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8/18/2019 InstruccionesSistemaClasificacionyProgramaDescripcion_ActualizacionAbril2012

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PLAN DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIPUTACIÓNPROVINCIAL DE CUENCA. INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DECLASIFICACIÓN Y DEL PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN.

José Ramón Rodríguez Clavel

Javier Barbadillo Alonso

Francisco Javier González García

Actualización en abril de 2012

Índice

• Instrucciones del sistema de clasificación archivísticao 1. Concepto y estructura del cuadro de clasificacióno 2. Advertencias y aclaracioneso 3. Estudio de casoso

4. Bibliografía• Instrucciones del programa de descripcióno 1. Introducción

1.1. Objetivos del programa 1.2. Límites del programa 1.3. Estructura de datos 1.4. Formato de entrada de datos 1.5. Ordenación de los registros 1.6. Edición de registros 1.7. Formalización del contenido

o 2. Descripción principal 2.1. Referencia 2.2. Unidad de descripción 2.3. Procedencia

2.4. Clasificación 2.5. Ordenación 2.6. Título 2.7. Volumen y soporte

o 3. Descripción complementaria 3.1. Características físicas 3.2. Alcance y contenido 3.3. Documentación asociada 3.4. Notas de descripción 3.5. Descriptores 3.6. Texto asociado

o 4. Información archivística 4.1. Ingreso 4.2. Signaturas y referencias anteriores 4.3. Valoración 4.4. Acceso

o 5. Control de trabajo 5.1. Notas de trabajo 5.2. Fecha de creación del registro 5.3. Fecha de modificación del registro

o 6. Búsqueda documental 6.1. Operaciones lógicas 6.2. Búsqueda de fechas 6.3. Búsqueda general

o 7. Macros del programa 7.1. Ficha documental 7.2. Tabla de datos 7.3. Portapapeles 7.4. Listas y catálogos 7.5. Notas de ayuda


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7.6. Estructura de campos 7.7. Consulta de clasificación

o 8. Gestión del programao 9. Bibliografía

PLAN DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIPUTACIÓNPROVINCIAL DE CUENCA. INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DECLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.

José Ramón Rodríguez Clavel y

Fco. Javier González García

Con la colaboración de

Yolanda Fernández Valverde

1. CONCEPTO Y ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

El cuadro de Clasificación de fondos documentales de Ayuntamientos de la provincia deCuenca es un desarrollo del cuadro propuesto por la Mesa de Trabajo de Archivos deAdministración Local.

Partiendo del código identificativo del fondo (véase el epígrafe 2.3. Procedencia de las Instruccionesdel Programa de Descripción del Plan de Archivos Municipales de la Diputación Provincial de Cuenca) , secodifican los tres primeros niveles de clasificación inherentes a las secciones, subsecciones yámbitos orgánicos o de competencia: Ejemplo:

10 = AYUNTAMIENTO DE…

10 300 = SERVICIOS

10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE

10 30606 = MEDIO AMBIENTE

La codificación numérica de cualquier entrada de ámbito de competencia u orgánico estáformada por cinco dígitos.

No obstante, por debajo de diversas entradas de subsecciones no hay ninguna subdivisión deámbito orgánico o de competencia precedida de cinco dígitos. Se trata de casos en los que sedesciende directamente de la entrada clasificatoria de subsección a la entrada de serie.

Ejemplos:

10 102 = ALCALDE


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10 205 = SERVICIOS JURÍDICOS

10 301 = OBRAS Y URBANISMO

10 401 = INTERVENCIÓN ECONÓMICA

Los niveles de serie y subserie documental no poseen codificación numérica propia.Reproducen el mismo código de la subsección o del ámbito en que se hallen enclavados:

Ejemplos:

Sección: 10 300 = SERVICIOS

Subsección: 10 301 = OBRAS Y URBANISMO

Serie: 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANÍSTICA Y RURAL

Subserie: 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES

Sección: 10 300 = SERVICIOS

Subsección: 10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Ámbito orgánico o de competencia: 10 30601 = SANIDAD

Serie: 10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD VETERINARIA

Subserie: 10 30601 = EPIZOOTIAS

Las principales novedades introducidas en este cuadro son:

a) La codificación de tercer nivel de clasificación referente a los ámbitos de competenciau orgánicos existentes en algunas subsecciones.

b) La apertura de nuevas entradas de subsecciones y ámbitos, pero sobre todo, deseries y subseries documentales, suscitadas y acordadas en el marco de lasintervenciones archivísticas en Ayuntamientos de la provincia de Cuenca.

Este cuadro de clasificación, con un desarrollo más pormenorizado, se fundamenta en elanálisis de la realidad documental de más de treinta archivos municipales conquenses,organizados y descritos sobre la base de la aplicación informática de FILE MAKER 6.0.

La metodología de presentación de la estructura del presente cuadro de clasificación se hallaíntimamente ligada a la formalización del ingreso de datos en los campos descriptivos SC1,SC2, SC3, SR1 y SR2 de la aplicación informática archivística confeccionada a partir delprograma FILE-MAKER 6.0. En dichos campos hay que ingresar información pertinente a cadauno de los niveles de clasificación documental:

SC1: Sección. SC2: Subsección. SC3: Ámbito orgánico o de competencia. En caso de tratarse de Juntas o Comisiones

locales, o de Centros y Fundaciones, tras la indicación de la competenciacorrespondiente en su caso, se expresa el nombre concreto de la Junta oComisión, del Centro o Fundación.

SR1: Serie.SR2: Subserie. En caso de que la subserie sea divisible en otras entradas aún más

específicas, estas últimas se expresarán entre paréntesis.

En otras palabras, el cuadro de clasificación está estructurado y desarrollado de tal forma queconstituye una excelente guía de la sintaxis a seguir en la ejecución de entradas descriptivasen los distintos campos descriptivos inherentes a la clasificación documental. Es decir, elcuadro sirve de orientación detallada de cómo hay que efectuar las entradas descriptivas en losdistintos niveles: los códigos numéricos precedentes, los espacios en blanco, el signo igual ylas denominaciones específicas de las entradas.

Los nombres de las subsecciones figuran en el campo SC2 en mayúsculas negrita.


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Las denominaciones de ámbitos orgánicos y competenciales, de Comisiones y Juntas, deCentros y Fundaciones se contemplan en SC3 con mayúsculas negrita cursiva.

Las series genéricas, enmarcadas en sus subsecciones y ámbitos orgánicos y competencialescorrespondientes, aparecen expresadas en mayúsculas y en cursiva. Por ejemplo:

10 30201 = EXPEDIENTES DE AGRICULTURA

10 30201 = REGISTROS DE AGRICULTURA 10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD VETERINARIA 10 30601 = REGISTROS DE SANIDAD VETERINARIA

Las series son divisibles en subseries específicas producidas como consecuencia de la gestiónreiterada de actividades más especializadas. A su vez, estas actividades específicas sonsubdivisibles, en algunos casos, en subactividades mucho más concretas. Este segundoescalón del nivel de subserie se expresa entre paréntesis justo detrás del primer escalón delnivel de subserie:

Sección: 10 300 = SERVICIOS Subsección: 10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE Ámbito: 10 30601 = SANIDAD Serie: 10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD MÉDICA

Subserie: 10 30601 = CONTROL SANITARIO (AGUAS) En la disposición formal de las series dentro de cada subsección o ámbito no se ha seguidouna lógica sistematizada basada en la secuencia de expresar primero las series directivas ydespués las series ejecutivas. Tampoco se ha aplicado la secuencia, dentro de cada uno deesos dos bloques, de indicar, en primer lugar, los expedientes, y en segundo lugar los registros.Esta ordenación secuencial es lo más deseable, pero se ha optado por no ponerla en prácticapara evitar un aumento de la codificación numérica. En su lugar, se ha preferido unaordenación puramente alfabética de las series, que es ejecutada automáticamente por elprograma informático.

El Cuadro de Clasificación se ofrece en dos tablas. En primer lugar, aparece una tabla dedesarrollo de las secciones, subsecciones y ámbitos. En segundo lugar, se presenta una tablade desarrollo completo con las secciones, subsecciones, ámbitos, series y subseries. Por

último, como instrumento clasificatorio complementario, se muestra una lista sistemática dedenominaciones de Juntas, Comisiones, Centros y Fundaciones municipales.


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2. ADVERTENCIAS Y ACLARACIONES.

En el proceso de clasificación de un fondo documental es necesario ajustarse al máximo a lasentradas contempladas en el Cuadro para los distintos niveles de sección, subsección, ámbito,serie y subserie. No obstante, la archivística no es una ciencia exacta y, en virtud de suflexibilidad, hay que admitir la posibilidad de nuevas entradas en el cuadro de clasificación,sobre todo en los niveles de serie y subserie.

Además, no podemos pensar que la documentación custodiada en los más de treinta archivos

municipales de la provincia de Cuenca, procesados mediante FILE-MAKER, sea representativade toda la tipología documental municipal. Obviamente, con el transcurso del tiempo y amedida que se vayan organizando y describiendo en el futuro nuevos archivos municipales,puede detectarse la existencia de nuevas series o subseries hasta ahora no contempladas enel Cuadro. Esto significa que el cuadro no termina nunca de enriquecerse ante la perspectivade albergar potencialmente nuevas entradas.

Lo que ocurre es que cuando una persona se halle trabajando en el proceso de clasificación deun fondo documental concreto, si observa la existencia de nuevos tipos documentales, que, asu juicio, determinan la necesidad de apertura de nuevas entradas de series y subseries en elcuadro, no se trata de que adopte decisiones unilaterales. Es preciso trabajar en equipo demanera coordinada y consensuada y, para ello, es imprescindible preparar una propuestaprovisional de inserción de nuevas entradas en el cuadro y ponerse en contacto con el Servicioarchivístico de la Diputación provincial.

El procedimiento a seguir para plantear propuestas de inserir nuevas entradas podría consistiren indicar las siglas SN (serie nueva) en el botón situado en el margen superior derecho de laficha documental de la aplicación informática.

