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MATERIAL

DE

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

AUXILIAR CONTABLE

Edición 2013

Manual de Introducción a la Contabilidad 2


ÍNDICE

Página

1. Breve Evolución Histórica de la Contabilidad 5

2. Evolución de la Contabilidad 6

3. ¿Qué es una actividad económica? 10

4. Los entes: las haciendas, las personas y las empresas 10

5. La Contabilidad y su medio ambiente 16

6. Objetivos de la Contabilidad 17

7. ¿Qué se entiende por Contabilidad? 18

8. Funciones de la Contabilidad 18

9. La Contabilidad como sistema de información y control 19

10. La naturaleza de la Contabilidad 19

11. División de la Contabilidad 21

12. Usuarios y sus necesidades de información 22

13. Relación de la Contabilidad con otros campos 23

14. Teneduría y Contabilidad 24

15. El Patrimonio Neto 25

16. Elementos componentes del Patrimonio 27

17. Elementos patrimoniales 29

18. Clasificación o división de los elementos patrimoniales 28

19. Masas patrimoniales 28


ÍNDICE

Página

20. Los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (PCGA 29

21. Efecto de las operaciones de negocios sobre la

Situación patrimonial y de resultados 31

22. Cuenta 32

23. Terminologías contables con relación a las cuentas 34

24. Métodos de registración contable 35

25. Libros o Registros Contables 37

26. Documentación comercial 41

27. Documentos comerciales utilizados normalmente

En las transacciones mercantiles 43

Ejercicios 69

Bibliografía 79

*****


1. BREVE EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA CONTABILIDAD

La relación escrita de las operaciones mercantiles se remonta a la antigüedad

y nació como consecuencia de la limitada capacidad de retención de la

memoria, lo que unido a otros factores como la multiplicidad de hechos, actos

y situaciones que se relacionan con las operaciones mercantiles, hizo más

necesario aún que se registrara por escrito todo lo concerniente al comercio.

Esta técnica, antes de llegar a los registros escritos, ha adoptado diversas

formas, como por ejemplo: nudos de cuerda para cada operación que

quedaba pendiente, etc.

Las primeras anotaciones fueron rudimentarias y deficientes, y generalmente

en un solo libro se registraban las operaciones comerciales, los

acontecimientos sociales (boda del rey), históricos (campañas guerreras) y

actos religiosos en general.

No se sabe exactamente cuánto tiempo había durado ese sistema de

anotación múltiple, ahora bien, la evolución de la técnica contable es

consecuencia del desarrollo de los pueblos, al recibir el comercio gran impulso

con los grandes inventos y descubrimientos, al descubrirse nuevos productos y

surgir grandes emporios comerciales e industriales, el comercio terrestre y

marítimo en auge, surge la necesidad de perfeccionar el registro de las

operaciones mercantiles, efectuándose las anotaciones en libros separados, se

crean las cuentas, en un principio, para recordar a su titular ciertos créditos o

débitos que por razón de su negocio tenía contraído.

Así aparece la Contabilidad por partida simple, consiste en el registro bajo

ciertas cuentas de las operaciones por el titular del negocio, pero sin ninguna

relación entre ellas.

Este sistema de partida simple fue utilizado hasta el siglo XV, siglo en el cual

surge en Italia el método de Contabilidad por partida doble, pudiendo

considerarse este momento como la separación en dos grandes épocas de la

Contabilidad: la primera como período de arte empírico de registro, y la

segunda la estructuración de la Contabilidad como método, a partir de la

cual fueron desarrollándose varias teorías, escuelas, etc.

Sin embargo, la Contabilidad, luego de los períodos señalados, ha vivido en el

siglo XX otros dos momentos muy importantes: el primero la crisis financiera

generalizada que se dio en la década de 1930, que forzó a los profesionales y

asociaciones a la creación de los primeros principios o normas de

Contabilidad como una forma de conseguir la confiabilidad y la

comparabilidad de la información contable, como consecuencia del

descalabro financiero ocurrido y que no fuera detectado a priori por el sistema

contable del momento, y el segundo la marcada tendencia de globalización

del mercado que se ha estado operando a partir de la década de los

noventa cuyo signo característico está dado por la armonización de las


normas contables tendientes a uniformar los informes financieros entre los

países de economía de mercado.

Para concluir: se puede agregar que el que divulgó la partida doble es el

monje Italiano Fray Lucas Pacciolo.

2. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD

LA EVOLUCIÓN PRIMITIVA

La gente de todas las civilizaciones ha llevado varios tipos de registros para las

actividades mercantiles. Los más antiguos conocidos de éstos son las tabletas

de arcilla que se preparaban para el pago de jornales en Babilonia alrededor

del 3600 A.C. Existe evidencia numerosa de registros y sistemas de

contabilidad en antiguo Egipto y en las ciudades-estados griegos. Los récord

más antiguos conocidos en Inglaterra fueron recopilados bajo la dirección de

Guillermo el conquistador en el siglo once para asegurar los recursos

financieros del reino.

En su mayor parte, la contabilidad antigua sólo bregaba con un número

limitado de aspectos de las operaciones financieras de empresas privadas o

gubernamentales. No existía la contabilidad sistemática para todas las

transacciones de una unidad en particular, sólo era para tipos específicos o

partes de transacciones. La contabilidad integral para una empresa se

desarrolló más tarde en respuesta a necesidades de las repúblicas mercantiles

de Italia.

EL SISTEMA POR PARTIDA DOBLE

La evolución del sistema de teneduría que vino a llamarse “por partida doble”

fue fuertemente influenciada por los mercaderes de Venecia. La primera

descripción conocida del sistema se publicó en Italia en el 1494. Su autor, un

monje franciscano de nombre Lucas Paccioli, era un matemático que enseñó

en varios universidades en Perugia, Nápoles, Pisa y Florencia. La mejor

evidencia de la posición que ocupó Paccioli entre los intelectuales de su

época fue su amistad cerrada con Leonardo Da Vinci con quien colaboró en

un libro de Matemática. Paccioli hizo el libro y Da Vinci las ilustraciones.

Goethe, el poeta alemán, novelista, científico y genio universal, escribió sobre

la contabilidad por partida doble lo siguiente: “Es éste uno de los inventos más

preciosos del espíritu humano y todo buen comerciante debe usarlo en sus

asuntos económicos”. La contabilidad por partida doble provee para la

anotación de ambos aspectos de una transacción de manera tal que se

establezca un equilibrio. Por ejemplo, si un individuo toma G. 1000 prestados

de un Banco, la cantidad del préstamo se anota tanto como dinero por G.

1000, como una obligación a pagarse por G. 1000. Cualquiera de las dos

cantidades de G. 1000 está balanceada por la otra de G. 1000 también. A

medida que se desarrollan los principios básicos en los primeros capítulos del

libro, será evidente que la contabilidad “por partida doble” provee para la


anotación de todas las transacciones de un modo sistemático. También

provee para que se produzca un juego de estados financieros integrados que

presentan en términos monetarios el importe de el beneficio (ingreso neto)

para una actividad sencilla o para un período específico y las propiedades

(activos) poseídos por la empresa y los derechos patrimoniales (patrimonio)

que recaen sobre las mismas.

Cuando los recursos de un número de personas se juntan para financiar una

actividad única, tal como un viaje de un barco mercante, el sistema por

partida doble provee récord e informes del ingreso de la actividad y la

participación de los diferentes colaboradores. A medida que las actividades

únicas eran reemplazadas por organizaciones mercantiles permanentes, el

sistema por partida doble se adaptó con facilidad para satisfacer sus

necesidades. A pesar del gran desarrollo de las operaciones mercantiles

desde 1494, y de las crecientes complejidades de los negocios y

organizaciones gubernamentales, los elementos básicos del sistema por

partida doble han continuado virtualmente sin cambio alguno.

REVOLUCIÓN INDUSTRIAL

La Revolución industrial, que ocurrió en Inglaterra desde mediados del siglo

dieciocho hasta mediados del siglo diecinueve, trajo muchos combaos

sociales y económicos en especial un cambio del método artesanal al sistema

de producir en fábricas bienes mercadeables. El uso de maquinaria en la

producción de muchos productos idénticos trajo consigo la necesidad de

determinar el costo de un gran volumen de productos hechos a máquina en

lugar del costo de un número relativamente pequeño de productos hechos a

mano en forma individual. El campo de especialización de la contabilidad de

costos surgió para satisfacer esta necesidad para el análisis de varios tipos de

costos y para las técnicas de anotación.

Al comienzo de las operaciones de manufactura, cuando las empresas

mercantiles eran relativamente pequeñas y dispersadas geográficamente, la

competencia no era muy fuerte con frecuencia. La contabilidad de costos

era primitiva y su propósito principal era proveerle a la gerencia récord e

informes sobre las operaciones pasadas. La mayor parte de las decisiones

mercantiles se hacían a base de información financiera histórica combinada

con la intuición sobre el posible éxito de varios cursos de acción.

A medida que las empresas crecían y se hacían más complejas y a medida

que la competencia entre manufactureros aumentaba surgió el concepto de

gerencia científica. Este concepto pone énfasis en un enfoque sistemático a la

solución de los problemas gerenciales. En forma paralela a esta tendencia

surgió el desarrollo de conceptos más elaborados de contabilidad de costos

para proveerle a la gerencia técnicas analíticas para medir la eficiencia de las

operaciones corrientes así como en la planificación de las futuras. Esta

tendencia se aceleró en el siglo veinte con el advenimiento del computador

electrónico con su capacidad para manipular grandes masas de datos y su

habilidad para determinar el efecto potencial de cursos de acción alternos.


LA ORGANIZACIÓN CORPORATIVA

Las crecientes operaciones mercantiles iniciadas con la Revolución Industrial

requerían grandes sumas de dinero para construir fábricas y comprar

maquinarias. Esta necesidad por grandes sumas de dinero o capital trajo

consigo el desarrollo de la forma corporativa de organización, que legalmente

se estableció primero en Inglaterra en 1845. La Revolución Industrial se dispersó

rápidamente a los Estados Unidos, nación que poco después de la Guerra Civil

se convirtió en unas de las potencias industriales. La acumulación de grandes

sumas de capital era esencial para el establecimiento de nuevos negocios en

industrias tales como manufactura, transportación, minería, energía eléctrica y

comunicaciones. En los Estados Unidos, así como Inglaterra, la corporación fue

la forma organizacional que facilitó la acumulación de sumas sustanciales de

capital necesario.

La gran mayoría de las grandes empresas americanas, así como muchas otras

pequeñas, están organizadas como corporaciones mayormente porque el

patrimonio está evidenciado por participaciones de capital transferibles con

facilidad. Los dueños distantes de la participación activa en la gerencia del

negocio creó una nueva dimensión para la contabilidad. La información de

contabilidad era necesaria no sólo para la gerencia en la dirección de los

asuntos de la corporación, sino también para los accionistas, quienes

requerían informes financieros periódicos para evaluar el esfuerzo de la

gerencia.

A medida que las corporaciones crecían, un número ascendente de

individuos e instituciones miró hacia los contadores para proveer información

económica sobre estas empresas. Los accionistas prospectivos y los

acreedores requerían información sobre el status financiero de la corporación

y su potencial para el futuro. Las agencias gubernamentales requerían

información sobre la cual juzgar la estabilidad y lucratividad de la empresa

corporativa. Por lo tanto, la contabilidad comenzó a expandir su función de

satisfacer las necesidades de un número relativamente pequeño de dueños

hasta el papel público de satisfacer las necesidades de varias partes

interesadas.

EL IMPUESTO SOBRE INGRESOS

La aprobación de la primera ley federal de impuestos sobre ingresos en 1913

resultó en un estímulo sustancial para la actividad de contabilidad. A todas las

organizaciones mercantiles como corporaciones o sociedades, así como a

muchos individuos, se les requería llevar récord suficientes que le permitieran

radicar informes correctos sobre impuestos.

Desde esa época, las leyes de impuestos sobre ingresos y las regulaciones se

han hecho más y más complejas, muchos de los llamados escapes han sido

cerrados y el impacto de la deuda por impuestos ha tendido a aumentar

generalmente. Como consecuencia, los negocios han dependido de los


contadores, tanto privados como públicos, para el asesoramiento sobre

métodos legales de minimizar el impacto contributivo, al preparar sus informes

de impuestos sobre ingresos, y para que los representen en las disputas

contributivas frente a las agencias del gobierno.

También debe notarse que la contabilidad ha influenciado el desarrollo de la

ley de impuestos sobre ingresos hasta cierto punto. Si la contabilidad no

hubiera progresado hasta el punto en que pueda determinarse el ingreso

neto, la aprobación y aplicación de cualquier ley de impuestos sobre ingresos

sin duda hubiera sido extremadamente difícil, si no imposible.

INFLUENCIA GUBERNAMENTAL

A través de los años, el gobierno a diferentes niveles ha intervenido a un ritmo

ascendente en asuntos económicos y sociales que afectan un número

creciente de personas. La contabilidad ha jugado un papel importante

proveyendo la información financiera necesaria para lograr dichas metas.

A medida que el número y tamaño de las empresas corporativas crecía y que

el número creciente de acciones se traficaba en el mercado, surgieron leyes

que regulan las actividades de las bolsas de valores, los corredores de valores

y las compañías de inversión para proteger a los inversionistas. Dichas

regulaciones envuelven requisitos de contabilidad.

Para proteger al público de cargos excesivos de los ferrocarriles y otros

monopolios, se establecieron comisiones para limitar las tarifas a niveles que

produjeran un ingreso neto considerado como un rendimiento razonable sobre

el capital. Este proceso de hacer tarifas requería información extensa de

contabilidad. Los bancos y las asociaciones de ahorro y préstamo, regulados

también, tenían que satisfacer los requisitos de llevar récord y producir informes

así como permitir el examen periódico de sus registros por las agencias

gubernamentales. A medida que las uniones obreras eran más poderosas, se

crearon leyes que requerían que éstas sometieran informes financieros

periódicos. Con la aprobación del seguro social y la legislación sobre el

“medicarse” surgió la necesidad de llevar registros y producir informes por

parte de todos los negocios y muchos individuos.

LA CONTABILIDAD INTERNACIONAL

El crecimiento rápido de las firmas multinacionales en los años recientes ha

tenido un impacto significativo en la contabilidad por los diferentes medios de

ambientes que existen en los varios países en que operan las firmas.

Actualmente, la necesidad para desarrollar más estándares uniformes de

contabilidad entre países es un problema principal. Organizaciones como el

“International Accounting Standard Committee” y la “Internacional Federation

of Accountants” están trabajando hacia este fin.


