instituto superior del profesorado nro · la producción, la circulación y cambio, el comercio y...
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Introducción a
Sistema de Información Contable
Profesores
BRUNAS Analía
RONCERO María Luz
TIBALDO Angélica
TIBALDO Laura
anexo Esperanza
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La satisfacción de las necesidades del hombre es el objeto de la actividad económica.
Todo hombre trabaja con la finalidad fundamental de satisfacer sus necesidades y las de su
familia. Alimentación, vestimenta, habitación, protección de la salud, cultura, capacitación
técnica y esparcimiento son las principales necesidades que requieren esfuerzo constante
del hombre en procura de recursos con que satisfacerlas.
La producción, la circulación y cambio, el comercio y el consumo constituyen los pilares
básicos de la actividad económica.
Expliquemos cada uno de los conceptos:
El hombre actúa sobre la naturaleza y extrae de ella riquezas. Cereales, carnes, metales,
petróleo y cientos de productos más ofrece la naturaleza al hombre. Y esos productos se
convierten en otros a través de la actividad industrial que los transforma en una variedad
infinita de máquinas, motores, medios de transporte, herramientas, materias primas y
mercaderías de consumo personal.
Producción: mediante la cual ciertos bienes, extraídos de la naturaleza o transformados por el hombre, resultan aptos para satisfacer nuestras necesidades.
Circulación y cambio: consiste en el transporte de los bienes de un lugar a otro y el segundo en el traspaso de dichos bienes del patrimonio de una persona al patrimonio de otra.
Distribución: que se asigna a cada uno de los factores intervinientes en la producción, (naturaleza, trabajo, capital y empresa) lo que le corresponde en el objeto producido (renta de la tierra, salario, interés y beneficio a empresario).
Consumo: los bienes llegan a cumplir su finalidad de satisfacer las necesidades humanas.
CAPITULO I Actividad económica del hombre
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El comercio contribuye, con sus operaciones de compra venta y el trasporte de productores,
a la distribución de todos esos bienes entre distintos países o regiones, y facilita de este
modo el consumo de las mercaderías indispensables para la satisfacción de las necesidades.
En este enfoque, podemos decir que toda la actividad económica del hombre se divide en
SECTORES ECONOMICOS.
De acuerdo a sus características podemos llamar a estos sectores económicos de la
siguiente manera: SECTOR PRIMARIO, SECTOR SECUNDARIO Y SECTOR
TERCIARIO.
La primera actividad económica ejercida por el hombre fue obtener los recursos de la
naturaleza. Al volverse sedentario, el hombre organizo dicha obtención de recursos
primarios, agregando los primeros enseres para su logro. Arados de palos, y rudimentarios
corrales fueron las primeras herramientas que utilizo para mejorar el resultado de su
actividad.
Son todas actividades que el hombre, con mayor o menor tecnología desarrolla y obtiene
así los productos de la tierra.
Las principales actividades
del sector primario son:
Agricultura
Ganadería
Pesca
Apicultura
Horticultura
Fruticultura
Forestal
Minería
Este sector, es el de transformación de la materia prima en otros productos que el hombre
necesita y consume.
Con la combinación de materias primas, obtenidas del sector primario, el hombre al
comienzo de la era industrial, desarrolla una actividad que con el correr del tiempo, se torna
una gran generadora de mano de obra brindando bienes y trabajo a gran parte de la
SECTOR PRIMARIO
SECTOR SECUNDARIO
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población que hasta el advenimiento de la revolución industrial solo se dedicaba a la
actividad agropecuaria o a pequeñas industrias artesanales.
Se dio origen así a una gran cantidad de actividades de transformación de materia prima,
naciendo la industria, que se agrupa o clasifica de acuerdo a su especialidad, así tenemos
por ejemplo:
Automotriz
Alimenticia
Metalúrgica
Textil
Electrónica
Construcción
Grafica
Maderera
Naviera
Este sector está integrado por los servicios.
Entendemos por servicios a toda actividad económica del hombre donde no existe
extracción o transformación de la materia prima sino que son generalmente prestaciones.
Podemos enumerar como principales servicios a:
Educación
Salud
Comunicaciones
Comercio
Profesionales
Bancos, seguros y financieras
Turismo
SECTOR TERCIARIO
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PLANEAR
CONTROLAR COORDINAR
El hombre, para satisfacer sus necesidades, interactúa con otras personas conformando
grupos denominados ORGANIZACIONES, que pueden tener distintos fines:
Sin fin de lucro, por ejemplo clubes, entidades educativas, religiosas, etc.
Con fin de lucro, es decir, con la intención de obtener ganancias con la actividad,
constituyendo Organizaciones denominadas EMPRESAS.
Dado que en la actualidad la empresa debe moverse dentro de un mercado muy
competitivo, el administrador debe estar muy atento a las políticas que fija para captar
mayor número de consumidores y poder aumentar así sus ventas, minimizando entonces los
costos y obteniendo de esta forma mayores ganancias.
Para ello el administrador debe contar con un caudal de información útil que provea datos
de la evolución del ente, así como la proyección futura del mismo y en base a ello tomar
decisiones oportunas que permitan colocar a la empresa en condiciones favorables dentro
del mercado.
