instituto nacional de aprendizaje (ina) carta de gerencia

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE (INA)

Carta de Gerencia CGI-2012

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San José, 29 de abril del 2014.

Señores Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) INA

Estimados señores:

Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la visita de auditoría externa del período 2012 a Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), y con base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a consideración de ustedes en esta carta de gerencia CG1-2012.

Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el control interno y los procedimientos de contabilidad.

Agradecemos una vez más la colaboración brindada por los funcionarios y colaboradores de Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), y estamos en la mejor disposición de ampliar o aclarar el memorando adjunto en una sesión conjunta de trabajo.

DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS

4111111111.:111 .-----7 Lic. . r v""-:íite~rtínez Contador 1-• ilico Autorizado número 1649 Póliza G' Fidelidad No. 0016 FIG 7 Vence el 30 de setiembre del 2014

"Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por disposición de su artículo número 8".

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INFORME DE PRUEBAS SUSTANTIVAS Y CONTROL INTERNO TRABAJO REALIZADO

OBJETIVO

Evaluar la existencia de suficientes y adecuados procedimientos de control interno que garanticen el buen uso de los recursos del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), además del análisis de la gestión y el correcto registro de las transacciones según el marco de referencia contable utilizado, para el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del 2012.

ALCANCE

En esta visita el trabajo fue enfocado principalmente a las siguientes cuentas:

✓ Efectivo ✓ Inversiones ✓ Cuentas por cobrar ✓ Inventarios ✓ Documentos por cobrar ✓ Activos fijos ✓ Cuentas por pagar ✓ Provisiones por pagar ✓ Retenciones por pagar ✓ Otros pasivos ✓ Patrimonio ✓ Gastos ✓ Presupuesto

METODOLOGÍA

Para llevar a cabo este trabajo realizamos una evaluación preliminar de las áreas de riesgo y posteriormente diseñamos y aplicamos pruebas sustantivas y de cumplimiento de acuerdo a dicha evaluación y al alcance requerido.

El objetivo de dichas pruebas es determinar situaciones de riesgo o desviaciones significativas debidas a fraude o error, que tengan un impacto importante o de importancia relativa en la interpretación de los estados financieros y sus revelaciones.

Además de dicha evaluación aplicamos otros procedimientos de auditoría enfocados a lograr el cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoría y de Control de Calidad.

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TRABAJO REALIZADO

A continuación presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas sustantivas de auditoría, aplicadas durante nuestra visita a la Instituto Nacional de Aprendizaje-(INA), y así como los resultados obtenidos:

a) Ambiente de control

• Lectura de Actas del Junta Directiva

Realizamos la lectura de las actas de la Junta Directiva, correspondiente al periodo comprendido de enero a diciembre del 2012.

• Lectura de informes emitidos por la Auditoría Interna

Solicitamos los informes de auditoría interna emitidos entre el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2012, para determinar hechos relevantes que se deban de tomar en cuenta en esta visita de auditoría. Esto con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte de la aplicación de procedimientos de control interno institucional.

• Lectura de normativa

Estudiamos también la normativa, leyes, pronunciamientos, circulares e información que está relacionada con las actividades operativas del Instituto con el fin de establecer el alcance de nuestra revisión en lo referente al marco legal y de acción en que se desenvuelve la Institución.

• Libros legales

Solicitamos los Libros Legales de Diario, Mayor e Inventario y Balances; de acuerdo a la revisión realizada podemos determinar que los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances, se encuentran actualizados al mes de diciembre del 2012.

Resultado de la revisión:

Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos no determinamos desviaciones al sistema de control interno que deban ser presentadas.

b) Disponibilidades

• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de cajas y bancos.

• Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes mantenidas en moneda nacional y extranjera, en el periodo terminado el 31 de diciembre del 2012.

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• Revisamos que los saldos mostrados en las conciliaciones bancarias, coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta bancario a la misma fecha de corte.

• Verificamos que el estado de cuenta esté a nombre del Instituto Nacional de Aprendizaje, que este correspondiera a la cuenta corriente, y que este mismo correspondiera a la fecha del cierre del periodo.

• Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones realizadas por la Administración para documentar y registrar las partidas pendientes.

• Realizamos un seguimiento de las partidas conciliatorias con fecha de emisión anterior al 31 de diciembre del 2012, con base en los estados de cuenta del Banco del mes de diciembre del 2012.