LA CONTABILIDAD SOCIOECONÓMICA

El término contabilidad socioeconómica se refiere a la medición y

comunicación de datos sobre el impacto que tienen varias organizaciones

sobre la sociedad. Tres áreas principales de medición social pueden

identificarse. Primero, al nivel social existe interés por el impacto global de

todas las instituciones en asuntos que afectan la calidad de vida. La segunda

área tiene que ver con los programas que se establecen por parte del

gobierno y organizaciones sin fines de lucro con orientación social para

cumplir objetivos sociales específicos. La tercer área, que a veces se

denomina como responsabilidad social corporativa, enfoca el interés público

sobre la gestión corporativa en áreas tales como reducción de la

contaminación de las aguas y el aire, conservación de los recursos naturales,

mejoramiento en calidad del producto y el servició al consumidor y las

prácticas de empleo respecto a grupos minoritarios y personal femenino. El

concepto de medición social es uno relativamente simple en teoría, pero

requiere mucho estudio e investigación adicional antes de poder expresar el

mismo en términos monetarios de costos y beneficios.

3. ¿QUÉ ES UNA ACTIVIDAD ECONÓMICA?

Es el esfuerzo que realiza el hombre o una entidad encaminada a

obtener unos medios escasos y su aprovechamiento óptimo para el

cumplimiento de determinados fines.

Por consiguiente, actividad económica es la serie de actos realizados por el

hombre para la obtención de bienes y servicios que le son necesarios,

debiendo ocasionar un desembolso o costo y que deben adecuarse al

principio económico del máximo aprovechamiento o utilización optima.

4. LOS ENTES: LAS PERSONAS, LAS HACIENDAS Y LAS EMPRESAS

ENTE : proviene del latín “ens”, “ser”, significa lo que es, existe o puede existir

SER : es cualquier cosa creada, especialmente las dotadas de vida. De aquí

“Seres orgánicos” que se aplica a todo cuerpo que está a disposición o

aptitud para vivir. Por eso se suele hablar por ejemplo de SERES: humanos,

animales, vegetales, etc.

Conforme a los antecedentes mencionados: ENTE es sinónimo de PERSONA a

los efectos analizados; de donde provienen los conceptos entes naturales o

personas físicas o de existencia visible, y los entes colectivos o personas de

existencia ideal o personas jurídicas.


a) Personas

Son todos los entes susceptibles de adquirir derechos y contraer

obligaciones

Clases

Entes naturales, o personas físicas

o de existencia visible : Son los individuos de las especies

humanas, que tienen capacidad

de derecho desde su concepción,

para adquirir bienes por donación,

herencia o legado. Ejemplo: Pablo,

Carlos, Sonia, etc.

Entes colectivos o personas de

existencia ideal o personas jurídicas : Son los entes capaces de adquirir

derechos y contraer obligaciones,

aunque no tengan existencia

individual física. Ejemplo: El Estado,

las Municipalidades, los entes

autárquicos, autónomos y los de

economía mixta, las iglesias,

asociaciones y las contempladas

en el Código Civil.

b) Hacienda

Son los órganos de la actividad económica, representado por los entes

económicos-sociales que se adquieren, producen y consumen riquezas.

Elementos de la Hacienda

La hacienda estudiada bajo la concepción económica del ente, esta

compuesta de tres elementos:

Elemento personal o subjetivo : Se refiere al elemento activo sobre

la materia operante sin lugar a

dudas, el motor de la hacienda

evidentemente es el hombre, el

cual, con su inteligencia y energía

pone en funcionamiento el ente.

Elemento material u objetivo: Compone los bienes que constituyen la

riqueza o materia administrativa de la

hacienda.


Organización administrativa: La organización implica el enfoque de la

futura actividad de la hacienda, en la

forma más adecuada para el

cumplimiento del fin propuesto.

Clasificación de la Hacienda

1- Hacienda de consumo

o de erogación : Son aquellas en que la riqueza se utiliza para

satisfacer las necesidades del ente

directamente, sin afán de lucro.

a) Haciendas civiles : Son aquellas en el que el sujeto en cuyo

nombre se ejercen los derechos

patrimoniales es una entidad de carácter

privado, tales como: las haciendas

domésticas, que sirven para satisfacer las

necesidades del individuo o de la familia, las

haciendas de entidades culturales,

deportivas, artísticas, de beneficencias, etc.

b) Haciendas públicas: Se llaman públicas las haciendas cuando el

sujeto en cuyo nombre se ejercen los

derechos patrimoniales es el Estado (nación

o municipio). El fin principal de las

haciendas públicas es la satisfacción de las

necesidades de la colectividad social, en

forma de servicios públicos.

2- Hacienda de producción: Son aquellas que tienden al acercamiento

de la riqueza, poniendo en giro capitales,

con el fin primordial de obtener un lucro o

ganancia, mediante la venta de lo

fabricado, producido o simplemente

adquirirlo.

c) La Empresa

Es una unidad económica destinada a producir bienes y servicios,

aumentando la utilidad de las cosas que ofrece la naturaleza, y

coordinando los otros factores de la producción (trabajo, capital y

tecnología) bajo la adecuada dirección del empresario.


Objetivos

Consta de dos objetivos:

1- De carácter externo o ajeno : Se refiere a la producción de bienes y

servicios destinados al mercado

consumidor y que viene a ser la razón

de la creación de toda empresa.

Características que debe reunir la oferta de bienes y servicios:

Que sea económico: significa que el bien o servicio que se

ofrece al consumidor debe tener un

precio razonable.

Que sea eficiente: se refiere a que los bienes o servicios que

se ofrecen deben reunir calidad

adecuada al lugar y al momento en

que se realizan.

2- De carácter interno o propio: Toda empresa tiene como objetivo

fundamental la obtención del máximo

beneficio posible.

El beneficio debe estar destinado a:

Remunerar el capital invertido y los esfuerzos e iniciativas del

empresario y personal de la unidad económica.

Compensar el riesgo de explotación, la característica esencial de la

empresa es aceptar el riesgo inherente a la producción que puede ser

de carácter económico y técnico.

Riesgo económico : El principal de ello, es la incertidumbre del

mercado, pues la mercancía ofrecida puede

encontrarse sin la demanda suficiente por

diversos motivos.

Riesgo técnico : Puede provenir de la obsolescencia de la planta

y equipo, antifuncionalidad o menor eficiencia

de los bienes de uso.

La empresa para cumplir con sus objetivos debe contar con los tres elementos

de personal, material y organización administrativa.


Órganos de la Empresa

Para cumplir sus objetivos la empresa cuenta con los siguientes órganos:

1- Órganos Personales :Las diferentes personas que integran una empresa

tienen distintas funciones que realizar, de acuerdo

con sus posibilidades y misiones encomendadas.

Podemos distinguir

a- Órgano Volitivo :Representa al sujeto jurídico y tiene la facultad de

disponer lo que estime más oportuno a sus intereses.

Puede estar representado por una persona

natural(empresa individual) o bien por la asamblea

o junta general de socios(empresa colectiva). En

cualquier caso, es el propietario el que no responde

de su actuación ante ningún otro órgano de la

unidad económica, pero sí está supeditado al

cumplimiento de las normas legales y morales.

b- Órgano Directivo: Actúa por delegación del propietario; su misión es

coordinar y dirigir los actos económico-

administrativos, de acuerdo con los deseos

expresados por el órgano volitivo. Puede referirse

esta delegación a una persona (administrador,

director, junta directiva).

c- Órgano Ejecutivo: Es el encargado de realizar los hechos económico-

administrativos dispuestos por el órgano volitivo y

coordinados por el órgano administrativo. Al frente

figura el gerente, ayudado por diferentes jefes de

sección, encargados, etc.

2- Órgano económico: El órgano económico está conformado por el

patrimonio de la unidad económica. Se refiere al

elemento material de la empresa y está formado

por los bienes, derechos y obligaciones existentes

en un momento dado, valorados en unidades

monetarias.

3- Organización : Para el eficiente funcionamiento de la empresa,

no basta que ésta cuente con los dos órganos

citados precedentemente, es necesario, además,

disponer de una adecuada organización que

establezca los objetivos que deben ser

alcanzados y los programas de trabajo de cada

sección.


Funciones

1- Función económico-administrativa:

a) Función financiera: Se refiere a la fuente de financiamiento y su

uso, es decir, a la obtención de capital y su

manejo, (inversión de utilidades no

distribuidas, amortización de préstamos,

etc.).

b) Función comercial: Abarca los aspectos referentes a la compra

de mercaderías o materias primas y a la

venta de los productos.

c) Función técnica : Se encarga de todas las cuestiones

referentes a la fabricación del producto,

planificación y control de la producción.

d) Función seguridad : Prevé la protección de personas y bienes,

con el fin de evitar accidentes, etc.

e) Función contable : Se encarga de la situación patrimonial,

económica y financiera de la empresa.

f) Función administrativa: Comprende la coordinación y control de las

demás funciones de la empresa.

2- Función social:

a) Función social de servicio: proporciona a los consumidores los

bienes y servicios para satisfacer sus

necesidades conforme a su demanda.

b) Función social de empleo: en este ámbito la empresa cumple las

siguientes funciones sociales:

Es fuente de puestos de trabajo y

consiguientemente generador de

capacidades de compra.

Fomenta la seguridad

Fomenta la educación

5. LA CONTABILIDAD Y SU MEDIO AMBIENTE

A menudo la contabilidad se denomina como el “lenguaje del comercio”. La

rapidez de los cambios sociales ha contribuido a hacer este “lenguaje” más

complejo; el cual se usa para anotar, resumir, informar e interpretar datos

económicos fundamentales para individuos, empresas mercantiles, gobiernos


y otras entidades. Para lograr una forma eficiente de distribuir y utilizar los

escasos recursos nacionales, es esencial que se tomen unas decisiones

fundamentadas en información confiable. Por lo tanto, la contabilidad juega

un papel muy importante en nuestro sistema económico y social.

En términos generales la disciplina de contabilidad se ha definido como:

...el proceso de identificar, medir y comunicar información económica que el

permita a los usuarios de ésta, emitir y tomar decisiones bien fundamentadas

En esta definición está implícito el requisito de que el contador tenga un

amplio conocimiento del medio ambiente socioeconómico sin el cual le sería

imposible identificar y desarrollar información relevante. Por lo tanto, la

estructura fundamental de la contabilidad está influida por factores tales

como la situación política prevaleciente, los diferentes tipos de instituciones

que proveen bienes y servicios a la sociedad y los privilegios y restricciones

legales prevalecientes.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable se compone principalmente de datos financieros

sobre transacciones comerciales, expresados en términos monetarios. La

anotación histórica de las transacciones puede tomar varias formas, tales

como marcas a pluma o lápiz escritas a mano, impresiones producidas por

varios tipos de artefactos mecánicos y electrónicos, o perforaciones, ranuras, o

impresiones magnéticas en tarjeta o cintas.

Por sí solo, el registro de las transacciones es de poca utilidad en la toma de

“decisiones bien fundamentadas”. Los datos anotados tienen que clasificarse

y resumirse para preparar informes y análisis útiles. Los informes para gerentes

de empresa y para otros que necesitan información de tipo económico

pueden prepararse con bastante frecuencia; otros se emiten sólo a intervalos

mayores. El provecho de los informes comúnmente se mejora con varios tipos

de análisis de relaciones y tendencias.

La “materia prima básica” de la contabilidad proviene mayormente de los

datos de las transacciones comerciales; se “producto principal” lo constituyen

varios tipos de resúmenes, análisis e informes.

6. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

Generar y suministrar información útil para la toma de decisiones

racionales y oportunas de los diferentes usuarios de la misma.

Establecer un sistema de Registración

Proporcionar el verdadero patrimonio del ente

Proporcionar el verdadero resultado de la empresa

Suministrar información para la toma de decisiones


Establecer un sistema de control que incluya la medición y

evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y planes de la

organización.

Servir como comprobante y fuente de información en juicio

Permitir la realización de previsiones sobre el futuro acontecer de la

empresa

7. ¿QUÉ SE ENTIENDE POR CONTABILIDAD?

La Contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio en su estática y en su

dinámica, en el aspecto cuantitativo y cualitativo, con el fin de conocer, en

cualquier momento, la verdadera situación de la empresa y los resultados

obtenidos, tanto en su aspecto histórico como previsional, para facilitar a la

dirección la información que se necesita en el momento preciso, para la toma

de decisiones racionales.

8. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD

Identificar : Significa que se debe seleccionar de las innumerables

actividades económicas aquellas transacciones y acontecimientos que sean más significativos para la Contabilidad.

Medir : La información financiera se comunica habitualmente

cuantificado en dinero. Para informar los hechos económico-administrativos relevantes, la Contabilidad establece reglas de medición capaces de asignar valores en monedas. Para valorar, se puede utilizar cierto número de distintas bases de valuación; la elección depende de qué información esté tratando de comunicar el Contador y a quién se comunica.

Registrar : La función de registro consiste en la anotación que se

hace de las transacciones mercantiles en los libros de contabilidad, fichas, medios de almacenamientos modernos.

Clasificar : La Contabilidad debe adaptar los datos financieros a un

marco conceptual lógico y útil. Enormes cantidades de cifras tienen poco significado, a menos que sean ordenados y se pongan de relieve sus relaciones.

Resumir o Informar : Con el fin de presentar a consideración de los usuarios,

la Contabilidad reúne las informaciones clasificadas y registradas y la resume. Esto es, acondiciona la información en grupos significativos de partidas con el fin de eliminar los detalles innecesarios y para poner de relieve los hechos financieros más importantes.


Interpretar : La presentación de la información mediante los estados

contables no es suficiente. Una explicación del proceso contable – sus significados, usos y limitaciones – dirigidas a los usuarios de estos informes es una tarea final altamente necesaria.

9. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL

Tomar decisiones es parte integral de la vida, para ello es necesario contar

con informaciones que tornen racionales esas decisiones. Cuanto mayor sea

la cantidad de información de que dispone el administrador, mayor es la

probabilidad de que tome la decisión apropiada.

Antiguamente, cuando la empresa comercial era pequeña y su alcance muy

restringido, el propietario, quien usualmente era también administrador, podía

fácilmente obtener la información que necesitaba para dirigir su negocio. Sin

embargo, cuando la organización comercial crece en complejidad y la

empresa llega a ser grande y con actividades diseminadas en una vasta área,

es generalmente imposible para la dirección obtener en la rutina diaria del

negocio una información confiable, oportuna y adecuada sobre la cual se

basen las políticas y decisiones comerciales. Por eso, los informes periódicos

del contador-los medios por los cuales se resumen la condición financiera y los

resultados de las operaciones de una organización comercial – se convierten

en instrumentos gerenciales para obtener la información necesaria.

10. LA NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad es el medio principal para comunicar información relativa al

impacto de las actividades financieras. Esta información se les proporciona a

quienes toman decisiones en la forma de estados financieros. Para elaborar

estados financieros, los contadores analizan, registran, cuantifican, acumulan,

resumen, clasifican reportan e interpretan numerosos eventos y sus efectos

financieros en la organización.

Los contadores diseñan sus sistemas contables después de considerar los tipos

de información que desean los administradores y otros que toman decisiones.

Luego los tenedores de libros y las computadoras realizan las tareas rutinarias

de seguir los procedimientos detallados que fueron diseñados por los

contadores. Si bien algunos sistemas contables pueden ser altamente

complejos y requerir de la habilidad y talento de muchas personas, el valor real

de cualquier sistema contable radica en la información que éste proporciona.

LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA ESTRATEGICA

La empresa de hoy no puede ser competitiva si no cuenta con sistemas de

información eficientes de todo tipo, incluyendo un sistema de contabilidad.


Ante un ambiente de globalización, donde la competencia es intensa entre

todo tipo de organizaciones, del tamaño que sean, se necesita un flujo de

datos constante y preciso para tomar decisiones correctas y llevar a la entidad

al logro de sus objetivos

Sin la información proporcionada por la contabilidad sería punto menos que

imposible tomar las siguientes decisiones:

¿A qué precio vender los productos?

¿A qué precio es conveniente comprar la materia prima?

¿Cuánto cuesta lo que vendo?

¿Cuánto gasto para vender?

¿Cuánto es el gasto de administración?

¿Cuánto cuesta el dinero que se pidió prestado?

¿Cuánto debo pagar por los recursos que necesito adquirir?

¿Cuánto se supone que deben generar como rendimiento dichos

recursos?

¿Cuánto dinero, si es necesario, debo pedir prestado?

¿Qué capacidad de pago puedo tener?

¿Cuánto está ganando o perdiendo la empresa?

¿Cuál opción de financiamiento es más conveniente?

¿Cuánto se puede repartir como utilidades a los accionistas?

¿Cuándo es conveniente pedir un financiamiento adicional?

¿Cuánto valen las acciones de los socios?

¿Cuál es la situación financiera de la compañía?

¿Es recomendable vender una parte de las acciones a nuevos

socios?

Lo anterior es tan sólo una breve muestra de los diferentes tipos de decisiones

que se pueden tomar basándose en la información proporcionada por la

contabilidad. Vale la pena aclarar que, desde ese punto de vista, la

información no es un fin en sí mismo. El fin de la contabilidad no es tan sólo

generar la información, sino que ésta sea aprovechada para lograr la misión

del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes

usuarios de la misma, tanto internos como externos.

Sólo así se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente

útil, un uso estratégico. Tan pronto como se le dé este tipo de uso a la

contabilidad, se percibirá inmediatamente que la contabilidad estará

apoyando o será de hecho una clara herramienta de competitividad para los

negocios.

La magnitud del valor de la información es incalculable, ya que aquellas

empresas que cuenten con la mayor cantidad y calidad de datos, podrán

tomar las mejores decisiones. Es decir, la información es una herramienta de

competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que

impactarán en la salud financiera de una organización.


Supongamos una situación muy común hoy en día: existen dos, tres o más

empresas que producen o venden los mismos productos o servicios. A los

clientes les interesan cuatro atributos de los que compran: precio, calidad,

servicio y tiempo de entrega. Qué pasaría si una de las empresas tiene

problemas en el flujo de información:

Acerca de la determinación del costo del producto y no está

disponible, por los tanto se le asigna uno no exacto.

Sobre el control de calidad y por lo tanto produce bienes

defectuosos.

Acerca de las necesidades del cliente y su grado de satisfacción,

resultando en una pérdida del mercado.

Sobre la fecha estimada de entrega del bien a vender y

proporcionando como resultado una entrega tardía o inoportuna.

Sus clientes se irán con otras empresas que pueden cubrir sus expectativas.

Sin embargo, en una empresa donde la información antes mencionada es

preparada correctamente y llega a las manos de las personas que la

necesitan, se pueden evitar los problemas anteriores y, en consecuencia,

mantener y ganar clientes. Es decir, le sirve como herramienta estratégica

para luchar contra la competencia.

En síntesis, el ejemplo anterior permite remarcar que la contabilidad

proporciona la información para que los usuarios internos y externos de una

organización tomen decisiones adecuadas con el objetivo de que la entidad

económica como un todo pueda competir en el contexto en que se

desenvuelve.

11. DIVISIÓN DE LA CONTABILIDAD

El propósito básico de hacer contabilidad es poseer información útil acerca de

una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones en sus diferentes

usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y

gobierno). En consecuencia como la contabilidad sirve a diferentes usuarios,

se originan diversas ramas o subsistemas. Ahora bien, tomando en cuenta las

diferentes necesidades de información de los diversos segmentos de usuarios,

la información total que se genera en una entidad económica para diferentes

usuarios se ha estructurado en dos subsistemas:

1. Subsistema de Información de Financiera.

2. Subsistema de Información de Gestión

A continuación procederemos a identificar cada uno de los subsistemas, así

como sus características más relevantes.

a). Subsistema de Información Financiera: El subsistema de información

financiera está compuesto por una serie de elementos que lo configuran.

Entre los principales están las normas de registro, criterios de contabilización,


formas de puntuación, etc. A este subsistema de información se el conoce

con el nombre de CONTABILIDAD FINANCIERA.

CONTABILIDAD FINANCIERA: La Contabilidad Financiera es un sistema que sirve

a los tomadores de decisiones externos, como accionistas, proveedores,

bancos y dependencias del gobierno. Provee información para que sea

utilizada por partes externas. Es la rama de la contabilidad que sirve a las

personas que toman decisiones.

b). Subsistema de información de gestión: Al igual que el caso anterior, todas

las herramientas del subsistema de información administrativa o de gestión se

agrupan en la CANTABILIDAD DE GESTIÓN.

CONTABILIDAD DE GESTIÓN: Se refiere a la información contable desarrollada

para los administradores dentro de una organización, como son los directivos,

jefes de departamento, rectores de universidades, administradores de

hospitales y personas a otros niveles administrativos dentro de una

organización. En otras palabras, la contabilidad de gestión es el proceso de

identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la

información que ayuda a los administradores dentro de una organización.

12. USUARIOS Y SUS NECESIDADES DE INFORMACIÓN (NIC 1)

Entre los usuarios de los estados financieros se encuentran los inversores

presentes y potenciales, los empleados, los prestamistas, los proveedores y

otros acreedores comerciales, los clientes, los gobiernos y sus organismos

públicos, así como el público en general. Éstos usan los estados financieros

para satisfacer algunas de sus variadas necesidades de información. Entre las

citadas necesidades se encuentran las siguientes:

a) Inversionistas: Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores están

preocupados por el riesgo inherente y por el rendimiento que van a

proporcionar sus inversiones. Necesitan información que les ayude a

determinar si deben comprar, mantener o vender las participaciones. Los

accionistas están también interesados en la información que les permita

evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos.

b) Empleados: Los empleados y los sindicatos están interesados en la

información acerca de la estabilidad y rendimiento de sus empleadores.

También están interesados en la información que les permita evaluar la

capacidad de la empresa para afrontar las remuneraciones, los beneficios

tras el retiro y otras ventajas obtenidas de la empresa.

c) Prestamistas: Los proveedores de fondos ajenos están interesados en la

información que le permita determinar si sus préstamos, así como el interés

asociado a los mismos, serán pagados al vencimiento.

d) Proveedores y Otros Acreedores Comerciales: Los proveedores y demás

acreedores comerciales, están interesados en la información que les

permita determinar si las cantidades que se les adeudan serán pagadas

cuando llegue su vencimiento. Probablemente, los acreedores

comerciales están interesados, en la empresa, por periodos más cortos que


los prestamistas a menos que dependan de la continuidad de la empresa

por ser ésta un cliente importante.

e) Clientes: Los clientes están interesados en la información acerca de la

continuidad de la empresa, especialmente cuando tiene compromiso a

largo plazo, o dependen comercialmente de ella.

f) El Gobierno y sus organismos públicos: El gobierno y sus organismos públicos

están interesados en la distribución de los recursos y, por tanto, en la

actuación de las empresas. También recaban información para regular la

actividad de las empresas, fijar políticas fiscales y utilizarla como base para

la construcción de las estadísticas de la renta nacional y otras similares.

g) Público en general: Cada ciudadano está afectado de muchas formas

por la existencia y actividad de las empresas. Por ejemplo, las empresas

pueden contribuir al desarrollo de la economía local de varias maneras,

entre las que pueden mencionarse en número de personas que emplean o

sus compras como clientes de proveedores locales. Los estados financieros

pueden ayudar al público suministrando información acerca de los

desarrollos recientes y la tendencia que sigue la prosperidad de la

empresa, así como sobre el alcance de sus actividades.

13. RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD CON OTROS CAMPOS

Los individuos dedicados a tales áreas del comercio como finanzas,

producción, mercadeo o mercadotecnia, personal o recursos humanos y la

gerencia general no tienen que ser contadores expertos pero su efectividad

mejora si tienen un buen entendimiento de los principios de contabilidad.

Todo aquel que está relacionado con la actividad comercial, desde el más

joven empleado hasta el gerente y el dueño, se ponen en contacto con la

contabilidad. Cuanto más alto es el nivel de autoridad y responsabilidad,

mayor es la necesidad de entender los conceptos y la terminología contable.

Un estudio reciente indicó que las disciplinas de finanzas y contabilidad

constituían el trasfondo más común de los funcionarios ejecutivos principales

de las corporaciones norteamericanas. Una serie de entrevistas con varios de

tales ejecutivos produjo los siguientes comentarios.

“Hoy en día, es vital que el oficial ejecutivo principal conozca la contabilidad”.

“… mi entrenamiento en contabilidad y en la práctica de auditoria me ha sido

extremadamente valiosa continuamente”.

“Un conocimiento de la contabilidad conlleva un entendimiento de la

empresa y del mantenimiento de controles financieros confiables, área que es

absolutamente esencial para un oficial ejecutivo principal”.

“Yo trato de que todos mis ayudantes entiendan la función financiera y cómo

usar los datos financieros”.


La importancia de entender la contabilidad no se limita al mundo de los

negocios. Muchos empleados con entrenamiento especializado en áreas

ajenas al comercio, también utilizan la información de contabilidad, y deben

entender los principios y la terminología de esta disciplina. Por ejemplo, el

ingeniero que tiene la responsabilidad de adoptar la mejor solución de un

problema técnico de manufactura puede encontrar que los datos del sistema

de contabilidad de costos son un factor decisivo. Los abogados utilizan la

información de contabilidad en casos de impuestos y litigios judiciales relativos

a derechos de propiedad y daños y perjuicios. Las agencias gubernamentales

usan datos contables en la evaluación de la eficiencia de las operaciones y la

viabilidad de propuestas sobre impuestos y programas de gastos. Finalmente,

todo adulto se relaciona con transacciones comerciales y debe preocuparse

con los aspectos financieros de la vida. La contabilidad juega un papel muy

importante en la sociedad moderna y en términos generales toda la

ciudadanía está afectada por la contabilidad.

14. TENEDURÍA Y CONTABILIDAD

Existe alguna confusión entre los que implica o significa la “teneduría” y la

“contabilidad”. Esto se debe mayormente a la relación que guardan ambas.

La teneduría tiene que ver con la anotación de los datos comerciales en una

forma prescrita. El tenedor de libros puede ser responsable por mantener o

llevar todos los registros o libros de contabilidad del negocio o sólo parte de

éstos, tal como una porción de las cuentas de los clientes en una tienda por

departamentos. Mucho del trabajo del tenedor de libros es de naturaleza

repetitiva y hoy en día este tipo de trajo se hace a través de equipo mecánico

o electrónico y computarizado.

La contabilidad o contaduría trata principalmente con el diseño del sistema

de registros o informes, la preparación de éstos a base de la información

registrada y la interpretación de los mismos. Los contadores comúnmente

dirigen y revisan el trabajo del tenedor de libros. Entre más grande es la

empresa, mayor es el número de niveles de responsabilidad y de autoridad. El

trabajo de los contadores a los niveles iniciales puede incluir algo de la

teneduría. En todo caso el contador debe poseer un nivel de conocimiento

mucho más alto en términos conceptuales de entrenamiento y en técnicas

analítica de los que se requiere del tenedor de libros.

LA CONTABILIDAD COMO PROFESIÓN

La contabilidad constituye una profesión similar en estatura a la de leyes o

ingeniería. El rápido desarrollo de la teoría y las técnicas de contabilidad ha

venido acompañado de un aumento sustancial en el número de contadores

profesionalmente entrenados. Entre los factores que han contribuido a este

desarrollo, se encuentran el aumento en el número, tamaño y complejidad de

las compañías mercantiles, la imposición de nuevas y complejas estructuras

contributivas y otras restricciones aplicables a las operaciones de los negocios,

por regulación gubernamental.


Se dice que los contadores que rinden servicios a cambio de un honorario, así

como sus ayudantes, están en el servicio de contabilidad pública. Aquellos

que están empleados con alguna firma en particular con o sinfines de lucro,

tales como el contador jefe, el contralor o el vicepresidente de finanzas, se

dice que están en el servicio de la contabilidad privada.

Desde hace mucho tiempo, tanto la contabilidad pública como la privada

han sido reconocidas como entrenamiento excelente para las altas posiciones

gerenciales. Muchos puestos ejecutivos en el gobierno y en la industria están

ocupados por hombres y mujeres con educación y experiencia en

contabilidad.

15. EL PATRIMONIO NETO

Concepto:

Es la diferencia aritmética entre los valores del Activo y las obligaciones que

constituyen el Pasivo.

El Patrimonio Neto representa la aportación inicial del propietario para

financiar el negocio (Capital inicial) modificado por las variaciones de

aumento o disminución que el propio negocio ha producido.

Considerando que el negocio es una personalidad distinta del propietario, el

Neto representa la deuda que la empresa tiene con el propietario.

NETO = ACTIVO – PASIVO

Variación y Composición del NETO

El Neto tendrá varios momentos durante la vida de la empresa pudiendo ser

objeto de variaciones por diversas razones:

a) El Neto en el momento de iniciación de la empresa está constituido por

el Capital aportado por el propietario.

En este caso se tiene la siguiente identidad:

PATRIMONIO NETO = CAPITAL

b) El Neto sufre, a lo largo de la vida de la empresa, una serie de

modificaciones derivados de los beneficios o pérdidas obtenidos como

consecuencia de la gestión económico-administrativa. Durante el

ejercicio económico la Contabilidad refleja las pérdidas y ganancias que

se van produciendo por medio de las cuentas que recogen estos

resultados hasta el cierre del mismo, pudiendo presentarse los siguientes

casos:


- Si los beneficios han sido retirados totalmente por el dueño o los

socios se tendrá

PATRIMONIO NETO = CAPITAL

- Si con los resultados (ganancias o pérdidas) se decide aumentar o

disminuir el Capital (caso comerciante individual), se tendrá:

PATRIMONIO NETO = CAPITAL INICIAL + (GANANCIAS – PERDIDAS)

- Si con la parte de los se crean fondos para garantizar probables

contingencias que presentarse (sociedades), se tendrá:

PATRIMONIO NETO = CAPITAL + RESERVAS

En consecuencia, el Neto básicamente se compone así:

1- Capital

2- Reservas

3- Resultados (pérdidas y ganancias)

16. ELEMENTOS COMPONENTES DEL PATRIMONIO

Los elementos esenciales del Patrimonio son tres:

a) Los recursos

b) Las obligaciones

c) El patrimonio neto o capital

a) Los recursos son todos los bienes y derechos propiedad de una entidad.

Ejemplo: dinero, mercancía, muebles de oficina, camioneta de reparto,

maquinarias, etc.

b) Las obligaciones son todas las deudas que tiene la entidad.