Importancia de la información en la toma de decisiones
La administración de un negocio es un proceso complejo, compuesto por tres funciones
esenciales que, normalmente, se superponen y producen simultáneamente:
Planear: establecer metas a las que intentará llegar,
definir acciones para lograrlas, recursos que serán
empleados, oportunidad para realizaciones.
Coordinar: sincronizar distancias acciones
individuales, conciliar diferencias entre grupos o áreas
de una empresa, definir la más adecuada manera de
aglutinar los recursos disponibles para cumplir los
planes establecidos.
Controlar: medir y evaluar el cumplimiento de los
planes y objetivos.
EMPRESA Es un ente que realiza una actividad económica mediante la utilización de los factores
de producción, a los cuales coordina, con la finalidad de obtener su propia
retribución, el beneficio o ganancia.
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Dichas actividades tienen un aspecto en común: tomar decisiones.
Decidir significa seleccionar una alternativa entre un
conjunto de ellas, optar por una de vía de acción entre
varias.
Este proceso supone las siguientes fases:
Recolección e interpretación de datos: indagar en el ambiente buscando
las condiciones que reclaman una decisión.
Proyección: encontrar, desarrollar y analizar posibles líneas de conducta.
Elegir: seleccionar un curso particular de acción entre los que se puede
seguir.
Dichas fases requieren, necesariamente, la existencia de INFORMACIÓN, entendida
como conocimiento bajo una forma comunicable.
Se puede advertir la relación entre INFORMACIÓN y COMUNICACIÓN, como un
proceso de transmisión de conforme a los siguientes elementos:
Emisor que enuncia el mensaje.
Codificación materialización del elemento a transmitir en
un lenguaje o en símbolos determinados.
Mensaje o sea la información que se transmite.
Canal vía física o soporte del mensaje.
Receptor (destinatario) que recibe el mensaje.
Decodificación interpretación del lenguaje o código
empleado por el emisor.
Como conclusión, puede afirmarse que, para efectivizar el proceso decisorio -meollo de las
funciones de administración- se requiere una adecuada información.
Una buena información es sustento indispensable para administrar.
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Aquí aparece la CONTABILIDAD, como sistema de información que debe
proporcionar datos que faciliten la toma de decisiones, generalmente vinculadas con los
negocios. La naturaleza de tales datos está relacionada con el patrimonio y la generación de
resultados, teniendo como destinatarios de la información a una gama bastante amplia de
usuarios:
Internos: propietarios, directivos, administradores
Externos: bancos, proveedores, estado
Cualidades de la información contable
La información contable, como cualquier tipo de información, debe tener determinadas
características que le aseguren un grado razonable de UTILIDAD (aptitud para satisfacer
las necesidades) para sus destinatarios. Estas son:
Objetividad: debe tender a presentarse –en el mayor grado posible- de manera que
exprese los acontecimientos tal como son, sin deformaciones por subordinación a
condiciones particulares del emisor.
Oportunidad: debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario.
Precisión: debe estar comprendida entre los estrechos límites de la aproximación a la
realidad, buscando un acercamiento a la exactitud.
Claridad: debe ser entendible, fácil de comprender y accesible.
Prudencia: debe expresarse con cautela y precaución.
Confiabilidad: debe prepararse conforme a reglas que le otorguen el carácter de
creíble.
Productividad: debe prestar una utilidad para los objetivos del usuario que exceda los
esfuerzos necesarios para su obtención (relación costo/beneficio).
Objetivos de la Contabilidad
Brindar información útil para la Toma de Decisiones
Conocer la composición del Patrimonio y las causas que determinan sus variaciones
Conocer los resultados de las actividades
Facilitar el cumplimiento de normas legales y profesionales
Colaborar con el control de recursos y compromisos de las organizaciones
La información que necesita el administrador para tomar decisiones, va a ser provista por la
CONTABILIDAD, a través de los datos que maneja la teneduría de libros.
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Es una disciplina que mediante una técnica de registración
procesa las operaciones de la empresa, de cuyos datos
obtiene las informaciones que provee al administrador, para
que el mismo opte por la decisión correcta para administrar
eficientemente el ente.
CONTABILIDAD
TECNICA DE
REGISTRACIÓN
TOMA DE DECISIONES
EMPRESA
INFORMACIÓN
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El patrimonio es el conjunto de bienes económicos, derechos a cobrar y obligaciones a
pagar de un comerciante o Empresa.
¿Qué son los bienes económicos?
Son los objetos materiales o inmateriales que
tiene un valor en dinero-casas, autos, maquinarias,
llave de negocios, etc.
¿Qué son los derechos a cobrar?
Son los créditos (derechos) a favor del
comerciante o empresas.
¿Qué son las obligaciones?
Compromisos hacia terceros que pueden
consistir en abonar sumas de dinero, entregar bienes
o prestar servicios.
Partes del Patrimonio
ACTIVO: es el conjunto de bienes económicos y derechos a cobrar que tiene un
comerciante o empresa.
PASIVO: son las deudas u obligaciones a pagar de un comerciante o empresa.
PATRIMONIO NETO: es el que surge de la diferencia entre el total del Activo y del
Pasivo de un comerciante o empresa. También puede definirse como el derecho de los
socios o propietarios sobre el activo una vez deducido el pasivo.
