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Cra. 13 No. 32-76 Bogotá D.C

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o

quien haga sus veces: ESTHER MADERO MARTINEZ Período evaluado: ENERO – ABRIL DE 2013

Entidad: MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Fecha de elaboración: 30 DE JUNIO DE 2013

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI)

Para la vigencia 2013 el Ministerio de Salud y Protección Social continúa con la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, que inició de manera formal en 2012. El objetivo, además de cumplir con los mandatos normativos exigidos por los distintos sistemas, se centra en hacer más eficiente y efectiva la gestión de la organización y por ende en la mejora de los servicios, a partir de la verdadera satisfacción de las necesidades de la ciudadanía y la transparencia y eficacia en el ejercicio de sus funciones. Para el efecto, se elaboró un Plan que incluyó metas pendientes de ejecutar en 2012 y aquellas producto de nuevas disposiciones legales, especialmente las relacionadas con el Decreto 2482 de 2012, que además de señalar los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, actualiza las políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo. En este sentido, el Plan SIGI, como se le ha denominado, responde a los requisitos legales de los Sistemas de Gestión (Control, Calidad y Sisteda) y promueve la operatividad del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión, al incluir dentro sus requisitos, las metas e indicadores exigidos en los planes de: Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Eficiencia Administrativa, Gobierno en Línea, Plan Estratégico de Talento Humano y Gestión Ambiental. Así mismo, contempla los demás requerimientos establecidos en cada una de las cinco políticas del Sisteda: Gestión Misional y de Gobierno, Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, Gestión del Talento Humano, Eficiencia Administrativa y Gestión Financiera. La OCI bajo el esquema del MECI, da a conocer los principales avances y dificultades que se han presentado en la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional durante el período enero – abril de 2013.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

AVANCES

AMBIENTE DE CONTROL El Ministerio, viene cumpliendo con la implementación de los elementos que conciernen al ambiente de control, materializados en políticas y prácticas de desarrollo de talento humano y en una filosofía de dirección y estilo de gestión, que contribuyen a crear una cultura organizacional y generan compromiso de competencia personal. En este sentido es válido resaltar los siguientes elementos: La entidad cuenta con el Manual de Funciones y de Competencias Laborales, establecido con la Resolución 001 de

2011 modificada con las resoluciones 154, 279, 3036, 4219 de 2012 y 260 de 2013. El Manual puede ser consultado por los servidores a través del enlace \\minps11\_Gestion_del_Talento_Humano.

Bajo el nombre de Entorno Laboral Saludable, se formuló el Programa de Talento Humano para la vigencia 2013, con el objetivo de promover la salud, bienestar y seguridad de los servidores públicos y la sostenibilidad del ambiente de trabajo. Para el efecto se tienen previstas seis estrategias, así: a) Formación y Capacitación: Se llevaron a cabo capacitaciones en: Plan de Compras, Excell, Assid Card,

Tuberculosis y Malaria, Redacción y ortografía, Primeros Auxilios, Actualización Hoja de Vida -HV- Sistema de Información del Empleo Público SIGEP, Estilo de Vida Saludables, Manipulación y Levantamiento Manual de Cargas, Lactancia, Contratación Estatal, Tributario, Manejo y Resolución de Conflictos, cuantificación daños y perjuicios en contratos.



Programa de Inducción: De acuerdo información de la Subdirección de Gestión e Talento Humano, para 2013 se realizará una sesión cada cuatro meses. En ese sentido la del primer período se llevó a cabo el 9 de abril con la participación de 62 servidores. Programa de Reinducción: Según la norma estos procesos pueden desarrollarse cada dos años, el Ministerio planea su ejecución para el último trimestre de 2013. Con el objetivo de hacer más oportunos los procesos de inducción y reinducción, el Ministerio adelanta la planeación de una estrategia virtual, que le permita a los servidores públicos obtener información en tiempo real para facilitar y fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. (Decreto 1567 de 1998 en su artículo 7).

b) Desarrollo Familiar: Con el objetivo de promover la participación del núcleo familiar y fortalecer su vínculo, el Ministerio programó para 2013 una serie de actividades. Entre enero y abril se dictaron talleres sobre: Vitrina Empresarial y Charla F.N.A; Manejo del Duelo, el adolescente y sus Padres y Cocineritos.

c) Calidad de Vida Laboral (Salud Ocupacional): Durante el período en seguimiento, se cumplió con la etapa de análisis, estudios y planeación de la Estrategia Calidad de Vida Laboral y se realizaron actividades permanentes relacionadas con las reuniones del Copaso, estadísticas de ausentismo y accidentalidad y su respectivo seguimiento; exámenes de ingreso y retiro; inspecciones de seguridad; gimnasia laboral; Programa de Condición Física y seguimiento a las acciones correctivas del Panorama de Factores de Riesgo.

Además, durante el período enero – abril de 2013, se cumplieron con otras actividades tales como: Mantenimiento de toboganes; medición de confort térmico, Programa Pilates, Elaboración Procedimiento Manejo Montacargas, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Programa psicosocial, Inspección de puestos de trabajo y capacitaciones en tuberculosis, Assid Card, Convocatoria para la Brigada de Emergencias, primeros auxilios y escucha el silencio. Diplomado en Formación de Líderes en Seguridad y Salud Ocupacional – SISO- II participación en el Congreso Internacional y del Caribe en Salud y Ambiente Nuevas Propuestas a viejos problemas en el Entorno Ambiental y Laboral (Barranquilla: 24 al 27 de Abril); Programa de Condición Física

d) Desarrollo y Gestión Laboral: Estrategia enfocada a fortalecer la gestión institucional con actividades centradas en:

Plan de Acción de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, definido con cuatro áreas temáticas: Fortalecer las competencias comportamentales y funcionales de los servidores públicos; Administrar el SIGEP; Promover la Cultura de Hábitos Saludables; Implementar la Estrategia de Calidad de Vida Laboral y el Plan de Desarrollo Familiar.

Evaluación del Desempeño: Durante el periodo enero – abril se evaluó el segundo semestre de 2012 y se determinó el consolidado anual para 246 servidores inscritos en carrera administrativa. A abril de 2013, los servidores públicos con derechos de carrera administrativa y en período de prueba son 260 (100%), de los cuales 238 (91,54%) están vinculados a la carrera administrativa, y los 22 restantes se encuentran en período de prueba.

