informe integraciÓn de los planes institucionales y

INFORME INTEGRACIÓN DE LOS PLANES INSTITUCIONALES Y ESTRÁTEGICOS AL PLAN

DE ACCIÓN – DECRETO 612 DE 2018

ASESORA DE CONTROL

INTERNO

GLORIA MARÍA LÓPEZ

OCHOA

PERÍODO EVALUADO: SEGUNDO SEMESTRE DE 2019

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 31 DE 2019

En acatamiento de lo establecido en el Decreto 612 de 2018 “Por medio de la cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégico al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado” expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Asesora de Control Interno, presenta el informe del estado de avance los planes en el segundo semestre de 2019. El informe plasma los avances del Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR, el Plan Anual de Adquisiciones, Plan Anual de Vacantes, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan Institucional de Capacitación, Plan de Incentivos Institucionales, Plan de Trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETI, Plan para el Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la información y el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información. Para la construcción del informe, se entrevistó a cada uno de los líderes que ejecutan dichos planes, con el propósito de constatar que estos se cumplen conforme a lo planeado. A continuación se detalla en avance de cada uno de ellos:

1. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO EN LA ENTIDAD – PINAR

El Plan Institucional de Archivo – PINAR, instrumento para la Planeación de la gestión documental del archivo de la Contraloría Municipal de Envigado de conformidad con lo indicado en el Decreto 1080 de 2015.

El alcance del Plan Institucional de Archivo - PINAR, contempla cuatro categorías como son: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultural, cada una vislumbra una serie de actividades que deben realizarse, para cumplir con los lineamientos

normativos que la regula. A continuación se detalla cada una de las categorías y su respectivo avance. Categoría Estratégica, debe implementar las tablas de Retención Documental – TRD, la líder del proceso durante la vigencia 2019, con la organización física de los documentos por medio de códigos y clasificación de procesos, implementaron TRD en un 100%, dichas tablas reposan en la página web http://www.contraloriaenvigado.gov.co/documentos/contraloria/Tablas_Retencion_Documental_Clasificacion.pdf y en el Sistema de Gestión Integral – SGI en la carpeta de Gestión Administrativa en el procedimiento de gestión documental de la Contraloría Municipal de Envigado. A su vez, actualizaron las Políticas de Gestión Documental de acuerdo al Plan Estratégico de las Tecnologías de Información – PETI, incluyendo también las Políticas de Documentos Electrónicos cumpliendo así con el 100% de lo planeado y dando cumplimiento a lo establecido en el plan de mejoramiento de la vigencia 2019. Las Políticas reposan en el Sistema de Gestión Integral – SGI del Organismo de Control. Categoría Documental, la líder del procedimiento de gestión documental, levanto al 100% los activos de información del archivo central del Ente de control, el objetivo de dicha actividad era consolidar los documentos de acceso público y restringido, conforme a la norma de Transparencia y Acceso de la Información que determinó el Departamento de las TIC.

En el mes de diciembre alistaron 27 cajas para la Transferencia de Información Secundaria al Archivo del Municipal de Envigado, con el fin de tener más espacio en el archivo de la Contraloría y así centrarse más en el proceso depuración y diligenciamiento de las base datos de las TRD. Esta actividad se cumplió 100% y en el mes de julio estiman realizar la verificación de la información por parte de la oficina de calidad del Ente central. El soporte del inventario de la información (Formato Único de inventario Documental - FUID) se encuentra en el equipo de la Técnica Administrativa. Con respecto al Programa de Digitalización Masiva de Documentos, la líder indica que el programa se encuentra ajustado en un 90% y será sometido al Comité de Archivo para su respectiva evaluación y posterior a ello efectuaran los respectivos

http://www.contraloriaenvigado.gov.co/documentos/contraloria/Tablas_Retencion_Documental_Clasificacion.pdf

http://www.contraloriaenvigado.gov.co/documentos/contraloria/Tablas_Retencion_Documental_Clasificacion.pdf

cambios que se requieran para su aprobación por medio de acto administrativo. La información reposa en el equipo de la Técnica Administrativa. Sobre la Organización del Fondo Acumulado, este fue saneo en un 100% de acuerdo con las tablas de retención documental, expurgando y depurando cada uno de los legajos documentales con el fin de organizar la documentación por año y clasificarla de acuerdo a los códigos estipulados según el Mapa de Procesos de la Entidad.