CAPITULO II Patrimonio
ACTIVO + PASIVO = PATRIMONIO
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ACTIVO
PATRIMONIO
NETO
Ecuación patrimonial estática
Gráficamente podemos representar la Igualdad contable Estática de la
siguiente manera:
Movilidad Patrimonial
Como hemos visto con anterioridad, la empresa es un ente que realiza una actividad
económica con la finalidad de obtener beneficios. Pero, veamos cómo llega a cumplir ese
rol.
La empresa comienza a operar a partir del momento en que su dueño hace el aporte de
capital, a ese acto de la vida de la misma lo llamaremos 1er.momento, con el correr del
tiempo, la empresa irá cumpliendo años (al igual que el ser humano) y en cada cumpleaños
estaremos frente a un 2do. momento y así sucesivamente.
Por lo tanto, vemos que cada 2do momento marca la división de la vida de la empresa en
períodos iguales de tiempo que se denominan EJERCICIOS ECONÓMICOS.
Como ya sabemos que en la empresa hay dos momentos relevantes: 1ro y 2do; veamos
ahora que sucede en ella durante el tiempo que media entre uno y otro.
PASIVO
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO
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Primer Momento:
Está dado por el aporte de capital que hace el dueño a la empresa y con
el cual ese ente empezará a realizar las operaciones que le permitirán
concretar su actividad económica. Por lo tanto, aquí la empresa cuenta
con un CAPITAL INICIAL igual al aporte efectuado por el dueño.
Segundo Momento:
Está dado por la finalización del ejercicio económico, vale decir que
transcurrieron doce meses contados a partir de la fecha del 1er.
momento (inicio de la empresa). A lo largo de este período, este
cumplió su cometido y desplegó su actividad económica a través de la
realización de operaciones que le proporcionaron ganancias o
pérdidas. Entonces, en este segundo momento la empresa ya no cuenta
sólo con el CAPITAL INICIAL, sino que ahora se le han agregado
GANANCIAS Y PERDIDAS que indudablemente modifican el
capital inicial aumentándolo o disminuyéndolo respectivamente. El
capital inicial modificado por los resultados se llama CAPITAL
CONTABLE.
Ejemplo numérico
1er.momento 2do.momento
CAPITAL INICIAL CAPITAL INICIAL $ 10.000
$ 10.000 + +
GANANCIAS $ 2.000
- -
PERDIDAS $ 2.500
= =
PATRIMONIO NETO O CAPITAL CONTABLE $ 9.500
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Para recordar y tener en cuenta…
Período administrativo: períodos de tiempo en que se divide la vida de
una empresa. Son de igual duración, generalmente doce meses, no
necesariamente deben coincidir con el año calendario.
Ejercicio económico: conjunto de operaciones realizadas en un
período administrativo
VARIACIONES PATRIMONIALES
Son los cambios cualitativos o cuantitativos continuos y sucesivos que sufre que sufre el
patrimonio de un ente como consecuencia de las operaciones realizadas por el mismo en
cumplimiento de su objetivo. O también podríamos decir que son las distintas operaciones
que realiza un comerciante u empresas y que producen cambios en la composición de su
Patrimonio.
CLASES DE VARIACIONES PATRIMONIALES Según los efectos sobre cada
elemento en particular
Activas: se generan por aumento del Activo o disminución del
Pasivo Pasivas: se generan por aumento del Pasivo o disminución del
Activo.
Según los efectos sobre el
patrimonio en su conjunto
Variaciones patrimoniales permutativas Son aquellas operaciones comerciales que no aumentan ni
disminuyen el Capital del comerciante Empresa. En estas
operaciones intervienen solamente cuentas patrimoniales del
Activo y-o Pasivo. Se pueden producir los siguientes casos:
Cambio de un Activo por otro Activo de igual valor. Ej.:
compro muebles y los abono en efectivo por $1000.
Cambio de un pasivo por otro pasivo de igual valor. Ej.:
se documenta una deuda en cta. cte. de $800.
Aumento del activo y del Pasivo por igual valor. Ej.: se
compran mercaderías por $2500 que se adeudan en cta.
cte.
Disminución del Activo y del pasivo por igual valor. Ej.:
se paga en efectivo un pagare $900.
Variaciones patrimoniales modificativas Son operaciones comerciales que aumentan o disminuyen el
Capital o Patrimonio Neto del comerciante o empresa, originadas
por una ganancia o una perdida. En esta clase de variaciones
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intervienen cuentas patrimoniales y de resultados. Existen dos clases de variaciones:
1. Modificativas Positivas (ganancias): son las que
provocan un aumento en el patrimonio neto (ganancias).
Ej. A- Se cobra una comisión de $350 en efectivo. Ej. B-
Se cobran honorarios profesionales por $500,
correspondientes a asesoramiento del mes anterior. 2. Modificativas Negativas (pérdidas): son las que
provocan una disminución en el patrimonio neto
(perdidas). Ej. A- Se paga en efectivo el alquiler de un
local por $900, correspondientes al mes anterior. B- Se
pagan fletes por $700 por envío de mercaderías a un
cliente. Variaciones patrimoniales mixtas Son aquellas que derivan de hechos que producen variación
activa y variación pasiva al mismo tiempo, pero en diferentes
magnitudes, resulta por la diferencia entre ambas, una alteración
del patrimonio neto, ya sea aumentándolo o disminuyéndolo. En consecuencia se pueden dar dos tipos de variaciones mixtas:
1. Las que aumentan el patrimonio neto (mixtas
aumentativas). Ej.: cancelación de una deuda obteniendo
un descuento. 2. Las que disminuyen el patrimonio neto (mixtas
diminutivas). Ej.: se depositan $10.000 en cuenta
corriente Banco x, nos descuentan el 1% de impuestos.
