informe pormenorizado del sistema de control interno · 2019-07-15 · contenidas en el artículo 9...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

JULIO 12 DE 2.019


Contenido

1. INTRODUCCION ........................................................................................................................... 3

2. ALCANCE. ..................................................................................................................................... 4

3. INFORME ....................................................................................................................................... 5

AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................. 5

EVALUACIÓN DEL RIESGO ............................................................................................................ 16

ACTIVIDADES DE CONTROL .......................................................................................................... 16

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ............................................................................................... 19

ACTIVIDADES DE MONITOREO ..................................................................................................... 21

4. CONCLUSIÓNES Y RECOMENDACIONES ........................................................................... 23


1. INTRODUCCION

Teniendo en cuenta que la Superintendencia Nacional de Salud cuenta con un avance significativo en la actualización del MIPG alineado con el MECI, la oficina de Control Interno presenta el informe pormenorizado del Sistema de Control interno correspondiente al periodo marzo – junio de la vigencia 2019 con base en la estructura del MECI en sus 5 componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, así como Actividades de Monitoreo, lo anterior teniendo en cuenta que se trata de una evaluación de tercera línea de defensa del MIPG y de conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011. El MIPG opera a través de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, el Informe pormenorizado del Sistema de Control Interno que ahora nos ocupa se realiza a partir de la séptima dimensión de la Política de Control Interno establecida en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG. MIPG es un marco de referencia diseñado para que las entidades identifiquen problemáticas,

planeen, ejecuten y hagan seguimiento a su gestión para el beneficio del ciudadano. No pretende

generar nuevos requerimientos, sino facilitar la gestión sistémica de las organizaciones a través

de la integración de la normatividad vigente en materia de gestión y desempeño, guías para

fortalecer el talento humano, agilizar las operaciones, fomentar el desarrollo de una cultura

organizacional sólida y promover la participación ciudadana, entre otros1.

La entrada en vigor del Decreto 1499 de 2017 coincide con el cumplimiento ordinario de una serie

de obligaciones en cabeza del jefe de control interno, en particular, la publicación (cuatrimestral)

del informe pormenorizado del Sistema de Control interno en la entidad2. Por lo anterior, en

cumplimiento de los lineamientos establecidos por el DAFP3, se incorpora en el informe los

avances alcanzados en la implementación del Sistema Integrado de Gestión – SIG, en

articulación con la séptima dimensión del MIPG.

1 Manual Operativo Sistema de Gestión V2, agosto de 2018. 2 Ley 1474 de 2011en el artículo 9 “Reporte del responsable de control interno”. 3 http//www.funcionpublica.gov.co/eva/mipg/preguntas frecuentes.html – Informes Control Interno, págs. 1-2


Séptima Dimensión

La séptima dimensión corresponde al Sistema de Control Interno SCI (previsto en la Ley 87 de

1993), integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios,

normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad,

con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la

administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas

constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención

a las metas u objetivos previstos. El SCI se opera a través del Modelo Estándar de Control Interno

MECI.

2. ALCANCE.

El presente informe incluye las tareas realizadas por la Superintendencia Nacional de Salud con

respecto los componentes de la séptima dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

– MIPG en los meses de marzo y junio de 2019.


3. INFORME

El informe que aquí se presenta se enfoca en la dimensión siete correspondiente a la Política de Control Interno establecida en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, estructurando con base en los elementos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI (Ambiente de Control, Evacuación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades de Monitoreo).

AMBIENTE DE CONTROL

Realización de Reunión Ordinaria Comité Institucional de Coordinación de Control Interno,

la cual se efectuó el día 29 de mayo de 2019, en la cual se trataron los siguientes temas:

Conforme lo señalado en el Decreto 648 de 2017 y la Resolución 408 de 2019, se trataron los siguientes temas:

• Resultados de Auditorías y Seguimientos y Gestión de la Oficina de Control Interno durante el periodo comprendido entre diciembre 2018 y abril 2019.

• Consideraciones sobre la conformación del equipo MECI, en la Superintendencia Nacional de Salud.

• Recomendaciones Oficina Asesora de Planeación - Evaluación MECI.

• Presentación modificación Plan Anual de Gestión 2019 de la Oficina de Control Interno.

• Revisión ajuste de la Resolución 2462 de 2017.

• Presentación Estados Financieros de la Superintendencia Nacional de Salud.

• Presentación de la propuesta de la Política de Riesgos Superintendencia Nacional de Salud

• Presentación Resultados FURAG 2019.

Dando cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 6104 de 2017 se realizaron dos (2)

reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño el día 27 de marzo y el día 27 de

junio de 2019.

En la reunión del 27 de marzo se trataron los siguientes temas:

1. Presentación general del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG al grupo directivo.

(Oficina Asesora de Planeación - OAP)

2. Dimensión Gestión del Talento Humano.

• Política Talento Humano.

