INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION SEMANA 2 1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN 2. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION 3. ETAPAS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO: PLANIFICACIÓN

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1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la

administración del hogar y una de las más complejas la administración pública. Pero el

fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a

la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter universal, lo encontramos

presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre

un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.

La importancia de la administración se ve en que ésta imparte efectividad a los

esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y

relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y

proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

Agustín Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:

La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque

lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste. El éxito de un

organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y

sólo mediante ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese

organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y

obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían

actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de

competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor

coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra,

etc.

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La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia

actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada

administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es

eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los requisitos

substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la

capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases

esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación

de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese

desarrollo.

La administración se aplica eficientemente a todo tipo de empresa

El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena

administración. Una adecuada administración, aplicada convenientemente eleva la

productividad.

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la

administración.

Es así, como la administración adquiere gran importancia por constituirse en un

proceso necesario para aquellos esfuerzos colectivos, ya estos, públicos o privados,

civiles o militares, grande o pequeño. Pero, sin embargo, en cada caso ese proceso

científico puede variar de objeto y forma, según sean las circunstancias que se

presenten. Y esa forma, según sean las circunstancias cambiantes es donde los

principios administrativos tienen su prueba científica y su universalidad.

Esta universalidad no significa que puedan dar siempre normas de aplicación invariable

y apriorística, puesto que existen limitaciones al ser la administración una ciencia social

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y como tal condicionada por factores: humanos, económicos, políticos, nacionales e

internacionales.

Se pueden hacer análisis administrativos cualitativos y cuantitativos de casos

particulares, para poder determinar si la administración en referencia es eficaz,

eficiente, indiferente o inefectiva: pero para ello la aplicación técnica y métodos de

análisis y teniendo como base doctrinal esos mismos principios, disponen también de

otros medios para llegar a conclusiones válidas de posible implantación pragmática.

Sobre esta imposibilidad de hacer juicios valorativos generalizados sobre la

administración, se expresa: "La administración es sólo buena o mala, si se le compara o

juzga con determinados calores abstractos en los cuales cree la persona que está

haciendo uso del conocimiento". El conocimiento proporciona al hombre poder: poder

para hacer el bien o el mal.

Por lo tanto, administración es uno de los medios más importantes de que dispone el

ser humano para poder satisfacer sus múltiples necesidades, dada la dinámica y las

características de la época y las necesidades de labor que distinguen a la humanidad.

Existen varios autores que expresan la importancia de la administración tales como:

Según José Antonio Fernández Arenas: “La administración es importante porque es

una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de

un mecanismo de operación y mediante el esfuerzo humano".

Para los autores, Heinz Weihrich y Harold Koontz: "La administración es el proceso de

diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos

cumplan eficientemente objetivos específicos".

Por lo tanto llegamos a la conclusión que la administración es importante por que la

administración es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de la

organización, para coordinar todos los recursos y con la colaboración del factor

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humano. Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la

trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es

necesario mencionar, a manera de resumen algunos de los argumentos más relevantes

que fundamenta la importancia de esta disciplina:

Universalidad. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta

es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo

social.

Simplificación del trabajo. Simplifica el trabajo al establecer principios,

métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

Productividad y eficiencia. La productividad y eficiencia de cualquier empresa

están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

Bien común. Mediante los principios de administración se contribuye al

bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el

aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y

generar empleos.

2. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

La función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo social.

Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas, la

función administrativa solo obra sobre el personal.

La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto número de

condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de principios, de leyes o

de reglas. Emplear con preferencia la palabra principios, desembarazándola de toda

idea de rigidez. No existe nada rígido ni absoluto en materia administrativa; en ella

todo es cuestión de medida.

Casi nunca puede aplicarse dos veces el mismo principio en condiciones idénticas: es

necesario tener en cuenta las circunstancias diversas y cambiantes, los hombres

igualmente diversos y cambiantes y muchos otros elementos variables.

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Además, los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las

necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos: es éste un arte difícil que

exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura. La mesura, hecha de tacto y

experiencia, es una de las principales cualidades del administrador.