A continuación detallamos ecuaciones patrimoniales que explican de manera técnica las
variaciones que se pueden originar en el patrimonio neto de una empresa.
ACTIVO=PASIVO+PN Ecuación contable de 3
términos o estática (planteada anteriormente)
ACTIVO-PASIVO=PN Otra forma de expresión
ACTIVO=PASIVO+CAPITAL + RESULTADOS Desdoblamos Patrimonio
Neto
ACTIVO=PASIVO+CAPITAL+GANACIAS-PERDIDAS Desdoblamos resultados
ACTIVO=PASIVO+CAPITAL+INGRESOS-EGRESOS Llamamos de esta forma
a las ganancias y perdidas
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ACTIVO+EGRESOS=PASIVO+CAPITAL +INGRESOS Efectuamos pasaje de
términos.
Ecuación contable de cinco términos o
dinámica.
Un ingreso modifica el Patrimonio Neto Variación Patrimonial
Modificativa
Un gasto modifica el Patrimonio Neto Variación Patrimonial
Modificativa
Si no surgen ingresos ni gastos, no se modifica el Patrimonio Neto
Variación Patrimonial Permutativa
Una vez planteadas los distintos tipos de variaciones, estamos en condiciones de
confeccionar los Estados Contables, que deben asentarse en el registro
INVENTARIOS Y BALANCES. Según el Código Civil y Comercial,
comprenden como mínimo:
Estado de Situación Patrimonial o también llamado Balance General; el cual
describe la formación del Activo, Pasivo y PN a una fecha determinada.
Estado de Resultado: expone la información necesaria de las causas por el cual el
patrimonio neto ha sufrido variaciones durante el ejercicio económico arrojando el
resultado del ejercicio.
Estado de Evolución del Patrimonio Neto : informa la composición del
Patrimonio Neto y las causas de los cambios que se produjeron durante el ejercicio en los
aportes de los propietarios y en los resultados.
Estado de Flujo de Efectivo: informa las variaciones del efectivo y sus equivalentes,
clasificando sus causas en operativas, de inversión o de financiación.
Método de partida doble
Se deben cumplir las siguientes reglas:
1) Un aumento de uno de los miembros de la ecuación debe corresponderse con un
aumento en el otro miembro. Ejemplos:
A+ P+
A+ PN+
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2) Una disminución en uno de los miembros debe corresponderse con una disminución en
el otro. Ejemplos:
A- P-
A- PN-
3) Un aumento de uno de los miembros debe corresponderse con una disminución en el
mismo miembro. Ejemplos:
A+ P-
P+ P-
P+ PN-
Como podemos observar en las tres reglas planteadas se anotan por lo menos dos
modificaciones en forma simultánea de allí el nombre de método de partida doble.
EL DEBE Y EL HABER
Los elementos que componen la igualdad contable dinámica (Activo, Pasivo, PN,
Resultados Negativos y Resultados Positivos) están sujetos a permanentes cambios,
aumentos y disminuciones, como consecuencia de las operaciones que desarrolla la
empresa.
Esos aumentos y disminuciones no se van a acumular en una suma algebraica sino que cada
uno de los elementos se dividirá en dos secciones, una para anotar los aumentos y otra para
anotar las disminuciones.
Una de las secciones se denomina DEBE y la otra se denomina HABER.
Los aumentos y disminuciones, por convención, se anotan de la siguiente manera:
Para los elementos que se encuentran a la izquierda del signo igual ACTIVOS y
RESULTADOS NEGATIVOS los aumentos se anotan en el DEBE y las
disminuciones en el HABER.
Para los elementos que se encuentran a la derecha del signo igual PN, PASIVOS y
RESULTADOS POSITIVOS los aumentos se anotan en el HABER y las
disminuciones en el DEBE.
Las anotaciones que se hacen en el debe se denominan DEBITOS y las anotaciones que se
hacen el haber se denominar CREDITOS.
Esto implica que, cada vez que representamos una variación patrimonial a través de una
igualdad, a la izquierda del signo igual, debemos anotar todos los movimientos que den
lugar a débitos y, a la derecha del mismo, los que den lugar a los créditos. De aquí podemos
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concluir que cualquiera sea el hecho económico que analicemos en el mismo, deberá
verificarse que el total de débitos sea igual al total de créditos.
El proceso económico se inicia con la obtención o producción de un bien y finaliza con su
consumo, los bienes y servicios que se producen son intercambiados por dinero.
Esa actividad económica de compra y venta de bienes y servicios se la conoce con el
nombre de COMERCIO.
Clasificación del Comercio:
EL LUGAR:
Interno: dentro del propio país.
Internacional: entre distintos países (importación, exportación y tránsito)
LA RUTA
Terrestre: Ferrocarril, camiones, etc.
Fluvial: ríos y cabotaje
Cabotaje: puertos mas o menos cercanos de la costa del interior (ríos) o exterior (mares) de
un mismo país.
Marítimos: a través de océanos y mares.
Aéreo: aviones, etc.
