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Instructivo Renovación de Formulas de

Medicamentos

Realizado por: Coordinación de Acceso y Beneficio- Dirección de Atención en Salud Fecha Actualización: 11 de Abril 2013 Versión 3

CONTENIDO

1. ¿QUE ES EL RAF? .................................................................................. 2 2. COMPROBACIÓN DEL SISTEMA .............................................................. 3 2.1 Activación de Ventanas Emergentes ................................................. 3 2.2 Versión de Acrobat Reader .............................................................. 5

3. INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA .................................................. 7 4. RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS .................................. 8 4.1 Ingreso y Renovación de Formulas ................................................... 8 4.2 Visualización PIN en la Formula Mensual .......................................... 9 4.3 Visualización de Tratamientos .......................................................... 9 4.3.1 Historial de Medicamentos - Filtro de Búsqueda .............................. 10 4.3.2 Glosario Campos Historial De Medicamentos ................................... 11 4.3.3 Glosario Mensajes Del Campo Observaciones .................................. 12

5. RENOVACIÓN DE FORMULAS ............................................................... 13 6. IMPRESIÓN ORDENES DE MEDICAMENTOS ......................................... 15 6.1 Reimpresión de Formulas. ............................................................. 16

7. INSTRUCTIVO Y DEMO ........................................................................ 17


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Objetivo Permitir al afiliado de EPS Sura la generación e impresión de Formulas (RAF: renovación automática de fórmulas) a través de Internet Alcance Este instructivo aplica para Afiliados y personal de contacto con el afiliado 1. ¿QUE ES EL RAF?

Como sigla significa: renovación automática de fórmulas el cual es un proceso en EPS Sura que permite a los médicos tratantes enviar medicamentos por periodos mayores a 1 mes. Por ejemplo: la paciente Maria Antonia Casas ha ingresado al programa de riesgo cardiovascular de EPS Sura por lo tanto requiere un tratamiento de 6 meses que indica tomar Enalapril 1 tableta diaria durante 3 meses consecutivos, los cuales serán entregados mes a mes con el fin de velar por el uso adecuado del medicamento y que si se requieren modificaciones de dosificación puedan ser efectuadas durante el tratamiento. La primera fórmula (1 de 3) será entregada por el médico al terminar la consulta, las siguientes 2 entregas las realizara a través de los canales que EPS Sura dispone: plataforma de punto de servicio IPS básica y/o a través de internet. Cuando el afiliado tiene una renovación automática de fórmula se visualiza en el formato impreso de la siguiente manera:

Por lo tanto es importante tener presentes la fecha próxima entrega para acceder a internet e imprimirla, como también la fecha fin de tratamiento.


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2. COMPROBACIÓN DEL SISTEMA Para la correcta renovación de las formulas se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Activación de Ventanas Emergentes e instalación del programa Acrobat Reader, para ello se debe hacer lo siguiente: 2.1 Activación de Ventanas Emergentes

Para verificar la activación de ventanas emergentes basta con dar clic en punto uno link “Aquí”.

Si se tiene configurado correctamente al dar clic en “Aquí” retornara el siguiente mensaje de confirmación:

En caso tal de que no esté configurada se debe hacer el siguiente proceso, en la parte superior donde se indica: Elemento emergente Bloqueado


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Se debe dar clic en la barra y pulsar la segunda opción de la lista llamada “Permitir siempre elementos emergentes de este sitio”

Al dar clic esta opción el sistema retorna una ventana donde es indispensable dar clic en SI, para la activación de ventanas emergentes.


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2.2 Versión de Acrobat Reader

Para verificar si se tiene instalado correctamente el programa Acrobat Reader encargado de mostrar las formulas, basta con dar clic en punto 2 link “Aquí”.

SI se tiene correctamente instalado el programa el sistema realiza una prueba en la cual genera un pdf.


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En caso de NO tenerlo instalado debes dar clic en el link “Descargar Aquí” ubicado en el punto 2.

Después de configurar o instalar vuelva a realizar la comprobación para verificar que todo esté funcionando correctamente.


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3. INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA

Para acceder a la página de EPS Sura, se debe ingresar en la barra de direcciones www.epssura.com.co, en la parte inferior derecha se encuentra un cuadro llamado Servicios para afiliados. Servicios para afiliados Dentro de estos servicios que ofrece EPS Sura se encuentra uno llamado “Renovación de Formulas de Medicamentos”, el cual le ofrece a nuestros afiliados una forma fácil y ágil para la Renovación e impresión de fórmulas.


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4. RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS

Esta opción permite a los afiliados de EPS Sura contar con un canal alterno para la renovación de formulas de uso crónico y así evitar el desplazamiento a las IPS Básicas. 4.1 Ingreso y Renovación de Formulas

Se debe pulsar el Icono Llamado “Renovación de Formulas de Medicamentos”, el sitio web nos abrirá una nueva ventana donde es indispensable ingresar los siguientes datos, para efectos de seguridad en la información suministrada:

• Tipo y Numero de Identificación del Afiliado • Fecha de Nacimiento • Control de Seguridad: Este debe digitase tal como se ilustra en la

imagen. Clic en Aceptar

• Al pulsar el boton Aceptar, el sistema solicita el código PIN el cual puede ser visualizado en la parte inferior de la formula impresa de la anterior entrega.


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4.2 Visualización PIN en la Formula Mensual

Este PIN es suministrado desde la impresión de formulas, y podrá ser visualizado en la parte inferior de la formula impresa.