Ejemplo: los préstamos que otorga el Banco a la entidad, la compra de

mercancías a crédito; la compra de maquinarias a crédito, etc.

c) El patrimonio neto o simplemente capital, es la diferencia entre los recursos

y las obligaciones.


Ejemplo:

1. La compañía x tiene G.300 en el banco, además compró mercancías a

crédito por valor de G.100, tiene una máquina con valor de G.200 y debe

al banco Z, S.A., la cantidad de G.150. En donde:

Recursos suman G.600.-

Obligaciones suman G.250.-; seguidamente se puede determinar el

patrimonio neto que se desprende del concepto dado.

RECURSOS - OBLIGACIONES = PATRIMONIO NETO

600 - 250 = 350

2. Juan tiene hoy G.5000 y un coche que compró a crédito con valor de

G.15.000.-

El balance de Juan, hoy será:

Recursos: G.5.000 + G.15.000 = G.20.000.-

Obligaciones: G.15.000.-

Patrimonio: G.5.000.-

Al mes, Juan se saca G.5.000 en la lotería y decide pagar G.4.000 a cuenta

de lo que debe por su coche.

Su composición al mes siguiente, será:

Recursos: 20.000 + 5.000 – 4.000 = 21.000

Obligaciones: 15.000 – 4.000 = 11.000

Patrimonio: 5.000 + 5.000 = 10.000

LA ECUACIÓN CONTABLE O ECUACIÓN PATRIMONIAL

Los tres elementos esenciales del balance (recursos, obligaciones y capital),

tienen una denominación técnica:

RECURSOS = ACTIVO

OBLIGACIONES = PASIVO

CAPITAL CONTABLE = PATRIMONIO NETO

La herramienta básica de los contadores es la ecuación contable. Esta

muestra la igualdad de los activos y los derechos sobre estos activos, llamados

participaciones, estas participaciones pueden ser de dos maneras: a)

Participación propia, llamado capital; y b) Participación ajena, llamado

pasivo.

Los derechos de personas ajenas son obligaciones económicas (deudas),

pagaderas a personas ajenas al negocio y se conocen como PASIVO.

Los derechos de personas internas pertenecen al dueño del negocio y se

conocen como CAPITAL.


La ecuación contable en su forma más común y que se utilizará en este

material:

RECURSOS = OBLIGACIONES + PATRIMONIO NETO

TAREA

Realiza el registro de la siguiente operación:

Vendemos mercaderías por G.25.000 con un costo de G.20.000. Nos pagan en

efectivo G.8.000, nos firman documentos por G.12.000 y el resto queda como

adeudo del cliente.

17. ELEMENTOS PATRIMONIALES

Se denomina elementos patrimoniales a los distintos bienes, derechos y

obligaciones que componen el Patrimonio Neto, los cuales contablemente

figuran agrupados de acuerdo con las características de los mismos en las

cuentas abiertas en la Contabilidad del comerciante.

ELEMENTOS PATRIMONIALES

Bienes, derechos y obligaciones CUENTAS

1. Dinero en efectivo, cheque, giros a la

vista, etc.

Caja

2. Artículos o efectos para la venta Mercaderías

3. Depósito en Cuenta Corriente bancaria Banco X Cta. Cte

4. Depósito en Caja de Ahorro Banco X Caja Ahorro

5. Depósito a Plazo Fijo Banco X Plazo Fijo

6. Pagarés a favor del comerciante

pendientes de pago.

Documentos por cobrar

7. Pagarés a cargo del comerciante

pendientes de pago.

Documentos por pagar

8. Créditos no documentados a favor del

comerciante. Ej. Deuda a cargo de

Rubén Centurión.

Nombres de Personas Físicas o Jurídicas

9. Deudas no documentadas a cargo del

comerciante. Ej. Deuda a favor de Oscar

Díaz.

Nombres de Personas Físicas o Jurídicas Acreedoras

10. Mobiliarios o muebles propiedad y en uso

del negocio (escritorios, sillas, máquinas

de escribir, mostradores, armarios, etc.)

Muebles y Útiles

11. Vehículos propiedad del negocio. Rodados

12. Local propiedad del negocio (terrenos,

edificios, etc.)

Inmuebles

13. Escaparates, instalaciones eléctricas, etc.

de uso del negocio.

Instalaciones

14. Aporte propietario, en caso de empresa

individual

Capital

15. Aporte o compromiso de aportación de

los socios.

Capital Social

16. Aportación de las entidades sin fines de

lucro.

Fondo Social / Excedentes y Otros


18. CLASIFICACIÓN O DIVISIÓN DE LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES

Los distintos elementos patrimoniales se clasifican en Cuentas de Activo,

Cuentas de Pasivo y Cuentas de Pasivo y Cuentas del Neto, de acuerdo

con la característica de los mismos; así, aquellos que representan bienes o

derechos serán de Activo, los que constituyen obligaciones son del Pasivo.

Conforme a la explicación dada precedentemente las cuentas del cuadro

del punto anterior se clasificaran de la siguiente forma:

ELEMENTOS O CUENTAS DE ACTIVO

ELEMENTOS O CUENTAS DE PASIVO Y NETO

1. Caja

2. Mercaderías

3. Banco X – Cta. Cte.

4. Banco X – Caja de Ahorro

5. Banco X – Plazo Fijo

6. Documentos por cobrar

7. Carlos Pérez-Clientes/Deudores Varios

8. Muebles y Equipos de Oficinas

9. Rodados

10. Inmuebles

11. Instalaciones

1. Documentos por pagar

2. María Sánchez-Proveedores

3. Capital

4. Capital Social

5. Fondo Social/Excedente y Otros

19. MASAS PATRIMONIALES Concepto

Se llama Masas Patrimoniales a la agrupación de elementos patrimoniales que

tienen características homogéneas entres sí, por ejemplo, todos aquellos

elementos patrimoniales que tienen una liquidez absoluta tales como: Caja,

Banco Cta. Cte., Banco Caja de Ahorro, se agruparán bajo el título de

Disponibilidades, los artículos destinados a la compra – venta como la cuenta

Mercaderías bajo el rubro de Bienes de Cambio etc. CLASIFICACIÓN

Las Masas Patrimoniales pueden clasificarse conforme a su naturaleza o características en Activo o Pasivo:

ELEMENTOS DE ACTIVO MASAS PATRIMONIALES - Caja

- Banco X . Cta.Cte. DISPONIBLES - Banco X – Caja de Ahorro

- Banco X – Plazo Fijo INVERSIÓN TRANSITORIA


- Documentos a cobrar - Juan Pérez(cuenta individual)

- Deudores Varios CRÉDITOS - Clientes

- Mercaderías BIENESDE CAMBIO - Muebles y Equipos de Oficinas

- Rodados BIENES DE USO - Inmuebles - Instalaciones

ELEMENTOS DE PASIVO MASAS PATRIMONIALES

- Documentos a pagar

- María Sánchez(cuenta individual) DEUDAS

- Acreedores Varios - Proveedores

ELEMENTOS DE NETO MASAS PATRIMONIALES

- Capital 1. CAPITAL

- Capital Social 2.RESERVAS

- Fondo Social/Excedentes 3. RESULTADOS

20. LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA)

Un término que se aplica a los conceptos amplios o lineamientos y las

prácticas detalladas en la contabilidad, incluyendo todas las convenciones,

reglas y procedimientos que en conjunto forman la práctica contable

aceptada a cualquier tiempo dado.

Son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del

ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la

presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los

estados financieros.

HIPÓTESIS FUNDAMENTALES

NEGOCIO EN MARCHA

Los estados financieros se preparan normalmente sobre la base de que una

empresa es un negocio en marcha, y que por lo tanto continuará en

operación en el futuro próximo. Asimismo se asume que la empresa no tiene la

intención ni la necesidad de ser liquidada o de reducir de manera importante


su nivel operativo; en caso de que dicha intención o necesidad existiere, los

estados financieros deberán ser preparados sobre una base distinta, a cual

deberá ser revelada.

PRINCIPIO DE DEVENGADO

Con el objeto de lograr sus objetivos los estados financieros se preparan sobre

la base de acumulación o devengado. Bajo tal base los efectos de las

transacciones y otros eventos son reconocidos cuando ocurren (y no cuando

el efectivo o su equivalente de efectivo es recibido o pagado) y son

registrados en los registros contables y presentados en los estados financieros

en los periodos a que se refieren. Los estados financieros preparados sobre la

base del principio de los devengado informa a los usuarios no tan solo de las

transacciones pasadas relativas al pago y recepción de efectivo, sino también

de las obligaciones a pagar en el futuro, y los recursos que representan

efectivos que están por ser recibidos en el futuro. Así mismo proveen el tipo de

información relativa a transacciones pasadas y otros eventos que es

demasiado útil para los usuarios en la toma de decisiones económicas.

OTROS PRINCIPIOS

Entidad

Realización

Período contable

identifican y delimitan al ente económico y sus

aspectos financieros.

Valor histórico original

dualidad económica

establecen las bases para cuantificar las

operaciones del ente económico y su

presentación.

Revelación suficiente se refiere a información de importancia relativa

Consistencia requisitos generales del sistema.

LA CONTABILIDAD DE LAS OPERACIONES DE LOS NEGOCIOS

En términos contables una operación es cualquier acontecimiento que afecte

al mismo tiempo la posición financiera de la entidad de los negocios y que

puede registrarse en forma confiable. Son muchos los acontecimientos que

pueden afectar una empresa incluyendo:

1. elecciones

2. auges o recesiones económicas.

3. compras y ventas de mercaderías

4. pagos de alquiler

5. cobro de efectivo a clientes, etc.

Sin embargo, el contador sólo registra acontecimientos que se pueden medir

en forma confiable como operaciones:


¿Cuáles de los cinco acontecimientos registraría el contador?

La respuesta es los acontecimientos 3,4, y 5; debido a que sus importes

monetarios se pueden medir en forma confiable.

21. EFECTO DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS SOBRE LA SITUACIÓN

PATRIMONIAL Y DE RESULTADOS.

Operaciones o transacciones: Es un evento que afecta la posición financiera

de una entidad, puede ser confiablemente registrada en términos de dinero.

Las operaciones permutativas: Son operaciones de los negocios (hechos

contables) que no afectan la cuantía del patrimonio neto; pero si la

composición de los elementos patrimoniales.

Ejemplo:

Compra al contado de un terreno G. 20.000, esta operación aumenta un

activo Inmueble, y disminuye oto activo Caja, por el mismo importe.

Inmueble 20.000.-

Caja 20.000.-

Las operaciones modificativas: Son operaciones de negocio que modifican la

cuantía de la composición patrimonial.

Como ejemplo el pago del alquiler al contado G. 5.000

Gastos de alquiler 5.000.-

Caja 5.000.-

Como los aumentos de gastos son mermas del capital, como el ejemplo

precedente, la operación es modificativa y diminutiva a la vez.

Puede darse un caso contrario; es decir el aumento en una cuenta de ingreso

y la operación será modificativa aumentativa.

Las operaciones mixtas: Son operaciones de negocios que en forma conjunta

presenta un hecho permutativo y otro modificativo.

Como ejemplo el pago de un pagaré en efectivo de G. 10.000 antes de la

fecha de vencimiento y se otorga 2% de descuento por pronto pago.

Documentos a Pagar 10.000.-

Caja 9.700.-

Descuentos 300.-


La operación permuta elementos patrimoniales pero no en la misma cuantía y

surge un aumento de ingreso, que representa variación positiva sobre el

patrimonio.

Tanto en los hechos permutativos, modificativos y mixtos se pueden dar

distintos casos de acuerdo a dada operación.

22. CUENTA

INTRODUCCIÓN

La cuenta representa la evolución y situación de un elemento

patrimonial del ente: dado que a cada uno de los elementos

patrimoniales se le asignará una cuenta, el conjunto de las mismas

proporcionará una visión general del patrimonio perteneciente a una

entidad.

Se tiene tres tipos esenciales de cuentas, atendiendo a su contenido:

a) Cuentas de elementos patrimoniales: Caja, Mercaderías, Clientes,

etc.

b) Cuentas de funciones administrativas (u operativas): Compras,

Ventas, Fabricación, etc.

c) Cuentas de resultados: Gastos, Ingresos, Pérdidas, Ganancias, etc.

CUENTA EN SU ACEPCIÓN GENERAL

Se denomina cuenta a toda compilación de valores homogéneos,

cualquiera sea la finalidad para la cual se haga el cómputo.

Acción y efecto de contar.

En el comercio también se dice cuenta a la nota que el vendedor pasa

al comprador, detallándole los objetos vendidos, los productos

consumidos, los servicios prestados, etc. Así la expresión “pasar la

cuenta a alguien”, equivale a entregar o enviar a un cliente o deudor,

el detalle de lo que ha de pagar.

CUENTA EN SU ACEPCIÓN CONTABLE

Cuenta es el estado detallado de las variaciones que experimenta un

determinado elemento del patrimonio o bien de una determinada clase

de pérdidas y ganancias. Cada uno de los elementos patrimoniales de

una empresa estará representado por una cuenta, el conjunto de éstas

nos ofrecerá una visión integral del patrimonio a disposición de la

unidad económica.


La cuenta es un elemento fundamental de la Teneduría de Libros y uno

de los instrumentos conceptuales de la contabilidad; pero no debe

confundirse con la expresión vulgar de “cuenta” en el sentido

puramente aritmético, tal como nos hemos referido en el punto anterior.

Las cuentas que explicamos aquí se refieren a datos aritméticos y

estadísticos de la situación y movimiento de los valores, coordinados

con arreglo a ciertos principios y con el fin de obtener unos resultados.

LA CUENTA ES UN INSTRUMENTO DE REPRESENTACIÓN Y MEDIDA DE UN

ELEMENTO PATRIMONIAL, QUE CAPTA LA SITUACIÓN INICIAL DE ÉSTE Y LAS

VARIACIONES QUE POSTERIORMENTE SE VAYAN PRODUCIENDO EN EL

MISMO.

CUENTA, ES EL INSTRUMENTO DE QUE SE VALE LA TÉCNICA CONTABLE

PARA REGISTRAR LAS VARIACIONES CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS DEL

ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO NETO, COMO CONSECUENCIA DE LAS

TRANSACCIONES PRACTICADAS POR EL ENTE.

El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara del valor

o concepto a que se refiere, de tal manera que cualquiera pueda dar

lectura al mensaje que representa. Por ejemplo, a la cuenta que

controla las alteraciones que sufre el dinero en efectivo se llama Caja, a

la que controla los movimientos que experimentan los documentos a

favor del negocio se llama Documentos por cobrar, etc.

Por tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan

en Activo, Pasivo y Neto. De las diferentes cuentas de Activo, Pasivo y

Neto, se obtienen los importes con los cuales se formulan los estados

contables.

ESTRUCTURA O FORMA DE LA CUENTA

La cuenta se divide en dos partes esenciales; que se denominan DEBE y

HABER. Tradicionalmente el Debe ocupa el lado izquierdo, y el Haber, el

lado derecho de la misma.

