instituto de previsión social región de...

INFORME FINAL

CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Instituto de Previsión Social Región de Tarapacá

Número de Informe: 30/2012 21 de diciembre de 2012

www.contraloria.c1

CONTRALORÍA-GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ

Unidad de Control Externo

C.E. N° 186/12 REMITE INFORME FINAL N° 30, DE 2012, SOBRE AUDITORIA DE GASTOS EN EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL, REGIÓN DE TARAPACÁ.

21 DIC. 2012 3682 IQUIQUE,

Cumplo con remitir a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 30, de 2012, que contiene el resultado de la auditoría señalada en el epígrafe, realizada por funcionarios de esta Contraloría Regional de Tarapacá.

Saluda atentamente a Ud.,

IO ARREDONDO SOTC Contralor Regional Tarapacá

Contraloría Regional Tarapacl

A LA SEÑORA DIRECTORA REGIONAL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL REGIÓN DE TARAPACÁ PRESENTE HRC

PATRICIO LYNCH N° 1230 - FONOS: 421855 - 422536. FAX: 407501 - IQUIQUE

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ


PREG 1006/2012 INFORME FINAL N° 30, DE 2012, SOBRE AUDITORÍA DE GASTOS POR CONCEPTO DE ASIGNACIÓN POR MUERTE EN EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL, REGIÓN DE TARAPACÁ.

IQUIQUE, 21 DIC 2012

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2012, y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, personal de esta Contraloría Regional de Tarapacá se constituyó en dependencias de la Dirección Regional del Instituto Previsión Social, Región de Tarapacá, en adelante "IPS", con el objeto de efectuar una auditoría a los gastos por "Asignación por Muerte", correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de junio de 2012, inclusive.

Objetivo

La auditoría tuvo por finalidad comprobar, en relación con los gastos por concepto de "Asignación por Muerte", la legalidad, autenticidad de la documentación respectiva, y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad; así como también, la revisión de las actividades de control asociadas a esta materia, la determinación del correcto destino de los recursos involucrados y la realización de otras pruebas en la medida que se estimaron necesarias según las circunstancias examinadas.

Objetivos Específicos

1. Verificar la veracidad y fidelidad de las cuentas 5030, 5032 y 5925, todas por concepto de Asignación por Muerte, de acuerdo con la normativa de la Contabilidad General de la Nación y de conformidad con el decreto con fuerza de ley N° 90, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

2. Constatar la autenticidad de la documentación de respaldo acorde a lo establecido en el decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado; en la ley N° 10.336, Orgánica de esta Entidad de Fiscalización; y, en la resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General.

AL SENOR JULIO ARREDONDO SOTO CONTRALOR REGIONAL DE TARAPACÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE FRD/EGE A T 123/12



Metodología

El trabajo se desarrolló de conformidad con la metodología de auditoría de esta Contraloría General, MAC, así como también, con las normas y procedimientos de control y auditorías aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, mediante resoluciones exentas N" 1485 y 1486, ambas de 1996.

Universo y muestra

Los gastos imputados en las cuentas presupuestarias N OS . 5030, 5032 y 5925, todas por "Asignación por Muerte", en el período sujeto a examen, ascendió a la suma total de $291.837.518; guarismo del cual, se examinó una muestra aleatoria de $47.497.044, equivalentes al 16% de ese total, y cuyo detalle se indica a continuación:

Cuenta Presupuestaria

Total de Gastos O 3 de junio de 2012

(S)

Muestra Examinada ($) Porcentaje

5030 $180.650.570 $27.436.977 9%

5032 $75.283.897 $14.521.584 5%

5925 $35.903.051 $5.538.483 2%

Total. $291.837.518 $47.497.044 16%

Antecedentes generales

El Instituto de Previsión Social (IPS), creado al amparo de ley N° 20.255, que establece reforma previsional, es un servicio público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, que se encuentra bajo la supervigilancia del Presidente de la República, a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y la Subsecretaría de Previsión Social.

Conforme con la referida normativa, el IPS tiene como principal finalidad la de administrar el sistema de pensiones solidarias y de los regímenes previsionales que eran administrados por el ex Instituto de Normalización Previsional (INP), contando para ello, con todas las atribuciones y funciones de este último organismo, con excepción de aquellas referidas a la ley N° 16.744, que establece normas sobre accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.

En ese contexto, y conforme con el decreto con fuerza de ley N° 90, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, establece el régimen previsional de asignación por muerte; en el cual, conforme a lo previsto en su artículo 2°, dicha asignación consiste en una prestación en dinero que tiene por objeto reembolsar los gastos funerarios generados con motivo del fallecimiento de los causantes definidos en el artículo 4° de la misma normativa.

Luego, tal precepto dispone que causarán asignación por muerte las personas no afectas a las normas contenidas en el decreto ley N° 3.500, de 1980, y que se encuentren en alguna de las siguientes situaciones:

('5 CON , EXTERI r"



a) Que hayan tenido cotizaciones en alguna entidad de previsión dentro de los seis meses anteriores al de su muerte;

b) Que se encontraren en goce de subsidio, y

c) Que se encontraren pensionados, con excepción de los de sobrevivencia que no lo sean por viudez y de los pensionados por gracia.

Enseguida, el artículo 7° del aludido decreto con fuerza de ley N° 90, de 1979, prescribe que "La asignación por muerte será otorgada y pagada por alguna de las entidades de previsión social siguientes: 1) Por la entidad en la cual el causante haya tenido la última cotización del régimen o la que le pagaba pensión; 2) Por la entidad en la cual el causante haya tenido la cotización de mayor monto, si estaba afecto a más de una entidad administradora del régimen; 3) Por la entidad en la cual el causante haya estado percibiendo la pensión de mayor monto, si recibía más de una pensión de distintas entidades, o 4) Por la entidad en la cual el causante haya estado percibiendo pensión, si además de pensionado era imponente activo en distinta entidad".