• Efectuamos prueba de egresos donde verificamos: (cumplimiento firmas, revisado, orden de compra, sellos de pagado, aplicación en estado de cuenta, verificación aritmética, etc.). Para ello seleccionamos una muestra de los desembolsos de efectivo para el periodo que es objeto la auditoría y obtuvimos los cheques cancelados relacionados y documentos de respaldo.

• Efectuamos prueba de ingresos donde cotejamos: (el monto con su respectivo recibo, aplicación en estado de cuenta, verificación aritmética, etc.). Para ello seleccionamos una muestra de depósitos de efectivo para el periodo que es objeto la auditoría y obtuvimos los comprobantes relacionados y documentos que los respaldan.

• Solicitamos a la Administración de la Institución (INA) que preparara un formulario de confirmación bancaria para las cuentas bancarias utilizadas durante el periodo de la auditoría.


De acuerdo a las pruebas realizadas a la cuenta de efectivo determinamos que los saldos se mantienen debidamente conciliados y los montos reflejados en los estados financieros corresponden al efectivo disponible a la fecha de nuestra revisión.

Con respecto a las demás pruebas de auditoría que efectuamos y los resultados obtenidos, consideramos que presentan un nivel de riesgo bajo. Sin embargo, concluimos que existen debilidades que se pueden verificar en la sección de seguimiento de Hallazgos y Recomendaciones en la presente Carta de Gerencia en el hallazgo número 1 y 2; y en la sección de seguimiento de Carta de Gerencias anteriores.

Finalmente, respecto a las solicitudes de confirmaciones bancarias que realizamos, no obtuvimos información o documentación que evidenciara apropiadamente el proceso efectuado. Esta situación la ampliamos en el apartado de hallazgos y recomendaciones de la presente Carta de Gerencia.

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c) Inversiones

• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de inversiones.

• Cotejamos el registro auxiliar con los registros contables al 31 de diciembre del 2012.

• Realizamos un recalculo de los intereses por cobrar e intereses ganados y su resultado lo cotejamos con la cuenta de intereses sobre inversiones al 31 de diciembre del 2012.

• Cotejamos los saldos de las inversiones según libros con el respectivo estado de cuenta al 31 de diciembre del 2012.

• Verificamos los registros auxiliares para determinar si cumplen con la presentación de la información mínima para la toma de decisiones.

• Solicitamos el envío de las respectivas confirmaciones de saldos al 31 de diciembre del 2012.


Según los resultados de nuestros procedimientos, los saldos de las inversiones concuerdan con los saldos mostrados en los estados de cuenta, se mantiene un control de las inversiones. Al efectuar nuestras pruebas de auditoría, que efectuamos y los resultados obtenidos; consideramos que presentan un nivel de riesgo bajo. Sin embargo, concluimos que existen debilidades que se pueden verificar en la sección de hallazgos y recomendaciones en la presente Carta de Gerencia, en el hallazgo número 3.

d) Cuentas por cobrar

• Aplicamos el cuestionario de control interno sobre las cuentas por cobrar.

• Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año anterior para cuentas por cobrar.

• Solicitamos un registro auxiliar de todas las cuentas por cobrar para cotejarlo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2012.

• Solicitamos un reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar con corte al 31 de diciembre del 2012.

• Analizamos el saldo registrado por concepto de estimación por incobrabilidad al 31 de diciembre del 2012, conforme la política establecida por la Institución.

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)(CARVAJAL Resultado de la revisión:

Con base en la revisión efectuada determinamos que se presentan deficiencias sobre las cuentas por cobrar debido a que no existen registros auxiliares que detallen apropiadamente su composición, ni un reporte de antigüedad de saldos al 31 de diciembre de 2012 para analizar un posible deterioro de la cartera. Esta situación la mencionamos en la sección de seguimiento a Cartas de Gerencia anteriores.

De acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de cuentas por cobrar consideramos que presentan un nivel de riesgo alto.

e) Inventarios

• Aplicarnos el cuestionario de control interno en el área de inventarios.

• Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2012.

• Analizamos la existencia de una metodología para la valoración del inventario.

• Mediante una muestra de facturas de proveedores por compra de materiales; cotejamos el costo de artículos registrados en el reporte de inventarios del Almacén Central y Almacén Regional Oriental. (Prueba de Costo) al 31 de diciembre del 2012.


Al efectuar nuestras pruebas de auditoría, encontramos situaciones referentes al costo que podrían representar un riesgo sobre el saldo de la cuenta. Por haber sido contratados después de la fecha del cierre del periodo terminado el 31 de diciembre de 2012, no estuvimos presentes para evaluar la metodología, alcance y precisión de las tomas físicas de inventario de la administración en cada una de las Direcciones Regionales.