Provisión de vacantes: Para la provisión de empleos en vacancia temporal y definitiva, el Ministerio inició el proceso en junio de 2012 fundamentándose en las circulares 009 de 2011 y 005 de 2012 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, siguiendo el procedimiento establecido en las mismas. Procedimiento que fue dado a conocer a todo el personal de la entidad a través del correo institucional al igual que la provisión de empleos en encargo y en provisionalidad.



Preparación de los prepensionados para el retiro del servicio: El objetivo de esta línea es aportar elementos teóricos en los aspectos legales, psicológicos, ocupacionales y de proyecto de vida, desde un enfoque positivo, a los servidores públicos que hayan cumplido o estén próximos a cumplir los requisitos de ley para el reconocimiento de la pensión. Los beneficiarios son los servidores públicos que hayan cumplido requisitos para la pensión o estén próximos a cumplirlos. A 30 de mayo esta era la situación para 74 servidores:

CONCEPTO CANTIDAD

Pensionados 7

Con solicitud de reconocimiento 11

Con Resolución de reconocimiento 20

Sin solicitud de pensión 33

Resolución de reconocimiento negada 3

Sistema de Información del Empleo Público - SIGEP: El SIGEP en el Ministerio se encuentra en proceso de implantación y ajuste. Durante el período enero – mayo se adelantó el proceso de actualización de hojas de vida por parte de los servidores.

Plan de Incentivos: El Ministerio de Salud y Protección Social contempla los siguientes incentivos: Reconocimiento a la antigüedad Laboral Reconocimiento al Mejor Servidor Público de carrera del Ministerio Reconocimiento a los Mejores Servidores Públicos de carrera, por nivel jerárquico.

e) Hábitos Saludables: Con el propósito de generar espacios de bienestar para la realización de actividades deportivas, lúdicas, recreativas y culturales, que le permitan al servidor público el desarrollo y ejercicio de sus habilidades y destrezas, se realizaron las siguientes actividades: Clases de Yoga, Rumba, Cocina (Ensaladas y Cocina Light y Cocina mediterránea), Caminata Ecológica (Parque Natural Chicaque y Laguna el Tabacal), Charla sobre nutrición, Aeróbicos, Semana de Relajación (Automasaje de la longevidad), Torneo relámpago de rana y Ping Pong, Celebración Día de la Secretaria y Día de la Escalera, Vitrina Empresarial Fondo Nacional del Ahorro, Curso de Cocina - Pasabocas y Cocteles.

Evaluación y suscripción de acuerdos de gestión: De acuerdo con información reportada por la Subdirección de

Gestión del Talento Humano, en el Ministerio se encuentran vinculados 32 Gerentes Públicos, quienes para el primer cuatrimestre de 2013, cuentan con suscripción de compromisos para 2013.

Se cuenta con un documento con el compromiso de la Alta Dirección para la aplicación de herramientas y políticas que faciliten la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, ajustado de acuerdo con los lineamientos del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión y sobre el que se está gestionando la firma por parte del señor Ministro.

En octubre de 2012 se ajustó y aprobó el documento Estilo de Dirección para el Ministerio de Salud y Protección

Social, que se encuentra publicado en la página web del MSPS.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO El Direccionamiento Estratégico, está dado por la formulación de los elementos que establecen el marco de referencia que orientan a la entidad hacia el cumplimiento de la misión, visión y objetivos, convirtiéndose en la estrategia de crecimiento, sostenibilidad y servicio a los usuarios. En el Ministerio dichos elementos presentan la siguiente situación:



En diciembre de 2012, fueron aprobados y adoptados los documentos de Diagnóstico y Contexto Estratégico, la Misión y Visión institucionales y el Mapa de Procesos, documentos que están disponibles en la página Web:http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/Misi%c3%b3n,Visi%c3%b3nyPrincipios.aspx

Se formalizó mediante acto administrativo la definición de la Misión, Visión y Política del Sistema Integrado de Gestión Institucional publicado en la página web del Ministerio: http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/Certificaci%C3%B3ndeCalidad.aspx

Para dar cumplimiento al Decreto 2482 de 2012 en lo relacionado con las instancias responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementación del nuevo modelo de Planeación y Gestión, el Ministerio adelanta un análisis de funciones y conformación de los distintos Comités Sectoriales e Institucionales con el fin de considerar la posibilidad de agrupar y/o sustituir algunos de ellos mediante un único acto administrativo.

En atención a las directrices del Decreto 2482, se hace necesario definir una metodología para aplicar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Ministerio y alinear los planes institucionales acorde con el Modelo. Con este propósito se revisó el contenido y el alcance del nuevo modelo y en reunión con el DAFP se precisaron algunos conceptos. A la fecha se cuenta con una metodología preliminar y se están efectuando ajustes al Plan Estratégico y Plan de Acción del Ministerio.

En el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados – Sinergia, el Ministerio tiene definido cinco

programas con un total de 55 indicadores. El seguimiento evidencia para el primer cuatrimestre de 2013, un cometido especial en cuanto al esfuerzo para actualizar la información cuantitativa, cualitativa y de fichas de indicadores. Además de la gestión de monitoreo y seguimiento a cargo de la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales con las dependencias responsables de los indicadores y con el Departamento Nacional de Planeación para que se haga la debida actualización y los ajustes pertinentes. Dicha Oficina informó que debido a las diversas dificultades presentadas en la medición de los indicadores y los reportes oportunos de avance de los mismos, se subirá en el Sistema como documento anexo una explicación sucinta en la que se detalle las razones que han obstaculizado estos reportes y las gestiones adelantadas por este Ministerio para subsanar dichas falencias identificadas. Lo anterior, obedece a una solicitud realizada por el DNP en este sentido.

El Ministerio de Salud en cumplimiento artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado con el Decreto 2641 de

2012, publicó en la página web el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, su diseño responde a la metodología señalada por el DAFP en la herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. A la fecha se encuentra publicado en la web del MSPS.

El Ministerio en observancia de las directrices legales cuenta además con los siguientes planes debidamente

formulados: Anual de Adquisiciones, Gobierno en Línea, Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Gestión Ambiental y de Racionalización de Trámites.

El Ministerio definió 36 Proyectos de Inversión, que se encuentran publicados en:

http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/Proyectos-de-Inversi%C3%B3n-del-Ministerio.aspx por valor de $3.497.832.217.390. Por solicitud del DNP los proyectos se actualizaron bajo el concepto Cadena de Valor.