Finalmente en este apartado, es necesario indicar que el artículo 8°, inciso primero, dispone que la asignación por muerte se pagará y financiará con recursos del fondo de pensiones de la institución previsional de cuyo cargo sea el beneficio.

Resultado del examen

El resultado de la presente investigación fue puesto en conocimiento del IPS Región de Tarapacá, a través de oficio confidencial N°3448, de 2012. Por su parte, mediante oficio ordinario N° 1508, de 2012, ese servicio respondió las observaciones formuladas, y de cuyo análisis se da cuenta en el siguiente Informe Final.

I.- SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Como antecedente preliminar, es dable indicar que para el control del correcto otorgamiento y pago de la asignación por muerte, el servicio mantiene un manual de procedimiento denominado "asignación por muerte D.F.L 90", el cual se encuentra aprobado por la resolución exenta N° 145, de 2011, de la Dirección Nacional del IPS. Documento que se estructura en dos instancias independientes y donde se exigen los siguientes antecedentes:

La primera, cuando el trámite lo realiza directamente la persona que incurrió en los gastos funerarios del causante; quien debe presentar, respecto de este último los siguientes antecedentes: el certificado de defunción; la planilla de pago de imposiciones o última liquidación de pago, cuando corresponda; y la factura de la empresa funeraria, la cual debe estar extendida a nombre de aquél (beneficiario), con indicación del nombre del causante. Todos estos antecedentes deben estar adjuntos al formulario de solicitud dispuesto por el IPS para iniciar el trámite, el cual, corresponde que sea firmado por el beneficiario.

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La segunda, cuando el trámite lo efectúa el representante de la empresa funeraria; en este caso, se debe acompañar los mismos documentos antes mencionados, con la particularidad de que, por una parte, la factura incumbe sea emitida de la siguiente forma: a nombre de la empresa funeraria prestadora del servicio, con indicación que se hace por cuenta del contratante del servicio y la individualización del nombre de este último. Por otra parte, se debe presentar una declaración jurada simple, con la individualización: del beneficiario, del causante y de la Empresa Funeraria.

Respecto a lo anterior, cabe precisar que el citado manual adiciona que en aquellas situaciones, en la cual la factura sea emitida a nombre del contratante del servicio, para ser cobrada por la empresa funeraria, corresponderá exigir un poder o mandato para que éste diligencie, cobre y perciba la asignación por muerte en representación de aquél; siendo este documento, por escritura pública o documento privado suscrito ante Notario.

Al respecto, de la revisión practicada a la materia auditada y en especial al referido procedimiento establecido por el IPS, se determinaron las siguientes debilidades:

1. Facturas sin formalidad de recepción

Del examen practicado a las facturas concernientes al cobro de la asignación por muerte, por parte del beneficiario directo o por intermedio del representante de la empresa funeraria, se detectó que en éstas, al momento de su recepción por el IPS, no se consignaba el timbre de recepción, la fecha y el nombre del funcionario receptor. Dicha situación no se ajusta a lo establecido en el numeral 6.1.2 letra b) de aquel manual de procedimiento.

Sobre el particular, corresponde señalar que la citada deficiencia de control, expone al servicio a un potencial riesgo de no dar un cumplimiento oportuno del pago de la asignación en comento, produciendo un posible reclamo del beneficiario.

En relación con la materia, el servicio responde que conforme con la lectura del numeral 6.1.2 letra b) del Manual de Asignación por muerte DFL N° 90, entiende que debe estampar el timbre y nombre del funcionario receptor en la fotocopia de la factura, en aquellos casos en que se presenten copias autorizadas ante Notario Público en ausencia de la original y 3° copia de la mismas. Además argumenta que, como la recepción de estos documentos es directa en la unidad operativa, la supervisión y control del tramite es inmediato, y los plazos de pago para este beneficio es de 24 y 48 horas; factores que a su juicio, diluyen las posibilidades de no pago en forma oportuna.

Al respecto, si bien el referido manual expresa lo señalado por el servicio, no obstante, desde la perspectiva del control interno, esta Contraloría General estima que dicho procedimiento también debe ser aplicado a las facturas originales con el objeto de mitigar el riesgo antes indicado. Aspecto que por lo demás, ese servicio en algunos casos lo ha aplicado, tal como se advirtió en la revisión de facturas originales que se encontraban timbradas, es decir, en la práctica el servicio en algunos casos lo aplica y en otros no.

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Además, se debe tener presente la norma específica de control interno "documentación", establecida en la resolución N° 1.485, de 1996, de este Organismo Contralor, la cual dispone que: "La documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y facilitar el seguimiento de la transacción o hecho (y de la información concerniente) antes, durante y después de su realización".

Por lo tanto, el adoptar el procedimiento de que toda factura recibida por el servicio sea timbrada al momento de su recepción, independiente del caso que se trate, no sólo permite el cumplimiento de dicha norma de control, sino que también, garantiza y transparenta su correcta tramitación interna para su pago dentro de los plazos establecidos.

2. Facturas sin identificación de beneficiarios

En la revisión de aquellas facturas emitidas a nombre de la respectiva empresa funeraria, se observó que no se consignaba en ellas el nombre del contratante del servicio, quien en definitiva es el que tiene el derecho al reembolso de dicha asignación; aspecto que, tampoco se ajusta al numeral 6.1.3 del citado manual de procedimiento.

De lo anterior, se desprende un posible riesgo de que el servicio pague facturas por dicho concepto, sin que se acredite la persona beneficiaria del derecho a percibir tal asignación, esto es, quien realmente hizo el gasto respectivo, lo cual genera un daño patrimonial.