EL VOLUMEN:
Por menor: pequeñas cantidades (de comerciantes a consumidor)
Por mayor: grandes cantidades (de comerciante a comerciante)
CAPITULO III COMERCIO
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OPERACIÓN DE COMPRA VENTA
¿De qué forma se puede pagar la mercadería
comprada?
AL CONTADO: en el momento de llegar la
mercadería a su poder o al cabo de algunos
días una vez verificado y acondicionando el
producto.
CONTADO INMEDIATO: (a la
entrega del bien)
CONTADO DE PLAZA (según las
costumbres a 7, 15 o 20 días de la entrega)
A PLAZO: en un plazo a partir de la compra en cuyo caso el vendedor puede
proceder así:
1) Asegurándose el pago por una fecha determinada, mediante la firma de un pagare por
parte del comprador, el que puede ser judicialmente ejecutado en caso de incumplimiento
2) Mediante una cuenta corriente, para ser saldada en la oportunidad y forma que ambas
partes hayan convenido.
DOCUMENTADO: con la firma de un pagaré
EN CUENTA CORRIENTE: un pago en fecha establecida
La primera manifestación económica de la humanidad fue el trueque. Cuando debido a la
cantidad y diversidad de bienes se hizo necesario referir el valor de tanto productos a un
patrón común, apareció la moneda en el escenario comercial lo que dio origen al precio.
¿Qué es el precio?
No es otra cosa que el valor comercial de un objeto, expresado en
moneda, es decir, por la cantidad de pesos que el comerciante exige
por él.
Clases de precio:
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a. Precio interno: es el valor o precio que tienen los bienes en nuestro país.
b. Precio internacional: es el valor que se fija a los bienes de mercado internacional,
(importaciones y exportaciones)
c. Precio de compra, llamado también al por mayor, abonado por el comerciante minorista
al mayorista, que es quien lo fija.
d. Precio de venta conocido como al por menor, que es el que paga el público comprador.
e. Precio al contado: contado neto; cuando el precio no sufre alteraciones; contado con
descuento cuando el precio sufre rebaja por bonificaciones y / o descuentos.
DESCUENTO: es la reducción de precio que se otorga en virtud del pronto pago. El
importe del descuento se contabiliza en oportunidad de abonarse la deuda.
BONIFICACION: es también una reducción del precio, pero que se realiza ya sea por el
volumen de compra, por el concepto que goza la firma beneficiaria, por su mercadería de
segunda selección, por cambio de temporada, etc.
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Retomando la utilidad e importancia de la información contable, cabe considerar la
necesidad que dentro de la contabilidad se asigna a los documentos contables como fuente
de información.
En este sentido, consideramos que documentar una operación significa capturar e
introducir al proceso contable un comprobante de la transacción realizada, de donde
surjan de manera legal, clara y precisa las características y valor de la misma,
constituyéndose así en prueba y respaldo del hecho económico ocurrido.
http://www.afip.gob.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria.aspx?id_nivel1=562&
id_nivel2=598 (TEMA FACTURACION Y REGISTRACION)
Modelos de cada uno de los documentos
FACTURA A , B y C
RECIBO
REMITO
CHEQUE
PAGARÉ
NOTA DE DEBITO
NOTA DE CREDITO
NOTA DE CREDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPOSITO
CAPITULO IV Documentos comerciales
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RETOMAR CAPITULO II
Un elemento esencial del lenguaje contable lo constituyen las denominadas cuentas, a
las que podemos definir con palabras y símbolos predeterminados que nos ayudan a
almacenar información homogénea respecto de determinados elementos que componen el
patrimonio de un ente.
¿Qué es una cuenta?
Es la denominación genérica que se le da a la agrupación de elementos homogéneos que
constituyen la herramienta de la que se vale la técnica contable para llevar a cabo el
registro de las operaciones llevadas a cabo por un ente.
Una cuenta se representa gráficamente, la forma que utilizaremos, llamada esquema T, es
la siguiente:
Debe TITULO Haber Debe Caja Haber
xxxxx xxxxx (1) 15.000 500 (2)
(débito) (crédito) (6) 3.250 2.500 (5)
18.250 3.000
Saldo 15.250
Título Nombre de la cuenta (Caja) Debe Parte izquierda Haber Parte derecha Débito Anotaciones en la parte izquierda ($15.000 y $3.250) Crédito Anotaciones realizadas en la parte derecha ($500 y $2.500) Total del debe Suma de las anotaciones de la parte izquierda ($18.250) Total del haber Suma de las anotaciones de la parte derecha ($3.000) Saldo Diferencia entre los totales del debe y el haber ($15.250)
CAPITULO V Cuentas
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Saldo deudor: suma total del debe > suma total del haber Saldo acreedor: suma total del debe < suma total del haber Cuenta saldada: suma total del debe = suma total del haber
Cuando registramos una anotación en el DEBE la llamaremos DEBITO, y la acción de
asentar esa cifra se llama DEBITAR.
En cambio si la acción es la misma pero la anotación es consignada en el HABER se trata
de un CREDITO y por lo tanto la acción recibe el nombre de ACREDITAR.
Las cuentas y la ecuación Contable
Nosotros expresamos anteriormente que la ecuación contable servía para mostrar las
variaciones que sufre el patrimonio de un ente a raíz de las operaciones que éste efectúa. Si
sólo mostráramos globalmente como movimientos de Activo, el Pasivo y el Patrimonio
Neto, para informar la causa y el origen de la variación. Las cuentas sirven para este fin.
