INFORME PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS IDEP Corte 30 de Septiembre de 2015

RESULTADOS Y ANÁLISIS GENERAL

Presentamos a continuación el reporte general del estado de acciones de Mejora por procesos del IDEP

El IDEP tiene al corte 219 acciones en su base de datos de mejora, un cierre aporximado del 60% (Acciones cerradas más acciones con cierre condicional), un 25% en desarrollo y un 16% en estado vencido.

Para este corte fueron incorporadas acciones de ejercicios de auditoría 2015 de Gestión tecnológica, Gestión de Talento Humano y Gestión de Recursos Físicos. La herramienta ya ha sido agregada como mecanismo sistemático de autoseguimiento por procesos, tanto de líderes como de equipos de trabajo, esto se ve reflejado en el índice de registros de autocontrol por proceso: 84%.

Por ser un esquema depurado y actualizado, se presenta una comparación relativa y no absoluta, el análisis de tendencias se realizará desde el proximo periodo.

NOTICIAS El equipo de la Oficina de Control Interno realizó un ajuste y actualización de la Herramienta Base de Datos de Mejora, donde se depuraron aquellas acciones que de vigencias anteriores a 2013 y que fueron cerradas en 2014 o 2015; continúan en la base aquellas que siguen abiertas de estas vigencias. De esta depuración el total de acciones a la fecha del informe es de 219, una reducción de 117 frente a junio de 2015 (336) equivalente al 35%. La herramienta presenta un reporte más claro frente a estados y facilita diligenciamiento por parte de líder del proceso y su seguimiento y apoyo metodológico por parte la Oficina de Planeación así como el cierre y recopilación de estadísticas fuente de los reportes de cierre.

Nueva Imagen reporte consolidado de acciones de mejora

Fuente: Base de datos Mejora IDEP 30/09/2015

ANÁLISIS POR PROCESO

Antes de revisar los datos tenga en cuenta lo siguiente:

- Estos son datos indicativos, los seguimientos y observaciones específicas

por acción se encuentran en la base de datos.

- El enfoque del Plan de Mejoramiento es por procesos, no por

dependencias, por lo que es posible ver acciones compartidas de diferentes

dependencias en un mismo proceso y hasta que todos estos realicen su

“parte” en la acción es posible cerrarla.

- El cierre de cada acción se asigna así:

a) Qué el análisis de causas y acciones de mejora correspondan

metodológicamente al hallazgo

b) Que lo ejecutado responda a lo establecido en la acción.

CODIFI.

DIC-01

DIP-02

MIC-03

EST-04

DIS-05

ETT-06

GD-07

GC-08

GJ-09

AU-10

GRF-11

GT-12

GTH-13

GF-14

CID-15

ESE-16

10

-

- - - -

15

-

3

6

4

-

-

-

-

3

1

- - -

8 9

8 1 1

9 - 15

18 3 2

- - -

7 - -

4 2 2

9 2 18

1 - -

1 - -

4 - 2

-

29 - -

PROCESO TOTAL ACCIONES POR PROCESO

1 1 -

6

2

Divulgación y Comunicación 12

Dirección y Planeación 35

10 2 -

Mejoramiento Integral y Continuo 4

Estudios 6

Diseños 1

Estrategias 1

Gestión Documental 11

Gestión Contractual 30

Gestión Jurídica -

Atención al Usuario 7

Gestión de Recursos Físicos 27

Gestión Tecnológica 29

Gestión del Talento Humano 42

Gestión Financiera 14

Control Interno Disciplinario -

Evaluación y Seguimiento -

CERRADAS CERRADAS CONDICIONALES

ABIERTAS EN DESARROLLO

ABIERTAS VENCIDAS

Maloca Aula SIG –Espacio WEB del Sistema Integrado de Gestión

Recuerde consultar la base de datos de la mejora en el siguiente link: http://www.idep.edu.co/?q=content/plan-de-mejoramiento-por-procesos#overlay-context=

Fuente: Base de datos Mejora IDEP 30/09/2015

PROCESO OBSERVACIONES

Divulgación y Comunicación

Presenta un cierre del 100%, frente a 86% del periodo anterior, sigue siendo muy superior al promedio, gestionó la totalidad de sus acciones relacionadas con el cumplimiento de requisitos de Ley 1712 de 2014.