Para soportar la operación de la entidad pública bajo un enfoque sistémico, las dependencias del Ministerio

adelantan el respectivo proceso de documentación de procesos, procedimientos, instructivos, guías, manuales y formatos en los procesos del SIGI. Se espera que para el mes de noviembre se cumpla la meta relacionada con la identificación, documentación y aprobación de procesos y procedimientos.

http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/Certificaci%C3%B3ndeCalidad.aspx



ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS La administración del riesgo en términos sencillos, se entiende como la aplicación de estrategias que posibiliten a la organización impedir o mitigar las consecuencias de eventos irregulares a los que se ve expuesta y que pueden llegar a afectar su accionar y el cumplimiento de objetivos. Manejo que hoy por hoy se hace más exigente si se tiene en cuenta las directrices del Estatuto Anticorrupción y los constantes lineamientos del Gobierno frente a este tema. En ese sentido, el Ministerio viene trabajando desde la vigencia anterior, en una metodología de administración de riesgos de gestión conformada por un procedimiento, una guía y una serie de formatos que han sido validados frente a la Guía del DAFP y las directrices de la metodología del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. De otra parte, se está elaborando la propuesta de metodología para documentar los mapas de riesgos de corrupción - incluyendo la política de riesgos-, de acuerdo con la cartilla "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" emitida por la Secretaría de Transparencia de la presidencia de la República. Para este efecto se diseñaron y ajustaron formatos para la documentación de mapas de riesgos de corrupción y de planes de manejo; se realizó una priorización de temas y procesos frente a la cuales se documentaron los mapas de riesgos de corrupción, así: Contratación, Asistencia Técnica, Recobros y/o reclamaciones, Trámite de Tarjeta profesional de Médico, Dictamen Técnico para plaguicidas químicos de uso agrícola, Administración de Bienes y Proceso ATC Atención al Ciudadano. A la fecha se está validando la suficiencia y pertinencia de las categorías de riesgos propuestas para temas y procesos de corrupción.

DIFICULTADES

AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control tiene como factores relevantes especialmente, las políticas y prácticas de talento humano,

las pautas dadas por la alta dirección y los valores éticos. Las primeras deberán estar enmarcadas en la normatividad vigente y atender a un proceso de planeación encaminado a satisfacer necesidades en los niveles de ingreso, permanencia y retiro de los servidores públicos. El estilo de la alta dirección debe traducirse en lineamientos y compromisos fundamentados en el marco legal de la función institucional y en la ética y moral que deben regir la función pública. Los valores éticos, constituyen las normas de conducta que determinan la línea de comportamiento apropiado en la naturaleza de las relaciones humanas y en la toma de decisiones. Los tres, son elementos esenciales del ambiente de control por cuanto favorecen el desarrollo del autocontrol y el control en las acciones que realiza la entidad. Por eso es fundamental que estén bien definidos y que los documentos que los soportan respondan a la realidad organizacional, se adopten y se socialicen a todos los servidores públicos. Dado lo anterior es importante que se oficialicen, socialicen e interioricen los documentos Compromiso de la Alta Dirección y el Código de Ética y Valores del Ministerio, documentos que se encuentran en ajustes.

El Ministerio cumple con elementos y actividades relacionadas con los procesos de ingreso, permanencia y retiro de servidores públicos. No obstante, dentro de los soportes presentados por la Subdirección de Gestión de Talento Humano no se observa que los planes de Formación y Capacitación, Inducción, Reinducción, Desarrollo Familiar, Salud Ocupacional y Plan de Incentivos, estén estructurados en forma de planes y programas, esto es, que cada uno responda a los aspectos básicos de un plan de trabajo, como los especificados en las fases de la formulación del Plan Institucional de Capacitación.



El Sistema de Evaluación del Desempeño es una responsabilidad de todos los niveles de la organización, iniciando por la alta dirección de la entidad. Se entiende que los responsables materiales de realizar la evaluación son los jefes y los servidores públicos inscritos en carrera y los de libre nombramiento y remoción. Son ellos quienes deben estar atentos a la suscripción de compromisos y a su respectiva y oportuna evaluación. La Subdirección de Gestión de Talento Humano por su parte, debe liderar el desarrollo del sistema y el proceso de recepción, consolidación, verificación y seguimiento del desempeño del recurso humano, propio de un órgano asesor de la alta dirección en materia de recurso humano. El resultado de la gestión de recepción, consolidación y verificación es la información cuantitativa (estadísticas) que permite medir en un primer momento, el grado de oportunidad y cumplimiento que tuvieron los jefes y servidores públicos en la suscripción y/o evaluación y remisión de formatos. El resultado de la evaluación que debe hacer la Subdirección de Gestión de Talento Humano al Sistema de Evaluación del Desempeño, es el valor agregado que hace esa Subdirección y que se enmarca en el análisis cualitativo de la información, que se constituye en un insumo más para la toma de decisiones, ello atendiendo a dos de las funciones de la Subdirección de Gestión de Talento Humano: 2. Apoyar a la Secretaria General en los elementos conceptuales y técnicos necesarios para la formulación de políticas, planes, programas y estrategias de gestión y proyección del talento humano del Ministerio y, 3. Proponer, ejecutar y evaluar los planes y procesos de gestión, capacitación, desarrollo, carrera administrativa, bienestar y estímulos de las personas al servicio del Ministerio. Caso similar ocurre con los Acuerdos de Gestión, la responsabilidad primaria la tienen los gerentes públicos, pero la Subdirección de Gestión de Talento Humano debe cumplir un papel integral: adopción e implementación del sistema, socialización, recepción, consolidación, verificación y seguimiento a la oportunidad en la suscripción de acuerdos y en la evaluación de los mismos. Las estadísticas y cuadros consolidados no solo deben responder a cuantificaciones generales sino a análisis cualitativos, que de igual manera, sirvan de insumos para toma de decisiones. En razón a que la Subdirección de Gestión de Talento Humano debe hacer seguimiento y evaluación a la Evaluación del Desempeño y a los Acuerdos de Gestión, se sugiere que la evaluación obedezca a análisis generales sobre el desarrollo de estos dos sistemas y que le indiquen a la organización líneas de acción para mejorar la gestión del recurso humano.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

El direccionamiento estratégico, constituido entre otros, por los planes y programas, la estructura organizacional y un enfoque del trabajo basado en procesos, constituyen los elementos que diseña la organización para cumplir con su función constitucional, misión, objetivos institucionales y sectoriales y, con las políticas de gobierno formuladas especialmente en el Plan Nacional de Desarrollo. Por tanto, la forma en que se construyen implica una responsabilidad evidente, pues son la guía que conduce a la entidad en su operación y que determina su accionar que a su vez debe estar enmarcado en estándares de calidad, eficacia y eficiencia, acorde con las necesidades y expectativas de los usuarios. En este sentido, es fundamental que la organización cuente con un proceso de planeación íntegramente definido, socializado y entendido por todos los servidores públicos. Proceso que debe estar acompañado de políticas, directrices y metodologías claras, suficientes y funcionales que permitan realizar la función de planeación sectorial e institucional acorde con las exigencias de un sector de alta sensibilidad social como lo es el de Salud y Protección Social y que a su vez, favorezca el cumplimiento de metas y objetivos organizacionales y permita aumentar la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía.



