informe de valoracin 1-2007archivo.ucr.ac.cr/cused/informes/3-2008-vi.pdf · 2009-01-16 · informe...

COMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS (CUSED)

INFORME DE VALORACIÓN 3-2008 VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN

I. ANTECEDENTES En oficio VI-4954-UTA-803-2004 de 21 de octubre de 2004, la Licda. Yamileth Figueroa, Asistente de la Vicerrectoría de Investigación solicita al Archivo Universitario colaboración para realizar un diagnóstico archivístico que busque la centralización de los archivos de esa Vicerrectoría. El 14 de diciembre de 2004 se realiza una visita al Archivo de esa Vicerrectoría en la cual el AUROL recomienda trabajar primero en la elaboración de la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos, de manera que en el corto plazo se realicen transferencias y eliminaciones reguladas; y posteriormente en el proceso de centralización de los archivos. En oficio AU-060-2006 de 20 de marzo de 2006, la Máster Rita Porras remite a esa Vicerrectoría, para la validación correspondiente, el Informe Final que contiene la tabla de plazos y las recomendaciones para iniciar el proceso de centralización. En oficio VI-5348-2006 de 7 de setiembre de 2006, la Licda. Yamileth Figueroa envía la tabla de plazos debidamente avalada por el señor vicerrector al AUROL. En oficio AU-190-2006 de 13 de agosto de 2006, Leonora Córdoba eleva dicho instrumento a esta Comisión para estudio y aprobación correspondientes. En sesión 116, artículo 3 de 25 de enero de 2007 esta Comisión aprueba la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de la Vicerrectoría de Investigación. Finalmente, en sesión 5282, artículo 5, celebrada por el Consejo Universitario el pasado 2 de setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, el cual en su artículo 13 inciso e) faculta a la CUSED para “aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución” en última instancia, sin necesidad de enviarlas a la Comisión Nacional para el trámite de aprobación.

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II. VALORACIÓN Las series valoradas son:

No. Orden

Series Documentales Vigencia Valor

Vicerrector

1 Cartas recibidas Permanente 2 Consecutivo Permanente 3 Informes anuales de labores por Unidad Permanente 4 Informe de fin de gestión Eliminar

Consejo Vicerrectoría de Investigación

5 Expedientes de Sesiones del Consejo de Vicerrectoría de Investigación

Permanente Científico-cultural

Proinnova

6 Cartas recibidas Permanente 7 Consecutivo Permanente 8 Expedientes de Convenios Eliminar 9 Registro de auditores Eliminar

10 Expediente de auditorias Permanente 11 Exámenes de fondo para las solicitudes de

patentes Eliminar

12 Expedientes de proyectos del Programa de Cooperación para la acreditación. PROCOA

Permanente

13 Informes anuales de labores de Proinnova Eliminar

Dirección de Gestión de la Investigación

14 Cartas recibidas Permanente 15 Consecutivo Permanente 16 Registro de investigadores Eliminar 17 Expedientes de actividades de

investigación, programas de investigación y proyectos de investigación


18 Expedientes de proyectos de investigación con fondos externos


19 Informes anuales de labores de la unidad Eliminar

Unidad de Promoción

20 Cartas recibidas Permanente 21 Consecutivo Permanente 22 Boletines Girasol Permanente

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No. Orden

Series Documentales Vigencia Valor

23 Expedientes de Actas de las Comisiones Institucionales

Permanente

24 Copias de actas de comisiones interinstitucionales

Eliminar

25 Expedientes de proyectos de cooperación externa

Eliminar

26 Memorias Permanente 27 Informes anuales de labores de la unidad Eliminar

Unidad de seguimiento y Evaluación de Proyectos

28 Cartas recibidas Permanente 29 Consecutivo Permanente 30 Informes anuales de labores de la Unidad Eliminar 31 Informes de evaluación de las revistas

científicas Eliminar

32 Informes de evaluación de unidades académicas de investigación

Permanente

Comité Ético Científico

33 Expedientes de sesiones del Comité Ético Científico


Asesoría Legal

34 Correspondencia Eliminar 35 Consecutivo Permanente 36 Expedientes de recursos de amparo Permanente 37 Contratos, Convenios, Reglamentos Eliminar 38 Informes anuales de labores de la unidad Eliminar

