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Ministerio de Educación Pública

Dirección de Gestión y Desarrollo Regional -DGDR

Calle 16, Avenida Central, Edificio ROFAS, San José, Costa Rica

Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Instructivo para uso de sistema de saldos mensual para Contadores

Objetivo

Orientar al Tesorero-Contador de las Juntas de Educación o Juntas Administrativas, para completar

adecuadamente el informe de saldos ley 6746 a presentar mensualmente a las Direcciones

Regionales de Educación.

Alcance

Será de aplicación para los Tesoreros-Contadores de cada una de las Juntas de Educación o Junta

Administrativa.

Glosario

SWJ: Sitio Web de Juntas

DRE: Dirección Regional de Educación

DSAF: Departamento de Servicios Administrativos y Financiero0073

Recomendaciones

- No utilizar el buscador de Internet Explorer

- Validar que el correo este correctamente registrado en la DRE.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Instructivos

Funcionamiento general del Sistema .................................................................................................3

Pasos para ingreso usuario por primera vez o recuperación de contraseña ......................................4

Pasos para presentación nuevo informe ............................................................................................7

Pasos para modificar un informe .....................................................................................................10

Pasos para enviar un informe a validación .......................................................................................13

Pasos para generar un reporte .........................................................................................................15

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Funcionamiento general del Sistema

El sistema busca que las Juntas por medio de sus Contadores, presente al cierre de cada mes el saldo

libre de cada una de las Juntas de Educación y Juntas Administrativas, una vez deducido todas las

obligaciones pagadas y por pagar durante el mes de presentación del informe, el sistema calcula

automáticamente el Saldo Anterior, Saldo Actual y Saldo Disponible con base a la información

alimentada mes a mes, por ejemplo:

- Una Junta presentará un informe para el mes de Febrero 202X, dicha junta tiene un saldo

anterior de ¢1.000 (es decir el saldo Final del mes de Enero), recibió una transferencia de ¢100

(Transferencia mensual), la Junta detectó que una compra reportada el mes anterior no se va a

llevar a cabo por lo que deberá realizar un ajuste de ¢50 por cuanto ese recurso no se utilizara

y quedaría libre (puede ser número negativo o positivo según sea el ajuste), la Junta durante el

mes de Febrero cancelo ¢200 a proveedores y tiene pendiente de cancelar ¢100 además está

reservando recursos para poder hacer frente a una contratación de instalación de tres lavatorios

por un costo total de ¢400, donde proyecta ejecutar y cancelar la contratación en el mes de

Junio, la Junta mes a mes ira reservando un monto de ¢100 para cuando llegue el mes de Mayo

tenga el dinero para llevar acabo la contratación, el contador deberá incluir la información en

el sistema de la siguiente forma:

El saldo anterior el sistema automáticamente extrae los ¢1.000

El Contador deberá digitar en la casilla de Transferencia Mensual los ¢100, en la casilla de Ajuste los

¢50 y el sistema automáticamente realiza la operación de Saldo Anterior más Transferencia Mensual

más Ajuste dando como resultado Saldo Disponible.

Una vez determinado el Saldo Disponible el Contador deberá ingresar en la casilla de Facturas

Pagadas los ¢200, en la casilla de Facturas Pendientes los ¢50* y en la casilla de Reserva únicamente

los ¢100** y el sistema automáticamente realiza la operación de Saldo Disponible menos Facturas

Pagadas menos Facturas Pendiente menos Reserva para obtener el Saldo Actual que mantiene la

Junta sobre la Ley 6746.

*Las Facturas registradas como pendiente de pagar, no deberá incluirlas en el mes siguiente, aunque para efectos de flujo de efectivo de

la Junta el pago se realiza en marzo, prevalece la fecha en la que se hizo el compromiso en este caso fue en febrero, por lo que si el

contador registra los ¢50 en el mes de marzo estaría reflejando un gasto doble.

**Los recursos destinados en la casilla de reserva se irán acumulando mes a mes según el costo total y la fecha de ejecución de la

contratación, en este caso el total de la contratación es por ¢400 y la Junta proyecta en cuatro meses recaudar los recursos por ello

deberá mes a mes registrar ¢100 como reserva, cuando llegue el mes de Junio y se realice la ejecución de la contratación, la factura no

deberá contemplarse como pagada o como pendiente de pagar en dicho mes, por cuanto el gasto ya fue deducido del saldo libre en los

meses anteriores por medio de la casilla de reserva, por lo tanto la factura de los ¢400 no se debe registrar en el sistema, sino estaría

reflejando un gasto doble.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Pasos para ingreso usuario por primera vez o recuperación de contraseña

1. Para ingresar al sistema “Informe saldo ley 6746” pueden ingresar a los siguientes Link o también pueden ingresar desde el Sitio Web de Juntas y por la página principal del MEP.

Nota: si ingresa por la página de Juntas o MEP deberá buscar la imagen y dar clic.