• Presentación del plan estratégico de Talento Humano (Grupo de Gestión del Talento Humano).

3. Dimensión Direccionamiento estratégico y planeación.

• Política Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Publico.


• Presentación ejecución presupuestal (Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación - OAP, Subdirección Financiera).

4. Dimensión Gestión con Valores para Resultados:

• Política fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.

• Presentación propuesta de Mapa de Procesos (Oficina Asesora de Planeación - OAP)

• Presentación Subsistema de Responsabilidad Social

• Política gobierno digital.

• Presentación plan anual de gobierno digital. (Oficina de Tecnologías de la Información OTI)

• Política seguridad digital.

• Presentación plan anual de seguridad digital. (Oficina de Tecnologías de la Información OTI).

5. Dimensión Evaluación de Resultados.

• Política seguimiento y evaluación del desempeño institucional

• Explicación del tratamiento de los hallazgos y el manejo de las No Conformidades. (Oficina Asesora de Planeación - OAP)

• Solicitud de aprobación a los Riesgos de Gestión y Corrupción por parte de los Líderes de Proceso en el aplicativo de Planeación y Gestión

• (Oficina Asesora de Planeación - OAP).

6. Dimensión de Información y Comunicación:

• Administración de archivos y Gestión Documental:

• Informe y Lineamientos para el inicio de actividades de apoyo en el proceso de organización de los archivos de gestión de la

• Superintendencia Nacional de Salud. (Grupo de Gestión Documental)

• Política transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.

• Gestión de notificaciones.

7. Dimensión Control Interno.

• Política control interno.

• Informe sobre el diligenciamiento del FURAG 2019.

8. Proposiciones y Varios.

• Tablero de Control (Oficina Asesora de Planeación)

• Fechas envío modificaciones al PAG (Oficina Asesora de Planeación)

• FURAG – Resultados de la Gestión del 2018 (Oficina Asesora de Planeación).

En la sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño celebrada el día 27 de junio de 2019, se trataron los siguientes temas: Presentación resultados Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión - FURAG 2018. (Oficina Asesora de Planeación – OAP).


Presentación resultados autoevaluaciones de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y presentación cronograma para elaborar los planes de acción para cada plan, como segué:

• Dimensión Gestión del Talento Humano. a) Política Talento Humano. Presentación Estrategia de Ética e Integridad (Grupo de Gestión del Talento Humano). b) Política Talento Humano. Presentación resultados de la encuesta de Riesgo Psicosocial por áreas de la Superintendencia Nacional de Salud (Grupo de Gestión del Talento Humano).

• Dimensión Gestión con Valores para Resultados: a) Política fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos. – Presentación plan de trabajo reingeniería mapa de procesos (Oficina Asesora de Planeación – OAP). b) Política Gobierno Digital. - Presentación indicadores de cumplimiento de la política de Gobierno Digital (Oficina de Tecnologías de la Información) c) Política seguridad digital.

• Presentación de las políticas de Seguridad de la Información. (Oficina de Tecnologías de la Información).

Dimensión Evaluación de Resultados. a) Política seguimiento y evaluación del desempeño institucional - Presentación ejecución presupuestal (Oficina Asesora de Planeación - OAP, - Subdirección Financiera).

• Dimensión La información y la comunicación a) Política gestión documental. Avance proceso de reformulación Tablas de Retención Documental TRD. (Grupo de Gestión Documental).

• Dimensión Control Interno. a) Política control interno – Presentación política de Riesgos de la Supersalud. (Oficina Asesora de Planeación – OAP).

• Subsistema de Gestión ambiental – Presentación avances implementación del subsistema (Grupo de Recursos Físicos).


Dando cumplimiento ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano 2019, en la Entidad se

realizaron las siguientes actividades de Bienestar e Incentivos durante el período evaluado:

Bienestar e incentivos:

No.

ACTIVIDAD FECHA OBSERVACIÓN

1

Dia de la mujer

8-mar-2018

La caja de compensación brindó una cosmetiquera como obsequio a las mujeres de la entidad, trío musical en el piso 7; Las mujeres pudieron disfrutar totalmente gratis de un delicioso capuchino obsequiado por las maquinas del piso 6. Dermatron. SPA.

Fueron convocadas 531 mujeres- participaron 523 - Porcentaje de participación 98.49%

2 Pausas activas Spinning Center Gym

13-mar-2019 El Gimnasio Spinning center Hizo pausas activas por todos los pisos de la entidad en las horas de la mañana

3 CDP - Educación formal 2019 pregrado y posgrado

18-mar-2019 Se solicitó CDP educación formal

4

Condolencias

24-ene-2019

a través de comunicaciones Se expreso mensaje de condolencia a la funcionaria Etelvina Gómez, por el fallecimiento de su padre el 24 de enero de 2019

5

Día del hombre

19-mar-2019

Se conmemoró el día del hombre, se entregó un obsequio a todos los hombres de la Entidad se brindó intervención musical.