Unidad Técnico Administrativo

39 Actas de donación local Eliminar 40 Actas de donación del extranjero Eliminar 41 Cartas recibidas Permanente 42 Consecutivo Permanente 43 Expediente de gastos por viajes al exterior Eliminar 44 Registros de movimientos de gastos por

proyectos de investigación. Eliminar

45 Informes anuales de labores de la unidad Eliminar 46 Informes presupuestarios Eliminar

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Adicionalmente se agregan algunas series documentales comunes a toda la Universidad que ya han sido valoradas por esta Comisión, y que se recomienda a esa Vicerrectoría su aplicación:

Series Documentales Vigencias Expedientes de activos fijos Eliminar Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Eliminar Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - FUNDEVI Eliminar Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF Eliminar Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto – OAF- Vínculo Externo

Eliminar

Expedientes de personal administrativo (fracción) Permanente Formularios de pago de órdenes por servicios Eliminar Formularios de solicitudes de servicios administrativos Eliminar Informes de vacaciones Eliminar Informes de fin de gestión Eliminar III. RESOLUCIÓN Considerando que: 1. El Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios en su artículo 13

establece que son funciones de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos:

c) Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico

cultural de los documentos de la Universidad de Costa Rica. e) Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de

documentos en la Institución. 2. Las normas internas de trabajo de la CUSED establecen que una vez

valorados, la eliminación de los documentos será supervisada de forma razonable por el Archivo Universitario y el papel debe ser reciclado conforme a las disposiciones institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y la persona responsable del Archivo Universitario.

3. El procedimiento para eliminar documentos en la Universidad de Costa

Rica establece que las eliminaciones deben solicitarse al Archivo Universitario mediante oficio firmado por el superior jerárquico de la instancia solicitante y acompañado de su respectivo inventario.

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4. El resultado del análisis que hace esta Comisión sobre la tabla de plazos

de conservación y eliminación de documentos de la Vicerrectoría de Investigación se encuentra debidamente registrado en sus minutas, las cuales pueden ser consultadas en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría.

Se resuelve:

1. Aprobar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de la Vicerrectoría de Investigación, como sigue:

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TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Vicerrectoría de Investigación Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán

Ana Lucila Jaén Delgado Vicerrector Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental

O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen

original / copia?

Contenido/Función Documento o información

automatizada

Vigencia Administrativa Legal

Observaciones

VI AUROL 1 Cartas recibidas O y

C Original y copia en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a).

Sí VDA desde 1990 y GCI desde mayo 2005

10 años Permanente, sujeto a expurgo.

VDA: Sistema creado por el Centro de Informática para el control de la correspondencia, utilizado en diversas unidades administrativas.

2 Consecutivo C Original y copia en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a).


10 años Permanente VDA: Sistema creado por el Centro de Informática para el control de la correspondencia, utilizado en diversas unidades administrativas. A partir de mayo 2005 existe un solo consecutivo de la VI, firmado por el Vicerrector (a), o la persona autorizada para firmar el trámite.

3 Informe anuales de labores por Unidad

O Original en:Rectoría Copia en: Unidades de VI

Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Investigación.

No 10 años Permanente Se conservan permanentemente los originales de los informes anuales de labores de las Unidades de la VI.

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

4 Informe de fin de gestión

O Original en:OCU

Síntesis de lo realizado y lo pendiente por VI, al término la Administración del Vicerrector (a).

No 10 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Consejo Vicerrectoría de Investigación Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 5 Expedientes de

Sesiones del Consejo de Vicerrectoría de Investigación

O y C Copia en: Miembros del Consejo de la VI

Convocatoria Agenda Acta Documentos de trabajo

No 10 años Permanente Se conserva una copia electrónica de las Actas desde 2003 en Word.

de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Proinnova1 Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL

6 Cartasrecibidas

O y C Original y copia en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de Proinnova


10 años Permanente, sujeto a expurgo

VDA: Sistema creado por el Centro de Informática para el control de la correspondencia, utilizado en diversas unidades administrativas.