2. Ingresar ha “Olvide mi contraseña”.

3. Digitar en la casilla el correo electrónico del contador que la Dirección Regional de Educación ingresó en el TCTE y dar clic en “Recuperar”.

http://informesjuntas.mep.go.cr/index.php https://juntas.mep.go.cr/ https://www.mep.go.cr/

http://informesjuntas.mep.go.cr/index.php

https://juntas.mep.go.cr/

https://www.mep.go.cr/

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4. En la bandeja de entrada, correos no deseados o Spam llegará un correo con la contraseña temporal.

5. Ir a la página principal, ingresar el correo y la nueva contraseña según el punto 4.

6. Dar clic en la “llave” para cambiar la contraseña.

7. Ingresar la contraseña actual, es decir la contraseña que recibió en el correo según el punto 4.

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8. Ingresar la nueva contraseña.

9. Confirmar la nueva contraseña.

10. Dar clic en “Cambiar”.

11. Aparecerá esta confirmación.

Aspectos importantes:

Si no recibe el correo para recuperar la contraseña, dirigirse o contactar a la DRE correspondiente para verificar que el correo electronico registrado en el sistema TCTE sea el correcto.

Se recomienda para mayor seguridad que la clave minimo contenga ocho caracteres, además de un número y un símbolo.

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Pasos para presentación nuevo informe

1. Para ingresar al sistema “Informe saldo ley

6746” pueden ingresar a los siguientes Link o también pueden ingresar desde el Sitio Web de Juntas y por la página principal del MEP.


2. Ingresar el correo y contraseña registro.

3. Seleccionar “Formularios”.

4. Seleccionar la Ley a informar.

5. Dar clic en símbolo “+” para agregar un informe.





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6. Seleccionar el centro educativo correspondiente a presentar.

7. Seleccionar el mes del reporte a presentar.

8. Ingresar los montos en las casillas código de servicio o satélite según corresponda.

9. Digitar el monto de la transferencia mensual asignada al centro educativo.

10. Digitar cuando corresponda un ajuste.

11. Digitar las facturas pagadas durante el mes a presentar.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

12. Digitar las facturas pendientes de pagar durante el mes a presentar.

13. Digitar el monto correspondiente a la reserva de dinero para un fin en específico.

14. Una vez validada la información, dar clic en el icono de “Guardar” aparece como pendiente enviar a la DRE correspondiente, para su aprobación.


Cuando se utilice la casilla de ajuste deberá justificar en los comentarios el motivo.

Las facturas pendientes incluidas en el mes no pueden ser registradas en el mes siguiente como facturas pagadas.

Cuando se utilice la casilla de reserva deberá justificar en los comentarios el motivo.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Pasos para modificar un informe

1. Para ingresar al sistema “Informe saldo ley 6746” pueden ingresar a los siguientes Link o también pueden ingresar desde el Sitio Web de Juntas y por la página principal del MEP.

2. Nota: si ingresa por la página de Juntas

o MEP deberá buscar la imagen y dar clic.

3. Ingresar el correo y contraseña con la que se inscribió.

4. Seleccionar “Formularios”






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6. Para modificar un informe guardado y no validado por la DSAF, filtrar la DRE del centro educativo a modificar, seleccionar el periodo o digitar el código del centro y dar clic en la lupa

, si desea eliminar el filtro, dar clic

en el borrador .

7. Una vez hecho el filtro, buscar o seleccionar el centro educativo a modificar y dar clic en el icono de editar.

8. Modificar los montos en las casillas código de servicio o satélite según corresponda.

9. Modificar el monto de la transferencia mensual recibida.

10. Modificar cuando corresponda un ajuste.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

11. Modificar las facturas pagadas durante el mes a presentar.

12. Modificar las facturas pendientes de pagar durante el mes a presentar.

13. Modificar el monto correspondiente a la reserva de dinero para un fin en específico.

14. Una vez modificada y validada la información, dar clic en el icono de guardar.


Cuando se utilice la casilla de ajuste deberá justificar en los comentarios el motivo.

Las facturas pendiente incluidas en el mes no pueden ser registradas en el mes siguiente como facturas pagadas.

Cuando se utilice la casilla de “Reserva” deberá justificar en los comentarios el motivo.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Pasos para enviar un informe a validación


6746” pueden ingresar a los siguientes Link o

también pueden ingresar desde el Sitio Web

de Juntas y por la página principal del MEP.



3. Seleccionar “Formularios”






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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

5. Para enviar a validación un informe al DSAF,

filtrar la DRE del centro educativo a enviar o digitar el código del centro, seleccionar el

periodo y dar clic en la lupa , si desea

eliminar el filtro, dar clic en el borrador .

6. Una vez hecho el filtro, buscar el centro educativo a enviar a la DRE y dar clic el icono “Envíar” y confirmar la acción realizada.


Si desea devolver un informe ya enviado, deberá contactarse directamente a la DRE correspondiente.

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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

Pasos para generar un reporte


6746” pueden ingresar a los siguientes Link

o también pueden ingresar desde el Sitio

Web de Juntas y por la página principal del

MEP.



3. Seleccionar “Inicio”

4. Ir al final de la pantalla donde dice “Reporte”.





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Teléfono: 2256-8132 Ext. 1208

5. Seleccionar el mes a generar.

6. Seleccionar el año de interés.

7. Seleccionar el tipo de reporte.

8. Seleccionar “Descargar” y guardar el archivo en lugar de preferencia.

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