Finalmente, de acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de inventario consideramos que presentan un nivel de riesgo alto, dichas debilidades que se pueden verificar en la sección de seguimiento a Cartas de Gerencia anteriores en la presente Carta de Gerencia.

Documentos por cobrar

• Aplicamos el cuestionario de control interno.

• Solicitamos el registro auxiliar de los documentos por cobrar para cotejarlo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2012.

• Realizamos la aplicación de los porcentajes de la política de estimación por incobrables al 31 de diciembre de 2012 sobre los saldos contables con el fin de determinar las posibles diferencias y su materialidad con respecto a la auditoría.

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• Revisamos el cobro posterior correspondiente a la recaudación por cobrar Caja Costarricense del Seguro Social.

• Realizamos analíticas de las cuentas para verificar el comportamiento mensual de los documentos por cobrar y su estimación.


Con base en la aplicación de los cálculos para la determinación de la estimación por incobrabilidad de los documentos por cobrar con base en la política institucional, concluimos que dicha estimación se registró apropiadamente. A continuación mostramos dicha información:

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE (I.N.A) ANALISIS SOBRE LA ESTIMACION POR INCOBRABLES

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

Cuenta contable Descripción Saldo al

31/12/2012

Porcentaje Recálculo

de auditoría estimación

Saldo estimación balance al Diferencia 31/12/2012

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Totales 7.538.389.954 3.927.729.975 3.927.729.975

Con base en la revisión efectuada determinamos que se presentan deficiencias sobre los documentos por cobrar, debido a que no existen registros auxiliares que detallen apropiadamente su composición, ni un reporte de antigüedad de saldos al 31 de diciembre de 2012 para analizar un posible deterioro de la cartera y si la estimación por incobrabilidad es suficiente o no. Ambas deficiencias se amplían en la sección de seguimiento a Cartas de Gerencia anteriores.

Según las pruebas y el análisis efectuado a la partida de documentos por cobrar consideramos que presentan un nivel de riesgo medio.

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g) Propiedad, planta y equipo

• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de activos fijos y bienes duraderos.

• Verificarnos las conciliaciones de las cuentas de activos maquinaria y equipo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2012.

• Seleccionamos una muestra de activos para realizar los recálculos de depreciación y verificar la razonabilidad sobre el resultado al 31 de diciembre de 2012.

• Realizamos la revisión y prueba de verificación del registro de los terrenos en el Sistema del Registro Nacional de Certificaciones e informes digitales por el número de finca que todas estén inscritas a nombre del Instituto Nacional de Aprendizaje.

• Realizamos cédulas analíticas de las cuentas de depreciación acumulada y gasto por depreciación al 31 de diciembre de 2012, con el fin de comparar el comportamiento de ambas partidas durante el período y determinar si existen variaciones importantes.

• Considerando que la Institución considera los activos intangibles dentro de los activos de propiedad, planta y equipo, verificamos la información correspondiente a esta categoría de activos.


Sobre la categoría de activos intangibles, determinamos una deficiencia en el tratamiento contable relacionado con la distribución sistemática del desgaste de estos activos en el tiempo, la cual mencionamos en la sección de seguimiento a Carta de Gerencias anteriores.

Con base en los procedimientos es importante mencionar que no se pudo cotejar el registro auxiliar con el saldo del mayor general al 31 de diciembre de 2012, debido a la limitante sobre la información al migrar a SIBI (Sistema de Bienes Inmuebles) y no contar con los datos históricos de la información. Esta situación se amplía en la sección de seguimiento a Carta de Gerencias anteriores.

Como resultado del cotejo de los registros auxiliares que nos proporcionaron, con respecto a los saldos contables con corte al 31 de diciembre del 2012, encontramos que no nos proporcionaron algunos registros auxiliares, que corresponden a categorías de activos con saldos contables de importancia relativa, esta situación se amplía en la sección de seguimiento a Carta de Gerencias anteriores.

Según las pruebas y el análisis efectuado a la partida de propiedad, planta y equipo, consideramos que presentan un nivel de riesgo alto.

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19 Cuentas por pagar

• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de cuentas por pagar.

• Solicitamos el registro auxiliar de las cuentas por pagar para cotejarlo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2012.

• Realizamos un re-cálculo de las provisiones de salario escolar y aguinaldo, verificamos mediante el re-cálculo de dichas cifras los saldos de pasivo y gasto relacionados con las mismas, al 31 de diciembre del 2012.

