocio/empresa

Sistema informático de soporte


ejemplos de sistemas de información

Algunas funciones que hay que desarrollar en la empresa:Controlar y gestionar el empleo de los recursos

financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica.

Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.

Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción.


estructura de un SI

INF. RESUMIDA YABSTRACTA, DEÁMBITO MÁSGENERAL

INFORMACIÓNDETALLADA YESPECÍFICA

CO

MPR

IMI

R Y

RESU

MIR

Alta dirección

Sistema de transacciones

Dirección operativa

Dirección táctica

EstratégicaLARGO PLAZO>3-5 AÑOS

MEDIO PLAZO1 AÑO

CORTO PLAZO

Dpt

o. C

omer

cial

Dpto. Finanzas

ORD

ENES

, PLA

NES

, ETC

.

INFO

RMES

HIS

TÓRI

COS


sistema de transacciones

Este nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc.

Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle.

Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.

Hay un gran volumen de transacciones.

Existe una gran similitud entre transacciones.


Nivel operativo de dirección

Se preocupa del análisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reaprovisionamiento de materiales, ordenación de la producción)

Se trabaja con información del tipo:Repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.)Centrada en el pasado (resultados históricos).Con datos originados internamente.Los datos cuentan con un formato bien estructurado.Los datos son detallados y precisos.


Nivel táctico de dirección

Se ocupa de la asignación efectiva de los recursos a medio plazo para mejorar el rendimiento de la empresa.

Se basa en análisis de informes:Resúmenes con medidas estadísticas.De excepciones.Específicos, que no se han pedido antes, y que los

directivos necesitan con rapidez para resolver un problema muy concreto.


Nivel estratégico de dirección

Trabaja con plazos largos para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro.

La información debe aparecer en formato muy resumido.La información se encuentra en formatos muy variables y

de fuentes externas más inesperadas.Las decisiones están poco formalizadas y tienen un fuerte

componente subjetivo.

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