Categoría Tecnológica, comprende la Digitalización Documental Masiva y Repositorio Documental, está se cumplió en un 100%, las acciones que adelantaron fueron, la digitalización de cada uno de los procesos que reposan en el archivo central de los diferentes procesos, tanto administrativos como misionales, desde año 2012 a 2019. Sin embargo, es importante indicar que aún está pendiente la digitalización del archivo historio de la Entidad de los años 1986 al año 2011. Categoría Cultural, tiene como propósito la Organización del Archivo Central Implementando las TRD, frente a esta actividad avanzaron en un 100% con respecto a la transparencia y acceso a la información. Es necesario que la líder diseñe el procedimiento de gestión documental con el fin de unificar los criterios culturales con los componentes del Archivo General de la Nación - AGN.

2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA), es un documentos de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas, dicho plan debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año. El Ente de Control para la vigencia 2019, proyecto ejecutar 18 contratos por un valor de $301.951.529, a julio 15 del corriente año ejecutaron y legalizaron 14 contratos que representan un valor de $240.023.385 evidenciando una ejecución de 79,49 % de lo planeado para la vigencia.

Para el segundo semestre la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la misma vigencia, evidenciando que el plan tuvo la última modificación el día 31 de octubre de 2019. De los 18 contratos planeados

para el año, realmente el Ente de control gestionó 27 contratos y dos (2) de ellos se declararon desiertos para un total de 25 contratos, notándose un incremento del 138.88% más de lo estimado. El valor total de la contratación de la vigencia, fue de $346.175.633 y lo inicialmente estimado de $$301.951.529, percibiendo un incremento del 114.64%. El Plan se ha ejecutado de manera adecuada conforme a lo planeado y este no altera lo proyectado en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019.

3. PLAN ANUAL DE VACANTES

El Plan Anual de Vacantes (PAV) constituye una herramienta de medición que permite conocer cuántos cargos se encuentran disponibles en la Contraloría Municipal de Envigado, conforme a lo establecido en la Estructura Organizacional formulada para dar cumplimiento al Plan Estratégico Institucional 2016-2019. La planta de cargos de la Contraloría está conformada de la siguiente manera:

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

Periodo 01

Libre nombramiento y remoción 12

Carrera Administrativa 06

Provisionalidad 05

TOTAL 24 Fuente: Dirección Administrativa – Contraloría Municipal

En la construcción del plan, el líder encargado del proceso reportó una vacante – Director Administrativo y a la fecha del seguimiento del presente informe este ya fue subsanado, e igualmente, se evidenció la vacante del Contralor Municipal que se encuentra en concurso, el día 15 de agosto de 2019 fue nombrado en propiedad. La Dirección Administrativa, tiene claramente identificado al 100% la planta de cargos que definió la Entidad y sus respectivas vacantes.

4. PLAN DE PREVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La Ley 909 de 2004 “Por medio de la cual se expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones” en su artículo 17 “Planes y plantas de empleos”, en el numeral 1 indica que todas las unidades de personal o quien haga sus veces de lo organismos y entidades a las cuales se les aplica la presente ley, deberán elaborar y actualizar anualmente planes de previsión de recursos humanos que tengan el siguiente alcance:

a) Cálculo de los empleos necesarios, de acuerdo con los requisitos y perfiles profesionales establecidos en los manuales específicos de funciones, con el fin de atender a las necesidades presentes y futuras derivadas del ejercicio de sus competencias;

b) Identificación de las formas de cubrir las necesidades cuantitativas y cualitativas de personal para el período anual, considerando las medidas de ingreso, ascenso, capacitación y formación.

c) Estimación de todos los costos de personal derivados de las medidas anteriores y el aseguramiento de su financiación con el presupuesto asignado.