En virtud de lo expuesto, el servicio en su respuesta reconoce la debilidad observada, precisando que, por una parte, procedió a notificar a las empresas funerarias de la región, para que éstas indiquen en la respéctiva factura al causante y el contratante del servicio, y por otra parte, instruyó al personal del Centro de Atención Previsional, CAP, para que constaten que tales documentos al momento de su recepción tengan incorporadas ambas individualizaciones. Luego, respecto del riesgo informado, se indica que ello es improbable que ocurra, debido a que: a) la declaración jurada simple establece que se contrata el servicio funerario en donde dicha empresa genera el gasto y posteriormente cobra dicho beneficio, por tanto se da en la especie que quien cobra es quien generó el gasto; y b) el sistema informático de Asignación por Muerte permite un solo ingreso, con identificación del RUT del causante, del contratante del servicio y de quien cobra el beneficio.

Sobre lo anterior, cabe informar que los controles indicados por ese servicio, en opinión de esta Contraloría General no son suficientes, toda vez que, no cubren la probabilidad de la ocurrencia de que la persona individualizada en la declaración simple e ingresada al referido sistema, corresponda a terceros que hacen usufructo del beneficio producto del desconocimiento del beneficiario real, y quien efectivamente realizó el gasto; aspecto que quedaría cubierto con la inclusión de los nombres en las respectivas facturas.

3. Procedimientos no acordes a la normativa

3.1 Declaración jurada improcedente: Al respecto, y como se señaló anteriormente, el IPS para proceder al pago de la

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asignación por muerte al representante de la empresa funeraria que prestó el respectivo servicio, previamente exigía como documento de respaldo, entre otros, una

declaración jurada simple emitida por el contratante del servicio; requisito que se encuentra establecido en el numeral 6.1.3, letra a), del referido manual.

En esta materia, se debe tener presente que, la ley N° 19.880, que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, en su artículo 22, dispone que, "Los interesados podrán actuar por medio de apoderados, entendiéndose que éstos tienen todas las facultades necesarias para la consecución del acto administrativo, salvo manifestación expresa en contrario". Seguidamente, el inciso final adiciona que, "el poder deberá constar en escritura pública o documento privado suscrito ante notario. Se requerirá siempre de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan esa solemnidad." En consecuencia, el servicio no se encuentra ajustado a esta norma, toda vez que, sólo exige para la representación del interesado por parte de la respectiva empresa funeraria, la entrega de una declaración jurada simple, en circunstancias que a lo menos aquélla debiera ser suscrita ante notario.

El servicio en lo principal manifiesta que, cuando la factura está a nombre de la empresa funeraria y quien cobra el beneficio es directamente la referida entidad, no se actúa mediante apoderado, por ende, no es necesario acreditar poder mediante escritura pública o documento privado suscrito ante Notario Público.

Sobre el particular, es dable señalar que el servicio debe dar estricto cumplimiento a las normas establecidas en la referida ley N° 19.880, siendo ésta de rango superior a un instructivo interno del servicio.

3.2 Prueba del beneficio no ajustada a derecho: En relación con el estudio realizado al citado manual de procedimiento, se advirtió que el servicio en el numeral 4.4, establece que no están obligados a probar ante el IPS los gastos funerarios efectuados con ocasión del fallecimiento del causante, el cónyuge, los padres y los hijos, siendo suficiente la prueba del parentesco.

Al respecto, resulta improcedente el establecimiento de tal mecanismo, puesto que, el citado decreto con fuerza de ley N° 90, de 1979, en su artículo 3°, como así también, la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida, entre otros, en el dictamen N° 20.242 de 2008, establecen que serán beneficiarios de asignación por muerte las personas que hayan pagado gastos funerarios del causante, hecho que debe probarse mediante la correspondiente factura. Además, se debe recordar que conforme con el mismo decreto con fuerza de ley, se define que dicha asignación consiste en una prestación en dinero que tiene por objeto reembolsar los gastos funerarios que hayan efectuado los beneficiarios que determina el mismo artículo 3°, con motivo del fallecimiento de los causantes que fija a su vez, el artículo 4° de la normativa indicada.

Ello, sin perjuicio de que, en virtud del artículo 6°, inciso segundo, el beneficiario que sea cónyuge, hijo, padre o madre del causante tengan derecho al monto máximo de la asignación.

O 6



Al respecto, el servicio argumenta que lo establecido en el referido numeral 4.4 del manual de Asignación por Muerte, se encuentra sustentado por el dictamen N° 2577, de 1988, de la Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO.

Del análisis del citado dictamen de la SUSESO, efectivamente se establece que "...los beneficiarios que revisten calidad descritas en los inciso segundo del artículo 6° del DFL 90 (cónyuge, hijo, padre o madre), no están obligados a probar ante la Institución de Previsión que corresponda pagar la asignación por muerte, los gastos funerarios realizados con ocasión del fallecimiento de un causante...".

En consideración a los hechos expuestos, y teniendo presente la diferencia de criterio respecto de la interpretación de la norma jurídica que regula esta materia, señalada precedentemente en el hecho observado, se ha resuelto por parte de esta Contraloría Regional, remitir los antecedentes al nivel central para su pronunciamiento oficial sobre el tema.

4. Inexistencia de verificación de la validez de las facturas

En relación a las facturas recibidas por el IPS para el cobro de la asignación por muerte, no se evidenció que el funcionario encargado de validar los antecedentes de respaldo, efectuara una constatación de su validez respecto de la obligación tributaria, de estar timbrado el documento ante el Servicio de Impuestos Internos, toda vez que no se hallaron antecedentes que así lo demostrara, como la verificación a través del sistema Web del citado Servicio. Cabe precisar que en la letra b) del numeral 6.1.2. del manual, se establece que la factura original y tercera copia deben encontrarse timbradas por el Servicio de Impuestos Internos.

Por lo anterior, se evidencia un potencial riesgo de pagar la asignación por muerte con facturas falsas o no autorizadas por el Servicio de Impuestos Internos, lo que podría tener como consecuencia un daño al patrimonio institucional.

