instituto de desarrollo regional fundaciÓn universitaria seguimiento y evaluación de políticas...

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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA

Seguimiento y

Evaluación de Políticas

Públicas

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1. Definición, importancia y características de un sistema de seguimiento

2. Gestión Integral de Proyectos: Enfoque del Ciclo de Vida

3. Elementos del seguimiento

Ámbitos

Niveles

Responsabilidad del seguimiento

Periodicidad del seguimiento

Instrumentos. Indicadores

Calidad

Tipología

4. Ejercicios prácticos

Sistema de Seguimiento

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Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus resultados, tanto en su vertiente física como financiera, para comprobar el avance del programa o proyecto

Definición de Seguimiento

Diferencias entre evaluación y seguimientoEVALUACIÓN

Emitir juicios críticos sobre la validez, bondad y utilidad de la intervención

Se puede realizar tanto internamente como por evaluadores externos

Conclusiva

SEGUIMIENTO

Información aislada sobre el progreso de los elementos del Programa

En principio, se debe realizar internamente por la gestores del plan o proyecto

Informativa

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Conocer quién hace qué y cómo y determinar los procedimientos que se han institucionalizados para la gestión y ejecución de las actuaciones

Obtener la información con la calidad, agregación organización y estructuración que, al inicio, a medio camino y una vez finalizado el programa, será necesaria para evaluar su impacto, su eficacia y eficiencia.

Describir la evolución de las actividades del programa, estableciendo criterios sobre la marcha de la intervención a través de índices y ratios de acuerdo con un esquema y secuencia predeterminados (ruta de análisis).

Identificar los puntos críticos en la gestión y ejecución, permitiendo detectar problemas y alertar a los/las responsables sobre los riesgos de implantar un programa distinto del diseñado, facilitando la toma de decisiones sobre las acciones correctivas a emprender.

Importancia del Seguimiento

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Deber estar integrado coherentemente con la estructura organizativa de los órganos gestores y ejecutores del plan o programa ya que es:

a) Una labor eminentemente administrativa

b) Y existe un estrecho vínculo con la gestión de proyectos

Deber ser fiable, ágil, oportuno y eficaz, de manera que contribuya a la gestión diaria de los proyectos y actuaciones

Debe considerar las necesidades informativas de los agentes que participan o están afectados por el proyecto o programa

Debe abarcar todos los aspectos (ámbitos y niveles) de los proyectos y programas

Debe contar con los recursos necesarios (humanos, materiales y financieros) para que se realice en tiempo, coste y calidad.

Características de un sistema de seguimiento

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Indicaciones para la programación:

Principios generales y directrices a seguir para el desarrollo de los proyectos

Líneas de actuación

Seguimiento y EvaluaciónSeguimiento y Evaluación

Planificación:Formulación de programas en términos de problemas/objetivos/ resultados/ actuaciones

Análisis de coherencia de los programas con otros programas

Diseño de la Implementación:

Diseño del sistema para la puesta en marcha de las actuaciones

Ejecución/Gestión:Ejecución y Gestión de los proyectos sobre la base de los recursos disponibles

Resultados e Impactos

Efectos provocados por el programa sobre la realidad que se pretende transformar

Gestión integral de un proyecto

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Planificación MotivaciónOrganización Dirección Evaluación

• Desarrollar los objetivos y alcance del proyecto

• Establecer la relación lógica de las actividades y fechas del proyecto a través de diagramas

• Desarrollar un calendario de tiempos

• Planear los recursos necesarios para el proyecto

• Establecer la estructura organizacional del equipo

• Identificar y asignar los roles a las personas del equipo

• Definir las políticas, procedimientos y técnicas de la administración de proyectos

• Establecer los estándares de desempeño del equipo de trabajo

• Determinar las necesidades de las personas del equipo

• Analizar los factores que motiva a la gente para hacer el mejor trabajo

• Proporcionar asesoría para apoyar la efectividad y satisfacción del equipo

• Establecer un programa de reconocimiento para los/las integrantes del equipo

• Dar autoridad al líder para la asignación de recursos

• Ejercer un estilo de liderazgo de acuerdo a las necesidades del proyecto

• Fortalecer las habilidades interpersonales

• Fomentar la participación de la gente en la administración del proyecto

• Toma de decisiones efectivas promoviendo el consenso del equipo de proyecto y la organización funcional

• Seguimiento de los costes, calendario y estándares de desempeño

• Evaluación del Plan y toma de decisiones

• Establecer un sistema de información para la administración del proyecto

• Informar oportunamente sobre desviaciones o riesgos del proyecto

¿qué queremos lograr y porqué?

