informe reniec registros civiles en linea orec municipalidades rgpm2013

POSTULACIN AL RECONOCIMIENTO A LA GESTIN DE

PROYECTOS DE MEJORA 2013

CATEGORA: SECTOR PBLICO

PROYECTO: REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE

MUNICIPALIDADES

25 DE ABRIL DEL 2013

Categora: Sector Pblico

Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades

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Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

INDICE

Informacin General de la Organizacin... 03

Organigrama............................... 07

Trminos de Aceptacin 08

Perfil del Proyecto .. 09

Glosario de trminos y abreviaciones...... 11

Respuestas a los Criterios y Subcriterios.... 13

Liderazgo y compromiso de la alta direccin 13

Identificacin y seleccin del proyecto de mejora.......... 17

Mtodo de solucin de problemas y herramientas de la calidad........ 22

Gestin del proyecto y trabajo en equipo.......... 37

Capacitacin..................... 40

Innovacin.................. 42

Resultados................. 46

Sostenibilidad y mejora.......... 52

Anexos.............................................................. 55

Anexo N 1 Diagrama de Causa Efecto Anexo N 2 Diagrama de Pareto Anexo N 3 Programa de Implementacin aos 2,012-2,013 Anexo N 4 Equipo de Proyecto de Mejora Anexo N 5 Cronograma de Actividades Anexo N 6 Cronograma de Actividades con recursos y plazos Anexo N 7 Avances y Proyecciones Anexo N 8 Video del Proyecto Anexo N 9 Video de Implementaciones realizadas



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I. INFORMACIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN

El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC) es un organismo pblico autnomo que cuenta con personera jurdica de derecho pblico interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, tcnica, administrativa, econmica y financiera. Fue creado por Ley N 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artculos 177 y 183 de la Constitucin Poltica del Per. Su funcin principal es la de organizar y mantener el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales; siendo la razn de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral del Per, que involucra el Registro Civil, Registro de Personas y Registro de Naturalizacin, lo que constituye el registro nico de identificacin de todos los peruanos.

A. INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN

Razn Social Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC)

RUC 20295613620

Pgina Web www.reniec.gob.pe

E- Mail [email protected]

Central Telefnica 315-2700

SEDES RENIEC

Sede Administrativa Jr. Bolivia 109, Centro Cvico Lima

Sede Operativa Jr. Cusco 653 Lima

Sede Registros Civiles Av. Javier Prado Este 2388 San Borja

Sede Ancash Jr. Ancash N 336-340/344 Lima

B. CATEGORA A LA QUE POSTULA

Categora: Sector Pblico.

C. TAMAO DE LA ORGANIZACIN

El RENIEC cuenta con un total de 4,558 trabajadores al 31 de diciembre del 2012. De este total el 82.76 % es personal destinado a las reas operativas, y el 17.24% es personal destinado a las reas administrativas.



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D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIN

D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

Cordinaciones con la OREC

Verificacin de los requisitos tcnicos. Programacin y envo de OREC a implementar a la SGIRC. Preparacin de ruteo, para el traslado hacia la OREC. Preparacin de autorizacin de viaticos y seguros para el translado hacia la OREC.

Instalacin y Entrenamiento

Instalacin del SIRCM. Entrenamiento a los registradores de la OREC, sobre el adecuado manejo del SIRCM durante 3 das.

LLenado del kit de entrenamiento. Repliegue de Actas en Blanco.

Monitoreo

Existen 4 medios de comunicin que son los siguientes : Chat, Correo Electrnico, acceso remoto y Telfono), en donde se atienden consultas, dudas, que pueda tener el Registrador Civil.

Para seguir con el reforzamiento sobre el SIRCM se realizan Videoconferencia con las OREC.

I

PRE

IMPLEMENTACION

II

IMPLEMENTACION

III

POST-

IMPLEMENTACION



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D2. Mercados a los que destina sus servicios

El mercado del RENEC est compuesto por los 31 millones 17 mil de peruanos, residentes en el Per, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

Procesos Claves Producto Clientes/Grupo de

inters Poblacin

Identificacin DNI Mayores de 18 Aos 21 millones 370 mil

Menores de 18 Aos 9 millones 800 mil

Registro Civil Actas Registrales Total Poblacin 18 millones 755 mil

Padrn Electoral Padrn Electoral Sistema Electoral JNE/ONPE

Certificado Digital

Certificados Digital Personas Naturales 21 millones 370 mil

Personas Jurdicas Entidades Publicas

Entidades Privadas

Otorgamiento de Servicios

Otros Servicios Entidades Pblicas y Privadas

Ms de 2,100 convenios con entidades pblicas y privadas

Entidades Pblicas y Privadas

Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de Justicia, Poder Judicial, Ministerio Publico BBVA Banco Continental, INTERBANK, Universidad

Peruana Cayetano Heredia.

Ciudadana Organizaciones

Polticas

31 millones 17 mil Todas las organizaciones

polticas del pas

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIN Y ALTERNO

Coordinarn con la Secretara Tcnica del Comit de Gestin de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulacin y descritos a travs de las Bases 2013. Son los siguientes:

Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo [email protected] Oficial Dra. Ana Magdelyn Castillo Aransaenz [email protected] Alterno

F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIN

CARGO FUNCIONAL NOMBRES Y APELLIDOS N DNI

Jefe Nacional Jorge Luis Yrivarren Lazo 07936507

Secretario General Ana Magdelyn Castillo Aransaenz 07863324

Gerente General Carlos Enrique Reyna Izaguirre 09296433

G. FIRMA

Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC

Cuadro D2.1 Segmentos de Mercado por Producto

A travs de Internet, se compara las impresiones dactilares contra la

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H. EQUIPO DE MEJORA

N Nombre Rol en el Proyecto Cargo

Gerencia de Procesos de Registros Civiles

1 Celia Antonia Saravia Bonifacio

Lder del Proyecto Gerente

2 Josu Daniel Pozo Dionicio Coordinador del Proyecto Asistente de Produccin

3 Jose Alfredo Leon Jara Operativo de Implementacin Asistente Legal

4 Jersey Frank Cubas Ayasta

Operativo de Implementacin Asistente Legal

5 Fernando Santos Uturunco Ynquillay

Asistente Asistente Administrativo

Gerencia de Informtica

6 Danilo Alberto Chavez Espritu

Especialista en Informtica Gerente

7 Klever Abel Caytuiro Sandoval

Desarrollo software del Sistema

Integrado de Registros Civiles y

Microformas Analista Programador Informtico

Gerencia de Operaciones Registrales

8 Milagros Teresa Aramayo Diaz

Operativo de Implementacin Tcnico

Gestin de la Calidad del RENIEC

N Nombre Rol en el Proyecto Cargo

1 Ana Magdelyn Castillo Aransaenz

Gestor de Proyectos Secretaria General

2 Tobias Enrique Aliaga Vilchez

Aprueba el informe Gerente de Calidad e Innovacin

3 Amparo Ortega Campana

Desarrollo del informe Sub Gerente de Calidad

4 Henry Wilson Tornero Yaya

Desarrollo del informe Especialista en Gestin de Proyectos



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II. ORGANIGRAMA



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III. TERMINOS DE ACEPTACIN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestin de Proyectos de Mejora, correspondiente al ao 2013 y al presentar nuestra postulacin nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carcter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la informacin y los datos proporcionados en el Informe de Postulacin. Entendemos que la postulacin ser revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organizacin fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluacin prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organizacin resultara ganadora aceptamos compartir informacin con otras organizaciones en la forma establecida por las Bases.

Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC



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IV. PERFIL DEL PROYECTO

Es funcin principal de RENIEC lograr la integracin de los registros civiles del Per segn lo indicado en la ley 26497 de 1995, a fin de garantizar la identificacin plena de la poblacin. El sistema de registro civil acompaa a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento, defuncin y otros actos que modifiquen el estado civil. El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesisticos, posteriormente esta funcin fue asumida a las Municipalidades en el ao 1852, teniendo como resultado un registro civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas, duplicidad de informacin y finalmente tiempo y costo elevado para el ciudadano en la gestin administrativa, judicial o notarial de la correccin de sus actas registrales, toda vez que se tena que viajar al lugar de origen donde fue registrado para obtener una copia certificada o una rectificacin. En este sentido, desde mayo del ao 2,012 RENIEC implemento el proyecto Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades; esta nueva estrategia est permitiendo integrar rpidamente los registros civiles a nivel nacional y eliminar la problemtica existente de hechos vitales. Con el presente Proyecto, RENIEC implementa buenas prcticas de gestin en las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC) de las Municipalidades a nivel nacional para el registro de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil. Las OREC de Municipalidades ya no realizarn este registro manualmente sino sistemticamente a travs del Sistema Integrado de Registros Civiles y con la respectiva conexin a la base de datos de RENIEC; siendo necesario adems el uso de tecnologas como las microformas digitales, firmas y certificados digitales, integracin de bases de datos y creacin de nuevos procesos en combinacin con la normatividad legal. Este nuevo proceso de registros civiles que se integra perfectamente al proceso de identificacin del DNI, permite la actualizacin en tiempo real de los datos registrados en las actas, reduciendo la inconsistencia de datos y optimizando los recursos. Adems se puede brindar informacin actualizada de todos los hechos y actos civiles de los peruanos y emitir las copias certificadas en forma descentralizada a nivel nacional. Para el desarrollo de este proyecto se utiliz la metodologa de Investigacin y Desarrollo establecido por RENIEC, donde se realiz un diagnstico inicial y anlisis del entorno, para posteriormente evaluar las alternativas de solucin e implementar la mejor opcin. El proyecto de Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades est compuesto por dos procesos:

Proceso de Implementacin

Procesos de Registro y Procesamiento La implementacin de Registros Civiles en Lnea permite importantes beneficios de optimizacin

de procesos y mejora del servicio al ciudadano segn el siguiente detalle:

Emisin descentralizada de actas registrales de nacimiento, matrimonio y defuncin a nivel nacional. Significa que los ciudadanos obtienen instantneamente sus actas registrales en cualquier Oficina Registral RENIEC sin necesidad de viajar hasta el lugar origen donde fue registrado, logrando un ahorro significativo en tiempo y costo en su economa (S/.300.00 de ahorro en promedio por cada viaje).