A su vez, indican en el numeral 2 que todas las entidades y organismos a quienes se les aplica la presente ley, deberán mantener actualizadas las plantas globales de empleo necesarias para el cumplimiento eficiente de las funciones a su cargo, para lo cual tendrán en cuenta las medidas de racionalización del gasto. El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá solicitar la información que requiera al respecto para la formulación de las políticas sobre administración del recurso humano.

Teniendo en cuenta lo establecido en la norma y lo estimado el plan al momento del seguimiento se evidencia que el Ente de Control tiene identificado seis (6) vacantes discriminadas de la siguiente manera:

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

Denominación Naturaleza del Cargo Estado

Profesional Especializado Carrera Administrativa Pendiente - Concurso

Profesional Universitario Nº4

Carrera Administrativa Pendiente - Concurso

Auditor Fiscal Nº7 Libre Nombramiento y Remoción

Comisión

Contralor Municipal Periodo fijo Pendiente - Concurso

Técnico Administrativo Carrera Administrativa Pendiente - Concurso

Secretaría ejecutiva Carrera Administrativa Pendiente - Concurso

TOTAL: 6 Fuente: Dirección Administrativa – Contraloría de Envigado

A la fecha se ha subsanado la vacante del Director Administrativo, está proceso de selección del nuevo contralor y los cuatro (4) cargos de provisionalidad que están pendiente del concurso de carrera administrativa, la líder envío la información a la Comisión Nacional del Servicio Civil y la Entidad realizó pago el día 20 de marzo de 2019, por un valor de $14.000.000, notándose una gestión en un 100% de los estimado.

5. PLAN ESTRATÉGICO DE TALENTO HUMANO

El Plan se encuentra enmarcado en la Política de Integridad planeada en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, la cual considera los tributos de calidad que se deben tener en cuenta para cada una de las etapas del ciclo de vida laboral de los servidores públicos en el marco de las rutas que integran la Dimensión del Talento Humano en MIPG, como centro del modelo, de tal manera que esto contribuya al mejoramiento de las capacidades, conocimientos, competencias y calidad de vida, en aras de la creación de valor público.

En la formulación del Plan el Ente de Control se comprometió para la vigencia realizar las siguientes acciones:

Elaborar Autodiagnóstico de la Gestión del Talento Humano Efectuar la socialización del Plan Estratégico del Talento Humano Presentar al Comité de Dirección el Plan Estratégico de Talento Humano Aprobar mediante Acto Administrativo el plan en sus diferentes planes Desarrollar actividades del Plan Estratégico del Talento Humano Efectuar seguimiento del Plan Estratégico del Talento Humano

Presentar al Comité de Dirección ajustes para la próxima vigencia

Una vez revisado con la líder de proceso lo plasmado en el plan, se observa un cumplimiento a la fecha del seguimiento de un 70% de avance.

6. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

A través del Plan de Institucional de Capacitación de la vigencia 2019, el Ente de control tiene como propósito contribuir al fortalecimiento de las habilidades, capacidades y competencias de los servidores que hacen parte de la Entidad, promoviendo el desarrollo integral, personal e institucionalmente que permita las transformaciones que se requieren en los diferentes contextos.

En la encuesta para medir el conocimiento organizacional, los funcionarios de la Contraloría Municipal manifiestan las necesidades de capacitación para la vigencia siguiente, a través del formato GA-F-013 el cual hace parte del Sistema de Gestión Integral –SGI, que mide la eficacia de la capacitación, estas son el insumo para analizar los resultados y proyectar el plan del año siguiente. El Plan de Capacitación para la vigencia 2019, lo estimaron por un valor total de $55.283.000, conforme a lo establecido en la normas que es 2% del valor total del presupuesto de la vigencia. Con el ajuste de la inflación se incrementó en un 1.18% que representa $97.000., el presupuesto con el incremento quedo $55.380.000. Las capacitaciones que se llevaron a cabo durante la vigencia 2019 fueron las siguientes

Tema: Congreso Nacional modelo integrado de Planeación y

Gestión

Dirigido a: Funcionarios de la Entidad.