Gráficamente, la cuenta representa un libro Mayor (por eso se llama

también libro de cuentas) abierto; el Debe corresponde a la página de

la izquierda y el Haber a la de la derecha de cada cuenta, pues a cada

elemento patrimonial se le destina una hoja.

La cuenta en su más simple expresión adopta la forma de la letra T, tal

como se ilustra seguidamente:


Las cuentas pueden adoptar varias formas o estructuras. A través de u

ejemplo sencillo iremos demostrando las distintas variantes en la

estructura o formas de las cuentas.

23. TERMINOLOGÍAS CONTABLES CON RELACIÓN A LAS

CUENTAS

La Contabilidad tiene una terminología propia que incluye el conjunto

de voces técnicas de uso muy frecuente y generalizado que iremos

estudiando e interpretando en este apartado.

ABRIR UNA CUENTA:

Significa titular una cuenta, consignando su nombre en el

encabezamiento para controlar algún elemento del patrimonio o

alguna clase de resultado (gastos, pérdidas o beneficios).

CARGAR, ADEUDAR, DEBITAR UNA CUENTA

Significa registrar o anotar una cantidad, consignando su fecha y

concepto en el DEBE de la misma.

ABONAR, ACREDITAR, DATAR UNA CUENTA

Consiste en anotar en el HABER un importe, consignando su fecha y

concepto.

DÉBITO DE UNA CUENTA

Es la suma del Debe.

CRÉDITO DE UNA CUENTA

Es la suma del Haber.

SALDO DE UNA CUENTA

Es la diferencia entre la suma del DEBE y la suma del HABER. Si el DEBE es

mayor, el saldo se denomina DEUDOR. Si el HABER es superior el saldo se

denomina ACREEDOR.


SALDAR UNA CUENTA

Consiste en registrar el saldo en el lado correspondiente a la suma

menor, a fin de igualar las sumas del Debe y el Haber.

CERRAR UNA CUENTA

Significa sumar, el Debe y el Haber, consignando el importe en la misma

dirección y trazando debajo doble raya. Si en uno de los lados quedan

espacios en blanco, se inutilizan con una diagonal o llave.

REAPERTURA DE UNA CUENTA

Es volver a anotar inmediatamente el saldo en el lado de la suma

mayor, bajo el mismo título en que se estuvo registrando, salvo que se

pase a otro folio por falta de espacio, en cuyo caso se arrastrarán las

sumas anotando en el Debe.

24. MÉTODOS DE REGISTRACIÓN CONTABLE

Para aplicar algunos de los sistemas desarrollados en el punto anterior,

es necesario utilizar un método adecuado que esté en consonancia

con el fin a alcanzar y con los medios disponibles.

Por tanto, Método de Registración Contable es el conjunto de reglas

aplicables a los procedimientos con que hay que registrar los hechos

económico-administrativos.

Se puede clasificar en:

Método de Partida Simple

Se basa en registrar únicamente ciertos hechos que interesan

especialmente al comerciante, pero sin realizar conexión o enlace que

conduzca a la obtención de los fines que se asignan a la Contabilidad;

tampoco sirve para efectuar el adecuado control de la gestión.

Pongamos un ejemplo: si compramos una mercadería el contado Gs.

85.000, este hecho produce la siguiente modificación en el patrimonio:

a) Disminuye dinero en efectivo (Caja) en Gs. 85.000.-

b) Aumenta la mercadería comprada en la misma cantidad, Gs.

85.000, se trata de un hecho permutativo; pues bien, según el


método de la partida simple, se anota únicamente en el Libro de

Caja la cantidad pagada; algunas veces se registran también en el

Libro de Almacén las entradas, salidas y existencias de los diferentes

artículos, pero sin ninguna conexión.

Los Libros más utilizados son: Inventarios, Borrador, Diario, Caja,

Almacén, Cuentas Personales, etc.

No vamos a extendernos más en explicar este método, por las siguientes

razones:

a) No es adoptado por nuestra legislación mercantil.

b) Es anticuado y no facilita la información y control que precisa el

empresario.

c) Hay infinidad de variantes que harían demasiado largo su simple

enumeración.

Su principal objetivo se limita a darnos a conocer el movimiento de los

principales elementos patrimoniales, pero sin conexión alguna entre

ellos.

Método por Partida Doble

El método de registración de Contabilidad por “Partida Doble” aplicado

a un sistema o conjunto de cuentas establece que la suma de importes

registrados en el Debe (Débitos) ha de ser “constantemente igual” a la

suma de lo anotado en el Haber (Créditos) de las cuentas

correspondientes a ese sistema.

Se ha dado el nombre de partida doble porque en cada operación

existe, por lo menos un deudor y, al mismo tiempo, un acreedor, lo que

origina una doble registración de partidas.

Implícitamente, de acuerdo a la Ley del Comerciante, Arts. 76 y 80, el

método de registración contable que adopta nuestra legislación, es el

MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE.

Principios fundamentales de la Partida Doble

El método de la partida doble está basado en los siguientes principios

fundamentales:

1º. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor;

2º. El que recibe debe a quien entrega (acreedor);

3º. Todo lo que ENTRA, va al Debe, todo lo que SALE, va al Haber;

4º. Toda entrada debe ser equivalente a la salida;

5º. Todos los objetos han de salir bajo el mismo nombre de la cuenta,

por el cual entraron;


6º. Todas las cosas o cuentas deben entrar antes de salir, a excepción

de las obligaciones o cuentas por pagar, que primero salen

(cuando se contraen) y entran después (cuando se pagan);

7º. Las pérdidas son siempre deudoras y las ganancias acreedoras.

25. LIBROS O REGISTROS CONTABLES

REGISTROS CONTABLES

Concepto

Los libros o registros de Contabilidad son conjuntos de hojas de una

misma estructura gráfica, encuadernadas o no, que lleva el empresario

para anotar en ellas las operaciones que realiza diariamente,

sujetándose a las disposiciones legales y a los principios en que se

funda la técnica contable.

Los libros de comercio llevados correctamente son de indiscutible

utilidad para el empresario e indispensables en toda buena

administración.

Ampliando más el concepto, entendemos por libros de Contabilidad

cualquier elemento material en el que se recopilen datos referentes a la

gestión de la empresa; por tanto, incluimos aquí los libros clásicos

(cosidos, encuadernados, forrados y foliados) como los de hojas

intercambiables, fichas, tarjetas perforadas, bandas, cuadros

estadísticos, etc. Comprenden, todos ellos, los instrumentos materiales

de la Contabilidad, ya se efectúen las anotaciones a mano o bien

mediante máquinas tales como computadoras u otros elementos

mecanizados.

FINALIDAD

Los libros de Contabilidad tienen las siguientes finalidades:

1º. Dejar constancia cronológica de las operaciones realizadas, de

modo tal que al fin de cada ejercicio, el empresario pueda

conocer la situación económica real.

2º. Vigilar la política comercial adoptada para orientar las actividades

económicas de la empresa en forma segura y productiva.

3º. Controlar el movimiento de dinero y valores, las cuentas por cobrar,

y por pagar y las ventas, costos y gastos de explotación y todo otro

rubro que contribuya a poner de manifiesto la situación

patrimonial, financiera y económica de la empresa.


4º. Documentar los derechos y obligaciones con terceros, pues se

considera a los libros de Contabilidad elementos de prueba en las

controversias que pudieran producirse, ya sea con otros

comerciantes o con personas que no lo son.

CLASES DE REGISTROS

LOS LIBROS O REGISTROS CONTABLES SE PUEDEN CLASIFICAR DESDE

VARIOS PUNTOS DE VISTA.

1) Según el orden en que se efectúan las anotaciones:

Pueden presentarse dos casos:

a) Registros cronológicos: Llamados también Libros preparativos,

que registran los hechos contables en el orden en que ellos se

presentan en el tiempo, efectuando las anotaciones directamente

a partir de los documentos comerciales respaldatorios. Los registros

cronológicos típicos son los Diarios. Si el volumen de operaciones

realizadas por la empresa es reducido, basta con utilizar un solo

libro Diario, pero cuando el número de transacciones es

considerable, es indispensable recurrir al empleo de subdiarios para

las contabilización de ciertas operaciones de carácter repetitivo

(compras, ventas, pagos, cobranzas, etc.), y que luego se resumen

periódicamente para anotar en el Libro Diario general.

b) Registros sistemáticos: Son denominados a su vez Libros

elaborativos, que resumen las anotaciones efectuadas en los

registros cronológicos o libros preparativos. Estos registros

comprenden, el Mayor general y los auxiliares de elaboración

posterior.

2) Según el papel o función que desempeñan los registros:

De acuerdo con el papel que desempeñan, los libros de

Contabilidad pueden ser:

a) Principales: En estos registros se anotan, en forma analítica o

resumida, todos los efectos de los hechos económico-

administrativos. Estos libros recogen la totalidad de las cuentas

con saldo inicial o que han tenido movimiento durante el

período contable. Son los que se consideran imprescindible en

toda Contabilidad; ellos son: Inventarios y Balances, Diario y

Mayor.


b) Auxiliares: estos registros se utilizan para anotar en forma

analítica o detallada algunas cuentas principales. Tienen como

función facilitar el manejo del sistema contable a través de la

descentralización de ciertas anotaciones (Ejemplo: Diario de

Caja, Mayor auxiliar de Clientes, etc.)

c) Complementarios o de registros: Son los que se emplean para

registrar determinadas informaciones que no se hallan

entrelazadas directamente con los Asientos de Contabilidad,

según la técnica de registración contable propiamente dicha.

Ejemplo: Libros de vencimiento por cobrar y por pagar, Libros

de Actas, Copiador de Cartas, Libro de Accionistas, etc.

3) Desde el punto de vista legal:

Se refiere a la clasificación que hace la Ley del Comerciante, de

los libros de Contabilidad, y en ese sentido se puede deducir de las

disposiciones emanadas del artículo 75 de la misma ley que existen

dos clasificaciones:

a) Libros indispensables u Obligatorios: Son aquellos libros que

debe llevar obligatoriamente el comerciante de acuerdo a lo

estipulado en el Art. 75 de la Ley del Comerciante. Ellos son:

Libro Diario e Inventario.

b) Libros Facultativos u Optativos: Además de los libros

indispensables citados en el párrafo anterior, el comerciante se

halla facultado de acuerdo al mismo Art. 75, última parte, para

llevar otros libros que requiera su empresa.

En conclusión, los dos libros declarados obligatorios por el Art. 75 de la

Ley del Comerciante, el Inventario y Diario, Forman parte del grupo de

libros principales, ya cuyo grupo hay que agregar el libro Mayor cuyo

uso no es obligatorio conforme al citado cuerpo legal, pero que por la

importancia de los datos que proporciona dentro de un sistema

contable resulta que sea indispensable.

Los actos administrativos que se generan en el seno de la empresa son

registrados cronológicamente en el libro Diario, clasificados

sistemáticamente en el libro Mayor y sintetizados en el Balance de

Sumas y Saldos, que luego de un período de tiempo, completando con

otros datos se resume en el libro de Balances, con el fin de conocer la

situación y evolución de la gestión explotacional. Cada una de estas

operaciones es objeto de una anotación, la cual se justifica en virtud de

los comprobantes.


LIBRO DIARIO

MODELO DEL RAYADO

(1)

REFERENCIAS:

1- Línea para consignar fecha.

2- Espacio para escribir el número de los asientos

3- Espacio para anotar el folio del libro Mayor correspondiente a las

cuentas deudoras.

4- Espacio o cuerpo destinado al detalle de cada asiento.

5- Espacio destinado para anotar el folio del Mayor correspondiente a las

cuentas acreedoras.

6- Columna destinada para anotar las cantidades correspondiente a las

cuentas deudoras.

7- Columna destinada para anotar las cantidades correspondiente a las

cuentas acreedoras.

LIBRO MAYOR

MODELO DEL RAYADO

1 1

DEBE 1 HABER

2 3 4 5 6 7 2 3 4 5 6 7

REFERENCIAS:

1- Línea para consignar nombre de cuenta.

2- Espacio para anotar año y mes.

3- Espacio para anotar el día.

4- Espacio para anotar el nombre de la cuenta deudora o acreedora,

precedidas por la preposición “A” si es débito y “Por” si es crédito.

5- Espacio para anotar el folio del Diario en donde figura el asiento que se

pasa al Mayor.

6- Columna para anotar las cantidades parciales.

7- Columna para anotar las cantidades totales.

2 4 3

5 6 7


26. DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Concepto

Las fuentes u orígenes de la registración contable, están constituidas por

los documentos donde constan las distintas operaciones efectuadas por

la empresa.

Documentar una operación significa emitir un comprobante, es decir

algún tipo de formulario o elemento que indique las características y en

su caso importes i valores involucrados en una operación. Desde otro

punto de vista, un documento es también establecer los derechos y

obligaciones entre las partes intervinientes en la operación.

Definición

Se entiende por DOCUMENTOS COMERCIALES toda constancia escrita

que origina una transacción comercial tendiente a establecer las

relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus diversas

fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el

punto de vista contable sirven de base para la anotación en los libros o

registros de contabilidad.

FUNCIONES

Existen varias razones para las que en cualquier negocio o empresa es

necesario documentar las transacciones que se realizan.

Las razones, por las que se documentan las operaciones comerciales

son porque cumplen las siguientes funciones principales:

Función contable

Los comprobantes suministran los datos indispensables para formular los

asientos, sirviendo de respaldo a las registraciones contables debido a

que éstas se originan en aquellos. Por tal razón, toda la documentación

debe estar archivada y correctamente ordenada en forma

cronológica.


Función de control

La tarea de control de la Contabilidad es llevada por las auditorías

interna y externa, que proceden a la compulsa de los libros y

comprobantes que originan las registraciones. Es obvio, entonces que

de no guardarse en forma ordenada y cuidadosa los comprobantes, la

tarea de los auditores se verá dificultada, perdiendo eficacia la función

de control.

Función jurídica

La importancia jurídica de los comprobantes reside en su utilización

como medio de prueba, ya que la legislación se orienta por dar validez

plena a las anotaciones de los libros de comercio, anotaciones éstas

que deben estar respaldadas por comprobantes fehacientes.

Función impositiva

En este aspecto, los comprobantes contables cumplen la función no

solo de demostrar lo que expresan los libros, sino también la de justificar

lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para

facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.

CLASIFICACIÓN

Los documentos comerciales pueden clasificarse:

Según su origen

Comprende esta clasificación aquellas constancias que la empresa

emite o recibe cuando se genera una acción. Esta acción se puede

originar en el:

a) Ámbito interno de la empresa: En este caso el hecho económico-

administrativo que se puede documentar se produce dentro de la

empresa, y puede ser:

Comprobantes de uso interno: En que la documentación se

origina en la empresa y se maneja exclusivamente dentro del

ámbito de la misma.

Ejemplo: Un informe de la producción de la fábrica de un día

determinado; pedido de útiles a Compras y Suministros, etc.


Comprobantes de uso externo: En que la documentación se

origina en la empresa y es extendida a favor de una persona.