Simplificacin administrativa y beneficio para el ciudadano en la obtencin del DNI, toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento, matrimonio o defuncin para obtener el DNI con la rectificacin o inscripcin solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).

Reducir el tiempo de registro de un acta de nacimiento, matrimonio o defuncin de 30 a 10 minutos. El ciudadano ser atendido rpidamente.



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Reduccin significativa de errores en registro de datos (ejemplo: nombre de padres, declarantes, contrayentes, otros), toda vez que estos datos sern extrados de la Base de Datos del DNI reduciendo el error de registro, siendo el ciudadano el principal beneficiado. En el proceso anterior, el registro manual realizado por la Municipalidad inducia a cometer muchos errores por la transcripcin de datos, afectando la identidad de los peruanos porque no podan acceder a sus beneficios sociales.

Reducir las etapas necesarias para el procesamiento de actas registrales, de 4 a 3 etapas.

Eliminacin de mltiples inscripciones mientras se integre ms OREC a nivel nacional. El Sistema validar en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles mltiples inscripciones. A la fecha se han implementado 103 OREC con registro en lnea.

Optimizacin del proceso de actualizacin de la base de datos de RENIEC referente al registros de fallecidos y reduccin del tiempo del proceso de trmites de inscripcin extempornea y rectificacin del DNI de 30 das a 2 das.

Incrementar la seguridad de las actas generando microformas digitales.

Mejora la identificacin plena de la poblacin Peruana, toda vez que las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin sern registrados con mayor seguridad y oportunidad, ya que estas actas son el insumo principal del DNI.

REGISTRO DIGITALIZACIN/PROCESAM

IENTO COPIAS CERTIFICADAS

MUNICIPALIDAD RENIEC MUNICIPALIDAD/RENIEC



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V. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES

ACTA REGISTRAL Comnmente llamada partida registral, es el documento en el cual consta el registro de un hecho vital y actos modificatorios al estado civil de los peruanos, ordenado en base a una secuencia numrica y cronolgica correlativa de carcter obligatorio y con elementos de seguridad y especificaciones tcnicas. BASE DE DATOS DE RENIEC Contiene toda la informacin necesaria sobre la identidad de los Peruanos. Existe una Base de Datos del DNI y una Base de Datos de Registros Civiles. En la Base de Datos del DNI se aloja datos e imgenes como nombres, pre nombres, lugar de domicilio, lugar de nacimiento, fecha nacimiento, sexo, estado civil, grado de instruccin, impresiones digitales, firma y fotos entre otros, y en la Base de Datos de Registros Civiles se aloja los datos e imgenes que contiene las actas registrales de nacimientos, matrimonio y defuncin. Esta informacin est alojada en los Servidores de RENIEC. CAPACITACIN Es el proceso educativo conducente a la adquisicin del conocimiento y la especializacin, en relacin con sus aptitudes vinculadas al quehacer institucional, haciendo uso de metodologas especficas, de carcter analtico y reflexivo cuya finalidad es mejorar y/o actualizar al servidor de RENIEC en las destrezas, habilidades y/o tcnicas que faciliten su desempeo en las tareas propias de su labor, funcin o responsabilidad. RJ N 030-2011-JNAC/RENIEC GP 256-CAER/001 sobre "Capacitacin e Investigacin Acadmica".

ESTADO CIVIL Conjunto de condiciones, atributos y circunstancias de la persona, que la identifican para su conocimiento en vida de relacin, otorgndole un status jurdico regulado por normas legales vigentes. INCORPORACIN O REVOCATORIA TOTAL Proceso por el cual, en cumplimiento de la Primera Disposicin Complementaria de la Ley N 26497, el RENIEC procede a incorporar de forma real, efectiva y progresiva, el acervo documentario de las Oficinas de Registros de Estado Civil del pas que funcionan en las Municipalidades y conforman el Sistema de Registros Civiles. Cuando se incorpora una OREC, se trasladan a RENIEC todas las actas de las Municipalidades para su procesamiento y las nuevas inscripciones son realizadas en Oficinas Registrales RENIEC, la Municipalidad ya no realiza la funcin de registros civiles.

KIT DE ENTRENAMIENTO Conjunto de elementos que permiten realizar una capacitacin efectiva y personalizada, cuenta con una estructura ordenada para que los registradores civiles de las OREC de Municipalidades logren aprender con facilidad; est compuesta por fichas tcnicas, manual bsico de procedimientos de cada mdulo del SIRCM (Global Edicin), casustica. MUNICIPALIDADES Son los gobiernos locales ubicados dentro de una organizacin territorial del Estado, creadas por Ley, que cuentan con personera jurdica de derecho pblico y autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia; constituyen canales inmediatos de participacin vecinal en los asuntos pblicos. OFICINA DE REGISTROS DEL ESTADO CIVIL (OREC): Es aquella dependencia, que por delegacin de funciones, se encarga de la ejecucin de los procedimientos registrales que hace referencia la Ley N 26497 y el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC aprobado con Decreto Supremo N 015-98-PCM(registro de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil como: divorcios, adopciones, otros). Las OREC dependen funcionalmente del RENIEC.



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OFICINA REGISTRAL RENIEC (OR): Es una oficina de atencin al ciudadano donde se pueden realizar trmites del DNI, trmites de Registros Civiles, emisin de copias certificadas y recibir orientacin al ciudadano. Existen Oficinas Registrales RENIEC a nivel nacional. REGISTRADOR CIVIL: Es aquel servidor pblico que se encarga de calificar y ejecutar los procedimientos registrales sealados en la Ley N 26497, su Reglamento, y dems documentos normativos que lo regulan. Existen registradores civiles trabajando en RENIEC y en las Municipalidades. REVOCATORIA O REVOCATORIA PARCIAL Procedimiento por el cual, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, a travs de la emisin de una Resolucin Jefatural, deja sin efecto legal, la delegacin a las Municipalidades o Comunidades del pas, de algunas de las funciones registrales previstas en los incisos a), b), c), e), y o) del artculo 44 de la Ley No. 26497 y conferidas mediante la Resolucin Jefatural No. 023-1996-JEF/RENIEC; para asumirlas de manera directa. Al revocar facultades a una OREC, RENIEC se hace cargo de las nuevas inscripciones en sus Oficinas Registrales, pero las actas registrales antiguas todava se quedan en la Municipalidad hasta que se realice el proceso de Incorporacin. SISTEMA INTEGRADO DE REGISTROS CIVILES Y MICROFORMAS (SIRCM) Es un sistema de informacin que permite el registro de datos (textos e imgenes) correspondientes a los registros de nacimiento, matrimonio y defuncin; aplicable a la inscripcin, modificacin, integracin, procesamiento y depuracin de actas registrales. El SIRCM soporta varios procesos desde la captura hasta el procesamiento y depuracin de las actas registrales. SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO (SIA-SITD): Es un sistema de informacin institucional utilizado a nivel nacional para la administracin de documentos generados por las diferentes reas; los perfiles de acceso al sistema se realiza segn la funcin y responsabilidad en la organizacin. Toda la documentacin se encuentra en formato PDF y permite firmar digitalmente, asimismo, tambin se encuentra todos los antecedentes de los respectivos documentos. SISTEMA REGISTRAL El conjunto de rganos y personas del Registro que tienen a su cargo la ejecucin de los procedimientos administrativos a que hacen referencia la Ley (Ley Orgnica del RENIEC) y el presente Reglamento, as como los rganos de apoyo, asesoramiento y control del Registro.

ABREVIACIONES:

JNAC: Jefatura Nacional del RENIEC

GPRC: Gerencia de Procesos de Registros Civiles

SGIRC: Sub Gerencia de Integracin de Registros Civiles

NAI: Norma Administrativa Interna.

GP: Gua de Procedimiento

OREC: Oficina de Registros del Estado Civil.

OR: Oficina Registral

RENIEC: Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil.

GRH: Gerencia de Recursos Humanos

GOR: Gerencia de Operaciones Registrales

GPP: Gerencia de Planificacin y Presupuesto

GI: Gerencia de Informtica

GRC: Gerencia de Registros Civiles

PVM: Plataforma Virtual Multiservicios

GAJ: Gerencia de Asesora Jurdica

ENRECI: Escuela Nacional de Registro Civil

OREC: Oficina de Registro y Estado Civil

GAD: Gerencia de Administracin



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VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

1.1 Organizacin de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) Con qu polticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la

organizacin?