Dirección y Planeación

Su cierre se encuentra en el 83%, el 17% de acciones pendientes de cierre y vencidas corresponde a adecuaciones asociadas a la oportunidad, fortalecimiento y unificación del Plan Operativo Anual, que se pone en operación en el mes de Octubre de 2015.

Mejoramiento Integral y Continuo

Su depuración fue una de las mayores, se presentó una reducción de 40 acciones ya gestionadas de 2011 a 2013 y cerradas en 2014 y 2015, quedando en su base 4 acciones; 2 vencidas asociadas a capacitación y sensibilización sobre herramientas de autoevaluación de la gestión y mejoramiento. Su depuración fue lograda por la dinámica de Equipos Operativos SIG y mecanismos de seguimiento de productos del Sistema.

Estudios Presenta un cierre del 67%, y el restante 33% se encuentra en tiempo establecido de desarrollo. Junto con los otros procesos misionales presenta alta apropiación de seguimiento del ciclo de mejoramiento continuo.

Diseños Su acción se encuentra cerrada.

Estrategias Su acción se encuentra cerrada.

Gestión Documental Incrementó su cierre del 50% al 55%. Las acciones pendientes se encuentran asociadas a la puesta en producción del aplicativo de gestión documental y ajuste en las directrices para la gestión de correspondencia. Se recomienda una mesa de balance sobre requerimientos del proveedor de SIAFI que interviene en diferentes procesos.

Gestión Contractual

Presenta un cierre del 37%, las acciones restantes se encuentran en desarrollo y dentro del periodo establecido para tal y una (1) acción vencida relacionada con la “Estandarización en el proceso de gestión contractual del formato de constancia de cierre de contrato”, cuyo formato FT-GC-08-48, fue creado y aprobado el 11/09/2015, la Oficina de Control Interno realizará seguimiento de su implementación. Se ajustó el registro de acciones de acuerdo a la metodología establecida.

Gestión Jurídica Acción desarrollada al 100%, relacionada con el Normograma, se recomienda verifica la actualización de las matrices de los procesos.

Atención al Usuario Presenta un cierre del 100%, muy superior al promedio derivado de la definición de actividades y lineamientos del Distrito sobre Gobierno en línea y atención al ciudadano, Informe sobre encuestas de satisfacción y las acciones de mejora asociadas. Su Auditoría se encuentra en curso.

Gestión de Recursos Físicos

Presenta un cierre de 33% debido a la incorporación de acciones de ejercicio de auditoría 2015, el 56% se encuentra en desarrollo y sus acciones pendientes están relacionadas con Legalización de inventarios con entidades, pendiente lo correspondiente a la SED, realización trimestral de pruebas selectivas y aleatorias de inventario y ajuste de indicadores de Plan Operativo del Proceso.

Gestión Tecnológica

Presenta un cierre del 72% (21 de 29), se logró la depuración de 14 acciones. Las acciones pendientes y vencidas se encuentran relacionadas con evaluación a los indicadores formulados en el POA; actualización de hojas de vida de los computadores, la baja definitiva de equipos y de software y la actualización del Normograma teniendo en cuenta la regulación asociada al nivel constitucional y distrital, particularmente la Comisión Distrital de Sistemas y Alta Consejería Distrital de TIC.

Gestión del Talento Humano

El proceso presenta un cierre del 40%, el 36 % en desarrollo y el 24% equivalente a 10 acciones pendientes asociadas a la organización de expedientes de acuerdo a las Tablas de Retención Documental; Informe de evaluación de necesidades para la formulación de plan de Bienestar e Incentivos; la realización de actividades de Inducción y Reinducción Institucional; solicitud de inclusión en los compromisos laborales respecto al cumplimiento del plan de mejoramiento; evaluación a los indicadores formulados en el POA para capacitación y bienestar e incentivos. Se depuraron 28 acciones y fue incorporado el resultado de auditoría 2015.

Gestión Financiera

Presentó un cierre del 64% Registra 4 acciones vencidas donde relacionadas con la integrabilidad entre los dos sistemas de acuerdo a los requerimientos técnicos de las áreas de nómina y contabilidad y digitalización los documentos soportes de las operaciones financieras. Frente a estas la Oficina de Control Interno remitió alerta correctiva 6 el 07/10/2015. Se depuraron 17 acciones.

Control Interno Disciplinario

Auditoría en desarrollo

Evaluación y Seguimiento

Se plantea una sensibilización sobre herramientas de evaluación de procesos y mejoramiento.