Es importante que el Ministerio ejecute las siguientes actividades:

Oficializar la adopción de los objetivos estratégicos sectoriales e institucionales.

Actualizar y ajustar el Plan Estratégico Sectorial e Institucional, evidenciando la trazabilidad desde el Plan Nacional de Desarrollo, los objetivos sectoriales e institucionales y el nuevo Modelo de Planeación y Gestión ordenado por el Decreto 2482 de 2012.

Definir, de acuerdo con el Plan Estratégico Sectorial (cuatrienal), el plan sectorial anual en el que se evidencie las prioridades del sector para lo que resta de la vigencia 2013 y siguiendo el modelo y metodología adoptado por el Decreto 2482.

Caracterizar a los usuarios del Ministerio siguiendo las directrices de la Estrategia Gobierno en Línea.

Definir el portafolio de servicios al ciudadano de la entidad.

Identificar los productos y servicios generados en los procesos con características y acciones para productos no conformes.

Definir, adoptar e implementar entre otras, las políticas de: Seguridad de la Información, Comunicación Institucional y de Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción en los Procesos, política editorial y de actualización del portal Web.

Realizar los ajustes pertinentes a los indicadores de los cinco programas a los que el Ministerio de Salud debe reportar al Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados – SINERGIA, no sólo en atención a las exigencias normativas sino para que el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados cumpla con su propósito: Apoyar al Gobierno para que periódicamente haga seguimiento oportuno y real a su desempeño, analice resultados, compare situaciones, estudie tendencias, monitoree cambios e implemente estrategias para alcanzar los objetivos definidos en las políticas públicas. Sin olvidar, que el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados es un mecanismo de rendición de cuentas y participación ciudadana, que necesariamente exige el cumplimiento de condiciones de oportunidad, calidad, validez, confiabilidad y rigurosidad técnica, características que deben permitirle al ciudadano conocer sin mayor esfuerzo, pero sin subestimarlo, los resultados de la gerencia pública de un Ministerio y de un sector de tanta sensibilidad social como lo es el de Salud y Protección Social.

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS El objetivo general de la administración del riesgo es evitar que en la entidad se presenten situaciones que puedan afectar su adecuado funcionamiento. Situaciones relacionadas por ejemplo, con actos de corrupción, ineficiencia, improvisación, gastos significativos e innecesarios y pérdida de recursos, entre otros. En consecuencia, es imprescindible contar con una adecuada administración de riesgos que permita asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales. El Ministerio, viene cumpliendo actividades tendientes a estandarizar el tema con la definición de una metodología tanto para los riesgos de gestión como de corrupción, pero aún está pendiente su ajuste, aprobación, socialización e implementación y con ello la definición de la Política de Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción en los Procesos y la documentación del Mapa de Riesgos Institucional y por proceso. Dichos modelos están encaminados a dar parámetros sobre su identificación, análisis, valoración, plan de manejo, evaluación y seguimiento, parámetros que deben garantizar acciones cuyos resultados sean realmente efectivos para administrar el riesgo, efectividad que depende de los controles y/o actividades de control que se definan para minimizar los riesgos, controles necesarios y apropiados para prestar servicios con calidad y oportunidad.

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml



SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

AVANCES

ACTIVIDADES DE CONTROL - INFORMACIÓN - COMUNICACIÓN PÚBLICA Los elementos del subsistema de control de gestión presentan los siguientes avances: Líneas definidas para el Plan de Gestión Ambiental:

Diseñar e implementar estrategias de socialización y campañas de sensibilización para reducción de uso de papel: Se avanza en la construcción de la línea de base sobre consumo de papel en el Ministerio. Se realizó análisis sobre determinantes del consumo de papel en el Ministerio. Se concreta la estrategia de sensibilización con el Grupo de Comunicaciones y la Subdirección de Gestión de Operaciones.

Sensibilizar a los servidores públicos en el uso eficiente del agua y energía eléctrica: Se han realizado campañas de sensibilización a los servidores públicos mediante correos masivos sobre el uso eficiente de los servicios públicos.

Implementar acciones que permitan disminuir el consumo de energía eléctrica y agua: Se efectuaron revisiones periódicas de instalaciones hidráulicas y reparación de fugas para evitar el desperdicio

de agua. Se efectuó la nueva programación en las paradas de los ascensores disminuyendo el número de paradas por

máquina de 18 a 6, lo cual genera ahorro en el consumo eléctrico al bajar los picos de arranque por equipo. Se efectuaron revisiones diarias en las horas de la noche a todas las oficinas del Edificio procediendo al

apagado de la iluminación cuando salen los funcionarios y contratistas.

Elaborar e implementar planes de mantenimiento preventivo para infraestructura (edificios, espacios de trabajo, redes internas, hardware y software, vehículos y comunicaciones) Para la Infraestructura Informática: Se han realizado acciones preventivas y correctivas con un total de 1.939

soportes y mantenimientos. Para la Plataforma de Telecomunicaciones: Se han realizado 50 mantenimientos preventivos y 439

mantenimientos correctivos. Se efectuaron las operaciones de mantenimiento preventivo a todos los vehículos que conforman el parque

automotor de la entidad y realizaron las acciones correctivas requeridas para un total de 91 órdenes de servicio ejecutadas.

Se realizaron 938 servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones locativas (Eléctricas, Hidráulicas, Oficina Abierta, Cerrajería y otros)

Incorporar los elementos de responsabilidad ambiental dentro de los estudios previos para la contratación de productos que generen residuos peligrosos. A partir del mes de junio se incorporará en las minutas contractuales una cláusula de responsabilidad ambiental.

Implementar acciones para gestionar la disposición final residuos sólidos producidos por el Ministerio y de medicamentos, biológicos, termógrafos, insumos y/o empaques de interés en salud pública. Se perfeccionó el contrato No. 321 de 2013, cuyo objeto es la permuta, recolección, distribución y manejo de

los residuos sólidos reciclables generados por el Ministerio de Salud y protección social. Se han entregado 5.800 Kg de diferentes materiales y recibido a cambio 88 memorias USB de 2 Gb tipo

manilla, que serán distribuidas a los funcionarios de la entidad en el marco de una campaña de sensibilización en este tema.

