instituto de desarrollo regional fundaciÓn universitaria evaluación del sistema de gestión de...

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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA

Evaluación del Sistema

de Gestión de Políticas

Públicas

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1. Definición de gestión pública

2. Enfoques de evaluación

3. Ciclo de vida de un proyecto

4. Aspectos a medir de la Gestión en la organización del trabajo

Estructura de la organización

División de tareas y responsabilidades

5. Sistema de Gestión: teoría del Cambio

6. Hacia una óptima organización

Sistema de Gestión

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Definición de gestión pública actual

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS RESPONSABILIZACIÓN SOBRE LOS

RESULTADOS

Mecanismos de responsabilización

Autonomía de gestión

Procedimientos para asignar

recursos

Transparencia y rendición de

cuentas

Establecer Objetivos Medir

Resultados

MEJORAR LA TOMA DE DECISIONESPARA LOGRAR PROGRAMAS PÚBLICOS DE MAYOR

EFICACIA EFICIENCIA Y CALIDAD

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GESTIÓN

Nacional LocalRegional

Administración Pública

Centros de Investigación

Centros innovación y tecnología

Entidades de Transferencia

Centros de Formación

Laboratorios de ensayo

Empresas yAsociaciones Profesionales

Empresarios

Trabajadores

Otras

Europea

Gestión con múltiples agentes

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LAS TRES E LAS TRES D

Economía: utilización de los recursos con criterios de utilidad y asignación adecuada.

Diagnóstico: estudio de la realidad sobre la que se pretende intervenir para planificar la actuación.

Eficacia: hace relación al logro de los objetivos propuestos sin tener en cuenta los costes.

Diseño: formulación de iniciativas para resolver los problemas y establecer nuevas soluciones con estructuras y estrategias adecuadas.

Eficiencia: logro de los objetivos como el mínimo costes posible o maximización de los beneficios para un coste determinado

Desarrollo: ejecución de las soluciones como un proceso de aprendizaje superando las resistencias al cambio, redefiniendo problemas y soluciones.

Enfoques de Evaluación

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Control de Gestión y auditoría de performance

Incrementar, tanto a nivel estratégico como operativo, la autonomía, flexibilidad y responsabilidad de los gestores en sus procesos de toma de decisiones y planificación de objetivos,

Posibilidades de medición de los resultados de la actividad de la organización

Grado de repetitividad de

la actividad sometida a

gestión

Conocimiento de los efectos de la

intervención

Alcanzar la eficiencia y eficacia de las

actuaciones públicas

Ambigüedad en la definición de

los objetivos

Se deben tener en cuenta las siguientes

variables:

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Dificultad de trasplantar técnicas de gestión del sector privado al público

OBJETIVOS COMPLEJOS Y DEFINIDOS DE FORMA

AMBIGUA

EFICIENCIA NO SÓLO ECONÓMICA SINO TAMBIÉN

SOCIAL

DIFICULTAD PARA IDENTIFICAR A LOS

RESPONSABLES

PRINCIPIOS GENERALES DE ACTUACIÓN

BENEFICIOS SOCIALES Y EXTERNALIDADES POSITIVAS

DILUCIÓN DE RESPONSABILIDADES

DIFICULTAD DE MEDIR LA EFICIENCIA DEL SECTOR PÚBLICO

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Ciclo de Vida de un Proyecto

•Elaborar y probar las herramientas

•Desarrollo de requerimientos de apoyo

•Diseñar los sistemas de trabajo

•Verificar el desempeño

•Modificar lo que sea requerido

Planeación /Aprobación

Ejecución

EntregaDiseño Conceptual

•Identificar la necesidad del proyecto

•Establecer el objetivo y alcance

•Identificar alternativas•Desarrollo de un

presupuesto inicial y calendario

•Identificar el equipo de proyecto

•Preparar un calendario de ejecución

•Crear el equipo de trabajo

•Definir y asignar tareas y recursos

•Analizar resultados y beneficios esperados

•Obtener la aprobación para su ejecución

•Transferencia del proyecto, de recursos y responsabilidades a la operación

•Asegurar el funcionamiento de acuerdo a estándares

•Reasignar a los miembros del equipo de trabajo

•Reconocer al equipo de trabajo

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Beneficios de la Administración de Proyectos Los recursos organizacionales son utilizados más eficientemente

Provee flexibilidad para utilizar los recursos técnicos clave, “no se tiene que cambiar la organización y la gente para administrar los diferentes proyectos

Desarrolla Gerentes con enfoque integral

Sentido de pertenencia en los procesos o productos que son desarrollados e implementados

Decisiones de mayor calidad por la participación de personas de diferente especialidad y por la oportunidad de la información.

