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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN OFICINA ASESORA COMUNICACIONES ESTRATEGICAS E
IMAGEN INSTITUCIONAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Septiembre de 2.016
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA ................................................................................................................ 3
4. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 3
5. INFORME ........................................................................................................................... 4
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
ESTRATÉGICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL. .................................................................. 4
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS .............................................. 5
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ............ 9
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO .......... 10
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN .............................................................. 11
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES ............................. 12
1. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 12
2. RECOMENDACIONES ................................................................................................... 13
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1. OBJETIVO
Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2462 de 2.013.
2. ALCANCE
El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Julio y el 30 de Agosto de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Agosto de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.
3. MÉTODOLOGÍA
Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por la Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe Preliminar; a la dependencia para materialización del
principio del debido proceso. Presentación del Informe Final.
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011, y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
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5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en
cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado
en la Ley 87 de 1993 y demás normas concordantes, y en atención a las
actividades definidas en el Plan Anual de Gestión (PAG) – Plan Anual de
Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes a la Vigencia 2.016, realizó
en el mes de Julio - 2016 Informe Seguimiento ‘’Plan Anual de Gestión (PAG)-
Indicadores, Riesgos’’ a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e
Imagen Institucional, presentado mediante NURC 3-2016-013914 del 25 Julio de
2016 conforme a los ítems que a continuación se relacionan.
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES OFICINA ASESORA DE
COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL.
La Oficina Asesora de Comunicaciones Estrategicas e Imagen Institucional cuenta
en la actualidad con el siguiente personal que lo conforma:
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Cumplimiento de las funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad tanto externa como interna
De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 ‘Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia, así como las dependencias que componen la Entidad. A la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, se le asignaron funciones concretas tendientes a dirigir los procesos, programas y proyectos de comunicación institucional y externa, orientados a divulgar entre los ciudadanos y entre los sujetos vigilados, la misión, visión y objetivos institucionales, en beneficio de los usuarios de la salud y de la eficiencia del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). De conformidad con las funciones específicas asignadas por el Decreto en mención, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, determinó que para efectos de ejecutar el monitoreo que por este se presenta, tomaría como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de la siguiente función:
6. Divulgar a través de los medios masivos de comunicación, los programas y las decisiones que adopte la Entidad en desarrollo de sus funciones, teniendo en cuenta la reserva establecida en la Ley y el debido proceso. Así las cosas, el equipo auditor, procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, se realizó mesa de trabajo, en la que se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de la funcion escogida como muestra.
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, con el objeto en determinar si en la Comunicación Organizacional Integral, Informa a los colaboradores sobre las actuaciones, acciones y decisiones tomadas por la alta dirección para el cumplimiento de la misión, el mejoramiento del clima organizacional y la adecuada prestación del servicio al ciudadano, realizó el seguimiento a las ocho actividades, que se describen a continuación:
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ATENCION DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVOS
1. Definir el Tratamiento de la Información:
El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones se reunirá con el Superintendente
Nacional de Salud, allí se definirá la forma en que se abordará el tema a tratar frente a
la gestión institucional y el SGSSS – Sistema General de Seguridad Social en Salud.
2. Solicitar Evidencias:
Teniendo en cuenta las acciones que se adelantan de Inspección, Vigilancia y Control
contemplados dentro de nuestra propia agenda y teniendo en cuenta las actividades a las
cuales se les debe hacer seguimiento para entregar un reporte a los medios de
comunicación, en el mes de Agosto se realizó convocatoria para socializar:
1. Las 13 medidas de vigilancia especial ordenadas a EPS del Régimen Subsidiado en
el país
2. Avances del seguimiento al plan de choque ordenado a la EPS Cafesalud, esto
teniendo en cuenta el número de PQR radicadas ante la Entidad y la exposición
mediática que dicha situación representa.
3. Desarrollar temas:
Los profesionales encargados de la comunicación informativa, presentan una propuesta con la información organizada bajo los parámetros establecidos al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
4.Escoger línea editorial:
La Jefe de la Oficina en reunión con el señor Superintendente de Salud determina cómo debe socializarse cada uno de los mensajes, bien sea por canales convencionales (Rueda de prensa y comunicado) o los no convencionales (entrevista con uno o varios medios de comunicación, visita a medios, campaña redes sociales) en ese entendido, los contenidos publicados este mes se encuentran discriminados de la siguiente manera: Redes sociales: (cuántos boletines tienen meme) Página Web: (cuántos comunicados se han publicado) Entrevista (escrito o telefónica):
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5.Taller de voceria: Lista de asistencia
Dentro de la estrategia se le entrega al funcionario desigando las líneas que
contienen el mensaje principal que se quiere transmitir a la opinión pública, de
igual manera se capacita al vocero dependiendo de la estrategia elegida para
enfrentarse a los medios de comunicación (Guía Comunicaciones en situación de
Crisis y Manejo de Medios de Comunicación identificada con el Código CIGU02)
Lista de Asistencia Código ASFT04.