Dentro de las polticas o normas que promueven el trabajo en equipo dentro de la organizacin tenemos:

Poltica de Calidad y Objetivos de la Calidad, aprobados con Resolucin Jefatural N 034-2011 e incluida en el Plan Estratgico Institucional 2011-2015; asimismo, fueron actualizados con Resolucin Jefatural No. 085-2012 y 0177-2012, incluyndose en el Plan Estratgico 2012-2016.

Con Resoluciones Jefaturales y documentacin de gestin, la Alta Direccin conforma comits de trabajo con participacin multidisciplinaria de funcionarios de distintos rganos; as como promueve que sus rganos tengan capacidad de ejecucin.

El reglamento de organizacin y funciones contempla la conformacin de comits de trabajo y coordinacin continua entre las diferentes reas.

(2) Cmo hace efectiva o pone en prctica tales polticas?

La participacin se hace efectiva mediante la realizacin de reuniones de trabajo con los equipos tcnicos y la Alta Direccin, donde adems intervienen funcionarios y personal especializado de todos los rganos y Unidades Orgnicas involucradas en el tema objetivo de la reunin.

Promoviendo talleres de trabajo en equipo en las actividades de capacitacin que desarrolla el CAER.

Desarrollando cursos especficos de trabajo en equipo, tales como: Liderazgo y Trabajo en equipo, a travs del CAER.

Para el presente proyecto se realizaron varias reuniones de equipos de trabajo entre los rganos: GPRC, GI, GOR, GRC, GPP y Jefaturas Regional, a fin de definir los procedimientos tcnicos, operativos, presupuestales, normativos e informticos.

Para el proyecto, la Alta Direccin tom participacin directa desde la iniciativa hasta la ejecucin del proyecto, realizndose las reuniones de coordinacin respectivas. Asimismo, la Alta Direccin dispuso la cobertura presupuestal para el desarrollo del proyecto, para los perodos correspondientes al 2012 y 2013, a travs de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto (GPP), mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC, lo que expresa el alto compromiso institucional por los grandes proyectos innovadores.

(3) Cmo participa la Alta Direccin y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Direccin participa desde la misma iniciativa para encaminar los grandes proyectos de mejora institucional que impacten positivamente en el pas, tal como se dio para este proyecto. En general, independientemente del origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta Direccin participa activamente con la revisin y aprobacin de los proyectos propuestos estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecucin. La Alta Direccin mantiene participacin activa haciendo el seguimiento al plan de trabajo, y



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evaluando los resultados, sobre los que toma decisiones, asegurando que se logren los objetivos institucionales.

Adems de realizar reuniones de trabajo con los rganos de lnea, tambin se realizaron reuniones de trabajo con la Alta Direccin que estaban presididas por el Jefe Nacional, Staff de Asesores, Secretara General, Gerencia de Planificacin y Presupuesto, otros rganos.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora (1) Qu facilidades otorg la Alta Direccin para promover y hacer viable el trabajo del

equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignacin de un acta en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, tiles, equipos e infraestructura. La Institucin otorg facilidades para la ejecucin del proyecto, segn el siguiente detalle:

Autorizacin de cobertura presupuestal para el desarrollo e implementacin del proyecto, para los perodos 2012 y 2013, mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC.

Asignacin de recursos necesarios (horas-hombre, equipos y mobiliario) para la fase de concepcin, evaluacin, implementacin y seguimiento del proyecto.

Encargando a los rganos Institucionales involucrados la evaluacin respectiva y factibilidad de implementacin.

Convocando a los dems rganos Institucionales involucrados para trabajar y coordinar en conjunto la implementacin del presente proyecto de mejora.

Una vez aprobado el proyecto, as como la correspondiente asignacin presupuestal para la implementacin de toda la infraestructura, nuevos equipos, servicios de terceros y materiales, se realiz el requerimiento de los mismos, mediante Oficio N 000521-2012/GPRC/SGIRC/RENIEC e Informe N 000022-2013/GPRC/SGIRC/RENIEC, asimismo las metas a ejecutar correspondientes a los perodos 2012 y 2013, fueron definidas mediante Informes Informe N 000410-2012/GPRC/SGIRC/RENIEC e Informe N 000017-2013/GPRC/SGIRC/RENIEC. Debido a la envergadura y al impacto que el proyecto lograra a nivel ciudadano e Institucional, el equipo cont con diversas facilidades frente a otros trabajos, priorizando su atencin y otorgando flexibilidad de horarios para evaluar y coordinar con las diversas unidades orgnicas que intervienen en el proyecto. Asimismo, mediante Resolucin Secretarial N 057-2012 y Resolucin Secretarial N 0016-2013, se realiz la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones (PAC), conteniendo los bienes y servicios necesarios para el desarrollo del referido proyecto, para los perodos 2012 y 2013, respectivamente.

(2) Cmo se garantiza la comunicacin de los miembros del equipo con la Alta Direccin a

efectos de facilitar el desempeo del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo, para su actuacin.

La comunicacin del equipo de proyecto de mejora y la Alta Direccin se garantiz mediante reuniones peridicas para la revisin de avances, coordinando sobre los recursos necesarios para su despliegue (planificacin, diseo, implementacin, produccin, seguimiento y difusin). El equipo de proyecto obtuvo el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgnicas, gracias a la comunicacin horizontal y transversal al interior de la institucin. Esta comunicacin en los equipos de trabajo est soportada en la prctica y adoptada de una organizacin matricial. El Reglamento de Organizacin y Funciones ha sido diseado adoptando una organizacin gerencial que coadyuda la toma de decisiones en forma eficaz, flexible y plana donde la cadena



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de mando se acorta, reduciendo el nmero de niveles intermedios, esto garantiza y agiliza la comunicacin entre los miembros del equipo con la Alta Direccin.

Asimismo, se garantiz la comunicacin a travs de soportes de comunicacin que se pone a disposicin de la institucin como el Sistema Integrado de Trmite Documentario, correos electrnicos, comunicaciones escritas, comunicacin directa, intranet institucional, reuniones entre el equipo de proyecto y los representantes de la Alta Direccin, dando cumplimiento de la poltica de calidad del RENIECPropiciar la utilizacin de tecnologas y procedimientos de alta calidad, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas de los usuarios.

1.3 Apoyo de la alta direccin en la implementacin de las propuestas de solucin.

(1) Qu medios utiliz la Alta Direccin para dar soporte a la implantacin de las mejoras

propuestas?

La Alta Direccin apoy la implementacin del proyecto con las siguientes acciones:

Aprobacin de las funciones a las Gerencias respectivas para la ejecucin del proyecto.

Designacin y capacitacin de un equipo para el inicio del proyecto.

Aprobacin de la Gua de Procedimientos N 347-GPRC/SGIRC/004 Integracin de

Registros Civiles, el cual considera la automatizacin de actividades registrales en OREC

(Registros en Lnea), aprobada con Resolucin Secretarial N 097-2012/SGEN/RENIEC.

Se otorg cobertura presupuestal mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC y la

aprobacin del Cuadro de Necesidades 2012 y 2013, en las cuales se encontraban los bienes

y Servicios necesarios para la realizacin del proyecto del acta registral electrnica, aprobado

mediante Resolucin Jefatural respectiva.

Facilidades para difusin y cobertura en el lanzamiento del proyecto. La Gerencia de Imagen

Institucional particip en las implementaciones del proyecto.

Contratacin de personal para cubrir las nuevas funciones aprobadas.

1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora (1) Qu reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora

que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independiente de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientacin largo plazo.

La Institucin cuenta con mecanismos de reconocimientos para aquellos servidores que trabajan en proyectos de mejora que se hayan traducido en un logro significativo. Estos mecanismos son:

Emisin y difusin de documentos de felicitaciones.

Cartas de agradecimiento por trabajo, compromiso y competencia profesional en el cumplimiento de las actividades encomendadas.

Constancias por destacada labor profesional.

Diplomas por destacado desempeo en las actividades encomendadas.

Mensajes de la Alta Direccin de felicitaciones y agradecimientos publicados en la Intranet Institucional y va correo electrnico institucional.

Publicacin de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora, en el Boletn Institucional.



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Promocin de los proyectos exitosos y los miembros de equipo va los medios de comunicacin (TV, radio, prensa), que incluye notas, entrevistas, enlaces va microondas, reportajes, informes periodsticos.

Capacitaciones para el incremento del conocimiento.

(2) Informe cmo el reconocimiento forma parte de las polticas de la organizacin.

El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a travs de la Poltica de Calidad, la que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes de equipos de mejora sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivacin del personal. A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolucin Jefatural N 251-2003- JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, El artculo 67 establece que los trabajadores tendrn derecho a incentivos laborales, entendindose como incentivos no slo a la parte econmica. Asimismo, a fin de evaluar el desempeo de los trabajadores, la GRH realiza una evaluacin de competencias semestralmente, teniendo como resultado final indicadores del cumplimiento de trabajo y a la vez el reconocimiento al mejor trabajador, establecido en la DI 278-GRH del 03 de marzo del 2010. Adems, RENIEC cuenta con un sistema de capacitacin a travs de becas, normada con la Gua de Procedimientos GP-239-GRH/001(30MAR2010), mediante la cual se brinda la oportunidad a los trabajadores de reforzar sus competencias acadmicas y laborales, generando un mayor compromiso del personal con su entidad, lo que les permite una actualizacin de sus conocimientos, as como mayor especializacin en las labores diarias que ejecutan, logrando maximizar sus habilidades y fortaleciendo la eficiencia, eficacia y consecuente efectividad institucional.