Es decir, el estilo de trabajo no consiste en tomar decisiones “a priori” sino contemplar deentrada estos casos como dudas y cotejarlas con el Servicio archivístico de la Diputación. Deeste modo, se procederá a un estudio y valoración en equipo de si es necesaria o no laapertura de nuevas entradas en el cuadro.

La experiencia de descripción archivística realizada en los fondos documentales municipalesde la provincia de Cuenca desde hace años, ha puesto de manifiesto que en bastantesocasiones han proliferado entradas de subseries que, en realidad, no eran tales, porque noconllevaban la gestión reiterada de tipos documentales muy específicos o de subactividades

muy concretas, sino que más bien suponen el contenido informativo de expedientes o registrosa inserir en el campo TRS (texto resumen) de la ficha documental de la aplicación informática.

Ejemplos:

Los cortes de suministro o los enganches a la red de abastecimiento de agua: se haestimado que no constituyen subseries de abastecimiento de agua dentro de la seriegenérica de EXPEDIENTES DE GESTIÓN DE SERVICIOS URBANÍSTICOS (301OBRAS Y URBANISMO). Por tanto, no se manifiestan entre paréntesis en SR2 acontinuación de Abastecimiento de agua, sino que pasan a constituir asientosinformativos del campo TRS.

Las inspecciones veterinarias de animales enfermos en EXPEDIENTES DE SANIDAD

VETERINARIA. A nuestro juicio, la entrada de SR2 es INSPECCIONESVETERINARIAS; a continuación no se expresa nada entre paréntesis, y cualquierinformación complementaria como “animales enfermos” o “mataderos particulares” se


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asienta en el campo TRS. Los Estados de reconocimiento higiénico-sanitario (carnicerías) o (mataderos) en

REGISTROS DE SANIDAD VETERINARIA. La entrada de SR2 es ESTADOS DERECONOCIMIENTO HIGIÉNICO-SANITARIOS. El resto de la información:“Carnicerías” o “Mataderos” pasa al campo TRS (texto resumen).

Libros auxiliares de cuentas corrientes (Recaudación en periodo voluntario) o

(Recaudación en periodo ejecutivo) en REGISTROS DE RECAUDACIÓN. En SR2 hayque indicar: LIBROS AUXILIARES DE CUENTAS CORRIENTES. Las entradasinformativas “Recaudación en periodo voluntario” o “Recaudación en periodoejecutivo” son más idóneas en el campo TRS.

Lo mismo cabe decir de entradas realizadas en el campo SR2, considerando como seriesespecíficas lo que, en realidad, son contenidos informativos de unidades documentales, aincluir en TRS.

Ejemplos:

La contemplación en SR2 de una entrada como “Relación de detenidos del ejércitorojo” dentro de REGISTROS GUBERNATIVOS de 102 ALCALDE. No se trata de

ninguna serie, y hay que insertar esta información en el campo TRS. “Remisión de Estadísticas Presupuestarias” no es ninguna entrada de SR2, es unainformación específica del campo TRS. La entrada de SR2 es: REMISIÓN DEENCUESTAS Y ESTADÍSTICAS, correspondiente a la entrada de SR1 REGISTROSGUBERNATIVOS DE DELEGADOS DE AUTORIDADES SUPRAMUNICIPALES.

“Subastas de trigo adulterado”, dentro de los EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓNDEL PÓSITO, pasa a ser “SUBASTAS DE TRIGO” en el campo SR2, y en TRS sehace constar “trigo adulterado”.

En REGISTROS DE QUINTAS, las “Actas de entrega de cartillas militares” dejan deser consideradas como serie con entrada en SR2, insertándose como informaciónespecífica en TRS.

Entre los EXPEDIENTES DE COMUNICACIONES, se halla la entrada de SR2“REDES TELEMÁTICAS”: sustituye a “Internet” que pasa a ser un asiento informativo

en TRS. Un ejemplo de entrada informativa muy concreta como “Adquisición de planta condestino a la creación, regeneración y mejora de zonas verdes” hay que introducirlo enTRS (texto resumen) dentro de los EXPEDIENTES DE PARQUES Y JARDINES(SR2), a su vez inmersos en los EXPEDIENTES DE GESTIÓN DE SERVICIOSURBANÍSTICOS (SR1), de 301 OBRAS Y URBANISMO.

Entre los REGISTROS DE RECAUDACIÓN, por su escasísima frecuencia, se estimaque la entrada “Relación de fincas adjudicadas al Estado por débitos” no es adecuadaen SR2, por no constituir realmente una serie. Esta información se asienta en TRS.

Lo mismo sucede con una información específica como “Renovación del catastro derústica”. No constituye una serie específica dentro de EXPEDIENTES DETRIBUTACIÓN. Por tanto, no se consigna en SR2 sino en TRS.

Otro caso similar: las “Solicitudes de exención en el pago de impuestos” no forman

una serie específica. Son informaciones concretas a inserir en el campo TRS. Laentrada correcta del campo SR2 es “EXENCIONES TRIBUTARIAS”.

Al mismo tiempo, en SR2 se han verificado entradas de series específicas con denominacionesdistintas, que se refieren a la misma actividad administrativa y, por ende, a idéntica tipologíadocumental, lo que implica la necesidad de unificar criterios y, así, evitar duplicaciones inútiles.

Ejemplos:

Entre los REGISTROS GUBERNATIVOS DE DELEGADOS DE AUTORIDADESSUPRAMUNICIPALES se han contemplado hasta ahora “Estados de necesidades” y“Fichas de datos y necesidades”. Estas entradas han pasado a ser informacionesrecogidas en TRS dentro de la serie específica “REMISIÓN DE ESTADOS”.

En Registros gubernativos de Alcalde aparecían separadamente “Multas” y“Sanciones”. Se han unificado en una única entrada “Multas”.

En REGISTROS GUBERNATIVOS de Delegados de Autoridades Supramunicipales


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existían “Remisión de Encuestas” y “Remisión de Estadísticas” también se hanunificado en una única entrada “REMISIÓN DE ENCUESTAS Y ESTADÍSTICAS”.

En EXPEDIENTES DE CAZA teníamos “Cotos de caza” y “Cotos privados”. Se hanunificado en la entrada “COTOS DE CAZA”, porque en realidad el concepto de cotosprivados está imbricado en cotos de caza.

Los expedientes de restauración de bienes culturales y los expedientes de

restauración del patrimonio histórico-artístico se fusionan bajo la denominación másgenérica: RESTAURACIÓN DE BIENES CULTURALES, dentro de EXPEDIENTES DECONSERVACIÓN DE BIENES CULTURALES, en 309 CULTURA.

Las declaraciones de existencias de ganado no se recogen como entradas en SR2;quedan embebidas dentro de las DECLARACIONES DE COSECHAS YEXISTENCIAS: tipología específica de EXPEDIENTES DE POLICÍA DE ABASTOS.En caso de darse, las declaraciones de existencias de ganado se contemplan en TRS.

Los errores citados pueden subsanarse teniendo la precaución de mantener una dinámica detrabajo en equipo que propicia decisiones de clasificación documental debidamentecoordinadas y consensuadas. Para ello, insistimos en la necesidad de consultar y cotejar con elservicio archivístico de la Diputación todas las dudas y novedades de clasificación y de

ejecución de entradas descriptivas, soslayando la unilateralidad en la toma de decisiones porparte de cada persona que esté trabajando en la organización o actualización de un archivomunicipal.


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3. ESTUDIO DE CASOS.

3.1. Juntas / Comisiones Locales…

En relación con la multiplicidad de Juntas y Comisiones Locales especializadas en la gestiónde diferentes competencias municipales, los desarrollos clasificatorios que ofrece el cuadro sonbásicos y sencillos.

No nos referimos a órganos colegiados propiamente municipales con representacióncorporativa y personal técnico del Ayuntamiento (Ayuntamiento Pleno, Comisión MunicipalPermanente, Comisión / Junta de Gobierno, y Comisiones Municipales Informativas). Síestamos aludiendo a competencias y servicios cuya gestión fue encomendada ya en el sigloXIX y, sobre todo, en el siglo XX, a Comisiones y Juntas locales especializadas, conrepresentación no sólo corporativa sino también representación social y de otras instituciones

del respectivo territorio municipal. En una tabla específica de clasificación se presenta como complemento un listado sistemáticode todas las Juntas y Comisiones Locales, que hasta el momento presente han aparecido enlos archivos municipales procesados mediante FILE-MAKER. Este listado se ha obtenido apartir de las entradas informativas realizadas en el campo SC3 de las bases de datos, querecogen las descripciones de los archivos hasta ahora procesados mediante FILE-MAKER, yse ha optado por respetar escrupulosa y literalmente la denominación específica, que cadaJunta / Comisión tiene en el seno de su propio Ayuntamiento. Las diferencias entre unas Juntasy otras son solo de nombre, no obstante, nos hemos inclinado por respetar la literalidad de lasintitulaciones, para así, poder ofrecer un elenco lo más amplio posible de las Juntas /Comisiones creadas en los Ayuntamientos de cara a gestionar diferentes actividades, aun asabiendas de que en bastantes casos, al cotejar unos Ayuntamientos con otros, observamos

que se trata de Juntas con nombres distintos, pero concebidas para idénticos fines. Cuando aparezca documentación de Comisiones o Juntas Locales en las que se mezclancompetencias inherentes a subsecciones distintas, se clasificará por la competencia queostente mayor cantidad de representación documental y, si esto no es posible, se optará por laprimera competencia expresada en el encabezamiento de la Junta.

Así, por ejemplo, supongamos que en un fondo de Ayuntamiento se conservan dos libros deactas de sesiones de la Junta Local de Beneficencia y Sanidad. La mayor cantidad de asientosde actas en ambos libros corresponden a la competencia de Sanidad, por tanto, el reflejodocumental de esta Junta se debe clasificar en 306 SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE. Si larepresentación documental de ambas competencias fuera equivalente o idéntica, entonces seencuadraría en 307 BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL, por ser el primer conceptoindicado en el encabezamiento de la Junta. En cualquier caso, en el proceso descriptivo debe

constatarse una información detallada de las diversas competencias de dicha Junta Local en elcampo TRS de la ficha documental.

