INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Controllnterno,o quien haga sus veces:

Periodo evaluado: MARZO A JULIO 2015ISABel CRISTINA FERNANDEZ HERRERA

Fechade elaboracion: 2015-07-10

Tema Dirigido a

Equipos de trabajo efectivos COPASST

Proyecto de Vida Todos 105funcionarios

Prevencion de acoso laboral Cornite de convivencia

Capacitacion con asesora de ARL SURA Jefe de oficina

Primeros Auxilios Cornite de emergencias y grupos de apoyo

XXI conferencia de alcaldes y autoridades locales Contralora

Capacitacion con asesora de ARL SURA Jefe de oficina

Primeros Auxilios Cornite de emergencias y grupos de apoyoManejo del conflicto y negociacion Cornite de convivencia

• Se realize la prograrnacron de capacitaciones para el COPASSTy el comite convivencia laboral(habida cuenta que son las mismas personas las integrantes de ambos comites), en conjunto con laARL SURA se programaron charlas orientas al COPASST,el cornite de convivencia laboral y una deellas a todos los funcionarios de la Contraloria

• Se realize planeacion y ejecucion de una pausa activa, la cual se concerto con la caja decompensacion Comfama para todos los funcionarios de la Contralorfa Municipal de Envigado, lamisma que fue dirigida por un fisioterapeuta profesional.

• Se establecio el plan de accion para el riesgo psicosocial de inestabilidad laboral• Se concerto la agenda de capacitaclon del comite de emergencias y grupos de apoyo• Dada la importancia del tema de los primeros auxilios, en caso que ocurra una eventua

emergencia, se prograrno con la ARL capacitacion en primeros auxilios.• Se realize la validacion del plan de trabajo del COPASSTvigencia 2015 con la presencia de I

asesora de la ARL. Dicho plan consta de una presentacion, un objetivo, PHVA, planeacionejecucion, verificaclon, actuar y objetivos a desarrollar.

• Se actualize y aprobo la politica de seguridad y salud en el trabajo.• Se realize capacitaciones a los funcionarios en los siguientes temas:

• Respecto del programa de lnduccion y reinduccion por el inminente ingreso de nuevos funcionaripor el proceso de carrera administrativa que se esta adelantando ante la Cornislon Nacional delServicio Civil, se tiene previsto realizar una induccion y una induccion cuando dicho procesoculmine.

• De mana con el COPASSTy el area administrativa, se planeo la semana de la salud, la cual se realdel 06 de julio al 10 de julio

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Jefe de Controllnterno,o quien haga sus veces:

Periodo evaluado: MARZO A JULIO2015

• Se han estado realizando todas las actividades pertinentes al proceso de carrera administrativacorrespondiente a la Convocatoria No. 297 de 2013

• A la vigencia de este informe, se encuentran elaboradas las tablas de retencion, se realizaranajustes en un plazo de 15 dias, para la acomodacion del marco legal en cuanto a la actualizacion delmanual de funciones del 2015, las encuestas documentales quedan total mente iguales yrespectivamente se actualizaran algunos criterios de las tablas finales, para pasar a los lideres delos procesos y por ende pasar al Cornlte de Archivo, para aprobacion y empezar con el montaje deTRDS en el sistema de informacion Gestion Transparente, se proyecta que finalizando el mes deJulio se tendran las tablas aprobadas y listas para iniciar con la slncronlzaclon en sistema.

• En razon de la rotacion de personal, se dio inicio a una jornada de capacitaciones en el sistemaMejoramiso. (En este software se permite documentar las auditorias intern as de calidad alascuales se les puede hacer seguimiento y adicionalmente se puede sistematizar y consolidar el S.G.Ide la Entidad).

• Se realizaron capacitaciones a los funcionarios de los sujetos de control del sistema gestiontransparente para aquellos que no conocian el sistema y se hizo refuerzo a aquellos que ya haninteractuado con el mismo.

• Se ha estado adelantando el desarrollo de las actividades propuestas en el seguimiento alasestrategias para la construccion del Plan Anticorrupclon y Atencion al ciudadano.

• Luego de ser actualizado el Normograma del ente de Control, este fue publicado en el portal.• De manera conjunta con la Directora Administrativa y de Planeaclon y la Asesora de Control

Interno se realize seguimiento y valoracion de la admlnistraclon de los riesgos por procesos,riesgos de corrupclon y las estrategias al estatuto de atencion al ciudadano.

• Debido a cambios presentados con la funcionaria de Control Interno, por razones de fuerza mase vie afectado el desarrollo del programa establecido al inicio del afio, por 10 tanto se estconstruyendo una nueva propuesta para el programa de auditorfas de CI.

MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

• Luego de terminadas las capacitaciones en el sistema Mejoramiso, se proyecta implementar eneste sistema el SGI existente, asi mismo aprovechar dicho software para la construccion deencuestas, entre otras funcionalidades.

• Se ha estado ejecutando el programa de auditorfas establecido por la oficina de control interne alinicio de la vigencia actual.

• Los lideres de 105 procesos se encuentran en revision y aprobacion de una nueva propuesta de

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indicadores para sus procesos y procedimientos.• En el afio 2014 se realizo la carnpafia "En la Contraloria YO tengo el control". Para fomentar el

autocontrol y 105 principios de control interne en 105 servidores publicos de la entidad.

• Dada la rotacion de personal que se ha presentado se hace necesario certificar al personal deplanta existente como auditores internos.

EJETRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACION

• Se realizaron y se publicaron en el portal, Boletines de Prensa que muestran eventos yiosituaciones importantes sobre la Gestion del Ente de Control, este material informativo adernas deser publicado en la pagina web fue igualmente enviado a 105 medios de cornunlcaclon local,regional y nacional,

• Como parte de la labor de difusion, la Contraloria Municipal de Envigado cuenta con dos redessociales principales en donde se publica a modo de titular aspectos relevantes de las acciones yactividades desarrolladas por la Contraloria Municipal de Envigado. Entre las actividades que sedestacan estan las desarrolladas mediante el programa Contraloria Escolar, resultados de la gestionde la Contraloria desde sus areas misional y administrativa, capacitaciones, participaclon de laContraloria en eventos acadernicos e institucionales, entre otros aspectos.

• Se promueve la participacion ciudadana en distintos actos y eventos de forrnacion que propendeper el fortalecimiento del control social participativo.

• Se informa de manera periodica a 105 funcionarios del Ente de Control acerca de las actividades quese desarrollan dentro y fuera de la entidad con el animo de mejorar las condiciones del climaorganizacional y de fomentar el sentido de pertenencia por la entidad

• Se realize la publicacion en el portal de la entidad el informe de gestion y la presentacion de larendiclon de cuentas de la vigencia 2014.

• Se ha estado dando cumplimiento al procedimiento actualizado del procedimiento para el trarnitede peticiones, quejas, denuncias yio consultas ciudadanas PC-P-OOl.

• La contraloria en acompafiamiento con el Ministerios TIC y la Auditoria General de la Republica seencuentra desarrollando diferentes actividades que permiten la construccion de un plan de accionpara dar cumplimiento al nuevo decreto 2573 de diciembre de 2014 de GEL.

• Durante el periodo evaluado el Ente de Control se encuentra en desarrollo de las actividadesestablecidas en el plan de mejoramiento establecido mediante la matriz de autodlagnostico paradar cumplimiento a la ley de transparencia.

• Se publica en el portalla Guia de Atencion al ciudadano.

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Jefe de Controllnterno.o quien haga sus veces: ,

ISABel CRISTINA FERNANDEZ HERRERAPeriodo evaluado: MARZO A JULIO 2015

Fecha de elaboraci6n: 2015-07·10

• Dada la rotaci6n de personal que se ha presentado, se ha tenido que realizar empalme con algufuncionarios nuevos en los procesos, de las actividades a realizar para dar cumplimiento a lanormatividad vigente

Estado general del Sistema de Control Interno

• Teniendo en cuenta el reporte entregado por el Departamento Administrativo de la Funci6nPublica para la vigencia 2014, se observa que los resultados obtenidos por la Contralorfa Municipalde Envigado del Sistema de Control Interne los cuales generaron un valor de 96.55%, permitenevidenciar que el Ente de Control gestiona el modelo de control interne de forma continua ysistematica, 10 cual ubica a la Entidad en un nivel AVANZADO. Esta calificaci6n garantizara uncontrol fiscal mas eficiente, 10 anterior tiene como soporte los informes y las actividades realizadasdurante la vigencia, demostrando un compromiso y un alto de grado de madurez, tanto a nivel delcontrol fiscal que ejerce en las entidades sujetas al mismo, como a nivel interne de la ContralorfaMunicipal.

Recomendaciones

• Darle continuidad a los proyectos establecidos para sostener los sistemas de Gestion y Control, como: elSistema de Adrninistracion del Riesgo, Cornunicacion Publica, Programa de lnduccion y Reinducclon, BSC,Plan de Bienestar e Incentivos, sistema de PQDe's, entre otros.

• Mediante el Sistema de Gestion Integrado continuar fortaleciendo la cultura de control y de gestion demanera practica y atractiva.

• Es importante que un buen porcentaje del personal de planta se encuentre certificado comoauditor interne con el fin de fortalecer la cultura del autocontrol y el SGc.

ISABELCRIS~ERRERAAsesora de Controllnterno

Contraloria Municipal de Envigado

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