• Realizamos un re-cálculo de las cargas sociales; y verificamos mediante dicho re-cálculo los saldos de pasivo y gasto relacionados con las mismas, al 31 de diciembre del 2012.

• Realizamos el re-cálculo de la estimación por vacaciones de acuerdo a la metodología que utiliza el INA por antigüedad; y lo cotejamos con el saldo presentado en la contabilidad y la estimación de acuerdo a la cuenta contable correspondiente.


Con base en la revisión efectuada determinamos que se presentan una deficiencia sobre las cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2012. Esta situación la mencionamos en la sección seguimiento a Cartas de Gerencia anteriores.

De acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de cuentas por pagar consideramos que presentan un nivel de riesgo medio.

i) Provisiones por pagar

• Efectuamos la revisión de la composición de la cuenta al 31 de diciembre del 2012.


Con base en la revisión efectuada determinamos que el registro contable de la cuenta se debe al reconocimiento de la provisión para contingencias al 31 de diciembre del 2012.

De acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de provisiones por pagar consideramos que presentan un nivel de riesgo bajo.

j) Retenciones por pagar

• Efectuamos una prueba global y validamos también los rubros correspondientes a cargas sociales al 31 de diciembre del 2012.

• Examinamos los pagos posteriores de las cuentas más significativas, donde verificamos los documentos de respaldo, así como la veracidad de los mismos al 31 de diciembre del 2012.

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Con base en la prueba de auditoría realizada, determinamos que la provisión y el gasto por cargas sociales presentan diferencia en el registro. Esta situación se menciona en la sección de seguimiento a Carta de Gerencias anteriores en la presente Carta de Gerencia.

Los resultados de las pruebas realizadas indican que la cuenta de retenciones por pagar del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2012.

k) Otros pasivos

• Cotejamos el registro auxiliar de las cuentas de garantías recibidas en efectivo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2012.

• Verificamos la antigüedad de las garantías que mantiene el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) al 31 de diciembre del 2012.


Los resultados de las pruebas realizadas indican que la cuenta de otros pasivos del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2012,

Determinamos que existen garantías con un alto grado de antigüedad. Esta situación se menciona en la sección de seguimiento a Cartas de Gerencia anteriores.

1) Patrimonio

• Aplicamos el cuestionario de control interno.

• Validamos y ejecutamos los cambios en el patrimonio al 31 de diciembre del 2012.


Con base en las pruebas de auditoría efectuadas se determina que no existen situaciones que deban ser informadas en esta carta, por lo que su resultado se considera razonable al 31 de diciembre del 2012.

m)Gastos

• Aplicamos el cuestionario de control interno para el Área de Planillas y Gastos.

• Realizamos una prueba de planillas reportadas a la CCSS y al INS, que consiste en la comparación de la información contable relativa a los sueldos, salarios y el reporte de la planilla de la CCSS e INS. Adicionalmente, verificamos mediante el re-cálculo de dichas cifras, aquellos saldos de pasivo o gasto relacionados con la planilla de la

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• Efectuamos una prueba global y validamos también los rubros correspondientes a cargas sociales, salario escolar, aguinaldo y cesantía.

• Realizamos prueba de cumplimiento de la revisión de las Contrataciones y Licitaciones de bienes y servicios, para revisar el control interno mediante el cumplimiento de atributos de control establecidos por la Ley de Contratación Administrativa.

• Verificamos mediante pruebas selectivas el registro del gasto, así como movimientos, para evaluar la documentación y establecer deficiencias de control interno en el periodo terminado el 31 de diciembre del 2012.

• Efectuamos una revisión de control interno con una muestra de facturas de proveedores por compra de materiales.


Los resultados de las pruebas realizadas indican que la cuenta de gastos del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2012, esto con respecto a las diferencias en el registro y re-cálculo de gasto por salarios, salario escolar, aguinaldos, que se mencionan en la sección de seguimiento a Carta de Gerencias anteriores.

De acuerdo a la revisión efectuada determinamos que el control interno que se ejerce sobre las licitaciones abreviadas y contrataciones directas es razonable.

n) Ejecución presupuestaria (ingresos y gastos)

• Verificarnos el estudio y conciliación de la liquidación presupuestaria del período al 31 de diciembre del 2012.

• Verificamos los principales gastos operativos.

• Verificamos la documentación soporte y proceso de aprobación.


Los resultados de las pruebas realizadas indican que la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre del 2012.

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