Asegurar el control durante toda la vida del proyecto

Estandarizar el trabajo de rutina del proyecto y con ello eliminar la duplicidad de los esfuerzos.

Establecer buenas prácticas: metodología y lenguaje adecuados

Evaluar y aprender de las lecciones de la organización y de la misma ejecución del proyecto.

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Dificultades de no Administrar Proyectos No se tiene un control adecuado sobre el coste, fechas de entrega y calidad del

proyecto.

El objetivo y alcance del proyecto cambia continuamente.

No se cumplen con los objetivos del proyecto y los requerimientos o expectativas del grupo beneficiario.

No se crean equipos que cuenten con las habilidades o experiencia adecuadas para el proyecto.

Se acumulan cargas excesivas de trabajos para algunas personas y la disponibilidad del personal entra en conflicto con otros proyectos o trabajos.

El trabajo se vuelve a hacer o las tareas se duplican.

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Aspectos a medir de la Gestión

Gestión del Empleo Gestión del rendimiento

Gestión de la compensación

Gestión del desarrollo

Gestión de las relacione humanas y sociales

Incorporación

Movilidad

Desvinculación

Planificación

Evaluación

Retribución monetaria y no monetaria

Promoción y carrera

Aprendizaje individual y colectivo

Clima laboral Relaciones laborales Políticas sociales

Organización del trabajo

Tareas y responsabilidades: Diseño de puestos

ESTRATEGIA

Organigrama

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Organización

Definición:

Es el conjunto de actividades coordinadas que tienen por objeto establecer y mantener la disposición óptima del trabajo en toda empresa, servicio o administración (pública o privada), y que están fundadas en principios o métodos obtenidos mediante investigación científica (Organización Internacional del trabajo).

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Elección de la estructura apropiada Dos conceptos que ayudan a escoger los

modos alternativos de organizar Especialización

En situaciones que no ofrezcan dudas, como las operaciones de fabricación, estructura formal especializada

Para un grupo de investigación, una estructura menos formal

Coordinación Dependen del grado de especialización de las unidades Se consigue a través de comités, unidades operativas, directores de producto,

informes y grupos

>> La mayor parte de las estructuras son híbridas. Tienen elementos sacados de más de un modelo estructural

>> La elección de la estructura comporta la elección de la estrategia

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Estructura Funcional

Director General

Staff de apoyo a las divisiones

Staff que desempeña

tareas corporativas

Director de División

Director de División

Etc.Staff de división

Director del negocio A

Director del negocio B

Función A-1 Función A-2 Función A-3 Función B-1 Función B-2 Función B-3

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Estructura de Matriz

Líder de

Proyecto

Direc

tor

Gen

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aniz

ació

n

Funci

onal

Organización del

Proyecto

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Relaciones FormalesRelaciones Informales

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División de tareas y responsabilidades

Revisar la asignación de las funciones relativas a las tareas de ejecución, seguimiento y evaluación de los programas

Revisar la coordinación entre los diferentes órganos administrativos responsables de la ejecución de los programas

Incrementar la transparencia e información

Para lo que hay que caracterizar dos elementos:

•Diseño de los puestos de trabajo

•Definición de los perfiles de los empleados

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Estructura Tecnología

Procesos Sociales

ResultadosInputs

Equipo de Trabajo

Conjunto de personas que comparten objetivos comunes y

reconocen la interdependencia entre sus miembros y respecto

a otros equipos

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Está a gustoPudiera aprovechar

oportunidad fuera

No desea

permanecerSeguramente no

permanecerá

Desea permanecerPermanecerá

No desea

permanecer Pero permanecerá

Leales Accesibles

Atrapados

(as)

Ausentes

Equipo de trabajo

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Necesidades Resultados

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El Sistema de Gestión: Teorías del cambio

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FASE 1: FASE 1: Planeamiento y Planeamiento y gestióngestión

FASE 2: Cesión / FASE 2: Cesión / ofertaoferta

FASE 3: Ejecución FASE 3: Ejecución de obrasde obras

FASE 4: Entrega de FASE 4: Entrega de viviendasviviendas

FASE 5: FASE 5: Seguimiento y Seguimiento y control post-control post-entregaentrega