Se va a realizar proceso de Desnaturalización de medicamentos e insumos biológicos, a partir de Septiembre a Diciembre “Realizar la disposición final de medicamentos, biológicos, termógrafos, insumos y empaques de interés en salud pública de conformidad con la normatividad sanitaria y ambiental vigente”.

Líneas definidas para el Plan de Eficiencia Administrativa:

Determinar el inventario documental en las dependencias en el marco del SIGI.



Documentación de procesos:

Se tiene inventario documental a través del cual se han identificado: 85 procedimientos, 64 corresponden a los procesos de apoyo y evaluación y 21 a los estratégicos y misionales,

de los cuales se avanza en la documentación de 57. cinco manuales, iniciando proceso de documentación para cuatro de ellos. cinco guías, sobre las cuales se realiza documentación. La versión preliminar del procedimiento Control de Registros se encuentra revisada dentro del alcance del

Grupo de Administración Documental (Documentos físicos y digitalizados). Se definió y aprobó la propuesta del Manual del Sistema Integrado de Gestión.

El inventario de procesos indica que se han identificado 35, 17 corresponden a los de apoyo y evaluación y 18 son estratégicos y misionales. Para 26 de ellos se ha iniciado documentación y siete de ellos ya fueron aprobados y publicados.

Implementar una herramienta para la gerencia estratégica del Ministerio y la administración documental del SIGI. Se firmó el acta de cesión de las licencias del aplicativo Suite Visión Empresarial al Ministerio de Salud y Protección Social. Se realizó por parte de la firma Pensemos la instalación del aplicativo Suite Visión Empresarial en los servidores del Ministerio en tres ambientes, ambiente de consulta para la información de la CRES, ambiente de producción para cargar la información del Ministerio y ambiente de prueba para realizar las capacitaciones de los usuarios.

Se están actualizando y documentando los procedimientos para trámites y servicios del Ministerio. A la fecha se han identificado 13 trámites y servicios y se inició documentación para 6. Una vez se cumpla con esta labor se identificarán aquellos que se van a intervenir y se definirá el cronograma a seguir.

Para dar cumplimiento a la Ley 962 de 2005, en lo relacionado con publicar los trámites, servicios y formularios oficiales a través de medios tecnológicos o electrónicos, el Ministerio revisó la normatividad relacionada con los 9 trámites y actualizó sus diseños y formularios. Se dio inicio al proceso de capacitación y posterior migración de los trámites del aplicativo SUIT versión 2.0 a la versión SUIT 3.0: Tarjeta Profesional de Médico; Permisos transitorios para profesionales de la salud extranjeros o nacionales que ingresen al país.; Constancia de necesidades de recurso humano para presentar ante el Ministerio de Relaciones Exteriores; Licencia para la Prestación de servicios a Terceros en Protección Radiológica, Seguridad Radiológica y Estudios de Control de Calidad; Permiso para Experimentación de Plaguicidas; Afiliación en forma colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral a trabajadores independientes miembros de agremiaciones, asociaciones y comunidades religiosas.

Se definió la publicación de las normas en el link normatividad de la página web del Ministerio, y se estableció el formato a través del cual las diferentes dependencias del Ministerio deben reportar las normas inherentes a su actividad asociándolas al proceso respectivo. Se tiene propuesta de Guía de normograma y proceso asociado.

El Ministerio ha implementado el uso de herramientas tecnológicas para: Gestión Documental, Atención a peticiones, recursos humanos, recursos físicos, financieros, tecnológicos (software y hadware), contratación.

Se puso en marcha la intranet en plataforma SharePoint. A la fecha se encuentra en etapa de ajustes y registro de información.

Líneas definidas para el Plan de Gobierno en Línea: En el mes de diciembre de 2012 la Presidencia de la República determinó cambios y nuevos lineamientos al Portal Web del Ministerio de Salud y Protección Social, su actualización se definió en el mes de marzo de acuerdo con los lineamientos de Presidencia y el Manual 3.1 de GEL pasando de una plataforma portal web versión 2010 a 2013. Los niveles de la estrategia presentan la siguiente situación de acuerdo con las actividades de GEL inscritas en el Plan SIGI:



Información en Línea.

Definir e implementar la política editorial y de actualización del portal web. De acuerdo con información recibida del Grupo de Comunicaciones y Oficina TIC, en la Política de Comunicaciones se incluye el tema relacionado con la política editorial y actualización del portal Web. Durante el periodo evaluado se identificaron y definieron las prioridades de mejoramiento de la página web, se diseñaron plantillas para diferentes tipos de página web con el objetivo de dar uniformidad a todas las secciones de la página. Así mismo se rediseñó del portal de niños y se actualizaron los contenidos de este portal. De otra parte se desarrollaron campañas a través de la página web, dirigidas a jóvenes, incorporando al sitio, los desarrollos pedagógicos sobre hábitos saludables que se venían adelantando desde 2012 con la Subdirección de Enfermedades No transmisibles y finalmente se implementó la estrategia de articulación del portal web con redes sociales y estrategias de divulgación que realiza el Ministerio de Salud y Protección Social, entre ellas "Hacia un nuevo modelo de Salud".

Publicar información mínima en el portal Web en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea. De un total de 45 criterios el Ministerio cumple con 42, están pendiente tres: enlace para las políticas de seguridad de la información y protección de datos personales de la entidad; publicar el informe de empalme del representante legal, cuando haya un cambio del mismo y publicar la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental. Dentro de los criterios cumplidos están los relacionados con publicación sobre proyectos de inversión y contratos. El listado de proyectos del año 2013, se encuentran en: http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/Proyectos-de-Inversi%C3%B3n-del-Ministerio.aspx.

En cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia y de acuerdo a lo establecido por la Resolución No. 571 de 2013, el Grupo de Gestión Contractual publicó los documentos de ley relativos a los procesos de selección mediante convocatoria pública y los contratos que de ellos se derivaron, igualmente los documentos de ley y los contratos celebrados mediante Contratación Directa en la página web del SECOP (enlace www.contratos.gov.co) en cumplimiento a lo ordenado por la Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes. Adicionalmente los Grupos de Secretaría General en procura de agilizar y acceder a información contractual del Ministerio, en el enlace http://minps21:82/Contratos/default.aspx, pone a disposición de funcionarios y contratistas documentación relacionada con los contratos suscritos desde la vigencia 2009

Publicar datos abiertos. El Ministerio adelanta la identificación y priorización de la información que será dispuesta a terceros para el efecto hubo revisión y consenso con MINTIC sobre las iniciativas de información priorizadas para datos abiertos: autocuidado y estadísticas de salud.