El número de los principios de administración no es limitado. Toda regla, todo medio

administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento toma lugar

entre los principios, por todo el tiempo, al menos, en que la experiencia lo confirme en

esta alta dignidad. Un cambio en el estado de cosas puede determinar el cambio de las

reglas a las cuales ese estado había dado nacimiento.

Como disciplina científica, la administración se orienta por un conjunto de principios

generales que norman su desarrollo. Provenientes de otras disciplinas sociales como la

economía y la sociología, estos principios guardan relación íntima con toda disciplina

administrativa.

A continuación mencionar algunos de los principios de administración que tenemos

que aplicar con más frecuencia:

El principio de la racionalidad económica. Uno de los principios básicos de la

administración es el principio de la racionalidad económica. Este principio tiene su

origen en la economía pero en administración lo conocemos como máxima eficiencia:

económica y social.

El concepto de racionalidad económica se utilizó por F. Quesnay (economista fundador

de la corriente de los fisiócratas) decía que la riqueza proviene exclusivamente de la

naturaleza. Es decir obtener el mayor incremento de goces con el mínimo posible de

gastos.

En la administración el principio no sólo se reduce a costos y utilidades sino a la

optimización de todos los aspectos de los organismos sociales. La empresa busca ser

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eficiente en su producción; producir más cantidades con menos gastos y recursos, es

decir más ganancia pero al mismo tiempo busca satisfacción al cliente.

Simplificación. Implica la eliminación de lo innecesario. Así sea movimientos del

trabajador, máquinas e instrumentos de trabajo, operaciones, procesos, materiales,

equipos y espacios. Se refiere al procedimiento de reducir el número de variedades.

Orden, clasificación y simbolización. Denominamos orden a tener un lugar para cada

cosa con objeto de lograr economía de tiempo para la localización de objetos y datos.

Clasificación al ordenamiento sistemático que agrupa los asuntos en razón de sus

relaciones o sólo porque pertenecen a la misma fase de una actividad o tarea

productiva. La simbolización es un paso previo al procesamiento de la información

utilizando marcas, colores, letras o una combinación de todas ellas.

Investigación metódica. La actividad productiva del hombre reclama la búsqueda de

nuevos métodos de trabajo, materiales o procedimientos. La investigación tiene un

importante papel en el contexto de la economía actual.

Investigación básica. Consiste en realizar experimentos que se orientan a ampliar el

conocimiento humano sobre los fenómenos de la naturaleza.

Investigación aplicada. Orientada a mejorar los procedimientos o materiales y

enfocada al proceso de producción.

Principio de la división del trabajo. Es el orden natural, el obrero que fabrica todos los

días la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios, adquieren

una habilidad, una seguridad y una precisión que acrecen su rendimiento. Cada cambio

de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación que disminuye la

producción.

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Autoridad. Consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. Se

distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal

formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando

etc.

Disciplina. Consiste en la obediencia, la actividad, la presencia y los signos exteriores

de respeto realizado conforme a las convenciones establecida entre la empresa y sus

agentes. Para Fayol, dicho concepto se expresa en el mundo militar y se debe tener en

cuenta el concepto de convenio para llegar a la armonía en la organización y el

cumplimiento cabal de las normas.

Unidad de mando. Para le ejecución de un acto cualquiera un agente sólo debe recibir

órdenes de un jefe. Fayol afirma: “esa es la regla de la unidad de mando”, que es de

necesidad general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es

por lo menos igual, a mi criterio a la de cualquier otro principio”.

Unidad de dirección. Este principio puede expresarse así: Un solo jefe y un solo

programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.

Subordinación del interés individual al interés grupal. Este principio nos recuerda que

en una empresa el interés de un agente o de un grupo, no debe prevalecer contra el

interés de la empresa. Dos intereses de orden diverso, pero igualmente respetables.

Los medios para realizarla son: La firmeza y el buen ejemplo de los jefes. Convenios tan

equitativos como sea posible. Una atenta vigilancia.

Responsabilidad. Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y

convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en

todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el

rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.

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Centralización. Como la “división del trabajo”, la centralización es un hecho de orden

natural. Consiste en que en todo organismo, animal o social, las sensaciones convergen

hacia el cerebro o la dirección y en que de ésta o aquél, parten las órdenes que ponen

en movimiento todas las partes del organismo.