En lo principal, el servicio en su respuesta manifiesta que existe por parte del funcionario receptor del CAP, el cuidado de observar el timbraje de las facturas presentadas para el cobro del beneficio. Además, agrega que en la eventualidad de que no existan signos de ello, se procede a la revisión de dicha factura por la página WEB del Servicio de Impuestos Internos; y en un hipotético caso en que se detecten facturas sin este requisito se informará a dicho servicio.

5. Concentración de funciones

Del análisis realizado al procedimiento establecido por el servicio para el registro y pago de la asignación por muerte, se constató una concentración de funciones, por cuanto el funcionario que confeccionaba el documento de pago era el mismo que lo registraba contablemente.

Al tenor de lo expuesto, cabe señalar que tal procedimiento no se ajusta a la norma de control "división de tareas", establecida en el

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EXTE

2:1 RA?



numeral 56, de la resolución CGR 1.485, de 1996, de este Organismo Contralor, el cual indica que "Las tareas y responsabilidades esenciales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes". Ello sin perjuicio de que, si el servicio no posee suficientes empleados para aplicar la técnica de división de tareas, la dirección debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles, situación que en la práctica no se evidenció.

En consecuencia, se desprende que la falta de una adecuada separación de funciones o controles compensatorios en dicho procedimiento, pone al servicio en un potencial riesgo de que existan errores voluntarios o involuntarios que no sean detectados oportunamente, con el consecuente impacto negativo que podría ocasionar en el patrimonio institucional.

En lo particular, el servicio manifiesta que posee mecanismos de control interno para asegurar la trasparencia administrativa y contable; para lo cual, describe las funciones de cada uno de los integrantes que participan en el proceso del pago y registro de la asignación en comento. Luego precisa que, en caso de ausencia del cajero o de la Coordinadora de Finanzas, la labor de pago y registro contable la efectúa la misma persona, el primer control lo realiza el sistema informático "FINGUB" al evidenciar cuadre o descuadre contable, y el segundo control se genera con la firma del boletín de egreso, donde se observa que la cuenta contable corresponda a la establecida para los beneficios de Asignación por Muerte.

6. Falta de monitoreo y supervisión

En relación con estas actividades, a la data de la auditoria, octubre de 2012, se constató que ese servicio no había sido auditado por la División de Auditoría y Control del nivel central desde el año 2009, siendo los últimos informe emitidos los N os . 85 y 86, de 2008; los que por lo demás, no contemplan las materias de "Asignación por Muerte".

A su turno, y teniendo en consideración las debilidades de control informadas en los numerales precedentes, se advierte que el IPS en la Región de Tarapacá, sobre la materia auditada, carece de una adecuada supervisión, evidenciando así una falta de vigilancia de las actividades relacionadas con dicha asignación.

En consecuencia, el servicio no está dando cumplimiento a las siguientes normas de control interno establecidas en la ya citada resolución CGR N° 1.485, de 1996:

- Numeral 38, "Vigilancia de los controles", donde se instruye que "Los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o actuación contraria a los principios de economía, eficiencia o eficacia".

- Numeral 57, que establece que "debe existir una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos de control interno.", ello, por cuanto, la citada institución carece de una supervisión establecida,

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con respecto al registro e ingreso de facturas para el pago de la asignación por muele.

Lo anterior, permite indicar que el servicio se encuentra frente a un potencial riesgo de que existan errores voluntarios o involuntarios que no sean detectados oportunamente, los que podrían producir desviaciones de los recursos públicos a un objetivo diferente al de reembolsar los gastos que indica la norma analizada, con el consiguiente impacto negativo en el patrimonio institucional.

En cuanto a esta materia, el servicio se limita a indicar que la institución posee un programa anual de auditorías el que se basa, en lo esencial, en la Matriz de Riesgos Institucional y Divisional.

7. Riesgo de control

En el examen desarrollado, conforme la muestra seleccionada, se determinó que los beneficiarlos avecindado en ; y don , domiciliado en , ambos en la ciudad de Iquique, registran beneficios cada uno con tres asignaciones por muerte, por el fallecimiento de igual número de causantes, las cuales fueron pagadas a solicitud de los mismos, a la empresa funeraria ., R.U.T. N° .

Sobre la materia, cabe señalar que la falta de antecedentes no permitió constatar con los familiares directos de los causantes, el monto del pago realizado por los servicios funerarios respectivos.

En este contexto, es dable considerar que la situación expuesta precedentemente, deja en evidencia la existencia en la entidad de un riesgo de control, por la probabilidad de ocurrencia de que personas particulares sin relación directa con los causantes, estén utilizando el procedimiento para hacer cobro de esta asignación en beneficio propio o de un tercero, sin mayor resguardo por parte de la institución, situación que debe ser abordada por la misma con la finalidad de proteger el patrimonio público.

Sobre esta debilidad, el servicio argumenta en lo sustancial que para evitar fraudes o uso indebido de esta asignación, mantiene los siguientes controles:

• Documentación que soporta el respaldo de la solicitud del beneficio. • Base de datos con el ingreso de información de pensionado fallecido, con el

bloqueo de pagos de los beneficios, lo que permite a nivel nacional, evitar un cobro del beneficio por segunda vez.

• La concurrencia de parientes directos sobrevivientes que consulten sobre beneficios dejados por pensionados fallecidos.

• Instancia de reclamo o denuncia por parte de parientes, amigos o conocidos del causante.

Sin perjuicio de los controles que indica el servicio, es dable señalar que ellos no son suficientes para dar una respuesta adecuada a los casos observados en este numeral, y en general, a la ocurrencia de otros casos en los que el cobro es reiterativo por una misma persona.

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Finalmente, en este acápite de control interno, es dable señalar que considerando que las debilidades de control observadas en los diferentes numerales, afectan directamente las transacciones realizadas por ese servicio en el período auditado, esta Contraloría General ha resuelto mantenerlas en todas sus partes; sin perjuicio de que en un futuro proceso de seguimiento de las mismas se analice las medidas adoptadas por la entidad para solucionarlas.