¿Existe relación entre las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ganancias y Pérdidas, sus
aumentos y disminuciones y los saldos respectivos?
A través del planteamiento de la ecuación patrimonial de cinco términos mostraremos el
comportamiento de las cuentas dentro del grupo al cual pertenecen, y constataremos a la
pregunta formulada.
ACTIVO+PERDIDAS=PASIVO+CAPITAL+GANANCIAS
Introduzcamos esta ecuación dentro de un esquema de T, de tal manera que Activo y
Pérdidas queden dentro de la parte izquierda (Debe del esquema) y Pasivo, Capital y
Ganancias en la parte derecha (Haber del esquema)
Debe Haber
ACTIVO + PÉRDIDAS = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS
ACTIVO Y PERDIDAS que quedaron del DEBE: AUMENTAN por ese lado y
DISMINUYEN por el lado contrario HABER, SALDO DEUDOR
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PASIVO, CAPITAL y GANANCIAS que quedaron del HABER: AUMENTAN por ese
lado y DISMINUYEN por el lado contrario DEBE, SALDO ACREEDOR
Pasivo
Activo Capital
Pérdidas Ganancias
Debe Haber Debe Haber
aumento disminución disminución aumento
saldo = deudor saldo = acreedor
Reglas básicas para operar las cuentas:
1) Toda cuenta comienza a registrase con un incremento.
2) En las cuentas que figuran a la izquierda de la ecuación patrimonial (de Activo y de
Pérdidas) el incremento siempre es un débito.
3) En las cuentas que figuran a la derecha de la ecuación patrimonial (de Pasivo, de Capital
y de ganancias) el incremento siempre es un crédito.
4) Toda disminución operada en una cuenta tiene que ser registrada del lado contrario al
que se registró el incremento.
5) El saldo siempre responde a la parte de la cuenta en que se registran los incrementos.
6) Saldo deudor Cuentas de Activo y Cuentas de Pérdidas
Saldo Acreedor Cuentas de Pasivo, Capital y Cuentas de Ganancias
Ya que conocemos el comportamiento de las cuentas, vamos a clasificarlas:
A) CUENTAS PATRIMONIALES:
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Cuentas patrimoniales activas: representan todo lo que posee (bienes y derechos), es
decir aspectos positivos del patrimonio.
Cuentas patrimoniales pasivas: son las que representan todo lo que se debe
(obligaciones), es decir aspectos negativos del patrimonio.
Grupo Elementos homogéneos Denominación
Contable ACTIVO Representa
Bienes Propios y
Derechos
BIENES PROPIOS
Casas – Edificios – Locales Inmuebles
Bienes que pueden trasladarse Muebles y Útiles
Muebles que para funcionar deben estar
adheridos a un inmueble
Instalaciones
Dinero en efectivo Caja
Dinero depositado en cuenta corriente
bancaria
Banco Cuenta Corriente
Cheques recibidos de terceros Valores a depositar
Bienes comprados por la empresa para su
reventa
Mercaderías
Vehículos Rodados
DERECHOS A COBRAR
Por venta a crédito de mercaderías sin
documentas
Deudores por ventas
Por venta a crédito de otro bien que no sea
mercaderías, sin documentar
Deudores varios
Por ventas de bienes a crédito documentado
Documentos a cobrar
PASIVO
Representa
Compromisos
Asumidos
frente a 3eros
DEUDAS
Por la adquisición a crédito de mercaderías
sin documentar
Proveedores
Por la adquisición a crédito de cualquier
bien, que no sean mercaderías, sin
documentar
Acreedores
Por la adquisición a crédito de bienes,
documentada
Obligaciones a Pagar
Aportes efectuados al ente Capital
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PATRIMONIO
NETO
Compromisos con
Propietario
Diferencia entre los ingresos y los gastos del
período
Resultado del ejercicio
Resultado de ejercicios anteriores no
retirados por los dueños
Resultados del Ejerc. ant.
B) CUENTAS DE RESULTADOS: representan los ingresos y gastos del ejercicio
económico. Al finalizar este período se saldan para dar origen a la cuenta patrimonial
“Resultado del ejercicio”
Cuentas de resultado Negativo o de Pérdidas: representan una disminución en el
Patrimonio Neto.
Cuentas de resultado Positivo o de Ganancias: representan un aumento en el Patrimonio
Neto.
Las PÉRDIDAS se originan: (Es el uso y no el pago el que origina el gasto o pérdida)
Por el uso de un bien propiedad de un tercero:
Bien Usado Cuenta
Inmuebles-Rodados Alquileres cedidos
Dinero Intereses Cedidos
Por el uso de un servicio brindado por un tercero:
Servicio utilizado Cuenta
Trabajo personal en relación de dependencia Sueldos
Cargas Sociales
Trabajo personal en forma independiente Honorarios
Trabajo personal como intermediario Comisiones cedidas
Luz eléctrica Gastos de Luz
Teléfono Gastos de Teléfono
Gas Gastos de Gas
Servicios indivisibles prestados por el Estado Impuestos
Resarcir un daño o hecho provocado por
un acontecimiento fortuito Seguros
Por el consumo de costos
Costo de mercaderías consumido por venta Costo de Mercaderías Vendidas
Costo de bienes consumidos dentro del ejercicio económico:
Útiles de oficina Papelería y Útiles de Oficina
Artículo de Limpieza, etc. Gastos de limpieza
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Las GANANCIAS se originan:
Por el uso que hace un tercero de un bien propiedad de la empresa.