PLANEAMIENTO URBAN ÍSTICO

SISTEMAS DE GESTI ÓN

ELABORACI Ó N DE PROYECTOS

LICITACI Ó N DE OBRAS

EJECUCI Ó N DE OBRAS

ADJUDICACI Ó N A BENEFICIARIOS

CONTRATO COMPRA - VENTA Y ENTREGA DE LLAVES

CONTROL DE USO

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COPTGMU

COPT/ EPSAGMU/EMVISESA

GMU/EMVISESAEPSAPromotores Privados

COPT/EPSAEMVISESA

ConstructorasGAESCO

EMVISESAEPSA

EMVISESAEPSAPromotores Privados

EMVISESAEPSAEntidades Financieras

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OFERTA P Ú BLICA Y CESI Ó N DE SUELO

GMU

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PLANEAMIENTO URBANÍSTICO

SISTEMAS DE GESTIÓN

ELABORACIÓN DE PROYECTOS

LICITACIÓN DE OBRAS

EJECUCIÓN DE OBRAS

ADJUDICACIÓN A BENEFICIARIOS

CONTRATO COMPRA-VENTA/ALQUILER

POST VENTA

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COPTGU

COPT/ EPSAGU/EMVISESA

GU/EMVISESAEPSAPromotores Privados

COPT/EPSAEMVISESA

ConstructorasGAESCO

EMVISESAEPSA

EMVISESAEPSAPromotores Privados

EMVISESAEPSAEntidades Financieras

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OFERTA PÚBLICA Y CESIÓN DE SUELO

GU

3

SISTEMA DE

SEMÁFORO

Ruta de Análisis: Procesos

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Ordenación General PGOU

Clasificación Urbanizable

Urbano

No Urbanizable

Desarrollo del Sistema de

Gestión

I

Desarrollo Sistema de

Gestión Suelo Urbanizable

Aprobación del Plan Parcial

I Compensación

Cooperación

Expropiación

Parcelación

Calificación Suelo

Solares

Determinación del Uso

Residencial

No Residencial

Recalificación (Modificación

PGOU)

Desarrollo Figura de

Planeamiento

Desarrollo Sistema de

Gestión Suelo Urbano

I

Adquisición Suelo Privado

Adquisición Suelo Público

Compra en el Mercado de Suelo

Cesión Municipal Gratuita

INICIO

Plan Especial de Reforma Interior (P.E.R.I.)

Estudio de Detalle

Unidad de Actuación

Ruta de Análisis: Procesos y subprocesos

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Inicio de obras

Ejecución de obra

Adjudicación

Edificio

terminado

Certificación Fin de obra

Con Modificaciones Sustanciales

Sin Modificaciones Sustanciales

Proyecto Reformado o de Ejecución Final

Licencia de Reformado

Licencia de Primera

Ocupación

Calificación Definitiva

Atención al cliente

Formación del Personal

Venta

Alquiler

Selección Adjudicatarios

Por orden de llegada

Selección mediante

Sorteo

Recogida de Solicitudes y

Documentación

Recogida de Solicitudes

Aviso a Seleccionados

Ejecución del Sorteo

Plazo solicitudes y recogida de

documentación

Baremación

REA: Reglamento EMVISESA

VPP Decreto

Autonómico

Publicación Listas Provisionales

V

Sistema de Información:

Carta Prensa

Tablones

VI

Sistema Adjudicación

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Cursos de lengua y cultura españolas

Servicios de proximidadd

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Servicio de Orientación Laboral

Incorporación de Mediadores

interculturales

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Medidas de acompañamiento: Becas

Itinerarios de inserción social y cursos de lengua y cultura

españolas

1. Experto en mediación intercultural 2. Master en mediación intercultural

Se

Indicadores de discriminación laboral

Red Transrregional de productos y herramientas

Campañas de sensibilización

Observatorio del racismo y la xenofobia

Formación Difusión del proyecto

Mapa de Recursos

Web + Red Telemática

Talleres de expertos

Derivación a otros servicios

Estudios sobre condiciones laborales: agricultura y servicio doméstico

Formación en género (IAM)

Materiales de formación para formadores/as y

profesionales de la salud y educación Andalucía ORIENTA

Ben

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Visitas Servicios creados por el proyecto Servicios municipales existentes Otras líneas estratégicas de intervención

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Asamblea General

Junta Directiva

Comité de Gestión, Seguimiento y Evaluación

Grupo de Trabajo Coordinación

“Entidad clave”

Grupo de Trabajo

Estructura de Apoyo o Asistencia Técnica

Entidades socias de la AD

Ejemplos modelos de gestión

Área Técnica

Área Comercial

Área Económica Financiera

Secretaría General

Asesores Externos

Área De Gestión

Área Técnica

Área Comercial

Área Económica Financiera

Secretaría General

Asesores Externos

Área De Gestión

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Consejería de Obras Públicasy Transportes

