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© ESI International 2-1

Inicio del Proyecto

PMC:CPM:ESP:000 ver. 2.0

Unidad 2

Objetivos

Al final de esta unidad, usted podrá:

• Identificar interesados (stakeholders) e influencias organizativas sobre un

proyecto a lo largo de su ciclo de vida

• Describir métodos cuantitativos y cualitativos para la selección de

proyectos

• Establecer objetivos SMART (específicos, medibles, acordados, realistas,

temporales)

• Documentar los requisitos del proyecto a partir de las necesidades

identificadas

© ESI International PMC:CPM:ESP:000 ver. 2.0 2-2

Unidad 2

El Ciclo de Vida del Proyecto


Unidad 2

Fase de Inicio

• Identificar interesados a alto nivel.

• Valorar las necesidades de negocio y las oportunidades.

• Evaluar los beneficios y costes financieros.

• Establecer objetivos así como requisitos.

• Identificar el propósito y los componentes de un proyecto mediante el Acta de Constitución.

• Preparar un Documento de Requisitos de Proyecto.

Initiation

1

Planning

2

Implementation

3

Closeout

4

Inicio

1

Planificación

2

Implementación

3

Cierre

4

Influencias sobre un Proyecto

Los proyectos se ven influidos por —

Interesados clave

• Patrocinador

(sponsor) del

proyecto

• Gestor del proyecto

• Cliente

• Proveedores y

subcontratistas

• Otros interesados

Factores internos

• Sistemas

• Estructura de la

organización

• Cultura

• Necesidades del

negocio y la

organización

Factores Externos

• Sociales

• Económicos

• Entorno

• Demanda del

mercado

• Regulaciones


Unidad 2

Identificación de los Interesados Clave

(Key Stakeholders)


Unidad 2

¿Quiénes son los interesados? Considere:

• ¿Quién recibe el resultado del proyecto?

• ¿Quién suministra la información de entrada?

• ¿Quién tiene capacidad de supervisión?

• ¿Quién tiene otras responsabilidades relacionadas?

• ¿Quién cosecha los beneficios?

• ¿Quién sufre las penalizaciones?

Identificación y análisis de los Interesados

Para determinar la mejor manera de afrontar las expectativas de los

interesados a lo largo de todo el proyecto —

• Identifique los interesados clave

• Analice :

— Interés en el proyecto

— Poder para influir sobre el proyecto

— Grado de compromiso con el proyecto

• Identifique sus necesidades y expectativas


Unidad 2

Tipos de Interesados

Herramienta: Registro de interesados (Simple)


Unidad 2

Sub-contra-tistas

Agencias regula-doras

Clientes

internos y

externos

Patrocinador del

proyecto

(sponsor)

Miembros del

equipo

Proyecto

Usuarios finales

Alta dirección

Provee-dores

Responsable funcional

Director operativo

Gestor de portafolio

Gestor de programa

Entender el Papel de al Alta Dirección

(Senior Management)


Unidad 2

La Alta Dirección puede estar formada por:

• Gestores de programa

• Directores de división

• Directivos, vicepresidentes

• Socios directores

• Sponsor

• Gerente del portfolio

Normalmente, ellos seleccionan y lanzan los proyectos

Como director de proyecto, piense en:

• ¿Qué es lo que necesitan de mi?

• ¿Qué es lo que yo necesito de ellos?

• ¿Cómo quieren que yo gestione el proyecto? ¿Con qué reglas de gobierno?

• ¿Cómo se escalan y resuelven problemas?

• ¿Cómo está alineado mi proyecto con la estrategia de la organización? ¿Cómo contribuye?

Case Study 2-1

Good Answers está creciendo:

Presentación de su próximo proyecto


Unidad 2

Necesidades de Negocio y Oportunidades

Un proyecto se origina en respuesta a —

• Obsolescencia de un producto

• Fuerzas competitivas

• Requisitos de un cliente

• Sugerencias de los empleados

• Mejora de procesos

• Transformación del negocio

• Cambio organizacional

• Cambios en leyes

Los proyectos deberían apoyar los objetivos y estrategia de la

organización


Unidad 2

Selección del Proyecto

• Las prácticas de selección son distintas para cada organización.

• Las mejores prácticas apuestan por la objetividad.

• La selección del proyecto casi nunca es puramente cuantitativa.

• La selección debe alinearse con los objetivos estratégicos de la

organización.

• La selección es parte integral del equilibrio del portafolio de una

organización.


Unidad 2

Herramientas de Selección

Factores Cualitativos Factores Cuantitativos

• Predisposición de los interesados

• Encaje en la organización

• Análisis de riesgos

• Modelos de ponderación de

factores y toma de decisiones

• Ratio de Beneficio Coste

(Benefit Cost Ratio – BCR)

• Valor Actual – VA

(Present Value – PV)

• Valor Actual Neto – VAN

(Net Present Value – NPV)

• Periodo de Recuperación de la

Inversión

(Payback Period)


Unidad 2

Ratio de Beneficio Coste

(Benefit Cost Ratio – BCR)


Unidad 2

Análisis comparativo de los beneficios vs. costes:

Beneficio

Coste

•Ejemplo:

• El Proyecto A costará 100.000 € (coste) y generará ingresos por valor de 150.000 € (beneficio)

• El Proyecto B costará 100.000 € (coste) y generará ingresos por valor de 160.000 € (beneficio)

¿Qué proyecto tiene el BCR más alto?