II.- DISPONIBLE

El servicio en la región, para el manejo de los fondos destinados al financiamiento de la asignación en examen, mantiene la cuenta corriente bancaria N° , del Banco

En la especie, se efectuó una verificación y confrontación de los movimientos de fondos registrados en la contabilidad del IPS, con los valores contenidos en los respectivos extractos bancarios de la referida cuenta corriente, por el mes de junio de 2012; procedimiento del cual, no se determinaron diferencias que informar, y además, se constató que las conciliaciones bancarias realizadas por ese servicio se encontraban debidamente confeccionadas y con las firmas de preparación y revisión de los funcionarios pertinentes.

III.-SOBRE EXAMEN DE CUENTAS

El examen realizado a las cuentas de gastos tomadas como muestra en esta auditoría, correspondientes al pago de la "Asignación por Muerte", consistió en la verificación de la correcta inversión de los fondos utilizados en el financiamiento de los mismos, conforme con la normativa ya expuesta; la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, todo ello, conforme con lo establecido en el artículo 95 de la ley N°10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General.

De la labor desarrollada es dable informar lo siguiente:

1. Falta de documentación de respaldo en el pago

Del examen realizado al egreso N°29526122011, de 2011, se determinó que el servicio pagó en forma indebida, sin sustento documental, la suma de $352.203 al señor , RUN N , toda vez que esa entidad no contaba para tal efecto con la respectiva factura que probase, que dicho beneficiario haya pagado los gastos funerarios del causante, en este caso, de don , RUN N°

Lo expresado, tal como se indicó en el numeral 3.2 del acápite de control interno de este preinforme, vulnera lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 90, de 1979, y de igual forma la jurisprudencia de esta Contraloría General contenida en el dictamen N° 20.242 de 2008, entre otros; ello, en el sentido que, y valga la redundancia, serán beneficiarios

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de asignación por muerte las personas que hayan pagado gastos funerarios del causante, hecho que debe probarse mediante la correspondiente factura.

Además, se debe recordar que conforme con el mismo decreto, la asignación en comento consiste en una prestación en dinero que tiene por objeto reembolsar los gastos funerarios que hayan efectuado los beneficiarios que determina el mismo artículo 3°, con motivo del fallecimiento de los causantes que fija a su vez, el artículo 4 ° de la normativa indicada; aspecto que indudablemente, desde el punto de vista contable y financiero debe ser acreditado con el documento legal, en este caso, con las facturas respectivas.

En relación con esta materia, la institución señala que considerando la condición de pariente directo no se precisa la presentación de documentación que acredite el gasto, conforme a lo señalado en los Oficios Nos 2577 y 4959, de 1988 y 1989, respectivamente, ambos de la Superintendencia de Seguridad Social.

En virtud de los antecedentes aportados, se ha resulto levantar esta observación, sin perjuicio de las aclaraciones que realice este Organismo de Control respecto de la discrepancia de criterio, sobre los citados dictámenes de la SUSESO, respecto de la interpretación de la norma respectiva.

2. Inconsistencia en la documentación de respaldo

De la revisión realizada al egreso N° 27227052011, de 2011, por la suma de $332.850, correspondiente al pago de la factura N° 4283, de fecha 25 de mayo, de 2011, de la empresa funeraria J

, R.U.T. N° , se comprobó que la documentación de respaldo presentaba inconsistencias en la identificación del beneficiario y causante.

En efecto, por medio de la declaración jurada simple emanada de la beneficiaria doña , RUN N° por efecto del fallecimiento de la causante doña , RUN N°

, realizó el cobro de la asignación por muerte por el monto ya indicado; presentando para ello, la solicitud N° 4875, de 2011, que se encontraba a nombre de la causante doña RUN N° .

En el caso analizado, es dable puntualizar que en la auditoría no se logró acreditar la veracidad de la documentación anexada a dicha transacción, debido a que, y sin perjuicio de lo representado en el numeral 3 sobre la revisión del control interno, respecto de la improcedencia de la declaración jurada, este documento carecía de la expresión de voluntad del beneficiario, para que la empresa funeraria antes citada realizara el cobro del reembolso por asignación por muerte, respecto de los servicios funerarios entregados a la causante señora

.

Al respecto, el servicio indica que en dicho caso claramente no registra declaración jurada simple, figurando solo una copia de ésta en forma repetida.

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Sobre el particular, corresponde mantener el hecho observado, toda vez que, la comentada situación evidencia que el servicio incurrió en una falta al entregar un beneficio cuando no existía el documento que acreditara la voluntad del beneficiario a cobrar por parte de la empresa funeraria.

3. Información insuficiente para acreditar los gastos

En lo pertinente, es dable indicar que del examen realizado a los egresos que se detallan en el Anexo N° 1 de este informe, y que justifican el reembolso de gastos funerarios por la suma de $7.280.145, los cuales fueron pagados directamente a las funerarias señaladas en el citado anexo, se advirtió que las declaraciones juradas simples, anteriormente cuestionadas por esta auditoría, además, presentaban información deficiente, tales como: datos enmendados, sin individualización del RUT, firma distinta a la cédula de identidad, sin individualización del causante, RUT erróneo y sin individualización del nombre de la empresa funeraria. Además, en algunos casos se halló copia fotostática de licencia de conducir como documento que acreditaba la identidad del beneficiario.

Por lo anterior, es menester puntualizar que las situaciones planteadas, limitaron el alcance de esta auditoría, por cuanto no fue posible acreditar, indubitadamente, la efectividad de los gastos reembolsados a las respectivas funerarias, es decir, que realmente correspondían a aquellas personas que verdaderamente realizaron los gastos funerarios de los causantes asociados a dichas transacciones.

De lo anterior, el servicio en su respuesta ostenta que dichos documentos presentan enmendaduras, omisión de datos, discordancia entre la firma de la declaración y la cédula de identidad, datos erróneos y copia de licencia de conducir para acreditar la identificación del beneficiario que contrata los servicios de la empresa funeraria.