Fueron convocados 280 hombres- participaron 171 - Porcentaje de participación 61.07%

6 Día de la secretaria 25- abril- 2019 Evento realizado en los termales de Santa Mónica – Choachí Cundinamarca

7 Día de la madre 13-mayo-2019 Entrega de obsequio


No.

ACTIVIDAD FECHA OBSERVACIÓN

8 Día de la Mujer 8 -mayo-2019 Actividad de dermatrón y show

musical el día 8 de mayo de 2019

9 Día del hombre 19 – mayo -2019

Entrega de un obsequio y show musical el día 19 de mayo de 2019

10 Resolución otorgamiento de apoyo económico para educación formal Resolución 003880 de 2019

08 – abril - 2019

11 Convocatoria primera jornada de educación formal Circular 011 de 2019

09 – abril de 2019

12 Otorgamiento de apoyo económico

29 – mayo de 2019

Comité líder de evaluación / resoluciones otorgamiento apoyo económico

13 Día del padre 17 – junio -2019

Entrega obsequio


Capacitación:

De igual manera y dando cumplimiento ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano 2019, en la Entidad se han realizaron los siguientes eventos de capacitación, de los cuales, algunos son impartidos por funcionarios y otros gestionados con otra entidad o contratadas:

1. Socialización resoluciones Resolución 5857 de 2018 “Actualización del Plan de Beneficios en Salud con cargo a la Unidad de Pago por Capitación (UPC)”, Resolución 5851 de 2018 “Actualización de la Clasificación Única de Procedimientos en Salud -CUPS” y Resolución 244 de 2019 “Listado de Exclusiones, los días 1 y 22 de marzo, con la participación de 74 funcionarios.

2. Secop II y cuentas por pagar, el 04 de marzo, con la participación de 3 funcionarios. 3. Programa de Gestión Documental, TDR, tipificación y Clasificación Supercor, marzo 11,

con la participación de 7 funcionarios. 4. Programa Alta Gerencia, el 21 de marzo, se inicia la participación de un grupo de 7

funcionarios. 5. Socialización Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el 9 de abril, con la

participación de 281 funcionarios. 6. Supercor, los días 15 y 26 de abril, con la participación de 15 funcionarios. 7. Inducción Corporativa, el día 15 de mayo, con la participación de 23 funcionarios. 8. IX Congreso de Pacto Global: Alianzas que transforman el mundo, los días 8 y 9 de mayo,

con la participación de 2 funcionarios. 9. Seguridad de la Información, los días 15, 16, 17, 22, 23 y 26 de mayo, con la participación

de 197 funcionarios. 10. Riesgo público, normas de seguridad, orden y aseo, riesgo locativo, el día 29 de mayo,

con la participación de 7 funcionarios. 11. Curso de Auditoría en salud, el día 29 de mayo, junio 5, 12, 19, 26 y julio 3, con la

participación de 21 funcionarios. 12. Curso de Gestión Ambiental, inicia el día 04 y continua el 11 y 18 de junio, 1 con la

participación de 21 funcionarios. 13. Curso de Código Único Disciplinario, inicia el 10 de junio 14. Curso Manejo de las emociones y trabajo en equipo, 21 de junio.

Seguridad y salud en el trabajo

Así mismo, en cumplimiento del plan del Subsistema de Salud y Seguridad en el Trabajo y con el fin de fortalecer la seguridad laboral y la promoción y prevención de la salud, durante el período evaluado, se adelantaron las siguientes actividades para los servidores públicos y contratistas de SNS:

Actividades desarrolladas, correspondiente al mes de marzo de 2019.

Se realizó Auditoría de seguimiento frente al cumplimiento de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a las empresas de Vigilancia, Aseo y Cafetería y Fotocopiado.


Se realizó el reporte de 3 accidentes de trabajo.

Se remitió a la Oficina Asesora de Planeación el borrador de los siguientes

procedimientos:

Investigación de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales con sus respectivos formatos. Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos con sus respectivos formatos

Desarrollo de las Inspecciones de Seguridad con sus respectivos formatos.

Desarrollo de Evaluaciones Médicas Ocupacionales y Promoción de la Salud Laboral con sus respectivos formatos.

Contratación de Área protegida para las emergencias presentadas en la Superintendencia

Nacional de Salud, colaboradores y visitantes: Se solicitó nueva cotización agrupando por regiones.

Se presentó al COPASST, el resultado de la revisión por la Dirección y se rindió cuentas del avance del Plan Anual de Trabajo suscrito para la presente vigencia.

Frente al Programa de Vigilancia de Riesgo Osteomuscular, se diseñó Encuesta De Síntomas Músculo Esqueléticos: Cuyo propósito es realizar un tamizaje de la población para identificar los trabajadores con sintomatología asociada a Desordenes Músculo esqueléticos y de esta manera planificar las estrategias de intervención con el fin de minimizar los efectos secundarios en su salud. Respondieron 222 funcionarios.