Entidad: F&C Consultores

Fecha: 21, 22 y 23 de Febrero de 2019

Valor: $ 1.360.000

Asistentes: 1 Funcionario (Asesora de Control Interno)

Tema: Seminario de Actualización: Nuevo código Disciplinario Ley

1952 de 2019



Fecha: 14,15 de Marzo de 2019

Valor: $ 2.460.000

Asistentes: 2 Funcionario (Asesora de Control Interno y Contralora Auxiliar Fiscal)

Tema: Seminario de Actualización en Seguridad Social, Nomina,

Salarios y Prestaciones Sociales en el sector Publico



Fecha: 21 y 22 de Marzo de 2019

Valor: $ 2.460.000

Asistentes: 2 Funcionario (Auditor Fiscal N°7 y Profesional Universitario N°6)

Tema: Congreso Nacional de Presupuesto Público



Fecha: 06,07,08 de Junio de 2019

Valor: $ 2.760.000

Asistentes: 2 Funcionario (Directora Administrativa y Auditor Fiscal N°5 )

Tema: Congreso Nacional De Derecho Procesal Administrativo Y

Probatorio



Fecha: 19,20,21 de Junio de 2019

Valor: $ 1.415.000

Asistentes: 1 Funcionario (Contralora Auxiliar fiscal)

Tema: Congreso nacional del Control Fiscal Ambiental Territorial



Fecha: 20 y 21 de junio de 2019

Valor: $1.240.000

Asistentes: 2 Funcionarios (SubContralora y Auditor Fiscal N°5)

Tema: Contratación Estatal y SECOP II

Dirigido a: Funcionarios y Entes de Control

Entidad: Institución Universitaria de Envigado IUE

Fecha: 11 de julio al 12 de agosto 40 horas

Valor: $8.368.000

Asistentes: Funcionarios y Entes de Control

Tema: Gobierno Digital



Fecha: 2 de Agosto al 5 de septiembre 44 horas

Valor: $7.072.000


Tema: Gestión Ambiental Para entidades publicas



Fecha: 20 al 27 de Agosto 12 horas

Valor: $2.697.000


Tema: Auditoria basada en Riesgos en el nuevo esquema de MIPG



Fecha: 9 de agosto

Valor: $ 9.800.000


Tema: Control Social


Entidad: Universidad EAFIT

Fecha: 15 horas

Valor: $ 8.500.000


Tema: Políticas Publicas


Entidad: Universidad EAFIT

Fecha: 25 horas

Valor: $ 19.300.000


Las capacitaciones sin erogaciones de dinero por parte de la Entidad que se cuantificaron con los funcionarios asistentes, el valor de la capacitación o la intensidad horaria y el salario de los mismos, son las que se enuncian a continuación:

Tema: Cierres Exitosos Gobierno Digital

Dirigido a: Funcionarios

Entidad: MinTIc

Fecha: 6 de diciembre

Valor: $ 70.700 Gratuita (fue cuantificada con el salario de los funcionarios asistentes y su intensidad horaria )

Asistentes: 1 Funcionaria (Asesora de Control Interno)

Tema: Implementación Políticas Gobierno Digital (MIPG)


Entidad: MinTIc

Fecha: 11 de diciembre

Valor: $ 308.996 Gratuita (fue cuantificada con el salario de los funcionarios asistentes y su intensidad horaria )

Asistentes:

4 Funcionarios (Directora Administrativa, Asesora De control Interno, Jefe de oficina de participación ciudadana, Profesional Universitario N°7)

El valor total ejecutó por el rubro de capacitación fue de $67.432.000, donde se evidencia un mayor valor de $12.052.000 que representa porcentualmente de 121,76%