7 Consecutivo C Original y Copia en Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de Proinnova


10 años Permanente VDA: Sistema creado por el Centro de Informática para control de la correspondencia, utilizado en diversas unidades administrativas.

A partir de mayo 2005 existe un sólo consecutivo de la VI, firmado por el Vicerrector (a), o la persona autorizada para firmar el trámite.

8 Expedientes deConvenios

C Original en:Rectoría y partes contrayentes. Copia en: Partes

Convenio Correspondencia Solicitudes por trámites

administrativos Solicitudes por trámites

financieros


5 años después de concluido el convenio

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-

1 A partir de marzo de 2005 la Unidad de Tecnología y Transferencia cambia de nombre a Proinnova.

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL

contrayentes legal9 Registro de

auditores O Copia en:

Auditores Formulario de

información del auditor Declaración jurada Currículo Formulario de evaluación

del auditor observador Formulario de evaluación

del desempeño del equipo auditor Formulario de evaluación

del auditor para ser auditor líder Formulario de evaluación

del auditor líder por los auditores Estudio de la

evaluaciones al equipo auditor Títulos de capacitación Formulario de recuento

de las horas auditor


10 Expediente deauditorias

O Original en:Centros e Institutos de investigación

Carta de solicitud de auditoria Plan de auditoria interna,

según formato Registro de control de

documentos entregados Informe de auditoria,

según formato Estudio de las

evaluaciones al equipo auditor Formulario de evaluación

de la auditoria Informe de la revisión de

implementación de acciones correctivas, según el formato establecido

No 30 años Permanente

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL

Correspondencia 11 Exámenes de

fondo para las solicitudes de patentes

C Original en:Registro de la Propiedad

Análisis de los requisitos para otorgar una patente, según la legislación nacional deben ser:

Novedosos en el ámbito mundial Tener Calidad inventiva Aplicación industrial

Access desde 2005

1 año Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

12 Expedientes deproyectos del Programa de Cooperación para la acreditación. PROCOA

O y C Original y copia en: Unidades Académicas de Investigación

Correspondencia Programa de actividades Borrador de la propuesta Formulario de Ensayos a

acreditar por el laboratorio Inscripción de la

actividad según el formato establecido Formulario de estimado

de costos de acreditación Formulario de registro de

entrega de documentos por laboratorio Informe del proceso de

acreditación según el formato establecido Control de copias

controladas de documentos entregados a los laboratorios, (normas)

No 30 años Permanente

13 Informesanuales de labores de Proinnova

C Original en:Vicerrector de la VI

Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Proinnova a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.

No 1 año Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

Se conservan permanentemente todos los originales de cada unidad de la VI

de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Dirección de Gestión de la Investigación Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 14 Cartas recibidas O y

C Original y copia en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la Unidad de Dirección de Gestión de Investigación.




Oficios que produce el director (a) de la Unidad de Dirección de Gestión de Investigación.


10 años Permanente

16 Registro deinvestigadores

O y C

Original en: Investigador

Ficha del investigador Currículo del

investigador Publicaciones del

investigador Títulos

Sí (Informes desde 1980)

5 años después de la última investigación

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

La ficha de investigador se puede acceder en la dirección http://www.vinv.ucr.ac.cr/formularios.htm

17 Expedientes deactividades de investigación, programas de investigación y proyectos de investigación

O y C

Original en: OAF(de la fórmula presupuestaria) Rectoría (del convenio) SIBDI (Informes finales) Copia en: Unidades

Propuesta de investigación Contratos Convenios Fórmulas de solicitud

de presupuesto de OAF Informes parciales y

finales Correspondencia

Sí (Informes desde 1980 a la fecha)