Trabajo en equipo. “La unión hace la fuerza”. Para su desarrollo, se debe cumplir el

principio de la unidad de mando y evitar el peligro de dividir el personal y abusar de las

comunicaciones escritas. Las relaciones deben ser verbales en lo posible, es más

rápido, claro y armónico.

Espíritu de equipo. Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido

de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal en lugar de la

comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.

Remuneración al personal. La compensación por el trabajo debe ser equitativa para

los empleados como para los patronos.

Control. Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de

los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tarea

principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado,

de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de

corregirlos y evitar su repetición.

3. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN.

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y

el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la

incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de

una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación

consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.

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Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los

recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una

locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el

control.

Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un

árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control.

Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la

empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán

ejecutarse las acciones planificadas.

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno

a cada organización y busca adaptarse a ellos.

Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia

para la organización.

Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas"

(Stoner: 1,996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización

hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros

probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro

de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein: 1,998).

"La planificación, se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir, antes

de que se requiera la acción" (Ackoff: 1,981).

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"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo y

cómo deberá hacerse" (Murdick: 1,994). Se erige como puente entre el punto en que

nos encontramos y aquel donde queremos ir.

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para

alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al

estado final deseado" (Cortés: 1,998).

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para

lograr el objetivo." (Jiménez: 1,982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación

considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro

deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que

pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez: 1,982). "Es el proceso de

seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las

actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry: 1,987).

En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos

comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas y la elección de los

medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).

Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión

(anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de

predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).

Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe

indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional:

futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de

todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

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Aspectos generales e importancia de la planificación.

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y

acciones y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o

lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los

procedimientos adecuados para alcanzarlos.

Además los planes son la guía para que, la organización obtenga y aplique los recursos

para lograr los objetivos; los miembros de la organización desempeñen actividades y

tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que

enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados pueda

controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Así mismo, ayuda a fijar

prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar

los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos

inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la

inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la

utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre

otros.

Hoy día las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por

el desarrollo de la informática, que ha optimizado la capacidad para generar,

almacenar, procesar y transportar información. Sin embargo la tecnología por sí sola

no es suficiente: quienes integran las organizaciones y principalmente los que están a

cargo de las organizaciones, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe

estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integración de la

tecnología y el torrente de información.

Actualmente, parece más que necesario instrumentar este tipo de metodologías.

Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas

o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el

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dicho "una imagen vale más que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna

imprescindible, claro que no sólo para la imagen sino también para los negocios.

Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la

organización saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar,

lanzar y/o retirar productos, en síntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del

mercado y de la sociedad.

No hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificación no se mide por la

capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos

mentales y la transformación de las personas implicadas, el desarrollo de sus

habilidades para la coordinación y la concertación de estrategias y el estímulo a la

instrucción y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una

acción eficaz, en beneficio de los hombres del mañana.

El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés: 1,998):

Definición de los objetivos organizacionales.

Determinar donde se está en relación a los objetivos.

Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.

Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.

Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales

puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el

desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro

de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en los

presupuestos.

Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control

durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde

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estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace que se aplique una

acción correctiva.

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres

grandes etapas:

Fase de planificación: Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá

satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo. Una

planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca

son bien recibidas.

Fase de ejecución: Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen

la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se

trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada

tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma

adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde

en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por

los técnicos en la materia.

Fase de entrega o puesta en marcha: Como ya se ha dicho, todo proyecto está

destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega

de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado,

comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones

en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por

representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele

presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y

costos imprevistos.

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden

incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya

que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del

proyecto:

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Fase de iniciación: Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos

necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la

necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo,

fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y

que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del

mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con

una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar,

deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

Fase de control: Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el

progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean

necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los

recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su

trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según

se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias

aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de

acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr

la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas.

Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes

de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado.

La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la

consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto

concreto y con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia

de la empresa.

Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la

diferencia entre ambos tipos de proyectos:

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Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final

depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda

de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de

las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la

estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento,

precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto

y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica

suelen aparecer.

A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificación:

El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por

medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el

anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el

proyecto, los plazos y costos previstos y los medios a emplear.