Interacción en Línea.

Implementar los medios tecnológicos o electrónicos (ley 962 de 2005 y Código Contencioso Administrativo 2011) para la atención de peticiones, quejas, reclamaciones o recursos y denuncias. A través de la web el ciudadano radica las peticiones en el link "Contáctenos".

Optimizar los mecanismos de interacción con el ciudadano.

Transacción en Línea. Este nivel de Gobierno en línea busca que las entidades dispongan trámites y servicios a través de diversos canales electrónicos. Para dar cumplimiento a esta directriz el Plan de Gel junto con el Plan de Eficiencia Administrativo, contempla actividades tendientes a actualizar y documentar los procedimientos para trámites y servicios del Ministerio, identificando aquellos que se pueden intervenir para optimizarlos a través de la racionalización. A la fecha el Ministerio tiene publicado en el SUIT y en su página web los nueve trámites identificados.



De otra parte, para que la ciudadanía disponga de información actualizada sobre sus derechos e indicaciones para que puedan ejercerlos, así como información clara sobre procedimientos, trámites y servicios, horarios y puntos de atención, en la web se ha dispuesto de una pestaña denominada “servicio al ciudadano” que se está alimentando con esta y otra información que el Ministerio ha determinado necesaria para los ciudadanos. Igualmente, el Grupo de Atención al Usuario vine trabajando con la Dirección de la Operación del Aseguramiento en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones, en la actualización de la cartilla virtual de los deberes y derechos de los ciudadanos en el SGSSS y la Carta de Trato Digno al Ciudadano, está en proceso de consolidación de contenido, aprobación y posterior publicación, en cumplimiento con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo. Transformación en Línea. Este nivel está orientado a optimizar los procesos y procedimientos dentro de las entidades a través de la racionalización y automatización de los mismos y el intercambio de información y cadenas de trámites con otras entidades. Sobre el tema de procesos y procedimientos, el alcance de los avances fueron los descritos en las líneas de Plan de Eficiencia Administrativa, que básicamente consisten en el levantamiento de la documentación de los mismos, en razón a que el Ministerio, a partir de su creación en 2011, entró a actualizar, ajustar y/o diseñar los procesos y procedimientos dadas las nuevas funciones otorgadas. De esta línea también forman las actividades relacionadas con el diseño de una herramienta para medir el avance documental del SIGI; para la gerencia estratégica del Ministerio y la administración documental del SIGI y el desarrollo de herramientas tecnológicas para el Sistema de Gestión Documental y de recursos Humanos así como la entrada en funcionamiento de la Intranet, tal y como se describió en la página 10 del presente informe. Democracia en Línea. Específicamente hace relación a los medios, mecanismos y actividades que desarrolla la entidad para involucrar a los ciudadanos en el proceso de toma de decisiones, en otras palabras: participación ciudadana. De acuerdo con el Plan se han definido tres actividades prioritarias: definir e implementar la Política de Comunicaciones; elaborar y divulgar informes de resultados y, efectuar audiencia de rendición de cuentas. En cuanto a la Política de Comunicaciones, está pendiente su aprobación por parte de la Alta Dirección. Con relación a los informes, la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales solicitó el listado de los que se emiten en cada una de las dependencias del Ministerio con el fin de consolidar la información, verificar los temas, periodicidad, destinatario interno y/o externo y, los exigibles de divulgar a través de la web. La audiencia de rendición de cuentas para balance de la vigencia 2012 se realizó en enero de 2013. En el sitio del MSPS están publicados los principales resultados de gestión presentados durante la Audiencia. Requisitos trasversales. Se programaron: Adopción mediante acto administrativo de la conformación de los distintos Comités Sectoriales e Institucionales, incluido el Comité de Gobierno en Línea, acto sobre el cual ya se tiene un proyecto que está siendo validado por el Ministerio. Definir e implementar la Política de Seguridad de la Información. Mediante la Resolución 509 de 2013, el Ministerio crea el Comité de Seguridad de la Información y reglamenta su funcionamiento como órgano operativo y de apoyo para coordinar la formulación y la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información en el marco de la Estrategia de GEL y Antitrámites tanto a nivel institucional como sectorial. Igualmente se cuenta con una propuesta de política general de seguridad cuya aprobación está pendiente por parte del Comité.



Otros temas trasversales son los relacionados con la implementación del normograma institucional y su publicación, para lo cual a la fecha se definió un link en la web. Además de las líneas y actividades que contemplan los Planes de Gestión Ambiental, Eficiencia Administrativa y Gobierno en Línea, descritos que contienen elementos de actividades de control, información y comunicación, componentes del Subsistema de Control de Gestión, el Ministerio durante el período de análisis avanza en otros frentes así:

Gestión de PQR, derechos de petición, sugerencias, y recomendaciones. Se realizó evaluación al formulario dispuesto en la página Web para la recepción de PQRSD, con el fin de medir el avance en el proceso de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, con base en ello se adelantan ajustes.

Mecanismos para la obtención de información para la gestión: El Ministerio cuenta con convenios interadministrativos de intercambio de información y está en operación permanente los sistemas que conforman el SISPRO.

Tablas de Retención Documental. En el mes de mayo se revisaron y actualizaron las TRD y se puso en marcha prueba piloto para el Grupo de Atención al Ciudadano y se programan para OTIC y OCI.

Organizar fondos documentales acumulados del MSPS. Se avanzó en la elaboración de los estudios previos para surtir proceso de contratación.

Programa de Gestión Documental: Se diseñó un Programa de Gestión Documental que se encuentra en etapa de ajustes y actualización. Así mismo, se inició la segunda fase del aplicativo ORFEO

Sistematización de recursos físicos, tecnológicos, financieros, contratación: Recursos físicos Sigue en implementación el Sistema denominado ACT&BO (manejo de los inventarios de activos en servicio y bienes en bodega del MSPS). Se continúan haciendo trámites para la adquisición del Software para el manejo de bienes y levantamiento de inventarios del Ministerio de Salud y Protección Social. Se encuentra en revisión por parte de Secretaria General el proyecto de Manual de Manejo de Bienes.

Recursos Hadware. Mediante el Software Aranda se tiene el control y el inventario de los equipos de cómputo existentes en el Ministerio.