5 años después del último trámite

Permanente La VI generó una guía para presentar Informes Parciales e Informes Finales de Investigación que se puede acceder en la dirección http://www.vinv.ucr.ac.cr/formularios.htm Actividades de

http://www.vinv.ucr.ac.cr/formularios.htm




de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL Académicas de Investigación

investigación: son actividades que los Centros e Institutos realizan y se caracterizan por ser de corto tiempo. Programas de investigación: son de ámbito institucional y pueden incluir a varios institutos. Proyectos de investigación: son investigaciones que realiza una unidad específica. Los Expedientes de Proyecto de Investigación de Bioética son carácter confidencial y adicionan el tipo documental: Consentimiento informado y es de carácter legal. Se conservan a partir de 1998 aproximadamente.

18 Expedientes deproyectos de investigación con fondos externos

O y C

Original en: FUNDEVI, (de la fórmula presupuestaria) Rectoría (del convenio) SIBDI (Informes finales) Copia en: Centros e Institutos de investigación

Propuesta de investigación Contratos Convenios Fórmulas de solicitud

de presupuesto FUNDEVI Informes parciales y

finales Correspondencia

Sí (informex desde 1980)

5 años después del último trámite

Permanente

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 19 Informes anuales

de labores de la unidad

O Original en:Vicerrector de VI

Síntesis de las acciones realizadas por la Dirección de Gestión de la Investigación a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.


de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Unidad de Promoción Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 20 Cartas

recibidas O y C Original y

Copia en: Unidades Académicas, Académicas de Investigación y Administrativas, organismos internacionales, MICIT, Embajadas.

Cartas recibidas en el ejercicio propio de las funciones de la Unidad de Promoción



21 Consecutivo C Original yCopia en: Unidades académicas y Administrativas, organismos internacionales, MICIT, Embajadas.

Cartas enviadas en el ejercicio propio de las funciones de la Unidad de Promoción.

Sí VDA desde 1990 y GCI desde mayo 2005)


22 BoletinesGirasol

O Original en:Unidades académicas y administrativas interesadas

Dedicada a la divulgación científica y periodística

No 30 años Permanente Tiene una publicación trimestral.

23 Expedientesde Actas de las Comisiones Institucionales

O y C Copia en: Miembros de las comisiones

Convocatoria Agenda Actas Acuerdos Documentos de trabajo

No 30 años Permanente Las comisionesinstitucionales que maneja la VI son: Comisión de Biodiversidad y

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL Comisión de Comunicación.

24 Copias deactas de comisiones interinstitucionales

C Original en:VVE, Defensoría de los habitantes, CONARE, Ministerio de Salud, Copia en: Miembros de las comisiones

Convocatoria Agenda Actas Acuerdos Documentos de trabajo


El personal de la Unidad de Promoción participa por encargo del Vicerrector en las comisiones como representante de la VI o de la UCR. Las comisiones interinstitucionales en las que participan son: Comisión de la Feria Vocacional, Comisión de la Feria Científica, Comisión premio “Aportes a la calidad de vida”, Comisión interinstitucional para el convenio Costa Rica – Holanda.

25 Expedientesde proyectos de cooperación externa

C Original en:Organismos financieros nacionales e internacionales Copia en: Investigadores interesados

Formularios para la presentación de perfiles de proyectos (de la entidad que este brindando el presupuesto para realizar la investigación) Solicitud de apoyo del

investigador Aval de la VI Correspondencia

No 5 años a partir de su rechazo


El investigador solicita a la VI el aval para presentar ante un ente externo el apoyo financiero para realizar su investigación, solamente se quedan en la Unidad de Promoción aquellos expedientes de proyectos de cooperación externa que no fueron aprobados, ya que si son aprobados pasan a la unidad de Dirección de Gestión de la Investigación, para la asignación de un número de proyecto.

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 26 Memorias O Original en:

Unidades académicas y administrativas interesadas.