El encabezamiento de las Juntas Locales / Comisiones Locales en el campo SC3 ofrece tresposibilidades de formulación:

A) Si la Junta o Comisión hace referencia a una sección, su nombre se escribedirectamente en SC3, expresándose así:

SC1 - 10 400 = HACIENDA

SC2 -

SC3 - 10 40001 = JUNTA MUNICIPAL DE ASOCIADOS

B) Si la Junta o Comisión dimana de una subsección, también se hace constar en

SC3: SC1 - 10 300 = SERVICIOS


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SC2 - 10 313 = ELECCIONES

SC3 - 10 31301 = JUNTA MUNICIPAL DEL CENSO ELECTORAL

C) Si la Junta o Comisión está enclavada en un ámbito de competencia, se indicaasí: Denominación del ámbito de competencia u orgánico [espacio] – [espacio]Denominación concreta de la Junta Local. Por ejemplo:

SC1 - 10 300 = SERVICIOS

SC2 - 10 302 = SERVICIOS AGROPECUARIOS E INDUSTRIALES –PROMOCIÓN ECONÓMICA

SC3 - 10 30201 = AGRICULTURA - JUNTA AGRÍCOLA LOCAL

El desarrollo de series es el siguiente: SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO

SR2 - REGLAMENTOS SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS SR2 - CESE DE CARGOS

SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO

SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES SR2 - CONSTITUCIÓN SR2 - RENOVACIÓN SR2 - DISOLUCIÓN SR2 - CESE

SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES SR2 - LIBROS DE ACTAS

SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - MEMORIAS SR2 - PRESUPUESTOS SR2 - CUENTAS

SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD

SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS

En realidad, los expedientes de sesiones y los registros de Actas de sesiones de Juntas /Comisiones Locales constituyen expedientes y registros de gobierno, pero los expresamosseparadamente para propiciar que sus entradas descriptivas se verifiquen en el campo SR1,ganando un campo descriptivo de clasificación. Por ejemplo, al aparecer en SR1 la entrada“REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES”, en SR2 se contempla la entrada “LIBROS DEACTAS”.

En las series de expedientes y registros de administración de recursos se consideran losproductos documentales de la gestión no sólo de los recursos propiamente administrativos,humanos, jurídicos o patrimoniales, sino también de los recursos económico-financieros.

3.2. Centros y Fundaciones.

Los centros dependientes de ayuntamientos, con producción documental que precisaestructura especial de clasificación, pueden ser sanitarios, benéfico-asistenciales, educativos,culturales y deportivos.Las fundaciones suelen ser benéficas.

En la tabla complementaria de clasificación se ofrece, además de los nombres de Juntas yComisiones Locales, las denominaciones de Centros y Fundaciones hasta ahora detectados enlos archivos municipales procesados mediante el programa FILE MAKER en la provincia deCuenca.

En el desarrollo de series de Centros y Fundaciones se suscitan unas propuestas semejantes a

las esgrimidas para Juntas / Comisiones Locales. Las configuraciones específicas para cada tipo de centros son:


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a) Centros sanitarios

30602 = CENTROS SANITARIOS – DENOMINACIÓN ESPECÍFICA DEL CENTRO

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO SR2 - REGLAMENTOS SR2 - ESTATUTOS

SR2 - NOMBRAMIENTOS DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS SR2 - CESE DE CARGOS

SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA

SR2 - CONSTITUCIÓN SR2 - RENOVACIÓN SR2 - DISOLUCIÓN SR2 - CESE

SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTADIRECTIVA

SR2 - LIBROS DE ACTAS SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SR2 - BIENES PATRIMONIALES SR2 - CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS SR2 - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SR2 - CONTRATACIÓN DE SEGUROS SR2 - MEMORIAS SR2 - PRESUPUESTOS SR2 - LIBRAMIENTOS SR2 - CUENTAS

SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - INVENTARIOS DE BIENES SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD


Ejemplo:10 300 = SERVICIOS 10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE 10 30602 = CENTROS SANITARIOS – HOSPITAL MUNICIPAL SAN

PANCRACIO

b) Centros benéfico-asistenciales

30702 = CENTROS BENÉFICO-ASISTENCIALES – DENOMINACIÓNESPECÍFICA DEL CENTRO

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO

SR2 - ESTATUTOS SR2 - REGLAMENTOS SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS SR2 - CESE DE CARGOS




SR2 - LIBROS DE ACTAS SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - BIENES PATRIMONIALES


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SR2 - CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS SR2 - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SR2 - CONTRATACIÓN DE SEGUROS SR2 - MEMORIAS SR2 - PRESUPUESTOS SR2 - LIBRAMIENTOS

SR2 - CUENTAS SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - INVENTARIOS DE BIENES SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD


Ejemplo:10 300 = SERVICIOS 10 307 = BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL 10 30702 = CENTROS BENÉFICO-ASISTENCIALES – VIVIENDA

TUTELADA

c) Centros educativos

30802 = CENTROS EDUCATIVOS – DENOMINACIÓN ESPECÍFICA DELCENTRO

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO SR2 - ESTATUTOS SR2 - REGLAMENTOS SR2 - CREACIÓN DEL COLEGIO / ESCUELA SR2 - REFORMA DEL COLEGIO / ESCUELA SR2 - TRASLADO DEL COLEGIO / ESCUELA SR2 - SUPRESIÓN DEL COLEGIO / ESCUELA SR2 - CIERRE DEL COLEGIO / ESCUELA

SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS SR2 - CESE DE CARGOS





SR2 - BIENES PATRIMONIALES SR2 - MEMORIAS SR2 - PROVISIÓN DE MATERIAL ESCOLAR SR2 - PRESUPUESTOS SR2 - CUENTAS

SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - INVENTARIOS DE EDIFICIOS Y MATERIAL DE

ENSEÑANZA SR2 - INVENTARIOS DE MUEBLES Y ENSERES SR2 - ESTADOS DE INVERSIÓN DE FONDOS SR2 - LIBROS DE INGRESOS Y GASTOS SR2 - LIBROS AUXILIARES DE CAJA

SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS

SR2 - CALENDARIOS ESCOLARES SR2 - CELEBRACIÓN DE EXÁMENES PÚBLICOS


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SR2 - EXPEDIENTES PERSONALES DE ALUMNOS SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS

SR2 - EVALUACIONES SR2 - INSPECCIONES SR2 - MATRÍCULAS ESCOLARES SR2 - RELACIONES DE ASISTENCIA DE NIÑOS

ESCOLARIZADOS Ejemplo:10 300 = SERVICIOS 10 308 = EDUCACIÓN 10 30802 = CENTROS EDUCATIVOS – COLEGIO PÚBLICO SAN

MARTÍNd) Centros culturales

30902 = CENTROS CULTURALES – DENOMINACIÓN ESPECÍFICA DELCENTRO

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO SR2 - ESTATUTOS SR2 - REGLAMENTOS

SR2 - CONCIERTOS SR2 - CREACIÓNSR2 - DISOLUCIÓN SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS SR2 - CESE DE CARGOS



SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA

DIRECTIVA SR2 - LIBROS DE ACTAS SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SR2 - BIENES PATRIMONIALES SR2 - CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS SR2 - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS SR2 - CONTRATACIÓN DE SEGUROS SR2 - MEMORIAS SR2 - PRESUPUESTOS SR2 - CUENTAS

SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - INVENTARIOS DE BIENES SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD

SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS SR2 - ACTIVIDADES CULTURALES

SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS SR2 - ACTIVIDADES CULTURALES SR2 - ESTADÍSTICAS

Ejemplo:10 300 = SERVICIOS 10 309 = CULTURA 10 30902 = CENTROS CULTURALES – MUSEO ETNOGRÁFICO

MUNICIPAL “LAS AGUADERAS”

e) Centros deportivos

31001 = CENTROS DEPORTIVOS – DENOMINACIÓN ESPECÍFICA DELCENTRO


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Desarrollo de series equivalente a los centros culturales.

Ejemplo:10 300 = SERVICIOS 10 310 = DEPORTE 10 31001 = CENTROS DEPORTIVOS – POLIDEPORTIVO “…”

f) Fundaciones benéficas

30703 = FUNDACIONES BENÉFICAS – DENOMINACIÓN ESPECÍFICA DE LAFUNDACIÓN

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO SR2 - ACTAS FUNDACIONALES SR2 - CONSTITUCIONES SR2 - ESTATUTOS SR2 - REGLAMENTOS SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS SR2 - CESE DE CARGOS

SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA OJUNTA RECTORA O CONSEJO RECTOR




SR2 - BIENES PATRIMONIALES SR2 - MEMORIAS

SR2 - PRESUPUESTOS SR2 - CUENTAS SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SR2 - INVENTARIOS DE BIENES SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD


Ejemplo:10 300 = SERVICIOS 10 307 = BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL 10 30703 = FUNDACIONES BENÉFICAS – PÓSITO PÍO

Por otra parte, en los municipios con un volumen de población más elevado los centros ofundaciones que puedan existir, es más probable que posean una estructura orgánico-funcionalmás compleja y variada, por ejercer una diversidad de competencias más amplia. Todo elloimplica un desarrollo clasificatorio más complejo.