¿quién está involucrado y

porqué?

¿qué hace que la gente tenga mejor desempeño?

¿quién decide qué y cuándo?

¿quién evalúa los resultados y sobre qué

estándares?

Funciones del Proceso de Gestión de Proyectos

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Elementos del sistema de seguimiento

Instrumento de

seguimiento

Periodicidad

Elementos a evaluar del sistema

de seguimiento

Ámbitos

Responsabilidad

Niveles

Criterios

INDICADORES:

• Fichas biográficas• Cuestionarios• Guiones de

entrevistas

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Población objetivo

• Análisis de la población diana u objetivo del plan o programa

• Análisis cuantitativo y cualitativo del grado de cobertura del plan o programa (adecuación del programa a la población beneficiaria)

Ámbitos del seguimiento

Ejecución de las actuaciones

• Seguimiento cuantitativo y cualitativo de lo realizado (físico y financiero) en función de la ruta de análisis de los proyectos o programas

Gestión

• Promoción y difusión

• Coordinación y comunicación

• Calidad y capacidad de los recursos

• Delimitación conceptual de la población objetivo y sus características

• Medición de la participación de la población objetivo

• Todos los aspectos clave deben tener un indicador relevante

• Los indicadores deben permitir el análisis de la lógica de la planificación

• Eficiencia de los mecanismos• Necesidades de información,

coordinación y comunicación de diversos agentes (descentralización)

• Dotación de medios, en cantidad y calidad

Criterios específicos para definir los

indicadores

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Contexto

• Datos demográficos• Contexto económico: indicadores

de empleo, producción y renta, etc.

• Contexto social, político e institucional

Ámbitos del seguimiento

Normativa y otros planes y

políticas

• Legislación• Directrices• Intervenciones públicas en el

mismo entorno y período temporal

• Todos los aspectos clave deben tener un indicador relevante

• Diferencia entre indicadores del plan e indicadores de contexto

• Medir grado de cumplimiento de la normativa legal aplicable (local, regional, nacional y comunitaria)

• Analizar la sinergia con las directrices y guías

• Evaluar la coherencia externa con otras intervenciones públicas

Criterios específicos para definir los

indicadores

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Niveles de seguimiento

Programa Medida Acción Proyecto

Impacto global

Impacto específico

Impacto global

ResultadoImpacto

específico

Realización ResultadoImpacto

específico

Realización Resultado Resultado

Realización Realización

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Constituye una tarea propia e inseparable de la gestión

El/la técnico o gestor tiene la obligación, el derecho y la facilidad de acceder a la información necesaria

El/la técnico o gestor conoce el programa, su origen, desarrollo y conclusión

Seguimiento interno:

ÓRGANOS DECISORES

CENTROS GESTORES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS O EMPRESAS

Conjunto del programa:

CONVENIOS/ PLAN

Gestión:MEDIDAS

Ejecución de obra:

ACCIONES

- Secretaría de Seguimiento del PAVS

- Delegación Provincial

- Delegación Municipal

- EPSA- GU- EMVISESA- Promotores

privados y/o cooperativas

- EPSA- GU- EMVISESA- Delegación

Municipal de Juventud y Deportes

- Promotores privados y/o cooperativas

- Constructoras

COORDINADOR GENERAL

DE LA INFORMACIÓ

N

Responsabilidad del seguimiento del PMVS

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Definición de tareas y responsabilidades

Unidades Administrativas

Tareas y responsabilidade

s

Unidades Administrativas

Órganos Decisores

Centros Gestores

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Periodicidad del seguimiento

Registro:

La recogida de información sobre el desarrollo de las acciones debe ser continua y automática, tras su finalización

Análisis:

Los plazos anuales fijados presupuestariamente para la ejecución del Plan

Las reuniones de las Comisiones de Seguimiento

Por fases del proceso: Tras la finalización de cada paso clave del proceso es el momento idóneo para la revisión de los indicadores que miden la marcha de la ejecución de las acciones

Informe de

Seguimiento

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Los Indicadores traducen los objetivos en metas cuantificables.