Secretaría de Seguimiento del Plan Andaluz de Vivienda y

Suelo 2003/07

Viceconsejería

GAESCO

Delegación Provincialde Sevilla

EPSA

Delegación Municipal deUrbanismo

G M UEMVISESA

Servicio de la Vivienda de Protección

Gestión PMSy Programa de Vivienda

Gerencia Provincial EPSA

Delegación Municipal de Juventud y Deportes

Ayuntamiento de Sevilla

Sevillana

LIPASAN

Agencia Tributaria

Catastro

CONSTRUCTORAS

NOTARÍAS

CALIDAD

DGde Arquitectura

y Vivienda

Consejería de Obras Públicasy Transportes

Secretaría de Seguimiento del Plan Andaluz de Vivienda y

Suelo 2003/07

Viceconsejería

GAESCO

Delegación Provincialde Sevilla

EPSA

Delegación Municipal deUrbanismo

G M UEMVISESA

Servicio de la Vivienda de Protección

Gestión PMSy Programa de Vivienda

Gerencia Provincial EPSA

Delegación Municipal de Juventud y Deportes

Ayuntamiento de Sevilla

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Agencia Tributaria

Catastro

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DGde Arquitectura

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Asociaciones

Sistema Aeronáutico Andaluz

Asociación 2

Asociación…n

Aumentar cuota de mercado

Diseño de utillajesAprovisionamiento

material aeronáuticoIngeniería

Sistema de garantía de calidad

Producir conjuntos integrados exportables

Asociación 1

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ESTÁN ESPECIFICADOS LOS OBJETIVOS DE GESTIÓN

SON CADA UNO DE LOS PASOS ADMINISTRATIVOS NECESARIOS

QUÉ VALOR AÑADIDO APORTA CADA PASO ADMINISTRATIVO

ESTÁN LAS FUNCIONES DE CADA UNIDAD DIFERENCIADAS

CONOCEN LOS TÉCNICOS SU PAPEL EN EL PROCESO GLOBAL

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Identificación de Cuellos de Botella

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RACIONALIDAD DIVISIÓN DE TAREAS PROMOCIÓN DIFUSIÓN

El sistema de gestión no es neutral

Definición y reparto entre personas y organismos implicados

Publicidad formal (boletines) + Promoción y difusión

PREGUNTAS DE

EVALUACIÓN

¿Objetivos claros para cada nivel de gestión?

¿Son necesarios cada uno de los pasos administrativos?

¿Se puede simplificar el proceso / procedimiento?

¿Funciones especificas y diferenciadas para las personas / organización?

¿Existen solapamientos, repeticiones, ambigüedades en la delimitación de las funciones?

¿Conocen los técnicos y otros niveles sus funciones en el proceso global?

¿Existen manuales de procedimiento?

¿Existen mod. Normalizados de solicitudes de ayuda?

¿Existe una rutina de recepción y registro de solicitudes? ¿Informatizada?

¿Existen informes de valoración de solicitudes? ¿homogéneos?

¿Existe un mecanismo de comunicación a beneficiarios?

A REVISAR(Criterios de valor)

•Incertidumbres (causa, efecto, resultados no previsto)•Interdependencia administrativa•Multiplicidad (intereses, objetivos)•Factores externos (no predecibles)

•Definición y reparto de tareas•Mecanismo de coordinación y

comunicación•Rec. Humanos: personal,

motivación, cualificación, responsabilidad, método trabajo

•Recursos económicos, materiales•Voluntad política e interés por el

proceso

•Presupuesto del programa (total, distribución)•Criterios de selección, requisitos•Horizonte temporal presentación de solicitudes

MATERIALDE APOYO

Graficar procesos Construir Organigrama (formales e informales)Estatutos, Manuales de procedimiento

Identificación de “cuellos de botella”

Identificación de Cuellos de Botella

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Tarjeta de identificación de cuellos de botella:Ejemplo

Subproceso: Admisión de Proyectos

Centro:Objetivos:Recursos:Tiempo:Subproducto:

Subproceso: Convocatoria Pública

Centro:Objetivos: Recursos:Tiempo:Subproducto:

Subproceso: Promoción y difusión


Subproceso: Análisis solicitudes


Subproceso: Presentación solicitudes


Subproceso: Resolución


Subproceso: Comunicación


Subproceso: Recepción solicitudes


Proceso: Subvenciones

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Tarjeta de identificación de cuellos de botella

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Subproceso:


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Proceso:

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ÉXITO EN LA EJECUCIÓN

Δ Nivel de informaciónΔ Implicación y participaciónΔ Transparencia

LOGRO DE LOS OBJETIVOS

PLAN DE COMUNICACIÓN

Global: Objetivo de la Sociedad Instrumentos Fuentes Financieras

Convocatoria pública: Presupuesto ejecución Criterios de selección Horizonte temporal

Promoción y difusión de un programa

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EXISTENCIA DE MODELOS NORMALIZADOS PARA PRESENTAR LAS SOLICITUDES

SERVICIOS DE AYUDA O APOYO A LOS SOLICITANTES MECANISMOS DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SOLICITUDES COMUNICACIÓN A LOS BENEFICIARIOS

DISEÑAR SISTEMA DE REGISTRO Y

SEGUIMIENTO

OPERATIVIZAR LOS MECANISMOS

ADMINISTRATIVOS

Presentación y recepción de solicitudes

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Hacia una óptima organización Algunos errores en la organización

Incapacidad para planificar de forma apropiada No se cubren todos los puestos y no se tienen en cuenta todas las tareas

necesarias Diversas personas hacen las mismas tareas

Incapacidad para clarificar las relaciones Implica falta de conocimiento de las tareas

Incapacidad para delegar autoridad “Cuellos de botella” en la toma de decisiones Sobrecarga de los altos ejecutivos “Apagar Incendios” y “Resolver crisis” Subdesarrollo de los administradores

Incapacidad para equilibrar la delegación Obsesión por descentralizar a niveles demasiado bajos creando sistemas satélites

independientes Existe autoridad que no se debe delegar

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Hacia una óptima organización

Algunos errores en la organización (II) Confusión en las líneas de autoridad con las líneas de

información A menos que la información sea confidencial, no hay razón para que las líneas de

información deban seguir las de autoridad La información importante debe estar ampliamente disponible para todos La recopilación de información se debe separar de la toma de decisiones

Otorgamiento de autoridad sin exigir responsabilidad Una causa importante de mala administración es la asignación de autoridad sin

hacer responsable a nadie

Responsabilidad a personas que no tienen autoridad Se hace responsables a los subordinados por resultados, sin darles autoridad para

lograrlos

Aplicación negligente del Staff Existe el peligro de que los superiores utilicen el personal staff para debilitar la

autoridad de los administradores a los que, simplemente, deben asesorar

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Hacia una óptima organización Algunos errores en la organización (III)

Mal uso de la autoridad funcional Debido a las ventajas de contar con una opinión técnicamente experta,

con frecuencia los administradores exageran indebidamente la importancia de los departamentos Staff, a expensas de los de operación

Subordinación múltiple Al tener tantos especialistas staff y de servicios, se crea un gran número

de personas con autoridad

Idea errónea sobre la función de los departamentos de servicio

Muchos departamentos de servicio consideran su función como un fin en si mismo, y no como un servicio para otros departamentos

Exceso y falta de organización El exceso de organización es provocado por la incapacidad de aplicar la

idea de que la estructura de la empresa es un sistema que posibilita el desempeño eficiente de personal (se complica demasiado la estructura)

Exceso de procedimientos (burocracia)

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Hacia una óptima organización

Cómo evitar el conflicto mediante la clarificación

Planificación para alcanzar el ideal Búsqueda de las metas de la empresa Búsqueda de las relaciones de autoridad Búsqueda de los cambios que se debe realizar

Modificación del factor humano Adaptar la habilidades, aptitudes o limitaciones individuales

Ventajas de la planificación organizacional Ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas

de capacitación requeridos Revela puntos débiles: La duplicación de esfuerzos, las líneas imprecisas

de autoridad, la burocracia excesiva y la compleja comunicación

Organigramas Señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas de

autoridad Puede mostrar las incongruencias y complejidades de la estructura Muestra las relaciones formales pero omite las informales

Descripción de puestos Señala los deberes y las responsabilidades del personal

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Resistencia al Cambio

Principales Causas Acciones Clave

“No se, no tengo información”

“No puedo, no estoy preparado, no tengo los recursos”

“No creo, pienso que no va a funcionar, no lo van a implementar, es otra idea nueva”

“No quiero, no me interesa”

InformarComunicar

CapacitarFormarAsignar Recursos

InvolucrarPromover la participación

Si ya hicimos lo anterior.....tomar decisiones

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Actitudes en los Procesos de Cambio

Bloqueando

PermitiendoAyudando

!Haciendo que lascosas

Sucedan!

instituto de desarrollo regional fundaciÓn universitaria evaluación del sistema de gestión de...

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