Ejemplo: Factura que se entrega al cliente por una venta; recibo

que se expide por el cobro de una suma de dinero, etc.

b) Ámbito externo de la empresa: es el caso en que las constancias

son confeccionadas por terceras personas para documentar algún

derecho a favor de la empresa. Ejemplo: Factura que se recibe

de un proveedor por compra, pagaré recibido de un deudor por

deuda, etc.

Según la naturaleza de las operaciones a que se refieren

La documentación comercial puede ser clasificada en documentos

para la compra, para las ventas, para los pagos, para los cobros, etc.

27. DOCUMENTOS COMERCIALES UTILIZADOS NORMALMENTE EN LAS

TRANSACCIONES MERCANTILES

A continuación presentamos los principales documentos comerciales

que usualmente se emiten en las transacciones mercantiles.

NOTA DE PEDIDO O COMPRA

Concepto

Es el documento que un comerciante entrega a otro comerciante para

solicitar el envío de ciertas mercaderías, de acuerdo con las muestras,

precios o condiciones estipuladas previamente.

Este documento comercial no obliga al vendedor, si el comprador no se

ha ajustado a la oferta que le hizo aquél, en precio, clase o cantidad

de mercadería.

Asimismo no obliga al comprador, si el vendedor no le envió la

mercadería pedida, ajustándose a las instrucciones o condiciones del

pedido.

En el ámbito tributario este documento se conoce con el nombre de

Nota de Presupuesto, y está reglamentada por la Resolución Nº 55/95.


Formas usuales

La Nota de Pedido lleva impresa, como encabezamiento, el nombre de

la casa compradora y su dirección; un número de identificación y una

orden de remesa.

El comprador completa el encabezamiento con la fecha, nombre y

dirección del vendedor, forma de entrega y condiciones de pago.

En el cuerpo de la nota se detalla las mercaderías pedidas, con los

datos necesarios para su determinación. Por último, firma y la remite al

vendedor.

Generalmente se confecciona en dos ejemplares: el original se envía al

vendedor y la copia o duplicado queda en poder del comprador.

NOTA DE REMISIÓN

Concepto

Es el documento que el vendedor entrega al encargado de llevar las

mercaderías o destino, para dejar constancia que han sido entregadas, de

conformidad, en el domicilio del comprador.


Es el documento que el vendedor entrega al encargado de llevar las mercaderías o destino, para dejar constancia que han sido entregadas, de conformidad, en el domicilio del comprador.

A la nota de remisión se le llama también: papeleta de conducción; nota de

remito; nota de entrega, etc.

La nota de remisión se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en

formularios, ni nota de venta y sirve de base para la preparación de la factura.

No hay necesidad que en la nota de remisión figure el precio de los bienes

entregados, porque ello constituye una información que nos interesa a los

efectos de la entrega. Lo que sí importa es la cantidad y las características de

dichos bienes en concordancia con lo solicitado.

Al momento de su emisión:

REPUESTOS FERNÁNDEZ S.R.L.

España 124 e/ Artigas – Asunción Teléfono 221 546 Suc. Yegros 645 y Cerro Corá – Asunción Venta de Autorepuestos

TIMBRADO Nº37199504

Válido 31 de octubre de 2007

RUC:80000346-7

NOTA DE REMISIÓN

Nº001-001-0001010

Nombre o Razón Social:_________________________ RUC o CI del Destinatario:_____________ Dirección completa del punto partida:__________________________________________ Dirección completa del punto de llegada:_____________________________________________

Fecha del Inicio del traslado:__________________________ Fecha de término del traslado:_______________ Marca del Vehículo de transporte:______________________ Número de Chapa:_______________________ Nombre o razón social del transportista:_________________ RUC: del transportista:____________________ Nombre el conductor:_______________________________ Dirección del conductor:___________________ C.I.del conductor:__________________________________

MOTIVO DEL TRASLADO(marque una sola opción, deberá usar un documento por cada motivo de

traslado)

Venta: Importación: Traslado locales empresa: Reparación: Compra: Devolución: Transformación: Otros:

Motivos nos previstos: Comprobante de Venta:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE MERCADERÍAS

HABILITACION Nº Original: Destinatario

Nombre de la Imprenta Segunda Copia: Remitente

Dirección Tercera Copia: S.E.T.

NOMBRE DE LA IMPRENTA

ORIGINAL(Blanco)Destinatario

DIRECCIÓN-TELEFONO

DUPLICADO(Celeste)Remitente

HABILITACIÓN N° TRIPLICADO(Amarillo)SET


Señalar el lugar y la fecha de emisión. En caso que la sucursal envíe la nota de remisión deberá identificársela junto al dato del lugar.

Indicar los datos completos del cliente o destinatario.

Registrar los siguientes datos en las columnas respectivas.

El artículo o código de las mercaderías.

La cantidad de las mercaderías.

El detalle de las mercaderías.

Indicar el número y fecha de la factura, cuando corresponda.

FACTURA

Concepto

Es el documento que el vendedor emite a favor del comprador en donde se

detallan las mercaderías que le vendió, indicando la cantidad, fecha de

entrega, forma de entrega, forma de pago y demás condiciones de la

operación.

REPUESTOS FERNÁNDEZ S.R.L. España 124 e/ Artigas- Asunción Teléfono 221 546 Suc. Yegros 645 y Cerro Corá – Asunción Venta de Autorepuestos

TIMBRADO N° 35487930

Válido 31de octubre de 2007 RUC:80000346-7

FACTURA 001 –001-0045327

FECHA DE EMISIÓN: CONDICIÓN DE VENTA: CONTADO / / CRÉDITO / /

RUC: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: NOTA DE REMISIÓN Nº

CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO

UNITARIO

VALOR DE VENTAS

EXENTAS 5% 10%

SUBTOTAL

TOTAL A PAGAR

LIQUIDACIÓN DEL I.V.A.: ( 5% ) __________________ (10 % ) _________________TOTAL IVA:_________

HABILITACIÓN N° 2345 COPIMAX IMPESIONES S.A. RUC CIMA 905890X Estados Unidos 178 c/ Fulgencio R. Moreno - Asunción

ORIGINAL: COMPRADOR COPIA: ACHIVO TRIBUTARIO

Después de entregada la mercadería, mediante la correspondiente nota de remisión y de acuerdo con las

condiciones de la orden de compra y la nota de venta (si la hay), se extiende la factura.


FACTURA CONFORMADA

Concepto

Es cuando el duplicado que queda en poder del vendedor lleva al pie la

leyenda recibí conforme con la firma del comprador. En este caso la

factura se convierte en un contrato de compra-venta. Se contabiliza

como una operación documentada protestable o ejecutable.

BOLETA DE VENTA

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las

mercaderías vendidas, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones

de la operación.

REPUESTOS FERNÁNDEZ S.R.L.

España 124 e/ Artigas – Asunción Teléfono 221 546 Suc. Yegros 645 y Cerro Corá – Asunción Venta de Autorrepuestos

TIMBRADO Nº 15487930

Válido 31 de octubre de 2007 RUC:80000346-7

BOLETA DE VENTA 001 –001-0045327


RUC O CI: º NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: NOTA DE REMISIÓN Nº


UNITARIO VALOR DE VENTA

TASA IVA%

TOTAL A PAGAR


ORIGINAL: COMPRADOR COPIA: ACHIVO TRIBUTARIO

En las operaciones realizadas al contado, el nombre de la boleta de venta y el

valor expresado en ella constituye el importe de pago de las mercaderías

detalladas en la misma.


Requisitos Generales para las facturas y boletas de venta

Las Facturas y Boletas de Venta deberá contener todos los requisitos

preimpresos y no preimpresos establecidos mediante Decreto Nª6539/05

Los formatos impresos de los Comprobantes de Ventas reglados por el

Decreto citado precedentemente, deberán cumplir los siguientes

requisitos:

1. En el recuadro superior izquierdo se deberá imprimir en orden

consecutivo los siguientes datos:

nombres y apellidos o razón social del contribuyente, dirección del

establecimiento principal y de la sucursal donde se expide el

documento y la actividad económica registrada en el RUC.

Se podrá incluir cualquier otra información adicional del

contribuyente, tal como: nombre de fantasía, las direcciones de los

establecimientos declarados en el RUC, página WEB, dirección de

correo electrónico, logotipos, mensajes comerciales, etc.

En el recuadro superior derecho deberá consignarse en orden

consecutivo los siguientes datos:

Número de Timbrado generado por la SET, Fecha de vigencia del

Timbrado expresado en mes y año, RUC del contribuyendo emisor,

Denominación del documento: NOTA DE REMISIÓN – FACTURA O

BOLETA y la numeración de 13(trece) dígitos.

En el recuadro inferior izquierdo se deberá incluir la información de la

imprenta que confeccionó los documentos:

Habilitación N°, identificador RUC, nombre y apellido o razón social y

domicilio principal (domicilio comercial declarado en el RUC).

En el recuadro inferior derecho se consignará:

El destino de los ejemplares: original adquiriente o comprador – copia

archivo tributario.

FACTURA CONSULAR

Concepto

Es el documento expedido por el Consulado nacional con asiento en el

país de origen de las mercaderías a importar.


Requisitos

La Factura Consular debe contener los siguientes datos:

1. Nombre de la Empresa transportadora

2. Número de viaje

3. Número del conocimiento

4. Nombre del remitente

5. Nombre del consignatario

6. Lugar y fecha de expedición de la factura

7. Nombre del buque o número del vagón desde puerto de transbordo, si lo

hubiere

8. Puerto de destino

9. Marca, numeración, cantidad de bultos y clase de bultos de la mercaderías

10. Detalle del contenido

11. País de origen, peso bruto, cantidad legal y costo real de las mercaderías

12. Cantidad total de bultos, peso bruto total

13. Costos total de gastos y flete

14. Firma del remitente

RECIBO

Concepto

Es la constancia escrita en la que el firmante declara haber recibido de otra persona,

cosa o dinero, ya sea a cuenta, por saldo o por otro concepto.

RAZON SOCIAL/APELLIDOS/NOMBRES GIRO DEL NEGOCIO RECIBO DE DINERO Nº RUC DIRECCIÓN TELÉFONO

Lugar y fecha…………………………………………. RECIBÍ DE..............................................................................................RUC:................................... LA CANTIDAD DE GUARANÍES POR CONCEPTO DE:........................................................................................................................

.............................................................................................................................................................

................................................................ FIRMA

IMPRENTA RUC – DIRECCIÓN – TELÉFONO – TIRADA – FECHA ORIGINAL CLIENTE DUPLICADO ARCHIVO TRIBUTARIO

G.


Requisitos

Todo RECIBO debe contener: a) El nombre de la persona que hace la

entrega; b) La cantidad que se recibe, escrita en letras y en números;

c) Denominación o especie que se recibe; d)Firma del que recibe la

cosa o importe.

Importancia

El recibo da fe y justifica la anotación que se ha hecho en los libros de

contabilidad. Su importancia es innegable, porque permite demostrar

la entrega de dinero u otra cosa a quien lo ha firmado

PAGARÉ

Concepto

El pagaré es una promesa escrita por el cual una persona se obliga a

pagar a otra o a su orden y en fecha determinada, cierta suma de

dinero.

PAGARE

N°._____________

G:___________ Fecha:________ Nombre:___________________ Cantidad:________________________ Vencimiento:______________________ Observación:______________________

Nº PAGARÉ A LA ORDEN G. VENCIMIENTO:.................................... ............................................de 200....... El día.....................................................................................de 200.....

Pagaré al Señor o a su

orden la suma de guaraníes

por igual valor recibido en...............................a...................entera satisfacción

Este pagaré a la orden, devengaré un interés de...............% mensual, más una

comisión de............% mensual, desde la fecha de su ( ) hasta el día del pago

efectivo, en caso de retardo o incumplimiento total o parcial a la fecha de su

vencimiento quedará constituida la mora automática sin necesidad de interpelación

alguna.

Nombre:.................................................................................................. Domicilio:.......................................................................................Firma Nombre:................................................................................................... Domicilio:.......................................................................................Firma


Diversas especies de pagarés

El pagaré puede ser nominativo, a la orden, y al portador.

a) Pagaré nominativo: es el que extiende a favor de una persona

determinada sin el aditamento de la cláusula “a la orden”

El pagaré nominativo no puede transferirse por endoso sino por las

formalidades establecidas por el derecho común para la cesión de

créditos. El pagaré nominativo no es un documento comercial, por

tanto, no se reputa papel de comercio, sino simple promesa de

pagar, sujeta a la ley civil.

b) Pagaré a la orden: es el que lleva inserta la cláusula “a la orden”,

cláusula que, en el pagaré, genera las mismas consecuencias

que en la letra de cambio, según el artículo 1537 del Código Civil

Paraguayo.

c) Pagaré al portador: Es el que no lleva inscripto en su texto el

nombre del beneficiario ni la cláusula a la orden.

Requisitos

Según el artículo 1535 del Código Civil Paraguayo, el pagaré a la orden

debe reunir los siguientes requisitos:

a) La cláusula “a la orden” inserta en el propio texto y expresada en el

idioma usado en su redacción;

b) La promesa pura y simple de pagar una suma determinada de

dinero;

c) La indicación de su vencimiento;

d) La designación del lugar donde debe efectuarse el pago;

e) El nombre de aquél, o la orden de quién, debe hacerse el pago;

f) La indicación de la fecha y del lugar donde se suscribe el pagaré, y

g) La firma de quien emite el título.

El artículo 1536 del Código Civil establece que el documento al que le

falte alguno de los requisitos indicados en el artículo 1535, no es válido

como pagaré a la orden, efectuando ciertas salvedades.

Personas que intervienen

En el pagaré generalmente intervienen dos personas:

1. El tomador o beneficiario, a cuyo favor ha sido extendido el

documento; y


2. El firmante, deudor o pagador, que se compromete a satisfacer

oportunamente el importe establecido.

Términos de los pagarés y sus vencimientos

El pagaré puede extenderse:

1º. A la vista o presentación: En este caso el pago es exigible a la

presentación del pagaré;

2º. A días o meses de la fecha: Conforme a esta cláusula se empieza a

contar el término desde el día siguiente al de la fecha del

documento; y

3º. A día fijo o determinado: En este caso el pagaré debe pagarse el

día indicado para el vencimiento.

CHEQUE

Concepto

El cheque es una orden de pago dada contra un Banco, donde el librador

tiene fondos depositados a su orden en una cuenta corriente o crédito

en descubierto.

SERIE A Nº 2565453

FECHA...................................

ORDEN..................................

CONCEPTO..........................

................................................

BANCO CAES S.A. SERIE A Nº 2565453 CASA MATRIZ 00.0.223488/4 ASUNCIÓN,.............DE......................DE............ Páguese a la orden de ................................................................................................................ La suma de guaraníes................................................................................................................... ......................................................................................................................................................

.....................................................

No escribir ni firmar debajo de esta raya 0200*000002234884*02565453*

SALDO

ANT.

DEP.

--

TOTAL ESTE

CHEQUE

SALDO

G.