Valor Actual – VA

(Present Value – PV)


Unidad 2

¿Cuál es el valor hoy de un flujo de caja futuro?

Recuerde:

• PV = valor actual del dinero

• FV = valor futuro

• i = tipo de interés (también conocido como tasa interna de

descuento, tasa de actualización o coste del capital) por periodo

• n = número de periodos desde hoy

Valor Actual – VA

(Present Value – PV) (continuación)


Unidad 2

• Un cliente solicita retrasar el pago de una factura de $1,000 hasta

final del año próximo (hoy es 1 de Enero) ofreciendo a cambio pagar

$1,250 el 31 del próximo mes de diciembre.

• Asumamos que el coste del capital para su organización es del 15%.

¿Es un buen negocio?

Valor Actual Neto – VAN

(Net Present Value – NPV)


Unidad 2

Para determinar el valor de una inversión a lo largo del

tiempo:

• Sume el PV de los ingresos de cada año para determinar los

ingresos totales

• Haga lo mismo con los costes/inversiones

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Ingresos

Totales

NPV = PV (ingresos) – PV (costes)

NPV = PV (beneficios) – PV (inversiones)

O


Unidad 2

Valor Actual Neto – VAN

(Net Present Value – NPV) (continuación) ¿Qué proyecto es más interesante desde el punto de vista financiero?

Período de Recuperación de la Inversión

(Payback Period)


Unidad 2

¿Cuánto tiempo se precisa para cubrir el coste del proyecto y empezar a tener beneficios netos?

¿Qué proyecto tiene un período de recuperación de la inversión menor?

Ejercicio 2-1

Valor Actual Neto


Unidad 2

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Charter)

Un documento facilitado por el patrocinador del proyecto, que autoriza la

existencia del proyecto

• Funciona como un acuerdo escrito entre la alta dirección, el gestor del proyecto y los responsables funcionales

• Delimita autoridad, funciones, responsabilidades y asignaciones preliminares

• Describe el alcance del proyecto, incluyendo requisitos preliminares y riesgos de alto nivel

• Documenta las necesidades de negocio y la comprensión del producto, servicio o resultado como se entiende ahora

• Documenta hitos de alto nivel el presupuesto

• Resume las fronteras del proyecto preliminares

Herramienta: Acta de constitución de proyecto


Unidad 2

El Comienzo Correcto


Unidad 2

Las necesidades se

traducen y formalizan en:

• Objetivos

• Requisitos

– De negocio

– De usuario

– Funcionales

– No funcionales

Ser cada

vez más

específico

NECESIDADES

OBJETIVOS

REQUISITOS

Evaluación de Necesidades


Unidad 2

Recoja requerimientos para definir y documentar las necesidades del

proyecto

• Las necesidades existen a varios niveles.

• Hay que distinguir necesidades de deseos.

• A menudo los proyectos están construidos sobre necesidades

contrapuestas.

• A menudo los clientes no conocen verdaderamente o no comprenden

sus necesidades:

– Conviene revisar las metodologías de la organización y sus

procesos internos

• Las necesidades se obtienen a través de revisión de documentos,

entrevistas, encuestas, análisis y auditorías.

• Una evaluación de necesidades participativa se puede realizar a

través de entrevistas, grupos de enfoque (focus groups), talleres

guiados (workshops), prototipos.

Definir Buenos Objetivos


Unidad 2

Objetivo

• Un acuerdo entre alguien que necesita algo y alguien que se lo puede proporcionar

• Existe a todos los niveles (corporativo, proyecto, equipo de trabajo, tarea específica)

El Modelo SMART

S

M

A

R

T

Specific (Específico): Proporciona el detalle necesario para asegurar que

las dos partes tienen un mismo entendimiento del trabajo a realizar

Measurable (Medible): Cómo se evaluará el éxito antes de que el trabajo

comience; mediante comparación con estándares conocidos de tamaño, peso, etc.

Agreed-upon (Acordado o Consensuado): Consensuado por las dos partes

Realistic (Realista): Puede ser conseguido con los recursos, tiempo y

aptitudes disponibles

Time-bound (Limitado en el Tiempo): Especifica el tiempo permisible para

completar el trabajo

Requisitos y Especificaciones

Requisitos

Funcionales / No funcionales

Especificaciones Técnicas

(Requisitos Técnicos)

Escrito en lenguaje de negocio Escritos en lenguaje técnico

Sin tener en cuenta la solución

concreta

Enfocados en la solución técnica

Características de rendimiento Especificación de diseño

Orientado al cliente Orientado al equipo de proyecto

Funcionalidad y capacidad del

producto

A veces se llama "especificación"


Unidad 2

Problemas clave:

• Los clientes dan la solución técnica

• Los miembros del equipo re-escriben los requisitos del

cliente (saliéndose el proceso de gestión de cambios)