Asimismo, mediante Memorando Mltiple N 000011-2013/GRH/RENIEC, la GRH comunica a las Unidades Orgnicas del RENIEC, se seleccione el personal destacado para gestionar el reconocimiento correspondiente.



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Figura N02: Objetivos Estratgicos (PEI 2012-2016)

Figura N01: Objetivos Estratgicos (PEI 2011-2015)

2. IDENTIFICACIN Y SELECCIN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Anlisis de la estrategia de la organizacin y de oportunidades de mejora

(1) Cules son las principales estrategias del negocio? RENIEC desarroll en su oportunidad el Plan Estratgico Institucional (PEI) 2011-2015, aprobado con Resolucin Jefatural N 034-2011-JNAC/RENIEC (28ENE2011), que contiene estrategias con visin a futuro, asegurndose que estas se lleven a cabo de manera sostenible y sustentable en el tiempo, que den respuesta a los objetivos institucionales los cuales sern medidos a travs de los indicadores cuantitativos que conduzcan a la consecucin de los mismos.

El RENIEC tiene identificado claramente sus procesos claves y objetivos que a continuacin se detallan, sobre los cuales proyect su planeamiento estratgico para el perodo comprendido entre el 2011-2015, as como para el perodo 2012-2016: Actualmente, se encuentra vigente el Plan Estratgico Institucional 2012-2016 aprobado con Resolucin Jefatural N 177-2012/JNAC/RENIEC del 10JUL2012, el cual tiene la finalidad de lograr que todos los peruanos accedan a una identificacin, al registro de sus hechos vitales, a los cambios de Estado Civil, a la identidad digital y participen del Sistema Electoral, en un marco de constante innovacin tecnolgica, servicios brindados con calidad y bajo enfoque de interculturalidad.

RENIEC desarroll su Plan Estratgico (PEI) 2012-2016, definiendo estrategias con rostro social y humano, gestionando bajo un enfoque al cliente (ciudadanos, empresas, instituciones entre otros) trazndose como meta acortar la brecha de los ciudadanos indocumentados, minimizar tiempos en la atencin, simplificar y flexibilizar los procedimientos registrales e innovar nuevos servicios, meta que se ha cumplido a travs de la mejora continua de sus procesos, obteniendo la certificacin ISO 9001 en los procesos claves de la Institucin, nuevos servicios implementados para los ciudadanos, fortaleciendo la Cultura Organizacional y recursos humanos. Este PEI 2,012-2,016 se tiene tres (03) objetivos Institucionales. En el PEI vigente se ha actualizado la Misin, Visin y Valores institucionales, de acuerdo a las funciones del RENIEC, a la perspectiva futura organizacional de la Alta Direccin del RENIEC y a los compromisos del personal para otorgar un mejor servicio, los mismos que a continuacin se detallan: MISIN

Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas, participar del Sistema Electoral y promover el uso de la identificacin y certificado digital, as como la inclusin social con enfoque intercultural.



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VISIN VALORES CON LAS PERSONAS

Trato digno al ser humano. Nuestros usuarios RENIEC reciben atencin personalizada. Atencin priorizada a las personas con discapacidad; adultos tercera edad; embarazadas. CON EL SERVICIO

Excelente Servicio. Enfoque 100% orientado al cliente. Facilitar el acceso a nuestros servicios, orientar y esclarecer quejas y preguntas frecuentes. Enfoque a la mejora continua. DE LOS TRABAJADORES

Honestidad y transparencia, de nuestros trabajadores y funcionarios. Ser ejemplo para la administracin pblica del pas. Reserva y privacidad de datos de nuestros usuarios. Cumplimiento de nuestras funciones en el marco de las leyes la tica y la moral. POLTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Adems el RENIEC cuenta con las siguientes Lineamientos de Poltica Institucional: 1. Consolidacin del DNI como nico documento de identificacin, propendiendo a que se

concentre las unciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado digital, el nmero del asegurado, nmero de contribuyente, documento de viaje, etc.

Fortalecer la ciudadana y el desarrollo equitativo del pas como la entidad de registro del Estado peruano que garantiza a las personas su condicin de sujetos de derecho, genera confianza y seguridad jurdica; y promueve el gobierno electrnico a travs de la tecnologa de informacin y comunicaciones.

Proporcionar servicios registrales en el marco de la funciones encargadas por la Constitucin y la

Ley, garantizando la identificacin y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la

utilizacin de tecnologas y procedimientos de alta calidad , con personal corts y altamente

especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a travs de un trato de excelencia, gil y

personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos

y expectativas, ofrecindoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atencin de

personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el

compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin

de la Calidad.

Mejorar la cobertura de los servicios y actualizacin de Sistema de Identificacin, as como la

ampliacin de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y

la utilizacin de tecnologa informtica de alta calidad.

Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registros Civiles, mejorando en

forma continua la calidad de los procesos de registro de hechos vitales, con el adecuado soporte

de tecnologa informtica de punta.

Mejorar el desempeo institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral,

garantizando altos estndares de calidad en la atencin de los ciudadanos y en la gestin de los

procesos internos.



19


2. Identificacin de los recin nacidos a travs del empadronamiento de las madres gestantes declarando la identificacin del menor como actividad prioritaria de la institucin.

3. Desarrollar mtodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificacin con el

DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales. 4. Intensificar la identificacin de menores de edad en zonas rurales y amaznicas

establecindose como actividad prioritaria para institucin 5. Promover la implementacin del DNI Gentico generndose una base de datos nacional

de perfiles genticos a efectos de identificacin de grupos vulnerables; trata de personas desaparecidas entre otros desarrollando un proyecto piloto.

6. Integracin y consolidacin de los registros civiles, incorporando en un plazo de 04 aos el

100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincias al RENIEC y en una segunda etapa lograr su sistematizacin cuando ya se encuentre incorporado a la institucin.

7. Incorporacin de la digitalizacin para la administracin de los Registros Civiles;

Digitalizacin de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigedad de 18 aos y la emisin en forma automtica de las actas a nivel nacional de las que generan de la fecha para adelante.

8. Descentralizacin del procesamiento de los trmites y la emisin de los DNI en tres

centros, adems del de Lima: Norte, Centro Oriental, y Sur del pas; lo que facilitar la entrega de los DNI en forma oportuna; y permitir la integracin con las Oficinas de Registro Civil, para la obtencin de las actas de nacimiento del mbito geogrfico.

9. Elaboracin del Plan Nacional e - Identificacin y e- inclusin.

(2) Cmo consider el equipo los principales lineamientos estratgicos de la Organizacin en la seleccin del proyecto de mejora a trabajar?

El presente proyecto de mejora fue seleccionado considerando los siguientes lineamientos:

Impulsa el cumplimiento del Objetivo General Desarrollo y Consolidacin del Sistema de Registros Civiles, estipulado en el Plan Estratgico Institucional 2011-2015, asimismo est alineado al proceso clave 2 Registros Civiles.

La funcin de registros civiles es una tarea muy importante para RENIEC y el Per, toda

vez que los documentos que se generan de este proceso (registro de nacimientos, matrimonios y defuncin) acompaan a los ciudadanos durante toda su vida y son el insumo principal para la generacin del Documento Nacional de Identidad (DNI).

El presente proyecto permite integrar y consolidar los registros civiles con mayor velocidad

optimizando los recursos del Estado Peruano.

Asimismo, el proyecto se encuentra alineado al cumplimiento de los objetivos declarados en el PEI 2012-2016, correspondiente a mejora del servicio, atencin a sectores vulnerables y uso intensivo de la tecnologa e innovacin.

(3) Qu relacin existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo

relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeo del personal y/o a los resultados de la satisfaccin del cliente externo o interno?

El proyecto de mejora Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades, est enmarcado en el Plan Estratgico Institucional 2011-2015, correspondiente al objetivo Desarrollo y Consolidacin de los Registros Civiles. Respecto a los resultados financieros, este proyecto reduce costos al ciudadano, al RENIEC y al Estado Peruano, asimismo, optimiza el procesamiento de actas registrales y desempeo de los registrados civiles, pero principalmente permite al RENIEC avanzar hacia la identificacin integral de la poblacin peruana; los procesos de DNI y Registros Civiles interconectados aseguran la identificacin plena de la ciudadana, segn el siguiente cuadro:



20


Estimacin del impacto en los resultados de la organizacin.

(1) Qu mtodo o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los

proyectos de mejora en el desempeo de la organizacin? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participacin en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y segn corresponda.

El RENIEC en su constante preocupacin por optimizar los procesos y mejorar el servicio al ciudadano, busca con este proyecto integrar los registros civiles para mejorar la identificacin peruana, incrementar la seguridad jurdica, reducir costos para el ciudadano y la Institucin, reducir el tiempo de procesamiento y registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin de acuerdo al siguiente detalle:

Se realiz un comparativo de costos de inversin a nivel ciudadano e institucin.

PROYECTO DE MEJORA: REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

OBJETIVO ESTRATEGICO: DESARROLLO Y CONSOLIDACIN DE LOS REGISTROS CIVILES

RESULTADOS FINANCIEROS PROCESOS INTERNOS DESEMPEO DEL

PERSONAL

RESULTADOS DE SATISFACCION DE

CLIENTE EXTERNO O INTERNO

CLIENTE: Ahorro significativo

en tiempo y costo en la

economa del ciudadano, toda

vez que ya no viajara para

obtener una copia certificada o

rectificacin de su acta de

nacimiento, matrimonio o

defuncin por que estas se

emiten descentralizadamente en

cualquier oficina RENIEC a nivel

nacional o PVM (ahorro de

S/. 300.00 en promedio por cada

acta nuevas inscripciones).