Requisitos

El cheque debe reunir las siguientes condiciones esenciales:

1º. Número, impreso en el talón y en el cheque;

2º. La fecha;

3º. El lugar en el que es firmado;

4º. El nombre del Banco contra el cual se gira;

5º. Expresión de si es a la orden, al portador o a favor de determinada

persona; y

6º. La firma del librador.

Los distintos bancos proveen a sus clientes talonarios de cheques,

algunos cobrando su importe y otros obsequiándolos.

Modo de extenderse un cheque

El artículo 1700 del Código Civil Paraguayo establece tres formas de

extenderse el cheque:

a) Al portador: es el que se libra sin designar persona alguna,

pudiendo ser cobrado por quien lo presente al Banco.

Generalmente tiene la cláusula “al Portador”.

b) A la orden: es aquel en que la cláusula “a la orden” se halla impresa

en el formulario del cheque en lugar de “al portador”, antepuesta al

nombre de la persona a favor de la que se extiende el cheque.

Un cheque emitido con la cláusula “a la orden”, solo puede ser

transferido por endoso, necesitándose también este requisito, si la

persona a cuya orden se extendió, desea cobrarlo o depositarlo.

c) No a la orden: dice el artículo 1700 inc. b que el cheque puede ser

pagadero, a una persona determinada, con la cláusula “no a la

orden” u otra equivalente.

No es transferible por endoso y puede cobrarlo únicamente la

personal indicada en el cheque, previa comprobación de su

identidad. Son los llamados también cheques nominativos.

d) Cheques cruzados: es aquel que el librador, o un tenedor, cruza con

dos líneas paralelas trazadas en el anverso del cheque, y que


solamente podrá ser cobrado por un banco o un cliente de ese

Banco.

Al respecto dice el Art. 1736 del Código Civil: “ El librador o el

portador de un cheque puede cruzarlo con los efectos del artículo

siguiente:

El cruzamiento se hace con dos rayas paralelas trazadas en el

anverso del cheque. Puede el cruzamiento ser general o especial.

Es general si entre las dos rayas no hay indicación alguna, o sólo la

palabra “banquero” u otra equivalente; y es especial, si entre las dos

rayas paralelas se escribe el nombre de un banquero determinado.

El cruzamiento general puede ser transformado en cruzamiento

especial, pero éste no puede ser transformado en cruzamiento

general.

La testación con rayas o respaldo del cruzamiento o del nombre del

banquero se tienen por no hechos.

El cruzamiento es una medida de seguridad, adoptadas a fin de

evitar las consecuencias de sustracciones, extravíos, abusos de

confianza, etc., a que pueden exponerse los libradores, portadores y

hasta los propios Bancos.

e) Cheques certificado o conformado: es aquel en el que la entidad

bancaria declara por escrito, en el mismo instrumento, que existen

en su poder fondos suficientes del librador del cheque, y asume

directamente la obligación de pago frente al tenedor por el plazo

que dura la certificación.

El librador solicitará entonces al Banco que conforme el cheque, es

decir, que certifique que existen fondos para pagarlos.

El cheque será entonces conformado o certificado por el Banco,

mediante la anotación que inscribe en el dorso del mismo cheque en

la que consta que ha tomado nota de la libranza por un tiempo

dado, generalmente 24 horas.

Hecha la anotación en el cheque y en los libros del Banco, éste

pagará indefectiblemente el cheque conformado, si se presenta

dentro del tiempo por el cual fue certificado.


Si el tenedor del cheque deja transcurrir las 24 horas por ejemplo,

corre el riesgo de no cobrarlo, pues pudiera ser que la provisión de

fondos se hubiera agotado.

f) Cheque Bancario de Pago Diferido: El cheque bancario es una orden

de pago pura y simple, que se libra a la vista o de pago diferido

contra un Banco, en el cual el librador debe tener fondos suficientes

depositados en cuenta corriente bancaria, o autorización expresa o

tácita, para girar en descubierto (Ley Nº 805/96, Art. 1º).

El cheque bancario de pago diferido debe, además de contener

todos los requisitos exigido al cheque bancario a la vista, debe

contener la fecha de pago del mismo, la que no podrá ser mayor a

ciento ochenta días de la fecha de emisión.

El cheque bancario de pago diferido será pagadero en el acto de su

presentación al banco girado desde la fecha de pago fijada en el

mismo. Presentado antes del vencimiento el banco deberá

devolverlo por presentación extemporánea.

El cheque bancario de pago diferido debe ser presentado al pago

dentro del plazo de treinta días siguientes a la fecha de pago.

El cheque bancario de pago diferido deberá contener, además de

las enunciaciones exigidas para el cheque de pago a la vista, la

denominación “cheque bancario de pago diferido” claramente

impresa en el título.

El endoso de un cheque

Al igual que un pagaré, el cheque puede ser endosado para transferirlo

a otra persona. El endoso puede ser en blanco o completo. El endoso

en blanco, es el que se usa generalmente para la transferencia de los

cheques y para efectuar el depósito de los mismos en los Bancos.

Giro en descubierto

Existe giro en descubierto cuando un Banco autoriza a un cliente a girar

cheque sin tener provisión de fondos en su cuenta corriente.

El cliente deberá tener la debida autorización dada por el Banco, y

pagará a éste el saldo en descubierto, en la época convenida, además

del interés correspondiente por las sumas usadas. No puede girarse

ilimitadamente en descubierto, pues el Banco autoriza hasta cierto

suma, basado en la solvencia del cliente y los antecedentes de


honestidad comercial del mismo. La Ley nº 941 promulgada el 15 de

julio de 1964 reprime y castiga la emisión de cheques sin fondo.

EXTRACTO DE CUENTA BANCARIA

Concepto

El extracto de cuenta bancaria, es el documento a través del cual el

Banco envía cada fin de mes a sus clientes con quienes opera en

cuenta corriente un estado de su cuenta en el cual se detallan los

cheques pagados, los depósitos hechos durante el mes y las

deducciones que se han hecho por concepto de chequeras retiradas,

abonos de intereses, deducciones por sobregiros, timbres y otros

conceptos.


FECHA

COD.

COMPROBANTE

DEBE

HABER

SALDO

15/11/2007 11 990000 500.000.000,0 500.000.0000,00

20/11/2007 14 1144002 30.000.000,00

20/11/2007 15 1145003 20.000.000,00 450.000.000,00

25/11/2007 20 1146003 10.000.000,00 460.000.000,00

28/11/2007 33 1146007 77.000.000,00 383.000.000,00

29/11/2007 35 1146008 88.000.000,00 295.000.000,00

30/11/2007 36 1146009 17.500.000,00 312.500.000,00

Saldo del extracto

anterior Al

Cant. De

Mov.

7

ACUMULADOS MENSUALES

SALDO DEL PRESENTE EXTRACTO

AL

30/11/207

312.500.000,00

CHEQUES Y OTROS DEBITOS

DE`POSITOS Y OTROS CRÈDITOS

215.000.000,00

527.500.000,00

Importancia

Su importancia radica en que sirve de base para efectuar la

conciliación del saldo del estado de la cuenta bancaria. A este efecto

el extracto de cuenta debe ser revisado cuidadosamente por el

empleado responsable, sumando los depósitos y restando los cheques

girados o las deducciones, y comprobando cada saldo.

Requisitos

El extracto de cuenta bancaria deberá contener los siguientes datos:

Señor/es:

Juan Pérez

Tacuary Nº 325 c/ Azara

Telefono:444-190 Cta.Nº21567/8 Hoja 1

BANCO CAES S.A.

Extracto de Cuenta

Cta.Cte.Guaraníes


a) Membrete del Banco que remite el extracto de cuenta.

b) Número de la cuenta corriente del cliente.

c) Número del extracto de cuenta.

d) Fecha en que se emite el documento.

e) Nombre y dirección del cliente a quien se le envía.

f) Período que abarca el estado de cuenta.

g) Saldo anterior al iniciarse el período.

h) Detalle de los cheques que pagó el banco.

i) Detalle de los depósitos que hizo el cliente.

j) Detalle de los cargos por servicio del banco.

k) Detalle de los abonos si existiere.

l) Importe del saldo final.

LETRA DE CAMBIO

Concepto

Es una orden escrita, revestida de las formalidades de la Ley, por la cual

una persona encarga a otra el pago de una suma de dinero.

Nº Por $ ………………..

Santa Fé,15 de noviembre de 2007

A la.. vista ……………………………………………………………………………….se servirá

Ud. mandar pagar por esta única …………………………………..letra de cambio a la

Orden de EDITORIAL LIBROS BASICOS S.C.A…………………………………………………

la cantidad de ……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………….

Valor que cargará Ud……………………………………... en cuenta de sus attos y Ss.Ss.

Al BANCO DE LA NACION ARGENTINA Juan Pérez

Capital Federal – Casa Matriz erente

SANTOS S.A.


Objeto

Tiene por objeto fundamental evitar el traslado de dinero en efectivo y

permitir el pago o cobro de débitos o créditos, sin necesidad de utilizar

el numerario.

Personas que intervienen

En una letra de cambio intervienen las siguientes personas:

a) Librador, girador o emisor: Es la persona que firma el documento,

por medio del cual ordena a otra, el pago de su importe, a la orden

de un tercero.

b) Aceptante, librado o girado: Es la parte que debe aceptar y pagar

la letra de cambio emitida a su cargo.

c) Tomador, portador o beneficiado: Es la persona a cuyo favor fue

girada la letra de cambio que tiene en su poder y cuya aceptación

y pago ha de exigir del aceptante o girado.

Término en que pueden girarse

Las letras de cambio pueden girarse:

a) A la Vista o presentación: El pago es exigible en el acto de su

presentación. Sólo pueden ser demorado por 24 horas, mediante

acuerdo con el tenedor.

b) A días o meses, vista: El término comienza a contarse desde el día

inmediato siguiente al de la aceptación o del protesto, si lo hubiese,

por falta de aceptación. Una letra extendida en esta forma debe

presentarse cuanto antes al girado, para que la acepte, y en el caso

de negarse a ella hay que protestarla sin más trámite, por falta de

aceptación, a fin de poder contar el plazo a que ha sido girada;

c) A días o meses-fecha: El término comienza a contarse desde el día

inmediato siguiente al de su fecha.

d) A día fijo o determinado: Su pago debe hacerse en el día fijado

para el vencimiento.


La letra de cambio utilizada por un Banco con sus dependencias, es

decir sucursales, agencias o corresponsales recibe el nombre de

giro.

Requisitos

Los requisitos esenciales que una letra de cambio debe reunir según el

artículo 1298 del Código Civil, son los siguientes:

a) la denominación de “letra de cambio” inserta en el texto, expresada

en el idioma en el cual ésta se halla redactada;

b) la orden incondicionada de pagar una suma determinada de

dinero;

c) el nombre del que debe hacer el pago;

d) la indicación del vencimiento del plazo para efectuarlo;

e) la designación del lugar de pago;

f) El nombre de aquél, a quién o a la orden de quién debe hacerse;

g) la indicación de la fecha y lugar donde la letra ha sido emitida; y

h) la firma del que emite la letra.

La enumeración que nos indica este artículo es taxativa, y solo caben

algunas salvedades establecidas en el artículo 1299 del mismo Código.

VALE

Concepto

El vale es el reconocimiento de una deuda y una promesa de pago, por

un valor recibido en dinero, mercaderías y otros efectos.

Requisitos: 1º. Número de orden;

2º. Cantidad;

3º. Especie de la cantidad;

4º. Fecha y lugar;

5º. Nombre y firma del librador


CAES S.A. Luis A. de Herrera Nº862 c/ Tacuary

Centro de Adiestramiento en Servicio Teléfono:444-190

RUC:80000460-1 Asunción, Paraguay Nº00021

Vale por la cantidad de Guaraníes……………………………………………

o por igual valor en mercaderías.

Asunción, ………..de……………..de 200….

………………………..

Firma Autorizada


NOTA DE CRÉDITO BANCARIO

Concepto:

La nota de crédito bancario o boleta de depósito, es el documento que

otorga un banco en el que deja constancia de haber recibido de una

persona o entidad, dinero, cheque o giros en depósito para ser

acreditado o abonado en su cuenta corriente. A este documento

también se le llama Nota de Depósito.

BANCO CAES S.A. BOLETA DE DEPOSITO EXCLUSIVO PARA CHEQUES CARGO OTROS BANCOS

FECHA

CHEQUES SERIE Nº 893670 BANCO NÚMERO IMPORTE

NOMBRE:..............................................................

Ctas. Corrientes

Cajas de Ahorro

Crédito para la cuenta Nº

SON GUARANÍES....................................................................

..................................................................................................

.

....................................................... ......................................................

Firma y Sello Cajero Firma del Depositante

Requisitos

La nota de depósito debe reunir los siguientes requisitos:

1º. Nombre del Banco que recibe el depósito;

2º. Nombre de la persona a cuya cuenta debe abonar;

3º. Domicilio del o de los titulares de la cuenta;

4º. La descripción del depósito, si es en dinero, cheque o giros;

TOTAL GUARANÍES:


5º. La suma total depositada, escrito en letras y números;

6º. La firma del depositante, que puede ser el titular de la cuenta o un

tercero;

7º. Espacio para la firma del empleado bancario que recibe el

depósito.

Número de ejemplares

Generalmente la nota de depósito se extiende en dos ejemplares.

El original firmado por el interesado queda en poder del Banco y el duplicado, que a

más de la firma del mismo viene firmado por el cajero o recibidor, se entrega al

depositante para su comprobante.

El depositante puede formular la nota de depósito en triplicado o más ejemplares, de

acuerdo a la necesidad de su organización. Todos estos ejemplares deben ser iguales

al duplicado.

NOTA DE CRÉDITO

Concepto

Es el documento por el cual un comerciante declara haber acreditado en

cuenta de otro, cierta cantidad, en concepto de devolución de

mercaderías, bonificaciones o descuentos, averías, certificaciones de

errores u otras causas.


REPUESTOS FERNÁNDEZ S.R.L. España 124 e/ Artigas - Asunción Teléfono 221 546 Suc. Yegros 645 y Cerro Corá – Asunción Venta de Autorepuestos



NOTA DE CRÉDITO 001 –001-0045327

FECHA DE EMISIÓN: COMPROBANTE DE VENTA: FACTURA Nº

NMBRE O RAZÓN SOCIAL: RUC:


UNITARIO

VALOR DE VENTAS

EXENTAS 5% 10%

SUBTOTAL

TOTAL A ACREDITAR

TOTAL DEL : ( 5% ) __________________ (10 % ) _________________TOTAL:________


ORIGINAL: ADQUIRENTE DUPLICADO: ACHIVO TRIBUTARIO

NOTA: Documento válido sólo para transacciones efectuadas dentro del país.

NOTA DE DÉBITO

Concepto

Es el documento que se remite a otro comerciante o persona, para notificarle que se

han debitado o cargado en su cuenta cierta suma o valor, por conceptos que en ello se

especifican.

Por lo general, las notas de débitos se emiten en los siguientes casos:

a) Rectificación de errores u omisiones;

b) Pago de gastos en concepto de fletes, sellados u otra erogación similar;

c) Cargos por intereses o comisiones.