Un ejemplo teórico de desarrollo de series en centros o fundaciones con mayor envergadura decompetencias y actividades podría ser:

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO SR2 - ACTAS FUNDACIONALES SR2 - CONSTITUCIONES SR2 - ESTATUTOS SR2 - REGLAMENTOS

SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS SR2 - RENOVACIÓN DE CARGOS


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SR2 - CESE DE CARGOS SR2 - …


SR2 - CONSTITUCIÓN SR2 - RENOVACIÓN

SR2 - DISOLUCIÓN SR2 - CESE SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA

DIRECTIVA SR2 - LIBROS DE ACTAS

SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SR2 - BIENES PATRIMONIALES (ADQUISICIÓN) SR2 - BIENES PATRIMONIALES (ENAJENACIÓN) SR2 - BIENES PATRIMONIALES (DONACIÓN) SR2 - BIENES PATRIMONIALES (PERMUTA) SR2 - BIENES PATRIMONIALES (TÍTULOS DE PROPIEDAD) SR2 - MEMORIAS SR2 - CONTRATACIÓN (SEGUROS)

SR2 - CONTRATACIÓN (SERVICIOS) SR2 - CONTRATACIÓN (SUMINISTROS) SR2 - GESTIÓN ECONÓMICA (PRESUPUESTOS) SR2 - GESTIÓN ECONÓMICA (CUENTAS)SR2 - GESTIÓN ECONÓMICA (LIBRAMIENTOS / MANDA-

MIENTOS DE PAGO) SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SR2 - BIENES PATRIMONIALES (INVENTARIOS DE BIENES) SR2 - GESTIÓN ECONÓMICA (LIBROS DE CONTABILIDAD)

[Si los tipos de libros de contabilidad fueran diversos yexistiera cierto volumen representativo de cada uno deellos, entonces habría que especificar entre paréntesiscada tipo de libro:

- Ejemplos:SR2 - GESTIÓN ECONÓMICA (LIBROS DEINGRESOS Y GASTOS)

SR2 - GESTIÓN ECONÓMICA (LIBROSAUXILIARES DE CAJA)]


3.3. Unidad documental que compagina contenidos de dos series distintas.

Podemos encontrarnos con expedientes o registros en cuyo interior se mezclan reflejosdocumentales inherentes a dos series específicas distintas. Por ejemplo: un expediente de obramunicipal que por su contenido documental se identifica de edificación y conservación. Enestos casos de combinación de dos conceptos de series específicas distintas se clasifica elexpediente por la serie genérica: EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES. Esto significaque, en la tarea descriptiva, en el campo SR1 de la ficha documental se indica el nombre de laserie genérica: EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES, en SR2 no se contempla nada, yen el campo TRS se explica la ambivalencia conceptual de series específicas que albergadicho expediente.


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3.4. Unidad documental que combina contenidos de dos subseriesdistintas.

Asimismo, también pueden existir expedientes que internamente combinen contenidos relativosa dos subseries concretas. Por ejemplo: un expediente de obra municipal, en concreto de obrade urbanización, que simultanea contenidos documentales referidos tanto a abastecimiento deagua potable como a saneamiento y alcantarillado. Este expediente debe clasificarse en suserie específica: EXPEDIENTES DE OBRAS DE URBANIZACIÓN. La subserie que, en casode existir, se expresa a continuación entre paréntesis, en estos casos de ambivalencia, no seindica. Por tanto, al aplicar el método descriptivo, en el campo SR1 de la ficha documental seasienta la serie genérica: EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES; en el campo SR2 seinscribe el nombre de la serie específica: EXPEDIENTES DE OBRAS DE URBANIZACIÓN, yseguidamente no se explicita ninguna subserie entre paréntesis. La información sobre laambivalencia conceptual de las subseries se hace constar en el campo TRS.

3.5. Subvenciones.

No existen expedientes de subvenciones recibidas, sino expedientes de gestión de actividadesfinanciadas con subvenciones.

Los Ayuntamientos habitualmente suelen recibir subvenciones, que constituyen financiacionespara la realización de diferentes actividades. En realidad, no existen expedientes desubvenciones recibidas sino expedientes que dimanan de la gestión de actividades financiadascon subvenciones. Por ejemplo, los documentos relativos a una subvención, recibida por unayuntamiento desde la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha para restaurar un puenteromano, deben formar parte de un expediente de obra de conservación a clasificar enEXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES en el marco de la subsección 301 OBRAS YURBANISMO.

Cuando solo se conserven los documentos referentes a la subvención recibida y nada de laactividad específica que se promueve, se sigue considerando como expediente integrante de

su serie en el seno de la subsección correspondiente. Así, por ejemplo, en el caso antesindicado no se conserva documentación del proceso de ejecución de la obra de conservación ysolo se conservan los documentos de la subvención recibida para tal fin: hay que tratarlo comoun expediente de obra de conservación, dentro de los EXPEDIENTES DE OBRASMUNICIPALES en 301 OBRAS Y URBANISMO, haciendo constar explícitamente en el campoAYC del sistema descriptivo la peculiaridad de que se conserva solo la documentación relativaa la subvención recibida, después de haber asentado en TRS la siguiente información:“Subvención recibida para la realización de obra de restauración de puente romano”.

Otros ejemplos: las subvenciones recibidas para la realización de actividades escolares. Laentrada descriptiva de SR2 debe ser: 10 308 = ACTIVIDADES ESCOLARES, debajo de SR1EXPEDIENTES DE EDUCACIÓN

A continuación, en TRS se expresa: Subvención recibida para la realización de actividad

escolar: “…………….” En el campo AYC se puede complementar la información indicando: “Solo se conserva ladocumentación referente a la subvención recibida”.

3.6. Denuncias.

En general, el tipo documental “Denuncia” forma parte de los expedientes de infracciones ysanciones que aparecen en diferentes competencias (Obras y Urbanismo, Montes, Sanidad,Medio Ambiente, etc.). En caso de que se formulen denuncias y estas no den lugar aexpedientes de sanciones, entonces sí deben contemplarse las denuncias como entradas

clasificatorias en el campo descriptivo SR2 del programa BARCA, en la subsección o ámbito decompetencia correspondiente en el marco del proceso de clasificación y descripción de cadafondo documental específico.


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3.7. Ordenanzas de Servicios y Ordenanzas Fiscales.

Aunque sería lógico y coherente imbricar cada ordenanza de servicios en su subseccióncorrespondiente (por ejemplo, clasificar una ordenanza de sanidad veterinaria en 306SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE), hemos preferido dar prioridad al carácter normativo, directivoy planificador que denotan las ordenanzas de servicios, y por consiguiente, a nuestro juicio, esmás relevante su esencia de documentos de gobierno municipal aprobados por el órganocolegiado con principal poder decisorio: el Ayuntamiento Pleno.

Idénticas razones podemos aducir en relación con las ordenanzas fiscales. Si bien en principioes muy razonable su inclusión en 40202 = TRIBUTACIÓN como EXPEDIENTES DETRIBUTACIÓN, en nuestra opinión, sobresale su principal cualidad normativa comodocumentos de gobierno aprobados por el Pleno, reguladores del régimen tributario municipal.

Por consiguiente, las ordenanzas de servicios y las ordenanzas fiscales aparecen en el cuadrodentro de los EXPEDIENTES DE NORMAS MUNICIPALES, en 101 CONCEJO /AYUNTAMIENTO.

3.8. Encuestas, estadísticas, cuestionarios, estados.

Se considerarán como registros.

Recorriendo el cuadro nos podemos encontrar en diferentes subsecciones y ámbitos con tiposdocumentales como Encuestas, Estadísticas, Cuestionarios y Estados. Hasta ahora, unasveces se han clasificado como expedientes y otras veces como registros. Pensamos que esnecesario homogeneizar estas entradas considerándolas todas como registros en lasrespectivas subsecciones en que aparezcan.

Así por ejemplo:

ESTADÍSTICAS AGRÍCOLAS en 30201 = REGISTROS DE AGRICULTURA ESTADOS DE RECONOCIMIENTO-HIGIÉNICO SANITARIO en 30601 =

REGISTROS DE SANIDAD VETERINARIA CUESTIONARIOS en 309 = REGISTROS DE PROMOCIÓN CULTURAL ENCUESTAS Y ESTADÍSTICAS en 308 = REGISTROS DE EDUCACIÓN CUESTIONARIOS en 30701 = REGISTROS DE SERVICIOS DE LA JUNTA

MUNICIPAL DE BENEFICENCIA ENCUESTAS Y ESTADÍSTICAS en 30606 = REGISTROS DE MEDIO AMBIENTE

3.9. Correspondencia.

En líneas generales y tomando las debidas precauciones, cabe aceptar en subsecciones,ámbitos, Juntas / Comisiones Locales y en Centros y Fundaciones, la inserción de entradas deCORRESPONDENCIA como serie genérica a intercalar en el campo SR1 del sistemadescriptivo.

Una advertencia fundamental a la hora de clasificar documentos como correspondencia:

La correspondencia emitida o recibida en el proceso de tramitación de un expediente debeformar parte de éste, y no se puede clasificar de otra manera.

Solo en caso de tratarse de documentos emitidos o recibidos de correspondencia, que nomantienen ninguna relación con la tramitación de ningún expediente, sí pueden clasificarsecomo correspondencia en el seno de su pertinente función.


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3.10. Partes.

Los partes son documentos simples que podemos encontrar en cualquier fondo municipal. Enlíneas generales, pensamos que deben ser tratados como documentos secundarios queforman parte de sus respectivos expedientes. Por ejemplo, puede haber expedientes de

disciplina urbanística que recojan en su seno partes de la policía local, y también puedenaparecer estos partes en expedientes de ocupación indebida por particulares de terrenos depropiedad municipal, que están enclavados en 203 PATRIMONIO.

Otro ejemplo: los partes de sanidad médica son documentos simples integrantes deexpedientes de asistencia médica.

Lo mismo sucede con los partes de inspección de carnicerías o de mataderos particulares, ensí mismos no constituyen series sino que forman parte de expedientes de INSPECCIONESVETERINARIAS.

3.11. Cárcel del Partido y Cárcel Municipal.La documentación relativa a cárcel del partido solo aparece en los municipios cabecera departido. De todas formas, hay que aclarar que las únicas series documentales de origenmunicipal referentes a cárcel del partido son los expedientes y registros de actas de sesionesde la Junta de Cárcel del Partido, los presupuestos especiales carcelarios que está obligado aformar el municipio cabecera del partido y las cuentas carcelarias que dicho municipiocabecera está obligado a rendir al resto de municipios del partido, que anualmente efectuabanuna aportación económica (asentada como una partida de gasto en sus presupuestosordinarios respectivos) al municipio cabecera para sostenimiento de la cárcel del partido. Elresto de la documentación administrativa y penitenciaria relativa al funcionamiento de lascárceles de partido no es municipal sino extramunicipal, y por tanto debe recibir un tratamientoclasificatorio aparte en cuadro independiente.

Por otra parte, en municipios que, sin ser cabecera de partido, tienen mayor volumen depoblación, es más habitual la existencia de expedientes y registros derivados de la gestión deldepósito carcelario municipal.

En los archivos municipales hasta ahora procesados mediante FILE-MAKER no ha aparecidohasta el momento la documentación carcelaria municipal citada.