Asimismo, ya no ser necesario

que presente su acta ante

RENIEC para algn trmite DNI,

porque estn almacenadas en la

Base de Datos de registros

civiles (ahorro de S/. 15.00 por

cada trmite).

RENIEC: Ahorro de costos por

procesamiento de actas,

actualizacin de informacin y

tareas administrativas

adicionales, porque ahora la

informacin est en lnea.

RENIEC: Reduccin de

tiempo en el procesamiento

de Actas Registrales, toda

vez que no ser que el acta

pase por las cuatro (04)

etapas de la lnea de

procesamiento, sino solo por

tres (03).

Reduccin del tiempo de

procesamiento de los

trmites DNI (inscripcin

extempornea y rectificacin)

de 30 das a 2 das.

Reduccin del tiempo de

actualizacin de la Base de

Datos de Identificacin de los

Peruanos de 1 mes a 10

das, (registros de fallecidos),

la informacin est en lnea

para el anlisis y cancelacin

respectiva.

OREC: Reduccin de tiempo

de Registro de 30 minutos a

10 minutos. El registro de

actas de nacimiento,

matrimonio o defuncin

realizados en las OREC de

las Municipalidades ya no se

realizan de forma manual,

sino en forma sistematizada a

travs del Sistema Integrado

de Registros Civiles y con

conexin a la Base de Datos

de RENIEC, optimizndose

los tiempos empleados.

Con la optimizacin de los

procesos de registros civiles a

travs del uso intenso de la

tecnologa de informacin, el

personal cuenta con nuevas

herramientas para mejorar su

desempeo en el trabajo. Se

elimina el posible error de

transcripcin de datos en el

acta manual realizada por el

registrador civil de la OREC,

toda vez que ahora es

sistematizada, los datos son

extrados de la Base de Datos

del DNI.

Asimismo, los analistas de las

reas internas de

procesamiento del DNI,

Depuracin, Cancelaciones,

Investigaciones, Dactiloscopia y

Grafotecnia contaran con

informacin en tiempo real para

mejorar el anlisis y tiempo de

respuesta.

ESTADO PERUANO: Los

Registros Civiles en Lnea

en las OREC de

Municipalidades

correspondiente a las

nuevas inscripciones de

nacimiento, matrimonio o

defuncin permiten avanzar

hacia la identificacin

integral de la Poblacin

Peruana; la informacin

est siendo almacenada en

una sola base de datos

evitando posibles mltiples

inscripciones y mejorando

la seguridad jurdica de las

actas registrales.

Muchos procesos internos

se optimizan, el ciudadanos

ahorra tiempo y costos en

la gestin de sus acta

registrales y las

Instituciones del Estado

tienen informacin

actualizada sobre la

identidad de los peruanos.

Estos beneficios estn

alineados hacia el

Desarrollo y Consolidacin

de los registros civiles.



21


Se verific indicadores de tiempo de atencin para el registro de Nuevas Inscripciones de Nacimiento, Matrimonio y Defuncin; asimismo para el procesamiento de actas registrales, trmites DNI y actualizacin de la Base de datos de Identificacin.

Se compar la calidad de la informacin registrada para las Nuevas Inscripciones de Nacimiento, Matrimonio y Defuncin.

El ahorro de tiempo y costos al ciudadano permite su ingreso al mercado de la poblacin

peruana.

Comparativo para mejora del clima laboral y productividad segn el siguiente cuadro:

FACTOR REGISTRO CIVIL MOVIL EN LINEA

LINEA DE PROCESAMIENTO

DESCENTRALIZADA

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC

DE MUNICIPALIDADES

COSTO DE INPLEMENTACIN Alto Alto Bajo

COSTOS DE PROCESOS INTERNOS Se mantiene Se mantiene Disminuye

COSTOS PARA EL CIUDADANO Disminuye Disminuye Disminuye

SEGURIDAD Aumenta Aumenta Aumenta

PARTICIPACIN DE MERCADO nico nico nico

CONFIABILIDAD Se mantiene Aumenta Aumenta

PRODUCTIVIDAD Se mantiene Se mantiene Aumenta

PLAZO DE ENTREGA Se mantiene Aumenta Aumenta

TIEMPO Disminuye Disminuye Disminuye

CALIDAD DEL PRODUCTO Aumenta Aumenta Aumenta

CALIDAD EN LA IDENTIFICACIN Se mantiene Aumenta Aumenta

ACCESIBILIDAD Se mantiene Se mantiene Aumenta

CLIMA LABORAL Aumenta Aumenta Aumenta

ACEPTACION DEL CIUDADANO Aumenta Aumenta Aumenta

ACEPTACION DEL ESTADO PERUANO Se mantiene Aumenta Aumenta

INTEGRACIN DEL REGISTRO CIVIL Se mantiene Aumenta Aumenta

(2) Por qu razn el grupo escogi el proyecto de mejora seleccionado?

Las razones por las cuales el equipo escogi el proyecto de mejora Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades fueron: Permite avanzar con mayor velocidad hacia la Integracin los registros civiles del Per; esto

eliminar el doble registro y doble identidad, mejorando la calidad y seguridad jurdica del registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin que son el principal insumo para elaborar el documento nacional de identidad (DNI). Se est evitando casos de mltiples inscripciones como:

o Nacimientos (duplicidad de actas de una misma persona con fechas de nacimiento distintas).

o Matrimonio (bigamia, duplicidad y matrimonios inexistentes).

Cuadro N 02: Comparativo de Alternativas de Proyectos de Mejora



22


o Defuncin (inscripciones de muertos vivos, duplicidad de una misma persona), que afectan el derecho a la identidad y a la vida de los peruanos.

Reduccin de costos en los procesos internos de Procesamiento de Actas Registrales,

Procesamiento de Trmites DNI, Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin y Registro de Actas Registrales (de 30 minutos a 10 minutos).

Reduccin del tiempo y costo para el ciudadano en la gestin de sus actas de nacimiento, matrimonio o defuncin, ya no tiene que viajar hasta el lugar origen donde fue registrado su acta para solicitar una copia certificada o una rectificacin, porque estas se pueden emitir descentralizadamente en cualquier oficina RENIEC o PVM, asimismo, no ser necesario que el ciudadano presente el acta registral para algn trmite DNI porque ya estn almacenadas en la Base de Datos.

Reduccin significativa de errores en registro de datos y mejora de la calidad del producto

(ejemplo: nombre de padres, declarantes, contrayentes, otros), toda vez que estos datos sern extrados de la Base de Datos del DNI reduciendo el error de registro, siendo el ciudadano el principal beneficiado. En el proceso anterior, el registro manual realizado por la Municipalidad inducia a cometer muchos errores por la transcripcin de datos, afectando la identidad de los peruanos porque no podan acceder a sus beneficios sociales.

Optimizacin de costos de implementacin comparada con las dos alternativas de solucin

adicionales:

o En el Registro Civil Mvil en Lnea se tiene que invertir con compra de varios buses y adecuarlos con infraestructura tecnolgica para realizar los registros en lnea, tambin se tendra que invertir en la contratacin de personal que se encargara de realizar estos desplazamientos.

o En la Lnea de Procesamiento Descentralizada se tendra que invertir en implementar plantas de produccin ubicados en provincia para el procesamiento de las actas histricas y aperturar nuevas Oficinas Registrales RENIEC que se encargaran de registrar las actas registrales, toda vez que esta funcin ya no sera realizado por la OREC de Municipalidades; se tendra que contratar personal adicional.

o En el proyecto Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades que fue el

proyecto de mejora seleccionado, no se tiene que comprar buses, bienes, implementar locales o planta de produccin que resultan un costo elevado para RENIEC, sino se trata de utilizar estratgicamente los recursos que tiene el Estado. Con este proyecto RENIEC entrega buenas prcticas de gestin a las OREC de Municipalidades (tecnologa de hardware y software, tcnicas de registro, capacitacin y monitoreo). Las OREC ya no realizarn el registro de nacimientos, matrimonio y defuncin manualmente, sino sistemticamente a travs del Sistema Integrado de Registros Civiles y con la respectiva conexin a la base de datos de RENIEC, se utiliza la infraestructura de la Municipalidad y del personal que depende funcionalmente de RENIEC.

3. MTODO DE SOLUCIN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

3.1 Mtodo de solucin de problemas

(1) Cul fue el mtodo de solucin de problemas que emple el equipo?

Las nuevas soluciones implementadas por RENIEC siempre han estado orientadas a mejorar el sistema de identificacin y los registros civiles del Per. Para ello ha sido necesario redisear los procesos internos y mejorar el servicio al ciudadano a travs del uso intensivo de la tecnologa e innovacin, declarados en los Planes Estratgicos respectivos.



23


Todos los procesos de

la institucin se

monitorean continuamente,

teniendo como finalidad

comparar el rendimiento real

con respecto al esperado. Esta

medicin permite detectar en forma

temprana alguna anomala que se presente

dentro del proceso.

Aprobada la propuesta

se constituye el proyecto

La planificacin y

ejecucin quedar a c cargo del equipo

responsable determinada

por la alta direccin.