Se realizó Escuela Terapéutica y participaron en la misma 45 funcionarios. Adicionalmente se realizó 4 inspecciones a puestos de Trabajo

Programa de Vigilancia de Riesgo Psicosocial: Se continua con la aplicación de la batería y a la fecha han contestado 378 funcionarios, lo que corresponde a un 61%.

Se realizó Inducción del SG-SST, al personal contratista de las empresas de Aseo y Cafetería, Fotocopiado y Vigilancia.

Se envió un primer borrador del procedimiento de Gestión del Cambio a la Asesora Jenny Arévalo.

Se realizó reunión con el Grupo de Contratación para validar el procedimiento Gestión de Contratistas.

Se llevó a cabo la inducción del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo a las empresas de Aseo y Cafetería, Vigilancia y contratistas de Prestación de Servicios del Grupo de Recursos Físicos.


Se inició la ejecución del Contrato 166 de 2019 con la firma Evalúa Salud cuyo objeto es: “Contratar la prestación de servicios para realizar exámenes médicos pre-ocupacionales de ingreso, egreso, periódicos, post incapacidad, cambio de ocupación, de idoneidad para conductores, clínicos, paraclínicos, análisis de puestos de trabajo y vacunación para los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en su sede central, sedes regionales”

En ejecución de este contrato se practicó Examen de Ingreso a 12 aspirantes y un examen de Egreso.

Actividades desarrolladas según el Plan de Trabajo del Subsistema de Salud y Seguridad en el Trabajo, correspondiente al mes de abril de 2019.

Frente al Programa de Vigilancia de Riesgo Osteomuscular

Se realizaron 37 inspecciones a puestos de Trabajo Programa de Vigilancia de Riesgo Psicosocial: Se continua con la aplicación de la

batería y a la fecha han contestado 518 funcionarios, lo que corresponde a un 84.64%.

Se envió procedimiento de Gestión del Cambio a la Oficina Asesora de Planeación para validar la articulación con el Sistema Integrado.

Se remitió al Grupo de Contratación el aparte de Seguridad y Salud en el Trabajo, que debe incluirse en los formatos de los diferentes tipos de contratación, así como en el manual de contratación, para facilitar la Gestión de Contratistas.

Contrato 166 de 2019 con la firma Evalúa Salud cuyo objeto es: “Contratar la prestación de servicios para realizar exámenes médicos pre-ocupacionales de ingreso, egreso, periódicos, post incapacidad, cambio de ocupación, de idoneidad para conductores, clínicos, paraclínicos, análisis de puestos de trabajo y vacunación para los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en su sede central, sedes regionales”

En ejecución de este contrato se practicó Examen de Ingreso a 22 aspirantes y 3 exámenes de Egreso.

Se realizó el Informe de incapacidades correspondiente a la vigencia 2018 y primer trimestre de 2019.

Caracterización de los indicadores de la accidentalidad

Caracterización de los indicadores del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Se dio inició a la construcción de los siguientes procedimientos:

• Mantenimiento preventivo y correctivo.

• Programa de Orden y Aseo

• Elementos de Protección Personal


Se realizó inspección a las instalaciones del Archivo Central.

Valoración médica a funcionarios con riesgo cardiovascular alto.

Actividades desarrolladas según el Plan de Trabajo del Subsistema de Salud y Seguridad en el Trabajo, correspondiente al mes de mayo de 2019.

Programa de Vigilancia de Riesgo Osteomuscular

De conformidad con el cronograma establecido para este programa, se llevó a cabo las siguientes actividades:

✓ Inspecciones a puestos de Trabajo: 33 en las cuales se realiza ajuste de la silla para favorecer el confort de los funcionarios, en el desarrollo de las tareas administrativas que involucran interfaz con la Video Terminal.

✓ Seguimiento a funcionarios con riesgo alto: 14, en el desarrollo de esta actividad se hace una valoración Osteomuscular y se emiten unas recomendaciones.

Programa de Vigilancia de Riesgo Psicosocial: Se finalizó la aplicación de la batería y el cubrimiento fue de 559 funcionarios, lo que corresponde a un 92.38%.

Nuevos Procedimientos

✓ Se remitió primer borrador del procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos e Instalaciones al Grupo de Recursos Físicos, para su validación y aportes correspondientes.

Capacitaciones

✓ Se desarrollaron capacitaciones en temas de Riesgo Químico, Orden y Aseo, Riesgo Locativo, Riesgo Publico y Seguridad Vial al personal del Centro de Atención al Ciudadano, de Servicios Generales y Conductores.

Requisitos Legales

✓ Actualización de la Matriz Legal aplicable a Seguridad y Salud en el Trabajo.

Condiciones de Trabajo Seguro

✓ Se inició la actualización de las matrices Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos, correspondiente a los funcionarios que se encuentran bajo la modalidad de teletrabajo.