El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su

equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajos

previstos y la metodología a desarrollar.

A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes,

cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal

entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre

de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones".

Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para la

programación.

Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.

Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando

lugar a los manuales de usuario y de explotación.

La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una

estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación

se realiza un balance de los resultados del proyecto.

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Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un

balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la

empresa.

Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoria de la aplicación

que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir

modificaciones.

Clases de planificación y características.

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los gerentes

usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la planificación

operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas

generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se

pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y

los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización,

la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos

difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado

de detalle.

La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización

como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran

los siguientes conceptos:

Estrategia. Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas

estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para

alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la

organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado

final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil

debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

Administración estratégica. Es el proceso que se sigue para que una

organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo con

dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración

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estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: Formulación de

la estrategia.

Implantación de la estrategia.

Edición de los resultados de la estrategia.

Evaluación de la estrategia.

Cómo formular una estrategia. Es un proceso que consiste en responder cuatro

preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el propósito

y los objetivos de la organización?, ¿A dónde se dirige actualmente la

organización?, ¿En qué tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué puede

hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el

futuro?

La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de

relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las

diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto

plazo. Según Wilburg Jiménez Castro, la planificación puede clasificarse, según sus

propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son:

Planificación Operativa.

Planificación económica y social.

Planificación física o territorial.

Según el período que abarque puede ser:

Corto plazo.

Mediano plazo.

Largo plazo.

Planificación operativa o administrativa. Se ha definido como el diseño de un estado

futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff:

1,970).

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Planificación económica y social. Puede definirse como el inventario de recursos y

necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos

recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al

mejoramiento social del país.

Planificación física o territorial. Podría ser definida como la adopción de programas y

normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se

incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el

crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.

Planificación de corto plazo. El período que cubre es de un año.

Planificación de mediano plazo. El período que cubre es más de un año y menos de

cinco anos.

Planificación de largo plazo. El período que cubre es de más de cinco años" (W.

Jiménez C.: 1,982).

Según Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional

responsable de su cumplimiento:

Plan de producción.

Plan de mantenimiento.

Plan de mercadeo.

Plan de finanzas.

Plan de negocios.

Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:

Intradepartamentales. Si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de

mantenimiento mecánico.

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Interdepartamentales. Si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de

seguridad industrial.

Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.

También pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos, las

normas y los métodos de trabajo. Las políticas son líneas generales o directivas amplias

que establecen orientación para la toma de decisiones. Ejemplo: promoción interna

del personal.

Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar

actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial. Los

métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma

eficiente. Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y

acciones para realizar actividades repetitivas.

Planificación y niveles gerenciales.

Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la

planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel

inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la

organización y por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que

la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo

en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los

administradores de nivel superior.

El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida

que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel

inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo

un tanto más prolongado y los administradores de nivel superior planean a un plazo

más prolongado.

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La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas

los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto

plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel

superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un

todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

RESUMEN

1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la

administración del hogar y una de las más complejas la administración pública.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible

y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no

podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. La

administración se aplica eficientemente a todo tipo de empresa

El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena

administración. Una adecuada administración, aplicada convenientemente

eleva la productividad.

2. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

La función administrativa solo obra sobre el personal. La salud y el buen

funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto número de

condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de principios, de

leyes o de reglas. Los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a

todas las necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos: es éste un

arte difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura.

3. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el

protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO Página 22

reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo

las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito

afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y

acciones y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan

o lógica.

COMENTARIO

La importancia de la Administración es una visión macro, se aplica a todo tipo de

empresas sólo depende de ellas, lo mejor que desarrollen para sus objetivos, metas

que son trazadas en corto, mediano y largo plazo; es por ello que ese modelo lo

comparamos con el hogar de cada familia, o lo hacemos individual, persona a

persona dependiendo exclusivamente de cómo administrar el tiempo y recursos.

Los principios y etapas reflejan los cambios para aplicar los recursos y lograr los

objetivos.

ACTIVIDAD

1. Observe con detenimiento la imagen 2 y desarrolle lo indicado en el cuadro

N°2, luego remítalo al correo del CURSO DE CAPACITACION TECNICO VIRTUAL.