La definición de indicadores requiere de un proceso que implica:

Instrumentos: indicadores

Lo más importante en el diseño de indicadores es vincularlos a los

objetivos

Ruta de análisis UnidadFormulaciónPeriodicidad y responsable

Categoría de actuación

Categoría de las medidas

ProyectoÁrea temática

Nº de… Fecha de… Colectivos beneficiarios

de… Lugar donde… Socio que…

Numérica Descriptiva Valorativa

A los 3 semestres

A la finalización de los proyectos

Técnicos/as Evaluador/a

externo

Fuente

Primaria Secundaria

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PERTINENCIA Y RELEVANCIA: medir los elementos más significativos del Programa

EXACTITUD Y CONSISTENCIA:suministrar medidas exactas y proporcionar las mismas mediciones ante mismos procedimientos

OBJETIVIDAD:reflejar hechos y no impresiones subjetivas

ACCESIBILIDAD:basarse en datos fácilmente disponibles y a un coste aceptable

COMPARABLES:espacial y temporalmente

FÁCILES DE INTERPRETAR

UNICIDAD:debería medir un solo aspecto

Calid

ad

de los I

nd

icad

ore

s

Instrumentos: indicadores

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INDICADORES DE SEGUIMIENTO

INDICADORES DE EVALUACIÓN

Indicadores de Base

Indicadores Complementario

s

Indicadores de contexto

Indicadores de población diana

Indicadores del marco legal

Indicadores de ejecución

Indicadores de gestión

Tipología de indicadores

Indicadores de otros planes

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Miden la ejecución física y financiera de las distintas medidas que encuadran los programas. Los indicadores físicos tienen un carácter cuantitativo, acerca del avance o ejecución de cada medida, mientras que los financieros recogen los gastos realizados en el transcurso de la ejecución de éstas

Km. de carreteras construidos, nº de empresas que han recibido ayuda financiera.....

Indicador de Realización

Representan los efectos directos e inmediatos causados por un programa.

Proporcionan información acerca de los cambios que afectan al comportamiento de los beneficiarios directos.

También pueden ser de carácter material (reducción del tiempo de un trayecto, nº de personas que han tenido acceso a la formación) o financiero (inversión inducida por el sector privado, descenso en el coste del transporte)

Indicador de Resultados

Representa consecuencias las del programa más allá de los impactos inmediatos en sus beneficiarios directos:

Aumento del empleo femenino tras el 1 año (% de aumento o disminución)

Indicador de impactos

Tipología de indicadores: definición

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DE BASE Complementarios

Cuadro de Indicadores

Realización Resultado Eficacia Eficiencia

FísicosKm.

construidos

Disminución del tiempo

de transporte

Nº Km. construidos/n

º km. previstos

Km. construidos

en relación al tiempo

FinancierosGastos

realizados

Disminución coste de

transporte

Gasto real/gasto previsto

Nº Km. construidos

en relación al coste

Indicadores de base y complementarios

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Fichas de Seguimiento

CRITERIOS

A. Asegurar que en las fichas existe una correspondencia de los indicadores con los ámbitos y niveles diseñados para el sistema de seguimiento y validados en las mesas de trabajo.

B. Asegurar que en las fichas existe una correspondencia entre los indicadores y las fases claves del proceso de ejecución del Plan.

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Fichas de Seguimiento: implementación

• Recopilación de información por el equipo de evaluación con el objeto de realizar un primer acercamiento a las fichas y depurar disfuncionalidades del diseño, previamente a su aplicación definitiva en los centros gestores.

• Acceso a los datos: Fuentes primarias

Información que se obtendrá mediante la investigación directa (entrevistas y encuestas a promotores públicos y privados de cada promoción y a beneficiarios).

Fuentes secundarias

Información que se obtendrá de estadísticas, documentos y datos ya publicados.

OtrasAmbas fuentes o una de ellas, dependiendo de la accesibilidad de los datos.

FASE 1 Verificación de fichas de seguimiento: Pruebas piloto

FASE 2 Implantación del sistema de seguimiento en centros gestores

• Capacitación de recursos humanos de los centros gestores para rellenar la fichas.

• Cambio del soporte de las fichas biográficas a soporte informático: Base de datos.

• Funcionamiento continuo del sistema de seguimiento en los centros gestores.