Informes

✓ Se elaboró informe de accidentalidad y ausentismo correspondiente al mes de abril.


Indicadores

✓ Actualización de los indicadores de los Programas de Vigilancia Epidemiológica de Riesgo Psicosocial, Osteomuscular y Cardiovascular.


En ejecución de este contrato se practicó un (1) Examen de Ingreso, 8 exámenes de laboratorio (perfil lipídico y glicemia) y se practicó prueba del Antígeno prostático especifico a 51 funcionarios que superan los 45 años. Depuración pago de Incapacidades

De acuerdo con el cronograma de depuración de incapacidades establecido para la presente vigencia, se realizó conciliación correspondiente a las EPS Sanitas, Famisanar, nueva EPS, Aliansalud y Adres.

Actividades desarrolladas según el Plan de Trabajo del Subsistema de Salud y Seguridad en el Trabajo, correspondiente al mes de junio de 2019.

Programa de Vigilancia de Riesgo Osteomuscular para Prevención de desórdenes Musculoesqueléticos:

✓ Inspecciones a puestos de Trabajo: 14 en las cuales se realiza ajuste de la silla para favorecer el confort de los funcionarios, en el desarrollo de las tareas administrativas que involucran interfaz con la Video Terminal.

✓ Seguimiento a funcionarios a través de escuelas terapéuticas: 45, en el desarrollo de esta actividad se hace una valoración Osteomuscular y se emiten recomendaciones.

✓ Visitas a puestos de teletrabajo: se desarrollaron dos visitas a funcionarios con prospecto de ser teletrabajadores

Programa de Vigilancia de Riesgo Psicosocial:

Se finalizó la aplicación de la batería y el cubrimiento fue de 559 funcionarios, lo que corresponde a un 92.38%. Igualmente se hizo entrega del informe el cual se socializó ante la Secretaria General en Comité de Planeación, adicionalmente se elaboró y entregó análisis de los resultados de la Secretaría General y sus Grupos.

Nuevos Procedimientos

✓ Se elaboró borrador del manual de Gestión de Contratistas, pendiente de validar con el área de Contratación.


Capacitaciones

✓ Se desarrolló la Inducción en SST a contratistas por Prestación de Servicios.

Requisitos Legales

✓ Actualización de la Matriz Legal aplicable a Seguridad y Salud en el Trabajo.

Condiciones de Trabajo Seguro

✓ Se Continuó con la actualización de las matrices Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos, correspondiente a los funcionarios que se encuentran bajo la modalidad de teletrabajo.

Informes

✓ Se elaboró informe de accidentalidad y ausentismo correspondiente al mes de mayo de 2019 y accidentalidad a mes de junio de 2019. Se desarrolló visita de auditoria de seguimiento a contratistas, Américas y 4-72 para validar cumplimiento de requisitos legales en materia de SST.

Indicadores

✓ Actualización de los indicadores de los Programas de Vigilancia Epidemiológica de Riesgo Psicosocial, Osteomuscular y Cardiovascular e indicadores mínimos determinados en la resolución 312 de 2019


En ejecución de este contrato se practicaron 58 Exámenes Periódicos, 56 Optometrías, 54 audiometrías y se practicó prueba del Antígeno prostático especifico a 4 funcionarios que superan los 45 años.


Ejecución presupuestal: La ejecución a 30 de junio de 2019 (compromisos) alcanzó un 50%,

distribuido en gastos de funcionamiento e inversión con una ejecución del 49% y 51%

respectivamente, tal como se presenta a continuación:

EVALUACIÓN DEL RIESGO

La Oficina Asesora de Planeación presentó la política de riesgos de la Superintendencia Nacional

de Salud alineada a la metodología sugerida por el Departamento Administrativo de la función

Pública-DAFP y la mismo fue aprobada por unanimidad por el Comité Institucional de

Coordinación de Control Interno, mediante acta No. 21 del 29 de mayo de 2019.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Políticas de operación y procedimientos: Teniendo en cuenta la importancia de las Políticas

de Operación como elemento de control, para la definición de lineamientos alineados a los

procesos y actividades, se observó para el periodo en seguimiento la actualización de algunas

de las políticas y procedimientos, como se detalla a continuación:

• Política de Administración del Riesgo

• Política del Subsistema de Gestión Ambiental

• Política del Subsistema de Gestión de la Calidad


Seguimiento a la gestión:

Contratos y Convenios:

La Oficina de Control Interno en el mes de mayo presento Informe Final de Auditoría al Proceso

“Gestión Contractual” con el propósito es poner en conocimiento de la Alta Dirección sobre la

gestión realizada con respecto a los procesos pre-contratual, contractual y pos-conjtractual y

hacer las advertencias pertinentes, respecto a la Circular No 01 de 2015 mediante la cual el

Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno impartió orientaciones para

el fortalecimiento del sistema de control interno frente a la función preventiva, en el numeral 2 del

documento en mención, estableció que corresponde a los jefes de las Oficinas de Control Interno,

auditores internos o quien haga sus veces reportar los hallazgos y advertencias orientadas a que

se acojan por la Administración medidas preventivas y/o correctivas, según corresponda, en

procura del mejoramiento continuo de la institución; en consonancia con lo expuesto por la Corte

Constitucional en Sentencia C-103 de 2015, en la cual hizo un estudio sobre el control de

advertencia que efectúa la Contraloría General de la República, también asignado al sistema de

control interno del cual hacen parte las Oficinas de Control Interno.