6. Convocar a los medios de comiunicación: Correo electrónico - Enviar boletin de
prensa: Correo electrónico,Página Web, lista asistencia Código ASFT04.
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7. Enviar Boletín de Prensa.
-13 EPS del Régimen subsidiado.
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- Plan de choque ordenado a la EPS Cafesalud.
8.Monitorear y analizar las publicaciones realizadas por los medios sobre el sector salud en Página web: Correo electrónico, Página Web, lista asistencia Código
ASFT04.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
Desorientar los distintos grupos de interés frente a la información suministrada.
Proceso Tipo de Factor de Riesgo
Clase de Riesgo
Riesgo Descripción Consecuencias Zona de Riesgo
Tratamiento del Riesgo
Acciones Frecuencia Responsables
Comunicación Organizacional
Interno Imágen No contar con funcionarios informados de la Gestión Institucional
Que los funcionarios pierdan su interés en la información que genera la entidad a través de la gestión que realiza la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Mala imagén de la Oficina Asesora de Comicaciones e Imagen Institucional Toma de deciones herradas por parte de los funcionarios
Moderada Reducir 1. Realización de Encuestas de Satisfacción frente a los procedimientos que realiza la Oficina Asesora de Comuniciones Estrategica e Imagen Institucional. 2. Establecer acuerdos de nivel de servicios (docuementos firmados con las dependencias - compromisos) 3. Implementar las actividades de evaluación de los Procedimientos. 4. Implementar la política de Comunicaciones.
Mensual Oficina Asesora de Comuniciones Estrategica e Imagen Institucional
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Establecer acuerdos de nivel de servicios: La Oficina de Comunicaciones Estratégicas
e Imagen Institucional evita que se materialice el riesgo comunicando a los
colaboradores las acciones gubernamentales y la gestión institucional:
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento al Mapa de Riesgos anticorrupción, y
evidenció que la última versión correspondiente a la vigencia de 2016, está asociada a
diez procesos, los cuales se describen a continuación:
Por lo anterior, se puede determinar, que los procesos pertenecientes a la Oficina
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en la actualidad, no
presentan Mapa de Riesgos Anticorrupción, para realizar el seguimiento.
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5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
PROCESO ACTIVIDAD NOMBRE
INDICADOR FORMULA CUMPLE NO CUMPLE
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
Diseñar y ejecutar campañas de comunicación externa y difusión como : comunicados, ruedas de prensa, piezas comunicativas, jornadas de capacitación según las necesidades de la entidad
Porcentaje de actividades de comunicación externa y difusión realizada en el periodo de acuerdo a la programación establecida
Actividades de comunicación externa y difusión realizada en el periodo de acuerdo a la programación establecida / Total actividades de comunicación externa y difusión a realizar en el periodo
X
El Indicador analizado es a demanda. Se realizaron 2 comunicados referentes a
medida especial a EPS del régimen subsidiado y seguimiento al plan de acción
de Cafesalud. El indicador analizado es a demanda.
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5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
1. CONCLUSIONES
De las evidencias recopiladas por el Profesional de la oficina de Control Interno
designado para el seguimiento que ahora se presenta, se puede concluir que:
a. La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional viene cumpliendo con las
funciones a ella asignada, en el Decreto 2462 de 2.013.
b. Las actividades ejecutadas por la dependencia, logran controlar los riesgos del
proceso.
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2. RECOMENDACIONES
Finalmente la Oficina de Control Interno, recomienda a la Oficina de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, continuar con la
implementación de campañas de comunicación, que permitan el fortalecimiento y
conocimiento Institucional; tanto a los colaboradores de la Institución, como a los
usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, lo que permita a
aquellos como hasta ahora ha ocurrido, estar enterados de cada una de las
actividades que viene ejecutando la Institución, en cumplimiento de las funciones
que la legislación vigente le ha asignado a la Superintendencia Nacional de Salud.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyectó: Jorge Cuenca Urbina. Profesional Especializado Oficina Control Interno