No obstante, ante la virtualidad futura de que se constatara esta realidad documental, eldesarrollo de series podría ser:

10 300 = SERVICIOS 10 305 = SEGURIDAD CIUDADANA 10 30502 = CÁRCEL

SR1 - EXPEDIENTES DE LA CÁRCEL MUNICIPAL

SR2 - INFORMESSR2 - CONDUCCIÓN DE PRESOS SR2 - TESTIMONIOS DE CONDENAS

SR1 - REGISTROS DE LA CÁRCEL MUNICIPALSR2 - INVENTARIOS DE EFECTOS SR2 – PRESOS

10 30502 CÁRCEL – JUNTA DE CÁRCEL DEL PARTIDO SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SR2 - PRESUPUESTOS ESPECIALES CARCELARIOS SR2 - CUENTAS CARCELARIAS


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3.12. Elecciones.En la subsección 313 ELECCIONES, aparte de los reflejos documentales de las eleccionespropiamente locales, se incluye, además, la documentación generada en procesos electoralesque no constituyen iniciativa municipal sino un servicio que vienen prestando los ayuntamientos

al Estado desde el surgimiento del régimen constitucional en 1812. No obstante, es precisoaclarar que los expedientes originales de las elecciones actuales (generales, autonómicas,municipales o europeas) figuran en las Juntas Electorales, quedando en los ayuntamientos soloconstancia documental de su participación en cada proceso electoral.

3.13. Diferencias entre Crédito presupuestario y Crédito financiero.

Es importante dejar bien clara la diferencia existente entre los conceptos de crédito financiero ycrédito presupuestario.

El crédito financiero que pueden obtener los Ayuntamientos se canaliza a través de diversas

modalidades de operaciones de crédito: 1. Operaciones de crédito a largo plazo:

a. Contratos de préstamos, que implica la amortización periódica yregular de un capital inicial prestado al Ayuntamiento por una entidadfinanciera, con abono de intereses.

b. Contratos o pólizas de créditos, que suponen la apertura de unacuenta de crédito con un sistema de debe y haber y con un límite fijadode capital. En dicha cuenta el Ayuntamiento puede ir reintegrando eingresando dinero.

2. Operaciones de crédito a corto plazo: Entre otras, hay que destacar larelevancia de las operaciones de tesorería, que constituyen créditos

concedidos por entidades financieras para cubrir desfases transitorios detesorería por falta de liquidez coyuntural.

La gestión documental de las distintas modalidades de operaciones de crédito se contemplanen el cuadro dentro de la serie genérica 40201 EXPEDIENTES DE FINANCIACIÓN YOPERACIONES DE CRÉDITO, en cuyo seno se albergan series específicas tales como:Contratos de préstamos, contratos o pólizas de créditos, operaciones de tesorería, etc.

El crédito presupuestario hace referencia a las cuantías económicas consignadas en lasdiferentes partidas del presupuesto.

Lo que sucede es que en algunos casos se producen conexiones entre la obtención de créditofinanciero y el establecimiento de crédito presupuestario. Así, por ejemplo, la contratación de

un préstamo con una entidad financiera conlleva como requisito indispensable o bien laconsignación del capital objeto de préstamo en el presupuesto inicial, o bien la realización deuna modificación del presupuesto, al implicar el capital prestado un suplemento de créditopresupuestario.

En cambio, una operación de tesorería no requiere una modificación presupuestaria porque setrata de una cuantía económica contemplada en presupuesto, pero que se solicita a unaentidad financiera en una situación puntual de falta de liquidez, con la obligación de serdevuelta en un plazo temporal muy breve (máximo de un año).

Por consiguiente, en fondos documentales municipales se guardan, por un lado, expedientesde contratos de préstamos con entidades financieras a clasificar en 40201 EXPEDIENTES DEFINANCIACIÓN Y OPERACIONES DE CRÉDITO y, por otro lado directamente relacionados,también hay expedientes de modificaciones del presupuesto, en concreto, suplementos de

crédito presupuestario, que son consecuencia de la obtención de créditos financieros a largoplazo (contratos de préstamos). Estos expedientes de modificación de crédito presupuestario


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se clasifican como 401 PRESUPUESTOS (MODIFICACIONES DE CRÉDITO) dentro de 401EXPEDIENTES DE INTERVENCIÓN ECONÓMICA.

3.14. Exacción de Impuestos y exacción de Tasas.

Los EXPEDIENTES DE TRIBUTACIÓN incardinados en 40202 = TRIBUTACIÓN hacenreferencia, por un lado, a la exacción de impuestos y, por otro lado, a la exacción de tasas.

Los expedientes de exacción de impuestos que habitualmente se encuentran en los fondosdocumentales municipales son:

- Impuestos sobre el producto y la renta (expedientes de contribución territorialrústica, de urbana, de impuesto industrial, de impuestos a transportes,…).

- Impuestos sobre el capital (expedientes de impuestos municipales sobre elincremento del valor de los terrenos: Plusvalía y tasa de equivalencia, sobresolares edificados y sin edificar, de recargo especial sobre el incremento del valorde los terrenos, de recargos en general, y de la tasa de equivalencia).

- Impuestos indirectos y gastos suntuarios (expedientes de circulación de vehículos,de cotos de caza y pesca, de pompas fúnebres,…).

Los expedientes de exacción de tasas que usualmente se conservan en fondos documentalesmunicipales son:

- Expedientes de contribuciones especiales

- Expedientes de ingresos indeterminados e imprevistos - Expedientes de ingresos patrimoniales

- Expedientes de ingresos por concesiones administrativas - Expedientes de ingresos por multas - Expedientes de operaciones de capital

- Expedientes de tasas con fines no fiscales - Expedientes de tasas por aprovechamientos no fiscales - Expedientes de prestación de servicios - …

- o 0 o -

En la gestión de las competencias tributarias municipales se constata la existencia dediferentes Juntas y Comisiones. De todas ellas, queremos destacar el papel ejercido por laJunta Pericial: Junta formada en los ayuntamientos para la gestión de la contribución territorial

(rústica y urbana). Por último, recordamos que la consulta de la normativa vigente en materia de hacienda localpuede contribuir eficazmente a resolver las dudas que puedan surgir en relación con laclasificación documental de los actuales regímenes presupuestario-contable, y financiero-tributario. Concretamente, nos referimos a la Ley 39/1988 de 28 de diciembre, reguladora delas Haciendas Locales (BOE de 30-12-1988), y al Real Decreto Legislativo 2/2004 de 5 demarzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de Haciendas Locales (BOE de 9-03-2004).


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4. BIBLIOGRAFÍA.

La presente bibliografía constituye una selección extraída del rico aparatocrítico y bibliográfico publicado en el trabajo de Mariano García Ruipérezintitulado Tipología. Series Documentales. Cuadros de clasificación.Cuestiones metodológicas y prácticas.

ALBERCH I FUGUERAS, Ramón: “Els cuadres de classificació per a arxius municipals al’Estat Espanyol. Consideracions generals”. – En LLigall. Revista de Archivística , 2 (1990), pp.

69-84. ALBERCH I FUGUERAS, Ramón: “La clasificación uniforme de documentos. Ventajas ylímites”. – En Boletín de ANABAD , XLIX (1998), nº 2, p. 35-42.

ARCHIVOS municipales: propuesta de clasificación de fondos de ayuntamientos / Mesa deTrabajo sobre Organización de Archivos Municipales. Madrid: ANABAD [etc.], 1996.

ARQUIVOS municipais: proposta de cadro de clasificación de fondos / Grupo de Traballo deArquitos da Administración Local de Galicia; Mesa sobre Organización de ArchivosMunicipales. Santiago de Compostela: Xunta de Galicia, 1998, 98 p.

CAYETANO MARTÍN, Carmen: “La clasificación como descripción. Cuadros de clasificación.Descripción documental e influencias de factores extra-archivísticos”. – En Irargi. Revista deArchivística , IV (1991), pp. 167-181.

CAYETANO MARTÍN, Carmen: “Los cuadros de clasificación en los archivos municipales”. –En I Jornadas de Archivos Municipales de Cantabria . Santander: Asociación para la Defensadel Patrimonio Bibliográfico y Documental de Cantabria, 1998, pp. 119-141.

COMPILACIÓN de manuales de tipología documental de los municipios / Grupo de ArchiverosMunicipales de Madrid. Madrid: Consejería de Educación y Cultura de la Comunidad de Madrid,[1997].

DÍAZ GARCÍA, Mª E., PAREDES PÉREZ, M., GARCÍA MANTECÓN, E.: Cuadro declasificación para los archivos municipales de la Comunidad Autónoma de Extremadura. Cáceres: Consejería de Cultura, 2003, 111 p.

FERNÁNDEZ HIDALGO, Mª del Carmen y GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano: “La clasificación enlos archivos municipales españoles: evolución histórica y situación actual”. – En Irargi. Revistade Archivística, II (1989) pp. 133-349.

FORTÚN, I. J. [et al.]: Cuadro de clasificación para los archivos municipales y concejiles deNavarra . Pamplona: Gobierno de Navarra, 2000, 63 p.

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano: Tipología documental municipal . Toledo: Servicio dePublicaciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, 2002.

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano: Tipología. Series documentales. Cuadros de clasificación.Cuestiones metodológicas y prácticas . Las Palmas de Gran Canaria: Anroart Ediciones, 2007.[Colección Asarca Forma, 2], 118 p.. Bibliografía: pp. 105-118.

IZQUIERDO GONZÁLEZ, Santiago: “De un cuadro inédito a la búsqueda del Grial: las mesasredondas sobre clasificación de fondos, 1988-1996”. – En I Jornadas de Archivos Municipalesde Cantabria . Santander: Asociación para la Defensa del Patrimonio Bibliográfico y Documentalde Cantabria, 1998, pp. 143-179.


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LATORRE TAFANELL, R.: “El cuadro de clasificación y los documentos de urbanismo”. – EnActas de las IV Jornadas de Archivos Municipales de Cantabria . Santander, 2003, pp. 119-137.

MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria: Técnicas de Archivo y tratamiento de ladocumentación administrativa . Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996, 216 p.