En este sub proceso se decide la aprobacinde la propuesta de innovacin.

La Alta Direccion de la institucion evala la propuesta.

En caso sea aprobada, se determinarn

aspectos relacionados a la

planificacin del proyecto

(equipo de proyecto,

recursos requeridos y

etc).

Este sub proceso comienza con la identificacin de oportunidades y deteccin de necesidades, a travs de actividades de investigacin y anlisis de satisfaccin de los ciudadanos que acuden diariamente a las oficinas del RENIEC a realizar un trmite, teniendo como resultado una propuesta de innovacin tecnolgica. En general, una propuesta podra iniciarse por:

Recepcin de necesidades

explcitas

Deteccin de necesidades

latentes.

Concepcin de nuevas

Ideas e identificacin de

oportunidades.

El Mtodo de Solucin de Problemas que el equipo de proyecto utiliz como referencia est establecido por la Norma Administrativa Interna NAI-307-GIE/SGPIT/001 Investigacin y Desarrollo para la Innovacin Tecnolgica en RENIEC, aprobada con Resolucin Gerencial N 000009-2010/GIE/RENIEC del 08ABRIL2010. El objetivo principal es establecer lineamientos y acciones a seguir para la investigacin, desarrollo y propuesta de innovaciones en el RENIEC, teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las necesidades de los ciudadanos, haciendo uso de las tecnologas existentes. Esta norma comprende la Metodologa de Investigacin para la Planificacin e Innovacin, segn el siguiente esquema:

Figura N 03 Metodologa para Investigacin e Innovacin en RENIEC

(2) Cules fueron los pasos o etapas desarrollados? Explquelos en detalle. La explicacin debe cubrir como mnimo las fases de definicin de la situacin inicial, el levantamiento y anlisis de informacin, el desarrollo de alternativas de solucin, la definicin y ejecucin de la solucin y el control y mejora de los resultados.

Los pasos o etapas desarrolladas para la solucin del presente proyecto estn alineados a la metodologa de investigacin y desarrollo de acuerdo al siguiente detalle:

Inicio

DECISIN

EJECUCIN MONITOREO

I+D



24


A. SUBPROCESO I+D

En este sub proceso se analiz la problemtica y situacin inicial, empezando con identificar las oportunidades y necesidades para posteriormente analizar el entorno, evaluar las alternativas de solucin y documentar la propuesta.

Figura N 04 - Sub Proceso de Investigacin y Desarrollo

A.1 Identificar Oportunidades/Necesidades (Situacin Inicial)

Es funcin principal de RENIEC lograr la consolidacin e integracin de los registros civiles del Per segn lo indicado en la ley 26497, a fin de garantizar la identificacin plena de la poblacin. El sistema de registro civil acompaa a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento, matrimonio, defuncin y otros actos que modifiquen el estado civil. El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesisticos, posteriormente esta funcin fue asumida a las Municipalidades en el ao 1852, teniendo como resultado un registro civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas, duplicidad de informacin y finalmente tiempo y costo elevado para el ciudadano en la gestin administrativa, judicial o notarial de la correccin de sus actas registrales, toda vez que se tena que viajar al lugar de origen donde fue registrado para obtener una copia certificada o una rectificacin. En este sentido, a fin de solucionar esta problemtica, RENIEC desde el ao 2,005 implement las estrategias de incorporacin y revocatorias de los registros civiles. Al revocar facultades a las OREC de Municipalidades, es RENIEC quien asume esta funcin de registrar las nuevas inscripciones de hechos vitales en sus Oficinas Registrales. En la incorporacin, RENIEC, adicionalmente a revocar facultades, a travs de una planta de produccin se encarga de procesar todas las actas histricas de nacimiento, matrimonio y defuncin de los Municipios en una sola gran Base de Datos. A la fecha, se ha procesado el 30% de actas a nivel nacional y se seguir avanzando segn el plan estratgico 2,012-2,016. Actualmente se ha incorporado 60 OREC y se ha revocado 10 OREC, 70 OREC de 1,838 entre distritales y provinciales a nivel nacional, casi todo Lima y algunas OREC provinciales estn integradas, pero an faltaban 1,768 que an estn aisladas generando toda la problemtica inicial por la no integracin, principalmente por el registro inconsistente de las nuevas inscripciones de hechos vitales que estn generando. Adicionalmente a esto se han identificado los siguientes problemas:

Inicio



25


El no tener los registros civiles en lnea ocasiona que se utilicen recursos adicionales para el procesamiento de actas registrales, procesamiento de trmites DNI, actualizacin de la base de datos de identificacin y registro de actas registrales en OREC, toda vez que se duplican las tareas, generando ms gastos para el Estado Peruano; asimismo, los tiempos de proceso y atencin se prologan afectando al ciudadano.

Las actas de nacimiento, matrimonio o defuncin registrados manualmente contienen errores, enmendaduras u omisin de datos generados por el registrador civil de la OREC, afectando el derecho a la identidad porque no pueden acceder a los beneficios sociales. Esta problemtica advertida se incrementa an ms considerando que el tiempo para rectificar estas actas demora entre treinta (30), ciento ochenta (180) o ms das. Asimismo estas rectificaciones que son realizadas en las Municipalidades, Notarias y Poder Judicial, tiene un costo elevado desde S/. 20.00 hasta S/. 600.00 soles ocasionando para el ciudadano un perjuicio social y econmico.

Al no estar integrado los registros civiles, los ciudadanos tienen que presentar su acta de nacimiento, matrimonio o defuncin para algn trmite DNI, ocasionndole prdida de tiempo y costo (S/. 15.00 por acta registral).

RENIEC tiene que certificar las actas registrales que son emitidas por las OREC cuando el ciudadano necesita enviar esta acta hacia el exterior, ocasionndole prdida de tiempo y costo (S/. 17.00 por acta registral).

Las OREC generan registros de nacimiento, matrimonio o defuncin en papel, afectando la seguridad de las actas porque estn expuestos a perderse, manipularse o deteriorarse por algn hecho fortuito.

Es importante indicar, que en los registros civiles Municipales se tiene actas histricas y registro de nuevas inscripciones. La estrategia revocatoria de RENIEC cubre el registro de nuevas inscripciones y la estrategia de Incorporacin cubre el procesamiento de las actas histricas y tambin el registro de nuevas inscripciones. Con estas dos estrategias se est integrando los registros civiles del Per.

A.2 Analizar el Entorno

Corresponde ahora realizar un anlisis del entorno, a fin buscar causas principales que generan la problemtica, con la finalidad de establecer las alternativas de solucin correspondientes. Para este anlisis, debido a su funcionalidad, se utiliz la herramienta de calidad - Diagrama de Causa Efecto (Diagrama Ishikawa), detallado en el anexo 1. El levantamiento y anlisis de la informacin se efecto visitando algunas OREC, donde el registrador civil de la municipalidad efectuaba las siguientes acciones para el registro de nacimientos, matrimonios y defunciones:

Recepcin y verificacin de sustentos.

El registrador civil pregunta al ciudadano si est realizando la inscripcin por primera vez. La respuesta declarativa del ciudadano es aceptada.

De estar todo conforme, se inicia el registro manual de datos en el acta registral. Primero llena el acta matriz y luego transcribe los datos en el acta reserva. (la transcripcin manual de datos induce a cometer errores, enmiendas u omisiones en el acta).

Terminado el registro se entrega al ciudadano una fotocopia certificada del acta matriz. Si hay algn error, en muchos casos tienen que anular el acta si se detecta esta dificultad.

El acta matriz queda archivada en la OREC (expuesto a que pueda perderse, manipularse o deteriorarse por algn hecho fortuito). La informacin est aislada, no integrada.

El tiempo de registro toma aproximadamente de 25 a 30 minutos.



26


Si el ciudadano desea obtener una nueva copia certificada de su acta tiene que venir hasta el lugar origen donde fue registrada.

Asimismo, se visitaron algunas reas internas que se encargan de trabajar con estas actas registrales: Procesamiento de Actas Registrales, Procesamiento del DNI, Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin (Depuracin), donde se realizan las siguientes tareas: Procesamiento de Actas Registrales.

Las actas manuales reserva registradas en OREC son enviados todos los meses a este proceso para el trabajo respectivo de procesamiento. Segn casustica, las actas son enviadas cada dos meses, tres o ms; muchas OREC no envan sus actas, la informacin no est actualizada; asimismo, las actas reserva llegan con datos incompletos, la informacin de anotaciones o rectificaciones no es actualizada en esta acta sino en la matriz.

Estas actas pasan por los sub procesos de Digitalizacin, Control de Calidad, Digitacin y Microformas Digitales (4 etapas).

Procesamiento del DNI.

Cuando se realizan trmites de Inscripcin Extempornea del DNI, el sud proceso de Aprobaciones solicita a la OREC donde fue registrada dicha acta le confirme la veracidad de los datos, asimismo, que no tenga otra inscripcin de acta registral, lo mismo sucede con algunos casos de rectificacin, este trmite demora 30 das.

Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin (Depuracin).

Para que se realice la cancelacin del DNI por fallecimiento, el sub proceso de Depuracin espera que la OREC enve un copia certificada del acta de defuncin que en muchos casos son enviados despus de varios meses o simplemente no son remitidos. Esto ocasiona no poder identificar oportunamente a los peruanos; asimismo, que ciudadanos fallecidos aparezcan en la base de datos de Identificacin como vivos vulnera la seguridad del Pas. RENIEC tiene que hacer desplazamientos constantes a las OREC para recopilar esta informacin de fallecidos ocasionndole gastos adicionales.