Publicación de las memorias sobre las jornadas y actividades de investigación y ferias “ exposiciones” que realiza la VI

No Permanente

27 Informesanuales de labores de la unidad


Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Promoción a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.


de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Unidad de Seguimiento y Evaluación de Proyectos Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 28 Cartas

recibidas O y C Original y Copia

en: Unidades Académicas, Académicas de Investigación y Administrativas

Cartas recibidas en el ejercicio propio de las funciones de la Unidad de Seguimiento y Evaluación de Proyectos



29 Consecutivo O y C Original y Copia en: Unidades Académicas, Académicas de Investigación y Administrativas

Oficios recibidos y enviados en el ejercicio de las funciones propias de la Unidad de Seguimiento y Evaluación de Proyectos.


10 años Permanente

30 Informesanuales de labores de la Unidad

C Original en:Vicerrector de VI

Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Seguimiento y Evaluación de Proyectos a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.


31 Informes deevaluación de las revistas científicas

C Original en:Vicerrector de investigación Copia en: Directores de las revistas científicas adscritas al proceso de evaluación

Cotejo del contenido de la revistas con base en Latindex (índice internacional de calidad); en el informe se le dice a la Revista si ingresa o no en el catálogo de Latidex. La revistas que demuestran cumplir con los índices de calidad tendrán la oportunidad de pertenecer al catálogo

No 5 años(copia y original)


Se conserva una copia electrónica en Word de los Informes desde 2004 a la fecha

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL publicado en la dirección www.latindex.org. Las evaluaciones se llevan a cabo dos veces al año por lo que las revistas pueden subir o bajar del catálogo.

32 Informes deevaluación de unidades académicas de investigación

O Copia en:Unidades Académicas

Síntesis de lo realizado y lo pendiente con respecto al quehacer investigativo, a las publicaciones, al personal, al presupuesto, al estado de los equipo entre otros

No 10 años Permanente Se conserva una copia electrónica en Excel desde 2004 a la fecha

http://www.latindex.org/

de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Comité Ético Científico Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 33 Expedientes de

Sesiones del Comité Ético Científico

O y C Copia en: Miembros del Comité

Convocatoria Agenda Acta Documentos de trabajo

No 10 años Permanente Desde 1998 hasta el 1999 se nombra Comité de Bioética y a partir del 2000 por acuerdo del Consejo Universitario se nombra Comité Ético Científico.

de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Asesoría Legal Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 34 Correspondencia O y C Original y copia

en: Unidades Académicas, Académicas de Investigación y Administrativas, Rectoría

Redacción y revisión de reglamentos Redacción y revisión de

convenios marco de cooperación Redacción y revisión de

cartas de entendimiento y soluciones de conflictos en unidades académicas y administrativas Trabajos finales de

graduación en grado Referencias sobre

normativa vigente


10 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal∗

Los casos de acompañamiento jurídico salen con firma del vicerrector, por lo tanto se consignan en el consecutivo de la VI.

35 Consecutivo C Original y copia en Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas.

Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de Asesoría Legal


10 años Permanente

36 Expedientes derecursos de amparo

O y C Original y copia en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas, Sala Constitucional

Expediente administrativo Informe Relación de hechos Sentencias

No 5 añosdespués de cerrado el caso

Permanente

37 Contratos, C Original y copia Versión final del texto No 2 años Se puede *La serie completa de

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL Convenios, Reglamentos

en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

después de que se vence el contrato o el convenio.

eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal∗

convenios, contratos y reglamentos originales quedan en la Rectoría.


C Copia en:Vicerrector de la VI

Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Asesoría Legal a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.


de 30


Ana Lucila Jaén Delgado Unidad Técnico Administrativa Fecha: Enero, 2007

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL 39 Actas de

donación local C Original en:

OAF Copia en: Dependencia interesada

Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para recibir donaciones locales.


40 Actas dedonación del extranjero

C Original en:Oficina de Suministros Copia en: Dependencia interesada

Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para adquirir donaciones del extranjero.


41 Cartasrecibidas

O y C Original y copia en: Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Cartas recibidas en el ejercicio propio de las funciones de la Unidad Técnico Administrativa.