Bien usado por el tercero Cuenta
Inmuebles-Rodados Alquileres Obtenidos
Dinero Intereses Obtenidos
Por la enajenación de un bien que responde
al objetivo principal de la empresa Ventas
Por la prestación de un servicio que responde
al objetivo principal o secundario de la empresa Ventas de servicios.
PARA RECORDAR Y TENER EN CUENTA
Es por el uso que el tercero hace del bien propio de la
empresa lo que genera el ingreso económico y no el cobro.
Los saldos de las cuentas patrimoniales se transfieren de un
ejercicio económico a otro.
Las cuentas de resultado, al finalizar el ejercicio económico,
se saldan originando la cuenta patrimonial RESULTADO
DEL EJERCICIO.
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LOS LIBROS CONTABLES
Les proponemos hacer un alto y rever lo tratado en los capítulos, notamos entonces que
hemos asentado, en la forma esquemática de las cuentas, todos los movimientos que se
producen en las mismas, esta modalidad se llama registro sistemático.
Este es un registro de gran utilidad pero tiene el inconveniente de que impide ver la
totalidad de la operación, es decir la cantidad de cuentas que intervienen en la misma; como
el rastreo demanda un trabajo engorroso se utilizan registros cronológicos. A través
del siguiente esquema les mostraremos el principal registro cronológico (Diario), su
relación con el principal registro sistemático (Mayor), así como también, los registros
complementarios de ambos.
Registro Cronológico
exigido por ley DIARIO Registro Sistemático
asiento cuenta
MAYOR No exigido por ley
Complementarios: Complementarios:
Subdiarios
Submayores
Diario: libro exigido por ley donde se anotan las operaciones
diarias por medio de asientos. Más adelante nos ocuparemos con
más detenimiento de este registro.
CAPITULO VI Libros y registros
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Subdiarios: cuando en una empresa existe gran número de operaciones repetitivas, estas se
suelen registrar en subdiarios, que son libros que abarcan operaciones homogéneas, por
ejemplo: Subdiario de Compras, Subdiario de Ventas, Subdiario de Cobros, Subdiario de
Pagos. Una vez registradas cronológicamente la totalidad de las operaciones del mes se
vuelca al libro Diario un asiento resumen por cada uno de los Subdiarios.
Mayor: está formado por la totalidad de las cuentas utilizadas en la empresa. Su uso no es
exigido por ley, pero las empresas lo han adoptado en virtud de la información que brindan.
Submayores: Están formados por cuentas analíticas que ofrecen información discriminada
de una cuenta principal a la cual pertenecen y que se denomina cuenta de control.
Ejemplo: Cuenta Control Deudores por Ventas forma parte del mayor
Submayor Cliente XX
Cliente ZZ
Cliente SS
etc.
.
Secuencia de Registración
La suma de los
saldos del submayor
debe coincidir con el
saldo de la cuenta de
control
COMPROBANTE ¿da origen a asiento
contable?
NO ARCHIVO SI
DIARIO
MAYOR
Preparación de Estados Contables
(Estado Patrimonial, Estado de
Resultados, Otros)
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En la secuencia anterior hemos mencionado un nuevo libro: Inventarios y Balances.
Este libro también es exigido por disposiciones legales las cuales establecen que todo
comerciante debe llevar libro de Inventarios y Balances, donde debe realizar al inicio de sus
operaciones la descripción detallada de los bienes de su propiedad, los derechos a cobrar y
las obligaciones. Además exige que a la finalización de cada ejercicio económico se
transcriba el balance general, detallando los bienes que componen su activo, los derechos a
cobrar y las deudas. Asimismo, a esa fecha, debe transcribir el Estado de Resultados.
El Diario y el libro de Inventarios y Balances deben ser llevados obligatoriamente por todo
ente, por disposición expresa de la ley.
Técnicas para asentar en el Diario
1) Analizar si el comprobante da origen a registro, identificando la operación.
2) Reconocer las cuentas a utilizar en el registro.
3) Determinar el grupo al cual pertenecen las cuentas (Activo-Pasivo-Pat. Neto-Ingresos-
Gastos).
4) Establecer si hubo aumentos o disminuciones en las cuentas.
5) Debitar o acreditar según corresponda.
Debe Haber
XX 1
Febrero 1 Mercaderías 10.000
Caja 10.000
Por la compra en efectivo
según factura Nro. 235
Libro Inventario y Balances
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Modelo de registro en libro Diario donde se consigna el año, el mes y día de la operación,
el número de asiento, la cuenta deudora con su importe, la cuenta acreedora con su importe
(se ha dejado sangría antes de asentar la cuenta acreedora pero esta es un modalidad de
registro pero no una obligación, se puede omitir) y el detalle de la operación.
Cuando se registra en el Diario, primero deben registrarse todas las cuentas deudoras y
luego todas las acreedoras.
Controlar que la suma de los importes debitados en un asiento coincida con la suma de los
importes acreditados en el mismo.
Con la finalidad de dar un panorama integrador de los contenidos vertidos en el presente
capítulo, desarrollaremos un ejercicio tipo.