7. PLAN BIENESTAR LABORAL

El Plan de incentivos 2019 de la Contraloría Municipal de Envigado, se elabora a través de la detección, recolección y análisis de necesidades que los funcionarios de la Entidad manifiestan, por los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y el Plan Estratégico Institucional 2016 – 2019. Se estima que con la ejecución de las actividades del plan y las participación activa de todos los funcionario, fortalezcan el ambiente laboral, el clima organizacional y se acreciente las competencias, habilidades y el desempeño de los funcionarios. A si mismo pretenden dar cumplimiento a los establecidos en el Decreto Ley 1567 de 1998 y sus Decretos Reglamentarios Nº1572 de 1998 y 1227 de 2005, donde se establece y regula la creación de los programas de bienestar social e incentivos para las entidades del Sector público.

El área de gestión administrativa en el año adelanto 10 actividades, las cuales se describen a continuación: En el mes de enero la primera actividad fue el sorteo entre los funcionarios para la selección de los grupos organizados para la celebración de las fechas especiales como cumpleaños, celebración del día de la profesión de cada uno, día de la mujer y del hombre, día de la madre y del padre, fiesta de integración de amor y amistad y de navidad entre otros.

La segunda acción que adelantó la líder de área administración fue las alianzas estratégicas (Convenios) con diferentes entidades del municipio, como la Escuela Superior Débora Arango, Institución Universitaria de Envigado, Inder donde los funcionarios reciben en contraprestación descuentos y beneficios que contribuyen a mejorar la calidad de vida. En el mes junio ejecutaron la tercera actividad, la cual consistía en la jornada de la salud que fue planeada para dos días, donde dictaron charlas, efectuaron actividades físicas, realizaron el carrusel de la salud, elaboraron encuestas entre otras actividades que contribuyeron a mejorar las condiciones de los funcionarios que hacen parte de la Entidad, esta actividad se llevó a cabo debido a las gestiones que adelantó la Directora de Gestión Administrativa.

La cuarta actividad se llevó a cabo el día 27 de junio de 2019, en el Parque Recreativo Piedras Blancas en Santa Elena, donde se celebró el día del Servidor Público, para ello la Entidad celebro el Contrato 015-2019 con Confenalco Antioquia, en donde la Entidad promueve la premiación y la exaltación de los funcionarios por su gran desempeño y como servidores públicos. El valor del contrato fue por la suma de $9.980.385. A través del contrato CPS -020-2019 desarrollaron la quinta actividad con la empresa Diagnóstico y Prevención Laboral S.A.S., cuyo fin era “La prestación de servicios para la realización de exámenes médicos laborales periódicos y pos incapacidad para los funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado”, ya que es una obligación del empleador conocer las condiciones físicas de salud de sus empleados, esto en cumplimiento de los lineamientos que plantea SST y la Resolución 2346 del 11 de junio de 2007 del Ministerio de Bienestar Social. El valor del contrato fue por la suma de $1.277.000.

Con respecto a los salarios emocionales, la Contraloría Municipal lo implemento con el fin de promover espacios de esparcimiento para los funcionarios de la Entidad, dentro del plan esta es la sexta actividad y para ello la Directora Administrativo elaboró los siguientes actos administrativos para la vigencia 2019: Resolución 149 de 2016 Reglamento Interno de Trabajo, estipula en uno sus

párrafos de los Estímulos de Bienestar Laboral, donde se les concede a los funcionarios de la Entidad un día remunerado por su cumpleaños.

Mediante la Resolución Interna 54 del 21 de Marzo de 2019 “Por medio de la cual se decide sobre la jornada laboral de los servidores públicos de la Contraloría Municipal en el periodo de semana santa de la presente anualidad”, la el disfrute de este tiempo en familia y esparcimiento.