Conforme a lo expuesto, esta Contraloría Regional ha decidido mantener la observación antes detallada; precisando que, en razón al carácter de instrumento público que revisten los actos administrativos, resulta improcedente que se introduzcan enmendaduras en su texto, como ha ocurrido en la especie.

4. Visita a terreno

En lo referente a este punto, y con la finalidad de constatar la veracidad y exactitud de la documentación de respaldo, durante la auditoría se realizó una visita a veintiocho (28) domicilios de aquellas personas beneficiadas con dicha asignación, los cuales se indican en el Anexo N° 2 de este informe. Para este procedimiento, se tomó como base las direcciones indicadas en las ya citadas declaraciones juradas simples; ubicadas en las comunas de Iquique, Alto Hospicio y Pozo Almonte. De la labor desarrollada se determinaron las siguientes observaciones:

4.1 Direcciones no ubicadas

En la especie, debe precisarse que las direcciones, , comuna de Iquique; y

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comuna de Alto Hospicio; registradas en las citadas declaraciones de los beneficiarios don , y doña , respectivamente, no fueron halladas en los lugares allí indicados.

En consecuencia, no se logró obtener la acreditación de la voluntad de tales beneficiarios para que la respectiva empresa funeraria percibiera el monto de reembolso de los gastos funerarios en que aquéllos hubieren incurrido por el fallecimiento de los causantes y

, respectivamente. Dichas transacciones se encuentran registradas en los egresos N os . 255, de noviembre de 2011 y 43, de diciembre de 2011, cada uno por la suma de $ 352.203.

Atendiendo la respuesta de la entidad, esta manifiesta que no tiene mecanismos internos para verificar los lugares y direcciones indicadas en las declaraciones juradas simples, detallando que solamente hacen fe de lo que allí se indica, considerando fundamental para el pago de la asignación que el causante efectivamente cumpla los requisitos contenidos en la normativa.

Conforme a los antecedentes expuestos, este Ente de Control ha decidido mantener en su totalidad la observación, por cuanto la institución no tiene mecanismos de control para verificar la autenticidad de los antecedentes aportados por un tercero a nombre del beneficiario. Por consiguiente, el servicio deberá tomar las medidas necesarias para subsanar la situación antes descrita, las que se validarán en un proceso de seguimiento que al respecto se realice.

4.2 Dirección individualizada en la declaración jurada simple distinta a la dirección real de residencia

En referencia a este punto, se comprobó que el señor , beneficiado con dos (2) asignaciones por muerte, por el fallecimiento de igual número de causantes, según egresos N". 09, de julio de 2011 y 134 de abril de igual año, registra en las declaraciones juradas simples adjuntas a los mismos, las direcciones de y ambas de Iquique; sin embargo, en la respectiva visita realizada a terreno, se constató que el señor no habitaba en dichos domicilios. Asimismo, se verificó que las respectivas solicitudes presentaban distintas firmas.

Al respecto, ese organismo no entrega respuesta al caso mencionado, detallando sólo los causantes sobre los cuales se cobró el beneficio.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría Regional ha decidido mantener en su integridad la observación, por cuanto, el servicio no acreditó la veracidad de los datos contenidos en sus documentos requeridos.

IV.- OTRAS OBSERVACIONES

1. Falta de caución

Al respecto, corresponde indicar que la funcionaria doña Amelia Flores Salas, RUN N° 10.431.036-2, profesional, grado 10°

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9z.

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13



EUS, titular, Coordinadora de Finanzas del Centro de Atención Previsional de Iquique, nombrada a contar del 1 de septiembre de 2012, mediante resolución exenta N° 1.017, del 2012, de la Dirección Regional del IPS de Tarapacá, a la fecha de la auditoría, octubre de 2012, no mantenía póliza vigente de fidelidad funcionaria para el manejo de los valores fiscales que le imponía su cargo.

A mayor abundamiento, mediante la revisión del sistema de información y control del personal de la administración del Estado (SIAPER) de este Organismo Superior de Control, si bien se constató que la aludida funcionaria registraba una póliza de fidelidad funcionaria por valores fiscales, la N° 259781, ésta se encontraba cancelada con data 01 de junio de 2000, mediante referencia N° 17.461/2000, por el entonces Instituto de Normalización Previsional, I NP .

En este orden de cosas, es importante señalar que de acuerdo al inciso primero del artículo 68, de la ley N°10.336, "Todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones".

En lo atingente, la entidad manifiesta, a través de la transcripción de un correo electrónico, que esta funcionaria tiene su caución. Sin embargo, este documento no acredita ni valida dicha condición por cuanto no detalla nombre, RUN ni número de póliza. Por lo anterior, el servicio no ha acreditado documentada y fundadamente que dicha funcionaria dio cumplimiento a la norma antes mencionada.

Conforme a los antecedentes expuestos, esta Contraloría Regional ha resuelto mantener en su integridad la observación, por cuanto, el servicio vulneró el artículo 68 de la ley N° 10.336. Por consiguiente, el servicio deberá instruir un sumario para determinar las presuntas responsabilidades administrativas.

2. Sobre autorización formal del manejo de la cuenta corriente bancaria

En relación con la materia, durante la auditoría practicada, esa institución no acreditó con antecedentes formales que la ya indicada cuenta corriente N° 2 del Banco , haya sido autorizada por este Organismo de Control.

En la especie, debe precisarse que a este Ente Fiscalizador le compete autorizar la apertura de las cuentas corrientes bancarias que deben manejar los funcionarios públicos, cuando los recursos sean estatales, ya sea que estén en la cuenta única fiscal o que se manejen en cuentas abiertas en bancos comerciales. (Aplica criterio de dictamen N° 42.634, de 2003).

En este aspecto, es dable tener presente que el dictamen N° 57.189, de 1974, que complementa el oficio 45.237/74, sobre cuentas corrientes bancarias fiscales, de esta Contraloría General, ha prescrito en su letra e) que "si existiere alguna cuenta corriente fiscal abierta sin autorización de esta Contraloría, deberá solicitarse, a la brevedad posible, la legalización de ella, explicando las causas que motivaron tal situación".