Herramienta: Checklist (Básica) de Requisitos

Case Study 2-2

Trabajar con los clientes para definir buenos

requisitos


Unidad 2

Documentación de los Requisitos


Unidad 2

Documento de requisitos de proyecto (PRD)

• Enumera lo que el proyecto tiene que hacer

• Vincula los requerimientos de proyecto con los objetivos de negocio

Documento de requisitos de negocio (BRD)

• Enumera los elementos de la solución deseada (TO-BE solution)

• Hace un mapa de los objetivos de negocio y sus necesidades para trasladarlas al alcance y los requisitos

Plan de trabajo de los requisitos

• Documenta cómo van a ser tomados los requerimientos

• Se incorpora en el plan de gestión de proyecto

Matriz de trazabilidad

• Hace un mapa de cada requerimiento a lo largo de la vida del proyecto

Herramienta: Matriz de trazabilidad (Básica)

Documento de Requisitos del Proyecto

(Project Requierements Document - PRD)


Unidad 2

Un documento formal empleado para comunicar los requisitos del

proyecto a los diferentes interesados

• Documenta los objetivos del proyecto e identifica y prioriza los

requisitos

• Soporta del Caso de Negocio

• El Equipo de Proyecto redacta un borrador y la Alta Dirección y/o los

Interesados Clave lo aprueban

• Proporciona una base para la planificación y el diseño del

producto/solución, incluyendo estimaciones de coste y tiempo

• Reduce los errores y por tanto la necesidad de rehacer trabajo en el

proyecto

Herramienta: Documento de Requisitos del Proyecto

Case Study 2-3

Listos para un buen comienzo:

Creación del Documento de Requisitos del

Proyecto


Unidad 2

Del Inicio a la Planificación

Herramientas empleadas (*key project management documents):

• Herramienta: Acta de Constitución* (Project Charter*)

• Herramienta: Documento de Requisitos del Proyecto* (PRD*)

• Herramienta: Lista de comprobación de requisitos (Básica)

• Herramienta: Registro de interesados *

• Herramienta: Matriz de trazabilidad de Requisitos


Unidad 2

Acta/PRD

Initiation

1

Planning

2

Implementation

3

Closeout

4

Inicio

1

Planificación

2

Implementación

3

Cierre

4

Mensajes Calve

• Factores internos y externos ejercen influencia en cada proyecto.

• La alta dirección normalmente selecciona e inicia los proyectos.

• Métodos cuantitativos y consideraciones cualitativas intervienen en la

selección de proyectos.

• Los proyectos se inician por muchos motivos, desde la obsolescencia de

productos hasta las necesidades del cliente o la innovación individual.

• Las necesidades deben ser evaluadas, los objetivos establecidos y los

requisitos definidos, para que se pueda establecer la especificación

técnica

• Los clientes e interesados clave definen los requisitos.

• El equipo del proyecto desarrolla las especificaciones técnicas


Unidad 2

Mensajes Calve (continuación)

• Un acta de constitución de proyecto explica las funciones y

responsabilidades del gestor de proyecto, miembros principales del

equipo del proyecto y las contribuciones por parte de otras agencias

organizativas.

• La documentación de requisitos puede tener varios formatos:

documentos de requisitos del proyecto y de requisitos del negocio

• El PRD es el documento oficial que describe los requisitos identificados

del proyecto.

• La matriz de trazabilidad de requisitos hace un mapa de la evolución de

los requisitos desde el comienzo hasta el final del proyecto.


Unidad 2

Próximos Pasos: Plan de Acción


Unidad 2

¿Cómo puede aplicar lo que ha aprendido en esta unidad a

su entorno de trabajo?

• Diríjase al apartado “Plan de Acción” y busque la hoja de

esta unidad.

• Usando las preguntas de la diapositiva siguiente, desarrolle

una lista de acciones a emprender cuando regrese al

trabajo.

• Para cada acción (qué), hay que identificar:

– Quién tiene que estar involucrado

– Cuándo cree que la acción se va a completar

Próximos Pasos: Plan de Acción (continuación)

Tómese algunos minutos para pensar sobre lo que ha aprendido durante

las clases y revise las preguntas siguientes.

• En el pasado, ¿Qué pasos ha seguido para asegurarse de identificar a

todos los interesados en sus proyectos? ¿Qué puede hacer para

asegurarse de hacerlo en el futuro?

• En el pasado, ¿Ha tenido éxito identificando quién es la alta dirección y

sus necesidades? Recuerde preguntarse a sí mismo, “¿Qué necesitan de

mi y qué necesito yo de ellos?”

• Históricamente, ¿cómo ha identificado su organización las necesidades,

reflejado por escrito unos buenos objetivos y creado los requisitos tanto

funcionales como técnicos? ¿Qué se puede hacer en el futuro para

mejorar esto en su proyecto?

• En su organización, ¿Qué usos puede darse al Acta de Constitución del

Proyecto y al Documento de Requisitos del Proyecto?


Unidad 2

inicio del proyecto - esi-sp.com · acta de constitución del proyecto (project charter) un...

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