Mediante la Resolución Interna 183 del 7 de Octubre de 2019 “Por medio del cual se autoriza la el beneficio de la celebración del día de la familia”, Se concede un día remunerado a los funcionarios, con la finalidad de compartir con sus familias y se realiza el Contrato 24-2019, se gestiona una función de cine para los funcionarios y su familia en los cinemas procinal, por medio de nuestra caja de compensación Comfenalco Antioquia. El valor del contrato CPS-024-2019 por valor de $2.533.115

Mediante la Resolución Interna 209 del 12 de Noviembre de 2019, “Por medio de

la cual se decide sobre la jornada laboral de los servidores públicos de la Contraloria Municipal de Envigado en el periodo decembrino de la presente nulidad”, Los funcionarios de la Entidad trabajaran en un horario especial de 7 a 4 de la tarde en jornada continua para el disfrute con sus familias en estas épocas de recogimiento y de celebración.

La séptima actividad, fue la celebración de las fechas especiales que se desarrollan durante la vigencia, que consiste en el día del amor y la amistad, cumpleaños, día especial de cada profesional, integración navidad entre otras. Y la última actividad fue la aplicación de la Batería del Riesgo Psicosocial, la cual consiste en darle cumplimiento a lo establecido en la Resolución 2646 de 2008, emitida por el Ministerio de Trabajo, en donde el Organismos de Control requiere contratar los servicios profesionales que permitan un análisis del estado mental y de estrés de sus diversos panoramas laboral, personal y familiar, para ello celebro el contrato CMC-021-2019 por la suma de $720.000. Para el cumplimiento de dicho Plan, la Contraloría Municipal de Envigado ejecutó en total la suma de $14.510.500.

8. PLAN DE TRABAJO ANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La Oficina Asesora de Control Interno del Organismo de Control, tuvo en cuenta en el segundo semestre de 2019, la revisión de la implementación del Decreto 1072 de 2015 el cual hace referencia al Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo específicamente el capítulo 6 y la Resolución Nº 0312 de 2019 la cual trata sobre los estándares mínimos de Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Con los cambios que se dieron con la Resolución 0312 de 2019, la cual derogo la

Resolución 1111 de 2017, modificó los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el Trabajo para las personas naturales y jurídicas.

La Contraloría la Municipal a través de la líder SG-SST aplico lo establecido en el

capítulo II para empresas de 11 a 50 trabajadores clasificada en riesgo I, II o III,

que le aplicaría a la Entidad, en donde tuvo en cuenta los 21 ítems de los

estándares mínimos, permitiendo la actualización de la matriz legal vigente, a su

vez, efectuaron y ejecutaron la autoevaluación obteniendo como resultado un peso

porcentual 78.5%, la cual arrojó una valoración moderadamente aceptable,

ajustándose al plan de trabajo anual con la nueva Resolución 0312 de 2019. Sobre

el perfil sociodemográfico renovaron aspectos como: la edad, sexo, escolaridad,

cargo, número de cédula, tipo de sangre, estado civil, composición familiar, Eps,

Afp, dirección de residencia, lugar de residencia, estrato, raza, área de trabajo,

turno de trabajo y fecha exámenes de ingreso entre otros. La matriz de recursos

fue aprobada con un la suma veinte dos millones ochocientos cuarenta y un mil

novecientos treinta y seis M/L ($22.841.936), para dar cumplimiento al plan de

trabajo anual, implementación y ejecución de cada uno de los Ítems de los

estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo

(SG-SST).

Elaboraron el plan de Mejoramiento donde asignaron funciones y tareas, al cual le

han venido dando cumplimiento entre ellas esta: la elaboración de las actas de las

reuniones del COPASST y del Comité de convivencia laboral, constancia de la

afiliación a la seguridad social, profesiograma enviado por el Medico Laboral de la

ARL Sura, certificado de custodia de las historias clínicas médicas laborales a la

IPS que se realizaron en el 2018 – 2019 y la activación del programa de pausas

activas por parte de la ARL SURA, que fue desinstalado porque no cumplieron con

las expectativas y el objetivo, lo cual para el año 2020, se creara el programa de

manera que se realice con el acompañamiento del responsable del SG-SST en la

Entidad..