Asimismo, se realiz el anlisis de Pareto para identificar donde se encuentra la mayor cantidad de registros de nuevas inscripciones de nacimiento, matrimonio y defuncin, teniendo como resultado que las OREC provinciales y Lima concentran el 77% de nuevas inscripciones (ver anexo 2). En el siguiente cuadro se detalla la cantidad de OREC a nivel nacional en provincias y distritos.

A.3 Evaluar alternativas de Solucin

Realizado la evaluacin de las causas que determinaron el problema; asimismo, sabiendo que la no integracin de los 1,768 registros civiles faltantes est afectando la seguridad jurdica del Pas y uso de recursos adicionales para el estado y el Ciudadano, se identificaron tres alternativas de solucin para esta problemtica:

IT OREC CANT.TOTAL OREC INCORP OREC REVOCADAS OREC NO INTEGRADAS

1 Provincial 195 12 4 179

2 Distrital 1,643 48 6 1,589

TOTAL 1,838 60 10 1,768



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Registro Civil Mvil en Lnea. Este proyecto tiene por finalidad implementar unidades mviles para el registro en lnea de los nacimientos, matrimonios y defuncin en las diferentes provincias y distritos del Pas. Estos buses estaran equipados con infraestructura tecnolgica respectiva. RENIEC estara avanzando con el registro en lnea de las nuevas inscripciones; las actas histricas seran procesadas posteriormente en la planta de produccin de Lima. Anlisis Se tendra que asignar presupuesto para la compra de suficientes buses que cubran la demanda, asimismo, se tendra que contratar personal adicional y realizar gastos de viaje; podra haber registros no atendidos por la no presencia del Registro Civil Mvil.

Lnea de Procesamiento Descentralizada. Este proyecto tiene por finalidad implementar tres plantas de produccin ubicados en provincia para el procesamiento de las actas histricas y crear o acondicionar nuevas Oficinas RENIEC para el registro de nuevas inscripciones. Estas plantas de produccin y oficinas RENIEC estaran equipados con la infraestructura tecnolgica respectiva. Con esta alternativa se avanzara con mayor velocidad hacia la integracin de los registros civiles. Anlisis Se tendra que asignar gran presupuesto para implementar las plantas de produccin y nuevas Oficinas Registrales RENIEC, asimismo, se tendra que contratar personal adicional.

Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades. Este proyecto es una nueva estrategia para lograr la Integracin de los Registros Civiles a nivel Nacional. Las OREC de Municipalidades ya no realizarn el registro de nacimiento, matrimonios y defuncin manualmente, sino sistemticamente a travs del Sistema de Registros Civiles y Microformas y con conexin a la Base de Datos. RENIEC implementa buenas prcticas de gestin a las OREC (tecnologa de hardware y software, tcnicas de registro, capacitacin y monitoreo). Se estara avanzando con el registro en lnea de las nuevas inscripciones; las actas histricas seran procesadas posteriormente en la planta de produccin de Lima; no se revoca facultades ni se incorpora. Se utiliza la infraestructura de la Municipalidad y del personal que depende funcionalmente de RENIEC. Con esta alternativa se avanza con mayor velocidad hacia la integracin de los registros civiles. Anlisis La asignacin de presupuesto es slo por gastos de viaje para capacitar a los registradores civiles de las OREC, asimismo, por la contratacin mnima de personal.

Luego de un anlisis de ventajas y desventajas de las alternativas de solucin, cuyo resumen se muestra en el siguiente cuadro de evaluacin, se concluy elegir Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades, como la mejor propuesta de solucin para el presente problema de acuerdo a los factores sealados.

EVALUACIN DE ALTERMATIVAS DE SOLUCIN DE PROYECTOS DE MEJORA

PUNTAJE: 0=No Recomendable, 1=Regular, 2=Bueno, 3=Optimo

FACTOR REGISTRO CIVIL MOVIL EN LINEA

LINEA DE PROCESAMIENTO

DESCENTRALIZADA

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC

DE MUNICIPALIDADES

COSTO DE IMPLEMENTACIN 0 0 3



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COSTOS DE PROCESOS INTERNOS 0 0 3

COSTOS PARA EL CIUDADANO 2 3 3

SEGURIDAD 3 3 3

PARTICIPACIN DE MERCADO 3 3 3

CONFIABILIDAD 2 3 3

PRODUCTIVIDAD 1 1 3

PLAZO DE ENTREGA 2 3 3

TIEMPO DE PROCESAMIENTO 2 3 3

CALIDAD DEL PRODUCTO 3 3 3

CALIDAD EN LA IDENTIFICACIN 2 3 3

ACCESIBILIDAD 2 2 3

CLIMA LABORAL 2 3 3

ACEPTACION DEL CIUDADANO 2 3 3

ACEPTACION DEL ESTADO PERUANO 2 2 3

INTEGRACIN DEL REGISTRO CIVIL 1 3 2

TIEMPO DE IMPLEMENTACIN 0 0 3

TOTAL PUNTAJE 29 38 50

NIVEL DE IMPACTO (MENOR IMPACTO) (REGULAR IMPACTO) (MAYOR IMPACTO)

Los factores decisivos en la seleccin del proyecto de mejora estn relacionados con el costo de

implementacin, ahorro de procesos internos y tiempo de implementacin (oportunidad de iniciar en el ms breve plazo con el proyecto para solucionar esta problemtica de Estado).

A.4 Solucin Propuesta

El Proyecto de Mejora Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades que est permitiendo integrar los registros civiles del Per con mayor velocidad comprende dos grandes procesos:

Proceso de Implementacin En este proceso se realiza las coordinaciones previas con las Municipalidades, se confirma el cumplimiento de los requisitos tcnicos y se procede con la implementacin, posteriormente se monitorea y atiende las consultas generadas por las OREC. El resultado final es una OREC automatizada con buenas prcticas de registro.

Proceso de Registro y Procesamiento En este proceso, las OREC realizan el registro de hechos vitales con el Sistema

Integrado de Registros Civiles, luego estas actas fsicas son enviadas a la Sede de San Borja(Lima) para su procesamiento y almacenamiento digital, finalmente las actas estn disponibles para emitirse descentralizadamente a nivel nacional.

Cuadro N 03: Evaluacin de Alternativas de Proyectos de Mejora



29


Detalle del Proceso de Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades

I. Proceso de Implementacin

Figura N 05 Proceso de implementacin del proyecto

CERTIFICACIN Y

REGISTRO (SITUACIN FINAL)

MUNICIPALIDADES (SITUACIN INICIAL)

REGISTROS CIVILES EN LNEA EN

OREC DE MUNICIPALIDADES

Registros Civiles aislados, dobles

inscripciones, actas no seguras

Registros Civiles de OREC son

potenciados con TIC y buenas prcticas

Registros Civiles integrados, actas emitidas

descentralizadamente, acta con microforma

ESQUEMA GENERAL DEL PROYECTO DE MEJORA



30


Estas actividades realizadas en forma secuencial se han definido a travs de la herramienta de calidad Diagrama de Flujo, el mismo que se detalla en siguiente grfico.

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

GERENCIA DE REGISTRO DE IDENTIFICACINOREC DE MUNICIPALIDADGERENCIA DE OPERACIONES

REGISTRALES (GOR)

GERENCIA DE PROCESOS DE REGISTROS

CIVILES (GPRC)GERENCIA DE INFORMATICA (GI)

Flu

jo d

e P

roce

os

Evaluar OREC en las

cuales se va a

implementar el

proyecto

INICIO

Solicitar

implementacin del

proyecto en OREC

FIN

Evaluar OREC en las

cuales se va a

implementar el

proyecto

Verificar

cumplimiento de

requisitos tcnicos de

OREC

Definir ruteo y fechas

de implementacin

para acceder a

OREC

Gestionar viticos

para traslado de

personal a OREC

Instalar Sistema

informtico en OREC

Traslado de equipo

tcnico a OREC

(GPRC, GOR, GI)

Coordinar con OREC

para implementacin

Coordinar con

RENIEC para

implementacin

Entrenar a personal

de la OREC en uso

del Sistema

Informtico

Registrar en Lnea

hechos vitales

Generar y remitir a RENIEC las Ordenes de Produccin (OP)

conteniendo actas

generadas

Monitorear y realizar

seguimiento a

consultas efectuadas

por OREC

Recepcionar y enviar

OP a GPRC Recepcionar OP

Procesar y Digitalizar

actas

Enviar actas

digitalizadas para

custodia

Recepcionar y

Custodiar Actas

BD Registros

civiles

BD Registros

civiles

PRE IMPLEMENTACION

IMPLEMENTACION

POST IMPLEMENTACION

Entrega de material

registral

Replegar actas en

blanco, entregar a

Oficina Registral ms

cercana

Recepcionar actas en

blanco

II. Proceso de Registro y Procesamiento

1. Sub Proceso de Registro En este sub proceso, los registradores civiles de las OREC de Municipalidades inscriben los

nacimientos, matrimonios, defunciones y otros hechos que modifican el estado civil a travs del Sistema Integrado de Registros Civiles (versin Global Editin), segn las siguientes etapas:

Caso: Inscripcin Ordinara de Nacimiento

Figura N 06 Diagrama de Flujo del Proceso de implementacin del proyecto

INGRESO AL SISTEMA A

El registrador civil de la OREC ingresa al Sistema de Registros Civiles con su usuario y contrasea.