Cartas enviadas en el ejercicio propio de las funciones de la Unidad Técnico Administrativa.


10 años Permanente

43 Expediente degastos por viajes al

C Original enRectoría, FUNDEVI,

Fórmula de solicitud del interesado Aprobación de la VI

Lotus a partir de mayo de 2005

5 años Se puede eliminar cuando

VRA en caso de que la solicitud sea de personal administrativo

de 30

No Orden

Serie Documental


original / copia?


automatizada


Observaciones

VI AUROL exterior Recursos

Humanos, CU Copia: Interesado.

Carta probatoria del viaje Acciones de personal P8 Informe final de la

actividad

caduque su vigencia administrativa-legal

primero debe de ir a la VRA por el visto bueno y de aquí se envía a la Rectoría.

44 Registros demovimientos de gastos por proyectos de investigación.∗

C Original en:Unidades Académicas, Unidades Académicas de Investigación y Unidades Administrativas

Da fe de que el movimiento fue registrado en la Base de Datos.

Copias de solicitudes de trámites por servicios administrativos Copias de solicitudes de

trámites por servicios financieros. Informes de la base de

datos Correspondencia

Si (en Informex desde 1994)

2 años después de terminado el proyecto


*Control cruzado con la base de datos



Síntesis de las acciones realizadas en la Unidad Técnico Administrativo de la VI a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan


46 Informespresupuestarios

C Original en:OPLAU, OEPI

Se toman los datos de los informes anuales de cada unidad que forma la VI., para confeccionar el Informe presupuestario. Este informe incluye:

Presupuesto ordinario y extraordinario. Presupuesto de

proyectos Presupuesto de servicios

de apoyo en forma global por áreas.


Se incluye en la carpeta de correspondencia de OPLAU y OEPI.

Lista de siglas en orden alfabético

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SIGLAS NOMBRE COMPLETO AUROL Archivo Universitario Rafael Obregón Loría C Copia CONARE Consejo Nacional de Rectores CU Consejo Universitario. FUNDEVI Fundación de la Universitaria de Costa Rica para la Investigación GCI Gestión de Correspondencia Institucional MICIT Ministerio de Ciencia y Tecnología O Original O y C Original y copia O/C Origina/Copia OAF Oficina de Administración Financiera OCU Oficina de Contraloría Universitaria OEPI Oficina de Ejecutora del Plan de Inversiones OPLAU Oficina de Planificación Universitaria SIBDI Sistema de Bibliotecas Documentación e Información VI Vicerrectoría de Investigación VRA Vicerrectoría de Administración VVE Vicerrectoría de Vida Estudiantil

de 30

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

SERIES DOCUMENTALES COMUNES A TODA LA UNIVERSIDAD

Serie Documental O/C ¿Cuáles otras

oficinas tienen original / copia?

Contenido/Función Documento o información automatizada


Expedientes de activos fijos

C Original en: OAF, OSG

Actas de desecho Actas de inactivos Copia del documento de donación (traslado) de activo Actas de recibido de activos Inventarios Correspondencia

Sistema de Inventarios de Activos Fijos (SIAF) en la Unidad de Activos Fijos de la OAF

10 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa legal

Expedientes de fondo de trabajo y caja chica

C Original en: OAF, FUNDEVI Copia en: OSUM

Copias de facturas y comprobantes de gasto Reporte de saldos por partidas Vales provisionales o adelantos de dinero Colillas de cheques de reintegro Arqueos Conciliaciones bancarias Estados de cuenta Recibos de dinero Copia de documento de donación (traslado) de activos

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa legal

Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto – FUNDEVI.

O y C Original en: OPLAU, VAS, VI, FUNDEVI Copia en: SEP, FUNDEVI, VAS, VI

Correspondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Solicitudes de bienes y servicios Transferencia internacional Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto

Si, Sistema ENLACE de FUNDEVI

5 años


Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF

O y C Original en: OAF, OPLAU, VAS, VI Copia en: OAF, SEP, VAS, VI

Correspondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Solicitud y Fondo de Trabajo

Si, Sistema de Capturación para la Formulación del plan presupuesto (solo la

5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

de 30

Serie Documental O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen

original / copia?