Por razones didácticas y para facilitar el reconocimiento de cuentas por parte de los
alumnos consignaremos al lado de cada una de ellas su variación así mismo, en el lugar
destinado a la aclaración (leyenda) del asiento indicaremos el comprobante respaldatorio.
Consideramos que el profesor deberá hacer mención a sus alumnos que en la práctica lo
antedicho no se produce.
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos permite verificar
si se ha debitado y acreditado correctamente, pero no detectar la
imputación errónea en una cuenta determinada.
¿QUIENES ESTAN OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD?
Están obligados a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas, y quienes
realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o
establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios. Cualquier otra persona
puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la habilitación de sus registros o la
lubricación de los libros.
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Sin perjuicio de lo establecido en las leyes especiales quedan excluidas de las obligaciones
previstas las personas humanas que desarrollan profesiones liberales o actividades
agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma de empresa.
Se consideran conexas las actividades dirigidas a la transformación o a la enajenación de
productos agropecuarios cuando están comprendidas en el ejercicio normal de tales
actividades. También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades que, por el
volumen de su giro, resultan inconveniente sujetar a tales deberes según determine cada
jurisdicción local.
Según el Código Civil y Comercial de la Nación en su artículo 145; son personas
jurídicas privadas:
a. las sociedades;
b. las asociaciones civiles;
c. las simples asociaciones;
d. las fundaciones;
e. las iglesias, confesiones comunidades o entidades religiosas;
f. las mutuales;
g. las cooperativas;
h. el consorcio de propiedad horizontal;
i. toda otra contemplada en disposiciones de este Código o en otras
leyes y cuyo carácter de tal se establece o resulta de su finalidad y
normas de funcionamiento (art.148).
Modos de llevar la Contabilidad
La contabilidad deber ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro
verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la
individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras.
Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe
archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta. (art. 321).
Forma de llevarla
Base uniforme
Cuadro verídico de operaciones
Permitir individualización de operaciones y cuentas
Asientos respaldados con la documentación
Archivo metódico que posibilite su localización y consulta
LOS REGISTROS CONTABLES
Los registros permiten la sistematización de los datos para obtener información.
CLASES DE REGISTROS
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Desde el punto de vista funcional
Cronológicos: los hechos se contabilizan según su
orden de acontecimiento (Libro Diario) Son de primera entrada (la información surge de los
comprobantes). Los asientos se ordenan por fecha, si son de registración
inmediata, y los de registración diferida se asientan a fin
de cada mes. La forma de registración puede ser directa (un diario
único) o centralizada (utilizando subdiarios para
operaciones frecuentes). Sistemáticos: los efectos económicos se anotan por
cuentas (mayores), permiten agrupar información por
conceptos análogos. Son de segunda entrada porque los datos surgen de otro
registro. Principales: se anota en forma detallada o resumida
todos los efectos económicos (diario o mayores). Auxiliares: descentralizan anotaciones facilitando el
funcionamiento del sistema contable (subdiarios y
submayores).
Desde el punto de vista de su
obligatoriedad
Indispensables: Libro Diario e Inventarios y Balances
No obligatorios: Libro Mayor
Requerimientos legales
El Código Civil y Comercial establece:
Libros
El interesado debe llevar su contabilidad mediante la utilización de libros y debe
presentarlos, debidamente encuadernados, para su individualización en el Registro Público
correspondiente.
Tal individualización consiste en anotar, en el primer folio, nota fechada y firmada de su
destino, el número de ejemplar, del nombre de su titular y del número de folios que
contiene.
Prohibiciones
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Se prohíbe:
a. alterar el orden en que los asientos deben ser hechos;
b. dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos;
c. interlinear, raspar, emendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben
salvarse mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el
error;
d. mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura;
e. cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones (art. 324).
Forma de llevar los registros
Los libros y registros contables deben ser llevados en forma cronológica, actualizada, sin
alteración alguna que no haya sido debidamente salvada. También deben llevarse en idioma
y moneda nacional.
Deben permitir determinar, al cierre de cada ejercicio económico anual, la situación
patrimonial, su evolución y resultados.
Los libros y registros del artículo 322 deben permanecer en el domicilio del titular.
La Ley de Sociedades Comerciales permite el uso de medios mecánicos (art. 61) -previa
autorización del Juez a cargo del Registro Público de Comercio- a condición de que las
anotaciones permitan la individualización de las operaciones y que los períodos a
considerar no deben exceder a un mes.
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BIBLIOGRAFÍA
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Contadores. Editorial ERREPAR.
- Fowler Newton, E. (2007), Cuestiones Contables Fundamentales, Ediciones
Macchi. Buenos Aires.
- Fowler Newton, E. (2007), Contabilidad Básica, Ediciones Macchi. Buenos
Aires.
- Resoluciones Técnicas: Nº 8, 9, 10 y 12 FACPCE.
- Priotto, H. (2003), Sistema de Información Contable”, Ediciones Eudecor.
- Biondi, M. (1999), Teoría de la Contabilidad. El ABC de su fascinante
mundo. Ediciones Macchi. Buenos Aires.
- Fernández Durán E. (1982), Didáctica de la Contabilidad, en Cuadernos
Pedagógicos, Editorial Kapeluz. Buenos Aires.
- Di Russo, L. (2009), Introducción a la Contabilidad, Universidad Nacional
Litoral.