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1. DATOS IDENTIFICATIVOS DE LA ACCIÓN Y DEL CENTRO GESTOR

Casco antiguo Nombre

DS-AO-02 PORVENIR

Macarena Nervión Este Sur

Previsto VIMA

Distrito

Triana

Promoción Régimen de las viviendas

Final Nombre del barrio

El Porvenir

Avance visual de la promoción

1999-2002 Acción incluida en el acuerdo

COPT Junta Andalucía-Ayuntamiento 2003-2007

Convenio GU-GAESCO EPSA-GU Otros

Público Nombre EMVISESA Nombre del promotor

Privado Nombre

Fase en la que se encuentra la promoción Fase 1:

Planeamiento y gestión

Fase 2: Cesión / Oferta

Fase 3: Ejecución de obras

Fase 4: Entrega de viviendas

Fase 5: Control de uso

Centro responsable de la fase OFICINA DEL PLAN DE SEVILLA (OPS)

Unidad administrativa o departamento responsable

Sí Sí Sí Sí Sí No No No No No

Dependencia de otros órganos internos o externos

No procede No procede No procede No procede No procede

¿Con qué organismos?

Fichas de Seguimiento: ejemplo Plan de Vivienda

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FASE 1: FASE 1: Planeamiento y Planeamiento y gestióngestión

FASE 2: Cesión / FASE 2: Cesión / ofertaoferta

FASE 3: Ejecución FASE 3: Ejecución de obrasde obras

FASE 4: Entrega de FASE 4: Entrega de viviendasviviendas

FASE 5: FASE 5: Seguimiento y Seguimiento y control post-control post-entregaentrega

PLANEAMIENTO URBAN ÍSTICO

SISTEMAS DE GESTI ÓN

ELABORACI ÓN DE PROYECTOS

LICITACI ÓN DE OBRAS

EJECUCI ÓN DE OBRAS

ADJUDICACI ÓN A BENEFICIARIOS

CONTRATO COMPRA - VENTA Y ENTREGA DE LLAVES

CONTROL DE USO

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COPTGMU

COPT/ EPSAGMU/EMVISESA

GMU/EMVISESAEPSAPromotores Privados

COPT/EPSAEMVISESA

ConstructorasGAESCO

EMVISESAEPSA

EMVISESAEPSAPromotores Privados

EMVISESAEPSAEntidades Financieras

1

2

4

5

6

7

8

9

OFERTA P ÚBLICA Y CESI ÓN DE SUELO

GMU

3

PLANEAMIENTO URBANÍSTICO

SISTEMAS DE GESTIÓN

ELABORACIÓN DE PROYECTOS

LICITACIÓN DE OBRAS

EJECUCIÓN DE OBRAS

ADJUDICACIÓN A BENEFICIARIOS

CONTRATO COMPRA-VENTA/ALQUILER

POST VENTA

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COPTGU

COPT/ EPSAGU/EMVISESA

GU/EMVISESAEPSAPromotores Privados

COPT/EPSAEMVISESA

ConstructorasGAESCO

EMVISESAEPSA

EMVISESAEPSAPromotores Privados

EMVISESAEPSAEntidades Financieras

1

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OFERTA PÚBLICA Y CESIÓN DE SUELO

GU

3

SISTEMA DE

SEMÁFORO

Ruta de Análisis: Procesos

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Ejemplo de ruta de análisis e indicadores

COPTGU

COPTGU

GUEPSAGU

EMVISESAPromotores Privados y/o cooperativas

COPTEPSA

EMVISESAConstructorasPromotores privados y/o cooperativas

EPSAEMVISESA

Promotores Privados y/o Cooperativas

Entidades Financieras

EPSAEMVISESA

ÓRGANOSIMPLICADOS

FASES DEL PROCESO

INDICADORES Fecha

publicación lista definitiva

Fecha firma de contratos

Fecha de Oferta Pública y/o

Cesión gratuita

PLANEAMIENTO

URBANÍSTICO

SISTEMAS DE

GESTIÓN

TRANSMISIÓN DE SUELO

ELABORA-CIÓN DE

PROYECTOS

SEGUIMIENTO Y

CONTROL POST

ENTREGA

LICITACIÓN DE OBRAS

ADJUDICACIÓN A

BENEFICIARIOS

Fecha de Obtención calificación provisional

Nº de denuncias

Propio

Fecha concluido

sistema de gestión

Expropiación

Compensación

Cooperación

Certificados de obra

ContrataciónAnteproyecto

Proyecto básico

Proyecto de ejecución

Fecha obtención licencia de

obras

No urbanizable

Urbanizable

Urbano

Fecha clasificación

del suelo

Proyecto de edificación

Fecha primera piedra

CONTRATO COMPRA-VENTA O ALQUILER

EJECUCIÓN DE OBRAS

Baremo

Sorteo

Escritura pública

Entrega de llaves

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Ejemplo de características población objetivo