MONTEJO URIOL, Angel: “La clasificación de fondos archivísticos administrativos”. – En

Métodos de Información . Vol. 4. Nº 17-18. Marzo-Mayo 1997. p. 50-58. PÁEZ GARCÍA, Mateo A.:” El cuadro de clasificación integrado: normalización de laclasificación archivística”. – En Boletín del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico , nº 47.Febrero 2004. p. 84-95.


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PLAN DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIPUTACIÓNPROVINCIAL DE CUENCA : INSTRUCCIONES DEL PROGRAMADE DESCRIPCIÓN

José Ramón Rodríguez Clavel Javier Barbadillo Alonso

Con la colaboración de: Francisco Javier González García Amparo Mora Villanueva Pilar Saiz de la Cruz

INDICE

1. Introducción

1.1. Objetivos del programa 1.2. Límites del programa 1.3. Estructura de datos 1.4. Formato de entrada de datos 1.5. Ordenación de los registros 1.6. Edición de registros 1.7. Formalización del contenido

2. Descripción principal

2.1. Referencia 2.2. Unidad de descripción 2.3. Procedencia 2.4. Clasificación 2.5. Ordenación 2.6. Título 2.7. Volumen y soporte

3. Descripción complementaria

3.1. Características físicas

3.2. Alcance y contenido 3.3. Documentación asociada 3.4. Notas de descripción 3.5. Descriptores 3.6. Texto asociado

4. Información archivística

4.1. Ingreso 4.2. Signaturas y referencias anteriores 4.3. Valoración 4.4. Acceso

5. Control del trabajo


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5.1. Notas de trabajo 5.2. Fecha de creación del registro 5.3. Fecha de modificación del registro

6. Búsqueda documental

6.1. Operaciones lógicas 6.2. Búsqueda de fechas 6.3. Búsqueda general

7. Macros del programa

7.1. Ficha documental 7.2. Tabla de datos 7.3. Portapapeles 7.4. Listas y catálogos 7.5. Notas de ayuda 7.6. Estructura de campos 7.7. Consulta de clasificación

8. Gestión del programa

9. Bibliografía


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1. INTRODUCCIÓN

La Diputación Provincial de Cuenca mantiene un plan de asistencia técnica a los archivosmunicipales. En el marco de este plan, se ha adoptado el programa Barca para facilitar lastareas básicas de clasificación y descripción de dichos archivos.

Barca es un programa de archivo desarrollado con FileMaker 6.0. FileMaker es un gestor debases de datos que combina características y prestaciones relacionales y documentales. Apartir de este programa genérico se ha confeccionado esta aplicación informática paraarchivos. Este programa se ha desarrollado en el Archivo Municipal de Guadalajara.

1.1. OBJETIVOS DEL PROGRAMA

- Clasificación y descripción de unidades documentales

- Búsqueda documental y ordenación de sus resultados

- Producción de instrumentos básicos de descripción - Importación y exportación de datos

1.2. LÍMITES DEL PROGRAMA

Esta versión de Barca no incluye módulos para la descripción de agrupaciones documentalesni un registro de consultas y servicios. Sin embargo, sí permite la obtención de informaciónbásica sobre las agrupaciones documentales y la exportación de los datos de una ficha deunidad documental a una aplicación separada de control de consultas y préstamos.

1.3. ESTRUCTURA DE DATOS

La estructura de datos de Barca es una adaptación de ISAD (G), la Norma Internacional deDescripción Archivística propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, pero también tieneen cuenta otras normas o manuales fundamentales. Con respecto a ISAD(G), la estructura deBarca desarrolla algunos elementos básicos (como la referencia), simplifica otros (las áreas deacceso y documentación asociada) e incorpora otros (especialmente los campos declasificación, considerados como un desarrollo sistemático del elemento Título).

En la tabla siguiente se presentan los campos de esta base de datos agrupados en cuatroáreas, según su función principal. En la tercera columna se indica su correspondencia con lasáreas o elementos de ISAD(G). Se emplean nombres de campo abreviados, para facilitar la

formulación de instrucciones internas y el diseño de los formatos de entrada de documentos.Todos los campos de entrada de datos, incluso las fechas, son de tipo texto, sin límite delongitud.

[Referencia]

CEN Nombre del centro de archivo 1.1 RF1 Referencia del centro de archivo 1.1 RF2 Referencia de la unidad de descripción 1.1 ST1 Signatura de la unidad de instalación 1.1 ST2 Signatura de la unidad de descripción 1.1


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[Descripción principal]

UDC Unidad de descripción 1.4 PCD Procedencia 2.1 SC1 Primera sección

SC2 Segunda Sección SC3 Tercera sección SR1 Serie SR2 Subserie FEC Fechas de ordenación 1.3 NTF Notas a las fechas principales 1.3 ODS Ordenación secundaria 1.2 TRS Título o resumen indicativo 1.2 VYS Volumen y soporte 1.5

[Descripción complementaria]

CFS Otras características físicas 4.2 AYC Alcance y contenido 3.1 DAS Documentación asociada 5 NTD Notas de descripción 6 DES Descriptores TEX Texto asociado

[Información archivística]

ING Fecha y forma de Ingreso 2.4 STA Signaturas y referencias anteriores VAL Valoración y plazo de conservación 3.2

ACC Tipo de acceso 4

[Control de trabajo]

NTT Notas de trabajo FDC Fecha de creación del registro 7.3 FDM Fecha de modificación del registro 7.3

1.4. FORMATO DE ENTRADA DE DATOS

El formato básico de entrada de datos presenta un registro por pantalla. Puede transformarseen una tabla si abrimos el menú "MACROS" y seleccionamos "Tabla de datos".

En la cabecera del registro, de izquierda a derecha se presentan los elementos siguientes:

- El nombre del programa. Si pulsa sobre este nombre obtendrá los datos sobre laversión del programa y su distribución.

- Una ventana rectangular para llevar a cabo búsquedas generales.

- Los botones de ordenación.


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En el cuerpo del registro se disponen los campos en dos columnas. A la izquierda están lamayor parte de los campos de descripción principal y a la derecha se encuentran los camposde referencia, localización, descripción física, descripción complementaria e informaciónarchivística.

Esta presentación de los campos en dos columnas intenta evitar el desplazamiento de la

pantalla durante la edición o consulta del registro. Ha sido pensada para monitores de quincepulgadas con una resolución de 800x600 puntos.

Para monitores de 17 pulgadas y mayor resolución se recomienda ampliar el zoom al 150%.Para ello, utilice los controles situados en la línea inferior de la pantalla.

1.5. ORDENACION DE LOS REGISTROS

Por defecto, el programa mantiene los registros en el orden de grabación; pero los registros,después de cada consulta, pueden ordenarse por cualquier campo o combinación de campos.

El programa incluye tres ordenaciones prefijadas, que pueden considerarse básicas desde elpunto de vista archivístico. Para activar las ordenaciones prefijadas, pulse sobre los botonesOS, OC y OT, situados en la cabecera del registro.

Botón OS : Ordenación sistemática. El programa ordena todos los registrosseleccionados según la siguiente secuencia de campos:

PCD + SC1 + SC2 + SC3 + SR1 + SR2 + FEC + ODS

Botón OC : Ordenación cronológica. El programa ordena los registros según estasecuencia de campos:

FEC + ODS

Botón OT : Ordenación topográfica. El programa ordena los registros según estasecuencia de campos:

ST1 + ST2

Para obtener otro tipo de ordenación debe pulsar sobre "Records", en la barra superior deherramientas del programa. Después debe seleccionar "Sort". Esta opción abre una ventana detrabajo que permite seleccionar los campos de ordenación.

1.6. EDICIÓN DE REGISTROS

En este apartado se describen las operaciones más frecuentes relacionadas con la creación,edición, eliminación y reemplazo de contenidos de los registros de la base de datos.

Nuevo registro

Para crear un nuevo registro, pulse el botón NR, situado en la cabecera de la pantalla. Elprograma inserta automáticamente algunos datos: el nombre del archivo, la referencia y lasfechas de control.

También puede crear un nuevo registro si pulsa el botón DP, que duplica parcialmente elregistro activo. Este botón crea un nuevo registro, inserta el nombre del archivo, la referencia,las fechas de control y los datos de clasificación del último registro activo. El último registroactivo es el último registro sobre el cual haya pulsado el cursor en el interior de algún campo:

puede ser el registro anterior, pero también cualquier otro registro.


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Edición del registro

Para escribir en los campos del registro, pulse dentro del rectángulo de un campo y escribanormalmente.

Si pulsa con el botón derecho dentro de un campo, se abre un menú contextual con algunasopciones de edición. Sin embargo, no debe utilizar formatos especiales, como letra negrita, etc.en este programa.

Si pulsa sobre un campo y a continuación utiliza la combinación de teclas "Control" + "Acento",el programa copia automáticamente el contenido del mismo campo correspondiente al últimoregistro activo.

Finalmente, en el lado extremo derecho de la parte superior del registro hay un pequeñorectángulo que puede utilizarse para marcar el estado de edición del registro. Puede utilizardistintas abreviaturas con este fin: por ejemplo, "PD" para indicar que el registro está pendientede revisión. También puede utilizarse la abreviatura “RV” para expresar que el registrodescriptivo necesita una revisión, o la abreviatura “C” para indicar que hay que corregir algún

dato informativo.

En cualquier caso, cuando se exprese “PD” o “RV” u otra abreviatura en el botón de marca, esnecesario explicar en qué consiste dicha advertencia en el campo NTT (Notas de Trabajo) delregistro descriptivo.

Ejemplo:

Botón de MARCA: RV

UDC – EXPEDIENTESC1 - 10 100 = GOBIERNO SC2 - 10 102 = ALCALDE

SC3 -SR1 - 10 102 = EXPEDIENTES GUBERNATIVOS SR2 - 10 102 = NOMBRAMIENTO DE GUARDAS JURADOSFEC - 1959 ODS -ST1 - 0012ST2 – 040NTT – Hay que comprobar el expediente original para averiguar nombre y apellidos depersona interesada a indicar en ODS.