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Finalmente en este numeral, cabe advertir, que conforme con el artículo 54 de la ley N° 10.336, Orgánica de esta Contraloría General de la República, establece que "El funcionario que, sin expresa autorización de la Contraloría, abriere cuenta bancaria a su nombre con los fondos a que se refiere esta ley, será destituido de su empleo, sin perjuicio de la responsabilidad penal correspondiente".

En lo pertinente, el servicio manifiesta que desde su nivel central, en el año 1998, se instruyó que se oficiara a la Contraloría Regional correspondiente, para las aperturas de las cuentas corrientes respectivas. En el caso de la Región de Tarapacá, respecto de la cuenta corriente referida en los párrafos anteriores, no le consta que se haya realizado dicho procedimiento.

Conforme a los antecedentes antes expuestos, este Ente de Control ha resuelto mantener la observación en su totalidad. A su vez, se instruye a ese servicio regularizar la situación a la brevedad. No obstante lo anterior, procede que esa entidad inicie una investigación sumaria a fin de determinar el incumplimiento de las normas e instrucciones, citadas precedentemente sobre la materia.

V.- CONCLUSIONES

A. Sobre Evaluación de Control interno

1. El servicio no cuenta con un mecanismo de control sobre los documentos recibidos que permita dar seguimiento a las transacciones realizadas por el personal, al no estampar un timbre de recepción en ellos. Por su parte, el servicio solo establece un control en las copias de los documentos recibidos, generando una deficiencia de control por cuanto, no permite identificar que los documentos fueron recibidos, verificados y procesados por el personal encargado.

2. Se comprobó que las facturas recibidas para el pago de asignación por muerte, no se identifica a la persona contratante del servicio, conforme lo exigen los manuales internos.

3. Se verificó que las declaraciones juradas simples carecen de la legalidad propia, conforme a la naturaleza del trámite para la cual son objeto, por cuanto, en estas se manifiesta la voluntad del beneficiario a que una empresa funeraria actúe en su nombre, por lo que deben ser debidamente autorizadas por un Notario Público.

4. Se determinó una discrepancia de criterios respecto de la interpretación de la norma jurídica en relación con la documentación de respaldo del pago por concepto de gastos funerarios realizados por los parientes directos del causante, en cuanto a lo que establece la SUSESO, en sus dictámenes y lo que interpreta esta Contraloría Regional, situación que será remitida al Nivel Central de este Organismo de Control, para un mejor resolver sobre la materia.

5. Se comprobó que no existen mecanismos operativos y de conocimientos de los funcionarios del CAP, para la verificación de autorización de facturas con Servicio de Impuestos Internos.

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6. En materia de funciones, el servicio presenta una concentración de tareas, por cuanto el personal que registra contablemente es la misma que realiza el proceso de pago.

7. En materia de supervisión, se evaluó como insuficiente, debido a que los planes anuales de auditoría interna no se cumplen, detectando plazos de evaluaciones de este tipo, por un período de dos (2) años.

8. Producto de las validaciones practicadas, se evidenció que el servicio no cuenta con sistemas para obtener los antecedentes de los familiares del causante, situación que no permite identificar a los posibles beneficiarios de la asignación por muerte, permitiendo que terceros hagan usufructo del beneficio.

Por los hechos expuestos procede que esa entidad adopte las medidas pertinentes a fin de subsanar las debilidades de control y respecto de los riesgos, mitigarlos o asumirlos con medidas alternativas, a fin de que éstos no provoquen un menoscabo al patrimonio público.

B. Examen de cuentas

1. Se comprobó el pago de la asignación por muerte a una empresa funeraria sin tener la debida declaración jurada simple, que acreditara la voluntad del beneficiario de traspasar dicho beneficio para ser cobrado por la empresa fúnebre. En este contexto, corresponde que el servicio solicite en cada oportunidad la citada declaración.

2. En materia de documentos públicos, se comprobó que existían documentos que contenían enmendaduras, omisión de datos, datos incorrectos o respaldo improcedente y que en razón al carácter de instrumento público que revisten afectan la calidad jurídica de éstos. Sobre el particular, ese servicio debe procurar que la documentación pertinente sea presentada correctamente y sin enmendaduras considerando la naturaleza de los mismos.

3. El Servicio no cuenta con mecanismos para verificar la veracidad de los datos declarados en las declaraciones juradas simples exigidas para el cobro de la asignación por muerte por parte de una empresa funeraria. En este sentido, la entidad deberá adoptar medidas conducentes para confrontar la información que se declara, para hacer uso del beneficio en comento.

C. Otras Observaciones

1. Se comprobó que existe personal clave en el proceso de pago de la asignación por muerte que no cuenta con la respectiva caución, lo que implica que el servicio vulneró el artículo 68 de la ley N° 10.336. Por consiguiente, la institución debe cumplir con las instrucciones establecidas en la norma citada precedentemente y adoptar las medidas pertinentes a fin de asegurar que dicha exigencia se cumpla.

2. En materia de autorización de cuentas corrientes, se evidenció que el servicio no cuenta con registro de autorización conforme a lo exigido por este Organismo Contralor, situación que se debe subsanar a la brevedad por parte de esa institución, sin dejar de mencionar que respecto del tema ese servicio deberá instruir una

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investigación sumaria a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas que de ella resulten.

En relación con las conclusiones vertidas, cabe señalar que esta Contraloría Regional, mediante su Unidad de Seguimiento efectuará las validaciones pertinentes a fin de constatar el acatamiento de las medidas propuestas por esa entidad y las instrucciones emanadas de este Organismo Contralor.