Recursos Software y Sistemas de Información. Con el acta de distribución de software firmada entre el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio de Trabajo en la cual se hace la asignación de las licencias y productos de software se inició el trámite ante el Ministerio de Trabajo para su legalización. Adicional a esto, se ha realizado el 100% del diagnóstico de información que tiene el Ministerio de Salud y Protección Social, realizando actividades tales como: el levantamiento de inventarios de software, para obtener como resultado: Cuáles aplicativos se encuentran en funcionamiento? Cuáles se encuentran activos? Cuáles se encuentran inactivos? Se precisa cuáles son aplicativos u observatorios o que información se encuentra en herramientas como Excel? Qué aplicativos cuentan con la documentación técnica completa?

Recursos financieros. Se aplica el SIIF registrando la información según lo dispuesto en el manual. Se usan los módulos de presupuesto, contabilidad y tesorería. Las operaciones se hicieron en tiempo real y su aplicación se hizo con base en el decreto 2789 de 2004. La Subdirección Financiera igualmente ha establecido una serie de controles para: Control presupuestal general y por dependencias, ejecución de las reservas presupuestales, de transferencias, seguimiento de la ejecución presupuestal frente al plan de compras, Programación de Pagos para definición del PAC de la Secretaría General y estableció protocolo un como herramienta para la elaboración del anteproyecto por objetivos. Igualmente en conjunto con la OTIC, se evalúan posibles soluciones para optimizar el programa de tesorería para lo cual se avanza en el diseño de un aplicativo en acces.



DIFICULTADES

ACTIVIDADES DE CONTROL - INFORMACIÓN - COMUNICACIÓN Los componentes del Subsistema de Control de Gestión, están dispuestos para permitir que la entidad, a través de la adopción de elementos o patrones, alineé su operación hacia los objetivos institucionales, definiendo, diseñando y correlacionando actividades de control, tomando como base las políticas y lineamientos concretados en el nivel estratégico. Esto es, estandarizar la forma en que se cumplirán las actividades (procedimientos, controles, mapas de riesgos), los flujos de información y de comunicación de los que se dispondrá (fuentes, sistemas de información, administración de la información y medios de comunicación) y, los mecanismos de seguimiento, análisis de resultados y corrección del desempeño o acciones de mejora (indicadores). En cada componente descrito, el Ministerio ha avanzado, no obstante, existen líneas de acción sobre las cuales se hace necesario que los responsables gestionen algunos temas puntuales como:

Documentación de procesos, procedimientos, manuales y guías. Los inventarios evidencian una baja gestión en su elaboración.

CONCEPTO TOTALAPOYO Y

EVALUACIÓN

ESTRATEGICOS Y

MISIONALESAPROBADOS

INICIARON

LEVANTAMIENTO DE

DOCUMENTACIÓN

PROCESOS 35 17 18 7 26

PROCEDIMIENTOS 85 64 21 1 57

MANUALES 5 4 1 0 4

GUIAS 5 1 4 1 4

Aprobación, adopción y socialización de las Políticas de Comunicaciones y Seguridad en la Información.

Elaboración de la Política de Administración de Riesgos e implementación de la metodología para el levantamiento de los mapas de riesgos respectivos.

Mejoramiento de la intranet, de tal manera que su arquitectura y contenidos respondan a las necesidades de información de los servidores públicos del Ministerio, a través de una consulta de fácil acceso, funcional, segura, oportuna y confiable, con datos e información de alta calidad.

Diseño del Manual de Procedimientos que compile las políticas de operación trasversales y por procesos. Políticas que definan las limitaciones y obligaciones sobre la forma de llevar a cabo las actividades requeridas para dar cumplimiento a los objetivos institucionales y los definidos para cada proceso, y determinen los criterios de actuación que deben tenerse en cuenta para tomar decisiones cuando se presenten condiciones inesperadas en la operación de la entidad.

Definir, aprobar y socializar metodologías sobre: Administración de Riesgos, formulación y seguimiento de indicadores, control del producto y/o servicio no conforme, revisión por la dirección, control de registros, de acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Realizar los desarrollos necesarios y suficientes para que a través de ORFEO se pueda efectuar el seguimiento puntual a cada una de las peticiones que allegan los ciudadanos al Ministerio.

Definir e implementar protocolos de atención al ciudadano.

Dar cumplimiento a los lineamientos exigidos sobre rendición de cuentas. A la fecha no se ha publicado informe sobre la sesión realizada en enero sobre la vigencia 2012.

Aplicar la nueva filosofía de rendición de cuentas, como un proceso permanente y una relación de doble vía entre el gobierno, los ciudadanos y los actores interesados en los resultados de la gestión pública, cuyos principios básicos son: proceso permanente, abierto, transparente y de amplia difusión.



SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

AVANCES

AUTOEVALUACIÓN Este componente exige que la entidad diseñe e implemente mecanismos, sistemas, métodos o procedimientos que le permitan efectuar monitoreo permanente sobre su gestión, medir la efectividad de los controles dispuestos en los procesos y procedimientos y evaluar los resultados de gestión obtenidos. Como producto de esta tarea la organización debe generar: informes de autoanálisis y evidencia de acciones de mejoramiento. En este aspecto el Ministerio desarrolla actividades tendientes a hacer seguimiento y evaluación a: indicadores Sinergia, Plan de Acción, ejecución presupuestal, ejecución de reservas presupuestales, transferencias, plan de compras, peticiones, quejas y reclamos, proyectos de inversión, contratos, evaluación del desempeño, acuerdos de gestión, política de talento humano, plan de implementación del SIGI, evaluación de la satisfacción de usuario interno y externo, entre otros. Sobre este último aspecto es importante que se tomen las medidas pertinentes para definir los lineamientos sobre los cuales se debe medir el nivel de satisfacción de los usuarios, en el sentido de determinar entre otros aspectos, la periodicidad con la que se va a consolidar la información que se recibe de los usuarios a través de la web; definir otro tipo de encuestas que permitan medir la satisfacción en otros temas diferentes a trámites; subsanar los inconvenientes técnicos que se presentan con el mecanismo de infoturnos; definir mecanismos para medir la satisfacción del usuario interno diferente a servicios de logística; definir mecanismos recibir sugerencias por parte de los servidores públicos. Así mimo, en el Ministerio se da aplicación al Artículo 4º del Decreto 1826 de 1994, que obliga a constituir comités de coordinación de control interno, en el Ministerio reciben el nombre de Subcomités Integrados de Gestión Institucional que se constituyen en la instancia en la que las dependencias deben hacer seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos con el fin de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la dependencia. De otra parte, en el plan que diseñó la organización para asegurarse de la implementación y operación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se contemplaron actividades relacionadas con la puesta en marcha de metodologías y/o aplicativos que buscan optimizar los procesos de autoevaluación tales como: formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora; administración de riesgos, Estilo de Dirección, nuevo modelo de planeación y gestión, herramienta para la gerencia estratégica del Ministerio y la administración documental del SIGI, metodología para el Control de Registros, para la formulación y seguimiento de los indicadores en los procesos y el SIGI, para el control del producto y/o servicio no conforme, para Auditorías al SIGI y de Gestión y resultados, para la revisión por la dirección, entre otros.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE La Oficina de Control Interno, como instancia líder de la evaluación independiente, ha cumplido con las siguientes actividades circunscritas a cada uno de sus roles:

De acuerdo con el Plan de Acción y Plan Operativo de la OCI, se cumplió con la entrega de los informes legales programados para el primer cuatrimestre de 2012 entre los cuales figuran: pormenorizado de control interno del tercer cuatrimestre de 2012, rendición de gestión contractual, sistema de control interno contable, rendición de la cuenta fiscal, evaluación de la gestión, indicadores Sinergia, seguimiento a PQRS, Austeridad, Acuerdos de Gestión, Plan de Mejoramiento de la CGR y seguimiento a arqueos de caja menor.



Se concluyeron dos procesos auditores: Programa de reorganización, rediseño y modernización de redes de prestación de servicios en salud, Programa de Salud Mental. Se presentó al Comité Coordinador del SIGI, el Programa Anual de Auditorías de Gestión y Resultados para la vigencia 2013, el cual fue aprobado para iniciar los procesos partir de julio. La Alta Dirección además, requirió dos procesos más: Giro Directo y Transferencias.

Se remitió al Grupo de Desarrollo Organizacional el procedimiento, Manual y formatos de Auditorías para recibir comentarios y ajustes.

Se hace seguimiento y acompañamiento a los requerimientos generales efectuados por la Contraloría General de la República, que a mayo contabilizaban 32, así como a los generados por la comisión de la CGR instalada desde el mes de enero con el fin de cumplir auditoría a la vigencia 2012 en total se atendieron 49 solicitudes de información. De otra parte, se hace seguimiento a los controles de advertencia generados también por el ente de control que suman 29.

PLANES DE MEJORAMIENTO En enero la Oficina de Control Interno cumplió con la evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional que da respuesta a las observaciones establecidas por la Contraloría General de la República como resultado de los procesos auditores que esa entidad cumple en el MSPS. La vigencia 2012 cerró con un indicador positivo, de 412 hallazgos, se han cumplido 344. El siguiente fue el comportamiento general:

0

50

100

150

200

250

300

350

CUMPLIDOSEN EJECUCION

VENCIDOS

TRASLADADOS

344

2932

7

83%

7%8%

2%

DIFICULTADES

AUTOEVALUACIÓN - EVALUACIÓN INDEPENDIENTE - PLANES DE MEJORAMIENTO La importancia del subsistema de control de evaluación debe ser entendida como un proceso de aprendizaje organizacional cuyo éxito depende de la funcionalidad de los mecanismos con que cuenta la entidad para ejercer el control y autocontrol y las acciones que emprenda como consecuencia del análisis de resultados de dichos ejercicios, acciones que deben ser oportunas y efectivas. No obstante, en el Ministerio no se evidencia que de las actividades adelantadas para el autoanálisis se consoliden informes cualitativos acompañados de datos cuantitativos, que permitan la toma de decisiones. Tampoco se evidencia planes de mejoramiento producto de este autoanálisis y de las sugerencias y recomendaciones que la Oficina de Control Interno efectúa a través de sus informes de seguimiento y evaluación y de su rol de asesoría y acompañamiento.



Los Subcomités del Sistema Integrado de Gestión Institucional son percibidos como una carga adicional de la gestión de las dependencias y no como un mecanismo funcional de seguimiento y evaluación de metas, objetivos y resultados.

RECOMENDACIONES El Plan que diseñó el Ministerio para terminar de implementar el Sistema Integrado de Gestión Institucional, presenta a mayo de 2013 el siguiente avance de acuerdo con las tres fases definidas:

Planificación

Implementación y desarrollo Seguimiento y Mejora

44,62%

33,39%10,40%

55,38% 66,61% 89,60%

AVANCE PARCIAL PENDIENTE

De acuerdo con el cronograma, la mayoría de las actividades están programadas para el segundo semestre de 2013, no obstante es importante que los responsables de los temas asuman el liderazgo correspondiente para que el Ministerio pueda contar con productos que deben dar línea en aspectos tan fundamentales como: La conformación y funcionamiento de los distintos Comités Sectoriales e Institucionales, el documento de compromiso de la Alta Dirección y las políticas de seguridad de la información, comunicación institucional, la política editorial y de actualización del portal Web y la política de Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción en los Procesos, la definición de los objetivos estratégicos institucionales y sectoriales, la actualización del Plan Estratégico Sectorial e Institucional, la adopción del Código de Ética y Valores del MSPS. Documentos estos que constituyen una base fundamental para avanzar en otras actividades tales como la implementación de metodologías y herramientas que deben contribuir a la operación y funcionalidad del SIGI en el Ministerio de Salud. Así mismo, se hace necesario una mayor participación por parte de las dependencias para documentar los procesos, procedimientos, manuales y guías, toda vez que en el seguimiento se evidencia una baja gestión en su elaboración. Se recomienda que en la documentación de procesos y procedimientos se identifiquen y documenten los controles que se van a aplicar en las actividades críticas de los procesos. Este ejercicio integral de planeación permitirá a su vez, un mejor resultado al momento de valorar los riesgos, minimizando la necesidad de una planeación retrospectiva (corregir deficiencias) y maximizando la progresiva. En general, se hace un llamado para que desde la cultura del control y el autocontrol se atiendan las dificultades descritas para cada subsistema y se implementen las actividades necesarias para que se logren los objetivos, responsabilidad que no solo es de la alta dirección sino de todos y cada uno de los servidores públicos, por lo que se hace necesario que todos conozcamos la importancia de la implementación y operatividad del SIGI y de su aporte para que la organización logro sus objetivos y cumpla con sus funciones constitucionales y legales. ESTHER MADERO MARTINEZ Jefe Oficina de Control Interno (e) Elaboró RRCC

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