Recuerde que el Plan de la Diputación de Cuenca utiliza la abreviatura "SN" para marcarlos casos en los que se ha identificado una nueva serie, que no ha sido incorporada al

modelo de cuadro de clasificación. Este requisito facilita la coordinación posterior detodos los inventarios.

Reemplazo de contenidos

Es posible reemplazar el contenido de un campo en muchos registros al mismo tiempo. Antesde efectuar una operación de este tipo debe actualizar siempre la copia de seguridad de losdatos. Recuerde que la operación de reemplazo del contenido de un campo en muchosregistros al mismo tiempo no puede deshacerse. Pulse "Records" en la barra de herramientas ya continuación "Replace Contents". Esta opción abre varias posibilidades:

La primera opción, "Replace with", permite cambiar el contenido de un campodeterminado en todos los registros seleccionados por el contenido del campo sobre elcual se encuentra situado el cursor.


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La segunda opción, "Replace with serial number" permite asignar un número correlativoa todos los registros seleccionados, a partir del primero que figura en la selección.

La tercera opción, "Replace with calculated result" permite determinar la formula en quese basará la operación de reemplazo. Esta formula puede ser compleja y puede que

necesite la ayuda de los servicios del Archivo de la Diputación Provincial paradeterminarla.

Eliminación de registros

Advertimos que los registros eliminados no pueden recuperarse: haga una copia de seguridadantes de proceder a una eliminación crítica.

Para borrar registros debe utilizar el menú principal. Pulse "Records" y a continuación elija"Delete record", para eliminar un registro, o "Delete found records", para eliminar todos losregistros seleccionados.

1.7. FORMALIZACIÓN DEL CONTENIDO

Salvo las excepciones que se indican, se utilizará texto normal, siguiendo las pautas habitualesde acentuación, uso de mayúsculas y minúsculas, etc.

Los campos que se escriben con mayúsculas son PCD, SC1, SC2, SC3, SR1, SR2,ODS, CEN, RF1, RF2, ST1 y ST2.

La puntuación utilizada en los ejemplos no es preceptiva, salvo para los centros que utiliceneste programa dentro del plan de archivos de la Diputación Provincial de Cuenca, con el fin degarantizar la coherencia de los instrumentos comunes de información.


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2. DESCRIPCIÓN PRINCIPAL

2.1. REFERENCIA

Las referencias de identificación y localización de la unidad de descripción se indican en loscampos CEN, RF1, RF2, ST1 y ST2. Las referencias y signaturas anteriores que haya podidotener una unidad de descripción se indican en el campo STA, en el área de informaciónarchivística, que se tratará más adelante.

CEN : Centro de archivo

Este campo se emplea para indicar el nombre completo del centro de archivo. Por ejemplo:

ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA

RF1 : Referencia del centro de archivo

La referencia del centro de archivo se construirá mediante la combinación de los siguientescódigos:

- Identificación del país, mediante el código ES (en mayúsculas),

- Identificación de la provincia y de la localidad mediante los cinco primeros dígitos delcódigo numérico establecido por el INE (Instituto Nacional de Estadística). El sexto dígitode este código es sólo un elemento de control que no se utiliza en esta aplicación.

- Identificación del tipo de archivo, mediante siglas alfabéticas en mayúsculas. Porejemplo: AM (Archivo Municipal) o AP (Archivo Parroquial).

Por ejemplo:

CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA RF1 - 16035 AM

RF2 : Referencia de la unidad de descripción

La referencia de la unidad de descripción es un número asignado de forma automática por laaplicación informática cuando se crea un nuevo registro descriptivo. Este número es único e

invariable y está formado por 6 dígitos, contados a partir de 100001. Por ejemplo:

CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA RF1 - 16035 AM RF2 - 100237

En este sistema, la referencia de la unidad de descripción no es significativa, es decir, noincluye información sobre el fondo al que pertenece una unidad, ni sobre su clasificación olocalización física.

La utilización de una referencia no significativa intenta evitar los problemas derivados de loscambios en la identificación del fondo, clasificación o instalación de una unidad documental. Deeste modo, una unidad documental puede ser reclasificada o puede modificar su posición física

en el depósito sin que estos cambios modifiquen su referencia principal.


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Por otra parte, no es aconsejable proporcionar la signatura topográfica a cualquier persona queconsulte los registros de descripción: la comunicación de la referencia principal de losdocumentos, pero no de la signatura, contribuye a garantizar la custodia documental. Esteaspecto puede ser de especial interés en el caso de documentos valiosos o de documentoselectrónicos.

ST1 : Signatura 1

En el campo ST1 se indica la localización en un depósito de archivo de la unidad de instalaciónque contiene a la unidad de descripción. Esta localización se basará, preferentemente, en unnúmero correlativo. Por ejemplo:

CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA RF1 - ES 16035 AM RF2 - 100237 ST1 - 0099

ST2 : Signatura 2

En el campo ST2 se indica la posición de una unidad de descripción (un ítem) dentro de launidad de instalación indicada en el campo ST1, normalmente mediante un número de carpeta.Por ejemplo:

CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA RF1 - ES 16035 AM RF2 - 100237 ST1 - 0099 ST2 - 012

La separación en dos campos de la signatura topográfica facilita el control de las unidades deinstalación y la obtención de listados topográficos con distintos niveles de detalle.

Recomendaciones

La formalización de la signatura es un asunto interno de cada centro de archivo. Sin embargo,es posible hacer dos recomendaciones generales:

- Una signatura basada en un número correlativo no significativo es siempre la mejor solución.

- El objetivo de este campo es indicar la posición de una unidad documental en un depósito,pero también permitir la obtención de listas o registros topográficos. Tenga en cuenta estesegundo objetivo a la hora de decidir el modo en que llevará a cabo la formalización o entradade datos en este elemento.

- Los campos ST1 y ST2 son alfanuméricos. Para conseguir una ordenación correcta de lassignaturas numéricas es preciso indicar tantos ceros a la izquierda como sea necesario.

La secuencia "0001, 0002... 0010, 0011" es correcta. Sin los ceros a la izquierda, laordenación de un campo alfanumérico es incorrecta: "1, 10, 11, 2, 3..."

Estudio de casos

1) Cuando describimos en una misma ficha varias unidades documentales ubicadas en unamisma caja, que constituyen un grupo o fracción de serie, la segunda signatura puede adoptaresta forma:

ST1 - 0218 ST2 - 001 – 012

2) En el caso de una copia inserta de un documento en otro documento, cuya importanciaexige una ficha descriptiva separada, se indicará la signatura del documento principal y a


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continuación, en el campo ST2, la abreviatura IN, separada por un espacio en blanco de lasegunda signatura:

ST1 - 0455 ST2 - 011 [IN]

La condición de inserto de un documento se hará constar también en el campo deVolumen y Soporte, según se indica más adelante.

3) En el caso especial de documentos simples o expedientes originales que están incorporadosfísicamente en otras unidades documentales se empleará la misma solución y abreviatura. Porejemplo, suponga un reglamento cosido en un libro de actas:

ST1 - 0015 ST2 - 012 [IN]

Cuando se trata de varios documentos simples o expedientes originales que se hallan incluidosen otro documento principal, conviene distinguir la signatura de cada uno de ellos añadiendo unnúmero correlativo a la abreviatura IN. Ejemplos:

ST1 – 0130ST2 – 008

ST1 – 0130ST2 – 008 [IN 1]

ST1 – 0130ST2 – 008 [IN 2]

ST1 – 0130ST2 – 008 [IN 3]

ST1 – 0130ST2 – 008 [IN 4]

ST1 – 0130ST2 – 008 [IN 5]

La condición de documento incorporado en otro se hará constar también en el campo deVolumen y Soporte de la ficha de cada documento incorporado, según se explica en elapartado dedicado al VOLUMEN Y SOPORTE.

4) En el caso especial de un libro o cuaderno cosido que alberga en su seno muchas unidadesdocumentales dispares sin lugares comunes entre ellas y sin destacar ninguna como

documento principal, se procede en primer lugar a la foliación de todas las hojas del cuadernoo libro, a continuación se realiza la ficha descriptiva separada de cada documento integrantedel cuaderno/libro: en el campo descriptivo ST2 se indicará el número de carpeta que ocupa elcuaderno/libro dentro de su caja, seguidamente un espacio en blanco, se abre corchete, seexpresa la abreviatura FOL (folios), un espacio en blanco y después el número de la hoja decomienzo de cada documento seguido de la inicial “r” (recto) o “v” (vuelto), después guión “-“ ya continuación el número de la hoja de término del documento seguido de la inicial “r” o “v”.Ejemplo: Supongamos un cuaderno cosido que recoge 37 unidades documentales diferentessin ninguna interrelación entre sí y tiene 112 hojas. El campo ST2 de la ficha descriptiva de unode los 37 documentos integrantes del cuaderno se expresa así:

ST1 – 0147ST2 – 012 [FOL 49v-52r]

5) Finalmente, cuando en un centro existen depósitos separados, cabe la posibilidad demantener secuencias numéricas diferentes para las signaturas de cada uno de ellos o de


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mantener una sola secuencia. Esta última solución parece más recomendable, pues evita lamodificación de las signaturas si se trasladan los documentos a un nuevo centro.

En tal caso, cuando se siga una sola secuencia numérica y existan varios depósitos, es posibleutilizar un indicador de depósito delante de la primera signatura. No es necesario que esteindicador se anote en las carpetas de documentos o unidades de instalación, podrá ser

eliminado si se unifican los depósitos:

ST1 - DA 0099 ST2 - 012

2.2. UNIDAD DE DESCRIPCIÓN

Dado que esta base de datos se destina tan sólo a la clasificación y descripción de unidadesdocumentales simples o compuestas, se supone este nivel en todos los casos. Sin embargo,con el fin de mejorar la comprensión de la descripción se utiliza el campo UDC (Unidad de

descripción) para precisar el tipo básico de unidad documental, según la siguiente tabla devalores, que se abre al pulsar sobre el interior del campo:

- Documento - Expediente - Registro - Grupo

Documento. - Este término se aplica a las unidades documentales simples. Su utilización en ladescripción de documentos contemporáneos es rara, porque la mayoría de las unidadesdocumentales simples forma parte de un expediente. En cambio, en el caso de ladocumentación medieval y del Antiguo Régimen, es frecuente la existencia de documentossimples, que deben describirse individualmente.