En algunos de los expedientes contractuales objeto de la muestra seleccionada, se detectó que,

exigencias de las normas en la materia con las cuales se satisfacen en debida forma los procesos

que se adelantan, así como aquellas que deben ser aplicadas por los supervisores, no se cumplen

o se cumplen parcialmente.

Igualmente se concluye que después de la revisión del proceso a la “gestión contractual” al interior

de la Entidad que, si en una muestra de trece (13) expedientes contractuales por valor de Treinta

y Cuatro Mil Setecientos Cincuenta Un Millones Setecientos Un Mil Setecientos Treinta y

($34.751.701.730) pesos m/cte, que equivalen al 39.0% del total del valor de los contratos

celebrados, que para la vigencia 2018 correspondieron a 426 contratos, por un valor de Ochenta

y Nueve Mil Ciento Cincuenta y Cinco Millones Noventa y Cuatro Mil Novecientos Trece

($89.155.094.913) pesos m/cte, se detectaron sesenta (60) hallazgos negativos, los que generan

plan de mejoramiento, es indicativo que las situaciones anómalas podrían aumentar, si se hubiese

logrado evaluar el 100%, de estos, es decir; los 413 contratos restantes.

PQRD:

En el mes de junio de 2019, la Oficina de Control Interno realizó Auditoría Especial sobre la

funcionalidad actual de los sistemas de información SUPERCOR (SIADOC) y GESTION PQRD,

concluyendo que los sistemas de información objeto de la auditoría se encuentran en

funcionamiento, y cumplen con los requerimientos establecidos en los anexos técnicos, con los

que fueron contratados inicialmente.


A continuación, se presenta el total de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias - PQRD

presentadas por los Usuarios del SGSSS durante el periodo evaluado (marzo a junio de 2019).

PQRD MARZO A JUNIO DE 2019

Marzo 54.122

Abril 55.091

Mayo 71.754

Junio 63.719

Acumulado Total: 244.686

Procesos Disciplinarios:

Al corte del 30 de junio de 2019, la Oficina de Control Disciplinario Interno reporta 859 procesos

disciplinarios abiertos contra funcionarios y exfuncionarios de la Superintendencia Nacional de

Salud.


INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Superintendencia Nacional de Salud – SNS, tiene estructurado un proceso cuyo objetivo es gestionar las comunicaciones tanto internas como externas, mediante la definición de lineamientos y el acompañamiento permanente a la Entidad, con el fin de informar de manera clara, oportuna y homogénea a los grupos de valor. Los lineamientos que se disponen en la política de operación del proceso de comunicación son transversales a toda la entidad. La comunicación interna responde a la necesidad de difundir y trasmitir información institucional al interior de la entidad, así como contar con servidores públicos informados de manera clara y oportuna sobre los objetivos, estrategias, planes, programas y la gestión de SNS. A continuación, se detallan los siguientes mecanismos que fortalecen la comunicación interna: Servicio de Noticias

• Mensajes directos con información puntual

• Intranet

• Campañas Internas

• Piezas Audiovisuales

• Material promocional

Por otra parte, a nivel de comunicación externa como mecanismo estratégico y transversal a la estructura de SNS, para el cumplimiento al principio constitucional de publicidad y transparencia, que tiene como propósito contactar, difundir y transmitir información de calidad a sus grupos de valor, la Entidad ha venido haciendo uso de los medios que se describen a continuación:

• Boletín Externo

• Contenidos informativos del Portal Web

• Información para redes sociales: Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube y Flickr

• Mensajes directos con información puntual

• Noticiero SNS en un minuto

• Noticiero semanal

• Boletín de Oferta de Formación y Capacitación

• Boletines de Prensa

• Diálogo directo – entrevistas

• Artículos especializados e infografías sobre temas específicos


Sistemas de información.

La Oficina de Control Interno realizó auditoría a los procesos “Gestión de Servicios Tecnológicos”

y “Provisión de Soluciones Tecnológicas” a cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información

– OTI, Para este ejercicio, se hizo solicitud a la OTI sobre el aporte de un inventario de sistemas

de información existentes en la entidad durante la vigencia 2018, para lo cual se aportó un listado

de 25 aplicaciones, indicando en cada una de ellas nombre del sistema de información,

descripción, tipo de aplicación (misional, apoyo, estratégico, transversal), tipo de información que

administra, tipo de implementación, fabricante o desarrollador.