Men principal que contiene los mdulos necesarios para el registro de los hechos vitales.

MEN DEL SISTEMA B

En este mdulo se escoge el tipo de inscripcin (en nuestro caso Nacimiento) y se ingresan los requisitos

TIPO DE REGISTRO C



31


Al final del da las actas registradas en una OREC son agrupadas en rdenes de produccin y se envan a la planta de San Borja-Lima (RENIEC) para su procesamiento final.

2. Sub Proceso de Procesamiento de Actas Registrales El proceso inicia cuando se recibe las actas fsicas que vienen de las OREC de Municipalidades, los mismos que son procesados en las siguientes etapas:

DATOS DE PADRES D

Se ingresan los datos de los padres; slo es necesario ingresar el n de DNI de mam o pap ms su apellido paterno para que extraiga los dems datos de la BD del DNI, porque este est conectado con el sistema de RRCC. Luego se ingresan los datos de los declarantes.

En este mdulo se ingresarn los datos del recin nacido segn lo indicado en el documento sustento. El sistema validar los datos ingresados con lo existente en la BD de RENIEC, eliminando la generacin de posibles mltiples inscripciones.

DATOS DEL NACIDO E

El registro del acta est terminado, el sistema muestra una vista previa para su verificacin, luego de guardar los datos se imprimen las actas para la firma de los participantes. Las nuevas inscripciones de registros civiles estn integradas y almacenadas digitalmente. (Primera indexacin - datos)

ACTA REGISTRADA F

DIGITALIZACIN A

Las actas fsicas son digitalizadas previa verificacin; los sustentos CNV y CDEF tambin son digitalizados (segunda indexacin- imgenes)

CONTROL DE CALIDAD B

Se verifica el 100% de las actas digitalizadas segn estndares tcnicos



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B. SUBPROCESO DE DECISIN Mediante Provedo N 4170-2012/SGEN del (26ABR2012), Provedo N 4307-2012/SGEN del (03MAY2012) y Provedo N 4278-2012/SGEN, la alta direccin aprueba el inicio del proyecto piloto Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades; las primeras implementaciones se realizaron en los siguientes lugares:

Municipalidad Distrital de Santa Mara

Municipalidad Provincial de Huaura

Municipalidad Distrital de Huaura

Municipalidad Provincial de Caete

Municipalidad Distrital de San Luis

Municipalidad Distrital de Supe

Municipalidad Distrital de Pativilca

Municipalidad Provincial de Huaral

Inicio

MICROFORMAS DIGITALES C

Luego que las actas han sido registradas, digitalizadas y con el control de calidad respectivo, se da inicio a la

etapa de generacin de Microformas Digitales

Se realiza la grabacin en discos pticos no

regrabables. Lo realiza el supervisor del

Centro de Cmputo en presencia del

Fedatario Juramentado Informtico (Se

realizan una copia de respaldo adicional). Se

emite el acta de conformidad.

FIRMA DIGITAL CONTROL DE CALIDAD

El Fedatario Juramentado Informtico

realiza el control de calidad de imgenes y

datos consignados en el acta digital que se

encuentran almacenados en la Base de

Datos RRCC.

Preparacin y control de calidad de

medios portadores virtuales. Se realizan

las acciones de seleccin, agrupamiento

y control de archivos que han

sido convertidos a Microformas Digitales.

GRABACIN EN

MICROARCHIVO

El Fedatario Juramentado Informtico

firma digitalmente las imgenes de las

actas digitales generndose las

microformas digitales.

PREPARACIN DE MEDIOS

PORTADORES

C.1 C.2

C.3 C.4



33


Municipalidad Distrital de Chancay

Estas implementaciones se realizaron con cronogramas respectivos y fueron coordinados previamente con dichas Municipalidades. Asimismo, la Alta Direccin autoriz la cobertura presupuestal para continuar con el desarrollo del proyecto durante los aos 2,012 y 2,013, a travs de la Gerencia de Planificacin Presupuesto (GPP), mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC.

C. SUBPROCESO DE EJECUCIN

La ejecucin del proyecto se est realizando a travs de un cronograma de implementacin que cobertura en una primera etapa a las 179 OREC Provinciales que no estn integradas (176 programadas ms 3 del proyecto piloto suman 179), ver anexo n 3. Asimismo, estas implementaciones se ejecutan de manera coordinada entre las GPRC, GOR y GI a fin de lograr su efectividad por la especializacin; adems para obtener un entrenamiento y uso de recursos ptimo se ha establecido Kit de Implementacin de OREC con registro en lnea. Para el desarrollo de las actividades del proyecto, as como para la asignacin de funciones del personal participante del proyecto, se realizaron diversas reuniones de coordinacin, tanto entre las unidades orgnicas participantes del RENIEC, como con el equipo del proyecto, cuyos acuerdos se plasmaron en Actas de Reunin, como es el caso del Acta de Reunin N 4, 5 y 6-2012-GPRC, Mesa de Trabajo N 18-2012-SGIRC entre otras. Asimismo, las funciones del personal que ha venido participando en el proyecto se han ido actualizando en forma permanente mediante Memorando de asignacin de funciones, como es el caso del Memorando Mltiple N 0039-2012/GPRC/SGIRC, Memorando Mltiple N 0038-2012/GPRC/SGIRC, Memorando Mltiple N 0007-2013/GPRC/SGIRC, entre otros.

D. SUBPROCESO DE MONITOREO Los avances de la implementacin del proyecto realizadas durante el ao 2012 y 2013 han sido informado en forma permanente a la Alta Direccin, entre los cuales tenemos Hoja de Elevacin N 09-2012/GPRC, Informe N 000055-2012/GPRC/RENIEC, entre otros. Es indispensable indicar que continuamente los representantes de la Alta Direccin (Gerente y Sub Gerentes) estn supervisando y monitoreando in situ la ejecucin del proyecto. (Hoja de Elevacin N 000089-2012/GPRC/RENIEC). A fin que las OREC implementadas cuenten con un soporte para la atencin de consultas y regularizacin de observaciones, se tiene el rea de Atencin Post Implementacin que viene funcionando en la SGIRC (GPRC), esta rea realiza las siguientes tareas:

Atender las consultas de los registradores civiles de las OREC. Para facilitar la comunicacin se ha creado el Chat de Registro en Lnea, Correo Electrnico [email protected], acceso remoto y telfono 315-4000 IP 1714, 1878.

Coordinar con las OREC para regularizar las observaciones realizadas en el sub proceso de procesamiento (digitalizacin).

Registrar las atenciones y casustica necesarias para reforzar el entrenamiento y operatividad.

Coordinar y entrenar a las Jefaturas RENIEC y Registradores Civiles de la Municipalidades sobre el uso del SIRCM, realizado en muchas ocasiones a travs de Video Conferencias.

Inicio

Inicio



34


3.2. Recoleccin y anlisis de la informacin

(1) Cmo obtuvo el equipo la informacin necesaria para la ejecucin del proyecto de mejora?

La informacin necesaria para la ejecucin del proyecto de mejora se obtuvo a travs de distintas herramientas fuentes segn el siguiente detalle:

Reportes y registros efectuados en el Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM). A la fecha se ha procesado 18 millones de actas registrales producto de las 60 incorporaciones realizadas y otras lneas, donde se detectaron diversas casusticas de registro.

Informacin almacenada en la Base de Datos de Identificacin de RENIEC. Se realizaron visitas de campo previas en las OREC de Huaura, Santa Mara, Huacho,

Caete y San Luis para coordinaciones con los Municipios, verificacin de requisitos tcnicos e infraestructura.

Se realizaron reuniones de coordinacin con los diferentes rganos Institucionales como

GOR, GI, GRC, GAJ, ENRECI, GPP para la consolidacin de la informacin segn el siguiente cuadro.

(2) Cmo determinaron el tipo y tamao de informacin a recolectar?

Tomando en consideracin la problemtica presentada de los registros civiles a nivel nacional, mediante reuniones coordinadas con diferentes Unidades Orgnicas del RENIEC; se evalu la necesidad de contar con informacin registral de las mismas (duplicidad de actas, errores en el registro de actas, tecnologa, conectividad, accesibilidad, cantidad de actas y libros, costos de copias certificadas, uso de recursos internos y externos), que nos permita conocer la situacin en la que efectan sus registros civiles. Por tal motivo, para poder determinar el tamao de informacin a recolectar se evalu los siguientes tipos de informacin con las que el RENIEC contaba:

Cantidad de errores u omisiones en el registro de las actas registrales, como resultado de la depuracin de la base de datos de registros civiles del RENIEC.

Informacin estadstica registral remitida por las OREC, la misma que se ha ido integrando en la base de datos y actualizado constantemente.

Del anlisis de Pareto se determin que el 77% del registro de nuevas inscripciones a nivel nacional se encuentra en Lima y las OREC provinciales, el otro 23% se encuentra en las dems OREC distritales y otros. Por este motivo la primera etapa de este proyecto tiene por finalidad implementar los registros en lnea en las OREC provinciales.

Solicitudes presentadas por las Municipalidades a nivel nacional, para la implementacin del proyecto en las OREC respectivas.

(3) Cmo seleccionaron las fuentes de datos?

Las fuentes

informe reniec registros civiles en linea orec municipalidades rgpm2013

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