Expediente. - Este término se utiliza cuando se realiza el asiento descriptivo de un únicoexpediente, entendido como el conjunto de documentos que tratan de un mismo procedimientoo asunto administrativo.

Registro. - Este término se utiliza para referirse a los registros administrativos, especialmenteen forma de libro, como los libros de actas, los libros registro de entrada y salida dedocumentos, los libros de contabilidad o los protocolos de escrituras, considerados comounidades documentales compuestas.

Grupo. - Este término, entendido como , o se refiere a un grupo de unidades documentales que, por diversasrazones, son objeto de una descripción conjunta. Utilizamos esta categoría cuandodescribimos, sin descender al nivel de unidad documental, las unidades de instalación quecontienen expedientes de la misma serie o grupos de expedientes de una misma serie queocupan sólo parte de una caja o de un legajo. Algunas normas de descripción se refieren aestos casos como o .

Recomendaciones

La descripción por grupos de archivo se corresponde en gran medida con el nivel común de lasentradas descriptivas de un inventario tradicional, cuando se describe una serie mediante laindicación somera de los grupos que la forman. Por ejemplo:

UDC - GRUPO SC1 - 10 300 = SERVICIOS

SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO SC3 -


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SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANÍSTICA Y RURAL SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MENORES FEC - 1981 VYS - 1 caja. ST1 - 0185

UDC - GRUPO SC1 - 10 300 = SERVICIOS SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO SC3 - SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANÍSTICA Y RURAL SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MENORES FEC - 1982 VYS - 1 caja. ST1 - 0186

La formación de estos grupos de descripción obedece a necesidades prácticas y evita ladescripción pieza a pieza cuando el valor informativo de las unidades documentales no es muyalto o cuando es imposible por razones económicas o prácticas alcanzar mayor nivel de detalle.

También se forma grupo cuando describimos un conjunto de documentos simples físicamenteagrupados en una misma carpeta:

UDC - GRUPO SC1 - 10 100 = GOBIERNO SC2 - 10 102 = ALCALDE SC3 - SR1 - 10 102 = DISPOSICIONES SR2 - 10 102 = ANUNCIOS FEC - 1983 – 1988 ST1 - 0058 ST2 - 015

UDC - GRUPO SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIÓN SC2 - 10 201 = SECRETARÍA SC3 - SR1 - 10 201 = CERTIFICACIONES SR2 - FEC - 1984 – 1985 ST1 - 0132 ST2 - 010

En todo caso, un grupo de descripción nunca debe abarcar más de una unidad de instalación,no debe estar formado por menos de tres expedientes y no debe incluir documentos de fechasalejadas entre sí, sino que la secuencia cronológica de los documentos integrantes del grupo

debe ser continuada, con escasas lagunas.

2.3. PROCEDENCIA

La determinación de la procedencia archivística de un documento, es decir, del fondo dearchivo al que pertenece, no siempre es sencilla. Si participa en el Plan de Archivos de laDiputación Provincial de Cuenca debe ponerse en contacto con sus servicios técnicosarchivísticos. El estudio comparado de los distintos archivos municipales permitirá resolver elproblema o, al menos, adoptar soluciones comunes.

En el campo PCD (Procedencia) se indica la procedencia archivística de la unidad documental- el nombre del productor del fondo o creador de la colección- y el código de identificación que

ha recibido dicho fondo en el centro de archivo.


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El código de procedencia es imprescindible para garantizar el buen funcionamiento del sistemade clasificación en esta aplicación.

Antes de cumplimentar este campo debe haber creado el valor correspondiente en lalista de valores de procedencia. Para ello, pulse sobre el botón NR (Nuevo Registro)situado en la barra de herramientas de la aplicación en el margen superior derecho de la

ficha documental. En el nuevo registro se escribe en el campo PCD el códigocorrespondiente, espacio, signo igual, espacio, y el nombre del fondo que se va aprocesar. Más adelante podrá modificar la lista de procedencias cuando lo desee, para añadirnuevos nombres o cambiarlos. Recuerde que los cambios de nombre sólo afectarán aesta lista y que deberá realizar manualmente el cambio de los nombres ya consignadosen las fichas de unidades documentales o utilizando la función de reemplazar. El uso dela función reemplazar se ha explicado anteriormente en el apartado 1.6. EDICIÓN DEREGISTROS.

En un archivo municipal que custodia un fondo documental de ayuntamiento y otros fondosrelativos al ámbito territorial de la localidad, se podrán establecer los códigos numéricos ynombre de los fondos de la siguiente forma:

10 = AYUNTAMIENTO DE BETETA 11 = JUZGADO DE PAZ DE BETETA 12 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE BETETA 13 = CÁMARA AGRARIA LOCAL DE BETETA 14 = [...]

Si en un mismo archivo municipal se custodian fondos procedentes de varios ayuntamientos yotros fondos de ámbito local, los códigos numéricos de procedencia pueden asignarse porgrupos, separados por una línea, según el archivo de origen:

10 = AYUNTAMIENTO DE…. 11 = JUZGADO DE PAZ DE….

12 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE…. 13 = CÁMARA AGRARIA LOCAL DE… - 20 = AYUNTAMIENTO DE…. 21 = JUZGADO DE PAZ DE…. 22 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE…. 23 = CÁMARA AGRARIA LOCAL DE… - 30 = AYUNTAMIENTO DE…. 31 = JUZGADO DE PAZ DE…. 32 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE…. 33 = CÁMARA AGRARIA LOCAL DE… --

[...]

Advertencias y recomendaciones

- El campo PCD es obligatorio.

- Recuerde que el objetivo principal de este campo no es establecer un cuadro de fondos(aunque pueda usarse con este fin), sino dotar a cada fondo de un código y un nombre deidentificación únicos e invariables dentro de un centro de archivo. Esta función esindependiente de las diversas presentaciones o clasificaciones que pueda adoptar una lista defondos.

- Si desconoce la procedencia exacta de un documento, debe crear un nombre de colecciónque indique el centro de archivo en el cual se ha encontrado. Por ejemplo:


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10 = AYUNTAMIENTO DE BETETA 11 = JUZGADO DE PAZ DE BETETA 12 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE BETETA 13 = CÁMARA AGRARIA LOCAL DE BETETA

[...]

19 = COLECCIÓN DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA

[...]

- Si al menos sabe que la unidad documental formaba parte de un fondo pero no puede fijar laclasificación de dicha unidad dentro de dicho fondo, puede abrir la colección en el nivel desección.

PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE BETETA SC1 - 10 500 = COLECCIÓN DE ARCHIVO SC2 -

SC3 - SR1 - 10 500 = DOCUMENTOS TEXTUALES SR2 - FEC - 1451-09-21 ODS - TRS - Carta de censo otorgada por Juan de Torres a favor de María Rodriguez : unacasa en la colación de San Miguel. NTD - Es probable que este documento tenga relación con alguna propiedad delAyuntamiento, pero su clasificación no es segura.

- Escriba siempre el código de identificación del fondo separado del nombre por la siguientesecuencia: espacio - signo igual - espacio. No utilice más de dos dígitos. Si no sigue estasinstrucciones, el sistema de clasificación no funcionará correctamente.

- Si su centro lo necesita y ha agotado la secuencia numérica, de 10 a 99, para asignar códigosde fondo, abra una nueva secuencia con las letras del alfabeto (A1, A2, etc.).

- Si, a pesar de todo, su centro necesita utilizar más de dos caracteres deberá ponerse encontacto con los servicios técnicos de la Diputación Provincial de Cuenca.

2.4. CLASIFICACIÓN

Los campos SC1, SC2, SC3, SR1 y SR2 se utilizan para determinar la clasificación de una

unidad documental dentro de un fondo. En la pantalla, a la derecha de cada campo hay unpequeño rectángulo o botón que abre las listas de valores de cada uno de ellos.

Las listas de valores de clasificación son listas condicionadas, que permiten crear unaclasificación en cascada. Las opciones del campo SC1, dependen del valor asignado en elcampo PCD; las opciones del campo SC2 dependen del valor indicado en SC1, etc. Estaslistas se crean de forma automática cada vez que se introduce un nuevo valor en un campo declasificación.

La Diputación de Cuenca utiliza unas reglas especiales para indicar los códigos y nombres decada nivel de clasificación. Por ejemplo:

SC1 - 10 300 = SERVICIOS

SC2 - 10 302 = PROMOCIÓN ECONÓMICA SC3 - 10 30208 = TRABAJO Y EMPLEO


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SR1 - 10 30208 = EXPEDIENTES DE TRABAJO Y EMPLEO SR2 - 10 30208 = CURSOS DE FORMACIÓN OCUPACIONAL

En los campos de clasificación es necesario cuidar especialmente la ortografía y la tipografíade los nombres de las agrupaciones documentales, para garantizar la coherencia de lasbúsquedas documentales y el buen funcionamiento de los listados.

Barca incluye una ayuda a la clasificación de documentos municipales, basada en el cuadro declasificación desarrollado por el Archivo de la Diputación Provincial de Cuenca. Elfuncionamiento de este sistema de ayuda se describe en el apartado 7.7 CONSULTA DECLASIFICACIÓN de estas instrucciones.

SC1 : Primera sección

Es el primer campo de clasificación de la unidad de descripción. En SC1 hay que indicar lasección a la que pertenece según el cuadro de clasificación.

Las primeras secciones utilizadas en el Plan de Archivos de la Diputación de Cuenca son las

siguientes, de acuerdo con la propuesta de la Mesa de Archivos de la Administración Local:

- GOBIERNO - ADMINISTRACIÓN - SERVICIOS- HACIENDA

En un archivo municipal que albergue un solo fondo, el del Ayuntamiento, el procedimientoconsiste en indicar el nombre de la sección a la que corresponda la unidad de descripción,precedido de los dígitos identificativos del fondo:

10 100 = GOBIERNO 10 200 = ADMINISTRACIÓN

10 300 = SERVICIOS 10 400 = HACIENDA

El dígito 10 identifica el f

instruccionessistemaclasificacionyprogramadescripcion_actualizacionabril2012

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