Nota: En caso de perdida del PIN, debe dirigirse a su IPS Básica para la entrega de un nuevo Código PIN. El sistema validara la información ingresada de identificación del Paciente, fecha de nacimiento, código de Seguridad y retornara la siguiente página donde debe ser ingresado el PIN generado en la Formula Impresa. Clic en Aceptar 4.3 Visualización de Tratamientos

Al ingresar el código PIN, el sistema retornara una ventana de ENTREGA DE RENOVACIÓN DE FÓRMULAS, donde se podrá visualizar los siguientes campos:


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4.3.1 Historial de Medicamentos - Filtro de Búsqueda

Este campo mostrara los tratamientos RAF que tiene el usuario, adicionalmente se podrá filtrar por Tiempo:

• Últimos 3 meses Al elegir esta opción el sistema realizara la búsqueda basándose en los tratamientos vigentes y no vigentes de los últimos 3 meses del afiliado • Vigentes Últimos 3 Meses Muestra los tratamientos vigentes de los últimos 3 meses del afiliado • No Vigentes Últimos 3 Meses Retorna los tratamientos No vigentes de los últimos 3 meses del afiliado • Últimos 6 Meses Opción que carga automáticamente los tratamientos vigentes y No vigentes de los últimos 6 meses del afiliado

• Ultimo Año Muestra los tratamientos vigentes y no vigentes comprendidos en el último año


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4.3.2 Glosario Campos Historial De Medicamentos

Nombre Descripción Mensaje

Descripción

Hace referencia a la descripción del medicamento, al ubicar el cursor encima del nombre del medicamento se activa un mensaje indicando la dosis recetada por él medico tratante

Cantidad

Corresponde a la cantidad de medicamento prescrita por él medico de acuerdo a la dosis indicada.

Próxima Entrega

Muestra la fecha en la cual puede ser reclamada la próxima formula, esta información esta basada en la fecha en la cual él medico realizo la formula al paciente.

Ultima Entrega

Hace referencia a la ultima fecha en la cual el paciente reclamo la formula

RAF

Corresponde al numero de entregas pendiente que tiene el paciente

Nro. Formula

En este campo se observa el nro de la formula correspondiente al o los medicamentos recetados


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Tratamiento

Hace referencia a los tratamientos vigentes y no vigentes del afiliado, estos contemplan medicamentos agrupados en un solo tratamiento, se identifican con las Letras (A, B, C etc.)

4.3.3 Glosario Mensajes Del Campo Observaciones

En el campo Observaciones se ilustran diferentes mensajes los cuales son muy importantes para brindarle una buena información al usuario. Descripción Mensaje Significado

Ilustración

El medicamento finalizo automáticamente, debido a que la fecha de Fin de tratamiento esta Vencida

Indica que la fecha en que sé intenta generar la entrega de medicamentos ya supero la fecha fin de tratamiento

El medicamento esta finalizado

Indica que ya fueron realizadas todas las entregas del medicamento

No se puede renovar este medicamento porque no es tiempo de renovarlo, debe ser mínimo cinco días antes de la

Quiere decir que el medicamento no puede ser renovado debido que todavía no es la fecha de renovación, indicando la fecha


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fecha de próxima entrega que es:

en la cual corresponde la próxima entrega

Este medicamento esta pendiente de impresión en la orden:

Indica que ya hay una orden generada para el medicamento y muestra él numero de la orden pendiente por impresión

Medicamento Suspendido por el Medico

Este mensaje indica el nombre del medico que suspendió el medicamento, además al ubicar el cursor sobre la observación se podrá observar la justificación de la suspensión

Medicamento adicionado para esta renovación.

Quiere decir que él medico adiciono un medicamento al tratamiento actual

5. RENOVACIÓN DE FORMULAS

Los medicamentos que pueden ser renovados se identifican porque tiene un color diferente a los inactivos para el caso, Los activos color verde y los inactivos en color gris Para la realizar la renovación del medicamento basta con seleccionar la casilla de tratamiento y dar clic en el link Renovar Formulas ubicado al final de la lista de medicamentos o encima del campo Tratamiento


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IMPORTANTE: Para la impresión de las formulas se requiere tener instalado el programa Adobe Acrobat el cual permite visualizar las ordenes de medicamentos, en caso de no contar con este instalador se debe pulsar el link Descargar Aquí ubicado en la parte inferior de la ventana Entrega de Renovación de fórmulas.

Al seleccionar los medicamentos que se requieren renovar el sistema realiza el proceso de renovación, por lo tanto se debe esperar que cargue la información


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6. IMPRESIÓN ORDENES DE MEDICAMENTOS

Al finalizar la renovación de la formula el sistema automáticamente retorna las fórmulas de los medicamentos y un mensaje indicando lo siguiente:

Las formulas renovadas se imprimirán en formato de hoja carta, por lo tanto se debe tener en cuenta imprimir la totalidad de las formulas, órdenes del proveedor y orden del afiliado.

Para identificar que formula es la del proveedor y cuál es el soporte del afiliado, esta marca se encuentra en el lado derecho de la formula. Así: Formula Proveedor:


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Formula Afiliado:

6.1 Reimpresión de Formulas. En caso de tener alguna dificultad con la impresión de las formulas, en la página de Entrega de Renovación de Formulas se encuentra un campo llamado Reimpresión, el cual permite la visualización e impresión de la formula. Nota: El sistema mostrara la misma fórmula cada vez que se intente reimprimir.


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7. INSTRUCTIVO Y DEMO

En la parte superior de la ventana de Entrega de Renovación de formulas, se visualizara un Link Llamado “Ver Instructivo Internet”, el cual indicara paso a paso como realizar la gestión para la renovación de fórmulas. Adicionalmente al dar clic en “Ver Demo” se desplegara un video el cual explica paso a paso la renovación de fórmulas de medicamentos.

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