Solicitudes de bienes y servicios Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto

formulación)

Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto – OAF - Vínculo externo: empresas auxiliares, cursos especiales y fondos restringidos

O y C

Original y copia en: OAF, Vicerrectorías, FUNDEVI

Correspondencia Estados de Cuenta Facturas Proyecto del presupuesto Recibos de dinero.

No 10 años después de finalizado el vínculo

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

Expedientes de personal administrativo (fracción)

O O y C en: ORH Unidades Académicas y Administrativas VD VI Rectoría OAI RA Junta de Relaciones Laborales

Hoja de Vida Incapacidades Permisos de estudio Correspondencia Declaraciones juradas Evaluaciones académica Reportes de investigación Actualizaciones de salario Acciones de personal (formularios P6 y P8) Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7) Solicitud de Personal (formulario P3) Control de Vacaciones (formulario P5) Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) Nominas de candidatos Reportes de vacaciones Fórmula de Personal Interino (VD-PI) Contrato Dedicación Exclusiva Contrato de Adjudicación de Beca Solicitudes de permiso con o sin goce de salario

No 5 años después del cese de funciones

Permanente

Formularios de pago de órdenes por servicios

C Original en:Prestador del servicio Copia en:

Formulario normalizado para el pago de servicios profesionales.

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia

de 30

ental O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen

original / copia?



OAF, FUNDEVI administrativa legal

Formularios de solicitudes de servicios administrativos

C Original en: La oficina administrativa que tramita el servicio

Mantenimiento de planta física y construcción. Reparación de maquinaria y equipo. Materiales. Publicaciones. Transportes. Control de kilometraje de vehículos.

No 5 años para mantenimiento de planta física y construcción 2 años para reparación de maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes, control de kilometraje de vehículos

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa legal

Informes de vacaciones O y C Original en: ORH Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

Informes de fin de gestión O Original en: SEP, OCU

Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:

Presupuesto Proyectos de investigación, acción social y docencia Permisos Cargas académicas Designaciones de horas estudiante y horas asistente Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones Modificaciones de planes de estudio Modificaciones de cursos Fondo de trabajo Activos fijos Acta de traspaso


Serie Docum

2. Solicitar a la Vicerrectoría de Investigación que:

a) Actúe en concordancia con los artículos 16 y 17 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica que a la letra dicen:

Artículo 16 Responsabilidades de las unidades académicas y administrativas en materia de archivística

Las personas que dirigen las unidades académicas, las unidades académicas de investigación y las unidades administrativas son responsables de la aplicación de las políticas, directrices y procedimientos relativos a la materia de archivística, emitidas en el marco del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica. Asimismo, designará a la persona responsable de atender el archivo de la unidad y lo comunicará al AUROL.

Además, la dirección deberá velar por el cumplimiento de las condiciones físicas y ambientales adecuadas para asegurar la conservación de los documentos.

Artículo 17. Funciones de las personas encargadas de los archivos de la Universidad de Costa Rica:

a) Acatar y velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos

emitidos en el ámbito del Sistema. b) Recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar,

conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED.

c) Apoyar y participar en las actividades que contribuyan con la

capacitación de los usuarios de la información archivística. d) Transferir y eliminar los documentos en coordinación con la persona

que dirige la unidad académica o administrativa, y de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación, aprobadas por la CUSED.

e) Atender y resolver las consultas archivísticas procedentes de la

comunidad universitaria, nacional e internacional. f) Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la

Universidad de Costa Rica.

g) Cumplir con las funciones específicas, de acuerdo con el tipo de archivo en el ámbito de las políticas y directrices institucionales, en materia de archivística.

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informe de valoracin 1-2007archivo.ucr.ac.cr/cused/informes/3-2008-vi.pdf · 2009-01-16 · informe...

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