Saluda atent ente a Ud.,

2.¿Yeal.atZ HÉCT S ' RAMOS Ct.1.7

Je Control Externo

Contnt orín Regional Tarapaci

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Anexo N° 1

Listado de egresos por pagos de asignación por muerte, con declaraciones juradas simples con información insuficiente.

Egreso N, Factura

N° R.U.T.

Funeraria Fecha egreso

Observación Monto ($)

19419042012 1713 19 -04-2012 Declaración jurada simple con enmendadura en nombre del causante

$ 352.203

21420042012 1714 20-04-2012 Declaración jurada simple sin individualización del R.U.N. del beneficiario.

$ 352.203

901072011 7316 01-07-2011 Declaración jurada simple con enmendadura en nombre del beneficiario.

$ 332.850

901072011 7321 01-07-2011 Declaración jurada simple con enmendadura en nombre del beneficiario.

$ 332.850

2004072011 278 04-07-2011 Declaración jurada simple con enmendadura en R.U.N. del beneficiario.

$ 332.850

3604082011 7400 04-08-2011 Declaración jurada simple con firma de beneficiario distinta a la registrada en la copia fotostática de la cédula de identidad.

$ 352.203

22525102011 7539 25-10-2011 Declaración jurada simple con enmendadura en fecha de fallecimiento del causante.

$ 352.203

3904112011 4681 04-11-2011 Declaración jurada simple con enmendadura en nombre del causante.

$ 352.203

8009112011 4692 09-11-2011 Copia fotostática de licencia de conducir como documento que acredita identidad del beneficiario.

$ 352.203

7909112011 4686 09-11-2011 Declaración jurada simple con enmendadura en nombre del causante.

$ 352.203

23123112011 4737 23-11-2011 Declaración jurada simple sin individualización del causante.

$ 352.203

25525112011 4744 25-11-2011 Declaración jurada simple sin individualización del R.U.N del causante.

$ 352.203

8713022012 4921 13-02-2012 Declaración jurada simple con firma de beneficiario distinta a la registrada en la copia fotostática de la cédula de identidad.

$ 352.203

11816022012 4933 16-02-2012 Declaración jurada simple con R.U.N. erróneo del causante.

$ 352.203

7310042012 5067 10-04-2012 Copia fotostática de licencia de conducir como documento que acredita identidad del beneficiario.

$ 352.203

16717052012

____

4804 17-05-2012 Declaración jurada simple sin individualización de la empresa funeraria prestadora del servicio.

$ 352.203

19718052012 5181 18-05-2012 Declaración jurada simple sin individualización del causante.

$ 352.203

20819122011 7628 19122011 Declaración jurada simple sin individualización del R.U.N. del beneficiario.

$ 352.203

20921042011 235 21-04-2011 Declaración jurada simple sin individualización de domicilio del beneficiario.

$ 332.850

13413042011 7163 13-04-2011 Declaración jurada simple sin individualización del R.U.N. del beneficiario.

$ 332.850

5606042011 4185 06-04-2011 Declaración jurada simple con R.U.N. erróneo del beneficiario

$ 332.850

TOTAL ($): $ 7.280.145

18 • 2- 15 C; ).

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Anexo N° 2

Listado de beneficiarios visitados en sus domicilios individualizados en la declaración jurada simple

Nombre beneficiario

R.U.N. beneficiario

Dirección Comuna Causante . . . U RN

Causante Observación

Alto Hospicio

Domicilio sin moradores a la hora de la visita a terreno.

Alto Hospicio

No corresponde a numeración existente en comuna.

Alto Hospicio

Hija del beneficiario, certifica que firma no coincide con la de su padre.

Alto

Hospicio


Alto Hospicio

Certifica que dio consentimiento para el cobro del beneficio.

Alto Hospicio


Alto Hospicio


Alto Hospicio


Iquique

Según SRCEI beneficiario se domicilia en Arturo Fernández #670. En visita a ese inmueble familia indica que es funcionario de funerales la Humanitaria. Dirección entregada no corresponde.

Iquique

Según SRCEI beneficiario se domicilia en Arturo Fernández #670. En visita a ese inmueble familia indica que es funcionario de funerales la Humanitaria. Dirección entregada no corresponde.

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Nombre beneficiario

R.U.N. beneficiario Dirección Comuna Causante RN . . . U


Iquique

inmueble familia

Según SRCEI beneficiario se domicilia en Arturo Fernández #670. En visita a ese

indica que es funcionario de

funerales la Humanitaria. Dirección entregada no corresponde.

Iquique

Beneficiario no habita actualmente en dicha dirección

Iquique

Certifica que dio consentimiento para el cobro del beneficio

Iquique

No corresponde a numeración existente en comuna.

Iquique

En visita a ese inmueble, familia indica que es funcionario de funerales la Humanitaria.

Iquique

En visita a ese inmueble, familia indica que es funcionario de funerales la Humanitaria.

Iquique


Iquique

este es empleado

Según moradora de casa, el beneficiario no habita el inmueble, pero reconoce que

funerales la humanitaria, debido a que la citada empresa se encuentra enfrente de la dirección entregada.

Iquique

La beneficiaria no se encuentra la hora de la visita en terreno.

Iquique


Iquique

Según SRCEI beneficiario se domicilia en Moisés González #1806. Visita a terreno a esta dirección. Localización entregada no corresponde.

20



Nombre beneficiario

R.U.N. beneficiario

Dirección Comuna Causante . . RU. N


Iquique

Según dueña de casa. Beneficiario hábito inmueble hace un año.

Iquique

Hermano beneficiario

Iquique

Funcionario de la funeraria la humanitaria

Iquique

Tía del beneficiario, certifica que dio consentimiento para el cobro del beneficio.

Iquique

Según SRCEI beneficiario se domicilia en Moisés González #1806. Visita a terreno a esta dirección. Localización entregada no corresponde.

Pozo Almonte


Pozo

Almonte

de la declaración

Certifica desconocimiento d jurada para el cobro de la asignación por muerte.

21

www.contraloria.c1

instituto de previsión social región de...

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