De la lista aportada por la OTI, se seleccionaron 3 sistemas que se encuentran en producción, a

los que se le verificaron los controles de acceso, perfiles y existencia de manuales;

adicionalmente se les hizo valoración e interacción con los Riesgos tanto Operacionales (Gestión)

como de Corrupción, y las conductas reguladas en el SIG de la Entidad, que directa o

indirectamente pudieran estar asociados a estos: o NRVCC y RVCC para el cargue de Circular

Única; o SGT-Sistema Gestión de Tasa; o SUPERCOR-Gestión Documental. Además, se

verificaron otros sistemas que fueron adquiridos pero que no han entrado en producción, a los

cuales se les hizo seguimiento para determinar su estado contractual, técnico y funcional: o SJC

software para la SDFJC; o SUMA-Gestor Documental; o Plataforma BPMS, para la

automatización de los procesos de negocio de la SNS (módulos de “Auditorías” para la SDSI y

“Gestión del Proceso Administrativo” para la SDPA).

De conformidad al desarrollo de la Auditoría a los procesos “Gestión de Servicios Tecnológicos”

y “Provisión de Soluciones Tecnológicas”, liderados por la OTI, bajo el sustento de la evidencia

objetiva recaudada, la OCI concluye que mediante Decreto 2462 de 2013, en su artículo 11,

fueron asignadas 22 funciones a la OTI, de las cuales 12 son ejecutas en desarrollo de los

procesos “Gestión de Servicios Tecnológicos” y las 10 restantes se ejecutan por el proceso

“Provisión de Soluciones Tecnológicas” y de los Procesos “Provisión de Soluciones Tecnológicas”

y “Gestión de Servicios Tecnológicos”.

En atención a la auditoría realizada, fueron detectados un total de 19 hallazgos, discriminados

así: Dos (2) Recomendaciones; Cinco (5) Observaciones y Doce (12) No Conformidades


Gobierno Digital

Con el fin de implementar la Política de Gobierno Digital planteada por el MINTIC, la Oficina de

Tecnologías de la Información suscribió el contrato de prestación de servicios No. 087 de 2019

que tiene como objeto “prestar los servicios profesionales a la Oficina de Tecnologías de la

Información, para la implementación del portafolio de proyectos establecidos en la Política de

Gobierno Digital planteada por el MINTIC”; como resultado de la ejecución del citado contrato, se

han llevado a cabo las actividades con las cuales se logrará la implementación de las políticas de

gobierno digital y de seguridad de la información, de acuerdo con los lineamientos definidos en

el Decreto 1499 de 2017 (MIPG).

ACTIVIDADES DE MONITOREO

A continuación, se relacionan las acciones permanentes de monitoreo y supervisión efectuadas,

que permiten valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y

efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; y

finalmente los resultados de la gestión, para detectar las desviaciones frente a las metas

planificadas, y generar las recomendaciones para las acciones de mejoramiento de la entidad:

Evaluación Independiente: En desarrollo del plan anual de auditorías y seguimientos, la Oficina de Control Interno, presentó durante el período evaluado los siguientes informes: En el mes de marzo

• Informe de Austeridad en el Gasto

• Informe de Seguimiento a las PQRD presentadas por los usuarios del SGSSS.

• Informe Pormenorizado Estado del Control Interno de la Entidad Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción.

• Informe Reporte Anual Licencias de Software.

En el mes de abril

• Informe Trimestral Seguimiento Austeridad del Gasto

• Informe Seguimiento Plan de Mejoramiento SIG y Gestión.

• Informe seguimiento avances de cumplimiento a compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento Archivístico


En el mes de mayo

• Informe Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - Ley 1474 de 2.011

• Seguimiento al CAC Bogotá

• Informe Seguimiento Implementación Estrategias de Gobierno en Línea (GEL)

• Seguimiento Regional Chocó

• Seguimiento Regional Sur (Neiva)

• Seguimiento a los puntos de Atención de Villavicencio. En el mes de junio no se realizaron seguimientos. Informes de Auditoria

• Auditoría Procesos "Gestión de Servicios Tecnológicos - Provisión Soluciones Tecnológicas"

• Auditoría Procesos "Auditoría a los Sujetos Vigilados - Supervisión a los Sujetos Vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud."

• Auditoría Proceso "Evaluación Integral de Riesgos de Sujetos Vigilados"

• Auditoría Proceso "Administración de Personal"

• Auditoría Procesos "Precontractual - Contractual - Postcontractual"

• Auditoría Especial a los Aplicativos Supercor y Gestión PQRD. La información detallada, recomendaciones y conclusiones de cada uno de los informes de seguimiento efectuados por la Oficina de Control Interno, se encuentran publicados en la Página web Institucional, y se pueden consultar en la pestaña “Nuestra Entidad” y en la lista desplegable “Informes” (https://www.supersalud.gov.co/es-co#)

Autoevaluación:

• Mensualmente se realizan reuniones de autoevaluación, en las que se evalúa los indicadores de desempeño; seguimiento a los planes de mejoramiento; seguimiento a la ejecución de los proyectos de inversión; seguimiento al Sistema Integrado de Gestión y a los riesgos asociados a los procesos.