Beneficiario/a tipo

SexoMujeres

Situación laboralOcupados/as

Hombres Desempleados/as

Edad

Menos de 25 años

Antigüedad en el paro

Menos de 6 meses

Entre 25 y 50 años Entre 6 y 12 meses

Más de 50 años Entre 1 y 2 años

Discapacidades

Sin discapacidad Más de 2 años

Con discapacidad

Estudios universitarios

Sin estudios

Nacionalidad

Nacionalidad española Estudios primarios

OtrasEstudios secundarios obligatorios

Discriminaciones

SexoEstudios secundarios

Edad

Raza o etnia Estudios universitarios

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Área Temática

Número de beneficiarios/as % sobre el total

de beneficiarios/

asH M Total

Inserción y reinserción 81 426 507 8,23

Lucha contra el racismo y la xenofobia

16.955 5.435 22.390 88,25

Total 17.036 5.861 22.897 72,62

Ejemplos de cobertura de un Plan o programa

Dos Hermanas Sev illa Málaga Huelv a Córdoba Jerez Algeciras Almería

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

3309

1717

2932

2749

Habitantes en edad de emancipación por VPO de nueva planta programada en el período 2003-007 por los Acuerdos firmados entre la COPT y los ayuntamientos de los municipios andaluces con más de 100.000 habitantes

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Necesidades informativas

Unidad Administradora del Fondo Social Europeo

Servicio Andaluz de Empleo

Entidad Clave de la Agrupación de Desarrollo

Entidades gestoras de las acciones

Necesidades informativas

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Enlaces entre los indicadoresde contexto y los indicadores del Plan

INDICADORES DEL PLAN

INDICADORES DE CONTEXTO

FACTORES EXÓGENOS

CAMBIO GLOBAL

Efectos indirectos del Plan/ Impactos

Efecto directos del Plan/ Resultados

Ejecución del Plan Dificultade

s para ajustar el Plan y los indicadore

s de contexto

Indicadores del Plan

relacionados con la ejecución y sus efectos

Indicadores de contexto de la zona objeto de intervención

Inversión generada en el

mercado inmobiliario

Viviendas VPO realizadas

Aumento parque total de viviendas

Tasa aumento de inversión privada

en Sevilla

Nº de personas que necesitan

vivienda en Sevilla

Nº de viviendas adjudicadas por el

Plan

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Evaluación del cumplimiento de las de una directriz de Innovación

Baja Media

Alta

Alta

Media

Baja

Innovación en el proceso

Inn

ovació

n e

n e

l ob

jetiv

o

Inserción y reinserción

Creación de empresas

Conciliar la vida familiar y profesional

Reducir los desequilibrios de género

Adaptabilidad

Lucha contra el racismo y la xenofobia

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Curs

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valu

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Públic

as

Públic

as


Niveles de seguimiento de un Plan de Vivienda

EJECUCIÓNGESTIÓN

POBLACIÓNNORMATIVA

EJECUCIÓN GESTIÓNPOBLACIÓNNORMATIVA

CONTEXTO

INDICADORES

CONVENIOS/PLAN

PROGRAMASMEDIDAS

ACCIONES

AGREGACIÓN

NIVELES

ÁMBITOS

Suelo: Preparación Vivienda: Venta y alquiler

Regímenes de protección

Promociones

Curs

o d

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y E

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Curs

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Públic

as

Públic

as


Niveles de seguimiento de un Plan de Vivienda

Criterios de agregación de información para los niveles de seguimiento de un Plan de Vivienda

Localización Características de las

viviendas (superficie y precio)

Clasificación del Suelo Programación temporal

CENTROMACARENANERVIÓNESTESURTRIANA

GUEMVISESAEPSACOPTPromotores privados y/o cooperativas

ACTUACIÓN

MEDIDA

PROGRAMA

CONVENIO/PLAN

instituto de desarrollo regional fundaciÓn universitaria seguimiento y evaluación de políticas...

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