Realizaron inspecciones locativas y botiquines de la Entidad, en compañía la

representante del COPASST, para ejecutar el plan de acción correctiva, preventiva

o de mejora de acuerdo a los hallazgos encontrados en la inspección, dando

cumplimiento al cronograma y haciendo entrega a la Directora Administrativa. A su

vez, realizó inspección con el Profesional Universitario encargado de compras y el

Ingeniero civil, para realizar el inventario para proceder en la acción correctiva para

el presupuesto 2020.

También renovó Plan de Emergencias de la Entidad, con el número de

funcionarios, contratistas y practicantes, normatividad vigente, matriz de amenazas

y vulnerabilidad y planearon la participación en el Simulacro Nacional de Respuesta

a Emergencias en octubre del 2019.

En cuanto a las capacitaciones, se priorizan los riesgos identificados en la Entidad.

En el primer semestre se realizaron los días:

3 de Abril tema: Inspecciones de seguridad.

13 de Mayo tema: caídas a nivel.

En el segundo semestre:

4 de Julio tema: primeros auxilios teoría.

26 de Julio primeros auxilios práctica.

13 de Agosto tema: manejo del estrés.

4 de octubre: relajación por parte de la caja de compensación Comfenalco.

21 de noviembre: ausentismo laboral, fue cancelada por Paro Nacional, no

fue posible.

25 de noviembre tema: revisar matriz desordenes musculo esqueléticos, se

cancela por el mismo motivo.

5 de diciembre tema: asesoría de SG-SST

Realizaron retroalimentación de las capacitaciones que realizaron a través de los

boletines en CONTROL IN y en la cartelera institucional, con el apoyo del comité de

convivencia sobre temas puntuales sobre seguridad y salud en el trabajo, hábitos

de vida saludables y bienestar laboral.

Efectuaron la Jornada de Salud los días 4 y 5 de Junio de la vigencia, fomentando

la promoción y prevención de la salud para el beneficio y bienestar de los

funcionarios de la Contraloría donde se llevaron a cabo las siguientes acciones:

actividades de yoga, charla de nutrición, fatiga laboral, motivacional, carrusel de la

salud con el apoyo del Hospital Manuel Uribe Ángel, silla de relajación, camilla de

quiropraxia, sensibilización sobre la fatiga crónica laboral y la aplicación del Test de

fatiga con un resultado de riesgo moderado.

Otras de las tareas que adelantaron, fue la evaluación médica laboral periódica en

el mes de octubre, conforme a las recomendaciones, y elaborarán el programa de

vigilancia epidemiológica de desórdenes musculo esquelética para el año 2020.

Aplicaron la Batería del Riesgo Psicosocial en el noviembre, obteniendo un

resultado alto, en el informe la Psicóloga sugiere unas recomendaciones,

observaciones e intervenciones pertinentes, así coma la necesidad del programa

de vigilancia epidemiológica del riesgo psicosocial, para cumplir con la legislación

vigente.

En lo referente a los indicadores de cumplimiento, el indicador de índice de

ausentismo, fue el más representativo, siendo el área administrativa la más afecta,

puesto que una funcionaria del área estuvo incapacitada desde el mes de junio

hasta la fecha por enfermedad general, los demás indicadores los han ido

actualizando anualmente que son: estructura, proceso y resultado que se

encuentran en un nivel de cumplimiento hasta la fecha.

Al finalizar el año 2019, elaboraron el plan de trabajo para el periodo 2020.

Donde dejaron como recomendación la necesidad del programa de vigilancia

epidemiológica de desórdenes musculoesqueléticos, incentivar el programa de

hábitos de vida saludable, programa de la salud mental, programa del no fumador y

pausas activas.

9. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

Conforme a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 del Estatuto Anticorrupción, cada entidad del orden nacional, departamental y municipal debe elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, que contempla, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti-trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se compone de cinco (5) componentes: 1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2 Racionalización de Trámites. 3 Rendición de cuentas. 4 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. 5 Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información. En el seguimiento realizado por parte de la Oficina de Control Interno, se evidencia que cumplieron con el 100% de lo planeado, los resultados detallan en el anexo que se adjunta en el presente informe.

10. PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES - PETI

La Contraloría Municipal de Envigado dando cumplimiento al Decreto 1083 de 2015 y su modificación mediante el Decreto 1499 de 2017 y el Decreto 612 de 2018 del Departamento Administrativo de la Función Pública, los organismos y entidades del

órden nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público deben liderar la gestión estratégica con las TIC mediante la definición implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un PETI, el cual debe estar alineado a la estrategia y al modelo integrado de gestión de la entidad, teniendo un enfoque en la generación de valor público para habilitar las capacidades y servicios tecnológicos necesarios para impulsar las transformaciones, la eficiencia y la transparencia del Estado. En este orden de ideas es importante señalar lo articulado en el Decreto 612 de 2018 donde se consideran las definiciones del Decreto Único Reglamentario del Sector de TIC 1078 de 2015, estableciendo los instrumentos para implementar la “Estrategia de Gobierno en Línea”, ahora Política de Gobierno Digital, exigiendo la elaboración por parte de cada entidad de un Plan Estratégico de TI, así como de un Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información y un Plan de Seguridad y Privacidad de la Información que deben ser integrados en el plan de acción, el cual debe ser publicado en el sitio web oficial de la Entidad.

Dado lo anterior, la Contraloría para cumplir con lo expuesto anteriormente, contrato los servicios profesionales de una experta sobre dichos temas, por cinco (5) meses, para apoyar las diferentes tareas que se deben cumplir para lograr la transición del Gobierno en Línea a Gobierno Digital. De acuerdo lo estimado en el Plan la contratista adelantó las siguientes tareas:

Observaciones del PETI Borrador de la Resolución de Comité de Gestión y Desempeño. Hoja de vida de los servicios Plan de trabajo con el seguimiento Calificación del sitio del Web – Gestión Transparente y lo está fuera de

Gestión Transparente. Consolidación de los activos de información del Ente de Control en un 75%

Una vez revisado el plan de trabajo de la contratista se evidencia un avance del mismo en un 90%.

Nota: Debido que se han presentado inconveniente en los entregables entre las partes y se aclararon las actividades 12 y 13 del contrato en lo referente a los productos finales por parte de la contratista, se estima subsanar estos tiempos la contratación de un profesional especialista en sistemas o afines, debido a que la

titular del cargo se encuentra incapacidad. El valor del contrato se estimó en $20.000.000 y forma de pago se estableció en cinco (5) cuotas de un valor de $4.000.000 a la fecha del seguimiento se observa que este se ejecutó en un 100%.

11. PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGOS DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN y 12. PLAN DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA

INFORMACIÓN

Comprende las acciones transversales, tendientes a proteger la información y los sistemas de información, de acceso, uso, divulgación, interrupción o destrucción no autorizada. Busca determinar el estado actual del nivel de seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información.

Estimando proteger los derechos de los usuarios de la entidad y mejorar los niveles de confianza en los mismos a través de la identificación, valoración, tratamiento y mitigación de los riesgos de los sistemas de información.

Es necesario realizar las mediciones necesarias para calificar la operación y efectividad de los controles, estableciendo niveles de cumplimiento y de protección de los principios de seguridad y privacidad de la información.

El contratista a la fecha del seguimiento realizó los autodiagnósticos, brindó asesoría en la seguridad y privacidad de la información del Entidad, a su vez, examinó la Política de Seguridad y Privacidad, realizando recomendaciones y sugerencias para la construcción de los planes que por ley se deben de diseñar para cumplir con los lineamientos establecidos en la norma entre otras.

En el seguimiento se evidencia un cumplimiento del 20% de lo planeado, debido que viene en el proceso de efectuar los diagnósticos y el levantamiento de la información con la cuenta el organismo de control.

El valor del contrato se estimó en $10.000.000 y la forma de pago en cuatro cuotas iguales de $2.500.00 y a la fecha han pagado una (1) por valor de $2.500.000 que representa el 25% de lo ejecutado presupuestalmente.

GLORIA MARÍA LÓPEZ OCHOA

Asesora de Control Interno

informe integraciÓn de los planes institucionales y

Documents