• El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se reunió el día 29 de mayo de 2019.

• El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se reunió en dos (2) ocasiones durante el periodo evaluado, la primera el día 27 de marzo y la segunda el día 27 de junio de 2019.

https://www.supersalud.gov.co/es-co


Planes de Mejoramiento En el mes de abril la Oficina de Control Interno presento Informe Ejecutivo Seguimiento a los Planes de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas (Gestión y Calidad), Externas (firma Bureau Veritas) y Seguimientos, con el fin de monitorear el grado de cumplimiento de estos. El seguimiento se realizó con base en el Aplicativo de Planeación y Gestión (APG - ITS), en el cual se encontraron registrados un total de 219 Planes de Mejoramiento y 285 actividades, de los cuales se evaluaron un total de 164 Planes correspondientes a 252 actividades, de los cuales 19 de ellos, no presentan formulación alguna de actividades ni fechas tanto inicial como final para subsanar las situaciones detectadas. De la verificación efectuada por parte de la Oficina de Control Interno, a los 164 Planes, se obtuvo como resultado que el 45% fueron Efectivos, el 43% No Efectivos y el 12% se encuentra en Proceso para su cumplimiento. De igual manera, la Oficina de Control Interno en el mes de abril, presentó Informe de Seguimiento Plan de Mejoramiento Archivístico, en el cual se revisó el cumplimiento a los compromisos adquiridos con respecto a preservar y mejorar la Gestión Documental de la Entidad, mediante este ejercicio de seguimiento, la Oficina de Control Interno solicitó al Grupo de Gestión Documental remitir el Informe de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), del periodo comprendido entre el último trimestre de 2018 y hasta lo transcurrido del mes de enero de 2019, en relación con las observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación, siendo que el PMA está suscrito con fecha de inicio 1 de noviembre de 2018 y su finalización el 02 de diciembre de 2020, mediante el Acta de aprobación número GE1258 del 01 de noviembre de 2018. Al respecto, el Grupo de Gestión Documental atendió la solicitud de información de la Oficina de Control Interno mediante correo electrónico el día 17 de enero de 2019, aportando las acciones de las actividades del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) que contiene los siete (7) Hallazgos formulados por el AGN. Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, se pudo evidenciar que las Acciones de mejora contenidas en el Plan de Mejoramiento establecido por el AGN, se vienen cumpliendo conforme a las acciones señaladas en la vigencia correspondiente a los meses de febrero, marzo y hasta lo avanzado en el mes de abril de 2019 y las cuales presentan un avance en el cumplimento correspondiente de 33.11%.

4. CONCLUSIÓNES Y RECOMENDACIONES

El Sistema de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud se encuentra establecido

de acuerdo con los parámetros definidos en la Dimensión 7. Control Interno del Manual Operativo

del MIPG, resaltando la existencia de algunos de los principales elementos, entre los que se

encuentran:


• La metodología y la política adoptada por la entidad para la administración de los riesgos.

• La adopción y la actualización a los procedimientos, formatos, guías, planes y demás elementos que componen el Sistema Integrado de Gestión.

• El estado de avance en el cumplimiento de las metas, en la ejecución presupuestal.

• La continuidad y fortalecimiento de los canales de comunicación y sistemas de información con que cuenta la Entidad.

• La publicación de la información institucional en la Página Web de la entidad.

• El cumplimiento satisfactorio del Plan anual de Auditorias y seguimientos programado para la vigencia 2019.

• La efectividad de los mecanismos de evaluación y las actividades de monitoreo y control que se encuentran implementados y operando en la entidad.

• La Oficina de Control Interno recomienda a los líderes de proceso afianzar los mecanismos de Autocontrol y autoevaluación.

• Se recomienda revisar la Gestión del Riesgo en la entidad con respecto a la identificación, análisis de causas, establecimiento de controles y acciones correctivas.

• Se recomienda seguir promoviendo las acciones de participación de un mayor número de servidores públicos y contratistas en las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo por parte del Grupo de Talento Humano.

• Ser recomienda fortalecer la capacitación, a todos los Servidores Públicos responsables de la ejecución de los controles establecidos para los riesgos de gestión, corrupción y seguridad de la información.

• Se destaca bajo el marco de la implementación de la estrategia de Gobierno Digital la labor desarrollada por la Entidad, en el cumplimiento de los criterios de acceso a la información pública y publicación de datos abiertos.

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ

Jefe Oficina de Control Interno

Proyectó:

Julio Cesar Reyes Zuluaga – Profesional Especializado – Oficina de Control Interno

informe pormenorizado del sistema de control interno · 2019-07-15 · contenidas en el artículo 9...

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