REPUESTOS FERNÁNDEZ S.R.L. España 124 e/ Artigas - Asunción Teléfono 221 546 Suc. Yegros 645 y Cerro Corá – Asunción Venta de Autorepuestos



NOTA DE DÉBITO 001 –001-0045327

FECHA DE EMISIÓN: COMPROBANTE DE VENTA: FACTURA Nº

NMBRE O RAZÓN SOCIAL: RUC:


UNITARIO

VALOR DE VENTAS

EXENTAS 5% 10%

SUBTOTAL

TOTAL A DEBITAR

TOTAL DEL : ( 5% ) __________________ (10 % ) _________________TOTAL:________


ORIGINAL: ADQUIRENTE DUPLICADO: ACHIVO TRIBUTARIO

NOTA: Documento válido sólo para transacciones efectuadas dentro del país

EXTRACTO O RESUMEN DE CUENTA

Concepto

Es la relación detallada de los débitos y créditos que se remiten por lo

general cada fin de mes, a los clientes que han comprado mercaderías

en cuenta corriente, a objeto de presentarles un resumen general

demostrativo de los cargos y abonos en sus cuentas durante el período

a que se refieren, con su respectivo saldo.

Requisitos:

El resumen debe contener los siguientes datos:

a) Membrete de las casa que remite el extracto de cuenta;

b) Fecha y lugar de expedición;

c) Nombre y dirección del cliente a quien se le envía;


d) El saldo anterior si lo hubiere;

e) Fecha, número e importe de las facturas que le fueron remitidas por

la venta de mercaderías;

f) Fecha e importe de las notas de créditos o de débitos, si los hubiere.

g) El nuevo saldo, ajustado de acuerdo con los elementos precedentes

citados escrito en número y letra;

h) Firma de la persona autorizada.

Importancia

Este documento es de suma utilidad para las dos partes que intervienen

en las transacciones, porque permite:

a) Al comprador: cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el

resumen de cuenta, con el de sus propios libros, pudiendo, en caso

de existir diferencia modificar sus propias anotaciones, o en su

defecto reclamos al proveedor.

b) Al vendedor: facilita la tarea a sus clientes ofreciéndoles un estado

resumido de sus respectivas cuentas. Además, constituye una forma

amable de hacerse presente a los efectos del cobro del saldo

adeudados.

DECLARACIÓN JURADA

Concepto

Declaración Jurada es la constancia escrita en donde una persona

detalla, bajo fe de juramento, los datos exigidos por otra persona o

institución, ya sean referentes a su patrimonio o a los antecedentes y

resultados de alguna actividad económica.

Comúnmente las declaraciones juradas son exigidas por las instituciones

fiscales para la liquidación de impuestos a los contribuyentes, o por las

instituciones financieras para la concesión de préstamos.


PLANILLAS DE APORTES E INFORMES DE VARIACIONES

Concepto

Esta planilla es el documento a través del cual se presenta al Instituto de

Previsión Social la liquidación de los aportes patronales y obreros,

conforme a las disposiciones legales establecidas en materia de seguro

social.

Requisitos

Ver formulario suministrado por la Institución.

Fecha y forma de presentación

La planilla de aportes se presenta en triplicado en la Caja perceptora

del Instituto de Previsión Social, en donde se abona el importe de los

aportes. En el duplicado el cajero hace constar el pago, que una vez

firmado, entrega el interesado. Este documento sirve como base de

registración contable.

El periodo de presentación de la planilla para el pago es como sigue:

1º. Capital: Del 1 al 10 del mes siguiente a la exigibilidad. Por una

Resolución del Consejo Superior, este plazo se extendió

transitoriamente hasta el día 15 de cada mes.

2º. Interior: Del 1 al 20 de cada mes siguiente a la exigibilidad. Este

plazo, igualmente ha sido extendido hasta el día 30 de cada mes.

LIQUIDACIÓN DE SALARIO

Concepto

Es la constancia por escrito que el trabajador recibe del empleador, en

donde se detalla la liquidación de sus haberes salariales.

Se redacta en dos ejemplares, uno se entrega al trabajador y el

duplicado, firmado por el interesado, queda en poder del empleador

como comprobante de pago.


Los requisitos y forma en que debe extenderse dicho documento están

establecidos por el Art. 236 del Código del Trabajo.


EJERCICIOS

DOCUMENTACIONES COMERCIALES

De acuerdo al ejercicio mas abajo presentado completa los documentos

comerciales que intervienen en las operaciones mencionadas.

PEDIDO REALIZADO

La empresa PARANA S.A., realiza el siguiente pedido de mercaderías a la empresa

LA GOLONDRINA S.R.L., el día 2 de agosto del corriente año, en las siguientes

condiciones, según pedido Nº000987. El pedido es al contado

Las mercaderías solicitadas son las siguientes: Artículo Cantidad Clase Precio Exentas GravadaS Unitario

A12 35 Tipo X 35.500 __________ __________ A35 95 Tipo Y 45.000 __________ __________ A55 17 Tipo Z 33.000 __________ __________ A87 12 Tipo S 25.000 __________ __________

Las mercaderías de Tipo X y Z son gravadas a la tasa del 10%, las de Tipo Y son gravadas a la tasa del 5% y las de Tipo S son exentas. NOTA DE REMISIÓN La empresa LA GOLONDRINA S.R.L. remite la Nota de Remisión Nº001-001-0000009 a la empresa PARANA S.A., en fecha 3 de agosto del corriente año. Artículo Cantidad Detalle de la Mercadería A12 35 Tipo X A35 95 Tipo Y A55 17 Tipo Z A87 12 Tipo S FACTURA El día 4 de agosto la empresa LA GOLONDRINA S.R.L., remite la Factura Nº001-001-0000128 correspondiente a la empresa la PARANA S.A., por el total de las mercaderías entregadas según Nota de Remisión Nro. 001-001-0000009. CHEQUE La empresa PARANA S.A., emite el cheque Nº09870211 cargo Banco INTERBANCO S. A. por un total de G. …………… a la orden de la empresa LA GOLONDRINA S.R.L., a efecto de dar cumplimiento a las condiciones de pago de la Factura Nº001-001-0000128


NOTA DE DÉBITO La empresa la Golondrina S.R.L., en fecha 4 de agosto del cte. envía la Nota de Debito por Gastos de

Envíos por G220.000.-, no incluida en la Factura remitida.

RETENCION La empresa PARANA S.A. realiza la retención del 30% del IVA por las compras realizadas.

NOTA DE CRÉDITO La empresa PARANA S.A. realiza la devolución de 10 unidades de la mercadería tipo X.


NOTA DE REMISION

Es el documento que el vendedor entrega al encargado de llevar las mercaderías o destino, para dejar constancia que han sido entregadas, de conformidad, en el domicilio del comprador.

Nombre o Razón Social:_________________________ RUC o CI del Destinatario:_____________ Dirección completa del punto partida:__________________________________________ Dirección completa del punto de llegada:_____________________________________________

Fecha del Inicio del traslado:__________________________ Fecha de término del traslado:_______________ Marca del Vehículo de transporte:______________________ Número de Chapa:_______________________ Nombre o razón social del transportista:_________________ RUC: del transportista:____________________ Nombre el conductor:_______________________________ Dirección del conductor:___________________ C.I.del conductor:__________________________________

MOTIVO DEL TRASLADO(marque una sola opción, deberá usar un documento por cada motivo de

traslado)

Venta: Importación: Traslado locales empresa: Reparación: Compra: Devolución: Transformación: Otros:

Motivos nos previstos: Comprobante de Venta:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE MERCADERÍAS


FACTURA


RUC: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: NOTA DE REMISIÓN N°


UNITARIO

VALOR DE VENTAS

EXENTAS

5%º

10%

SUBTOTAL

TOTAL A PAGAR

LIQUIDACIÓN DEL I.V.A.: ( 5% ) __________________ (10 % ) ____________________ TOTAL IVA;_____________

:


NOTA DE DEBITO

FECHA DE EMISIÓN: CONDICIÓN DE VENTA:

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: RUC:

DIRECCION: TELEFONO:


UNITARIO

VALOR DE VENTAS

5%

10% EXENTAS

SUBTOTAL

TOTAL A DEBITAR

LIQUIDACIÓN DEL I.V.A.: ( 5% ) __________________ (10 % ) ____________________TOTAL IVA___________

ORIGINAL:

COPIA:

RECIBO

RECIBO DE DINERO Nº RECIBÍ DE..............................................................................................RUC:...................................

LA CANTIDAD DE GUARANÍES.......................................................................................................... .............................................................................................................................................................. POR CONCEPTO DE:........................................................................................................................

.................................................................................. ................................................................ LUGAR – FECHA FIRMA

G.


COMPROBANTE DE RETENCIÓN

CHEQUE

SERIE A

Nº …………. FECHA...................................

ORDEN..................................

CONCEPTO..........................

………………………… SERIE A Nº ……............. CASA MATRIZ 00.0.223488/4 ASUNCIÓN,.............DE......................DE............ Páguese a la orden de .................................................................................................................................... La suma de guaraníes......................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................................

.....................................................

No escribir ni firmar debajo de esta raya 0200*000002234884*02565453

SALDO

ANT.

DEP.

--

TOTAL

ESTE CHEQUE

SALDO

G.

Fecha: _____________________________ Nombre o Razón del Sujeto retenido: ________________________________RUC o cédula de Identidad Nº_______________________________ Tipo y número de comprobante de venta: _________________________________________ Valor de la transacción sin IVA: _________________ IVA incluído en la transacción: _________________ Valor total de la transacción_____________________ Impuesto retenido IVA RENTA Porcentaje de la Retención(%) 30% 4,5% Importe retenido . _________ Importe total de la retención: ____________


Nota Bancaria o Boleta de Depósito Bancario

BANCO CONTINENTAL S.A. BOLETA DE DEPOSITO EXCLUSIVO PARA CHEQUES CARGO OTROS BANCOS

FECHA

CHEQUES SERIE Nº 893670 BANCO NÚMERO IMPORTE

NOMBRE:..............................................................

Ctas. Corrientes

Cajas de Ahorro

Crédito para la cuenta Nº

SON GUARANÍES....................................................................

..................................................................................................

........................................................ ...............................................

Firma y Sello Cajero Firma del Depositante

TOTAL GUARANÍES:


NOTA DE CREDITO


NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: RUC:

DIRECCION: TELEFONO:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN MERCADERIAS PRECIO

UNITARIO

VALOR DE VENTAS

5%

10% EXENTAS

SUBTOTAL

TOTAL A ACREDITAR

LIQUIDACIÓN DEL I.V.A.: ( 5% ) __________________ (10 % ) ____________________TOTAL IVA___________

ORIGINAL:

COPIA:


PATRIMONIO NETO

1. La empresa del Sr. Mario Bogado posee un patrimonio inicial de Gs.

15.000.000.- representado por dinero en efectivo.

¿Cuánto es el total de su activo, pasivo y capital contable?

Aplica la formula de ecuación patrimonial

2. El Sr. Jorge Ramos cuenta con un patrimonio que se compone de una

obligación de Gs. 1.500.000.- y un aporte (Capital) que asciende a Gs.

2.000.000.-. ¿Cuál es el total de su Activo?

3. La casa comercial de la Srta. Sandra Jara posee bienes y derechos que

suman Gs. 8.500.000.- y tiene una obligación que asciende a Gs. 3.500.000.-

. ¿A cuánto suma el aporte propio de la dueña de la empresa?

4. El Sr. Martín Pérez posee un patrimonio compuesto por bienes y derechos

que asciende a Gs. 5.000.000.-, siendo su aporte propio para el

financiamiento de la empresa Gs. 2.000.000.-. ¿Cuánto representa el

aporte ajeno o de terceras personas en el financiamiento a la empresa?

5. El negocio de Don Pablo Aguirre cuenta con un patrimonio que se

compone de dinero en efectivo Gs. 2.500.000.-, deuda a su favor y a

cargo de Angélica Vera Gs. 4.000.000.- y una obligación a favor de la

financiera que asciende a Gs. 2.000.000.-. ¿Cuál es el Total de su Activo,

Pasivo y Capital?

6. El Sr. Pedro Linares, inicia sus actividades comerciales con los siguientes

valores:

Existencia de dinero en efectivo Gs. 8.000.000.-

Saldo depositado en el Banco Sudameris Gs. 7.500.00.0-

Existencia de artículos varios para la venta Gs. 1.800.000.-

Deuda a su cargo y a favor de Visión S.A. Gs. 6.000.000.-

Pagaré a su cargo y a favor de Uniceter S.A. Gs. 550.000.-

Calcular el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, sobre la base Ecuaciones

Patrimoniales.

7. La Sra. Jazmín Molinas ha adquirido un negocio que consta de los

siguientes bienes: Inmuebles valorados en Gs. 25.000.000.-

Mobiliario por Gs. 2.500.000.-

Mercaderías Gs. 3.000.000.-

Débitos a Proveedores Gs. 1.900.000.-

Facturas a Cobrar a Clientes Gs. 2.600.000.-

Un pagaré a su cargo Gs. 1.500.000.-

¿Cuál es el capital con que dará comienzo sus actividades?


PLANILLA DE SUELDOS

MES DE NOVIEMBRE

NOMBRE Y APELLIDO

DIAS

TRABAJADOS

SALARIO

POR HORA

SALARIO BASICO

HORA

EXTRAS

OTROS INGRESOS

TOTAL

SALARIO

IPS

OTROS

DESCUENTOS

TOTAL

DESCUENTO

SALARIO

NETO

BAEZ, María 30 5.625 1.350.000 120.000 0 1.470.000 132.300 6.225 138.445 1.331.445 CABRAL, Sandra 30 5.700 100.000 0 35.000

RE, Carlos 30 5.850 130.000 0 65.000 FLEITAS, José 30 5.950 155.000 75.000

MES DE DICIEMBRE

NOMBRE Y APELLIDO

DIAS

TRABAJADOS

SALARIO

POR HORA

SALARIO BASICO

HORAS EXTRAS

OTROS

INGRESOS

TOTAL

SALARIO

IPS

OTROS

DESCUENTOS

TOTAL

DESCUENTO

NETO

BAEZ, María 30 5.625 1.350.000 85.000 0 1.435.000 129.150 0 129.150 1.305.850

CABRAL, Sandra

28 5.700 90.000 0 38.500

DURE, Carlos

30 5.850 60.000 0 55.000

FLEITAS, José

30 5.950 95.000 90.000 0


BIBLIOGRAFIA

Contabilidad Básica. Primera Edición. Impresiones Paraguayas S.A.

(IMPASA). Paulino Aguayo Caballero.

Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales. X Edición. Ediciones

McGrawHill. Meigs y Meigs Bettner Whittington.

Biblioteca Práctica de Contabilidad. Ediciones Océano. Goxens

ADIS TRIBUTARIO

Sr. Justo Pastor Vello

Sr. Héctor Ovejero

introducciÓn a la contabilidad - wordpress.com · la contabilidad de costos era primitiva y su...

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